Giáo trình Microsoft Access 2003

Chia sẻ: Trancao Tri | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:133

Thêm vào BST

Báo xấu

2.376
lượt xem 984
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh chạy trên môi trường Windows. Access 2003 là một phần trong bộ chương trình Microsoft Office 2003 được dùng rất rộng rãi hiện nay.Microsoft Office Access, thường được gọi tắt là MS Access hoặc đơn giản là Access, …

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Microsoft Access 2003

Query Report Macro Form Mở đầu Table Giáo viên: Tạ Hùng Thiện, Kỹ thuật viên tin học Hùng áo TT Bách khoa ASIAN ĐT: 0905288222. Email: thienth@gmail.com Microsoft Access 2003 Microsoft Nội dung  Mở đầu: Giới thiệu về Microsoft Access  Bảng (Table)  Truy vấn dữ liệu (Query)  Làm việc với mẫu biểu (Form) - Command Button  Báo biểu (Report)  Macro - Menu 1
Query Report Macro Form Table Mở đ ầ u Chương I: Giới thiệu về Microsoft Access 2003 Ch I. Giới thiệu Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh chạy trên môi trường Windows Access 2003 là một phần trong bộ chương trình Microsoft Office 2003 được dùng rất rộng rãi hiện nay Access cho phép người sử dụng quản lý, bảo trì, khai thác, lưu trữ số liệu một cách có tổ chức trên máy tính Với Access, người sử dụng không cần viết từng câu lệnh như Pascal, Foxpro, C... mà chỉ tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải quyết 2
Query Report Macro Form Table Mở đ ầ u II. Các khái niệm cơ bản Cơ sở dữ liệu (Database): là tập hợp các dữ liệu phục vụ cho một mục đích, bài toán cụ thể. Ví dụ như CSDL cho bài taosn quản lý lương, bài toán Quản lý sinh viên… Cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database): Dữ liệu được tổ chức thành các bảng hai chiều. * Chiều dọc: là tập hợp các đặc điểm của đối tượng cần quản lý (gọi là trường- Field) Vd: Sinh viên (tên, ngày sinh, lớp, điểm) Mặt hàng (tên hàng, số lượng, đơn giá,...) * Chiều ngang: là giá trị của các trường (các bản ghi - Record) Vd: (Nguyễn Văn An, 12/5/1970, K98T, 8) 3
Query Report Macro Form Mở đầu Table II. Các khái niệm cơ bản Đối với Access, cơ sở dữ liệu (CSDL) bao gồm:  Table (bảng): là thành phần cơ bản của CSDL, nó cho phép lưu trữ dữ liệu phục vụ công tác quản lý. Các bảng trong một CSDL thường có mối quan hệ với nhau  Query (truy vấn): là công cụ dùng để tính toán các trường không cần lưu trữ (điểmTB, thành tiền), s ắp x ếp, tìm kiếm, tổng hợp dữ liệu 4
Query Report Macro Form Table Mở đ ầ u II. Các khái niệm cơ bản  Form (Biểu mẫu): cho xây dựng các biểu mẫu nhập số liệu như trong thực tế, giúp NSD thực hiện việc nhập, xuất phong phú, không đơn điệu như nhập xuất trên Table hay Query  Report (Báo biểu): cho in ấn với các khả năng • In dữ liệu dưới dạng bảng biểu • Sắp xếp dữ liệu trước khi in • In dữ liệu có quan hệ trên một báo cáo  Macro (tập lệnh): là một tập hợp các lệnh nhằm thực hiện các thao tác thường gặp. Khi gọi một Macro, Access sẽ cho thực hiện một dãy các lệnh tương ứng đã qui định  Module (đơn thể): là một dạng tự động hoá chuyên sâu hơn Macro. Đó là những hàm riêng của NSD được viết bằng ngôn ngữ Access Basic 5 Tập tin chương trình do Access tạo ra có đuôi là .MDB
Query Report Macro Form Table Mở đ ầ u III. Khởi động, thoát Khởi động: Chọn Start / Program / Microsoft Access ho ặc chọn biểu tượng Microsoft Access (hình chìa khoá) trên màn hình nền hay trên thanh công cụ (nếu có), xu ất hi ện màn hình sau: 6
Query Report Macro Form Table Mở đ ầ u III. Khởi động, thoát  Create a new database using • Blank Access database: tạo một CSDL mới • Access database wizards, pages, and projects: tạo một CSDL mới với các dạng có sẵn của Access • Open an Existing Database: mở một CSDL đã có  Sau khi chọn một trong ba mục trên, chọn OK  Nếu không thực hiện các chọn lựa trên thì chọn Cancel để vào thẳng màn hình Access  Thoát: chọn lệnh File / Exit (Alt+F4) Nếu chưa lưu dữ liệu trước khi thoát sẽ có thông báo 7
Query Report Macro Form Mở đầu Table Chương II : Bảng (Table) Gồm các thao tác:  Tạo bảng mới, nhập dữ liệu vào bảng  Sử dụng thuộc tính của trường để trình bày dạng dữ liệu , kiểm tra tính hợp lệ của trường khi cập nhật  Thiết lập quan hệ giữa các bảng 8
Query Report Macro Form Mở đầu Table I. Tạo cấu trúc của bảng  Khởi động Access, trong hộp thoại MS Access, chọn Blank Access Database, OK  Xuất hiện hộp thoại File New Database  Gõ tên CSDL, chọn Create, xuất hiện cửa sổ Database  T ừ cử a s ổ Database, chọn Table /New, xuất hiện hộp thoại New Table cho phép chọn cách tạo Table: 9
Query Report Macro Form Mở đầu Table I. Tạo cấu trúc của bảng 1. Tạo bảng bằng Table Wizard Cho tạo bảng theo các mẫu có sẵn của Access  Bước 1: trong hộp thoại New Table, chọn Table Wizard, OK.  Bước 2: chọn tên Table, tên trường theo mẫu có sẵn của Access và sửa đổi lại theo yêu cầu của thực tế. Chọn Next để thực hiện các công việc kế tiếp như sửa tên Table,... sau cùng là chọn Finish 10
Query Report Macro Form Mở đầu Table I. Tạo cấu trúc của bảng 2. Tạo bảng bằng Datasheet View Cho tạo bảng theo cách sử dụng một mẫu cho tr ước, Access dựa vào đó để tạo các Table  Bước 1: trong hộp thoại New Table, chọn Datasheet View, OK. Xuất hiện cửa sổ MS Access 11
Query Report Macro Form Mở đầu Table I. Tạo cấu trúc của bảng 2. Tạo bảng bằng Datasheet View  Bước 2: Nhập nội dung vào bảng  Vd: để tạo bảng lưu trữ điểm sinh viên  Thay đổi tên trường: đứng trong trường, chọn Format / Rename Column hoặc nhắp phải chuột ở tên Field, chọn Rename Column  Nhập dữ liệu vào bảng như trong Excel 12
Query Report Macro Form Mở đầu Table I. Tạo cấu trúc của bảng 2. Tạo bảng bằng Datasheet View  Bước 3: Lưu bảng. Chọn File / Save, xuất hiện hộp thoại  Table Name: gõ tên bảng, OK  Access sẽ hỏi có đặt khoá không, bạn chọn No  Bước 4: Đóng bảng, chọn File / Close. 13
Query Report Macro Form Mở đầu Table I. Tạo cấu trúc của bảng 3. Tạo bảng bằng Design View Cho tạo bảng theo nhu cầu của NSD  Trong hộp thoại New Table, chọn Design View, OK. Cửa sổ định nghĩa cấu trúc bảng có các phần 14
Query Report Macro Form Mở đầu Table I. Tạo cấu trúc của bảng 3. Tạo bảng bằng Design View  Bước 1: Khai báo tên trường (Field name): bắt buộc, đặt tuỳ ý (
Query Report Macro Form Mở đầu Table I. Tạo cấu trúc của bảng 3. Tạo bảng bằng Design View  Bước 3: Field properties: tương ứng với mỗi kiểu dữ liệu, khai báo thêm các thuộc tính, gồm thuộc tính chung (General) và thuộc tính nhập số liệu (Lookup)  Bước4: Sau khi thiết kế xong cấu trúc bảng, ghi lên đĩa bằng một trong các cách  Chọn lệnh File / Save (Ctrl+S hoặc biểu tượng Save)  Hoặc đóng cửa sổ Table, Access sẽ hỏi có lưu không, chọn Yes để lưu. 16
Query Report Macro Form Mở đầu Table I. Tạo cấu trúc của bảng 3. Tạo bảng bằng Design View  Gõ tên bảng vào mục Table Name  Nếu chưa tạo khoá chính (Primary Key), Access sẽ hỏi có tạo không • No: cấu trúc bảng được ghi như thiết kế • Yes: Access tự thêm trường có tên ID làm khoá chinh Bạn nên chọn No 17
Query Report Macro Form Mở đầu Table 3. Tạo bảng bằng Design View  Bước 5: nhập dữ liệu cho bảng  Trong cửa sổ Database, chọn trang Table Trang Table  Chọn tên bảng cần nhập, chọn Open Chọn Open Bảng cần nhập 18Nhập dữ liệu
Query Report Macro Form Mở đầu Table II. Giới thiệu các thuộc tính của trường 1. Công dụng:  Điều khiển hình thức thể hiện dữ liệu  Nhập dữ liệu theo mẫu  Kiểm tra dữ liệu, ngăn cản việc nhập sai  Tăng tốc độ tìm kiếm 19
Query Report Macro Form Mở đầu Table II. Giới thiệu các thuộc tính của trường 2. Tổng quan về các thuộc tính của trường Thuộc tính Ý nghĩa Số ký tự của trường Text, hay độ dài của trường Number Field Size Dạng hiển thị dữ liệu kiểu ngày và số Format Số chữ số thập phân trong kiểu Number và Currency Decimal Place Qui định mặt nạ nhập liệu Input Mask Đặt tiêu đề cho trường (sẽ hiển thị khi nhập liệu thay vì Caption tên trường) Xác định giá trị mặc định của trường Default Value Qui tắc dữ liệu hợp lệ, dữ liệu phải thoả mãn qui tắc này Validation Rule mới được nhập Thông báo xuất hiện khi NSD vào dữ liệu vượt quá giới Validation Text hạn qui định ở mục Validation Rule Nếu chọn Yes, bắt buộc phải vào dữ liệu cho trường Require Nếu chọn Yes cho phép vào chuỗi kí tự rỗng(Text, Allow Zero Length Memo) 20 Tạo chỉ mục để tăng tốc độ tìm kiếm trên trường này Indexed