Giáo trình Thực tập công tác văn phòng (Nghề: Tin học ứng dụng - Cao đẳng/Trung cấp) - Trường Cao đẳng Bách khoa Nam Sài Gòn (2023)

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:165

Thêm vào BST

Báo xấu

10
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình "Thực tập công tác văn phòng (Nghề: Tin học ứng dụng - Cao đẳng/Trung cấp)" trình bày các nội dung chính sau đây: Văn bản hành chính; Kỹ năng hoạch định; Kỹ năng sử dụng máy tính văn phòng; Kỹ năng sử dụng thiết bị văn phòng;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Thực tập công tác văn phòng (Nghề: Tin học ứng dụng - Cao đẳng/Trung cấp) - Trường Cao đẳng Bách khoa Nam Sài Gòn (2023)

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG BÁCH KHOA NAM SÀI GÒN GIÁO TRÌNH MÔN HỌC/MÔ ĐUN : THỰC TẬP CÔNG TÁC VĂN PHÒNG NGÀNH/NGHỀ : TIN HỌC ỨNG DỤNG TRÌNH ĐỘ : TRUNG CẤP, CAO ĐẰNG Ban hành kèm theo Quyết định số:451/QĐ-NSG, ngày 08 tháng 08 năm 2023 của Hiệu trưởng Trường Cao Đẳng Bách Khoa Nam Sài Gòn Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2023 1
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. 2
MỤC LỤC MỤC LỤC ..................................................................................................................................................... 3 PHẦN 1: VĂN BẢN HÀNH CHÍNH .......................................................................................................... 6 A. LÝ THUYẾT LIÊN QUAN ................................................................................................................ 6 1.1. Phân loại văn bản .............................................................................................................................. 6 1.2. Thể thức trình bày ............................................................................................................................. 6 B. NỘI DUNG THỰC TẬP.................................................................................................................... 19 PHẦN 2: KỸ NĂNG HOẠCH ĐỊNH ....................................................................................................... 19 A. LÝ THUYẾT LIÊN QUAN .............................................................................................................. 19 2.1. Lập kế hoạch .................................................................................................................................... 19 2.2. Tổ chức hội họp................................................................................................................................ 20 2.3. Công tác lễ tân ................................................................................................................................. 21 B. NỘI DUNG THỰC TẬP ................................................................................................................... 24 PHẦN 3: KỸ NĂNG SỬ DỤNG MÁY TÍNH VĂN PHÒNG ................................................................. 24 A. LÝ THUYẾT LIÊN QUAN .............................................................................................................. 24 3.1. Kỹ năng sử dụng máy tính và quản lý tập tin ............................................................................... 24 3.1.1. Làm việc với phần cứng máy tính ........................................................................................... 24 3.1.2. Làm việc với Hệ điều hành....................................................................................................... 30 3.1.3. Tập tin, thư mục ....................................................................................................................... 35 3.1.4. Thiết bị lưu trữ.......................................................................................................................... 41 3.1.5. Chia sẻ thư mục qua mạng LAN ............................................................................................. 42 3.1.6. Bảo mật tập tin thư mục........................................................................................................... 46 3.1.7. Nén và giải nén .......................................................................................................................... 50 3.1.8. Sử dụng Control Panel ............................................................................................................. 51 3.1.9. Quản lý tài khoản truy cập vào máy tính ............................................................................... 53 3.2. Kỹ năng sử dụng MS Word ............................................................................................................ 55 3.2.1. Một số phím tắt thông dụng ..................................................................................................... 55 3.2.2. Chuyển đổi mã Font chữ .......................................................................................................... 55 3.2.3. Thiết lập chế độ bảo vệ tài liệu ................................................................................................ 58 3.2.4. Thiết lập trang in (Page Setup)................................................................................................ 63 3.2.5. Thiết lập Header, Footer và định dạng số trang .................................................................... 64 3
3.2.6. Thiết lập gõ tắt và sử dụng Auto Text..................................................................................... 66 3.2.7. Tạo chú thích, quản lý trích dẫn và tham khảo ..................................................................... 68 3.2.8. Tạo mục lục ............................................................................................................................... 70 3.2.9. Chèn một số đối tượng khác .................................................................................................... 73 3.2.10. Phương pháp trộn thư ............................................................................................................ 77 3.3. Kỹ năng sử dụng MS Excel ............................................................................................................. 78 3.3.1. Chia sẻ và bảo quản tài liệu ..................................................................................................... 78 3.3.2. Quản lý dữ liệu nhập ................................................................................................................ 81 3.3.3. Công thức và nhóm hàm cơ bản .............................................................................................. 85 3.3.4. Các hàm cơ sở dữ liệu............................................................................................................... 89 3.3.5. Định dạng dữ liệu...................................................................................................................... 90 3.3.6. Sắp xếp dữ liệu .......................................................................................................................... 96 3.3.7. Trích lọc dữ liệu ........................................................................................................................ 96 3.3.8. Trình diễn dữ liệu ................................................................................................................... 101 3.3.9. Thao tác trên nhiều cửa sổ Workbook .................................................................................. 105 3.4. Kỹ năng sử dụng MS Powerpoint................................................................................................. 106 3.4.1. Tổ chức nội dung .................................................................................................................... 106 3.4.2. Các nguyên tắc trình bày nội dung trong Powerpoint......................................................... 106 3.4.3. Đồ họa, bố cục trình bày ........................................................................................................ 107 3.4.4. Thêm ghi chú........................................................................................................................... 110 3.4.5. Hiệu ứng slide ......................................................................................................................... 111 3.4.6. Hiệu ứng đối tượng ................................................................................................................. 111 3.4.7. Slide Master ............................................................................................................................ 112 3.4.8. Thay đổi Font .......................................................................................................................... 114 3.4.9. Sử dụng đồ thị ......................................................................................................................... 114 3.4.10. Liên kết và nhúng dữ liệu..................................................................................................... 115 3.4.11. Kỹ thuật trình chiếu ............................................................................................................. 117 B. NỘI DUNG THỰC TẬP ................................................................................................................. 120 PHẦN 4: KỸ NĂNG SỬ DỤNG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG, LƯU TRỮ HỒ SƠ ................................ 122 A. LÝ THUYẾT LIÊN QUAN ............................................................................................................ 122 4.1. Sử dụng thiết bị văn phòng ........................................................................................................... 122 4.1.1. Các thiết bị văn phòng ............................................................................................................ 122 4.1.2. Máy chiếu ................................................................................................................................ 122 4
4.1.3. Máy in ...................................................................................................................................... 125 4.1.4. Máy scan .................................................................................................................................. 137 4.2. Lưu trữ hồ sơ ................................................................................................................................. 138 4.2.1. Tầm quan trọng của việc lưu trữ hồ sơ................................................................................. 138 4.2.2. Các phương pháp lưu trữ hồ sơ............................................................................................. 138 B. NÔI DUNG THỰC TẬP ................................................................................................................. 141 PHẦN 5: KỸ NĂNG SỬ DỤNG CÁC TIỆN ÍCH INTERNET CHO VĂN PHÒNG ........................ 141 A. LÝ THUYẾT LIÊN QUAN ............................................................................................................ 141 5.1. Gửi, nhận, quản lý email ............................................................................................................... 141 5.2. Tìm kiếm thông tin ........................................................................................................................ 149 5.3. Lưu trữ, chia sẻ dữ liệu ................................................................................................................. 150 5.4. Tạo các ứng dụng Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Forms, Google Sites.157 B. NỘI DUNG THỰC TẬP ................................................................................................................. 157 PHẦN 6: KỸ NĂNG GIAO TIẾP, THUYẾT TRÌNH .......................................................................... 158 A. LÝ THUYẾT LIÊN QUAN ............................................................................................................ 158 6.1. Kỹ năng giao tiếp ........................................................................................................................... 158 6.1.1. Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp ................................................................................. 158 6.1.2. Các hình thức giao tiếp........................................................................................................... 159 6.1.3. Các phương pháp giao tiếp hiệu quả..................................................................................... 161 6.2. Kỹ năng thuyết trình ..................................................................................................................... 162 6.2.1. Phương pháp xây dựng một bài thuyết trình ....................................................................... 162 6.2.2. Kỹ năng thuyết trình hiệu quả............................................................................................... 163 B. NỘI DUNG THỰC TẬP ................................................................................................................. 164 5
PHẦN 1: VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Mục tiêu: − Phân loại được các văn bản hành chính − Trình bày đúng thể thức của văn bản hành chính A. LÝ THUYẾT LIÊN QUAN 1.1. Phân loại văn bản 1.1.1. Văn bản hành chính Văn bản hành chính là loại văn bản quản lý nhà nước không mang tính quy phạm được dùng để quy định, quyết định, phản ánh, thông báo tình hình trao đổi công việc và xử lý các vấn đề cụ thể khác của hoạt động quản lý. 1.1.2. Phân loại văn bản hành chính Văn bản hành chính gồm: văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường - Văn bản hành chính cá biệt: + Quyết định khen thưởng + Chỉ thị phát động thi đua. + Tăng lương + Biểu dương người tốt việc tốt + Bổ nhiệm - Văn bản hành chính thông thường: + Thông báo + Tờ trình + Báo cáo + Biên bản + Kế hoạch + Công văn Các văn bản trên đều được trình bày theo mẫu quy định với 1 số mục tương tự nhau. Văn bản hành chính thì phải rõ ràng không được hư cấu, tưởng tượng. Ngôn ngữ phải đúng phong cách hành chính, công vụ. 1.2. Thể thức trình bày 1.2.1. Những quy định chung 6
Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư – Thay thế cho thông tư 01/2011/TT-BNV trước đó. Nghị định 30/2020/NĐ-CP hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Để tải Nghị định về máy tính sử dụng, vào trang vanban.chinhphu.vn, nhập từ khóa tìm kiếm là 30/2020/NĐ-CP sau đó tải file 30.signed.pdf. Một số quy định chung trong thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính: − Phông chữ Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt Times New Roman của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen. − Khổ giấy Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm). − Kiểu trình bày Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài). Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng). − Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4) Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm; Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm. − Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức. 7
− Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo mục IV Phần I Phụ lục này. − Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất. SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) 8
Ghi chú: Ô số : Thành phần thể thức văn bản 1 : Quốc hiệu 2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 3 : Số, ký hiệu của văn bản 4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản 5b : Trích yếu nội dung công văn 6 : Nội dung văn bản 7a, 7b, 7c : Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 8 : Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức 9a, 9b : Nơi nhận 10a : Dấu chỉ mức độ mật 10b : Dấu chỉ mức độ khẩn 11 : Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành 12 : Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành 13 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử, trang thông tin điện tử; số điện thoại, số Fax. 14 : Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang định dạng điện tử. 9
1.2.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày Dựa vào Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính do Bộ Nội vụ ban hành Mục V Phần I Phụ lục I MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN (Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ) Ví dụ minh họa Thành phần thể thức Cỡ Stt Loại chữ Kiểu chữ và chi tiết trình bày chữ Cỡ Phông chữ Times New Roman chữ (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 1 Quốc hiệu Đứng, - Dòng trên In hoa 12-13 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 12 đậm - Dòng dưới In 13-14 Đứng, Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 13 10
thường đậm - Dòng kẻ bên dưới 2 Tên cơ quan, tổ chức - Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực In hoa 12-13 Đứng BỘ TÀI CHÍNH 12 tiếp Đứng, - Tên cơ quan, tổ chức In hoa 12-13 CỤC QUẢN LÝ GIÁ 12 đậm - Dòng kẻ bên dưới In 3 Số, ký hiệu của văn bản 13 Đứng Số: 15/QĐ-BNV ; Số: 05/BKHCN-VP ; Số: 12/UBND-VX 13 thường Địa danh và ngày, In Hà Nội, ngày 05 tháng 01 năm 2020 4 tháng, năm ban hành 13-14 Nghiêng 13 thường Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 6 năm 2019 văn bản 5 Tên loại và trích yếu 11
nội dung Đối với văn bản có tên a loại Đứng, - Tên loại văn bản In hoa 14 CHỈ THỊ 14 đậm In Đứng, - Trích yếu nội dung 14 Về công tác phòng, chống lụt bão 14 thường đậm - Dòng kẻ bên dưới b Đối với công văn In Trích yếu nội dung 12-13 Đứng V/v nâng bậc lương năm 2019 13 thường In 6 Nội dung văn bản 13-14 Đứng Trong công tác chỉ đạo… 14 thường Gồm phần, chương a mục, điều, khoản, điểm, 12
tiết, tiểu tiết - Từ “phần”, “chương” In Đứng, và số thứ tự của phần, 14 Phần I Chương I 14 thường đậm chương - Tiêu đề của phần, Đứng, In hoa 13-14 QUY ĐỊNH CHUNG QUY ĐỊNH CHUNG 14 chương đậm In Đứng, - Từ “mục” và số thứ tự 14 Mục 1 14 thường đậm Đứng, - Tiêu đề của mục In hoa 12-13 GIẢI THÍCH LUẬT, PHÁP LỆNH 13 đậm In Đứng, - Điều 13-14 Điều 1. Bản sao văn bản 14 thường đậm In - Khoản 13-14 Đứng 1. Các hình thức… 14 thường In - Điểm 13-14 Đứng a) Đối với … 14 thường 13
In - Tiết 13-14 Đứng - 14 thường In - Tiểu tiết 13-14 Đứng + 14 thường Gồm phần, mục, khoản, b điểm, tiết, tiểu tiết - Từ “phần” và số thứ In Đứng, 14 Phần I 14 tự thường đậm Đứng, - Tiêu đề của phần In hoa 13-14 TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ… 14 đậm - Số thứ tự và tiêu đề Đứng, In hoa 13-14 I. NHỮNG KẾT QUẢ... 14 của mục đậm - Khoản: In Đứng, Trường hợp có tiêu đề 13-14 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng 14 thường đậm 14
Trường hợp không có In 13-14 Đứng 1. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày … 14 tiêu đề thường In - Điểm 13-14 Đứng a) Đối với …. 14 thường - Tiết Đứng - 14 - Tiểu tiết Đứng + 14 Chức vụ, họ tên của 7 người ký - Quyền hạn của người Đứng, In hoa 13-14 TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. BỘ TRƯỞNG 14 ký đậm Đứng, - Chức vụ của người ký In hoa 13-14 CHỦ TỊCH THỨ TRƯỞNG 14 đậm In Đứng, - Họ tên của người ký 13-14 Nguyễn Văn A Trần Văn B 14 thường đậm 8 Nơi nhận 15
Từ “kính gửi” và tên cơ In a 14 Đứng 14 quan, tổ chức, cá nhân thường - Gửi một nơi Kính gửi: Bộ Công thương 14 Kính gửi: - Bộ Nội vụ; - Gửi nhiều nơi 14 - Bộ Kế hoạch và Đầu tư; - Bộ Tài chính. Từ “nơi nhận” và tên b cơ quan, tổ chức, cá nhân In Nghiêng, - Từ “nơi nhận” 12 Nơi nhận: Nơi nhận: (đối với công văn) 12 thường đậm - Các Bộ, cơ quan - Tên cơ quan, tổ chức, - Như trên; In ngang Bộ, …; cá nhân nhận văn bản, 11 Đứng - ……..; 11 thường - ……..; bản sao - Lưu: VT, NVĐP. - Lưu: VT, TCCB. 16
Đứng, 9 Dấu chỉ mức độ khẩn In hoa 13-14 HỎA TỐC THƯỢNG KHẨN KHẨN 13 đậm Chỉ dẫn về phạm vi lưu In Đứng, 10 13-14 XEM XONG TRẢ LẠI LƯU HÀNH NỘI BỘ 13 hành thường đậm Ký hiệu người soạn In 11 thảo văn bản và số 11 Đứng PL.(300) 11 thường lượng bản phát hành Địa chỉ cơ quan, tổ Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn kiếm, Hà Nội chức; thư điện tử, trang In 12 11-12 Đứng ĐT: (04) XXXXXXX, Fax: (04) XXXXXXX 11 thông tin điện tử; số thường điện thoại, số Fax E-Mail: Website: 13 Phụ lục văn bản - Từ “phụ lục” và số In Đứng, 14 Phụ lục I 14 thứ tự của phụ lục thường đậm Đứng, - Tiêu đề của phụ lục In hoa 13-14 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 14 đậm 17
In 14 Số trang 13-14 Đứng 2, 7, 13 14 thường Ghi chú: Cỡ chữ trong cùng một văn bản tăng, giảm phải thống nhất, ví dụ: Quốc hiệu, dòng trên cỡ chữ 13, dòng dưới cỡ chữ 14; nhưng Quốc hiệu, dòng trên cỡ chữ 12, thì dòng dưới cỡ chữ 13; địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 13. 18
B. NỘI DUNG THỰC TẬP 1. Phân loại văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường 2. Tham khảo một số mẫu văn bản hành chính 3. Trình bày văn bản đúng thể thức theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP (Mẫu đơn vắng, Kế hoạch, Quyết định, Thông báo) trên Microsoft Word. PHẦN 2: KỸ NĂNG HOẠCH ĐỊNH Mục tiêu: − Lập được kế hoạch, các công tác tổ chức hội họp − Thực hiện được các công việc của lễ tân A. LÝ THUYẾT LIÊN QUAN 2.1. Lập kế hoạch 2.1.1. Ý nghĩa kỹ năng lập kế hoạch − Tư duy có hệ thống để đưa ra quyết định các tình huống quản lý − Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hiệu quả hơn − Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức − Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các thành viên khác − Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài − Phát triển hiệu quả các tiêu chuẩn kiểm tra. 2.1.2. Các bước lập kế hoạch − Bước 1: Lập danh sách các công việc cần làm trong ngày, tuần hoặc tháng, năm − Bước 2: Đưa ra các mục tiêu tương ứng − Bước 3: Ưu tiên sắp xếp thứ tự các công việc − Bước 4: Tập trung thực hiện kế hoạch − Bước 5: Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch − Bước 6: Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch 19
2.2. Tổ chức hội họp 2.2.1. Ý nghĩa cuộc họp Tổ chức hội họp, hội nghị là một hoạt động không thể thiếu ở các cơ quan, tổ chức. Đây chính là hình thức để thu thập truyền đạt thông tin, cùng với các hình thức thu thập truyền đạt thông tin khác đảm bảo cho thông tin được lưu chuyển thông suốt. Hội họp, hội nghị là nơi để phát huy quyền làm chủ của mọi người, để mọi người bày tỏ quan điểm, bàn bạc đóng góp ý kiến giúp cho lãnh đạo có quyết định đúng đắn. 2.2.2. Chuẩn bị và tổ chức cuộc họp Để chuẩn bị cho các cuộc họp nội bộ, thư ký chịu trách nhiệm các việc sau: - Đăng ký phòng họp Thông thường, các cuộc họp được tổ chức tại văn phòng của cấp quản trị hoặc tại phòng họp chung của cơ quan, doanh nghiệp. Thư ký phải đăng ký trước và chuẩn bị phòng gọn gàng, sạch sẽ. - Thông báo cho người tham dự Thông báo đến người tham dự biết lịch trình cuộc họp, mục đích cuộc họp hoặc những yêu cầu (nếu có) thông qua lịch công tác, điện thoại, thông báo trực tiếp, giấy mời, Fax hoặc email - Chuẩn bị tài liệu - Chuẩn bị nước giải khát Phục vụ nước trà, nước suối nếu cuộc họp ngắn gọn. Đối với các cuộc họp kéo dài, thư ký phải linh hoạt theo sự chỉ đạo của cấp trên, hoặc giờ giải lao mới phục vụ nước giải khát, hoặc để trên bàn sẵn cho người tham dự. - Ghi biên bản - Theo dõi 20