Giáo trình Thực tập nghiệp vụ văn phòng (Ngành: Tin học văn phòng - Trung cấp) - Trường Cao đẳng Xây dựng số 1 (2019)

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:27

Thêm vào BST

Báo xấu

6
lượt xem 2
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình "Thực tập nghiệp vụ văn phòng (Ngành: Tin học văn phòng - Trung cấp)" được biên soạn với mục tiêu nhằm giúp sinh viên nắm được các kiến thức về: Văn bản, kỹ thuật soạn thảo văn bản, quản lý lưu trữ tài liệu liên quan để thực tập làm các công việc tại văn phòng, các kiến thức về định dạng bảng tính, định dạng kiểu dữ liệu, chức năng các hàm;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Thực tập nghiệp vụ văn phòng (Ngành: Tin học văn phòng - Trung cấp) - Trường Cao đẳng Xây dựng số 1 (2019)

BỘ XÂY DỰNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG XÂY DỰNG SỐ 1 GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN: THỰC TẬP NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG NGÀNH: TIN HỌC VĂN PHÒNG TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số:368/QĐ- CĐXD1 ngày 10 tháng 8 năm 2021 của Hiệu trưởng trường CĐXD số 1 Hà Nội, năm 2019
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. 2
LỜI GIỚI THIỆU Mô đun Thực tập nghiệp vụ văn phòng là mô đun cuối cùng trong chương trình đào ngành Tin học văn phòng, đây là mô đun có vai trò quan trọng giúp học sinh tổng hợp lại các kiến thức chuyên môn để làm các công việc tại văn phòng như: soạn thảo văn bản, quản lý và lưu trữ tài liệu, thực hiện các bảng tính khi sử dụng phần mềm Excell; thực hiện chỉnh sửa ảnh, tạo logo, thiết kế quảng cáo, tạo đoạn phim ngắn;quản lý email, thông tin liên hệ, trộn thư, tạo chữ ký email, tạo các cuộc họp và các tác vụ; thực hiện được một báo các cho cơ quan bằng cách sử dụng các kỹ năng tạo các slide theo mẫu hoặc tự thiết kế một cách chuyên nghiệp. Từ đó giúp học sinh có hình dung cụ thể về các công việc sắp tới. Hiện nay, chưa có tài liệu riêng phục vụ việc thực tập tốt nghiệp cho hệ trung cấp chuyên ngành Tin học văn phòng. Chính vì vậy, trường Cao đẳng Xây dựng số 1 đã giao nhiệm vụ cho Bộ môn Tin học cơ sở thuộc Trung tâm Tin học nghiên cứu biên soạn nội dung Giáo trình mô đun Thực tập văn phòng dành cho hệ Trung cấp nghề Tin học văn phòng. Nội dung mô đun thực tập được trình bày trong Giáo trình gồm 5 phần: Phần 1: Soạn thảo văn bản, quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu Phần 2: Sử dụng MS Excel trong công tác văn phòng Phần 3: Xử lý đồ họa trong công tác văn phòng Phần 4: Quản lý thông tin cá nhân, quản lý công việc Phần 5: Sử dụng MS PowerPoint trong công tác văn phòng Để cuốn giáo trình này được hoàn thiện, phục vụ công tác giảng dạy của giáo viên và nghiên cứu, tài liệu học tập của học sinh, nhóm tác giả xin trân trọng cảm ơn những ý kiến đóng góp của các chuyên gia, các tác giả của các tài liệu đã được dùng để biên soạn giáo trình này. Hà Nội, ngày……tháng……năm 2021 Tham gia biên soạn 1. Chủ biên:Ths. Vũ Thị Nết 2. Thành viên: ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Thoa 3
MỤC LỤC Contents LỜI GIỚI THIỆU ......................................................................................................... 3 + Mô đun tiên quyết: Các mô đun chuyên môn ................................................................................... 7 PHẦN 1: SOẠN THẢO VĂN BẢN, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ, TÀI LIỆU......... 8 1. Phân loại và sắp xếp văn bản 8 1.1.Yêu cầu: ............................................................................................................................................ 8 1.2. Cách thức thực hiện:........................................................................................................................ 8 2. Phân loại văn bản quản lý nhà nước 9 2.1. Yêu cầu ............................................................................................................................................ 9 2.2. Cách thức thực hiện ......................................................................................................................... 9 3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 9 3.1.Yêu cầu: ............................................................................................................................................ 9 3.2. Cách thức thực hiện: ...................................................................................................................... 10 4. Soạn thảo các loại đơn 10 4.1. Yêu cầu .......................................................................................................................................... 10 4.2. Cách thức thực hiện ....................................................................................................................... 10 5. Soạn thảo công văn 11 5.1.Yêu cầu ........................................................................................................................................... 11 5.2. Cách thức thực hiện ....................................................................................................................... 11 6. Soạn thảo thông báo 11 6.1.Yêu cầu ........................................................................................................................................... 11 6.2.Cách thức thực hiện ........................................................................................................................ 11 7. Soạn thảo tờ trình 12 7.1. Yêu cầu .......................................................................................................................................... 12 7.2. Cách thức thực hiện ....................................................................................................................... 12 8. Soạn thảo báo cáo 12 8.1.Yêu cầu ........................................................................................................................................... 12 8.2.Cách thức thực hiện ........................................................................................................................ 12 9. Soạn thảo biên bản 13 9.1.Yêu cầu ........................................................................................................................................... 13 9.2. Cách thức thực hiện ....................................................................................................................... 13 10. Soạn thảo quyết định 13 10.1.Yêu cầu ......................................................................................................................................... 13 10.2.Cách thức thực hiện ...................................................................................................................... 13 11. Soạn thảo hợp đồng .............................................................................................. 14 11.1.Yêu cầu ......................................................................................................................................... 14 11.2. Cách thức thực hiện ..................................................................................................................... 14 12.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản 14 12.1.Yêu cầu ......................................................................................................................................... 14 12.2. Cách thức thực hiện ..................................................................................................................... 14 13. Lập hồ sơ văn bản 15 13.1.Yêu cầu ......................................................................................................................................... 15 13.2.Cách thức thực hiện ...................................................................................................................... 15 14. Công tác lưu trữ văn bản, quản lý và sử dụng con dấu 16 4
14.1.Yêu cầu ......................................................................................................................................... 16 14.2. Cách thức thực hiện ..................................................................................................................... 16 PHẦN 2: SỬ DỤNG MS EXCEL TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ........................ 17 1. Nhập và định dạng kiểu dữ liệu trên mẫu biểu bảng trong văn phòng 17 1.1.Yêu cầu ........................................................................................................................................... 17 1.2. Cách thức thực hiện ....................................................................................................................... 17 2. Nhập và định dạng kiểu dữ liệu trên mẫu biểu bảng trong văn phòng 17 2.1. Yêu cầu .......................................................................................................................................... 17 2.2. Cách thức thực hiện ....................................................................................................................... 18 3. Các hàm tính mẫu biểu trong văn phòng 18 3.1. Yêu cầu .......................................................................................................................................... 18 3.2. Cách thức thực hiện ....................................................................................................................... 18 4. Các hàm tính mẫu bảng biểu trong văn phòng 19 4.1. Yêu cầu .......................................................................................................................................... 19 4.2. Cách thức thực hiện ....................................................................................................................... 19 5. Sắp xếp và lọc dữ liệu 19 5.1. Yêu cầu: ......................................................................................................................................... 19 5.2. Cách thức thực hiện:...................................................................................................................... 19 6. Sắp xếp và lọc dữ liệu 20 6.1. Yêu cầu: ......................................................................................................................................... 20 6.2. Cách thức thực hiện ....................................................................................................................... 20 PHẦN 3: XỬ LÝ ĐỒ HỌA TRONG VĂN PHÒNG ..................................................... 20 1. Xử lý ảnh 20 1.1. Yêu cầu .......................................................................................................................................... 20 1.2. Cách thức thực hiện ....................................................................................................................... 20 2. Thiết kế mẫu đồ họa Adobe Illustrator 21 2.1. Yêu cầu: ......................................................................................................................................... 21 2.2. Cách thức thực hiện:...................................................................................................................... 21 3. Tạo hoạt hình và chỉnh sửa video 21 3.1. Yêu cầu .......................................................................................................................................... 21 3.2.Cách thức thực hiện ........................................................................................................................ 21 PHẦN 4. QUẢN LÝ THÔNG TIN CÁ NHÂN, QUẢN LÝ CÔNG VIỆC ...................... 22 1. Quản lý các liên hệ, trộn thư và tạo chữ ký cho email 22 1.1. Yêu cầu: ......................................................................................................................................... 22 1.2. Cách thức thực hiện:...................................................................................................................... 22 2. Tạo lịch họp chia sẻ qua email và quản lý các tác vụ 22 2.1. Yêu cầu: ......................................................................................................................................... 22 2.2. Cách thức thực hiện ....................................................................................................................... 23 PHẦN 5. SỬ DỤNG MS POWERPOINT TRONG CÔNG TÁC................................... 23 VĂN PHÒNG ............................................................................................................. 23 1. Tạo báo cáo trên các mẫu có sẵn 23 1.1. Yêu cầu: ......................................................................................................................................... 23 1.2. Cách thức thực hiện:...................................................................................................................... 23 2. Tạo báo cáo tự thiết kế theo nội dung 24 2.1. Yêu cầu: ......................................................................................................................................... 24 2.1. Cách thức thực hiện ....................................................................................................................... 24 3. Tạo báo cáo tự thiết kế theo nội dung 25 5
3.1. Yêu cầu .......................................................................................................................................... 25 3.2. Cách thức thực hiện ....................................................................................................................... 25 4. Tạo báo cáo tự thiết kế theo nội dung 25 4.1. Yêu cầu .......................................................................................................................................... 25 4.2. Cách thức thực hiện ....................................................................................................................... 25 6
GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN Tên mô đun: THỰC TẬP NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG Mã mô đun: MĐ 23 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học: - Vị trí: + Mô đun được bố trí ở kỳ học thứ 3. + Mô đun tiên quyết: Các mô đun chuyên môn II. Mục tiêu mô đun II.1. Kiến thức 1.1. Tổng hợp lại các kiến thức đã học về văn bản, kỹ thuật soạn thảo văn bản, quản lý lưu trữ tài liệu liên quan để thực tập làm các công việc tại văn phòng. 1.2. Tổng hợp kiến thức về định dạng bảng tính, định dạng kiểu dữ liệu, chức năng các hàm. 1.3. Tổng hợp lại các kiến thức: layer, bộ lọc, các nhóm công cụ, text, màu sắc, các phương pháp tô màu xử lý ảnh, tạo chuyển động, xây dựng các aciton cho các đối tượng. Trình tự các bước thực hiện trong xử lý ảnh, tạo logo, quảng cáo, làm video. 1.4. Tổng hợp kiến thức trộn thư, quản lý email, thông tin liên hệ, tạo chữ ký, tạo các cuộc họp và các tác vụ. 1.5. Tổng hợp kiến thức: slide định dạng, chèn các đối tượng, tạo hiệu ứng các đối tượng. Trình bày được một số kỹ thuật nâng cao chữ sử dụng slide master và trigger. II.2. Kỹ năng 2.1. Soạn thảo thành thạo văn bản hành chính thông dụng trên phần mềm MS Word. Thực hiện thành thạo nhiệm vụ của công tác văn thư lưu trữ 2.2. Định dạng được bảng tính, định dạng được các kiểu dữ liệu, áp dụng các hàm tính mẫu bảng biểu, sắp xếp và lọc được dữ liệu. 2.3. Thực hiện chỉnh sửa ảnh, tạo logo, thiết kế quảng cáo, tạo đoạn phim ngắn. 2.4. Quản lý email, thông tin liên hệ, trộn thư, tạo chữ ký email, tạo các cuộc họp và các tác vụ. 2.5. Thực hiện được một báo các cho cơ quan bằng cách sử dụng các kỹ năng tạo các slide theo mẫu hoặc tự thiết kế một cách chuyên nghiệp. II.3. Năng lực tự chủ và trách nhiệm 3.1. Tuân thủ pháp luật của Nhà nước và nội quy của đơn vị thực tập. 3.2. Có ý thức tổ chức kỷ luật, có tinh thần trách nhiệm với công việc sau này. 3.3. Có tác phong công nghiệp, năng động, sáng tạo và có tính tự lập. 3.4. Có tinh thần học hỏi, tìm hiểu, thu thập về kiến thức chuyên môn cũng như phong cách làm việc tại đơn vị thực tập. III.Nội dung của mô đun: Phần 1: Soạn thảo văn bản, quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu Phần 2: Sử dụng MS Excel trong công tác văn phòng Phần 3: Xử lý đồ họa trong công tác văn phòng Phần 4: Quản lý thông tin cá nhân, quản lý công việc Phần 5: Sử dụng MS PowerPoint trong công tác văn phòng
PHẦN 1: SOẠN THẢO VĂN BẢN, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ, TÀI LIỆU Giới thiệu: Kiến thức về văn bản, quản lý lưu trữ hồ sơ, tài liệu và kỹ năng soạn thảo văn bản là phần kiến thức rất quan trọng đối với công việc văn phòng. Nội dung phần 1 tập trung vào các vấn đề: Phân loại và sắp xếp văn bản, thực hiện soạn thảo các loại văn bản hành chính thông dụng, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, công tác lập hồ sơ văn bản, lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu. Mục tiêu: Tổng hợp lại các kiến thức đã học về văn bản, kỹ thuật soạn thảo văn bản, quản lý lưu trữ tài liệu liên quan để thực tập làm các công việc tại văn phòng. Nội dung chính: 1. Phân loại và sắp xếp văn bản 1.1.Yêu cầu: + Nhận biết được các loại văn bản do văn phòng ban hành. + Phân biệt được các loại hình văn bản và các trường hợp sử dụng. + Phân biệt được các nhóm văn bản và giá trị pháp lý của từng nhóm văn bản. + Phân loại được văn bản theo hướng chu chuyển: văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ. + Sắp xếp được văn bản theo trình tự thời gian; loại hình văn bản, cơ quan ban hành. 1.2. Cách thức thực hiện: - Giáo viên: + Chuẩn bị tài liệu, chuẩn bị các loại văn bản mẫu gồm nhiều loại hình văn bản để phục vụ cho việc hướng dẫn học sinh phân loại các nhóm văn bản, các loại hình văn bản. + Đặt ra các yêu cầu phân loại văn bản, xác định giá trị pháp lý của các nhóm văn bản và sắp xếp văn bản theo trình tự thời gian, loại hình văn bản và cơ quan ban hành đối với học sinh. + Hướng dẫn cụ thể từng nội dung bám sát mục tiêu + Theo dõi, kiếm tra, đánh giá quá trình thực hiện của học sinh - Học sinh: + Tiếp nhận tài liệu, các văn bản mẫu + Thực hiện phân loại văn bản theo yêu cầu của giáo viên. 8
+ Phân biệt các loại hình văn bản và các trường hợp sử dụng của từng loại hình văn bản. + Phân loại văn bản thành các nhóm văn bản. + Phân loại văn bản theo hướng chu chuyển. + Sắp xếp văn bản 2. Phân loại văn bản quản lý nhà nước 2.1. Yêu cầu - Trình bày được các nhóm văn bản trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước. - Phân loại được các nhóm văn bản. - Phân biệt được thẩm quyền ban hành các loại văn bản. 2.2. Cách thức thực hiện - Giáo viên: + Chuẩn bị tài liệu, chuẩn bị các loại văn bản mẫu là các văn bản quản lý nhà nước văn bản để phục vụ cho việc hướng dẫn học sinh phân loại các nhóm văn bản, các loại hình văn bản trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước. + Đặt ra các yêu cầu phân loại các nhóm văn bản trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước, xác định giá trị pháp lý của các nhóm văn bản và cơ quan ban hành. + Hướng dẫn cụ thể từng nội dung bám sát mục tiêu. + Theo dõi, kiếm tra, đánh giá quá trình thực hiện của học sinh. - Học sinh: + Xác định các nhóm văn bản trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước. + Phân loại văn bản theo các nhóm: Văn bản quy phạm pháp luật; văn bản áp dụng pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành. + Xác định thẩm quyền ban hành từng loại hình văn bản. + Phân loại văn bản theo tiêu chí chủ thể ban hành. + Sắp xếp văn bản theo trình tự thời gian. 3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 3.1.Yêu cầu: - Nắm vững nội dung quy trình soạn thao văn bản. - Thực hiện soạn thảo văn bản đúng quy trình. 9
3.2. Cách thức thực hiện: - Giáo viên: + Hướng dẫn cụ thể từng nội dung bám sát mục tiêu. + Theo dõi, kiếm tra, đánh giá quá trình thực hiện của học sinh. - Học sinh: + Nêu được các bước theo đúng trình tự trong quy trình soạn thảo và ban hành văn bản. + Tìm hiểu nội dung các bước phải thực hiện trong quy trình. + Thực hành tìm hiểu quy trình soạn thảo văn bản mẫu Bước 1: Công tác chuẩn bị (xác định nhu cầu ban hành văn bản, loại hình văn bản, thu thập và xử lý thông tin, nhân lực, thời gian…) Bước 2: Dự thảo văn bản (phác thảo nội dung văn bản, tham khảo ý kiến lãnh đạo…, lập giàn ý chi tiết nếu cần. Văn bản dự thảo phải phù hợp với thể thức quy định, ngôn ngữ, văn phong chuẩn mực. Bước 3: Xét duyệt văn bản (sửa chữa bổ sung bản thảo đã duyệt, lãnh đạo phụ trách trực tiếp (trưởng, phó) duyệt bản thảo trước khi trình lên lãnh đạo cơ quan. Bước 4: Trình ký (hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy, nhân bản, kiểm tra văn bản trước khi ký, người có thẩm quyền ký văn bản). Bước 5: Phát hành và lưu trữ văn bản (nhân bản, ghi số, ngày tháng và thủ tục phát hành và lưu trữ văn bản). Bài tập thực hành Câu 1. Tìm hiểu quy trình soạn thảo thông báo về việc tổ chức họp lãnh đạo các đơn vị trực thuộc để triển khai công tác tháng 3. Câu 2. Tìm hiểu quy trình ban hành văn bản nghị định của Chính phủ? 4. Soạn thảo các loại đơn 4.1. Yêu cầu - Học sinh phân loại được các loại đơn. - Soạn thảo được các loại đơn. 4.2. Cách thức thực hiện - Giáo viên: + Chuẩn bị văn bản mẫu. + Hướng dẫn, làm mẫu, kiểm tra, đánh giá quá trình thực hiện của học sinh. 10
- Học sinh: + Phân loại văn bản mẫu + Thực hành soạn thảo đơn theo yêu cầu của giáo viên Bài tập thực hành Câu 1. Soạn thảo đơn xin việc. Câu 2. Soạn thảo đơn xin nghỉ phép. 5. Soạn thảo công văn 5.1.Yêu cầu - Xác định được các trường hợp sử dụng của công văn - Soạn thảo được công văn theo yêu cầu. 5.2. Cách thức thực hiện - Giáo viên: + Chuẩn bị tài liệu, văn bản mẫu + Hướng dẫn, làm mẫu, kiểm tra, đánh giá quá trình thực hiện của học sinh. - Học sinh: + Phân loại văn bản mẫu + Thực hành soạn thảo công văn theo yêu cầu của giáo viên Bài tập thực hành Câu 1. Soạn thảo công văn trả lời. Câu 2. Soạn thảo công văn mời họp. Câu 3. Soạn thảo công văn đề nghị. Câu 4. Soạn thảo công văn đôn đốc, nhắc nhở. 6. Soạn thảo thông báo 6.1.Yêu cầu - Xác định được các trường hợp sử dụng thông báo - Soạn thảo được thông báo theo yêu cầu. 6.2.Cách thức thực hiện - Giáo viên: + Chuẩn bị tài liệu, văn bản mẫu + Hướng dẫn, làm mẫu, kiểm tra, đánh giá quá trình thực hiện của học sinh. 11
- Học sinh: + Thực hành soạn thảo thông báo theo yêu cầu của giáo viên Bài tập thực hành Câu 1. Soạn thảo thông báo tuyển dụng nhân sự. Câu 2. Soạn thảo thông báo kế hoạch công tác. 7. Soạn thảo tờ trình 7.1. Yêu cầu - Xác định được các trường hợp sử dụng thông báo - Soạn thảo được thông báo theo yêu cầu. 7.2. Cách thức thực hiện - Giáo viên: + Chuẩn bị tài liệu, văn bản mẫu + Hướng dẫn, làm mẫu, kiểm tra, đánh giá quá trình thực hiện của học sinh. - Học sinh: + Thực hành soạn thảo tờ trình theo yêu cầu của giáo viên Bài tập thực hành Câu 1. Soạn thảo tờ trình xin cấp kinh phí. Câu 2. Soạn thảo tờ trình xin thanh lý tài sản. 8. Soạn thảo báo cáo 8.1.Yêu cầu - Phân loại được báo cáo - Soạn thảo được báo cáo theo yêu cầu. 8.2.Cách thức thực hiện - Giáo viên: + Chuẩn bị tài liệu, văn bản mẫu + Hướng dẫn, làm mẫu, kiểm tra, đánh giá quá trình thực hiện của học sinh. - Học sinh: + Thực hành soạn thảo báo cáo theo yêu cầu của giáo viên Bài tập thực hành Câu 1. Soạn thảo báo cáo sơ kêt, tổng kết. 12
Câu 2. Soạn thảo báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao. 9. Soạn thảo biên bản 9.1.Yêu cầu - Phân loại được biên bản - Soạn thảo được biên bản theo yêu cầu. 9.2. Cách thức thực hiện - Giáo viên: + Chuẩn bị tài liệu, văn bản mẫu + Hướng dẫn, làm mẫu, kiểm tra, đánh giá quá trình thực hiện của học sinh. - Học sinh: + Phân loại biên bản + Thực hành soạn thảo biên bản theo yêu cầu của giáo viên Bài tập thực hành Câu 1. Soạn thảo biên bản cuộc họp. Câu 2. Soạn thảo biên bản bàn giao tài liệu. Câu 3. Soạn thảo biên bản nghiệm thu, thanh lý. 10. Soạn thảo quyết định 10.1.Yêu cầu - Phân loại được quyết định - Soạn thảo được quyết định theo yêu cầu. 10.2.Cách thức thực hiện - Giáo viên: + Chuẩn bị tài liệu, văn bản mẫu + Hướng dẫn, làm mẫu, kiểm tra, đánh giá quá trình thực hiện của học sinh. - Học sinh: + Phân loại quyết định + Thực hành soạn thảo quyết định theo yêu cầu của giáo viên Bài tập thực hành Câu 1. Soạn thảo quyết định tuyển dụng nhân sự. Câu 2. Soạn thảo quyết định khen thưởng. 13
Câu 3. Soạn thảo quyết định thành lập. 11. Soạn thảo hợp đồng 11.1.Yêu cầu - Phân loại được hợp đồng - Soạn thảo được hợp đồng lao động theo yêu cầu. - Soạn thảo được hợp đồng mua bán hàng hóa 11.2. Cách thức thực hiện - Giáo viên: + Chuẩn bị tài liệu, văn bản mẫu + Hướng dẫn, làm mẫu, kiểm tra, đánh giá quá trình thực hiện của học sinh. - Học sinh: + Phân loại lao động + Thực hành soạn thảo hợp đồng theo yêu cầu của giáo viên Bài tập thực hành Câu 1. Soạn thảo hợp đồng lao động có thời hạn. Câu 2. Soạn thảo hợp đồng mua bán văn phòng phẩm. 12.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản 12.1.Yêu cầu - Tổ chức giải quyết văn bản đến đúng nguyên tắc và quy trình. - Soạn thảo được hợp đồng lao động theo yêu cầu. - Tổ chức giải quyết văn bản đi đúng nguyên tắc và quy trình. - Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ đúng nguyên tắc và quy trình. 12.2. Cách thức thực hiện - Giáo viên: + Chuẩn bị tài liệu, văn bản mẫu + Hướng dẫn, làm mẫu, kiểm tra, đánh giá quá trình thực hiện của học sinh. - Học sinh: + Thực hiện nhiệm vụ giải quyết và quản lý văn bản đến đúng nguyên tắc. + Thực hiện nhiệm vụ giải quyết và quản lý văn bản đến đúng quy trình: 14
* Phân loại văn bản đến: Kiểm tra việc gửi văn bản đúng/ sai địa chỉ; bóc bì, xử lý kịp thời các trường hợp văn bản thuộc diện trả lại, phong bì rách, bị bóc, mất bì, phân loại sơ bộ văn bản: loại hình, địa chỉ và thẩm quyền nhận, mức độ mật, khẩn của văn bản. * Bóc bì văn bản * Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến * Vào sổ đăng ký văn bản * Trình văn bản * Chuyển giao văn bản * Nhập cơ sở dữ liệu quản lý văn bản bằng máy vi tính. +Thực hiện nhiệm vụ giải quyết và quản lý văn bản đi đúng nguyên tắc. +Thực hiện nhiệm vụ giải quyết và quản lý văn bản đi đúng quy trình: + Soát lại văn bản: Thể thức, sai sót + Vào sổ văn bản đi: Ghi số văn bản, ghi ngày tháng của văn bản, đóng dấu, vào sổ văn bản đi + Chuyển văn bản đi + Sắp xếp bản lưu +Thực hiện nhiệm vụ giải quyết và quản lý văn bản nội bộ: + Xác định được các loại văn bản nội bộ. + Đăng ký phát hành: ghi số ký hiệu, ngày tháng ký, trích yếu nội dung, người nhận, nơi nhận, ký nhận. + Chuyển giao văn bản: vào sổ chuyển văn bản, ký nhận văn bản vào sổ chuyển giao. 13. Lập hồ sơ văn bản 13.1.Yêu cầu - Trình bày được công tác lập hồ sơ - Lập được hồ sơ văn bản 13.2.Cách thức thực hiện - Giáo viên: + Chuẩn bị tài liệu, văn bản mẫu + Hướng dẫn, làm mẫu, kiểm tra, đánh giá quá trình thực hiện của học sinh. - Học sinh: 15
Thực hiện nhiệm vụ lập danh mục hồ sơ văn bản đúng nguyên tắc, đúng quy trình. + Xác định loại danh mục hồ sơ: Theo cơ cấu tổ chức; theo hình thức tổ chức văn thư, theo khối lượng văn bản + Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ: Theo vấn đề, theo đơn vị, tổ chức + Dự kiến hồ sơ và đặt tiêu đề hồ sơ + Quy định ký hiệu hồ sơ + Phân công người lập hồ sơ + Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ - Thực hiện công tác lập hồ sơ: Phân biệt các loại hồ sơ: công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự, hồ sơ trình duyệt. - Quy trình lập hồ sơ: + Mở hồ sơ + Phân loại văn bản, giấy tờ đưa vào các hồ sơ + Sắp xếp văn bản, giấy tờ trong hồ sơ + Kết thúc hồ sơ 14. Công tác lưu trữ văn bản, quản lý và sử dụng con dấu 14.1.Yêu cầu - Trình bày được các nội dung chủ yếu của công tác lưu trữ. - Thực hiện được lưu trữ, bảo quản, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. - Quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định của pháp luật. 14.2. Cách thức thực hiện - Giáo viên: + Chuẩn bị tài liệu, văn bản mẫu + Hướng dẫn, làm mẫu, kiểm tra, đánh giá quá trình thực hiện của học sinh. - Học sinh: + Thực hiện các nội dung chủ yếu của công tác lưu trữ tài liệu: * Phân loại tài liệu lưu trữ. * Xác định giá trị tài liệu * Bổ sung tài liệu * Thống kê tài * Chỉnh lý tài liệu * Bảo quản tài liệu * Tổ chức sử dụng tài liệu 16
+ Thực hiện quản lý, sử dụng con dấu, đóng dấu đúng quy định. PHẦN 2: SỬ DỤNG MS EXCEL TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1. Nhập và định dạng kiểu dữ liệu trên mẫu biểu bảng trong văn phòng 1.1.Yêu cầu - Định dạng kiểu dữ liệu dạng số - Định dạng kiểu dữ liệu dạng tiền tệ - Định dạng kiểu dữ liệu dạng ngày tháng - Định dạng kiểu dữ liệu dạng phần trăm - Định dạng kiểu dữ liệu dạng chuỗi 1.2. Cách thức thực hiện - Giáo viên: + Hướng dẫn nhập và định dạng kiểu dữ liệu - Học sinh: Thực hành nhập và định dạng kiểu dữ liệu - Dữ liệu dạng số - Dữ liệu dạng tiền tệ - Dữ liệu dạng ngày tháng - Dữ liệu dạng phần trăm - Dữ liệu dạng chuỗi Bài tập thực hành 1. Nhập và định dạng các kiểu dữ liệu theo các mẫu Bài thực hành giáo viên đã chuẩn bị và phát tài liệu cho học sinh. 2. Nhập và định dạng kiểu dữ liệu trên mẫu biểu bảng trong văn phòng 2.1. Yêu cầu - Định dạng kiểu dữ liệu dạng số - Định dạng kiểu dữ liệu dạng tiền tệ - Định dạng kiểu dữ liệu dạng ngày tháng - Định dạng kiểu dữ liệu dạng phần trăm - Định dạng kiểu dữ liệu dạng chuỗi 17
2.2. Cách thức thực hiện - Giáo viên: + Soạn bài tập và giao cho học sinh + Hướng dẫn chi tiết theo từng bước trong bài tập, theo dõi, kiểm tra, đánh giá - Học sinh + Nhập các mẫu bảng biểu theo yêu cầu. + Định dạng bảng biểu >> để định dạng các kiểu dữ liệu cho bảng tính và màu sắc, khung viền + Dữ liệu dạng số + Dữ liệu dạng tiền tệ + Dữ liệu dạng ngày tháng + Dữ liệu dạng phần trăm + Dữ liệu dạng chuỗi 3. Các hàm tính mẫu biểu trong văn phòng 3.1. Yêu cầu - Áp dụng thành thạo hàm cơ bản - Áp dụng hàm logic tính bảng biểu - Áp dụng hàm tìm kiếm tính bảng biểu 3.2. Cách thức thực hiện - Giáo viên: + Chuẩn bị bài tập + Hướng dẫn, làm mẫu, theo dõi, kiểm tra, đánh giá - Học sinh: + Thực hành sử dụng hàm: * Hàm toán tử, hàm thống kê * Hàm logic * Hàm tìm kiếm + Áp dụng hàm toán tử, thống kê, hàm chuỗi kí tự, hàm logic, hàm tìm kiếm để tính mẫu bảng biểu: * Mẫu bảng biểu trong trường học * Mẫu bảng biểu văn phòng trong công ty 18
4. Các hàm tính mẫu bảng biểu trong văn phòng 4.1. Yêu cầu - Áp dụng thành thạo hàm cơ bản - Áp dụng hàm logic tính bảng biểu - Áp dụng hàm logic tính bảng biểu 4.2. Cách thức thực hiện - Giáo viên: + Soạn bài tập + Hướng dẫn chi tiết các bước định dạng bảng biểu trong phần bài tập + Hướng dẫn các công thức, các cách sử dụng địa chỉ tuyệt đối (nếu có) theo từng bài tập trong tập - Học sinh: + Thực hành sử dụng hàm: * Mở bảng biểu định dạng kiểu dữ liệu và bảng biểu đã lập từ buổi trước * Nhập các biểu mẫu còn thuế (nếu có) theo yêu cầu của bài -- Sử dụng các hàm: * Hàm toán tử * Hàm thống kê * Hàm logic * Hàm tìm kiếm 5. Sắp xếp và lọc dữ liệu 5.1. Yêu cầu: - Sắp xếp được dữ liệu trong mẫu bảng tính - Lọc được dữ liệu trong mẫu bảng tính 5.2. Cách thức thực hiện: - Giáo viên: + Hướng dẫn sắp xếp và lọc dữ liệu trên mẫu bảng tính + Theo dõi, đánh giá quá trình học sinh thực hiện - Học sinh: + Thực hành sắp xếp và lọc dữ liệu trên bảng tính * Mẫu bảng biểu trong trường học * Mẫu bảng biểu trong công ty 19
6. Sắp xếp và lọc dữ liệu 6.1. Yêu cầu: - Sắp xếp được dữ liệu trong mẫu bảng tính - Lọc được dữ liệu trong mẫu bảng tính 6.2. Cách thức thực hiện - Giáo viên: + Soạn bài tập + Hướng dẫn chi tiết các bước sắp xếp và lọc dữ liệu trong phần bài tập + Theo dõi, kiểm tra, đánh giá. - Học sinh: + Thực hành sắp xếp và lọc dữ liệu trên bảng tính + Sắp xếp và lọc dữ liệu trên mẫu bảng tính * Mẫu bảng biểu trong trường học * Mẫu bảng biểu văn phòng trong công ty PHẦN 3: XỬ LÝ ĐỒ HỌA TRONG VĂN PHÒNG 1. Xử lý ảnh 1.1. Yêu cầu - Vận dụng kiến thức tổng quan về phần mềm Photoshop để xử lý được ảnh theo yêu cầu. 1.2. Cách thức thực hiện - Giáo viên: + Chuẩn bị tài liệu + Hướng dẫn, làm mẫu, theo dõi, kiểm tra đánh giá học sinh - Học sinh: + Thực hiện nhiệm vụ được được giao: + Sử dụng công cụ tạo vùng chọn, layer, bộ lọc, các nhóm công cụ, Text, màu sắc, hiệu ứng, phương pháp tô màu,… để xử lý và phục hồi ảnh. + Giải quyết được các sự cố khi xử lý ảnh. + Làm bài tập thực hành theo yêu cầu của giáo viên. 20