HƯỚNG DẪN HỌC ACCESS CỦA ALLEN WYATT’S

Chia sẻ: Bùi Trọng Quốc Viễn | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:85

Thêm vào BST

Báo xấu

159
lượt xem 52
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Ở phần này, bạn đã sẵn sàng để tạo một bảng cho cơ sở dữ liệu mới. Trong chương 2, bạn đã sử dụng Table Wizard để tạo bảng một cách dễ dàng. Cách này không chỉ đưa ra rằng việc tạo bảng bằng tay là rất khó; nhưng nó là cách chắc chắn để hiểu rõ về bảng. Trong phần còn lại của chương này, bạn sẽ học cách để phát triển bảng không thông qua việc sử dụng Table Wizard. Trong quá trình làm phần này, bạn sẽ sử dụng các thông tin được học ở chương 3, “Tùy...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: HƯỚNG DẪN HỌC ACCESS CỦA ALLEN WYATT’S

HƯỚNG DẪN HỌC ACCESS CỦA ALLEN WYATT’S http://tinyurl.com/2ab2sn6 http://tinyurl.com/258hjwv http://tinyurl.com/245v62w http://tinyurl.com/27cuu9o Có tất cả các bài viết hướng dẫn học ACCESS Blog ĐổTrung Thành http://dothanhyb.violet.vn/entry/list/cat_id/2115913/page/1 MS Access - Chương 2: Học Access trong 1 giờ • MS Access - Chương 3: Tùy biến các thành phần • Ms Access - Chương 4: Tạo cơ sở dữ liệu khác • MS Access - Chương 6: Sử dụng các Query (truy vấn) để kiểm tra dữ liệu • MS Access - Chương 7: In ấn bảng • MS Access - Chương 9: Tạo Form • MS Access - Chương 10: Sử dụng các công cụ thêm • 10 thủ thuật bảo mật cơ sở dữ liệu Access • 1
MS Access - Bài 1: Bắt đầu với Microsoft Access 2007 • MS Access - Bài 2: Customize Access • MS Access - Bài 3: Các đối tượng trong cơ sở dữ liệu • MS Access - Bài 4: Tạo cơ sở dữ liệu mới • MS Access - Bài 5: Tạo bảng • MS Access - Bài 6: Quản lý bảng • MS Access - Bài 7: Nhập thông tin cho bảng • MS Access - Bài 8: Thay đổi thông tin trong bảng • MS Access - Bài 9: Xóa bản ghi và lưu lại thông tin • Ms Access - Bài 10: Tóm tắt chương 2 • MS Access - Bài 11: Trường tính toán • MS Access - Bài 12: Thao tác với một bảng • Ms Access - Bài 13: Tóm tắt chương 3 • MS Access - Bài 15: Tạo một bảng từ ban đầu • MS Access - Bài 16: Kiểm tra cách trình bày của bạn • MS Access - Bài 17: Tóm tắt chương 4 • MS Access - Bài 18: Sắp xếp dữ liệu • MS Access - Bài 19: Lọc dữ liệu • • MS Access - Bài 20: Tóm tắt chương 5 • Ms Access - Bài 21: Tìm hiểu về các Truy vấn • MS Access - Bài 22: Sử dụng Query Wizards • MS Access - Bài 23: Thiết kế truy vấn riêng • MS Access - Bài 24: Tóm tắt chương 6 • Ms Access - Bài 25: In bảng MS Access - Bài 26: Điều chỉnh trang in • • MS Access - Bài 27: In ấn thông tin cho các đối tượng • MS Access - Bài 28: Sử dụng công cụ Print Preview • MS Access - Bài 29: Tóm tắt chương 7 • Ms Access - Bài 30: Thế nào là một báo cáo (Report)? • MS Access - Bài 31: Tạo một Report • MS Access - Bài 32: Sử dụng Report Wizards khác MS Access - Bài 33: Tạo Mailing Labels (nhãn thư) • MS Access - Bài 34: Tổng kết chương 8 • MS Access - Bài 35: Tạo Form sử dụng Form Wizards • MS Access - Bài 36: Định nghĩa các Forms riêng • MS Access - Bài 37: Tổng kết chương 9 • MS Access - Bài 38: Sử dụng tính năng AutoCorrect • 2
MS Access - Bài 39: Phân tích bảng • CD-ROM Giáo trình Access 2003 toàn tập (565MB) Bộ giáo trình Access do nhóm phát triển phần mềm SSDG thực hiện. Chúc các bạn Download và học tập tốt! Bạn Download cả 4 phần này đưa vào cùng một thư mục rồi giải nén. Lưu ý là phải Download đủ 4 file Zap này về mới giải nén được: http://www.mediafire.com/?v5e2thsyd4v http://www.mediafire.com/?rdamnuxcnbk http://www.mediafire.com/?nhx5c6h65gr http://www.mediafire.com/?wpmwcjxmss0 MS Access - Bài 15: Tạo một bảng từ ban đầu Ở phần này, bạn đã sẵn sàng để tạo một bảng cho cơ sở dữ liệu mới. Trong chương 2, bạn đã sử dụng Table Wizard để tạo bảng một cách dễ dàng. Cách này không chỉ đưa ra rằng việc tạo bảng bằng tay là rất khó; nhưng nó là cách chắc chắn để hiểu rõ về bảng. Trong phần còn lại của chương này, bạn sẽ học cách để phát triển bảng không thông qua vi ệc sử dụng Table Wizard. Trong quá trình làm phần này, bạn sẽ sử dụng các thông tin được học ở ch ương 3, “Tùy biến các thành phần”. Bảng này sẽ chứa một danh sách các khách hàng (Nếu bạn không ph ải là một doanh nghiệp, thì giả sử làm như vậy). Bạn cũng có thể sử dụng Table Wizard để xây dựng bảng, nhưng kết quả gần như không được thỏa mãn tới nhu cầu của bạn như tạo bảng bằng tay. Để tạo một bảng, bạn cần trải qua các giai đoạn: thiết kế và sắp xếp bảng. Phần sau sẽ miêu t ả chi tiết các giai đoạn đó. Giai đoạn thiết kế Bạn ít khi sử dụng máy tính trong suốt quá trình thiết kế. Thay vào đó, ch ỉ cần một chi ếc bút chì và tờ giấy, bạn quyết định thông tin nào có trong cơ sở dữ liệu. Một cách cụ thể, bạn quyết định dữ liệu nào cần để kiểm tra và các đặc điểm (kiểu dữ liệu, các định dạng, …). Có rất nhiều sách tại các cửa hàng nói về khái niệm và cách thực hành của việc thiết kế cơ sở dữ liệu, tuy nhiên bạn không cần đọc chúng để thiết kế một cơ sở dữ liệu đơn giản. Tất cả những thứ cần là tự hỏi mình (và trả lời) những câu hỏi sau: Tôi nên gọi bảng là gì? • Phần dữ liệu nào mà tôi cần để chứa? • Kiểu dữ liệu nào là phù hợp nhất cho mỗi phần dữ liệu? • Không gian lưu trữ bao nhiêu là phù hợp cho mỗi phần dữ liệu? • Làm cách nào để sắp xếp các phần dữ liệu? • Có cần một khóa duy nhất (khóa chính) cho dữ liệu? • 3
Có rất nhiều câu hỏi khác bạn có thể tự đặt ra cho mình. Thực tế, bạn có thể tập hợp lại các thông tin chi tiết trước khi ngồi trước máy tính. Nhưng nếu bạn chỉ trả lời được ít trong số nh ững câu h ỏi trên, bạn hãy sử dụng cách tạo bảng thứ nhất. Mẫu thiết kế bảng Như đã đề cập trong phần trước, cách tốt nhất để thiết kế bảng là bằng một chiếc bút chì và giấy. Với ý nghĩ đó, bạn có thể tạo một mẫu thiết kế bảng để sử dụng như khi làm việc trên bản thiết kế. Hình 1 miêu tả ví dụ như mẫu Hình 1: Mẫu thiết kế bảng Đầu tiên bạn nên xác định tên cho bảng. Do bảng này chứa một danh sách các khách hàng doanh nghiệp, nên sử dụng Business Customers là tên bảng. Viết tên đó ở phía trên mẫu thiết kế. Lập kế hoạch các Table Fields Trên trang tính của giấy, viết tên của các trường bạn thích để sử dụng trong bảng. Không cần chú ý đến thứ tự của chúng ở đó. Đối với các tên trường, bạn có thể gồm tên công ty, địa ch ỉ (có 2 dòng địa chỉ để dành cho địa chỉ dài và những bộ số), số điện thoại, số fax, tên giao tiếp, … Bảng 1 trình bày danh sách các tên trường mà bạn có thể sử dụng cho bảng Business Customers. N ếu chưa làm được, bạn nên nhập mỗi tên trường trong mẫu thiết kế bảng. Thông thường bạn nên nh ập tên trường mà bạn đã viết. Tuy nhiên, do cơ sở dữ liệu của bạn ghép nối ví dụ được trình bày trong loạt bài này, sử dụng duy nhất tên trường được liệt kê trong bảng 1. Tên trường Ý nghĩa Company Tên công ty Name Dòng địa chỉ đầu tiên Address 1 Dòng địa chỉ thứ hai Address 2 Tên Thành phố City Quận/Huyện State Mã bưu điện Zip Code Số điện thoại cho công ty tổng đài Main Phone Số Fax Fax Number Account Mã số khách hàng Number 4
Người quản lý tài khoản Salesperson Số lượng tài khoản có thể mua Credit Limit Account Ngày tài khoản được thiết lập Opened Ngày mua cuối cùng Last Order Chỉ rõ nếu đây là tài khoản còn hoạt động Active hay không hoạt động Tên giao dịch của công ty Contact Contact Phone Số điện thoại liên hệ Những lưu ý cần thiết để ghi lại Comments Bảng 1: Các tên trường cho bảng Business Customers Chọn kiểu dữ liệu Một kiểu dữ liệu của trường chỉ rõ kiểu giá trị mà trường đó giữ, như giá trị date, text hay currency (tiền tệ). Bước tiếp theo trong việc xác định bảng là quyết định kiểu dữ liệu cho trường. Bảng 2 li ệt kê các kiểu dữ liệu trong Access Kiểu dữ liệu Ý nghĩa Access sẽ tự động điền các số theo thứ tự AutoNumber Số tự động mỗi khi thêm bản ghi. Số chính xác tới 15 số thập phân phía bên Currency Kiểu tiền tệ trái dấu thập phân và 4 số phía bên phải. Date/Time Số tương ứng với ngày hoặc thời gian trong Kiểu ngày khoảng 100 đến 9999 năm. tháng Một địa chỉ liên kết tới các tài liệu, URL Hyperlink hoặc các vị trí trong tài liệu Memo Chuỗi văn bản có độ dài lên tới 64000 ký tự Kiểu ghi nhớ Number Một giá trị số. Kiểu số Các đối tượng như đoạn âm thanh hoặc hình OLE Object ảnh Text Gồm nhiều ký tự, độ dài tối đa 255 ký tự. Kiểu văn bản Yes/No Đúng hoặc sai. Kiểu logic Bảng 2: Các kiểu dữ liệu được hỗ trợ bởi Access 5
Hầu hết các trường trong bảng sẽ sử dụng kiểu dữ liệu là Text. Nhưng đối với một vài trường, bạn sẽ phải chọn kiểu dữ liệu thích hợp. Ví dụ, bạn nên sử dụng kiểu dữ liệu Yes/No cho trường Active, kiểu Date/Time cho trường Date Opened và Last Order, kiểu Memo cho trường Comments. Bảng 3 liệt kê các kiểu dữ liệu bạn nên sử dụng cho mỗi trường trong bảng. Bạn nên viết các ki ểu dữ li ệu trong cột Type of Data của mẫu thiết kế bảng. Tên trường Kiểu dữ liệu Company Name Text Address 1 Text Address 2 Text City Text State Text Zip Code Text Main Phone Text Fax Number Text Account Number AutoNumber Salesperson Text Credit Limit Currency Account Opened Date/Time Last Order Date/Time Active Yes/No Contact Text Contact Phone Text Comments Memo Bảng 3: Các kiểu dữ liệu cho các trường trong bảng Business Customers Chú ý rằng bảng 3 gán kiểu AutoNumber cho trường Account Number. Bởi vì Access tự động tính toán kiểu dữ liệu này với mỗi bản ghi mới nó tự gán mã khách hàng, bạn có thể bỏ qua việc t ự động của Access để tự gán số tài khoản khách hàng. Xác định độ dài của trường Ở bảng 2, một trường văn bản có thể lên tới 255 ký tự, một trường Memo (kiểu ghi nhớ) có độ dài tối đa 64.000 ký tự. Bước tiếp theo trong việc thiết kế bảng là xác định độ dài cho các trường. Đối với một vài trường, bạn không cần phải làm việc này. Ví dụ, không cần xác định độ dài cho trường Credit Limit cũng như Active bởi vì kiểu dữ liệu của chúng không phụ thuộc độ dài. Tuy nhiên, bạn phải xác định độ dài cho tất cả các trường khác. Để xác định độ dài lớn nhất của trường một cách thích hợp, bạn cần biết rõ dữ liệu được ch ứa trong bảng. Ví dụ, bạn cần biết rằng sẽ cần duy trì mã bưu điện của khách hàng là 5 số hay 9 số. Tương tự như vậy, bạn nên biết cần bao nhiêu chỗ cho trường Company Name và Address. 6
Nếu bạn biết rõ dữ liệu của mình, có thể chọn độ dài phù hợp nhất cho trường. Mặc dù Access luôn cho phép bạn thay đổi độ dài trường, thậm chí sau khi bắt đầu nhập dữ liệu vào trong bảng, bạn nên xem khoảng dữ liệu để tránh làm hỏng và nhân bản làm việc sau này. Bảng 4 liệt kê độ dài tối đa của các trường trong bảng Business Customers. Tên trường Độ dài tối đa Company Name 35 Address 1 40 Address 2 40 City 25 State 2 Zip Code 9 Main Phone 10 Fax Number 10 không cần Account Number Salesperson 35 không cần Credit Limit không cần Account Opened không cần Last Order không cần Active Contact 35 Contact Phone 10 không cần Comments Bảng 4: Độ dài các trường của bảng Business Customers Thứ tự các trường Việc cuối cùng, bạn cần quyết định thứ tự trường xuất hiện trong bảng và ch ỉ rõ thứ tự trên mẫu thiết kế bảng. Chú ý, ở đầu quá trình thiết kế bạn nên viết các trường theo thứ tự mà chúng xuất hiện trong đầu bạn. Bởi vì thứ tự các trường (giống như lựa chọn độ dài của trường) là một quá trình cơ bản và cần thiết cho việc tổ chức bảng của bạn, bình thường thì có thể đặt các trường theo thứ tự xuất hiện. Thứ tự trong cột của mẫu thiết kế bảng nên đặt là 1 cho trường đầu tiên, 2 cho trường thứ hai, … Tuy nhiên, mục đích của chúng tôi ở đây là sử dụng thứ tự được chỉ định trong bảng 5. Nhập thông tin này vào cột Thứ tự của mẫu thiết kế bảng. Tên trường Thứ tự 7
Company Name 2 Address 1 3 Address 2 4 City 5 State 6 Zip Code 7 Main Phone 8 Fax Number 9 Account Number 1 Salesperson 16 Credit Limit 13 Account Opened 12 Last Order 14 Active 15 Contact 10 Contact Phone 11 Comments 17 Bảng 5: Thứ tự các trường cho bảng Business Customers Trước khi nhập thông tin ở mẫu thiết kế bảng vào Access, bạn nên quyết định sử dụng một khóa chính cho bảng. Ở chương 2 bạn đã học cách sử dụng khóa chính để sắp xếp các bản ghi và định vị chúng nhanh hơn. Khóa chính tiêu biểu là một giá trị duy nhất (nghĩa là không có b ản ghi trùng trong bảng). Trong bảng Business Customers, có nhiều trường bạn có thể sử dụng làm khóa. Ví dụ, có th ể sử dụng trường Company Name làm khóa chính. Tuy nhiên, cũng có thể có 2 tên công ty trùng tên nhau, và b ạn cần có khóa khác là duy nhất. Nếu bạn không thể tìm thấy khóa khác, thì có thể sử dụng trường Company Name và chỉ cho phép có hai tên giống nhau. Bạn cũng nên sử dụng trường Account Number là khóa. Theo định nghĩa, số này đúng là duy nh ất. Lưu ý, Access tự động tạo các mã cho bạn sử dụng trường AutoNumber. Bởi vì Accout Number thường là duy nhất, và nó sẽ là một khóa chính hợp lý. Để nhắc nhở chính bạn rằng trường Account Number sẽ là khóa chính, khoanh tròn số trường (1) trong cột Thứ tự của mẫu thiết kế bảng. Giai đoạn trình bày Sau khi hoàn thành việc thiết kế bảng, bạn đã sẵn sàng sử dụng Access. Với mẫu thi ết kế bảng trong tay, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng sắp xếp cơ sở dữ liệu. Tất cả những việc cần làm là nhập thông tin theo thứ tự từ mẫu thiết kế bảng tới cửa sổ Design view. Để tạo bảng Business Customers, thực hiện các bước sau: 8
1. Nếu cần thiết, mở Access và vào cơ sở dữ liệu Customer. Đây là cơ sở dữ liệu được tạo ở đầu chương này. 2. Từ cửa sổ Database, chọn nút Tables. Bạn sẽ thấy chưa có bảng nào được liệt kê vì chúng chưa được tạo 3. Kích đúp chuột vào Create Table in Design View. Access hiển thị cửa sổ Design view như hình 2. Hình 2: Cửa sổ Design view. Ở chương 3, bạn đã học cách sử dụng cửa sổ Design view để thay đổi cách sắp xếp bảng hiện tại. Bây giờ bạn sử dụng nó để tạo một bảng mới. Trong trường hợp này, cửa sổ Design view là hoàn toàn trống. Chú ý là con trỏ nhấp nháy ở dòng đầu tiên trong cột Field Name. Acess sẵn sàng cho bạn bố trí bảng. Để bắt đầu, nhập tên trường đầu tiên trong thứ tự bảng: trường Account Number, Nh ập Account Number, sau đó ấn phím Enter. Sau khi Access chấp nhận tên trường, con trỏ di chuyển tới cột Data Type. Cửa sổ Design view bây giờ trông như hình 3. Chú ý rằng Access giả thiết trường này là một trường văn bản và mặc định những thuộc tính cho kiểu dữ liệu Text xuất hiện phía dưới cửa sổ Design view. 9
Hình 3: Cửa sổ Design view sau khi nhập tên trường đầu tiên. Trong mẫu thiết kế bảng, bạn chỉ định kiểu dữ liệu trường Account Number là AutoNumber. Đ ể thay đổi kiểu dữ liệu của trường, kích chuột vào mũi tên phía bên phải của ô Data Type. Lần lượt, Access hiển thị một danh sách xổ xuống của kiểu dữ liệu. Kích chuột chọn AutoNumber. Ô sẽ hiển thị ngay kiểu dữ liệu AutoNumber cho trường Account Number. Cửa sổ Design view gi ống ở hình 4. Đồng thời, cùng với việc thay đổi kiểu dữ liệu, Access đã thay đổi các thuộc tính của trường. Hình 4: Cửa sổ Design view sau khi thay đổi kiểu dữ liệu Khi bạn ấn phím ENTER, con trỏ di chuyển tới cột Description. Bạn có thể nh ập nh ững lời chú thích cho trường đó. Đối với trường Account Number, có thể gồm một lời chú thích để nh ắc nhở bạn hoặc người dùng khác rằng trường này là khóa chính. 10
Khi ấn phím ENTER một lần nữa, Access chuyển tới dòng tiếp theo trong cột Field Name. Nh ập tên trường thứ hai (Company Name) và lựa chọn kiểu dữ liệu. Thực hiện công việc này cho đến khi bạn nhập các thông tin cho trường cuối cùng. Trước khi chuyển khỏi dòng chứa trường Company Name, hãy nhìn xuống ph ần các thuộc tính phía dưới cửa sổ Design view (hình 5). Những thuộc tính đó mặc định cho kiểu dữ liệu Text. Chú ý, Access thiết lập thuộc tính Field Size là 50. Hình 5: Cửa sổ Design view sau khi xác định kiểu dữ liệu cho trường thứ hai. Khi bạn xác định mẫu thiết kế bảng mà độ dài chỉ cần 35, hãy điều ch ỉnh thuộc tính Filed Size. S ử dụng chuột để lựa chọn thuộc tính Field Size và thay đổi thành 35. Sau đó dùng chuột trở lại cột Field Name, trong dòng thứ ba nhập tiếp tên trường tiếp theo. Tiếp tục và nhập tất cả 17 trường cho bảng Business Customers. Khi nhập mỗi trường vào trong bảng, phải chắc là bạn thiết lập thuộc tính DataType và thay đổi Field Size cho h ợp lý. Khi đã hoàn thành, cửa sổ Design view xuất hiện như hình 6. Hình 6: Cửa sổ Design view sau khi nhập trường cuối cùng. Sau khi hoàn thành tất cả các trường, bạn phải xác định khóa chính. Để làm được điều này, cuộn thiết kế bảng lên trên cho đến khi bạn nhìn thấy trường Account Number trên màn hình. Lựa ch ọn 11
trường và kích chuột vào công cụ Set Primary Key. Access hiển thị một khóa trong vùng xám phía bên trái dòng Account Number (hình 7). Hình 7: Cửa sổ Design view sau khi đã hoàn tất. Bây giờ bạn đã hoàn thành toàn bộ bảng, và muốn lưu nó lại. Để lưu bảng, cách đơn giản là đóng cửa sổ Design view bằng cách kích chuột vào nút Close phía trên góc bên phải cửa sổ. Trước khi đóng, Access hỏi nếu bạn muốn lưu bảng này (hình 8). Hình 8: Access hỏi xem bạn có muốn lưu bảng không Để lưu, kích chuột vào nút Yes. Access sẽ lại hỏi bạn xác định tên cho bảng, hình 9. Hình 9: Đặt tên cho bảng sẽ được lưu. Nhập tên bạn đã viết phía trên mẫu thiết kế: Business Custormers. Nh ấp ENTER ho ặc kích nút OK để lưu bảng dưới tên đó. Ngân NT (Theo Learn Access) 12
MS Access - Bài 17: Tóm tắt chương 4 Mặc dù Access cung cấp nhiều công cụ khác nhau (như Wizards) nhưng bạn không cần sử dụng những công cụ này để tạo một cơ sở dữ liệu. Thay vào đó, bạn có thể tạo bằng tay và cải tạo bảng để làm việc tốt hơn. Khi làm việc với Access theo cách này, bạn sẽ có nhiều kiến thức hơn về các tính năng của nó và cách sử dụng chúng. Trong chương này, bạn đã khai thác bằng tay và cải tiến một cơ sở dữ liệu. Trước khi chuyển sang chương 5, phải chắc chắn bạn hiểu được các nội dung sau: • Thiết kế một bảng phụ thuộc vào kế hoạch của bạn. Cần làm như vậy để xem xét dữ liệu nào mà bạn quản lý, cũng như các đặc điểm của dữ liệu. • Sử dụng thiết kế bảng theo mẫu để thiết kế bảng dễ hơn. • Khi tạo bảng bằng tay, sử dụng cửa sổ Design view để chỉ rõ cách sắp xếp bảng. • Khi nhập các trường vào cửa sổ Design view, bạn cần thay đổi kiểu dữ liệu và thuộc tính mà Access định vị trước. • Quá trình cải tiến việc sắp xếp bảng là sự lặp đi lặp lại theo tự nhiên. Nó đòi h ỏi làm việc luân phiên ở cả chế độ Datasheet và Design view, lặp đi lặp lại việc chuyển đổi từ một cửa sổ tới cửa sổ khác cho đến khi việc thiết kế hoàn thành. • Khi làm việc trong chế độ Datasheet, bạn nên tìm nhiều cách để hoàn thiện việc sắp xếp bảng. Chuyển đổi tới cửa sổ Design view để thực hiện thay đổi và trở lại chế độ Datasheet để kiểm tra những thay đổi đó. Ngân NT (Theo Learn Access) Xem thêm: microsoft access, chương 4 MS Access - Bài 16: Kiểm tra cách trình bày của bạn Sau khi đã định rõ được cách bố trí bảng, bạn cần kiểm tra và cải tiến bảng. Bạn có thể làm điều này một cách dễ dàng bằng cách sử dụng chế độ Datasheet cho bảng. Hiển thị chế độ Datasheet cho bảng Business (nếu bạn cần giúp đỡ, trở lại chương 2). Bạn sẽ thấy một Datasheet trống như hình 1. Hình 1: Chế độ Datasheet cho bảng Business Customers. 13
Phải mất một lúc đề chờ Datasheet xuất hiện. Nếu các tên trường không xuất hiện đúng như bạn đã đặt, hãy chuyển tới cửa sổ Design view và thực hiện thay đổi tới những thuộc tính Caption của các trường có nhãn không thỏa mãn. (Bạn có thể nhớ lại từ chương 3 rằng Access hiển thị thuộc tính Caption ở phía đầu mỗi cột Datasheet). Để chuyển giữa chế độ Datasheet và Design view, sử dụng biểu tượng ngoài cùng bên trái trên thanh công cụ. Đó là cách cải tiến lại bảng, bạn nhập thông tin vào chế độ Datasheet. Sau đó, chuyển t ới cửa sổ Design view để thực hiện thay đổi. Khi thay đổi hoàn thành, trở lại ch ế độ Datasheet để tiếp t ục nhập thông tin. Tiến trình lặp đi lặp lại giúp bạn nhanh chóng thực hi ện b ảng đạt yêu c ầu t ốt nh ất. Với bảng thiết kế đã hoàn thành, nhập một bản ghi. Với bản ghi đầu tiên, sử dụng thông tin trong bảng 1. Tên trường Giá trị Access tự động điền Account Number Company Name Birch Enterprises Address 1 3456 Maple Lane Address 2 PO Box 549 City Kansas City State MO Zip Code 64133 Main Phone 8162375632 Fax Number 8162375633 Contact Ed Birch Contact Phone Account Opened 3/2/99 Credit Limit 1500 Last Order 7/8/99 Active Yes (select the check box) Salesperson John Davis Comments Bảng 1: Thông tin cho bản ghi đầu tiên. Khi nhập thông tin, bạn có thể đưa ra một cách để làm dữ liệu nhập dễ dàng hơn. Ví dụ, nh ập số điện thoại sẽ dễ hơn nếu bạn thiết lập thuộc tính Input Mask cho trường số điện thoại. Trở lại cửa sổ Design view và chọn trường số điện thoại đầu tiên (Main Phone). Thiết lập thuộc tính Input Mask (mặt nạ nhập liệu) cho trường này theo các bước sau: 1. Kích chuột vào hộp Input Mask ở phía dưới cửa sổ Design view. Bạn sẽ thấy biểu tượng Builder (một nút có 3 dấu chấm) xuất hiện phía bên phải hộp. 14
2. Kích chuột vào biểu tượng Builder. Bạn thấy hộp thoại Input Mask Wizard xuất hiện. Lựa chọn ở mục Input Mask là Phone Number (hình 2) Hình 2: Hộp thoại Input Mask Wizard Nếu muốn sử dụng mặt nạ nhập liệu cho các số điện thoại, kích chuột vào nút Next. Hộp thoại tiếp tục hiển thị như hình 3. Hình 3: Bạn có thể thay đổi vị trí các ký tự ở hộp thoại này 1. Nếu bạn muốn, hãy thay đổi dấu ngăn cách mà input mask sẽ sử dụng (th ường mặc định là dấu gạch chân). 2. Kích chuột vào nút Next. Hộp thoai hiển thị như hình 4. 15
Hình 4: Bạn có thể thay đổi cách Access lưu giữ thông tin ở hộp thoại này. 1. Chỉ rõ cách bạn muốn Access giữ thông tin đã được lưu thông qua mặt nạ nhập liệu. Có thể lưu số điện thoại bằng việc định dạng các ký tự hoặc không (mặc định). Độ dài trường cho số điện thoại thường là 10 ký tự, bạn nên lưu giá trị không dùng định dạng các ký tự. 2. Kích chuột vào nút Next. Access hiển thị hộp thoại cuối cùng như hình Hình 5: Hộp thoại cuối cùng của Input Mask Wizard. Kích chuột vào nút Finish. Sau đó, Access sẽ cập nhật thuộc tính Input Mask trong cửa sổ Design view và nó xuất hiện như sau: !(999)000-0000;;_ Bạn có thể lặp lại từ bước 1 tới bước 8 cho mỗi trường điện thoại khác nhau. Khi thoát kh ỏi thuộc tính Input Mask, chú ý rằng Access định dạng lại dấu như sau: 16
!\(999”)”000\-0000;;_ Access thêm các ký tự bởi vậy mà mặt nạ thích hợp với những đặc điểm bên trong nó. Khi đã hoàn thành mặt nạ nhập liệu, kích chuột vào công cụ Datasheet view. Đáp lại, Access h ỏi bạn nếu muốn lưu sự thay đổi để sắp xếp bảng (hình 6). Hình 6: Access hỏi bạn nếu muốn lưu sự thay đổi. Kích chuột vào Yes để lưu và trở lại chế độ Datasheet. Bạn có thể nhập bản ghi khác ngay để thấy được kết quả. MS Access - Bài 19: Lọc dữ liệu Trong phần trước, bạn đã học cách sử dụng cửa sổ Filter để thực hiện sắp xếp phức tạp. Bạn có thể sử dụng cửa sổ Filter để lọc dữ liệu. Một filter cho phép bạn giới hạn các bản ghi để xem. Việc lọc dữ liệu không làm mất các bản ghi, nó chỉ cho phép xác định những bản ghi nào bạn muốn Access hiển thị. Khi xác định một filter, bạn chỉ định tiêu chuẩn mà dữ liệu cần có trước khi Access hiển thị nó. Ví dụ, một filter liệt kê các bản ghi về công nhân sống ở New York. Access chỉ hiển thị những bản ghi phù hợp với tiêu chuẩn filter đưa ra. Thực tế, khi tạo một tập hợp con dữ liệu, bạn có thể làm việc với tập hợp dữ liệu đó như thể nó là một bảng: bạn có thể thêm, xóa các bản ghi và thực hiện các thay đổi như mong muốn. Accees sẽ cập nhật bảng gốc để cho thấy mỗi sự thay đổi mà bạn đã thực hiện. Sử dụng filter để quản lý dữ liệu dễ dàng hơn. Ví dụ, giả sử bạn đang làm việc với một danh sách các khách hàng, và cần thay thế một trong số những người đại diện bán hàng. Lúc này bạn phải cập nhật bảng khách hàng để có một người đại diện mới. Bạn có thể sử dụng chức năng Replace (được miêu tả ở chương 2, “Học Access trong 1 giờ”), nhưng thay vào đó bạn muốn tạo một filter để có thể xem lại các khách hàng trước khi thật sự muốn thay thế họ. Trong trường hợp này, filter giới hạn các bản ghi mà Access chỉ hiển thị gồm đại diện người bán hàng cũ. Trong hầu hết các trường hợp, đó là cách dễ dàng để làm việc với bảng nhỏ hơn là với toàn bộ bảng khách hàng. Tạo một Filter Để tạo một filter, bạn cần làm việc với cửa sổ Filter. Kích chuột vào tùy chọn Filter từ thực đơn Records, sau đó chọn Advanced Filter/Sort từ trình đơn phụ. Access hiển thị cửa sổ Filter như hình 1. 17
Hình 1: Cửa sổ Filter Để tạo một filter, tất cả nhưng gì cần làm là đặt một trường và chỉ rõ tiêu chuẩn bạn muốn áp dụng cho trường. Nếu muốn, bạn cũng có thể xác định cách sắp xếp cho trường. (Theo cách đó, b ạn vừa sắp xếp và lọc dữ liệu cùng một lúc.) Ví dụ, giả sử bạn có một bảng chứa các bản ghi về bản kiểm kê (bảng Inventory) được hiển th ị trong hình 1. Ở bảng này, một trong các trường được đặt tên là Supplier. Bạn sử dụng trường này để theo dõi người cung cấp một mục đặc biệt. Giả sử bạn cần xem mục nào được cung cấp bởi Allied Industries. Sử dụng filter, bạn có thể giới hạn các bản ghi mà Access hiển thị tới những bản ghi mà nhà cung cấp là Allied industries. Để tạo một filter, bạn thực hiện theo những bước sau: 1. Chọn Filter từ thực đơn Records, sau đó chọn Advanced Filter/Sort từ trình đơn phụ. 2. Trong cột đầu tiên của khung phía dưới cửa sổ, chọn trường Supplier. 3. Trong ô Criteria của cột, gõ dấu =, sau đó là cụm từ Allied Industries. Khi nhấn phím ENTER, cửa sổ Filter xuất hiện như hình 2. (Chú ý rằng Access tự động thêm dấu trích dẫn quanh tên nhà cung cấp) Hình 2: Tạo một filter đơn giản 4. Kích chuột vào Apply Tilter trên thanh công cụ. Access áp dụng các quy tắc lựa chọn (được chỉ rõ bằng filter) và hiển thị những bản ghi về Allied 18
Industries. Kết quả đưa ra tập hợp con của bảng kiếm kê sẽ dễ dàng để làm việc hơn là toàn bộ bảng. Trong trường hợp này, filter của bạn chỉ dẫn Access xem xét mỗi bản ghi trong bảng và ch ỉ hiển thị các bản ghi về trường Supplier có chứa tên Allied Industries. Chú ý: Các filter bạn tạo có thể trở nên đơn giản hoặc phức tạp. Bạn chỉ định tiêu chuẩn cho bộ lọc đang sử dụng giống như bạn sử dụng để tạo quy tắc hiệu lực cho các trường (Những Validation rules đã được đề cập ở chương 3, “Tùy biến các thành phần”). Nếu cần trợ giúp để nhớ những biểu thức mà bạn có thể sử dụng, trở lại phần validation rules. Loại bỏ một Filter Thật không lấy làm lạ khi sử dụng một filter để nhanh chóng xem dữ liệu theo cách đặc biệt, và sau đó muôn loại bỏ bộ lọc để xem tất cả các bản ghi. Access thực hiện việc này rất dễ dàng và bạn có thể hoàn thành thao tác này sử dụng một trong hai cách thức khác nhau. Cách thức thứ nhất (có lẽ là dễ nhất) là kéo thanh công cụ. Khi một filter được hoạt động, trên thanh công cụ có biểu tượng giống như hình cái phễu. Thực tế, có 3 công cụ chứa hình phễu, nh ưng chỉ có một công cụ chứa hình phễu mà không có bất kỳ biểu tượng thêm nào khác và nó đang được ch ọn. Nếu bạn đưa con trỏ chuột lên công cụ đó, bạn sẽ thấy tên của nó là Remove Filter. Kích vào Remove Filter, khi đó tất cả các bản ghi sẽ xuất hiện trở lại, filter được gõ bỏ hoàn toàn. Phương thức khác của việc gỡ bỏ một filter là sử dụng các thực đơn. Trên thực đơn Record là tùy chọn Remove Filter/Sort. Nếu bạn chọn tùy chọn này, tất cả các bản ghi được hiển thị trở lại. Lưu một filter Access chỉ giữ lại filter cho đến khi bạn đóng bảng lại. Do vậy, nếu đóng bảng và sau đó quyết định sử dụng filter lại, bạn sẽ cần tạo lại một filter từ scratch. Cách đó có thể gây chán và tốn thời gian. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể lưu filter như một query (truy vấn). Bạn sẽ học tất cả các truy vấn trong chương 6 “Sử dụng các truy vấn để xem xét dữ liệu”. Các Filter có liên quan tới truy vấn, mặc dù chúng không có nhiều tính năng hay sự linh hoạt. Khi các filter và truy vấn liên quan, Access cho phép bạn lưu giữ filter dưới tên một truy vấn. Để làm điều này, chắc chắn cửa sổ Filter đã hiển thị. Sau đó, chọn Save As Query từ thực đơn File hoặc kích chuột vào Save As Query trên thanh công cụ. Access hiển thị hộp thoại Save As Query như hình 3. Hình 3: Hộp thoại Save As Query Nhập tên mà bạn muốn để lưu filter. Tên có thể là bất kỳ tên nào mà bạn muốn. Ví dụ, nếu muốn lưu filter hiển thị các bảng kiếm kê cung cấp bởi Allied Industries, bạn có thể sử dụng tên Supplied by Allied Industries. Gõ tên và ấn ENTER hoặc kích chuột vào nút OK. Để sử dụng lại filter, hiển thị cửa sổ Filter và lựa chọn Load From Query từ thực đơn File. Access hiển thị hộp thoại Applicable Filter như hình 4. 19
Hình 4: Hộp thoại Applicable Filter Đánh dấu tên truy vấn mà bạn muốn nhập vào Filter và chọn OK. Access tải Filter. Bạn có thể sử dụng Filter hoặc thực hiện bất kỳ thay đổi để lọc như bạn muốn. Ngân NT (Learn Access) MS Access - Chương 5: Sắp xếp và lọc thông tin Để bạn nhanh chóng áp dụng thông tin trong bảng và hiển thị nó theo cách có tổ chức hơn, Access cung cấp hai công cụ đặc biệt: sắp xếp và lọc. Sử dụng những công cụ này, bạn có thể làm việc với thông tin trong mọi cách. Chương này sẽ giải thích cách thực hiện sắp xếp và lọc, cũng như cách sử dụng những công cụ này để làm việc với dữ liệu. Kết thúc chương này, bạn sẽ hiểu các nội dung sau: Sắp xếp là gì? • Làm thế nào để thực hiện một sắp xếp đơn giản • Thế nào là một sắp xếp đơn giản? • Cách để xây dựng một sắp xếp phức tạp. • Cách loại bỏ các hiệu ứng của một sắp xếp. • Một bộ lọc là gì? • Làm cách nào để lọc dữ liệu. • Cách lưu một bộ lọc. • Bài 18: Sắp xếp dữ liệu Sắp xếp là quá trình đặt dữ liệu theo đúng thứ tự logic. Chúng ta từng sắp xếp mọi việc hàng ngày. Ví dụ, bạn sắp xếp những hóa đơn riêng lẻ theo ngày tháng do đó có thể quản lý những vi ệc quan trọng trước tiên. Bạn sắp xếp những cuộn băng video theo thứ tự chữ cái ho ặc tập hợp các bài hát theo tên nghệ sĩ. Với Access, bạn có thể thực hiện sắp xếp theo cách đơn giản và phức tạp mà hai ph ần tiếp theo sẽ đi vào chi tiết các cách sắp xếp đó. Sắp xếp đơn giản Trong Access, bạn sẽ sắp xếp các bản ghi trong một bảng dựa vào một hoặc nhiều trường. Ví dụ, bạn phải sắp xếp các bản ghi theo tên họ hoặc tên riêng sao cho tất cả những người bạn của bạn có tên họ là Smith đã được sắp xếp theo tên riêng. Sắp xếp các bản ghi theo thứ tự dựa vào nội dung của một hoặc nhiều trường liền nhau. Khi thực 20