KeToanExcel

Chia sẻ: Nguyen Thuy Nga | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:49

Thêm vào BST

Báo xấu

235
lượt xem 103
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giới thiệu các hàm và chương trình trường trú của MS-Excel thường dùng trong xử lí sổ sách kế toán. - Trình bầy nguyên tắc lập sổ kế toán trên MSExcel. - Nêu quy trình lập sổ kế toán và báo cáo tài chính theo hình thức nhật ký chung trên MSExcel.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: KeToanExcel

CHƯƠNG VI: LÀM KẾ TOÁN TRÊN EXCEL Mục đích chương - Giới thiệu các hàm và chương trình trường trú của MS-Excel thường dùng trong xử lí sổ sách kế toán. - Trình bầy nguyên tắc lập sổ kế toán trên MS- Excel. - Nêu quy trình lập sổ kế toán và báo cáo tài chính theo hình thức nhật ký chung trên MS- Excel. Ứng dụng máy tính trong công tác kế toán là xu thế t ất yếu hiện nay và trong tương lai. Tuy nhiên, tùy vào quy mô, nhu cầu quản lý và các nguồn lực hiện có của đơn vị mà việc triển khai áp dụng kế toán máy có thể phải cần đến một phần mềm kế toán chuyên nghiệp xây dựng trên nền của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu hay sử dụng trực tiếp phần mềm bảng tính điện tử để tổ chức cập nhật, xử lý và lập báo cáo kế toán. Mỗi giải pháp có ưu và h ạn ch ế riêng. Việc phát triển một phần mềm kế toán riêng cho đơn vị doanh nghiệp là hết sức cần thi ết trong tr ường h ợp doanh nghiệp tương đối lớn, số liệu phát sinh nhi ều và mức độ quản lý kế toán phức tạp. Tuy nhiên, giải pháp phát triển phần mềm riêng đòi hỏi nhiều thời gian, s ức l ực và nguồn tài chính không chỉ cho giai đoạn phát tri ển mà cả giai đoạn bảo trì phần mềm sau này. Đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, số liệu phát sinh không nhiều và mức độ quản lý kế toán vừa phải thì việc sử dụng bảng tính điện tử MS-Excel vào công tác kế toán l ại là một lựa chọn hợp lý và hiệu quả. Giải pháp này không
đòi hỏi người sử dụng nhiều kỹ năng phân tích và thi ết k ế hệ thống cũng như không đòi hỏi về kỹ năng lập trình, tuy nhiên điều kiện cần thiết đặt ra cho người sử dụng là ph ải biết sử dụng cơ bản MS-Excel, sử dụng tốt các hàm thông dụng và các chương trình thường trú, đặc bi ệt các hàm tính toán và khả năng làm việc với nhi ều trang và t ệp bảng tính. Khi làm kế toán trên MS-Excel có thể lấy kế toán b ộ phận làm đơn vị, nghĩa là tổ chức làm kế toán cho m ỗi b ộ phận trong một tệp bảng tính riêng, theo đó m ỗi t ệp b ảng tính sẽ gồm nhiều trang bảng tính mà mỗi trang có th ể được dùng để chứa một loại hình dữ liệu nhất định liên quan đến bộ phận đó. Kế toán tổng hợp sau đó s ẽ s ử dụng các công cụ tổng hợp dữ liệu có sẵn trong Excel để làm kế toán tổng hợp và lên các báo cáo t ổng h ợp quy ết toán trên cơ sở liên kết các tệp bảng tính v ới nhau. Tuy nhiên cũng có thể dùng một sổ kế toán máy duy nh ất đ ể quản lý chung tất cả các phát sinh trong kì, theo đó m ỗi dòng của sổ sẽ ứng với một định khoản đơn giản và trên cơ sở sổ kế toán máy này sẽ thực hiện lên các s ổ sách kế toán và báo cáo kế toán khác nhau. Để quản lý các loại đối tượng khác nhau liên quan đ ến hạch toán kế toán ví dụ các tài khoản, các đối tượng công nợ, các kho vật tư hàng hóa … có thể lập cho m ỗi loại đ ối tượng một danh mục riêng (mỗi danh mục chiếm một bảng dữ liệu) hoặc chỉ lập một danh mục tài kho ản đ ể quản lý các tài khoản còn việc quản lý các loại đ ối t ượng khác được thực hiện thông qua việc chi tiết hóa các tài khoản theo các đối tượng cần quản lý (xem ví dụ ở b ảng 6.1). Quản lý theo danh Quản lý bằng danh mục tài mục khoản Dùng bảng danh mục 1311: Phải thu ngắn hạn
khách hàng để quản lý 1311.01: Phải thu ngắn các khách hàng hạn của khách hàng X 1311.02:Phải thu ngắn hạn của khách hàng Y Dùng bảng danh mục 1521: NVL chính vật tư để quản lý các 1521.01: NVL chính 1 NVL 1521.02: NVL chính 2 1521.03: NVL chính 3 Dùng bảng danh mục 621: Chi phí NVL trực tiếp các bộ phận hạch toán 621.PXA.SP1: Chi phí NVL để quản lý các phân trực tiếp cho sản phẩm 1 tại xưởng phân xưởng A Dùng danh mục thành 621.PXA.SP2: Chi phí NVL phẩm để quản lý các trực tiếp cho sản phẩm 2 thành phẩm tại phân xưởng A 6272: Chi phí NVL 6272.PXA: Chi phí NVL cho phân xưởng A 6272.PXB: Chi phí NVL cho phân xưởng B Bảng 6.1: Hai cách quản lý các loại đối tượng liên quan đến hạch toán kế toán trong Excel. 6.1. SỬ DỤNG CƠ BẢN MS – EXCEL TRONG XỬ LÝ SỔ SÁCH KẾ TOÁN Excel là một chương trình bảng tính điện tử chạy trong môi trường Windows, được dùng rất phổ biến trong công tác văn phòng, quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh. V ới một bộ các hàm mẫu phong phú và bộ chương trình thường trú cơ bản, phần mềm MS-Excel giúp làm kế toán trên máy tính rất hiệu quả. 6.1.1. Các chức năng cơ bản của Excel
Với MS-Excel, có thể thực hiện các yêu cầu quản tr ị d ữ liệu kế toán cơ bản sau đây:  Tổ chức dữ liệu kế toán ở dạng bảng tính : Cho phép tạo, hiệu chỉnh, định dạng, in và lưu gi ữ b ảng tính kế toán cùng khả năng tạo, in biểu đồ t ừ các d ữ li ệu có trong bảng tính (bảng danh mục từ điển, bảng sổ kế toán, bảng sổ nhật ký …).  Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu kế toán: Sắp xếp bảng tính dữ liệu kế toán theo nhiều tiêu thức khác nhau với một trình tự ưu tiên định trước (Dùng chương trình Sort để sắp xếp các dòng định khoản theo tài khoản ghi nợ hoặc tài khoản ghi có …). Khả năng tạo nhóm và ti ến hành tính toán, tổng hợp theo nhóm cũng r ất đa d ạng (Dùng chương trình Subtotal để tổng hợp doanh thu theo mặt hàng hoặc dùng chương trình Pivot Table để lên báo cáo tổng hợp đa chiều tổng hợp doanh số theo ngày và theo mặt hàng …)  Đặt lọc, kết xuất dữ liệu: Có thể tiến hành tìm kiếm và đặt lọc dữ liệu theo nhiều tiêu chuẩn khác nhau, nhằm kết xuất từ bảng tính kế toán những thông tin có ích cho quá trình quản trị (Dùng chương trình Filter đ ể l ọc các dòng định khoản đơn từ sổ kế toán máy vào sổ nhật ký đặc biệt và nhật ký chung, lên sổ chi phí sản xu ất kinh doanh ...)  Biểu diễn dữ liệu ở dạng biểu đồ: Excel cung cấp khả năng tạo biểu đồ và hình ảnh với nhiều kiểu biểu đồ khác nhau từ hai chiều đến ba chiều, nhằm làm tăng tính trực quan đối với dữ liệu (Dùng chương trình vẽ Chart đ ể biểu diễn doanh số theo bộ phận bán hàng hoặc bi ểu diễn số lượng hàng bán ra theo mặt hàng …)  Tính toán các hàm: Excel cung cấp sẵn rất nhiều hàm mẫu, gọi là hàm bảng tính thuộc nhi ều phạm trù khác nhau: Thống kê, ngày tháng, th ời gian, toán h ọc, c ơ sở dữ liệu và tài chính. Đó là các thủ tục tự đ ộng, nh ững
công thức định trước có thể tự động tính toán kết quả. Đ ể làm được kế toán trên Excel cần phải dùng đến rất nhi ều hàm mẫu, ví dụ như dùng hàm LEFT() để xử lý chu ỗi s ố hiệu tài khoản khi lập sổ nhật ký hoặc dùng hàm AND() để lọc ra các dòng định khoản trong sổ kế toán máy có cặp định khoản Nợ - Có định trước …  Quản trị cơ sở dữ liệu: Excel cho phép xây dùng, cập nhật và truy xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu như một hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Ở đây cơ sở dữ liệu là một t ập hợp các dữ liệu có quan hệ với nhau, được t ổ chức lưu trữ theo cấu trúc dòng, cột. Sử dụng Microsoft Query, người dùng có thể thực hiện truy vấn dữ liệu trong c ơ s ở dữ liệu Excel và lập những bảng báo cáo dựa trên c ơ s ở dữ liệu. Ngoài ra, bằng cách sử dụng các hàm cơ s ở dữ liệu như DSUM người ta có thể thực hiện tính t ổng phát sinh có của một tài khoản có tài khoản đối ứng thu ộc m ột tập hợp xác định các tài khoản định trước.  Khả năng tự động thực hiện Excel bằng các macro: Sau khi tạo một macro chứa một dãy các phím bấm, các lựa chọn thực đơn hay công thức, ng ười dùng chỉ cần dùng một tổ hợp các phím tắt hay ch ọn m ột macro từ một danh sách, macro đó sẽ t ự động thực hi ện những công việc lặp đi lặp lại như đã định nghĩa trong macro đó. Các macro có thể do Microsoft viết sẵn hoặc do người dùng tự viết, nhằm chuyên biệt hoá Excel theo cách thức làm việc của mình. Một ví dụ về ứng d ụng Macro khi xử lý bài toán kế toán trên Excel là việc t ạo macro để Excel tự động thực hiện các thao tác k ết chuyển số dư cuối kỳ này thành số dư đầu kỳ kế tiếp. 6.1.2. Các loại tệp liên quan trong Excel Khi làm việc với MS - Excel có rất nhiều lo ại t ệp khác nhau được sử dụng để lưu trữ các loại thông tin khác nhau. Sau đây là một số kiểu tệp đặc trưng trong Excel:
- Tệp bảng tính Excel: Tệp này có đuôi là .XLS (nghĩa là Sheet trong bảng tính Excel). Dữ liệu nghiệp v ụ kế toán thường được tổ chức lưu trữ trong các bảng dữ liệu có cấu trúc xác định và giữa các bảng d ữ li ệu này t ồn tại những mối quan hệ chuẩn. Thông thường, trong mỗi tệp bảng tính .XLS gồm nhiều trang bảng tính có cấu trúc dòng/cột, trong mỗi trang bảng tính lại có thể g ồm nhi ều bảng dữ liệu nghiệp vụ, ví dụ trong tệp bảng tính KETOAN_HTK.XLS (Kế toán hàng tồn kho) có thể có các trang bảng tính DMKHO (Danh mục kho), DMHH (Danh mục hàng hóa) hoặc trang NHAPXUATKHO (Chứng t ừ nhập/ xuất kho). - Tệp bảng tính có kèm mã lệnh VBA (Visual Basic for Application): Tệp này có đuôi là .XLA. Khi người sử dụng bổ sung một hàm do chính mình viết bằng VBA trong một WorkSheet thì sau khi lưu Worksheet v ới đuôi .XLS như bình thường thì tiếp tục lưu Worksheet dưới dạng Microsoft Excel Add-Ins (.XLA) bằng cách dùng File\ Save As với File Save As Type là “ As Microsoft Excel Add-in”. - Tệp sao lưu dự phòng: Tệp này có đuôi là .XLK. Để an toàn dữ liệu, Excel cung cấp chức năng sao l ưu dữ liệu đề phòng (Excel Backup). Khi lưu tệp bằng File\ Save As, xuất hiện hộp thoại Save As. Trong hộp này, nh ấp chọn General Options và đánh dấu hộp “Allways create backup” rồi bấm OK. Excel sẽ tạo một tệp có tên là Backup of .XLK có nội dung giống hệt với tệp chính. - Tệp khuôn mẫu: Tệp này có đuôi là .XLT. Đây là một khuôn mẫu định sẵn cho một bảng tính về những xác lập từ hộp thoại Format Cells và sẽ đem ra dùng cho một bảng tính mới được tạo ra bằng lệnh File\ New. - Tệp vùng làm việc: Tệp này có đuôi là .XLW. Tệp này có công dụng tương tự như một Shortcut, khi ch ạy nó
thì các bảng tính có mặt lúc tạo nó sẽ đồng lo ạt đ ược Excel mở ra. 6.1.3. Một số hàm mẫu ứng dụng trong xử lý sổ sách kế toán Hàm mẫu (Standard Function) là những chương trình con được viết sẵn và được lưu trên đĩa hoặc trong bộ nh ớ để khi nào sử dụng thì chỉ cần gọi chương trình con đó ra thực hiện mà không cần viết lại nữa. Nói cách khác, người dùng chỉ cần sử dụng đúng tên hàm cùng các đ ối số liên quan trong hàm đó, việc tính toán giá tr ị cho hàm và trả lại cho người dùng là do Excel thực hiện. Nh ờ có những hàm mẫu trong Excel mà việc tính toán và lên các sổ sách kế toán trong Excel trở nên đơn giản hơn và nhanh hơn. Ví dụ để tính tổng phát sinh nợ của tài khoản 1111 người ta có thể dùng hàm mẫu có tên là SUMIF hay để tra cứu loại tài khoản của một tài khoản trong bảng danh mục tài khoản người ta có thể sử dụng hàm mẫu VLOOKUP ...  Ngoài hệ thống các hàm mẫu, người sử dụng có thể tự xây dựng các hàm của riêng họ để giải quyết những nhiệm vụ do bài toán đặt ra gọi là hàm do ng ười dùng tự định nghĩa (User Defined Function). Tuy nhiên, với những bài toán không quá phức tạp, người sử dụng có thể chỉ cần sử dụng các hàm mẫu có sẵn trong Excel là đủ vì sự phong phú của thư viện các hàm mẫu của Excel. Sau đây là những điều cần chú ý khi sử dụng hàm mẫu trong Excel:  Cần dùng đúng tên hàm và dấu mở ngoặc ph ải ghi liền sát tên hàm.  Nếu đối số là kí tự hoặc chuỗi kí tự thì phải chắc chắn rằng chúng được bao trong cặp nháy kép ”......”.
 Cần liệt kê các đối số của hàm cho đúng trình tự đặt ra cho hàm.  Kiểu của các đối số cần phải đúng như cú pháp của hàm mẫu đã quy định.  Nếu hàm có hai đối số trở lên cần ngăn cách chúng bằng dấu phẩy (“,”) hoặc chấm phẩy (“;”), tuỳ thuộc vào việc thuộc tính List Separator trong Regional Settings được đặt là “,” hay “;”.  Phải chắc chắn rằng, các đối số được sử dụng trong hàm mẫu phải hoàn toàn xác định.  Mở bao nhiêu ngoặc đơn “(“ thì cũng phải đóng bấy nhiêu dấu ngoặc đơn “)”. Bảng sau đây liệt kê một số hàm mẫu thường được sử dụng khi làm kế toán trên máy tính.
6.1.4. Một số chương trình thường trú trong Excel ứng dụng trong xử lý sổ sách kế toán Trong Excel có một số công cụ chuẩn giúp người dùng thực hiện nhu cầu xử lý, trích lọc và t ổng h ợp thông tin kế toán rất hiệu quả. Về thực chất đó là các ch ương trình thường trú, được viết sẵn trong Excel. Mỗi khi có nhu cầu, người dùng chỉ việc kích hoạt các công cụ đó thông qua giao diện thực đơn của Excel và khai báo các thông số liên quan. Để tiện cho việc giải thích cách sử d ụng các công cụ chuẩn của Excel, chúng ta sẽ sử dụng bảng tính mẫu sau đây: BẢNG KÊ CHI TIẾT HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG THÁNG 1/2005 Số Số Mã Mã lượng Đơ n Doanh Thuế Ngày HĐ HĐ KH hàng bán giá bán thu GTGT 14-2-2005 101 KH40 LG09 3 300000 900000 90000 14-2-2005 101 KH40 SS34 5 450000 2250000 225000 14-2-2005 101 KH40 TO23 6 810000 4860000 486000 14-2-2005 102 KH45 LG09 3 300000 900000 90000 14-2-2005 102 KH45 SS34 6 450000 2700000 270000 14-2-2005 102 KH45 TO23 8 810000 6480000 648000 14-2-2005 102 KH45 MT49 4 400000 1600000 160000 15-2-2005 103 KH15 TO23 9 810000 7290000 729000 15-2-2005 104 KH40 LG09 6 300000 1800000 180000 15-2-2005 104 KH40 SS34 4 450000 1800000 180000 Bảng 6.3: Bảng kê chi tiết hóa đơn bán hàng tháng 1/2005. Sau đây là một số công cụ thường được sử dụng trong xử lý và tổng hợp dữ liệu kế toán. Công cụ sắp xếp dữ liệu SORT
Dữ liệu kế toán thường được cập nhật vào máy tính theo trật tự ngẫu nhiên. Trật tự ngẫu nhiên đó có thể là tăng dần theo ngày chứng từ đối với các giao dịch phát sinh trong kỳ hoặc có thể là hoàn toàn ngẫu nhiên đ ối v ới một danh mục từ điển. Tuy nhiên, để phục vụ cho quá trình tìm kiếm hay tổng hợp dữ liệu thì việc sắp xếp l ại các bảng dữ liệu trong Excel là hết sức cần thiết. Excel cho phép người dùng sắp xếp các bảng dữ liệu nghi ệp v ụ tối đa theo ba tiêu thức, theo một thứ tự ưu tiên nhất đ ịnh. Đối với mỗi tiêu thức sắp xếp, trật tự sắp xếp có thể là tăng (Ascending) hoặc giảm dần (Descending). Tiêu chu ẩn sắp xếp thứ nhất Tiêu chu ẩn sắp xếp thứ hai Tiêu chu ẩn sắp xếp thứ ba Hình 6.1: Màn hình khai báo cách sắp xếp bảng d ữ liệu. Hình 6.1 mô tả màn hình khai báo cách thức sắp xếp lại bảng kê chi tiết hóa đơn bán hàng tăng dần theo ngày hóa đơn, nếu cùng ngày thì xếp tăng dần theo số hóa đơn, nếu cùng cả ngày hóa đơn và số hóa đơn thì sắp xếp tăng dần theo mã hàng hóa.
SubTotal Công cụ Subtotal cho phép thực hi ện tính t ổng theo nhóm một cách nhanh chóng và hiệu qu ả. Đây là m ột nhu cầu rất phổ biến khi xử lý dữ liệu kế toán. Đó có thể là nhu cầu tính tổng số lượng hàng đã bán ra theo m ặt hàng hoặc tính doanh thu trung bình theo ngày … Về nguyên tắc, để thực hiện tổng hợp dữ liệu theo tiêu thức nào thì trước hết phải sắp xếp lại bảng dữ liệu theo tiêu thức đó trước. Hình 6.2 mô tả màn hình tổng hợp doanh thu theo khách hàng dùa trên bảng kê chi tiết hoá đơn bán hàng. Tiêu chu ẩn tổng hợp Ph ư ơng thức tổng hợp Chỉ tiêu tổng hợp Hình 6.2: Màn hình khai báo cách thức tổng h ợp doanh thu bằng SubTotal. Consolidate Công cụ Consolidate cho phép tích hợp các b ảng d ữ liệu có cùng cấu trúc thành một bảng dữ liệu tổng hợp. Khi xử lý dữ liệu kế toán có thể sử dụng công cụ này đ ể lập bảng tổng hợp xuất nhập tồn quý trên cơ s ở tích h ợp
các bảng tổng hợp xuất nhập tồn của từng tháng trong quý đã lập trước đó. Hình 6.3 mô t ả màn hình khai báo cách thức tích hợp dữ liệu bằng Consolidate. Phương thức Địa chỉ các bảng dữ liệu tích hợp tham chiếu Địa chỉ bảng dữ liệu tham chiếu Hình 6.3: Màn hình khai báo cách thức tích hợp dữ liệu bằng Consolidate. AutoFilter Công cụ AutoFilter cho phép lọc ra một cách nhanh chóng các dòng dữ liệu thoả mãn điều kiện đ ịnh tr ước. Một ví dụ về việc sử dụng công cụ AutoFilter là dùng đ ể lọc ra những dòng định khoản có tài khoản ghi n ợ là 1111 hoặc để lọc ra những dòng khác rỗng trong sổ kế toán
trước khi in sổ ra máy in vì sau khi lên sổ sách kế toán, chúng thường chứa những dòng rỗng không có d ữ li ệu, vậy nên cần thực hiện thao tác trên để che đi nh ững dòng rỗng đó. Tuy nhiên, khi cần lọc dữ liệu v ới nh ững đi ều kiện phức tạp hơn người ta thường phải sử dụng đến công cụ lọc nâng cấp Advanced Filter. Chương trình Pivot Table Chương trình này cho phép tạo ra các bảng báo cáo tổng hợp theo nhiều tiêu thức khác nhau, ví d ụ báo cáo tổng hợp doanh thu theo đối tượng công nợ (khách hàng) và theo mặt hàng trong kế toán bán hàng ho ặc báo cáo công nợ theo khách hàng. HÌnh 6.4 mô t ả màn hình khai báo thông tin tổng hợp doanh thu bán hàng cho m ỗi ngày theo khách hàng và mặt hàng dựa trên bảng kê chi ti ết hóa đơn bán hàng. Hình 6.4: Màn hình khai báo cách thức tổng h ợp d ữ liệu. Bảng tổng hợp thu được có dạng như sau: Ngày HĐ 14-2-2005 Sum of Mã hàng
Doanh thu Grand Mã khách LG09 MT49 SS34 TO23 Total 225000 KH40 900000 0 4860000 8010000 160000 270000 KH45 900000 0 0 6480000 11680000 Grand 160000 495000 1134000 Total 1800000 0 0 0 19690000 Bảng 6.4: Kết quả tổng hợp doanh thu bằng Pivot Table. 6.1.5. Vấn đề an toàn và bảo mật dữ liệu và công thức trên Excel Khi triển khai công việc kế toán trên máy tính nói chung và trên Excel nói riêng cần thiết phải đề ra và tuân thủ những thủ tục liên quan đến an toàn dữ li ệu. Đó là các biện pháp nhằm giới hạn quyền truy cập đến các d ữ liệu kế toán đối với người sử dụng. Chúng được triển khai nhằm đảm bảo rằng chỉ những người có trách nhiệm và quyền hạn mới được phép sử dụng các dữ liệu liên quan, ngăn chặn có hiệu quả mọi sự truy cập bất hợp lệ từ các đối tượng không có trách nhiệm hoặc không liên quan đến hệ thống kế toán từ bên ngoài. Đối với các d ữ li ệu k ế toán có những quyền truy cập sau đây: Đ ọc d ữ li ệu, ghi dữ liệu, sửa dữ liệu và xóa dữ liệu. Việc phân quyền có thể được thực hiện cụ thể cho từng chức năng công việc và cho từng người sử dụng. Sau đây là cách thức thực hiện kiểm soát truy cập hệ thống với các mức độ khác nhau: 1. Cho phép mở và thay đổi nội dung tệp tin k ế toán • Không đặt mật khẩu 2. Cho phép mở và xem tệp tin nhưng không cho phép thay đổi nội dung tệp tin • Chọn thực đơn File\ Save As
• Chọn Tools\ General Option • Đặt mật khẩu chống thay đổi nội dung tệp tin Password to Modify: 3. Không cho phép truy cập hệ thống dù chỉ là mở để đọc tệp tin • Chọn thực đơn File\ Save As • Chọn Tools\ General Option • Đặt mật khẩu chống mở tệp tin Password to Open: Chú ý có thể sử dụng đồng thời cả hai mức bảo vệ trờn, tức là sử dụng cả hai mật khẩu trên cho t ệp tin k ế toán. Khi muốn gỡ bỏ các kiểm soát trên chỉ cần thực hiện các thao tác sau: • Chọn thực đơn File\ Save As • Chọn Tools\ General Option • Gỡ bỏ mật khẩu liên quan bằng cách xóa mật khẩu hiện thời. Dữ liệu kế toán trên các sổ kế toán được hình thành do người sử dụng gõ vào hoặc được tính bằng công thức, vậy nên việc bảo vệ dữ liệu cũng đảm bảo việc bảo vệ các công thức được sử dụng trong các bảng tính, nhằm tránh sự truy xuất ngoài ý muốn của các đối t ượng không được phép truy cập hệ thống. Tuy nhiên, nếu ch ỉ dùng các hình thức kiểm soát truy nhập trên thì vẫn ch ưa đ ảm bảo tính bảo mật cho các công thức, nghĩa là tuy ngăn chặn được sự thay đổi công thức nhưng công thức vẫn hiện ra màn hình mỗi khi chuyển chuột đến ô ch ứa công thức và như vậy cách thức xử lý dữ liệu kế toán mô tả trong công thức không được bảo mật. Để không hi ện ra công thức, cần làm các thao tác sau: • Chọn vùng chứa các công thức cần giấu • Chọn Format\ Cell\ Protection • Chọn hộp Lock và hộp Hide
• Chọn Tools\ Protect\ Protect Sheet Khi có nhu cầu hiển thị lại công thức mỗi khi chuyển chuột vào ô công thức bằng cách chọn Tools\ Unprotect worksheet. 6.2. NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC SỔ KẾ TOÁN TRÊN EXCEL Dữ liệu kế toán rất đa dạng và phong phú, liên quan đến nhiều đối tượng theo dõi cụ thể của kế toán chi tiết và có tính liên hoàn về mặt thời gian, vậy nên khi làm k ế toán trên Excel cần xác định ra các loại d ữ liệu cần qu ản trị và chiến lược quản trị các dữ liệu đó. Chuyển sổ kế toán trên Excel sang kỳ tiếp theo và lập báo cáo tài chính tổng hợp cho nhiều kỳ kế toán cũng là m ột công việc không thể thiếu và đòi hỏi độ chính xác cao. Một trong những công việc căn bản nhất khi chuyển lên kế toán Excel là việc thiết kế các bảng dữ li ệu với c ấu trúc xác định để quản lý sổ sách kế toán và các báo cáo tài chính. Định khoản trên Excel cần phải tuân th ủ nh ững quy tắc nhất định thì mới có khả năng l ập báo cáo tài chính và báo cáo thuế GTGT trên cơ sở các phát sinh đó cập nhật trước đó trong sổ kế toán máy. Việc quản lý các đối tượng theo dõi cụ thể của kế toán chi tiết như các đ ối tượng công nợ, các loại vật tư hàng hóa, các đ ối t ượng chịu chi phí cũng cần hợp lý sao cho thuận ti ện cho công việc lên các loại sổ kế toán chi tiết và tổng hợp chi tiết bằng những hàm mẫu thông dụng của Excel. Khi làm kế toán trên máy tính nói chung và trên Excel nói riêng, v ấn đề bảo mật và an toàn dữ liệu là hết sức quan trọng. Sau đây là nội dung chi tiết các vấn đề trên . 6.2.1. Thiết kế bảng tính quản trị dữ liệu kế toán Làm kế toán trên Excel, dù theo hình thức ghi s ổ nào cũng đều cần đến một hệ thống các bảng tính đ ể l ưu tr ữ các dữ liệu về dư đầu, phát sinh trong kỳ và d ư cu ối kỳ