Khi nào bạn nên dùng CC và BCC?

Chia sẻ: Bibo Bibo | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:3

Thêm vào BST

Báo xấu

76
lượt xem 1
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

CC có nghĩa là “carbon copy”- giấy than. Bạn hình dung vào thời điểm cách đây rất lâu. Sếp của bạn yêu cầu gửi bản copy báo cáo. Bạn gọi cho thư ký của mình “Sally thân mến, cô có chắc chắn rằng đã gửi bản copy báo cáo cho sếp chưa?” Sally ngồi bên chiếc máy đánh chữ Hermes và lấy vài tờ giấy than, Cô đặt nó giữa 2 tờ giấy thường. Khi cô đánh máy, chữ đánh ra sẽ in mờ lên trang giấy đặt sau tờ giấy than. Nếu bạn muốn có 3 bản sao cô...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khi nào bạn nên dùng CC và BCC?

Khi nào bạn nên dùng CC và BCC? CC có nghĩa là “carbon copy”- giấy than. Bạn hình dung vào thời điểm cách đây rất lâu. Sếp của bạn yêu cầu gửi bản copy báo cáo. Bạn gọi cho thư ký của mình “Sally thân mến, cô có chắc chắn rằng đã gửi bản copy báo cáo cho sếp chưa?” Sally ngồi bên chiếc máy đánh chữ Hermes và lấy vài tờ giấy than, Cô đặt nó giữa 2 tờ giấy thường. Khi cô đánh máy, chữ đánh ra sẽ in mờ lên trang giấy đặt sau tờ giấy than. Nếu bạn muốn có 3 bản sao cô ấy sẽ sử dụng 3 tờ giấy với 2 tờ giấy than. Bản sao đó được gọi là “bản sao giấy than”. Bạn biết giá trị của bạn như thế nào bằng bản sao bạn nhận được. Nếu bạn nhận được bản sao thứ 3, bản siêu mờ ấy, bạn biết rằng bạn chả đáng giá gì, và bạn sẽ phải làm việc cật lực để được trả lương bèo bọt. Việc CC đã từng chiếm nhiều thời gian của các công việc khác. Ngày hôm sau, bạn yêu cầu: “Hãy gửi cho quản lý cấp cao Melvin một bản sao a nhé”. “vâng, thưa sếp”, “ngay đây ạ” cô ấy hào hứng trả lời. Tuy nhiên, bên dưới mái tóc phồng, chỉ số IQ 160 của cô ấy đã được lên kế hoạch để nó biến mất bởi kẻ hủy diệt – chính là bạn. Bởi sao ra thêm tức là phải đánh máy lại toàn bộ nó bằng tay. Gửi đi những bản sao bằng giấy than rất mất việc, vì thế bạn không gửi nó nếu không có lý do cực chính đáng. Không dùng CC để truyền tin Melvin được thăng cấp. Bạn gửi 1 email. “ Chúc mứng nhé Melvin. Anh giờ đã thành trợ lý cấp cao rồi. Bạn ngồi vào phòng có cửa sổ mà Bernice đang sử dụng đấy.” Bạn CC cho Bernice để cô ấy biết chuyện gì đang diễn ra. Một vài phút sao, Bernice giận dữ đi đến văn
phòng của bạn. Và bạn phải đối mặt với những việc mà được nói là bạn đã hoang tưởng khi đặt lửa gần cửa gỗ thích dày tại văn phòng của mình. Bất cứ điều gì ảnh hưởng đến công việc, quan hệ xã hội, tiến độ công việc, chức vị hay cảm xúc an toàn của ai đó nên được thông báo trực tiếp, chứ không phải là một bản sao không được sửa soạn trước. Hơn nữa, thông báo trực tiếp để bạn có thể thay đổi cách nói khi bạn nhìn thấy phản ứng của họ. Không CC để nói cho ai đó là bạn đã hoàn thành công việc Nếu bạn đang CC cho ai đó để chỉ cho họ thấy là bạn đã hoàn thành việc mà bạn đã hứa, hãy dừng lại. Công việc của bạn là làm những gì bạn hứa, bằng thời gian mà bạn cam kết bạn sẽ làm nó. Nếu bạn muốn cho cai đó biết rằng bản báo cáo đã xong, hãy gửi email trực tiếp cho họ. “Báo cáo của tôi về vấn đề ABC đã xong. Tôi đã gửi kèm một bản sao để anh nhận xét.” Không sử dụng CC để che đi khuyết điểm của bạn. Một vài người sử dụng CC để che đậy khuyết điểm của mình. Bernice yêu cầu bạn nói với khách hàng rằng bạn đang thay đổi thời hạn thanh toán. Bạn lo ngại rằng bạn sẽ đánh mất khách hàng. Bạn gửi cho Bernice một tin với nội dung như thế và CC cho sếp. Bây giờ khi khách hàng rời đi, sếp sẽ biết rằng nó thực sự là lỗi của Bernice và nếu họ chỉ nghe bạn, mọi thứ sẽ ra sao. Có phải việc này nghe rất quen? Nếu bạn là 1 đứa trẻ 8 tuổi, bạn sẽ nhận được kết cục hàng chục lần. “Nó là lỗi của KC” “Không phải”, “thế nốt”. Gửi một email trực tiếp khi bạn cần thông báo
Thay vì CC hay BCC, gửi một tin riêng biệt. Đầu tiên, gửi thông điệp cho những đối tượng chính. Sau đó, chuyển một bản sao cho những người bạn thấy cần. Giới thiệu thư chuyển tiếp bằng cách nói cho họ vì sao bạn gửi cho họ bản sao, vì sao họ nên quan tâm, và những gì họ cần làm để đáp ứng. Đừng CC cho Bernice trong thư bạn gửi cho Melvin, thay bằng, chuyển tiếp cho cô ấy một bản sao cùng với lời giới thiệu riêng. “Bernice, cần cô giúp! Đây là tin tôi vừa gửi cho Melvin. Chúng ta cần đưa cho anh ấy phòng có cửa số của cô bởi tình trạng tiền lãi của anh ấy đang vượt tổng so với người cùng phòng, và chỗ đó lại đúng hướng nắng. Để khuyến khích, chúng ta đã thăng chức cho anh ấy. Bây giờ, thay vì giận dữ, Bernice – một cô gái tốt bụng, nhạy cảm, thông minh, quan tâm sâu sắc tới cấp dưới – sẽ chỉ vui vẻ chuyển đổi phòng.” Việc này thêm một chút việc cho bạn, nhưng bớt đi rất nhiều việc cho họ. Nó khiến bạn nghĩ một cách thông suốt vì sao bạn gửi đi thông điệp và họ sẽ thấy nó hữu dụng hay không. Bạn nên sử dụng CC khi nào? Hàng thập kỷ trước, khi sếp yêu cầu một bản sao báo cáo của bạn, bạn gửi nó đi. Đó là xứng đáng. Bây giờ CC cho bất cứ ai đòi hỏi được gửi một bản sao. Hay nếu có một cuộc hội thoại với nhiều người, CC cho mỗi người tham gia thảo luận là quá dễ. Thư điện tử là một phương tiên truyền thông mới và chúng ta vẫn đang học để sử dụng nó, Sử dụng CC và BCC một cách hạn hữu. Nếu bạn phải gửi nhiều bản sao, gửi chúng như là những thư riêng biệt cùng với lời giới thiệu phù hợp.