Kinh doanh chứng khoán_ Chương 3

Chia sẻ: Nguyễn Thanh Triều | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:30

Thêm vào BST

Báo xấu

394
lượt xem 248
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Chương 3: MÔI GIỚI VÀ TỰ DOANH CHỨNG KHOÁN 3.1. Môi giới chứng khoán 3.1.1. Khái niệm và chức năng của hoạt động môi giới chứng khoán ● Khái niệm Theo nghĩa rộng, hoạt động môi giới trong lĩnh vực chứng khoán bao gồm một số hoạt động như tiếp thị, tư vấn đầu tư chứng khoán, kí kết hợp đồng cung cấp dịch vụ cho khách hàng, mở tài khoản chứng khoán cho khách hàng, nhận các lệnh mua bán của khách hàng, thanh và quyết toán các giao dịch, cung cấp các giấy chứng nhận chứng khoán. Theo...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Kinh doanh chứng khoán_ Chương 3

Chương 3: MÔI GIỚI VÀ TỰ DOANH CHỨNG KHOÁN 3.1. Môi giới chứng khoán 3.1.1. Khái niệm và chức năng của hoạt động môi giới chứng khoán ● Khái niệm Theo nghĩa rộng, hoạt động môi giới trong lĩnh vực chứng khoán bao gồm một số hoạt động như tiếp thị, tư vấn đầu tư chứng khoán, kí kết hợp đồng cung cấp dịch vụ cho khách hàng, mở tài khoản chứng khoán cho khách hàng, nhận các lệnh mua bán của khách hàng, thanh và quyết toán các giao dịch, cung cấp các giấy chứng nhận chứng khoán. Theo nghĩa hẹp, môi giới chứng khoán là hoạt động KDCK trong đó CTCK đứng ra làm đại diện cho khách hàng tiến hành giao dịch thông qua cơ chế giao dịch trên sở giao dịch chứng khoán, hoặc thị trường OTC mà chính khách hàng sẽ phải chịu trách nhiệm đối với kết quả giao dịch đó. Người môi giới chỉ thực hiện giao dịch theo lệnh của khách hàng để hưởng phí dịch vụ, họ không phải chịu rủi ro từ hoạt động giao dịch đó. Nghiệp vụ môi giới còn được hiểu là làm đại diện - được ủy quyền thay mặt khách hàng mua bán một hoặc một số loại chứng khoán. Ở Việt Nam theo Luật chứng khoán thì nghiệp vụ môi giới chứng khoán là hoạt động trung gian hoặc đại diện mua bán chứng khoán cho khách hàng để hưởng hoa hồng. Theo quy định này thì hoạt động môi giới chỉ bao gồm các hoạt động của nhân viên giao dịch. Đó là: hướng dẫn và mở tài khoản cho khách hàng, nhận lệnh và sơ kiểm lệnh, truyền lệnh vào SGD và TTGDCK, nhận kết quả từ SGD & TTGDCK, lập báo cáo kết quả giao dịch định kì, thực hiện các dịch vụ hỗ trợ khác như cho vay cầm cố, ứng trước tiền bán chứng khoán, thu xếp tài chính… Một số lưu ý trong hoạt động môi giới chứng khoán: - Quyết định mua bán do khách hàng đưa ra. - Nhà môi giới đứng tên mình thực hiện các lệnh mua bán của khách hàng. - Nhà môi giới không chịu rủi ro bởi quyết định mua bán của khách hàng, nhưng phải chịu trách nhiệm hành chính và pháp luật với công việc của mình tùy theo mức độ vi phạm, phải tự đền bù, khắc phục hậu quả do lỗi của mình (nhập sai lệnh, không kiểm soát cẩn trọng lệnh của khách hàng dẫn đến những vi phạm luật trong quá trình thực hiện lệnh…) gây ra. - Việc hạch toán các giao dịch được thực hiện trên các tài khoản thuộc sở hữu của khách hàng. - Người môi giới chỉ được thu phí dịch vụ theo thỏa thuận trong hợp đồng. Mức 1
phí nhiều hay ít phụ thuộc vào giá trị chứng khoán được mua bán. ● Chức năng của hoạt động môi giới + Cung cấp dịch vụ với hai tư cách: - Nối liền khách hàng với bộ phận nghiên cứu đầu tư: cung cấp cho khách hàng các báo cáo nghiên cứu và các khuyến nghị đầu tư. - Nối liền những người bán và người mua: đem đến cho khách hàng tất cả các sản phẩm và dịch vụ tài chính. + Đáp ứng những nhu cầu tâm lí của khách hàng khi cần thiết: trở thành người bạn người chia sẻ những lo âu căng thẳng và đưa ra những động viên kịp thời, giúp khách hàng có quyết định tỉnh táo. + Khắc phục trạng thái xúc cảm quá mức (điển hình là sợ hãi và tham lam) để giúp khách hàng có những quyết định tỉnh táo. + Đề xuất thời điểm mua và bán hàng có lợi cho khách hàng. - Chức năng tiếp thị và bán hàng Tiếp thị nhằm tìm hiểu về công chúng đầu tư ưa thích loại chứng khoán nào để từ đó đưa ra chiến lược sản phẩm phục vụ khách hàng. - Chức năng “sản xuất” Khi nhà môi giới tiến hành một thương vụ thì quy trình giao dịch được tiến hành. Một giao dịch được xử lí như thế nào (quá trình sản xuất) là rất quan trọng vì nó chứng minh cho khách hàng thấy tính chuyên nghiệp của CTCK. - Chức năng hành chính, hỗ trợ Chức năng này trợ giúp , hỗ trợ, duy trì việc giao dịch hàng ngày của công ty. Ở các nước, để thực hiện một lệnh giao dịch thông thường có các bộ phận chức năng chủ yếu sau: (1) Bộ phận thực hiện lệnh (Order room): có trách nhiệm xử lí các lệnh mua bán và ghi chép chính xác việc thực hiện các lệnh đó. (2) Bộ phận mua và bán (Purchase and Sale): xây dựng kế hoạch mua bán chứng khoán và định hướng, điều hòa khách hàng với môi giới. (3) Bộ phận kí quỹ (Margin): đảm bảo tài khoản của khách hàng luôn trong trạng thái phù hợp với các quy định của pháp luật đầu tư kinh doanh chứng khoán và chính sách của công ty. (4) Bộ phận thủ quỹ (Cashiering): thực hiện công việc giao nhận, kho quỹ… (5) Bộphanạ quản lí hồ sơ (Stock Record): lập số hiệu và mã tài khoản, kiểm toán, luân chuyển chứng khoán. (6) Bộ phận kế toán (Accounting): thực hiện công việc hạch toán kế toán. 2
(7) Bộ phận quản lí cổ tức và tiền lãi trái phiếu. (8) Bộ phận ủy quyền (Proxy): bỏ phiếu cho khách hàng, thông tin cho khách hàng. (9) Bộ phận chứng khoán (Sale) (10) Bộ phận quản lí tài khoản mới (New Accounts) 3.1.2. Các kĩ năng của người môi giới Kĩ năng của người môi giới được thể hiện qua các kĩ năng tìm kiếm khách hàng, kĩ năng khai thác thông tin, kĩ năng truyền đạt thông tin, kĩ năng nhập lệnh và xử lí lệnh… ● Kĩ năng tìm kiếm khách hàng Có nhiều phương pháp để tìm kiếm khách hàng. Tất cả đều có hiệu lực trong 1 khoảng thời gian nào đó, và có liên quan đến sự nỗ lực và ý thức không ngừng tìm kiếm khách hàng về phía công ty. Một số phương pháp thông dụng là: sử dụng những đầu mối được gây dựng từ công ty hoặc các tài khoản chuyển nhượng lại, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, phát triển mạng lưới kinh doanh, chiến dịch viết thư, hội thảo, gọi điện làm quen,… Quy trình tìm kiếm khách hàng: (1)Xem lại bất kì một thông tin nào về một người mà bạn biết rõ và xác nhận các nhu cầu thực tế hoặc nhu cầu có thể có đối với các sản phẩm dịch vụ mà công ty cung cấp. (2) Chọn lời mở đầu phù hợp để sử dụng trong cuộc gọi điện thoại đầu tiên. Lời nói đầu này giới thiệu về công ty và các dịch vụ của công ty. (3)Xử lí các trở ngại làm dừng cuộc nói chuyện (4) Đặt các câu hỏi tìm hiểu sơ lược và tạo ra sự quan tâm của khách hàng về các sản phẩm và dịch vụ của công ty (5)Đáp ứng bất cứ một mối quan tâm nào, đồng thời thúc đẩy mối quan hệ (6)Đi bước tiếp theo, có thể là: các cuộc gọi tiếp, giới thiệu khách hàng đến bộ phận phù hợp, bố trí một cuộc gặp gỡ, gửi tài liệu… (7)Hoàn thành công việc giấy tờ thích hợp ● Kĩ năng khai thác thông tin Một trong những nguyên tắc trong hành nghề môi giới là phải hiểu khách hàng, có nghĩa là: - Nắm được các nhu cầu tài chính, các nguồn nhân lực và cả mức độ chấp nhận rủi ro của khách hàng. - Hiểu tâm lí đầu tư và cách ra quyết định đầu tư của khách hàng, hiểu được 3
những tình cảm bên trong, tình trạng sức khỏe có thể ảnh hưởng tới phản ứng của họ đối với hoạt động đầu tư. Các mục tiêu đặt ra trong quá trình khai thác thông tin: - Khai thác được những mục tiêu tài chính của khách hàng tiềm năng và các con số cụ thể cho từng mục tiêu. - Thiết lập sự đồng cảm và tạo ra hình ảnh về một nhà môi giới chuyên nghiệp trong tâm trí khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng. - Tìm ra ngôn ngữ riêng của khách hàng, các thông tin tâm lí, các tiêu thức mua và chiến lược động lực. - Xây dựng một cam kết các mục tiêu tài chính cần đạt được. Quy trình khai thác thông tin: (1) Thiết lập sự đồng cảm với khách hàng và tạo cho khách hàng sự thoải mái. (2)Phát hiện các nhu cầu, mục tiêu, các vấn đề của khách hàng. (3)Sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhu cầu/ mục đích của khách hàng. (4)Xác định các thông số cho từng nhu cầu/ mục tiêu: mất bao nhiêu thời gian, bao nhiêu tiền để đạt mục tiêu, xác định mức độ chấp nhận rủi ro… (5)Tìm hiểu những khoản đầu tư, tài sản, thu nhập hay các khoản nợ khác (6)Rà soát từng mục tiêu và thông số của mỗi mục tiêu (7) Thiết lập cuộc hẹn để bàn bạc các giải pháp có thể Ngoài các kĩ năng nêu trên nhà môi giới cần có hàng loạt kĩ năng khác như kĩ năng xử lí lệnh, kĩ năng nhập lệnh mua bán vào hệ thống… Tất cả các kĩ năng này góp phần tạo dựng hình ảnh của một nhà môi giới, tác động trực tiếp đến khả năng phát triển khách hàng, gia tăng khối lượng tài sản được quản lí, nâng cao kết quả và hiệu quả môi giới nói riêng, kinh doanh chứng khoán nói chung. ● Kĩ năng truyền đạt thông tin Theo các nhà tâm lí học, có tới trên 90% ý nghĩa của bất kì một sự truyền đạt thông tin nào đều được thể hiện bằng âm điệu trong giọng nói, bằng sự nhấn mạnh những ngôn từ được sử dụng, bằng tốc độ nói và bằng cử chỉ. Nói cách khác, kết quả truyền đạt thông tin phụ thuộc rất nhiều vào phương thức, kĩ năng truyền đạt. Các chuyên gia cũng cho rằng khoảng 90% sự phản kháng của khách hàng đếu nảy sinh từ ba nguyên nhân: - Sự nhận thức của khách hàng rằng người môi giới là người bán hàng, - Sự bất lực của người môi giới trong việc truyền đạt rõ ràng, trên quan điểm của khách hàng, - Khả năng của người môi giới trong việc thiết lập mức độ đồng cảm sâu sắc và sự 4
tin cậy của khách hàng. Vì vậy, để thành công trong hành nghề môi giới, người môi giới phải có kĩ thuật trong truyền đạt thông tin, phải biết đặt khách hàng lên trên hết và doanh thu môi giới là thứ 2. Khi gặp khách hàng lần đầu tiên, mọi cử chỉ, hành động, lời nói, kể cả trang phục… đều có tác động đến những cảm nhận của khách hàng rằng bạn có phải là nhà môi giới tài chính chuyên nghiệp không, có phải là nhà môi giới mà họ mong đợi không. Cơ hội tiếp theo để củng cố ấn tượng tích cực ban đầu là khi bạn - nhà môi giới bắt đầu truyền đạt thông tin. Làm thế nào để thể hiện được thái độ quan tâm và tính chuyên nghiệp của mình? Một số lưu ý trong truyền đạt thông tin: - Hãy nói về những mối quan tâm của khách hàng - Hãy là một người lắng nghe chăm chú - Làm cho khách hàng thấy họ quan trọng và làm điều đó 1 cách chân thành - v.v… 3.1.3. Hoạt động môi giới trên thị trường tập trung Quy trình chung: Tìm kiếm khách hàng mục tiêu Tư vấn hướng dẫn đầu tư chứng khoán Chăm sóc khách hàng Báo cáo kết quả thực hiện Khi cung cấp dịch vụ môi giới, CTCK phải triển khai các hoạt động sau: 3.1.3.1 Mở, quản lí và đóng tài khoản ● Mở tài khoản Để thực hiện giao dịch mua bán chứng khoán cho khách hàng, CTCK phải làm thủ tục mở tài khoản giao dịch cho từng khách hàng trên cơ sở giấy đề nghị mở tài khoản của khách hàng (theo mẫu quy định). 5
Nội dung chính của giai đoạn này là kí hợp đồng mở tài khoản giao dịch chứng khoán với khách hàng, thông báo mở tài khoản cho khách hàng, khai báo tài khoản vào phần mềm, sổ theo dõi, báo cáo và mở tài khoản lưu kí chứng khoán cho khách hàng. Yêu cầu: để thực hiện tốt nghiệp vụ mở tài khoản, nhân viên môi giới phải nắm vững các quy định của nhà nước về thực thi pháp luật nói chung, TTCK nói riêng. Phải hiểu rõ các quy định về giao dịch của các SGD và TTGDCK để giải đáp các thắc mắc của khách hàng. Hiểu rõ được nhu cầu đầu tư của khách hàng, qua đó nếu thấy khách hàng cần tư vấn sẽ giới thiệu tới chuyên viên tư vấn đầu tư. Phải luôn thể hiện một phong cách phục vụ tốt nhất và sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng nhất là những khách hàng mới gia nhập thị trường. Quy trình hướng dẫn mở tài khoản cho khách hàng Gặp gỡ hướng dẫn khách hàng mở tài khoản Kí hợp đồng mở tài khoản Lưu kí tiền và chứng khoán Theo dõi tài khoản và lập báo cáo Bước 1: Gặp gỡ khách hàng mở tài khoản - Nhân viên môi giới gặp gỡ khách hàng có nhu cầu mở tài khoản, - Hướng dẫn khách hàng điền vào Giấy yêu cầu mở tài khoản, giới thiệu các điều khoản về hợp đồng giao dịch, sao chụp giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, giấy đăng kí kinh doanh đối với khách hàng là tổ chức, kiểm tra tính chính xác và hợp lệ. - Kiểm tra số hợp đồng, số tài khoản (không trùng với số đã cấp và đúng quy định). Bước 2: Kí hợp đồng mở tài khoản Trong bước này, nhân viên môi giới có trách nhiệm: - Tập hợp hồ sơ khách hàng và gửi cho khách hàng bộ hồ sơ gồm: Giấy yêu cầu mở tài khoản, hợp đồng giao dịch chứng khoán, giấy đăng kí giao dịch qua điện thoại, internet (nếu cần), hướng dẫn giao dịch qua điện thoại, internet (nếu cần), hướng dẫn giao dịch trực tiếp. 6
- Hướng dẫn khách hàng đọc cẩn thận và điền đầy đủ các thông tin cần thiết vào bộ hồ sơ và chuyển lại cho nhân viên môi giới. - Nhận lại bộ hồ sơ và yêu cầu khách hàng xuất trình các giấy tờ: Khách hàng trong nước: + Đối với khách hàng cá nhân: xuất trình CMND + Đối với khách hàng là tổ chức: xuất trình giấy phép thành lập, giấy phép đăng kí kinh doanh, giấy bổ nhiệm giám đốc (chủ tài khoản), giấy ủy quyền, giấy bổ nhiệm kế toán trưởng (trong trường hợp giám đốc cần chữ kí của cả chủ tài khoản và kế toán trưởng). Khách hàng là các nhân hoặc tổ chức nước ngoài: Nhân viên môi giới hướng dẫn khách hàng làm một bộ hồ sơ xin cấp mã số giao dịch để gửi lên trung tâm lưu kí chứng khoán. + Hồ sơ dành cho nhà đầu tư cá nhân: đơn xin cấp mã số kinh doanh chứng khoán cho cá nhân (1 bản), tờ khai sơ lược bản thân có xác nhận của cơ quan hữu quan. + Hồ sơ dành cho tổ chức đầu tư: đơn xin cấp mã số kinh doanh chứng khoán cho tổ chức (1 bản), tờ khai sơ lược về tổ chức có xác nhận của cơ quan hữu quan, tờ khai sơ lược về bản thân người được ủy quyền, bản sao giấy phép thành lập công ty có xác nhận sao y bản chính của cơ quan hữu quan, biên bản họp hội đồng quản trị đồng ý ủy quyền cho người đại diện tổ chức để giao dịch chứng khoán có xác nhận của cơ quan hữu quan. Khi nộp hồ sơ xin cấp mã kinh doanh chứng khoán, khách hàng gửi các tờ khai tiếng Anh, hoặc tiếng quốc gia đó và bản dịch do công chứng nhà nước xác nhận. Nếu các chứng từ trên được xác nhận bởi lãnh sứ quán của quốc gia đó tại Việt Nam thì toàn bộ chứng từ sẽ nộp tại Sở ngoại vụ để xác nhận, sau đó chuyển hồ sơ cho công chứng nhà nước dịch. Nếu chứng từ trên được xác nhận bởi lãnh sứ quán Việt Nam tại quốc gia đó thì chuyển ngay hồ sơ cho công chứng nhà nước dịch. Nhân viên môi giới cần tìm hiểu chi tiết từng công việc cụ thể để hỗ trợ cho khách hàng hoàn tất thủ tục xin cấp mã kinh doanh chứng khoán và đại diện khách hàng nộp. Đồng thời hướng dẫn khách hàng mở tài khoản ngoại tệ tại ngân hàng có chức năng lưu kí, cấp thẻ giao dịch cho khách hàng và lưu giữ hồ sơ của khách hàng trên hệ thống máy tính nội bộ. Hợp đồng mở tài khoản giao dịch chứng khoán không được chứa đựng những thỏa thuận nhằm trốn tránh nghĩa vụ pháp lí của CTCK, thỏa thuận hạn chế phần bồi thường của CTCK mà không có lí do chính đáng, hoặc chuyển rủi ro từ CTCK sang khách hàng, thỏa thuận buộc khách hàng thực hiện nghĩa vụ bồi thường một cách không công bằng, các thỏa thuận gây bất lợi không công bằng cho khách hàng. 7
CTCK có nghĩa vụ giải thích nội dung hợp đồng mở tài khoản giao dịch và các thủ tục có liên quan khi thực hiện giao dịch chứng khoán cho khách hàng, tìm hiểu khả năng tài chính, khả năng chịu đựng rủi ro và kì vọng lợi nhuận thu được của khách hàng. Theo chế độ hiện hành ở VN, CTCK có nhiệm vụ cập nhật thông tin về khả năng tài chính, khả năng chịu đựng rủi ro, kì vọng lợi nhuận của khách hàng, thân nhân của khách hàng tối thiểu 6 tháng/ lần. Trước nhu cầu đa dạng của nhà đầu tư, các CTCK cũng có thể cung cấp các dịch vụ đa dạng dưới các hình thức tài khoản giao dịch khác nhau. Tài khoản giao dịch bao gồm 1 số loại chính như: tài khoản thông thường, tài khoản tư vấn, tài khoản ủy thác, tài khoản tiền mặt, tài khoản kí quỹ… Nếu khách hàng chỉ yêu cầu công ty chứng khoán đơn thuần cung cấp dịch vụ môi giới trong giao dịch mua, bán chứng khoán thì mở tài khoản thông thường. Đối với những nhà đầu tư chưa có đủ những kiến thức, kinh nghiệm cần thiết trong việc phân tích đầu tư chứng khoán và tự mình đưa ra các quyêt định thì nên mở tài khoản tư vấn. Nếu nhà đầu tư muốn ủy thác toàn quyền cho một chuyên gia đầu tư của công ty chứng khoán (người quản lý tài khoản) trong việc mua , bán chứng khoán cho mình mà không cần phải thông báo, hoặc được sự chấp thuận trước của chủ tài khoản thì mở tài khoản ủy thác. Việc mua, bán chứng khoán của người quản lý tài khoản được thực hiện trong phạm vi những điều kiện quy định trong hợp đồng. Tài khoản tiền mặt dùng trong các giao dịch thông thường, loại tài khoản này quy định việc thanh toán phải được thực hiện vào trước hay đúng thời điểm thanh toán. Nói cách khác, nhà đầu tư phải có đủ tiền, chứng khoán để thanh toán các giao dịch mua bán chứng khoán. Tài khoản kí quỹ được sử dụng trong các giao dịch kí quỹ (còn gọi giao dịch trả chậm, giao dịch bảo chứng). Giao dịch kí quỹ (Margin trading) là việc mua hoặc bán chứng khoán trong đó người đầu tư chỉ có 1 phần tiền hoặc chứng khoán, phần còn lại do CTCK cho vay. Giao dịch kí quỹ có 2 loại: mua kí quỹ (margin purchase) và bán khống (short sell). Bước 3: Lưu kí tiền và chứng khoán cho khách hàng CTCK phải lưu giữ tiền và chứng khoán cho khách hàng vào tài khoản tiền và tài khoản chứng khoán của khách hàng. CTCK phải quản lí tiền gửi giao dịch chứng khoán của khách hàng tách biệt tiền của công ty và công ty không được trực tiếp nhận tiền giao dịch chứng khoán của khách hàng. Khách hàng của CTCK phải mở tài khoản tiền gửi tại NHTM do CTCK lựa chọn. CTCK phải báo cáo UBCKNN danh sách các NHTM cung 8
cấp dịch vụ thanh toán cho mình trong thời gian quy định (ở Việt nam hiện nay là 3 ngày) sau khi kí hợp đồng sử dụng dịch vụ thanh toán với NHTM. Bước 4: Theo dõi tài khoản và lập báo cáo Nhân viên môi giới có trách nhiệm theo dõi sự biến động của số dư trên tài khoản của khách hàng theo tháng, hạn mức tiền và chứng khoán được phép giao dịch. Báo cáo về số dư tài khoản của khách hàng và hạn mức tiền chứng khoán được phép giao dịch khi cần thiết hoặc theo yêu cầu. Thực hiện các quyền có liên quan trên số chứng khoán của khách hàng. ● Quản lí tài khoản Nhân viên kế toán giao dịch có trách nhiệm theo dõi trạng thái tài khoản của khách hàng. Thực hiện các quyền liên quan trên số dư chứng khoán của khách hàng (nhận cổ tức, tham gia đại hội cổ đông khi có yêu cầu của khách hàng…). Lập báo cáo về trạng thái tài khoản của khách hàng khi cần thiết và theo yêu cầu. Cung cấp thông tin về tài khoản của khách hàng khi có yêu cầu. Quy trình thu chi tiền do kế toán thực hiện: Quy trình nộp tiền Bước 1: căn cứ vào yêu cầu của khách hàng, kế toán viên lập giấy nộp tiền (2 liên). Bước 2: hướng dẫn khách hàng điền đầy đủ các thông tin vào giấy nộp tiền và kí nhận. Bước 3: kế toán viên kiểm tra các thông tin trên giấy nộp tiền của khách hàng để đảm bảo các thông tin đã được điền đầy đủ, chính xác và thực hiện việc kiểm đếm tiền. Bước 4: khi số tiền kiểm đếm đã khớp với số tiền cần nộp theo yêu cầu của khách hàng, kiểm toán viên thực hiện việc nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán và ghi có vào tài khoản của khách hàng. Bước 5: kế toán trưởng kí xác nhận vào giấy nộp tiền (2 liên) và đóng dấu. Giấy nộp tiền sẽ được trao lại cho khách hàng giữ 1 liên, phòng kế toán công ty giữ 1 liên. Quy trình rút tiền Khách hàng đến rút tiền phải xuất trình CMND/ hộ chiếu Bước 1: căn cứ vào yêu cầu của khách hàng, kế toán viên kiểm tra số dư trên tài khoản tiền của khách hàng, nếu số dư ≥ số tiền mà khách hàng yêu cầu thì lập giấy lĩnh tiền mặt (2 liên). Bước 2: hướng dẫn khách hàng điền đầy đủ các thông tin vào giấy lĩnh tiền và kí xác nhận. 9
Bước 3: kế toán viên kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của các thông tin trên giấy lĩnh tiền, nhập dự liệu vào phần mềm kế toán và ghi nợ vào tài khoản của khách hàng. Bước 4: kế toán trưởng kí xác nhận vào giấy lĩnh tiền, đóng dấu và giao tiền cho khách hàng. Giấy lĩnh tiền trao cho khách hàng giữ 1 liên, phòng kế toán công ty giữ 1 liên. Khách hàng khi nhận tiền phải kiểm đếm ngay trước mặt kế toán viên và sau khi ra khỏi công ty, công ty sẽ không chịu trách nhiệm về bất kì sự cố nào của khách hàng. Quy trình chuyển tiền Bước 1: căn cứ vào ủy nhiệm chi hợp lệ (ghi đầy đủ và đúng theo mẫu, có đủ 2 liên), kế toán kiểm tra đối chiếu mẫu dấu, chữ kí đã đăng kí, tên tài khoản, số tiền bằng số và bằng chữ, nhập số liệu vào máy để hạch toán, kí tên và trả lại cho khách hàng 1 liên. Bước 2: chuyển ủy nhiệm chi đã hạch toán sang bộ phận kiểm soát, kiểm soát trên máy và kí kiểm soát. Quy trình thu chi tiền mặt do thủ quỹ thực hiện Quy trình thu tiền mặt Bước 1: thủ quỹ nhận giấy nộp tiền, phiếu thu và bản kê các loại tiền của khách hàng do kế toán chuyển đến bằng đường dây nội bộ, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, đối chiếu số tiền bằng số, bằng chữ ghi trên chứng từ thu phải khớp đúng với số tiền ghi trên bảng kê. Bước 2: căn cứ vào chứng từ, bảng kê nộp tiền đã có chữ kí của khách hàng và kế toán để nhận toàn bộ số tiền của khách hàng nộp cùng một lúc, gồm đủ các loại tiền theo bó chẵn, tờ lẻ. Bước 3: đếm tiền mặt theo tờ (đối với tiền giấy) và theo từng đơn vị (đối với tiền kim loại). Đếm loại nào theo loại đó và đánh dấu theo dõi trên bảng kê, theo phương thức đếm bó chẵn trước rồi đếm tờ lẻ sau. Khi cắt dây từng bó tiền ra đếm tờ, phải giữ nguyên niêm phong bó tiền đó của khách hàng (nếu có) để làm căn cứ khi phát hiện thừa, thiếu. Nếu thừa, khách hàng nhận lại số tiền thừa và kí xác nhận số trả tiền thừa. Nếu thiếu, khách hàng phải bù tiền vào cho đủ, nếu không có thì báo với khách hàng và kế toán để lập lại phiếu nộp tiền. Bước 4: kiểm tra lại toàn bộ số tiền đã khớp với bản kê, thao từng loại và tổng số tiền đã nhận đủ. Bước 5: toàn bộ số tiền đã đếm kiểm được đóng bó và bảo quản trong két sắt của công ty. Bước 6: ghi sổ quỹ theo đúng số tiền đã nhận. 10
Bước 7: kí tên và đóng dầu “đã thu tiền” lên chứng từ và bảng kê. Bước 8: giao liên 2 chứng từ cho khách hàng và lưu lại bảng kê, phân loại tiền theo chế độ quy định, liên 1 chuyển bộ phận kế toán. Quy trình chi tiền mặt Bước 1: nhận và kiểm soát chứng từ của người nhận tiền do kế toán chuyển sang, bao gồm các yếu tố sau: - Số chứng từ, ngày tháng năm, họ tên, số CMND, hộ chiếu, - Số tiền bằng số, bằng chữ khớp đúng, - Có đầy đủ chữ kí của cán bộ có trách nhiệm cho lĩnh tiền. Bước 2: lập bảng kê phân loại tiền chi trả (căn cứ vào các loại tiền hiện có tại quỹ) tự kiểm soát tổng số tiền chi ra trên chứng từ phải khớp đúng với số tiền của các loại tiền trên bảng kê. Bước 3: chuẩn bị tiền mặt theo bảng kê đã lập. Bước 4: kiểm đếm tiền mặt đúng với số tiền ghi trên chứng từ. Bước 5: ghi sổ quỹ số tiền đã chi và kí tên vào chứng từ, bảng kê. Bước 6: mời khách hàng đã nhận tiền theo đúng người ghi trên chứng từ và CMND, yêu cầu khách hàng kí vào chứng từ và bảng kê trước khi phát tiền. Bước 7: phát tiền cho khách hàng và chứng kiến khách hàng đếm lại tiền. Bước 8: đóng dấu “đã chi tiền” lên chứng từ, bảng kê, trả lại khách hàng liên 2 (nếu có) chuyển liên 1 cho bộ phận kế toán lưu vào bảng kê theo quy định. ● Đóng tài khoản Xác nhận yêu cầu Kiểm tra, xét duyệt Khai báo và lưu trữ Bước 1: xác nhận yêu cầu đóng tài khoản của khách hàng Nhân viên môi giới cung cấp Giấy yêu cầu đóng tài khoản cho khách hàng có yêu cầu, hướng dẫn khách hàng điền các thông tin vào giấy đóng tài khoản, kiểm tra tính hợp lệ và hướng dẫn khách hàng tới bộ phận kế toán và ngân quỹ để làm thủ tục chi trả tiền, chứng khoán cho khách hàng. Bước 2: kiểm tra xét duyệt Sau khi đưa hồ sơ cho khách hàng kiểm tra, trưởng hoặc phó phòng môi giới kiểm 11
soát tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ và kí duyệt. Bước 3: Khai báo và lưu trữ Nhân viên môi giới nhận lại hồ sơ, ghi hồ sơ và khai báo vào phần mềm, vào sổ theo dõi khách hàng, xóa tài khoản của khách hàng. Hồ sơ khách hàng vẫn phải được lưu trữ tại phòng môi giới trong thời gian 1 năm và sau đó chuyển vào kho lưu trữ của công ty. 3.1.3.2 Lưu kí chứng khoán Tùy theo lệnh giao dịch của khách hàng, sau khi hoàn tất giao dịch, chứng khoán có thể được trao cho khách hàng (văn bản bằng giấy) và khách hàng tự quản lí, hoặc đưa vào gửi (lưu kí biệt lập) tại CTCK, hoặc đưa vào lưu kí riêng hay lưu kí tổng hợp. Lưu kí chứng khoán là hoạt động lưu giữ, bảo quản, chuyển giao chứng khoán cho khách hàng và giúp khách hàng thực hiện các quyền liên quan đến sở hữu chứng khoán: quyền nhận cổ tức, ghi chép theo dõi những thay đổi về tình hình đăng kí, lưu kí chứng khoán... Thông thường để tạo thuận lợi cho các giao dịch và tạo lợi thế cho khách hàng (thời gian và chi phí), các CTCK đều tư vấn cho khách hàng mở tài khoản lưu kí. Riêng trường hợp mua bán chứng khoán tại các TTCK tập trung thì việc lưu kí chứng khoán là quy định bắt buộc, bởi việc mua bán không thực hiện theo nguyên tắc trao tay. Do đó, nếu nhà đầu tư đã sở hữu và nắm giữ chứng khoán phải đem lưu kí chứng khoán tại CTCK mới có thể đặt lệnh bán số chứng khoán này trên TTCK tập trung. Để mở tài khoản lưu kí, khách hàng phải kí hợp đồng lưu kí chứng khoán và CTCK sẽ mở tài khoản lưu kí cho khách hàng. Mọi tác nghiệp do CTCK tự đảm nhiệm. Khi khách hàng mua chứng khoán, CTCK sẽ chuyển chứng khoán vào tài khoản lưu kí của khách hàng và chuyển cho khách hàng bản trích lục lưu kí. Khi lệnh bán chứng khoán của nhà đầu tư được thực hiện, CTCK sẽ hạch toán giảm số dư chứng khoán tại tài khoản lưu kí. Yêu cầu đối với việc cung cấp dịch vụ lưu kí chứng khoán - Thực hiện đầy đủ các điều kiện cần thiết theo quy định của pháp luật, - Đảm bảo tính an toàn, chính xác và cẩn thận trong suốt quá trình thực hiện, - Không tiết lộ thông tin về tài khoản giao dịch của khách hàng, - Phải quản lí tách biệt CK của mỗi khách hàng và tài khoản của khách hàng với CK của công ty. 12
Quy trình triển khai nghiệp vụ lưu kí Tiếp nhận hồ sơ lưu kí chứng khoán Tái lưu kí tại trung tâm lưu kí chứng khoán Thực hiện quyền sở hữu chứng khoán lưu kí Thu phí dịch vụ lưu kí chứng khoán Lập báo cáo khi có yêu cầu Bước 1: tiếp nhận hồ sơ lưu kí chứng khoán + Đối với chứng khoán là chứng chỉ vật chất: - Nhân viên môi giới gặp gỡ và hướng dẫn khách hàng điền phiếu gửi chứng khoán, bảng kê khai chứng chỉ chứng khoán kí gửi, chứng kiến trực tiếp khách hàng kí phiếu, yêu cầu khách hàng cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết (chữ kí, CMND, số tài khoản…). - Tiếp nhận hồ sơ, chứng chỉ chứng khoán và kiểm tra tính chính xác của hồ sơ và chứng khoán kí gửi. - Lập hồ sơ, ghi sổ theo dõi và chuyển vào kho lưu giữ. + Đối với chứng khoán ghi sổ - Gặp gỡ và hướng dẫn khách hàng làm thủ tục kí gửi, yêu cầu khách hàng cung cấp đầy đủ thông tin (chữ kí, CMND, số tài khoản…). - Tiếp nhận hồ sơ: sổ cổ đông (có chữ kí và con dấu của tổ chức phát hành), giấy yêu cầu chuyển khoản chứng khoán (có chữ kí của tổ chức lưu kí trước đó đồng ý cho khách hàng chuyển chứng khoán sang lưu kí tại công ty). - Lập và lưu giữ hồ sơ khách hàng. Bước 2: tái lưu kí tại trung tâm lưu kí chứng khoán CTCK lập hồ sơ lưu kí theo quy định, mang hồ sơ và chứng chỉ chứng khoán tới TTLKCK làm thủ tục tái lưu kí trong khoảng thời gian quy định (ở VN: 1 ngày làm việc) kể từ ngày nhận được CK của khách hàng. Bước 3: Thực hiện các quyền liên quan về chứng khoán sở hữu CTCK có trách nhiệm thông báo kịp thời, đầy đủ cho khách hàng về những quyền 13
lợi phát sinh liên quan đến CK của khách hàng. Việc gửi, rút, chuyển khoản chứng khoán thực hiện theo lệnh của khách hàng và theo quy định về đăng kí, lưu kí, bù trừ và thanh toán CK. Quyền rút chứng khoán Đối với chứng khoán dưới dạng vật chất: - Nhân viên môi giới tiếp nhận yêu cầu rút chứng khoán của khách hàng, - Kiểm tra tính chính xác của yêu cầu (chữ kí, CMND, số tài khoản…), - Trình trưởng, hoặc phó phòng xem xét yêu cầu của khách hàng và kí duyệt, - Lập giấy hẹn với khách hàng, - Lập hồ sơ rút chứng khoán tại TTLKCK và trình trưởng (phó) phòng kí duyệt, - Mang hồ sơ đến TTLK và nhận giấy hẹn của TTLKCK - Đến TTLKCK và nhận lại số CK yêu cầu rút - Hoàn trả chứng khoán cho khách hàng Quyền quản lí và chuyển giao chứng khoán - Thực hiện giao dịch chứng khoán cho khách hàng, - Bộ phận kế toán giao dịch thực hiện bù trừ, thanh toán chứng khoán và tiền cho khách hàng, - Nhận giấy xác nhận kết quả giao dịch và đối chiếu so sánh với các lệnh đã lưu, - Thông báo kết quả cho khách hàng. Quyền tham gia đại hội cổ đông - Nhận thông báo về ngày đăng kí danh sách người sở hữu chứng khoán từ TTLKCK và tổ chức phát hành. - Lập danh sách người sở hữu chứng khoán, - Chuyển danh sách người sở hữu chứng khoán tới TTLKCK và tổ chức phát hành, - Nhận giấy thông báo quyền tham gia đại hội cổ đông của tổ chức phát hành và giấy phân bổ quyền từ TTLKCK, - Chuyển giấy thông báo quyền tham gia đại hội cho khách hàng, - Lưu hồ sơ. Quyền nhận cổ tức - Nhận thông báo trả cổ tức từ tổ chức phát hành và giấy phân bổ quyền của TTLKCK, - Lập giấy đề nghị thanh toán cổ tức gửi TTLKCK và tổ chức phát hành, - Nhận báo cáo thanh toán cổ tức từ TTLKCK, - Hạch toán kết quả vào tài khoản của khách hàng, - Thông báo kết quả cho khách hàng và lưu hồ sơ. 14
Bước 4: Thu phí dịch vụ lưu kí chứng khoán Nhân viên môi giới tính toán và thu phí dịch vụ lưu kí từ khách hàng Bước 5: lập các báo cáo theo yêu cầu Theo định kì quy định, nhân viên môi giới lập các báo cáo tổng hợp theo mẫu của các cơ quan quản lí và của từng công ty và gửi báo cáo theo các quy định về quản lí hoạt động LKCK. Ở Việt Nam hiện nay, theo Luật chứng khoán, công ty chứng khoán được cấp Giấy chứng nhận hoạt động lưu ký theo quy định của Luật Chứng khoán, được thực hiện cung cấp các dịch vụ: lưu ký và thanh toán các giao dịch chứng khoán cho khách hàng; đăng ký chứng khoán đối với các chứng khoán phát hành riêng lẻ; làm đại lý chuyển nhượng theo yêu cầu của tổ chức phát hành đối với các chứng khoán phát hành riêng lẻ. Quyền và nghĩa vụ của công ty chứng khoán trong hoạt động đăng ký chứng khoán: - Ghi chép chính xác, đầy đủ và cập nhật thông tin về các chứng khoán đã đăng ký lưu ký. - Bảo quản, lưu trữ, thu thập và xử lý số liệu liên quan đến đăng ký chứng khoán. - Thực hiện kiểm soát nội bộ nhằm bảo vệ khách hàng hoặc người sở hữu chứng khoán. - Lên danh sách người sở hữu chứng khoán có chứng khoán lưu ký tại công ty chứng khoán và theo dõi tỷ lệ nắm giữ chứng khoán của người sở hữu chứng khoán phù hợp với quy định của pháp luật. - Xây dựng quy trình đăng ký chứng khoán tại công ty. - Cung cấp dịch vụ chuyển quyền sở hữu chứng khoán đối với các chứng khoán phát hành riêng lẻ theo yêu cầu của tổ chức phát hành. - Thu phí đối với khách hàng sử dụng dịch vụ đăng ký chứng khoán theo quy định của pháp luật. Việc quản lý tài khoản lưu ký chứng khoán cho khách hàng của công ty chứng khoán được cấp Giấy chứng nhận hoạt động lưu ký theo nguyên tắc sau đây: - Mỗi khách hàng chỉ được phép mở một tài khoản lưu ký chứng khoán và mọi bút toán thanh toán được thực hiện qua tài khoản này; - Tài khoản lưu ký chứng khoán của khách hàng phải tách biệt với tài khoản lưu ký chứng khoán của chính công ty; - Công ty không được sử dụng chứng khoán trong tài khoản lưu ký chứng khoán của khách hàng vì lợi ích của bên thứ ba hoặc vì lợi ích của chính thành viên lưu ký; - Công ty không được sử dụng chứng khoán của khách hàng để thanh toán các 15
khoản nợ của chính mình hoặc của tổ chức, cá nhân khác. 3.1.3.3 Thực hiện các giao dịch mua bán chứng khoán cho khách hàng tại CTCK ● Chuẩn bị trước khi giao dịch Trước phiên giao dịch đầu tiên trong ngày, nhân viên môi giới phải chuẩn bị các các công cụ và tài liệu cần thiết cho hoạt động giao dịch: - Phiếu lệnh: lệnh mua, lệnh bán, lệnh hủy, tránh để xảy ra tình trạng thiếu phiếu lệnh cho khách hàng đến đặt lệnh. - Chứng từ kí sẵn đối với những giao dịch qua điện thoại. - Sổ lệnh, - Bảng mã các chứng khoán, - Bảng giá tham chiếu, giá sàn, giá trần. - Nhân viên môi giới và IT kiểm tra lại đường truyền hệ thống máy vi tính, máy chiếu, điện thoại; chuẩn bị máy phát điện, nguyên vật liệu chạy máy phát đề phòng trường hợp bị mất điện không làm ngắt quãng quá trình giao dịch. Lường trước những khả năng bất thường có thể xảy ra để chủ động xử lí, đảm bảo thực hiện cùng nhịp với các quá trình ở SGD và TTGDCK. ● Quy trình giao dịch Nhận lệnh mua bán từ khách hàng Truyền lệnh cho đại diện tại sàn Nhận kết quả thu được tại sàn Thông báo kết quả tới khách hàng Bước 1: nhận lệnh mua bán từ khách hàng Tùy theo quy định về giao dịch chứng khoán của cơ quan quản lí nhà nước, CTCK có thể nhận lệnh của khách hàng dưới các hình thức như: lệnh bằng văn bản (đặt lệnh trực tiếp), lệnh nói (gọi điện thoại), lệnh bằng các dữ liệu điện tử. Khi nhận được lệnh của khách hàng, nhân viên môi giới phải kiểm tra tính hợp lệ của lệnh. + Trường hợp khách hàng đến giao dịch trực tiếp tại công ty - Kiểm tra CMND, thẻ giao dịch của khách hàng - Kiểm tra tính hợp lệ của lệnh: kiểm tra đối chiếu chữ kí, số tài khoản của khách 16
hàng với hồ sơ mở tài khoản. CTCK chỉ nhận Phiếu lệnh của khách hàng khi phiếu lệnh đã điền đầy đủ, chính xác các thông tin theo mẫu phiếu lệnh của công ty (ngày giao dịch, tên đầy đủ của khách hàng hoặc người được ủy thác, số tài khoản, mã chứng khoán, số lượng chứng khoán, giá…). Trong trường hợp các thông tin ghi trên phiếu lệnh không khớp với hồ sơ khách hàng hoặc không đúng theo quy định thì nhân viên môi giới trả lại phiếu lệnh cho khách hàng và yêu cầu khách hàng bổ sung hoặc làm lại. Không chấp nhận phiếu lệnh bị rách, tẩy xóa. + Trường hợp khách hàng đặt lệnh qua điện thoại Nhân viên môi giới nhận lệnh của khách hàng qua điện thoại của công ty có gắn bộ phận ghi âm và phải ghi âm lại khi nhận lệnh. Việc nhận lệnh qua điện thoại được thực hiện như sau: - Nhận điện thoại và bật máy ghi âm, - Kiểm tra mật mã, đối chiếu số điện thoại gọi đến với số điện thoại khách hàng đã đăng kí giao dịch theo hợp đồng (khách hàng khi đăng kí đặt lệnh qua điện thoại sẽ tạo một mật mã để thực hiện giao dịch). Nếu khớp đúng thì yêu cầu khách hàng đọc rõ ràng nội dung lệnh đặt để ghi vào phiếu lệnh: họ tên, số CMND, số tài khoản, mã chứng khoán, số lượng, giá, phiên giao dịch. Nếu không khớp đúng thì từ chối nhận lệnh. - Sau khi nghe xong toàn bộ yêu cầu của khách hàng, nhân viên môi giới phải nhắc lại toàn bộ yêu cầu của khách hàng để đảm bảo chắc chắn mọi yêu cầu của khách hàng đã được ghi nhận đầy đủ, chính xác, không thiếu hoặc nhầm lẫn. - Băng ghi âm phải được bảo quản và lưu giữ cho đến khi giao dịch hoàn tất. + Trường hợp đặt lệnh qua fax - Lệnh chuyển qua fax phải theo đúng mẫu phiếu lệnh của công ty và cũng phải điền đầy đủ, chính xác các thông tin theo quy định. - Nhân viên môi giới kiểm tra tính chính xác của các thông tin. - Lưu giữ bản fax và bảo quản cho đến khi hoàn tất giao dịch. Để đảm bảo an toàn khi thực hiện nghiệp vụ môi giới, tránh những xung đột không đáng có, các CTCK thường yêu cầu các khách hàng đặt lệnh từ xa (gọi điện thoại, gửi fax…) gửi lại phiếu lệnh gốc trong ngày giao dịch. Nếu vì những lí do chính đáng, khách hàng không thể gửi phiếu lệnh trong ngày thì nhân viên môi giới phải báo cáo với cấp quản trên để có biện pháp xử lí. Đối với lệnh hủy: nhân viên môi giới đối chiếu với lệnh gốc và thực hiện hủy lệnh trong hệ thống của công ty, thông báo cho đại diện tại sàn để hủy lệnh tại hệ thống của SGD & TTGDCK. Trường hợp lệnh hủy không kịp thì báo lại ngay cho khách hàng (nếu là lệnh hủy theo yêu cầu của khách hàng), báo cho trưởng phòng để có biện pháp xử 17
lí (nếu lệnh hủy do sai sót của nhân viên môi giới). Phiếu lệnh giao dịch phải được người môi giới của công ty chứng khoán ghi nhận số thứ tự và thời gian (ngày, giờ, phút) nhận lệnh tại thời điểm nhận lệnh. CTCK phải thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác lệnh giao dịch của khách hàng, phải lưu trữ các phiếu lệnh của khách hàng theo quy định của pháp luật. Sau khi kiểm tra lệnh của khách hàng, nhân viên môi giới nhập lệnh vào hệ thống, đối chiếu thông tin về khách hàng và kiểm tra số dư: - Đối với lệnh mua: kiểm tra tài khoản của khách hàng xem có đủ tiền kí quỹ theo quy định không? Tiền kí quỹ phải có = Giá trị lệnh mua x Tỉ lệ kí quỹ + Phí môi giới Nếu không đủ tiền kí quỹ, nhân viên môi giới yêu cầu khách hàng nộp thêm hoặc viết lại phiếu lệnh. - Đối với lệnh bán: kiểm tra tài khoản chứng khoán của khách hàng xem số lượng chứng khoán đặt bán có trong tài khoản lưu kí của khách hàng? Số lượng chứng khoán lưu kí phải ≥ số lượng chứng khoán đặt bán x tỉ lệ kí quỹ Trong đó tỉ lệ kí quỹ do luật định trong từng thời kì. Ở Việt Nam hiện nay, tỉ lệ kí quỹ đối với giao dịch mua là 70%, đối với giao dịch bán: do chưa cho phép thực hiện giao dịch bán khống nên số lượng chứng khoán lưu kí tối thiểu phải bằng lượng chứng khoán đặt bán. Nếu khách hàng không đủ chứng khoán kí quỹ thì yêu cầu khách hàng viết lại phiếu lệnh. Sau khi kiểm tra, nếu lệnh mua bán của khách hàng đủ điều kiện giao dịch, nhân viên môi giới kí vào phiếu lệnh và chuyển cho đại diện sàn để truyền lệnh vào SGD, TTGDCK. Số tiền và chứng khoán kí quỹ chỉ bị phong tỏa cho đến hết phiên giao dịch. Trường hợp khách hàng mở tài khoản lưu kí tại thành viên lưu kí không phải là thành viên giao dịch, thành viên giao dịch và thành viên lưu kí phải kí hợp đồng thỏa thuận trách nhiệm bảo đảm nguyên tắc thành viên giao dịch chịu trách nhiệm thực hiện lệnh giao dịch, thành viên lưu kí chịu trách nhiệm kiểm tra tỉ lệ kí quỹ chứng khoán của khách hàng và đảm bảo thanh toán cho khách hàng theo quy định pháp luật. Trường hợp nhận lệnh giao dịch của khách hàng qua internet, qua điện thoại, qua fax, công ty chứng khoán phải tuân thủ: + Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn, đảm bảo có ghi nhận thời điểm 18
nhận lệnh; + Đối với lệnh nhận qua điện thoại, fax, công ty chứng khoán phải đảm bảo nguyên tắc: xác nhận lại với khách hàng trước khi nhập lệnh vào hệ thống giao dịch, lưu giữ bằng chứng chứng minh về việc đặt lệnh của khách hàng; Lệnh giao dịch được coi như một đơn đặt hàng cố định của khách hàng đối với CTCK. Vì vậy trách nhiệm, quyền hạn của mỗi bên phải được quy định rõ ràng và được các bên tôn trọng chấp hành. Khi không nhập được lệnh của khách hàng vào hệ thống giao dịch do lỗi của mình, công ty cần có biện pháp khắc phục thích hợp. Bước 2: Truyền lệnh cho đại diện sàn Mọi lệnh giao dịch chứng khoán niêm yết tại SGDCK, TTGDCK phải được truyền qua trụ sở chính, hoặc chi nhánh CTCK trước khi nhập lệnh vào hệ thống giao dịch của SGDCK. Sau khi kiểm soát lại lệnh, nhân viên môi giới chuyển lệnh giao dịch của khách hàng tới nhân viên môi giới của công ty tại SGDCK. Lệnh được chuyển tới đại diện tại sàn theo các hình thức: đọc lệnh qua điện thoại (có gắn thiết bị ghi âm), hoặc truyền qua fax, qua mạng máy tính. Lệnh phải được truyền ngay sau khi kiểm soát xong theo đúng thứ tự đặt lệnh của khách hàng đầy đủ, chính xác. Sau khi nhận được lệnh, nhân viên môi giới của công ty chuyển tới các nhà môi giới lập giá của SGD hoặc chuyển lệnh vào máy chủ của sở để thực hiện việc so khớp lệnh. Bước 3: Nhận kết quả giao dịch Sau khi đấu giá hoặc khớp lệnh, trung tâm điện toán của SGD thực hiện việc cập nhật dữ liệu của các giao dịch đã được thực hiện và thông báo ngay cho phòng môi giới của CTCK. Thông thường việc thông báo này được thực hiện thông qua mạng vi tính của sở theo mẫu quy định sẵn trong thời gian quy định. Bước 4: Thông báo kết quả tới khách hàng Kết thúc phiên giao dịch, nhân viên môi giới thông báo kết quả cho khách hàng căn cứ vào kết quả khớp lệnh từ SGD, TTGDCK. 19
3.1.3.4 Quy trình thực hiện giao dịch của môi giới tại sàn giao dịch Nhận lệnh từ phòng môi giới Nhập lệnh vào hệ thống SGD, TTGDCK In kết quả giao dịch trong phiên giao dịch Thông báo kết quả giao dịch về nơi khớp lệnh Trung tâm khớp lệnh (gồm các nhà môi giới lập giá) tổng hợp các lệnh do các nhà môi giới chuyển đến (bằng phiếu đăng kí giao dịch hay qua mạng vi tính) và tại từng thời điểm ấn định sẽ thông báo dừng tiếp nhận và thực hiện khớp lệnh (đối với khớp lệnh định kì), hoặc so khớp liên tục (đối với khớp lệnh liên tục) để xác định giá và các lệnh giao dịch được thực hiện. Bước 1: Nhận lệnh từ phòng môi giới Nhân viên môi giới tại sàn nhận lệnh theo các hình thức: - Nhận lệnh qua Fax: đối chiếu lệnh, chữ kí của nhân viên hiển thị trên bản Fax phiếu lệnh với chữ kí mẫu của nhân viên môi giới. - Nhận lệnh qua điện thoại: số gọi đến được hiển thị phải đúng số của công ty, và người gọi là nhân viên môi giới (ghi âm), nhắc lại lệnh để kiểm tra. - Lệnh được truyền đến từ công ty qua mạng máy tính. Bước 2: Nhập lệnh vào hệ thống SGD, TTGDCK - Nhập lệnh vào hệ thống theo quy định (nhập lệnh theo đúng thứ tự lệnh đến trước nhập trước, lệnh đến sau nhập sau; khi có lệnh đến phải lập tức nhập lệnh vào hệ thống đảm bảo yêu cầu nhanh chóng, đầy đủ và chính xác. - Thông báo ngay với SGD, TTGDCK nếu phát hiện sai sót, hoặc nhận được lệnh sửa đồng thời thông báo cho phòng môi giới của công ty làm công văn xác nhận sai sót và xin phép sửa lệnh. Nếu được chấp nhận, đại diện giao dịch tiến hành hủy lệnh có sai sót và nhập thông tin trên phiếu lệnh gốc của khách hàng. Đối với những sai sót không được phát hiện và xử lí kịp thời, công ty phải gặp gỡ khách hàng để thương lượng tìm cách giải quyết: bồi thường, mua bán bổ sung số thiếu hụt theo mức giá đã thực hiện, ưu đãi miễn giảm phí trong thời gian nhất định… 20