Lời mở đầu
Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh
nghiệp phải tự mình quyết định mọi hoạt động của sản xuất kinh doanh sao cho có
hiệu quả nhất. Để có thể đứng vững và ngày càng phát triển, tự bản thân của mỗi
doanh nghiệp bắt buộc phải tổ chức một bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất sao cho
hợp lý và đạt hiệu quả nhất trong điều kiện vốn liuếng nhân tài vật lực hiện có.
Xuất phát từ thực tế đó doanh nghiệp cần phải tổ chức thực hiện tốt tất cả mọi yêu cầu
của quá trình sản xuất kinh doanh từ việc quản lý đồng vốn bỏ ra để mua sắm trang
thiết bị - nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ phục vụ cho quá trình sản xuất đến khi sản
phẩm hoàn thành và tiêu thụ mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp là tối đa hoá lợi
nhuận. Để đạt được điều đó doanh nghiệp phải tăng giá bán hoặc thực hiện tiết kiệm
chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất nhằm giảm các chi phí không hợp lý từ đó có thể
giảm giá thành sản phẩm.
Mặt khác thực hiện công tác kế toán sao cho hợp lý, chính xác, đúng đối tượng, đúng
phương pháp giúp cho công tác tính giá thành sản phẩm được chính xác và để giúp cho
nhà quản lý có những quyết định đúng đắn về tình hình nhập - xuất - tồn của NVL,
CCDC.
Trong thời gian thực tập tại Công ty Cao Su Đà Nẵng tôi nhận thấy phần kế toán
nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ là một trong những yếu tố không kém phần quan
trọng, việc tổ chức và quản lý hạch toán vật liệu chính xác, kịp thời giúp tốc độ chu
chuyển vốn tăng nhanh, xuất phát từ nhận thức đó cùng với sự giúp đỡ của giáo viên
hướng dẫn và các anh chị trong phòng kế toán của công ty tôi đã lựa chọn đề tài: "Tình
hình và phương pháp Kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty Cao Su".
Đề tài của tôi gồm 3 phần:
Phần I. Cơ sở lý luận về hạch toán kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ trong
doanh nghiệp sản xuất.
Phần II.Thực tế tình hình hạch toán vật liệu công cụ dụng cụ tại công ty.
Phần III. Một số ý kiến đóng góp của quá trình thực tập về NVL - CCDC tại công ty.
Do thời gian thực tập và trình độ kiến thức của bản thân có hạn nên đề tài không thể
tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế nhất định. Kính mong các cô và các chị phòng
kế toán của công ty đóng góp ý kiến để chuyên đề của tôi được hoàn thiện hơn. Tôi xin
chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn và các anh chị phòng kế toán của Công ty Cao
Su Đà Nẵng đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành đề tài này.
Phần I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU -
CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT.
I. SỰ CẦN THIẾT KHI HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU - CÔNG CỤ DỤNG
CỤ :
1. Các đặc điểm của nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ:
a. Nguyên vật liệu:
* Vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, là cơ sở vật
chất cấu thành nên thực thể sản phẩm dịch vụ, nó tham gia thường xuyên và trực tiếp
vào quá trình sản xuất kinh doanh ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm được
sản xuất ra. Nếu thiếu nó thì quá trình sản xuất kinh doanh không thể tiến hành được,
vật liệu được cung cấp đầy đủ đồng bộ, đảm bảo chất lượng là điều kiện quyết định
khả năng tái sản xuất mở rộng.
* Đặc điểm: sau mỗi kỳ sản xuất vật liệu được tiêu dùng toàn bộ hình thái vật chất ban
đầu của nó không còn tồn tại, và nói khác đi là vật liệu bị tiêu hao hoàn toàn hay bị
biến dạng đi trong quá trình sản xuất cấu thành nên thực thể sản phẩm.
Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, giá trị vật liệu chỉ tham
gia vào một chu kỳ sản xuất giá trị của vật liệu được dịch chuyển một lần và dịch
chuyển toàn bộ vào giá trị sản phẩm sản xuất ra. Vật liệu được xếp vào tài sản lưu
động. Vật liệu không bị hao mòn như tài sản cố định (TSCĐ).
b. Công cụ dụng cụ:
* CCDC là những tư liệu lao động không có đủ đảm bảo điều kiện tiêu chuẩn quy định
về giá trị và thời gian sử dụng như đối với TSCĐ.
* Đặc điểm CCDC giống vật liệu ở chỗ có giá trị nhỏ nên được xếp vào tài sản lưu
động (TSLĐ), CCDC tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất nhưng vẫn giữ nguyên hình
thái vật liệu ban đầu như: báo, kèm.
- CCDC được ưls và hạch toán giống như vật liệu nhưng trong quá trình tham gia vào
sản xuất hoặc sử dụng giá trị công cụ được chuyển dần vào sản xuất kinh doanh do đó
cần phân bổ hoặc trích trước giá trị của CCDC vào chi phí sản xuất kinh doanh.
2. Sự cần thiết phải hạch toán Vật liệu, CCDC:
Trong quá trình sản xuất việc phấn đấu giảm định mức tiêu hao mà vẫn đảm bảo chất
lượng sản phẩm là điều kiện quyết định khả năng giữ và mở rộng vị trí sản phẩm của
doanh nghiệp trên thị trường.
Vật liệu. CCDC có vai trò tất yếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh
nghiệp. Việc theo dõi hạch toán chặt chẽ, tình hình sử dụng NVL - CCDC sẽ làm tăng
nhanh vòng quay của vốn lưu động, nâng cao chất lượng sản phẩm tiến đến hạ giá
thành tạo điều kiện cho các doanh nghiệp tồn tại và ngày càng phát triển trong tình
hình hiện nay.
II. NHIỆM VỤ PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ - NVL - CCDC:
1. Nhiệm vụ hạch toán NVL - CDC:
Tổ chức ghi chép phản ánh tình hình kịp thời, thu mua, nhập - xuất - tồn.
Vật liệu, CCDC trên các chỉ tiêu số lượng chất lượng và giá trị của từng loại vật liệu ,
CCDC.
Lựa chọn và áp dụng phương pháp hạch toán thích hợp. Tổ chức hướng dẫn cho các
đơn vị trực thuộc mở sổ sách kế toán ghi chép hạch toán ban đầu nhằm đảm bảo tính
thống nhất trong toàn đơn vị.
Kiểm tra việc chấp hành về chế độ bảo quản, dự trữ trong khi nhằm phát hiện và ngăn
ngừa kịp thời và phân bổ chính xác giá trị NVL và CCDC xuất dùng cho đối tượng
liên quan.
Tham gia kiểm tra đánh giá theo đúng chế độ quy định lập báo cáo kế toán, phân tích
tình hình sử dụng nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng và tiết kiệm NVL và CCDC.
2. Phân loại vật liệu, CCDC:
Do quá trình sản xuất của doanh nghiệp sử dụng nhiều loại vật liệu, CCDC khác nhau
cho những mục đích khác nhau để nhằm chế tạo ra sản phẩm thực hiện lao vụ dịch vụ
nên cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu, CCDC theo những tiêu thức và đặc
trưng nhất định.
a. Phân loại nguyên vật liệu:
2.1. Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản
xuất:
* Nguyên liệu và vật liệu chính (bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài).
+ Nguyên vật liệu là những thứ nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản
xuất để tạo nên thực thể sản phẩm nguyên liệu và loại vật liệu bị biến dạng trong quá
trình sản xuất chế tạo.
+ Vật liệu phụ: là vật liệu có tác dụng trong quá trình sản xuất được kết hợp với vật
liệu chính để nâng cao chất lượng cũng như tính năng tác dụng của sản phẩm hoặc để
đảm bảo cho CCDC lao động hoạt động được bình thường.
+ Nhiên liệu : là các loại vật liệu được dùng để tạo ra năng lượng cho sự vận động của
máy móc thiết bị và dùng trực tiếp cho sản xuất như: xăng, dầu, than dùng để uốn
luyện, sấy ủi.
+ Phụ tùng thay thế: là những chi tiết phụ tùnh máy móc thiết bị mà doanh nghiệp mua
về phục vụ cho việc thay thế các bộ phận của phương tiện vận tải, máy móc thiết bị
như: vòng đệm, săm lốp.
+ Thiết bị xây dựng cơ bản và vật kết cấu: cả 2 loại thiết bị này đều là cơ sở chủ yếu
hìhn thành nên sản phẩm xây lắp nhưng chúng khác với vật liệu xây dựng nên được
xếp vào loại riêng.
+ Phế liệu: gồm các loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất ra sản phẩm và
thanh lý TSCĐ, CCDC nhưng có thể dùng lại hoặc bán ra ngoài.
+ Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu như: vật liệu đặc chủng, vật liệu bao bì đóng
gói, sản phẩm phế liệu thu hồi được trong quá trình sản xuất và thay lý tài sản.
Việc phân loại này giúp cho việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu theo từng nhóm, là
nội dung không thể thiếu được trong công tác kế toán vật liệu, là cơ sở để xác định nhu
cầu về vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
b. Phân loại công cụ dụng cụ :
* CCDC có nhiều loại, nhiều thứ, có loại nằm trong kho. Việc phân loại tuỳ thuộc vào
yêu cầu quản lý đơn vị, có thể chia làm ba loại sau:
+ Công cụ dụng cụ.
+ Bao bì luân chuyển
+ Đồ dùng cho thuê.
Nhưng trong một số trường hợp có những tư liệu lao động không phụ thuộc vào giá trị
và thời hạn sử dụng vẫn được hạch toán như CCDC.
+ Các lán trại tạm thời, đà giáo , công cụ dụng cụ.
+ Các loại bao bì kèm theo hàng hóa để bảo quản hàng hóa vận chuyển trên đường và
vận chuyển trong kho.
+ Dụng cụ đồ nghề bằng thuỷ tinh, sành sứ.
+ Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc.
2.2. Căn cứ vào mục đích công dụng của vật liệu cũng như nội dung quy định phản
ánh chi phí NVL trên các tài khoản kế toán của doanh nghiệp chia thành:
Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm.
Vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như: phục vụ quản lý ở các phân xưởng, tổ đội sản
xuất, bộ phận bán hàng, quản lý doanh nghiệp.
3. Đánh giá vật liệu, CCDC:
Chính là xem xét giá trị của vật liệu, CCDC dưới biểu hiện bằng giá trị, việc đánh giá
này phải tuân thủ những nguyên tắc nhất định một trong những nguyên tắc cơ bản của
hạch toán là phải ghi sổ vật liệu theo giá thực tế. Trong thực tế việc hạch toán sự biến
động hàng ngày của vật liệu theo giá thực tế là một công việc phức tạo vì phải thường
xuyên tính lại giá thực tế của vật liệu sau mỗi lần nhập, xuất kho mà vật liệu thì nhập
xuất kho liên tục. Nên phải đơn giản cho việc hạch toán hàng ngày doanh nghiệp có
thể sử dụng một loại giá ổn định gọi là giá hạch toán. Tính giá vật liệu còn phụ thuộc
vào phương pháp quản lý và hạch toán vật liệu đó là hai phương pháp:
- Kê khai thường xuyên.
- Kiểm kê định kỳ.
3.1. Tính theo giá thực tế:
a. Tính giá thực tế vật liệu, CCDC nhập kho:
Bắt đầu từ ngày 01/01/1999 Nhà nước ta bắt đầu cho áp dụng thuế GTGt được mọi
người quan tâm đến , điều này đã khắc phục được những nhược điểm mà thuế doanh
thu trước đây gặp phải.
Thuế GTGT có 2 phương pháp cơ bản do đối tượng nộp thuế đăng ký:
* Phương pháp khấu trừ thuế (PPKT)
* Phương pháp trực tiếp (PPTT)
Đối với những cơ sở kinh doanh đăng ký nộp thuế theo PPKT thì giá trị vật tư hàng
hóa dịch vụ mua vào của giá mua thực tế là giá không có thuế GTGT đầu vào. Còn
nếu đăng ký nộp thuế theo PPTT thì giá mua thực tế là tổng giá thanh toán (gồm cả
thuế GTGT đầu vào).
* Đối với vật liệu, CCDC mua ngoài:
Giá thực tế VL,CCDC nhập kho = Giá thực tế giá trị trên HĐ (kể cả thuế NK)
+ Chi phí thu mua thực tế PS
Trong đó: chi phí thu mua thực tế gồm: chi phí vận chuyển bốc dỡ, bảo quản, phân
loại, bảo hiểm NVL từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp công tác phí của nhân
viên thu mua chi phí cho bộ phận thu mua độc lập hao hụt tự nhiên trong định mức.
* Đối với vật liệu, CCDC tự gia công chế biến:
Giá thực tế VL,CCDC nhập kho = Trị giá thực tế VL xuất kho chế biến +
Chi phí chế biến gia công
* Đối với vật liệu, CCDC thuê ngoài gia công chế biến:
Giá trị thực tế VL,CCDC nhập kho = VL xuất kho chế biến + Chi
phí chuyên chở đến nơi chế biến + Chi phí thuê ngoài gia công về kho chế biến
* Đối với NVL, CCDC nhận góp vốn liên doanh cổ phần thì giá trị thực tế vật liệu
nhập kho là giá được các bên tham gia góp vốn liên doanh chấp nhận.
b. Tính giá thực tế vật liệu, CCDC xuất kho:
Xuất kho vật liệu chính là làm giảm vật liệu của doanh nghiệp. Đó là do sử dụng cho
các mục đích khác nhau, do vậy phải xác định giá thực tế xuất kho của vật liệu doanh
nghiệp căn cứ vào yêu cầu thực tế của vật liệu, tính chất của hoạt động sản xuất kinh
doanh, mà lựa chọn các phương pháp tính giá thực tế xuất kho khác nhau.
* Phương pháp tính giá thực tế bình quân: có thể tính theo giá thực tế bình quân cuối
tháng hoặc theo giá bình quân mỗi lần nhập. Nếu tính giá bình quân mỗi lần nhập phải
tính lại đơn giá thực tế bình quân, còn tính theo đơn giá bình quân thì tính theo công
thức sau:
Đơn giá thực tế VL bình quân = Trị giá vật liệu + Tổng giá trị VL
tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ
Số lượng VL + Tổng số lượng VL
tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ
Do đó:
Giá thực tế xuất kho của VL, CCDC = Đơn giá thực tế bình quân X
Số lượng NVL,CCDC xuất kho trong kỳ
* Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO):
Vật liệu nhập trước sẽ xuất trước, nghĩa là phải xuất hết giá trị nhập vào trước rồi mới
xuất giá trị vật liệu nhập vào sau. Khi sử dụng phương pháp này, nếu vật liệu mua vào
ngày càng tăng thì vật liệu tồn kho sẽ có giá trị lớn nghĩa là chi phí vật liệu trong giá
thành sẽ thấp và lãi gộp sẽ tăng lên.
* Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO):
Vật liệu nhập sau được xuất trước khi áp dụng phương pháp này nếu giá trị vật liệu
mua vào ngày càng tăng thì giá trị vật liệu tồn kho sẽ có giá trị bé nghĩa là chi phí vật
liệu trong giá thành sẽ cao do đó lãi gộp sẽ thấp đi và ngược lại nếu áp dụng phương
pháp này thì chi phí đầu ra của sản phẩm phù hợp với giá hiện tại trên thị trường.
* Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh:
Dùng phương pháp này kế toán phải có đầy đủ hồ sơ cho từng lần nhập vật liệu, từng
loại NVL thì mới có thể xác định được giá trị tồn khi theo giá thực tế đích danh.
Theo phương pháp này đòi hỏi phải theo dõi đầy đủ chính xác hồ sơ cho từng lần nhập
vật liệu, từng loại vật liệu được áp dụng trong doanh nghiệp quản lý. Theo dõi vật liệu,
chủng loại vật tư không nhiều, kho hàng quản lý chuyên dùng từng thứ vật liệu, lần
xuất phát sinh nhập xuất ít khi xuất kho thì căn cứ vào giá nhập kho tính theo giá đích
danh của từng lô hàng đó, được áp dụng cho những mặt hàng quý hiếm có giá trị lớn.
3.2. Tính theo giá hạch toán:
Giá hạch toán có thể là một loại giá ổn định trong kỳ hạch toán và được sử dụng nhất
quán trong niên độ kế toán và khi hạch toán sự biến động hàng ngày của NVL-CCDC
thì tất cả các chứng từ sổ sách liên quan đều phải sử dụng giá hạch toán.
Cuối tháng kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán sang giá thực tế trên sổ tổng hợp.
Giá thực tế của NVL xuất kho trong kỳ = H X Giá hạch toán NVL xuất
kho trong kỳ
Hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán NVL = Giá thực tế của NVL + Giá
thực tế của NVL tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ
Giá hạch toán + Giá hạch toán tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ
III. CÁC PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN CHI TIẾT NVL,CCDC:
NVL-CCDC không những theo dõi về mặt hiện vật mà cả về mặt giá trị, không chỉ
theo từng nhóm, loại, thứ... mà cả với từng quy cách, chủng loại không chỉ ở kho.
Từng khi mà ở cả phòng kế toán. Có các phương pháp sau tuỳ thuộcvào từng doanh
nghiệp mà lựa chọn.
1. Phương pháp thẻ song song:
1.1. Nguyên tắc hạch toán:
Ở kho: ghi chép về mặt số lượng NVL - CCDC.
Ở phòng kế toán: ghi chép cả số lượng và giá trị từng thứ vật liệu.
1.2. Trình tự ghi chép:
Ở kho: căn cứ vào chứng từ nhập xuất phát sinh hàng ngày tiến hành các thẻ kho có
liên quan theo từng loại NVL - CCDC cả về hiện vật và giá trị, định kỳ rút số dư còn
lại ở thời điểm cuối tháng, quý, đồng thời đối chiếu số liệu với kế toán và điều chỉnh
theo biên bản kiểm kê thực tế. Sau khi ghi thẻ kho xong,thủ kho phải chuyển những
chứng từ nhập xuất cho phòng kế toán kèm theo giấy giao nhận chứng từ do thủ kho
lập.
Ở phòng kế toán: mở sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu, CCDC cho từng thứ vật liệu đúng
với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số lượng và giá trị. Hàng ngày hoặc định
kỳ khi nhận chứng từ nhập xuất kế toán phải kiểm tra chứng từ ghi đơn giá, thành tiền,
phân loại chứng từ. Sau đó ghi vào thẻ hoặc sổ chi tiết. Cuối tháng kế toán và thủ kho
đối chiếu số liệu trên thẻ kho với thẻ, sổ chi tiết vật liệu. Mặt khác kế toán còn phải
tổng hợp số liệu đối chiếu với số lioêụ kế toán tổng hợp vật liệu.
* Ưu, nhược điểm:
+ Ưu điểm: việc ghi sổ, thẻ đơn giản, rõ ràng, dể kiểm tra đối chiếu số liệu phát hiện
sai sót trong việc ghi chép và quản lý.
+ Nhược điểm: ghi chép còn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, khối lượng ghi chép
quá lớn nếu chuủng loại vật tư nhiều việc nhập xuất thường xuyên, công việc kiểm tra
không thường xuyên mà vào cuối tháng do đó hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán
trong quản lý.
* Mẫu sổ hạch toán chi tiết NVL - CCDC:
THẺ KHO
Ngày lập thẻ
Kho :
Từ số:
Tên hàng, vật liệu:
Mã số: 152
ĐVT: kg
TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Chữ ký xác nhận
của KT
Số Ngày N X T
1
2
* Mẫu sổ tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL, CCDC:
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP, XUẤT, TỒN KHO NVL - CCDC
Số danh điểm NVL Tên NVL Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong
tháng Tồn cuối tháng
2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển :
2.1. Nguyên tắc:
Ở kho: ghi chép về mặt số lượng .
Ở phòng kế toán: ghi chép vào sổ đối chiếu luân chuyển cả số lượng và giá trị.
2.2. Trình tự ghi chép:
Ở kho: mở thẻ kho để theo dõi số lượng từng điểm NVL - CCDC như phương pháp
thẻ song sing.
Ở phòng kế toán: mở sổ đốichiếu luân chuyển để ghi chép, phản ánh tổng số vật liệu
luân chuyển trong tháng, (tổng số nhập, tổng số xuất trong tháng). Tồn kho cuối tháng
của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. Sổ đối chiếu luân chuyển mở
dùng cho cả năm và mỗi tháng chỉ ghi 1 lần vào cuối tháng trên cơ sở các chứng từ
nhập xuất của từng thứ vật liệu. Mỗi thứ NVL - CCDC ở từng kho theo từng người
chịu trách nhiệm vật chất được ghi vào một dòng trong sổ, cuối tháng đối chiếu số
lượng NVL trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số tiền của từng loại với sổ kế
toán tổng hợp.
Ghi chú:
+ Ưu điểm: giảm khối lượng ghi sổ kế toán do ghi một lần vào cuối tháng.
+ Nhược điểm: ghi sổ kế toán vẫn còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng
Công việc kế toán dồn vào cuối tháng việc đối chiếu kiểm tra.
SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN
Danh điểm vật tư hàng hóa Tên hàng ĐVT Dư đầu tháng 1 Luân chuyển
trong tháng 1 Luân chuyển Dư 31/12
3. Phương pháp mức dư (sổ số dư):
Tại kho: hàng ngày định kỳ 3 - 5 ngày, căn cứ vào chứng từ nhập xuất tiến hành mở
thẻ sổ chi tiết để theo dõi tình hình tăng giảm về lượng NVL - CCDC định kỳ báo cáo
số liệu với bộ phận kế toán.
Tại phòng kế toán: định kỳ kế toán phải xuống kho để hướng dẫn việc ghi chép của
thủ kho và ghi chứng từ.
Cuối kỳ kế toán phải lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho cả lượng và giá trị.
Mẫu sổ :
PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ
Từ ngày .... đến ngày ... tháng .... năm ......
Nhóm NVL Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền
Ngày ... tháng .... năm ......
Người nhận Người giao
SỔ SỐ DƯ
Năm: .......... Kho ..........
Số danh điểm VL Tên NVL ĐVT Đơn giá Định mức dự trữ Số dư đầu
năm Số dư cuối tháng
BẢNG KÊ NHẬP, XUẤT, TỒN KHO NVL
Tháng .... năm .......
Kho : ...........
Nhóm NVL Tồn kho đầu tháng Nhập Xuất Tồn kho cuối tháng
Từ ngày.... đến ngày...
IV. HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NVL - CCDC:
1. Hạch toán tổng hợp NVL - CCDC theo phương pháp KKTX:
a. Chứng từ: Phiếu nhập kho (mẫu số 1VT): Dùng để ghi chép phản ánh số lượng, chất
lượng giá trị của các loại NVL - CCDC nhập xuất trong kỳ làm căn cứ để lập báo cáo
kho và kiểm tra thanh tra khi cần thiết.
Sau khi lập chứng từ kế toán hoặc thủ kho phải trình cho thủ trưởng cho doanh nghiệp
ký, sau đó thủ kho tiến hành nhập hoặc xuất trong kỳ. Sau khi nhập xong thì thủ kho
giữ lại 1 liên (liên 3) giao cho người nhận hàng nhận 1 liên (liên 4) 2 liên 1 & 2 giao
cho kế toán, kế toán giữ 1 liên và kế toán khác có liên quan giữ 1 liên.
- Phiếu xuất kho (mẫu 02 VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hóa (mẫu 08VT)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02BH)
b. Sổ sách kế toán:
- Sổ hoặc thẻ kho (mẫu 06VT)
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
- Sổ đối chiếu luân chuyển.
- Sổ số dư.
+ Mẫu chứng từ:
Đơn vị: ...... PHIẾU NHẬP KHO
Địa chỉ: ..... Số: .....
Ngày ... tháng .... năm ....... Quyển số : ...
Người giao: ...................... Đơn vị giao hàng ........................
Nhập theo: ...................... Số: ...... ngày ........ tháng ......... năm .......
Nhập vào kho:...................... các mặt hàng sau:
TT Tên NVL-CCDC ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
Tổng cộng:
Thành tiền: (bằng chữ) .....
Thủ trưởng đơn vị Kế toán Người giao hàng Người nhận hàng
Đơn vị: ...... PHIẾU NHẬP KHO
Địa chỉ: ..... Số: .....
Ngày ... tháng .... năm ....... Quyển số : ...
Người nhận .................... Đơn vị nhận hàng ........................
Xuất theo: ...................... Số: ...... ngày ........ tháng ......... năm .......
Những mặt hàng sau:
TT Tên NVL-CCDC ĐVT Số lượng xuất Đơn giá Thành tiền Ghi
chú
Tổng cộng:
Thành tiền: (bằng chữ) .....
Thủ trưởng đơn vị Kế toán Người giao hàng Người nhận hàng
1.2. Hạch toán tổng hợp NVL - CCDC:
a. Các tài khoản sử dụng:
- TK 151 : hàng mua đang đi đường.
- TK 152 : nguyên liệu, vật liệu.
Công dụng: dùng để ghi chép phản ánh tình hình sử dụng và biến động về giá trị các
loại vật liệu.
Kết cấu: TK vốn có số dư nợ cuối kỳ.
TK 152
D1: Phản ánh giá trị các loại NVL còn tồn kho ở đầu kỳ
PS +:
- Giá trị thực tế NVL nhập kho do mua ngoài tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp
vốn liên doanh.
- Giá trị NVL thừa phát hiện khi kiểm kê.
PS -:
- Giá trị thực tế NVL xuất kho để sản xuất bán, thuê ngoài gia công, chếbiến, góp vốn
liên doanh.
- Giá trị NVL thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê.
D2: Giá trị thực tế của NVL tồn kho
* TK 153 : công cụ dụng cụ.
Công dụng: dùng để ghi chép phản ánh tình hình sự biến động vềgiá trị các loại CCDC
đồ dùng và bao bì luân chuyển.
Kết cấu tài khoản vốn có số dư Nợ cuối kỳ.
TK 153
D1: Phản ánh giá trị tồn đầu kỳ
PS +: phản ánh giá trị CCDC nhập thêm trong kỳ .
PS -: Phản ánh giá trị CCDC xuất sử dụng trong kỳ
D2: Phản ánh giá trị tồn đầu kỳ
b. Quy trình hạch toán:
Thể hiện qua sơ đồ TK chữ T về nguyên vật liệu
Sơ đồ TK chữ T - CCDC
2. Hạch toán tổng hợp NVL - CCDC theo phương pháp kê khai định kỳ:
Phương pháp này không theo dõi một cách thường xuyên liên tục trên sổ kế toán tình
hình nhập, xuất, tồn kho NVL mà chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ.
* Công thức tính giá trị của vật tư hàng hóa xuất trong kỳ.
Trị giá vật tự hàng hóa Trị giá vật tư hàng hóa thực nhập + Trị giá vật =
tư hàng hóa tồn đầu kỳ Trị giá vật tư hàng hóa tồn cuối kỳ -
a. Tài khoản sử dụng:
TK 611 "mua hàng".
Công dụng: dùng để ghi chép phản ánh tổng nhập và xuất các trường hợp có liên quan
đến hàng hóa, vật tư, NVL - CCDC mà doanh nghiệp sử dụng trong quá trình kinh
doanh.
Kết cấu: TK chi phí loại TK trung gian cuối kỳ không còn số dư mà cuối kỳ luôn bằng
nhau.
Sơ đồ chữ T:
TK 611
PS+:
- Giá trị hàng hóa vật tư NVL-CCDC dùng kết chuyển ở thời điểm đầu kỳ.
- Trị giá NVL-CCDC vật tư, hàng hóa nhập kho thêm trong kỳ. PS -:
- Trị giá NVL-CCDC vật tư hàng hóa xuất dùng .
- Kết chuyển giá trị vật tư hàng hóa NVL-CCDC vào các TK có liên quan.
Tổng cộng
b. Quy trình hạch toán:
Thể hiện qua sơ đồ TK chữ T:
3. Các hình thức kế toán trong doanh nghiệp:
a. Hình thức nhật ký chung:
Trình tự ghi sổ như sau:
b. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:
Phần II:TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NVL - CCDC TẠI
CÔNG TY CAO SU ĐÀ NẴNG
I. VÀI NÉT VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH
TẠI CÔNG TY CAO SU ĐÀ NẴNG :
1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cao su Đà Nẵng:
Công ty Cao Su Đà Nẵng (trước đây gọi là nhà máy Cao su Đà Nẵng) là cơ sở tiếp thu
từ xưởng đắp ôtô của Mỹ do quân đội Sài Gòn củ để lại mặt bằng công ty nằm trong
khu vực phường Bắc Mỹ An, quận Ngũ Hành Sơn - Thành phố Đà Nẵng.
Sau ngày giải phóng miền Nam ngày 02/12/1975 theo quyết định số 340/PTT của Hội
đồng chính phủ khai sinh chính thức Nhà máy Cao Su Đà Nẵng và được sự tiếp quản
của một số cán bộ nhân sự thuộc Nhà máy Cao Su Sao vàng . Đây là nhà máy đầu tiên
của tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng lúc bấy giờ và là của cả nhân dân miền Trung nói
chung.
Được hình thành trên cơ sở 1 xưởng đắp lốp ôtô của quân đội Sài Gòn nên cơ sở vật
chất kỹ thuật ban đầu còn nghèo nàn, lạc hậu. Nhà máy chỉ thực hiện công đoạn cuối
cùng của quy trình sản xuất là đắp lốp và hấp vỏ ôtô từ các bán thành phẩm được nhập
từ nơi khác đến. Điều này làm hạn chế và không khai thác hết tiềm năng của công ty.
Trước tình hình trên, công ty đã sớm ổn định tổ chức triển khai mạng lưới hoạt động
kinh doanh, tăng cường và mở rộng sản xuất ra một số sản phẩm mới. Cùng với sự nổ
lực nhiệt tình của đội ngũ cán bộ công nhân nhà máy và sự hỗ trợ của nhà máy bạn
(Nhà máy Cao Su Sao vàng, nhà máy Cơ khí Đà Nẵng) từng bước công ty đã khắc
phục những khó khăn ban đầu trưởng thành và ngày càng phát triển.
Sau hơn 20 năm trưởng thành và lớn mạnh đến nay công ty đã tạo dựng được cơ sở vật
chất vững vàng, kỹ thuật tiên tiến. Sản xuất được nhiều mặt hàng, sản phẩm của Công
ty Cao Su Đà Nẵng gồm: săm lốp xe đạp, săm lốp xe máy, săm lốp ôtô và các mặt
hàng cao su kỹ thuật luôn có uy tín với khách hàng nhiều năm trên thị trường, đặc biệt
là lốp ôtô mới, lốp ôtô đắp. Từ khu vực thị trường chính là miền Trung đã mở rộng ra
phía Bắc và phía Nam. Hiện trụ sở đặt tại: số 1 Lê Văn Hiến - Thành phố Đà Nẵng.
Tên giao dịch nước ngoài: Danang Rubber Company (gọi tắt là DRC) trực thuộc Tổng
Công ty Hoá chất Việt Nam.
2. Quá trình phát triển: có thể chia làm 2 giai đoạn chính:
- Giai đoạn 1: từ khi thành lập 1975 đến năm 1987: Trong những năm đầu xây dựng,
công ty gặp nhiều khó khăn về cơ sở vật chất kỹ thuật còn non kém, chỉ chủ yếu là đắp
và hấp vỏ ôtô. Để cải thiện tình hình trên công ty khuyến khích và cấp phát vốn của
Nhà nước từ đó đầu tư xây dựng một số cơ sở sản xuất như: phân xưởng cán luyện
(1977); phân xưởng xăm lốp xe đạp (1978); phân xưởng cao su kỹ thuật (1982) đồng
thời mở rộng thêm các sản phẩm khác phù hợp, sản xuất của công ty phong phú hơn
và hoạt động kinh doanh của công ty cũng có bước phát triển thuận lợi.
- Giai đoạn 2: từ năm 1988 đến nay: Cùng với sự cố gắng của mọi CBCNV trong toàn
nhà máy, sự khuyến khích của Nhà nước và sự tin yêu của khách hàng. công ty đã
không ngừng cải tiến sản phẩm về mẫu mã, để đáp ứng nhu cầu của thị trường. Năm
1992 Ban lãnh đạo nhà máy đã quyết định đổi tên thành Công ty Cao Su Đà Nẵng
(DRC)
Có thể đánh giá sự phát triển công ty qua một số chỉ tiêu sau: (1991 - 1997)
ĐVT: triệu đồng
Chỉ tiêu 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997
Tài sản 11.053 18.091 29.221 37.680 39.850 54.322 97.760
Giá trị tổng SL 7.600 7.300 6.020 7.060 22.800 53.000 85.000
Doanh thu 14.700 16.200 16.219 16.622 30.400 67.500 117.000
Nộp ngân sách 1.042 1.155 800 1.700 1.870 2.960 5.700
Lợi nhuận 49,9 36,9 1.377 1.628 11.427
Năng suất lao động 26,56 36,97 38,56 40 52,45 73,8 153,8
3. Hình thức sở hữu, chức năng, nhiệm vụ của công ty:
a. Hình thức sở hữu: Công ty Cao Su Đà Nẵng thuộc tổng Công ty Hoá chất Việt Nam,
là doanh nghiệp Nhà nước có tư cách pháp nhân, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế
độc lập, mở tài khoản tại Ngân hàng công thương khu vực III Đà Nẵng có con dấu
riêng theo quy định của Nhà nước.
b. Chức năng - nhiệm vụ của Công ty Cao Su Đà Nẵng:
Chức năng: Công ty Cao Su Đà Nẵng là công ty chuyên sản xuất các sản phẩm xăm
lốp ôtô, xăm lốp xe đạp, xe máy và các sản phẩm cao su kỹ thuật phục vụ cho các
ngành công nghiệp và dân dụng. Xuất nhập khẩu các mặt hàng phục vụ ngành công
nghiệp sản xuất cao su.
Nhiệm vụ: Thực hiện hạch toán kinh doanh nhằm sản xuất sử dụng hợp lý lao động,
tẩin, vốn vật tư thiết bị bảo đảm hiệu quả kinh doanh. Chấp hành pháp lệnh kế toán
thống kê thực hiện đầy đủ nhiệm vụ đối với ngân sách Nhà nước bảo toàn và phát triển
vốn được giao .
Đào tạo công nhân viên đáp ứng yêu cầu công ty, thực hiện đầy đủ hợp lý chính sách
chế độ tiền lương, an toàn lao động cho nhân viên.
Kiện toàn tổ chức, quản lý chỉ đạo công ty theo cơ chế Nhà nước hiện hành.
c. Quyền hạn:
Chủ động giao dịch đàm phán ký kết các hợp đồng kinh tế và các văn bản về hợp tác
liên doanh liên kết trong nước và các lĩnh vực kinh doanh theo đúng pháp luật Nhà
nước, được quyền kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký, bảo vệ trật tự an toàn
xã hội, công ty được quyền tố tụng khiếu nại trước cơ quan Nhà nước đối với mọi cá
nhân tổ chức vi phạm hợp đồng kinh tế, chế độ quản lý.
4. Khó khăn và thuận lợi tại Công ty Cao Su Đà Nẵng:
a. Khó khăn:
Vay vốn đầu tư từ bên ngoài. Trong khi đó thị trường cạnh tranh lại quá mạnh dẫn đến
công ty phải giảm giá thành sản phẩm.
Hàng nhập ngoại tràn vào quá nhiều, lấn chiến thị trường.
Sản phẩm lốp ôtô, nguyên vật liệu chính là nhập ngoại do vậy không dự đoán chính
xác và phục vụ vào biến động thị trường.
Giá xăng dầu, điện mỗi lúc một tăng ảnh hưởng đến chi phí sản xuất của công ty.
b. Thuận lợi:
Ngành công nghiệp cao su phần lớn do quốc doanh nắm giữ, ngành này đòi hỏi công
nghệ cao và vốn đầu tư lớn. Do đó tư nhân không thể cạnh tranh với doanh nghiệp mà
chỉ đóng vai trò là người lấp chỗ trống trên thị trường. hơn nữa công ty lại được Nhà
nước đầu tư cải thiện kỹ thuật.
Hiện nay ở nước ta chỉ có 3 công ty cao su lớn: Công ty Cao Su Sao Vàng (SRC) ở
miền Bắc, Công ty Cao Su miền Nam (CaSumina) ở miền Nam, và công ty Cao Su Đà
Nẵng (DRC) cho đến năm 1997 sản phẩm của công ty làm ra nhỏ hơn nhu cầu trên thị
trường. Đây là lợi thế của công ty.
II. CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY:
1. Cơ cấu tổ chức:
Lãnh đạo cao nhất ở công ty là giám đốc do Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam bổ
nhiệm. Ban giám đốc bao gồm:
- Một giám đốc công ty.
- 4 phó giám đốc công ty, phụ trách các lĩnh vực khác nhau.
- Có 6 xí nghiệp chức năng, phụ trách sản xuất của công ty. Đứng đầu là Giám đốc xí
nghiệp điều hành trực tiếp các tổ chức sản xuất cơ sở, chịu sự chỉ đạo của phó giám
đốc công ty phụ trách, đồng thời thi hành các chỉ thị của các phòng ban chức năng trực
thuộc.
Ngoài ra còn có các chi nhánh miền Bắc, miền Nam trực tiếp theo dõi và phân phối
các sản phẩm cho đại lý, theo dõi và thu hồi công nợ , phản ánh và đề nghị những biến
động trong quá trình tiêu thụ sản phẩm trên thị trường cho cácphòng kế hoạch tiêu thụ
và giám đốc. Hai cửa hàng tiêu thụ đặt tại Đà Nẵng phụ trách tiêu thụ sản phẩm trên
thị trường Đà Nẵng.
* Sơ đồ bộ máy tổ chức được trình bày như sau:
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY CAO SU ĐÀ NẴNG
2. Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban, bộ phận:
Với sơ đồ cơ cấu tổ chức của DRC gồm các bộ phận:
- Giám đốc công ty: vừa là người đại diện cho Nhà nước vừa đại diện cho tập thể
CBCNV, đại diện cho pháp nhân của đơn vị, quản lý công ty theo chế độ một thủ
trưởng.
- Phó giám đốc sản xuất: là người giúp cho giám đốc trên các mặt sản xuất và có trách
nhiệm lập kế hoạch sản xuất cụ thể.
- Phó giám đốc kỹ thuật: là người giúp cho giám đốc trên một số mặt về kỹ thuật, phụ
trách phòng kỹ thuật cơ năng và xí nghiệp cơ khí của công ty, có quyền chỉ đạo đối với
trưởng bộ phận mà mình phụ trách.
Các phòng ban chức năng:
Hiện nay DRC có tất cả 10 phòng ban chức năng. Để có thể đánh giá được tính hợp lý
hay bất hợp lý của cơ cấu này chúng ta xem xét các chức năng nhiệm vụ, quyền hạn
của các phòng ban. Mỗi phòng ban có một trưởng phòng, họ là tham mưu cho giám
đốc và được giám đốc uỷ quyền để quyết định một số công việc và có quyền đề nghị
với giám đốc về khen thưởng, kỷ luật nhân viên trong phòng.
- Phòng tài vụ: có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch KHTSCĐ, cân đối thu chi, hạch toán
giá thành, kiểm tra và giám sát nghiệp vụ kinh tế kết hợp với phòng ban khác để xây
dựng kế hoạch sản xuất kỹ thuật tài chính, phân tích hoạt động kinh tế, tham mưu cho
giám đốc công ty mọi lĩnh vực tài chính kinh tế. Phòng này chịu sự chỉ đạo trực tiếp
của giám đốc và có quyền kiểm tra thống kê kế toán ở các xí nghiệp.
- Phòng tiêu thụ: là đơn vị chức năng, phụ trách tiêu thụ sản phẩm toàn công ty. Nhiệm
vụ của phòng là:
Theo dõi thị trường, xây dựng kế hoạch tiêu thụ trung và ngắn hạn.
Tổ chức ký kết và thực hiện các hợp đồng tiêu thụ.
- Phòng tổ chức hành chính: đặt địa vị chỉ đạo của giám đốc công ty, phòng này có
nhiệm vụ xây dựng và cải tiến bộ máy quản lý, tuyển dụng lao động, đào tạo cán bộ
phụ trách công tác thi đua khen thưởng cho CBCNV trong công ty.
- Phòng vật tư XNK: thuộc quyền quản lý trực tiếp của giám đốc công ty. Nhiệm vụ
của phòng này là nghiên cứu các nguồn cung ứng trong và ngoài nước, lập kế hoạch tổ
chức thu mua, vận chuyển tồn kho vật liệu để cung ứng cho quá trình sản xuất kịp thời
đầy đủ.
- Phòng KCS: chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc. Bộ phận này có nhiệm vụ kiểm
tra chất lượng sản phẩm trước khi đưa ra thị trường để giữ uy tín cho công ty, timg
nguyên nhân và có biện pháp khắc phục tình trạng sản phẩm kém chất lượng.
- Phòng kỹ thuật công nghệ: chịu sự quản lý trực tiếp của phó giám đốc sản xuất.
Phòng này có nhiệm vụ thiết kế theo dõi quy trình công nghệ sản xuất. Xây dựng định
mức vật tư, trực tiếp chỉ đạo sản xuất, kiểm tra đánh giá lại chất lượng vật tư nhập kho,
nghiên cứu chế thử sản phẩm mới.
- Phòng kỹ thuật cơ năng: chịu sự quản lý trực tiếp của phó giám đốc kỹ thuật. Chức
năng của phòng này là theo dõi tình hình sử dụng, vận hành máy móc thiết bị. Mua
sắm thiết bị sản xuất mới, theo dõi việc thanh lý, đổi mới tẩin, máy móc thiết bị.
- Ban điều hành sản xuất: chịu sự chỉ đạo của phó giám đốc sản xuất, có nhiệm vụ lập
kế hoạch sản xuất từng ngày cho từng xí nghiệp sản xuất. Tức kế hoạch tháng, quý đã
được giám đốc duyệt, tiến hành kiểm tra, giám sát việc thực hiện các kế hoạch của
từng đơn vị.
- Ban an toàn: chịu sự quản lý trực tiếp cả công ty. Ban này có nhiệm vụ thực thi các
chế độ bảo hộ lao động cho công nhân, thực hiện công tác, PCCC, đảm bảo điều hành
về ánh sáng, hệ thống điện thoại, công tác vệ sinh công cộng.
* Ban quản lý công trình: có nhiệm vụ quản lý các công trình xây dựng cơ bản, bố trí
mặt bằng xây dựng và chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc.
* Xí nghiệp cơ điện: cung cấp năng lượng điện cho hoạt động sản xuất, đảm bảo xử lý
kịp thời khi có sự cố về nguồn điện.
* Các xí nghiệp sản xuất: là những đơn vị có tổ chức hạch toán riêng. Công ty có 5 xí
nghiệp: xí nghiệp cán luyện; xí nghiệp năng lượng - động lực, Xí nghiệp xăm lốp ôtô,
xí nghiệp xăm lốp xe đạp xe máy, xí nghiệp đắp lốp ôtô.
3. Tổ chức hệ thống kế toán tại Công ty Cao Su Đà Nẵng:
a. Tổ chức bộ máy kế toán:
+ Kế toán trưởng: ký kếy kiểm tra sổ sách chứng từ, số liệu kế toán. Thực hiện công
tác quản lý điều hành trong phòng kế toán. Tham mưu, đề bạt với giám đốc và ban
lãnh đạo về tình hình tài chính của công ty.
+ Phó phòng kế toán: quản lý theo dõi TSCĐ, ký chứng từ, số liệu khi kế toán trưởng
đi công tác.
* Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng, thực hiện các công vụ
thanh toán, tạm ứng và theo dõi thanh toán giữa công ty với ngân hàng.
* Kế toán tiêu thụ: theo dõi, quản lý công nợ với khách hàng. Thực hiện nghiệp vụ
hạch toán tiêu thụ lỗ lãi, theo dõi lãi. Theo dõi thuế và các khoản nộp ngân sách.
* Kế toán nguyên vật liệu: có nhiệm vụ theo dõi nguyên vật liệu, nhập xuất tồn kho
theo dõi công nợ thanh toán tiền mua bán NVL. Theo dõi thuế GTGT đầu vào.
* Kế toán giá thành: theo dõi hạch toán giá thành, theo dõi thanh toán lương. Bảo hiểm
cho cán bộ công nhân viên.
* Kế toán thống kê: tổng hợp theo dõi sản phẩm nhập kho hàng tháng, tính giá trị tổng
sản lượng.
* Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý, thu chi tiền của công ty.
b. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:
c. Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ tại công ty:
Gồm các loại sổ kế toán sau:
- Nhật ký chứng từ.
- Bảng kê.
- Sổ cái.
- Sổ kế toán chi tiết.
* Nội dung cơ bản và trình tự ghi chép của nhật ký chứng từ:
Nhật ký chứng từ số 1: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 111 "tiềnmặt: (phần
chi) đối ứng bên nợ với các tài khoản có liên quan.
Nhật ký chứng từ số 2: dùng phản ánh số phát sinh bên có TK 112 "tiền gởi ngân
hàng" đối ứng bên nợ với các tài khoản có liên quan.
Nhật ký chứng từ số 4: dùng phản ánh số phát sinh bên có TK 311 "vay ngắn hạn" ,TK
431 "vay dài hạn" TK 342 "nợ dài hạn" đối ứng bên nợ với các tài khoản có liên quan.
Nhật ký chứng từ số 9: dùng phản ánh số phát sinh bên có TK 211 "TSCĐ hữu hình" ,
TK 212 "TSCĐ thuê tài chính", TK 213 "TSCĐ vô hình".
Nhật ký chứng từ số 10: dùng phản ánh số phát sinh bên có TK 121, 128, 129, 136,
111, 334, 338 đối ứng bên Nợ và có với các tài khoản có liên quan.
* Trình tự ghi sổ:
Công ty DRC áp dụng hình thức nhật ký chứng từ cho các kế toán, vì hình thức này
phù hợp với loại hình sản xuất của công ty vì khối lượng công việc ở phòng kế toán
khá lớn. Trình độ các bộ phận đồng đều 90% là trình độ đại học.
Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày được phản ánh trên
chứng từ gốc là được ghi thẳng vào nhật ký chứng từ. Mỗi nhật ký chứng từ dùng cho
một Tk hoặc nhiều TK có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có mối quan hệ mật thiết
với nhau. Từ nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái, dựa vào các nhật ký chứng từ sổ cái
làm căn cứ để lập báo cáo kế toán. Ngoài việc sử dụng bảng kê, nhật ký chứng từ sổ
cái còn sử dụng một số sổ chi tiết, sổ tổng hợp chi tiết để phục vụ cho công tác quản lý
của doanh nghiệp, tập hợp hạch toán chi phí tính giá thành sản phẩm với loại sổ này
các chi phí phát sinh, tên chứng từ gốc được ghi vào sổ chi tiết. Cuối tháng ghi vào sổ
tổng hợp, sổ tổng hợp chi tiết và làm căn cứ báo cáo định kỳ.
* Sơ đồ trình tự ghi chép kế toán hình thức nhật ký chứng từ:
MÔ HÌNH TỔ CHỨC SỔ KẾ TOÁN
4. Tình hình sản xuất kinh doanh tại Công ty Cao Su Đà Nẵng:
Với đà thắng lợi trong sản xuất kinh doanh từ năm 1996, ngày từ quý III/1996 kế
hoạch năm 1997, 1998, 1999 đã được thông qua, với chỉ tiêu phấn đấu cao hơn. Sắp
xếp lại mặt bằng sản xuất từ cuối năm 1996 đến tháng 02/1997 công ty tiếp tục giao
quyền tự chủ cho các xí nghiệp. Điều hành sản xuất gắn với nhu cầu tiêu thụ, từ máy
móc thiết bị đến con người đều bố trí hợp lý. Do vậy năng suất không ngừng nâng cao
và tăng 40% so với năm 1996. Năm 1998 tăng 80% so với năm 1996 và giảm tỷ lệ phế
phẩm xuống 3% đối với sản phẩm săm lốp xe đạp; 1,5% đối với sản phẩm săm lốp ôtô.
Tiết kiệm điện, vật tư, dầu đốt lò gần 10% so với năm 1996.
Đặc biệt là sau khi đưa dây chuyền đắp lốp ôtô vào hoạt động, năm 1998 đã đạt sản
lượng cao nhất từ 20 năm nay với gần 22.000 lốp ôtô đắp đã giải quyết hàng loạt vấn
đề từ con người đến giá trị kinh tế môi trường cạnh tranh với thị trường lốp đắp trong
nước.
BẢNG SẢN LƯỢNG SẢN XUẤT VÀ TIÊU THỤ
Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003
SX TT SX TT SX TT
1. Giá trị SXCN 72.623.352.000 84.372.647.000 125.179.178.000
2. Doanh thu 99.958.634.000 114.560.653.000 173.147.789.000
3. Sản phẩm SX
- Lốp xe đạp (chiếc) 989.625 953.723 1.364.932 1.400.426 1.430.427
1.433.650
- Săm xe đạp (chiếc) 1.010.552 1.090.273 11.300.308 1.203.726 1.361.921
1.359.000
- Lốp xe máy (chiếc) 21.119 19.753 22.073 20.256 20.219 22.731
- Săm xe máy (chiếc) 7.259 7.326 14.382 15.257 9.040 10.331
- Lốp ôtô mới (chiếc) 46.812 45.973 56.633 60.213 97.899 97.900
- Lốp ôtô đắp (chiếc) 17.595 17.850 19.515 18.930 22.593 22.600
BẢNG BÁO CÁO THU NHẬP 30/3/03
Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2002
1. Doanh thu 173.147.789.000đ 114.560.653.000đ
2. Khoản phải thu 762.726.050.000đ 5.253.000.000đ
3. Doanh thu thuần 165.421.739.000đ 109.307.653.000đ
4. Giá bán hàng hóa 123.795.630.000đ 82.560.653.000đ
5. Lợi tức gộp 41.626.109.000đ 26.747.000.000đ
6. Chi phí bán hàng 7.560.310.000đ 2.460.000.000đ
7. Chi phí quản lý 19.670.253.000đ 12.860.000.000đ
8. Lợi tức thuần 14.395.546.000đ 11.427.000.000đ
9. Thuế lợi tức 5.038.441.100đ 3.999.450.000đ
10. Lợi tức sau thuế 9.357.104.900đ 7.427.550.000đ
III. HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU - CCDC TẠI CÔNG TY DRC:
1. Phân loại và tính giá NVL- CCDC:
a. Phân loại NVL - CCDC:
Với sản phẩm chính là săm lốp các loại: Công ty cần nhu cầu NVL là rất lớn . Mỗi loại
NVL có tác dụng khác nhau trong quá trình tạo sản phẩm. NVL tại công ty được phân
chia theo tác dụng của nó với quá trình sản xuất.
* Nguyên vật liệu chính:
Đây là loại NVL có ý nghĩa rất quan trọng trong việc tạo ra sản phẩm, nó chiếm 90%
kết cấu sản phẩm và 75% giá trị sản phẩm. NVL chính của công ty bao gồm:
- Cao su tự nhiên, cao su tổng hợp CKC, coa su BR 1712, cao su tái sinh.
- Hoá chất: FLEXION 3P, VUN KALEN - G, SILICOL, CaCO3, cao kanh, than đen,
xăng công nghệ.
- Vỏ mành xe đạp , hon da, vải chapor bọc lốp vải mành ôtô.
- Thép tanh xe đạp, hon da, ôtô, màng lưu hoá ôtô.
- NVL chính này sau khi qua các công đoạn sơ luyện, hỗn luyện sẽ được dùng vào sản
xuất thành hình lốp.
* Nguyên vật liệu phụ:
Ngoài NVL chính tạo ra sản phẩm, để sản phẩm hoàn thiện cần phải cso NVL phụ tại
công ty bao gồm:
- Phiếu kiểm tra, bảo hành sản phẩm, nhãn hiệu hàng hóa, bao bì sản phẩm.
- Băng keo, móc nhôm, đai, muối, oxy, axetien, mảnh hoa nhôm.
- Dầu HĐ, dầu BS, dầu CZ, mỡ.
* Nhiên liệu:
Là vật liệu tạo ra nhiệt năng để làm ra sản phẩm của lò hơi. Nhiên liệu tại công ty: dầu
diezen, dầu mazut, xăng.
* Phụ tùng thay thế:
Dùng để thay thế sửa chữa cho phụ tùng máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, CCDC
tạo ra sự an toàn, liên tục vận hành máy móc thiết bị, phương tiện đáp ứng cho nhu cầu
sản xuất kinh doanh như: bulông, ốc vít, aptomat, khởi động từ... và các phương tiện
thay thế khác.
* Phế liệu:
Gồm các NVL bị loại bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh như: cao su thải, sắt
thép vụn...
b. Tính giá NVL nhập kho:
Tại Công ty Cao Su Đà Nẵng - Nguyên vật liệu được tính theo giá thực tế của giá
NVL nhập kho. Tuỳ theo từng hình thức nhập kho cũng như nguồn gốc NVL tại công
ty có các tính toán khác nhau.
* Đối với NVL mua ngoài:
Căn cứ vào hoá đơn bán hàng, hoá đơn hoặc chứng từ về chi phí thu mua với hàng hóa
trong nước, tờ khai hải quan, phí bảo hiểm, thuế nhập khẩu, mà kế toán NVL tiến hành
tính giá.
- Nguyên vật liệu trong nước:
Giá thực tế NVL = giá ghi trên hoá đơn + Giá chi phí mua thực tế (giá chưa có thuế
GTGT)
Với chi phí mua gồm: Vận chuyển chi phí mua vật tư, chi phí khác.
- Nguyên vật liệu mua do nhập khẩu:
Giá thực tế NVL = giá nhập khẩu x Tỷ giá thực tế + thuế nhập khẩu + CP mua.
Với chi phí mua gồm: chi phí Vận chuyển + chi phí giao nhận hàng hóa nhập khẩu +
chi phí mua vật tư (lương cán bộ vật tư).
+ Chi phí khác: (như bảo hiểm, bốc xếp, chi phí hao hụt vật tư).
* Đối với NVL tự chế biến:
Giá thực tế NVL = giá của NVL xuất chế biến + Chi phí chế biến.
Với chi phí chế biến gồm: lương công nhân chế biến, phí bốc vác, tham gia gia công
chế biến.
* Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến:
Tại công ty có một số NVL phải thuê ngoài gia công chế biến: màng lưu hoá, băng tải,
mặt lốp, cao su butyl.
Giá thực tế NVL thuê ngoài gia công chế biến = giá thực tế NVL chế biến + Chi phí
vận chuyển NVL đến nợ chế biến và từ nơi chế biến về công ty + tiền thuê ngoài gia
công chế biến.
c. Tính giá NVL xuất kho :
Để thuận tiện cho việc tính giá xuất kho NVL, tại Công ty thực hiện việc tính giá xuất
kho NVL vào giá bình quân cuối tháng.
Hàng tháng sau khi thu nhập chứng từ, các chi phí liên quan đến NVL nhập kho. Kế
toán tiến hành tính giá NVL nhập kho rồi tiến hành tính giá xuất kho NVL.
Giá thực tế bình quân = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Tổng giá
thực tế NVL nhập trong kỳ
Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Tổng số lượng tế NVL nhập trong kỳ
Do đó: đơn giá thực tế NVL xuất trong kỳ = đơn giá thực tế bình quân x số lượng xuất
trong kỳ.
2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ:
Tại Công ty Cao Su Đà Nẵng việc hạch toán chi tiết NVL - CCDC được kế toán NVL
thực hiện về cả giá trị và hiện vật kế toán NVL theo dõi từng thứ, từng chủng loại, quy
cách của NVL-CCDC để quản lý và sử dụng. Hàng tháng kế toán NVL - CCDC phải
luôn kiểm tra việc hạch toán vật liệu về giá trị và hiện vật giữa thực tế ở kho với số
liệu trên sổ sách của kế toán NVL giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết.
Tại Công ty Cao Su Đà Nẵng hiện nay đang chọn phương pháp hạch toán chi tiết NVL
theo phương pháp thẻ song song.
* Phòng vật tư:
Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn, phòng vật tư tiến hành làm thủ tục. Chứng từ này được
viết làm 3 liên. Liên gốc phòng vật tư giữ, 2 liên còn lại đưa xuống kho. Phòng vật tư
theo dõi NVL - CCDC về giá trị và số lượng (giá ở đây là giá trên hoá đơn, giá thực
mua)
Mẫu phiếu nhập kho
Đơn vị: ..................................
Bộ phận: .................................. PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 13 tháng 3 năm 2003 Số 4615
Định khoản:
Nợ : .... Có: ....
Họ tên người nhận hàng : Công ty Cao Su Chư Prông.
Mã số thuế : 59.0019064-1
Nhập tại kho : số 3 theo hoá đơn số 3488 ngày 03/3/2001.
Lý do: phục vụ sản xuất
Hình thức thanh toán: chuyển khoản UNC.
TT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá T.tiền
YC TN
Cao su cốm 1 Kg 50.000 50.000 7.700 385.000.000 1
Cao su cốm 3 Kg 20.000 20.000 6.800 136.000.000 2
Cộng : 521.000.000
Cộng tiền hàng: 521.000.000đ
Thuế suất GTGT 10% tiền thuế 52.100.000đ
Cộng tiền hàng 573.100.000đ
Số tiền bằng chữ (năm trăm bảy ba triệu một trăm ngàn đồng chẵn)
Phụ trách đơn vị Người nhập Kế toán Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đơn vị: ..................................
Bộ phận: ..................................
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 20 tháng 3 năm 2003 Số 215
Định khoản:
Nợ : ....
Có: ....
Họ tên người nhận hàng : Nguyễn Văn A.
Địa chỉ : Xí nghiệp Cơ khí.
Lý do xuất kho : sửa chữa máy luyện.
Xuất tại kho: kho số 5 - Thúy
TT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Giá thực tế
Yêu cầu Thực xuất
A B C 1 2 4 5 3
Bulong 3x20 Con 2.000 6.000 1 3
Aptomat 5A Cái 45.000 180.000 2 4
3 Phụ tùng máy luyện Cái 1.200.000 1.200.000 1
Cộng : 1.386.000
Tổng số tiền bằng chữ (Một triệu ba trăm tám sáu ngàn đồng chẵn)
Phụ trách đơn vị Người nhập Kế toán Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
- Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định thống nhất cho từng danh điểm NVL và
phát cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho.
- Với trường hợp xuất NVL thì căn cứ vào mức đã duyệt thủ kho vào thẻ của mình.
- Thủ kho luôn đối chiếu số tồn kho trên thẻ kho và thực tế tồn kho trong kỳ.
* Tại phòng kế toán công ty: sau khi nhận chứng từ nhập, xuất kho , kế toán tiến hành
kiểm tra chứng từ nhập, xuất gồm: hoá đơn nhậo kho, đơn giá nhập, số lượng so với
phiếu nhập, kiểm tra phiếu xuất kho về số lượng so với giấy yêu cầu vật tư. Kiểm tra
thủ tục, giấy tờ đã đầy đủ chưa. Nếu chưa sẽ trả lại cho phòng vật tư để làm hoàn
chỉnh thủ tục chứng từ. Sau đó kế toán NVL mới xác nhận cho người cung cấp để
thanh toán tiền bán NVL.
- Kế toán NVL: theo dõi NVL, CCDC chi tiết cho từng loại vật tư, từng quy cách
tương ứng với thẻ kho. Sổ chi tiết NVL có nội dung giống như thẻ kho, song theo dõi
về số lượng lẫn giá trị.
Tại công ty do không thể tập hợp chi phí mua NVL cho từng hoá đơn, phiếu nhập
được nên thông thường việc tính giá NVL nhậop xuất được kế toán NVL thực hiện
vào đầu tháng sau. Căn cứ vào chi phí mua NVL phát sinh trong tháng, phiếu thanh
toán vận chuyển, phiếu giao nhận các chi phí khác đã phát sinh. Kế toán ghi đơn giá
chi và tính thành tiền cho từng phiếu nhập, phiếu xuất theo tỷ lệ bình quân cho từng kg
NVL nhập.
Căn cứ vào chứng từ nhập xuất kho đã kiểm tra, tính thành tiền. Kế toán lần lượt ghi
các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào các sổ kế toán chi tiết. Đến cuối tháng kế toán cộng
sổ chi tiết theo từng loại NVL, tính ra tổng số lượng nhập, tổng tiền nhập, tổng tiền
xuất, tổng lượng xuất vào sổ tổng hợp nhập xuất NVL. Số liệu nhập, xuất tồn trên
bảng tổng hợp đối chiếu với thẻ kho theo từng loại NVL.
MẪU THẺ KHO
Đơn vị: Công ty Cao Su Đà Nẵng
Tên kho: kho số 2 - Thuý THẺ KHO
Tờ số: 02
Tên NVL: Cao su cốm 1 ĐVT: kg
TT Chứng từ nhập xuất Hoá đơn yêu cầu Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ký
xác nhận kế toán
Số Ngày Số Ngày
1
2
3
SỔ TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU
TT Tên NVl Tồn đầu Nhập Xuất Tồn cuối
SL TT SL TT SL TT SL TT
1 Cao su cốm 1 20.000 150.000 50.000 385.000 30.000
40.000
2 Hoá chất MgO 38 213 30
Cộng 20.000 150.000
Tài vụ công ty số tổng hợp nhập xuất NVl - theo dõi từng kho NVL gồm:
- Sổ tổng hợp N - X - T nguyên vật liệu chính.
- Sổ tổng hợp N - X - T nguyên vật liệu phụ.
- Sổ tổng hợp N - X - T nhiên liệu .
- Sổ tổng hợp N - X - T phụ tùng.
3. Hạch toán tổng hợp nhập xuất NVL - CCDC:
* Phương pháp hạch toán hàng tồn kho:
Công ty hiện đang thực hiện hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường
xuyên. Nghĩa là việc nhập, xuất hàng tồn kho NVL được thể hiện trên sổ sách kế toán
một cách thường xuyên có hệ thống.
Tuy thực hiện phương pháp kê khai thường xuyên song để đơn giản cho việc tính giá
NVL. Nên vào đầu tháng sau kế toán mới tiến hành tính giá cho tất cả hàng nhập trong
tháng trước. Sau đó mới tiến hành nhập xuất NVL. Tuy vậy, nhưng trên sổ sách chi
tiết vẫn thể hiện liên tục việc nhập xuất tồn NVL một cách có hệ thống và theo thứ tự
thời gian. Chỉ có điều do việc tính giá chậm nên thực tế kế toán NVL chưa thể theo dõi
một cách sát sao tình hình nhập xuất tồn NVL tại thời điểm NVL nhập kho, xuất, tồn
trong tháng. Công việc theo dõi lượng NVL nhập, xuất, tồn tại thời điểm nhập, xuất
kho thủ kho và cán bộ nghiệp vụ phòng vật tư theo dõi.
Cuối kỳ kế toán NVL được tiến hành kiểm tra số liệu của mình với số tồn trên thẻ kho
và xác nhận thẻ kho. Cán bộ phòng vật tư dựa trên số liệu tồn kho của mình với thẻ
kho tiến hành kiểm tra NVL - CCDc thực tế trong kho cùng với thủ kho. Nếu có sai
sót thì báo lên phòng vật tư, phòng kế toán để tìm ra nguyên nhân.
4. Thủ tục, chứng từ hạch toán nhập, xuất kho NVL - CCDC:
4.1. Với NVL nhập kho:
a. NVL mua ngoài nhập kho: đòi hỏi cần có một số chứng từ sau:
- Hoá đơn bán hàng.
- Phiếu nhập vật tư.
- Hợp đồng mua NVL.
Phòng vật tư sau khi nhận hoá đơn của người bán, cán bộ vật tư mang về phải kiểm tra
đối chiếu với hợp đồng về số lượng, đơn giá, kiểm tra con dấu của bảo vệ xem đã
mang hàng vào cổng hay chưa, chữ ký của phòng kỹ thuật (nếu là phụ tùng thay thế).
Để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận nhập lô hàng NVL này. Sau đó phòng
vật tư lập phiếu nhập kho gồm 3 liên, liên gốc để lại cuối, 02 liên sau chuyển xuống
kho, sau khi có xác nhận của phụ trách phòng vật tư. Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập
kiểm tra lại phiếu nhập NVL tại kho. Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào phiếu và
cùng người cung cấp NVL ký tên vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho phải có chữ ký
của người giao NVL, thủ kho phụ trách phòng vật tư, kế toán. Thủ kho sau khi vào thẻ
kho phải chuyển về phòng kế toán 1 liên, phòng vật tư 1 liên (liên phòng vật tư dùng
đối chiếu với liên trong cuốn). Sau đó dùng nó làm liên đưa cho nhà cung cấp thanh
toán tiền với kế toán thanh toán.
b. Với NVL tự chế biến nhập kho:
Thủ tục gồm: - Phiếu báo nhập NVL (do từng xí nghiệp có NVL nhập lập)
- Phiếu nhập kho.
Phòng vật tư sau khi nhận phiếu báo nhập NVL có chữ ký của phụ trách xí nghiệp, chữ
ký phòng kỹ thuật, phụ trách phòng vật tư thì mới tiến hành làm "Phiếu nhập kho"
thành 3 liên. Sau khi phụ trách phòng vật tư ký, người mang NVL và phiếu nhập kho
xuống kho nhập. Căn cứ "Phiếu nhập kho" thủ kho ghi số lượng, ký nhận. 1 liên giao
cho người nhập NVL, liên gốc chuyển về phòng vật tư, 012 liên thủ kho dùng để vào
thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán để nhập NVL.
c. Đối với NVL thuê ngoài chế biến nhập kho:
Thủ tục gồm: - Phiếu giao hàng (của đơn vị chế biến)
- Hoá đơn về chi phí chế biến.
- Phiếu nhập kho.
Phòng vật tư căn cứ vào phiếu giao hàng của đơn vị nhận gia công chế biến để lập
phiếu nhập vật tư thành 3 bản. Sau khi người phụ trách phòng vật tư ký rồi giao cho
người mang hàng xuống nhập kho. Thủ kho căn cứ vào "Phiếu nhập kho" để kiểm
nhận và nhập kho. Ghi số thực nhập kho vào phiếu nhập và cùng người giao hàng ký
vào 3 bản. Một ban giao cho người giao hàng,1 bản chuyển về phòng vật tư, 01 bản
thủ kho giữ và ghi vào "Thẻ kho" Sau đó chuểyn về phòng kế toán để tính tiền, ghi vào
sổ kế toán.
4.2. Với NVL xuất kho:
a. NVL xuất dùng cho sản xuất kinh doanh trong đơn vị:
Thủ tục gồm: - Giấy đề nghị xuất NVL (giấy yêu cầu NVL)
- Phiếu xuất NVL định mức.
- Phiếu xuất kho
Khi có nhu cầu sử dụng NVL, đơn vị có yêu cầu làm, giấy yêu cầu, sau đó phụ trách
đơn vị ký, giám đốc, phòng vật tư. giấy này được chuyển phòng vật tư. Căn cứ giầy đề
nghị yêu cầu hợp lý phòng vật tư lập "Phiếu xuất NVL" thanhd 3 bản, căn cứ "Phiếu
xuất NVL" thủ kho xuất kho và ghi số thực xuất vào phiếu rồi cùng người ký nhận ký
vào 3 bản ký xuất. 01 bản người nhận giữ, 01 bản chuyển phòng vật tư, 1 bản thủ kho
giữ vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ.
b. Trường hợp NVL xuất bán:
Thủ tục gồm: - Giấy đề nghị xuất bán.
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
Phòng vật tư căn cứ giấy đề nghị xuất bán, phải có chữ ký của giám đốc, kế toán
trưởng, phụ trách phòng vật tư . phòng vật tư căn cứ giấy này lập "hoá đơn kiêm phiếu
xuất kho" thành 3 bản, cả 3 bản được phụ trách phòng vật tư ký. Giám đốc duyệt, kế
toán trưởng kiểm tra ký duyệt thanh toán rồi giao cho khách hàng đến kho để nhận.
Nếu khách hàng thanh toán tiền mặt, ngân phiếu, sec thì trước khi nhận phải đến thủ
quỹ làm thủ tục trả tiền và đóng dấu "đã thu tiền" vào phiếu. Căn cứ hoá đơn, thủ kho
xuất NVL và ký vào 3 bản, 01 bản giao cho khách hàng, 1 bản giao cho phòng vật tư,
1 bản thủ kho làm căn cứ vào "thẻ kho" và sau đó chuyển về phòng kế toán làm căn cứ
ghi vào sổ kế toán.
c. Với NVL xuất thuê ngoài gia công chế biến:
Thủ tục gồm: - Hợp đồng thuê gia công.
- Phiếu xuất kho NVL.
Phòng vật tư căn cứ "hợp đồng thuê gia công" để lập "phiếu xuất kho NVL" và ghi rõ
vào phiếu là xuất gia công chế biến. Sau khi phòng vật ký ký, giám đốc duyệt, phiếu
xuất chuyển xuống kho làm cơ sở xuất NVL, một bản giao cho đơn vị nhận NVL gia
công, 1 bản chuyển về phòng vật tư, 1 bản thủ kho giữ làm căn cứ ghi vào "thẻ kho" và
sau đó chuỷen về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ.
IV. TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ NHẬP NVL - CCDC:
1. Trình tự hạch toán:
1.1. Mua cao su nhập kho:
Ngày 03/3/2003 hoá đơ nsố 1828 của Công ty Cao Su Chư Hông giao cho phòng vật
tư làm phiếu nhập 127 ngày 04/3/2003 trên hoá đơn ghi:
+ Cao su cốm 1 : 20.000kg x 7.600 = 152.000.000đ
+ Cao su cốm 3 : 30.000kg x 6.800 = 204.000.000đ
Cộng tiền hàng : 356.000.000đ
Thuế GTGT 10% 35.600.000đ
Tổng tiền: 391.600.000đ
Ngày 4/3/2003 nhận 1 phiếu thanh toán vận chuyển: 18.500.000đ, thuế GTGT 5%:
925.000đ. Tổng tiền thanh toán 19.425.000đ đã trả bằng tiền mặt phí mua vật tư cuối
tháng phòng vật tư thanh toán là 750.000đ bằng tiền mặt.
* Khi mua vật tư nhập khẩu và nhập kho. Căn cứ tờ khai nhập khẩu, số tiền vay, chi
trả cho nhà cung cấp kế toán hạch toán .Tại công ty khi mua NVL nhập khẩu luôn
phải trả tiền trước khi nhận hàng nên kế toán NVL không theo dõi TK chênh lệch tỷ
giá.
* Hạch toán (ĐVT: đồng)
Nợ TK 152 375.250.000
Nợ TK 133 36.552.000
Có TK 111 411.802.000
1.2. Mua vải mành ôtô và camaron
Ngày 3/3/2003 nhận được hoá đơn số AL 7302 của doanh nghiệp Quang Đức làm
phiếu nhập ngày 6/3/2002 trên hoá đơn ghi:
Vải mành ôtô: 55.000kg x 17.000đ = 935.00.000đ.
Camaron : 12.000kg x 32.000đ = 384.00.000đ.
Thuế GTGT 10% 131.900.000đ
Tổng giá thanh toán : 1.450.900.000đ
Đã thanh toán bằng tiền gởi ngân hàng.
Các chi tiết liên quan đến lô hàng như sau:
Ngày 7/3/2003 nhận 1 phiếu thanh toán vận chuyển: 24.120.000đ. Thuế GTGT 5%
1.260.000đ. tổng giá vận chuyển 25.380.000 đã thanh toán bằng tiền mặt.
Phí vật tư cuối tháng phòng vật tư thanh toán bằng tiền mặt 335.000đ
Kế toán hạch toán (ĐVT đồng)
Nợ TK 152 1.343.455.000
Nợ TK 133 133.160.000
Có TK 112 145.900.000
CóTK 111 25.715.000
1.3. Mua vukalen - G nhập khẩu và nhập kho:
Căn cứ tờ khai nhập khẩu, số tiền vay, chi trả cho nhà cung cấp kế toán hạch toán. Tại
do khi mua NVL nhập khẩu luôn trả tiền trước, khi nhập hàng, nên kế toán NVL
không theo dõi chênh lệch tỷ giá theo TK.
Ngày 09/3/2003 nhận được tờ khai số 3525 ngày 7/3/2002 phiếu nhận số 200.
Tờ khai ghi: Vukalen - G: 2.950 kg x 3.758 = 11.062,5 đ
Thếu nhập khẩu 3% 4.646.000đ
Thuế GTGT 10% 15.952.100đ
Lô hàng này kế toán vay ngắn hạn để thanh toán với tỷ giá 14.032đ. Phí giao nhận
0,6% trị giá hàng nhập khẩu 930.000đ chưa thanh toán, phí mua vật tư thanh toán cuối
tháng bằng tiền mặt 45.000đ.
Chi phí vận chuyển: 1.180.000đ, thuế GTGT 5% 59.000đ đã thanh toán bằng tiền mặt
1.239.000đ.
Phí bảo hiểm 729.000đ, thuế GTGT 10%: 73.000đ tổng 802.000đ chưa thanh toán cho
Công ty bảo hiểm.
Kế toán sau khi tập hơkj chứng từ của lô hàng này gồm: tờ khai hải quan , phiếu nhập
kho, phiếu vận chuyển, phiếu bảo hiểm chứng từ thanh toán phí tiến hành hạch toán
trên phiếu nhập và tính giá thực nhập của lô hoá chất trên như sau:
* Kế toán hạch toán:
1a. Nợ TK 152 11.062,5 x 14.032đ = 155.229.000
Có TK 311 155.229.000
b. Nợ TK 152 4.646.000 (thuế nhập khẩu)
Nợ TK 133 15.952.000 (thuế GTGT)
Có TK 3333 4.646.000
Có TK 311 15.952.000
2. Nợ TK 152 2.155.000
Nợ TK 133 59.000
Có TK 111 1.284.000
Có TK 331 930.000
3. Nợ TK 152 729.000 (phí bảo hiểm)
Nợ TK 133 73.000
Có TK 331 802.000
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ NVL NHẬP
Tháng 3 năm 2003
Nhóm: NVL chính TK 1521
Chứng từ Nhà cung cấp Mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
N S
03/3/02 116 Công ty CS Chu Prông Cao su cốm 1 Kg 20.000 7.985
159.700.000
03/3/02 116 Công ty CS Chu Prông Cao su cốm 2 Kg 30.000 7.185
215.550.000
05/3/02 118 DN Quang Đức Vải mành ôtô Kg 55.000 17.365
955.075.000
05/3/02 118 DN Quang Đức Camaron Kg 12.000 32.365
388.380.000
17/3/02 171 HySung Vulkalen-G Kg 2.950 55.173 162.759.000
1.881.464.000
Kế toán hạch toán:
Nợ TK 1521 1.881.464.000
Nợ TK 133 185.796.100
Có TK 111 438.801.000
Có TK 112 1.450.900.000
Có TK 331 1.732.000
Có TK 311 171.181.100
Có TK 3333 4.646.000
2. Nguyên vật liệu phụ:
2.1. Nhập hoá chất:
Ngày 20/3/2003 nhận hoá đơn số 3752 của công ty Hoá chất Đà Nẵng. giao phòng vật
tư làm phiếu nhập số 57 ngày 21/3/2002 trên hoá đơn ghi:
Hoá chất MgO : 38kg x 5.605 213.000đ =
Axetylen : 85kg x 35.300 3.000.000đ =
Oxygen : 128kg x 39.000 = 4.992.000đ
Muối : 52kg x 1.050 = 54.600đ
Cộng tiền hàng 8.260.000đ
Thuế GTGT 10% 826.000đ
Công ty Cao Su Đà Nẵng chưa thanh toán cho người bán
Chi phí liên quan đến lô hàng trên.
Ngày 22/3/2003 công ty nhận được hoá đơn vận chuyển tổng giá thanh toán 111.342đ
trong đó tiền vận chuyển 106.040đ, thuế GTGT 5% 5.302đ.
Kế toán hạch toán:
1. Nợ TK 1522 8.260.000
Nợ TK 133 826.000
Có TK 331 9.086.000
2. Nợ TK 152 106.040
Nợ TK 133 5.302
Có TK 111 111.342
2.2. Nhận dầu nhớt:
Ngày 25/3/2003 nhận hoá đơn của công ty kỹ thuật Việt Nam giao phòng vật tư làm
phiếu nhập số 60 trên hoá đơn ghi
- Dầu GP-XP-100 : 1.800 l x 11.000 = 19.800.000đ
- Dầu GP-XP-200 : 1.250 l x 12.900 = 16.125.000đ
Cộng tiền hàng : 35.925.000đ
Thuế 5% 1.796.250đ
Tổng thanh toán 37.721.250đ
Đã thanh toán bằng TGNH.
* Kế toán hạch toán:
Nợ TK 1522 35.925.000
Nợ TK 133 1.796.250
Có TK 112 37.721.250đ
BẢNG KÊ CHI TIẾT NHẬP NGUYÊN VẬT LIỆU
Tháng 3 năm 2003
Nhóm: NVL phụ TK 1522
Chứng từ Nhà cung cấp Mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Ngày Số
21/3/02 57 Công ty Hoá chất ĐN MgO Kg 38 5.955 226.290
21/3/02 5 Công ty Hoá chất ĐN Oxylen Kg 128 39.350
5.036.800
21/3/02 57 Công ty Hoá chất ĐN Axetylen Kg 85 36.650
3.030.250
21/3/02 57 Công ty Hoá chất ĐN Muối Kg 52 1.400 72.800
25/3/02 60 Công ty kỹ thuật VN Dầu GR-XP-100 Lít 1.800
11.000 19.800.000
251/3/02 60 Công ty kỹ thuật VN Dầu GP-XP220 Lít 1.250
12.900
Kế toán hạch toán
Nợ TK 1522 44.291.140
Nợ TK 133 2.627.552
Có TK 111 111.342
Có TK 112 37.721.250
Có TK 331 9.086.100
2.3. Nhập nhiên liệu:
Ngày 23/3/2003 nhận hoá đơn của công ty Xăng dầu Đà Nẵng giao phòng vật tư làm
phiếu nhập số 72 trên hoá đơn ghi:
Xăng A92 : 92 lít x 4.381 = 403.052đ
Dầu diezel : 50 lít x 1.818,18 = 90.909đ
Cộng tiền hàng 493.961đ
Thuế GTGT 5% 24.698đ
Tổng giá thanh toán 5180659đ
Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt.
Kế toán lập bảng nhập NVL và hạch toán như sau:
BẢNG KÊ CHI TIẾT NHẬP NVL
Tháng 3 năm 2003
Kho: nhiên liệu. TK 1523
Chứng từ Nhà cung cấp Mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Ngày Số
28/3/02 72 Công ty Xăng dầu Đà Nẵng Xăng A92 Lít 92
4.381 403.052
28/3/02 72 Công ty Xăng dầu Đà Nẵng Dầu Diezel Lít 50
1.818,18
Kế toán hạch toán
Nợ TK 1523 493.961
Nợ TK 133 24.698
Có TK 111 518.659
3. Xuất kho NVL chính:
Ngày 30/3/2003 phòng vật tư viết một phần định mức cho vật kho kho cao su, hoá
chất, phiếu xuất định mức được phòng vật tư lập, chỉ có về mặt số lượng, còn giá trị do
phòng kế toán tính.
Công ty Cao Su Đà Nẵng PHIẾU XUẤT KHO Nợ TK 621
(theo định mức ) Có TK 152
Tháng 3 năm 2003
TT Tên vật tư ĐVT Số lượng Nơi nhận Ký nhận Thành tiền
Hạn mức Thực xuất
Cao su cốm 1 Kg 50.000 50.000 XN cán luyện 399.250.000 1
Cao su cốm 2 Kg 30.000 30.000 XN cán luyện 215.550.000 2
Vải mành ôtô Kg 61.000 61.000 XN ôtô 1.037.000.000 3
Vulkalen-G Kg 3.000 3.000 XN cán luyện 165.517.000 4
Camaron Kg 12.000 12.000 XN cán luyện 384.270.000 5
Màng LH-900 Cái 15 15 XN ôtô 9.000.000 6
Màng LH-1200 Cái 20 20 XN ôtô 15.000.000 7
Cộng : 2.225.587.000
Thủ kho Phòng vật tư Kế toán trưởng Giám đốc
Hạch toán
Nợ TK 621 2.225.587.000
Có TK 152 2.225.587.000
Chi tiết Có TK 152 (XN cán luyện) 1.164.587.000
CóTK 152 (XN ôtô) 1.061.000.000
Ngày 23/3/03 nhận hoá đơn xuất bán cao su cốm 1 đã thu bằng tiềnmặt trên hoá đơn
ghi
Cao su cốm 1 10.000đ x 8.000 = 80.000.000đ
Thuế GTGT 10% 8.000.000đ
Tổng thanh toán 8.800.000.000đ
Kế toán căn cứ vào lượng xuất trên hoá đơn tính theo giá thực tế của mình.
Cao su cốm 1: 10.000kg x 7.990 = 79.900.000đ
Hạch toán
Nợ TK 632 79.900.000
Có TK 152 79.900.000
Nghiệp vụ hoá đơn hạch toán:
Nợ TK 111 88.000.000
Có TK 333 8.000.000
Có TK 152 80.000.000
BẢNG KÊ CHI TIẾT XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU
Tháng 3 năm 2003
Nhóm: NVL chính TK 1521
Chứng từ Nhà cung cấp Mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Ngày Số
30/3/02 85 XN cán luyện Cao su cốm 1 Kg 60.000 7.990
479.400.000
30/3/02 85 XN cán luyện Cao su cốm 2 Kg 30.000 7.180
215.400.000
30/3/02 85 XN ôtô Vải mành ôtô Kg 61.000 17.000 1.037.000.000
30/3/02 85 XN cán luyện Vulkalen-G Kg 3.000 55.173
165.517.000
30/3/02 85 XN cán luyện Camaron Kg 12.000 32.022
384.270.000
30/3/02 85 XN ôtô Màng LH-900 Cái 15 600.000
9.000.000
30/3/02 85 XN ôtô Màng LH-1200 Cái 20 750.000
1.500.000
* Hạch toán : Nợ TK 621 2.305.587.000
Có TK 1521 2.305.587.000
* Xuất NVL phụ:
Ngày 12/3/2003 phòng vật tư lập phiếu xuất kho số 72 cho XN Cán luyện.
TT Tên NVL ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 MgO Kg 30 5.538 166.150
2 Oxylen Kg 5 39.350 196.750
3 Muối Kg 40 1.400 56.000
418.900
Sau khi nhận các chứng từ có liên quan kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 627 418.900
Có TK 152 418.900
* Xuất phụ tùng thay thế
Ngày 13/3/2003 căn cứ vào yêu cầu phòng vật tư làm phiếu xuất 13/2 ngày 13/3/03.
Căn cứ phiếu xuất kho phòng vật tư, kế toán tính lại giá thành thực xuất và hạch toán
ngay trên phiếu xuất kho
Công ty Cao Su Đà Nẵng PHIẾU XUẤT KHO Nợ TK 627
Số 13/2CL Có TK 152
Ngày 13 Tháng 3 năm 2003
Họ và tên người nhận hàng: Xí nghiệp cán luyện
Địa chỉ (bộ phận) : ...
Lý do xuất kho : Sửa chữa máy LH số 3
Xuất tại kho số 3 . Kho Thuý
ĐVT: đồng
TT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu Thực xuất
Bulông 3XH Con 100 750 750.000 1
Aptomat 5A Cái 13 1.000 130.000 2
Rơle thời gian Cái 7 5.600 392.000 3
Cộng : 1.272.000
* Hạch toán :
Nợ TK 627 1.272.000
Có TK 152 1.272.000
4. Tổng hợp các nghiệp vụ hạch toán nhập xuất NVL-CCDC:
Hàng tháng kẻ NVL, kế toán tổng hợp toàn bộ các phiếu nhập, xuất để làm bảng theo
dõi tình hình nhập xuất NVL trong kỳ như sau:
SỔ TỔNG HỢP NHẬP XUẤT KHO NGUYÊN VẬT LIỆU
Tháng 3 năm 2003
Kho NVL chính . TK 1521
Tên NVL ĐVT Tồn đầu Nhập Xuất Tồn cuối
SL TT SL TT SL TT SL TT
Cao su cốm 1 Kg 70.000 559.400.000 20.000 159.700.000 60.000 479.400.000
30.000 239.700.000
Cao su cốm 2 Kg 10.000 71.650.000 30.000 215.550.000 30.000 215.400.000
10.000 71.800.000
Vải mành ôtô Kg 25.000 404.925.000 55.000 95.075.000 61.000 1.037.000.000
19.000 323.000.000
Vulkalen-G Kg 6.000 183.025.000 12.000 388.338.000 12.000 384.270.000
6.000 192.135.000
Camaron Kg 500 27.585.435 2.950 165.517.000 3.000 165.577.000 450
24.827.535
Màng LH-900 Cái 75 15.000.000 0 0 15 9.000.000 60
36.000.000
Màng LH-1200 Cái 32 24.000.000 0 0 20 15.000.000 12
9.000.000
Tài vụ công ty số tổng hợp nhập xuất NVl - theo dõi từng kho NVL gôVà đối chiếu
với thẻ kho tại kho của công ty.
Tương tự như thế kế toán đối chiếu lần lượt các NVL chính với thẻ kho tại kho và lấy
số liệu tồn đúng như sổ theo dõi chi tiết của kế toán.
Phần III:MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NVL - CCDC
TẠI CÔNG TY
I. NHẬN XÉT CHUNG:
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung phù hợp với quy mô đặc
điểm, tổ chức sản xuất và yêu cầu quản lý tài chính của đơn vị. Tất cả các công việc
như kiểm toán chứng từ gốc, định khoản kế toán, ghi sổ chi tiết và tổng hợp, hạch toán
tổng hợp chi phí sản xuất, lập báo cáo đều tập trung ở phòng kế toán tài chính công ty.
Tại các xí nghiệp sản xuất trực thuộc công ty, không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà
chỉ biên chế nhân viên làm nhiệm vụ thống kê, thu thập chứng từ, sau đó gởi về phòng
kế toán công ty xử lý và ghi sổ.
Công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ cho công tác kế toán và phương pháp kê
khai thường xuyên, do đó việc theo dõi và phản ánh diễn ra một cách thường xuyên,
liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL trên sổ kế toán và tại bất kỳ
thời điểm nào trong kỳ kế toán ta cũng có thể xác định được lượng vật tư tồn kho.
Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song, phương pháp này dễ làm, dễ đối chiếu,
kiểm tra. Trong điều kiện áp dụng máy tính vào công tác quản lý và hạch toán NVL
hiện nay thì việc ghi chép, theo dõi rất thuận tiện.
II. NHẬN XÉT VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NVL TẠI CÔNG TY:
Với sự phân công của kế toán trưởng, việc theo dõi, nhận xét tồn kho NVL cũng như
công tác hạch toán NVL nói chung được một nhân viên kế toán đảm nhiệm.
Công tác hạch toán NVL tại công ty được theo dõi khá sát sao theo từng kho NVL
như: kho NVL chính, kho NVL phụ , nhiên liệu , phụ tùng. Việc theo dõi, đối chiếu
tính toán lương NVL nhập, xuất, tồn cũng như giá NVL nhập xuất tồn được theo dõi
khá chặt chẽ chi tiết.
Chứng từ, sổ sách, phục vụ cho công tác hạch toán NVL được thu thập, kiểm tra, theo
dõi khá chặt chẽ, phục vụ tốt cho công tác quản lý tại doanh nghiệp.
Việc thực hiện chế độ chính sách trong hạch toán trong tính toán kế toán được công ty
áp dụng đúng và phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của công ty.
Bên cạnh đó, công tác hạch toán NVL cũng còn một số điểm cần được khắc phục để
thực hiện tốt hơn nữa việc theo dõi NVL tại công ty.
Thủ tục, chứng từ nhập xuất cần được thu thập kịp thời và cần phải đưa lên phòng kế
toán ngay để đảm bảo kịp thời công tác tính toán, hạch toán NVL.
Một số nội dung trong phiếu xuất kho cần phải được phản ánh chính xác, rõ ràng đảm
bảo cho công việc tính toán được chính xác.
Cần phải bổ sung đầy đủ hơn một số chứng từ nhập, xuất để theo dõi tốt hơn. Chính
xác hơn việc nhập xuất kho NVL
Cần phải thiết lập một hệ thống báo biển kế toán NVL để phục vụ cho việc quản lý
theo dõi NVL một cách tốt hơn.
Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp cạnh tranh nhau,
đòi hỏi các doanh nghiệp cần chú ý quan tâm hơn đến chất lượng sản phẩm. Điều đó
muốn có hiệu quả thì công ty cần nghiên cứu và xây dựng định mức chi phí thực tế
phù hợp với điều kiện công ty trên cơ sở định mức chung của ngành. Mặt khác định
mức kinh tế kỹ thuật của ngành được xây dựng có thể chưa bao quát được những điều
kiện, đặc điểm cụ thể của công ty. Do đó, công ty cần xây dựng định mức chi phí riêng
phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty mình.
III. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NVL - CCDC TẠI
CÔNG TY:
1. Nhận xét về thủ tục nhập xuất kho NVL - CCDC:
a. Với NVL nhập kho:
Tại công ty thông thường để nhập kho NVL thuê ngoài gia công thủ tục chủ yếu gồm :
- Hợp đồng gia công NVL.
- Phiếu nhập kho.
Việc nhập kho NVL thuê ngoài gia công thường chú trọng đến số lượng., giá trị cũng
như việc hạch toán chứ chưa được chú trọng đến vấn đề chất lượng NVL, do đó đối
với NVl thuê ngoài gia công cũng cần có biên bản kiểm nghiệm NVL giống như khi
nhập các loại NVL khác.
b. Đối với NVL xuất kho:
Theo nguyên tắc thì khi có nhu cầu NVL, các đơn vị, phòng ban, xí nghiệp sẽ làm giấy
yêu cầu NVL, sau đó đưa phòng vật tư làm phiếu xuất và xuống kho nhận NVL.
Nợ TK 138
Có TK 152
Khi xong thủ tục xuất kho (có phiếu xuất kho)
Nợ TK 627
Có TK 138
Sau khi sửa chữa hoặc đáp ứng yêu cầu cấp bách mới tiến hành làm thủ tục xuất. Điều
này làm cho việc đối chiếu kiểm kê giữa sổ sách với thẻ kho với thực tế tồn kho không
khớp. Nghĩa là trong kho không cổn không đủ NVL so với sổ sách do cuối tháng các
đơn vị nhận, mượn NVL chưa hoàn tất chứng từ. Bên cạnh đó còn có trường hợp là
NVL đã nhập khovà đã dùng cho các xí nghiệp, song hoá đơn, chứng từ nhập lại chưa
hoàn tất, nên dẫn đến trường hợp kế toán nhận được giấy chứng từ xuất, song chưa
nhận được chứng từ nhập của NVL vào cuối kỳ kế toán nên dẫn đến việc xuất bị âm
mà trên sổ sách không có để xuất. Chính vì vậy, để công tác quản lý NVL được chặt
chẽ, đòi hỏi thủ kho và phòng vật tư phải có sự quản lý chặt chẽ. Một mặt phải giải
quyết việc sửa chữa hay cần nhu cầu NVL đột xuất. Công ty phòng vật tư, hàng tháng
có thể dựa vào nhu cầu sản xuất, sửa chữa của từng xí nghiệp có thể xuất tới mức
thường xuyên để tại xí nghiệp phục vụ cho sửa chữa và sản xuất.
c. Với NVL nhập kho:
Tại công ty Cao Su Đà Nẵng việc NVL nhập kho không được thực hiện ngay sau khi
nhận hàng, nhận chứng từ nhập mà thông thường kế toán NVL tập hợp tất cả các
chứng từ nhập kho vào khoảng ngày 5 đến ngày 10 của tháng sau. Sau đó, kế toán
NVL tiến hành tập hợp chi phí mua NVL, chi phí vận chuyển, các scf có liên quan để
tiến hành phân bổ cho từng phiếu nhập. Chính vì vậy, việc tính toán chi phí liên quan
mua NVL hầu như là phân chia đều, chứ không phản ánh đúng chi phí thực tế đến
từng lô hàng, từng phiếu nhập hàng. Bên cạnh đó, do việc tính giá nhập NVL được
thực hiện vào cuối kỳ kế toán. Nên sau đó kế toán mới tiến hành nhập tất cả các chứng
từ NVL theo từng phiếu nhập, sau đó mới thực hiện đến việc xuất chứng từ xuất kho
NVL. Nghĩa là việc cập nhật phiếu nhập, xuất không được tiến hành thường xuyên
theo thứ tự thời gian báo trên tờ khai. Cho nên công ty hay bị phạt 1% trên tiền thuế
cho một ngày nộp chậm. Chính vì vậy, tự nhiên giá của NVL nhập khẩu phải chịu
thêm tiền phạt trong khi nó đã chịu quá nhiều chi phí: chi phí giao nhận hàng nhập
khẩu, chi phí mua NVL, chi phí vận chuyển.
2. Một số ý kiến về hạch toán tổng hợp nhập xuất NVL:
a. Về hạch toán hàng mua đi đường:
Tại Công ty khi hạch toán nhập NVL kế toán chỉ sử dụng tài khoản 152 mà không sử
dụng TK 151. Nghĩa là nhiều khi trong tháng hoá đơn chứng từ đã vêv, công ty đã
chấp nhận thanh toán hoặc đã thanh toán. Nhưng cuối tháng hàng hóa vẫn chưa mang
về nhập kho, đúng ra trường hợp này phòng vật tư phải mang hoá đơn chứng từ sang
phòng kế toán để kế toán phản ánh vào TK 151 :"hàng mua đang đi đường". Song thực
tế hàng tháng nếu hoá đơn về, nhưng hàng hóa NVL chưa về thì phòng vật tư thường
giữ lại chứng từ, đợi cho đến khi hàng hóa NVL về đến công ty, mới tiến hành làm thủ
tục nhập và đưa chứng từ lên phòng kế toán để hạch toán vào TK 152. Điều này làm
cho việc phản ánh các nghiệp vụ không được chính xác :
Nợ TK 151 " hàng mua đi đường"
Có TK 111,112,331
Nhưng trong thực tế thì nghiệp vụ này không được kế toán NVL thể hiện. Chính vì
vậy để đảm bảo sự chính xác trong hạch toán kế toán theo đúng nguêyn tắc hạch toán
chi phí công ty phải thực hiện các bước kế toán sau:
Khi nhận được hoá đơn nhưng cuối tháng NVL vẫn chưa về kho, căn cứ vào háo đơn
kế toán ghi:
Nợ TK 151 hàng mua đang đi đường
Có TK 331 phải trả cho người bán
Có TK 111,112,141
Sang tháng sau, khi NVL về nhập kho căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho kế toán
ghi:
Nợ TK 152 nguyên vật liệu
Có TK 151 hàng mua đi đường
b. Hạch toán xuất kho nguyên vật liệu:
Đối với các nghiệp vụ hạch toán xuất kho NVL, thông thường kế toán căn cứ vào nội
dung trong phiếu để hạch toán. Mà việc viết phiếu lại do phòng vật tư viết. Nhưng
phòng vật tư do không nắm bắt được nội dung trong phiếu xuất lại liên quan đến
nghiệp vụ kế toán và do không hiểu nghiệp vụ nên phòng vật tư nhiều khi phản ánh
không chính xác nội dung xuất NVL. Điều này dẫn đến việc hạch toán sai và sau này
khi kiểm tra, quyết toán phát hiện sai lại phải tiến hành hạch toán lại cho chính xác.
IV. BÀI HỌC RÚT RA TỪ TÌNH HÌNH THỰC TẾ:
Trong thời gian thực tập tại Công ty Cao Su Đà Nẵng, bước đầu tìm hiểu trên thực tế,
và được sự hướng dẫn của các cô trong tổ kế toán, cùng với sự giúp đỡ tận tình của các
chị phòng kế toán công ty, với kiến thức được trang bị ở trường tôi đã đi sâu vào công
tác hạch toán NVL - CCDC tại công ty. Trên thực tế còn nhiều khó khăn và thách htức
đòi hỏi người kế toán phải nhạy bén, linh hoạt, tính chính xác và trình bày phân tích rõ
ràng. Trong quá trình thực tập đi sâu và thâm nhập thực tế, bản thân tôi rút ra được bài
học bổ ích giúp nhiều cho công tác kế toán sau này. Qua thời gian thực tập, tôi được
hiểu nhiều hơn về công tác kế toán, tăng thêm kiến thức đồng thời củng cố lại kiến
thức đã học ở nhà trường chuyên sâu hơn về ngành kế toán của mình.
Kết luận
Như đã giới thiệu ở phần I, công ty Cao Su Đà Nẵng có bộ máy kế toán khá hoàn
chỉnh, sử dụng hình thức kế toán phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm sản xuất
kinh doanh của công ty, phân công lao động hợp lý, phù hợp với trình độ chuyên môn
của mỗi nhân viên, mỗi bộ phận sản xuất, với hình thức chứng từ mà công ty áp dụng
dễ dàng để giám đốc công ty kiểm tra tiến độ sản xuất kinh doanh của công ty, cung
cấp và đáp ứng kịp thời các thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý và kinh
doanh. Thực hiện tốt khâu báo cáo hàng tháng, hàng quý hàng nă, giúp ban giám đốc
và các phòng ban có định hướng sản xuất và kinh doanh xác thực trong từng giai đoạn
cụ thể. Đối với các xí nghiệp trực thuộc công ty cần có biện pháp đôn đốc việc báo cáo
số liệu để không ảnh hưởng đến tình hình kế toán chung của toàn công ty. Đặc biệt là
kế toán NVL, vì NVL của sản phẩm công ty sản xuất ra chiếm tỷ trọng 80,85% trong
giá thành sản phẩm. Do đó công ty đã có những biện pháp xác đáng trong công tác kế
toán NVL, giữ chức năng ghi chép báo cáo định hươkỳ cho giám đốc và các phòng
ban chỉ dạo sản xuất, tránh được nhiều sai sót trong quản lý kinh doanh của công ty.
Trong cơ chế thị trường hiện nay, việc cạnh tranh giữa các công ty rất gay gắt vì có
các công ty cùng sản xuất chung một mặt hàng như: Công ty Cao su Sao Vàng Hà Nội,
Công ty Cao Su Vina Sài Gòn... Các công ty đều rất linh động nhất là trong việc tìm
kiếm nguồn hàng và khách hàng. với các mặt hàng thông dụng mà công ty đang sản
xuất và kinh doanh hiện nay như: lốp xăm ôtô các loại, săm lốp xe đạp xe máy, đắp
lốp, các loại cao su kỹ thuật... đều là những mặt hàng thiết yếu nên việc cạnh tranh
càng khốc liệt, công ty cần phấn đấu nâng cao chất lượng sản phẩm, mẫu mã để đảm
bảo uy tín cho công ty. Từ đó chiếm lĩnh được thị trường tiêu thụ, đem lại hiệu quả
kinh doanh cao nhất. Đó là thước sự quản lý kinh doanh của công ty. Vì vậy công ty
cần tìm mọi cách giảm giá thành sản phẩm giảm chi phí vật tư, chi phí lưu thông, chi
phí bán hàng, và các chi phí khác một cách triệt để nghiêm túc như kế hoạch của giám
đốc đề ra.
