Luận văn Thạc sĩ Công nghệ thông tin: Nghiên cứu đề xuất quy trình quản lý dự án cho các doanh nghiệp gia công phần mềm tại Việt Nam

Chia sẻ: Tomjerry001 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:86

Thêm vào BST

Báo xấu

22
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là thực hiện dự án để tạo ra một sản phẩm đạt chất lượng theo đúng yêu cầu, hoàn thành đúng thời hạn và trong mức ngân sách được phê duyệt.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Công nghệ thông tin: Nghiên cứu đề xuất quy trình quản lý dự án cho các doanh nghiệp gia công phần mềm tại Việt Nam

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ------------------------------- NGUYỄN VĂN HẢI NGHIÊN CỨU ĐỀ XUẤT QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN CHO CÁC DOANH NGHIỆP GIA CÔNG PHẦN MỀM TẠI VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN HÀ NỘI - 2016 1
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN -------------------------------------- NGUYỄN VĂN HẢI NGHIÊN CỨU ĐỀ XUẤT QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN CHO CÁC DOANH NGHIỆP GIA CÔNG PHẦN MỀM TẠI VIỆT NAM Ngành: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Chuyên ngành: QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN LUẬN VĂN THẠC SĨ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. LÊ QUANG MINH HÀ NỘI - 2016 2
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn này, trƣớc tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến thầy giáo, TS. Lê Quang Minh, ngƣời đã khơi nguồn, định hƣớng chuyên môn, cũng nhƣ trực tiếp hƣớng dẫn và tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho tôi trong quá trình thực hiện luận văn. Tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến các thầy cô và bạn học trong Viện Công Nghệ thông Tin – Đại Học Quốc Gia Hà Nội đã góp ý kiến, nhận xét và quan tâm chỉ bảo, giúp đỡ tận tình trong quá trình tôi thực hiện đề tài. Cuối cùng, tôi xin bày tỏ lòng kính trọng và sự biết ơn sâu sắc đến gia đình đã tạo động lực và mọi điều kiện tốt nhất để tôi có thể hoàn thành tốt mọi công việc trong quá trình thực hiện luận văn. Mặc dù đã rất cố gắng trong quá trình thực hiện nhƣng luận văn không thể tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất mong nhận đƣợc sự góp ý của các thầy cô và bạn bè để tiếp tục hoàn thiện thêm nghiên cứu về những cải tiến trong qui trình về quản lý dự án Tác giả luận văn Nguy n Văn Hải 3
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan rằng đây là công trình nghiên cứu của tôi, có sự hỗ trợ từ Thầy hƣớng dẫn và những ngƣời tôi đã cảm ơn. Các nội dung nghiên cứu và kết quả trong đề tài này là trung thực và chƣa từng đƣợc ai công bố trong bất cứ công trình nào. Hà Nội, ngày 05 tháng 09 năm 2016 Tác giả Nguy n Văn Hải 4
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN ..................................................................................................................3 LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................................4 MỤC LỤC .......................................................................................................................5 ANH MỤC T VI T T T ..........................................................................................7 ANH MỤC H NH V ..................................................................................................8 ANH MỤC ẢNG I U .............................................................................................9 MỞ Đ U .......................................................................................................................10 1 CHƢƠNG 1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ GIA CÔNG PHẦN MỀM ....................................................................................................12 1.1 Các khái niệm cơ bản về dự án và quản lý dự án ...............................................12 1.1.1 ự án ...........................................................................................................12 1.1.2 Quản lý dự án ..............................................................................................12 1.1.3 Quy trình .....................................................................................................12 1.1.4 Quy trình quản lý dự án...............................................................................13 1.2 Khái niệm gia công phần mềm ...........................................................................13 1.3 Các yếu tố ảnh hƣởng tới quản lý dự án phần mềm ...........................................14 1.3.1 Mục tiêu và các rằng buộc của dự án ..........................................................14 1.3.2 Vòng đời của dự án .....................................................................................15 1.3.3 Nhóm chủ thể liên quan đến dự án ..............................................................15 1.3.4 Nhân tố môi trƣờng doanh nghiệp ..............................................................16 1.3.5 Các quy trình s n có của t chức.................................................................17 1.3.6 Cấu trúc t chức doanh nghiệp ....................................................................18 1.4 Kết luận ...............................................................................................................20 2 CHƢƠNG 2. MỘT SỐ PHƢƠNG PHÁP VÀ CHUẨN PHỔ BIẾN TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN .......................................................................................................21 2.1 Cẩm nang Quản lý dự án PM OK .....................................................................21 2.1.1 T ng quan năm nhóm quy trình và mƣời lĩnh vực kiến thức trong Quản lý dự án .....................................................................................................................22 2.1.2 Mƣời lĩnh vực kiến thức trong Quản lý dự án.............................................24 2.1.3 47 quy trình trong Quản lý dự án ................................................................26 2.2 Quản lý dự án theo phƣơng pháp linh hoạt Agile Scrum .................................31 2.2.1 Giới thiệu về Agile và Scrum ......................................................................31 2.2.2 Các quy trình quản lý và phát triển phần mềm theo Agile Scrum ..............33 2.2.3 Các vai trò trong quản lý dự án theo Agile Scrum ......................................36 2.2.4 Công cụ sử dụng trong quản lý dự án theo Agile Scrum ............................37 2.3 CMMI và các mục tiêu đánh giá cho nhóm quy trình Quản lý dự án ................38 2.3.1 Giới thiệu về CMMI ....................................................................................38 2.3.2 Cấu trúc của CMMI.....................................................................................39 2.3.3 Các mục tiêu và thực hành cho các quy trình Quản lý dự án trong CMMI 40 5
2.4 Kết luận ...............................................................................................................44 3 CHƢƠNG 3. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP GIA CÔNG PHẦN MỀM TẠI VIỆT NAM .............................................45 3.1 Thực trạng quản lý dự án tại một số doanh nghiệp gia công phần mềm lớn ......45 3.1.1 FPT Software...............................................................................................45 3.1.2 Harveynash Việt Nam .................................................................................51 3.2 Thực trạng quản lý dự án tại một số doanh nghiệp vừa và nhỏ ..........................57 3.3 Kết luận ...............................................................................................................61 4 CHƢƠNG 4. ĐỀ XUẤT QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN CHO CÁC DOANH NGHIỆP GIA CÔNG PHẦN MỀM TẠI VIỆT NAM .............................................62 4.1 Sử dụng PM OK là nền tảng để xây dựng quy trình Quản lý dự án .................62 4.2 Đề xuất các quy trình quản lý dự án dựa trên PM OK và đáp ứng tiêu chí CMMI .......................................................................................................................64 4.2.1 T ng quan các quy trình đề xuất .................................................................64 4.2.2 Sự tƣơng thích của các quy trình với những mục tiêu của CMMI về quản lý dự án và các quy trình trong PM OK..................................................................65 4.2.3 Thông tin đầu vào, công cụ và kỹ thuật, đầu ra của từng qui trình .............70 4.2.4 Những điểm mới của quy trình đề xuất so với PM OK.............................80 4.3 Đề xuất b sung một số quy trình cho các dự án thực hiện theo Agile Scrum ...81 4.3.1 Các quy trình b sung..................................................................................81 4.3.2 Những lợi ích khi b sung một số quy trình cho các dự án sử dụng Agile Scrum....................................................................................................................83 4.4 Phạm vi ứng dụng của quy trình đề xuất cho các dự án phần mềm ...................83 4.5 Kết luận ...............................................................................................................83 KẾT LUẬN ..................................................................................................................84 TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................................................85 6
DANH MỤC T VIẾT T T Từ viết tắt Ý nghĩa CMM Mô hình trƣởng thành năng lực (Capability Maturity Model) Mô hình trƣởng thành năng lực tích hợp (Capability Maturity Model CMMI Integration) IPM Quản lý tích hợp dự án Integrated Project Management KPA Qui trình trọng điểm Key process areas KPI Chỉ số đo lƣờng Key Performance Indicators QLDA Quản lý dự án QPM Quản lý dự án định lƣợng Quantitative Project Management PM Ngƣời Quản lý dự án Project Manager PMI Học Viện Quản Lý ự Án Hoa Kỳ Project Management Institute) PP Kế hoạch dự án Project Planning Kiến thức về bộ khung quản lý dự án Project Management ody of PMBOK Knowledge) PMC Giám sát và Kiểm soát dự án Project Monitoring and Control RISM Quản lý rủi ro Risk Management REQM Quản lý yêu cầu Requirements Management RUP Tiến trình hợp nhất Rational Unified Process SAM Quản lý hợp đồng nhà thầu phụ Supplier Agreement Management TNHH Trách Nhiệm Hữu Hạn T&M Thời gian và Tài Liệu Time and Material WBS Cấu trúc phân rã công việc (Work Breakdown Structure) 7
DANH MỤC HÌNH V Hình 1-1: Rằng buộc của 1 dự án ..................................................................................12 Hình 1-2: Nhóm quy trình quản lý dự án [17]..............................................................13 Hình 1-3 Các rằng buộc khác nhau của dự án ..............................................................14 Hình 1-4: Minh họa các bên liên quan đến dự án..........................................................16 Hình 1-5: Cấu trúc t chức theo mô hình chức năng ...................................................18 Hình 1-6: Cấu trúc t chức hƣớng dự án ......................................................................19 Hình 1-7: Cấu trúc t chức kết hợp giữa chức năng và dự án .......................................19 Hình 2-1: Sự tƣơng tác giữa 5 nhóm qui trình [7]. ........................................................24 Hình 2-2: Những giai đoạn chính trong quản lý dự án theo Agile ...............................34 Hình 2-3: Một ví dụ Sprint urndown Chart ................................................................37 Hình 2-4 : Cấu trúc một lĩnh vực quy trình của CMMI [13].........................................40 Hình 2-5: Phân nhóm các quy trình trong CMMI .........................................................41 Hình 3-1: Lộ trình FSOFT đạt CMMI 5 và ISO 27001 [2] ..........................................46 Hình 3-2: Các quy trình nhóm lập kế hoạch đƣợc sử dụng tại Fsoft ...........................47 Hình 3-3: Các quy trình thực hiện và kiểm soát sử dụng tại Fsoft ...............................48 Hình 3-4: Các quy trình đóng dự án thực hiện tại Fsoft ...............................................49 Hình 3-5: Một số KPI đo lƣờng về chi phí, tiến độ, chất lƣợng sử dụng tại FSOFT ...50 Hình 3-6: Vòng đời phát triển phần mềm theo CMMI tại Harveynash[6]....................51 Hình 3-7: Các quy trình sử dụng trong dự án Scrum tại HarveyNash .........................55 Hình 3-8: Một số KPI sử dụng trong dự án tại Harvey Nash .......................................56 Hình 4-1 : T ng quan các quy trình đƣợc đề xuất .........................................................64 Hình 4-2: Ví dụ các bƣớc lựa chọn quy trình quản lý dự án .........................................71 8
DANH MỤC BẢNG BI U ảng 1-1: Ƣu điểm và nhƣợc điểm của mô hình t chức hƣớng chức năng [17] .........19 ảng 1-2: Ƣu điểm và nhƣợc điểm của mô hình t chức hƣớng dự án [17].................20 ảng 1-3: Ƣu điểm và nhƣợc điểm của mô hình lai giữa chức năng và dự án[17] ......20 ảng 2-1: T ng quan 5 nhóm quy trình và 10 lĩnh vực QL A [17] ............................22 ảng 2-2: Các quy trình Quản lý tích hợp ....................................................................27 ảng 2-3: Các quy trình trong Quản lý phạm vi ..........................................................27 ảng 2-4: Các quy trình trong Quản lý thời gian ..........................................................28 ảng 2-5: Các quy trình trong Quản lý chi phí .............................................................28 ảng 2-6: Các quy trình trong Quản lý chất lƣợng .......................................................28 ảng 2-7: Các quy trình trong Quản lý nguồn nhân lực ...............................................29 ảng 2-8: Các quy trình trong Quản lý giao tiếp ..........................................................29 ảng 2-9: Các quy trình trong Quản lý rủi ro ...............................................................30 ảng 2-10: Các quy trình trong Quản lý mua sắm ........................................................30 ảng 2-11: Các quy trình trong Quản lý các bên liên quan ..........................................31 ảng 2-12: Các quy trình trong phƣơng pháp quản lý linh hoạt Agile Scrum .............36 ảng 2-13: 5 mức trƣởng thành của CMMI-Dev 1.3 ....................................................41 ảng 2-15: Mục tiêu của quy trình Quản lý yêu cầu .....................................................42 ảng 2-16: Các mục tiêu của quy trình Lập kế hoạch dự án ........................................42 ảng 2-17 : Mục tiêu của quy trình Theo dõi và kiểm soát dự án ................................43 ảng 2-18: Mục tiêu riêng của quy trình Quản lý hợp đồng nhà thầu phụ ...................43 ảng 2-19: Mục tiêu của quy trình Quản lý tích hợp ....................................................43 ảng 2-20: Mục tiêu riêng của quy trình Quản lý rủi ro ...............................................44 ảng 2-21: Mục tiêu riêng của quy trình Quản lý dự án định lƣợng ............................44 ảng 3-2: Quy trình phát triển phần mềm áp dụng theo CMMI tại Harveynash ..........54 ảng 3-4 : Quy trình quản lý dự án của Add-on sử dụng Scrum ..................................57 ảng 3-5: Quy trình quản lý dự án của Add-on theo mô hình truyền thống.................58 ảng 4-1: Sự tƣơng thích giữa quy trình đề xuất, CMMI và PM OK .........................69 ảng 4-2: Ví dụ một số nội dung chính trong kế hoạch Quản lý dự án ........................78 ảng 4-3: Các quy trình quản lý dự án b sung cho Agile Scrum ................................82 9
MỞ ĐẦU Với sự phát triển vô cùng mạnh mẽ của Công nghệ thông tin CNTT , nhu cầu phát triển phần mềm ngày càng tăng, đặc biệt là những phần mềm lớn, có phạm vi ứng dụng rộng rãi, xây dựng trong nhiều năm, huy động một đội ngũ đông đảo những chuyên gia phần mềm khác nhau. Rất nhiều bài học thực tế ở Việt Nam và trên thế giới đã cho thấy dự án càng lớn thì khả năng thành công càng ít. Việc quản lý dự CNTT ngày càng chứng tỏ vai trò đặc biệt quan trọng của nó, góp phần đảm bảo thành công cho dự án. Việc tìm hiểu những phƣơng pháp, quy trình và chuẩn quản lý dự án tiên tiến, ph biến cũng nhƣ việc xây dựng và chuẩn hóa các quy trình quản lý dự án sẽ giúp các nhà quản trị dự án và các doanh nghiệp gia công phần mềm tự chuẩn hóa bản thân và tạo ra ƣu thế cạnh tranh không nhỏ trong bối cảnh yêu cầu về kỹ năng quản lý, khả năng cung cấp dịch vụ chất lƣợng cao ngày càng tăng từ phía những nhà yêu cầu dịch vụ. Qua quá trình tìm hiểu thông tin về các quy trình quản lý dự án đang đƣợc sử dụng tại các doanh nghiệp gia công phần mềm Việt Nam, cũng nhƣ sự trải nghiệm trực tiếp trong vai trò Quản trị dự án tại một số doanh nghiệp, tác giả luận văn nhận thấy vẫn còn nhiều vấn đề tồn tại và nhu cầu cải tiến trong quản lý để nâng cao hiệu quả, khả năng thành công của dự án. Nhiều doanh nghiệp vốn đầu tƣ nƣớc ngoài có quy mô vừa nhỏ tại Việt Nam, đặc biệt là với doanh nghiệp có tu i đời tr , quy trình quản lý dự án chƣa đƣợc định nghĩa và tuân thủ đầy đủ , các dựa án đƣợc quản lý theo kinh nghiệm của từng ngƣời quản trị dự án. Một số những doanh nghiệp lớn có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực gia công phần mềm và đã đạt những chuẩn nhƣ CMMI 3, CMMI 5 cũng rất quan tâm và dành nhiều nỗ lực trong việc cải tiến các quy trình quản lý dựa án hiện tại để đạt hiệu quả cao hơn. Nhận thức đƣợc vấn đề đó, ngƣời thực hiện đề tài này nhằm nghiên cứu một số phƣơng pháp và chuẩn Quản lý dự án ph biến đã và đang đƣợc ứng dụng rộng rãi trên thế giới, những quy trình đƣợc đúc kết từ những kinh nghiệm thực ti n qua rất nhiều năm làm dự án của các công ty, t chức khác nhau với mong muốn tìm ra cách ứng dụng các quy trình này vào các doanh nghiệp Việt Nam nhất là doanh nghiệp mới với qui mô vừa và nhỏ một cách phù hợp để cải tiến và nâng cao hiệu quả của quản lý dự án và qua đó tạo ra sức mạnh cạnh tranh trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ gia công phần mềm. 10
K t ấu u nv n Chƣơng 1 - Các khái niệm cơ bản về Quản lý dự án và gia công phần mềm Chƣơng 2 - Một số phƣơng pháp và chuẩn ph biến trong Quản lý dự án Chƣơng 3 - Thực trạng Quản lý dự án tại một số doanh nghiệp gia công phần mềm tại Việt Nam Chƣơng 4 - Đề xuất quy trình Quản lý dự án cho các doanh nghiệp gia công phần mềm tại Việt Nam 11
1 CHƢƠNG 1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ GIA CÔNG PHẦN MỀM 1.1 Cá khái niệm ơ bản về dự án và quản ý dự án 1.1.1 Dự án Theo định nghĩa c điển, một dự án là một tập hợp các hoạt động đƣợc t chức để đạt đƣợc các mục tiêu cụ thể đƣợc xác định trƣớc về thời gian, ngân sách và chất lƣợng. PMI định nghĩa dự án là “một nỗ ự tạm thời để tạo r một sản phẩm, dị h vụ, hoặ k t quả duy nhất” [17,tr 3 ]. Trong đó tạm thời đƣợc hiểu là thực hiện trong khoảng thời gian xác định cụ thể, duy nhất nghĩa là kết quả của dự án không trùng lặp và đƣợc thực hiện chỉ một lần. 1.1.2 Quản lý dự án Quản lý dự án là “việ áp dụng á ki n thứ , kỹ n ng và ông ụ vào á hoạt động dự án để đạt đƣợ những mụ tiêu dự án” [17, tr 5]. Mục tiêu cơ bản của việc quản lý dự án là đảm bảo công việc phải đƣợc hoàn thành theo yêu cầu và bảo đảm chất lƣợng, trong phạm vi chi phí đƣợc duyệt và đúng thời gian. Quản lý dự án cần đảm bảo cân bằng giữa ba yếu tố chính: thời gian, nguồn lực và kết quả. a yếu tố này đƣợc gọi là tam giác dự án. Hình 1-1: Rằng buộc của 1 dự án 1.1.3 Quy trình Quy trình là một tập các hoạt động có liên quan, đƣợc thực hiện để tạo ra một sản phẩm hoặc một kết quả đã đƣợc xác định trƣớc. Mỗi quy trình đƣợc đặc trƣng với các đầu vào, công cụ và kỹ thuật đƣợc sử dụng, và kết quả đầu ra. 12
Thông thƣờng một quy trình bao gồm những yếu tố cơ bản sau: thủ tục, hƣớng dẫn công việc, biểu mẫu, danh sách kiểm định, công cụ hỗ trợ 1.1.4 Quy trình quản ý dự án Quy trình quản lý dự án là quy trình vận dụng những kiến thức, kỹ năng và kỹ thuật công nghệ vào hoạt động của dự án để đạt đƣợc mục tiêu của dự án đặt ra [17]. Để đảm bảo dự án thành công, ngƣời quản trị dự án và các thành viên dự án phải đảm bảo lựa chọn quy trình phù hợp để đạt đƣợc mục tiêu của dự án. Tùy theo quy mô của từng dự án mà các mỗi giai đoạn lại có thể gồm những quy trình nhỏ hơn. Hình 1-2: Nhóm quy trình quản lý dự án [17] Các quy trình quản lý dự án có thể đƣợc chia thành 5 nhóm chính: bắt đầu khởi tạo , lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kiểm soát, kết thúc [17]. 1.2 Khái niệm gi ông phần mềm Định nghĩa một cách căn bản, gia công outsourcing là việc chuyển một phần các dịch vụ cho bên thứ ba [25]. Gia công về bản chất là một giao dịch, thông qua đó một công ty mua các dịch vụ từ một công ty khác trong khi vẫn giữ quyền sở hữu và chịu trách nhiệm cơ bản đối với các hoạt động đó. Gia công phần mềm software outsourcing , là dịch vụ mà bên nhận gia công sẽ thực hiện một phần hoặc toàn bộ các bƣớc trong quá trình sản xuất ra một sản phẩm phần mềm hoàn chỉnh cho bên đặt gia công. Tùy vào yêu cầu của bên đặt gia công, bên nhận gia công có thể thực hiện đầy đủ các khâu phát triển một phần mềm nhƣ liệt kê bên dƣới hoặc một phần công việc trong đó.  Phân tích yêu cầu  Thiết kế các chức năng, 13
 Xây dựng và phát triển  Kiểm tra chất lƣợng  Chuyển giao  ảo trì 1.3 Các y u tố ảnh hƣởng tới quản ý dự án phần mềm 1.3.1 Mụ tiêu và các rằng buộ dự án Mục tiêu của quản lý dự án là thực hiện dự án để tạo ra một sản phẩm đạt chất lƣợng theo đúng yêu cầu, hoàn thành đúng thời hạn và trong mức ngân sách đƣợc phê duyệt Để đạt đƣợc những mục tiêu đó, ngƣời quản lý dự án cần có những phƣơng pháp, công cụ va kỹ thuật phù hợp để t ng hợp và cân bằng rất nhiều rằng buộc có ảnh hƣởng lẫn nhau  ự án cần hoàn thành đúng tiến độ  Ngƣời quản lý dự án phải có đủ ngƣời và những tài nguyên hỗ trợ để thực hiện công việc  ự án phải sử dụng nguồn ngân sách trong hạn mức đƣợc cấp  Phạm vi dự án thƣờng có xu hƣớng phát sinh, nhất là đối với dự án phần mềm  Rủi ro có thể xảy ra trong mọi giai đoạn thực hiện dự án  ù có mọi khó khăn hay thách thức gì xảy ra , khách hàng cũng chỉ quan tâm tới chất lƣợng cuối cùng của sản phẩm Thời gian Rủi ro Chi phí ự án Chất Phạm vi lƣợng Nhân lực Hình 1-3 Các rằng buộc khác nhau của dự án 14
1.3.2 Vòng đời dự án Mỗi chƣơng trình, dự án, hoặc sản phẩm có giai đoạn phát triển nhất định. Sự hiểu rõ những giai đoạn này cho phép những nhà quản lý và điều hành kiểm soát tốt hơn t ng nguồn lực của công ty để đạt đƣợc mục tiêu của dự án. Vỡi mỗi giai đoạn phát triển trong vòng đời phát triển sản phẩm, đều có những quy trình quản lý dự án tƣơng ứng để đảm bảo những hoạt động thực hiện trong sự kiểm soát và đạt kết quả mong muốn. Vì dụ, các quy trình quản lý đối với phƣơng pháp phát triển phần mềm truyền thống sẽ cần các tài liệu kế hoạch quản lý dự đƣợc thực hiện chi tiết hơn, các thay đ i phải đƣợc phê duyệt một cách chính thức, đƣợc theo dõi và ghi nhận một cách tỉ mĩ rõ ràng. Trong khi đó, phƣơng pháp phát triển linh hoạt Agile lại cho phép việc quản lý thay đ i thực hiện một cách linh động hơn, yêu cầu ngƣời dùng sẽ đƣợc b sung trong suốt quá trình thực hiện dự án thay vì đƣợc ký phê duyệt ngay từ đầu . 1.3.3 Nhóm h thể iên qu n đ n dự án Nhu cầu, sự tham gia, mức độ ảnh hƣởng của các bên liên quan khác nhau tới dự án cũng là một yếu tố quan trọng ảnh hƣởng tới thành công của dự án. Các bên liên quan có thể chia thành hai nhóm chủ thể. Nhóm h thể gián ti p Những yếu tố, cá nhân, bộ phận không liên quan trực tiếp tới dự án nhƣng có ảnh hƣởng tới dự án nhƣ, thể chế chính chị, các quy định đặc thù trong ngành phần mềm. Nhóm h thể trự ti p Nhà tài trợ, quản lý dự án, quản lý chức năng, quản lý nghiệp vụ tham gia vào dự án, khách hàng, nhà cung cấp...Tất cả những cá nhân, t chức có ảnh hƣởng trực tiếp tới công việc thực hiện trong dự án  Ngƣời quản ý dự án : chịu trách nhiệm chính về kết quả của dự án. Có vai trò chủ chốt trong việc xác định các mục đích và mục tiêu, xây dựng các kế hoạch dự án, đảm bảo dự án đƣợc thực hiện có hiệu lực và hiệu quả  Ngƣời tại trợ dự án: cấp ngân sách cho dự án hoạt động, phê duyệt dự án, quyết định dự án tiếp tục hoạt động hay kết thúc  Đội dự án: những ngƣời có kĩ năng và năng lực, hỗ trợ ngƣời quản lý dự án để thực hiện thành công dự án  Khách hàng: ngƣời sử dụng sản phẩm hoặc kết quả dịch vụ của dự án. Nêu yêu cầu cử ngƣời hỗ trợ dự án. Ngƣời có vai trò quyết định khi nghiệm thu dự án. 15
 Ban lãnh đạo: b nhiệm ngƣời quản lý dự án và đội dự án, tham gia vào việc hình thành và xây dựng dự án  Cá nhóm hỗ trợ: có thể nhiều hay ít, tùy từng dự án nhƣ nhóm thƣ ký, nhóm hỗ trợ kỹ thuật, nhóm tƣ vấn Hình 1-4: Minh họa các bên liên quan đến dự án 1.3.4 Nhân tố môi trƣờng do nh nghiệp Là tất cả những yếu tố môi trƣờng cả bên trong lẫn bên ngoài t chức mà có ảnh hƣởng đến dự án. Bên trong b o gồm  Văn hóa t chức, cấu trúc t chức, các quy trình, thủ tục và các kênh giao tiếp  Nguồn nhân lực hiện tại và phƣơng pháp quản lý nhân sự  Cơ sở hạ tầng: trang thiết bị, vốn  Hệ thống thông tin quản lý dự án.  Mức độ chấp nhận rủi ro. Bên ngoài b o gồm  Tiêu chuẩn của nghành hoặc chính phủ.  Điều kiện thị trƣờng.  Cơ sở dữ liệu kinh doanh nghành  Môi trƣờng chính trị Tất cả những yếu tố này sẽ có một tác động rất lớn đến dự án, những ngƣời quản lý dự không thể kiểm soát đƣợc mọi thứ ảnh hƣởng đến dự án, tuy nhiên cần luôn ý thức để tìm ra những ảnh hƣởng này và quản lý chúng sao cho có lợi nhất cho dự án và t chức. 16
1.3.5 Các quy trình sẵn ó tổ hứ Ngay từ khi bắt đầu dự án, ngƣời quản lý dự án cần tìm hiểu thông tin về quy trình hiện có của t chức để sử dụng trong việc lựa chọn các quy trình quản lý phù hợp với yêu cầu dự án của mình. Các tài sản quy trình của t chức có thể chia thành hai nhóm. Qui trình, th tụ và hính sá h Theo thời gian, t chức đã phát triển và hoàn thiện quy trình, thủ tục phù hợp nhất với thực tế và văn hóa t chức đó. Cá thông tin ần thi t ho gi i đoạn thành p và phát triển k hoạ h ho dự án:  Hƣớng dẫn và tiêu chí để lựa chọn và chi tiết hóa các quy trình đã đƣợc chuẩn hóa để phù hợp với nhu cầu của từng dự án cụ thể  Các chuẩn của t chức về các chính sách chính sách về nhân sự, chính sách quản lý dự án , vòng đời của sản phẩm và dự án, các thủ tục và quy định về chất lƣợng  Các mẫu tài liệu biểu mẫu để quản lý rủi ro, tạo W S, mẫu hợp đồng, mẫu kế hoạch chi tiết Cá thông tin ần thi t ho gi i đoạn thự hiện, giám sát và kiểm soát  Các hƣớng dẫn, quy trình về thẩm định chất lƣợng sản phẩm  Thủ tục quản lý thay đ i bao gồm bộ phận kiểm soát thay đ i, tài liệu về các bƣớc thực hiện và phê duyệt thay đ i  Thủ tục kiểm soát chi phí  Phƣơng tiện thực tiện giao tiếp  Thủ tục, công cụ kiểm soát rủi ro, vấn đề  Các chỉ số đo lƣờng theo tính chất của dự án Cá thông tin ần thi t ho gi i đoạn đóng dự án  Các hƣớng dẫn, thủ tục để lấy chấp nhận của khách hàng  iểu mẫu đánh giá kết quả dự án Nền tảng tri thứ do nh nghiệp Một số t chức lƣu trữ những thông tin lịch sử và bài học kinh nghiệm từ những dự án đã thực hiện, và tập hợp lại thành một cơ sở dữ liệu tri thức nền tảng để chia s và tái sử dụng các dự án khác. Thông tin lịch sử là những ghi nhận của các dự án trong quá khứ thƣờng bao gồm: kế hoạch quản lý dự án, các hoạt động, các ƣớc lƣợng, nguồn lực đã sử dụng, bài học kinh nghiệm, bảng phân rã công việc W S , các báo cáo, danh sách rủi ro 17
ài học kinh nghiệm là tài liệu mà trong đó chỉ rõ những cái đã làm đúng, những cái đã làm sai và gợi ý cách làm khác nếu đƣợc làm lại từ đầu. ài học kinh nghiệm bao gồm nguyên nhân của các vấn đề gặp phải và những lý do phía sau những sự thay đ i. 1.3.6 Cấu trú tổ hức do nh nghiệp Một trong những yếu tố có ảnh hƣởng lớn nhất đến dự án là cách t chức của công ty hay còn gọi là cấu trúc t chức. Yếu tố này sẽ quyết định ai sẽ là ngƣời quyết định về những nguồn lực trong dự án hay cách giao tiếp giữa các bên và rất nhiều các chức năng khác liên quan đến việc quản lý dự án. Cấu trúc t chức quyết định cấp độ thẩm quyền của ngƣời quản lý dự án. Với mỗi mô hình t chức, ngƣời quản lý dự án sẽ có những quyền hạn khác nhau đối với dự án và các nguồn lực trong t chức. Có 3 loại hình t chức chính: Hƣớng chức năng, hƣớng dự án, và kết hợp Hƣớng hứ n ng: quyền hạn của ngƣời quản lý dự án ít hơn trong vai trò ra quyết định và quản lý nhân sự. Các trƣởng phòng ban sẽ chịu trách nhiệm chính ở vai trò ra quyết định. Hình 1-5: Cấu trúc t chức theo mô hình chức năng Hƣớng dự án: ngƣời quản lý dự án thƣờng có toàn quyền về sử dụng nguồn lực, tài nguyên của doanh nghiệp cho công việc của dự án 18
Hình 1-6: Cấu trúc t chức hƣớng dự án Mô hình i giữ 2 á h tổ hứ trên: vai trò của ngƣời quản lý dự án sẽ đƣợc định nghĩa cụ thể đối với từng dự án Hình 1-7: Cấu trúc t chức kết hợp giữa chức năng và dự án Ƣu nhƣợ điểm á mô hình: Hƣớng chức năng Ƣu điểm Nhƣợc điểm  quản lý chuyên môn  Mọi ngƣời chú trọng tới chuyên môn,  Nhân viên chỉ báo cáo cho một Sếp có thể gây thiệt hại cho dự án.  Tài nguyên nhân lực đƣợc tập trung,  Nhân viên có thể không đƣợc định đƣợc nhóm bởi chuyên môn hƣớng nghề nghiệp tốt  Xác định rõ ràng định hƣớng nghề  Ngƣờn quản lý dự án có rất ít hoặc nghiệp không có quyền. Bảng 1-1: Ƣu điểm và nhƣợc điểm của mô hình t chức hƣớng chức năng [17] 19
Hƣớng dự án Ƣu điểm Nhƣợc điểm  T chức dự án hiệu quả  Nhân viên không thuộc một phòng  Tăng sự trung thành với dự án ban nào khi dự án kết thúc.  Sự giao tiếp hiệu quả hơn mô hình  Có thể thiếu chuyên môn sâu chức năng  Trùng lặp về cơ sở vật chất và chức năng công việc.  Sử dụng tài nguyên có thể kém hiệu quả. Bảng 1-2: Ƣu điểm và nhƣợc điểm của mô hình t chức hƣớng dự án [17] Mô hình t chức theo hƣớng lai chức năng và dự án Ƣu điểm Nhƣợc điểm  dàng nhận thấy mục tiêu dự án  Phải tăng cƣờng việc quản lý  Sử dụng hiệu quả các tài nguyên  Mỗi nhân viên có nhiều hơn một sếp  Đƣợc hỗ trợ chuyên môn nhiều hơn  Theo dõi và giám sát phức tạp hơn  Tối đa hoá việc sử dụng tài nguyên  Phân b tài nguyên phức tạp hơn khan hiếm  Cần nhiều chính sách và thủ tục  Phối hợp tốt hơn  Ngƣời quản lý chức năng có thể sắp  Ph biến thông tin theo chiều ngang, xếp độ ƣu tiên dự án khác ngƣời quản chiều dọc lý dự án  Nhân viên thuộc về một phòng ban cụ  Nhiều xung đột tiềm ẩn thể. Bảng 1-3: Ƣu điểm và nhƣợc điểm của mô hình lai giữa chức năng và dự án[17] 1.4 K t u n Hiều rõ về các khái niệm, tính chất cũng nhƣ các rằng buộc của dự án và các yếu tố ảnh hƣởng tới quản lý dự án phần mềm là nền tảng cơ sở để những nhà quản trị và các t chức lựa chọn các phƣơng pháp và quy trình quản lý dự án phù hợp để đạt đƣợc mục tiêu dự án cũng nhƣ phù hợp với quy trình của t chức. 20