intTypePromotion=1
ADSENSE

Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục Môi trường

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:111

15
lượt xem
3
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là thông qua việc tìm hiểu về cơ sở lý luận của việc hiện đại hóa công tác văn thư và các chủ trương, chính sách của HĐH công tác văn thư tại văn phòng TCMT, từ đó đề tài nghiên cứu nhằm thực hiện mục tiêu tìm ra giải pháp nâng cao hiện đại hóa công tác văn thư cho Văn phòng TCMT.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục Môi trường

  1. Khóa luận Tốt nghiệp BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC MÔI TRƯỜNG Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : TH.S ĐỖ THỊ THU HUYỀN Sinh viên thực hiện : TRẦN THỊ GIANG Mã SV : 1405QTVC010 Lớp : ĐH_QTVP14C Khóa : 2014 - 2018 HÀ NỘI - 2018
  2. Khóa luận Tốt nghiệp LỜI CẢM ƠN Trong chương trình đào tạo cử nhân Quản trị Văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, việc thực hiện khóa luận tốt nghiệp là một nội dung quan trọng giúp cho sinh viên tổng hợp kiến thức, rèn luyện kỹ năng nghiên cứu khoa học trên cơ sở kết hợp lý luận và thực tiễn. Để hoàn thành đề tài “Hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục Môi trường”, em xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến quý thầy, cô giảng viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình chỉ dạy những kiến thức chuyên môn cần thiết, các kinh nghiệm quý báu làm hành trang cho em trong suốt 4 năm học tập tại Trường. Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn cô Th.S Đỗ Thị Thu Huyền đã hướng dẫn em làm bài khóa luận, hướng dẫn sưu tầm những tài liệu liên quan để em có thể thuận lợi hoàn thành khóa luận một cách tốt nhất. Em cũng xin cảm ơn sự giúp đỡ của các cán bộ, chuyên viên tại Văn phòng Tổng cục Môi trường đã tạo điều kiện thuận lợi cho em nghiên cứu đề tài này. Xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Trần Thị Giang
  3. Khóa luận Tốt nghiệp LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan: Đây là bài Khóa luận tốt nghiệp của cá nhân được thực hiện dưới sự hướng dẫn cuả Giảng viên Th.S Đỗ Thị Thu Huyền. Tất cả số liệu, tài liệu, kết luận chưa được công bố dưới bất kì hình thức nào. Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về bài khóa luận của mình.
  4. Khóa luận Tốt nghiệp DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Cụm từ viết tắt Cụm từ đầy đủ 1 TCMT Tổng cục Môi trường 2 UBND Ủy ban nhân dân 3 QLVB - HSCV Quản lý văn bản – Hồ sơ công việc 4 VP Văn phòng 5 Bộ TN&MT Bộ Tài nguyên và Môi trường 6 HĐH Hiện đại hóa 7 CNTT Công nghệ thông tin
  5. Khóa luận Tốt nghiệp DANH MỤC HÌNH Hình 1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tổng cục Môi trường Hình 2.1. Giao diện đăng nhập Hệ thống QLVB-HSCV Hình 2.2. Giao diện bên trong Hệ thống QLVB-HSCV Hình 2.3. Giao diện bên trong thư mục văn bản đến Hình 2.4. Giao diện cập nhật văn bản đến Hình 2.5. Giao diện tạo văn bản dự thảo Hình 2.6. Tạo văn bản dự thảo Hình 2.7. Tình trạng văn bản dự thảo Hình 2.8. Vào mục hồ sơ công việc Hình 2.9. Đưa thông tin vào hồ sơ công việc Hình 2.10. Ví dụ về cập nhật thông tin văn bản đến Hình 2.11. Nhập thông tin văn bản xử lý Hình 2.12. Hoàn tất cập nhật thông tin văn bản xử lý Hình 2.13. Tra cứu văn bản Hình 2.14. Giao diện Quản lý văn bản đi Hình 2.15. Giao diện Hồ sơ công việc Hình 2.16. Giao diện tạo hồ sơ xử lý văn bản Hình 2.17. Tạo hồ sơ công việc Hình 2.18. Hoàn thành tạo hồ sơ xử lý công việc Hình 2.19. Giao diện Hồ sơ phối hợp xử lý Hình 2.20. Tra cứu hồ sơ công việc Hình 2.21. File theo dõi văn bản đi trên Excel Hình 2.22. Giao diện Website – Cổng thông tin điện tử
  6. Khóa luận Tốt nghiệp MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC HÌNH PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .......................................................................... 2 3. Mục tiêu nghiên cứu.................................................................................... 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................................. 3 5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.................................................................. 3 6. Giả thuyết nghiên cứu ................................................................................. 4 7. Phương pháp nghiên cứu............................................................................ 4 8. Kết cấu khóa luận........................................................................................ 4 PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 5 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC MÔI TRƯỜNG ............................. 5 1.1. Khái quát về Tổng cục Môi trường và văn phòng TCMT ................... 5 1.1.1. Khái quát về Tổng cục môi trường ....................................................... 5 1.1.2. Khái quát về văn phòng Tổng cục môi trường...................................... 8 1.2. Khái niệm, vai trò của hiện đại hóa công tác văn thư ........................ 11 1.2.1. Khái niệm công tác văn thư ................................................................ 11 1.2.2. Khái niệm hiện đại hóa công tác văn thư ........................................... 11 1.2.3. Vai trò của hiện đại hóa công tác văn thư .......................................... 11 1.3. Nội dung đổi mới, hiện đại hóa công tác văn thư................................ 12 1.3.1. Hiện đại hóa trong công tác soạn thảo văn bản ................................. 12 1.3.2. Hiện đại hóa trong công tác quản lý văn bản..................................... 13 1.3.3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào HĐH công tác văn thư ............... 14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC MÔI TRƯỜNG.................. 15 2.1. Chủ trương hiện đại hóa công tác văn thư .......................................... 15 2.1.1. Hệ thống Quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Tổng cục Môi trường .............................................................................................................. 16
  7. Khóa luận Tốt nghiệp 2.1.2. Quản lý và vận hành văn bản điện tử ................................................. 21 2.1.3. Quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư số ...................................... 24 2.2. Hiện đại hóa công tác văn thư thông qua Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc .......................................................................................... 26 2.2.1. Đăng nhập Hệ thống QLVB-HSCV..................................................... 27 2.2.2. Quản lý văn bản đến trong Hệ thống QLVB-HSCV ........................... 29 2.2.3. Quản lý văn bản đi trong Hệ thống QLVB-HSCV .............................. 36 2.2.4. Quản lý hồ sơ công việc trong Hệ thống QLVB và HSCV ................. 39 2.3. Sử dụng phần mềm Excel để theo dõi văn bản đi và lấy số văn bản. 43 2.4. Mẫu hóa trong soạn thảo văn bản ........................................................ 44 2.5. Xây dựng Website trực tuyến ............................................................... 44 2.6. Cơ sở vật chất phục vụ hiện đại hóa công tác văn thư ....................... 45 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUÁ TRÌNH HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC MÔI TRƯỜNG ....................................................................... 47 3.1. Nhận xét, đánh giá.................................................................................. 47 3.1.1. Những kết quả đạt được ...................................................................... 47 3.1.2. Một số tồn tại ...................................................................................... 49 3.1.3. Nguyên nhân........................................................................................ 50 3.2. Một số giải pháp hiện đại hóa công tác văn thư .................................. 51 3.2.1. Nâng cao nhận thức của Lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên về ứng dụng hiện đại hóa công tác văn thư ......................................................................... 51 3.2.2. Đảm bảo nguồn nhân lực phục vụ quá trình hiện đại hóa công tác văn thư .................................................................................................................... 51 3.2.3. Đảm bảo về cơ sở vật chất phục vụ quá trình hiện đại hóa công tác văn thư ............................................................................................................. 52 3.2.4. Hoàn thiện Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc................ 53 3.2.5. Ứng dụng CNTT vào việc truyền tải, tiếp nhận, cung cấp thông tin trong và ngoài cơ quan ................................................................................... 53 3.2.6. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy và tiến hành kiểm tra, xử lý vi phạm trong công tác văn thư .................................................................................... 54 KẾT LUẬN .................................................................................................... 56 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 57 PHỤ LỤC ....................................................................................................... 59
  8. Khóa luận Tốt nghiệp PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Công tác văn thư ngày càng được củng cố cùng với sự phát triển của bộ máy nhà nước Việt Nam qua các thời kỳ. Đặc biệt, trong giai đoạn hiện nay, việc hội nhập quốc tế đòi hỏi công tác văn thư, lưu trữ phải được đổi mới và nâng cao hơn nữa để có thể đáp ứng được nhu cầu xã hội. Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ tác động lớn đến các quy trình quản lý, từ đó đòi hỏi phải cải cách nền hành chính cũ, phải sắp xếp lại bộ máy, bố trí lại nhân sự để theo kịp với những tiến bộ chung của thế giới. Theo đó, việc đổi mới, hiện đại hóa công tác văn thư - đổi mới toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ, lưu trữ tài liệu hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức là điều kiện tiên quyết trong quá trình hội nhập. Tổng cục Môi trường là cơ quan chuyên môn thuộc Bộ Tài nguyên và môi trường; có chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường quản lý nhà nước và tổ chức thực thi pháp luật về môi trường trong phạm vi cả nước; quản lý, thực hiện các dịch vụ công về môi trường theo quy định của pháp luật. Văn phòng Tổng cục Môi trường là cơ quan đầu mối thực hiện công tác văn thư của toàn Tổng cục, hiện tại đang trong quá trình áp dụng và dần hoàn thiện việc áp dụng công nghệ thông tin, hiện đại hóa công tác văn thư. Tổng cục Môi trường là nơi em thực tập ngành nghề, nhận thấy công tác văn thư tại cơ quan có nhiều tiến bộ, đang trong quá trình đổi mới hiện đại hóa công tác văn thư và cũng đã đạt được một số thành tựu nhất định, em quyết định chọn đề tài “Hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục Môi trường” làm khóa luận tốt nghiệp của mình. 1
  9. Khóa luận Tốt nghiệp 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Hiện đại hóa công tác văn thư chính là việc áp dụng công nghệ thông tin, khoa học công nghệ, trang thiết bị hiện đại vào việc thực hiện công tác văn thư cho cơ quan, đơn vị. Việc này được các nhà nghiên cứu, các nhà quản lý, cơ quan, doanh nghiệp đặc biệt quan tâm bởi nó không những giúp chất lượng công việc được nâng cao mà còn đảm bảo yếu tố bảo mật thông tin, giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Các đề tài hiện nay chủ yếu đi vào nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư như đề tài “Nghiên cứu mô hình quản lý công tác văn thư trong môi trường điện tử” của Th.S Nguyễn Thị Tâm (2009) đã đánh giá về công tác văn thư tại cơ quan tổ chức hiện nay, đồng thời đưa ra mô hình công tác văn thư trong môi trường điện tử và một số giải pháp tạo cơ sở khoa học cho việc nghiên cứu lưu trữ thông tin số. Một số khóa luận tốt nghiệp của sinh viên trường Khoa học Xã hội và Nhân văn cũng nghiên cứu về vấn ứng dụng công nghệ thông tin như “Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại ở Trường Đại học khoa học xã hội và Nhân văn” của Phùng Thị Thu Huyền; “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Bộ Khoa học và Công nghệ” của Nguyễn Thị Út Trang. Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội như “Quản lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng tại UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội” của Nguyễn Thị Thanh Hương (2016) hay đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Văn hóa, thể thao và du lịch Quảng Ninh” của Trần Bích Khuyên (2016). Những đề tài được nêu trên chủ yếu nghiên cứu về khía cạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, mới chỉ bao quát được một khía cạnh của quá trình hiện đại hóa công tác văn thư. Ngoài ra, cũng có nhiều bài nghiên cứu, sách giáo trình nêu cơ sở tiền đề lý luận về công tác văn thư như: “Công tác văn thư lưu trữ” NXB Văn hóa – Thông tin (2006) của PGS.TS Dương Văn Khảm. Cuốn “Văn bản hiện hành 2
  10. Khóa luận Tốt nghiệp về công tác văn thư và công tác lưu trữ” do Nghiêm Kỳ Hồng (Chủ biên), NXB Lao động Hà Nội (1996)... Tuy có nhiều đề tài, công trình nghiên cứu về công tác văn thư nhưng nó chỉ dừng lại ở khía cạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư. Đề tài “Hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục Môi trường” trước đây chưa từng có người nghiên cứu, đó là tính mới của đề tài. 3. Mục tiêu nghiên cứu Thông qua việc tìm hiểu về cơ sở lý luận của việc hiện đại hóa công tác văn thư và các chủ trương, chính sách của HĐH công tác văn thư tại văn phòng TCMT, từ đó đề tài nghiên cứu nhằm thực hiện mục tiêu tìm ra giải pháp nâng cao hiện đại hóa công tác văn thư cho Văn phòng TCMT. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Đưa ra hệ thống lý luận chung về hiện đại hóa công tác văn thư. Thực trạng quá trình hiện đại hóa công tác văn thư tại văn phòng TCMT về các nội dung như quản lý văn bản đi, đến, chữ ký số, hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc… nhằm so sánh, đối chiếu với hệ thống lý luận. Qua việc xác định thực trạng quá trình hiện đại hóa công tác văn thư tại văn phòng TCMT, từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá nhằm tìm ra các giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của Văn phòng Tổng cục Môi trường nói riêng và của toàn Tổng cục nói chung. 5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu • Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Đề tài nghiên cứu về Hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng TCMT. • Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi nội dung: Hiện đại hóa công tác văn thư với một số nội dung được chọn nghiên cứu trong đề tài đó là: Hiện đại hóa công tác văn thư thông qua Hệ thống QLVB-HSCV; Sử dụng phân mềm Excel để theo dõi văn bản đi và lấy số văn bản; Mẫu hóa trong soạn thảo văn bản. 3
  11. Khóa luận Tốt nghiệp - Phạm vi không gian: Đề tài nghiên cứu về hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục Môi trường – Bộ Tài nguyên và Môi trường. - Phạm vi thời gian: Đề tài nghiên cứu về hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng TCMT giai đoạn 2015-2017; 6. Giả thuyết nghiên cứu Công tác văn thư tại Văn phòng TCMT đã hiện đại hóa ở một số nội dung như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi - đến và ứng dụng công nghệ thông tin vào việc truyền tải, tiếp nhận, cung cấp thông tin trong nội bộ cơ quan và ngoài cơ quan. 7. Phương pháp nghiên cứu Bài báo cáo chủ yếu sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như: - Phương pháp thu thập thông tin: Đề tài thu thập thông tin, dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau như các văn bản hành chính, văn bản quy phạm pháp luật, quy chế, hướng dẫn,… Thông tin sau khi được thu tập được chọn lọc, xử lý để phục vụ cho đề tài nghiên cứu. - Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế, đối chiếu các thông tin thu thập được với tình hình thực tiễn của cơ quan từ đó phân tích thực trạng và đưa ra giải pháp. - Phương pháp phân tích tổng hợp để xâu chuỗi các dữ liệu tìm được, từ đó phân tích, đánh giá tạo nên chiều sâu của đề tài. 8. Kết cấu khóa luận Bố cục của đề tài gồm 3 phần chính: Phần mở đầu, phần nội dung và phần kết luận. Trong đó, phần nội dung chia làm 3 chương: Chương I: Cơ sở lý luận về hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục Môi trường Chương II: Thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục Môi trường Chương III: Đánh giá và đề xuất một số giải pháp hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục Môi trường 4
  12. Khóa luận Tốt nghiệp PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC MÔI TRƯỜNG 1.1. Khái quát về Tổng cục Môi trường và văn phòng TCMT 1.1.1. Khái quát về Tổng cục môi trường Quyết định số 25/2014/QĐ-TTg ban hành ngày 25 tháng 03 năm 2014 của Thủ tướng Chính Phủ về việc “Quy đinh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Môi trường trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường” đã quy định những nội dung chính như sau: a. Vị trí và chức năng Tổng cục Môi trường là cơ quan trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường quản lý nhà nước và tổ chức thực thi pháp luật về môi trường trong phạm vi cả nước; quản lý, thực hiện các dịch vụ công về môi trương theo quy định của pháp luật. Tổng cục Môi trường có tư cách pháp nhân, con dấu hình Quốc huy, có tài khoản riêng và trụ sở tại thành phố Hà Nội. b. Nhiệm vụ và quyền hạn • Xây dựng để Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường trình cấp có thẩm quyền hoặc ban hành theo thẩm quyền: - Dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội; dự án pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định, nghị quyết của Chính phủ; dự thảo quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ; dự thảo thông tư, quyết định của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường và các văn bản khác về môi trường; 5
  13. Khóa luận Tốt nghiệp - Chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án liên tỉnh, liên vùng và quốc gia về môi trường trong các lĩnh vực về môi trường - Tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, chỉ tiêu, quy trình, định mức kinh tế-kỹ thuật về môi trường và đa dạng sinh học. • Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án liên tỉnh, liên vùng, quốc gia và xuyên quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy trình, định mức kinh tế - kỹ thuật về môi trường và đa dạng sinh học sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành hoặc phê duyệt. • Hướng dẫn, kiểm tra thực hiện việc đăng ký, công nhận, cấp, gia hạn, điều chỉnh và thu hồi các loại giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ về môi trường và đa dạng sinh học theo quy định của pháp luật. • Thực hiện công tác rà soát, hệ thống hóa, kiểm tra việc thi hành văn bản quy phạm pháp luật về môi trường, đa dạng sinh học; tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về môi trường; đa dạng sinh học. • Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn về các lĩnh vực như: - Về kiểm soát ô nhiễm - Quản lý chất thải và cải thiện môi trường; - Bảo vệ môi trường lưu vực sông, vùng ven biển, vùng biển và hải đảo; - Bảo tồn đa dạng sinh học; Về thẩm định và đánh giá tác động môi trường; - Quan trắc môi ưường; - Sức khỏe môi trường; - Thông tin và tư liệu môi trường; - Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực môi trường; - Khoa học và công nghệ môi trường; - Truyền thông và nâng cao nhận thức cộng đồng về môi trường; 6
  14. Khóa luận Tốt nghiệp - Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo: • Xây dựng, tham gia xây dựng, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các cơ chế, chính sách về: Chi trả dịch vụ môi trường, thuế, phí, lệ phí, các nguồn thu khác và các hình thức ưu đãi liên quan đến bảo vệ môi trường theo phân công của Bộ trưởng; xây dựng, hướng dẫn việc quản lý hạn ngạch xả nước thải và khí thải vào môi trường; tổ chức thực hiện các dịch vụ công về môi trường theo quy định của pháp luật. • Chủ trì hướng dẫn về chuyên môn, nhiệm vụ trọng tâm hoạt động bảo vệ môi trường và bảo tồn đa dạng sinh học cho các bộ, ngành và các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; tổng hợp, cân đối nhu cầu kinh phí sự nghiệp môi trường hàng năm của các Bộ, ngành và địa phương theo phân công của Bộ trưởng; tổ chức kiểm tra, đánh giá kết quả hoạt động bảo vệ môi trường từ nguồn sự nghiệp môi trường đối với các Bộ, ngành và địa phương. • Thực hiện cải cách hành chính trong lĩnh vực về môi trường theo chương trình, kế hoạch cải cách hành chính của Bộ Tài nguyên và Môi trường. • Quản lý tổ chức bộ máy, vị trí việc làm, biên chế công chức, số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập; thực hiện chế độ tiền lương, chính sách đãi ngộ; bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, điều động, miễn nhiệm, từ chức, biệt phái, nghỉ hưu, thôi việc; khen thưởng, kỷ luật; đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của Tổng cục Môi trường theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường. • Quản lý tài chính, tài sản được giao theo phân cấp của Bộ Tài nguyên và Môi trường và quy định của pháp luật. • Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường giao và theo quy định của pháp luật. 7
  15. Khóa luận Tốt nghiệp c. Cơ cấu tổ chức (Kèm theo sơ đồ ở Phụ lục 1) • Các đơn vị tham mưu – tổng hợp - Vụ Chính sách và Pháp chế. - Vụ Hợp tác quốc tế và Khoa học, Công nghệ. - Vụ Kế hoạch - Tài chính. - Vụ Tổ chức cán bộ. - Văn phòng. • Các đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước - Cục Bảo tồn đa dạng sinh học. - Cục Kiểm soát ô nhiễm. - Cục Quản lý chất thải và Cải thiện môi trường (có Chi cục Bảo vệ môi trường lưu vực sông cầu, Chi cục Bảo vệ môi trường lưu vực sông Nhuệ - sông Đáy). - Cục Thẩm định và Đánh giá tác động môi trường. - Cục Kiểm soát hòạt động bảo vệ môi trường. - Cục Môi trường miền Trung và Tây Nguyên. - Cục Môi trường miền Nam. • Các đơn vị sự nghiệp - Trung tâm Đào tạo và Truyền thông môi trường. - Trung tâm Quan trắc môi trường. - Trung tâm Thông tin và Tư liệu môi trường, - Trung tâm Tư vấn và Công nghệ môi trường. - Tạp chí Môi trường. - Viện Khoa học môi trường. 1.1.2. Khái quát về văn phòng Tổng cục môi trường Quyết định số 1516/QĐ-TCMT ban hành ngày 25 tháng 11 năm 2014 về việc “Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tổng cục” với các nội dung quy định như sau: 8
  16. Khóa luận Tốt nghiệp • Chức năng của Văn phòng TCMT Văn phòng Tổng cục là tổ chức trực thuộc Tổng cục Môi trường (sau đây gọi tắt là Tổng cục), có chức năng tham mưu giúp Tổng Cục trưởng Tổng cục Môi trường (sau đây gọi tắt là Tổng Cục trưởng) tổng hợp thông tin phục vụ chỉ đạo điều hành, điều phối chương trình làm việc của Lãnh đạo Tổng cục, đơn vị trực thuộc Tổng cục theo quy chế làm việc, chương trình, kế hoạch công tác và theo chỉ đạo của Tổng Cục trưởng; quản lý và tổ chức thực hiện công tác tham mưu tổng hợp; hành chính, quản trị; văn thư lưu trữ; kế toán, tài vụ cấp III của các đơn vị thuộc Khối Văn phòng và quản lý ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Tổng cục. • Nhiệm vụ của Văn phòng TCMT - Chủ trì, tham gia xây dựng, hướng dẫn, kiểm tra, tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án liên tỉnh, liên vùng và quốc gia có tính chất tổng hợp về môi trường theo phân công của Tổng Cục trưởng; tham gia xây dựng, hướng dẫn, kiểm tra, tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch về môi trường. - Thực hiện công tác tham mưu, tổng hợp - Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ - Thực hiện công tác hành chính, quản trị - Thực hiện công tác kế toán - tài vụ - Thực hiện công tác quản lý ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành - Đầu mối quản lý việc thực hiện các dịch vụ công về môi trường theo quy định của pháp luật. - Làm nhiệm vụ thường trực, điều phối hoạt động của Văn phòng Ban Chỉ đạo liên ngành thực hiện Kế hoạch xử lý triệt để các cơ sở gây ô nhiễm môi trường nghiêm trọng; tổng hợp, xây dựng, tổ chức triển khai kế hoạch và các nhiệm vụ liên quan đến công tác xử lý triệt để cơ sở gây ô nhiễm môi 9
  17. Khóa luận Tốt nghiệp trường nghiêm trọng trên phạm vi cả nước. - Đầu mối điều phối hoạt động triển khai các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch về bảo vệ môi trường, các Nghị quyết của Chính phủ, Quyết định của Thủ tướng Chính phủ theo phân công của Tổng Cục trưởng; thường trực giúp việc các văn phòng, ban chỉ đạo, ban quản lý dự án được thành lập theo quyết định của cấp có thẩm quyền theo phân công của Tổng Cục trưởng. - Đầu mối theo dõi, tổng hợp về chính sách ưu đãi, xã hội hóa công tác bảo vệ môi trường và thực hiện dịch vụ công về môi trường của Tổng cục. - Giúp Tổng Cục trưởng tổ chức xây dựng và quản lý Phòng Truyền thống của Tổng cục. - Quản lý tổ chức, biên chế, công chức, lao động hợp đồng theo quy định. - Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác do Tổng Cục trưởng giao. • Cơ cấu tổ chức 1. Phòng Hành chính - Quản trị. 2. Phòng Kế toán - Tài vụ. 3. Phòng Văn thư lưu trữ. 4. Phòng Tổng hợp. 5. Trung tâm Tin học. Hình 1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tổng cục Môi trường 10
  18. Khóa luận Tốt nghiệp 1.2. Khái niệm, vai trò của hiện đại hóa công tác văn thư 1.2.1. Khái niệm công tác văn thư Theo PGS Vương Đình Quyền thì: “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức”. Nội dung của công tác văn thư gồm có: - Soạn thảo văn bản - Quản lý và giải quyết văn bản - Quản lý và sử dụng con dấu - Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 1.2.2. Khái niệm hiện đại hóa công tác văn thư Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức. Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại. 1.2.3. Vai trò của hiện đại hóa công tác văn thư Việc hiện đại hóa công tác văn thư nếu làm tốt sẽ góp phần tích cực trong quá trình hội nhập nói chung, nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý của hệ thống hành chính nhà nước nói riêng, bởi lẽ, làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo thông tin thông suốt, chính xác, kịp thời cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Nếu các khâu của công tác văn thư được triển khai tốt, như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính 11
  19. Khóa luận Tốt nghiệp xác; soạn thảo văn bản đảm bảo chất lượng; đăng ký văn bản đi, đến được rõ ràng và đầy đủ; lập hồ sơ hiện hành được hợp lý; các quy định về văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh sẽ nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động của cơ quan nói riêng và hoạt động quản lý nhà nước nói chung. Mặt khác, việc làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần tích cực vào việc ngăn ngừa tệ quan liêu, giấy tờ - một thói quen cố hữu của bộ máy hành chính nước ta. Có thể coi đây là một trong những biện pháp hữu hiệu làm thay đổi căn bản phương thức điều hành và hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Hiện đại hóa công tác văn thư sẽ cho phép chúng ta thay thế lao động thủ công bằng tự động hóa hoặc nửa tự động hóa nhiều khâu như: soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản, tra tìm và cung cấp thông tin văn bản… Do đó sẽ đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời hỗ trợ đắc lực cho lãnh đạo trong công tác điều hành, ra quyết định; cho các cán bộ, công chức trong nghiên cứu, thực hiện chức trách của mình. Nhờ vậy, hiệu quả hoạt động, quản lý của cơ quan sẽ được nâng cao; điều kiện lao động của cán bộ, chuyên viên văn thư sẽ được cải thiện; giúp họ nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác; đồng thời góp phần tạo nên phong cách, phương pháp làm việc khoa học, hiện đại trong cán bộ, viên chức của các cơ quan hành chính nhà nước. 1.3. Nội dung đổi mới, hiện đại hóa công tác văn thư 1.3.1. Hiện đại hóa trong công tác soạn thảo văn bản Cán bộ, chuyên viên thực hiện công tác văn thư sử dụng máy vi tính để soạn thảo văn bản thay cho soạn thảo bằng chép tay hoặc bằng máy đánh chữ cơ học. Soạn thảo văn bản bằng máy vi tính có rất nhiều ưu điểm như: - Giúp cho việc trình bày văn bản được mỹ quan nhờ máy tính được cài đặt các phông chữ, kiểu chữ khác nhau và các kỹ thuật in đậm, in nghiêng, căn lề, gạch chân,... 12
  20. Khóa luận Tốt nghiệp - Trong quá trình hoàn thiện văn bản, người soạn thảo có thể sửa chữa, bổ sung câu, chữ hoặc chuyển đổi các phần, đoạn khác nhau trong văn bản để tạo nên một bản thảo sạch mà không tốn nhiều thời gian như soạn thảo bằng chép tay hoặc máy đánh chữ cơ bản. - Văn bản sau khi được soạn thảo có thể lưu trữ trên máy vi tính một cách dễ dàng và tiện lợi sử dụng, tra cứu khi cần thiết. - Đối với văn bản đã được mẫu hóa, có thể cài lưu trữ vào máy tính, khi cần soạn thảo, cán bộ văn thư chỉ việc điền nội dung văn bản vào văn bản mẫu . - Trong trường hợp có máy in, người thảo có thể in thành văn bản để làm thủ tục ban hành, giảm bớt được khâu đánh máy bản thảo nếu như văn bản được soạn thảo thủ công. 1.3.2. Hiện đại hóa trong công tác quản lý văn bản Công tác văn thư với nộp dung quản lý văn bản bao gồm quản lý văn bản mà cơ quan nhận được (văn bản đến) và quản lý văn bản do cơ quan ban hành (văn bản đi). Có thể dung máy tính để thực hiện công tác này, đó là việc nhập các thông tin của văn bản đến và đi vào các chương trình dữ liệu được cài đặt sẵn trên máy tính. Đối với các văn bản đến sẽ có các dữ liệu như: Ngày nhận văn bản, số và ký hiệu văn bản, tác giả văn bản, ngày tháng văn bản, tên loại văn bản, trích yếu nội dung, tên đơn vị hoặc cán bộ giải quyết, thời hạn giải quyết xong văn bản, ý kiến của thủ trưởng cơ quan,... Đối với văn bản đi gồm các nội dung như: Số và ký hiệu văn bản, ngày tháng năm ban hành, tên loại văn bản, trích yếu nội dung văn bản, người ký, số bản, nơi nhận, lãnh đạo ký,... Cơ sở dữ liệu về văn bản đến và văn bản đi sẽ giúp cán bộ văn thư cũng như lãnh đạo cơ quan nắm được đầy đủ, nhanh chóng và chính xác tình hình tiếp nhận, ban hành và giải quyết văn bản được thuận tiện, tạo điều kiện quản 13
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD


intNumView=15

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2