QU N LÝ CHI PHÍ - K TOÁN - TÀI CHÍNHẢ Ế
PGS LÊ KI UỀ
N i dung c a qu n lý chi phí bao g m các lĩnh v c qu n lý sau đây :ộ ủ ả ồ ự ả
i. QU¶N Lý CHI PHÝ §ÇU T¦ X¢Y DùNG C¤NG TR×NH
1. Nguyªn t¾c qu¶n lý chi phÝ ®Çu t x©y dùng c«ng tr×nh
B¶o ®¶m môc tiªu, hiÖu qu¶ dù ¸n ®Çu t x©y dùng c«ng tr×nh; sù hîp lý
cña chi phÝ; Vai trß cña Nhµ níc, cña chñ ®Çu t trong qu¶n lý chi phÝ.
2. Qu¶n lý tæng møc ®Çu t
LËp tæng møc ®Çu t; ®iÒu chØnh tæng møc ®Çu t (c¸c trêng hîp ®iÒu
chØnh, thÈm quyÒn); c¸c yªu cÇu vÒ chi phÝ qu¶n lý dù ¸n.
3. Qu¶n lý dù to¸n c«ng tr×nh
Yªu cÇu vÒ thÈm tra, phª duyÖt dù to¸n; §iÒu chØnh dù to¸n c«ng tr×nh.
4. Qu¶n lý ®Þnh møc x©y dùng
Qu¶n lý Nhµ níc ®èi víi ®Þnh møc; Tr¸ch nhiÖm cña chñ ®Çu t, nhµ thÇu
khi vËn dông c¸c ®Þnh møc.
5. Qu¶n lý gi¸ x©y dùng c«ng tr×nh
C¬ së x¸c ®Þnh gi¸ x©y dùng; Yªu cÇu trong qu¶n lý gi¸ x©y dùng.
6. Qu¶n lý chØ sè gi¸ x©y dùng
Kh¸i niÖm vµ ý nghÜa cña chØ sè gi¸ x©y dùng; Qu¶n lý chØ sè gi¸.
7. Qu¶n lý hîp ®ång x©y dùng
Yªu cÇu vµ nguyªn t¾c ®èi víi hîp ®ång x©y dùng; Qu¶n lý hîp ®ång x©y
dùng.
8. Qu¶n lý thanh to¸n, quyÕt to¸n vèn ®Çu t
Tr¸ch nhiÖm c¬ quan cÊp ph¸t, cho vay vèn, chñ ®Çu t; C¸c yªu cÇu khi
quyÕt to¸n h¹ng môc c«ng tr×nh, c«ng tr×nh, dù ¸n hoµn thµnh.
II. KiÓm so¸t chi phÝ theo c¸c giai ®o¹n ®Çu t x©y dùng c«ng tr×nh
1. Kh¸i niÖm, vai trß cña viÖc kiÓm so¸t chi phÝ ®Çu t x©y dùng c«ng
tr×nh
1.1. Kh¸i niÖm:
- Kh¸i niÖm chung vÒ kiÓm so¸t chi phÝ ®Çu t x©y dùng c«ng tr×nh (sau
®©y gäi t¾t lµ kiÓm so¸t chi phÝ), ®ã lµ: con ngêi, th«ng qua ph¬ng ph¸p kiÓm
so¸t chi phÝ thùc hiÖn gi¸m s¸t sù h×nh thµnh chi phÝ, chi tiªu chi phÝ trong
suèt qu¸ tr×nh ®Çu t x©y dùng c«ng tr×nh vµ ®a ra c¸c gi¶i ph¸p cÇn thùc hiÖn
nh»m b¶o ®¶m chi phÝ ®Çu t x©y dùng c«ng tr×nh n»m trong ng©n s¸ch ®· ®-
îc chÊp thuËn (mµ b»ng viÖc b¶o ®¶m ng©n s¸ch nµy c«ng tr×nh ®¹t ®îc c¸c
môc tiªu hiÖu qu¶ nh dù tÝnh).
- KiÓm so¸t chi phÝ lµ mét qu¸ tr×nh liªn tôc cña chñ ®Çu t thùc hiÖn c¸c
hµnh ®éng qu¶n lý nh»m b¶o ®¶m môc tiªu cô thÓ lµ chi phÝ ®Çu t cña dù ¸n
n»m trong giíi h¹n tæng møc ®Çu t ®îc phª duyÖt.
1.2. Vai trß:
- C«ng t¸c qu¶n lý, kiÓm so¸t chi phÝ ®Çu t x©y dùng thùc hiÖn kh«ng tèt.
- Nh÷ng ¸p lùc tõ qu¸ tr×nh toµn cÇu ho¸ nÒn kinh tÕ thÕ giíi vµ xu thÕ
héinhËp.
2. Môc ®Ých vµ yªu cÇu cña viÖc kiÓm so¸t chi phÝ
- B¶o ®¶m ®óng gi¸ trÞ cho ®ång tiÒn cña chñ ®Çu t bá ra phï hîp cho
môc ®Ých ®Çu t x©y dùng c«ng tr×nh, c©n b»ng gi÷a chÊt lîng vµ ng©n quü
®Çu t
- §¶m b¶o r»ng chi phÝ ph©n bæ vµo c¸c bé phËn phï hîp víi yªu cÇu cña
chñ ®Çu t vµ nhµ thiÕt kÕ.
- Gi÷ cho chi phÝ n»m trong ng©n s¸ch cña chñ ®Çu t.
3. §iÒu kiÖn cÇn thiÕt ®Ó thùc hiÖn qu¸ tr×nh kiÓm so¸t chi phÝ
- Cã c¸ch thøc (ph¬ng ph¸p) kiÓm so¸t chi phÝ phï hîp víi ®Æc ®iÓm, néi
dung chi phÝ theo tõng giai ®o¹n, c«ng viÖc cña qu¸ tr×nh ®Çu t x©y dùng.
- Cã c«ng cô hç trî thÝch hîp cho viÖc thùc hiÖn c«ng t¸c kiÓm so¸t chi
phÝ ®Çu t x©y dùng c«ng tr×nh.
- Cã c¸c c¸ nh©n, tæ chøc t vÊn cã ®ñ ®iÒu kiÖn n¨ng lùc thùc hiÖn viÖc
kiÓm so¸t chi phÝ.
4. Néi dung kiÓm so¸t chi phÝ ®Çu t x©y dùng c«ng tr×nh
4.1. KiÓm so¸t chi phÝ trong giai ®o¹n tríc khi thi c«ng x©y dùng.
4.1.1. Trong viÖc x¸c ®Þnh tæng møc ®Çu t dù ¸n.
4.1.2. Trong viÖc x¸c ®Þnh dù to¸n, tæng dù to¸n x©y dùng c«ng tr×nh.
4.1.3. Trong viÖc ®Êu thÇu vµ lùa chän nhµ thÇu.
4.2. KiÓm so¸t chi phÝ trong giai ®o¹n thùc hiÖn x©y dùng c«ng tr×nh.
4.2.1. Trong viÖc thanh to¸n hîp ®ång x©y dùng.
4.2.2. KiÓm so¸t chi phÝ khi quyÕt to¸n vèn ®Çu t x©y dùng c«ng tr×nh.
5. Tæ chøc qu¶n lý viÖc kiÓm so¸t chi phÝ ®Çu t x©y dùng c«ng tr×nh
5.1. H×nh thøc tæ chøc kiÓm so¸t chi phÝ
Tuú theo quy m« vµ tÝnh chÊt c«ng tr×nh, chñ ®Çu t quyÕt ®Þnh viÖc
tæ chøc kiÓm so¸t chi phÝ theo mét trong c¸c h×nh thøc sau:
- ChØ ®Þnh c¸ nh©n lµ ngêi kiÓm so¸t chi phÝ. C¸ nh©n nµy cã thÓ lµ ng-
êi thuéc tæ chøc cña chñ ®Çu t hoÆc thuª tõ c¸c tæ chøc t vÊn qu¶n lý chi phÝ
nhng ph¶i cã chøng chØ Kü s ®Þnh gi¸ x©y dùng.
- ChØ ®Þnh tæ chøc t vÊn qu¶n lý chi phÝ thc hiÖn nhiÖm vô kiÓm so¸t
chi phÝ. Tæ chøc t vÊn qu¶n lý chi phÝ nµy ph¶i cã ®ñ ®iÒu kiÖn n¨ng lùc theo
quy ®Þnh cña ph¸p luËt.
5.2. Tr¸ch nhiÖm cña chñ ®Çu t ®èi víi viÖc kiÓm so¸t chi phÝ
§Ó b¶o ®¶m cho viÖc kiÓm so¸t chi phÝ ®¹t ®îc môc ®Ých còng nh t¹o
hµnh lang cho viÖc x¸c ®Þnh tr¸ch nhiÖm th× quyÒn vµ nghÜa vô cña chñ ®Çu
t cÇn ®îc x¸c ®Þnh cô thÓ
5.3. Tr¸ch nhiÖm cña c¸ nh©n, tæ chøc t vÊn kiÓm so¸t chi phÝ
§Ó b¶o ®¶m tÝnh ®éc lËp, kh¸ch quan còng nh x¸c ®Þnh râ tr¸ch nhiÖm
cña c¸ nh©n, tæ chøc t vÊn kiÓm so¸t chi phÝ th× quyÒn vµ nghÜa vô cña c¸
nh©n, tæ chøc t vÊn nµy trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn nhiÖm vô kiÓm so¸t chi phÝ
còng cÇn ®îc x¸c ®Þnh râ.
Xây d ng là m t ngành kinh t có ph m vi công vi c r ng l n mà s n ph mự ộ ế ạ ệ ộ ớ ả ẩ
c a nó là các công trình xây d ng thu c m i lĩnh v c, ngành ngh c a đt n c. Tuyủ ự ộ ọ ự ề ủ ấ ướ
hình dáng, quy mô và ch c năng khác nhau nh ng các công trình này đu ph i đápứ ư ề ả
ng đc m t yêu c u chung là chi phí xây d ng c a nó c n ph i n m trong ngânứ ượ ộ ầ ự ủ ầ ả ằ
sách đc d tính hay nói m t cách khác là n m trong t ng m c đu t đc phêượ ự ộ ằ ổ ứ ầ ư ượ
duy t. Đ đáp ng đc đi u này s c n thi t ph i ki m soát chi phí các d án đuệ ể ứ ượ ề ự ầ ế ả ể ự ầ
t xây d ng là r t rõ. R t nhi u các d án đu t xây d ng, đc bi t là các d án đuư ự ấ ấ ề ự ầ ư ự ặ ệ ự ầ
t xây d ng công trình s d ng v n Nhà n c trong th i gian qua th ng ph i đi uư ự ử ụ ố ướ ờ ườ ả ề
chinh t ng m c đu t , chi phí xây d ng v t ngân sách d ki n ban đu trong th iổ ứ ầ ư ự ượ ự ế ầ ờ
gian qua n c ta có nguyên nhân t vi c ki m soát chi phí kém hi u qu . Đã đnở ướ ừ ệ ể ệ ả ế
lúc ph i th c hi n vi c ki m soát chi phí các d án đu t xây d ng v i m c tiêu rõả ự ệ ệ ể ự ầ ư ự ớ ụ
ràng là b o đm chi phí d án không v t ngân sách d ki n (quy t toán không v tả ả ự ượ ự ế ế ượ
t ng m c đu t phê duy t ban đu) v i ng i th c hi n nhi m v này là các cáổ ứ ầ ư ệ ầ ớ ườ ự ệ ệ ụ
nhân, t ch c t v n có đ đi u ki n năng l c, chuyên nghi p và h i nh p v i thôngổ ứ ư ấ ủ ề ệ ự ệ ộ ậ ớ
l qu c t .ệ ố ế
Các tài li u v qu n lý d án m i c a Hoa K đ xu t v n đ Earned Values ệ ề ả ự ớ ủ ỳ ề ấ ấ ề
Analysis đ theo dõi kh i l ng đã hoàn thành, d báo cho nhà th u và ch đu t vể ố ượ ự ầ ủ ầ ư ề
t ng m c đã th c hi n c p nh t và còn ti p t c đ ch đng trong qu n lý chi phí ổ ứ ự ệ ậ ậ ế ụ ể ủ ộ ả
đu t cho d án.ầ ư ự
II. CÔNG TÁC K TOÁN TRONG CÔNG TR NG XÂY D NGẾ ƯỜ Ự
B ph n tài chính - k toán trong b máy qu n lý doanh nghi p t i công tr ng xây ộ ậ ế ộ ả ệ ạ ườ
d ng giúp cho ng i ch huy công tr ng theo dõi ch t ch đng v n đc thu h i, ự ườ ỉ ườ ặ ẽ ồ ố ượ ồ
chi tr ra sao. S ghi chép tài chính trên công tr ng nh m b o đm tính chính xác ả ự ườ ằ ả ả
thu chi , các ho t đng liên quan đn tài s n, đn đng ti n c a doanh nghi p trên đaạ ộ ế ả ế ồ ề ủ ệ ị
bàn ho t đng s n xu t th c ti n.ạ ộ ả ấ ự ễ
B ph n tài chính - k toán c n ghi chép đúng bài b n, k p th i, trung th c s li u ộ ậ ế ầ ả ị ờ ự ố ệ
nh m tham m u có hi u qu cho ng i ch huy công tr ng đ có nh ng quy t đnh ằ ư ệ ả ườ ỉ ườ ể ữ ế ị
chính xác các ho t đng kinh doanh, kinh t c a mình trong các s n xu t.ạ ộ ế ủ ả ấ
Ng i ch huy công tr ng không th coi nh công tác tài chính - k toán trong các ườ ỉ ườ ể ẹ ế
ho t đng s n xu t kinh doanh trên công tr ng.ạ ộ ả ấ ườ
N i dung theo dõi tình hình tài chính - k toán c a doangh nghi p trên công tr ng ộ ế ủ ệ ườ
nh m hai m c tiêu:ằ ụ
* Ghi chép đy đ, có nghi p v , theo dõi m i ho t đng s n xu t kinh doanh trên ầ ủ ệ ụ ọ ạ ộ ả ấ
công tr ng.ườ
* Qua s li u ghi chép, phân tích đc nh ng u , nh c c a ho t đng s n xu t, ố ệ ượ ữ ư ượ ủ ạ ộ ả ấ
kinh doanh trên công tr ng, giúp ch huy tr ng công tr ng có nh ng quy t đnh ườ ỉ ưở ườ ữ ế ị
đúng đn trong các ho t đng s n xu t kinh doanh c a đn v .ắ ạ ộ ả ấ ủ ơ ị
Các con s là ngôn ng c b n c a kinh doanh có t i trên báo cáo thu nh pố ữ ơ ả ủ ả ậ
là m t con s . Hi u quà c a dây chuy n s n xu t đc bi u th d i d ng con sóiộ ổ ệ ủ ề ả ấ ượ ể ị ướ ạ
các con s có th đc hoàn thi n thông qua ph n tích th ng kê và ti p đó chúngố ể ượ ệ ầ ố ế
l i có th có tác đng m nh m t i l lãi. K ho ch kinh doanh đc bi u th m tạ ể ộ ạ ẽ ớ ỗ ế ạ ượ ể ị ộ
cách c th nh nh ng con s trong ngân qu ho t đng, nh ng con s mà ph nụ ế ư ữ ố ỹ ạ ộ ữ ố ầ
l n có th b t ngu n t các k t qu th ng kê thu nh p và chi phí. Nh ng quy tớ ế ắ ồ ừ ế ả ố ậ ữ ế
đnh đu t vào các tài s n, có th đy nhanh s tăng tr ng kinh doanh. th ngị ầ ư ả ế ẩ ự ưở ườ
d a trên nh ng con s ph n nh nh ng kho n l i nhu n và s r i ro có th có c aự ữ ố ả ả ữ ả ợ ậ ự ủ ế ủ
m t ph ng th c s d ng có th l a ch n đi v i các ngu n qu đu t . Sộ ươ ứ ử ụ ể ự ọ ố ớ ồ ỹ ầ ư ự
thành công hay th t b i c a công vi c kinh doanh ho c c a b t k m t b ph nấ ạ ủ ệ ặ ủ ấ ỳ ộ ộ ậ
nào c a nó th ng quy v nh ng con s .ủ ườ ề ữ ố
Trong khi không c n thi t ph i h c h i nh ng v n đ ph c t p c a th ngầ ế ả ọ ỏ ữ ấ ề ứ ạ ủ ố
kê và toàn ng d ng nh m ki m soát và hoàn thi n các con s , các nhà đi u hànhứ ụ ằ ể ệ ố ề
và các nhà qu n lý v căn b n càn hi u r ng có nhi u v n đ trong th gi i, th cả ề ả ể ằ ề ấ ề ế ớ ự
có th gi i quy t đc nh các công c làm vi c trên các con s , các công c c aể ả ế ượ ờ ụ ệ ố ụ ủ
các ph ng pháp đnh l ng. S hi u bi t nh v y t o cho nhà qu n lý kh năngươ ị ượ ự ể ế ư ậ ạ ả ả
đa ra nh ng quy t đnh t t nh t có th trong vi c l a ch n ph ng pháp nào vàư ữ ế ị ố ấ ể ệ ự ọ ươ
mong đi gì t các ch ng trình máy tính và các chuyên gia mà h th c hi nợ ừ ươ ọ ự ệ
nh ng tính toán chi ti t đ gi i quy t v n đ. S hi u bi t này ch c ch n s c iữ ế ể ả ế ấ ề ự ể ế ắ ắ ẽ ả
ti n đc công cu c kinh doanh và làm cho nhà qu n lý thành đt h n.ế ượ ộ ả ạ ơ
Ch ng này cung c p m t cách nhìn t ng quan vê các còng c và các lo iươ ấ ộ ổ ụ ạ
v n đ mà các công c đó giúp cho các nhà qu n lý gi i quy t. Năm ph n là cấ ề ụ ầ ả ế ầ ướ
l ng th ng kê và ki m tra ch t l ng, phàn tích h i qui là công c đ gi i thíchượ ố ế ấ ượ ồ ụ ể ả
các liên k t th ng kê, d báo th ng kê: phàn tích quy t đnh, và v n trù h c - seế ố ự ố ế ị ặ ọ
dùng m t công ty gi đnh đ minh h a xem m i công c có th c i thi n l lãiộ ả ị ể ọ ỗ ụ ể ả ệ ỗ
nh th nào.ư ế
C L NG TH NG KÊ VÀ KI M TRA CH T L NGƯỚ ƯỢ Ố Ể Ấ ƯỢ
Rõ ràng r ng ch t l ng là then ch t cho s tăng tr ng ngu n thu láu dài.ằ ấ ượ ố ự ưở ồ
Cách ki m đnh - theo th i gian đ ki m tra ch t l ng sán ph m là cách ki mể ị ờ ể ể ấ ươ ẩ ề
soát khi s n ph m hình thành thông qua dây chuy n s n xu t, theo dõi t l cácả ẩ ề ả ấ ỷ ệ
s n ph m h ng xu t hi n. Vi c ki m tra ch t l ng d ch v đt đc b ng cáchả ẩ ỏ ấ ệ ệ ể ấ ượ ị ụ ạ ượ ằ
ph ng v n cách ph ng v n các khách hàng v d ch v mà h đã nh n, ghi nh nỏ ấ ỏ ấ ề ị ụ ọ ậ ậ
xem nh ng ai không đc th a mãn và lý do t i sao.ữ ượ ỏ ạ