Qui chế quản lí tài chính

Chia sẻ: Do Veit Anh Anh | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:126

Thêm vào BST

Báo xấu

224
lượt xem 62
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Quy chế quản lý tài chính kế toán dự án Tăng cường năng lực tổng thể ngành Thanh tra đến năm 2014 nhằm: (1) Phục vụ công tác quản lý tài chính kế toán, góp phần hoàn thiện và nâng cao hiệu quả quản lý của Chương trình; (2) Phân định quyền, trách nhiệm trong quá trình quản lý và triển khai các hoạt động của dự án theo từng cấp bậc giữa Ban quản lý các dự án và Dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành....

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Qui chế quản lí tài chính

-1- QUY CHÕ QU¶N Lý TµI CHÝNH NéI Bé Dù ¸N T¡NG C¦êNG N¡NG LùC TæNG THÓ NGµNH THANH TRA §ÕN N¡M 2014 DỰ THẢO 1. Quy chế quản lý tài chính kế toán 1.1. Các quy định chung - Quy chế quản lý tài chính kế toán dự án Tăng cường năng lực t ổng thể ngành Thanh tra đến năm 2014 nhằm: (1) Phục vụ công tác quản lý tài chính kế toán, góp ph ần hoàn thi ện và nâng cao hiệu quả quản lý của Chương trình; (2) Phân định quyền, trách nhiệm trong quá trình quản lý và triển khai các hoạt động của dự án theo từng cấp bậc giữa Ban quản lý các dự án và D ự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành. - Quy chế này được xây dựng dựa trên các căn cứ sau: (1) Các quy định hiện hành của Cơ quan hợp tác và phát triển quốc tế Thụy Điển (“Sida”) và Chính phủ Việt Nam đối với các dự án sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (“ODA”). (2) Hệ thống văn bản pháp lý về quản lý ngân sách của Chính phủ Vi ệt Nam đối với các dự án sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức. (3) Hệ thống văn bản pháp lý hiện hành về công tác tài chính k ế toán của Chính phủ Việt Nam Các nhà tài trợ, Ban quản lý các dự án, dự án hợp ph ần t ại các t ỉnh, b ộ, ngành và các đơn vị thực hiện dự án trực thuộc dự án h ợp ph ần tại Thanh Tra Chính phủ có trách nhiệm tuân thủ quy chế tài chính kế toán trong khuôn kh ổ của Chương trình. Chương trình sẽ áp dụng cơ chế quản lý tài chính kế toán theo mô hình phân cấp quản lý và thực hiện của Chương trình. Theo đó, dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành là cấp trực tiếp triển khai th ực hi ện các ho ạt đ ộng đồng thời chịu trách nhiệm đối với các quyết định và quản lý các hoạt động của cấp mình còn Ban quản lý các dự án sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát hoạt động của các dự án hợp phần. 1.2. Quyền và trách nhiệm đối với công tác tài chính k ế toán c ủa Chương trình a) Tổ chức bộ phận kế toán - Tại Ban quản lý các dự án, bộ phận kế toán bao gồm 01 kế toán trưởng, các nhân viên kế toán và thủ quỹ.
-2- - Tại các dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành thì bộ ph ận kế toán bao gồm 01 nhân viên phụ trách kế toán và cán bộ hành chính kiêm thủ quỹ. - Tại các đơn vị trực dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ không bố trí nhân viên phụ trách kế toán mà chỉ có 01 cán bộ đầu mối làm các công việc hành chính, các công việc liên quan đến tài chính k ế toán do b ộ ph ận k ế toán của Ban quản lý các dự án thực hiện. b) Kế toán trưởng Ban quản lý các dự án Chịu trách nhiệm trước Ban quản lý các dự án về công tác quản lý tài chính và tài sản của dự án theo quy định hiện hành của Chính ph ủ Việt Nam và các nhà tài trợ. - Hỗ trợ Ban Chỉ đạo chương trình xây dựng, hướng dẫn các chính sách kế toán, các quy trình và thủ tục quản lý nguồn tài trợ và giải ngân cho Chương trình, định mức chi tiêu, các quy định về kiểm tra tài chính n ội b ộ, kiểm toán của toàn bộ Chương trình; - Xây dựng và duy trì các quy trình, thủ tục trong công tác quản lý tài chính thoả mãn yêu cầu của các nhà tài trợ và Chính phủ; - Xây dựng kế hoạch, điều phối việc hướng dẫn, theo dõi, ki ểm tra, giám sát định kỳ hoặc đột xuất công tác quản lý tài chính kế toán tại các dự án hợp phần và đưa ra khuyến nghị với các cấp có liên quan; - Tham gia vào quá trình đấu thầu và quản lý hợp đồng mua sắm hàng hóa/dịch vụ, thanh toán và quản lý tài sản của Ban qu ản lý các d ự án đ ể đ ảm bảo rằng các hoạt động này đã tuân thủ các yêu cầu của nhà tài trợ về mặt tài chính; - Chịu trách nhiệm trước Ban Chỉ đạo chương trình và Ban qu ản lý các dự án về công tác tài chính kế toán và quản lý tài s ản t ại Ban qu ản lý các d ự án và dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ;. - Tổ chức và giám sát công tác tài chính kế toán t ại Ban qu ản lý các d ự án và dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ; - Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các hoạt động theo đúng quy trình, thủ tục và các định mức tiêu chuẩn áp dụng th ống nh ất cho toàn bộ chương trình tại các đơn vị thụ hưởng. - Kiểm tra, trình giám đốc dự án phê duyệt các chứng từ liên quan đến các giao dịch kinh tế phát sinh tại Ban quản lý các dự án và dự án hợp ph ần tại Thanh tra Chính phủ trước khi trình lên cấp trên phê duyệt cuối cùng; - Kiểm tra, phê duyệt các báo cáo định kỳ của Ban quản lý các d ự án và dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ trước khi trình lên cấp trên phê duyệt cuối cùng; - Lập báo cáo tổng hợp tiến độ hoạt động, báo cáo giải ngân, các báo cáo định kỳ và kết thúc... đối với toàn bộ dự án đ ể trình Ban Chỉ đạo chương trình và gửi các nhà tài trợ, cơ quan quản lý nhà n ước liên quan theo quy đ ịnh hiện hành.
-3- - Xây dựng và tổng hợp kế hoạch ngân sách, kế hoạch hoạt động, kế hoạch đấu thầu tổng thể và chi tiết hàng năm cho Ban quản lý các dự án và dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ; - Hướng dẫn việc lập, lưu trữ, bảo mật tài lịêu kế toán (gồm các chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán) và phần mềm kế toán trong Ban quản lý các d ự án và dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ; - Tổ chức công tác quyết toán báo cáo tài chính, quy ết toán thuế hàng năm với các cơ quan quản lý của Ban quản lý các dự án và dự án Thanh tra Chính phủ; và - Hướng dẫn các đơn vị thụ hưởng xây dựng kế hoạch/đề xuất và tổ chức thực hiện hoạt động theo kế hoạch đã phê duyệt; - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban quản lý các dự án giao nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính của Chương trình/Dự án; c) Bộ phận kế toán tại Ban quản lý các dự án Nhân viên kế toán tại Ban quản lý các dự án có trách nhiệm thực hiện công tác tài chính kế toán hàng ngày cho Ban quản lý các d ự án và d ự án h ợp phần tại Thanh tra Chính phủ, bao gồm: - Xây dựng kế hoạch nguồn vốn viện trợ và vốn đối ứng hàng năm dựa trên kế hoạch hoạt động hàng năm đã được duyệt. - Thiết lập, duy trì hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo và lưu trữ các tài liệu trên theo quy định của chế độ tài chính kế toán hiện hành. - Tổng hợp các chứng từ, tài liệu liên quan đến mua sắm, chi tiêu, thanh toán theo phân cấp quản lý tài chính trình Ban quản lý các d ự án duy ệt tr ước khi thanh toán. - Hướng dẫn và giám sát việc thực hiện các hoạt động thanh toán với các đơn vị thụ hưởng của dự án, đào tạo, cung cấp tài liệu hỗ trợ công tác quản lý tài chính kế toán cho các đơn vị thụ hưởng và rà soát báo cáo tài chính - Soạn, lập báo cáo định kỳ về giải ngân nguồn vốn viện trợ và chi tiêu vốn đối ứng gửi các nhà tài trợ và các cơ quan quản lý liên quan theo quy đ ịnh của quy chế. - Thực hiện các nghĩa vụ về thuế và hoàn thuế theo quy định hiện hành. - Tham gia kiểm tra, kiểm soát tài chính nội bộ hoạt động hiệu quả. - Phối hợp với tổ chức kiểm toán độc lập tiến hành kiểm toán toàn bộ Chương trình hàng năm. - Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Kế toán trưởng. d) Dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành Các dự án hợp phần phải trách nhiệm bổ nhiệm cán bộ phụ trách kế toán để thực hiện các công việc sau:
-4- - Cập nhật, duy trì và bảo quản chứng từ, sổ kế toán của dự án hợp phần theo quy định; - Lập, trình ký, chuyển nộp và lưu trữ các chứng từ kế toán, hệ thống các báo cáo định kỳ hoặc đột xuất và các hồ sơ tài liệu khác theo quy định; - Chuẩn bị các báo cáo định kỳ, giữa kỳ, thường niên hoặc theo yêu c ầu của Ban quản lý các dự án hoặc dự án hợp phần trình Giám đốc dự án h ợp phần phê duyệt. Các báo cáo này sẽ được Ban quản lý các dự án s ử d ụng cho các công tác theo dõi, kiểm tra và tổng hợp; - Xây dựng ngân sách hàng năm của dự án hợp phần để Giám đốc dự án hợp phần phê duyệt; - Quản lý tài sản của dự án hợp phần; và - Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Ban quản lý các dự án và Giám đốc dự án hợp phần. đ) Các đơn vị thực hiện dự án thuộc dự án hợp phần t ại Thanh tra Chính phủ Các đơn vị thực hiện dự án trực thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ phải bổ nhiệm cán bộ thực hiện các công việc sau: - Theo dõi, ghi chép ban đầu các giao dịch kế toán hàng ngày của phát sinh tại đơn vị mình; - Theo dõi, ghi chép, quản lý các khoản tạm ứng cho các ho ạt đ ộng t ại các đơn vị (bao gồm cả các khoản tạm ứng nhận từ Ban quản lý các d ự án và các khoản tạm ứng cho cán bộ dự án); - Phối hợp với cán bộ dự án để xác định các hoạt động đã có tạm ứng nhưng chưa được hoàn thành hoặc các hoạt động đã hoàn thành nh ưng l ại chưa có thanh toán vào cuối mỗi kỳ kế toán để báo cáo lên Ban quản lý các dự án; - Tập hợp, kiểm tra các chứng từ kế toán liên quan đến các kho ản gi ải ngân để hoàn ứng với Ban quản lý các dự án; - Định kỳ, tổng hợp chi tiêu của đơn vị theo quy định c ủa quy ch ế, trình lãnh đạo đơn vị phê duyệt và nộp Ban quản lý các dự án; - Lập các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban quản lý các dự án (ví dụ như báo cáo phục vụ cho họp giữa kỳ và họp thường niên); - Quản lý tài sản của dự án tại đơn vị; và - Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Ban quản lý các dự án và Giám đốc dự án Thanh tra Chính phủ. 1.3. Triển khai thực hiện các hoạt động giải ngân 1.3.1. Hoạt động thuê chuyên gia tư vấn a) Dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành
-5- Căn cứ vào kế hoạch hàng năm đã được phê duyệt, Ban quản lý dự án hợp phần có nhiệm vụ: - Chủ động triển khai xây dựng kế hoạch thực hiện chi tiết cho từng hoạt động theo trình tự thời gian. - Chịu trách nhiệm lựa chọn chuyên gia tư vấn phù hợp với nhu c ầu của đơn vị mình và tổ chức thuê chuyên gia tư vấn theo các hình th ức mua sắm quy định tại quy chế mua sắm. - Xây dựng nội dung điều khoản giao việc (TOR) cho chuyên gia t ư vấn. - Chịu trách nhiệm chuẩn bị các điều kiện hậu cần để phục vụ cho hoạt động của chuyên gia tư vấn. - Chịu trách nhiệm ký hợp đồng thuê chuyên gia tư vấn và kết thúc hoạt động phải đánh giá kết quả thực hiện để làm cơ sở xem xét, phê duy ệt và thanh toán hợp đồng thuê chuyên gia theo quy định về thủ tục giải ngân của chương trình/dự án. b) Các đơn vị thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ - Lựa chọn chuyên gia tư vấn triển khai các hoạt đ ộng t ại đơn vị mình và đề xuất với Ban quản lý các dự án ký h ợp đồng và thanh lý h ợp đ ồng thuê chuyên gia. - Chịu trách nhiệm về việc lựa chọn chuyên gia như chất lượng chuyên gia, phối hợp công việc với chuyên gia, thời gian tư vấn của chuyên gia... - Chịu trách nhiệm lập báo cáo kết quả thực hiệ n kèm theo các chứng từ kế toán hợp lệ có liên quan gửi Ban quản lý các d ự án phê duy ệt và quy ết toán chi tiêu khi kết thúc hoạt động thuê chuyên gia. c) Ban quản lý các dự án - Trực tiếp ký, thanh lý hợp đồng và các thủ tục pháp lý cần thiết liên quan đến thuê chuyên gia tư vấn cho các hoạt động theo đ ề ngh ị c ủa các đ ơn vị trực dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ. - Kiểm soát, phê duyệt và quyết toán chi tiêu liên quan đến hoạt đ ộng thuê chuyên gia tư vấn của các đơn vị trực dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ. - Kiểm tra, giám sát quy trình lựa chọn chuyên gia, ký hợp đồng và thanh lý hợp đồng, thanh toán và quyết toán kinh phí thuê chuyên gia t ư v ấn tại dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành. 1.3.2. Hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát 1.3.2.1. Đào tạo, hội thảo, khảo sát trong nước a) Dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành Căn cứ vào kế hoạch hàng năm đã được phê duyệt, Ban quản lý dự án hợp phần có nhiệm vụ:
-6- - Chủ động xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch đào tạo, hội thảo, khảo sát bao gồm dự kiến nội dung, thời gian, đ ịa điểm thực hiện chi tiết. - Chịu trách nhiệm xây dựng, xem xét và phê duyệt dự toán chi cho hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát theo đúng nội dung chi, định m ức chi quy định tại quy chế mua sắm trước khi thực hiện. - Chịu trách nhiệm tìm kiếm, thu xếp địa điểm và các đi ều ki ện h ậu cần... để tổ chức đào tạo, hội thảo, khảo sát. - Chịu trách nhiệm lập báo cáo kết quả thực hiện và tiến hành quy ết toán chi tiêu cho từng hoạt động khi kết thúc đào tạo, hội thảo, khảo sát. b) Các đơn vị thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ - Xây dựng chi tiết kế hoạch hoạt động đào tạo, h ội thảo, kh ảo sát bao gồm nội dung, thời gian, địa điểm thực hiện. - Xây dựng dự toán chi tiêu cho từng hoạt động , đề xuất tạm ứng kinh phí để Ban quản lý các dự án phê duyệt trước khi thực hiện các ho ạt đ ộng đào tạo, hội thảo, khảo sát. - Chịu trách nhiệm tìm kiếm, thu xếp địa điểm và các đi ều ki ện h ậu cần liên quan để tổ chức đào tạo, hội thảo, khảo sát. - Chịu trách nhiệm lập báo cáo kết quả thực hiện kèm theo các hoá đ ơn hợp lệ liên quan để gửi Ban quản lý các dự án phê duyệt và quyết toán chi tiêu khi kết thúc hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát. c) Ban quản lý các dự án - Kiểm soát, phê duyệt và quyết toán chi tiêu từng hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát tại các đơn vị trực dự án h ợp phần tại Thanh tra Chính phủ. - Tạm ứng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản cho các đơn v ị thu ộc d ự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ theo nội dung chi, định mức chi cho từng hoạt động của các đơn vị thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ. - Rà soát báo cáo kết quả thực hiện và chứng từ, hoá đơn chi tiêu liên quan đến từng hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát do các đơn vị thuộc d ự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ gửi lên để phê duyệt quyết toán và thanh toán kinh phí. - Kiểm tra, giám sát quy trình thực hiện các hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát của dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành từ khâu xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện và quyết toán kinh phí của hoạt động đào t ạo, hội thảo, khảo sát. 1.3.2.2. Hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát nước ngoài a) Dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành
-7- Căn cứ vào kế hoạch năm đã được phê duyệt, Ban quản lý dự án hợp phần có nhiệm vụ: - Triển khai xây dựng kế hoạch và tổ chức th ực hiện kế hoạch chi ti ết bao gồm dự kiến nội dung, thời gian, địa điểm thực hiện từng hoạt động. - Đề xuất địa điểm tổ chức hoạt động và ch ủ động liên h ệ đ ể thu x ếp các điều kiện hậu cần liên quan (nếu có). - Chịu trách nhiệm xây dựng dự toán chi, xem xét và phê duyệt dự toán chi cho từng hoạt động đào tạo, hội thảo hoặc khảo sát trước khi thực hiện. - Chịu trách nhiệm lập báo cáo kết quả thực hiện và tiến hành quy ết toán chi tiêu cho từng hoạt động khi kết thúc đào tạo, h ội thảo, kh ảo sát n ước ngoài. b) Các đơn vị thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ - Xây dựng kế hoạch thực hiện chi tiết bao gồm nội dung, thời gian, địa điểm thực hiện từng hoạt động. - Xây dựng dự toán chi tiêu cho từng hoạt động, đ ề xu ất tạm ứng kinh phí để Ban quản lý các dự án phê duyệt trước khi thực hiện các ho ạt đ ộng trên. - Đề xuất địa điểm tổ chức và chủ động liên hệ để thu xếp các điều kiện hậu cần liên quan (nếu có). - Xây dựng dự toán chi tiêu cho từng hoạt động gửi Ban qu ản lý các d ự án phê duyệt trước khi thực hiện. - Chịu trách nhiệm lập báo cáo kết quả thực hiện kèm theo các chứng từ hoá đơn hợp lệ có liên quan để gửi Ban quản lý các dự án xem xét, phê duyệt và quyết toán chi tiêu khi kết thúc hoạt động đào t ạo, h ội th ảo, kh ảo sát nước ngoài. c) Ban quản lý các dự án - Xem xét và phê duyệt và quyết toán chi tiêu theo đúng th ẩm quy ền được giao và theo quy trình quản lý tài chính cho các hoạt động đào tạo, h ội thảo, khảo sát tại dự án hợp phần Thanh tra Chính phủ. - Hỗ trợ các đơn vị thụ hưởng liên lạc với đối tác nước ngoài để triển khai công tác chuẩn bị cho từng hoạt động đào tạo, hội th ảo, kh ảo sát (n ếu có). - Tạm ứng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản cho các đơn vị thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ theo đúng nội dung chi, đ ịnh m ức chi cho từng hoạt động của các đơn vị thuộc dự án h ợp ph ần t ại Thanh tra Chính phủ.. - Xem xét báo cáo kết quả thực hiện và các chứng từ, hoá đơn chi tiêu liên quan đến từng hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát của các đơn vị thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ để phê duy ệt quy ết toán và thanh toán kinh phí.
-8- - Kiểm tra, giám sát quy trình thực hiện các hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát nước ngoài của dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành từ khâu xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện và quyết toán kinh phí các hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát nước ngoài. 1.3.3. Hoạt động mua sắm tài sản a) Dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành Căn cứ vào kế hoạch mua sắm năm đã được phê duyệt, Ban quản lý dự án hợp phần có nhiệm vụ: - Triển khai xây dựng kế hoạch thực hiện chi tiết cho từng hoạt động mua sắm theo trình tự thời gian dự kiến trong kế hoạch. - Chịu trách nhiệm lựa chọn nhà cung cấp và tài sản mua sắm phù h ợp với nhu cầu của đơn vị mình và tổ chức mua sắm tài sản theo các hình thức mua sắm quy định tại quy chế mua sắm. - Chịu trách nhiệm ký hợp đồng mua sắm tài s ản và k ết thúc ho ạt đ ộng mua sắm phải đánh giá kết quả thực hiện để làm cơ sở xem xét, phê duy ệt và thanh lý hợp đồng mua sắm tài sản theo quy định về thủ tục gi ải ngân c ủa chương trình/dự án. b) Các đơn vị thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ - Lựa chọn tài sản cần mua sắm phục vụ cho hoạt động tại đơn vị mình và đề xuất với Ban quản lý các dự án ký h ợp đồng và thanh lý h ợp đ ồng mua sắm tài sản. - Chịu trách nhiệm về việc lựa chọn nhà cung cấp và về tài s ản mua sắm như chất lượng tài sản, giá cả của tài sản, việc vận hành và s ử d ụng tài sản... - Chịu trách nhiệm lập báo cáo kết quả hoạt động mua sắm kèm theo các chứng từ hoá đơn hợp lệ có liên quan gửi Ban qu ản lý các d ự án xem xét, phê duyệt và quyết toán chi tiêu khi kết thúc hoạt động mua sắm tài sản. c) Ban quản lý các dự án - Trực tiếp lựa chọn nhà cung cấp và ký hợp đồng, thanh lý hợp đồng và thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết liên quan đ ến mua s ắm tài s ản phục vụ các hoạt động theo đề nghị của các đơn vị thuộc d ự án h ợp ph ần t ại Thanh tra Chính phủ. - Xem xét, phê duyệt và quyết toán chi tiêu theo quy đ ịnh v ề ho ạt đ ộng mua sắm tài sản tại các đơn vị thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ. - Kiểm tra, giám sát quy trình lựa chọn tài sản mua sắm, nhà cung cấp, ký hợp đồng và thanh lý hợp đồng mua sắm tài sản tại dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành. 2. Các quy định và thủ tục nhận vốn 2.1. Các quy định và thủ tục nhận vốn từ các nhà tài trợ
-9- a) Hình thức góp vốn tài trợ Vốn đóng góp của các nhà tài trợ được thực hiện thông qua các khoản vốn tài trợ bằng tiền/chuyển khoản trừ phí kiểm toán theo hợp đồng kiểm toán hàng năm được các nhà tài trợ trực tiếp chi trả. b) Các điều kiện để nhận vốn - Vốn nhận từ các nhà tài trợ chỉ được dùng đúng nội dung, mục đích hoạt động đã được đề cập trong ngân sách được Ban Chỉ đạo ch ương trình phê duyệt hàng năm hoặc được các cấp có thẩm quyền phê duy ệt trước lúc thực hiện đối với các hoạt động bổ sung. - Căn cứ vào ngân sách, kế hoạch hoạt động và Yêu cầu rút v ốn đã được phê duyệt hàng năm do Ban quản lý các dự án gửi lên, các nhà tài tr ợ thực hiện chuyển tiền một hoặc hai lần một năm vào một tài khoản chung của toàn Chương trình. Tài khoản chung này sẽ được quản lý bởi Ban quản lý các dự án bao gồm cả việc theo dõi các khoản tiền tài trợ nhận được từ các nhà tài trợ và phân bổ các khoản tài trợ này tới các dự án hợp phần. - Để nhận vốn từ các nhà tài trợ, các dự án h ợp phần ph ải chuy ển Yêu cầu rút vốn và các chứng từ cần thiết cho Ban quản lý các dự án tổng hợp. Ban quản lý các dự án sau đó sẽ kiểm tra và nộp Yêu cầu rút vốn chung cho toàn bộ Chương trình. Ban Chỉ đạo chương trình chỉ phê duyệt những vấn đề liên quan đến: + Vượt quá ngân sách ban đầu đã duyệt hàng năm của toàn chương trình; + Thay đổi mục tiêu, đầu ra của chương trình. Nguyên tắc phê duyệt sẽ dựa trên kế hoạch hoạt động và ngân sách năm đã được duyệt trước đó. 2.2. Điều kiện đối với Ban quản lý các dự án Để các nhà tài trợ chuyển vốn cho toàn bộ chương trình, Ban quản lý các dự án cần tuân thủ các điều kiện sau: - Nộp Yêu cầu rút vốn cho toàn chương trình trong đó chi ti ết riêng cho từng dự án hợp phần. - Yêu cầu rút vốn phải ghi rõ số tiền xin rút vốn bằng VND (kèm theo số USD tương đương), mục đích rút vốn và được Giám đốc Ban quản lý các dự án phê duyệt. - Ban quản lý các dự án sẽ nộp yêu cầu rút vốn của toàn chương trình cho các nhà tài trợ trong vòng 5 ngày sau khi nhận được yêu cầu rút vốn của các dự án hợp phần. - Nộp Báo cáo hoạt động kỳ trước của Chương trình đã được phê duyệt bởi Giám đốc Ban quản lý các dự án;
- 10 - - Nộp chứng từ cần thiết khác, nếu muốn làm rõ nội dung của t ừng lần xin rút vốn. Trong lần xin rút vốn đầu tiên, yêu cầu rút vốn sẽ được lập cho 9 tháng đầu hoạt động bao gồm 6 tháng hoạt động trong qu ý và 3 tháng tạm ứng cho các hoạt động tiếp theo để đảm bảo dự án không bị thiếu vốn trong th ời gian đợi duyệt ngân sách 6 tháng/lần từ các nhà tài trợ. 3 tháng t ạm ứng ho ạt đ ộng này sẽ được duy trì thường xuyên và sẽ được quyết toán sau khi ch ương trình kết thúc. Đối với các lần rút vốn sau, dự án tuân thủ đúng với yêu cầu lập ngân sách 6 tháng/lần và theo đúng hướng dẫn của phần này. Ngoài ra, Ban quản lý các dự án còn cần nộp thêm một bản copy về thỏa thuận hợp tác cụ thể được ký giữa Chính phủ Việt Nam và các nhà tài trợ tài trợ cho ngành Thanh tra. 2.3. Điều kiện đối với các dự án hợp phần Các dự án hợp phần khi nộp Yêu cần xin rút vốn tài trợ cho Ban quản lý các dự án cần tuân thủ các điều kiện sau: - Lập Yêu cầu rút vốn ghi rõ số tiền xin rút vốn b ằng VND , m ục đích của việc rút vốn và được phê duyệt bởi Giám đốc dự án hơp phần. - Việc rút vốn được thực hiện 6 tháng/lần. Để tránh bị chậm trễ trong việc giải ngân, các dự án hợp phần phải nộp Yêu cầu rút vốn lên Ban quản lý các dự án trong vòng 5 ngày làm việc ngay sau khi kết thúc 6 tháng ho ạt đ ộng trước. - Kế hoạch rút vốn lần 2 phải trình bày các hoạt động đã xin của lần 1 nhưng chưa thực hiện. Vốn đã cấp cho các hoạt động này sẽ được giảm trừ khi tạm ứng vốn lần 2 cho dự án. - Nộp ngân sách và kế hoạch hoạt động chi tiết hàng năm hoặc s ửa đổi/bổ sung ngân sách đã được phê duyệt bởi Ban quản lý các dự án /các nhà tài trợ để làm cơ sở xin rút vốn; - Thông báo số dư nguồn mà các dự án hợp phần đang nắm gi ữ vào thời điểm xin rút vốn trong trường hợp rút vốn lần thứ hai; Trong vòng 10 ngày kể từ khi nhận đủ được hồ sơ hợp lệ, các nhà tài trợ sẽ tiến hành chuyển vốn theo yêu cầu. Quy ết định c ấp v ốn cuối cùng do các nhà tài trợ quyết định. 2.4. Phương thức nhận vốn từ các nhà tài trợ Do tính đa dạng về cơ cấu hành chính của các đơn vị tham gia chương trình nên tất cả mọi khoản vốn tài trợ cho chương trình đều được các nhà tài trợ chuyển thẳng về tài khoản chung của toàn chương trình m ột hoặc hai l ần trong một năm. Tài khoản chung này sẽ được quản lý bởi Ban qu ản lý các d ự án bao gồm cả việc theo dõi các khoản tiền tài trợ nhận được từ các nhà tài trợ và phân bổ các khoản tài trợ này tới các dự án hợp phần. Vốn được chuyển từ Ban quản lý các dự án đến các dự án hợp phần bằng hình thức tạm ứng cho từng hoạt động theo yêu cầu rút vốn c ủa các d ự
- 11 - án hợp phần và quyết toán trực tiếp/hoàn ứng khi hoạt động k ết thúc t ại Văn phòng Ban quản lý các dự án. Tuy nhiên, dự án ph ải h ạn ch ế đ ến m ức t ối đa việc tạm ứng bằng tiền mặt. Lưu ý: Vốn được chuyển sẽ không bao gồm khoản dự phòng. Dự phòng chỉ được chuyển khi có phê duyệt của các cấp thẩm quyền cho việc sử dụng khoản dự phòng đó. 2.5. Tài khoản nhận vốn tài trợ Ban quản lý các dự án và các dự án hợp phần có trách nhiệm mở tài khoản riêng cho dự án tại ngân hàng bằng tiền VND hoặc USD đ ể nh ận ti ền tài trợ từ các nhà tài trợ. Các đơn vị có thể lựa chọn bất cứ ngân hàng nào trên địa bàn hoạt động của mình để mở tài khoản nhưng toàn chương trình nên dùng chung một hệ thống ngân hàng để đảm bảo các giao dịch giữa các đơn vị được thực hiện nhanh chóng, thuận lợi và hạn chế tối đa phí chuyển và nhận tiền cho toàn bộ chương trình. 2.6. Thủ tục đối chiếu tiền vốn tài trợ Việc đối chiếu vốn tài trợ là một khâu quan trọng trong quản lý tài chính của chương trình/dự án. Việc đối chiếu này cần phải được thực hiện hai chiều giữa các nhà tài trợ và Ban quản lý các dự án, gi ữa Ban qu ản lý các dự án và các dự án hợp phần. Ngay sau khi nhận được giấy báo Có của ngân hàng cho t ừng l ần nh ận được vốn tài trợ, các dự án hợp phần phải gửi thông báo cho Ban qu ản lý các dự án về số tiền vốn đã nhận được để Ban quản lý các dự án: (i) theo dõi; (ii) làm căn cứ để đối chiếu và quyết toán với các dự án hợp phần; (iii) tổng hợp tổng số vốn rút cho toàn chương trình để xác nhận với các nhà tài trợ. Thư xác nhận phải nêu rõ số tiền nhận được bằng VND và số USD tương đương. Tỷ giá áp dụng để chuyển đổi là tỷ giá của ngân hàng nơi chương trình/dự án mở tài khoản vào ngày nhận vốn. Định kỳ 6 tháng, Ban quản lý các dự án ch ủ động làm đối chi ếu vốn tài trợ với các nhà tài trợ. Biên bản đối chiếu sẽ được lưu giữ tại Ban quản lý các dự án để hạch toán, một bản sao khác sẽ được lưu t ại các d ự án h ợp phần. Bất kỳ sự chênh lệch nào phát sinh cũng phải được các bên liên quan xem xét, giải trình và điều chỉnh thích hợp. Lưu ý: Mẫu Đối chiếu vốn góp được trình bày tại Phụ lục 02.
- 12 - 2.7. Xác nhận viện trợ và thủ tục xác nhận viện trợ Hàng năm, Ban quản lý các dự án sẽ thực hiện việc xác nhận số tiền được viện trợ cho toàn bộ chương trình tại Bộ Tài chính từ các nhà tài trợ. Sau khi xác nhận viện trợ, Ban quản lý các dự án sẽ thông báo số tiền này cho từng dự án hợp phần đồng thời gửi cho Bộ Tài chính xác nhận viện trợ của toàn chương trình và chi tiết vốn viện trợ cho từng dự án h ợp phần đ ể B ộ chuyển lại cho các Sở Tài chính hoặc các bộ, ngành nơi các dự án hợp ph ần thực hiện để phối hợp quản lý. Các dự án hợp ph ần không ph ải xác nh ận viện trợ cho các khoản tiền nhận được từ các nhà tài trợ. Thủ tục xác nhận viện trợ được thực hiện theo quy định hi ện hành c ủa Chính phủ Việt Nam. Các biểu mẫu xác nhận viện trợ được thực hiện theo Thông tư số 225/2010/TT-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2010 của Bộ Tài chính quy định chế độ quản lý tài chính nhà nước đối với viện trợ không hoàn lại của nước ngoài thuộc nguồn thu ngân sách nhà nước. 3. Các quy định và thủ tục nhận vốn từ nguồn vốn đối ứng 3.1. Hình thức góp vốn đối ứng Vốn đối ứng của Chính phủ Việt Nam được thực hiện thông qua: - Các khoản vốn đối ứng đóng góp bằng tiền; - Các khoản vốn đối ứng đóng góp bằng hiện vật. - Ban quản lý các dự án và các dự án hợp phần có thể nhận được vốn đối ứng bằng hiện vật thông qua: + Trụ sở làm việc của dự án tại các đơn vị tham gia vào ch ương trình/dự án hợp phần; + Lương cơ bản của các cán bộ tham gia làm công tác kiêm nhi ệm c ủa chương trình/dự án hợp phần; + Các trang thiết bị khác dùng cho công việc hàng ngày của ch ương trình/dự án hợp phần mà không phải mua bằng tiền tài trợ; + Các đóng góp không bằng tiền khác theo thỏa thuận với các nhà tài trợ. 3.2. Điều kiện nhận vốn đối ứng Vốn đối ứng được cấp theo quy trình lập, phê duyệt và giao kế hoạch tài chính cho chương trình/dự án được quy định tại các văn bản hướng dẫn lập dự toán ngân sách nhà nước hàng năm của Bộ Tài chính và Thông tư liên tịch số 02/2003/TTLT-BKH-BTC ngày 17/3/2003 của Bộ Kế hoạch đầu t ư và Bộ Tài chính hướng dẫn lập kế hoạch tài chính đối với các ch ương trình, d ự án sử dụng nguồn ODA và các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay th ế thông tư này. Hồ sơ và thủ tục rút vốn đối ứng phải được lập theo quy định chung của Chính phủ trong quản lý vốn ngân sách cấp. Ngân sách nhà n ước c ấp cho dự án tại cấp nào thì sẽ được bố trí trong ngân sách nhà nước của c ấp đó và
- 13 - do Kho bạc nhà nước ở chính cấp đó kiểm soát. Kho bạc nhà nước chỉ chi trả thanh toán cho những trường hợp sau đây: - Có trong ngân sách năm đã được phê duyệt cũng như trong dự toán chi ngân sách nhà nước được giao hàng năm (kể cả vốn góp bằng tiền và vốn góp bằng hiện vật ngoại trừ viện trợ phi vật chất); - Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách nhà nước do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định; - Đã được cơ quan tài chính hoặc lãnh đạo đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước hoặc người được ủy quyền quyết định chi; và - Có đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán. 3.3. Phương thức chuyển vốn - Các khoản vốn đối ứng đóng góp bằng tiền VND sẽ được cấp cho Ban quản lý các dự án và các dự án h ợp phần theo đ ịnh m ức chi tiêu áp d ụng cho các chương trình/dự án sử dụng nguồn vốn Hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) ban hành theo Quyết định 219/2009/QĐ-BTC ngày 19 tháng 11 năm 2009 của Bộ Tài chính. Việc cấp vốn đối ứng bằng tiền sẽ được thực hiện thông qua hệ thống Kho bạc Nhà nước. Căn cứ vào ngân sách được phê duyệt hàng năm, nguồn tiền này sẽ được Kho bạc Nhà nước cấp cho dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ, tại bộ, ngành và địa phương tham gia vào dự án. - Các khoản vốn đối ứng đóng góp bằng hiện vật sẽ được ghi nh ận là vốn đối ứng khi được cụ thể hóa bằng tiền và được báo cáo hàng quý với s ự phê duyệt của lãnh đạo đơn vị tham gia dự án và xác nhận bởi Giám đốc dự án hợp phần. Nếu đơn vị tham gia dự án không tập hợp được riêng biệt các khoản đóng góp bằng hiện vật cho dự án để quy đổi thành tiền đóng góp thì có th ể phân bổ từ chi phí chung của đơn vị tham gia dự án dựa trên mức đ ộ s ử d ụng của dự án. Phương pháp phân bổ áp dụng cũng phải được lãnh đạo cơ quan chủ quản và Giám đốc dự án phê duyệt/chấp thuận. 3.4. Thủ tục đối chiếu tiền vốn đối ứng Định kỳ hàng quý, các dự án hợp phần có trách nhiệm đối chiếu với Kho bạc Nhà nước về khoản vốn đối ứng nhận được bằng ti ền trong kỳ. Thư xác nhận phải nêu rõ số tiền nhận được bằng VND và ngày nhận. Bất kỳ sự chênh lệch nào phát sinh cũng phải được các bên liên quan xem xét, giải trình và điều chỉnh thích hợp. Mẫu Đối chiếu vốn góp được trình bày tại Phụ lục 02. 3.5. Quản lý vốn đối ứng Việc quản lý vốn đối ứng được Kho bạc Nhà nước thực hiện như sau: - Kho bạc tạm cấp vốn đối ứng theo yêu cầu của chương trình/dự án, ngân sách được duyệt và dự toán chi ngân sách nhà nước được giao hàng năm.
- 14 - - Chương trình/dự án tiến hành hoạt động theo kế hoạch đã đ ịnh và thu thập các chứng từ cần thiết. Sau đó, Kho bạc Nhà nước sẽ tiến hành ki ểm tra chứng từ và quyết toán chi tiêu. Chương trình/dự án phải đảm bảo l ưu trữ t ất cả các chứng từ thanh toán để phục vụ cho mục đích kiểm tra của Kho bạc sau này. Số vốn đối ứng chính thức cấp cho chương trình/dự án có thể bị thay đổi theo kết quả quyết toán. 4. Các nguyên tắc quản lý tiền Chương trình/dự án cần tuân thủ các nguyên tắc quản lý tiền mặt và tiền gửi ngân hàng như sau: - Duy trì quỹ tiền mặt ở mức tối thiểu. Mức tồn quỹ quy định cho các dự án hợp phần và Ban quản lý các dự án là không quá 30 triệu VND; - Tiến hành kiểm kê tiền mặt tại quỹ vào cuối tháng hoặc/và đột xuất (khi có nhu cầu). Kết quả kiểm kê phải được ghi chép trong Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt và được Giám đốc dự án hợp phần phê duy ệt. Tất c ả các chênh lệch, nếu có, phải được tìm hiểu và giải quyết kịp thời; - Đối chiếu số dư với ngân hàng vào cuối tháng. Kết quả kiểm kê ph ải được ghi chép trong Biên bản đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng và đ ược Giám đốc dự án hợp phần phê duyệt. Tất cả các chênh l ệch, n ếu có, ph ải được tìm hiểu và giải quyết kịp thời. Các khoản chi/thu do ngân hàng th ực hiện mà dự án hợp phần chưa được thông báo ph ải được đi ều ch ỉnh ngay trong tháng có liên quan. Những điều chỉnh này sẽ được kế toán chuẩn bị bằng văn bản và được Giám đốc dự án hợp phần phê duyệt; - Bảo quản séc ngân hàng gồm cả cuống séc và séc trắng như tiền mặt; - Phân tách trách nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán; không được bố trí một người vừa làm kế toán đồng thời kiêm nhiệm công việc của thủ quỹ. - Tách biệt tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng của dự án với nguồn tiền khác của đơn vị tham gia vào chương trình/dự án hay tiền của cá nhân; - Tách biệt sổ tiền mặt và sổ tiền gửi ngân hàng để ghi chép các giao dịch; - Lập phiếu chi hoặc phiếu thu (được đánh trước số thứ t ự) cho tất c ả các giao dịch tiền. Các khoản chi tiêu bằng tiền phải có đủ chứng từ gốc và được giám đốc xem xét, phê duyệt; - Việc sử dụng tiền lãi ngân hàng trong giai đoạn khởi động phải đ ược sự đồng ý các nhà tài trợ và Chính phủ Việt Nam trước lúc thực hiện; - Khi giai đoạn khởi động kết thúc, số tiền còn th ừa của ch ương trình/dự án sẽ được gửi trả lại cho các các nhà tài trợ và Chính ph ủ Vi ệt Nam theo tỷ lệ đóng góp tương ứng trừ khi có các quyết định khác; và - Các biện pháp quản lý khác mà chương trình/dự án thấy cần thiết. 5. Các quy định và thủ tục giải ngân
- 15 - 5.1. Nguyên tắc chung đối với các khoản chi tiêu - Tất cả các khoản chi tiêu cho từng hoạt động của dự án ph ải d ựa trên ngân sách/ngân sách sửa đổi cụ thể và căn cứ vào các hoạt đ ộng đã đ ược phê duyệt đồng thời phải có đầy đủ dự toán và các chứng từ hợp lệ kèm theo. - Có trách nhiệm chi tiêu đúng đối tượng, đúng mục đích, đúng nội dung chi và không được chi vượt định mức chi đã quy định trong định m ức chi tiêu trừ trường hợp có phê duyệt bằng văn bản của các nhà tài trợ và Ban Ch ỉ đ ạo chương trình. Dự án hợp phần không được tự ý dùng nguồn vốn tài trợ chi cho bất cứ một mục đích gì khác, trừ trường h ợp các nhà tài tr ợ và Ban qu ản lý các dự án cho phép bằng văn bản. - Trong quá trình thực hiện dự án, Giám đốc dự án hợp ph ần có th ể kiến nghị thanh lý các trang thiết bị, hàng hóa đã quá th ời hạn sử dụng theo quy định, hoặc hư hỏng không thể phục vụ dự án. Việc thanh lý tài s ản ph ải được sự đồng ý bằng văn bản của Ban Chỉ đạo chương trình. 5.2. Phương thức thanh toán - Các khoản thanh toán khuyến khích thực hiện thông qua hệ thống ngân hàng. Việc thanh toán bằng tiền mặt chỉ được áp dụng khi không th ể thông qua hình thức chuyển khoản hoặc các khoản thanh toán có giá trị nh ỏ hoặc trường hợp tạm ứng cho các đơn vị thực hiện dự án thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ; - Các khoản thanh toán phải được thực hiện bằng đồng Việt Nam (ngoại trừ thanh toán chi phí công tác nước ngoài hoặc tư vấn nước ngoài). 5.3. Các nguyên tắc quản lý chi phí Các đơn vị thực hiện dự án cần tuân thủ các nguyên tắc quản lý chi phí như sau: - Các khoản chi phải có trong dự toán chi, đúng nội dung chi, đ ịnh m ức chi của chương trình. Các đơn vị thụ hưởng phải đàm phán với các nhà cung cấp để có được chất lượng hàng hóa/dịch vụ tốt nhất với giá cả hợp lý nh ất. Tránh dùng mức giá trần như một ngân sách đã được xác định trong đàm phán; - Phải đóng dấu “đã thanh toán” và tên chương trình/dự án trên tất cả các chứng từ đã thanh toán nhằm tránh trường hợp một chứng từ được thanh toán nhiều lần và để làm thủ tục hoàn thuế; - Tuân thủ nguyên tắc độc lập ở mức tối đa khi phân công công việc liên quan đến công tác tài chính kế toán (việc lập yêu c ầu thanh toán, phê duyệt, thực hiện thanh toán, ghi chép và lưu giữ sổ sách kế toán phải được thực hiện bởi các cán bộ khác nhau); - Hệ thống phiếu chi phải được đánh số trước khi sử dụng nhằm theo dõi và kiểm soát hoạt động chi tiêu của các đơn vị liên quan; - Lưu, cập nhật định kỳ danh sách các nhà cung cấp đã được phê duy ệt; và
- 16 - - Các biện pháp quản lý khác mà chương trình thấy cần thiết. 5.4. Các nguyên tắc quản lý tạm ứng Các khoản tạm ứng cho cán bộ dự án và/hoặc các đơn vị thực hi ện d ự án thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ phải tuân thủ các nguyên tắc quản lý như sau: - Người nhận tạm ứng phải là cán bộ trong đơn vị. Đối với nh ững cán bộ chuyên trách làm công tác cung ứng vật tư, cán bộ hành chính quản trị thường xuyên nhận tạm ứng phải được Giám đốc dự án chỉ định tên cụ thể. - Tất cả các khoản tạm ứng phải được giám đốc dự án hoặc người có thẩm quyền phê duyệt trước khi cấp tạm ứng; - Tiền xin tạm ứng cho mục đích gì phải sử dụng cho mục đích đó, tiền tạm ứng không được chuyển giao cho người khác. Sau khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng đính kèm các chứng từ gốc để thanh toán ngay. Số tiền tạm ứng chi không hết phải nộp trả lại quỹ. Trường hợp không thanh toán kịp thời, kế toán có quyền trừ vào lương hàng tháng. Các khoản tạm ứng phải được quyết toán chậm nhất là 15 ngày làm việc sau khi hoạt động kết thúc; - Bảng thanh toán tạm ứng phải được Giám đốc dự án phê duyệt. Cán bộ dự án cần xác nhận để đảm bảo khoản chi tiêu đó phù hợp với các hoạt động của dự án trong trường hợp hoạt động đó được thực hiện bởi các cán bộ kiêm nhiệm khác của đơn vị thực hiện chương trình/dự án. Kế toán ki ểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của chứng từ và giám đốc xem xét tính h ợp lý của chi phí; - Phải thanh toán dứt điểm tạm ứng kỳ trước mới cho tạm ứng kỳ sau. trừ trường hợp khoản tạm ứng mới được đề nghị cho một hoạt động khác được tiến hành đồng thời với hoạt động đã được tạm ứng. - Kế toán phải mở sổ chi tiết tài khoản theo dõi từng người nhận tạm ứng, theo từng lần tạm ứng và từng lần thanh toán. - Các biện pháp quản lý khác mà chương trình/dự án thấy cần thiết. 6. Cơ chế báo cáo 6.1. Hệ thống chứng từ kế toán - Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho chương trình theo quy định tại Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 và Thông tư s ố 185/2010/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2010 của Bộ Tài chính về sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Quy ết định số 19/2006/QĐ-BTC. - Công tác lưu trữ chứng từ, sổ kế toán của chương trình/dự án ph ải tuân theo các quy định sau đây:
- 17 - + Đối với Ban quản lý các dự án và các đơn vị thực hiện dự án thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ thì chứng từ, sổ kế toán được lưu giữ tập trung tại Văn phòng Ban quản lý các dự án; + Đối với các dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành thì chứng từ, sổ kế toán được lưu giữ tại từng dự án hợp phần. - Theo quy định của Luật kế toán, các tài liệu sau bắt buộc ph ải l ưu trữ: + Chứng từ kế toán (hoá đơn, giấy biên nhận, chứng từ thanh toán...) + Sổ cái, sổ chi tiết kế toán; + Báo cáo tài chính và các báo cáo quản lý khác; + Chứng từ khác liên quan đến kế toán như hợp đồng, danh mục tài sản cố định, biên bản đánh giá tài sản và các chứng từ khác liên quan đến ki ểm tra, thanh tra, kiểm toán; biên bản huỷ các chứng từ kế toán và tài liệu khác. - Chứng từ kế toán phải được sắp xếp một cách hệ thống t ạo đi ều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, kiểm toán sau này. - Tất cả các chứng từ kế toán của dự án phải được lưu trữ riêng biệt từ khi bắt đầu khởi động hoặc tiền khởi động dự án. Thời gian lưu trữ các chứng từ kế toán từ 5 năm trở lên cho đến vĩnh viễn phụ thuộc vào loại chứng từ, theo quy định của Luật Kế toán. Một số mẫu biểu chứng từ kế toán áp dụng cho ch ương trình được trình bày tại Phụ lục 01. 6.2. Hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản áp dụng cho chương trình/dự án được xây dựng theo quy định tại Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 và Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2010 của Bộ Tài chính về việc sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán hành chính sự nghi ệp ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC. Danh mục hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho chươnh trình được trình bày tại Phụ lục 03. 6.3. Hệ thống sổ kế toán Hệ thống mẫu sổ kế toán được lập áp dụng cho chương trình phải tuân theo quy định tại Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 và Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2010 của Bộ Tài chính về việc sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán hành chính sự nghi ệp ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC. Nếu chương trình sử dụng phần mềm máy tính trong công tác kế toán, sổ kế toán phải in ra hàng năm và được giám đốc dự án và phụ trách kế toán/kế toán trưởng ký. 6.4. Hệ thống báo cáo
- 18 - Hệ thống báo cáo của chương trình bao gồm: (1) Hệ thống báo cáo nộp cho nhà tài trợ; (2) Hệ thống báo cáo theo quy định của chế độ tài chính hiện hành; (3) Hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Quy định cụ thể về từng loại báo cáo trên như sau: 6.4.1. Báo cáo nộp cho nhà tài trợ a) Các đơn vị thực hiện dự án thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ Các đơn vị này có trách nhiệm nộp các báo cáo sau cho Ban quản lý các dự án phục vụ mục đích ghi sổ các khoản hoàn ứng và chi phí liên quan: - Tổng hợp chi tiêu trong kỳ; - Các chứng từ liên quan đến các khoản thanh toán trong kỳ; - Các sản phẩm của hoạt động của dự án, nếu có như báo cáo, biên bản làm việc, sách, tạp chí… b) Các dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành Các dự án hợp phần phải nộp cho Ban quản lý các dự án các báo cáo sau cho mục đích theo dõi và tổng hợp: - Báo cáo thu nhập, chi phí và số dư nguồn; - Thuyết minh Báo cáo thu nhập, chi phí và số dư nguồn; và - Các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban quản lý các dự án nh ư báo cáo giữa kỳ, cuối kỳ. c) Ban quản lý các dự án Ban quản lý các dự án có trách nhiệm: - Lập báo cáo cho các đơn vị thực hiện dự án thuộc dự án h ợp ph ần t ại Thanh tra Chính phủ tương tự như các dự án hợp phần khác, bao gồm: + Báo cáo thu nhập, chi phí và số dư nguồn; + Thuyết minh báo cáo thu nhập, chi phí và số dư nguồn. - Lập báo cáo tổng hợp định kỳ cho toàn Chương trình dựa trên báo cáo của các dự án hợp phần nộp lên cho Ban Chỉ đạo phê duyệt, bao gồm: + Tổng hợp Báo cáo thu nhập, chi phí và số dư nguồn; + Thuyết minh cho Tổng hợp báo cáo thu nhập, chi phí và số dư nguồn. - Báo cáo giữa kỳ và cuối năm trong trường hợp các nhà tài trợ yêu c ầu Ban Quản lý lập. Mẫu các báo cáo nộp cho nhà tài trợ được trình bày tại Phụ lục 04 phần A.
- 19 - 6.4.2. Báo cáo nộp theo quy định của chế độ quản lý tài chính nhà nước đối với viện trợ không hoàn lại của nước ngoài thuộc nguồn thu ngân sách nhà nước (Ban hành theo Thông tư số 225/2010/TT-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2010 của Bộ Tài chính) Các báo cáo theo quy định của chế độ quản lý tài chính nhà nước đối với viện trợ không hoàn lại của nước ngoài thuộc nguồn thu ngân sách nhà nước ban hành theo Thông tư số 225/2010/TT-BTC, bao gồm: - Báo cáo tiếp nhận và sử dụng viện trợ - Báo cáo quyết toán vốn dự án hành chính sự nghiệp. Nơi nhận báo cáo theo quy định của chế độ tài chính là cơ quan chủ quản dự án và cơ quan tài chính cùng cấp cụ thể như sau: - Báo cáo của Ban quản lý các dự án và dự án hợp phần Thanh tra Chính phủ và dự án hợp phần tại các bộ, ngành được gửi cho Bộ Tài chính (V ụ Tài chính đối ngoại) bằng văn bản đồng thời qua thư điện tử theo địa chỉ email: . taichinhdoingoai@mof.gov.vn - Báo cáo của dự án hợp phần tại các tỉnh được gửi cho Sở Tài chính. Mẫu các báo cáo ban hành theo Thông tư số 225/2010/TT-BTC đ ược trình bày tại Phụ lục 04 phần B. 6.4.3. Báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế toán hành chính sự nghiệp (Ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 và Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính) Các báo cáo theo quy định của chế độ kế toán hiện hành ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 03 năm 2006 và Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2010 của Bộ Tài chính về việc sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC, bao gồm: - Bảng cân đối tài khoản - Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng - Báo cáo chi tiết kinh phí dự án - Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại KBNN - Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng kinh phí ngân sách tại KBNN - Bảng đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi - Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ - Thuyết minh báo cáo tài chính Đối với đơn vị cấp trên là Ban quản lý các dự án còn ph ải l ập thêm các báo cáo sau đây: - Báo cáo tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng
- 20 - - Báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách và nguồn khác của đơn vị Các mẫu báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế toán hiện hành được trình bày tại Phụ lục 04 phần C. 6.4.4. Kỳ báo cáo và thời hạn nộp báo cáo a) Các đơn vị thực hiện dự án thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ và các dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành Các đơn vị này phải lập báo cáo tài chính theo quý và theo năm. Th ời gian nộp các báo cáo tài chính như sau: - Báo cáo/tổng hợp chi tiêu quý chậm nhất là 10 ngày sau khi hết quý; - Báo cáo/tổng hợp chi tiêu năm chậm nhất là 15 ngày sau khi hết năm; - Báo cáo giữa kỳ và hàng năm là 10 ngày trước cuộc họp; và - Báo cáo kết thúc dự án là 3 tháng sau khi dự án kết thúc. b) Ban quản lý các dự án Ban quản lý các dự án phải lập báo cáo tổng hợp cho toàn bộ chương trình định kỳ 6 tháng và hàng năm. Kỳ báo cáo cho các báo cáo theo yêu cầu của các nhà tài trợ và Chính phủ Việt Nam do các nhà tài trợ và Chính phủ Việt Nam quy định. Thời gian nộp các báo cáo như sau: - Báo cáo/tổng hợp chi tiêu quý chậm nhất là 15 ngày sau khi hết quý; - Báo cáo/tổng hợp chi tiêu năm chậm nhất là 30 ngày sau khi hết năm; - Báo cáo giữa kỳ và hàng năm là 15 ngày trước cuộc họp; và - Báo cáo kết thúc chương trình là 6 tháng sau khi chương trình kết thúc. 7. Quản lý ngân sách 7.1. Quy định chung về lập ngân sách Ngân sách của toàn chương trình/dự án bao gồm ngân sách của các dự án. Ngân sách mỗi dự án được chia nhỏ theo từng mục tiêu và mỗi mục tiêu sẽ bao gồm ngân sách của các đầu ra. Ngân sách các hoạt đ ộng s ẽ đ ược theo dõi trong khoản mục ngân sách của một đầu ra cụ th ể. Một số hoạt động có dòng ngân sách chi tiết riêng, một số khác thì được nhóm lại và theo dõi chung. Quy định chung về lập ngân sách như sau: - Ngân sách của chương trình/dự án sẽ được lập theo năm kèm theo chi tiết cho 6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm; - Ngân sách phải được lập chi tiết cho từng hoạt động, từng đầu ra, từng mục tiêu và từng dự án theo đúng kế hoạch hoạt động đã được phê duyệt trong đó nêu rõ cơ sở để lập ngân sách và các ước tính nếu có; - Ngân sách lập phải dựa trên định mức chi tiêu đã được duyệt của chương trình;