QUI ĐỊNH
VỀ VIỆC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG MÁY FAX
1. Quản lý Máy Fax:
- Máy Fax thuộc Bộ phận nào thì bộ phận đó có trách nhiệm quản lý về cách sử dụng.
- Bộ phận quản lý có trách nhiệm lập sổ theo dõi máy Fax có các nội dung sau:
a> Theo dõi về Fax gửi đi nước ngoài;
b> Theo dõi về xuất xứ máy, giá, ngày mua, ngày sửa chữa, nội dung sửa chữa, đơn vị sửa chữa v.v. Các
trường hợp sữa chữa máy thì ghi đầy đủ các nội dung sửa chữa vào sổ theo các nội dung trên.
- Mọi cuộn giấy Fax sau khi sử dụng hết ghi ngày, tháng hết sử dụng vào cuộn giấy sử dụng xong, lưu vào
hộp cartons riêng. Hàng tháng, bộ phận quản lý máy fax đếm lại số cuộn giấy đã sử dụng nhập vào sổ, theo
dõi số lượng tăng giảm từng tháng, báo cáo Ban Tổng Giám đốc.
2. Sử dụng:
- Máy Fax chỉ sử dụng cho việc Fax đi các tài liệu, giấy tờ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của
công ty.
- Bộ phận kho có trách nhiệm đảm bảo luôn có ít nhất 20 cuộc giấy fax trong kho.
- Khi sử dụng máy Fax phải tuân theo qui trình sử dụng máy fax.
- Khi máy fax không sử dụng được người muốn sử dụng phải thông báo ngay cho Tổng đài viên để xử lý,
không đượïc tự ý sữa chữa.
- Khi muốn sử dụng máy Fax thì người sử dụng phải chuyển tài liệu, giấy tờ cần Fax cho Bộ phận quản lý
kiểm tra trước khi fax.
- Trường hợp Fax ra nước ngoài thì người Fax phải ký vào sổ fax đi nước ngoài.
- Việc fax tài liệu phải thực hiện theo thứ tự, những người có nhu cầu fax tài liệu không được đi lại trong
phòng, đứng quanh máy fax làm ảnh hưởng đến trật tự, thực hiện công việc của bộ phận để máy photo.
3. Qui định này có hiệu lực kể từ ngày