Quyết định kinh doanh - những kỹ năng cần biết
(Phần 1)
Để có được những quyết định kinh doanh kịp thời và chính xác, đồng thời có
tác dụng tích cực đến hiệu quả kinh doanh, bạn cần phải nắm vững một số kỹ năng
nhất định. Các kỹ năng có thể đơn giản hay phức tạp, nhưng bạn đừng nên bỏ qua bất
cứ kỹ năng nào, bởi mỗi kỹ năng mà bạn lựa chọn lại phụ thuộc vào tầm quan trọng
và tính phức tạp của quyết định.
Lên kế hoạch
Với tư cách một nhà quản lý, bạn sẽ chịu trách nhiệm đưa ra những quyết định
quan trọng nhất và tất cả các bộ phận của công ty sẽ hành động theo quyết định đó.
Điều này có nghĩa là mỗi quyết định của bạn đều ảnh hưởng tới vận mệnh của công ty.
Một lựa chọn sai lầm rất có thể sẽ dẫn tới những hậu quả khó lường.
Quyết định cần được ban hành trên cơ sở một kế hoạch được vạch sẵn. Trong
quá trình lên kế hoạch để ra quyết định, bạn cần chuyển tải thông tin về kế hoạch đó
cho các nhân viên để tham khảo ý kiến. Làm như vậy, bạn sẽ đảm bảo để các quyết
định của mình sẽ được ban hành theo những cách thức hiệu quả và phù hợp với tình
hình thực tế của công ty nhất. Việc lên kế hoạch trước có 4 lợi ích chính như sau:
1. Cho phép bạn thiết lập các mục tiêu độc lập. Quyết định được hình thành
dựa trên cơ sở những sự kiện xung quanh. Các quyết định được ban hành không chỉ
nhằm mục đích phản ứng lại tình hình, mà nó còn hướng tới việc kích thích một yếu tố
nào đó trong nội bộ công ty. “Quản lý chữa cháy” được thay thế bằng một chuỗi các
lựa chọn có định hướng và có ý thức. Các nhà quản lý bây giờ có thể chủ động điều
hành công ty, thay vì bị “xô đẩy” bởi các yếu tố bên ngoài. Đôi lúc, sự khác biệt giữa
việc lên kế hoạch và không lên kế hoạch được miêu tả như “tiên phong thực hiện”
(nắm quyền kiểm soát tình hình) với “bị động phản ứng” (đối phó với tình hình đã xảy
ra).
2. Cung cấp một tiêu chuẩn đánh giá. Bản kế hoạch sẽ đem lại cho bạn một
công cụ nào đó để đánh giá, nhờ đó bạn có thể biết rằng bạn có đang thực thi đúng
quyết định và hướng tới những mục tiêu đã đề ra hay không. Điều đó cũng tương tự
như nội dung câu châm ngôn: “Nếu bạn không biết mình sẽ đi đâu, thì các con đường
sẽ không còn quan trọng với bạn nữa”.
3. Chuyển giá trị thành hành động. Khi bạn đối mặt với một quyết định, bạn
có thể tham khảo kế hoạch trước đó và xác định xem quyết định nào sẽ giúp bạn thực
thi kế hoạch một cách tốt nhất. Các quyết định được ban hành dựa trên một kế hoạch
cụ thể sẽ gắn kết với nhau vì sự thăng tiến chung của công ty hay vì những mục tiêu
kinh doanh nào đó.
Việc lên kế hoạch cũng rất hữu ích trong các tình huống khẩn cấp. Khi một khó
khăn nảy sinh, những suy nghĩ về kế hoạch tổng thể sẽ giúp bạn xác định quyết định
nào cần được ban hành, qua đó nó không chỉ giúp bạn giải quyết tình huống mà còn
giúp bạn đẩy nhanh tiến trình thực thi kế hoạch tổng thể sao cho hiệu quả. Không có
kế hoạch, những khó khăn sẽ ngày một lớn hơn và các quyết định ban hành có thể mâu
thuẫn với nhau.
4. Khiến cho các nguồn lực trong công ty trở nên gắn kết hơn theo một trật
tự ổn định. Ngân quỹ, thời gian, công sức, nguồn nhân lực... trong công ty đều chỉ có
giới hạn. Bạn chỉ có thể phát huy tối đa sức mạnh của các nguồn lực này, một khi có
trong tay bản kế hoạch sử dụng chúng.
Mức độ và kết quả của các quyết định
Tất cả chúng ta đều biết rằng có những quyết định sẽ quan trọng hơn các quyết
định khác, kể cả trong thời điểm hiện tại hay về lâu dài. Việc hiểu được tầm quan
trọng này sẽ giúp bạn xác định mình sẽ cần phải dành bao nhiêu thời gian và nguồn
lực cho nó. Có ba mức độ phổ biến nhất của quyết định:
1. Chiến lược. Các quyết định chiến lược luôn có mức độ quan trọng cao nhất.
Đó là một quyết định liên quan đến định hướng chung, các mục tiêu dài hạn, đường lối
kinh doanh và giá trị của công ty. Đối với những quyết định chiến lược, tính cấu trúc ở
mức tối thiểu và tính hình dung ở mức tối đa; chúng có mức độ rủi ro cao cùng những
kết quả không chắc chắn, bởi vì chúng hướng nhiều tới tương lai.
2. Phương sách. Các quyết định phương sách có tác dụng hỗ trợ các quyết định
chiến lược. Chúng thường chỉ ở mức độ trung bình, tầm quan trọng vừa phải với
những kết quả phải chăng.
3. Hoạt động. Đó là những quyết định thường nhật, được sử dụng để hỗ trợ các
quyết định phương sách, có tác động tức thời, ngắn hạn, mức độ thấp và thường có chi
phí thấp. Hệ quả của những quyết định hoạt động tồi sẽ ở mức tối thiểu, mặc dù một
chuỗi các quyết định hoạt động tồi, tuỳ tiện có thể là nguyên nhân của không ít những
thiệt hại. Các quyết định hoạt động có thể được tái cơ cấu, tái ban hành, hay biểu lộ
một cách rõ ràng trong những bản hướng dẫn chính sách công ty.
Như vậy, tất cả các vấn đề đều cần phải được xem xét và quyết định nên được
ban hành theo cả ba mức độ trên. Nếu bạn phát hiện ra rằng hầu như tất cả những suy
nghĩ và hành động ra quyết định của bạn đều diễn ra ở mức độ “hoạt động”, bạn có thể
đã thiếu chú ý hay chưa lên được các kế hoạch chiến lược. Và kết quả là bạn sẽ đi tới
vị thế luôn phải “bị động phản ứng”, chỉ tập trung đối phó duy nhất với các yếu tố
xung quanh bạn mà không bao giờ kiểm soát được chúng, cũng như các hướng đi và
mục tiêu của bạn.
Điều quan trọng bạn cần nắm vững ở đây là hiệu quả của quyết định không liên
quan tới tác động của nó. Một quyết định tốt có thể mang lại cả hậu quả tốt lẫn hậu quả
xấu. Tương tự như vậy, một quyết định tồi (quyết định do thiếu thông tin hoặc không
phản ánh quyền lợi của công ty) có thể mang đến một kết quả khả quan. Ví dụ như khi
bạn phải đưa ra quyết định có kèm theo sự phân tích và đánh giá cẩn thận về kế hoạch
đầu tư chắc chắn nào đó dựa trên những gì bạn biết liên quan tới khả năng rủi ro của
nó cũng như những sở thích của bạn, thì quyết định của bạn sẽ có hiệu quả ngay cả khi
bạn có thể mất tiền trong việc đầu tư. Tương tự như vậy, nếu bạn vội vã mua cổ phần
của các công ty đang phát triển, thì quyết định của bạn cũng có thể là một quyết định
tồi, kể cả khi giá cổ phiếu của các công ty đó tăng giá.
Các quyết định tốt có thể mang lại kết quả tồi, do đó bạn không nên kết tội bản
thân. Nếu như bạn chọn một con đường dựa trên hiểu biết của mình về con đường đó
(an toàn, không quá đông người qua lại…) và các sở thích các nhân của bạn (ít nguy