1
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BẢN MÔ TẢ SÁNG KIẾN
Kính gửi: Hội đồng Sáng kiến huyện Cờ Đỏ
1. Tên sáng kiến: “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý
chứng từ, sổ sách kế toán tại trường TH Trung An 2.”
2. Quyết định số: ……../QĐ-THTrA2, ngày …… tháng …… năm 202..
của Hiệu Trưởng Trường Tiểu học Trung An 2.
3. Tác giả sáng kiến:
STT
Họ và tên
Ngày,
tháng,
năm sinh
Chức vụ, đơn vị công
tác
Trình độ
chuyên môn
1
Dương Thị Cẩm
Tú
11/09/1989
Đại học Kế toán
4. Chủ đầu tư tạo ra sáng kiến .............................................................................
5. Thời điểm sáng kiến được áp dụng: Từ năm 2021 đến nay
6. Nội dung sáng kiến:
A. PHẦN MỞ ĐẦU:
1. Lý do chọn đề tài:
Kế toán trường học là bộ phận tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện
chức năng tổ chức, quản lý trong công tác Tài chính- Kế toán theo chế độ Nhà
nước ban hành. Nhiệm vụ của kế toán nhà trường là thu thập, xử lý thông tin, số
liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và
chế độ kế toán. Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu,
nộp và thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành
tài sản.
Việc bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán là một trong các yếu tố
quan trọng trong nhà trường, đồng thời làm cơ sở thu- chi tài chính, thanh quyết
toán, là căn cứ để theo dõi những phát sinh về tiền lương, các khoản chi hoạt
2
động, mua sắm, sửa chữa tài sản, cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho
công tác giảng dạy của nhà trường.
Quan trọng không thể thiếu trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức. Hiện nay Sau
một thời gian công tác tôi nhận thấy công tác tài chính kế toán là một hoạt động
các đơn vị trường học trong toàn Huyện được giao tự chủ về tài chính thì công
tác kế toán lại càng có vai trò quan trọng hơn, để đảm bảo tốt công tác quản lý
tài chính của đơn vị ngày một tốt hơn thì việc đầu tiên là phải quản lý tốt chứng
từ tài chính.
Luật kế toán đã ghi rõ “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin
phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi
sổ kế toán”. Chứng từ sổ sách kế toán luôn đi đôi và có vai trò quan trọng đối
với công tác tài chính kế toán, hồ sơ chứng từ tài chính gắn liền với quá trình kế
toán, hồ sơ chứng từ tài chính gắn liền với quá trình thanh toán, quyết toán,
được dùng làm cơ sở để chứng minh cho việc thu, chi tài chính của đơn vị.
Ý thức đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng của công tác quản lý chứng từ,
sổ sách kế toán nhà trường nên trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, cải tiến
công tác tìm ra những biện pháp tích cực trong việc lưu trữ, bảo quản các loại hồ
sơ, sổ sách ngăn nắp và khoa học nhất.
a) Cơ sở lý luận của vấn đề:
Chứng từ, sổ sách tài chính là thành phần không thể thiếu được trong quá
trình thanh toán, quyết toán và làm cơ sở để chứng minh cho việc thu – chi tài
chính của đơn vị. Nhìn vào chứng từ, sổ sách kế toán sẽ biết được thực trạng
hoạt động của đơn vị là yếu tố tác động đến quá trình thu – chi của đơn vị, nó
góp phần quyết định hiệu quả khách quan và trung thực của đơn vị. Do đó việc
bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán là phải được bảo quản cụ thể như sau:
Đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên không sử
dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính năm (như phiếu nhập
kho, phiếu xuất kho ...) lưu trữ tối thiểu 5 năm tính từ khi kết thúc niên độ kế
toán.
Tất cả tài liệu kế toán liên quan trực tiếp đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo
tài chính phải lưu trữ 20 năm, quy định cụ thể như sau:
+ Tài liệu kế toán thuộc niên độ kế toán: lưu trữ 20 năm tính từ khi kết thúc niên
độ kế toán.
+ Tài liệu kế toán của các đơn vị chủ đầu tư bao gồm tài liệu kế toán của các
niên độ kế toán, tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn
thành: lưu trữ 20 năm tính từ khi báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn
thành được duyệt.
+ Tài liệu kế toán về tài sản cố định kể cả tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý,
nhượng bán TSCĐ: lưu trữ 20 năm tính từ khi hoàn thành việc thanh lý, nhượng
bán TSCĐ.
3
+ Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và các tài liệu liên quan đến tiêu hủy
tài liệu kế toán: lưu trữ 20 năm tính từ khi lập biên bản.
Tài liệu kế toán lưu trữ trên 20 năm là những tài liệu có tính sử liệu, có ý nghĩa
kinh tế, chính trị xã hội đối với đơn vị, ngành, địa phương như: Sổ kế toán tổng
hợp, Báo cáo tài chính ....
b) Cơ sở thực tiễn:
Chứng từ, sổ sách tài chính của kế toán là một bằng chứng để chứng minh
cho việc sử dụng nguồn ngân sách của đơn vị trong suốt thời gian hoạt động.
Khi thanh tra, kiểm tra công tác tài chính của một đơn vị thì hồ sơ chứng từ tài
chính là minh chứng rõ ràng nhất cho việc đơn vị có sử dụng ngân sách được
giao có đúng quy định, tiết kiệm; có công khai minh bạch; có đúng quy định,
mục đích hay không. Nhận thấy được tầm quan trọng của hồ sơ chứng từ tài
chính trong công tác tài chính kế toán của đơn vị, vì vậy tôi chọn đề tài “Một số
giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế toán tại
Trường TH Trung An 2”.
B. PHẦN NỘI DUNG:
1. Thực trạng của vấn đề:
Chứng từ, sổ sách kế toán là những loại giấy có giá trị tương đương như tiền,
là các số liệu thực tế được phản ánh ghi chép lại trong quá trình thu – chi tài
chính của đơn vị nhà trường, là những chứng từ để lưu trữ hàng chục năm nó
phản ánh toàn bộ các hoạt động của đơn vị như: tiền lương, các khoản phụ cấp
cho cán bộ, giáo viên, nhân viên theo chế độ hiện hành của nhà nước, chi mua
sắm tài sản cố định và trang thiết bị phục vụ cho dạy và học, chi sửa chữa nâng
cấp cơ sở vật chất, chi mua văn phòng phẩm … để thanh quyết toán với cơ quan
tài chính. Chính vì vậy việc bảo quản và lưu trữ phải thật tốt không cho thất
thoát và hư hỏng để lưu trữ lâu dài.
Thực tế do cơ sở vật chất của nhà trường còn nhiều hạn chế nên việc đầu tư
cho công tác lưu trữ, quản lý hồ sơ chứng từ kế toán chưa thực sự được quan
tâm, nên việc bảo quản hồ sơ, chứng từ kế toán còn gặp rất nhiều hạn chế.
a) Thuận lợi:
Được sự quan tâm của Ủy ban nhân dân Huyện, Phòng Giáo dục và Đào
tạo, Ban giám hiệu nhà trường, đã trang bị cho kế toán máy tính, phần mềm kế
toán và tủ để bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán riêng. Đồng thời cũng
có trang bị một số đồ dùng phụ kiện cho việc quản lý và sử dụng chứng từ, sổ
sách kế toán đạt được hiệu quả cao. Qua đó giúp cho kế toán có điều kiện thuận
lợi cho việc quản lý, bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán có khoa học hơn, đem
lại hiệu quả cao hơn.
Được tham dự các lớp tập huấn về công tác tài chính, kế toán do Ủy ban
nhân dân Huyện, Phòng Giáo dục và Đào tạo tổ chức hằng năm.
4
Luôn có ý thức học hỏi, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao chất
lượng công việc.
b) Khó khăn:
Cơ sở vật chất nhà trường còn nhiều hạn chế nên việc đầu tư cho công tác
lưu trữ, quản lý hồ sơ chứng từ kế toán chưa thực sự được quan tâm.
Không có phòng lưu trữ riêng để bảo quản, quản lý chứng từ nên việc bảo
quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán đạt chưa cao.
2. Các biện pháp đã tiến hành để giải quyết vấn đề:
Với thực trạng trên vấn đề nâng cao chất lượng bảo quản chứng từ, sổ sách
kế toán của Trường TH Trung An 2 thực hiện một số nội dung và phương pháp
sau:
2.1 Biện pháp sắp xếp hồ sơ, chứng từ tài chính kế toán để bảo quản theo
các đầu mục cụ thể:
Để đảm bảo cho công tác quản lý hồ sơ chứng từ tài chính được khoa học
chính xác, thuận lợi khi cần lấy thông tin phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra,
nắm bắt được việc sử dụng ngân sách thì công việc đầu tiên đó là phải sắp xếp
toàn bộ hồ sơ chứng từ tài chính kế toán theo đầu mục cụ thể theo từng mảng
công việc mà nhân viên kế toán đã thực hiện, như sau:
a. Quyết định phân bổ, điều chỉnh giao dự toán cho đơn vị:
Vào tháng đầu tiên của quý I hằng năm Phòng Tài chính huyện sẽ ra quyết
định phân bổ giao dự toán ngân sách cho đơn vị, ngoài ra trong năm tài chính sẽ
có thêm những quyết định bổ sung, thay đổi. Kế toán sẽ tập hợp quyết định này
cùng các quyết định bổ sung theo thứ tự quyết định đầu tiên đến quyết định cuối
cùng rồi đóng quyển lưu trữ theo từng năm.
b. Phân loại chứng từ:
Để tổng hợp phân tích tình hình sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước cung
cấp các thông tin kế toán tài chính cần thiết thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm
soát các khoản thu – chi quản lý tài chính của đơn vị tốt cần đảm bảo kịp thời
đầy đủ, chính xác và khoa học. Tôi chia ra làm các nhóm chứng từ sau:
Nhóm chứng từ kế toán gồm chứng từ gốc: chứng từ sổ, các quyết định bổ phân
bổ ... liên quan trực tiếp đến vấn đề hạch toán kế toán. Ví dụ: phiếu thu, phiếu
chi ... đây là nhóm có khối lượng lưu trữ lớn.
Nhóm chứng từ sổ sách kế toán gồm: Sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết theo từng
nguồn ngân sách, sổ tài sản, sổ theo dõi rút dự toán, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ,
sổ cái theo chứng từ ghi sổ ....
Nhóm báo cáo tài chính: Trong đó có các loại đối chiếu qua kho bạc, bảo
hiểm xã hội ...
Khi tổng hợp chứng từ để báo cáo quyết toán quý, ngoài việc cập nhật ghi chép
vào các loại sổ có liên quan chúng ta cần xác định rõ nội dung các mục chỉ để
5
tổng hợp bởi mỗi mục chỉ có nhiều nghiệp vụ thanh toán khác nhau phải theo
đúng luật ngân sách Nhà nước.
Khi xác định rõ nội dung mục đích ta tách ra các tiểu mục và dùng kẹp giấy ở
phần đầu gốc trái chứng từ của mỗi mục tổng hợp để dễ dàng kiểm tra, đối chiếu
và ghi vào sổ.
Tủ hồ sơ cần có các ngăn, phân loại, sắp xếp hằng quý, hằng năm gọn gàng,
ngăn nắp và dùng các ký hiệu cho các ngăn tủ hồ sơ để nhìn vào dễ nhận biết và
tìm kiếm.
c. Các loại sổ sách liên quan đến công tác kế toán:
Sổ nhật ký chung: là loại sổ ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và
quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ của đơn vị.
Sổ cái: là loại sổ tổng hợp ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
trong thời chi kỳ kế toán. Số liệu kế toán trên Sổ cái phản ánh tổng hợp tình hình
hoạt động của đơn vị.
Sổ đăng ký chứng từ ghi: sổ là hình thức mà các nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh phản ánh ở Chứng từ gốc trước hết phải được phân loại, tổng
hợp, lập Chứng từ ghi sổ, sau đó mới sử dụng Chứng từ ghi sổ để ghi sổ cái tài
khoản.
Sổ chi tiết tài khoản: thực hiện công việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết theo dõi chi tiết
theo yêu cầu quản lý.
Sổ quỹ tiền mặt: là loại sổ sử dụng cho thủ quỹ hoặc kế toán tiền mặt để
phản ánh tình hình thu-chi sử dụng quỹ tiền Việt Nam tại đơn vị.
d. Các loại báo cáo liên quan đến công tác tài chính kế toán:
Bảng cân đối.
- Báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động in mẫu
- Mẫu B01/BCQT: báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động
- Phụ biểu F01-01/BCQT: Báo cáo chi tiết chi từ nguồn NSNN và nguồn phí
được khấu trừ, để lại
- Phụ biểu F01-02/BCQT:Báo cáo chi tiết kinh phí chương trình, dự án (Nếu có)
- Mẫu B02/ BCQT: Báo cáo thực hiện xử lý kiến nghị của kiểm toán, thanh tra,
tài chính (nếu có)
- Mẫu B03/BCQT: Thuyết minh báo cáo quyết toán
- Báo cáo tài chính
- Mẫu B01/BCTC: Báo cáo tình hình tài chính
- Mẫu B02/BCTC: Báo cáo kết quả hoạt động
- Mẫu B03a/BCTC: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (theo phương pháp trực tiếp)
- Mẫu B04/BCTC: Thuyết minh báo cáo tài chính
- Bảng đối chiếu theo quý.