Tài liệu tập huấn kỹ năng công nghệ thông tin

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:60

Thêm vào BST

Báo xấu

17
lượt xem 10
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tài liệu tập huấn kỹ năng công nghệ thông tin gồm các nội dung chính như sau: Sử dụng máy tính và tập tin; Microsoft Word; Microsoft Excel; Microsoft PowerPoint; Thông tin và truyền thông; Kỹ năng nâng cao. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tài liệu tập huấn kỹ năng công nghệ thông tin

Giáo dục vì sự phát triển Giáo dục vì sự phát triển TÀI LIỆU TẬP HUẤN KỸ NĂNGCÔNGNGHỆ THÔNGTIN VVOB- 2009 VVOB- 2009
Lời giới thiệu Hạn chế về kỹ năng tin học là một nguyên nhân khiến nhiều giảng viên thiếu tự tin trong việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào giảng dạy. Điều này dẫn đến tình trạng là khi giảng viên không cảm thấy thoải mái sử dụng 1 máy vi tính thì họ sẽ tìm cách lảng tránh nó . Trên thực tế, nhìn chung các giảng viên đều thành thạo kỹ năng soạn thảo văn bản và trình chiếu, nhưng không ít giảng viên còn hạn chế về kỹ năng Internet, kỹ năng bảo trì và bảo 2 mật . Không loại trừ một giả định rằng, những giáo viên không giỏi về việc sử dụng Internet có trình độ kỹ năng cơ bản còn yếu, và ngược lại. Để giải quyết vấn đề trên, VVOB Việt Nam thấy rằng tập huấn kỹ năng tin học cơ bản là điều cần thiết và là điểm khởi đầu giúp quý vị giáo viên tự tin hơn khi dấn thân vào quá trình ứng dụng Công nghệ thông tin trong giảng dạy. Chúng tôi hi vọng rằng, cuốn tài liệu này (được thiết kế theo từng mô- đun riêng lẻ và linh hoạt) sẽ là một hành trang hữu ích cho quý vị giáo viên sử dụng trong giảng dạy và học tập. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn những ý kiến đóng góp của quý giáo viên là cán bộ giảng dạy Tin học ở các trường Đại học/ Cao đẳng sư phạm của năm tỉnh Nghệ An, Quảng Nam, Quảng Ngãi, Quảng Ninh và Thái Nguyên, và của các cơ quan tổ chức khác. Rất mong nhận được sự góp ý của quý vị. VVOB Việt Nam vvoboffice@gmail.com www.vvob.be 1. Becta. (2004). A review of the research literature on barriers to the uptake of ICT by teachers: British Educational Communications and Technology Agency (Becta). 2. Peeraer, J. (2009). Intergration of ICT in Teacher Education in Vietnam. Unpublished Scientific paper. VVOB
Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 Trong tài liệu này Trong phần này… Trang Giới thiệu 4 Mục lục các phần chính trong mô-đun Làm việc với máy tính Xem các thông tin cơ bản của máy tính 5 Đọc Điều chỉnh độ phân giải của màn hình 5 Cài đặt/ gỡ bỏ các phần mềm ứng dụng 6 Chú ý Tắt các chương trình ứng dụng bị treo 7 Sử dụng phím PrintScreen 7 Mục đích Cửa sổ Properties 8 Làm việc với thư mục và tập tin 8 Tạo thư mục và các thư mục con 8 Sao chép thư mục 9 Đổi tên thư mục 9 Di chuyển thư mục 9 Xóa thư mục 9 Kiểm tra dung lượng của thư mục 10 Duyệt xem tên các thư mục, tập tin 10 MỤC LỤC Trang Nhận dạng các loại tập tin thông dụng 10 Học phần I: Sử dụng máy tính và tập tin 4 Nén các tập tin trong một thư mục 11 Học phần II: Microsoft Word 14 Bung các tập tin nén vào trong một thư mục 11 Học phần III: Microsoft Excel 38 Phục hồi các thư mục/tập tin từ Recycle Bin 11 Học phần IV: Microsoft PowerPoint 52 Xóa rỗng Recycle Bin 12 Học phần V: Thông tin và truyền thông 62 Sử dụng công cụ Search để tìm kiếm 12 Học phần VI: Kỹ năng nâng cao 79 Phụ lục 108 2 3
Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 Xem các thông tin cơ bản của máy vi tính Cách 1: Vào Start Run, gõ dxdiag, một cửa sổ xuất hiện cho phép người sử dụng xem thông tin Học phần I: phần cứng của máy vi tính. Cách 2: Vào My computer, nháy phải chuột, chọn Properties, hộp thoại xuất hiện, Sử dụng máy tính và quản lý tập tin Mục tiêu Hoàn thành học phần này, học viên có thể biết: - Xem các thông tin cơ bản của máy vi tính - Cách tạo thư mục và tập tin - Cách sử dụng công cụ tìm kiếm - Cách nén, bung các tập tin - Cách cài đặt các tiện ích khác vào máy vi tính Đánh giá - Bài tập thực hành trong các buổi học - Quan sát - Bản phản hồi 5 phút sau mỗi buổi học Các hoạt động tập huấn - Trình bày - Hoạt động thực hành (hand-on practice) theo cá nhân, cặp, nhóm - Q-A: phản hồi cá nhân Phương tiện - Máy vi tính/học viên - Máy in - Máy projector - Hand-out các bài tập thực hành - Click vào các thẻ, General, Computer Name, Hardware, vv để xem thông tin phần cứng của máy vi tính. Điều chỉnh độ phân giải màn hình: Cách 1: Vào Start Control Panel Display, click vào thẻ Settings. Di chuyển cây Screen Resolution để thay đổi độ phân giải màn hình. Cách 2: Nháy phải chuột vào vùng trống của màn hình, chọn Properties, hiện ra một hộp thoại, chọn Setting, và thao tác như cách 1. 4 5
Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 Click vào đây để Click vào đây để thay xác nhận việc thay đổi hoặc gỡ bỏ đổi hoặc gỡ bỏ một chương trình Click vào đây để di chương trình cụ thể chuyển cấu hình theo mong muốn. Tắt các chương trình ứng dụng bị treo: - Nhấn Ctrl-Alt-Del - Hộp thoại xuất hiện - Click vào chương trình ứng dụng cần được tắt, và click vào End-Task Cài đặt và gỡ bỏ các phần mềm ứng dụng: - Vào Start Control Panel Add/Remove Programs, một cửa sổ xuất hiện - Muốn thêm chương trình, click vào Add Programs ở góc trái cửa sổ, click vào CD or Floppy, nếu chương trình đó được lấy từ đĩa CD, click vào Window Update nếu muốn cập nhật chương trình Window. - Muốn gỡ bỏ chương trình, click vào Change or Remove Programs, click vào chương trình muốn thay đổi hoặc gỡ bỏ, chọn Tùy chọn Change (thay đổi) hoặc Remove (Gỡ bỏ) để xác nhận. Click vào đây để thêm chương trình Sử dụng phím Print Screen Để chụp ảnh màn hình, chỉnh sửa bức ảnh và dán vào một trình ứng dụng, người sử dụng có thể sử dụng phím Print Screen - Nhấn phím Print Screen ở bàn phím 6 7
Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 - Vào Start Programs Paint. - Vào File New Cách tạo thư mục con trong thư mục lớn - Nhấn Ctrl-V để dán hình ảnh đã chụp vào trình ứng dụng Paint. Cách 1: Nháy phải chuột vào nút Start Explore - Muốn copy một phần của hình ảnh để sử dụng vào các trình ứng dụng khác, click vào - Nháy vào ổ đĩa có thư mục bạn cần tạo thư mục con, tìm thư mục ở thanh công cụ vẽ, di chuyển đến phần ảnh cần cắt, nhấn Ctrl-C - Nháy vào File New Folder - Vào các trình ứng dụng khác (Word, PowerPoint, vv) nhấn Ctrl-V để dán phần hình ảnh. - Gõ tên thư mục mới và ấn Enter. Cách 2: Vào thư mục cần tạo, nháy phải chuột Cửa sổ Properties - Chọn New Folder - Gõ tên thư mục cần tào, nhấn phím Enter - Nháy phải chuột vào khoảng trống màn hình, sẽ hiện ra hộp thoại Properties. - Muốn thay ảnh của màn hình, click vào Desktop, chọn ảnh ở Background hoặc từ máy tính (bằng cách Click vào Browse) Sao chép thư mục - Muốn thay đổi Screensaver, click vào Screensaver, chọn screensaver phù hợp và thiết lập - Nhấp phải chuột vào thư mục cần sao chép/ xuất hiện hộp thoại thời gian (người sử dụng không dùng máy tính trong bao lâu thì chương trình tự động chạy Screensaver) ở ô Wait. - Trong thẻ screensaver, người sử dụng cũng có thể click vào Power (Năng lượng) để thiết lập các tùy chọn liên quan đến việc tiết kiệm điện khi sử dụng máy vi tính. Tạo thư mục và các thư mục con Nguyên tắc đặt tên thư mục - Thư mục không nên đặt tại ổ C, hay ổ chứa hệ điều hành Windows - Trong 1 ổ thư mục không được trùng nhau Cách tạo thư mục - Vào ổ đĩa định tạo thư mục - Vào File New Folder hoặc nháy phải chuột, chọn New Folder - Gõ tên thư mục (không bỏ dấu tiếng Việt), nhấn Enter, Tạo thư mục trên màn hình Desktop - Nhấn phải chuột vào nền màn hình - Di trỏ chuột đến mục New - Di chuột đến mục Folder nhấn trái chuột, lúc này đã có một biểu tượng có màu vàng - Gõ tên thư mục cần tạo - Nhấn phím Enter để hoàn thành tạo thư mục - Nhấp trái chuột vào mục Copy - Chuyển đến thư mục cần sao chép dữ liệu tới rồi nháy phải chuột - Nhâṕ trái chuột vào mục Paste Đổi tên một thư mục - Nháy phải chuột vào thư mục định đổi tên chọn Rename - Gõ tên mới và ấn Enter. Di chuyển thư mục - Nhấn giữ và di chuột trái vào biểu tượng cần di chuyến tới vị trí đích cần tới, nhả tay chuột Xóa thư mục - Kiểm tra trong thư mục có tập tin nào không trước khi xóa - Nháy phải chuột vào thư mục định xóa chọn Delete Yes 8 9
Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 Kiểm tra dung lượng của thư mục Nén các tập tin trong một thư mục - Nháy phải chuột vào biểu tượng thư mục màu vàng trên màn hình/ xuất hiện hộp thoại - Chọn tập tin cần nén - Click phải chuột, xuất hiện hộp thoại - Chọn Add to archive để nén tập tin, một hộp thoại xuất hiện - Nháy trái chuột vào mục General lúc này màn hình sẽ hiển thị thông tin: - Size: 42 MB, có nghĩa là dung lượng của thư mục là 42 MB - Contains: 37 Files, 10 folders. Có nghĩa là thư mục chứa 37 files và 10 thư mục con Duyệt xem tên các thư mục, tập tin - Vào My Computer Folders - Click vào ổ đĩa, folders tương ứng để xem tên các thư mục (folders) hoặc các tập tin (files) - Chọn dạng nén (RAR hay ZIP), click OK để hoàn thành việc nén. Đặc điểm nhận biết của thư mục Sự khác nhau giữa file nén RAR và file nén ZIP - Đặc điểm dễ nhận biết trên màn hình Desktop thư mục bao giờ cũng có màu vàng. Để tránh xoá các thư mục mà có thể làm ngừng hoạt động của máy tính, chỉ xoá những thư mục do Đều là dạng file nén nhưng file đuôi .zip được nén bằng chương trình WinZip hoặc chương trình người sử dụng tạo ra. Khi đặt tên cho thư mục, cần chú ý, tên thư mục là một dãy các ký tự, nén có sẵn trong Windows. Còn file .rar là file được nén bằng chương trình WinRar,và có thể tên thư mục không có phần đuôi mở rộng. Ví dụ THUVIEN, KHTN nén lại được nhiều hơn so với WinZip Nhận dạng các loại tập tin thông dụng Bung các tập tin nén vào trong một thư mục - Nháy phải chuột vào tập tin nén Tập tin ảnh: JPG, BMP, PNG, GIF - Chọn extract file, chọn vị trí chứa tập tin sẽ được bung vào ô Destination OK. Tập tin văn bản: doc, txt Tập tin dữ liệu bản tính: xlx Tập tin âm thanh: MP3, WMA, ASF, OGG, FLAC Phục hồi các thư mục/tập tin từ Recycle Bin Tập tin video: WAV - Vào Recycle Bin, click vào thư mục, tập tin cần phục hồi, nhấp vào Restore. Tập tin nén: Zip, Rar Thư mục, tập tin sẽ được phục hồi lại và ở vị trí cũ (ở vị trí trước khi chưa bị xóa) 10 11
Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 Xóa rỗng Recycle Bin Click vào biểu tượng Recycle Bin, nháy phải chuột và chọn Empty Sử dụng công cụ Search để tìm kiếm Trong phần này…… Trang - Vào Start Search - Một cửa sổ xuất hiện Microsoft Word 14 Điều chỉnh một số cấu hình cơ bản 15 Bộ gõ tiếng Việt, cài đặt và sử dụng 15 Nhập dữ liệu 17 Lệnh phục vụ soạn thảo 18 Theo dõi và chỉnh sửa văn bản 19 Tách cửa sổ văn bản 19 Click vào đây để chọn các tùy chọn thích hợp Khôi phục nội dung đã xóa 20 -Pictures, music, or video (tập tin ảnh, âm thanh, video) Tìm kiếm và thay thế 20 -Documents (tập tin tài liệu) -All files and folders (tất cả các tập tin và Chèn số thứ tự và đánh dấu 20 thư mục) -Computers and people (máy tính, người- Sao chép định dạng 20 Tìm máy tính trong mạng lưới, tên người trong sổ địa chỉ) Định dạng trang văn bản (thay đổi kích thước trang, header 20 and footer) Tạo tiêu đề trang 21 Đánh số trang 21 Ngắt trang 21 - Click vào tùy chọn thích hợp, gõ tên (hoặc một phần của tên) thư mục/tập tin vào ô All or part of the file name Chọn các Tab 22 - Có thể thiết lập tùy chọn tìm kiếm nâng cao bằng cách click vào Use advanced search options. Ở đây, người sử dụng có thể gõ một số từ có trong thư mục hay tập tin cần tìm ở thẻ A word Bảng biểu 22 or phrase in the file, chọn vị trí cần tìm ở thẻ Look in. - Click Search Đồ họa trong văn bản (vẽ hình, gom nhóm, gỡ nhóm, nhóm 23 lại hình ảnh, chèn ảnh) Trộn tài liệu 25 Tạo mục lục tự động trong tài liệu 26 In văn bản 36 12 13
Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 Điều chỉnh một số cấu hình cơ bản Học phần II: - Vào Tools Options - Vào Security (Chế độ bảo mật) để chọn mật mã (password) cho tài liệu cần bảo mật Soạn thảo văn bản với MS-Word - Vào Spelling & Grammar, đánh dấu vào các tùy chọn kiểm tra chính tả và ngữ pháp - Vào Track Changes, đánh dấu vào tùy chọn liên quan đến màu, cách theo dõi chỉnh sửa văn bản - Vào Save, chọn thời gian máy tự động lưu văn bản, vào ô minutes ở Save Auto recovery into every… - Vào Default Format chọn định dạng lưu trữ (doc., txt, v.v) Mục tiêu - Click OK để hoàn thành việc tùy chọn Hoàn thành học phần này, học viên có thể biết: - Các thao tác cơ bản trong MS Word - Cách cài đặt và sử dụng các bộ gõ tiếng Việt - Cách định dạng văn bản - Làm việc với các tùy chọn in ấn và kiếm tra trước khi in. - Trộn tài liệu Đánh giá - Bài tập thực hành trong các buổi học - Quan sát - Bản phản hồi 5 phút sau mỗi buổi học Các hoạt động tập huấn - Trình bày - Hoạt động thực hành (hand-on practice) theo cá nhân, cặp, nhóm - Q-A: phản hồi cá nhân Phương tiện - Máy vi tính/học viên - Máy in - Máy projector - Hand-out các bài tập thực hành - Phần mềm bộ gõ tiếng Việt Unikey, và Vietkey - Các file hình ảnh sẵn có Bộ gõ tiếng Việt, cài đặt và sử dụng Bộ gõ Vietkey Cài đặt - Copy file: VKNT.EXE vào thư mục trên ổ cứng máy vi tính - Nhắp chuột vào biểu tượng của Vietkey Cách sử dụng Cách gõ tiếng Việt - Cách 1: Khởi động Vietkey, bằng cách nháy chuột vào biểu tượng, cửa sổ điều khiển của Vietkey xuất hiện - Nháy chuột vào nút Char Sets (Bảng mã) 14 15
Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 Cách 2: Có thể click vào biểu tượng Vietkey trên thanh Taskbar, một cửa số thực đơn xuất hiện. Nhắp chuột vào dòng chữ Unicode Cách gõ tiếng Anh Click vào biểu tượng V, biểu tượng lập tức chuyển sang E (English) Hoặc tổ hợp phím Alt-Z Chọn Unicode Pre-compound Bộ gõ Unikey Nháy chuột vào Input Methods để chọn Cài đặt kiểu gõ tiếng Việt (Telex hoặc VNI) - Vào website http://www.box.net/public/exrf6di4s6, chạy phần unikey exe. Cách sử dụng - Click vào biểu tượng Unikey Cách gõ dấu - Bảng điều khiển Unikey sẽ xuất hiện Dấu tiếng việt Kiểu gõ Telex Kiểu gõ VN â aa a6 ê ee e6 ô oo o6 ă aw a8 ơ ow o7 ư uw u7 Cách gõ tiếng Việt đ dd d9 - Chọn bảng mã và kiểu gõ tương ứng - Click vào Mặc định hoặc Đóng sắc s 1 Cách gõ tiếng Anh - Click vào biểu tượng V ở thanh Taskbar, biểu tượng lập tức chuyển sang E (English). huyền f 2 nặng j 5 Nhập dữ liệu hỏi r 3 Một số quy định khi nhập văn bản ngã x 4 - Muốn lùi vào đầu dòng nhấn phím Tabs không sử dụng phím Space - Các dấu , . ! ? : ; thì phải sát ký tự trước và cách ký tự sau một khoảng trắng - Các dấu mở ( , “ , ' thì phải cách ký tự trước nhưng liền ký tự sau, còn các dấu đóng ) , “, ' thì phải liền ký tự trước nhưng cách ký tự sau. 16 17
Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 - Kết thúc đoạn văn bản thì mới được nhấn Enter - Một số phím dịch chuyển con trỏ: Theo dõi và chỉnh sửa văn bản - Home: Dịch chuyển con trỏ về đầu dòng Chức năng Track Change cho phép người sử dụng chỉnh sửa - End: Dịch chuyển con trỏ về cuối dòng (thêm, bớt, xoá, thêm ghi chú góp ý) cho một văn bản - Page Up: Dịch chuyển con trỏ lên một đoạn văn bản trên - Vào Tools, chọn Track changes - Page Down: Dịch chuyển con trỏ xuống dưới một đoạn văn bản - Một thanh công cụ xuất hiện: - Các phím mũi tên: Dịch chuyển con trỏ lên trên, xuống dưới một dòng; sang trái , sang phải một ký tự. Lưu ý khi nhập văn bản Khi nhập thô văn bản, bàn phím phải để chế độ chữ thường, không nên chuyển sang chế độ Một số chức năng của thanh công cụ này: Chấp nhận chỉnh sửa Caps Lock. - Gõ đủ xong một từ rồi gõ dấu. - Ô đầu tiên: Hiển thị trạng thái văn bản: - Để gõ tiếng Việt cùng với tiếng Anh, ký tự nào gây ra dấu hãy gõ thêm lần nữa để bỏ dấu đi Có các trạng thái sau: Không chấp nhận việc chỉnh sửa * Original: Văn bản gốc Lệnh phục vụ soạn thảo (không có đánh dấu chỉnh sửa) Đánh dấu chọn văn bản * Original showing markup: Thêm góp ý - Chọn một từ: Nháy đúp chuột vào từ cần chọn Văn bản gốc có đánh dấu chỉnh sửa - Chọn một đoạn văn bản: * Final: Văn bản cuối cùng - Cách 1: Kéo chuột từ điểm đầu đến điểm cuối của đoạn văn bản (không có đánh dấu chỉnh sửa) Đánh dấu các từ chú ý - Cách 2: Nháy chuột để đặt con trỏ text ở điểm đầu, giữ Shift và nháy chuột ở điểm cuối * Final showing markup: của đoạn văn bản cần chọn. Văn bản cuối cùng (có đánh dầu chỉnh sửa) - Cách 3: Sử dụng các phím Home, End và các phím mũi tên trên bàn phím. Theo dõi chỉnh sửa Di chuyển con trỏ chuột đến điểm đầu, giữ Shift và gõ các phím mũi tên thích hợp. - Chọn toàn bộ văn bản dùng tổ hợp phím sau: Một tay nhấn phím Ctrl tay còn lại nhấn chữ A trên bàn phím Chấp nhận hoặc không chấp nhận tất cả các chỉnh sửa Sửa nội dung văn bản Ví dụ: Xoá ký tự văn bản - Xoá kí tự liền sau con trỏ nhấn Delete - Xoá kí tự liền trước con trỏ nhấn BackSpace Xoá một từ hoặc một đoạn văn bản - Chọn từ hoặc đoạn văn bản muốn xoá - Nhấn phím Delete Các lệnh soạn thảo Tách cửa sổ văn bản - Cut (Ctrl X): Chuyển đoạn văn bản đã chọn vào bộ nhớ đệm Vào Window, chọn Split để tách một văn bản thành hai cửa sổ. - Copy (Ctrl C): Chép đoạn văn bản đã chọn vào bộ nhớ đệm - Paste (Ctrl V): Dán đoạn văn bản có trong bộ nhớ đệm vào vị trí con trỏ Di chuyển một đoạn văn bản từ chỗ này sang chỗ khác - Đánh dấu đoạn văn bản - Chọn Menu Edit Cut hoặc nhấn biểu tượng trên thanh công cụ - Đặt con trỏ Text tại một vị trí thích hợp trong văn bản - Chọn Menu Edit Paste hoặc biểu tượng dán trên thanh công cụ Sao chép một đoạn văn bản từ vị trí này sang vị trí khác - Đánh dấu đoạn văn bản - Chọn Menu Edit Copy hoặc biểu tượng trên thanh công cụ - Đặt con trỏ tại vị trí thích hợp trong văn bản - Chọn Menu Edit Paste Người sử dụng có thể làm việc vào cửa sổ bên dưới và xem nội dung vào cửa sổ bên trên hoặc ngược lại. Để trở lại một cửa sổ, vào Window chọn Remove Split. 18 19
Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 Khôi phục nội dung đã xóa Tạo tiêu đề trang Cách 1: Vào Edit, chọn Undo (trở về nội dung ban đầu), Redo (khôi phục lại trạng thái trước khi sử dụng Redo) - Vào View Header and Footer, thanh công cụ Header và Footer hiện ra, Cách2: Sử dụng hai nút trên thanh công cụ chuẩn Tìm kiếm và thay thế Tìm kiếm - Vào Edit, chọn Find - Đánh từ cần Tìm vào ô Find what - Click Find Next Người sử dụng có thể tìm nhanh từ trong văn bản hiện thời Gõ nội dung tiêu đề đầu hoặc tiêu đề cuối trang. Click nút close trên thanh công cụ Header và Footer để trở về cửa sổ soạn thảo Thay thế: Đánh số trang - Vào Edit, chọn Replace Có hai cách đánh số trang văn bản - Đánh từ cần thay thế vào ô Cách 1: Vào Insert Page Number, xuất hiện hộp thoại: Find what - Đánh từ mới vào ô Replace with - Click vào Replace nếu muốn thay thế ở một số vị trí, Replace all nếu muốn thay thế tất cả các vị trí trong văn bản có từ cần thay thế. Chèn số thứ tự và đánh dấu - Vào Format Bullets and Numbering - Click vào Bullets, chọn ký hiệu đánh dấu phù hợp - Click vào Numbering, chọn kiểu đánh số thứ tự phù hợp - Vào Customize để điều chỉnh kiểu đánh số - Chọn vị trí đánh số trang Click OK (Position_: Top of page (đánh số trang vào đầu trang), Bottom of Page (đánh số trang vào cuối trang) Sao chép định dạng - Chọn gióng số (Alignment): Right (số gióng vào bên phải), Left (số gióng vào bên trái), Center (số gióng ở giữa). - Đánh dấu văn bản gốc (tức là văn bản đã định dạng) - Bỏ dấu chọn ở Show number on the first page nếu - Click vào biểu tượng (Format Painter) trên thanh công cụ không muốn số trang xuất hiện ở trang đầu của tài liệu - Con trỏ sẽ có hình biểu tượng chiếc chổi - Click vào Format để tuỳ chọn kiểu số hoặc bắt đầu - Rê con trỏ tới phần văn bản cần định dạng đánh số trang theo số tuỳ chọn của người sử dụng. - Văn bản sẽ tự động được định dạng theo văn bản gốc - Lựa chọn các tuỳ chọn: Bằng cách sử dụng người sử dụng không cần phải lập lại định - Number format: chọn kiểu đánh số trang dạng nhiều lần cho các đoạn văn bản khác nhau - Include chapter number: đưa số chương là một thành phần của số trang - Page numbering: Định dạng trang văn bản (thay đổi kích thước trang, header and footer) * Continue from previous section: đánh số trang tiếp theo Thay đổi kích thước trang của mục trước - Vào File Page Set up * Start at: đánh số lại, bắt đầu từ giá trị do người sử dụng gõ vào - Chọn Portrait nếu muốn định dạng trang ở chiều dọc, chọn Landscape nếu muốn định dạng - Chọn OK để xác nhận tuỳ chọn, hoặc Cancel để huỷ thao tác. trang ở chiều ngang - Có thể thay đối khoảng cách từ văn bản đến đầu trang (top), cuối trang (bottom), lề phải của trang (Right), lề trái của trang (Left) bằng cách thay đổi các thông số ở các ô tương ứng - Chọn cỡ giấy (A4, A3, vv) bằng cách click vào ô Paper 20 21
Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 Ngắt trang - Vào Insert Break Page Break OK Thêm cột Đặt điểm trỏ vào cột bên trái, chọn Table Insert Column to the right Chế độ ngắt trang rất hữu ích trong khi chỉnh sửa, thêm bớt nội dung tài liệu, vì phần chỉnh (chèn thêm một cột vào bên phải cột đang chọn), Column to the Left sửa của một đoạn văn bản sẽ không ảnh hưởng đến việc dàn trang của phần còn lại của văn bản. (chèn thêm một cột vào bên phải cột đang chọn). Chọn các Tab Thêm dòng Trên thanh thước ở màn hình Đặt điểm trỏ vào dòng trên muốn chèn vào, chọn Table Insert Row below (chọn một dòng vào bên dưới), Row above (chọn dòng vào bên trên). Tab căn trái Tab căn giữa Tab căn phải Tab số thập Tách gộp ô Tách ô: Bôi đen ô muốn tách, vào Table Split cells, lựa chọn tùy chọn tách ô, click vào OK Gộp ô: Bôi đen ô muốn gộp, vào Table Merge cells. Đồ họa trong văn bản Vẽ hình Nếu thanh công cụ Drawing (thanh công cụ vẽ) chưa có trên màn hình, vào View Toolbars Drawing. Hoặc vào Format, chọn Tab, chọn vị trí Tab ở Tab stop position, chọn kiểu gióng Tab ở Alignment, chọn ký tự dẫn ở Leader. Click OK. - Các bước vẽ hình: - Click vào biểu tượng hình muốn vẽ - Dùng chuột vẽ hình đó lên tài liệu - Ngoài ra cũng có thể dùng nhiều hình ảnh ở Autoshapes Bảng biểu Vào table Insert table: chọn số cột (column), số hàng (rows) tương ứng. Có thể thay đổi độ rộng của dòng và cột bằng cách đưa con trỏ vào đường biên của dòng và cột, sau đó kéo độ giãn tùy ý 22 23
Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 ảnh từ thư viện có sẵn ảnh từ file Chữ nghệ thuật Các sơ đồ tổ chức Biểu đồ Trộn tài liệu Khi cần phải viết thư hoặc giấy mời dự họp để gửi cho nhiều người, thay vì phải viết từng lá thư, điền tên và địa chỉ của từng người nhận, thì chỉ cần viết một lá thư hoặc giấy mời, rồi lập một danh sách tên và địa chỉ người nhận, chức năng Mail Merge (trộn thư) Microsoft word sẽ tự động hỗ trợ việc điền tên và địa chỉ của từng người nhận vào từng lá thư hoặc giấy mời. Gom nhóm, gỡ nhóm và nhóm lại hình vẽ Gom nhóm Để thực hiện trộn in văn bản, cần hai yếu tố: file văn bản chính (Main Document) và file văn bản -Nhấn phím Shift chọn các hình vẽ cần nhóm chứa dữ liệu (Data Source). Muốn tạo thư trộn, cần thực hiện qua 3 bứơc sau: -Nhấn phải chuột, chọn Grouping Group - Bước 1: Tạo file văn bản chính - Bước 2: Tạo file văn bản dữ liệu - Bước 3: Trộn dữ liệu vào văn bản chính và in ra. - Bước 1: Tạo file văn bản chính (Main document) Soạn thảo một file văn bản bình thường (vào File, chọn New). Soạn xong lưu file văn bản này lại. Giả sử giấy mời được soạn theo mẫu sau: GIẤY MỜI Trân trọng kính mời Địa chỉ: Đến tham dự hội thảo “Chia sẻ khái niệm chung về phương pháp dạy và học tích cực” Thời gian: 7h 30 ngày 20/02/2009 Địa điểm: Trường Đại học Phạm Văn Đồng, Quảng Ngãi Rất hân hạnh được đón tiếp Gỡ nhóm hình vẽ Ban tổ chức hội thảo - Click vào nhóm hình vẽ - Nháy phải chuột, chọn Grouping, chọn Ungroup - Bước 2: Tạo file văn bản dữ liệu (Data Source) Soạn thảo một file văn bản dữ liệu bình thường (vào File chọn New), Nhóm lại vào Insert chọn Table, tạo dữ liệu như sau: - Click vào một trong các hình vẽ cần nhóm lại thành một khối các hình vẽ - Nháy phải chuột, chọn Grouping Regroup Danh xưng Họ và tên Địa chỉ Chức năng gom nhóm này rất tiện dụng khi người sử dụng muốn copy nhiều hình ảnh sang một tài Ông Trần Văn A Trường ĐH Quảng Nam liệu khác mà không làm muốn làm thay đổi vị trí liên kết giữa các hình ảnh đó. Bà Nguyễn thị B Trường ĐH Huế Chèn ảnh lên tài liệu Vào Insert Picture, chọn các tùy chọn tương ứng: Ông Lê Văn C Trường ĐH Đà Nẵng Soạn xong lưu văn bản này lại 24 25
Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 -Bước 3: Trộn dữ liệu - Mở file văn bản chính, vào Tools Letters and Mailings Mail Merge - Sẽ hiện ra một hộp thoại ở góc phải màn hình, trong đó: - What type of document are you working on? Click vào Letter (Thư) nếu đang làm việc trên thư. - Click vào Next: Starting document, trong đó: - How do you want to set up your letters? (Bạn muốn tạo thư như thế nào?), Click vào Use the current document để chọn văn bản hiện thời là văn bản chính - Click vào Next: Select recipents, click vào Browse, chọn văn bản dữ liệu - Click vào View Toolbars Mail Merge, một thanh công cụ mới xuất hiện Click vào biểu tượng Insert Merge Field để chọn trường trộn vào vị trí của bức thư (Danh xưng, họ và tên và địa chỉ) - Click Next: Complete the Merge - Click vào Print nếu muốn in toàn bộ, không cần phải xem lại - Click vào Edit individual letters, nếu muốn xem các trang in và hiệu chỉnh nội dung. - Có thể lưu trữ các thư, bằng cách vào File Save, hoặc nhấn Ctrl- S Tạo mục lục tự động trong tài liệu Để sắp xếp các mục trong tài liệu một cách có hệ thống, người sử dụng nên định dạng các mục trong tài liệu theo các cấp, kiểu mẫu khác nhau. -Định dạng mẫu trong tài liệu: - Cách 1: Vào hộp Style More… Trên ô Formatting of selected text, chọn Modify: - Cách 2: Hoặc vào Format Style and Formatting… - Trên màn hình sẽ xuất hiện panel Style and Formatting bên phải, chọn Heading1: 26 27
Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 Xuất hiện hộp thoại Modify Style: * Font…: Mở hộp thoại Font, thay đổi định dạng phông chữ * Name: Tên Heading * Formatting: Định dạng font chữ. * Add to template: Áp dụng định dạng mới này cho cả những file sau. Nếu không đánh dấu thì chỉ áp dụng cho file hiện tại. * Automatically update: Khi thay đổi thêm định dạng khác cho Heading sẽ tự động cập nhật mà không cần phải vào hộp thoại Modify Style để sửa đổi. * Nút Format: Một số định dạng cho Heading bao gồm: 28 29
Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 * Paragraph…: Mở hộp thoai Paragraph, thay đổi định dạng đoạn văn bản. * Border…: Mở hộp thoại Border, đặt Heading có định dạng đường viền. * Language…: Mở hộp thoại Language, thay đổi kiểm tra lỗi chính tả ngôn ngữ. * Tabs…: Mở hộp thoại Tabs, đặt Heading có định dạng tabs. 30 31
Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 * Shortcut key…: Mở hộp thoại Customize Keyboard, * Frame:… Mở hộp thoại Frame, đặt Heading thành frame có thể di chuyển ở mọi vị trí file văn bản. sửa hoặc bổ sung phím tắt dùng cho loại Heading. - Sau mỗi thao tác chọn nút OK hoặc Close để hoàn thành việc định dạng Heading Sau khi thiết lập được định dạng cho tài liệu, đặt con trỏ vào văn bản cần định dạng, click vào định dạng tương ứng góc phải màn hình (Phần Pick formatting to apply) * Numbering…: Mở hộp thoại Bulleted and Numbering. Đặt Heading có đánh số thứ tự, ký tự đầu dòng tự động. Hiển thị mục lục tự động theo các đề mục đã tạo 1. Lựa chọn vị trí đặt mục lục: (Thường đặt ở cuối file hoặc đầu file) 2. Vào Insert Reference Index and Tables… 32 33
Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 Xuất hiện hộp thoại Index and Tables, chọn thẻ Table of Contents * Nút Modify…: Mở hộp thoại Style, sửa đổi định dạng font chữ cho nội dung phần mục lục tự động. * Show page numbers: Hiển thị số trang. * Right align page numbers: Hiển thị số trang bên lề phải. * Use hyperlinks instead of page numbers: Có sử dụng liên kết từ mục lục tới trang đặt Heading. * Tab leader: Chọn loại đường tab từ cuối các Heading đến số trang. * Show levels: Số cấp độ Heading. * Nút Show Outlining Toolbar: Cho hiển thị thanh công cụ Outlining trên cửa sổ MS Word * Nút Options…: Mở hộp thoại Table of Contents Options: Tùy chọn thêm một số tính năng khác. Chọn cấp độ thích hợp. Trường hợp trong file đã có mục lục tự động, và bạn đồng ý thay đổi định dạng font chữ bằng hộp thoại Style sẽ xuất hiện thông báo: “Bạn có muốn thay thế định dạng cho bảng nội dung mục lục không?” Chọn nút Yes: Đồng ý. Ngoài font chữ của nội dung bảng mục lục thay đổi, MS Word còn tự động cập nhật lại số trang cho các đề mục. - Click vào OK để MS Word hiển thị mục lục. 34 35
Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 Tài liệu tập huấn kỹ năng CNTT_ VVOB- 2009 Trong phần này…… Trang Microsoft Excel 38 Bước đầu làm việc với MS Excel 39 Điều chỉnh một số cấu hình cơ bản (tùy chọn, freeze) 39 Nhập dữ liệu 39 Biên tập và biểu diễn dữ liệu 39 Thao tác sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ô 40 Thêm, xoá, điều chỉnh dòng và cột 40 Sửa đổi dữ liệu: thao tác định dạng ô 41 Ở tại phần mục lục này, tự động có liên kết cho phép bạn click chuột (hoặc dùng kết hợp phím Tìm kiếm và thay thế 41 Ctrl + click chuột) để nhảy đến đúng mục và số trang cần đến. Trường hợp bạn tiếp tục làm việc với file, có thể xóa nội dung mục lục đã tạo và làm lại thao tác Sắp xếp dữ liệu 41 “Cho hiển thị mục lục tự động theo các đề mục đã tạo” để cập nhật lại các đề mục chính xác tại số trang hiển thị. Quản lý worksheet (chèn, đối tên, xóa, sao chép 41 (Từ http://nmduc1.blogspot.com/2007/08/cch-to-mc-lc-t-ng-trong-word.html ) và di chuyển worksheet) In văn bản - Mở văn bản cần in. Tạo công thức cơ bản (phép toán) 41 - Vào File chọn Print hoặc nhấn Ctrl-P Nhận diện các thông báo lỗi 43 Có các tùy chọn in như sau: - All là in tất cả Một số hàm thông dụng 44 - Current page là in trang con trỏ đang đứng - Pages là in trang cụ thể: Dấu phẩy để phân cách trang in, dấu nối là in từ trang đến trang. Căn lề 44 (ví dụ, 8, 12 là in trang 8 và trang 12, 8-12 là in từ trang 8 đến trang 12) - Selection là in phần đã được chọn (đã được đánh dấu chọn) Trộn ô để tạo tiêu đề bảng biểu 45 - Mục Copies tại dòng Number of Copies đánh số bản cần in. - Tại mục Zoom, chọn số trang in trên mỗi tờ giấy bằng cách click chọn vào Pages per Sử dụng biểu đồ, đồ thị 45 sheet. Chọn loại giấy bằng cách click vào Scale to paper size. - Bấm OK để thực hiện lệnh in. Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị 48 Khi in chỉ ra chữ còn hình vẽ thì không ra - Nháy vào Tools Options - Chọn Print, đánh dấu kiểm vào ô Drawing Object - Bấm OK Khi in lại không ra được số trang - Vào Tools Options Print - Hủy dấu kiểm trong ô Allow A4/Letter paper resizing - Click OK (Thông tin từ http://my.opera.com/dmhung1/blog/ ) In hai mặt của giấy, cách làm như sau: - Vào File Print Properties - Click vào Finishing - Đánh dấu vào ô chọn Print on Both Sides - Click OK Yêu cầu: Máy in phải là máy có thể in hai mặt 36 37