Vai trò của ERP trong chuỗi cung ứng sản xuất trong thời đại chuyển đổi số

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:14

Thêm vào BST

Báo xấu

29
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu của bài viết nhằm làm rõ ý nghĩa, vai trò, đóng góp của hệ thống ERP trong doanh nghiệp chuyên sản xuất, cụ thể là trong chuỗi cung ứng sản xuất. Hiệu quả mang lại khi doanh nghiệp ứng dụng hệ thống ERP trong quản lý, kiểm soát chi tiết và tổng thể các hoạt động kinh doanh, thực thi nghiệp vụ trong các quy trình chuỗi cung ứng của doanh nghiệp trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ của thời đại chuyển đổi số.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Vai trò của ERP trong chuỗi cung ứng sản xuất trong thời đại chuyển đổi số

182 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC VAI TRÒ CỦA ERP TRONG CHUỖI CUNG ỨNG SẢN XUẤT TRONG THỜI ĐẠI CHUYỂN ĐỔI SỐ ThS Lâm Hoàng Trúc Mai* TÓM TẮT Mục tiêu của bài viết nhằm làm rõ ý nghĩa, vai trò, đóng góp của hệ thống ERP trong doanh nghiệp chuyên sản xuất, cụ thể là trong chuỗi cung ứng sản xuất. Hiệu quả mang lại khi doanh nghiệp ứng dụng hệ thống ERP trong quản lý, kiểm soát chi tiết và tổng thể các hoạt động kinh doanh, thực thi nghiệp vụ trong các quy trình chuỗi cung ứng của doanh nghiệp trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ của thời đại chuyển đổi số. Từ khóa: chuỗi cung ứng, chuyển đổi số, ERP, sản xuất, vai trò 1. Giới thiệu Với mong muốn tìm hiểu và xây dựng mô hình doanh nghiệp sản xuất mô phỏng trên một hệ thống ERP nhằm ứng dụng trong hoạt động giảng dạy, để nghiên cứu cho đề tài trên tác giả bước đầu tìm hiểu vai trò của ERP trong doanh nghiệp sản xuất, với phạm vi nghiên cứu trong bài viết là các chức năng lõi trong ERP – chính là các quy trình trong chuỗi cung ứng sản xuất. Tại sao doanh nghiệp sản xuất cần phải triển khai và ứng dụng ERP trong hoạt động tổ chức và quản lý các quy trình sản xuất trong thời đại chuyển đổi số này? Hệ thống ERP có vai trò gì trong chuỗi cung ứng sản xuất? Việc triển khai các module liên quan đến sản xuất sẽ nâng cao hiệu quả, nâng tầm doanh nghiệp như thế nào? 2. Tổng quan nghiên cứu, cơ sở lý thuyết Chuỗi cung ứng sản xuất (Manufacturing supply chains) là gì? Một doanh nghiệp chuyên sản xuất (manufacturing enterprise) có thể lớn hoặc nhỏ, đa dạng từ những tổ chức sản xuất cơ bản nhất với một cơ sở sản xuất đơn lẻ cho đến các tập đoàn tỷ đô với nhiều công ty thành viên mà mỗi công ty với nhiều cơ sở vật chất. Khoa Công nghệ thông tin, Trường Đại học Tài chính – Marketing *
CHUYỂN ĐỔI SỐ: XU HƯỚNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ 183 Enterprise X Company B Company A Company C Company ... Facility Facility Facility Facility Facility Facility A1 A2 B1 B2 C1 … Facility B3 Hình minh họa cấu trúc doanh nghiệp tổng quát của một tập đoàn chuyên sản xuất Hình trên đưa ra một ví dụ đơn giản về cấu trúc tổ chức của một tập đoàn chuyên sản xuất. Trong ví dụ này tập đoàn bao gồm một công ty mẹ (Company X) với một số công ty con (Company A, B, C,…). Công ty mẹ thường là công ty tổng và không có các hoạt động liên quan đến chuỗi cung ứng được thực hiện ở công ty này. Một tập đoàn sản xuất có thể có công ty con mà không có hoạt động liên quan đến sản xuất trong cấu trúc tổ chức của nó, ví dụ như chỉ có đơn vị bán hàng hoặc phân phối sản phẩm, nguyên vật liệu, một số khác thì lại có cơ sở sản xuất. Các công ty con có thể có một hoặc nhiều cơ sở (Facilities) để phục vụ cho các hoạt động sản xuất, các hoạt động trong chuỗi cung ứng. Chuỗi cung ứng sản xuất được hình thành khi các vật tư, nguyên vật liệu, sản phẩm được luân chuyển giữa các cơ sở khác nhau trong doanh nghiệp sản xuất. Chuỗi cung ứng sản xuất là mạng lưới các cơ sở - có thể thuộc các công ty con khác nhau – phụ trách để tạo ra hoặc luân chuyển các sản phẩm trong chuỗi cung ứng nhằm tăng giá trị của chúng để cung cấp đến cho người dùng cuối. Mỗi thành viên trong chuỗi cung ứng nhận sản phẩm từ một nhà cung ứng, tạo thêm giá trị cho sản phẩm và chuyển nó đến mắc xích kế tiếp trong chuỗi cung ứng. Các chuỗi cung ứng khác nhau về mức độ phức tạp và các chủ sở hữu. Một chuỗi cung ứng có thể chỉ bao gồm một cơ sở với các trung tâm phân phối và nhà cung cấp ở địa phương/nội địa hoặc nó có thể là một mạng lưới phân tán rộng lớn được điều hành trên toàn thế giới rất nhiều đơn vị hợp tác với nhau. Phạm vi nghiên cứu của đề tài tập trung các chuỗi cung ứng sản xuất với nhiều cơ sở phụ trách các hoạt động trong doanh nghiệp sản xuất mà có một hoặc nhiều công ty con có sản xuất (Erlend & Odd, 2020). Information & Money Inbound Inbound Outbound Vendors logistics Customers logistics logistics Hình minh họa Chuỗi cung ứng sản xuất
184 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC Hình trên cho thấy những cơ sở phân phối và sản xuất như những node trong một mạng lưới chuỗi cung ứng sản xuất của một doanh nghiệp sản xuất. Mỗi node này có những hoạt động cung ứng đầu vào (Inbound logistics), các hoạt động sản xuất bên trong (production) và hoạt động cung ứng đầu ra (Outbound logistics), được xem là những yếu tố giúp cấu thành nên giá trị chính của node đó. Inbound logistics đề cập đến tất cả các hoạt động liên quan đến việc thu mua để có được những vật tư, nguyên vật liệu từ nhà cung ứng, bao gồm: đặt hàng, nhận hàng và những hoạt động khác như vận chuyển, trả hàng, quản lý và kiểm soát kho, vật tư trước khi những vật tư, nguyên vật liệu được sử dụng. Production đề cập đến các hoạt động liên quan đến quy trình thay đổi về mặt vật chất để tạo ra sản phẩm. Những hoạt động quan trọng là các hoạt động chế tạo, lắp ráp, vận chuyển, hậu cần bên trong cơ sở để phục vụ cho quy trình sản xuất, kiểm duyệt. Outbound logistics bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc vận chuyển thành phẩm từ dây chuyền sản xuất đến tay khách hàng. Những hoạt động quan trọng bao gồm: quản lý đơn hàng, dịch vụ hậu mãi/chăm sóc khách hàng, các hoạt động xử lý, hoàn thành đơn hàng, quản lý tồn kho và kiểm soát kho, lên kế hoạch/lịch vận chuyển, đóng gói và vận chuyển (Erlend & Odd, 2020). Một số mạng lưới chuỗi cung ứng còn phức tạp hơn khi mỗi cơ sở sản xuất có thể được xây dựng để đáp ứng các chiến lược sản xuất khác nhau như: – Make-to-stock (MTS): hàng hóa được sản xuất và được lưu kho trước khi nhận những đơn hàng của khách hàng, nói cách khác nhà sản xuất cho tồn trữ thành phẩm vào kho rồi bán ra cho khách hàng khi có đơn hàng. – Assemble-to-order (ATO): sản phẩm được lắp ráp cho mỗi đơn hàng của khách hàng. Những cấu kiện được sản xuất hoặc mua sẽ được lưu kho sẵn nhưng không lắp ráp trước, khi có đơn hàng của khách hàng mới bắt đầu quy trình lắp ráp, sản xuất. – Configure-to-order (CTO): tương tự như ATO nhưng khách hàng được lựa chọn một số tùy chọn được đưa ra cho sản phẩm lắp ráp. Một ví dụ đơn giản đó là tùy chọn màu sắc hoặc những tùy chọn cụ thể khác khi khách hàng mua xe hơi. – Make-to-order (MTO): chiến lược này thì toàn bộ quá trình sản xuất sẽ không bắt đầu cho đến khi nhận được đơn đặt hàng và sản phẩm có thể được tạo ra theo đặc tả để đáp ứng yêu cầu cụ thể của khách hàng. Các thành phẩm được làm từ những thành phần hoặc cấu kiện đã được thiết kế (nhưng hoàn toàn chưa được khai báo để sản xuất) nhưng có thể bao gồm một vài cấu kiện được thiết kế theo ý muốn của khách hàng. – Engineer-to-order (ETO): đối với chiến lược này, không có gì nằm trong tồn kho tại hệ thống của nhà sản xuất, kể cả thiết kế cũng chưa. Thông thường, khách
CHUYỂN ĐỔI SỐ: XU HƯỚNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ 185 hàng là người định nghĩa những đặc tả theo chức năng và cấp bậc hiệu năng. Khi khách hàng đồng ý bản thiết kế, nhà sản xuất mới đặt mua vật tư, nguyên vật liệu cần thiết và sau đó mới bắt đầu thi công, sản xuất. Xu hướng triển khai và tầm quan trọng của hệ thống ERP trong chiến lược chuyển đổi số của Doanh nghiệp Để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của các doanh nghiệp, ERP đã và đang được các hãng (SAP, Oracle NetSuite, Microsoft, các hệ thống ERP trong nước,…) nâng cấp để trở nên tối ưu hơn, đồng thời hình thành nhiều xu hướng đột phá. Với các doanh nghiệp vừa và lớn, có các xu hướng triển khai ERP trong năm 2022 như sau: – Chuyển đổi trọng tâm từ On-Premise sang ERP Cloud – Tích hợp AI và các công nghệ thông minh khác – Truy cập và sử dụng dễ dàng trên ứng dụng di động – Hỗ trợ phân tích báo cáo mạnh mẽ – Cập nhật dữ liệu trong thời gian thực (real-time) – Chú trọng hơn đến Digital Marketing – Quan tâm nhiều hơn đến tài chính – Giải pháp ERP được cá nhân hóa – Tích hợp IoT Mô hình ERP truyền thống trước đây đã dần thay đổi và ngày càng trở nên thông minh hơn. Khái niệm “autonomous ERP” – ERP vận hành tự động đang dần trở thành một xu hướng mới khi được các hãng công nghệ hàng đầu như SAP, Oracle, Microsoft,... đầu tư để thực hiện. Không chỉ vậy, việc khai thác và sử dụng hiệu quả dữ liệu trên nền tảng lưu trữ và phân tích số liệu lớn (big-data) cũng sẽ cho doanh nghiệp những góc nhìn sâu hơn và nhanh hơn, cùng với mô hình phân tích chuyên sâu và kết hợp với trí tuệ nhân tạo để tạo ra các phương pháp dự báo cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh, vận hành. Hệ thống ERP đóng góp vai trò nền tảng và quan trọng trong việc cấu trúc và chuẩn hóa các dữ liệu liên phòng ban để phản ánh những cấu trúc về tài chính của doanh nghiệp. Vì vậy, việc tiếp tục đưa hệ thống ERP vào để triển khai hoặc đánh giá, nâng cấp là một trong những nhiệm vụ cần thiết và quan trọng trong việc xây dựng lộ trình chuyển đổi số. Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, các phần mềm lõi như hệ thống ERP cũng có những cải tiến vượt bậc, đem lại nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc đầu tư các hệ thống lõi này không thuộc mục tiêu ngắn hạn mà cần xác định trong các chiến
186 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC lược trung và dài hạn, cần có sự đầu tư bài bản và sẽ tốt hơn nếu chiến lược được thông qua bởi các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp. Đặc biệt, các doanh nghiệp gặp khó khăn do hệ quả của đại dịch Covid có thể xem xét và xác lập thứ tự ưu tiên triển khai một cách phù hợp với hiện trạng cũng như các mục tiêu chiến lược của mình để triển khai và sử dụng hiệu quả hệ thống ERP (“Vai trò ERP trong chuyển đổi số”, n.d.). 3. Vai trò của ERP trong doanh nghiệp sản xuất Hệ thống ERP được xem là hệ thống doanh nghiệp tích hợp, nghĩa khái quát là tích hợp nhiều quy trình, chức năng, modules để giúp doanh nghiệp hoạt động, quản lý, kiểm soát, thực thi quy trình các quy trình trong doanh nghiệp. Do đó, hệ thống ERP sẽ có những vai trò tổng quát như sau: Thực thi quy trình ERP giúp tổ chức thực thi các quy trình một cách hiệu quả. Hệ thống và quy trình liên kết chặt chẽ với nhau, nếu hệ thống ngừng thì quy trình cũng không thể thực thi. ERP giúp thực thi quy trình bằng cách thông báo cho những người liên quan biết khi nào thực thi nhiệm vụ và cung cấp dữ liệu, thông tin cần thiết để họ hoàn thành nhiệm vụ. Ví dụ, trong quy trình bán hàng, hệ thống thông báo đến người phụ trách trong bộ phận kho là có đơn hàng, khi nào chuẩn bị giao và cung cấp danh sách các mặt hàng được đặt, thậm chí kể cả vị trí của mặt hàng trong kho (đối với những kho hàng lớn). Trong quy trình mua hàng, hệ thống phát sinh yêu cầu đặt hàng từ bộ phận nào đó và gửi đến bộ phận mua hàng phụ trách đặt hàng. Kế toán cũng có thể xem tất cả các đơn hàng nhận để kiểm dò với hoá đơn nhận từ nhà cung cấp. Không có hệ thống hỗ trợ, bộ phận kho sẽ không biết chính xác khi nào cần đóng gói hàng và gửi đi. Tuy nhiên, với nhiệm vụ nặng nề như vậy nên phải đảm bảo được rằng hệ thống phải luôn được vận hành để công việc không bị gián đoạn. Do đó, nên có hệ thống dự phòng hoạt động cực kỳ tốt trong những trường hợp nguy cấp. Thu thập và lưu trữ dữ liệu Trong quá trình thực hiện quy trình sẽ tạo ra dữ liệu như ngày giờ, số lượng, giá, địa chỉ, cũng như là dữ liệu ai làm gì, ở đâu và khi nào. ERP thu thập và lưu trữ những dữ liệu này, thường được gọi là dữ liệu quy trình hoặc dữ liệu giao dịch/tác nghiệp. Một số dữ liệu được phát sinh và thu thập một cách tự động bởi hệ thống. Những dữ liệu này liên quan đến hoạt động vừa được thực hiện của ai đó, khi nào và ở đâu. Những dữ liệu khác phát sinh bên ngoài hệ thống và phải được nhập vào. Những dữ liệu này có thể phát sinh theo nhiều cách khác nhau, từ những dữ liệu tự nhập thủ công vào đến những phương thức tự động phát sinh dữ liệu như bar code được ghi nhận từ đầu đọc. Trong quy trình bán hàng, khi nhận một đơn hàng của khách hàng (qua email, chứng từ hoặc điện thoại), người nhận phải nhập dữ liệu như tên của khách hàng, đặt cái gì và bao nhiêu. Những dữ liệu như tên
CHUYỂN ĐỔI SỐ: XU HƯỚNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ 187 của người nhận đơn hàng, bộ phận nào, ngày và thời gian nhận sẽ tự động phát sinh bởi hệ thống. Dữ liệu này sẽ được cập nhật khi các bước của quy trình được thực hiện. Khi đơn hàng được giao, kho sẽ cung cấp dữ liệu như: sản phẩm nào được giao, số lượng bao nhiêu, trong khi đó hệ thống sẽ tự động phát sinh dữ liệu liên quan đến người xuất kho sản phẩm như ai, khi nào và ở đâu. Một lợi thế quan trọng của việc sử dụng hệ thống ERP so với các hệ thống thủ công hoặc các hệ thống chức năng là những dữ liệu cần thiết chỉ nhập vào hệ thống một lần duy nhất. Hơn nữa, khi đã nhập vào thì những nhân viên khác trong quy trình có thể dễ dàng truy cập và không cần phải nhập lại ở các bước sau. Kiểm soát thực hiện quy trình ERP còn giúp kiểm soát tình trạng của quy trình, có nghĩa là cho biết quy trình đang được thực hiện như thế nào. Một ERP thực hiện vai trò này bằng cách đánh giá thông tin về quy trình. Thông tin này có thể được tạo ở cả hai cấp độ: Instance level (cấp độ cá thể - từ một nhiệm vụ hoặc hoạt động cụ thể) Ví dụ nhà quản lý có thể quan tâm đến tình trạng của một đơn hàng cụ thể. Đơn hàng đang được xử lý đến bước nào? khi nào thì chuyển hàng hoặc đơn hàng đã được chuyển chưa? Đối với quy trình mua hàng thì có thể cần biết đơn đặt hàng khi nào gửi? Kho nhận hàng chưa? Một lệnh sản xuất đang được thực hiện ở bước nào? Thành phẩm đã nhập kho chưa? ERP có thể giúp trả lời nhanh chóng các câu hỏi dạng thế này để giúp các đối tượng sử dụng khác nhau có thể kiểm soát quy trình, hoạt động. Prossess/aggregate level (cấp độ quy trình/tổng thể) ERP có thể đánh giá quy trình mua hàng đang được thực hiện như thế nào bằng cách đánh giá về thời gian thực hiện hoặc thời gian từ lúc gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp đến lúc nhận hàng ở mỗi đơn hàng, mỗi nhà cung cấp. ERP không chỉ giúp kiểm soát quy trình, còn có thể phát hiện các vấn đề trong quy trình. ERP thực hiện vai trò phát hiện này bằng cách so sánh thông tin có được với chuẩn mong muốn (standard) do doanh nghiệp thiết lập sẵn để xác định quy trình có thực hiện như mong đợi hay không. Nếu thông tin được cung cấp bởi ERP chỉ ra rằng quy trình đang thực hiện dưới chuẩn thì công ty sẽ nhận biết một vài vấn đề đang tồn tại. Một vài vấn đề có thể được hệ thống phát hiện thường xuyên và tự động, một số vấn đề khác thì cần quản lý phân tích thông tin và đưa ra phương án xử lý. Ví dụ, hệ thống có thể tính toán ngày dự kiến mà đơn hàng cụ thể sẽ được giao và xác định ngày này có đáp ứng được chuẩn hay không. Hoặc hệ thống có thể tổng hợp để tính thời gian trung bình để hoàn thành mỗi đơn hàng trong tháng rồi và so sánh với chuẩn để xác định quy trình có đang làm việc như
188 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC mong đợi hay không. Đặc biệt trong quy trình sản xuất, nhà quản lý có thể cần biết những lỗi gì thường xảy ra trong quá trình sản xuất, lý do vì sao bị dừng dây chuyền sản xuất,… Việc kiểm soát quy trình sẽ giúp phát hiện vấn đề trong quy trình. Những vấn đề này có khi là dấu hiệu của một vấn đề rất cơ bản. Trong những trường hợp như vậy, ERP có thể giúp chẩn đoán nguyên nhân gây ra các triệu chứng bằng cách cung cấp cho nhà quản lý thêm thông tin và chi tiết hơn. Ví dụ, nếu thời gian trung bình để xử lý đơn hàng tăng hơn so với tháng rồi. Vấn đề này có thể chỉ là dấu hiệu của một vấn đề đơn giản, người quản lý có thể thử đào sâu hơn hoặc xem chi tiết thông tin để chẩn đoán vấn đề bên dưới. Để thực hiện điều này, nhà quản lý có thể yêu cầu phân tích chi tiết thông tin theo loại sản phẩm, khách hàng, vị trị, nhân viên, mỗi ngày trong tuần, thậm chí từng giờ trong ngày,... Sau khi xem xét thông tin chi tiết, nhà quản lý phát hiện rằng có thêm vài nhân sự mới trong kho so với tháng rồi và việc chậm trễ này xảy ra vì các nhân viên mới chưa quen thuộc với quy trình. Nhà quản lý có thể cho rằng vấn đề này sẽ tự khắc phục sớm theo thời gian khi nhân viên quen việc hơn và trong trường hợp này thì không cần xử lý gì thêm. Hoặc nhà quản lý có thể kết luận các nhân viên mới không được đào tạo và giám sát đầy đủ. Trong trường hợp này, công ty có thể thực hiện vài hành động để khắc phục vấn đề này (Magal & Word, 2017). Hoặc thời gian trung bình để một dây chuyền sản xuất một lệnh sản xuất cho một sản phẩm nào đó và xem xét những lý do nào làm chậm trễ lệnh sản xuất, nó xuất phát từ lỗi của máy móc hay lỗi cho con người. Tất cả những điều này cần có một hệ thống ERP tích hợp các dữ liệu xuyên qua các quy trình, phòng ban để có thể trích xuất, phân tích và có các nền tảng công nghệ bên dưới để hỗ trợ. Đối với doanh nghiệp sản xuất, ERP không chỉ tự động hóa quy trình, tối ưu các nguồn lực mà còn góp phần tăng năng suất lao động và giảm chi phí trong các quy trình sản xuất. Có thể thấy những tác động của hệ thống ERP đối với các doanh nghiệp sản xuất sao cho các chi phí được kiểm soát ở mức tốt nhất. Hệ thống ERP cho sản xuất không những giúp cho doanh nghiệp hoạch định, theo dõi tất cả hoạt động xuyên suốt quy trình quản lý sản xuất mà còn mở rộng ra toàn bộ chuỗi cung ứng, hỗ trợ hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp, cụ thể như: – Hoạch định Nhu cầu từ Đơn hàng & Kế hoạch kinh doanh. – Hoạch định Nhu cầu Nguyên vật liệu. – Hoạch định Kế hoạch sản xuất. – Hoạch định Nguồn lực và năng lực sản xuất của nhà máy. – Quản lý và kiểm soát quy trình cung ứng. – Quản lý và ghi nhận tiến độ sản xuất. – Kiểm soát chặt chẽ tồn kho. – Kiểm soát chi phí, giá thành sản xuất.
CHUYỂN ĐỔI SỐ: XU HƯỚNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ 189 Bên cạnh đó, hệ thống ERP giúp quản lý tiến độ sản xuất bằng các báo cáo liên tục tình hình sản xuất cũng như dự báo tình trạng sản xuất (trễ hạn, thiếu nguồn nguyên vật liệu, hiệu quả năng suất sản xuất giảm,...) giúp cho doanh nghiệp đưa ra giải pháp thích hợp nhất ở từng thời điểm, trường hợp cụ thể. 4. Giải pháp SAP S/4HANA với quy trình kinh doanh Design to Operate hỗ trợ toàn bộ chuỗi cung ứng trong doanh nghiệp sản xuất SAP S/4HANA là giải pháp quản lý doanh nghiệp với nền tảng công nghệ mới của SAP được xây dựng trên nền tảng bộ nhớ tiên tiến SAP HANA. Doanh nghiệp có thể lựa chọn để triển khai giải pháp trên đám mây, tại doanh nghiệp hoặc dưới dạng mô hình kết hợp, tích hợp các quy trình của doanh nghiệp với thông tin tức thời và hệ thống báo cáo trực quan tại thời điểm. Về cốt lõi, SAP S/4HANA kết hợp với ERP truyền thống cùng với dữ liệu từ các ứng dụng Internet of Things (IoT), các ứng dụng đám mây như Hybris hoặc Ariba và các nguồn hoặc hệ thống khác. Bằng cách này, nền tảng HANA mở ra cánh cửa cho những đổi mới như lập kế hoạch, dự đoán mô hình, hành vi tiêu dùng,… Mục tiêu đạt được với SAP S/4HANA: tăng tốc đổi mới để sáng tạo và đáp ứng nhu cầu khách hàng. SAP S/4HANA giúp kết nối các phòng ban và tích hợp các quy trình của doanh nghiệp, kết nối với thế giới kỹ thuật số nói chung. Như vậy, hệ thống giúp doanh nghiệp luôn đổi mới: khám phá các cơ hội mới, phát triển các mô hình kinh doanh mới, thúc đẩy doanh thu mới và giành được thị trường mới (“SAP S/4HANA”, n.d.). Digital Supply Chain From Design to Operate Design Operate Manufacture Deliver Hình minh họa chuỗi quy trình SAP Design to Operate Design-to-Operate (D2O) là chuỗi quy trình hỗ trợ cho quá trình sản xuất và chuỗi cung ứng trên nền tảng kỹ thuật số (Digital Supply Chain & Manufacturing) nhờ vào các hệ
190 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC thống doanh nghiệp tích hợp như hệ thống ERP và cung cấp cho doanh nghiệp một chuỗi cung ứng tích hợp liền mạch nhiều lợi ích nhờ vào các công nghệ thông minh có trong toàn bộ các chức năng của Chuỗi cung ứng kỹ thuật số, bao gồm các giai đoạn: Design (Thiết kế), Plan (Kế hoạch), Manufacture (Sản xuất), Deliver (Cung cấp) và Operate (Vận hành), chủ yếu từ góc độ Nhà sản xuất và Nhà điều hành và với nguyên tắc tập trung vào nền công nghiệp sản xuất. ERP với các modules cốt lõi nhằm hỗ trợ các quy trình chính trong một doanh nghiệp sản xuất như Chuỗi cung ứng sẽ có các lợi ích chính rõ ràng trong các giai đoạn của chuỗi như sau: Design: – Giảm thiểu thời gian đưa ra thị trường. – Giúp cải cách các vấn đề trong giai đoạn này một cách liên tục và bền vững. – Đáp ứng đúng được nhu cầu của khách hàng. Plan: – Có cái nhìn toàn diện, tổng quát về nhu cầu của các bên liên quan. – Cân đối tồn kho và mức độ cung cấp dịch vụ, hàng hóa. – Tăng khả năng dự báo chính xác. Manufacture: – Tối ưu hóa quá trình sản xuất và tối thiểu lãng phí. – Cải thiện sự phối hợp giữa các nhà thầu, nhà cung cấp. – Tăng khả năng đáp ứng và sự nhanh chóng. Deliver: – Cải thiện tốc độ, hiệu quả và sự bền vững. – Vận chuyển các đơn hàng liên tục một cách hoàn hảo và giảm chi phí. – Tăng mức độ tận dụng kho bãi và vận tải. Operate: – Quản lý vòng đời của tài sản vật chất (như máy móc, công cụ, dụng cụ,…) hiệu quả và bền vững. – Dự đoán và có thể mô phỏng (lập lịch) tần suất sử dụng tài sản vật chất. – Tránh thời gian chết, lãng phí của dây chuyền, nhân sự, nguồn tài nguyên do những sự cố nằm ngoài kế hoạch.
CHUYỂN ĐỔI SỐ: XU HƯỚNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ 191 Mô tả sơ lược các bước chính trong chuỗi Design to Operate (theo chiến lược Assemble-to-order): Nhận feedback của khách hàng - xác định Sell những yêu cầu Nhận đơn hàng của Lên lịch sản xuất thành Yêu cầu cải tiến sản (requirements) cho khách hàng phẩm phẩm Manufacture những sản phẩm mới hoặc thay đổi Tạo Thiết kế sản phẩm Design (Product design) và tạo Sản xuất thành phẩm và Thực hiện kiểm tra, bảo dữ liệu nền (master Nhận hàng, nhập kho theo dõi tiến trình dưỡng và sửa chữa data) cho sản phẩm trong hệ thống Procure Operate Chuyển giao cho sản Quản lý và theo dõi cho xuất và bộ phận khác có những vận chuyển cung Nhập thành phẩm vào Lên kế hoạch bảo liên quan để quản lý ứng đầu vào (Inbound kho dưỡng tài sản BOM và Routing delivery) Lên kế hoạch nhu cầu Mua sắm các thành Lên kế hoạch vận Kiểm soát tài sản với dữ của những thành phần phần để sản xuất các chuyển, lấy hàng, đóng liệu IoT, thực hiện phân (components) mới/thay cấu kiện, các bán thành gói và loading để tích đổi phẩm (subassemblies) chuyển hàng đi Deliver Lên kế hoạch nguồn Tạo lịch sản xuất tổng Thực hiện, theo dõi vận Nhập dữ liệu nền tài cung cho những thành (master production chuyển hàng đi và nhận sản (máy móc, công cụ, phần mới/thay đổi schedule) chứng từ vận chuyển dụng cụ,...) Plan – Chuỗi quy trình Design to Operate cho phép kích hoạt chuỗi cung ứng kỹ thuật số đầu cuối (end-to-end), từ thiết kế và lập kế hoạch đến sản xuất, logistics và vận hành. Phương pháp tiếp cận từ thiết kế đến vận hành kết nối liền mạch các quy trình kinh doanh, tận dụng các công nghệ thông minh và tạo ra một “tấm gương kỹ thuật số” (digital mirror) của toàn bộ chuỗi giá trị. “Gương kỹ thuật số” này giúp hiển thị và thực thi nhất quán từng bước trong tất cả các giai đoạn hoạt động. Giúp người quản lý có thể kiểm soát chi tiết hoặc tổng thể các quy trình, các hoạt động. – Luồng công việc và dữ liệu trải dài qua các chức năng, dẫn đến tính linh hoạt và nhất quán hơn. – Các doanh nghiệp cũng có thể mô phỏng tác động của các quyết định ở mỗi bước trong chuỗi giá trị và tối đa hóa tiềm năng đổi mới kinh doanh của họ. – Những khả năng này giúp giảm rủi ro cho các hoạt động và tài chính thông qua việc phát hiện sớm và tăng cường sự hài lòng của khách hàng thông qua việc giải quyết vấn đề nhanh chóng hơn (SAP SE, 2021).
192 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC Một ví dụ về doanh nghiệp đã triển khai và đưa vào vận hành hệ thống ERP SAP S4/HANA SAP S/4HANA là một trong số những giải pháp ERP thế hệ mới số 1 thế giới hiện nay. Tại Việt Nam, hiện có hơn 400 đơn vị lựa chọn giải pháp SAP là công cụ để quản trị và điều hành doanh nghiệp. SAP hỗ trợ thúc đẩy quá trình chuyển đổi số cho các doanh nghiệp để trở thành doanh nghiệp thông minh thông qua việc áp dụng công nghệ tiên tiến, quy trình kinh doanh chuẩn hóa, tinh gọn và tích hợp. Qua đó, các doanh nghiệp đạt được những bước phát triển bền vững, đem lại chất lượng phục vụ tối ưu cho khách hàng. Đề tài đưa ra một ví dụ về một tập đoàn với đa ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh đã triển khai S4/HANA trong 8 tháng và đưa vào vận hành cuối năm 2021. Hơn 50 năm hoạt động sản xuất và kinh doanh, thương hiệu Đồng Tâm đã khẳng định được vị thế của mình trên thị trường trong nước và quốc tế. Đồng Tâm Group liên tục mở rộng quy mô sản xuất và ngành nghề hoạt động, ứng dụng công nghệ hiện đại tại các Nhà máy, đa dạng hóa sản phẩm liên tục cho ra đời nhiều sản phẩm, dịch vụ được người tiêu dùng đón nhận và đánh giá cao, như: Gạch men – granite, gạch bông, ngói màu, sơn nước, cửa nhôm, cửa nhựa, thiết bị vệ sinh, bê tông, cọc, cống,... Vượt ra khỏi các ngành truyền thống, Đồng Tâm Group đã mạnh dạn mở rộng lĩnh vực đầu tư Bất động sản Khu công nghiệp, Khu đô thị, Logistics, cảng biển,… Theo đó, Đồng Tâm Group đặt mục tiêu chuyển đổi số để tiếp cận và ứng dụng các thành quả công nghệ thông tin tiên tiến nhất để vận hành trong quản trị doanh nghiệp và tạo ra giá trị tối ưu cho khách hàng. Ngày 02/4/2021, Đồng Tâm Group chính thức khởi động dự án SAP S/4HANA, hợp tác cùng những tập đoàn hàng đầu thế giới: – Đơn vị Cung cấp giải pháp: SAP Vietnam. – Đơn vị Tư vấn triển khai giải pháp: Deloitte Consulting Vietnam. – Đơn vị Cung cấp Dịch vụ hạ tầng Điện toán Đám mây: AWS Vietnam. – Đơn vị Tư vấn tiền triển khai (tổ chức, quy trình, KPIs): EY Vietnam. Với sự nỗ lực của Ban dự án cũng như toàn thể cán bộ - công nhân viên Đồng Tâm Group, hệ thống SAP S/4HANA đã chính thức vận hành kể từ ngày 15/12/2021 sau 8 tháng triển khai. Vào thời điểm Công ty chính thức vận hành hệ thống ERP thế hệ mới: SAP S/4HANA, Đồng Tâm Group đã có “niềm vui kép” khi vinh dự đón nhận bằng khen của UBND tỉnh Long An trao cho “Đơn vị tiên phong trong công cuộc chuyển đổi số”. Với sự tư vấn của Ernst & Young, Deloitte – một trong những đơn vị tư vấn hàng đầu thế giới, quá trình chuyển đổi số của Đồng Tâm đã diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và hoàn thành Dự án đúng như tiến độ dự kiến với quy mô lớn, tính chất phức tạp: – 9 công ty thành viên cùng triển khai đồng thời giải pháp SAP.
CHUYỂN ĐỔI SỐ: XU HƯỚNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ 193 – 12 phân hệ quản lý và 140 qui trình kinh doanh được thiết kế và triển khai. – 8 ngành nghề kinh doanh: Gạch, Ngói, Bê tông, Cống, Cọc, Cửa, Sơn, Thiết bị Vệ sinh. – Hợp nhất báo cáo tài chính 15 công ty thuộc tập đoàn. Trên cơ sở nền tảng công nghệ hiện đại: – Hạ tầng trên điện toán đám mây (Cloud Computing). – Sử dụng trên nhiều thiết bị: Desktop, Web và Mobile. – Tuân theo: chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS) và chuẩn mực Báo cáo tài chính Quốc tế (IFRS). – Hơn 250 kịch bản tình huống được thực hiện kiểm nghiệm và thực thi. – Hơn 100 chỉ tiêu KPI quản trị được thiết lập và đo lường hiệu quả. Theo ông Võ Quốc Thắng, Chủ tịch HĐQT Đồng Tâm Group: “Khi các dữ liệu tích hợp sẽ truy xuất thông tin một cách nhanh chóng, từ đó, giúp ban lãnh đạo Công ty đưa ra các quyết định kịp thời, chính xác, giảm thiểu các rủi ro, tiết kiệm chi phí, gia tăng lợi thế cạnh tranh, Đồng Tâm Group sẽ có thêm công cụ hữu ích trong mục tiêu tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, nâng cao chất lượng sản phẩm, phục vụ khách hàng ngày một tốt hơn”. (Đồng Tâm Group chính thức vận hành hệ thống ERP thế hệ mới SAP S/4HANA, 2021). 5. Lợi ích của ERP trong sản xuất Tích hợp và quản lý chuỗi cung ứng Quản lý hiệu quả luồng vào ra của vật liệu là rất quan trọng đối với bất kỳ tổ chức sản xuất nào. Hệ thống ERP hỗ trợ từng bước nghiệp vụ, từng khâu trong chuỗi cung ứng từ việc lên kế hoạch nguyên vật liệu, đặt hàng đến nhập hàng, quản lý sản xuất, cung ứng đơn hàng, xuất kho thành phẩm,… Thay vì để nhân viên tập trung vào quản lý thủ công tới từng chi tiết của mọi giao dịch thì chủ doanh nghiệp có thể triển khai phần mềm ERP để tự động hóa các hoạt động. Do đó, nhân viên có thể dành thời gian để tập trung vào công việc mang lại giá trị cao hơn. Kết nối các bộ phận Mọi người trong doanh nghiệp từ kỹ sư, công nhân sản xuất đến các phòng ban tài chính, bán hàng đều có thể theo dõi được quy trình sản xuất trong quyền hạn như xây dựng kế hoạch và hoạch định nguồn lực, thiết kế sản phẩm, quản lý tình trạng máy móc và kho hàng, tình trạng sản xuất,… Các nhân viên trong bộ phận khác nhau cũng có thể trích xuất các dữ liệu cần thiết hoặc có sẵn từ các nhân viên khác hoặc phòng ban khác để hoàn thành nhiệm vụ. Qua đó, các bộ phận phối hợp với nhau để thực hiện quy trình sản xuất nhanh chóng và hiệu quả hơn.
194 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC Giảm chi phí vận hành Với ERP sản xuất, doanh nghiệp dễ dàng hoạch định và kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro, phân bố nguồn lực phù hợp, tránh được việc lãng phí tài nguyên. Từ đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm chi phí từ việc sản xuất, vận hành và các hoạt động liên quan đến lưu trữ và ghi chép giấy tờ. Cải thiện lập kế hoạch sản xuất Hệ thống ERP không những hỗ trợ lên kế hoạch để đảm bảo nguyên vật liệu nhập kho đủ sử dụng và không quá dư thừa; quản lý việc mua sắm, định giá và thanh toán nguyên liệu, nó còn giúp quản lý thời gian làm việc của nhân viên cũng như vận hành và bảo trì máy móc để tối đa hóa kế hoạch sản xuất. Quản lý nhân viên và các tài nguyên khác Doanh nghiệp sản xuất nào cũng cần nhân viên phù hợp dù có tự động hóa đến đâu. Việc triển khai phần mềm ERP có thể giúp giải quyết các vấn đề nhân sự, chẳng hạn như lên lịch, ca làm việc cho nhân viên sản xuất, tiền lương, thời gian nghỉ, v.v. Khi cần quản lý một quy trình sản xuất riêng biệt cho sản phẩm được chuyển đến khách hàng, công ty có thể phân quyền cho một số nhân viên nhất định hoặc các tài nguyên khác như máy móc, công cụ dụng cụ, thiết bị để xử lý một số dây chuyền sản xuất nhất định. Nếu không có hệ thống phần mềm ERP, một tổ chức sẽ tốn thời gian và khó khăn trong việc sắp xếp nhân sự và các tài nguyên khác. Vậy nên phần mềm ERP rất cần thiết cho hoạt động sản xuất. Cải thiện trải nghiệm của khách hàng Cho phép khách hàng có thể dễ dàng đặt hàng hoặc tùy chỉnh đơn hàng theo yêu cầu và được giao hàng nhanh chóng, đúng hạn, điều này đảm bảo tính chính xác trong việc cung cấp tốt nhất cho nhu cầu của khách hàng. Giao hàng đúng hạn là rất quan trọng trong lĩnh vực sản xuất và việc duy trì dịch vụ để làm hài lòng khách hàng. Ngoài ra, khách hàng cũng có thể quản lý tiến độ, tình trạng của đơn hàng, kết quả, lộ trình vận chuyển. 6. Kết luận Tại thị trường Việt Nam, ERP xuất hiện từ những năm 2000. Đến giữa năm 2006 chỉ có khoảng 1.1% doanh nghiệp đưa vào triển khai ERP thành công (theo nguồn điều tra của Phòng Thương Mại và Công nghiệp Việt Nam VCCI). Đến năm 2008, số liệu thống kê cho biết tỉ lệ doanh nghiệp ứng dụng ERP là 7%. Nhu cầu đầu tư vào công nghệ thông tin đã có sự chuyển biến tích cực dù chưa thực sự cao (Theo báo cáo tình hình ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong doanh nghiệp). Đến năm 2014, tỷ lệ doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP đã lên đến 17% (theo VECITA, 2014) (“Tình hình ứng dụng ERP”, n.d.).
CHUYỂN ĐỔI SỐ: XU HƯỚNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ 195 Tính đến nay, ERP đã trở thành một xu thế ngày càng phổ biến trong các doanh nghiệp đa quy mô, đa lĩnh vực tại Việt Nam. ERP đã trải qua hơn 20 năm tại Việt Nam nhưng vẫn không bão hòa vì tầm quan trọng, những vai trò, lợi ích đã trình bày ở trên và một phần cũng vì chính các nhà cung cấp giải pháp ERP cũng không ngừng cải tiến, phát triển, nâng cao, đổi mới dựa trên những nền tảng, xu thế công nghệ mới luôn luôn thay đổi. Tài liệu tham khảo Dương Quang Thiện (2007). Phân tích & Thiết kế Hệ thống thông tin quản trị Xí nghiệp. TPHCM: Nhà xuất bản Văn hóa Sài Gòn. Erlend, A., & Odd, J. S. (2020). ERP Systems for Manufacturing Supply Chains: Applications, Configuration, and Performance. Taylor & Francis Group, LLC. Magal, S. R. & Word, J. (2017). Essentials of Business Processes and Information Systems. USA: John Wiley & Sons. SAP SE (2021). Integrated Business Processes in SAP S/4HANA. SAP S/4HANA. (n.d.). Truy xuất từ https://abeoinc.com/vi/sap-s4-hana/ https://baolongan.vn/dong-tam-group-chinh-thuc-van-hanh-he-thong-erp-the-he-moi-sap-s- 4hana-a127146.html https://beetechcom.vn/tin-tuc/tinh-hinh-ung-dung-erp-tai-viet-nam.html https://digital.fpt.com.vn/linh-vuc/vai-tro-erp-trong-chuyen-doi-so.html https://skytechkey.com/tin-tuc/xu-huong-chuyen-doi-so-doanh-nghiep-trien-khai-erp-2022/