Vấn đề phục vụ tiệc trong tổ chức sự
kiện
Ẩm thực luôn là mối quan tâm của các nhà tổ chức sự kiện, là một khâu quan
trọng để đánh giá sự thành công của một event. Trong một sự kiện có sự
tham gia của khâu F&B thì việc đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ, khách
hàng hài lòng không phải là chuyện dễ dàng, hãy cùng chúng tôi xem làm thế
nào để việc này không còn là mối bận tâm của bạn.
Lựa chọn địa điểm:
Nếu trong một event, khách hàng chịu trách nhiệm về địa điểm và phần tiệc thì
quá tốt, bạn chỉ phải lo khâu tổ chức mà thôi. Tuy nhiên, có một số khách hàng sẽ
giao luôn phần việc này cho bạn. Sẽ vô cùng thuận lợi nếu nơi bạn tổ chức là một
khách sạn hay một trung tâm hội nghị nổi tiếng, vì khâu phục vụ của họ sẽ cực kỳ
chuyên nghiệp. Ngoài ra, họ còn có thể tư vấn cho bạn về đồ ăn, thức uống và đặt
tiệc như thế nào cho tiết kiệm ngân sách,...Nhưng nếu bạn tổ chức ở một địa điểm
khác (như tại nhà máy cho những công nhân chẳng hạn, hoặc tiệc ngoài trời trong
khuôn viên công ty của khách hàng) thì có rất nhiều điều để bạn phải lưu ý, hãy
xem bên dưới để tham khảo những điều cần thiết trong việc phục vụ tiệc cho
event.
Loại hình tiệc phục vụ:
Việc cần làm đầu tiên là liên hệ với mục đích mà sự kiện của bạn cần đạt được để
dễ dàng xác định loại hình phục vụ, bữa ăn chính hay là tiệc cooktail, breakfast
nhẹ nhàng, set menu hay buffet…Tiệc phải trang trọng hay cần tạo sự gần gũi,thân
thiện, - điều này còn có ích cho việc chọn thực đơn và bố trí bàn tiệc.Ví dụ một
buổi tiệc cần sự giao lưu, găp gỡ thân mật thì nên kê dãy bàn dài, tổ chức tiệc
đứng, để khách tự do lựa chọn món ăn và gặp gỡ nhau. Trong một sự kiện có
nhiều thành phần tham dự thì nên chia thành khu riêng, sắp xếp chỗ ngồi trước cho
khách VIP.
Dự trù kinh phí cho buổi tiệc:
Đây là khâu quan trọng tiếp theo, hãy xác định ngân sách của bạn là bao nhiêu cho
phần tiệc, liên hệ với bên cung cấp dịch vụ, xác định rõ họ chỉ lo phần đồ ăn uống
hay bao gồm trọn gói nhân viên phục vụ và quản lý trong suốt bữa tiệc.Chi tiêu
trong khoản định trước nhưng phải cố gắng làm sao cho có nhiều sự lựa chọn.
Tránh việc thiếu hụt đồ ăn thức uống gây ấn tượng không tốt cho khách mời, cũng
không nên để đồ dư thừa lãng phí, thâm hụt ngân sách. Việc xác định trước số
lượng khách mời để chuẩn bị một lượng vừa đủ không có gì là quá khó khăn, bạn
cần dự trù trước khoàn dự phòng cho khách đi kèm. Chi phí hoạch toán phải bao
gồm khoản cố định và khoản phát sinh ngoại trừ tiền thực phẩm và người phục vụ.
Lựa chọn thực đơn:
Xây dựng thực đơn nên cần chú ý đến loại hình tiệc, số lượng, thành phần khách
tham dự. Không cần quá nhiều món mà chủ yếu món ăn cần mới lạ, có điểm nhấn,
thu hút sự chú ý, những món ăn địa phương, đặc sản vùng miền, món ăn theo mùa
là những gợi ý hay. Cần tránh những món ăn có xương hoặc quá nhiều nước, thức
ăn dai, gây bất lợi cho khách mời khi ăn ở chỗ đông người. Khẩu phần ăn của từng
người ra sao, bao nhiêu món, tính toán sao cho hợp lý, vừa đủ.
Nếu sự kiện yêu cầu tính chuyên nghiệp cao thì bạn cần phải xác định có bao
nhiêu khách mời dị ứng với các món ăn phục vụ để có món thay thế (nếu thực đơn
không thể thay đổi hoặc đó là sự lựa chọn tốt nhất). Đối với đồ uống, bạn sẽ phục
vụ rượu mạnh, sâm banh hay thức uống thông thường, những loại đồ uống tốn
nhiều tiền cần giới hạn sự chọn lựa hay hạn chế số lượng cho một số bàn tiệc.
Lựa chọn thức ăn phù hợp theo mùa cũng rất quan trọng. Ví dụ mùa hè thì phục vụ
các món ăn mát mẻ, mùa đông phục vụ các món cay nóng.
Bố trí bàn tiệc:
Khâu phục vụ tốt sẽ góp phần làm nên bữa tiệc thành công. Việc bố trí bàn tiệc
cần phù hợp với mục đích buổi tiệc như đã nói ở trên. Điều cần tránh là nhà bếp
quá gần không gian tổ chức tiệc. Sẽ không hay tí nào nếu khách nhìn thấy khâu
chế biến thực phẩm hay để mùi xào nấu bay vào. Nếu có thể bạn nên sắp xếp trước
chỗ ngồi cho khách và thông báo một cách rõ ràng để tránh nhầm lẫn. Tuy nhiên,
việc này cũng không cần quá tỉ mỉ, trong một bàn tiệc không cần phải định rõ
khách ngồi ghế nào để họ có thể lựa chọn vị trí và ngồi cạnh người mình thích.
Các bàn tiệc nhất định phải đánh số để tiện lợi cho việc phục vụ. Nếu sự kiện chia
làm nhiều buổi,nhiều lần phải tăng số lượng người phục vụ, thưởng thêm để có
được thái độ phục vụ tốt nhất.
Cung cách phục vụ:
Nhân viên phục vụ cần hiểu rõ công việc họ làm, khu nào, khách nào, bàn tiệc
nào, món gì phãi biết rõ. Với đồ uống, tiệc rượu cần có người rót rượu cho khách.
Nếu có khu quầy bar riêng thì phải có quản lý,phân chia tốt để không tập trung quá
đông tại cùng một thời điểm. Một nền nhạc nhẹ, phù hợp sẽ tạo không khí tốt cho
bữa tiệc , khiến mọi người tập trung vào sự kiên hơn. Toàn bộ việc này nên liên
lạc bàn bạc trước với bên cung cấp dich vụ để phối hợp cho tốt.
Vệ sinh an toàn thực phẩm:
Cuối cùng, các bạn nên chú ý về vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm. Cần phải biết
rõ nguồn gốc thực phẩm, chế biến vệ sinh, an toàn dù bạn có trực tiếp phục vụ hay
không. Việt Nam là xứ nhiệt đới, bạn nên đặc biệt quan tâm vấn đề bảo quản thực
phẩm để không đổi mùi, biến sắc khi để lâu chờ phục vụ. Nếu sự kiện tổ chức
ngoài trời bạn nên chú ý đến các loại côn trùng có thể bu đậu vào đồ ăn thức uống.
Dụng cụ, bộ đồ ăn, khăn ăn cũng cần bảo đảm vệ sinh tuyệt đối. Nên nhớ, chỉ cần
một lỗi nhỏ trong khâu vệ sinh cũng để lại ấn tượng rất xấu với khách mời, phá
hỏng mọi cố gắng của bạn.