10 lỗi cần tránh khi gửi email cho đối tác

Chia sẻ: Nguyễn Phương Linh Phương | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:8

Thêm vào BST

Báo xấu

54
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Hãy tưởng tượng một chiếc thuyền nhỏ đang trôi nổi bồng bềnh trên biển, nước ào ào đổ qua một lỗ Bạn có thấy thư điện hổng ở thân thuyền. Một tử trên không? Đừng thủy thủ đang điên cuồng bao giờ gửi bất cứ điều tát nước, nhưng dù cho anh gì như thế này. ta có cố gắng bao nhiêu, dòng nước dướng như

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: 10 lỗi cần tránh khi gửi email cho đối tác

10 lỗi cần tránh khi gửi email cho đối tác Hãy tưởng tượng một chiếc thuyền nhỏ đang trôi nổi bồng bềnh trên biển, nước ào ào đổ qua một lỗ Bạn có thấy thư điện hổng ở thân thuyền. Một tử trên không? Đừng thủy thủ đang điên cuồng bao giờ gửi bất cứ điều tát nước, nhưng dù cho anh ta có cố gắng bao nhiêu, gì như thế này. nước dướng như dòng không bao giờ rút đi – những cơn sóng vẫn tạt liên hồi vào anh ta. Đó chính là phép ẩn dụ cho lượng thư công việc trung bình nhận được của hòm thư điện tử. Mặc dù ngày càng nhiều phương tiện công nghệ truyền thông ra đời, nhưng e-mail vẫn ngự trị tối cao trong lĩnh vực công việc: Một nghiên cứu gần đây
thậm chí còn cho thấy rằng việc đọc thư điện tử đã tiêu tốn hầu hết thời gian sử dụng điện thoại di động của người Mỹ. Với tình trạng trên, hãy cố gắng tối đa để cho những email của bạn không bị nhà tuyển dụng hay đối tác loại bỏ. Dưới đây là 10 lỗi cơ bản mà bạn nên tránh khi gửi email: 1. Dạng email “la hét” Bạn đã bao giờ nhận được một e-mail như thế này chưa? Dòng tiêu đề: KHÁCH HÀNG CỦA TÔI CẦN NÓI CHUYỆN VỚI ÔNG NGAY LẬP TỨC! Nhớ rằng: Khi bạn gõ chữa hoa tất cả mọi chữ, bạn đơn giản đang tự so sánh mình với một người cáu kỉnh, điên cuồng, đang la hét về hạn chót thời gian (trong khi thực sự khách hàng của bạn lúc này đã dịu đi). Dĩ nhiên, không ai muốn nói chuyện với bạn. 2. Sử dụng quá nhiều phông chữ khác nhau
Không ai muốn đọc một email với quá nhiều font chữ lộn xộn khác nhau, cho dù là để nhấn mạnh hay để trang trí. Hãy để cho người nhận ấn tượng về những điều bạn trình bày trong thư hơn là cách lựa chọn font chữ của bạn. Hãy tránh xa những font chữ màu hồng và chữ ký Word Art giống như hoa rơi trên đồ họa. Những kiểu thể hiện này chỉ phù hợp với email cá nhân. 3. Viết sai tên người nhận Trừ khi bạn vô cùng ngu ngốc, già cả hoặc không biết chữ, không có lý do gì để chấp nhận việc viết sai tên đối tác kinh doanh, vì tên này thường thường đã xuất hiện trong địa chỉ e-mail của họ khi họ gửi thư tới bạn. Nếu bạn dễ viết sai lỗi chính tả, thì tốt nhất là copy và dán lại địa chỉ đã có. 4. Chèn thêm các biểu tượng cảm xúc
Có thể, khi viết thư cho người thân hoặc bạn bè, những biểu tượng cảm xúc như khuôn mặt cười, trái tim… là điều có thể chấp nhận. Nhưng một đối tác kinh doanh sẽ đánh giá rằng bạn không nghiêm túc nếu như bạn chèn thêm những biểu tượng này trong email. Và đôi khi, biểu tượng mặt cười để làm dịu đi tình hình căng thẳng giữa các bên lại có thể phản tác dụng. 5. Chào hỏi thân mật quá mức "Chào Sar-Sar thân mến! Là tôi đây! Tôi muốn báo cho bạn biết về một sản phẩm siêu đẳng mới, hãy thử nó đi, rồi bạn sẽ thấy. Nó sẽ rất phù hợp với bạn đấy. Chẳng phải bạn đang có một cuộc sống tràn đầy tình cảm nóng bỏng, nhưng lại muốn tránh đi những thứ nóng bỏng khác như khí hậu chẳng hạn (bạn biết tôi muốn nói về điều gì rồi đấy!)” Nếu bạn là người nhận thư, bạn có sẵn sàng trả lời mẫu quảng cáo máy điều hòa nhiệt độ này không.
Chắc chắn không một đối tác nghiêm túc nào lại muốn nhận những bức thư thân mật quá đáng như trên. 6. Lan man, dông dài Hãy đi thẳng vào vấn đề. Nhớ rằng các đối tác kinh doanh hay các nhà tuyển dụng thường rất bận rộn. Nếu như họ đã đọc đến câu thứ ba, cùng lắm là câu thứ năm trong email của bạn mà vẫn không hiểu được bạn muốn gì, thì chắc chắn bức thư của bạn sẽ bị loại. 7. Tiêu đề không rõ ràng Bạn có tin tức quan trọng cần thông báo? Nên đưa ngay tin tức đó vào dòng tiêu đề thư của bạn. Ẩn đi một một thông tin quan trọng đằng sau một tiêu đề vô thưởng vô phạt như “Hey” sẽ không gây được bất kỳ một sự chú ý nào từ phía người nhận. 8. Liên tục gửi email trong một thời gian ngắn
Có thể bạn đang cần câu trả lời một cách khẩn cấp, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn cứ liên tục gửi hàng chục email với cùng một nội dung đến đối tác của bạn. Không nên quá sốt ruột. Hãy chờ ít nhất 24 giờ trước khi gửi một e-tiếp theo tới đối tác, trừ khi bạn đang ở một trường hợp quá khẩn cấp, trong trường hợp này nếu như không nhận được hồi âm của đối tác, bạn có thể liên lạc trực tiếp bằng điện thoại hoặc nhờ một ai đó có quan hệ với đối tác của bạn giúp đỡ. 9. Sử dụng clip nghệ thuật Chắc chắn một người bình thường nào cũng sẽ đủ thông minh để tìm ra lý do tại sao điều này là không chấp nhận được. Trừ những trường hợp đặc biệt như đối tác của bạn là các công ty quảng cáo hoặc sản xuất phim ảnh, chắc chắn những đối tác kinh doanh thuần túy sẽ cảm thấy bực mình, thậm chí là bị xúc phạm khi thay bằng
nhận được một email nghiêm túc, lại nhận được một clip nghệ thuật, trong đó bạn đóng vai chính, và vừa nghiêng đầu, vừa tuyên bố kế hoạch kinh doanh trong màn mưa hoặc tuyết rơi. 10. Không sử dụng đúng phương pháp liên lạc Đừng bao giờ gửi một thông điệp làm ăn kinh doanh trên Facebook. Tại sao vậy? Bởi vì Facebook là nơi bạn truy cập để tán gẫu với bạn bè, xem lại những bức ảnh thời trung học hay những video của các buổi sinh nhật hoặc picnic; chứ không phải là nơi bàn bạc kế hoạch kinh doanh. Gửi kế hoạch kinh doanh qua Facebook cũng giống như đi lang thang vào một buổi tiệc, khi mọi người đã quá say và hy vọng mọi người lắng nghe bạn nói về số liệu bán hàng. Nếu bạn gặp vấn đề về tìm kiếm thông tin liên hệ nghề nghiệp của ai đó, thì có thể gửi cho anh ấy hoặc cô ấy tin nhắn trên Facebook hay Twitter yêu cầu họ
cung cấp các thông tin đó, nhưng không nên thực hiện toàn bộ cuộc thảo luận trên những trang mạng xã hội này. Thu Trang (theo cnn)