150 câu hỏi đáp về Nghiệp vụ hành chính văn phòng: Phần 2 - TS. Nguyễn Thị Thu Vân và ThS. Nguyễn Thị Thu Hà

Chia sẻ: Banhbeodethuong | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:42

Thêm vào BST

Báo xấu

121
lượt xem 11
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nội dung cuốn sách "150 câu hỏi đáp về Nghiệp vụ hành chính văn phòng" gồm ba phần: Phần I Tổng quan về văn phòng; Phần II Các nghiệp vụ văn phòng chủ yếu; Phần III Quản trị văn phòng. Cùng tham khảo tiếp nội dung phần 2 cuốn sách sau đây.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: 150 câu hỏi đáp về Nghiệp vụ hành chính văn phòng: Phần 2 - TS. Nguyễn Thị Thu Vân và ThS. Nguyễn Thị Thu Hà

Phần III QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Câu hỏi 142: Thế nào là quản trị văn phòng? Trả lời: Khái niệm quản trị văn phòng liên quan đến khái niệm văn phòng hiểu theo nghĩa rộng hay khái niệm theo nghĩa hẹp. Nếu hiểu văn phòng chính là cơ quan, tổ chức nói chung thì quản trị văn phòng là hoạt động quản lý và điều hành một cơ quan, tổ chức. Còn nếu hiểu văn phòng là bộ phận tổng hợp, tham mưu và phục vụ của cơ quan, tổ chức thì quản trị văn phòng là hoạt động quản lý và điểu hành bộ phận tổng hợp, tham mưu và phục vụ của một cơ quan, tổ chức. Trong phần này, quan niệm quản trị văn phòng theo nghĩa thứ hai (nghĩa hẹp). Câu hỏi 143: Thê nào là nhà quản trị văn phòng? Trả lời: Nếu quan niệm quản trị văn phòng theo nghĩa rộng thì nhà quản trị văn phòng chính là người lãnh đạo. quản lý cơ quan, tổ chức (chính lầ người đứng đầu cơ quan, tổ chức và cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức). 229
Nếu quan niệm quản trị văn phòng theo nghĩa hẹp thì nhà quản trị văn phòng là những người được trao quyền lãnh đạo bộ phận văn phòng (thông thường gồm chánh văn phòng và một sô' phó chánh văn phòng). Trong phần này, quan niệm nhà quản trị văn phòng theo nghĩa thứ hai (nghĩa hẹp). Câu hỏi 144: Quản trị văn phòng có những chức năng gì? Trả lời: Dù quản trị bất cứ đối tượng nào, nhà quản trị đều phải thực hiện đồng thòi các chức năng như: hoạch định, tổ chức, điểu hành và kiểm tra. Hoạt động quản trị văn phòng cũng vậy. 1.C hức n ă n g h oach d in h Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu của tổ chức và biện pháp để đạt mục tiêu ấy. Hoạch định bao gồm hai loại: hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp: + Hoạch định chiến lược là việc xác định mục tiêu của tổ chức và các biện pháp để đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian nhất định, về mặt thòi gian, hoạch định chiến lược thường bao gồm công việc trong nhiều năm. vể phạm vi, hoạch định chiến lược thường bao quát toàn bộ các lĩnh vực công tác của tổ chức. + Hoạch định tác nghiệp là việc xác định các chỉ tiêu, nội dung công tác cụ thể mà tổ chức phải thực hiện 230
trong quá trình thực hiện hoạch định chiến lược. Hoạch định tác nghiệp còn gọi là hoạch định ngắn hạn, hoạch định chiến thuật, hoạch định lĩnh vực. Nói một cách khác, hoạch định tác nghiệp là quá trình đưa ra những quyết định ngắn hạn, cụ thể để thực hiện hoạch định chiến lược. - Nội dung hoạch định trong quản trị văn phòng: Theo chức năng, nhiệm vụ được giao, nội dung hoạch định trong quản trị văn phòng bao gồm các công việc chủ yếu dưới đây: + Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan; + Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của văn phòng; + Hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hội của cơ quan và của lãnh đạo cơ quan; + Hoạch định các chuyên đi công tác của lãnh đạo cơ quan; + Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan; + Hoạch định tài chính, kinh phí bảo đảm cho cơ quan hoạt động, V . V . . - Tác dụng của hoạch định trong quản trị văn phòng: + Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở đường của hoạt động quản trị văn phòng. Có xác định được mục đích chương trình, kế hoạch mối có căn cứ để triển khai công việc cụ thể. Các chức năng khác của quản trị văn phòng phải căn cứ vào kết quả của hoạch định để thực hiện. + Hoạch định có tác dụng làm tăng tính chủ động, 231
giảm tính bị động trong công tác của văn phòng nói riêng và của cả cơ quan nói chung. + Hoạch định là căn cứ để triển khai đồng bộ và có trọng tâm, trọng điểm công tác của văn phòng trong thòi gian nhất định, tạo sự phối hợp của các đơn vị và cá nhân trong việc thực hiện công tác văn phòng. - Phương pháp thực hiện chức năng hoạch định trong quản trị văn phòng: Vê phương pháp chung, công tác hoạch định được tiến hành theo trình tự: Xác định mục đích, yêu cầu, khảo sát đánh giá tình hình hiện tại, xác định nội dung công việc, xác định điều kiện thực hiện, tổ chức thực hiện, đánh giá kết quả.- Trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch, đề án công tác phải xác định rõ ràng, cụ thể các nội dung: Làm việc gì? Tại sao phải làm? Làm như th ế nào? Ai làm? Làm ở đâu? Bao giờ làm? (What? Why? How? Who? Where? When?). Để hoạch định có kết quả tốt, cần phải có các công cụ hoạch định, căn cứ các lĩnh vực hoạt động khác nhau ta có các công cụ hoạch định khác nhau nhưng nhìn chung hoạch định có các công cụ sau: Lịch làm việc hằng ngày; Lịch công tác tuần; Chương trình công tác hằng tháng... 2. Chức n ă n g t ổ chức Tổ chức là quá trình nghiên cứu, thiết lập một cơ cấu hợp lý các mối quan hệ giữa các thành viên trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của tổ chức. 232
- Tiến trình tổ chức: + Xác định chức năng của tổ chức; + Xác định các lĩnh vực hoạt động của tổ chức; + Xác định các nội dung công tác chính ở từng lĩnh vực hoạt động; + Xác định các cơ cấu của tổ chức; + Xác định chức năng, nhiệm vụ của từng cơ cấu; + Xác định mối quan hệ giữa các cơ cấu; - Nội dung tổ chức trong quản trị văn phòng: + Thành lập đơn vị làm công tác văn phòng: Khi cơ quan được thành lập, thông thường đơn vị tổ chức làm công tác văn phòng được thành lập (có cơ quan gọi là văn phòng cũng có cơ quan gọi là phòng hành chính - quản trị - tổ chức hoặc phòng hành chính - tổ chức). Nhiều cơ quan, do khôi lượng công việc ít, biên chế có hạn, công tác văn phòng có thể được giao cho một người chuyên trách hoặc kiêm nhiệm. Chức năng của các nhà quản trị là sau khi có văn phòng (hoặc phòng hành chính - quản trị) rồi thì phải tiếp tục nghiên cứu xác định xem trong văn phòng (hoặc phòng hành chính - quản trị) có cơ câu tổ chức nào nữa không. Nếu có thì gồm những đơn vị nào? Tên gọi của các đơn vị đó là gì? Chẳng hạn: “Trong văn phòng có hoặc không có các phòng? Nếu có thì đó là các phòng nào?”; “Trong phòng hành chính - quản trị có hoặc không có các tổ? Nếu có thì đó là tổ nào?”. + Xác dịnh chức năng, nhiệm vụ, quyển hạn và phạm vi hoạt động của đơn vị làm công tác văn phòng. 233 L
Sau khi thiết kế bộ máy, nhà quản trị có trách nhiệm nghiên cứu, xác định đầy đủ, rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cả đơn vị và của từng cơ cấu tổ chức trong đơn vị làm công tác văn phòng. Kết quả của việc nghiên cứu được biên tập và ban hành văn bản để làm cơ sở thực hiện trong quá trình quản trị. + Xác định nhân lực làm công tác văn phòng Nhân lực làm công tác văn phòng ở đây bao gồm tất cả những người thuộc quyền quản lý và điều hành của lãnh đạo văn phòng. Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động của văn phòng, nhà quản trị nghiên cứu, đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định các vân đê vê: tổng sô' lao động của văn phòng là bao nhiêu người, trong đó xác định cụ thể, hợp lý các chỉ sô" về lao động thuộc biên chế nhà nước, lao động hợp đồng, trình độ văn hoá, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, giới tính, độ tuổi, V . V . . + Phân bổ lao động về các tổ chức của văn phòng Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, căn cứ vào tổng sô" biên chế, trình độ cán bộ và nhu cầu công tác, nhà quản trị có trách nhiệm phân bổ nguồn lực được giao vào các vị trí công tác cho phù hợp. + Nhà quản trị thực hiện chức năng tổ chức trong quản trị văn phòng phải bảo đảm các yêu cầu: tổ chức bộ máy gọn nhẹ, xác định chức năng, nhiệm vụ phân công, phân nhiệm rõ ràng: tránh chồng chéo hoặc bỏ sót việc không có đơn vị nào. người nào đảm nhận; phát huy được 234
khả năng của mỗi thành viên và tạo ra sức mạnh chung của cả văn phòng. 3. Chức n ă n g qu ản tr ị n h ản lực - Khái niệm: Quản trị nhân lực trong quản trị văn phòng là hoạt động của nhà quản trị đôi vối lực lượng lao động thuộc văn phòng cơ quan. - Nội dung quản trị nhân lực trong quản trị văn phòng: + Hoạch định nguồn nhân lực: đánh giá tình hình nhân lực hiện tại, dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai. + Tuyển dụng nhân sự: tìm kiếm, thi, tuyển nhân lực vào các vị trí công tác còn thiếu người đảm nhiệm; thực hiện các biện pháp hỗ trợ trong khi chưa tuyển được người mới. + Sử dụng nhân lực: nghiên cứu và phân công nhiệm vụ, đánh giá thành tích, đãi ngộ đôi với con người thuộc tổ chức. + Phát triển nguồn nhân lực: đào tạo đội ngũ cán bộ hiện có nhằm nâng cao khả năng lao động, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ mới của văn phòng. Quản trị nhân lực là chức năng có tầm quan trọng đặc biệt của quản trị văn phòng. Bởi lẽ tập thể con người của văn phòng là lực lượng quyết định nhất sự thành công hay th ấ t bại của công tác văn phòng. Lực lượng lao động trong văn phòng muốn phát huy được sức mạnh nhất th iết phải’ thông qua vai trò của nhà quản trị văn phòng. 235
4. Chức n ă n g k iểm tra - Khái niệm: Kiểm tra trong quản trị văn phòng là những hoạt động có nội dung so sánh, đốì chiếu giữa hiện trạng văn phòng vối các căn cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả và uốn nắn những sai lệch so vối mục tiêu đã đề ra. - Nội dung kiểm tra trong quản trị văn phòng: + Kiểm tra hành chính: là kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế công tác, quy trình công việc... Thực chất của việc kiểm tra này là kiểm tra lại chính mình, kiểm tra quản trị. + Kiểm tra công việc: căn cứ vào chương trình, kế hoạch, chỉ tiêu để ra, công tác kiểm tra xác định kết quả đạt được ở tất cả các lĩnh vực công tác của văn phòng. + Kiểm tra nhân sự: nội dung này nhằm xem xét việc thực hiện các quy chế làm việc trong văn phòng; đánh giá khả năng chuyên môn của cán bộ, nhân viên văn phòng. - Phương pháp kiểm tra: Công tác kiểm tra muôn đạt kết quả phải có “thước đo” để làm chuẩn mực. “Thước đo” đó chính là các chỉ tiêu, các quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước nói chung, của ngành có liên quan và của cơ quan, của văn phòng đã để ra. Trên cơ sở quy định đó, so sánh hiện trạng công việc của văn phòng với chuẩn mực, đánh giá kết quả đạt được ở từng công việc, từng cá nhân, đơn vị và của cả văn phòng. 236 À
- Tác dụng của kiểm tra trong quản trị văn phòng: Kiểm tra là chức năng quan trọng của nhà quản trị. Chức năng kiểm tra gắn liền với các chức năng khác của quản trị như: hoạch định, tổ chức, quản trị nguồn nhân lực. Thông qua kiểm tra, nhà quản trị sẽ đánh giá tình hình của văn phòng, uốn nắn sai lệch để tiếp tục nâng chất lượng công tác văn phòng lên bưốc cao hơn. Như vậy, kiểm tra là để thực hiện mục tiêu, chương trình kế hoạch; kiểm tra để uốn nắn; kiểm tra để phát triển. Câu hỏi 145: N hiệm vụ của quản trị văn phòng là gì? Trả lời: Những nhiệm vụ chủ yếu của quản trị văn phòng bao gồm: - Bảo đảm thông tin phục vụ lãnh đạo: Thông tin là nhu cầu thường xuyên, không thể thiếu trong hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo. Nó có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả hoạt động của tổ chức nói chung và hoạt động quản trị văn phòng nói riêng. Vì vậy, bảo đảm thông tin phục vụ lãnh đạo là nhiệm vụ xuyên suổt trong hoạt động của văn phòng. - Xây dựng kế hoạch và tổ chức việc thực hiện kê hoạch công tác của cơ quan: Lập kế hoạch là một trong những nhiệm vụ quan trọng và là nhiệm vụ chính trong hoạt động của văn phòng. Bởi, kế hoạch công tác giúp cho tổ chức chủ dộng 237-
trong giải quyết công việc, tránh sự chồng chéo, mâu thuẫn và đem lại kết quả cao trong chỉ đạo, điều hành. Đó là các loại kê hoạch của cơ quan: kế hoạch công tác hằng năm, kê hoạch công tác hằng quý, kê hoạch công tác hằng tháng, kế hoạch công tác hằng tuần (lịch làm việc tuần), lịch làm việc hằng ngày... - Tham gia tổ chức, phục vụ các cuộc hội họp của cơ quan Văn phòng có nhiệm vụ tham gia tổ chức và phục vụ các cuộc hội họp cụ thể của cơ quan. Văn phòng tham gia vào việc tổ chức cũng như phục vụ cuộc họp ở tất cả các khâu của quy trình một cuộc họp cụ thể của cơ quan như khâu chuẩn bị, khâu tổ chức và khâu sau khi kết thúc cuộc họp. - Tổ chức các chuyên đi công tác của lãnh đạo cơ quan Văn phòng có nhiệm vụ chuẩn bị và tham gia tố chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan. Hoạt động của văn phòng tố chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan bao gồm các công việc chính như: lập kế hoạch di công tác, chuẩn bị trước chuyến đi (cung cấp thông tin về đoàn đi công tác cho cơ quan, đơn vị sẽ đến), chuẩn bị nội dung công tác, chuẩn bị phương tiện giao thông, kinh phí và những nội dung khác có liên quan. - Thực hiện công tác lễ tân Văn phòng thực hiện công tác lễ tân trong cơ quan nhà nước. Đó chính là việc thực hiện những nghi thức, thủ tục trong việc đón, tiễn, giao tiếp với khách. Khách ở đây thường gồm: công dân đên công sở; đôi tác hoặc khách đến giao dịch, thăm viếng: khách nước ngoài. Vì 238
vậy, công tác lễ tân của văn phòng chính là công tác tiếp dân; công tác tiếp khách của lãnh đạo cơ quan; công tác tiêp khách đên giao dịch, thăm viếng; công tác tiếp khách nước ngoài. Mỗi đôi tượng trên có những đặc trưng riêng biệt, cần phải dựa trên những nguyên tắc lễ tân nói chung và căn cứ vào những đặc trưng riêng biệt của từng đôi tượng đó để có cách ứng xử cho phù hợp và hiệu quả. Câu hỏi 146: Nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng là gì? Trả lời: Nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng bao gồm: 1.H oach dinh công việc hành chính trong cơ quan Việc hoạch định công việc hành chính trong cơ quan được thực hiện bằng cách lên kế hoạch cho các công việc hành chính của cơ quan. Nhà quản trị văn phòng phải coi trọng việc lập kế hoạch cho các công việc hành chính của cơ quan. Vì các công việc hành chính là thường xuyên và đa dạng nên nếu có kê hoạch thì công việc hành chính của cơ quan sẽ trôi chảy và tập trung vào các mục tiêu, đồng thòi có ưu tiên các mục tiêu khác nhau của cơ quan. Có kê hoạch thì có thể ứng phó được các tình huông phát sinh trong quá trình quản trị văn phòng. Có kê hoạch cho các công việc hành chính của cơ quan thì nhà quản trị văn phòng mới có điều kiện cho công tác kiểm tra, kiểm soát. 239
2. Tao ra cơ cấu t ổ chức h àn h ch ín h tố t và dội ngũ là m cô n g tá c h à n h ch ín h chuyên n gh iêp Để tạo ra một cơ cấu tổ chức hành chính tốt, nhà quản trị văn phòng phải thiết lập các bộ phận phụ trách từng mảng công việc hành chính trong cơ quan một cách hợp lý, phù hợp với năng lực, sở trường của từng cá nhân; đồng thòi phù hợp cho việc phối hợp giữa các bộ phận, các cá nhân. Để tạo ra một đội ngũ làm công tác hành chính chuyên nghiệp, nhà quản trị văn phòng phải: - Lập kế hoạch tổ chức nhân sự của văn phòng và báo cáo định kỳ cho lãnh đạo; - Tạo mối quan hệ tốt giữa các thành viên; sử dụng các phương thức chính thức và không chính thức để giảm bốt mâu thuẫn; duy trì, khuyến khích tinh thần làm việc tập thể và chủ động; xác định các khó khăn tiềm ẩn, nắm bắt nhu cầu, nguyện vọng của nhân viên, các mâu thuẫn nội bộ, phân tích các xu hướng để đưa ra những giải pháp cho hoạt động nhân sự; - Hướng dẫn nhân viên; trao quyền cho các cá nhân và các nhóm để họ tự tổ chức và kiểm soát công việc của họ; - Tạo ra môi trường khuyến khích nhân viên tự nhận thây những gì cần làm và chủ động thực hiện; - Duy trì thường xuyên việc đào tạo, bồi dưỡng nhân sự hành chính văn phòng. 3. Đ iều h à n h và kiểm so á t công viêc h àn h ch ín h Nhà quản trị văn phòng cần làm tốt các công việc cụ thể sau đây: 240
- Duy trì, theo dõi, bảo đảm thực hiện đầy đủ các thủ tục hành chính trong cơ quan; - Duy trì thường xuyên và liên tục các dịch vụ như thư từ, điện thoại, tiếp tân trong cơ quan; - Duy trì và cập nhật các cẩm nang hướng dẫn công tác hành chính văn phòng: - Cung cấp kịp thời các dịch vụ hành chính văn phòng; tổ chức, điều phôi các chương trình, sự kiện; - Quản trị hệ thống chất lượng về xây dựng hệ thông tài liệu hưống dẫn chuẩn cho các hoạt động thực thi nhiệm vụ, kiểm soát và cải tiến các quy trình hoạt động; - Tổ chức, quản lý, kiểm soát, cung cấp và duy trì các cơ sở vật chất và điều kiện làm việc cần thiết phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức; - Phối hợp các công việc hành chính với nhau và phối hợp các công việc hành chính với các công việc khác. Câu hỏi 147: Yêu cầu đôi với một nhà quản trị văn phòng là những gì? Trả lời: Một nhà quản trị văn phòng tốt cần bảo đảm những yêu cầu về tất cả các mặt: phẩm chất, trình độ và kỹ năng làm việc, cụ thể: 1.N hững yêu cầu về phàm chât: v- ể phẩm chất chính trị: Có nhận thức đúng đắn về Đảng, vể Nhà nước và về 'trách nhiệm của một cán bộ, công chức, viên chức nhà nưốc. 16.150 câu hỏi -đáp... 241
- v ề phẩm chất đạo đức: Có tâm, có nhân; biết khen, chê, thưởng, phạt đúng lúc, đúng mức; có uy tín; có chí tiến thủ; biết thừa nhận sai lầm và sửa chữa sai lầm. - Về phẩm chất quan hệ: Thiện chí, vị tha, biết cảm thông với người khác; có khả năng tạo tính đồng đội, hợp tác, gắn bó nhân sự nội bộ; nghiêm khắc đúng đắn, các hành vi đều có căn cứ; niềm nở, lịch sự, có khả năng hội nhập và quan hệ với nước ngoài; biết theo dõi, quan tâm đến người dưới quyền; biết cách tập hợp được những chuyên viên giỏi và tích cực. 2. Những yêu cầu về trình độ: -Có trình độ chuyên môn phù hợp theo quy định của pháp luật. - Là một trí thức được đào tạo tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng; - Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những phương pháp làm việc mới, luôn bổ sung trình độ học vấn của mình bằng cách luôn học hỏi và nghiên cứu về quản trị hành chính văn phòng, luôn tham dự các hội thảo về đơn giản hoá và tôi ưu hoá công việc hành chính văn phòng; 3. Những yêu cầu về kỹ năng làm Có rất nhiều yêu cầu về kỹ năng làm việc đôi với một nhà quản trị văn phòng, sau đây là một sô' những yêu cầu cụ thể: - Có khả năng gánh vác công việc và có khả năng uỷ thác trách nhiệm, quyền hành; 242
- Có khả năng truyền đạt, giảng dạy nghiệp vụ hành chính văn phòng trong toàn cơ quan; - Gần gũi, biêt hoà mình, hoà đồng vối những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên, từ đó có thể tạo bầu không khí thân thiện trong toàn cơ quan; - Có óc khôi hài để làm dịu đi những tình huống khó khăn; - Phong cách lịch sự, biết ngoại giao; - Phải biết cách kiểm soát cảm xúc; - Có óc sáng kiến và trí tưởng tượng; - Luôn tự tin và tỏ ra tự tin trong mọi tình huống; - Có óc phán đoán. Nhà quản trị hành chính văn phòng phải biết cách thu thập những dữ kiện cần thiết, phân tích thông tin để hỗ trợ các bộ phận khác; - Có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới chấp nhận những thủ tục mới, phương pháp hành chính văn phòng mối; - Có phong cách lãnh đạo tốt; - Luôn biết định hướng công việc và vạch kế hoạch triển khai một cách khoa học; - Là người nhiệt tình, dũng cảm. Câu hỏi 148: Những nội dung chính của hiện đại hóa văn phòng là gì? Trả lời: Những nội dung chính của hiện đại hóa văn phòng bao gồm: - Hiện đại hóa trang thiết bị kỹ thuật văn phòng: Đây 243
là một nội dung thường xuyên của công tác hiện đại hóa văn phòng. Bởi, khoa học - công nghệ liên tục phát triển và thay đổi không ngừng theo thòi gian. Văn phòng của một cơ quan phải luôn chủ động xử lý thông tin để đáp ứng yêu cầu công việc cơ quan. Để thực hiện tốt chức năng đó, văn phòng là nơi đầu tiên cần có các trang thiết bị kỹ th u ật hiện đại nhất. - Hiện đại hóa con người làm văn phòng: Con người luôn là yếu tô' then chốt nhất cho sự tồn tại và phát triển của cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng, vì vậy hiện đại hóa con người làm văn phòng luôn là điều tất yếu. - Hiện đại hóa các nghiệp vụ hành chính văn phòng: Đây là một nội dung liên quan đến chất lượng, hiệu lực, hiệu quả của văn phòng. Câu hỏi 149: X u thê hiện đại hóa tra n g thiết bị kỹ thuật văn phòng hiện nay như thế nào? Trả lời: Trang thiết bị kỹ thuật văn phòng ngày càng được cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại hết sức đa dạng, phong phú. Xu thế cho trang thiết bị kỹ thuật văn phòng hiện nay theo hưóng thực hiện Chính phủ điện tử với các dịch vụ trực tuyến và hướng tói kiểu "văn phòng không giấy tờ" với những văn bản điện tử, chữ ký sô',... song vẫn bảo đảm thực hiện tốt Luật giao dịch điện tử. Những trang thiết bị kỹ th u ật văn phòng là sự ứng dụng rộng rãi nhiều lĩnh vực khoa học - kỹ thuật trong hoạt động văn phòng. Đặc 244
biệt là sự ứng dụng các thành quả của các ngành khoa học - công nghệ mà mũi nhọn là tin học, kỹ thuật máy tính, kỹ thuật viễn thông để văn phòng thực hiện các hoạt động xử lý thông tin, lưu trữ và truyền thông tin trong phạm vi một cơ quan, một địa phương, một ngành, cả nước và phạm vi toàn cầu. Câu hỏi 150: X u thế hiện đại hóa con người làm văn phòng và hiện đại hóa các nghiệp vụ hành ch ín h văn phòng hiện nay như thê nào? Trả lời: 1. Trong văn phòng hiện đại, nhân tô' con người được coi trọng hơn bao giò hết. Lao động trong văn phòng được coi là lao động thông tin với tính sáng tạo và trí tuệ ngày càng tăng. Do đó, người lao động văn phòng được đào tạo đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về kỹ năng nghiệp vụ. Người làm công tác văn phòng không chỉ hiểu, nắm chắc chủ trương chính sách của Đảng, quy định của Nhà nưức, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, của văn phòng và của cá nhân mà còn có đầy đủ phẩm chất đạo đức; kỹ năng nghiệp vụ theo mỗi vị trí việc làm. Chính vì vậy xu thê hiện nay là bồi dưỡng con người theo kỹ năng nghiệp vụ đáp ứng mỗi vị trí việc làm cụ thể của công tác văn phòng. Theo đó, mỗi cá nhân cần có rất nhiều các kỹ năng chung rihư kỹ năng giao tiếp, ứng xử; kỹ năng phôi hợp; kỹ năng xử lý thông tin; kỹ năng giải 17.150 cftu hỏi - đán 245
quyết xung đột; kỹ năng giải quyết vân đề; kỹ năng quản trị thời gian;... và các kỹ năng nghiệp vụ chuyên biệt. 2. Hiện nay, sự hiện đại hóa các nghiệp vụ hành chính văn phòng đang có khuynh hướng như sau: - Loại bỏ lãng phí năng lực con người bằng cách sử dụng máy móc nếu có thể; - Tích cực mỏ rộng các dịch vụ hành chính trực tuyến; - Đơn giản hoá và tối ưu hoá quy trìn h giải quyết công việc; - Kiểm soát được toàn bộ chi phí hành chính hiệu quả trong toàn cơ quan, tổ chức. 246
TÀI LIỆU THAM KHÁU A. Hệ thống văn bản của Đ ảng và Nhà nước 1. Công văn số 262/LTNN-NVTW ngày 12-6-2001 của Cục Lưu trữ Nhà nưóc hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan hành chính nhà nước trung ương cần nộp lưu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. 2. Công văn sô" 283/VTLTNN-NVTW ngày 19-5-2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc quản lý hồ sơ, tài liệu khi thay đổi tổ chức các bộ, cơ quan ngang bộ. 3. Công văn số 879/VTLTNN-NVĐp ngày 19-12-2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hưống dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị. 4. Công văn sô" 733/VTLTNN-NVTW ngày 11-9-2007 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính. 5. Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14-3-2009 về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng. 6. Công văn sô" 1525/BGDĐT-CTHSSV ngày 29-3-2010 của Bộ Giáo dục và Đào tạo hưống dẫn chào cờ Tổ quốc và hát Quôc ca. 7. Hướng dẫn sô" 11-HD/VPTW ngày 28-5-2004 của Văn phòng Trung ương về thể thức văn bản của Đảng. 247
8. Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và ủ y ban nhân dân năm 2004. 9. Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008. 10. Luật lưu trữ năm 2011. 11. Luật giao dịch điện tử năm 2005. 12. Nghị định sô" 58/2001/NĐ-CP ngày 24-8-2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. 13. Nghị định số 82/2001/NĐ-CP ngày 06-11-2001 của Chính phủ về nghi lễ nhà nước và đón tiếp khách nước ngoài. 14. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 của Chính phủ về công tác văn thư. 15. Nghị định sô" 154/2004/NĐ-CP ngày 09-8-2004 của Chính phủ về nghi thức nhà nưốc trong tổ chức m íttinh, lễ kỷ niệm, trao tặng và đón nhận danh hiệu vinh dự nhà nước, Huân chương, Huy chương, Cờ thi đua của Chính phủ, Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ. 16. Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06-9-2006 của Chính phủ hướng dẫn thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và ủ y ban nhân dân năm 2004. 17. Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15-02-2007 của Chính phủ về chữ ký số và chứng thực chữ ký số. 18. Nghị định sô" 79/2007/NĐ-CP ngày 18-5-2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gô"c, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. 248