5 bước giúp đàm phán thành công

Chia sẻ: Sunflower Sunflower_1 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:15

Thêm vào BST

Báo xấu

147
lượt xem 32
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

1. Đặt mình vào vị trí của đối tác. Đầu tư thời gian xem xét quan điểm của đối tác điều đó giúp bạn có được tính khách quan và thuận lợi bước vào đàm phán. Đồng thời cũng là cách phát hiện ra những ưu và khuyết điểm của chính mình. 2. Chuẩn bị kĩ càng và biết rõ về đối tác. Tất cả mọi thành công đều bắt nguồn từ sự chuẩn bị tốt. Tìm cho mình thông tin về tình hình kinh doanh hiện tại của bạn hàng, những mục đích và lí do hợp tác của...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: 5 bước giúp đàm phán thành công

5 bước để đàm phán thành công 1. Đặt mình vào vị trí của đối tác. Đầu tư thời gian xem xét quan điểm của đối tác điều đó giúp bạn có được tính khách quan và thuận lợi bước vào đàm phán. Đồng thời cũng là cách phát hiện ra những ưu và khuyết điểm của chính mình. 2. Chuẩn bị kĩ càng và biết rõ về đối tác. Tất cả mọi thành công đều bắt nguồn từ sự chuẩn bị tốt. Tìm cho mình thông tin về tình hình kinh doanh hiện tại của bạn hàng, những mục đích và lí do hợp tác của họ bằng các câu hỏi như: -Nếu là họ ta sẽ có lợi gì khi chiến thắng trong lần đàm phán này? -Đâu là lí do hợp lí ? -Họ sẽ dùng những toan tính nào để giành được hợp đồng? -Thời điểm nào thương lượng là thích hợp? -Đây là cuộc đàm phán có tính cạnh tranh, hợp tác, hay để giải quyết hậu quả? Học cách nắm trước tình hình và không bao giờ bị bất ngờ trước mọi tình huống sẽ giúp bạn giữ được thế chủ động. 3. Nhận diện đàm phán. Người ta chia đàm phán ra 3 loại. Một là đàm phán xung đột hay còn gọi là đàm phán cạnh tranh. Loại đàm phán này dùng cho những mục đích có tính cạnh tranh giữa nhiều công ty với nhau. Thứ hai là đàm phán hợp tác. Đây là cuộc đàm phán để giúp đôi bên cùng có lợi và dựa vào nhau để phát triển. Tuy nhiên cũng phải đề phòng một số trường hợp đối tác nắm được những điểm yếu của ta và lấy cớ hợp tác để lợi dụng. Đừng đưa ra quyết định quá vội vã. Và cuối cùng là loại đàm phán giải quyết vấn đề. Khi có vấn đề xảy ra hai bên phải cùng ngồi lại và đưa ra các giải pháp để giải quyết những hậu quả.
Mỗi một loại đều có các tiến trình khác nhau để thực hiện do vậy bạn phải nắm được khi nào mình sẽ phải dùng loại đàm phán nào. 4. Chuẩn bị chiến lược. Giống như cuộc sống, chúng ta không thể đoán trước mọi việc do vậy ta phải luôn có những kế hoạch dự phòng trong mọi trường hợp. Bạn cũng phải phân biệt rõ giữa chiến lược và mưu lược. Mưu lược là những công việc bạn sẽ làm để đạt được điều gì còn chiến lược lại là những công việc bạn sẽ làm khi bạn không có gì để thực hiện. Nói một cách vui thì chiến lược là bức tranh lớn còn mưu lược là những mảng màu nhấn giúp bức tranh rực rỡ hơn. Một chiến lược phải cụ thể. Trước hết là về thời gian. Tuỳ vào tính chất của cuộc đàm phán bạn nên xem xét nên đàm phán khi thuận lợi cho bạn hay cho đối tác. Tiếp đến là độ dài cuộc thương thuyết. Không nên để quá ít thời gian nhưng cũng không nên để nó kéo dài vô tận. Cũng phải chú ý tới tốc độ tiến trình công việc. Có nhiều trường hợp những cuộc thương thuyết nhanh giúp công việc trở nên thuận lợi nhưng lại cũng có những tình huống ngược lại. Cuối cùng là địa điểm. Địa điểm phải phù hợp với nội dung cuộc đàm phán. Điều này tuy quan trọng nhưng nhiều khi vẫn bị lãng quên. 5. Lạnh như băng. Khi đối thoại với những đối tác nhiều kinh nghiệm, đôi khi bạn sẽ để lộ ra những điểm yếu chính từ các hành động, cử chỉ của bạn. Do vậy ngay bây giờ bạn nên tập cho mình thái độ bình tĩnh ,kiên nhẫn và tránh bị áp lực trong mọi tình huống. Hãy luôn giữ cho đầu mình luôn trong trạng thái "vững chắc". Bài: 6 quy tắc vàng trong đàm phán Việc hiểu sâu sắc các nghi thức ở bàn đàm phán không chỉ quan trọng đối với các nhà ngoại giao mà còn quan trọng đối với các doanh nhân. Những tính cách được đánh giá cao trong các cuộc đàm phán là sự kiên trì, khéo léo, sáng suốt và bình tĩnh. Một cử chỉ hoặc lời nói không thích hợp có thể phá hỏng kết quả của buổi đàm phán quan trọng. Vậy bạn cần chuẩn bị những gì trước một cuộc đàm phán để không xảy ra bất cứ một sơ xuất nào? Quy tắc 1: Xác định các thành viên trong phái đoàn đàm phán Trước buổi gặp mặt, đầu tiên bạn cần xác định rõ chức danh và nhiệm vụ
của tất cả các thành viên trong đoàn đàm phán của đối tác. Bạn phải biết ai thực sự là người có quyền quyết định cuối cùng để dành sự chú ý đến người này nhiều nhất. Nhiều khi, đó không phải là trưởng đoàn mà là người lãnh đạo bộ phận có liên quan nhiều nhất đến cuộc đàm phán. Sau khi xác định được thông tin trên, bạn sẽ chỉ định những thành viên trong phái đoàn của mình. Nếu bạn chọn đúng các thành viên tham gia, bạn sẽ nắm trong tay 80% thành công. Những thành viên trong phái đoàn phải thực sự cần thiết cho cuộc đàm phán, nếu không hiệu quả của cuộc đàm phán sẽ tỷ lệ nghịch với số thành viên trong phái đoàn. Quy tắc 2: Ấn định thời gian phù hợp Không có quy định về thời gian diễn ra cuộc đàm phán, nhưng tốt nhất là nên tổ chức vào buổi sáng. Sẽ không lịch sự nếu ấn định cuộc đàm phán vào sáng sớm tinh mơ hay tối muộn. Hãy tránh đi trễ, nếu không bạn sẽ bị xem là không “pro”, thậm chí bị đối tác quy kết tội thiếu tôn trọng họ. Thông thường, một buổi đàm phán kéo dài khoảng 2 tiếng. Nếu đàm phán diễn ra dài hơn, cần phải có thời gian nghỉ giải lao ít nhất 30 phút. Trong khoảng thời gian này bạn có thể mời khách uống trà hoặc cà phê. Hạn chế tối đa việc hút thuốc nếu có thể. Quy tắc 3: Ấn định không gian diễn ra đàm phán Thông thường, địa điểm diễn ra đàm phán là do bên tổ chức đưa ra nhưng phải được sự đồng ý của khách mời. Nếu bạn muốn có lợi thế về tâm lý, tốt nhất hãy tổ chức đàm phán ở công ty của bạn. Chiếc bàn là điểm chính của phòng đàm phán. Tốt nhất bạn dùng bàn tròn hoặc oval. Bàn có góc cạnh có thể tạo cảm giác đối đầu cho các thành viên tham gia đàm phán. Trong trường hợp chỉ có bàn hình chữ nhật, tuyệt đối không được xếp chỗ ngồi ở hai cạnh nhỏ vì các thành viên của hai phái đoàn luôn phải ngồi đối diện, mặt đối mặt theo chức danh. Quy tắc 4: Tôn trọng các nguyên tắc “bất thành văn” * Trước khi đàm phán, hai bên phải thống nhất trước những vấn đề sẽ thảo luận và xác định mục tiêu của cuộc đàm phán. * Không xếp chỗ cho khách ngồi quay mặt về hướng cửa ra vào hoặc đối diện với cửa sổ. Đại diện của ban tổ chức phải ngồi đối diện với cửa ra vào để tiện ra hiệu cho thư ký mang thêm nước hay thay bình trà. * Bắt tay và tự giới thiệu là những hành động chính thức để làm quen. Đối với danh thiếp, sẽ rất bất lịch sự nếu sau khi nhận danh thiếp bạn đút ngay
vào túi hoặc ví. Bạn cần phải đọc danh thiếp trước khi cất đi. * Nếu các thành viên trong buổi đàm phán không biết trước về nhau, bạn nên đặt trước mặt mỗi người một bản tên để tiện giao tiếp. * Khoảng cách giữa hai ghế ngồi ít nhất là 1,5 đến 3m. Đây được gọi là “cự ly xã hội”. Một khoảng cách quá rộng có thể tạo cho các thành viên cảm giác bị “loại ra” khỏi cuộc đàm phán. * Tránh thái độ suồng sã trong cuộc đàm phán. Không nên vươn người sang phía không gian của người ngồi cạnh để lấy đồ hoặc tài liệu của họ mà chưa được phép. * Số thành viên của hai đoàn đàm phán nên bằng nhau. * Nếu trong một phái đoàn, người lãnh đạo đi cùng với trợ lý thì trong phái đoàn đối tác cũng nên như vậy. * Nếu bạn muốn ghi âm hoặc thu hình lại cuộc đàm phán, bạn phải được sự đồng ý của phía đối tác. Quy tắc 5: Cách ăn mặc Cách ăn mặc của các thành viên thể hiện tính nghiêm túc và chuyên nghiệp. Vì vậy, trong các buổi đàm phán quan trọng bạn nên ăn mặc trang trọng và lịch sự. Đàn ông nên mặc com-lê màu đen, xám hoặc xanh tím than, áo sơ mi dài tay một màu hay có những đường sọc nhỏ màu nhạt, cravat lụa, tất cùng màu với quần, giày buộc dây. Phụ nữ cũng có thể mặc com-lê, đi giày thấp cổ, không mặc váy ngắn, trang điểm nhẹ, tóc gọn gàng, bàn tay phải được chăm sóc, các đồ trang sức càng ít càng tốt và tránh gây cảm giác lố lăng. Quy tắc 6: Sử dụng đúng ngôn từ * Không nên lập tức vào chủ đề chính ngay khi bắt đầu cuộc nói chuyện. Nên bắt đầu bằng đề tài thời tiết, các hoạt động văn hóa hoặc tình hình kinh tế. * Không nên biểu lộ cảm xúc “hỉ nộ ái ố” quá mức nhưng cũng không nên giữ một bộ mặt lạnh băng. Không nên nói to quá, nhưng cũng không nên nói nhỏ đến mức thì thầm. * Bạn không nên lạm dụng những lời khen. Chỉ nên khen ngợi trong những vấn đề có liên quan đến nội dung đang được thảo luận. Đôi khi bạn có thể khen bộ com-lê của đối tác là đẹp nhưng đừng đi xa hơn. * Nên giữ bầu không khí trang trọng khi nói chuyện. Có thể thể hiện những cảm xúc tích cực như: “Rất vui được gặp anh/chị”, hoặc “Cảm ơn vì anh/chị đã dành thời gian cho cuộc họp mặt này”. * Không nên nói rằng mình chắc chắn đúng, hay đưa ra những tuyên bố mang tính khẳng định 100%. Không đưa ra các lời khuyên cũng như ngắt lời
người khác. Trả lời đối tác lịch sự và bình tĩnh, nếu cảm thấy khó chịu thì nên giữ thái độ im lặng. * Không nên bắt đầu câu nói bằng sự phản đối vì điều này dễ dẫn đến sự đối lập và mâu thuẫn. Trước khi nói “không” bắt buộc bạn phải nêu ra những lý do mà đối tác có thể chấp nhận được. * Tránh dùng từ cộc lốc “Hiểu rồi!” “Tại sao?” “Cái gì?”; “Như thế nào?”... * Và nguyên tắc quan trọng nhất: không bao giờ hứa hẹn điều gì mà bạn không thể thực hiện được. Tất cả những thỏa thuận đạt được trong buổi đàm phán chỉ có hiệu lực khi được ghi thành văn bản và có chữ ký của trưởng đoàn của cả hai phía. Bài: Chiến Thắng Trong Đàm Phán Mục tiêu của đàm phán là tìm ra một giải pháp mang lại lợi ích cho cả hai bên. Nhưng trên thực tế, chúng ta lại rất ít khi nhìn thấy một viễn cảnh tươi đẹp trong đàm phán là một bên chỉ muốn “lấy nước cam”, còn bên kia chỉ cần lấy “vỏ cam” để làm món bánh gatô nướng. Người mua luôn muốn trả giá thấp nhất, còn bạn cần bán sản phẩm với giá cao nhất. Vậy làm thế nào để giành được thắng lợi trên bàn đàm phán, đồng thời khiến cho đối phương cũng có cảm giác họ đã giành được thắng lợi? Điều này sẽ giống như bạn đang chơi cờ, dùng các kỹ năng đàm phán để điều khiển cục diện đàm phán, nhưng khi áp dụng chúng bạn phải tôn trọng những quy tắc chung đặt ra khi chơi cờ. Nhưng đàm phán và chơi cờ lại khác nhau ở chỗ, khi tiến hành đàm phán, đối phương không hề biết những quy tắc này, mà chỉ có thể dự đoán bạn sẽ đi nước cờ như thế nào. Người chơi cờ sẽ dùng chiến lược di chuyển các bước thay đổi vị trí của quân tượng tạo nên “cục diện trên bàn cờ”. Khi bắt đầu vào cuộc chơi bạn phải làm thế nào để khiến cho cục diện trên bàn cờ tiến triển theo hướng có lợi cho bản thân bạn. Vào giai đoạn giữa cuộc chơi bạn sẽ tìm cách để giữ được ưu thế của mình, còn khi đến giai đoạn cuối, thì bạn phải dùng toàn bộ ưu thế của bản thân mình để hạ gục đối phương, ở đàm phán, đây là giai đoạn bên bán ra giá. Bắt đầu vào cuộc đàm phán: bày trí để giành thắng lợi Khi báo giá, bạn nên ra giá cao hơn so với giá bạn dự định, điều đó sẽ khiến cho bạn có được khoảng trống để xoay chuyển. Trong quá trình đàm phán, một điều rất rõ ràng là bạn có thể giảm giá bán xuống nhưng tuyệt đối không được nâng giá lên. Chính vì vậy, bạn nên theo đuổi mức báo giá tốt nhất,
khiến cho báo giá bạn cần có lợi nhất cho bạn, đồng thời bên mua vẫn cảm thấy trong cuộc mua bán này họ vẫn có lợi. Sự hiểu biết của bạn về đối tác càng ít, thì lúc bắt đầu ra giá bạn nên đưa ra giá càng cao, bởi vì hai lí do. Một là những giả định của bạn về đối tác sẽ có sự sai lệch. Ví dụ bạn không có hiểu biết chắc chắn về bên mua và nhu cầu của họ có thực sự cao hay không, hoặc có thể mức giá ông ta đồng ý mua có thể cao hơn rất nhiều so với mức giá mà bạn có thể nghĩ ra được. Lí do thứ hai đó là nếu bạn lần đầu tiên tiến hành mua bán với họ, nếu bạn nhượng bộ càng nhiều thì sẽ khiến cho đối tác cảm thấy bạn càng có thiện ý hợp tác. Còn nếu như trong trường hợp bạn hiểu khá rõ về đối tác và nhu cầu thực sự của họ thì bạn càng dễ điều chỉnh giá cả bạn đưa ra. Nhưng khi áp dụng phương pháp báo giá cao hơn giá thực tế sẽ có một điểm bất lợi là, nếu như đối phương không hiểu biết nhiều về bạn, mà giá ban đầu bạn đưa ra đã khá cao có thể khiến cho bên mua có cảm giác “nhìn thấy đã sợ”. Khi bạn đã đưa ra báo giá cao hơn so với mức báo giá tốt nhất thì bạn thân bạn phải tự ngầm hiểu rằng mức giá này sẽ có sự điều chỉnh khá linh hoạt. Tránh trường hợp bên mua cho rằng giá báo của bạn khá cao, trong khi thái độ của bạn vẫn rất kiên quyết: “mua thì mua, không mua thì thôi”. Khi áp dụng thái độ kiên quyết như vậy thì kết quả của cuộc đàm phán chưa bắt đầu đã có thể biết được hồi kết thúc. Bạn có thể thông qua cách sau đây để có thể khiến cho đối tác thấy giá cao nhưng vẫn muốn đàm phán tiếp với bạn: “Khi bên tôi đã nắm rõ nhu cầu cụ thể trên thực tế của bên ngài, chúng tôi cũng có thể điều chỉnh lại một chút giá đã báo. Nhưng trước mắt xem xét tình hình cụ thể dựa trên nhu cầu về kho chứa, chất lượng bao bì, số lượng đặt hàng chúng tôi chỉ có thể đưa ra giá 225 USD cho một bộ”. Bằng cách đó bạn có thể khiến cho đối tác nghĩ rằng: “Xem ra giá hơi cao, nhưng vẫn có thể tiếp tục đàm phán. Chắc phải bỏ ra một chút công sức xem có thể ép giá xuống bao nhiêu”. Sau khi bạn đã đưa ra báo giá cao hơn so với dự kiến, bước tiếp theo bạn sẽ phải nghĩ xem: nên cộng thêm vào giá bao nhiêu? Đáp án khi này đó là: lấy giá bạn cần đạt được trong đàm phán làm cơ sở tính giá. Nếu bên mua ra giá thấp hơn so với giá bạn cần đạt được là bao nhiêu thì bạn phải cộng thêm vào báo giá bấy nhiêu. Lấy một ví dụ: bên bán chỉ muốn đưa ra mức giá 160 USD để mua sản phẩm của bạn, nhưng bạn chỉ có thể chấp nhận ở mức giá 170USD. Nếu như dựa
vào nguyên lý ở trên thì giá báo ban đầu bạn đưa ra nên là 180USD. Kết quả cuối cùng của cuộc đàm phán sẽ là giá đạt được sau một thời gian tham thảo và giảm giá thành sản phẩm, bạn sẽ đạt được mục tiêu giá cả ban đầu của mình. Đương nhiên không phải trong lần đàm phán nào bạn cũng dùng đến cách giảm giá bán, nhưng nếu bạn không còn bất kỳ cách làm nào khác nữa thì lúc này việc báo giá cao và dần dần giảm giá trong khi đàm phán đó là chiến sách đầu tiên bạn nên nghĩ đến. Giai đoạn giữa cuộc đàm phán: Tiếp tục giữ vững ưu thế Khi cuộc đàm phán đã đi vào giai đoạn giữa thì các vấn đề sẽ trở nên rất rõ ràng. Lúc này, việc tránh để hai bên chuyển sang tâm lý đối kháng là một điều rất quan trọng, vì khi đó, bên mua sẽ rất dễ biết được rằng bạn đang tìm ra một phương án để cả hai bên cùng có lợi hay bạn dùng thái độ cương quyết để cố giữ vững lấy thế thượng phong. Nếu như lập trường của cả hai bên “kẻ theo hướng Bắc, người vọng hướng Nam” thì bạn phải không nên tranh cãi. Tranh cãi chỉ càng khiến cho bên mua cảm thấy lập trường của mình là đúng. Tốt nhất là khi bắt đầu bạn nên đồng tình với quan điểm của bên mua, sau đó vận dụng phương pháp: “cảm giác, cảm nhận và phát hiện” (thuật ngữ tiếng Anh là 3F: “feel, felt and found”). Dùng phương pháp lùi trước tiến sau sẽ khiến cho bạn xoay chuyển được cục diện tình hình. Ví dụ, bên mua nhận xét rằng: “Tôi nghe nói về phần vận chuyển hàng hoá công ty ngài có vấn đề?” Khi nghe xong nhận xét đó bạn không nên vội vàng tranh luận với họ. Như vậy chỉ khiến cho họ càng nghi ngờ thêm tính khách quan của bạn khi nói về vấn đề đó. Nếu như bạn dùng một cách diễn đạt khác: “Tôi rất hiểu cảm giác của bên ngài đối với vấn đề này. Rất nhiều người khi đi mua hàng đều có cảm giác như thế. Nhưng tôi nghĩ vấn đề các ngài đề cập đến chỉ là vấn đề xảy ra cách đây mấy năm khi chúng tôi dịch chuyển kho sang vị trí mới. Hiện tại các công ty lớn giống như Công ty General Motors đều tin tưởng công ty chúng tôi, hơn thế chúng tôi chưa hề để xảy ra bất kỳ vấn đề gì. Sau khi chúng tôi để cho khách hàng kiểm tra một cách kỹ lưỡng và họ đa số đều phát hiện ra rằng:….” Còn một thủ thuật nữa để chiếm ưu thế trong giai đoạn này đó là phương pháp giao dịch. Trong bất kỳ thời điểm nào khi bên mua có ý muốn bạn
nhượng bộ, bạn cũng nên chủ động đưa ra những yêu cầu tương ứng cho bên họ. Nếu gần đây bạn ký được hợp đồng cung cấp một hợp đồng trị giá lớn và bên họ đưa ra yêu cầu phải nhanh chóng giao hàng trước khi thanh toán 30 ngày. Sau đó, giám đốc nghiệp vụ của bên khách hàng gọi điện cho bạn nói rằng: “Tiệm chúng tôi sẽ thúc công sớm hơn dự định, cho nên chúng tôi muốn thanh toán sớm hơn một chút. Bên anh có thể giao hàng sớm hơn so với dự định, vào thứ tư tuần có được không?”. Tất nhiên phản ứng của bạn rất có thể là đồng ý ngay với đề nghị đó của bên đối tác. Nhưng trong trường hợp này bạn nên dùng phương pháp giao dịch. Bạn có thể nói với ngài giám đốc đó rằng: “Nói thật, tôi không biết có thể giao hàng sớm như thế cho bên ngài hay không. Tôi phải liên hệ lại với nhân viên sắp xếp kế hoạch sản xuất bên tôi để xác nhận lại một chút, xem họ có cách gì để giao hàng sớm hơn không. Nhưng tôi có thể hỏi một chút, nếu tôi chúng có thể giao hàng sớm hơn cho bên ngài, đổi lại bên tôi sẽ được lợi gì từ việc đó?”. Nhấn mạnh điểm này có thể phòng tránh trường hợp đối tác áp dụng thái độ “mềm nắn, rắn buông” khi thương lượng. Kết thúc: Giành thắng lợi một cách trung thực Bán theo từng bước là một phương pháp khá quan trọng, vì nó giúp cho người sử dụng đạt được hai mục đích. Một là, có thể dành cho đối tác một mở đầu ngọt ngào, hai là, bạn có thể khiến cho đối phương tán thành những vấn đề mà lúc đầu họ không tán thành. Ví dụ bạn đang bán máy đóng gói. Bạn có ý đồ thuyết phục khách hàng mua model máy mới nhất của bên bạn, nhưng họ không hứng thú lắm. Bạn đang rất do dự, nhưng lại quyết định sẽ tiếp tục kiên trì chào cho khách hàng sản phẩm đó, trước khi chào khách hàng ra về bạn muốn thử lại một lần cuối cùng. Trong khi đó, những vấn đề khác bạn đã bàn bạc xong xuôi rồi, thì bạn lúc đó mới mở lời đề cập lại vấn đề đó: “Các ngài có muốn xem xét lại sản phẩm mới nhất của chúng tôi một lần nữa không? Không phải ai tôi cũng chào sản phẩm này đâu, nhưng tôi nghĩ với sản lượng sản xuất và thực lực phát triển của công ty, tôi vẫn nghĩ rằng các ngài nên chọn model sản phẩm mới của chúng tôi thì thích hợp hơn. Mỗi một tháng các ngài chỉ phải đầu tư vào đó khoảng 500USD mà thôi.” khi đó khách hàng có thể nói rằng: “Được thôi, nếu anh nghĩ điều đó là cần thiết với chúng tôi, chúng tôi sẽ xem xét đến việc mua nó.”
Còn một tuyệt chiêu nữa để giành được thắng lợi trọn vẹn ở đó là ở phút cuối của cuộc đàm phán bạn nhượng bộ đối phương. Các cao thủ đàm phán tiêu thụ có sức ép hiểu rất rõ rằng, nếu vào phút cuối bạn chấp nhận nhường bộ đối phương một chút thì sẽ khiến cho đối tác vui vẻ chấp nhận vụ trao đổi mua bán. Ít nhất thì kiểu nhượng bộ này cũng khiến cho họ trở nên vui vẻ, ví dụ thời gian thanh toán từ 30 ngày bạn kéo dài cho họ lên 45 ngày, hoặc bạn hướng dẫn thao tác sử dụng thiết bị cho khách hàng miễn phí. Tuy nhiên, khi áp dụng chiêu này yêu cầu bạn phải có kinh nghiệm cực kỳ nhạy bén, vì điểm quan trọng không phải là bạn sẽ nhượng bộ bao nhiêu, nhiều hay ít mà vấn đề là nhượng bộ đúng thời điểm mà thôi. Bạn có thể nói với khách hàng rằng: “Giá cả chúng tôi không thể nào thay đổi được nữa, nhưng chúng ta có thể đề cập đến những phương diện khác. Nếu ngài chấp nhận giá bên tôi đưa ra, tôi có thể trực tiếp đến giám sát quá trình lắp đặt, đảm bảo cho mọi việc diến ra một cách thuận lợi”. Hoặc khi bắt đầu vào đàm phán bạn đã dự định như thế, những đến lúc đó bạn mới có cơ hội thực hiện, thì việc áp dụng sự nhượng bộ vào phút cuối như ví dụ trên sẽ là một trong những cách rất lịch sự để khiến đối phương thay đổi, khiến cho đối tác đưa ra câu trả lời rằng: “Nếu bên ngài đã có ý tốt như vậy, thì bên tôi cũng sẽ chấp nhận cái giá đã đưa ra”. Lúc đó bên đối tác sẽ không cảm thấy mình bị thua trong cuộc đàm phán, mà còn cảm thấy rằng cuôc trao đổi mua bán đó diễn ra rất công bằng. Tại sao không nên đưa ra giá thấp nhất cho bên mua suốt từ đầu đến cuối cuộc đàm phán? Nguyên nhân chính của việc đó là khiến cho đối tác dễ dàng chấp nhận cuộc mua bán. Nếu bạn đã hoàn toàn nhượng bộ trước khi cuộc
đàm phán kết thúc thì những giờ phút cuối cùng của cuộc đàm phán bạn sẽ không còn gì để làm thay đổi đối trọng giữa bạn và họ. Giờ phút cuối cùng của buổi đàm phán có thể làm thay đổi tất cả mọi thứ. Bài: Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh Hiểu đối tác, mềm dẻo, tận dụng thời cơ Có nhiều cách, nhiều kinh nghiệm, kỹ năng để dành lợi thế về cho mình khi đàm phán trong kinh doanh. Ðó có thể là việc sử dụng củ cà rốt và cây gậy một cách khéo léo, diễn lại trò chơi thỏ và rùa... Tất cả các kinh nghiệmtrên nếu được sử dụng đúng người, đúng chỗ, đúng lúc sẽ giúp cho nhà đàm phán đạt được mục tiêu của mình khi thương thuyết với đối tác kinh doanh. Dưới đây sẽ là những kinh nghiệm bổ ích của các chuyên gia về đàm phán kinh doanh. Giai đoạn chuẩn bị Chuẩn bị trước những yêu cầu...và những vấn đề đang bị tắc nghẽn. Những biện pháp này sẽ giúp bạn không bị bất ngờ. Ðể không bao giờ bị rơi vào tình trạng không chuẩn bị, nhân viên bán hàng, người đàm phán kinh doanh phải tỏ ra là người ham học hỏi, luôn biết tự đặt ra những câu hỏi: điều gì làm khách hàng quan tâm, tình hình trong lĩnh vực này như thế nào, sự phát triển của các dự án ra sao, những ưu tiên trong lúc này là gì... Xác định đúng người tham gia đàm phán là điều cơ bản đầu tiên.Việc buôn bán thường rất rắc rối, bởi vì, trong các doanh nghiệp lớn, quá trình quyết định phức tạp. Bạn không cần cố gắng tìm thoả ước với giám đốc thông tin nếu giám đốc tài chính mới là người ký. Bạn cũng sẽ không bao giờ gặp được những khách hàng mới khi không chuẩn bị một "chương trình xã hội" của doanh nghiệp. Sơ đồ này sẽ chỉ ra bạn cần phải làm gì và nhất là quyết định điều gì. Cuối Cùng, điều cần thiết là biết chọn lựa dứt khoát, trước khi bắt đầu cuộc đàm phán, những mục tiêu có thể tính được và phù hợp cho các bên đàm phán. Giai đoạn nghe Hãy để cho người đối thoại bày tỏ hết những nhu cầu của họ. Ðó chưa phải là lúc để chạm trán nhau mà cần phải thu thập thông tin nhiều nhất có thể được. Tất cả diễn ra trong 5 phút đầu của cuộc tiếp xúc, các chuyên gia về đàmphán thương mại khẳng định như vậy. Vậy thì chúng ta phải có thái độ như thế nào cho phù hợp? Không nhất thiết phải diễn giải tỉ mỉ những lý lẽ về một người bán hàng hoàn hảo nhưng trái lại cần nghe một cách chủ động bằng cách đặt ra một số câu hỏi. Ðể xác định được nhu cầu của đối tác, tốt
hơn hết là ưu tiên những vấn đề đã công khai rõ ràng... và điều đó sẽ dễ dàng hơn khi chúng ta quan tâm thực sự tới người đối thoại của mình. Ai sẽ là người đưa ra giá đầu tiên, người bán hay người mua? Người bán đề cập đến vấn đề giá sẽ thuận lợi hơn. Người bán sẽ kiểm soát được việc bán hàng, một người bán ô tô khẳng định. Cuộc tranh luận sẽ diễn ra kể từ khi giá được công bố. Giai đoạn tranh luận Tấn công nhưng cần phải biết nhượng bộ đúng lúc. Một khách hàng, đối tác sẽ không hài lòng khi chỉ được thông báo giá cả một lần mà không có đàm phán gì cả. Khi cuộc đàm phán bắt đầu, sau vòng giới thiệu, chúng ta phải phỏng đoán những vấn đề ưu tiên của đối tác. Bằng cách đặt câu hỏi, chúng ta sẽ vấn dần bức màn bí mật về những mục tiêu đó. Nhưng không nên lật hết quân bài trước đối tác. Ðiều quan trọng là giữ được thế tấn công. Một điều cũng rất quan trọng là biết nóng và lạnh đúng lúc. Chúng ta phải chiếm lĩnh được sức mạnh của "đối phương" bằng cách đe dọa và dụ dỗ từ từ... Bạn cũng không nên quên nguyên tắc cơ bản của Antoine Riboud, ông chủ cũ của Tập đoàn Danone: Hãy làm cho người ta cười dù là để cho người ta một cảm giác tin cậy hay ngược lại làm cho người ta bối rối. Một kinh nghiệm đàm phán quan trọng là phải có đi có lại Cần phải hiểu một cuộc đàm phán khó khăn như một cuộc chạy vượt chướng ngại vật. Khi bực mình với chiếc yên ngựa, người cưỡi ngựa phải đứng trước con ngựa và nhảy lên. Nhưng để đi được đến đích, điều quan trọng là phải khéo léo. Tùy theo từng trường hợp mà có những phương pháp khác nhau đem lại sự thành công. Chẳng hạn như chiến thuật "gặm dần" tức là chia đơn đặt hàng ra làm nhiều phần để vượt qua và cuối cùng là "mua hàng loạt". Hay sách lược tung hoả mù: bắt đầu tập trung vào những điểm thứ yếu. Ðó là mưu kế được một chủ doanh nghiệp sử dụng khi mua một nhà máy. Khi tôi biết chắc chắn về kích thước nhỏ bé của các văn phòng và thiếu nhà để xe, chúng tôi mới bàn đến vấn đề giá cả, người đàm phán với tôi đã mệt và tôi đạt được mức giá rẻ thấp hơn mức giá thị trường.Trong tất cả các trường hợp, cuộc tranh luận phải nhanh chóng đi đến khẳng định bằng cách nhấn mạnh vào những yếu tố so sánh. Ðó là con bài có đi có lại, Yannick tâm sự. Khách hàng đòi tôi bớt giá nữa ư? Tôi sẽ đồng ý nhưng lại yêu cầu họ mua khối lượng nhiều hơn. Họ đòi quảng cáo, tôi chấp nhận nhưng đổi lại sẽ giới thiệu tốt hơn cho sản phẩm của chúng tôi. Chúng ta không thể đạt một sự nhất trí nào mà không có nhượng bộ. Chúng tôi đã cầu xin trong 3 năm liền để được đặt nhãn hiệu mỹ phẩm vào gian hàng chính bán
dược phẩm. Người ta đã từ chối dứt khoát, một giám đốc bán hàng nhớ lại. Ðể thuyết phục, chúng tôi đã chấp nhận điều kiện của họ: chia các loại hàng khác nhau ra bằng một bức tường và luôn có hai dược sĩ trong gian hàng để khuyên người tiêu dùng. Chúng tôi chưa bao giờ làm điều ngoại lệ như vậy. Giai đoạn ký kết Thận trọng cho đến khi thực hiện thỏa thuận. Khách hàng giữ trong tay sản phẩm của bạn mà vẫn còn tranh luận là vì họ đã sẵn sàng đồng ý. Ðó là lúc đưa hợp đồng cho họ. Ký kết khi nào? Ðây là thời điểm mấu chốt. Nếu bạn để trôi qua, tất cả có thể thất bại. Một vài dấu hiệu chỉ ra rằng đối tác của bạn sẵn sàng đồng ý. Nếu họ cầm sản phẩm mà bạn muốn bán cho họ hay quyển sách giới thiệu sản phẩm của bạn; tìm cách tóm tắt lại 2 tiếng đàm phán trước đó... Không phải chờ gì nữa trước khi đưa bản hợp đồng cho họ cần phải ký ngay phía dưới. Một hợp đồng được ký nhưng chưa có gì là bảo đảm. Những hợp đồng thương mại được ký ở các hãng phân phối lớn có khi dày hàng chục trang. Ngay cả sau khi ký kết, vấn đề thận trọng vẫn được đặt ra. Tháng 5/1999, Deutsche Telekom đã trì hoãn thỏa thuận về phát triển quốc tế diễn ra 6 tháng trước đó với France Telecom bằng việc hợp tác với Telecom Italia. Sự phản bội này đem lại bao nhiêu lợi nhuận, bao gồm cả khoản bồi thường thiệt hại được phía Ðức trả cho đối tác Pháp? Không ai thích những hợp đồng quá chặt chẽ. Họ luôn giữ một hệ số an toàn khi thực hiện hợp đồng. Sau các cuộc đàm phán, lại là các cuộc đàm phán tiếp theo... 7 phẩm chất của người đàm phán kinh doanh Tỉnh táo và sáng suốt: đây là điều căn bản để biết được tâm lý của người đối thoại, của đối tác đang đàm phán với mình Có khả năng tạo niềm tin: hay nói cách khác là phải có khả năng hấp dẫn, gây cuốn hút để rồi cuối cùng là thuyết phục được đối tác đàm phán. Ðây là một năng khiếu nhưng cũng rất cần có sự chuẩn bị và tập luyện. Có tính quyết đoán: luôn luôn hiểu và bám sát mục tiêu mình đang theo đuổi, khi thấy đối tác chấp nhận yêu cầu của mình thì phải có khả năng ra quyết định nhanh chóng. Linh hoạt, sáng tạo: biết chấp nhận điều gì khi cuộc đàm phán nhượng bộ và có những ý kiến trái ngược nhau. Làm chủ được bản thân và cảm xúc: một người đàm phán tốt cười và nói ít như có thể. Thận trọng: khi người đối thoại đã đưa ra sự đồng ý... nhưng làm gì nếu họ lại xem xét lại? Lịch thiệp: luôn tự nhủ không nên khiêu khích người đối thoại.
Linh hoạt phong cách trong đàm phán kinh doanh Trong quá trình đàm phán tùy từng cuộc đàm phán, từng đối tác đàm phán ta có thể sử dụng linh hoạt các phong cách đàm phán: Cạnh tranh trong đàm phán, hợp tác trong đàm phán, lẩn tránh trong đàm phán, nhượng bộ thỏa hiệp khi đàm phán, và chấp nhận trong đàm phán. Ta không thể sử dụng tất cả các phong cách trong mọi trường hợp. Điều đó không có nghĩa là chi sử dụng một phong cách trong đàm phán mà tùy từng vấn đề mà sử dụng phong cách này hay phong cách kia. Nếu ta không linh hoạt áp dụng các phong cách trong đàm phán thì việc thất bại và mất quyền lợi trong đàm phán là điều không tránh khỏi. Bài viết dưới đây đưa ra những phong cách và tình huống ứng dụng trong đàm phán nhằm giúp người đàm phán linh hoạt sử dụng các phong cách trong quá trình chuyển hóa nhu cầu của ta và của đối tác thành các quyết định cuối cùng. Vấn đề là mềm dẻo trong phương pháp, nhất quán về nguyên tắc. Cạnh tranh trong đàm phán Phong cách cạnh tranh trong đàm phán là các bên tham gia đàm phán hoặc mỗi bên đều hướng về quyền lực của mình, theo đuổi mục đích bằng cái giá của phía bên kia một cách dứt khoát và không hợp tác. Phong cách này phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của chủ thể và các thành viên đoàn đàm phán. Phong cách cạnh tranh sử dụng đúng lúc, đúng chỗ rất có lợi thế. Phong cách sử dụng cạnh tranh trong đàm phán được áp dụng khi vấn đề cần được giải quyết nhanh chóng, mục tiêu được xác định rõ ngay từ đầu và không thay đổi, biết chắc chắn mình đúng, mình có lý và không thể khác được. Mặt hạn chế là không duy trì được quan hệ lâu dài và dễ bị bế tắc trong đàm phán. Hợp tác trong đàm phán Phong cách hợp tác dựa trên sự tin tưởng, dứt khoát, trong đó cả hai bên hoặc các bên đàm phán cùng làm việc với nhau để cố giúp tìm ra các giải pháp liên kết và thỏa mãn tất cả các bên có liên quan. Hợp tác trong đàm phán giúp tạo dựng mối qua hệ lâu dài, bền vững, tạo sự liên hệ chặt chẽ, tin tưởng nhau và cùng dắt nhau tiến xa lên phía trước, tạo khả năng và tinh thần cao cho công việc. Khi đàm phán gặp những vấn đề phức tạp, chuyên môn sâu, sử dụng hình thức hợp tác sẽ quy tụ sự hiểu biết của mọi người vào vấn đề hóc búa. Vấn đề sẽ được bàn thảo kỹ và giải quyết đúng đắn. Qua đó ta sẽ tích lũy được kinh nghiệm từ phía đối tác, giúp ta trưởng thành trong kinh doanh. Hợp tác là thái độ tích cực, là phong cách rất hay. Đàm phán sử dụng phong cách này
là rất hữu ích. Do đó nguyên tắc chung của đàm phán là hãy bắt đầu đàm phán bằng phong cách hợp tác. Lẩn tránh trong đàm phán Hình thức lẩn tránh là không dứt khoát và không hợp tác, không bày tỏ mong muốn và trì hoãn giải quyết vấn đề. Đây không phải là phương thức hay để áp dụng trong đàm phán. Tuy nhiên trong một số trường hợp chúng ta vẫn phải áp dụng để có được một cuộc đàm phán thành công. Sử dụng hình thức lẩn tránh khi gặp vấn đề không quan trọng, hoặc khi gặp những vấn đề không liên quan đến lợi ích của mình. Ngoài ra chúng ta sử dụng hình thức lẩn tránh trong trường hợp nếu đồng ý giải quyết vấn đề đó sẽ gây hậu quả tiêu cực lớn hơn lợi ích của nó. Hoặc trong trường hợp chúng ta đang thiếu thông tin, thông tin chưa chắc chắn cần phải thu thập thêm các thông tin về vấn đề đàm phán ta cũng sẽ sử dụng phong cách lẩn tránh. Ở đây lẩn tránh chỉ là tình thế. Cuối cùng, người khác có thể giải quyết vấn đề tốt hơn là chúng ta thì cũng dùng phong cách lẩn tránh. Điều đó vừa đem lại hiệu quả trong đàm phán vừa thể hiện trách nhiệm của mình. Nhượng bộ thỏa hiệp khi đàm phán Phương cách nhượng bộ là có tính hợp tác nhưng lại không dứt khoát, bỏ qua một số quyền lợi của phía mình để thỏa mãn phía bên kia. Nhượng bộ thỏa hiệp cũng rất cần thiết trong đàm phán. Vấn đề là nhượng bộ, thỏa hiệp có nguyên tắc, và tùy từng cuộc đàm phán, từng tình huống mà chúng ta có những mức độ nhượng bộ thỏa hiệp khác nhau. Chúng ta chỉ nên áp dụng phương thức này trong đàm phán khi không còn cách nào tốt hơn. Đôi khi đây là giải pháp cuối cùng. Trong trường hợp khi hai bên đều khăng khăng với mục tiêu của mình, nếu không ai nhượng bộ thì cuộc đàm phán sẽ bế tắc và thất bại là một sự nguy hại đối với chúng ta thì phải nhượng bộ. Nguyên tắc là nhượng bộ từ từ. Người ta còn sử dụng phong cách thỏa hiệp nhượng bộ khi cần được giải pháp tạm thời. Tính chất tạm thời bảo đảm cho ta một lợi ích trước mắt, cho ta thời gian chuẩn bị tốt hơn cho giải quyết vấn đề. Tạm thời nhất trí cũng là một phương cách để thăm dò nhau và việc thực hiện tạm thỏa thuận chưa ảnh hưởng lớn tới toàn bộ tiến trình hoạt động. Trong nhiều trường hợp thời gian để thực hiện quan trọng hơn bản thân vấn đề thỏa thuận, khi đó ta có thể thỏa hiệp, nhượng bộ để tập trung sức, tranh
thủ thời gian giải quyết vấn đề. Đó là cách để tạo thế và lực mới trên bàn đàm phán tiếp sau Chấp nhận trong đàm phán Chấp nhận là thỏa mãn các yêu cầu của đối tác. Trong cuộc sống cũng như trên bàn đàm phán nhiều tình huống xảy ra buộc ta phải chấp nhận ý kiến của đối tác và thỏa mãn các yêu cầu của đối tác. Chúng ta nên linh hoạt áp dụng phương thức này trong đàm phán khi ta cảm thấy mình chưa chắc chắn đúng. Nếu ta khăng khăng vấn đề có thể bộc lộ điểm yếu và bị đối phương tấn công gây thiệt hại lớn. Hoặc khi mục đích thiết lập các quan hệ lâu dài là quan trọng ta tạm thời chấp nhận để phát triển quan hệ. Điều đó không có nghĩa là ta sẽ chấp nhận mãi, ở đây chấp nhận là để tạo môi trường tốt, điều kiện gây dựng niềm tin và quan hệ lâu dài thì chấp nhận sẽ rất tốt. Có trường hợp vấn đề nêu ra nếu tiếp tục tranh luận sẽ gây khó khăn cho ta, gây nguy hại cho ta thì cũng nên chấp nhận hoặc khi vấn đề đối tác nêu ra là đúng, không thể bác bỏ hoặc không đủ lý lẽ để bác bỏ, thì ta cũng nên nhượng bộ mà chấp nhận cuộc đàm phán