An ninh cho các bộ sưu tập

Chia sẻ: Mơ Mộng | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:30

Thêm vào BST

Báo xấu

68
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Karen E.Bowm - đại diện về dịch vụ, Trung tâm bảo tồn tài liệu Đông Bắc và Beth Lindlom Patkus - chuyên gia tư vấn bảo tồn, Walpole, MA. Giới thiệu Nhiều thư viện và cơ quan lưu trữ không nhận thức được những nguy cơ đe doạ đối với các bộ sưu tập của họ (ngập lụt hay hoả hoạn) và những hư hại do bất cẩn trong việc vận chuyển hay từ các điều kiện môi trường tiêu cực. Bất cứ tổ chức bảo tồn nào muốn bảo đảm an ninh tốt nhất cho các bộ sưu tập...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: An ninh cho các bộ sưu tập

An ninh cho các bộ sưu tập Karen E.Bowm - đại diện về dịch vụ, Trung tâm bảo tồn tài liệu Đông Bắc và Beth Lindlom Patkus - chuyên gia tư vấn bảo tồn, Walpole, MA. Giới thiệu Nhiều thư viện và cơ quan lưu trữ không nhận thức được những nguy cơ đe doạ đối với các bộ sưu tập của họ (ngập lụt hay hoả hoạn) và những hư hại do bất cẩn trong việc vận chuyển hay từ các điều kiện môi trường tiêu cực. Bất cứ tổ chức bảo tồn nào muốn bảo đảm an ninh tốt nhất cho các bộ sưu tập của mình phải đưa ra được các chính sách đúng đắn, trong đó nêu lên được tất cảc những nguy cơ tiềm ẩn. Tài liệu này sẽ tập trung vào các vấn đề vốn từ xưa đến nay gây ảnh hưởng tới an ninh của các bộ sưu tập là trộm cắp và phá hoại. Hầu như các nhân viên thư viện và cơ quan lưu trữ đều đã được nghe những câu chuyện về việc các khách hàng quen biết, hay những người khách bên ngoài, hoặc thậm chí cả những nhân viên đáng tin cậy đánh cắp các hiện vật trong bộ sưu tập (cho mục đích cá nhân, để bổ sung vào bộ sưu tập riêng hay là vì những lý do đạo đức hay luân lý khác), nhưng hầu như chẳng ai tin là những chuyện như vậy lại có thể xảy ra trong cơ quan của họ. Hầu hết các thư viện và kho tài liệu về cơ bản đều có những chính sách an ninh cho vốn tài liệu của mình, nhưng việc thực thi lại gặp nhiều khó khăn. Một số khách quen (và thực tế là cả một số nhân viên)
cũng cho rằng các biện pháp an ninh gây bất tiện và không cần thiết. Để một chương trình an ninh có hiệu quả, cần phải có được sự nhận thức về tầm quan trọng của vấn đề an ninh đối với hoạt động của tổ chức lưu trữ. Hiển nhiên là những bộ sưu tập bị đánh cắp hoặc bị hư hỏng sẽ không thể sử dụng được nữa; nhưng vấn đề là ở chỗ các nhân viên cũng như ban quản lý thường không nhận thức được những ảnh hưởng của trộm cắp và phá hoại. Cần nhận thức được rằng một số thiệt hại có thể khắc phục được (ví dụ như một tờ báo bị mất có thể mua bản khác thay thế, thư viện mất sách có thể mượn từ các thư viện khác; các trang sách bị mất cắp có thể phôtô thay thế) nhưng nhiều hiện vật khác không thể thay thế (nếu như chúng là loại quý hiếm; khó thay thế hoặc thay thế tốn kém). Tài liệu này sẽ cung cấp những chiến lược phòng chống trộm cắp và phá hoại cho các bộ sưu tập, kiểm soát cả những sơ hở về an ninh có thể xảy ra; tạo lập một kế hoạch an ninh hiệu quả có tính thực thi cao. Lập kế hoạch an ninh Nếu muốn bảo vệ các bộ sưu tập tránh được những mất mát, các thư viện và cơ quan lưu trữ cần phải coi an ninh là một trong những vấn đề quản lý cần được quan tâm đầu tư thích đáng. Kế hoạch về an ninh cần phải được các cấp cao nhất trong cơ quan và tổ chức ủng hộ. Nó sẽ phát huy tác dụng tối đa nếu có sự phối hợp nhiều ban ngành và/hoặc các lĩnh vực hoạt động liên quan đến việc duy trì an ninh. Trên thực tế, có được sự phối hợp này là một thách thức lớn, do vậy, đòi hỏi nhất thiết phải có cam kết mang tính dài hạn của cơ qun, tổ chức. Các hoạt động có liên quan đến yếu tố an ninh bao gồm: bảo quản bộ sưu tập trong kho một cách thích hợp, làm catalog, luân chuyển, các dịch vụ tra cứu, các sự kiện đặc biệt, bảo
dưỡng nhà, đào tạo nhân viên, bảo hiểm và các dịch vụ bảo tồn khác. Các yếu tố cơ bản của việc hoạch định an ninh: 1. Chuẩn bị chính sách an ninh dưới dạng văn bản. Nếu có thể, hãy thành lập một nhóm chịu trách nhiệm về thiết lập các chính sách và thủ tục an ninh. Tốt nhất là chính sách này phải được cấp quản lý cao nhất phê duyệt. 2. Chỉ định một giám đốc chịu trách nhiệm về an ninh để thiết lập và thực thi kế hoạch an ninh. 3. Tiến hành một cuộc điều tra về an ninh để đánh giá nhu cầu của tổ chức. 4. Thực thi các biện pháp phòng ngừa: -Loại trừ các thiếu sót trong việc bảo đảm an ninh cho toà nhà. -Lắp đặt các hệ thống an ninh phù hợp. -Bảo đảm an ninh cho khu vực lưu trữ, đặc biệt các tài liệu quý cần được cất giữ cẩn thận. -Thiết lập nội quy cho khách. -Thiết lập nội quy cho nhân viên. 5. Xác định những khả năng xảy ra trường hợp khẩn cấp và kế hoạch phản ứng đối với các thiếu sót của hệ thống an ninh. Hãy cho nhân viên biết cần phải làm gì, luyện tập các kế hoạch đối phó, đồng thời phối kết hợp các kế hoạch đó với các thành viên bên ngoài.
6. Duy trì và cập nhập kế hoạch an ninh Các yếu tố của việc hoạch định sẽ được thảo luận chi tiết hơn ở phần dưới. Mặc dù các biện pháp an ninh cụ thể sẽ khác biệt khi áp dụng cho các tổ chức lưu trữ khác nhau. Tuỳ thuộc vào quy mô của tổ chức cũng như những nguồn lực hiện có, nhưng tiến trình hoạch định này là chung cho mọi tổ chức. Chính sách an ninh Mỗi tổ chức nên tạo lập một chính sách an ninh riêng, được viết thành văn bản trình bày rõ những cam kết của tổ chức mình về vấn đề quản lý an ninh, tuyên bố sự ủng hộ của ban lãnh đạo với việc hoạch định chiến lược an ninh, ngăn ngừa rủi ro và thực hiện các biện pháp đối phó. Các nhân viên trong mọi phòng, ban của tổ chức cần phải tham gia vào việc dự thảo chính sách cũng như các biện pháp an ninh. Trong đó, một bộ phận quan trọng của chương trình an ninh là thường xuyên xem xét và cập nhật chính sách. Giám đốc phụ trách an ninh Cần bổ nhiệm một giám đốc để phụ trách việc lên kế hoạch một cách khoa học về vấn đề an ninh. ở các tổ chức nhỏ, có thể giao cho một/nhiều nhân viên kiêm nhiệm luôn nhiệm vụ này; còn ở các tổ chức lớn có thể giao nó cho một nhân viên chuyên trách. Trong trường hợp giám đốc phụ trách an ninh kiêm nhiệm, cần nêu rõ các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc của nhân viên đó. Cần xác định lượng thời gian nhất định để người này thực hiện công việc với chương trình an ninh. Người giám đốc phụ trách an ninh phải thực hiện việc đánh giá thường xuyên chương trình đồng thời cải tiến các hệ thống và chính sách khi cần thiết. Anh ta cần phải làm việc với tất cả các nhân viên có tiếp xúc với bộ sưu tập; phải
được phép làm việc trực tiếp với lãnh đạo cao nhất của tổ chức; phải được trao các quyền hạn cần thiết để thiết lập các nỗ lực ngăn ngừa rủi ro trong khối nhân viên, cũng như điều hành trong trường hợp an ninh khẩn cấp. Khảo sát an ninh Trước khi bắt đầu hay cải tiến một chương trình an ninh, nên đánh giá các nhu cầu hiện tại và tương lai của tổ chức. Giám đốc an ninh cần nghiên cứu một cách hệ thống các điều kiện của tổ chức và hoạt động của chúng. Cuộc khảo sát này phải đánh giá được các chính sách và biện pháp an ninh hiện có; xác định các khu vực có nguy cơ cao; sắp xếp các nguy cơ an ninh theo khả năng có thể xảy ra. Điều này sẽ cho phép tổ chức tập trung vào những vấn đề trọng yếu trước tiên. Nó có tác dụng hỗ trợ trong việc lập kế hoạch và dự đoán ngân sách dài hạn. Cuộc khảo sát phải xem xét đến các vấn đề sau: 1. Những chỗ sơ hở ở khu vực xung quanh cũng như khu vực bên trong: có cận kề với những điểm/chỗ có thể gây nguy hiểm; những điểm bất cập của hệ thống phát hiện và báo động đột nhập; hệ thống chiếu sáng kém và các ổ khoá thiếu an toàn. 2. Các chính sách và biện pháp hiện thời cho nhân viên và khách sử dụng bộ sưu tập, bao gồm đăng ký sử dụng của khách, các quy định trong phòng đọc, việc tiếp cận của nhân viên với bộ sưu tập và quản lý chìa khoá. 3. Bảo vệ các bộ sưu tập trong khu vực lưu trữ và vận chuyển trong khi trưng bày. 4. Bất cứ vấn đề gì mà các nhân viên hay khách phát hiện ra trong quá khứ.
Các biện pháp ngăn ngừa Khi đã hoàn thành khảo sát, cần cải thiện được các biện pháp an ninh hiện có. Các hoạt động ngăn ngừa tổn thất được chia thành một số nhóm như: an ninh bên trong và bên ngoài toà nhà, nội quy cho khách và nội quy cho nhân viên. Mỗi nhóm này sẽ được mô tả chi tiết phía dưới. An ninh cho toà nhà Các bộ sưu tập lẫn toà nhà lưu trữ cần phải được bảo đảm an ninh trong và cả sau giờ làm việc. Phải ngăn chặn những sự xâm nhập và di chuyển các hiện vật trong bộ sưu tập một cách bất hợp pháp. Khu vực xung quanh toà nhà có thể được bảo vệ bằng nhiều cách: từ sử dụng các loại khoá cửa (cửa ra vào và cửa sổ) đến các cách tốn kém hơn như lập đội nhân viên an ninh và/hoặc lắp đặt hệ thống an ninh tự động. An ninh bên trong toà nhà có vai trò quan trọng cả trong và sau giờ làm việc. Mỗi tổ chức nên có một phòng an ninh để bảo đảm sự an toàn cho các đồ vật có giá trị khi chúng không được sử dụng. Phòng này phải được bảo vệ ngay cả khi cơ quan lưu trữ được mở; số lượng nhân viên được tiếp xúc trong khu vực này được hạn chế chặt chẽ. Khi cơ quan lưu trữ đóng cửa, các hiện vật có giá trị luôn được đặt trong phòng này. Các hệ thống an ninh tự động sẽ được đề cập chi tiết trong phần sau. Các biện pháp tăng cường an ninh cho toà nhà bao gồm: -Lắp các loại khóa, then, bản lề an toàn, chất lượng cao đối với mọi cửa ra vào ở khu vực bên ngoài.
-Lắp lưới, song sắt vào các cửa sổ tầng trệt. -Yêu cầu khách và nhân viên chỉ sử dụng một cửa ra vào. Cửa này luôn được giám sát. - Nếu có thể, hãy thiết lập một hệ thống an ninh đối với sách (biện pháp này không phù hợp đối với các hiện vật quý hiếm của các bộ sưu tập lịch sử, nhưng thường được áp dụng với các bộ sưu tập hay được luân chuyển). -Nếu như bộ sưu tập được đặt trong một thư viện hay toà nhà dễ bị xâm nhập thì hãy lưu giữ bộ sưu tập trong một phòng có khoá cẩn thận và chỉ những người có trách nhiệm mới được giữ chìa khoá. Lý tưởng nhất là căn phòng này không nên có cửa sổ và chỉ có một cửa ra vào chắc chắn, có ít nhất một chốt chết khoảng 2,5 cm và các bản lề được ghim chặt. Nên có chuông cửa và chuông báo động. -Thuê một hay nhiều nhân viên an ninh bảo vệ khu vực này sau giờ đóng cửa. -Bảo đảm rằng các chuông báo luôn ở vị trí an toàn, đặt xa khỏi dòng di chuyển của người/phương tiện để tránh báo động giả hoặc sử dụng chuông báo để thu hút sự chú ý của mọi người để dễ bề trộm cắp. -Tiến hành các bước ngăn ngừa việc trộm cắp hoặc sao chép các chìa khoá. Các chìa khoá phải được trả lại trước khi ra về, các ổ khoá phải được thay định kỳ. -Lắp đặt hệ thống chiếu sáng an ninh buổi tối. Các hệ thống an ninh Một hệ thống an ninh tự động có 3 chức năng chính. Một là, sự hiện diện của nó sẽ khiến bọn tội phạm ngần ngại. Hai là, nếu xảy ra đột nhập thì sẽ được phát hiện
ngay. Ba là nó sẽ giúp xác định được đối tượng khả nghi và giúp nhận diện chúng. Ngoài ra, nó còn có những ưu điểm như: việc lắp đặt các thiết bị báo động tương đối hiện đại ít tốn kém, các thiết bị báo động khác (cảnh báo về nước, hoả hoạn, điện, nhiệt độ) có thể được nối với bảng kiểm soát an ninh; một hệ thống báo động cung cấp thông tin hai chiều (mở và đóng cửa, kích hoạt các thiết bị,…); các dữ liệu thu được có thể sử dụng cho mục đích quản lý (các báo cáo về trạng thái, về báo động, về việc ra/vào…), và hầu hết các hệ thống đều có thể được mở rộng từ một dạng cơ bản ban đầu. Mặc dù có nhiều ưu điểm như trên, một hệ thống tự động không thể là phương pháp an ninh duy nhất của cơ quan. Do hầu hết các vụ trộm cắp đều xảy ra trong giờ làm việc và do lỗi của con người, nên nhất thiết phải có một chiến lược an ninh sâu rộng bao gồm các biện pháp bảo vệ các bộ sưu tập trong quá trình sử dụng. Các hệ thống an ninh hoạt động như thế nào? Một hệ thống an ninh cơ bản có tác dụng bảo vệ những lối ra vào có nguy cơ cao ở vòng ngoài như cửa sổ và cửa ra vào; nó cũng bảo vệ cho các khu vực bên trong qua các thiết bị cảm ứng, một bảng điều khiển (có tác dụng tiếp nhận báo cáo từ các thiết bị cảm ứng và ra quyết định xem có kích hoạt các thiết bị báo động hay không) và các thiết bị báo động (có thể là các loại chuông báo động truyền thống hoặc gửi thông báo đến một công ty an ninh bên ngoài có nhiệm vụ giám sát hệ thống). Để đảm bảo khi có báo động, phải có phản ứng nhanh với báo động thì hệ thống
an ninh này phải được giám sát 24 giờ/ngày. Nếu bạn chỉ sử dụng báo động ở trong khu vực, thì cần phải có người hàng xóm thông báo cho các cơ quan chức năng khi chuông báo động kêu. Các chi phí để có một hệ thống giám sát thường gồm có cước phí điện thoại hàng tháng và các khoản phí khác; có thể nhờ công ty lắp đặt hệ thống báo động thu xếp. Có nhiều công ty lắp đặt và chịu trách nhiệm giám sát hệ thống của mình nhưng cũng có nhiều công ty chỉ lắp đặt và thuê bên thứ 3 giám sát. Làm hợp đồng hệ thống an ninh như thế nào? Một công ty cung cấp hệ thống an ninh có uy tín phải tiến hành khảo sát thực tế cho tổ chức của bạn và cùng thảo luận với tổ chức của bạn về những nhu cầu an ninh. Mỗi tổ chức bảo tồn có những đặc thù riêng, nên mỗi hệ thống an ninh cũng cần phải được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu và điều kiện tài chính của tổ chức đó. Công ty đó phải cung cấp cho bạn những thông tin để đánh giá về các điều kiện hiện có, cần nêu rõ các biện pháp bạn có thể sử dụng để tăng cường an ninh cho tổ chức, ngoài việc sử dụng hệ thống báo động điện tử. Có thể biết thêm về công ty đó qua các nhân viên bán hàng/tư vấn của họ. Một nhân viên tư vấn phải có hiểu biết về mọi vấn đề của lĩnh vực báo động. Nhân vật này chính là người có trách nhiệm đưa ra một hệ thống an ninh cụ thể đáp ứng được yêu cầu an ninh của tổ chức, mà không làm ảnh hưởng nhiều đến cơ sở vật chất của tổ chức đó. Điều này có thể được thực hiện bằng một bản thiết kế có hiệu qủa về hệ thống. Khi so sánh các công ty với nhau, cần phải cân nhắc kỹ lưỡng bằng việc xem xét cẩn thận số lượng và các loại sản phẩm mà công ty đã cung cấp/lắp đặt.
Cần nhớ rằng các công ty này thường tập trung vào các biện pháp an ninh ban đêm chứ không quan tâm đến những nguy cơ đe doạ tổ chức vào những giờ mở cửa ban ngày. Nếu như việc khảo sát hoàn tất và kết quả của nó đã được sử dụng trong việc lập kế hoạch của tổ chức thì bạn nên chuẩn bị sẵn sàng để thảo luận về các yêu cầu cũng như khả năng thiết kế với công ty đó. Phải luôn kiểm tra hệ thống định kỳ để đảm bảo rằng nó luôn hoạt động hiệu quả. Nhân viên an ninh Trong một số trường hợp, cần thiết phải sử dụng nhân viên an ninh. Mọi nhân viên (gồm nhân viên thường, ban quản lý, người trông nom, nhân viên trông giữ và người tình nguyện) cần phải tham gia vào việc duy trì an ninh. Nhưng các nhân viên an ninh (bảo vệ) là nguồn hỗ trợ quý báu cho các nỗ lực của các nhân viên khác và chỉ riêng sự hiện diện của họ cũng có thể làm chùn bước bọn trộm và/hoặc bọn phá hoại. Bản thân tổ chức phải xác định rõ các yêu cầu của mình; thông báo rõ ràng cho các nhân viên an ninh đồng thời phải giám sát bộ phận này. Nên việc quy định rõ thưởng và phạt trong hợp đồng lao động để họ hoạt động có hiệu quả. Giám đốc phụ trách an ninh phải chỉ ra được những phương tiện, hướng dẫn và giám sát đối với nhân viên an ninh. Nên làm việc với họ để lập ra một thời gian biểu cho việc giám sát các hoạt động của tổ chức cũng như cơ chế báo cáo thường xuyên. Quản lý bộ sưu tập và vấn đề an ninh Quản lý sưu tập là một phần quan trọng của việc đảm bảo an ninh. Nếu như các bộ sưu tập không được quản lý chặt chẽ thì khó có thể xác định được hiện vật nào bị mất. Trong những trường hợp tồi tệ nhất thì những tài liệu về danh sách sưu tập
và các dấu hiệu nhận diện của chúng sẽ giúp chứng tỏ rằng hiện vật đó chính là vật bị mất và là bằng cớ để chứng tỏ quyền sở hữu hợp pháp của tổ chức đó. Các tài liệu chi tiết còn giúp các chuyên viên lưu trữ và quản thủ thư viện tách riêng những hiện vật thực sự có giá trị để bảo quản theo chế độ đặc biệt. Ngoài ra, việc kiểm kê thường xuyên sẽ giúp xác định những hiện vật bị mất. Các hoạt động quản lý cụ thể có hiệu quả duy trì an ninh bao gồm: - Thường xuyên kiểm kê các bộ sưu tập. - Sắp xếp các khu vực lưu trữ để việc kiểm kê được dễ dàng, nhanh chóng. Khi các hiện vật được chuyển đến kho lưu trữ, phải nhận diện và tách riêng các hiện vật quý và/hoặc các hiện vật có giá trị trưng bày (về giá trị tiền tệ hoặc giá trị thực chất). Tốt nhất là lưu trữ chúng một cách độc lập ở một khu vực an ninh cao và cân nhắc việc sao chép hoặc chụp ảnh chúng để sử dụng thay cho bản gốc. - Nếu không thể lưu trữ riêng các hiện vật có giá trị thì hãy đặt chúng vào các khu vực độc lập trong phần sưu tập để nhân viên có thể dễ dàng kiểm tra. Hãy thiết lập các thủ tục kiểm tra tính toàn vẹn của chúng trước và sau khi sử dụng. - Lập tài liệu mô tả chi tiết về các hiện vật có giá trị để có thể nhận diện và thu hồi chúng trong trường hợp mất cắp. Phải tiến hành bảo hiểm cho chúng. - Xem xét việc sử dụng một dấu hiệu nhận biết nào đó cho bộ sưu tập. Điều này có thể sẽ không phù hợp với các hiện vật có giá trị nhưng nó lại có tác dụng trong một số trường hợp nhất định. - Sử dụng các phiếu, bản ghi, hệ thống vi tính,…để thu thập thông tin về việc sử dụng bộ sưu tập trong quá trình nghiên cứu, cho mượn, trưng bày, bảo tồn, hay
chụp ảnh… - Không cho phép khách tiếp cận với những bộ sưu tập chưa được xử lý. - Cần nhớ rằng những thông tin thu thập được bên trong nơi bảo quản có ý nghĩa quan trọng với việc tiếp cận bộ sưu tập. Do nguy cơ bị trộm cắp, những tài liệu cập nhật phải được cất giữ an toàn ở một khu riêng biệt. Quản lý khách đến nghiên cứu Các nhân viên lưu trữ và người quản thủ thư viện phải duy trì được quan hệ tốt với khách hàng nhưng đồng thời phải thực hiện tốt các quy định và thủ tục đề ra. Thật không may là có những trường hợp đáng tiếc đã xảy ra với những khách hàng thường xuyên và các nhà nghiên cứu uy tín do họ được hưởng đặc quyền tiếp xúc với bộ sưu tập. Họ được phép làm việc mà không bị giám sát hay kiểm tra việc sử dụng tài liệu. Chỉ đến sau này thì nơi lưu trữ mới phát hiện ra sự tổn thất, mà thường là đối với các hiện vật quý hiếm nhất. Cần phải nhớ rằng sự an toàn của bộ sưu tập phải được đặt lên hàng đầu. Phần lớn khách sẽ thông cảm và tuân thủ những quy định và thủ tục nếu như họ được giải thích rõ ràng. Nền tảng của công tác quản lý các bộ sưu tập quý nằm ở việc giám sátbạn đọc; kiểm tra những đồ đạc họ mang theo cũng như kiểm tra các hiện vật sưu tập (trước và sau khi sử dụng); duy trì các tài liệu. Việc giám sát, kiểm tra này giúp ngăn ngừa trộm cắp và phá hoại; việc lưu lại qúa trình sử dụng tài liệu sẽ có ích khi điều tra mất mát. Cơ quan lưu trữ Hoa Kỳ thường xuyên lưu giữ những số liệu này trong 25 năm. Nếu như những việc này được tiến hành thường xuyên thì những khách hàng sử dụng bộ sưu tập sẽ được kiểm soát chặt chẽ, ngay cả ở những khu vực lưu trữ nhỏ nhất.
Những quá trình sau được áp dụng với việc sử dụng bộ sưu tập trong cơ quan lưu trữ hay bộ sưu tập có giá trị của một thư viện trong phòng đọc riêng biệt, chứ không phù hợp với một bộ sưu tập được luân chuyển nói chung. Tiếp cận khách hàng: từng bước một 1.Mọi người khách đến sử dụng tư liệu cần phải đăng ký: -Mỗi người phải điền vào một bản đăng ký nêu rõ các thông tin yêu cầu và cung cấp các thông tin về mục đích nghiên cứu. Phải ký vào một sổ nhật trình. -Mọi khách hàng phải trình chứng minh thư có dán ảnh khi làm đăng ký, một nhân viên có trách nhiệm giám sát quy trình đăng ký để chắc chắn rằng tên trong chứng minh thư phù hợp với tên của người trong bản đăng ký. -Nếu cần, chứng minh thư có dán ảnh đó phải được giữ lại cho đến khi khách trả lại tài liệu. Chứng minh thư này cần được kẹp với bản đăng ký đã hoàn tất và được giữ ở vị trí an toàn. ở những tổ chức lưu trữ lớn, khách được cấp một thẻ nghiên cứu để được sử dụng tài liệu trong khu vực này. 2. Thực hiện phỏng vấn khách: -Ghi lại những gì mỗi khách hàng quan tâm -Nói chuyện về đề tài họ đang nghiên cứu và đánh giá yêu cầu của họ. -Giới hạn số lượng tài liệu họ được phép tiếp cận bằng việc đánh giá nhu cầu của họ. -Nghiên cứu kỹ những gì người khách chú ý đến.
-Giải thích về các thiết bị trợ giúp, catalog và các dịch vụ khác. 3. Giải thích quy định sử dụng tài liệu: -Chỉ cho phép sử dụng những tài liệu nghiên cứu cần thiết trong phòng đọc. Nơi lưu trữ cần cung cấp những nơi chứa đồ an toàn cho khách (áo khoác, túi, ví, túi sách, tài liệu…) -Bố trí tách biệt nơi chứa đồ và nơi để những đồ khách được sử dụng trong phòng đọc cách xa bàn đọc sách. - Phải có hướng dẫn bằng văn bản cách sử dụng tài liệu hợp lý (ví dụ như: chú ý không làm hư bìa sách, sử dụng bút chì, thay cho bút mực khi sử dụng tài liệu…) -Nhắc nhở khách đặt tài liệu vào đúng chỗ/ thứ tự của chúng. Hạn chế số lượng các hộp tra cứu mà họ có thể sử dụng cùng một lúc. Hướng dẫn họ mang theo giấy/rác khi rời phòng đọc. -Hướng dẫn cách sử dụng các phiếu tra cứu. Tất cả các tài liệu sưu tập được sử dụng phải được ghi trên phiếu, và khách phải ký vào các phiếu này. - Yêu cầu khách phải ký vào một văn bản nêu rõ rằng họ hiểu và đồng ý chấp hành những quy định về sử dụng tài liệu. 4. Phòng đọc luôn phải có mặt các nhân viên. Tốt nhất là nên có 2 nhân viên: 1 người lấy tài liệu cho khách, 1 người giám sát khách hàng. 5. Kiểm tra các hộp tra cứu xem chúng có đầy đủ và hoàn chỉnh hay không trước và sau khi khách sử dụng.
6. Mỗi khi khách rời khỏi phòng đọc, cần kiểm tra các tài liệu khách được phép mang vào phòng đọc. 7. Kiểm tra tính hoàn chỉnh bộ sưu tập trước khi sắp xếp lại. Cần thiết phải lập kế hoạch lưu giữ để đảm bảo rằng các bản đăng ký và phiếu yêu cầu luôn sẵn sàng khi có yêu cầu điều tra những trường hợp mất mát. Phải quyết định xem chúng được lưu giữ trong thời gian bao lâu. Sự tiếp cận của khách trong những cơ quan lưu trữ nhỏ: Những hướng dẫn trên đây có vẻ khó thực hiện (nếu không muốn nói là không thể thực hiện được) đối với các cơ quan lưu trữ nhỏ có ít nhân viên như các hội sử học (thường chỉ có nhân viên tình nguyện) và các thư viện công cộng (có trách nhiệm quản lý các bộ sưu tập và luân chuyển chúng). Tuy nhiên với sự nỗ lực (cùng với cam kết của tổ chức) thì vẫn có thể đảm bảo an ninh ở một chừng mực nào đó ngay cả trong trường hợp không có đủ nhân viên để giám sát liên tục khách đọc. Nhưng cho dù các cơ quan lưu trữ và thư viện có nhỏ và thiếu nhân viên đến mức nào, thì vẫn cần phải yêu cầu khách làm thủ tục đăng ký và lưu được thông tin về tài liệu mà khách đã sử dụng. Trong trường hợp này, tốt nhất là giữ chứng minh thư của khách cho đến khi họ ra về, nó giúp giảm thiểu khả năng họ sẽ mang tài liệu của bộ sưu tập ra về. Các chứng minh thư này cần được để trong một ngăn khoá an toàn. Về vấn đề giám sát, quan trọng nhất là lập ra một khu vực có thể giám sát được người đọc khi họ đang làm việc và là nơi họ không thể ra về mà không bị giám sát. ở các hội sử học thì khách đến phải hẹn trước và đến khi có mặt tình nguyện
viên. ở các thư viện, nếu không có đủ nhân viên để giám sát phòng đọc các bộ sưu tập đặc biệt thì nên yêu cầu khách làm việc ở những bàn mà người quản thư chính và những nhân viên thư viện khác dễ quan sát. Trong trường hợp không thể giám sát liên tục, nên kiểm tra đồ đạc của khách khi họ ra khỏi toà nhà và kiểm tra các tài liệu trước và sau khi sử dụng. Điều này có vẻ khá phiền toái nhưng nó sẽ dễ dàng hơn nếu giải thích rõ cho khách về các quy định và các lý do của chúng ngay từ đầu. Các tổ chức cần tham khảo với bên tư vấn để bảo đảm rằng họ tuân thủ các quy định của pháp luật về quyền riêng tư, nghiên cứu và bắt giữ. Còn đối với các bộ sưu tập tài liệu lịch sử không bao gồm các tài liệu quý hiếm thì nên sử dụng hệ thống an ninh để bảo vệ sách. Cần nhớ rằng mục đích của những quy trình này không phải là gây rắc rối cho khách nghiên cứu mà là để bảo vệ an toàn cho các bộ sưu tập của tổ chức và chứng tỏ với họ rằng những tài liệu đó có ý nghĩa rất quan trọng với tổ chức của bạn. Quản lý nhân viên Cần có sự tham gia của mọi nhân viên trong những nỗ lực hoạch định chương trình an ninh để có thể có được một chương trình hiệu quả, có tính thực thi cao. Các nhân viên trực tiếp làm việc với khách là nguồn đầu vào quan trọng để xác định xem làm cách nào để cải tiến các quy trình an ninh, phải khuyến khích họ đóng góp ý kiến. Vấn đề đào tạo nhân viên thực hiện kế hoạch an ninh mang tính thiết yếu do nguyên nhân chủ yếu mà các quy trình an ninh hiện có không được thực hiện, chính là do các nhân viên không cảm thấy thoải mái để thực hiện chúng.
Nhân viên phải được yêu cầu thực hiện nghiêm chỉnh mọi quy định, luật lệ và quy trình, không có một ngoại lệ nào. Nếu như thường xuyên có ngoại lệ thì sự lỏng lẻo này sẽ tạo cơ hội cho trộm cắp và phá hoại. Người giám sát trong phòng đọc không phải bắt buộc lúc nào cũng ngồi một chỗ. Người này nên đi quanh phòng đọc 1 cách thường xuyên để quan sát cũng như để hỗ trợ người đọc. Mọi ghế ngồi trong phòng đọc phải được sắp xếp đối diện với người giám sát theo thứ tự dễ quan sát. Nếu như xếp ghế cả ở hai bên xung quanh bàn thì sẽ rất khó quan sát. Trong khi hướng dẫn cho nhân viên thấy được tầm quan trọng của việc thực thi nghiêm túc các quy trình an ninh, cần phải huấn luyện cho họ cách đối phó với những tình huống khó khăn khi thực hiện những quy trình đó. Một nhân viên cần phải làm gì nếu như một khách hàng từ chối làm thủ tục đăng ký?, nếu như một người khách không cho kiểm tra đồ đạc mang theo?, nếu như một người khách sử dụng tài liệu một cách cẩu thả? Nếu như nơi lưu trữ không có nhân viên an ninh chuyên trách thì tốt nhất nên mời một chuyên gia an ninh đến hướng dẫn về các vấn đề này cho nhân viên. Thật không may là một khía cạnh nữa của việc quản lý nhân viên bao gồm việc bảo vệ bộ sưu tập khỏi sự trộm cắp từ chính những nhân viên của tổ chức cơ quan. Có một số biện pháp phòng bị cần thực hiện: cần xem xét kỹ lý lịch của nhân viên trước khi thuê; hạn chế sự tiếp xúc của nhân viên đối với 1 số khu vực; quản lý chìa khoá chặt chẽ; kiểm tra đồ dùng của nhân viên trước khi ra khỏi toà nhà lưu trữ; hoặc có thể yêu cầu nhân viên ký vào sổ nhật trình khi vào và ra khỏi toà nhà, kể cả trong và sau giờ làm việc. Đối phó với một vấn đề an ninh Do không thể ngăn chặn được mọi vụ trộm cắp và phá hoại, nên một kế hoạch an
ninh cần thiết phải bao gồm những quy trình đối phó với các sơ hở về an ninh. Đó có thể là trường hợp phát hiện ra mất mát sau khi mọi sự đã rồi, hoặc phát hiện ra khi vụ trộm đang diễn ra; hay một khách nghiên cứu hoặc thậm chí cả nhân viên có hành vi đáng ngờ. Trong mọi trường hợp, mục tiêu luôn là thu hồi lại các tài liệu bị mất và bắt giữ kẻ chịu trách nhiệm. Điều này có thành công hay không là phụ thuộc vào phản ứng có nhanh chóng, kịp thời hay không. Dưới đây là một số hướng dẫn chung về cách phản ứng trong một số trường hợp cụ thể. Cần thiết phải nhớ rằng bạn phải nắm rõ các quy định của pháp luật địa phương, bang và liên bang về hành vi trộm cắp và phá hoại các tài liệu của thư viện và cơ quan lưu trữ trước khi phác thảo các quy định riêng của tổ chức mình. Nếu như nhân viên cảm thấy nghi ngờ một khách hàng thì họ chỉ được phép hành động nếu như họ thực sự nhìn thấy hành vi trộm cắp đó hoặc phát hiện thấy tài liệu bị mất mát trong quá trình kiểm tra trước và sau khi giao cho khách sử dụng. Khi đó, nhân viên phải yêu cầu người khách đó đi vào một văn phòng riêng, độc lập với phòng đọc. Nếu có thể, nên có 2 nhân viên đi cùng để 1 người đóng vai trò làm nhân chứng. Cần nhớ là không được động chạm hay ép buộc khách. Nếu như người đó cứ khăng khăng ra về, thì một người có nhiệm vụ thông báo cho cơ quan chức năng, một người theo sát người khách để có thể mô tả được chiếc xe người khách đó sử dụng. Trong các trường hợp khác, nhân viên nên ghi chép chi tiết mọi thông tin có liên quan đến vụ việc làm cơ sở cho việc điều tra trong tương lai. Một số dấu hiệu để nghi ngờ một nhân viên có hành vi trộm cắp bao gồm: 1 người thường xuyên báo cáo có hiện vật bị đánh cắp/ bị mất; người có hành vi
sửa chữa/ thay đổi những dữ liệu về bộ sưu tập; một người luôn yêu cầu được hưởng ngoại lệ đối với những quy định của cơ quan lưu trữ; một người có điều kiện sống quá khá giả so với những gì anh ta kiếm được. Nếu như có những nghi ngờ như trên với một nhân viên, phải xác định rõ những thủ tục cần tiến hành tiếp theo trước khi tiếp cận với nhân viên đó. Người này cần được đối chất với ít nhất 2 giám sát viên để có cơ hội giải thích cho những hành động của mình. Có thể cho người đó nghỉ việc một thời gian và/hoặc thông báo với nhân viên bảo vệ hoặc người có trách nhiệm về an ninh. Nhưng thường thì vụ trộm được phát hiện sau khi mọi sự đã rồi, khiến cho việc xác định thủ phạm thêm khó khăn. Trong trường hợp này, giám đốc phụ trách an ninh trước hết cần xác định chính xác xem vật bị mất là gì (có thể tiến hành kiểm kê toàn bộ bộ sưu tập nếu nghi ngờ nhiều hiện vật bị mất), sau đó thông báo cho cảnh sát, công ty bảo hiểm và mọi tổ chức có liên quan (nếu cần thiết). Mọi hoạt động tiến hành nhằm thu hồi hiện vật bị mất và xác định kẻ trộm phải được ghi chép lại bằng văn bản. Nhất thiết các nhân viên trong tổ chức phải được hướng dẫn cụ thể để luôn sẵn sàng đối phó với những tình huống an ninh khẩn cấp. Mỗi nhân viên phải có một bản kế hoạch an ninh, được thực hành các quy trình đối phó và biết cách liên lạc với nhân viên có trách nhiệm về an ninh trong tổ chức và bên ngoài. Chuẩn bị và duy trì một kế hoạch an ninh Có thể áp dụng nhiều nguyên tắc cho việc thiết lập và duy trì một kế hoạch phản ứng với những rủi ro cho kế hoạch an ninh. Trên thực tế, đối với hầu hết mọi tổ chức, hai kế hoạch này có rất nhiều điểm chung. ở phần này có các tài liệu khác
cung cấp hướng dẫn chi tiết để thiết lập một kế hoạch phản ứng với những rủi ro. Khi chuẩn bị cho một kế hoạch an ninh, bước đầu tiên là thành lập một uỷ ban (đối với các tổ chức nhỏ thì uỷ ban này có thể chỉ là 1 người) có trách nhiệm tiến hành khảo sát về an ninh, xác định những nguy cơ an ninh nghiêm trọng nhất, quyết định các biện pháp đối phó và thảo ra một kế hoạch an ninh. Uỷ ban này phải được người lãnh đạo cao nhất của tổ chức trao quyền hoạt động. Một kế hoạch an ninh bao gồm: các thông tin về mọi hệ thống an ninh trong toà nhà; thông tin về việc phân chia và quản lý các chìa khoá của toà nhà cũng như chìa khoá các khu vực lưu trữ đặc biệt; các bản sao về mọi chính sách và quy định liên quan đến các vấn đề an ninh (việc sử dụng bộ sưu tập của khách và nhân viên tổ chức, các chính sách quản lý bộ sưu tập…); một bản kê các biện pháp ngăn ngừa sẽ được tiến hành; một danh sách các biện pháp phản ứng đối với các sơ suất về an ninh (ví dụ như một vụ trộm, đang tiến hành hay đã xảy ra). Cần nhớ rằng trong một số trường hợp, không nên đề cập đến một số thông tin ở trên (ví dụ như thông tin về hệ thống an ninh và thông tin về quản lý chìa khoá) trong mọi bản sao của kế hoạch. Những thông tin này chỉ được trình lên một số nhân viên cấp cao của tổ chức mà thôi. Các bản sao của kế hoạch cần được giữ ở một khu vực an toàn mà công chúng nói chung không thể tiếp cận được. Khi bạn chịu trách nhiệm thảo bản kế hoạch này, bạn sẽ cảm thấy choáng ngợp về khối lượng công việc cần phải thực hiện, nhất là khi tổ chức của bạn chưa có một kế hoạch an ninh có tính hệ thống. Tốt nhất là nên chia bản kế hoạch này thành những chuyên đề nhỏ (ví dụ như bắt đầu bằng việc các chính sách sử dụng bộ sưu tập hoặc các quy trình phản ứng khi phát hiện một vụ trộm đang diễn ra). Nó sẽ giúp hạn chế bớt những khó khăn và bạn sẽ có cảm giác an tâm khi hoàn thành xong mỗi phần của bản kế hoạch.