An ninh cho các bộ sưu tập
Karen E.Bowm
- đại diện về dịch vụ, Trung tâm bảo tồn tài liệu Đông Bắc và
Beth Lindlom Patkus
- chuyên gia tư vấn bảo tồn, Walpole, MA.
Giới thiệu
Nhi
ều thư viện và cơ quan lưu trữ không nhận thức được những nguy cơ đe doạ
đối với các bộ sưu tập của họ (ngập lụt hay hoả hoạn) và những hư hại do bất cẩn
trong việc vận chuyển hay từ các điều kiện môi trường tiêu cực. Bất cứ tổ chức
bảo tồn nào muốn bảo đảm an ninh tốt nhất cho các bộ sưu tập của mình phải đ
ưa
ra được các chính sách đúng đắn, trong đó nêu lên được tất cảc những nguy cơ
tiềm ẩn. Tài liệu này sẽ tập trung vào các vấn đề vốn từ xưa đến nay gây ảnh
hưởng tới an ninh của các bộ sưu tập là trộm cắp và phá hoại.
Hầu như các nhân viên thư viện và cơ quan lưu trữ đều đã được nghe những câu
chuyện về việc các khách hàng quen biết, hay những người khách bên ngoài, ho
ặc
thậm chí cả những nhân viên đáng tin cậy đánh cắp các hiện vật trong bộ sưu tập
(cho mục đích cá nhân, để bổ sung vào bộ sưu tập riêng hay là vì nh
ững lý do đạo
đức hay luân lý khác), nhưng hầu như chẳng ai tin là những chuyện như vậy lại
có thể xảy ra trong cơ quan của họ. Hầu hết các thư viện và kho tài liệu về cơ bản
đều có những chính sách an ninh cho vốn tài liệu của mình, nhưng việc thực thi
lại gặp nhiều khó khăn. Một số khách quen (và thực tế là cả một số nhân viên)
c
ũng cho rằng các biện pháp an ninh gây bất tiện v
ần thiết.
Để một chương trình an ninh có hiệu quả, cần phải có được sự nhận thức về tầm
quan trọng của vấn đề an ninh đối với hoạt động của tổ chức lưu trữ. Hiển nhiên
là những bộ sưu tập bị đánh cắp hoặc bị hư hỏng sẽ không thể sử dụng được nữa;
nhưng vấn đề là ở chỗ các nhân viên cũng như ban quản lý thường không nhận
thức được những ảnh hưởng của trộm cắp và phá hoại. Cần nhận thức được rằng
một số thiệt hại có thể khắc phục được (ví dụ như một tờ báo bị mất có thể mua
bản khác thay thế, thư viện mất sách có thể mượn từ các thư viện khác; các trang
sách bị mất cắp có thể phôtô thay thế) nhưng nhiều hiện vật khác không thể thay
thế (nếu như chúng là loại quý hiếm; khó thay thế hoặc thay thế tốn kém).
Tài liệu này sẽ cung cấp những chiến lược phòng chống trộm cắp và phá ho
ại cho
các bộ sưu tập, kiểm soát cả những sơ hở về an ninh có thể xảy ra; tạo lập một kế
hoạch an ninh hiệu quả có tính thực thi cao.
Lập kế hoạch an ninh
N
ếu muốn bảo vệ các bộ sưu tập tránh được những mất mát, các thư viện và cơ
quan lưu trữ cần phải coi an ninh là một trong những vấn đề quản lý cần được
quan tâm đầu tư thích đáng. Kế hoạch về an ninh cần phải được các cấp cao nhất
trong cơ quan và tổ chức ủng hộ. Nó sẽ phát huy tác dụng tối đa nếu có sự phối
hợp nhiều ban ngành và/hoặc các lĩnh vực hoạt động liên quan đến việc duy tr
ì an
ninh. Trên thực tế, có được sự phối hợp này là một thách thức lớn, do vậy, đòi h
ỏi
nhất thiết phải có cam kết mang tính dài hạn của cơ qun, tổ chức. Các hoạt động
có liên quan đến yếu tố an ninh bao gồm: bảo quản bộ sưu t
ập trong kho một cách
thích hợp, làm catalog, luân chuy
ển, các dịch vụ tra cứu, các sự kiện đặc biệt, bảo
dư
ỡng nh
à, đào t
ạo nhân vi
ên, b
ảo hiểm v
à các d
ịc
h v
ụ bảo tồn khác.
Các yếu tố cơ bản của việc hoạch định an ninh:
1. Chuẩn bị chính sách an ninh dưới dạng văn bản. Nếu có thể, hãy thành lập một
nhóm chịu trách nhiệm về thiết lập các chính sách và thủ tục an ninh. Tốt nhất là
chính sách này phải được cấp quản lý cao nhất phê duyệt.
2. Chỉ định một giám đốc chịu trách nhiệm về an ninh để thiết lập và thực thi kế
hoạch an ninh.
3. Tiến hành một cuộc điều tra về an ninh để đánh giá nhu cầu của tổ chức.
4. Thực thi các biện pháp phòng ngừa:
-Loại trừ các thiếu sót trong việc bảo đảm an ninh cho toà nhà.
-Lắp đặt các hệ thống an ninh phù hợp.
-Bảo đảm an ninh cho khu vực lưu trữ, đặc biệt các tài liệu quý cần được cất giữ
cẩn thận.
-Thiết lập nội quy cho khách.
-Thiết lập nội quy cho nhân viên.
5. Xác định những khả năng xảy ra trường hợp khẩn cấp và kế hoạch phản ứng
đối với các thiếu sót của hệ thống an ninh. Hãy cho nhân viên biết cần phải làm
gì, luyện tập các kế hoạch đối phó, đồng thời phối kết hợp các kế hoạch đó với
các thành viên bên ngoài.
6. Duy trì v
à c
ập nhập kế hoạch an ninh
Các yếu tố của việc hoạch định sẽ được thảo luận chi tiết hơn ở phần dưới. Mặc
dù các biện pháp an ninh cụ thể sẽ khác biệt khi áp dụng cho các tổ chức lưu trữ
khác nhau. Tuỳ thuộc vào quy mô của tổ chức cũng như những nguồn lực hiện
có, nhưng tiến trình hoạch định này là chung cho mọi tổ chức.
Chính sách an ninh
Mỗi tổ chức nên tạo lập một chính sách an ninh riêng, được viết thành văn bản
trình bày rõ những cam kết của tổ chức mình về vấn đề quản lý an ninh, tuyên bố
sự ủng hộ của ban lãnh đạo với việc hoạch định chiến lư
ợc an ninh, ngăn ngừa rủi
ro và thực hiện các biện pháp đối phó. Các nhân viên trong mọi phòng, ban c
ủa tổ
chức cần phải tham gia vào việc dự thảo chính sách cũng như các biện pháp an
ninh. Trong đó, một bộ phận quan trọng của chương trình an ninh là thường
xuyên xem xét và cập nhật chính sách.
Giám đốc phụ trách an ninh
Cần bổ nhiệm một giám đốc để phụ trách việc lên k
ế hoạch một cách khoa học về
vấn đề an ninh. ở các tổ chức nhỏ, có thể giao cho một/nhiều nhân viên kiêm
nhiệm luôn nhiệm vụ này; còn ở các tổ chức lớn có thể giao nó cho một nhân vi
ên
chuyên trách. Trong trường hợp giám đốc phụ trách an ninh kiêm nhiệm, cần nêu
rõ các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc của nhân viên đó. Cần xác định
lượng thời gian nhất định để người này thực hiện công việc với chương trình an
ninh. Người giám đốc phụ trách an ninh phải thực hiện việc đánh giá thường
xuyên chương trình đồng thời cải tiến các hệ thống và chính sách khi cần thiết.
Anh ta cần phải làm việc với tất cả các nhân viên có tiếp xúc với bộ sưu tập; phải
đư
ợc phép l
àm vi
ệc trực tiếp với l
ãnh
đ
ạo cao nhất của tổ chức; phải đ
ư
ợc trao
các quyền hạn cần thiết để thiết lập các nỗ lực ngăn ngừa rủi ro trong khối nhân
viên, cũng như điều hành trong trường hợp an ninh khẩn cấp.
Khảo sát an ninh
Trước khi bắt đầu hay cải tiến một chương trình an ninh, nên đánh giá các nhu
cầu hiện tại và tương lai của tổ chức. Giám đốc an ninh cần nghiên cứu một cách
hệ thống các điều kiện của tổ chức và hoạt động của chúng. Cuộc khảo sát này
phải đánh giá được các chính sách và bi
ện pháp an ninh hiện có; xác định các khu
vực có nguy cơ cao; sắp xếp các nguy cơ an ninh theo khả năng có thể xảy ra.
Điều này sẽ cho phép tổ chức tập trung vào những vấn đề trọng yếu trước tiên.
Nó có tác d
ụng hỗ trợ trong việc lập kế hoạch và dự đoán ngân sách dài hạn.
Cuộc khảo sát phải xem xét đến các vấn đề sau:
1. Những chỗ sơ hở ở khu vực xung quanh cũng như khu vực bên trong: có cận
kề với những điểm/chỗ có thể gây nguy hiểm; những điểm bất cập của hệ thống
phát hiện và báo động đột nhập; hệ thống chiếu sáng kém và các ổ khoá thiếu an
toàn.
2. Các chính sách và biện pháp hiện thời cho nhân viên và khách sử dụng bộ sưu
tập, bao gồm đăng ký sử dụng của khách, các quy định trong phòng đọc, việc tiếp
cận của nhân viên với bộ sưu tập và quản lý chìa khoá.
3. Bảo vệ các bộ sưu tập trong khu vực lưu trữ và vận chuyển trong khi trưng bày.
4. Bất cứ vấn đề gì mà các nhân viên hay khách phát hiện ra trong quá khứ.