Bài giảng Lãnh đạo và quản lý dự án

L1 - 1 QLDA _ DBK

Lãnh đạo và quản lý dự án

23 – 26 / 4 / 2012 23 26 / 4 / 2012

Giảng viên: T/S Đỗ Bá Khang Trường Quản lý – Viện Công nghệ Châu Á cho APMAS và IFAD Việt Nam

L1 - 2 QLDA _ DBK

Giới thiệu chung

(cid:131) Ba nguyên tắc cơ bản

(cid:153) Thiết thực (cid:153) Thực tiễn (cid:153) Định hướng hành động

(cid:131) Lịch trình môn học (cid:131) Lịch trình môn học

(cid:153) Ngày 1: Tổng quan về quản lý dự án và vai trò của người lãnh đạo dự án. Ôn tập quản lý dự án theo kết quả và Phương pháp khung Lôgic. Trò chơi quản lý dự án. Các tiêu chuẩn và nhân tố cho sự thành công của dự án. (cid:153) Ngày 2: Lập kế hoạch dự án theo kết quả. Phân tích các bên liên quan đến dự án và cơ hội cho PPP. Bài tập lập kế hoạch dự án. Những thách thức đối với lập kế hoạch dự án.

nhân. Bài tập M&E. Chia sẻ kinh nghiệm.

ập

(cid:153) Ngày 3: Đánh giá kết quả và ảnh hưởng của việc tham gia khu vực tư g ệ (cid:153) Ngày 4: Chia sẻ kinh nghiệm. Thách thức và vai trò của phụ nữ tại dự án hỗ trợ tam nông-IFAD. Chia sẻ kinh nghiệm. Lập kế hoạch tổng hợp. Tổng kết.

(cid:131) Lịch hàng ngày:

(cid:153) 8:30-12:00 (với 15’ nghỉ giải lao lúc 10:00) (cid:153) 13:30-17:00 (với 15’ nghỉ giải lao lúc 15:00)

L1 - 3 QLDA _ DBK

Mục tiêu chung

Mục tiêu của khóa học: (cid:131) Giúp người học có hiểu biết tốt về khái niệm, cơ cấu và các công cụ của quản lý dự án dựa theo kết quả trong sự nhạy công cụ của quản lý dự án dựa theo kết quả trong sự nhạy cảm về giới.

(cid:131) Phổ biến cho người học những yêu cầu và kỳ vọng chính của dự án, đặc biệt trong bối cảnh cải cách chương trình và định hướng thị trường

(cid:131) Cung cấp cơ hội để người học phát triển kỹ năng thực hành thảo luận và chia sẻ kinh nghiệm trong việc giải quyết hành, thảo luận và chia sẻ kinh nghiệm trong việc giải quyết các vấn đề thực tế trong việc quản lý dự án được IFAD hỗ trợ

(cid:131) Khuyến khích mọi người ứng dụng các kỹ năng học được

vào công việc sau khoá học

Ngày 1:Lãnh đạo dự án – Ngày 1:Lãnh đạo dự án – Quản lý dự án dựa theo kết quả Quản lý dự án dựa theo kết quả

Vò

đời d á

(cid:131)Hiểu biết về dự án: Đặc điểm, Vòng đời dự án và à điể Phương pháp khung lôgic (cid:131)Chỉ tiêu đánh giá thành công của dự án (cid:131)Trò chơi dự án: lãnh đạo, các yếu tố quan trọng để thành công

L1 - 5 QLDA _ DBK

Mục tiêu

(cid:131) Sau bài học này, các anh chị sẽ:

(cid:153) Hiểu được bản chất và những thử thách của dự

án mà các anh/chị lãnh đạo án mà các anh/chị lãnh đạo

(cid:153) Có thể chỉ ra được những khái niệm cốt yếu của phương pháp khung lôgic khi áp dụng vào từng dự án riêng.

ạ

ự

g p ạ

g,

(cid:153) Nhận thức được vai trò của mình trong việc lãnh đạo dự án thành công, trong phạm vi hiểu biết những nhân tố quan trọng dẫn tới thành công của dự án .

L1 - 6 QLDA _ DBK

Chương trình làm việc

(cid:131) Các đặc điểm và thử thách của dự án (cid:131) Tóm tắt lại Phương pháp Khung Lôgic (cid:131) Bài tập Khung logic (LOGFRAME) (cid:131) Bài tập Khung logic (LOGFRAME) (cid:131) Trò chơi quản lý dự án (cid:131) Nhân tố thành công cơ bản (CSF) của Dự án

L1 - 7 QLDA _ DBK

Câu hỏi thảo luận

đặ điể

hát t iể

(cid:131) Dự án là gì ? (cid:131) Dự án phát triển có những đặc điểm và thách à thá h ó hữ

D á thức nào?

L1 - 8 QLDA _ DBK

Dự án và Chương trình (cid:131) Thông thường, Dự án là một quá trình nhiều hoạt động liên quan đến nhau, được thực hiện trong một khoảng thời gian và nguồn lực định trước nhằm tạo ra các kết quả và mục tiêu định trước

ể

(cid:131) Dự án phát triển

(cid:153) Mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội (cid:153) Nhắm tới nhóm người thụ hưởng lợi ích có hoàn cảnh khó

khăn

(cid:153) Phi lợi nhuận

(cid:131) Chú ý: Phân biệt Dự án và Chương trình

(cid:153) Chương trình thường bao gồm nhiều dự án với mục tiêu (cid:153) Chương trình thường bao gồm nhiều dự án với mục tiêu

phát triển hoặc các đối tượng hưởng lợi giống nhau.

(cid:153) Phạm vi và mục tiêu của chương trình thường không được

xác định chặt chẽ, để có cơ hội sửa chữa và thiết kế lại

L1 - 9 QLDA _ DBK

Các đặc điểm và thách thức của Dự án

(cid:131) Các đặc điểm chung

(cid:153) Phức tạp (cid:153) Tính tạm thời (cid:153) Tính duy nhất nhất (cid:153) Tính d (cid:153) Tính năng động với nhiều thay đổi (cid:153) Thường chịu nhiều rủi ro và áp lực (cid:131) Các thách thức của dự án phát triển

(cid:153) Các mục tiêu phát triển khó đo lường, đánh giá và quản lý (cid:153) Mối quan hệ phức tạp của các bên liên quan đến Dự án

• Sự tách biệt giữa bên tài trợ và đối tượng thụ hưởng lợi ích • Thiếu sự rõ ràng trong quyền sở hữu • Yêu cầu về sự minh bạch và trách nhiệm giải trình (cid:153) Các thách thức của môi trường trong việc thi hành

L1 - 10 QLDA _ DBK

Vòng đời Dự án phát triển

Đối tượng DA

Chính quyền và Nhà tài trợ

Cơ quan thực hiện DA

Thiết kế

Hoạch định H h đị h

Tổng kết/ Tổng kết/ Chuyển giao

Thực hiện TDĐG

L1 - 11 QLDA _ DBK

Các tiêu chí thành công của Dự án phát triển

Đầu ra

Thời gian

Các tác động

Sự hài lòng của các bên liên quan

Giải trình

Chi phí Chi phí

Năng lực

L1 - 12 QLDA _ DBK

Phương pháp khung lôgic DA (LFA)

(cid:131) Phương pháp khung lôgic DA (LFA) là công cụ QLDA

quan trọng giúp các nhà hoạch định và quản lý (cid:153) Thiết kế và xây dựng các dự án mới (cid:153) Mô tả và trình bày các DA (cid:153) Theo dõi và đánh giá thực thi các DA

(cid:131) Các đặc điểm cơ bản của phương pháp Khung lôgic:

(cid:153) Chia kết quả DA thành 3 bậc khác nhau:

• Các sản phẩm cụ thể • Các mục tiêu • Các ảnh hưởng lâu dài • Các ảnh hưởng lâu dài

(cid:153) Sắp xếp các bậc kết quả này với hoạt động và nguồn lực

của DA thành một “thang” logic

(cid:153) Xác định chỉ số và cách kiểm định cho các kết quả DA (cid:153) Xác định các điều kiện và các giả định cần thiết cho DA

L1 - 13 QLDA _ DBK

Phương pháp khung lôgic DA

Nguồn lực

Các chỉ số và phương thức đánh giá

Hoạt động

Sản phẩm

Mục tiêu

Ảnh hưởng

Liên kết lôgic/ Các giả định/ Điều kiện

L1 - 14 QLDA _ DBK

Những cấu phần chính trong Thang Lôgic

• Các nguồn lực (hoặc đầu vào): Bao gồm các nguồn tài chính,

nguồn nhân lực và vật lực khác cần cho sự can thiệp.

• Các hoạt động: Những nỗ lực để tạo ra các sản phẩm và những kết

quả dự định ả d đị h • Kết quả: bao gồm

• Đầu ra (hay sản phẩm) : Các sản phẩm hữu hình, dịch vụ hoặc kết quả cụ thể và trước mắt (cần) được tạo ra bởi các hoạt động của DA.

khi kết thú d á

à là tiê

• Mục tiêu (hay kết quả dự án): Những điều kiện và thay đổi có thể quan sát được ở đối tượng hưởng lợi mà DA mong muốn (h (hay cần) đạt được khi kết thúc dự án và là tiêu chí đánh giá hí đá h iá ầ ) đ t đ thành công của dự án.

• Các tác động (hay ảnh hưởng) là những thay đổi về lâu dài

trong những điều kiện sống của những người hưởng thụ dự án. Thông thường, đây là những mục tiêu lâu dài của DA hay CT, nhưng cũng có thể bao gồm những tác động (tích cực hay tiêu cực) nằm ngoài dự kiến)

L1 - 15 QLDA _ DBK

Phương pháp khung lôgic (LFA)

(cid:131) LFA như một quy trình bao gồm nhiều bước: (cid:153) Phân tích vấn đề và đánh giá nhu cầu (cid:153) Phát triển các kết quả mong muốn để đạt được nhu cầu xác

định

(cid:153) Phát triển các chiến lược, bao gồm các hành động và nguồn

lực cần thiết để đạt được kết quả như dự định

(cid:153) Nhận biết cách thức để theo dõi và đánh giá (cid:153) Nhận biết những giả định và sự rủi ro

(cid:131) Sản phẩm của quy trình này, cũng được gọi là Khung Lôgic (hay

g

),

gọ

LOGFRAME), miêu tả ngắn gọn: (cid:153) Thang lôgic, hoặc thứ tự các kết quả, hoạt động và nguồn lực (cid:153) Điều kiện cần thiết để đảm bảo tính lôgic của việc thiết kế dự án (cid:153) Các chỉ số để đánh giá sự thực hiện, kết quả và ảnh hưởng của dự án

(cid:131) Tính lôgic của phương pháp: Mỗi thành phần là điều kiện cần và

đủ để đảm bảo thành phần tiếp theo trên thang logic

L1 - 16 QLDA _ DBK

Lợi ích khi sử dụng Phương pháp khung Lôgic (LFA)

(cid:131) Là công cụ giao tiếp

(cid:153) Giúp làm tăng sự rõ ràng trong miêu tả và thuyết minh dự án

với hình thức được tiêu chuẩn hóa.

(cid:153) Tăng cường sự nhận thức, gắn kết và ủng hộ của các bên liên ắ

ủ

ế

quan dự án

(cid:131) Là công cụ thiết kế và hoạch định

(cid:153) Giúp đảm bảo sự thiết thực và lôgic của thiết kế dự án (cid:153) Giúp nâng cao tính đồng nhất của thiết kế và hoạch định (cid:153) Buộc chúng ta phải sớm cân nhắc những giả định cơ bản cần

thiết và những rủi ro của dự án ngay từ giai đoạn đầu tiên

g y

ự

g

ạ

(cid:131) Là công cụ M&E

(cid:153) Buộc chúng ta phải cân nhắc cách thức theo dõi việc thực thi dự án (cid:153) Thống nhất chức năng M&E trong thiết kế dự án (cid:153) Cung cấp nền tảng để phát triển và phân loại các chỉ số cho M&E

L1 - 17 QLDA _ DBK

Bài tập

(cid:131) Mỗi nhóm TNSP chọn một trong 3 thành phần (components) của DA của mình. Nhóm 3EM chọn 1 hay 2 thành phần đầu của DA của mình. chọn 1 hay 2 thành phần đầu của DA của mình

(cid:131) Thuyết trình tóm tắt các yếu tố của Khung lôgic của thành phần được chọn: các tác động, kết quả, sản phẩm, các hoạt động, nguồn lực.

(cid:131) Thảo luận nhóm: 20’; Thuyết trinh: 5’

L1 - 18 QLDA _ DBK

Một số vấn đề thường gặp khi sử dụng Phương pháp Khung lôgic trong thực tiễn

(cid:131) Một số lỗi thông thường

(cid:153) Được áp dụng sau giai đoạn thiết kế để cung cấp cái “vẻ bề ngoài” của phương

pháp khung Lôgic

(cid:153) Áp dụng một cách cứng nhắc không cân nhắc tính lôgic của tình hình thực tế (cid:153) Áp dụng một cách cứng nhắc, không cân nhắc tính lôgic của tình hình thực tế (cid:153) Đơn giản hóa vấn đề quá mức (đôi khi bởi định dạng của khung Lôgic) và không

chú ý, bỏ qua những vấn đề thiết thực (đặc biệt là các giả định)

(cid:153) Không chú ý tới những thay đổi trong vòng đời của dự án

(cid:131) Gợi ý

(cid:153) Lợi ích của PP Khung Lôgic nằm ở quá trình thảo luận và xây dựng Khung lôgic

(hơn là ở sản phẩm của quá trình này).

(cid:153) Phương pháp Khung Lôgic có sự tham gia cộng đồng (cid:153) Phương pháp Khung Lôgic có sự tham gia cộng đồng (cid:153) Xem xét và điều chỉnh thường xuyên Khung lôgic trong suốt vòng đời của DA (cid:131) Những hạn chế khác của (phiên bản gốc) phương pháp khung Lôgic LFA

(cid:153) Không bao gồm đánh giá nhu cầu (cid:153) Tính lôgic được nhấn mạnh, nhưng không nhấn mạnh tính tối ưu của thiết kế dự

án

(cid:153) Không hữu ích trong việc đánh giá những kết quả và ảnh hưởng ngoài dự tính

L1 - 19 QLDA _ DBK

LOGFRAME và RBM

(cid:131) Quản lý theo kết quả (RBM): là chiến lược tập trung vào kết quả, ảnh hưởng và sự đánh giá có thể xác minh được. RBM xây dựng trên sự phát triển phương pháp Khung Lôgic, nhấn mạnh vào xây dựng quan hệ đối tác chiến lược và có hiệu quả. dựng quan hệ đối tác chiến lược và có hiệu quả

(cid:131) Khái niệm

(cid:153) Sản phẩm (Output): Sản phẩm và các dịch vụ cụ thể là kết quả

trực tiếp của các hoạt động DA sử dụng nguồn lực

(cid:153) Mục tiêu (Outcome): Các thay đổi thực tiễn và có ích trong các điều kiện phát triển (đời sống của người dân) mà IFAD nhằm đạt tới qua các hoạt động của mình. hẩ Kết

M tiê

ả Sả

(cid:153) Kết quả = Sản phẩm + Mục tiêu (cid:153) Ảnh hưởng: Mục tiêu của dự án là tạo ra sự thay đổi tích cực và

lâu dài trong điều kiện phát triển

L1 - 20 QLDA _ DBK

Nghỉ Trưa

L1 - 21 QLDA _ DBK

Trò chơi tổ chức dự án: Luật chơi

(cid:131) Bốc thăm may mắn để chọn Giám đốc dự án (cid:131) Giám đốc dự án xây dựng mô hình tổ chức và chỉ định

nhân sự (Ai là người phụ trách, ai là nhân viên) nhân sự (Ai là người phụ trách, ai là nhân viên)

(cid:131) Mỗi người, bao gồm cả Giám đốc dự án, chỉ được trao

đổi thông tin (hoặc yêu cầu) với người phụ trách và cấp dưới trực tiếp.

(cid:131) Tất cả sự truyền đạt phải được viết ra và giữ bí mật (cid:131) Theo yêu cầu của người phụ trách trực tiếp, mỗi người chỉ được gửi tối đa 2 quân bài mỗi lần và nên nhận lại chỉ được gửi tối đa 2 quân bài mỗi lần, và nên nhận lại đúng số lượng quân bài từ người phụ trách

(cid:131) Số lượng thông tin và quân bài trao đổi không giới hạn

L1 - 22 QLDA _ DBK

Tổ chức dự án cho Trò chơi

A Giám đốc dự án

B Trưởng bộ phận

C Trưởng bộ phận

D Trưởng bộ phận

E Nhân viên

I Nhân viên

L Nhân viên

J Nhân viên

M Nhân viên

F Nhân viên

H Nhân viên

K Nhân viên

N Nhân viên

L1 - 23 QLDA _ DBK

Chơi bài

L1 - 24 QLDA _ DBK

Hands of card

L1 - 25 QLDA _ DBK

Câu hỏi cho trò chơi

(cid:131) Anh/Chị đang có những cây bài nào trong tay? (cid:131) Theo anh/chị, mục tiêu của dự án là gì?

(cid:131) Nếu anh/chị là giám đốc dự án và cả đội sẽ chơi lại trò chơi một lần nữa, anh/chị sẽ làm gì để thực hiện tốt hơn?

L1 - 26 QLDA _ DBK

Thảo luận

(cid:131) Hãy liệt kê 5 điều kiện quan trọng nhất ảnh hưởng lớn đến sự thành công cuả dự án

L1 - 27 QLDA _ DBK

Các yếu tố then chốt để thành công (cid:131) Các yếu tố thành công của dự án là những điều kiện

(bên trong và bên ngoài) ảnh hưởng lớn đến đầu ra của dự án.

(cid:131) Đối với phần lớn các dự án, các yếu tố đó là:

(cid:153) Thiết kế dự án (cid:153) Lãnh đạo dự án và các thành viên (cid:153) Sự ủng hộ của lãnh đạo cấp cao (cid:153) Sự phân phối nguồn lực đầy đủ (cid:153) Sự trao đổi thông tin và kiểm soát hiệu quả (cid:131) Liệt kê rõ ràng CSF sẽ có ích cho lãnh đạo dự án: (cid:153) Đánh giá cơ hội hoàn thành dự án thành công (cid:153) Ưu tiên và tập trung sự chú ý vào những vấn đề cấp

bách để tăng cơ hội thành công

L1 - 28 QLDA _ DBK

Những nhân tố thành công cơ bản

Năng lực Năng lực

Cá nhân: Kiến thức, Kỹ năng, Kinh nghiệm,… Tổ chức: Quản lý, Tổ chức, Công nghệ, Quy trình, Thông tin tin

Ý chí

g Môi trường

• Hỗ trợ bởi lãnh đạo cấp

cao

• Hiểu biết, đồng ý và gắn kết với mục tiêu của DA

• Hỗ trợ bởi các bên liên

quan đến Dự án

• Tương thích quyền lợi • Thái độ, hành vi, v.v…

• Các điều kiện bên ngoài

Ngày 2: Lập kế hoạch dựa theo Ngày 2: Lập kế hoạch dựa theo kết quả cho hợp tác Công - tư kết quả cho hợp tác Công - tư

•Phân tích các bên liên quan đến dự án đế d á •Cơ hội và chiến lược cho hợp tác Công – Tư •Thiết lập mục tiêu và các tác động mong đợi •Xác định phạm vi của dự án •Các vấn đề về giới trong lập kế hoạch •Những thách thức trong lập kế hoạch

D2_p 2 QLDA_DBKI

Phân tích các bên liên quan đến dự án

(cid:131) Các bên liên quan đến dự án những người hoặc nhóm người: (cid:131) Có quan tâm (trực tiếp hoặc không trực tiếp) tới thành công

hoặc thất bại của dự án hoặc thất bại của dự án

(cid:131) Có ảnh hưởng đến quá trình thực hiện dự án (cid:131) Phân tích các bên liên quan đến dự án bao gồm: (cid:131) Xác định các bên liên quan chính đến dự án (cid:131) Hiểu được khả năng ảnh hưởng, sự quan tâm, năng lực và sự

ràng buộc đối với dự án

ấ

(cid:131) Phát triển chiến lược và kế hoạch để nhận được sự hỗ trợ hiệu quả nhất từ các bên liên quan sao cho đạt được mục tiêu của dự án

(cid:131) Với định hướng thị trường vì người nghèo của dự án IFAD, các

bên liên quan chính bao gồm (cid:131) Các hộ nghèo (cid:131) Các thành viên chủ chốt thuộc khu vực tư nhân

QLDA_DBKI D2_p 3

Lập bảng các bên liên quan

Việc cần làm

Nhóm các bên liên quan

Sự quan tâm và kỳ vọng

Các tác động đến dự án

QLDA_DBKI D2_p 4

Bài tập nhóm

(cid:131) Mỗi nhóm chọn một sản phẩm tiềm năng phát

triển chuỗi giá trị thị trường

(cid:131) Tóm tắt những cơ hội để phát triển sản phẩm này và những khó khăn đối với những người thụ hưởng mục tiêu (hộ nghèo)

(cid:131) Xác định rõ các thành phần chính của khu vực tư nhân có thể và nên tham gia vào việc phát triển chuỗi giá trị cho sản phẩm.

(cid:131) Tóm tắt những điều anh/chị biết về những

thành phần tham gia này: vai trò, động lực và mục tiêu, năng lực và sự gắn kết của họ

QLDA_DBKI D2_p 5

Lập kế hoạch

(cid:131) Tại sao phải lập kế hoạch

(cid:131) Bảo đảm đạt được mục tiêu (cid:131) Nâng cao khai thác nguồn lực hiệu quả (cid:131) Giúp quá trình kiểm soát và theo dõi (cid:131) Thúc đẩy trao đổi thông tin, hợp tác (cid:131) Tạo động lực cho con người (cid:131) Nhận được tài chính cho dự án (cid:131) Chuẩn bị cho việc xác định và quản lý rủi ro (cid:131) Lập kế hoạch tại dự án hỗ trợ Tam nông IFAD Lập kế hoạch tại dự án hỗ trợ Tam nông IFAD (cid:131) Lập kế hoạch công việc (cid:131) Lập kế hoạch dự án

“ Thất bại trong lập kế hoạch cũng như là lên kế hoạch để thất bại”

QLDA_DBKI D2_p 6

Các loại kế hoạch cần làm

(cid:131) Kế hoạch công tác

(cid:131) Đều đặn: Hằng năm và hằng quý theo vòng đời của dự án (cid:131) Kế hoạch công tác năm: Mô tả các hoạt động cần có Kế hoạch công tác năm: Mô tả các hoạt động cần có trong năm và mục tiêu cụ thể, với dự toán ngân sách năm, thường được xây dựng vào quý 4 và đưa vào báo cáo năm

(cid:131) Kế hoạch công tác quý: Bao gồm chi tiết các bước cụ thể để huy động nguồn lực dự án, làm cơ sở cho dự báo tài chính, tạm ứng tiền mặt và chi phí dự án

(cid:131) Kế hoạch hoạt động (cid:131) Kế hoạch hoạt động

(cid:131) Kế hoạch dự án chung: Tài liệu dự án và báo cáo khởi

động

(cid:131) Kế hoạch riêng cho từng hoạt động cụ thể (tiểu dự án)

QLDA_DBKI D2_p 7

Kế hoạch công tác cho Dự án IFAD

(cid:131) Kế hoạch công tác của dự án

(cid:131) Bao gồm toàn bộ vòng đời dự án (cid:131) Được thực hiện bởi ban giám đốc dự án ngay khi họ được chỉ định (cid:131) Được thực hiện bởi ban giám đốc dự án ngay khi họ được chỉ định

(khi dự án khởi động)

(cid:131) Cập nhật và bổ sung tài liệu DA (sản phẩm và mục tiêu kỳ vọng theo

tháng và năm) (cid:131) Kế hoạch công tác năm

(cid:131) Bao gồm từng năm trong vòng đời của dự án, các hoạt động bổ sung

cho từng đầu ra và mục tiêu, và ngân sách hằng năm

(cid:131) Kê hoạch năm đầu tiên được chuẩn bị cùng với kế hoạch công tác của dự án và những kế hoạch tiếp theo được chuẩn bị vào quý cuối cùng của năm và được đính kèm theo báo cáo hàng năm

(cid:131) Kế hoạch công tác theo quý

(cid:131) Kế hoạch chi tiết nhất: bao gồm tất cả các bước và hành động để huy

động đầu vào của dự án

(cid:131) Là tài liệu tham khảo cho việc dự báo tài chính, tạm ứng quỹ và thanh

toán trực tiếp

QLDA_DBKI D2_p 8

Phương pháp lập kế hoạch theo kết quả

(cid:131) Rà soát lại Khung lôgic của Dự án

(cid:131) Thiết lập các mục tiêu và các kết quả mong đợi (cid:131) Xác định phạm vi công việc và các hoạt động

à á h t độ

Xá đị h h

i ô

iệ

(cid:131) Lập kế hoạch thực hiện

(cid:131) Dự đoán nguồn lực và chuẩn bị ngân sách (cid:131) Lập thời gian biểu cho các hoạt động và nguồn lực (cid:131) Chỉ định/ Tuyển dụng và tổ chức, phân chia trách nhiệm (cid:131) Chuẩn bị theo dõi thực hiện (cid:131) Quản lý rủi ro: Định rõ, đánh giá và phân tích những rủi ro tiềm (cid:131) Quản lý rủi ro: Định rõ đánh giá và phân tích những rủi ro tiềm

tàng và lên kế hoạch dự phòng rủi ro

(cid:131) Ghi chú

(cid:131) Chú trọng vào kết quả, với các chỉ số đo lường (cid:131) Quy trình lập kế hoạch ngược: bắt đầu từ kết quả, rồi sản

phẩm, hoạt động và cuối cùng là nguồn lực.

QLDA_DBKI D2_p 9

Công cụ kỹ thuật cho lập kế hoạch dự án

(cid:131) Phân tích vấn đề và các bên liên quan (cid:131) Lập mục tiêu SMART và chiến lược DA (cid:131) Xác định phạm vi và cấu trúc tách việc (cid:131) Xác định phạm vi và cấu trúc tách việc (cid:131) Biểu đồ trách nhiệm (cid:131) Biểu đồ Gantt và lịch các sự kiện quan trọng (cid:131) Biểu kê kế hoạch tổng hợp: Cấu trúc tách việc, sản phẩm hoặc các tiêu chí hoàn thành, trách nhiệm, thời gian biểu, ngân sách, rủi ro và ứng nhiệm, thời gian biểu, ngân sách, rủi ro và ứng phó rủi ro.

QLDA_DBKI D2_p 10

Xác định mục tiêu SMART

Achievable: Khả thi

Specic: Cụ thể Specic: Cụ thể

Measurable: Đo được

Relevant: Thiết thực

Assingnable- Có phân trách nhiệm

Realistic- Thực tiễn

Timely: Kịp thời thời Kị

T- Có tính thời gian

QLDA_DBKI D2_p 11

Xác định phạm vi dự án

(cid:131) Theo nghĩa hẹp, phạm vi dự án xác định công việc phải làm để đạt được mục tiêu của dự án và chỉ những công việc đó. (cid:131) Phạm vi dự án được xác định sau khi mục đích, mục tiêu và (cid:131) Phạm vi dự án được xác định sau khi mục đích mục tiêu và

chiến lược của dự án đã được thống nhất.

(cid:131) Công cụ chủ yếu để xác định phạm vi dự án là Cấu trúc tách

việc (WBS)

(cid:131) Theo nghĩa rộng hơn, phạm vi dự án được hiểu bao gồm

những thành phần sau: (cid:131) Mục đích và mục tiêu và các chỉ số kỹ thuật của sản phẩm Mục đích và mục tiêu và các chỉ số kỹ thuật của sản phẩm (cid:131) Danh sách các hoạt động của dự án (hoặc phạm vi trong nghĩa

hẹp như trên)

(cid:131) Các tiêu chí hoàn thành mỗi hoạt động (cid:131) Phạm vi công việc của các bên tham gia dự án

QLDA_DBKI D2_p 12

Cấu trúc tách việc

(cid:131) Phạm vi dự án phải bao gồm tất cả và chỉ những hoạt động cần tiến

hành để hoàn thành dự án (cid:131) Cấu trúc tách việc cung cấp danh sách các hoạt động của dự án Cấu trúc tách việc cung cấp danh sách các hoạt động của dự án (trong một quý, một năm hoặc toàn bộ vòng đời của dự án) làm cơ sở cho: (cid:131) Xác định và quản lý phạm vi (cid:131) Lên lịch trình hoạt động (cid:131) Phân công trách nhiệm (cid:131) Dự toán nguồn lực và ngân sách Giám sát thực thi dự án (cid:131) Giám sát thực thi dự án

(cid:131) Cấu trúc tách việc là cách tách dần dự án thành các hoạt động nhỏ

hơn nhằm: (cid:131) Bao gồm tất cả và chỉ các hoạt động cần thiết trong phạm vi dự án (cid:131) Không có trùng lặp

QLDA_DBKI D2_p 13

Ví dụ: Cấu trúc phân tách công việc

1. Dự án môi trường

1.1. Điều tra và đánh giá nhu cầu 1.2. Huấn luyện

1.2.1. Chuẩn bị TOR ẩ 1.2.2. Mời các diễn giả về tài nguyên 1.2.3. Lôgic 1.2.4. Tiến hành huấn luyện 1.2.5. Đánh giá 1.2.6. Báo cáo cuối cùng

1.3. Lập kế hoạch

… 1.4. Thực hiện 1.4. Thực hiện … 1.5. Giám sát … 1.6. Theo dõi … 1.7. Báo cáo …

QLDA_DBKI D2_p 14

Biểu mẫu kế hoạch tổng hợp

Hoạt động (Phân tách hoạt động)

Mô tả công việc

Đầu ra mong đợi

Người (Bộ phận) chịu trách nhiệm

Thời gian bắt đầu

Thời gian hoàn thành

Nguồn lực cần thiết

Tiêu chuẩn thành công

Dự báo rủi ro

Ứng phó rủi ro

1.1

1.1.1

1.1.2

1.1.3

1.2

1.2.1

1.2.2

1.3

1.3.1

1.3.2

1.3.3

2.1

...

QLDA_DBKI D2_p 15

Bài tập lập kế hoạch

(cid:131) Tiếp tục với bài tập phân tích các bên liên quan

iá t ị ủ

hẩ

ả

DA đã làm, các nhóm sẽ vạch ra mục tiêu SMART để phát triển chuỗi giá trị của sản phẩm h ỗi SMART để hát t iể đã xác định cho hộ nghèo trong khu vực DA (cid:131) Xác định những hoạt động chính cần tiến hành để đạt được mục tiêu, có thể bao gồm tất cả 3 hợp phần của dự án và sử dụng cấu trúc tách việc

(cid:131) Dự trù nguồn lực cần thiết, xác định trách

nhiệm chính của mỗi bên và thử phát triển một thời gian biểu cho các hoạt động đó.

QLDA_DBKI D2_p 16

nhau

ợ ỳ ọ g ra được kỳ vọng

Lỗi thường gặp trong lập kế hoạch (cid:131) Kế hoạch công tác và kế hoạch công việc không liên kết với (cid:131) Quá chú trọng vào các nguồn lực mà không liên kết với đầu (cid:131) Không liên quan tới ngân sách dự án (cid:131) Một hoặc 2 thái cực:

(cid:131) Quá cứng nhắc (sao chép toàn bộ từ tài liệu dự án) (cid:131) Quá cầu kỳ (không dựa trên tài liệu dự án)

thực tế

(cid:131) Thiếu nhất quán với tổng thể dự án (cid:131) Không có sự chuẩn bị thiết thực cho những vấn đề và rủi ro (cid:131) Không thực tế ế (cid:131) Một trong hai thái cực

(cid:131) Quá chi tiết (cid:131) Quá sơ sài (cid:131) Trình bày cẩu thả

NgàyNgày 3: Theo NgàyNgày 3: Theo

3: Theo dõidõi vàvà đánhđánh giágiá 3: Theo dõidõi vàvà đánhđánh giágiá (M&E) dựadựa theotheo kếtkết quảquả (M&E) (M&E) (M&E) dựadựa theotheo kếtkết quảquả •Khuôn khổ và cơ chế của theo dõi và đánh giá dõi à đá h iá th •Đo lường kết quả và ảnh hưởng •Chia sẻ kinh nghiệm về hợp tác Công-Tư của Dự án hỗ trợ Tam nông trước đây. •Vấn đề về giới trong trong theo dõi và đánh giá DA

D2_p 2 QLDA_DBKI

Theo dõi và đánh giá

• Theo dõi dự án là quá trình:

(cid:131) Thu thập thường xuyên số liệu và thông tin về thực hiện dự án và

thay đổi môi trường thay đổi môi trường

(cid:131) So sánh số liệu thu thập được với kế hoạch dự án, tiêu chuẩn thực hiện hoặc các tác động mong muốn. Việc này bao gồm cả dự báo kết quả dự án và đoán trước các vấn đề xảy ra

(cid:131) Kiến nghị để điều chỉnh các hoạt động khi cần thiết

• Đánh giá dự án là mở rộng phạm vi theo dõi dự án để xác định một

ệ q

ự

cách hệ thống và khách quan (cid:131) Hiệu quả thực hiện dự án về tổng thể g ệ ự (cid:131) Hiệu quả, tính thiết thực của chiến lược và thiết kế dự án so với

mục đích, mục tiêu của dự án

(cid:131) Những ảnh hưởng và sự bền vững trong tương lai của kết quả dự

án

• Đánh giá cũng thường đưa ra những bài học kinh nghiệm cần thiết

QLDA_DBKI D2_p 3

Các nguyên tắc của Theo dõi và Đánh giá theo kết quả • Nhấn mạnh vào tiến độ đạt được các kết quả và tác

động dự kiến

• Tiến hành thường xuyên dựa trên các báo cáo quý và

ế năm

• Có sự tham gia của các bên liên quan • Dựa trên các chỉ số đánh giá định lượng có thể thẩm tra • Rút ra các bài học kinh nghiệm • Bảo đảm tính thiết thực của dự án Bảo đảm tính thiết thực của dự án

QLDA_DBKI D2_p 4

Các chỉ số của Dự án

• Các chỉ số là sự đo lường cụ thể và khách quan quá trình thực hiện, tiến

độ và kết quả của dự án

(cid:131) Chỉ số tiến độ tập trung vào ba yếu tố đầu tiên của mô hình dự án: đầu

ự

g

y

ộ ập vào, các hoạt động và đầu ra

(cid:131) Chỉ số thực hiện đo lường thêm: mục tiêu, các tác động và tính bền

vững

• Thách thức chính đối với theo dõi và đánh giá và cũng là nhu cầu cấp

bách với Phương pháp Khung Lôgic là xác định các chỉ số cho các mục tiêu mềm, tác động và tính bền vững.

• Các loại chỉ số

(cid:131) Chỉ số định tính đơn giản: VD: Một con đường dài bao nhiêu kilomet (cid:131) Chỉ số định tính đơn giản: VD: Một con đường dài bao nhiêu kilomet (cid:131) Chỉ số định tính hỗn hợp: VD: Số hộ gia đình được tiếp cận nguồn

nước sạch

(cid:131) Chỉ số hỗn hợp: VD: Số lượng trẻ em thiếu Vitamin A (cid:131) Chỉ số gián tiếp: VD: Phần trăm hộ gia đình có xe đạp (cid:131) Chỉ số định lượng: VD: Chức năng của Ban quản lý dự án với đầy đủ

nhân viên (có thể mô tả hoặc không giới hạn)

• Nguồn lực

• Hoạt động • H t độ

• Đầu ra

QLDA_DBKI D2_p 5

Ví dụ: Các chỉ số trong dự án giáo dục y tế cộng đồng • Ngân sách và số ngày lao động • Số lượng buổi huấn luyện • Số lượng tờ rơi được in và phân phát Số lượng tờ rơi được in và phân phát • Số lượng người nhận được tờ rơi • Số lượng người đọc tờ rơi • Số lượng người tham gia buổi huấn luyện • Số lượng người biết và hiểu nội dung tờ rơi

hoặc buổi huấn luyện

• Kết quả

• Số lượng người thay đổi quan điểm • Số lượng người thay đổi hành vi Số lượng người thay đổi hành vi • Tỷ lệ phần trăm của dân cư mục tiêu đáp

• Tác động

ứng các tiêu chuẩn vệ sinh • Tỷ lệ suy giảm bệnh và tử vong

Lesson 9 - Page 6 SM02.02 PO&I

Các thước đo đánh giá

Thiết thực

Hiệu suất

Hiệu quả

Bài học

Tác động

Tính bền vững

Lesson 9 - Page 7 SM02.02 PO&I

Đánh giá hiệu quả của dự án

• Tính hiệu quả: Mức độ dự án đạt được mục tiêu đã định • Trả lời các câu hỏi

(cid:131) Dự án có đạt được mục tiêu phát triển không? (cid:131) Tiến độ thực hiện dự án nhắm tới các mục tiêu có

đúng thời gian không ?

(cid:131) Dự án có đến được đối tượng thụ hưởng lợi ích mục

tiêu không? tiêu không?

(cid:131) Dự án có những tác động gì đến các đối tượng thụ

hưởng lợi ích mục tiêu?

(cid:131) Dự án có duy trì đủ các tiêu chuẩn không?

Lesson 9 - Page 8 SM02.02 PO&I

Đánh giá hiệu suất của dự án

• Hiệu suất (hoặc chi phí – hiệu suất): liên kết các sản phẩm và đầu ra của dự án với các nguồn lực được huy động và sử dụng

• Trả lời các câu hỏi

(cid:131) Các kết quả thu được với các nguồn lực được chấp nhận có nằm trong môi trường của dự án không?

(cid:131) Các nguồn lực có được sử dụng một cách tốt

nhất không?

(cid:131) Có cách nào để nâng cao năng suất, tiết kiệm chi phí mà không làm gây hại đến việc thực hiện dự án không?

Lesson 9 - Page 9 SM02.02 PO&I

Đánh giá sự thiết thực của dự án

• Sự thiết thực của sự án có nghĩa:

(cid:131) Đáp ứng nhu cầu thực sự của các đối tượng thụ hưởng lợi ích

mục tiêu

ế ủ

ề

ể

(cid:131) Đáp ứng các điều kiện thực tế của địa điểm dự án, và (cid:131) Phù hợp với các chính sách ưu tiên của các nhà tài trợ và cơ

quan có thẩm quyền liên quan

• Trả lời các câu hỏi

(cid:131) Mục tiêu của dự án có duy trì được tầm quan trọng của nó đối

với các đối tượng đã xác định không? ự

ụ

(cid:131) Các mục tiêu của dự án có phù hợp với những ưu tiên của cơ

ợp

g

p quan tài trợ (và/hoặc cơ quan chính quyền địa phương)?

(cid:131) Các giả định Khung Lôgic của dự án có căn cứ không? (cid:131) Kết quả của dự án có tác động quan trọng đến các điều kiện

phát triển của các đối tượng thụ hưởng lợi ích không?

Lesson 9 - Page 10 SM02.02 PO&I

Đánh giá tác động của dự án • Tác động là những thay đổi lớn và mang tính dài hạn gây ra bởi các hoạt động và kết quả của dự án. (Đó có thể là những tác động tích cực, tiêu cực và ngoài ý muốn) ố )

• Trả lời các câu hỏi

(cid:131) Kết quả của dự án là gì? (cid:131) Dự án có đóng góp được những thay đổi có thể nhận thấy được đối với đối tượng thụ hưởng lợi ích hay không?g

(cid:131) Những thay đổi về thể chế và tổ chức có phản ánh

được sự cải thiện năng lực không?

(cid:131) Ai là người được nhận lợi ích từ kết quả và sự thay

đổi của dự án?

(cid:131) Các tác động không mong muốn khác?

Lesson 9 - Page 11 SM02.02 PO&I

Tính bền vững • Tính bền vững là mức độ mà các kết quả tích cực của dự án sẽ duy trì sau khi sự hỗ trợ và can thiệp của dự án đã kết thúc. • Câu hỏi của tính bền vững Câu hỏi của tính bền vững (cid:131) Các bên liên quan có chịu trách nhiệm phần của mình về

dự án không?

(cid:131) Các nhóm địa phương có tích cực tham gia vào dự án

không?

(cid:131) Sự ổn định của tài chính? (cid:131) Năng lực của người dân địa phương và các tổ chức liên

quan? quan?

(cid:131) Có các điều kiện thuận lợi bên ngoài cho người dân địa phương và các tổ chức tiên hành các hoạt động của dự án hay không?

(cid:131) Dự án có đủ linh hoạt để thay đổi trong môi trường tương

lai hay không?

Lesson 9 - Page 12 SM02.02 PO&I

Dự án sẽ ổn định nếu

• Đối tượng hưởng lợi và các nhóm xã hội địa phương thể hiện quyền sở hữu của họ đối với dự án bằng cách tham gia tích cực trong tất cả các chức năng của dự án (thiết kế, thực hiện, quản lý, theo dõi và đánh giá)

• Đối tượng hưởng lợi và các nhóm xã hội địa phương có năng lực và

điều kiện để duy trì các hoạt động và kết quả của dự án (cid:131) Kiến thức và kỹ năng cần thiết cho dự án (cid:131) Sắp xếp thể chế và quy định cơ sở hạ tầng (cid:131) Nguồn lực ở mức cơ bản

g ợ

ợ g

ộ ị p

g

ậ

• Đối tượng hưởng lợi và các nhóm xã hội địa phuwong nhận ra sự ự quan tâm và trách nhiệm của họ trong việc duy trì dự án thông qua: (cid:131) Cung cấp và chia sẻ nguồn lực và nỗ lực cho dự án (cid:131) Tích lũy và chia sẻ kinh nghiệm của dự án (cid:131) Duy trì và phát triển hơn nữa kết quả của dự án

Lesson 9 - Page 13 SM02.02 PO&I

Bài tập

• Xác định các kết quả chính hoặc các tác động mong đợi đến chuỗi giá trị vì người nghèo cho sản phẩm mà nhóm anh/chị đã phát triển trong bài tập ngày hôm qua.

• Xây dựng các chỉ số có căn cứ để đo lường mức độ mà kết quả và tác động của dự án sẽ đạt được

• Chuẩn bị: 20’. Thuyết trình: 5’.

Lesson 9 - Page 14 SM02.02 PO&I

Mô hình đánh giá dự án

Ảnh hưởng

Đối tượng DA (nhu cầu, điều kiện)

Thiết thực

Tính bền vững

Hiệu quả

Thiết kế & hoạch định dự án

Kết quả

Mục tiêu

Nguồn lực

Hoạt động

Hiệu suất

Ngày 4: Xử lý tình huống, kế hoạch hành động tổng hợp, tổng kết

ấ

ề ề

(cid:131)Quản lý rủi ro (cid:131)Vấn đề về giới trong việc thực hiện (cid:131)Kế hoạch hành động tồng hợp (cid:131)Tổng kết

Lesson 5 - Page 16 SM02.02 PO&I

Quản lý rủi ro

g ạ

ự

ợ

• Rủi ro: Rủi ro của dự án là sự kiện tiềm ẩn (không chắc chắn) có thể gây nên những tác động tiêu cực đến khả ụ năng đạt được mục tiêu của dự án.

• Hai nguyên nhân của sự không chắc chắn:

(cid:131) Sự thiếu thông tin hay thông tin thiếu chính xác (cid:131) Bản chất của sự việc (ở tương lai)

• Quản lý rủi ro: Quản lý rủi ro là quy trình có tính hệ

thống xác định, đánh giá, phân tích và ứng phó với các rủi ro khác nhau mà một dự án phải đối mặt để (cid:131) Tăng cường cơ hội đạt được những mục tiêu và tác động

đã định

(cid:131) Kiểm soát và giảm thiểu thiệt hại cho dự án (cid:131) Giúp giải trình và bảo vệ các quyết định được đưa ra để

xử lý rủi ro và phát sinh trong DA

Lesson 5 - Page 17 SM02.02 PO&I

Trình tự quản lý rủi ro dự án

Nhận diện

Đánh giá

Phân tích Phân tích

Ứng phó

Lesson 5 - Page 18 SM02.02 PO&I

Xác định rủi ro

• Mục tiêu:

(cid:131) Xác định và phân loại tất cả các rủi ro liên quan đến dự án (cid:131) Cung cấp cơ sở cho việc đánh giá rủi ro (cid:131) Khuyến khích các cuộc đối thoại mở về các rủi ro của dự án • Đầu vào: ầ (cid:131) Phân tách công việc, hoạch định dự án và phân tích môi trưởng dự án,

dự báo

(cid:131) Kinh nghiệm từ các dự án khác hoặc trước đó

• Công cụ:

(cid:131) Thảo luận (não công) thường xuyên (cid:131) Danh sách các rủi ro thường gặp

• Câu hỏi:

(cid:131) Những rủi ro gì có thể xảy ra? Những rủi ro gì có thể xảy ra? • Chúng ta cần điều kiện gì? • Những tham số hay giả định nào được sử dụng trong thiết kế và

thẩm định có thể không chính xác và bị thay đổi?

• Sự kiện nào có thể xảy ra ảnh hưởng tiêu cực đến dự án?

(cid:131) Chúng ta đo lường hoặc định tính rủi ro như thế nào? (cid:131) Chúng ta cần có những dữ liệu nào để đánh giá và phân tích rủi ro

này?

Lesson 5 - Page 19 SM02.02 PO&I

Đánh giá và phân tích rủi ro

• Đánh giá rủi ro: để ước tính (cid:131) Khả năng xảy ra rủi ro (cid:131) Thiệt hại có thể xảy gây ra bởi các rủi ro

• Phương pháp:

Phâ tí h dữ liệ để ớ tí h ủi

à thiết lậ

ối t

(cid:131) Thu thập dữ liệu quá khứ (cid:131) Phân tích dữ liệu để ước tính rủi ro và thiết lập mối tương quan (cid:131) Bổ xung dữ liệu còn thiếu bằng đánh giá chủ quan (chuyên gia, thảo