Bài giảng Mô tả tài liệu thư viện (Ngành: Thư viện) - Trường CĐ Cộng đồng Lào Cai

Chia sẻ: Behodethuonglam | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:88

Thêm vào BST

Báo xấu

74
lượt xem 9
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

(NB) Bài giảng Mô tả tài liệu thư viện cung cấp cho người học những kiến thức như: Những vấn đề chung về biên mục mô tả; Quy tắc biên mục Anh – Mỹ (AACR2); Điểm truy cập thông tin và khổ mẫu MARC 21; Phương pháp mô tả các loại hình tài liệu. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Mô tả tài liệu thư viện (Ngành: Thư viện) - Trường CĐ Cộng đồng Lào Cai

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH LÀO CAI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG BÀI GIẢNG MÔN HỌC: MÔ TẢ TÀI LIỆU THƯ VIỆN NGHỀ: THƯ VIỆN (Áp dụng cho Trình độ trung cấp) LƯU HÀNH NỘI BỘ NĂM..................
MỤC LỤC Mục lục ........................................................................................................................................... 2 Chương 1: Những vấn đề chung về biên mục mô tả .................................................................. 3 1. Khái niệm chung về biên mục mô tả ............................................................................................. 2. Yêu cầu và quy định chung .......................................................................................................... 4 3. Cơ sở của biên mục mô tả ........................................................................................................... 8 4. Lịch sử biên mục mô tả, phân loại biên mục mô tả ................................................................... 12 Chương 2: Quy tắc biên mục Anh – Mỹ (AACR2) ...................................................................... 1. Hoàn cảnh ra đời, mục đích, ý nghĩa ............................................................................................. 2. Nội dung của AACR2 .................................................................................................................... Chương 3: Điểm truy cập thông tin và khổ mẫu MARC 21 ....................................................... 1. Quy tắc mô tả chung ..................................................................................................................... 2. Cách thức trình bày điểm truy cập thông tin ................................................................................. 3. Khổ mẫu MARC 21 . ..................................................................................................................... Chương 4: Phương pháp mô tả các loại hình tài liệu ................................................................... 1. Phương pháp mô tả sách ............................................................................................................... 2. Mô tả bổ sung ................................................................................................................................. 3. Mô tả xuất bản phẩm tiếp tục ........................................................................................................ 4. Mô tả trích (mô tả phân tích).......................................................................................................... 5. Mô tả một số loại hình tài liệu khác .............................................................................................
NỘI DUNG CHI TIẾT CỦA CỦA TÀI LIỆU GIẢNG DẠY BÀI GIẢNG MÔN HỌC Mô tả tài liệu Mục tiêu môn học: - Về kiến thức: Giúp học sinh xác định vai trò, chức năng của thông tin thư mục trong xã hội và thực hành được hoạt động thông tin thư mục. - Về kỹ năng: Giúp học sinh nắm được những lý luận cơ bản của thư mục học; Hiểu được đặc điểm, chức năng của thông tin thư mục. - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Có thể tổ chức hoạt động thông tin thư mục trong các loại thư viện khác nhau. Nội dung: CHUƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ BIÊN MỤC MÔ TẢ 1. Khái niệm chung về biên mục mô tả 1.1. Khái niệm * Khái niệm biên mục tài liệu Mục tiêu của công tác biên mục: - Tìm kiếm nguồn thông tin nhanh chóng, thuận tiện. - Tổ chức, sắp xếp tài liệu trong kho và thông tin trên máy tính điện tử. - Xây dựng các sản phẩm và dịch vụ thông tin. - Trao đổi nguồn thông tin. - Hỗ trợ lưu trữ và bảo quản nguồn thông tin. Biên mục gồm hai loại: - Biên mục mô tả (xử lý hình thức): áp dụng các chuẩn quy tắc biên mục theo tiêu chuẩn quốc tế để đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu biên mục. - Biên mục đề mục (xử lý nội dung): xác định tiêu đề đề mục và ký hiệu phân loại để sắp xếp tài liệu, tạo điểm truy cập về nội dung. Biên mục tài liệu là toàn bộ các công đoạn có liên quan đến việc tổ chức công cụ tra cứu và tìm kiếm thông tin, bao gồm các công đoạn từ mô tả thư mục, định chủ đề, phân loại và kiểm soát tính thống nhất. Kiểm soát tính thống nhất là quá trình đảm bảo sự nhất quán trong khi diễn đạt một điểm truy nhập, cho thấy mối quan hệ giữa các tên người, tên tác phẩm hay các chủ đề dựa theo các quy tắc mô tả hay khung đề mục, từ điển, từ chuẩn có kiểm soát hay tệp quy định tính thống nhất. Việc kiểm soát tính thống nhất được tiến hành trong cả hai giai đoạn biên mục mô tả và biên mục đề mục (định chủ đề, phân loại). Nghĩa là trong quá trình thiết lập điểm truy cập chính và điểm truy cập bổ sung đều phải được tiến hành theo một quy tắc, một tiêu chuẩn chung, thống nhất. Mục đích cuối cùng của công tác biên mục tài liệu là tạo điều kiện cho độc giả tìm kiếm tài liệu trong thư viện thông qua việc dùng thẻ thư mục (phiếu mục lục) hay qua mục lục truy cập công cộng trực tuyến (OPAC – Online Public Access Catalog). * Khái niệm biên mục mô tả tài liệu
Mô tả là khâu công tác kỹ thuật cơ bản giúp xác định được đặc tính của tài liệu về nội dung, công dụng và hình thức. Mô tả là cơ sở chính để tổ chức các loại hình mục lục thư viện, là một trong những hệ thống tra cứu truyền thống. Mục đích của mô tả tài liệu: - Giúp bạn đọc, người dùng tin có được khái niệm về tài liệu và nhanh chóng, dễ dàng tìm được tài liệu ấy trong hệ thống tìm tin truyền thống nếu biết một số thông tin tác giả, nhan đề, chủ đề. - Phiếu mô tả cho biết thư viện hiện đang có những tài liệu nào đó và thuộc lần xuất bản nào. - Theo Từ điển tiếng Việt – 1997: “Mô tả là dùng ngôn ngữ hoặc màu sắc, đường nét, nhạc điệu, … để cho người khác hình dung được các sự vật hoặc hình dáng, tâm trạng của con người trong khung cảnh nào đó”. - Trong Thư viện học: “Mô tả tài liệu là việc lựa chọn những dẫn liệu đặc trưng của một tài liệu, trình bày chúng theo những quy tắc nhất định giúp bạn đọc có khái niệm về tài liệu trước khi được tiếp xúc trực tiếp với tài liệu đó”. Biên mục mô tả là việc lựa chọn những dữ liệu đặc trưng về hình thức của một tài liệu và trình bày chúng theo một quy tắc nhất định, giúp bạn đọc có khái niệm cụ thể về từng tài liệu trước khi tiếp xúc trực tiếp với tài liệu đó. Nói khác, biên mục mô tả là một công đoạn trong quá trình biên mục tài liệu, là việc ghi lại một cách đầy đủ, ngắn gọn những thông tin cơ bản về tài liệu, trình bày những thông tin ấy theo một quy tắc nhất định, nhằm giúp bạn đọc tìm kiếm tài liệu 1 cách nhanh chóng, dễ dàng qua các hệ thống tìm tin truyền thống và hiện đại. 1.2. Chức năng - Chức năng nhận dạng (thông tin): đưa ra những thông tin về tác giả, tên tài liệu, hình thức, công dụng; thông tin về lần xuất bản và việc xuất hiện của tài liệu này hay tài liệu khác trong thư viện. - Chức năng tìm tin: qua các thông tin cơ bản của mô tả tài liệu, người dùng tin xác định được những tài liệu cần thiết dựa trên những dấu hiệu xác định; bạn đọc có thể phát hiện dược trong kho của thư viện có bao nhiêu tác phẩm của một tác giả, chủ đề nào đó thuộc lĩnh vực khoa học nào đó. - Chức năng tập hợp: phiếu mô tả của những tài liệu giống nhau hoặc có liên quan về 1 lĩnh vực nào đó được tập hợp một chỗ. - Chức năng đánh giá (chọn lọc): Thông tin trong mô tả cho biết giá trị của tài liệu: cũ hay mới, cho biết lần xuất bản mới nhất của cùng 1 tài liệu, những tài liệu cùng 1 nội dung nhưng do tác giả khác nhau viết, nhà xuất bản khác nhau, số trang khác nhau, … cho phép người dùng tin chọn lựa được những tài liệu tốt nhất và phù hợp nhất. 1.3. Nhiệm vụ - Đưa những thông tin cơ bản, đặc trưng về hình thức của tài liệu: + Thực hiện nhiệm vụ tuyên truyền, giới thiệu, tổ chức và hướng dẫn bạn đọc một cách tích cực nhất. + Giúp bạn đọc tìm hiểu rõ vốn tài liệu của thư viện hoặc cơ quan thông tin. - Lựa chọn và thiết lập các tiêu đề mô tả theo tác giả (cá nhân, tập thể) hoặc theo nhan đề tài liệu.
- Được sử dụng trong nhiều công tác khác: Bổ sung, đăng ký cá biệt, xây dựng mục mục, biên soạn thư mục, xây dựng cơ sở dữ liệu (biên mục tự động), … 1.4. Ý nghĩa, tác dụng của biên mục mô tả - Là cơ sở, công cụ để tổ chức bộ máy tra cứu truyền thống và hiện đại: + Bộ máy tra cứu truyền thống: hệ thống mục lục (mục lục chữ cái, mục lục phân loại, mục lục chủ đề). + Bộ máy tra cứu hiện đại: tra cứu qua mục lục truy nhập công cộng trực tuyến (OPAC) hoặc tra cứu trực tiếp qua các cơ sở dữ liệu. - Là điều kiện để trao đổi dữ liệu thư mục giữa các thư viện với nhau. - Cung cấp các điểm tiếp cận thông tin, giúp bạn đọc tìm kiếm, lựa chọn tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. 2. Yêu cầu và quy định chung của biên mục mô tả 2.1. Yêu cầu - Trực diện: Khi tiến hành mô tả, tài liệu phải có trước mặt người làm công tác biên mục, tuyệt đối không được mô tả thông qua một nguồn gián tiếp nào. Thông tin đưa vào các yếu tố mô tả được lấy ngay bản thân tài liệu đó. Đây là cơ sở để thực hiện các yêu cầu mô tả khác. - Chính xác: Những thông tin, dữ liệu đưa vào mô tả phải đúng như nó được trình bày trên tài liệu đặc biệt là trên trang tên của tài liệu. Trang tên tài liệu là nơi ghi đầy đủ và chính xác nhất các yếu tố mô tả. Trang tên tài liệu là căn cứ chủ yếu để xác định các yếu tố mô tả chứ không phải là căn cứ duy nhất. Ngoài trang tên tài liệu còn có bìa, trang tên sách phụ, các phần phụ khác và thông tin từ nguồn ngoài ấn phẩm. Nếu thông tin đưa từ bên ngoài vào mô tả thì phải đặt trong dấu ngoặc vuông []. VD: [TP. Hồ Chí Minh] : Văn hóa Văn nghệ TP. Hồ Chí Minh - Đầy đủ: Phải chọn và đưa vào những thông tin mà có thể phản ánh đầy đủ nội dung, hình thức của tài liệu (đặc điểm toàn diện của tài liệu). Tuy nhiên, yêu cầu này chỉ mang tính chất tương đối. VD: Khi tên tác giả là 1 phần của tên sách, mô tả nhan đề tài liệu có tên tác giả, phần thông tin trách nhiệm không cần nhắc lại nữa: Tranh Bùi Xuân Phái. - Thống nhất (cùng kiểu): Thành phần các yếu tố mô tả và cách trình bày các yếu tố đó trên phiếu phải luôn theo đúng các quy tắc đã quy định. Do đó, một tài liệu luôn được mô tả giống nhau trong các mục lục và các bản thư mục khác nhau. VD: Nguyễn Ái Quốc, Nguyễn Tất Thành, Hồ Chí Minh, Trần Lực, … Tiêu đề thống nhất là Hồ Chí Minh. Sự thống nhất còn thể hiện ở những chữ viết tắt cũng phải theo quy định. - Ngắn gọn: Một số yếu tố được phép viết tắt, một số thông tin có thể được lược bỏ tạo điều kiện cho bạn đọc dễ dàng trong sử dụng. VD: Thành phố Hồ Chí Minh: Tp. Hồ Chí Minh. - Rõ ràng: Các yếu tố mô tả phải đảm bảo cho bạn đọc hiểu đúng về từng tài liệu được giới thiệu. Không được lạm dụng quá nhiều yếu tố viết tắt ngoài quy định và hạn chế bổ sung thêm yếu tố bên ngoài ấn phẩm. 2.2. Quy định
* Về phiếu mô tả: Có khuôn khổ thống nhất quốc tế: + Chiều dài 12.5 cm, chiều rộng 7.5 cm, + Trên phiếu có hai vạch kẻ dọc, vạch thứ nhất cách mép trái 2.5 cm, vạch thứ hai cách vạch thứ nhất 1 cm, + Trên phiếu có từ 8 – 10 dòng kẻ ngang, dòng đầu tiên cách mép trên 1.5 cm, + Từ mép dưới của phiếu lên 0.5 cm ở chính giữa có một lỗ tròn nhỏ đường kính 0.7 cm để cho một thanh suốt bằng kim loại qua đó, giữ cho tờ phiếu trong ô kéo không bị đảo lộn. 2.5 cm 1 cm 12.5 cm 1.5 cm 7.5 cm Lưu ý: - Các đường kẻ trên phiếu được kẻ bằng bút chì, hoặc kẻ mờ để đảm bảo thẩm mỹ trên phiếu mô tả. - Việc đưa vào các dòng kẻ ngang, dọc vào phiếu mô tả nhằm mục đích thống nhất vị trí ghi các yếu tố mô tả và thống nhất về hình thức trong việc tổ chức, sắp xếp tủ phiếu mục lục. Tuy nhiên thực tế cho thấy, việc sử dụng các dòng kẻ trên phiếu chỉ mang tính tương đối, vì: + Phần lớn chỉ áp dụng với công tác mô tả thủ công, truyền thống, thậm chí có thể không sử dụng dòng kẻ này nếu việc mô tả vẫn đảm bảo đúng quy định về vị trí mô tả của từng yếu tố. + Không sử dụng trong các thư viện hiện đại vì tại các thư viện hiện đại, việc tìm kiếm thông tin được tiến hành trực tiếp thông qua mục lục truy cập công cộng trực tuyến OPAC, không tìm qua tủ mục lục. + Trong các thư viện bán tự động hóa, rất ít sử dụng phiếu này vì các phiếu mô tả được in trực tiếp từ máy tính. Khi đó, các phiếu mô tả được in ra cũng phải tuân theo những quy định về vị trí các vùng, các yếu tố mô tả và hệ thống dấu ký hiệu ngăn cách. * Về ngôn ngữ mô tả: Tài liệu được xuất bản bằng tiếng nước nào thì mô tả bằng ngôn ngữ của nước đó. Khi mô tả cần lưu ý: - Nếu tài liệu có ngôn ngữ ở chính văn khác ngôn ngữ ở trang tên sách thi khi mô tả ta mô tả bằng ngôn ngữ ở trang tên sách, ngôn ngữ chính văn ghi trong phần phụ chú.
- Nếu trang tên sách ghi bằng nhiều ngôn ngữ, trong đó có một ngôn ngữ được ghi bằng ngôn ngữ của nước đang tiến hành mô tả thì mô tả theo ngôn ngữ của nước đó, yếu tố phụ chú sẽ được trình bày thông tin như tên sách được thể hiện trên tài liệu. - Nếu trang tên sách gồm nhiều tên sách viết bằng nhiều ngôn ngữ khác trong đó không có tiếng Việt và không giống ngôn ngữ chính văn thì mô tả tên sách theo ngôn ngữ đầu tiên. - Nếu trang tên sách có những thứ tiếng không thông dụng như Lào, Campuchia, …thì dịch ra tiếng nước tiến hành mô tả (tiếng Việt) và sau đó tiến hành mô tả. - Tài liệu bằng tiếng dân tộc ít người thì ghi số trang bằng tiếng Việt (tr.). - Nếu chính văn tài liệu được ghi bằng 1 ngôn ngữ, vùng chi tiết xuất bản được ghi bằng ngôn ngữ khác thì mô tả bằng ngôn ngữ của chi tiết xuất bản. VD: Chính văn viết bằng tiếng Việt, vùng chi tiết xuất bản được ghi bằng tiếng Anh thì mô tả bằng tiếng Anh, sau đó ghi phụ chú về ngôn ngữ chính văn. - Chuyển tả những ký hiệu bằng ngôn ngữ của người biên mục, để trong ngoặc vuông. Ghi phụ chú giải thích thêm nếu thấy cần thiết. - Ghi giải thích cho dữ liệu mô tả bằng ngôn ngữ và chữ viết của dữ liệu khác trong vùng: giải thích chữ viết tắt chỉ định, giải thích về định danh tài liệu, giải thích thêm về nơi xuất bản nếu nơi xuất bản được viết dưới nhiều hình thức khác nhau hoặc được viết tắt nơi xuất bản phỏng đoán, thông tin về chức năng của nhà xuất bản, phát hành. * Về chính tả và kiểu chữ: - Quy định viết hoa: + Từ đầu tiên của các yếu tố (ngoại trừ yếu tố số trang và minh họa). + Các danh từ riêng: Tên người: viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết. VD: Hồ Chí Minh. Tên địa lý: viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết. VD: Hà Nội. Tên dân tộc: viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết. VD: Khơ Me. Tên cơ quan, tổ chức, đoàn thể: viết hoa chữ cái đầu của âm tiết đầu tiên và các âm tiết đầu tiên của các bộ phận tạo thành tên riêng. VD: Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch. - Về chính tả: + Chữ số ở nhan đề được mô tả như trình bày trên tài liệu. + Mô tả bằng số Ả Rập: lần xuất bản, năm xuất bản và số tập. - Chữ viết tắt: + Chỉ được phép viết tắt ở 1 số các yếu tố đã quy định. VD: Số trang: tr.; Tập: T. (t.), Vol, No; Quyển: Q. (q.); Phần: Ph.; Chương: Ch.; Nhà xuất bản: Nxb.; Thành phố Hồ Chí Minh: TP. Hồ Chí Minh - Kiểu chữ: chữ kỹ thuật.
* Vị trí ghi các ký hiệu trên phiếu mô tả - Với các thư viện truyền thống: Mặt phải phiếu thường ghi 3 loại ký hiệu: + Ký hiệu xếp mục lục: ghi ở góc dưới bên trái của phiếu mô tả. VD: 005.13 (xếp mục lục theo ký hiệu phân loại) + Ký hiệu đầy đủ: ghi ở góc dưới bên phải của phiếu mô tả. VD: Vv1596 – 99/ 2005 (M). + Ký hiệu xếp giá: ghi ở góc trên, bên trái của phiếu mô tả. Ký hiệu xếp giá là ký hiệu để xác định vị trí của tài liệu trên giá. Sơ đồ ghi các ký hiệu trên phiếu mô tả KHPL KHPL KHXG KH XG Ký hiệu xếp giá gồm 2 loại: + Ký KH hiệu XẾP xếp ML giá theo hình thức của tài liệu: KH tùy ĐẦY ĐỦ vào từng thư viện, ký thuộc hiệu xếp giá có thể là số đăng ký cá biệt, hoặc số đăng ký cá biệt kết hợp với ngôn ngữ, năm xuất bản của tài liệu. VD: Vn 2704 + Ký hiệu xếp giá theo nội dung của tài liệu: đó là ký hiệu phân loại của tài liệu, hoặc ký hiệu phân loại kết hợp với mã tác giả (hoặc chỉ số Cutter). Hiện nay, ký hiệu xếp giá căn cứ vào nội dung của tài liệu được nhiều thư viện sử dụng. Đây chính là căn cứ duy nhất để sắp xếp tài liệu trong kho mở. Thành phần của ký hiệu xếp giá bao gồm hai yếu tố: + Tử số là ký hiệu phân loại. ĐẠI HỌC THÁI + Dưới mẫu số là mã tác giả. NGUYÊN Ví dụ: TRUNG TÂM HỌC LIỆU Mặt trái của phiếu (mặt sau): + Khoảng giữa ghi các phiếu mô tả bổ sung. VD: Ghi bổ sung cho tác giả kế tiếp hoặc bổ sung tên sách. 005.13 + Góc dưới bên trái ghi số ĐKCB của tài liệu và bộ phận đang lưu giữ nó. VD: Vv 10521 – 30 M TE Với các thư viện hiện đại: phiếu mô tả không phải là công cụ tìm tin của bạn đọc do vậy hầu hết các thư viện hiện đại không thấy sự xuất hiện của các hộp phiếu mục lục. Cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu trực tuyến OPAC mới là công cụ tìm kiếm thông tin của người dùng tin. 3. Cơ sở của biên mục mô tả (các nguồn lấy thông tin)
Biên mục mô tả phải theo nguyên tắc trực diện. Nguồn lấy thông tin để mô tả tài liệu có sự khác nhau tùy thuộc vào từng loại hình tài liệu. - Đối với sách, trang tên sách được coi là cơ sở chính để mô tả tài liệu. - Đối với báo, tạp chí và các ấn phẩm đặc biệt, mô tả căn cứ vào phần tiêu đề trước chính văn và những nơi tập trung các chi tiết ấn loát và xuất bản. - Đối với các CSDL hay tệp tin (File) trong máy tính thì nguồn cung cấp thông tin là trang nhan đề hiển thị trên màn hình máy tính hay trên các tài liệu kèm theo. 3.1. Nguồn tin một phần (sách đơn) VÙNG MÔ TẢ NGUỒN LẤY THÔNG TIN Nhan đề và TT trách nhiệm Trang nhan đề Lần xuất bản Trang nhan đề, các trang đầu sách khác, lời ghi cuối sách Xuất bản, phát hành Trang nhan đề, các trang đầu sách khác, lời ghi cuối sách Mô tả vật lý Toàn bộ xuất bản phẩm Tùng thư Trang nhan đề tùng thư, trang tên sách, trang bìa, phần còn lại của xuất bản phẩm Phụ chú Bất kỳ nguồn nào Số tiêu chuẩn và đk thu thập Bất kỳ nguồn nào - Nguồn lấy thông tin bên ngoài được đặt trong dấu ngoặc vuông [ ]. * Nguồn tin nhiều phần (sách bộ, sách tập) - Cơ sở của mô tả là phần đầu tiên hoặc phần được thu thập sớm nhất. - Nếu các phần được đánh số thứ tự thì cơ sở của mô tả là phần đánh số thứ tự thấp nhất. - Nếu chuyên khảo không được đánh số thứ tự thì lựa chọn phần được xuất bản sớm nhất. 4 nguồn cung cấp thông tin cho mô tả là: 3.1.1. Trang tên sách Nằm ngay sau bìa sách, cung cấp 1 cách tương đối đầy đủ những thông tin đưa vào mô tả: - Tác giả cá nhân hay tác giả tập thể. - Nhan đề tài liệu. - Công dụng của sách. - Tên những người cộng tác. - Thông tin về lần xuất bản. - Nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản. - Tên bộ tùng thư. Thông thường, mỗi cuốn sách đề phải có trang tên sách chính. Trường hợp tài liệu (hoặc những tài liệu mỏng) không có trang tên sách mà chỉ có bìa và phần chính
văn. Khi đó, ta mô tả tài liệu căn cứ vào bìa sách có kết hợp với tiêu đề trước chính văn. Loại có 2 trang tên sách: ngoài trang tên sách chính còn có: - Trang tên song song: có trang tên sách ở cả bên phải và trái, cả hai đều là căn cứ để tiến hành mô tả. Thường là sách xuất bản bằng 2 thứ tiếng, sách tái bản và sách dịch. Với những tài liệu có trang tên sách song song, khi mô tả, ta căn cứ vào trang sách bên phải, trang bên trái ghi vào phần tên sách song song hoặc phần phụ chú. - Trang tên sách mở rộng: trên cả 2 trang đều có những thông tin cần thiết về cuốn sách. Khi mô tả lấy thông tin ở cả hai trang. - Trang tên sách chung và trang tên sách riêng: thường gặp trong sách nhiều tập (bộ) hoặc các ấn phẩm xuất bản tiếp tục. Trang bên trái là trang tên sách chung, ở đó có những thông tin về toàn bộ cuốn sách hay thông tin về cả bộ sách. Trang bên phải gọi là trang tên sách riêng, ở đó có những thông tin về một tập, một phần nhất định nào đó của cuốn sách. - Trang tên sách sóng đôi: tên sách và chính văn in bằng 1 thứ tiếng còn trang bên kia tên sách được in bằng nhiều thứ tiếng khác nhau (giải quyết giống trường hợp trang tên sách song song). - Trang tên của bộ tùng thư có dạng: trang bên trái là trang tên tùng thư và trang bên phải là trang tên riêng của ấn phẩm. 3.1.2. Các phần phụ - Bìa sách: vỏ bọc bên ngoài của cuốn sách. Đây là nơi bảo vệ phần chính văn của tài liệu và do cách trình bày của họa sĩ nhằm tạo sự chú ý cho người đọc và trong 1 chừng mực nhất định, bìa sách thể hiện được phần nào nội dung tài liệu. - Trang tên sách phụ, nếu có sẽ đặt sau bìa sách, ghi tên của sách. - Phần ghi ấn loát: thường ghi trang cuối cùng của cuốn sách, cũng có trường hợp ghi sau trang tên sách. Phần này thường thi ghi giấy phép xuất bản, năm bản quyền, nộp lưu chiểu, tên nhà in, số lượng bản, khổ sách, người biên tập, người chịu trách nhiệm xuất bản. 3.1.3. Phần còn lại của ấn phẩm - Dẫn giải của nhà xuất bản: bạn đọc có thêm thông tin về nội dung, công dụng và đôi khi có những thông tin về tác giả của ấn phẩm. - Lời tựa, lời giới thiệu: giới thiệu về nội dung cơ bản, ý nghĩa, tầm quan trọng và cách giải quyết vấn đề được nêu ra, đồng thời cũng giới thiệu những người tham gia sáng tạo tác phẩm. - Mục lục: giới thiệu toàn bộ nội dung cuốn sách, mục lục có thể nằm trước hoặc sau phần chính văn. - Phần chính văn: Nếu trong quá trình biên mục, các yếu tố nhan đề của tài liệu, lời giới thiệu và cả phần mục lục cũng không khái quát được nội dung chính của tài liêu thì bắt buộc người cán bộ biên mục phải đọc phần chính văn của tài liệu. 3.1.4. Nguồn thông tin bên ngoài của ấn phẩm - Không nằm trong cuốn sách, có thể tìm được thông tin về tài liệu qua cách sách tra cứu hay qua các từ điển. - Sử dụng nguồn ngoài ấn phẩm trong trường hợp bản thân tài liệu không cung cấp đủ thông tin cần thiết, trong khi đó, người cán bộ mô tả có hiểu biết, có kiến thức về thông tin đó hoặc có thể tra cứu thông tin từ các nguồn cung cấp thông tin khác.
- Người cán bộ thư viện thêm vào cho rõ. - Thông tin bên ngoài ấn phẩm được để trong ngoặc vuông. VD: [Hà Nội] Lưu ý: Đối với sách tập thì cơ sở của bản mô tả là các nguồn lấy thông tin của cả bộ sách. 3.2. Xuất bản phẩm nhiều kỳ Cơ sở mô tả là số đầu tiên hoặc phần đầu tiên. Nếu thiếu những phần này thì cơ sở mô tả là phần thu thập sớm nhất. Cụ thể nguồn lấy thông tin để biên mục: VÙNG MÔ TẢ NGUỒN LẤY THÔNG TIN Nhan đề và thông tin trách Số, phần đầu tiên hoặc sớm nhất nhiệm Lần xuất bản Số, phần đầu tiên hoặc sớm nhất Số thứ tự Số, phần đầu tiên hoặc cuối cùng Xuất bản, phát hành Số, phần đầu tiên hoặc sớm nhất hoặc cuối cùng Mô tả vật lý Tất cả các số hoặc phần Tùng thư Tất cả các số hoặc phần Phụ chú Tất cả các số, phần và nguồn khác Số tiêu chuẩn và đk thu thập Tất cả các số, phần và nguồn khác 3.3. Bản thảo (luận án, luận văn) Nguồn lấy thông tin chính cho bản thảo chính là bản thân bản thảo đó. Trong bản thảo sử dụng thông tin theo thứ tự ưu tiên sau: Trang nhan đề Lời ghi cuối bản thảo Đầu đề, tiêu đề Nội dung bản thảo Nếu thông tin không có trong bản thân bản thảo đó thì lấy theo thứ tự ưu tiên sau: Bản sao khác của chính bản thảo đó; Bản đã công bố của bản thảo đó; Nguồn tham khảo; Nguồn khác. Nguồn lấy thông tin chính chỉ định cho từng vùng mô tả được liệt kê trong bảng: VÙNG MÔ TẢ NGUỒN LẤY THÔNG TIN CHỈ ĐỊNH Nhan đề và thông tin trách Nguồn lấy thông tin chính, các bản đã xuất bản của nhiệm bản thảo Lần xuất bản Nguồn lấy thông tin chính, các bản đã xuất bản của bản thảo Thời gian Nguồn lấy thông tin chính, các bản đã xuất bản của bản thảo Mô tả vật lý Mọi nguồn
Phụ chú Mọi nguồn 3.4. Tài liệu bản đồ Nguồn lấy thông tin chính là bản thân tài liệu bản đồ. Nguồn lấy thông tin bổ sung là các vật chứa như vỏ bọc, phong bì, hộp, khung hay giá của bản đồ. 3.5. Tài liệu điện tử Nguồn lấy thông tin chính đối với nguồn tin điện tử là chính bản thân nguồn này. Ngoài ra có thể lấy thông tin ở các nguồn khác: thông tin từ nhà xuất bản, nhà tạo lập, các hộp đựng, vỏ đĩa, nhãn mác hoặc từ nguồn khác. 3.6. Tài liệu âm nhạc - Nguồn lấy thông tin chính là từ trang nhan đề. - Nếu không có thông tin từ nguồn lấy thông tin chính thì lấy thông tin từ các nguồn khác như: phần đầu trang nhất, trang bìa, lời ghi cuối sách, các trang đầu sách khác và các nguồn khác. - Với mỗi vùng mô tả thì nguồn lấy thông tin chỉ định có thể là một trong những nguồn nêu trên hoặc từ nhiều nguồn kết hợp. 4. Lịch sử biên mục mô tả và phân loại biên mục mô tả 4.1. Lịch sử biên mục mô tả 4.1. Công tác biên mục mô tả trên thế giới 4.1.1. Thời cổ đại - Tài liệu xuất hiện từ thế kỷ XV – XVII trước công nguyên. Các tài liệu tìm thấy được ghi lại dưới dạng: tấm đất sét, phiến đá, bức tường, da cừu, giấy papiruts. - Kallimax – nhà bác học người Hy Lạp với cộng sự là Hermippus đã biên soạn 120 quyển thư mục của thư viện huyền thoại Alexandrie. Thư mục phản ánh những thông tin: tên tác giả, những chữ đầu tiên của chính văn, … Nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện chức năng thống kê, đăng ký tài sản. - Hệ thống mục lục thời cổ đại đã bị thất tán và hủy diệt bởi các cuộc xâm lăng của La Mã và Thổ Nhĩ Kỳ. 4.1.2. Từ trung thế kỷ đến thế kỷ XX Trước thế kỷ thứ V đến thế kỷ XI, khi nghề in chưa ra đời, công việc sao chép sách chủ yếu là chép tay. Mục lục thời kỳ này không phát triển và chỉ giữ vai trò của hồ sơ tài sản. Mục lục không sắp xếp theo tiêu đề mô tả mà căn cứ vào mức độ quan trọng của tài liệu, vị trí ưu tiên là sách về kinh thánh. Hoàng đế Louis the Pious (814 – 840) đã ra lệnh cho các nhà thờ và tu viện phải lập danh mục sách họ có. Thế kỷ XV – XVII, số lượng tài liệu tăng nhanh chóng nhờ nghề in ra đời. Mô tả thời kỳ này không chỉ có chức năng thống kê, đăng ký, bảo vệ sách mà còn chức năng tra cứu. Mô tả chưa có những quy định thống nhất, khi thì bắt đầu bằng tên họ tác giả, khi thì bắt đầu bằng tên sách. Thế kỷ XIX – XX, công tác mô tả có nhiều tiến bộ, nhiều quy tắc biên mục được soạn thảo. Hệ thống mục lục trở thành công cụ tìm kiếm chính. Xuất hiện mục lục liên hợp. Lần đầu tiên tác giả tập thể được đưa lên làm tiêu đề mô tả.
1913 xuất bản tài liệu “Các quy tắc và thực hành tổ chức mục lục cho các tác phẩm có tác giả và khuyết danh”. 1940 – 1978 ở Liên Xô xuất bản bộ “Quy tắc thống nhất mô tả ấn phẩm cho mục lục thư viện”. Cuối thế kỷ XIX, nhu cầu thống nhất các quy tắc trên quy mô quốc gia xuất hiện. Đầu thế kỷ XX xuất hiện 2 bộ quy tắc mô tả: Quy tắc Biên mục Anh Mỹ (dành cho các nước nói tiếng Anh) và Bản hướng dẫn Phổ (dành cho những nước nói tiếng Đức). * Quy tắc Anh - Mỹ = American Cataloguing Rules (1908): mô tả theo tác giả và nhan đề. Lần đầu xuất bản năm 1967 với tên gọi chính thức: quy tắc biên mục Anh - Mỹ, được sử dụng rộng rãi ở châu Mỹ, châu Âu và châu Á. Ưu điểm: - Đồng nhất tiêu đề mô tả (những tài liệu có tác giả bao giờ cũng mô tả theo tên tác giả). - Thừa nhận cả 3 nguyên tắc mô tả (mô tả theo tác giả cá nhân, tác giả tập thể và theo tên sách). Nếu mô tả theo tên sách thì mô tả theo từ đầu tiên của tên sách. - Lập tiêu đề hình thức cho xuất bản phẩm tôn giáo và luật pháp. Hạn chế: - Sử dụng tác giả tập thể quá rộng, đôi khi gây cản trở cho việc tìm tài liệu và tốn nhiều công sức, tiền của. - Quy tắc này chú ý đến hình thức bên ngoài của tài liệu mà coi nhẹ việc giới thiệu nội dung. * Bảng hướng dẫn Phổ (1899): Tên đầy đủ là “Hướng dẫn làm thư mục chữ cái cho các thư viện Phổ” (Instruktionem Fur Die Alphabetischen Katalog der Prussischen Bibliotheken). - Tái bản năm 1909 có bổ sung, sửa chữa. - Áp dụng ở nhiều nước, chủ yếu là Bắc Âu, Áo, Đan Mạch, Nauy, Ba Lan, Tiệp, Thuỵ Điển, … * Ưu điểm: - Linh hoạt, ít yêu cầu bắt buộc. - Đưa ra 1 quan điểm là phân biệt trong mô tả tuỳ theo tài liệu mà mô tả đầy đủ, chi tiết (tài liệu nào hiếm và có giá trị khoa học cao thì mô tả kỹ). - Quy định rõ ràng giới hạn tác giả: chỉ những người sáng tác mới coi là tác giả. Lập tiêu đề tên người ở dạng triển khai đầy đủ, do đó tránh được nhầm lẫn khi tra tìm mục lục. * Hạn chế: - Phủ nhận nguyên tắc mô tả cho tác giả tập thể (dẫn đến kết quả trong mục lục, các nhan đề chung chung, không tiêu biểu và đặc trưng như: báo, kỷ yếu, công trình nghiên cứu khoa học, … tích tụ lại gây khó khăn cho tìm kiếm). - Mô tả theo tên sách thì theo từ chủ yếu (nghĩa là từ nào quan trọng thì đưa lên đầu). * Quy tắc thống nhất của Liên Xô (1949): Quy tắc này chủ yếu dựa vào quy tắc Anh - Mỹ.
+ Đưa ra mô tả loại hình tài liệu của Liên bang Xô - Viết (sách, ấn phẩm định kỳ, tùng thư, báo, tạp chí, các toàn tập, tuyển tập, tài liệu của Đảng và Nhà nước, các tác phẩm của các dân tộc khác nhau, …). + Chú ý đến việc giới thiệu nội dung tài liệu, bỏ bớt chi tiết về hình thức không cần thiết và nó xác định rõ ràng phạm vi tác giả tập thể. + Năm 1976, 1968 được biên soạn ra thành những tập tiêu chuẩn nhà nước về mô tả. - Năm 1950, nhờ vai trò chủ đạo của Hiệp Hội thư viện quốc tế - IFLA (International Federation of Liabrary Association and Institutions) và UNESCO, ý tưởng về việc xây dựng một bộ quy tắc mang tính quốc tế được hình thành. http:// www.ifla.org. - Năm 1961, IFLA tổ chức hội nghị quốc tế họp ở Paris về việc triển khai xây dựng bộ biên mục quốc tế. - Năm 1969, IFLA tổ chức hội nghị chuyên gia về biên mục ở Copenhagen – thông qua nghị quyết về việc biên soạn Tiêu chuẩn quốc tế về mô tả thư mục - International Standard Bibliographic Description = ISBD. - Năm 1978, bộ quy tắc AACR được chỉnh lý và xuất bản dưới nhan đề “Anglo American Cataloguing Rules, 2nd Edition (Quy tắc biên mục Anh – Mỹ, xuất bản lần 2, viết tắt là AACR2). 4.1.3. Thế kỷ XXI Năm 2005, tại Chicago, Ban Chỉ đạo biên soạn AACR đã quyết định cho ra đời ấn bản mới có tên gọi là: Resourse Description Access (RDA), tạm dịch là mô tả truy cập tài nguyên. RDA được thiết kế để dùng trong môi trường thư viện số (tài liệu điện tử). 4.2. Công tác biên mục mô tả ở Việt Nam - Biên mục mô tả xuất hiện vào thế kỷ XI, XII cùng với sự ra đời của các thư viện. Mô tả lúc đầu rất đơn giản, chủ yếu là để bảo quản. - Đáng kể nhất là thư viện Quốc Tử Giám (1078), thư viện có các sách kinh điển về Nho giáo, về Triết học, Văn học, Lịch sử, Địa lý, Toán và Thiên văn bằng tiếng Hán Nôm. - Thế kỷ XVIII, XIX, xuất hiện hai bộ thư mục lớn: “Nghệ Văn Chí” của Lê Quý Đôn (1726 – 1784) được biên soạn năm 1749 nằm trong bộ sách “Đại Việt thông sử ký”. Phần lời nói đầu Nghệ Văn Chí, Lê Quý Đôn nêu rõ phương pháp thu thập và phản ánh tài liệu trong thư mục. Phần mô tả giới thiệu tài liệu gồm các yếu tố: nhan đề, số quyển, năm biên soạn, tình trạng bảo quản và ghi chú về tiểu sử tác giả. “Văn Tịch Chí” của Phan Huy Chú biên soạn năm 1820 nằm trong bộ sách “Lịch Triều Hiến Chương Loại Chí” Phương pháp mô tả và phân tích tài liệu cũng tương tự như Nghệ Văn Chí nhưng Phan Huy Chú còn nêu thêm xuất xứ của tài liệu, phân tích bình luận và dẫn giải nội dung chi tiết hơn. Cách trình bày hai bản thư mục này chủ yếu mô tả theo tên ấn phẩm: cách mô tả tỉ mỉ, chi tiết, rất chú ý đến việc giới thiệu nội dung.
- Năm 1954, sau hoà bình lập lại: + Quy tắc mô tả của thư viện Việt Nam chịu ảnh hưởng từ trường phái biên mục Pháp. + Phiếu mô tả theo chiều thẳng đứng. + Kích thước to hơn, mỗi chiều to hơn 1 cm. - Năm 1964, Thư viện Quốc gia Việt Bắt đầu biên soạn một tập quy tắc mô tả mang tính chất sơ khảo. 1. Tiêu đề mô tả 2. Tên ấn phẩm 3. Phụ đề tên sách 4. Chi tiết xuất bản 5. Đặc điểm số liệu 6. Thượng tiêu đề (tên tùng thư, cơ quan, tổ chức) 7. Phụ chú 8. Dẫn giải - Năm 1973, quy tắc biên mục của các thư viện lớn của Việt Nam đều phân biệt hai hình thức mô tả: + Mô tả theo tác giả + Mô tả theo nhan đề. - Trước năm 1975, AACR thâm nhập vào miền Nam nước ta, nhiều thư viện đã dịch và sử dụng AACR - Năm 1976, quy tắc năm 1964 bắt đầu được xuất bản với tên gọi “Quy tắc mô tả ấn phẩm dùng cho mục lục thư viện” (Trước đây có 8 yếu tố, nay chỉ còn 7 yếu tố, không còn “Dẫn giải”, Thượng tiêu đề lùi vào 1 cm). - Năm 1980. Thư viện quốc gia và một vài thư viện lớn đã bắt đầu nghiên cứu quy tắc mô tả theo tiêu chuẩn quốc tế. - Năm 1985 trở lại đây, quy tắc mô tả theo tiêu chuẩn quốc tế - ISBD được sử dụng rộng rãi trong tất cả các thư viện toàn quốc. - Năm 1997, ban hành quy tắc mô tả xuất bản phẩm tiếp tục. - Năm 2002, dịch giả Lâm Thế Vĩnh, Phạm Thị Lệ Hương đã cho ra đời ấn bản Việt ngữ của Bộ Quy tắc biên mục Anh – Mỹ rút gọn, 1988 (CAACR2 – Concise Anglo American Cataloguing Rules, 2 nd Edition). Nhiều thư viện Việt Nam bắt đầu chuyển sang áp dụng CAACR2 thay cho ISBD. - Năm 2009, Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ quốc gia đã biên dịch cho ra đời bản dịch tiếng Việt lần thứ nhất Quy tắc biên mục Anh – Mỹ (AACR2). Hiện nay AACR2 được áp dụng ở thư viện lớn, thư viện trường học. 4.2. Phân loại biên mục mô tả 4.2.1. Căn cứ vào đối tượng mô tả: 4 loại: - Mô tả riêng (cá biệt): đối tượng là từng tài liệu cụ thể được xuất bản riêng biệt hoặc là mô tả từng tập riêng của ấn phẩm nhiều tập. - Mô tả theo nhóm: từng nhóm tài liệu có nội dung cùng loại (các nội quy của xí nghiệp, nhà máy, …), hình thức cùng kiểu (tờ rời, tập mỏng theo thứ tự năm xuất bản đầu so với năm cuối), chỉ mô tả theo tên tác giả tập thể hay tên tài liệu. - Mô tả tổng hợp: sách nhiều tập, ấn phẩm định kỳ và tùng thư (đặc biệt là tất cả tập trung thể hiện phiếu có 2 phần).
+ Phần chung: phản ánh những dữ liệu thư mục chung cho cả bộ tài liệu, ấn phẩm tiếp tục, tùng thư. + Phần riêng: liệt kê các tập, các số hiện có trong thư viện và các thông tin chỉ liên quan đến 1 tập, 1 số trong bộ đó (đặc biệt riêng của từng tập trong bộ sách). - Mô tả phân tích: mô tả 1 phần tài liệu. Đối tượng mô tả phân tích là chương, phần, mục trong 1 cuốn sách, từng bài trong báo, tạp chí. 4.2.2. Căn cứ vào nội dung: 2 loại - Mô tả đầy đủ: giới thiệu tương đối đầy đủ chi tiết những thông tin cần thiết về tài liệu để có thể phân biệt nó với tài liệu cùng loại (những thư viện có biên mục tập trung – thư viện lớn). - Mô tả rút gọn: chỉ mô tả 1 số yếu tố tối thiểu những thông tin cần nhất có thể xác định được tài liệu. VD: thư viện phổ thông, thư viện thiếu nhi (thư viện nhỏ). 4.2.3. Căn cứ vào mục đích và công dụng: 2 loại: - Mô tả chính: là mô tả bắt buộc cho mỗi tài liệu nhập vào thư viện, không phụ thuộc vào số bản nhập. Mô tả chính phản ánh đầy đủ những thông tin về tài liệu, làm sáng rõ nội dung, công dụng của tài liệu. - Mô tả phụ: là mô tả không bắt buộc, nó nhằm hỗ trợ phản ánh những khía cạnh khác của tài liệu, bổ sung cho mô tả chính: mô tả bổ sung, mô tả phân tích, mô tả tùng thư. Mô tả bổ sung bao gồm: mô tả bổ sung cho tác giả, cá nhân và tập thể cùng cộng tác, cho tên các nhân vật nổi tiếng; mô tả bổ sung cho tên sách; mô tả phân tích cho từng chương, phần trong một cuốn sách hoặc các bài viết trong báo, tạp chí; mô tả bổ sung cho tùng thư, tủ sách, …. Mô tả phụ nhằm mở rộng các điểm tiếp cận thông tin cho bạn đọc như kho sách và nội dung kho sách.
CHƯƠNG 2 QUY TẮC BIÊN MỤC ANH MỸ AACR2 1. Hoàn cảnh ra đời, mục đích, ý nghĩa 1.1. Hoàn cảnh ra đời - 1950-1960 cộng đồng thư viện các nước sử dụng tiếng Anh yêu cầu có một chuẩn thư tịch để đáp ứng yêu cầu biên mục tập trung và chia sẻ thông tin trên phạm vi toàn cầu. - Trong bối cảnh đó, năm 1967 cộng đồng TV Anh-Mỹ đã hợp tác, biên soạn và xuất bản một bộ qui tắc chung gọi tắt theo tiếng Anh là AACR (Anglo-American Cataloguing Rules), còn gọi là AACR1 để phân biệt với AACR2 sau này. Tuy nhiên trong giai đoạn đầu, quy tắc này mới được xuất bản riêng rẽ cho Bắc Mỹ. - Năm 1978, Ủy ban chỉ đạo biên soạn AACR đã chỉnh lý và xuất bản dưới nhan đề: Anglo-American Cataloguing Rules, 2nd Edition (Quy tắc biên mục Anh-Mỹ. Xuất bản lần thứ 2, viết tắt : AACR2). - AACR2 đã qua 4 lần cập nhật và chỉnh lý: 1999, 2001, 2002, 2004. 1.2. Mục đích, ý nghĩa - AACR2 cung cấp một mẫu mô tả thống nhất cho tất cả các loại hình tư liệu. - Giảm thời gian tìm kiếm tư liệu cho người sử dụng bằng cách cung cấp nhiều điểm truy cập thông tin. - Đặt nền tảng cho sự hợp tác biên mục trên phạm vi quốc gia và quốc tế. - Tạo điều kiện cho việc trao đổi thông tin thư mục giữa các thư viện. - Qui tắc AACR2 ra đời nhằm làm tăng các điểm tiếp cận thông tin cho người dùng tin và tăng khả năng kiểm soát thư mục trên phạm vi toàn thế giới. - AACR2 là một trong bốn công cụ quan trọng để tiến hành công tác chuẩn hóa nghiệp vụ thư viện trên phạm vi toàn cầu (AACR2, MARC 21, DDC, LCSH). 2. Nội dung của AACR2 AACR2 gồm 19 chương, chia làm 2 phần: + Phần I, từ chương 1 đến chương 13: Mô tả thư mục. Quy định cách mô tả các loại hình tài liệu khác nhau dựa trên quy định của ISBD (Quy tắc mô tả thư mục theo tiêu chuẩn Quốc tế). Phần từ chương 14 – 20: bảng phụ, bảng tra năm sinh, năm mất, … + Phần II, từ chương 21 đến chương 26: Lựa chọn điểm truy cập. - Trong AACR2 không có tiêu đề mô tả. Tuy nhiên, ở Việt Nam và trên thế giới các thư viện đều sử dụng tiêu đề mô tả và được viết ở dòng trên cùng trên phiếu mô tả. - AACR2 các yếu tố mô tả được sắp xếp thành 8 vùng lớn, trong các vùng lại có nhiều yếu tố khác nhau, có yếu tố bắt buộc và có yếu tố không bắt buộc. Giữa các vùng có hệ thống ký hiệu riêng, thống nhất ngăn cách. Trong các yếu tố của một vùng cũng có quy định các ký hiệu thống nhất để xác định các yếu tố của vùng đó. * Vùng: Là nơi tập hợp các yếu tố mô tả có gắn kết gần gũi, bổ sung cho nhau. Các vùng được ngăn cách với nhau bởi một dấu ký hiệu quy ước “ · –”. Trong vùng có thể có rất nhiều yếu tố mô tả, các yếu tố trong một vùng cũng được ngăn cách bởi một dấu hiệu quy ước. 2.1. Các vùng và các yếu tố mô tả AACR2 phân chia các yếu tố mô tả ra thành 8 vùng mô tả
2.1.1. Vùng 1: Nhan đề và thông tin trách nhiệm - Là vùng đầu tiên trong chính văn mô tả sau tiêu đề mô tả chính. - Chính văn mô tả là phần chủ yếu của mô tả, chứa các yếu tố từ nhan đề tài liệu đến hết vùng tùng thư. - Vùng này ghi thông tin về tên của tài liệu, định danh tài liệu, tên sách song song, thông tin bổ sung cho nhan đề của tài liệu (nếu có), thông tin chi tiết về các tác giả cá nhân, tác giả tập thể hoặc nhóm tác giả có tham gia vào việc tạo ra cuốn sách. Nhan đề chính = Nhan đề song song : Thông tin bổ sung cho nhan đề / Thông tin về trách nhiệm (Tác giả chính ; Người cộng tác) * Nhan đề - Nhan đề chính Là nhan đề thường được ghi đầu tiên hoặc trình bày nổi bật trên trang tên sách. Nhan đề chính là nhan đề được viết bằng ngôn ngữ của chính văn tài liệu. Nhan đề chính có thể là tên một tác phẩm riêng biệt hoặc tên chung của tập hợp một số tác phẩm như: tuyển tập, toàn tập. Nhan đề chính không được viết tắt. - Định danh tài liệu tổng quát [GMD = General Material Designation] Định danh tài liệu được đặt trong dấu ngoặc vuông [ ] ngay sau nhan đề chính. ISBD trước đây không có phần “định danh tài liệu”. Định danh tài liệu thông báo cho người dùng biết tài liệu ở dạng in ấn hay điện tử, hay việc sử dụng tài liệu phải có thiết bị đi kèm như: máy tính, máy có ổ đĩa CD, sử dụng đầu đọc... Ví dụ: Đời sống động vật [ghi hình]. Kỹ thuật chăn nuôi gà [phim khoa học] - Nhan đề song song Là nhan đề được viết bằng ngôn ngữ khác không phải là ngôn ngữ của chính văn tài liệu. Nhan đề song song được ghi ở trên trang tên sách chính hoặc trang tên sách song song, hoặc trang đôi, hoặc ở bìa sách.v.v. Nhan đề song song được đưa vào mô tả sau nhan đề chính, nối với nhan đề chính bởi dấu bằng “ =”. Ví dụ: Luyện kỹ năng viết tiếng Anh = Effective writing - Thông tin bổ sung cho tên sách Là những thông tin giải thích cho nhan đề chính, làm rõ thêm nội dung của tài liệu, hoặc về hình thức cũng như thể loại của tài liệu. Một tài liệu có thể có một hoặc nhiều thông tin bổ sung cho nhan đề. * Thông tin trách nhiệm Là thông tin về tác giả chính và những người cùng tham gia góp công vào việc xuất bản ra tài liệu. Tác giả chính: Người chịu trách nhiệm chính viết ra tác phẩm. Tác giả phụ hay những người đồng cộng tác: Những người có đóng góp công sức vào việc hoàn thành tác phẩm như: người dịch, người hiệu đính…
Thông tin trách nhiệm được viết ngăn cách với nhan đề chính, nhan đề song song hoặc thông tin bổ sung cho nhan đề (nếu có) bởi dấu gạch chéo “ / ”. Ví dụ: Thông tin học / Đoàn Phan Tân 2.1.2. Vùng 2: Lần xuất bản . – Thông tin về lần xuất bản / Thông tin về trách nhiệm liên quan đến lần xuất bản Vùng này ghi những thông tin liên quan đến lần xuất bản hoặc tái bản của tài liệu và những thông tin trách nhiệm liên quan đến lần xuất bản đó (nếu có). Ví dụ: . - Tái bản lần thứ 2 Lưu ý: Tái bản khác với xuất bản (tái bản lần thứ nhất = xuất bản lần thứ hai). 2.1.3. Vùng 3: Chi tiết đặc thù loại tài liệu (loại xuất bản phẩm) . - Bản đồ (Âm nhạc, Nguồn tin tiếp tục, Tài liệu vi hình, …) Vùng chi tiết đặc thù được ngăn cách với vùng lần xuất bản bằng một dấu chấm, cách, gạch ngang, cách. Được sử dụng trong mô tả bản đồ, tài liệu âm nhạc, nguồn tin tiếp tục. 2.1.4. Vùng 4: Địa chỉ xuất bản . – Nơi xuất bản ; Nơi xuất bản tiếp theo : Nhà xuất bản , Năm xuất bản VD: . – Hà Nội : Hội Nhà văn, 2015 2.1.5. Vùng 5: Đặc trưng số lượng (Mô tả vật lý) . - Khối lượng (Trang, cột, tờ) : Minh hoạ ; Khổ cỡ + Tài liệu kèm theo VD: 200 tr. : minh họa ; 19 cm. + 1 đĩa CD 2.1.6. Vùng 6: Tùng thư . - Nhan đề chính của tùng thư = Nhan đề song song của tùng thư : Các thông tin bổ sung cho nhan đề của tùng thư (nếu có) / Thông tin về trách nhiệm liên quan đến số phần, số tập của tùng thư ; Số tập Số ISSN của tùng thư . Nhan đề tùng thư cấp dưới - Tùng thư là tập hợp xuất bản phẩm của những tác giả khác nhau, cùng chung nhà xuất bản, có hình thức trình bày tương tự nhau, có nội dung liên quan đến một đề tài rộng hay hẹp hoặc nhằm mục đích phục vụ cho một đối tượng bạn đọc nhất định. Tùng thư được đặt trong ngặc đơn Ví dụ: . – (Tủ sách nghiệp vụ thư viện); (Tủ sách thiếu nhi). 2.1.7. Vùng 7: Phụ chú