Bài giảng môn học Quản trị hành chính văn phòng: Chương I

Môn h c ọ

QU N TR HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Ả

Ị

Company Logo

NHI M V C A SINH VIÊN

Ụ Ủ

Ệ

1. D gi

gi ng lý thuy t trên l p

ự ờ ả

ế

ớ

2. Nghiên c u tài li u tham kh o do giáo viên gi

i thi u

ứ

ệ

ả

ớ

ệ

Làm bài t p tình hu ng

ậ

ố

Th o lu n tình hu ng trên l p

ả

ậ

ố

ớ

Làm bài ki m tra ki n th c trên l p ớ

ứ

ể

ế

Làm bài t p th c hành nhóm ự

ậ

Thi k t thúc h c ph n

ế

ầ

ọ

Company Logo

ớ

ế i quy t tình hu ng, th c hành: 35% ả

ự

Phân b th i gian: ố ờ lý thuy t trên l p: 65% ố ế ậ  Đi u ki n tiên quy t ế : ệ

- S gi ố ờ - Th o lu n, gi ả ề

ọ

ế

ộ

Sinh viên đã h c các môn h c thu c ki n th c c ứ ơ s ngành nh : ư ở - Qu n tr h c ị ọ ả - Hành vi t

ch c

ổ ứ

Company Logo

 Tiêu chu n đánh giá sinh viên :

ẩ ể • 45% Đi m bài t p ki m tra, BT cá nhân, thái đ , ộ ể ậ

chuyên c n.ầ

• 55% Đi m bài thi ể  Thang đi mể : 10/10

ng kỳ: 10%

Company Logo

• Chuyên c n, thái đ 10% ộ ầ • Bài t p cá nhân: 25% ậ • BT ki m tra th ườ ể • Ki m tra k t thúc h c ph n: 55% ể ế ầ ọ

N I DUNG MÔN H C

Ộ

Ọ

Ch

ng 1: T NG QUAN V QU N TR HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

ươ

Ổ

Ả

Ề

Ị

Ch

ng 2 NGHI P V HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

ươ

Ệ Ụ

Ch

ng 3 : LÂP K HO CH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

ươ

Ạ

Ế

Ch

ng 4 : T CH C HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

ươ

Ổ

Ứ

Ch

ng 5 : KI M TRA CÔNG VI C HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

ươ

Ệ

Ể

Company Logo

Tài li u h c t p

ệ ọ ậ :

ươ

ng Hoàng Hoa Duyên; giáo trình n i b qu n tr ị

ộ ộ ả

ạ ọ

2. Mike Havey - Qu n tr hành chánh văn phòng – NXB

Tr hành chính văn phòng- Đ i h c Duy Tân-2011 ị

ả

ố

3. PGS.TS Nguy n H u Thân - Qu n tr Hành chánh Văn

ả

ị

ữ

Th ng kê 1997 ễ phòng - NXB Th ng kê 2004

ố

ễ

ả

ộ

ị tr văn phòng - NXB Lao đ ng – Xã h i 2005

ị

4. GS.TS Nguy n Thành Đ , GVC Nguy n Th Th o - Qu n ộ 5. PGS.TS Nguy n H u Thân - Qu n tr văn phòng – NXB

ễ ộ ị

ữ

ễ

ả

Khoa h c k thu t 2005

ậ

6. Nghi p v th ký văn phòng và t

ch c – H c vi n Hành

ổ ứ

ệ

ọ

chánh Qu c gia – 2003

ọ ỹ ệ ụ ư ố

7. ….

Company Logo

ả

ậ

Th o lu n: T ch c? hành chính?

ổ ứ

Company Logo

T ch c cũng có th đ c hi u theo nghĩa khác: ổ ứ ể ượ ể

1. Là m t t ộ ừ ệ ể

công ty ho c t p đoàn ng dùng đ thay th cho doanh nghi p, ế ữ ặ ậ

2. Là m t th c th nh doanh nghi p, t c là doanh ứ ệ

ư ể ự ộ nghi p đó đ ch c c t ượ ổ ứ ệ

ch c ngu n tài nguyên đ đ t đ ổ ứ ể ạ ượ ồ c m c tiêu ụ

Company Logo

3. Cách t nào đó

Hành chính: Ho t đ ng liên quan đ n s v n hành trôi ế ự ậ ạ ộ

c b ng các ph ng ti n chãy c a các h at đ ng đ t đ ọ ạ ượ ằ ủ ộ ươ ệ

c thi t, đ c c a nh ng h th ng hành chính đ ủ ệ ố ữ ượ t k t ế ế ố ượ

Company Logo

h tr b ng qu n tr h u hi u ệ ả ỗ ợ ằ ị ữ

LOGO

Ả

Ị

QU N TR HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

ADMINISTRATIVE OFFICE MANAGEMENT

Các khái niệm CHÚNG TA cần thảo luận

Qu n lý là gì? Qu n tr là gì? ị Qu n tr và qu n lý ị ả

Qu n tr hành chính văn ả ả ả gi ng và khác nhau nh ố ư th nào? ế ị ả

Company Logo

phòng là gì?

Các bạn hãy quan sát đàn kiến tha mồi

Company Logo

Các bạn hãy xem người chỉ huy dàn nhạc

Company Logo

Bộ đội kéo pháo

Company Logo

Quản trị khác quản lý như thế nào

ả ả ả

ạ

i l ỏ ạ

ả i. ả

ườ Nhà qu n lý: Có kh năng ho ch đ nh, t ch c, kiên Kh năng lãnh đ o v t lên c kh năng qu n lý ả ạ ượ Nh ng nhà lãnh đ o gi i cũng là nh ng nhà qu n lý ữ ả ữ ỏ gi i. Tuy nhiên, có nh ng nhà qu n lý gi i không ỏ ữ th tr thành ng ể ở ả ổ ứ

ạ i qu n lý gi ỏ ạ ả ệ ị ả

ệ Nhà lãnh đ o: có t m nhìn, có kh năng thúc đ y, có đ nh, linh ho t và làm vi c hi u qu ị ả ạ ẩ

ầ ứ ề ả (ti ng Anh là Latinh kh năng truy n c m h ng ế ả Qu n lýả

Company Logo

manum agere = "đi u khi n b ng tay“) ề Management ; ti ng ế ể ằ

Văn phòng có m i quan h nh th nào v i các phòng ban ệ ư ế

ố

ớ

khác trong t

ch c ổ ứ

Ban Giám đ cố

Văn phòng P HCTH

Chi nhánh B

P Nhân sự

P K thu t ậ ỹ

Chi nhánh A

P maketing

Pk toán

ế

Nhóm d ánự

PX SX1

PXSX2

Company Logo

M C TIÊU Ụ

ng này sinh viên s có kh năng ả

Sau khi h c xong ch ọ  Mô t đ ả ượ ươ ứ c các ch c năng và nhi m v c a nhân viên ệ ẽ ụ ủ

hành chính và th ký văn phòng. ư

 Phân bi c th nào là công vi c ế t đ ệ ượ ệ qu n tr hành

ế

ứ ệ ẩ ị

Company Logo

ị ả chính văn phòng và th nào là công vi c ệ hành chính văn phòng. c các v trí, tiêu chu n, ch c năng, nhi m v ụ ể ượ ấ  Hi u đ c a các c p b c hành chính văn phòng c n ph i có. ủ ậ ầ ả

 TÓM L C N I DUNG ƯỢ Ộ

1. T ng quan v văn phòng và công vi c hành chính văn ổ ề ệ

phòng

2. Qu n tr hành chính văn phòng và nhà qu n tr hành ả ả ị ị

Company Logo

chính văn phòng

N I DUNG

Ộ

1. Khái ni m qu n tr HCVP

ệ

ả

ị

2. Các c p b c qu n tr HCVP

ấ ậ

ả

ị

3. Ch c năng c a Qu n tr HCVP

ứ

ủ

ả

ị

4. N i dung qu n tr HCVP

ộ

ả

c u thành phù h p v i vi c th c hi n ch c năng, y u t ế ố ấ ứ ự ệ ệ ớ ợ

nhi m v đ c giao theo đ nh h ng ho t đ ng chung ụ ượ ệ ị ướ ạ ộ

Company Logo

ch c. c a t ủ ổ ứ

KHÁI NI M VĂN PHÒNG

Ệ

Ti p c n theo ch c năng t ch c: ứ ế ậ ổ ứ Văn phòng là m t ộ

th c th t n t i đ th c hi n các ho t đ ng tham m u, ể ồ ạ ể ự ạ ộ ư ự ệ

ch c. t ng h p, h u c n theo yêu c u c a nhà qu n tr t ổ ầ ủ ậ ầ ị ổ ứ ả ợ

 Ti p c n theo tính ch t ho t đ ng ạ ộ : Văn phòng là m t ộ ế ấ ậ

th c th t n t i đ th c hi n vi c qu n lý thông tin ph c ể ồ ạ ể ự ụ ự ệ ệ ả

Company Logo

v cho đi u hành c a nhà qu n tr . ị ụ ủ ề ả

KHÁI NI M VĂN PHÒNG

Ệ

ự ộ

ể ự ỗ ổ ứ

i m t cách khách ể ồ ạ ộ ch c đ th c hi n các ch c năng ứ ệ ị ổ ả ầ ủ

Company Logo

. Văn phòng là m t th c th t n t quan trong m i t hành chính văn phòng theo yêu c u c a nhà qu n tr t ch c đóứ

KHÁI NI M VĂN PHÒNG

Ệ

ặ ữ ủ

ch c thích h p ộ  Nh ng đ c đi m chung c a văn phòng : - Văn phòng ph i là b máy đ ứ c t ượ ổ ợ

ể ơ

- c qu n lý và đi u hành theo nh ng ề ả ữ

ể ả v i đ c đi m c a t ng c quan. ủ ừ ớ ặ Văn phòng đ ượ tiêu chu n nh t đ nh ấ ị ẩ ả ạ ộ ớ ị

Company Logo

- Văn phòng ph i có đ a đi m ho t đ ng giao d ch v i ể . c s v t ch t nh t đ nh ấ ơ ở ậ ị ấ ị

CH C NĂNG VĂN PHÒNG

Ứ

 Ch c năng tham m u t ng h p ư ổ ợ  Ch c năng giúp vi c đi u hành ề ệ  Ch c năng h u c n ậ ầ

ứ ứ ứ

Company Logo

CH C NĂNG THAM M U

Ư

Ứ

ằ ầ

ợ i u nh m góp ph n tìm ố ư cho quá trình qu n lý đ ể ả

Tham m u là ho t đ ng tr giúp ạ ộ ư quy t đ nh t ki m nh ng ế ị ữ đ t k t qu cao nh t. ấ ả ế ạ ế

ủ ể

i cá nhân hay t p thậ ư ồ ạ đ c l p t ể t n t ị c quan đ n v ơ ơ ố ng đ i ộ ậ ươ

Company Logo

Ch th làm công tác tham m u trong có th là ể v i ch th qu n lý. ớ ủ ể ả

CH C NĂNG THAM M U

Ư

Ứ

ể

ạ

Đ có ý ki n tham m u cho lãnh đ o, văn ế phòng th c hi n nhi m v gì? ệ

ư ụ

ự

ệ

Company Logo

CH C NĂNG GIÚP VI C ĐI U HÀNH Ứ Ệ Ề

ầ

ự ổ ứ

ự

ệ

 Xây d ng k ho ch quý tháng, tu n, ngày ế ạ  T ch c tri n khai th c hi n. ể  Văn phòng là n i th c hi n các ho t đ ng ự

ơ

tân, t

ổ ứ ộ

ế

ạ ộ ệ ch c h i ngh , chuy n đi công ị v n cho lãnh đ o v công tác so n ạ ạ ề

ả

l ễ tác, t ư ấ th o văn b n. ả  ….

Company Logo

ộ

ng ti n thi ệ

ấ ị ụ

ụ

ế

 Văn phòng là b ph n cung c p, b trí, qu n ả ố ậ t b d ng c đó đ ể ả

lý các ph đ m b o s d ng hi u qu . ả

ươ ả ử ụ

ệ

Company Logo

CH C NĂNG H U C N Ứ Ầ Ậ

NHI M V C A VĂN PHÒNG Ụ Ủ Ệ

 T ng h p ch

ng trình công tác c a c quan

ợ

ổ

ươ

ủ ơ

đ n v : Xây d ng k ho ch công tác hàng ế

ự

ạ

ơ

ị

quý, tháng, tu n c a lãnh đ o ầ ủ

ạ

 Thu th p x lý, qu n lý và s d ng thông tin ả

ậ ử

ử ụ

Company Logo

NHI M V C A VĂN PHÒNG Ụ Ủ Ệ

 Truy n đ t các quy t đ nh qu n lý c a lãnh ế ị

ủ

ề

ạ

ả

đ oạ

 Theo dõi vi c tri n khai th c hi n các quy t ế

ự

ể

ệ

đ nhị

 T ng h p tình hình ho t đ ng c a các đ n v ị

ạ ộ

ủ

ơ

ợ

ổ

đ báo cáo lãnh đ o ạ ể

 Đ xu t các bi n pháp ph c v s ch đ o

ụ ự Company Logo

ỉ ạ

ụ

ệ

ề

ấ

đi u hành c a lãnh đ o

ủ

ề

ạ

 CÔNG TÁC VĂN THƯ

 CÔNG TÁC QU N LÝ V T T , TRANG THI T B Ị

Ậ Ư

Ả

Ế

 CÔNG TÁC L U TRƯ

Ữ

 CÔNG TÁC TÀI VỤ

 CÔNG TÁC T CH C NHÂN S

Ổ Ứ

Ự

 B O VẢ

Ệ

 …

Company Logo

CÔNG VI C HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Ệ

 Nghi p v so n th o văn b n ả

ệ ụ ạ

ả

 Nghi p v qu n lý văn b n ả

ệ ụ ả

 Nghi p v t

ch c h i ngh

ệ ụ ổ ứ ộ

ị

ch c chuyên đi công tác c a lãnh

 Nghi p v t ệ

ụ ổ

ủ

ứ

đ oạ

 Nghi p v l

tân

ệ ụ ễ

Company Logo

NGHI P V HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Ệ Ụ

QU N TR HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ Ả Ị

Company Logo

NHÀ QU N TR HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Ả Ị

ng đ c ữ ỏ ườ ượ

Th o lu n:Nh ng câu h i sau đây th ị ậ ả nêu v qu n tr ề ả

a. Qu n tr là m t ngh thu t hay m t khoa h c ọ ộ ộ ệ ậ ả ị

b. Các nhà qu n tr là b m sinh hay đ ị ẩ ả ượ c đào t o ạ

Company Logo

c. Qu n tr có th d y đ c không ể ạ ượ ả ị

Khái ni m ch c năng nhi m v c a VP

ụ ủ

ứ

ệ

ụ

ệ

ộ ơ ị

ộ

ề

B máy đi u hành t ng h p ổ

ợ

Thông tin

 VP là m t đ n v trong c quan có nhi m v  Thu th pậ  T ch c ổ ứ  Phân ph iố  Truy n đ t ạ ề  B o qu n l u tr tài li u,h s ả ư

ệ ồ ơ

ữ

ả

 Tr giúp và tham m u cho lãnh đ o th c hi n các ho t đ ng

ạ ộ

ự

ệ

ạ

qu n lý và đi u hành c quan đ n v ị

ợ ả

 VD: VP Qu c h i, VP Chính ph , VP S , VP T ng công ty

ở

ổ

ề ố ộ

ơ ủ

Company Logo

Nhi m v c a hành chính văn phòng là x ử

ụ ủ

ệ

lý thông tin, thông tin đ

c th hi n qua ba

ượ

ể ệ

ầ

chi u.ề •Thông tin đ u vào (input information flow) •Thông tin đ u ra (output information flow) •Thông tin n i b (internal information

ộ ộ

flow)

Company Logo

M t trong nh ng ch c năng quan tr ng ứ

ữ

ọ

ộ

c a văn phòng là t o m i d ch v và đi u ủ

ọ ị

ụ

ề

ạ

ki n thu n l

ậ ợ

ệ

i cho các b ph n nghi p v ệ ụ

ộ

ậ

khác làm vi c hi u qu . ả ệ

ệ

Company Logo

Trong th c t

ho t đ ng hành chính VP

ự ế

ộ

ạ

di n ra nh th nào?

ư ế

ễ

Company Logo

KHÁI NI M QU N TR HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Ả

Ệ

Ị

Management

Personnel

Revenues

Research & Development

Production

Maketing & Sales

Purchasing

Office Services

Company Logo

Ví d :ụ

ệ

ả ơ

ệ

ả

ặ

ơ ể ế ề

ặ ự

ượ

ữ

B n có nhi m v x lý đ n hàng mua nguyên v t ụ ử ạ ậ ơ ệ t b cho xí nghi p. Đ li u, s n ph m ho c thi ặ ể ế ị ẩ ệ i này ph i ch u trách nhi m x lý đ n hàng ng ị ườ ử v m t s công vi c nh đánh máy đ n đ t hàng, ư ệ ề ộ ố s d ng máy vi tính, fax,… đ ti n hành đ t ử ụ hàng, t c th c t c nh ng th t c đó đ u đ ủ ụ ấ ả hi n b i nhân viên hành chính chính văn phòng ở ệ

Company Logo

KHÁI NI MỆ

ệ

ị

ổ

ả ạ ẩ

ử

ậ

Qu n tr hành chính văn phòng là vi c ị ch c, ph i h p, tiêu ho ch đ nh, t ợ ố ứ chu n hoá và ki m soát các ho t đ ng ạ ộ ể ử ụ thông thu th p, x lý, qu n lý và s d ng ả tin.

Company Logo

C P B C

Ậ

Ấ

đ phân chia c p b c HCVP ấ

ậ

ế ố ể

ố ớ

ệ

ứ ộ ứ ộ

i khác

Các y u t - Tính ph c t p c a công vi c ệ ứ ạ ủ - Trách nhi m đ i v i công vi c ệ - M c đ giám sát - M c đ giao ti p ế - Trách nhi m đ i v i ng ố ớ ệ

ườ

Company Logo

C P B C

Ấ

Ậ

Nhân viên HCVP

Th ký HCVP

ư

Nhà qu n tr HCVP Nhà qu n tr CVP

ả ả

ị

Company Logo

C P B C

Ấ

Ậ

Ch c năng

ứ

Nhân viên HCVP

Yêu c uầ

Company Logo

C P B C NHÂN VIÊN HCVP Ấ Ậ

Ch c năng: gi i quy t các công vi c hành chính đ n thu n ứ ả ệ ế ầ ơ

Yêu c u: có chút kinh nghi m trong các lĩnh v c sau: ệ ự ầ

- Nhân viên đánh máy, nhân viên l u tr h s , ti p tân ữ ồ ơ ế ư

viên và nhân viên hành chính văn phòng t ng quát. ổ

- Th c hi n công vi c hành chính văn phòng hàng ngày ự ệ ệ

-Nhân viên x lý thông tin m c th p và t c ký ứ ử ấ ố

-H là nh ng ng i làm vi c t i các phòng ban chuyên ữ ọ ườ ệ ạ

Company Logo

môn.

C P B C Ấ Ậ

ổ

- Th ký chuyên ngành - Th ký HCVP t ng quát - Th ký x lý thông tin ử

ư ư ư

Th ký ư

Yêu c uầ

Company Logo

C P B C TH KÝ Ấ Ậ Ư

làm vi c t

ộ

ứ

ệ ạ

i các b ph n chuyên ậ

ứ ế

t phán đoán, có ki n th c chuyên môn ế ầ ạ

Ch c năng: môn khác nhau Yêu c u. ầ •Bi •Có đ u óc sáng t o. •Ngoài ra h ph i có nhi u kinh nghi m và trình đ h c

ộ ọ ệ ề ả ọ

ấ

v n cao. ệ ư

ổ

ả

Company Logo

ệ

Nhi m v c a th ký ụ ủ • Công vi c hành chính văn phòng t ng quát. ệ •Công vi c qu n tr h s . ị ồ ơ ệ •Công vi c nghe và nh n đi n tho i. ệ ạ ậ •Công vi c đánh máy và sao l u l i h s . ư ạ ồ ơ ệ

C P B C Ấ Ậ

Ch c vứ ụ

Qu n trả ị

Yêu c uầ

Company Logo

ứ

ủ

ả

ẩ ầ qu n tr , nhà qu n tr hành chính văn phòng ị

ng phòng thông tin, ng phòng h s , ồ ơ ng phòng hành chính,…

Ch c năng: có đ y đ các tiêu chu n c a nhà ị ả Yêu c u: ầ • Tr ưở • Tr ưở • Tr ưở

Company Logo

NHÀ QU N TR HCVP Ả Ị

N T THANG C P B C Ấ Ậ Ấ

CH C VỨ Ụ

Nhân viên

C p qu n tr

ả

ấ

ị

Th kýư

ế

ư

ng phòng giám đ c hành

Ch cứ vụ

ậ

ố

ư

ố

ấ

ng

ng phòng thông tin ng phòng h s -Tr ồ ơ

ưở

- Tr lý hành chính ợ - Tr ưở chính -Tr ưở -Tr ưở phòng x lý thông tin

ử

ư ừ

-Nhân viên ti p tân và nhân viên hành chính (nhân viên th tín ho c ặ ư nhân viên l u tr h ữ ồ ư s ).ơ - T c ký viên. ố -Nhân viên đánh máy. -Nhân viên đi u hành ề x lý thông tin.

ử

-Th ký chuyên ngành lu t, y khoa,… -Th ký t ng quát (th ư ổ ký cho qu n đ c c p ả trung ho c c p cao). ặ ấ -Chuyên viên x lý thông tin: th ký hành chính ư liên ho c th ký th t ư ặ l c.ạ

ệ

ụ

ệ

ụ

ị

ỹ

ả

Yêu c uầ

ệ

ặ

ề ở ứ

ặ ấ

ọ ấ

ề

Có k năng qu n tr công ty v i ớ kinh nghi m và/ho c có trình đ ộ h c v n chuyên ngành v công vi c ệ hành chính văn phòng.

Có nghi p v chuyên môn và có kinh nghi m ệ trong ngh m c đ ộ i thi u. t ể ố

Có nghi p v chuyên môn cao và/ho c thêm trình đ h c v n và có kinh nghi m trong ngh . ề

ộ ọ ệ

Company Logo

ệ ề ư ư ế

i và t ạ ươ ủ ệ th kýư

ệ ể ổ ậ ng lai. Theo b n li u ị

c không? Vì sao? ượ

ch c và trong th c t ế ổ

1. Nhìn nh n nh th nào v vai trò c a th ký hi n và nhân viên t ạ HCVP có th đ i v trí cho nhau trong công vi c HCVP đ 2.Theo Anh ch hành chính văn phòng có vai trò nh ư ị ho t đ ng th nào trong t ạ ộ ự ế ứ hành chính văn phòng di n ra nh th nào? ủ ư ế ị ề ế ậ ị

ộ ộ

ậ ậ ễ ị ạ ỉ

Company Logo

ễ 3. Hãy cho ý ki n c a anh ch v nh n đ nh sau: “B ph n hành chính văn phòng là b ph n làm dâu ậ trăm h , do đó d b ch trích” B n có nh n xét gì v ề ọ nh n đ nh trên? ị ậ

lu n v nh n đ nh ậ ề ậ ị

th o ả ậ sau: ậ ộ

ễ ị ạ ỉ

Company Logo

Hãy “B ph n hành chính văn phòng là b ph n ộ làm dâu trăm h , do đó d b ch trích” B n có ọ nh n xét gì v nh n đ nh trên? ề ậ ậ ị

N C THANG C P B C Ấ Ậ Ấ

Chánh văn phòng

Phó chánh VP

Tr lý chuyên nghi p

ợ

ệ

Th ký c p trung/ c p th p

ư

ấ

L tânễ

Nhân viên văn phòng

Company Logo

CH C NĂNG QU N TR HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Ứ

Ả

Ị

M c tiêu

ụ

Đ NH H

NG

Ị

ƯỚ

Th c hi n MT

ự

ệ

T CH C

Ổ

Ứ

CH CỨ NĂNG

ả

Đ m b o hoàn thành MT

DUY TRÌ

Rà soát

KI M TRA

Ể

Company Logo

N I DUNG QU N TR HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Ộ

Ả

Ị

Phân tích d báoự

Xây d ng k ho ch

ự

ế

ạ

Phân công th c hi n ệ

ự

Lãnh đ o đi u hành

ề

ạ

Company Logo

N I DUNG Ộ

N I DUNG QU N TR HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Ộ

Ả

Ị

Cung c p ngu n l c ồ ự ấ

Đi u ch nh ho t đ ng ạ ộ ề ỉ

N I DUNG Ộ

T ng k t rút kinh nghi m ổ ệ ế

Company Logo

Hu n luy n nghi p v ệ ệ ụ ấ

Company Logo

NHÀ QU N TR HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Ả Ị

TIÊU CHU N C A NHÀ QU N TR HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Ủ

Ẩ

Ả

Ị

(1) Đ c đào t o

ượ

ạ

ả

(2) Có kh năng gánh vác y thác trách nhi m và quy n hành. ệ

ề

ủ

(3) Có kh năng gi ng d y

ả

ạ

(4) Có quan đi m ti p c n nh ng ph

ng pháp làm vi c m i.

ế ậ

ữ

ể

ươ

ệ

ớ

Company Logo

TIÊU CHU N C A NHÀ QU N TR HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Ủ

Ẩ

Ả

Ị

(5) Tính g n g i:

ầ ủ

(6) Óc khôi hài

(7) Phong cách l ch s và ngo i giao

ự

ạ

ị

(8) Ki m soát c m xúc

ể

ả

Company Logo

TIÊU CHU N C A NHÀ QU N TR HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Ủ

Ả

Ẩ

Ị

(9) Có óc sáng ki n và d t

ng t

ng

ễ ưở

ế

ượ

(10) T tin ự

(11) Óc phán đoán

12) Kh năng nói

ả

Company Logo

ạ

ị

ả ả

ế

T i sao nhà qu n tr hành chính văn i ph i có óc sáng ki n và trí phòng là ng ườ t ng? ng t ượ ưở

Company Logo

TH KÝ VÀ Đ C ĐI M LAO Đ NG C A TH KÝ Ư Ư Ộ Ủ Ặ Ể

KHÁI NI MỆ

Th ký là m t tr lý c a qu n tr (an excutive assistant), là ả ộ ợ ư ủ ị

ng i n m v ng các nghi p v hành chính văn phòng ườ ữ ụ ệ ắ

(office skills) có kh năng nh n lãnh trách nhi m mà ệ ả ậ

không c n ki m tra tr c ti p, có óc phán đoán, óc sáng ế ự ể ầ

ki n và đ a ra nh ng quy t đ nh trong ph m vi quy n ế ị ư ữ ề ế ạ

Company Logo

h n c a mình ạ ủ

KHÁI NI M TH KÝ VĂN PHÒNG Ư

Ệ

Th ký văn phòng ư là nh ng ng ữ i đ ườ ượ c giao đ m nh n ả ậ

m t ho c toàn b các công vi c có liên quan đ n nh ng ữ ệ ế ặ ộ ộ

Company Logo

lĩnh v c chuyên môn c a m t văn phòng ự ủ ộ

CH C NĂNG C A TH KÝ

Ứ

Ủ

ệ ồ

ứ ấ : Ho t đ ng c a th ký bao g m vi c ghi chép, ư ủ , h s , tài li u trong cu c ệ ấ ờ ồ ơ ộ

-Th nh t so n th o các văn b n, gi y t ạ h p, h i ngh , h i th o. ị ộ ọ ạ ộ ả ả ả ộ

ạ ộ ủ ệ

ồ ủ ụ

Company Logo

văn phòng c a m t c quan, t : Ho t đ ng c a th ký bao g m các công vi c - Th haiứ ư liên quan đ n văn th , liên l c th tín, th t c hành chính ư ạ ế ch c. ổ ứ ở ư ộ ơ ủ

CH C NĂNG C A TH KÝ

Ứ

Ủ

ạ ộ ạ ộ ư ợ

-Th baứ vi c cho th tr ng c quan t : Ho t đ ng th ký là ho t đ ng tr giúp, giúp ch c ổ ứ ủ ưở ệ ơ

ư ề

ạ ộ ệ

ng. -Th tứ ư: Ho t đ ng th ký là ho t đ ng qu n lý, đi u ả ch c xã h i nào đó. hành công vi c hàng ngày c a m t t ộ ủ Th ký mang tính ch t ho t đ ng nh m t th tr ủ ưở ạ ộ ạ ộ ộ ổ ứ ư ộ ư ấ

ư ộ ổ ộ

Company Logo

Ví d : T ng th ký h i nhà văn, T ng th ký h i nhà báo, T ng th ký h i nh c sĩ,… ụ ổ ư ư ộ ạ ổ

NHI M V C A TH KÝ Ụ Ủ Ư Ệ

ệ ệ ộ ề

ế ế

Company Logo

Nh ng công vi c thu c v quan h cá nhân ữ 1. Th tín ư 2. Đ n tho i ạ ệ 3. Thu x p chuy n đi công tác cho lãnh đ o ạ 4. Ti p khách ế 5. …

NHI M V C A TH KÝ Ụ Ủ Ư Ệ

ệ ệ ữ

ị

Nh ng công vi c thu c v quan h văn b n ả (1) Qu n lý công văn c a đ n v , nhà qu n tr ị (2) So n th o, ki m duy t văn b n tr ể ộ ề ủ ơ ệ ả ướ ả c khi trình th ủ

Company Logo

ả ả ạ ng c quan ơ ưở (3) T ch c tài li u h p lý ệ ổ ứ ợ

NHI M V C A TH KÝ Ụ Ủ Ư Ệ

ộ ề ổ ứ ch c công vi c ệ ệ ụ ữ

ậ ị

ể ố

Company Logo

Nh ng nhi m v thu c v t • H n g p ặ ẹ • L p l ch làm vi c ệ • Th ng kê ki m tra • Chăm lo s p x p phòng làm vi c ệ ế ắ

Đ C ĐI M LAO Đ NG C A NG Ộ Ủ Ặ Ể ƯỜ I TH KÝ Ư

ng tin c y và x ng đáng ầ ố ớ ư c c quan th tr ứ ậ

ữ ả

ở ở

Company Logo

Nh ng yêu c u đ i v i th ký ữ • Ph i đ ủ ưở ơ ả ượ v i tin c y đó. ậ ớ Ph i có nh ng tính cách sau: • Tính th ng th n, chân thành, c i m và chu đáo trong ắ ẳ công vi c.ệ

Đ C ĐI M LAO Đ NG C A NG Ộ Ủ Ặ Ể ƯỜ I TH KÝ Ư

ữ ầ ố ớ ư

ờ

ề ẹ ỉ ữ ế ằ

ự

ị

Company Logo

Nh ng yêu c u đ i v i th ký •Nhanh nh n, k p th i, chính xác. ị • B n b , v ng vàng, kiên quy t, công b ng, k lu t. ỹ ậ ch , s vui Ngoài ra còn có thái đ d t khoát, tính t ủ ự ộ ứ tính, tính ch u đ ng, tinh th n k lu t (theo Jacgueline ầ Mareuil trong “ c m nang ng ườ ỹ ậ i th ký”). ư ự ẩ

Đ C ĐI M LAO Đ NG C A NG Ộ Ủ Ặ Ể ƯỜ I TH KÝ Ư

Năng l c chuyên môn ự

Năng l c giao ti p ự ế

Năng l c qu n lý ự ả

Company Logo

Ph m ch t, k năng ấ ẩ ỹ

NĂNG L C CHUYÊN MÔN

Ự

ệ ề ề ủ ắ ề

ượ

c giao; ạ ụ ệ

ng d n các nghi p v ụ ướ ệ ẫ

ạ i khác

ề ườ ạ ử ụ ụ ệ

Company Logo

•Hi u sâu s t v ngh nghi p c a mình, v nhi m v ụ ệ ể mà mình đ •Thao tác thành th o các nghi p v chuyên môn đúng yêu c u;ầ •Có kh năng truy n đ t, h ả chuyên môn cho ng • s d ng thành th o các nghi p v hành chính văn phòng.

NĂNG L C GIAO TI P

Ự

Ế

i và bi t ế ị ọ ớ ắ ự ườ

i khuyên ế ữ ờ

t ti p thu nh ng l ố

ọ ớ

t thích ng v i m i ầ ứ ế ộ ế ề ộ ọ t ế ớ

t trong công ử ụ ữ ầ ế ả

Company Logo

•X s đúng đ n, l ch s , hài hoà v i m i ng ử ự t ki m ch mình ế ự ề •Tinh ý, thông minh, bi ế thích h p trong m i tình hu ng; ợ •Có kh năng nh chính xác các thông tin c n thi ả •Có hi u bi t r ng v xã h i và bi ể hoàn c nhả •Có kh năng s d ng ngôn ng c n thi vi c;ệ

NĂNG L C GIAO TI P

Ự

Ế

t t ch c t ả ệ ế ổ ứ ố t công vi c và ph i h p công tác qu n ố ợ

duy logic, bi t ph n ng và t phán đoán m t ế ư ả ứ ự ộ

ế ị ữ ờ ị

ệ ế ắ

Company Logo

•Bi lý •Có t cách nhanh chóng •Có kh năng quy t đ nh chính xác và k p th i nh ng ả t v n đ c n thi ế ề ầ ấ •Bi t qu n lý th i gian, s p x p công vi c và phân b ổ ế ờ ả th i gian h p lý ờ ợ

PH M CH T, K NĂNG Ấ

Ẩ

Ỹ

Ph m ch t ấ ẩ

•Yêu ngh và có ý th c v ứ ươ ề n lên trong ngh nghi p ệ ề

•Có ý th c k lu t, t giác và tri ứ ỹ ậ ự ệ ể t đ trong công vi c ệ

•Có tính năng đ ng, linh ho t, c n th n và chu đáo ạ ẩ ậ ộ

•Có tinh th n t ng tr , đoàn k t, bi ầ ươ ế ợ ế ở t c i m và kín ở

Company Logo

đáo, t nh khi c n thi t. ế ầ ị ế

ế

ằ ấ ự ụ ộ

ề ơ ể ạ

ầ

Có ý ki n cho r ng: “Th ký là ngh đ n gi n, ả ư c, mang tính ch t s v , ai cũng có th làm đ ượ không c n trình đ chuyên môn”. B n có ý ki n ế gì v nhân đ nh này ?

ề

ị

Company Logo

C P B C TH KÝ Ấ Ậ Ư

TH O LU N Ả Ậ

Có nh n đ nh cho r ng: ị ằ ậ

̉ ́ ́

“Không gioi lăng nghe nh ng âm thanh khac nhau, ữ đo la nh c điêm l n nhât cua môt nha quan ly” ̀ ượ ̉ ớ ́ ́ ̉ ̣ ̀ ̉ ́

(N quan ly nôi tiêng cua My- Mary Kay” ữ ̉ ́ ̉ ́ ̉ ̃

ế ủ ề ậ ị

Company Logo

Các anh (ch ) hãy cho ý ki n c a cá nhân v nh n đ nh trên ị