Bài luận về hệ thống tính giá ABC và hệ thống quản lý ABM

Chia sẻ: Trần Quý Phong | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:15

Thêm vào BST

Báo xấu

418
lượt xem 92
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Kế tốn chi phí dựa trn hoạt động (ABC) là phương pháp thay thế phương pháp kế tốn truyền thống. Trước đây mọi người vẫn cho rằng khch hng mua sản phẩm với khối lượng lớn, khch hng trung thnh l những khch hng mang lại lợi nhuận cao. Những nghin cứu về lợi nhuận khch hng tiết lộ rằng những nhận định như trên chưa hẳn đ đúng. Phương pháp ABC xác định tồn bộ nguồn chi phí hoạt động, sau đó phân bổ những chi phí đó theo sản phẩm v dịch vụ dựa trn khối lượng hoạt...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài luận về hệ thống tính giá ABC và hệ thống quản lý ABM

Giảng viên: Lê Văn Nam. Họ và tên sv: Trần Quý Phong. Lớp 35k16.1 Trường Đại học Kinh tế Đà Nẵng
BÀI LUẬN VỀ HỆ THỐNG TÍNH GIÁ DỰA TRÊN CƠ SỞ HOẠT ĐỘNG 1/ Giới thiệu1: Kế toán chi phí dựa trên hoạt động (ABC) là phương pháp thay thế phương pháp kế toán truyền thống. Trước đây mọi người vẫn cho rằng khách h àng mua sản phẩm với khối lượng lớn, khách hàng trung thành là những khách hàng mang lại lợi nhuận cao. Những nghiên cứu về lợi nhuận khách hàng tiết lộ rằng những nhận định như trên chưa hẳn đã đúng. Phương pháp ABC xác định to àn bộ nguồn chi phí hoạt động, sau đó phân bổ những chi phí đó theo sản phẩm v à dịch vụ dựa trên khối lượng hoạt động hay giao dịch xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ hay sản phẩm. Chính vì vậy phương pháp ABC có thể giúp các nh à quản lý tối ưu hóa giá trị đầu tư của cổ đông và nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. Các phương pháp kế toán chi phí dựa trên tính toán các chi phí gián ti ếp. Ích l ợi của phương pháp ABC có thể kể tới như sau: + Xác định khách hàng, sản phẩm, kênh phân ph ối t ạo ra l ợi nhu ận nhi ều nh ất và ít nhất. + Xác định những yếu tố làm gia tăng hay làm giảm hi ệu qu ả ho ạt đ ộng tài chính. + Dự báo một cách chính xác chi phí, lợi nhuận và nh ững ngu ồn l ực khi xu ất hiện những thay đổi về dung lượng sản xuất, mô hình tổ chức của công ty và chi phí nguồn lực. + Dễ dàng xác định các nguyên nhân gốc rễ của các hoạt đ ộng tài chính kém hiệu quả. + Theo dõi chi phí hoạt động và quy trình hoạt đ ộng. + Trang bị cho cấp quản lý những dữ liệu báo cáo chi phí quý giá cho vi ệc c ải thiện hoạt động. + Hỗ trợ quản trị và điều chỉnh tổ hợp tiếp thị. + Tăng khả năng đàm phán với khách hàng. + Định vị sản phẩm tốt hơn. Với phương pháp ABC, chi phí phục vụ một khách h àng có thể xác định một cách chắc chắn. Sau khi trừ ra chi phí sản phẩm v à chi phí phục vụ từng khách hàng, sẽ tính được lợi nhuận khách hàng mang lại. Phương pháp ABC tính toán chi phí khách hàng và chi phí sản phẩm riêng biệt, giúp xác định chính xác lợi nhuận mỗi khách hàng mang lại và giúp định vị sản phẩm và dịch vụ tương ứng. Ứng dụng phương pháp ABC có thể giúp nhân vi ên nắm rõ toàn bộ chi phí liên quan, giúp họ có thể phân tích chi phí và xác định những ho ạt đ ộng n ào mang lại giá trị cộng thêm và hoạt động nào không, qua đó cải thiện hiệu qu ả ho ạt đ ộng.Đây là m ột 1 Theo http://vnson.com/tai-chinh/197-ke-toan-chi-phi-dua-tren-hoat-dong-activity-based-costing-abc
quy trình hoàn thiện liên tục bắt đầu từ việc phân tích chi phí, cắt giảm những hoạt động không tạo ra giá trị cộng thêm và qua đó đạt đ ược hiệu xuất chung. ABC giúp công ty tạo ra những sản phẩm tốt hơn, đáp ứng nhu cầu của thị trường với chi phí cạnh tranh. Phân tích lợi nhuận sản phẩm v à lợi nhuận do khách hàng mang lại, phương pháp này đã góp phần tích cực vào quá trình ra quyết định của cấp quản lý; công ty có thể nâng cao hiệu xuất hoạt động v à giảm chi phí mà không hy sinh giá trị mang lại cho khách hàng. Nhiều công ty cũng sử dụng phương pháp ABC trong quá trình triển khai thẻ điểm cân bằng (Balanced Scorecard). Phương pháp ABC giúp công ty mô hình hóa tác động của việc cắt giảm chi phí và kiểm soát chi phí tiết kiệm được. Nh ìn chung, ABC là m ột phương pháp năng động thúc đẩy sự cải tiến diễn ra li ên tục. Với ABC, bất kì công ty nào cũng có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh về chi phí và liên tục tạo thêm giá trị cho cổ đông và khách hàng. 2/Lịch sử hình thành2: Các khái niệm của ABC đã được phát triển trong lĩnh v ực sản xu ất c ủa Hoa Kỳ trong những năm 1970 1980. Trong thời gian này, các Hiệp h ội quản lý cao c ấp qu ốc t ế, bây giờ được gọi đơn giản là CAM-I, nghiên cứu và chính th ức hóa các nguyên t ắc mà bây giờ được biết đến dưới tên gọi “Activity-based Costing”. Robin Cooper và Robert.S.Kaplan, nh ững ng ười đ ề x ướng nên th ẻ cân b ằng điểm (Balanced Scorecard), là những người đã đưa các khái ni ệm này trong m ột s ố bài báo xuất bản của Harvard Business Review bắt đầu t ừ năm 1988. Cooper và Kaplan mô tả ABC là một cách tiếp cận để giải quyết các vấn đ ề c ủa h ệ th ống qu ản lý chi phí truyền thống. Hệ thống chi phí truyền thống th ường không th ể xác đ ịnh các chi phí th ực tế của quá trình sản xuất và các chi phí dịch vụ liên quan. Do đó các nhà qu ản lý s ẽ đưa ra các quyết định dựa trên các thông tin không chính xác đ ặc bi ệt ở nh ững doanh nghiệp kinh doanh nhiều mặt hàng, sản phẩm khác nhau. Hệ thống tính giá ABC lần đầu tiên được định nghĩa rõ ràng vào năm 1987 b ởi Robert.S.Kaplan và W.Bruns trong một chương của quyển “Accounting and Management: A Field Study Perspective”. H ọ t ập trung vào ngành công nghi ệp s ản xu ất đầu tiên, nơi mà tiến bộ công nghệ và sự gia tăng năng suất làm gi ảm t ỉ l ệ c ủa chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp, tăng t ỉ lệ c ủa các chi phí gián tiếp. Hệ thống tính chi phí ABC sau này được gi ải thích rõ h ơn vào năm 1999 b ởi Peter.F.Drucker trong quyển “Management Challenges of the 21st Century”. 3/ Các bước thực hiện3: Cooper đề xuất mô hình ABC hai giai đoạn (Cooper, 1987a; Cooper, 1987b). Trong giai đoạn đầu, chi phí được tính vào các ho ạt đ ộng theo t ừng trung tâm ho ạt Dịch từ “Activity Based Costing for Strategic Decisions Support ” của tác giả Deepak Mohan & 2 Hemantkumar Patil Nguồn http://www.danketoan.com/forum/ke-toan-quan-tri/ap-dung-phuong-phap-tinh-chi-phi-theo-hoat- 3 dong-abc-cho-cac-doanh-nghiep-nho.112.html
động, dựa trên tiêu thức phân bổ chi phí. Trong các ph ương pháp tính chi phí truy ền thống không có bước công việc tương tự như vậy. Ở giai đoạn hai, chi phí đ ược phân bổ từ các hoạt động đến từng sản phẩm dựa vào mức độ sử dụng các hoạt đ ộng đ ối với các sản phẩm đó. Giai đoạn này tương t ự với ph ương pháp truy ền th ống, tuy nhiên, phương pháp truyền thống chỉ sử dụng nh ững tiêu th ức phân b ổ liên quan đ ến s ản lượng của phẩm mà không xem xét đến những yếu t ố không hay không liên quan tr ực tiếp đến sản lượng. Một vài ví dụ của các yếu t ố không liên quan tr ực ti ếp đ ến s ản lượng bao gồm số giờ chuẩn bị máy, số lần chuẩn b ị, s ố lượng đ ơn hàng... Vi ệc phân bổ những chi phí không liên quan đến sản lượng mà lại s ử d ụng nh ững ph ương pháp dựa trên sản lượng sẽ làm sai lệch chi phí sản phẩm. +Phương pháp: Trong mô hình ABC, nhóm các chi phí chung ví d ụ nh ư chi phí hành chính, chi phí thuê mướn, chi phí vận chuyển, và chi phí bảo hi ểm phải đ ược xác đ ịnh. Nh ững thông tin chi phí này có thể có được dễ dàng từ bộ phận kế toán. B ước k ế ti ếp là xác định những hoạt động chính mà có thể dễ dàng theo dõi đ ược thông tin v ề chi phí. Vi ệc này có thể thực hiện được bằng cách nhóm những hành động có liên quan thành các hoạt động và nhóm các hoạt động thành trung tâm ho ạt đ ộng theo cách ti ếp c ận ABC. Một vài ví dụ về các hoạt động cho một doanh nghiệp nhỏ đó là nhận yêu c ầu c ủa khách hàng, báo giá cho khách hàng, giám sát sản xuất, và vận chuy ển hàng hóa. Chi phí sẽ được phân cho những hoạt động vừa được xác định thông qua nh ững tiêu th ức phân bổ chi phí trong giai đoạn một. Sang giai đoạn hai, nh ững tiêu th ức phân b ổ chi phí cho các hoạt động được xác định để phân bổ chi phí chung đến t ừng sản ph ẩm. Phương pháp này giả định rằng doanh nghiệp có th ể phân lo ại toàn b ộ chi phí chung ra thành từng nhóm cụ thể. Đây là cách phân lo ại vẫn th ường đ ược s ử d ụng trong phương pháp truyền thống. Thông tin này giúp xác định lại tính cân đối của các chi phí chung được tính toán từ giai đoạn đầu so với t ổng chi phí đ ược phân b ổ cho từng sản phẩm riêng biệt trong phương pháp ABC. +Xác định các hoạt động: Để có thể thực hiện được ABC, thì toàn bộ quá trình kinh doanh phải đ ược chia ra làm nhiều nhóm các hoạt động. Người ta thường vẽ ra l ưu đ ồ c ủa quá trình đ ể xác định được những hoạt động chính này. Để có thể thiết lập được nh ững ho ạt đ ộng c ần thiết cho ABC, những qui trình đồng nhất phải được nhóm l ại v ới nhau. Hay nói cách khác, những hoạt động tác động lên sản phẩm và những hoạt đ ộng tác đ ộng lên khách hàng phải được tách ra để lập nên hai nhóm hoạt đ ộng riêng r ẽ và đ ồng nh ất. Ví d ụ, t ại các doanh nghiệp sản xuất, các hoạt động có thể là lập báo giá, giám sát s ản xu ất, giao nhận nguyên vật liệu... +Hoạt động và các tiêu thức phân bổ chi phí trong giai đo ạn một:
Một khi những hoạt động chính đã được xác định, thì t ổng chi phí c ủa t ừng ho ạt động cần phải được tính toán. Trước tiên, nhóm chi phí liên quan đ ến t ừng ho ạt đ ộng phải được ghi nhận. Ví dụ, chi phí hoạt động cho việc “lập báo giá” bao g ồm chi phí t ừ những nhóm khác nhau như lương, thuê mướn, tiện ích, và văn phòng ph ẩm. Đ ể tính chính xác các chi phí này vào từng hoạt động, thì những tiêu th ức phân b ổ chi phí trong giai đoạn một, phải được ấn định cho từng nhóm chi phí. Ví d ụ, chi phí thuê m ướn liên quan đến hoạt động lập báo giá có thể được tác động b ởi s ố mét vuông s ử d ụng, trong khi đó, chi phí lương có thể được tác động bởi thời gian mà người nhân viên s ử d ụng cho hoạt động này. +Tiêu thức phân bổ chi phí trong giai đoạn hai: Trong giai đoạn hai, các hoạt động được tính cho các sản phẩm bằng vi ệc s ử dụng tiêu thức phân bổ chi phí giai đoạn hai. Cũng nh ư tiêu thức phân b ổ chi phí c ủa giai đoạn một, thông tin cần thiết cho tiêu thức phân b ổ chi phí giai đo ạn hai có th ể không dễ dàng có sẵn để thể hiện các tỉ lệ tương ứng cho t ừng lo ại sản phẩm. Ví d ụ, việc ấn định cước phí chuyên chở cho từng sản phẩm tương đối phức t ạp. Khi thi ếu d ữ liệu thực tế, ước lượng gần đúng chi phí hoạt động sử dụng bởi t ừng sản phẩm là đi ều cần thiết. +Các phương pháp thu thập thông tin: Thu thập thông tin là một công việc rất cần thiết để có thể đạt được sự chính xác của các chi phí sản phẩm cuối cùng. Một phần quan trọng của d ữ li ệu yêu cầu là những tỉ lệ cần thiết trong mỗi giai đoạn của một hệ thống ABC. M ỗi hoạt đ ộng s ử dụng một phần của từng nhóm chi phí. Tương tự như vậy, mỗi sản phẩm sẽ sử dụng đến một phần của mỗi hoạt động. Như đã đề cập từ trước, mỗi tỉ lệ thường thể hi ện cho một phần của tổng thể chi phí hay hoạt động. Ví dụ, hoạt động lập báo giá s ử dụng 0,1 (10%) chi phí hành chính. Có rất nhiều cách để có th ể thu đ ược nh ững t ỉ l ệ này và từng phương pháp cụ thể sẽ tác động đến độ chính xác mong mu ốn. Ba ph ương pháp có mức độ chính xác về dữ liệu có thể được sử dụng trong vi ệc ước lượng nh ững tỉ lệ này theo thứ tự là ước đoán, đánh giá hệ thống, và thu thập d ữ liệu th ực t ế. +Ước đoán: Trong trường hợp khi mà không thể có được những số liệu th ực t ế ho ặc nh ững việc thu thập số liệu khá tốn kém, thì có thể ước đoán để tính ra các t ỉ l ệ. Vi ệc ước đoán có thể được hợp tác thực hiện bởi bộ phận quản lý, bộ phận tài chính, và nh ững nhân viên điều hành có liên hệ trực tiếp đến trung tâm tính chi phí. Nhóm này có th ể đưa ra được những ước đoán về tỉ lệ chi phí phân bổ trong cả hai giai đo ạn c ủa ph ương
pháp ABC. Mức độ chính xác dựa vào sự kết hợp của nh ững ng ười trong nhóm, và những kiến thức của họ về trung tâm chi phí. +Đánh giá hệ thống: Một phương pháp khoa học hơn để thu được những t ỉ lệ này cho vi ệc tính toán chi phí là việc sử dụng kỹ thuật hệ thống như áp dụng quá trình phân tích th ứ b ậc (AHP- Analytic Hierarchical Process) (Saaty, 1982; Golden,Wasil, và Harker, 1989). AHP là một công cụ thích hợp nhằm đưa những ý kiến cá nhân ch ủ quan thành nh ững thông tin thể hiện khách quan hơn về các tỉ lệ. Ví dụ, giả sử doanh nghi ệp c ần phân b ổ chi phí xăng dầu giữa ba hoạt động chạy máy, giao hàng, và b ảo trì. Thông qua vi ệc đ ặt câu hỏi cho những bộ phận tiêu thụ nguồn lực này và yêu cầu h ọ đánh giá v ề t ỉ l ệ ph ần trăm chi phí xăng dầu trong một thời đoạn nhất đ ịnh, AHP có th ể đ ưa ra đ ược ph ần trăm của chi phí này và phân bổ chúng đến từng ho ạt đ ộng thích h ợp. AHP cũng có thể được sử dụng trong giai đoạn hai đó là phân b ổ chi phí t ừ các hoạt động đến từng sản phẩm. Trong bước này, điều quan trọng là ph ải xác đ ịnh đ ược một tiêu thức phân bổ chi phí thích hợp để đạt được mức độ chính xác mong mu ốn. Ví dụ, giả sử doanh nghiệp mong muốn ấn định chi phí bán hàng đ ến t ừng s ản phẩm. Một phương pháp đó là ước lượng mức độ hoạt động bán hàng cần thiết đ ối v ới từng sản phẩm. Giả sử doanh nghiệp sản xuất năm sản phẩm. Sản phẩm A là sản phẩm đã có tiếng, những nỗ lực về hoạt động bán hàng là t ương đ ối th ấp, trong khi s ản phẩm B, C, và D đang trong giai đoạn giữa của dòng đ ời s ản ph ẩm và s ản ph ẩm E, là một sản phẩm mới, tiêu tốn rất nhiều thời gian và nỗ lực hơn cho việc bán hàng. Thay vì phân bổ đồng đều chi phí bán hàng cho t ừng sản ph ẩm, AHP có th ễ đ ưa ra m ột ước lượng cho phép công ty tính chi phí đến từng sản ph ẩm một cách chính xác h ơn. Bước tiếp theo là doanh nghiệp cần phải xác định nh ững tiêu th ức th ể hi ện m ối quan hệ về chi phí giữa các hoạt động và sản phẩm. Trong ví dụ c ụ thể này, khu v ực bán hàng và thời gian sử dụng để thương thảo với khách hàng về t ừng s ản ph ẩm có thể được xem là các tiêu thức liên hệ. Sau đó, chi phí bán hàng đ ược x ếp h ạng gi ữa các sản phẩm theo khoảng cách cần thiết giao hàng. Việc xếp hạng tiếp theo gi ữa các s ản phẩm được thiết lập theo tỉ lệ thời gian cho từng khách hàng. Cu ối cùng, nh ững cách xếp hạng chủ quan về hoạt động bán hàng được kết hợp lại để tính ra tỉ lệ phân b ổ chi phí bán hàng giữa năm loại sản phẩm. +Thu thập dữ liệu thực tế: Phương pháp chính xác nhất và tốn nhiều chi phí nhất đ ể tính toán đ ược t ỉ l ệ c ần thiết đó là thu thập những dữ liệu thực tế. Trong hầu hết các tr ường h ợp, ng ười ta ph ải tổ chức một bộ máy thu thập, ghi nhận dữ liệu thực tế và có thể đòi hỏi các thi ết b ị h ỗ
trợ cho việc thu thập thông tin. Hơn nữa, việc thu thập dữ liệu phải đúng th ời đi ểm và điều tra viên yêu cầu phải có kinh nghiệm. Kết quả thường đ ược phân tích b ằng nh ững công cụ thống kê. Ví dụ, lấy mẫu công việc có thể được sử dụng để ước l ượng t ỉ l ệ th ời gian dành cho việc giám sát sản xuất một sản phẩm cụ thể. Trong trường h ợp này, nhân viên giám sát sẽ được hỏi vào những thời điểm ngẫu nhiên đ ể xác đ ịnh s ản ph ẩm đang được giám sát. Dựa trên những dữ liệu này, ta có thể thu th ập đ ược nh ững thông tin cần thiết. Quy trình phân bổ chi phí chung vào các đối t ượng tính chi phí: +Bước 1. Phân nhóm các chi phí Bước này đòi hỏi việc phân chia các chi phí chung thành các nhóm chi phí có tính ch ất đồng nhất. +Bước 2. Xác định những hoạt động chính Phân chia hoạt động của doanh nghiệp ra thành các nhóm có liên quan đ ến vi ệc s ử dụng chi phí với mục đích cung cấp dịch vụ cho các sản phẩm. +Bước 3. Liên hệ những chi phí vào các hoạt động bằng cách thi ết lập ma tr ận EAD. Trong bước này, các hoạt động liên quan đến từng loại chi phí đ ược xác đ ịnh đ ể thi ết lập ma trận Chi phí–hoạt động (EAD). Nhóm chi phí bi ểu di ễn theo c ột, trong khi các hoạt động xác định trong bước 2 được biểu diễn theo hàng. N ếu ho ạt đ ộng i có s ử dụng loại chi phí j, đánh dấu vào ô ij. +Bước 4. Thay thế những dấu đã đánh bằng hệ số tỉ lệ trong ma trận EAD. Những ô đã đánh dấu được thay thế bằng một tỉ lệ được ước lượng bằng cách s ử d ụng một trong các phương pháp đã đề cập trong phần trước. T ổng các cột c ủa ma trận EAD phải bằng 1. +Bước 5. Tính toán giá trị bằng tiền của các hoạt động. Để có được giá trị bằng tiền của từng hoạt động, chúng ta áp dụng công th ức sau : TCA (i) = Chi phí (j) * EAD(i,j) (1) Với:
TCA (i) = Tổng chi phí của hoạt động i M = Số loại chi phí Chi phí (j) = Giá trị bằng tiền của nhóm chi phí j EAD (i,j) = Hệ số tỉ lệ ở ô i, j của ma trận EAD +Bước 6. Thể hiện mối quan hệ giữa các hoạt động và các sản phẩm trên ma trận APD Trong bước này, các hoạt động được sử dụng cho từng sản ph ẩm đ ược xác đ ịnh và ma trận Hoạt động–sản phẩm (APD) được lập. Những hoạt động được biểu diễn theo cột còn các sản phẩm được biểu diễn theo hàng. Nếu sản phẩm i s ử d ụng ho ạt động j, ta đánh dấu vào ô i, j. +Bước 7. Thay thế những dấu đã đánh bằng tỉ lệ trong ma trận APD . Những ô đã đánh dấu được thay thế bằng một tỉ lệ được ước lượng bằng cách sử dụng một trong các phương pháp đã đề cập trong ph ần tr ước. T ổng các c ột c ủa ma trận APD phải bằng 1. +Bước 8. Tính toán giá trị bằng tiền của các sản phẩm . Để có được giá trị bằng tiền của từng hoạt động, chúng ta áp d ụng công th ức sau OCP (i) = TCA (j) * APD(i,j) (2) Với: OCP(i) = Chi phí chung của sản phẩm i N = Số hoạt động TCA (j) = Giá trị bằng tiền của hoạt động j APD (i,j) = Tỉ lệ ở ô i, j của ma trận EAD Phương pháp trên có thể dễ dàng thực hiện bằng việc sử dụng các ph ần mềm bảng tính thông thường.
Ví dụ minh họa:4 Công ty RIVYCO sản xuất 2 loại sản phẩm là R và V, chi phí nguyên v ật li ệu tr ực ti ếp và chi phí nhân công trực tiếp phát sinh cho từng loại sản phẩm trong kỳ như sau: Tổng chi phí sản xuất chung của công ty trong kỳ là: 450.000 (nghìn đ ồng). Theo phương pháp truyền thống, Công ty RIVYCO đã sử d ụng t ổng th ời gian lao đ ộng trực tiếp để làm căn cứ phân bổ chi phí sản xuất chung cho 2 sản phẩm. Tỷ lệ chung phân bổ của công ty như sau: = Tổng chi phí sản xuất chung/ Tổng số giờ công lao đ ộng tr ợc ti ếp = 450.000/30.000 = 15. Với tỷ lệ phân bổ này, chi phí để sản xuất mỗi đơn vị sản phẩm được tính nh ư sau: Như vậy, trong trường hợp này, công ty RIVYCO chỉ xem xét đến th ời gian lao động mà không xem xét đến ảnh hưởng của các yếu t ố khác đ ến chi phí s ản xu ất chung của công ty. Do vậy, vì hai sản phẩm này có cùng lượng th ời gian lao đ ộng nh ư nhau nên chúng được phân bổ một lượng chi phí sản xu ất chung b ằng nhau (= 30). Giả sử công RIVYCO vận dụng phương pháp ABC và thực hiện việc phân tích các ho ạt động được xác định có 4 hoạt động xem như là các nhân t ố nguyên nhân c ủa s ự phát Nguồn http://www.asiasoft.com.vn/tin-tuc/Ke-toan-chi-phi-dua-tren-hoat-dong-Activity-Based- 4 Costing/108/asiasoft.aspx
sinh chi phí sản xuất chung. -Các số liệu có liên quan đến 4 hoạt động này được phân b ổ cho các hoạt đ ộng nh ư sau: Tiếp tục xác định tỷ lệ chung cho các hoạt động: Xác định chi phí chung cho từng sản phẩm:
Qua kết quả tính toán ở trên cho thấy, nếu công ty RIVYCO phân b ổ chi phí s ản xuất chung theo phương pháp truyền thống thì chi phí sản xu ất chung phân b ổ cho m ột đơn vị sản phẩm R và V đều bằng 30 (nghìn đồng), trong khi đó l ẽ ra phải phân b ổ cho sản phẩm R là 22,4 (nghìn đồng) và cho sản phẩm V là 45,2 (nghìn đ ồng). V ậy, theo cách chọn chi phí nhân công trực tiếp (số giờ công lao đ ộng tr ực ti ếp) làm tiêu th ức phân bổ chi phí sản xuất chung cho 2 sản phẩm trên đã làm cho chi phí s ản xu ất c ủa sản phẩm R tăng thêm và làm cho chi phí sản xuất sản phẩm V gi ảm xu ống. K ết qu ả là làm cho chi phí đơn vị sản phẩm thiếu chính xác. Khi định giá bán, công ty sẽ bị lỗ ở sản phẩm V mà không bi ết (vì chi phí đ ơn v ị sản phẩm V bị tính thấp đi). Vì vậy, bằng cách phân bổ chi phí sản xu ất chung dựa trên hoạt làm căn cứ chúng ta sẽ có thể xác định chi phí sản xuất chung cho t ừng lo ại s ản phẩm và do vậy các số liệu chi phí đơn vị sẽ chính xác hơn. 4/Các yếu tố cần thiết cho việc vận hành thành công hệ thống ABC:5 Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc vận hành hệ th ống ABC. Dựa vào nhiều tài liệu nghiên cứu, có các nhân t ố quan tr ọng sau đây: s ự h ỗ tr ợ và ủng hộ của các nhà điều hành cấp cao, các hệ th ống khác, s ự liên k ết trong vi ệc đánh giá và bồi thường, sự đào tạo, các quyền sở hữu ngoài b ộ ph ận k ế toán, ngu ồn tài nguyên, các hệ thống công nghệ thông tin tinh vi và ph ức t ạp. a/Sự ủng hộ và hỗ trợ của các nhà điều hành cấp cao: Các nghiên cứu cho thấy rằng sự ủng hộ và hỗ trợ của các nhà đi ều hành c ấp cao là nhân tố quyết định đến sự thành công c ủa vi ệc áp d ụng h ệ th ống ABC. Đi ều này cũng nhất quán với các kết quả nghiên c ứu khác r ằng t ất c ả các cu ộc c ải cách đ ều c ần phải có sự ủng hộ và hỗ trợ của các nhà điều hành cấp cao. Các nhà đi ều hành c ấp cao nên tập trung các tài lực, chiến lược, mục tiêu vào vi ệc th ực hành h ệ th ống ABC. Họ phải thể hiện cam kết của họ trong việc áp dụng hệ thống ABC bằng cách s ử dụng hệ thống ABC trong việc đưa ra các quyết định. b/Các hệ thống khác: Theo như các nghiên cứu gần đây bởi nhóm quản lý chi phí c ủa Vi ện k ế toán quản trị (Institute of Management Accoutants), 62% các công ty th ử áp d ụng h ệ th ống ABC nhưng không thể thành công như của các hệ th ống đang đ ược áp d ụng khác ở công ty. Các công ty giải bày rằng họ không th ể cung c ấp đủ tài nguyên đ ể áp d ụng h ệ thống ABC bởi vì nhu cầu của họ với việc áp dụng các hệ th ống khác cao h ơn nhi ều, 5 Tự dịch từ tài liệu “An Activity- Based Costing and Theory of Constraints Model for Product- Mix Decisions” của tác giả AYSE PINAR GURSES
chẳng hạn: hệ thống quản lý chất lượng toàn diện (TQM), hệ thống JIT (Just-in-time), hệ thống thẻ cân bằng điểm (Balanced Scorecard). c/ Sự liên kết trong việc đánh giá và bồi thường: Shields và McEwen6 đã chỉ ra tầm quan trọng của sự liên kết trong đánh giá và bồi thường, nên việc áp dụng hệ thống ABC là điều t ự nhiên b ởi vì các nhân viên thường chú ý đến những việc ảnh hưởng đến phúc l ợi c ủa h ọ. Phúc l ợi c ủa đa s ố các nhân viên lại bị ảnh hưởng bởi các hệ th ống đánh giá và b ồi th ường và khi nhân viên tin rằng hệ thống ABC giúp việc đánh giá và bồi thường đó tr ở nên công b ằng h ơn thì h ọ sẽ có động lực để giúp cho hệ thống ABC được thành công. d/Đào tạo Sự đào tạo và huấn luyện sẽ giúp cho mọi ng ười hi ểu được h ệ th ống ABC khác với hệ thống truyền thống ở đầu và tại sao ABC cung cấp m ột h ệ th ống thông tin đo lường kinh tế tốt hơn. Nó cũng gia tăng quy ền s ở h ữu ngoài k ế toán. ABC đòi h ỏi phải đào tạo từ cấp quản lý đến cấp nhân viên. Có thể đào t ạo bằng cách thuy ết trình, nghiên cứu tài liệu, ... e/Quyền sở hữu ngoài kế toán: Khi hệ thống ABC chỉ được kiểm soát và quản lý b ởi b ộ phận k ế toán, có m ột điều nguy hiểm rằng họ có thể chỉ sử dụng nó để thỏa mãn nhu cầu c ủa riêng h ọ. M ột lý do quan trọng trong việc các công ty ứng d ụng không thành công là b ộ ph ận k ế toán vẫn còn giữ quyền sở hữu mà không chia sẻ quyền này với các b ộ ph ận ngoài k ế toán khác. Bởi vì lý do này mà bộ phận kế toán cũng nh ư các b ộ phận khác ngoài k ế toán phải được xem là những người sở hữu hệ thống mới này. Các b ộ ph ận ngoài k ế toán phải tham gia vào các quyết định ban đầu trong vi ệc đầu tư, thiết kế và áp dụng hệ thống ABC. Bằng cách này bộ phận ngoài kế toán sẽ có nhi ều c ơ h ội h ơn trong vi ệc h ỗ trợ và phát triển hệ thống ABC. f/ Tài nguyên: Quá trình thiết kế và áp dụng hệ thống ABC đòi h ỏi các công ty ph ải có đ ủ các nguồn tài nguyên phù hợp. Tài nguyên cần thi ết nhất đó là th ời gian và s ự cam k ết c ủa bộ phận kế toán, nhà điều hành cấp cao, nhân viên, ph ần m ềm và các chuyên gia t ư vấn. Việc áp dụng hệ thống ABC thường mất nhiều th ời gian h ơn mong đ ợi. Các công ty tham gia cuộc phòng vấn của IMA cho biết phải mất kho ảng 3 năm tri ển khai tr ước khi họ có thể sử dụng hệ thống ABC. Khoảng thời gian cần để hoàn thành tùy thu ộc vào kích cỡ của công ty. Trong cuộc khảo sát 143 công ty, Shields và McEwen nh ận th ấy r ằng có m ột nguồn nhân lực phù hợp là một nhân tố quan tr ọng cho s ự thành công c ủa h ệ th ống Những người đã phát triển lý thuyết cho hệ thống ABC 6
ABC.Điều thú vị là, các loại tài nguyên khác nh ư phần m ềm th ương m ại hay ph ần m ềm tùy chỉnh hoặc các tư vấn ở bên ngoài thường không ch ứng t ỏ r ằng nó quan trong đ ến sự thành công của việc áp dụng ABC. Đa số các công ty đ ược kh ảo sát s ử d ụng ph ần mềm thương mại để xây dựng hệ thống ABC. Vi ệc sử d ụng các ph ần m ềm th ương m ại hay phần mềm tùy chỉnh không ảnh hưởng nhiều đến h ệ th ống ABC trong dài h ạn. Shields và McEwen cũng chỉ ra trong nghiên cứu của mình rằng việc lựa ch ọn các h ệ thống công nghệ thông tin là quan trọng v ới b ộ phận k ế toán và h ệ th ống thông tin quản lý (Management Information System) nh ưng s ự lựa ch ọn này không ảnh h ưởng t ới thành công cơ bản của một dự án ABC. g/ Các hệ thống công nghệ thông tin tinh vi và phức t ạp : Trong cuộc khảo sát tiến hành bởi IMA, mức độ tinh vi và ph ức tạp càng cao c ủa hệ thống công nghệ thông tin là nhân t ố quan tr ọng giúp cho công ty ti ến nhanh vào giai đoạn sử dụng được hệ thống ABC. 61% các công ty trong giai đoạn s ử d ụng h ệ th ống ABC có điểm số IT trên trung bình, so với 46% của các công ty ch ưa đi vào giai đo ạn s ử dụng. Việc ứng dụng hệ thống ABC sẽ dễ dàng h ơn nhi ều nếu công ty có h ệ th ống IT sở hữu các đặc điểm sau: tương thích tốt với hệ thống ph ụ, giao di ện h ệ th ống qu ản lý dữ liệu thân thiện với người dùng, dễ dàng truy c ứu d ữ li ệu v ề doanh s ố, chi phí,...c ủa 12 tháng trước và liên tục cập nhật các thông tin này vào c ơ s ở d ữ li ệu. 5/Quản trị dựa trên hoạt động (Activity-Based Management) 7: Quản trị dựa trên hoạt động (ABM) được định nghĩa b ởi CAM-I (Consortium for Advanced Management International) nh ư sau: “Đó là m ột quy t ắc t ập trung vào vi ệc quản trị các hoạt động để cải thiện các giá trị nh ận đ ược b ởi khách hàng và l ợi nhu ận từ việc cung cấp các giá trị đó”. Hai thuật ngữ ABC và ABM không nên đ ược dùng đ ể thay thế cho nhau, đó là 2 thuật ngữ riêng biệt. ABC ch ỉ là m ột công c ụ đ ể xác đ ịnh chi phí của các hoạt động và các sản phẩm mà các ho ạt đ ộng đó t ạo ra. B ản thân ABC không thể cải tiến liên tục công ty. Trong khi đó, ABM là m ột tri ết lý qu ản lý t ập trung vào việc lập kế hoạch, điều hành, đo lường các hoạt động và giúp công ty t ồn t ại trong một thế giới kinh doanh đầy sự cạnh tranh. ABM s ử d ụng thông tin có đ ược t ừ h ệ th ống ABC để giảm thiểu hoặc loại trừ các hoạt động không làm gia tăng giá tr ị, và k ết qu ả là cải tiến toàn bộ quá trình. Cooper và các cộng s ự đã gi ải thích s ự khác nhau này trong đoạn sau: Nguyên văn :“ABC information, by itself, does not invoke action and decision leading to improve profit and operating performance. Management must institute a conscious process of organizational change and implementation if the organization is to receive benefits from the improve insight resulting from an ABC analysis ”. Dịch ra là “Các thông 7 Tự dịch từ tài liệu “An Activity- Based Costing and Theory of Constraints Model for Product- Mix Decisions” của tác giả AYSE PINAR GURSES
tin ABC tự thân nó không thể dẫn ra các hành đ ộng và quy ết đ ịnh làm c ải thi ện l ợi nhuận và quá trình sản xuất. Các nhà quản tr ị ph ải ti ến hành m ột quá trình có ý th ức v ề sự thay đổi của tổ chức và sự bổ sung nếu tổ chức muốn nhận đ ược l ợi ích rõ ràng t ừ các kết quả phân tích của hệ thống ABC” Mối quan hệ giữa ABC và ABM8 Quan điểm của ABC Cắt giảm chi phí Hoàn thiện quá trình sx Tài nguyên Loai bỏ lãng phí Nâng cao chất lượng Nguồn hoạt động Các hoạt động Đo lường hoạt Benchmark động Đối tượng tính giá Ra quyết định Các thông tin từ hệ thống ABC chỉ ra các hoạt động có khả năng c ắt giảm chi phí cao nhất. Sau khi xác định được các hoạt đ ộng m ục tiêu, nhà qu ản tr ị nên xác đ ịnh các hoạt động tốn nhiều chi phí là do vấn đề về tính hiệu qu ả hay tính h ữu hi ệu gây ra, hay cả hai? Để giảm bớt chi phí, tính hữu hiệu phải luôn luôn được nhấn mạnh h ơn tính hiệu quả. Nếu một công việc là một hoạt động không tăng giá tr ị thì nó không nên đ ược vận hành dù cho nó vẫn đang vận hành hi ệu qu ả. Nhà qu ản tr ị tr ước tiên ph ải cân nh ắc có cần thiết tiến hành một hoạt động nào đó hay không. Ch ỉ khi nhà đi ều hành cho r ằng hoạt động đó là không thể loại trừ thì việc gia tăng hiệu quả mới đ ược tính đ ến. Nhằm xác định công ty hay các yêu cầu c ủa khách hàng là nguyên nhân gây ra tần số của các hoạt động, O’Guin 9 đề xuất việc kiểm tra xem bộ phận nào là bộ phận khởi đầu của các hoạt động đó. Nếu tần số hoạt động cao gây ra b ởi công ty, nhà đi ều hành nên thử loại bỏ hoặc giảm thiểu tần số đó bằng cách gia tăng tính hi ệu qu ả. N ếu Lấy từ giáo trình Kế toán quản trị của trường Đại học Kinh t ế Đà Nẵng 8 Nhà tư vấn cùng với Price Waterhouse, ông đã giúp rất nhiều công ty c ắc gi ảm chi phí và tr ở thành các 9 công ty hàng đầu thế giới như Boeing, Eli Lilly bằng kỹ thuật ABC
tần số hoạt động cao do phía khách hàng gây ra, nhà đi ều hành nên c ố g ắng th ỏa thuận với khách hàng về việc hạn chế các hoạt động đó. Vi ệc lập bi ểu đ ồ ti ến trình nên được dùng để xác định các hoạt động không gia tăng giá tr ị đó. Nhà quản trị phải luôn thận trọng trong việc sử dụng các thông tin có đ ược t ừ h ệ thống ABC bởi vì việc sử dụng nguồn thông tin này m ột cách không h ợp lý có th ể làm cho hệ thống vận hành không tối ưu. Nhà quản tr ị không nên t ối ưu hóa t ừng b ộ ph ận, bởi vì tối ưu hóa từng bộ phận nghĩa là làm cho toàn h ệ th ống không đ ược t ối ưu. Vi ệc cắt giảm chi phi của một quá trình này có thể làm tăng chi phí c ủa m ột quá trình khác. Đây là điểm mà hệ thống ABM bị phê bình b ởi vì nhà qu ản lý s ử d ụng các thông tin t ừ hệ thống ABC để cải tiến quá trình mà không cân nh ắc đến các h ậu qu ả tiêu c ực khác như sự ảnh hưởng đến việc thỏa mãn nhu cầu của khách hàng… Một phương pháp mới trên phương diện cải tiến quy trình ABM đã đ ược gi ới thiệu bởi Cooper và Kaplan. Trong bài “Activity-Based Systems: Measuring the Costs of Resource Usage”, họ đề xuất không phân b ổ các chi phí không s ử d ụng h ết vào s ản phẩm. Các chi phí không sử dụng hết nên được tách ra và không đ ược tính vào chi phí sản phẩm. Trong cách tiếp cận này, chi phi đơn vị của sản phẩm không thay đ ổi khi s ố lượng sản phẩm sản xuất tăng, tuy nhiên sự thay đổi này làm gi ảm các chi phí không sử dụng hết liên kết với mỗi hoạt động trong quản trình sản xuất m ỗi sản phẩm. 6/Kết luận10: Phương pháp ABC phức tạp và tất nhiên là t ốn kém h ơn các ph ương pháp truy ền thống, vì vậy không phải bất cứ công ty nào cũng có th ể áp d ụng. Tuy nhiên, ABC s ẽ là xu hướng tất yếu đối với nhà quản trị bởi: Năng lực cạnh tranh dựa trên chi phí giảm thi ểu đòi h ỏi ph ải có nh ững s ố li ệu - chính xác hơn về chi phí, tránh tình trạng lợi nhuận giả t ạo. Sự đa dạng hóa ngày một tăng của các sản ph ẩm và d ịch v ụ cùng v ới đ ộ ph ức - tạp của các phân đoạn thị trường. Vì thế, vi ệc tiêu dung các ngu ồn l ực cũng s ẽ thay đổi theo các sản phẩm và dịch vụ. Chu kỳ sống của sản phẩm trở nên ngắn hơn do tốc độ phát triển của công ngh ệ - làm công ty không đủ thời gian điều chỉnh giá cả và chi phí. Xác định đúng chi phí là một phần quan tr ọng c ủa vi ệc ra quy ết đ ịnh kinh doanh. - Thiếu nó, sự chuẩn xác của quyết định sẽ giảm thiểu. Cách mạng trong công nghệ máy tính đã làm gi ảm đ ược chi phí v ề ti ền b ạc l ẫn - thời gian cho việc phát triển và vận hành hệ thống xác l ập chi phí có kh ả năng truy nguyên nhiều hoạt động. 10 Theo http://www.tapchiketoan.com/ke-toan/ke-toan-quan-tri/he-thong-xac-lap-chi-phi-dua-tren-hoat- dong-2.html