intTypePromotion=3

Báo cáo thực hành nghề nghiệp 1 đề tài: Phân tích công tác tổ chức bộ máy và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hasan - Dermapharm

Chia sẻ: Lê Trần Thùy Linh | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:60

0
309
lượt xem
64
download

Báo cáo thực hành nghề nghiệp 1 đề tài: Phân tích công tác tổ chức bộ máy và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hasan - Dermapharm

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài báo cáo được tiến hành nhằm làm rõ những căn cứ, cơ cấu tổ chức, những nguyên tắc, các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm,từ đó có thể đề xuất một số giải pháp nhằn hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Báo cáo thực hành nghề nghiệp 1 đề tài: Phân tích công tác tổ chức bộ máy và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hasan - Dermapharm

  1. BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ............... BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP 1 ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY  VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN HASAN ­ DERMAPHARM
  2. Thành phố Hồ Chí Minh ­2016 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành được đề tài “ Phân tích công tác tổ chức bộ máy và hoàn thiện cơ  cấu tổ  chức bộ  máy tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm” em xin gửi lời cảm   ơn chân thành đến công ty TNHH Hasan – Dermapharm, đặc biệt là các phòng ban  của công ty đã tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt đề tài. Bên cạnh đó em gửi lời   cảm ơn đến giảng viên hướng dẫn ThS Nguyễn Thị Minh Trâm đã tận tình hướng   dẫn, đồng hành củng em suốt thời gian qua. Tuy vậy kiến thức cũng như  kinh nghiệm còn hạn chế  của một sinh viên thực   tập nên bài báo cáo sẽ có những hạn chế nhất định. Vì vậy em mong nhận được sự  chỉ bảo đóng góp của thầy cô trong khoa Quản trị  kinh doanh của trường Đại học   Tài chính – Marketing để  em học thêm được nhiều kinh nghiệm và sẽ  hoàn thành   tốt hơn những bài báo cáo thực tập torng thời gian tới. Em xin chân thành cảm ơn
  3. NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………
  4. TP. Hồ Chí Minh, Ngày …. tháng….năm 2016 Xác nhận của Giảng Viên MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ...................................................................................................... 1 Lý do chọn đề tài Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ  HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC ................................................................ 2 1.1. Các khái niệm  ......................................................................................... 2 1.1.1. Tổ chức và chức năng tổ chức  ........................................................... 2 1.1.1.1.Tổ chức .......................................................................................... 2 1.1.1.2.Chức năng tổ chức ........................................................................ 2 1.1.2. Bộ máy và tổ chức bộ máy ................................................................. 3 1.1.2.1. Bộ máy ......................................................................................... 3 1.1.2.2. Tổ chức bộ máy ........................................................................... 4 1.2. Vai trò, mục tiêu và ý nghĩa của công tác tổ chức bộ máy ..................5 1.2.1. Vai trò ...................................................................................................5 1.2.2. Mục tiêu .............................................................................................. 5 1.2.3. Ý  nghĩa ............................................................................................... 6
  5. 1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy ...................... 6 1.3.1. Nhiệm vụ, chiến lược, mục tiêu của tổ chức ....................................6 1.3.2. Đặc điểm ngành nghề .........................................................................7 1.3.3. Quy mô của tổ chức ............................................................................7 1.3.4. Công nghệ ........................................................................................... 8 1.3.5. Năng lực và trình độ nhân sự của tổ chức ......................................... 8 1.3.6. Môi trường ...........................................................................................8 1.4. Nguyên tắc cơ bản của công tác tổ chức bộ máy ............................... 9 1.4.1. Nguyên tắc gắn với nhiệm vụ ........................................................... 9 1.4.2. Nguyên tắc hiệu quả ........................................................................ 10 1.4.3. Nguyên tắc cân đối ........................................................................... 10 1.4.4. Nguyên tắc thống nhất chỉ huy ........................................................ 10 1.4.5. Nguyên tắc linh hoạt ........................................................................ 10 1.4.6. Nguyên tắc  chuyên môn hóa ............................................................ 10 1.5. Tiến trình tổ chức bộ máy ................................................................... 10 1.5.1. Nhận thức rõ mục tiêu của tổ chức .................................................. 10 1.5.2. Xác định những hoạt động cần thực hiện ....................................... 11 1.5.3. Phân chia hoạt động theo chức năng ................................................ 11 1.5.4. Thiết lập phòng ban, bộ phận .......................................................... 11 1.5.5. Xây dựng quy chế hoạt động ............................................................11 1.5.6. Xây dựng chính sách sử dụng nhân sự ............................................. 11 1.5.7. Định biên ........................................................................................... 12 1.5.8. Thẩm định và tái tổ chức .................................................................. 12 1.6. Các phương pháp tổ chức bộ máy .......................................................12 1.6.1. Phân chia theo thời gian .....................................................................12 1.6.2. Phân chia theo chức năng ...................................................................12 1.6.3. Phân chia theo địa lý, lãnh thổ ...........................................................13 1.6.4. Phân chia theo sản phẩm ...................................................................14
  6. 1.6.5. Phân chia theo khách hàng .................................................................14 1.6.6. Phân chia theo quy trình .....................................................................15 Tóm tắt chương 1...............................................................................................16 CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM HASAN  DERMAPHARM ........................................................................................17 2.1.  Tổng quan về công ty TNHH Hasan – Dermapharm ................17 2.1.1. Thông tin cơ bản về công ty ..............................................................17 2.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển .........................................................18 2.1.3. Ngành nghề kinh doanh .....................................................................18 2.1.4. Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu của công ty .....................................19 2.1.4.1. Chức năng ....................................................................................19 2.1.4.2. Nhiệm vụ ....................................................................................19 2.1.4.3. Mục tiêu ......................................................................................20 2.1.5. Cơ cấu bộ máy tổ chức .......................................................................20 2.1.6. Các nguồn lực của công ty ...................................................................21 2.1.6.1. Cơ sở vật chất ...............................................................................21 2.16.2. Nguồn nhân lực .............................................................................22 2.1.6.3. Tình hình tài chính ........................................................................23 2.2. Tình hình hoạt động của công ty TNHH HASAN –  DERMAPHARM 2.2.1.  Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty .....................................24 2.2.2. Thị trường .........................................................................................25 2.2.3. Hệ thống phân phối ..........................................................................27 Tóm tắt chương 2 ..............................................................................................28 CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY  CỦA CÔNG TY TNHH HASAN – DERMAPHARM ...........................29 3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty TNHH Hasan – Dermapharm ........29
  7. 3.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban .................................................31 3.2.1.Hội đồng quản trị ...............................................................................31 3.2.2. Ban giám đốc .....................................................................................32 3.2.3. Phòng Sales & Marketing ..................................................................33 3.2.4. Phòng phát triển thị trường ...............................................................34 3.2.5. Phòng tài chính kế toán .....................................................................35 3.2.6. Phòng hành chính nhân sự .................................................................36 3.2.7. Phòng nghiên cứu phát triển ..............................................................37 3.2.8. Phòng đảm bảo chất lượng ..............................................................37 3.3.9. Phòng đảm kiểm tra ..........................................................................38 3.2.9. Xưởng thuốc .....................................................................................38 3.2.10. Phòng kĩ thuật ..................................................................................39 3.2.11. Mối quan hệ giữa các phòng ban .....................................................39 3.3. Các yếu tố ảnh hưởng tới công tác tổ chức tại công ty TNHH Hasan ­  Dermapharm.................................................................................................  40 3.3.1. Mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp .............................................40 3.3.2. Môi trường hoạt động .......................................................................41 3.3.3. Công nghệ .........................................................................................42 3.3.4. Năng lực trình độ nhân sự .................................................................42 3.4. Đánh giá về bộ máy quản lý của công ty TNHH Hasan Dermapharm 43 3.5. Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại  công ty TNHH Hasan – Dermapharm ..........................................................44 Kết luận .............................................................................................................46
  8. DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1: Một số sản phẩm tiêu biểu của công ty từ năm 2013 đến năm 201519 Bảng 2.2: Cơ cấu lao động từ năm 2013 đến năm 2015 ...................................22 Bảng 2.3: Biến động tài sản của công ty TNHH Hasan – Dermapharm giai đoạn  2013­ 2015 ..........................................................................................................23 Bảng 2.4: Kết quả hoạt động kinh doan của công ty từ năm 2013 đến  năm 2015.............................................................................................................24 Bảng 2.5: Thị trường tiêu thụ dược phẩm giai đoạn 2013­ 2015 .....................26 Bảng 2.6: Hệ thống phân phối sản phẩm giai đoạn 2013­ 2015.......................27 Bảng 3.1: Cơ cấu tổ chức của ban giám đốc....................................................32 Bảng 3.2: Cơ cấu tổ chức của phòng Sales & Marketing.................................33 Bảng 3.3: Cơ cấu tổ chức của phòng kế toán tài chính....................................35
  9. DANH MỤC HÌNH Hình 1.1: Chức năng tổ chức trong mối quan hệ với các chức năng quản trị khác. 3 Hình 1.2: Sơ đồ mối quan hệ cấu trúc ­ chiến lược của A. Chandler.....................7 Hình 1.3: Cơ cấu tổ chức phân chia theo bộ phận chức năng...............................12 Hình 1.4: Cơ cấu tổ chức phân chia theo địa lý......................................................13 Hình 1.5: Cơ cấu tổ chức phân chia theo sản phẩm..............................................14 Hình 1.6: Cơ cấu tổ chức phân chia theo khách hàng.............................................15 Hình 1.7: Cơ cấu tổ chức phân chia theo quy trình.................................................15 Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm...........20 Hình 2.2: Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Hasan – Dermarpharm  giai đoạn 2013 – 2015..............................................................................................25 Hình 2.3: Thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty TNHH Hasan –Demarpharm  năm 2015 ................................................................................................................26
  10. LỜI MỞ ĐẦU Lý do chọn đề tài Bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào của xã hội cũng cần có sự tham gia của hoạt  động tổ chức bộ máy. Một doanh nghiệp có tổ chức tốt sẽ luôn tạo ra ưu thế trong  cạnh tranh cũng như hợp tác, cộng với bản lĩnh của nhà quản trị chắc chắn sẽ dẫn  đến thành công cho doanh nghiệp. Kinh doanh ngày nay diễn ra trong một thế giới  đầy phức tạp, và trong trường hợp có nhiều yếu tố  liên hệ  tương tác qua lại lẫn   nhau và không một quyết định nào có thể  được đưa ra hoàn toàn độc lập với các   quyết định khác, vì vậy việc ”xây dựng cơ  cấu tổ  chức doanh nghiệp “ một cách   logic sẽ  là bệ  phóng lý tưởng nhất đưa doanh nghiệp đến thành công.  Nhận thức   được nó là bài học ý nghĩa cũng là bài học em yêu thích khi nhập môn quản trị.  Được sự dẫn dắt và gợi ý của cô em đã chọn đề tài “ Phân tích công tác tổ chức bộ  máy và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm”.   Bài báo cáo được tiến hành nhằm làm rõ những căn cứ, cơ  cấu tổ  chức, những   nguyên tắc, các yếu tố  ảnh hưởng đến công tác tổ  chức bộ máy tại công ty TNHH   Hasan – Dermapharm,từ  đó có thể  đề  xuất một số  giải pháp nhằn hoàn thiện cơ  cấu tổ chức tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm.  Phương pháp nghiên cứu Bằng phương pháp thu thập, tổng hợp, phân tích và sao sánh những hoạt động thực   tế tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm đã giúp em hoàn thành bài báo cáo này Phạm vi nghiên cứu Phạm vi về lý thuyết: Tập trung vào công tác tổ chức bộ máy là một trong những  nội dung của môn quản trị học Phạm vi tại đơn vị  thực tập: Tập trung phân tích công tác tổ  chức bộ  máy tại   công ty TNHH Hasan ­ Dermapharm Bố cục đề tài:   Bài báo cáo ngoài phần mở  đầu và kết luận, kết cấu nội dung đề  tài gồm 3   chương Trang 10
  11. Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tổ chức bộ máy Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH Hasan ­ Dermapharm Chương 3: Thực trạng công tác tổ chức bộ máy và một số giải pháp kiến nghị  nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan ­ Dermapharm CHƯƠNG 1: CƠ  SỞ  LÍ LUẬN CỦA CÔNG TÁC TỔ  CHỨC BỘ  MÁY VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY 1.1. Một số khái niệm 1.1.1. Tổ chức và chức năng tổ chức 1.1.1.1. Tổ chức Theo Harold Koontz, Cylil Odennell và Heinz Weihrich thì công tác tổ  chức là  việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó   mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để  giám sát nó, và là  việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp Tổ chức là công việc liên quan đến sự phân bổ  và sắp xếp nguồn lực con người  và những nguồn lực khác của tổ chức. Mức độ hiệu quả của tổ chức phụ thuộc vào  sự phối hợp các nguồn lực để đạt được mục tiêu (Tiến Trương Chí) Có thể dẫn ra nhiều quan niệm của các tác giả khác nhau nhưng tóm lại tổ chức   có thể được hiểu là quá trình sắp xếp nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cùng  hoạt động để đạt được mục tiêu chung. Chức năng tổ  chức thiết lập sự phân công   lao động và phối hợp các nguồn lực khác nhau để  thực hiện được các kế  hoạch  chiến lược, chiến thuật và tác nghiệp/ điều hành đã được nêu ra trong chức năng  hoạch định qua đó để đạt được mục tiêu chung. 1.1.1.2. Chức năng tổ chức Chức năng tổ chức là một chức năng cơ bản của quá trình quản trị và giữ vai trò  trung tâm trong quá trình quản trị. Khi các kế hoạch đã được thiết lập, nhiệm vụ  của nhà quản trị là triển khai để chung được thực thi. Khi đã xác định được sứ  Trang 11
  12. mệnh, các giá trị cốt lỗi, các mục tiêu và chiến lược rõ ràng, hoạt động tổ chức bắt  đầu quá trình thực hiện chúng bằng việc làm rõ các công việc cụ thể và các mối  quan hệ trong công việc. Hoạt động tổ chức xác định ai làm điều gì? Ai chịu trách  nhiệm về những con người đó? Và cách thức các cá nhân và các bộ phận khác nhau  của tổ chức quan hệ và làm việc với nhau như thế nào? Tất cả những điều đó sẽ  được thực hiện theo nhiều cách khác nhau. Thách thức của quản trị chiến lược là  xác định được hình thức tổ chức tốt nhất sao cho phù hợp với chiến lược và các yêu  cầu của tình huống  ( Giáo trình quản trị học Đại học kinh tế 2016) Chức năng tổ chức trong mối quan hệ  với các chức năng quản trị khác Hình 1.1. Chức năng tổ chức trong mối quan hệ với các chức năng quản trị khác 1.1.2. Khái niệm bộ máy và tổ chức bộ máy 1.1.2.1. Khái niệm bộ máy Bộ máy tổ chức  là hệ thống bao gồm con người và các phương tiện của tổ chức   (nhà xưởng, máy móc, thiết bị, công nghệ,..) liên kết với nhau theo một số nguyên  tắc và quy định nhất định. Bộ máy quản lý có nhiệm vụ  lãnh đạo, quản lý toàn bộ  hệ thống nhắm đạt mục tiêu chung đã định. Bộ máy là đầu não của tổ chức nên có   vai trò cực kỳ quan trọng, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của tổ  chức. Bộ máy   Trang 12
  13. quản lý của tổ chức được xây dựng tốt thì tổ chức sẽ hoạt động đạt hiệu quả nếu  không sẽ dẫn đến trì trệ Bộ máy quản lý của tổ chức bao gồm hệ thống chỉ huy và hệ thống chức năng Hệ  thống chỉ  huy là hệ  thống quyền lực, các quyết định của chủ  thể  quản lý tác động vào đối tượng quản lý Hệ thống chức năng là trách nhiệm, nhiệm vụ  được xác định,phân công  rõ ràng cho từng cá nhân, bộ phận đơn vị phòng ban trong tổ chức. Hai hệ  thống này hoạt động nhịp nhàng, phối hợp chặt chẽ  thể  hiện hiệu quả  làm việc của bộ  máy tổ  chức. Ngược lại nếu một trong hai hệ  thống hoạt động   không hiệu quả  hoặc sự  phối hợp giữa các hệ  thống không ăn khớp sẽ  làm giảm  hiệu quả  quản lý của bộ  máy tổ  chức, làm giảm hiệu quả  hoạt động của toàn tổ  chức 1.1.2.2. Tổ chức bộ máy Theo Harold Koontz, Cyril O’Donnell và Heinz Weihrich “Tổ  chức bộ  máy hay   còn gọi là xây dựng tổ chức là một quá trình bao gồm  (1) xác định những hoạt động   cần thiết để  đạt được các mục tiêu; (2) nhóm gộp các hoạt động này thành hệ  thống phòng, ban và bộ phận; (3) bố trí lực lượng nhân sự và phâncông cho các đơn   vị, cá nhân đảm nhận công việc đó; (4) giao phó quyền hạn để thực hiện hoạt động   và (5) chuẩn bị  đầy đủ  cho sự  phối hợp các hoạt động, phối hợp quyền hạn và   thông tin theo chiều ngang chiều dọc bên trong cơ cấu tổ chức nhằm thực hiện mục   tiêu chung đạt hiệu quả Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy: Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ  chức bộ máy cần phải đảm bảo thực hiện những yêu cầu sau: Tính tối  ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lí đều được  thiết lập các mối quan hệ hợp lí, mang tính năng động cao, luôn đi sát và  phục vụ cho mục đích đề ra của doanh nghiệp Trang 13
  14. Tính linh hoạt: công tác tổ  chức bộ  máy phải đảm bảo khả  năng thích   ứng linh hoạt với bất kì tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như  ngoài hệ thống Tính tin cậy: công tác tổ  chức bộ  máy phải đảm bảo tính chính xác của  thông tin được xử  lí trong hệ  thống nhờ  đó đảm bảo được sự  phối hợp  nhịp nhàng giữa các hoạt động trong doanh nghiệp Tính kinh tế: công tác tổ chức bộ máy phải được tổ chức sao cho chi phí  bỏ  ra trong quá trình xây dựng và sử  dụng là thấp nhất nhưng phải đạt  được hiệu quả cao nhất Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lí phải đảm bảo kiểm soát được  hệ  thống thông tin, thông tin không được rò rỉ  ra ngoài dưới bất kì hình   thức   nào.   Điều   đó   sẽ   quyết   định   sự   tồn   tại  và   phát   triển   của   doanh  nghiệp 1.2. Vai trò, mục tiêu , ý nghĩa của công tác tổ chức bộ máy 1.2.1. Vai trò của công tác tổ chức bộ máy Trong sản xuất kinh doanh, mỗi doanh nghiệp hướng  những mục tiêu nhất định   mà để thực hiện được những mục tiêu đó đòi hỏi phải có lực lượng điều hành toàn   bộ  quá trình sản xuất. Do đó đòi hỏi phải hình thành nên một bộ  phận điều hành,   chỉ đạo để thực hiện mục tiêu đó chính là bộ  máy tổ  chức của doanh nghiệp. Xây  dựng bộ  máy tổ  chức hợp lí sẽ  tạo ra nền móng vững chắc cho hoạt động kinh  doanh nói chung và hoạt động quản trị doanh nghiệp nói riêng, Dù nhà quản trị thực  hiện công tác hoạch định, lãnh đạo hay  kiểm soát đều phải dựa trên một cấu trúc  tổ chức nhất định. Bộ máy quản lý là trung tâm đầu não của tổ chức là nơi chỉ đạo   và điều hành gắn kết các hoạt động trong doanh nghiệp cùng hướng tới mục tiêu  chung của tổ chức. Do đó đòi hỏi các tổ chức để tồn tại và phát triển trên thị trường   cần phải có bộ máy quản lý hoạt động hiệu quả Trang 14
  15. Từ những lập luận trên cho ta thấy  rõ vai trò quan trọng của công tác tổ chức bộ  máy, nó quyết định toàn bộ  quá trình hoạt động của tổ  chức. Cơ cấu tổ  chức gọn   nhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của tổ  chức sẽ  giúp cho việc thực hiện các  nhiệm vụ một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao. Ngược lại nếu một tổ chức   không phù hợp với điều kiện mới, nhiều bộ máy chồng chéo nhau sẽ dẫn đến sự trì   trệ, mâu thuẫn và kém hiệu quả. Chính vì thế cần phải đánh giá mức độ hợp lí của  một tổ chức 1.2.2. Mục tiêu của công tác tổ chức bộ máy Mục tiêu tông quát của công tác tổ chức bộ máy là thiết kế một cấu trúc tổ chức   vận hành một cách hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức đã đặt ra.   Cấu trúc tổ chức phù hợp nghĩa là hình thành nên cơ cấu quản trị cho phép sự phối   hợp các hoạt động và các nỗ  lực giữa các bộ  phận và các cấp tốt nhất. Từ  đó sẽ  tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận sẽ phát huy  được năng lực và sự nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất vào sự hình thành mục  tiêu của tổ chức Những mục tiêu cụ  thể  đối với công việc tổ  chức mà tổ  chức thường hay nhắm  đến là: Xây dựng bộ máy gọn nhẹ và có hiệu lực Xác định vị trí, vai trò của từng cá nhân trong tổ chức Xây dựng nếp văn  hóa của tổ chức lành mạnh Tổ chức công việc khoa học Phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong  tổ chức Phát huy hết sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với mọi hoàn cảnh thuận lợi cũng  như khó khăn ở bên trong và bên ngoài đơn vị  1.2.3. Ý nghĩa của công tác tổ chức bộ máy  Trang 15
  16. Khi công tác tổ  chức được tiến hành dựa trên cơ  sở  khoa học và thực tiễn phù   hợp với yêu cầu, nhiệm vụ đề ra sẽ tạo lập năng lực hoạt động mới, thúc đẩy kinh   doanh   phát triển, sẽ  giúp cho việc sử  dụng triệt để  các nguồn lực, nhất là các   nguồn lực về con người và nguồn lực tài chính như  nguồn vốn, cơ  sở  vật chất kĩ   thuật... Việc phân công lao động khoa học, phân quyền hợp lí và xác định tầm hạn  quản trị  phù hợp sẽ  tạo điều kiện cho các nhà quản trị  phát huy tốt năng lực, sở  trường của họ  từ  đó nâng cao được năng suất lao động, hiệu quả  công việc. Hơn   nữa việc tổ chức khoa học sẽ tạo điều kiện  cho doanh nghiệp mở rộng quy mô, đa  dạng hóa tổ chức, nâng cao tính độc lập, tự chủ sáng tạo cho đội ngũ lãnh đạo của   doanh nghiệp. Như vậy, trong mỗi doanh nghiệp nếu không có cơ  cấu tổ  chức bộ  máy thì không có một lực lượng nào có thể tiến hành quản lý và không có quá trình   sản xuất nào được thực hiện.Chính vậy mà công tác tổ chức bộ máy luôn mang một   ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của tổ chức 1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy Tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp là công việc đòi hỏi tính khoa học và thực   tế  cao do đó cần phải phân tích các yếu tố   ảnh hưởng tới bộ  máy tổ  chức nhằm   đưa một mô hình phù hợp với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh của tổ chức 1.3.1. Nhiệm vụ, chiến lược, mục tiêu của công ty Mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong  quá trình tổ chức bộ máy. Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ  sản xuất  kinh doanh và cơ  cấu tổ  chức là hai mặt không thể  tách rời nhau Bởi vì xác định   đúng mục tiêu, chiến lược hoạt động sẽ là định hướng chỉ  đạo các bước tiếp theo   của quá trình xây dựng tổ  chức bộ  máy của tổ  chức. Xác định rõ mục tiêu   hoạt   động sẽ triển khai thiết lập được một bộ mày tổ chức khoa học, hiệu quả và những  nhiệm vụ, chiến lược của tổ chức sẽ đạt được hiệu quả nhất. Khi mục tiêu cơ bản  của tổ chức thay đổi theo thời gian hoạt động, cơ cấu tổ chức sẽ thay đổi theo cho   phù hợp với mục tiêu mới. Trong cuộc nghiên cứu của giáo sư  Alfred Chandler  ở  đại học Havard, đã đưa ra kết luận: “ Các thay đổi trong chiến lược của doanh   Trang 16
  17. nghiệp dẫn đến các thay đổi cần thiết trong cơ cấu tổ chức” tức là cơ cấu tổ chức  phải đi theo chiến lược hay phù hợp với mục tiêu, chiến lược mới. Hình 1.2: Sơ đồ mối quan hệ cấu trúc – chiến lược của A. Chandler 1.3.2. Đặc điểm ngành nghề Đây là cơ sở quan trọng để tiến hành công tác tổ chức bộ máy. Các hoạt động   kinh doanh trong tổ chức được thể  hiện bằng những công việc, chức năng cụ  thể.   Một điều rõ ràng là doanh nghiệp thương mại không thể  giống doanh nghiệp sản   xuất hay doanh nghiệp dịch vụ về cơ cấu tổ chức bộ máy. 1.3.3. Quy mô của tổ chức Lựa chọn cơ cấu tổ chức bộ máy tùy vào quy mô của thị trường mà tổ chức đang   phục vụ. Tổ chức có quy mô hoạt động càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của  tổ chức cũng sẽ phức tạp theo. Do đó nhà quản trị cần phải đưa ra một mô hình cơ  cấu tổ  chức sao cho đảm bảo quản lý toàn bộ  hoạt động của doanh nghiệp đồng  thời phải làm sao cho bộ máy không cồng kềnh phức tạp về mặt cơ cấu. Còn đối  với doanh nghiệp vừa và nhỏ thì bộ máy phải gọn nhẹ để dễ thay đổi phù hợp với   tình hình xuất kinh doanh của doanh nghiệp 1.3.4. Công nghệ sản xuất hoặc kĩ thuật kinh doanh của tổ chức Nhiều công trình nghiên cứu đã chứng minh rằng công nghệ  sản xuất của tổ  chức là một yếu tố quan trong  ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức. Công   nghệ tổ chức là một yếu tố quan trọng để xác định loại cơ cấu tổ chức nào phù hợp  Trang 17
  18. nhất với tổ  chức. Nếu các doanh nghiệp chú trọng đến công nghệ  thì thường có   định mức quản lý tốt, bộ máy  quản lý phải được tổ  chức sao cho tăng cường khả  năng của doanh nghiệp và cần thích  ứng kịp thời với sự thay đổi công nghệ  nhanh   chóng. Một hệ  thống cơ  cấu tổ  chức phải phù hợp với hệ  thống công nghệ  đảm  bảo sự phối hợp chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến công nghệ 1.3.5. Năng lực và trình độ nhân sự của tổ chức Nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy chính là con người,  mà trước hết là nhà quản trị. Nếu trình độ đội ngũ cán bộ quản lý cao là điều kiện  thuận lợi cho việc hình thành cơ cấu tổ chức có hiệu quả cao. Bên cạnh đó, nếu  năng lực và trình độ của nhân viên các phòng ban, công nhân bộ phận sản xuất cao  thì cùng một khối lượng công việc sẽ cần ít nhân lực hơn. Giúp vẫn giữ hiệu quả  công việc mà lại tinh giản bộ máy tổ chức, vì vậy giảm bớt chi phí cho nhân sự. 1.3.6. Môi trường hoạt động Doanh nghiệp là một thực thể  sống, muốn tồn tại và phát triển phải thích  ứng  được với môi trường hoạt động của nó.  Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp  chịu sự ảnh hưởng của môi trường bên ngoài và môi trường bên trong.   Môi trường bên ngoài  gồm các yếu tố  vĩ mô như  môi trường kinh tế, luật  pháp hiện hành,.. Môi trường kinh tế: Tính không chắc chắn ẩn chứa trong các mối quan hệ nhân  quả trên thị trường, môi trường cạnh tranh năng động, nền kinh tế toàn cầu thay đổi   nhanh chóng là nguyên nhân gây ra các khó khăn cho sự tương thích của cơ  cấu tổ  chức với mục tiêu, chiến lược kinh doanh của tổ chức. Điều này bắt buộc tổ  chức  không ngừng hoàn thiện cơ  cấu tổ  chức của mình đồng thời cho nó tính linh hoạt  để thích nghi với hoàn cảnh Môi trường pháp luật: sự hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật sẽ tạo ra môi   trường pháp lý bình đẳng trước pháp luật cho mọi loại hình doanh nghiệp, giúp   doanh nghiệp phát triển,  ổn định cơ  cấu tổ  chức. Ngược lại, nếu hệ  thống pháp   Trang 18
  19. luật thiếu hoàn thiện, thường xuyên thay đổi buộc doanh nghiệp phải có sự  điều  chỉnh cơ cấu tổ chức phù hợp với pháp quy.  Môi trường bên trong gồm các yếu tố  vi mô như  : các nhà cung  ứng, khách   hàng, các công ty đối thủ cạnh tranh,…  Môi trường nội bộ  gồm các yếu tố  thuộc về  nguồn lực của doanh nghiệp   như nguồn nhân lực, tài chính, trình độ sử dụng công nghệ,..  Đối với các hoạt động cơ cấu tổ chức quản trị, khi các yếu tố môi trường thuận   lợi sẽ  là những điều kiện tốt để  nhà quản trị  xây dựng bộ  máy tổ  chức gọn nhẹ,   bao gồm ít cấp, ít khâu, cơ chế vận  hành đơn giản và hiệu quả. Trong môi trường  có nhiều biến động đòi hỏi phải có cơ  cấu linh hoạt để  thích ứng với những thay   đổi của hoạt  động kinh doanh. Với những tác động từ  môi trường buộc doanh  nghiệp sẽ phải thay đổi cơ cấu tổ chức phù hợp để thích nghi với môi trường mới.   Đồng thời, phân tích những chuyển biến của môi trường giúp doanh nghiệp khắc  phục những điểm yếu, phát huy điểm mạnh, tận dụng những cơ hội và tránh được   các đe dọa trong tương lai. 1.4. Nguyên tắc cơ bản của công tác tổ chức bộ máy Để có một bộ máy tổ chức hoạt động đạt được hiệu quả cao chúng ta không chỉ  quan tâm đến các nhân tố  ảnh hưởng mà còn phải  tìm hiểu về  các nguyên tắc cơ  bản     trong công tác tổ chức bộ máy 1.4.1. Nguyên tắc gắn với mục tiêu Công tác tổ  chức bộ  máy được xây dựng trên cơ  sở  hoàn cảnh thực tiễn của  doanh nghiệp là những mục tiêu chiến lược đã được hoạch định trước. Một bộ máy   được xây dựng nhất thiết phải phù hợp, cân xứng với mục tiêu chiến lược của tổ  chức đã đề ra. 1.4.2. Nguyên tắc hiệu quả Trang 19
  20. Tổ chức bộ máy phải đảm bảo ngày càng hoàn thiện, gọn nhẹ hơn, phân định rõ   chức năng, nhiệm vụ  của từng phòng ban và của từng cá nhân trong tổ  chức, sắp   xếp đúng người đúng việc. Như  vậy mới có thể  phát huy được hết năng lực của  các thành viên . 1.4.3. Nguyên tắc cân đối Tổ  chức bộ máy phải  phân công nhiệm vụ  rõ ràng, hợp lý và phù hợp với khả  năng từng người. Nguyên tắc này cũng đòi hỏi sự cân đối giữa quyền hành và trách   nhiệm giữa các đơn vị với nhau. 1.4.4. Nguyên tắc thống nhất chỉ huy Mỗi cá nhân trong tổ  chức chỉ chịu sự điều hành của một cấp chỉ huy trực tiếp   để tránh các mâu thuẫn hoặc ưu tiên trái ngược nhau khi cấp dưới có nhiều cấp trên   chỉ huy. 1.4.5. Nguyên tắc linh hoạt Bộ  máy quản trị  phải linh hoạt để  có thể  đối phó với kịp thời của sự  thay đổi  của tình hình liên quan đến hoạt động tổ   chức và nhà nhà quản trị  cũng phải linh  hoạt và quyết đoán  để có những quyết định đáp ứng với sự thay  đổi của tổ chức. 1.4.6. Nguyên tắc chuyên môn hóa Nguyên tắc này đòi hỏi phải phân tích đánh giá năng lực của đội ngũ nhân sự để  phân công chuyên biệt hóa tùng loại nhiệm vụ  cho từng nhóm hoặc từng cá nhân.   Từ  đó sẽ  đảm bảo sự  phù hợp với khả  năng thực hiện để  nâng cao năng suất lao  động và nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm đảm bảo tính hiệu quả cho mục tiêu   của tổ chức 1.5. Tiến trình tổ chức bộ máy 1.5.1. Nhận thức rõ mục tiêu của tổ chức Xác định mục tiêu chiến lược của công ty là phân tích công việc,hình thành cơ  cấu tổ  chức bộ  máy, thiết lập phòng ban, xây dựng quy chế, chính sách sử  dụng   Trang 20

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

Đồng bộ tài khoản