Báo cáo thực hành nghề nghiệp 1 đề tài: Phân tích công tác tổ chức bộ máy và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hasan - Dermapharm

Chia sẻ: Lê Trần Thùy Linh | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:60

Thêm vào BST

Báo xấu

1.164
lượt xem 84
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài báo cáo được tiến hành nhằm làm rõ những căn cứ, cơ cấu tổ chức, những nguyên tắc, các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm,từ đó có thể đề xuất một số giải pháp nhằn hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Báo cáo thực hành nghề nghiệp 1 đề tài: Phân tích công tác tổ chức bộ máy và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hasan - Dermapharm

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ............... BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP 1 ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN HASAN DERMAPHARM
Thành phố Hồ Chí Minh 2016 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành được đề tài “ Phân tích công tác tổ chức bộ máy và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm” em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến công ty TNHH Hasan – Dermapharm, đặc biệt là các phòng ban của công ty đã tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt đề tài. Bên cạnh đó em gửi lời cảm ơn đến giảng viên hướng dẫn ThS Nguyễn Thị Minh Trâm đã tận tình hướng dẫn, đồng hành củng em suốt thời gian qua. Tuy vậy kiến thức cũng như kinh nghiệm còn hạn chế của một sinh viên thực tập nên bài báo cáo sẽ có những hạn chế nhất định. Vì vậy em mong nhận được sự chỉ bảo đóng góp của thầy cô trong khoa Quản trị kinh doanh của trường Đại học Tài chính – Marketing để em học thêm được nhiều kinh nghiệm và sẽ hoàn thành tốt hơn những bài báo cáo thực tập torng thời gian tới. Em xin chân thành cảm ơn
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………
TP. Hồ Chí Minh, Ngày …. tháng….năm 2016 Xác nhận của Giảng Viên MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ...................................................................................................... 1 Lý do chọn đề tài Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC ................................................................ 2 1.1. Các khái niệm ......................................................................................... 2 1.1.1. Tổ chức và chức năng tổ chức ........................................................... 2 1.1.1.1.Tổ chức .......................................................................................... 2 1.1.1.2.Chức năng tổ chức ........................................................................ 2 1.1.2. Bộ máy và tổ chức bộ máy ................................................................. 3 1.1.2.1. Bộ máy ......................................................................................... 3 1.1.2.2. Tổ chức bộ máy ........................................................................... 4 1.2. Vai trò, mục tiêu và ý nghĩa của công tác tổ chức bộ máy ..................5 1.2.1. Vai trò ...................................................................................................5 1.2.2. Mục tiêu .............................................................................................. 5 1.2.3. Ý nghĩa ............................................................................................... 6
1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy ...................... 6 1.3.1. Nhiệm vụ, chiến lược, mục tiêu của tổ chức ....................................6 1.3.2. Đặc điểm ngành nghề .........................................................................7 1.3.3. Quy mô của tổ chức ............................................................................7 1.3.4. Công nghệ ........................................................................................... 8 1.3.5. Năng lực và trình độ nhân sự của tổ chức ......................................... 8 1.3.6. Môi trường ...........................................................................................8 1.4. Nguyên tắc cơ bản của công tác tổ chức bộ máy ............................... 9 1.4.1. Nguyên tắc gắn với nhiệm vụ ........................................................... 9 1.4.2. Nguyên tắc hiệu quả ........................................................................ 10 1.4.3. Nguyên tắc cân đối ........................................................................... 10 1.4.4. Nguyên tắc thống nhất chỉ huy ........................................................ 10 1.4.5. Nguyên tắc linh hoạt ........................................................................ 10 1.4.6. Nguyên tắc chuyên môn hóa ............................................................ 10 1.5. Tiến trình tổ chức bộ máy ................................................................... 10 1.5.1. Nhận thức rõ mục tiêu của tổ chức .................................................. 10 1.5.2. Xác định những hoạt động cần thực hiện ....................................... 11 1.5.3. Phân chia hoạt động theo chức năng ................................................ 11 1.5.4. Thiết lập phòng ban, bộ phận .......................................................... 11 1.5.5. Xây dựng quy chế hoạt động ............................................................11 1.5.6. Xây dựng chính sách sử dụng nhân sự ............................................. 11 1.5.7. Định biên ........................................................................................... 12 1.5.8. Thẩm định và tái tổ chức .................................................................. 12 1.6. Các phương pháp tổ chức bộ máy .......................................................12 1.6.1. Phân chia theo thời gian .....................................................................12 1.6.2. Phân chia theo chức năng ...................................................................12 1.6.3. Phân chia theo địa lý, lãnh thổ ...........................................................13 1.6.4. Phân chia theo sản phẩm ...................................................................14
1.6.5. Phân chia theo khách hàng .................................................................14 1.6.6. Phân chia theo quy trình .....................................................................15 Tóm tắt chương 1...............................................................................................16 CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM HASAN DERMAPHARM ........................................................................................17 2.1. Tổng quan về công ty TNHH Hasan – Dermapharm ................17 2.1.1. Thông tin cơ bản về công ty ..............................................................17 2.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển .........................................................18 2.1.3. Ngành nghề kinh doanh .....................................................................18 2.1.4. Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu của công ty .....................................19 2.1.4.1. Chức năng ....................................................................................19 2.1.4.2. Nhiệm vụ ....................................................................................19 2.1.4.3. Mục tiêu ......................................................................................20 2.1.5. Cơ cấu bộ máy tổ chức .......................................................................20 2.1.6. Các nguồn lực của công ty ...................................................................21 2.1.6.1. Cơ sở vật chất ...............................................................................21 2.16.2. Nguồn nhân lực .............................................................................22 2.1.6.3. Tình hình tài chính ........................................................................23 2.2. Tình hình hoạt động của công ty TNHH HASAN – DERMAPHARM 2.2.1. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty .....................................24 2.2.2. Thị trường .........................................................................................25 2.2.3. Hệ thống phân phối ..........................................................................27 Tóm tắt chương 2 ..............................................................................................28 CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY TNHH HASAN – DERMAPHARM ...........................29 3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty TNHH Hasan – Dermapharm ........29
3.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban .................................................31 3.2.1.Hội đồng quản trị ...............................................................................31 3.2.2. Ban giám đốc .....................................................................................32 3.2.3. Phòng Sales & Marketing ..................................................................33 3.2.4. Phòng phát triển thị trường ...............................................................34 3.2.5. Phòng tài chính kế toán .....................................................................35 3.2.6. Phòng hành chính nhân sự .................................................................36 3.2.7. Phòng nghiên cứu phát triển ..............................................................37 3.2.8. Phòng đảm bảo chất lượng ..............................................................37 3.3.9. Phòng đảm kiểm tra ..........................................................................38 3.2.9. Xưởng thuốc .....................................................................................38 3.2.10. Phòng kĩ thuật ..................................................................................39 3.2.11. Mối quan hệ giữa các phòng ban .....................................................39 3.3. Các yếu tố ảnh hưởng tới công tác tổ chức tại công ty TNHH Hasan Dermapharm................................................................................................. 40 3.3.1. Mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp .............................................40 3.3.2. Môi trường hoạt động .......................................................................41 3.3.3. Công nghệ .........................................................................................42 3.3.4. Năng lực trình độ nhân sự .................................................................42 3.4. Đánh giá về bộ máy quản lý của công ty TNHH Hasan Dermapharm 43 3.5. Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm ..........................................................44 Kết luận .............................................................................................................46
DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1: Một số sản phẩm tiêu biểu của công ty từ năm 2013 đến năm 201519 Bảng 2.2: Cơ cấu lao động từ năm 2013 đến năm 2015 ...................................22 Bảng 2.3: Biến động tài sản của công ty TNHH Hasan – Dermapharm giai đoạn 2013 2015 ..........................................................................................................23 Bảng 2.4: Kết quả hoạt động kinh doan của công ty từ năm 2013 đến năm 2015.............................................................................................................24 Bảng 2.5: Thị trường tiêu thụ dược phẩm giai đoạn 2013 2015 .....................26 Bảng 2.6: Hệ thống phân phối sản phẩm giai đoạn 2013 2015.......................27 Bảng 3.1: Cơ cấu tổ chức của ban giám đốc....................................................32 Bảng 3.2: Cơ cấu tổ chức của phòng Sales & Marketing.................................33 Bảng 3.3: Cơ cấu tổ chức của phòng kế toán tài chính....................................35
DANH MỤC HÌNH Hình 1.1: Chức năng tổ chức trong mối quan hệ với các chức năng quản trị khác. 3 Hình 1.2: Sơ đồ mối quan hệ cấu trúc chiến lược của A. Chandler.....................7 Hình 1.3: Cơ cấu tổ chức phân chia theo bộ phận chức năng...............................12 Hình 1.4: Cơ cấu tổ chức phân chia theo địa lý......................................................13 Hình 1.5: Cơ cấu tổ chức phân chia theo sản phẩm..............................................14 Hình 1.6: Cơ cấu tổ chức phân chia theo khách hàng.............................................15 Hình 1.7: Cơ cấu tổ chức phân chia theo quy trình.................................................15 Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm...........20 Hình 2.2: Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Hasan – Dermarpharm giai đoạn 2013 – 2015..............................................................................................25 Hình 2.3: Thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty TNHH Hasan –Demarpharm năm 2015 ................................................................................................................26
LỜI MỞ ĐẦU Lý do chọn đề tài Bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào của xã hội cũng cần có sự tham gia của hoạt động tổ chức bộ máy. Một doanh nghiệp có tổ chức tốt sẽ luôn tạo ra ưu thế trong cạnh tranh cũng như hợp tác, cộng với bản lĩnh của nhà quản trị chắc chắn sẽ dẫn đến thành công cho doanh nghiệp. Kinh doanh ngày nay diễn ra trong một thế giới đầy phức tạp, và trong trường hợp có nhiều yếu tố liên hệ tương tác qua lại lẫn nhau và không một quyết định nào có thể được đưa ra hoàn toàn độc lập với các quyết định khác, vì vậy việc ”xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp “ một cách logic sẽ là bệ phóng lý tưởng nhất đưa doanh nghiệp đến thành công. Nhận thức được nó là bài học ý nghĩa cũng là bài học em yêu thích khi nhập môn quản trị. Được sự dẫn dắt và gợi ý của cô em đã chọn đề tài “ Phân tích công tác tổ chức bộ máy và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm”. Bài báo cáo được tiến hành nhằm làm rõ những căn cứ, cơ cấu tổ chức, những nguyên tắc, các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm,từ đó có thể đề xuất một số giải pháp nhằn hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm. Phương pháp nghiên cứu Bằng phương pháp thu thập, tổng hợp, phân tích và sao sánh những hoạt động thực tế tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm đã giúp em hoàn thành bài báo cáo này Phạm vi nghiên cứu Phạm vi về lý thuyết: Tập trung vào công tác tổ chức bộ máy là một trong những nội dung của môn quản trị học Phạm vi tại đơn vị thực tập: Tập trung phân tích công tác tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan Dermapharm Bố cục đề tài: Bài báo cáo ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu nội dung đề tài gồm 3 chương Trang 10
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tổ chức bộ máy Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH Hasan Dermapharm Chương 3: Thực trạng công tác tổ chức bộ máy và một số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan Dermapharm CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY 1.1. Một số khái niệm 1.1.1. Tổ chức và chức năng tổ chức 1.1.1.1. Tổ chức Theo Harold Koontz, Cylil Odennell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp Tổ chức là công việc liên quan đến sự phân bổ và sắp xếp nguồn lực con người và những nguồn lực khác của tổ chức. Mức độ hiệu quả của tổ chức phụ thuộc vào sự phối hợp các nguồn lực để đạt được mục tiêu (Tiến Trương Chí) Có thể dẫn ra nhiều quan niệm của các tác giả khác nhau nhưng tóm lại tổ chức có thể được hiểu là quá trình sắp xếp nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cùng hoạt động để đạt được mục tiêu chung. Chức năng tổ chức thiết lập sự phân công lao động và phối hợp các nguồn lực khác nhau để thực hiện được các kế hoạch chiến lược, chiến thuật và tác nghiệp/ điều hành đã được nêu ra trong chức năng hoạch định qua đó để đạt được mục tiêu chung. 1.1.1.2. Chức năng tổ chức Chức năng tổ chức là một chức năng cơ bản của quá trình quản trị và giữ vai trò trung tâm trong quá trình quản trị. Khi các kế hoạch đã được thiết lập, nhiệm vụ của nhà quản trị là triển khai để chung được thực thi. Khi đã xác định được sứ Trang 11
mệnh, các giá trị cốt lỗi, các mục tiêu và chiến lược rõ ràng, hoạt động tổ chức bắt đầu quá trình thực hiện chúng bằng việc làm rõ các công việc cụ thể và các mối quan hệ trong công việc. Hoạt động tổ chức xác định ai làm điều gì? Ai chịu trách nhiệm về những con người đó? Và cách thức các cá nhân và các bộ phận khác nhau của tổ chức quan hệ và làm việc với nhau như thế nào? Tất cả những điều đó sẽ được thực hiện theo nhiều cách khác nhau. Thách thức của quản trị chiến lược là xác định được hình thức tổ chức tốt nhất sao cho phù hợp với chiến lược và các yêu cầu của tình huống ( Giáo trình quản trị học Đại học kinh tế 2016) Chức năng tổ chức trong mối quan hệ với các chức năng quản trị khác Hình 1.1. Chức năng tổ chức trong mối quan hệ với các chức năng quản trị khác 1.1.2. Khái niệm bộ máy và tổ chức bộ máy 1.1.2.1. Khái niệm bộ máy Bộ máy tổ chức là hệ thống bao gồm con người và các phương tiện của tổ chức (nhà xưởng, máy móc, thiết bị, công nghệ,..) liên kết với nhau theo một số nguyên tắc và quy định nhất định. Bộ máy quản lý có nhiệm vụ lãnh đạo, quản lý toàn bộ hệ thống nhắm đạt mục tiêu chung đã định. Bộ máy là đầu não của tổ chức nên có vai trò cực kỳ quan trọng, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của tổ chức. Bộ máy Trang 12
quản lý của tổ chức được xây dựng tốt thì tổ chức sẽ hoạt động đạt hiệu quả nếu không sẽ dẫn đến trì trệ Bộ máy quản lý của tổ chức bao gồm hệ thống chỉ huy và hệ thống chức năng Hệ thống chỉ huy là hệ thống quyền lực, các quyết định của chủ thể quản lý tác động vào đối tượng quản lý Hệ thống chức năng là trách nhiệm, nhiệm vụ được xác định,phân công rõ ràng cho từng cá nhân, bộ phận đơn vị phòng ban trong tổ chức. Hai hệ thống này hoạt động nhịp nhàng, phối hợp chặt chẽ thể hiện hiệu quả làm việc của bộ máy tổ chức. Ngược lại nếu một trong hai hệ thống hoạt động không hiệu quả hoặc sự phối hợp giữa các hệ thống không ăn khớp sẽ làm giảm hiệu quả quản lý của bộ máy tổ chức, làm giảm hiệu quả hoạt động của toàn tổ chức 1.1.2.2. Tổ chức bộ máy Theo Harold Koontz, Cyril O’Donnell và Heinz Weihrich “Tổ chức bộ máy hay còn gọi là xây dựng tổ chức là một quá trình bao gồm (1) xác định những hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu; (2) nhóm gộp các hoạt động này thành hệ thống phòng, ban và bộ phận; (3) bố trí lực lượng nhân sự và phâncông cho các đơn vị, cá nhân đảm nhận công việc đó; (4) giao phó quyền hạn để thực hiện hoạt động và (5) chuẩn bị đầy đủ cho sự phối hợp các hoạt động, phối hợp quyền hạn và thông tin theo chiều ngang chiều dọc bên trong cơ cấu tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu chung đạt hiệu quả Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy: Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải đảm bảo thực hiện những yêu cầu sau: Tính tối ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lí đều được thiết lập các mối quan hệ hợp lí, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ cho mục đích đề ra của doanh nghiệp Trang 13
Tính linh hoạt: công tác tổ chức bộ máy phải đảm bảo khả năng thích ứng linh hoạt với bất kì tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như ngoài hệ thống Tính tin cậy: công tác tổ chức bộ máy phải đảm bảo tính chính xác của thông tin được xử lí trong hệ thống nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động trong doanh nghiệp Tính kinh tế: công tác tổ chức bộ máy phải được tổ chức sao cho chi phí bỏ ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhưng phải đạt được hiệu quả cao nhất Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lí phải đảm bảo kiểm soát được hệ thống thông tin, thông tin không được rò rỉ ra ngoài dưới bất kì hình thức nào. Điều đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp 1.2. Vai trò, mục tiêu , ý nghĩa của công tác tổ chức bộ máy 1.2.1. Vai trò của công tác tổ chức bộ máy Trong sản xuất kinh doanh, mỗi doanh nghiệp hướng những mục tiêu nhất định mà để thực hiện được những mục tiêu đó đòi hỏi phải có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình sản xuất. Do đó đòi hỏi phải hình thành nên một bộ phận điều hành, chỉ đạo để thực hiện mục tiêu đó chính là bộ máy tổ chức của doanh nghiệp. Xây dựng bộ máy tổ chức hợp lí sẽ tạo ra nền móng vững chắc cho hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động quản trị doanh nghiệp nói riêng, Dù nhà quản trị thực hiện công tác hoạch định, lãnh đạo hay kiểm soát đều phải dựa trên một cấu trúc tổ chức nhất định. Bộ máy quản lý là trung tâm đầu não của tổ chức là nơi chỉ đạo và điều hành gắn kết các hoạt động trong doanh nghiệp cùng hướng tới mục tiêu chung của tổ chức. Do đó đòi hỏi các tổ chức để tồn tại và phát triển trên thị trường cần phải có bộ máy quản lý hoạt động hiệu quả Trang 14
Từ những lập luận trên cho ta thấy rõ vai trò quan trọng của công tác tổ chức bộ máy, nó quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức. Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao. Ngược lại nếu một tổ chức không phù hợp với điều kiện mới, nhiều bộ máy chồng chéo nhau sẽ dẫn đến sự trì trệ, mâu thuẫn và kém hiệu quả. Chính vì thế cần phải đánh giá mức độ hợp lí của một tổ chức 1.2.2. Mục tiêu của công tác tổ chức bộ máy Mục tiêu tông quát của công tác tổ chức bộ máy là thiết kế một cấu trúc tổ chức vận hành một cách hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức đã đặt ra. Cấu trúc tổ chức phù hợp nghĩa là hình thành nên cơ cấu quản trị cho phép sự phối hợp các hoạt động và các nỗ lực giữa các bộ phận và các cấp tốt nhất. Từ đó sẽ tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận sẽ phát huy được năng lực và sự nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất vào sự hình thành mục tiêu của tổ chức Những mục tiêu cụ thể đối với công việc tổ chức mà tổ chức thường hay nhắm đến là: Xây dựng bộ máy gọn nhẹ và có hiệu lực Xác định vị trí, vai trò của từng cá nhân trong tổ chức Xây dựng nếp văn hóa của tổ chức lành mạnh Tổ chức công việc khoa học Phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức Phát huy hết sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với mọi hoàn cảnh thuận lợi cũng như khó khăn ở bên trong và bên ngoài đơn vị 1.2.3. Ý nghĩa của công tác tổ chức bộ máy Trang 15
Khi công tác tổ chức được tiến hành dựa trên cơ sở khoa học và thực tiễn phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ đề ra sẽ tạo lập năng lực hoạt động mới, thúc đẩy kinh doanh phát triển, sẽ giúp cho việc sử dụng triệt để các nguồn lực, nhất là các nguồn lực về con người và nguồn lực tài chính như nguồn vốn, cơ sở vật chất kĩ thuật... Việc phân công lao động khoa học, phân quyền hợp lí và xác định tầm hạn quản trị phù hợp sẽ tạo điều kiện cho các nhà quản trị phát huy tốt năng lực, sở trường của họ từ đó nâng cao được năng suất lao động, hiệu quả công việc. Hơn nữa việc tổ chức khoa học sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng quy mô, đa dạng hóa tổ chức, nâng cao tính độc lập, tự chủ sáng tạo cho đội ngũ lãnh đạo của doanh nghiệp. Như vậy, trong mỗi doanh nghiệp nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy thì không có một lực lượng nào có thể tiến hành quản lý và không có quá trình sản xuất nào được thực hiện.Chính vậy mà công tác tổ chức bộ máy luôn mang một ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của tổ chức 1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy Tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp là công việc đòi hỏi tính khoa học và thực tế cao do đó cần phải phân tích các yếu tố ảnh hưởng tới bộ máy tổ chức nhằm đưa một mô hình phù hợp với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh của tổ chức 1.3.1. Nhiệm vụ, chiến lược, mục tiêu của công ty Mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình tổ chức bộ máy. Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời nhau Bởi vì xác định đúng mục tiêu, chiến lược hoạt động sẽ là định hướng chỉ đạo các bước tiếp theo của quá trình xây dựng tổ chức bộ máy của tổ chức. Xác định rõ mục tiêu hoạt động sẽ triển khai thiết lập được một bộ mày tổ chức khoa học, hiệu quả và những nhiệm vụ, chiến lược của tổ chức sẽ đạt được hiệu quả nhất. Khi mục tiêu cơ bản của tổ chức thay đổi theo thời gian hoạt động, cơ cấu tổ chức sẽ thay đổi theo cho phù hợp với mục tiêu mới. Trong cuộc nghiên cứu của giáo sư Alfred Chandler ở đại học Havard, đã đưa ra kết luận: “ Các thay đổi trong chiến lược của doanh Trang 16
nghiệp dẫn đến các thay đổi cần thiết trong cơ cấu tổ chức” tức là cơ cấu tổ chức phải đi theo chiến lược hay phù hợp với mục tiêu, chiến lược mới. Hình 1.2: Sơ đồ mối quan hệ cấu trúc – chiến lược của A. Chandler 1.3.2. Đặc điểm ngành nghề Đây là cơ sở quan trọng để tiến hành công tác tổ chức bộ máy. Các hoạt động kinh doanh trong tổ chức được thể hiện bằng những công việc, chức năng cụ thể. Một điều rõ ràng là doanh nghiệp thương mại không thể giống doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp dịch vụ về cơ cấu tổ chức bộ máy. 1.3.3. Quy mô của tổ chức Lựa chọn cơ cấu tổ chức bộ máy tùy vào quy mô của thị trường mà tổ chức đang phục vụ. Tổ chức có quy mô hoạt động càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của tổ chức cũng sẽ phức tạp theo. Do đó nhà quản trị cần phải đưa ra một mô hình cơ cấu tổ chức sao cho đảm bảo quản lý toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp đồng thời phải làm sao cho bộ máy không cồng kềnh phức tạp về mặt cơ cấu. Còn đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ thì bộ máy phải gọn nhẹ để dễ thay đổi phù hợp với tình hình xuất kinh doanh của doanh nghiệp 1.3.4. Công nghệ sản xuất hoặc kĩ thuật kinh doanh của tổ chức Nhiều công trình nghiên cứu đã chứng minh rằng công nghệ sản xuất của tổ chức là một yếu tố quan trong ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức. Công nghệ tổ chức là một yếu tố quan trọng để xác định loại cơ cấu tổ chức nào phù hợp Trang 17
nhất với tổ chức. Nếu các doanh nghiệp chú trọng đến công nghệ thì thường có định mức quản lý tốt, bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho tăng cường khả năng của doanh nghiệp và cần thích ứng kịp thời với sự thay đổi công nghệ nhanh chóng. Một hệ thống cơ cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến công nghệ 1.3.5. Năng lực và trình độ nhân sự của tổ chức Nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy chính là con người, mà trước hết là nhà quản trị. Nếu trình độ đội ngũ cán bộ quản lý cao là điều kiện thuận lợi cho việc hình thành cơ cấu tổ chức có hiệu quả cao. Bên cạnh đó, nếu năng lực và trình độ của nhân viên các phòng ban, công nhân bộ phận sản xuất cao thì cùng một khối lượng công việc sẽ cần ít nhân lực hơn. Giúp vẫn giữ hiệu quả công việc mà lại tinh giản bộ máy tổ chức, vì vậy giảm bớt chi phí cho nhân sự. 1.3.6. Môi trường hoạt động Doanh nghiệp là một thực thể sống, muốn tồn tại và phát triển phải thích ứng được với môi trường hoạt động của nó. Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp chịu sự ảnh hưởng của môi trường bên ngoài và môi trường bên trong.  Môi trường bên ngoài gồm các yếu tố vĩ mô như môi trường kinh tế, luật pháp hiện hành,.. Môi trường kinh tế: Tính không chắc chắn ẩn chứa trong các mối quan hệ nhân quả trên thị trường, môi trường cạnh tranh năng động, nền kinh tế toàn cầu thay đổi nhanh chóng là nguyên nhân gây ra các khó khăn cho sự tương thích của cơ cấu tổ chức với mục tiêu, chiến lược kinh doanh của tổ chức. Điều này bắt buộc tổ chức không ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình đồng thời cho nó tính linh hoạt để thích nghi với hoàn cảnh Môi trường pháp luật: sự hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật sẽ tạo ra môi trường pháp lý bình đẳng trước pháp luật cho mọi loại hình doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển, ổn định cơ cấu tổ chức. Ngược lại, nếu hệ thống pháp Trang 18
luật thiếu hoàn thiện, thường xuyên thay đổi buộc doanh nghiệp phải có sự điều chỉnh cơ cấu tổ chức phù hợp với pháp quy.  Môi trường bên trong gồm các yếu tố vi mô như : các nhà cung ứng, khách hàng, các công ty đối thủ cạnh tranh,…  Môi trường nội bộ gồm các yếu tố thuộc về nguồn lực của doanh nghiệp như nguồn nhân lực, tài chính, trình độ sử dụng công nghệ,.. Đối với các hoạt động cơ cấu tổ chức quản trị, khi các yếu tố môi trường thuận lợi sẽ là những điều kiện tốt để nhà quản trị xây dựng bộ máy tổ chức gọn nhẹ, bao gồm ít cấp, ít khâu, cơ chế vận hành đơn giản và hiệu quả. Trong môi trường có nhiều biến động đòi hỏi phải có cơ cấu linh hoạt để thích ứng với những thay đổi của hoạt động kinh doanh. Với những tác động từ môi trường buộc doanh nghiệp sẽ phải thay đổi cơ cấu tổ chức phù hợp để thích nghi với môi trường mới. Đồng thời, phân tích những chuyển biến của môi trường giúp doanh nghiệp khắc phục những điểm yếu, phát huy điểm mạnh, tận dụng những cơ hội và tránh được các đe dọa trong tương lai. 1.4. Nguyên tắc cơ bản của công tác tổ chức bộ máy Để có một bộ máy tổ chức hoạt động đạt được hiệu quả cao chúng ta không chỉ quan tâm đến các nhân tố ảnh hưởng mà còn phải tìm hiểu về các nguyên tắc cơ bản trong công tác tổ chức bộ máy 1.4.1. Nguyên tắc gắn với mục tiêu Công tác tổ chức bộ máy được xây dựng trên cơ sở hoàn cảnh thực tiễn của doanh nghiệp là những mục tiêu chiến lược đã được hoạch định trước. Một bộ máy được xây dựng nhất thiết phải phù hợp, cân xứng với mục tiêu chiến lược của tổ chức đã đề ra. 1.4.2. Nguyên tắc hiệu quả Trang 19
Tổ chức bộ máy phải đảm bảo ngày càng hoàn thiện, gọn nhẹ hơn, phân định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban và của từng cá nhân trong tổ chức, sắp xếp đúng người đúng việc. Như vậy mới có thể phát huy được hết năng lực của các thành viên . 1.4.3. Nguyên tắc cân đối Tổ chức bộ máy phải phân công nhiệm vụ rõ ràng, hợp lý và phù hợp với khả năng từng người. Nguyên tắc này cũng đòi hỏi sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm giữa các đơn vị với nhau. 1.4.4. Nguyên tắc thống nhất chỉ huy Mỗi cá nhân trong tổ chức chỉ chịu sự điều hành của một cấp chỉ huy trực tiếp để tránh các mâu thuẫn hoặc ưu tiên trái ngược nhau khi cấp dưới có nhiều cấp trên chỉ huy. 1.4.5. Nguyên tắc linh hoạt Bộ máy quản trị phải linh hoạt để có thể đối phó với kịp thời của sự thay đổi của tình hình liên quan đến hoạt động tổ chức và nhà nhà quản trị cũng phải linh hoạt và quyết đoán để có những quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức. 1.4.6. Nguyên tắc chuyên môn hóa Nguyên tắc này đòi hỏi phải phân tích đánh giá năng lực của đội ngũ nhân sự để phân công chuyên biệt hóa tùng loại nhiệm vụ cho từng nhóm hoặc từng cá nhân. Từ đó sẽ đảm bảo sự phù hợp với khả năng thực hiện để nâng cao năng suất lao động và nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm đảm bảo tính hiệu quả cho mục tiêu của tổ chức 1.5. Tiến trình tổ chức bộ máy 1.5.1. Nhận thức rõ mục tiêu của tổ chức Xác định mục tiêu chiến lược của công ty là phân tích công việc,hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy, thiết lập phòng ban, xây dựng quy chế, chính sách sử dụng Trang 20