Bồi dưỡng nghiệp vụ công tác quản lý thu và theo dõi nợ

Chia sẻ: Lê Quang Bách | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:39

Thêm vào BST

Báo xấu

112
lượt xem 17
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tài liệu Bồi dưỡng nghiệp vụ công tác quản lý thu và theo dõi nợ trình bày về tầm quan trọng và nội dung công tác thu và theo dõi nợ; công tác quản lý thu; công tác quản lý công nợ; công tác kiểm kê; một số vần đề cần lưu ý trong công tác quản lý thu và theo dõi nợ.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bồi dưỡng nghiệp vụ công tác quản lý thu và theo dõi nợ

MỤC LỤC BỒI DƯỠNG NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU VÀ THEO DÕI NỢ I. TẦM QUAN TRỌNG VÀ NỘI DUNG CÔNG TÁC THU VÀ THEO DÕI NỢ 1.Tầm quan trọng của thu và theo dõi nợ tiền điện: Công tác thu và theo dõi nợ tiền điện là khâu cuối cùng của quá trinh kinh doanh điện năng. “ Thu hoạch” kết quả SXKD. Thực hiện tốt công tác này sẽ giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị có hiệu quả và ngược lại nếu thực hiện không tốt sẽ gây ra nhiều hệ lụy kèm theo như: Bị khách hàng chiếm dụng vốn, mất nhiều thời gian để thực hiện các biện pháp thu hồi nợ, ảnh hưởng đến việc thực hiện các chỉ tiêu, kế hoạch của đơn vị……vv 2. Nội dung: Công tác thu và theo dõi nợ tiền điện bao gồm: + Tiền điện năng tác dụng; + Tiền điện phản kháng; + Tiền thuế GTGT; + Tiền lãi chậm trả hoặc do thu thừa tiền điện; + Tiền bồi thường thiệt hại; + Tiền vi phạm hợp đồng mua bán điện. + Ngoài ra còn có: Thuê bao MBA, lệ phí đóng cắt…. Căn cứ các khoản trên tiến hành thực hiện thu và theo dõi nợ tiền điện. Như vậy công tác thu và theo dõi nợ tiền điện phải được hiểu theo nghĩa rộng chứ không chỉ là tiền điện năng tác dụng đơn thuần.
SƠ ĐỒ: THU VÀ THEO DÕI NỢ 1.Quản lý hóa 1.a Giao nhận hóa 1.b. Giao nhận đơn tại đơn vị đơn phát sinh hóa đơn đi thu 5. Theo dõi nợ chi tiết 4. Quyết toán hóa 2. Thu tiền ( qua từng khách hàng đơn giao thu nhiều hình thức) Theo dõi khách Quyết toán hàng nợ quá hạn tiền điện 3. Nộp tiền Thống kê dư nợ Báo cáo Tổng kết dư có kết quả thu giao thu Phân tích nợ Kiểm kê, lập biên bản xác nhận nợ Xử lý nợ khó đòi
II CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU II.1 . TỔ CHỨC THỰC HIỆN THU: Việc tổ chức thu tiền điện phải đảm bảo : + Thực hiện đúng phương thức thanh toán đã thỏa thuận trong HĐMBĐ : Tại nhà, tại quầy, qua Ngân hàng…. + Tạo điều kiện cho khách hàng thanh toán theo mọi hình thức :Tiền mặt( các loại tiền được phép lưu hành), tiền sec, ... + Căn cứ vào đặc điểm khu vực thu tiền của khách hàng, phải quy định thời gian tối đa cho phép TNV lưu giữ số hoá đơn và số tiền tương ứng. Thực hiện giao, nhận, thanh quyết toán số hoá đơn thu được với số hoá đơn đã nhận ( đúng thời gian quy định) và báo cáo những biến động bất thường trong quá trình thực hiện thanh quyết toán đối với từng TNV. + Thực hiện đúng thời gian và số lần thu trong tháng theo hợp đồng đã ký kết hoặc đã thoả thuận với khách hàng: Tổ chức thu theo nhiều hình thức: Tại nhà, Tại quầy ,Qua Ngân hàng, tổ chức khác thu hộ... (Công tơ nạp thẻ) Mỗi hình thức thu đều có những lợi thế riêng nếu biết cách khai thác và phối hợp tốt thì hiệu quả thu sẽ cao. Tùy hình thức thu để có biện pháp quản lý phù hợp.
1. Thu tại nhà: Trực tiếp đên nhà khách hàng để thu: Tiền mặt, POS……. Điều kiện để thu tại nhà tốt là: + Xây dựng lịch thu tiền điện tối ưu: Lịch thu được lập trên cơ sở lịch ghi chỉ số, tiến độ in hoá đơn, số TNV... để ngày đến thu tại nhà khách hàng ít thay đổi, đảm bảo tiến độ, năng suất thu tối ưu không để tồn đọng hoá đơn; + Đến nhà khách hàng đúng thời điểm (nên chú ý và theo dõi thời điểm nhà khách hàng có người đại diện thanh toán). Hình thức thu này ngoài Thu ngân viên, còn có Dịch vụ bán lẻ điện năng (gọi tắt là Đại lý) thực hiện . Các yêu cầu đối với thu tại nhà phải được thể hiện chi tiết trong hợp đồng ký kết với các dịch vụ bán lẻ. 2. Thu tại quầy: + Quầy cố định:Tổ chức thu quầy một cách khoa học để khách hàng thanh toán được nhanh chóng thuận tiện + Quầy lưu động : Bố tri lịch thu quầy và địa điểm đặt quầy hợp lý.Có biện pháp thông tin để khách hàng chủ động đến trả. 3. Thu qua Ngân hàng: + Khách hàng chủ động thanh toán; Ủy nhiệm chi, chuyển khoản, SEC, ATM, nộp tiền mặt vào quầy thu của Ngân hàng.. + Nhờ thu: Chủ nợ chủ động nhờ Ngân hàng thu hộ: Không cần chấp nhận và xác nhận trả. Cần lập chứng từ thanh toán kịp thời , chính xác . Theo dõi chặt chẽ các chứng từ chuyển tiền về: đúng thời hạn, đủ tiền... LƯU Ý: 1. Trả hóa đơn cho khách hàng đã thanh toán tiền ( Có tiện ích này trên CMIS) 2. Cho khách hàng ký mượn hóa đơn để làm chứng từ thanh toán: phải được thể hiện trong HĐMBĐ; phải được điền đầy đủ thông tin vào giấy mượn; có cam kết thời hạn thanh toán; co chữ ký của người có thẩm quyền
4. Tổ chức khác thu hộ: Hợp đồng với các tổ chức khác thu hộ tiền điện như: Bưu điện, Cty chuyên làm dịch vụ thu nợ... Quản lý tương tự như thu qua Ngân hàng. Cần lập lịch thu tiền và theo dõi tiến độ, kết quả thực hiện lịch thu. II.2. QUẢN LÝ HÓA ĐƠN: II.2.1. Yêu cầu và quy định trong công tác quản lý hóa đơn * Yêu cầu: + Hoá đơn tiền điện phải được quản lý chặt chẽ như tiền mặt. + Khi giao nhận hoá đơn phải kiểm tra, ký nhận, quyết toán hóa đơn đã giao,nhận; số hóa đơn đã thu và số hóa đơn chưa thu. *Quy định đối với trường hợp mất hoá đơn: Người quản lý, lưu trữ hoá đơn nếu để mất hoá đơn phải bồi thường. Tuy nhiên, nếu xác định hoá đơn bị mất được khách hàng xác nhận chưa thu tiền: người làm mất hóa đơn được tiến hành làm thủ tục để trình Lãnh đạo Công ty xem xét. Sau khi được Lãnh đạo Công ty xét duyệt, báo cáo cơ quan thuế làm thủ tục để in lại hoá đơn và đi thu. Khi nhận được báo cáo đã thu được tiền của khách hàng, đơn vị kiểm tra và có trách nhiệm hoàn trả số tiền thu được cho người đã nộp tiền bồi thường. II.2. 2. Nhận hoá đơn, bảng kê từ bộ phận lập hoá đơn: Khi nhận hoá đơn từ bộ phận lập hoá đơn phải thực hiện cập nhật vào “SỔ GIAO NHẬN HÓA ĐƠN”, trong đó: + Thống kê số seri hoá đơn, số hoá đơn và tổng số tiền theo từng lộ trình. + Ghi rõ ngày nhận, ký vào sổ của bộ phận lập hoá đơn và yêu cầu bộ phận lập hoá đơn ký giao vào sổ của mình. + Theo dõi tiến độ nhận hoá đơn xem có phù hợp với lịch ghi chỉ số và thời gian sản xuất hoá đơn. + Cuối tháng cần tổng hợp số lộ trình, số hoá đơn và số tiền phải thu trên hoá đơn thực nhận trong tháng. Thực hiện đối chiếu tổng thể số liệu trên với bộ phận lập hóa đơn .II.2.3. Quản lý hoá đơn:
+ Đối chiếu số hoá đơn phát hành với bảng kê hoá đơn: Thực hiện đối chiếu chi tiết nếu phát hiện sai sót, lập tức báo cho bộ phận lập hoá đơn để xử lý kịp thời. + Sắp xếp hoá đơn gọn gàng, khoa học + Hóa đơn phải được lưu giữ ở nơi an toàn ( trong két sắt hoặc tủ có khoá); để nơi khô ráo. + In lưu bảng kê ( thay thế cho liên 1) II.2.4. Phân loại hoá đơn : Nhằm phục vụ cho công tác tổ chức thu. + Phân loại theo khách hàng: Cá nhân; cơ quan, tổ chức + Phân loại theo các hình thức thu: Tại nhà, tại quầy, Ủy nhiệm thu, qua các ngân hàng.. + Phân loại theo người đi thu: TNV lưu động, TNV thu qua ngân hàng,TNV tại quầy, Qua các dịch vu bán lẻ điện năng và các dịch vụ thu tiền khác... II.3. GIAO THU VÀ QUYẾT TOÁN GIAO THU TỔNG KẾT GIAO THU II.3.1. Giao nhận hoá đơn, bảng kê với người đi thu: Căn cứ vào Lịch thu tiền điện do Tổ trưởng lập để giao cho người đi thu, phải thực hiện: + Cập nhật và ký xác nhận vào “ SỔ GIAO HÓA ĐƠN THU TIỀN ĐIỆN “. + Theo dõi và báo cáo Tổ trưởng tiến độ giao hoá đơn đi thu, đảm bảo giao thu hết hoá đơn phát hành trong tháng. Lưu ý: cập nhật giao thu theo ngày giao, không theo TNV. + Đối với Đại lý không được giao quá 85% số tiền ký quỹ, nhưng phải quy định thời hạn đi thu và quyết toán giao thu sao cho phù hợp với điều kiện của đại lý và đảm bảo giao thu hết số hóa đơn thu tiền khách hàng trong phạm vi Đại lý quản lý. II.3.2. Quyết toán với TNV: Quyết toán với TNV phải được thực hiện hàng ngày, nhằm mục đích: + Theo dõi tình hình thu, nộp và quyết toán của người đi thu (TNV): kiểm tra hoá đơn chưa thu, phiếu nộp tiền đã thu và ghi vào sổ “ Theo dõi TNV về”, đảm bảo: Tổng nhận( tiền, hoá đơn) = Tổng thu ( tiền, đánh dấu bảng kê những hoá đơn thu được) + Tổng thất thu (tiền, hoá đơn). + Thống kê số hoá đơn đã thu, chưa thu được của khách hàng.
+ Đối chiếu số tiền đã thu được với số tiền đã nộp hàng ngày của từng TNV. Đảm bảo thu nộp và quyết toán đúng thời gian quy định SỔ QUYẾT TOÁN HOÁ ĐƠN Tháng:…..........năm…………….. Họ và tên TNV: Số dư đầu kỳ tại TNV: Số hoá Số dư cuối Nhận Số thu đơn nộp Ký xác nhận Ngày ngày tai TNV lại QLHĐ Lộ Hoá Hoá Hoá Hoá Tiền Tiền Tiền Tiền QLHĐ TNV trình đơn đơn đơ n đơ n Sổ quyết toán hóa đơn được dùng: + Để theo dõi tình hình đi thu của từng TNV trong tháng . + Để xác định số hóa đơn và số tiền đang lưu giữ tại TNV làm cơ sở kiểm tra đột xuất. + Để tổng hợp kết quả thu , tính năng suất, tính ngày công theo định mức cho TNV. Chú ý: Trường hợp giao thu và quyết toán trên chương trình CMIS đảm bảo đúng với thực tế có thể lấy bảng tổng hợp giao thu trên chương trình CMIS thay thế cho sổ quyết toán hóa đơn + Tổng hợp số thu của TNV Đối chiếu với bộ phận công nợ. + Tổng hợp số nộp của TNV Đối chiếu với bộ phận kế toán. Tổng hợp , phân tích tình hình thu theo từng TNV, từng hình thức thu, theo tiến độ phát hành hóa đơn..
II.3.3 Tổng kết giao thu : Thực hiện vào cuối tháng . + Đối chiếu với lịch thu + Đối chiếu thực tế giao với với bảng giao thu trên CT CMIS . + Tính năng xuất TNV báo cáo Tổ trưởng. Tổng số tiền thu được trong tháng % tiền = x 100 Tổng số tiền nhận đi thu trong tháng + Tính ngày công thực tế: Tổng số hoá đơn thu được Ntt = x 100 Định mức theo bậc thợ của TNV II.4. QUYẾT TOÁN TIỀN ĐIỆN VÀ BÁO CÁO THU II.4.1. Báo cáo tổng số tiền thu được hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng: + Tổng hợp số tiền thu được hàng ngày : Số thu của các Thu ngân viên lưu động, Thu tại quầy, Thu qua ngân hàng đối chiếu với các bộ phận liên quan. + Tổng hợp số thu cuối tháng. II.4.2. Quyết toán tiền điện Tùy từng đơn vị có thể giao cho bộ phận Quản lý thu hoặc bộ phận Công nợ “ lập” biên bản đối chiếu nhưng cả 2 bộ phận nêu trên cùng với bộ phận kế toán của đơn vị đều phải có trách nhiệm phối hợp thực hiện . + Yêu cầu: Công tác quyết toán tiền điện phải được thực hiện kịp thời, chính xác rõ ràng, rành mạch và đúng quy định. + Nội dung công tác quyết toán tiền điện các Điện lực: 1. Quyết toán phần phát sinh tiền điện
2. Quyết toán phần thu tiền điện 3. Quyết toán phần dư nợ tiền điện. 1. Quyết toán phần phát sinh tiền điện: ( doanh thu ) + Tổng phát sinh tiền điện tháng của toàn Điện lực được tính: Tổng phát sinh (Tiền điện tháng) = Tổng phát sinh của bảng kê phát sinh tiền điện của tháng đó + Phần điều chỉnh hóa đơn trong tháng (hủy bỏ, lập lại,truy thu ,thoái hoàn ) và phải khớp đúng với lượng hoá đơn phát hành trong tháng đó. Căn cứ bảng kê tiền điện,bảng kê huỷ bỏ, lập lại, truy thu và thoái hoàn. Phân biệt phát sinh tiền điện với số phát sinh phải thu; phát sinh tiền điện theo nghĩa hẹp và nghĩa rộng Yêu cầu: Tổng phát sinh nợ trong tháng( công nợ) (1) = doanh thu tiền điện ( số liệu của bộ phận lập hoá đơn) (2) = Tổng tiền trên các hoá đơn thực nhận trong tháng ( Sổ giao nhận hoá đơn) (3) (1). Phát sinh nợ tiền điện của khách hàng kinh tế + phát sinh nợ tiền điện của khách hàng dân sự + phát sinh nợ tiền mua công suất phản kháng (1)
(2). Phát sinh nguyên thuỷ ( tại nhà + qua ngân hàng) + phát sinh truy thu phát sinh thoái hoàn + phát sinh lập lại phát sinh huỷ bỏ
(3). Hoá đơn thực nhận về ( Căn cứ vào sổ giao nhận hoá đơn với bộ phận sản xuất hoá đơn) = Tổng cộng số tiền trên các hoá đơn thực nhận về Điện lực= Tổng số tiền trên các hoá đơn thực nhận theo từng lộ trình, từng ngày Số tiền trên các hoá đơn giao lại để điều chỉnh + Số tiền trên các hoá đơn đã được điều chỉnh. Sổ giao nhận hóa đơn Ngày....................tháng...................năm.................... Số lượng Ký xác nhận Số Lộ trình Số sêri Đến Số hoá Người Ghi chú TT T ừ số S ố ti ề n Người nhận số đơn giao 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Nguyên nhân chênh lệch thường gặp: Số liệu hóa đơn điều chính giữa 2 phân hệ : Lập hóa đơn và Thu và theo dõi nợ không đồng bộ; cập nhật vào sổ giao nhận hóa đơn không chính xác hoặc không kiểm tra số thực nhận so với bảng kê hóa đơn... Doanh thu trên báo cáo Kinh doanh và báo cáo Kế toán phải được xác định chính xác và bằng nhau. 2. Quyết toán phần thu tiền điện: ( thu được) Tiền thu được: là số tiền thực tế thu được từ ngày đầu tháng đến ngày cuối cùng theo lịch của tháng đó ( không loại:phân biệt kỳ phát hành hóa đơn). Tiền thu được bao gồm các nêu trên. * Phân biệt tổng thu tại đơn vị và tổng thu của đơn vị:
+ Tổng thu tại đơn vị: Tổng số tiền thực thu tại đơn vị có thể lớn hơn hoặc nhỏ hơn tổng thu của đơn vị + Tổng thu của đơn vị : là tổng số tiền do khách hàng của đơn vị trả. *Phân biệt tổng thu của đơn vị và tổng thu tiền điện của đơn vị: Tổng thu = Tổng thu tiền điện + Tổng thu công suất phản kháng + Thu khác + Tổng thu tiền điện: Tổng số tiền trên các hoá đơn tiền điện khách hàng đã trả trong tháng. *Tổng tiền điện Điện lực nộp về Công ty, bao gồm: + Tiền điện được chuyển từ tài khoản của Điện lực về tài khoản Công ty; + Tiền điện khách hàng nộp vào tài khoản Công ty. *Tổng thu tiền điện của Điện lực thu được trong tháng: là cơ sở số liệu chấm xoá nợ cho khách hàng và đưa vào phần thu được báo cáo tổng quát tháng của Điện lực với Công ty. TỔNG THU CỦA ĐƠN VỊ Thu tại điện Khách điện TT Các khoản lực hàng lực Tổng chuyển thu Tiền Qua vào khác thu mặt NH TK Cty thu hộ 5=1+2+3+4 1 2 3 4 I. Tiền điện 1 Cơ quan Tiền điện của khách hàng Tiền điện tự dùng 2 Tư gia Cộng tiền điện: II. Tiền mua CSPK III. Tiền thuê bao MBA IV. Phạt vi phạm Thu hộ đơn vị khác Tổng cộng:
Trong đó: + Số thu tiền mặt: là số tiền khách hàng trả bằng tiền mặt cho Điện lực ( Nộp cho TNV, Đại lý, cho quầy) và phải bằng số tiền mặt được nộp vào tài khoản của Điện lực (do TNV, Đại lý, Quầy thu nộp).( Trường hợp có chênh lệch : Người thu tiền nộp tiền đã thu không chính xác) + Số thu qua ngân hàng: là số tiền khách hàng chuyển tiền vào Tài khoản của Điện lực bằng nhiều hình thức: Lệnh chuyển tiền, UNT, Séc chuyển khoản, ATM...; Số tiền các Tổ chức khác thu hộ và chuyển cho đơn vị qua Ngân hàng. + Số tiền điện lực khác thu hộ: là số tiền khách hàng của Điện lực được các Điện lực khác thu hộ. + Thu hộ điện lực khác : là số tiền khách hàng của các Điện lực khác nộp tiền mặt hoặc chuyển vào tài khoản của Điện lực. + Tổng số thu của điện lực = thu tiền điện + thu tiền mua CSPK + thu tiền thuê bao MBA+ thu phạt vi phạm = phát sinh nợ trên tài khoản chuyên thu của điện lực + Tồn quỹ TM cuối tháng tồn quỹ TM đầu tháng + số điện lực khác thu hộ số thu hộ điện lực khác. Yêu cầu: *Tổng số thu tiền điện , thu CSPK, thu TB MBA (nếu có) trên báo cáo phải bằng tổng các khoản thu này trong ct CMIS. * Số thu phạt vi phạm trên báo cáo phải bằng tổng các khoản phạt vi phạm được KH trả thể hiện trong sổ theo dõi. Lưu ý: Ngoài các khoản thu nêu trên, thu tại quầy còn có thu : Lệ phí đóng cắt điện Số thu này trên báo cáo và nộp vào quỹ phải khớp với số trong Biên lai thu lệ phí Số liệu “ thu được” của bộ phận quản lý thu ( theo dõi số thu qua quyết toán giao thu) , quản lý nợ ( theo dõi thu qua số gạt nợ cho khách hàng đã thanh toán) và bộ
phận kế toán ( tiền về tài khoản chuyên thu) phải khớp nhau. Trường hợp có chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh để thống nhất số thu đúng. Các nguyên nhân chênh lệch: 1. Người thu tiền không nộp đúng số tiền đã thu của khách hàng. 2. Bộ phận công nợ chấm xóa nợ không chính xác. 3. Các khoản do các đơn vị khác thu hộ hoặc các khoản thu hộ đơn vị khác không được hạch toán chính xác. 4. Định khoản thu không chính xác: Tiền điện hạch toán sang lãi, phí đóng cắt điện... Tiền thuê MBA, thuê cột hạch toán vào tiền điện...; 5. Khách hàng chuyển nhầm... 3. Quyết toán phần dư nợ tiền điện: Số dư nợ: Là số tiền chưa thu được, khách hàng còn nợ ( tại một thời điểm nhất định như: dư nợ cuối ngày, cuối tháng, cuối quý, cuối năm ). Thời điểm thực hiện quyết toán dư nợ :cuối tháng + Bộ phận công nợ: có nhiệm vụ rút số dư nơ chính xác cho từng khách hàng. + Bộ phận quản lý hóa đơn : Kiểm kê thực tế hóa đơn so với số dư nợ do bộ phận công nợ cung cấp . Xác định số thừa, thiếu hóa đơn và nguyên nhân thừa thiếu. + Bộ phận kế toán: Rút số dư nợ TK phải thu khách hàng tiểu khoản ; nợ tiền điện; dư nợ TK phải thu tiền điện về nguyên tắc phải bằng với dư nợ chi tiết từng khách hàng do bộ phận công nợ theo dõi. Trường hợp chênh lệch: Khách hàng trả trước trả thừa Đồng thời tính toán và đối chiếu “ Tổng dư nợ ” giữa các bộ phận liên quan. Nếu doanh thu và thu được đã được đối chiếu và xác định chính xác thì số dư nợ sẽ khớp đúng. + Công thức tính dư nợ : DCK = TPT TTĐ Trong đó: * DCK : Số dư cuối kỳ ( cuối tháng)
* TPT : Tổng số tiền phải thu trong tháng. TPT = DĐK + DT DĐK: Dư nợ đầu kỳ ( đầu tháng) = Dư nợ cuối kỳ (tháng) trước DT: Doanh thu. * TTĐ : Tổng số tiền thu được trong tháng. II. 5. TIẾP NHẬN Ý KIẾN CỦA TNV & KHÁCH HÀNG 1. Tiếp nhận ý kiến về tình hình lập hoá đơn, giá bán điện, thu tiền của TNV, ý kiến phản ánh của khách hàng. Mọi ý kiến phản ảnh cần được ghi đầy đủ cụ thể, kịp thời vào sổ “ Tiếp nhận ý kiến phản ánh của TNV” và sổ:” Tiếp nhận ý kiến phản ánh của khách hàng” . 2. Phối hợp với các bộ phận nghiệp vụ có liên quan giải quyết kịp thời những vướng mắc trong việc thanh toán tiền điện và ý kiến phản ánh của KH. + Giải quyết những trường hợp thuộc phạm vi trách nhiệm của mình. + Báo cáo lên cấp trên để chuyển các bộ phận có thẩm quyền những trường hợp còn lại. + Phối hợp giải quyết và theo dõi việc trả lời vướng mắc của khách hàng đảm bảo giải quyết đúng thời gian, đầy đủ rõ ràng theo những vấn đề khách hàng yêu cầu trên cơ sở các quy định của Nhà nước, của Tập đoàn, của Tổng công ty và của Công ty 3. Kết quả xử lý phải được ghi vào sổ và thông báo lại cho TNV & khách hàng. * Cần giao việc tiếp nhận ý kiến cho người có tinh thần trách nhiệm. * Cần có quy định về quy trình xử lý và quy định trách nhiệm cá nhận cụ thể. Công tác này cần được Lãnh đạo các Điện lực quan tâm, bời vì: Thực hiện tốt công tác này là yếu tố quan trọng nhằm nâng cao chất lượng công tác dịch vụ và chăm sóc khách hàng và nâng cao hiệu quả Kinh doanh điện năng. Kịp thời chấn chỉnh các sai sót trong quá trình thực hiện: hợp đồng, áp giá, ghi chỉ số, lập hóa đơn... Kịp thời chấn chỉnh công tác tổ chức thu, giảm nợ xấu...
II.6. LƯU TRỮ: Phải lưu trữ một cách khoa học toàn bộ các chứng từ , số sách….. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ *Nhiệm vụ theo dõi nợ do bộ phận kinh doanh và bộ phận kế toán cùng thực hiện: + Bộ phận kinh doanh: Theo dõi chấm xoá nợ chi tiết từng khách hàng. + Bộ phận TCKT: Theo dõi nợ tổng hợp, kiểm tra, đối chiếu công nợ hàng tháng, quý, năm với Bộ phận kinh doanh. * Theo dõi nợ phải căn cứ vào các chứng từ theo quy định: Bảng kê phát sinh nợ, Chứng từ thanh toán. * Công tác theo dõi nợ được thực hiện bằng chương trình CMIS Nhiệm vụ của bộ phận theo dõi nợ: + Hàng ngày : 1. Thực hiện ghi nợ, xoá nợ cho từng khách hàng: ( CMIS) 2. Đối chiếu số đã gạt nợ với số thu 3. Lập danh sách khách hàng còn nợ tiền điện quá thời gian cho phép để chuyển bộ phận xử lý đòi nợ làm thủ tục tạm ngưng cấp điện. + Hàng tháng: 1. Thống kê số “ dư nợ, dư có” của khách hàng; 2.Lập báo cáo thu, đối chiếu số thu với các bộ phận liên quan. + Hàng Quý, năm: 1. Đối chiếu công nợ với khách hàng 2. Đối chiếu số liệu với các bộ phận liên quan 3. Tính tỷ lệ thu.Tỷ lệ nợ nhiều tháng. 4. Thực hiện kiểm kê số dư tiền điện * Phân tích nguyên nhân số dư nợ tiền điện * Xử lý nợ khó đòi * Quản lý và lưu trữ chứng từ III.1: THỰC HIỆN GHI NỢ, CÓ CHO TỪNG KHÁCH HÀNG ( CMIS)
+ Ghi nợ: Phát hành hoá đơn qua chương trình công nợ + Ghi có: Chấm xoá nợ cho khách hàng đã trả tiền III.1.1 Ghi nợ: Khi có hóa đơn tiền điện thực hiện ghi nợ cho khách hàng bảng đúng số tiền thể hiện trên hóa đơn. + Chuyển phát sinh nợ ( Phát hành hoá đơn): Chuyển doanh thu tiền điện từ Phân hệ lập hoá đơn sang Phân hệ Quản lý thu và theo dõi nợ. Kiểm tra đảm bảo ghi nợ đầy đủ, chính xác chi tiết từng khách hàng . ( Quyết toán doanh thu) III.1.2: Ghi có: Chấm xóa nợ. Yêu cầu đối với việc chấm xoá nợ: * Phải thực hiện hàng ngày, ngay khi có phát sinh có tức khi khách hàng trả tiền. * Phải gạt nợ đúng: + khách hàng trả nợ; + số tiền + ngày thu; người thu + phương thức thanh toán *Có thể chấm xoá nợ nhiều cách: + Chấm nợ hoá đơn giao TNV : chấm theo biên bản giao thu, lộ trình + Chấm nợ hoá đơn giao quầy + Chấm nợ thu quầy không giao hóa đơn + Chấm nợ thu qua ngân hàng , qua các nhà cung cấp dịch vụ thu khác * Xoá nợ : Khi khách hàng đã trả đủ tiền * Căn cứ để xoá nợ: Các chứng từ xác nhận đã thu đủ tiền của khách hàng: * Bảng kê hoá đơn tiền điện đã thu ( TNVLĐ, tại quầy ): Quyết toán thu của bộ phận QLHĐ và chứng từ chứng minh đã thu tiền: Giấy nộp tiền, xác nhận nộp tiền cho thủ quỹ
* Bảng kê và chứng từ chứng minh khách hàng đã trả tiền qua ngân hàng : Giấy báo có, lệnh chuyển tiền, bảng kê danh sách khách hàng trả tiền qua thẻ... * Bảng kê và biên bản bù trừ; giấy báo thu hộ... Yêu cầu: Định khoản chính xác: Đúng khách hàng, đúng khoản nợ.Đặc biệt đối với các khoản thanh toán qua NH; các khoản thu hộ. III.2. HÀNG NGÀY, HÀNG TUẦN, CUỐI THÁNG: phải đối chiếu số đã gạt nợ với sô thu: Đối chiếu với bộ phận quản lý hóa đơn và bộ phận kế toán. a) Đối chiếu theo từng TNV b) Đối chiếu theo hình thức thu c)Đối chiếu số thu theo ngày d) Đối chiếu số thu theo phương thức thanh toán: Tiền mặt, nhờ thu, UNC... Ngoài ra, cần tổng hợp số thu theo sổ ghi chữ và lọc theo hình thức thu, loại khách hàng
Công tác đối chiếu nay vừa đảm bảo tính chính xác của công tác chấm xóa nợ vừa phục vụ cho việc phân tích số thu để từ đó có biện pháp thu hiệu quả. III.3. LẬP DANH SÁCH KHÁCH HÀNG CÒN NỢ TIỀN ĐIỆN QUÁ THỜI GIAN QUY ĐỊNH: chuyển bộ phận xử lý đòi nợ làm thủ tục tạm ngưng cấp điện Phải thực hiện đúng quy định: Thông báo thanh toán tiền điện, thông báo ngưng cấp điện, thông báo cắt điện ; lập lệnh đóng điện. Cần theo dõi , cập nhật tình hình thực hiện các loại “ lệnh” trên : phản ánh được tình hình và kết quả thực hiện công tác “ cắt điện đòi nợ” . Công tác này làm tốt sẽ giảm thiểu được “ nợ xấu” Hầu hết các đơn vị chưa thực hiện tốt công tác này dẫn đến không những “ nợ xấu” nhiều mà còn không có hoặc chưa đủ cơ sở để xử lý nợ. III.4. THỐNG KÊ SỐ “DƯ NỢ, DƯ CÓ ”CỦA KHÁCH HÀNG III.4.1: Rút số dư nợ:( CMIS)