Cắt giảm chi phí một cách khôn ngoan và thông minh

Cắt giảm chi phí một cách

khôn ngoan

“Cái gì” là những điều cụ thể một doanh nghiệp cần đạt được,

chứ không phải là quy trình mà họ thường sử dụng để đạt được

nó. Một vài điều có giá trị lớn; một vài điều thì không...". Cắt giảm

chi phí đang là yêu cầu hiển hiện đối với mọi doanh nghiệp trong

giai đoạn kinh tế khó khăn này, nhưng câu hỏi đặt ra là cắt giảm

thế nào cho khôn ngoan để tiết kiệm mà không thiếu hụt. Thận

trọng với những sự phụ thuộc ngầm giữa các bộ phận khác nhau

của tổ chức bạn khi bạn đang đánh giá các bộ phận để cắt giảm.

Trong trường hợp của Home Depot, một bộ phận lớn trong giá trị

của họ là đội ngũ nhân viên lâu năm có nhiều kinh nghiệm và hữu

ích. Đây là những thợ mộc, thợ ống nước và các kỹ sư điện

chuyên nghiệp lâu năm. Họ có thể giúp các nhân viên mới vào

nghề xử trí những tình huống bất ngờ. Sa thải họ và thay thế họ

bằng những người làm việc bán thời gian và thiếu kinh nghiệm có

thể giúp giảm chi phí trong một thời gian, nhưng sẽ xói mòn giá trị

cơ bản của Dome Depot trong mắt khách hàng.

Những cắt giảm khác đều ảnh hưởng đến dòng người mua hàng,

các món đồ không dự trữ trong kho và sự xói mòn cơ bản trong

lòng trung thành của khách hàng. Vậy phải làm sao? Ric

Merrifield của Microsoft gợi ý nên phân tích yếu tố “cái gì” trong

quy trình kinh doanh.

“Cái gì” là những điều cụ thể một doanh nghiệp cần đạt được,

chứ không phải là quy trình mà họ thường sử dụng để đạt được

nó. Một vài điều có giá trị lớn; một vài điều thì không. Hiểu được

sự khác biệt có thể đem đến cho bạn sự am hiểu sâu sắc về chỗ

nào có thể cắt bỏ một cách an toàn và đâu là nơi mà bạn tốt nhất

không nên động vào. Như là một hệ quả của ý niệm này,

Merrifield và các đồng nghiệp của ông đã nhận ra rằng công việc

giá trị cao thực sự đóng góp chỉ một tỉ lệ bé nhỏ trong tổng khối

lượng công việc được thực hiện trong một tổ chức.

Càng xác định các cơ hội giảm chi phí nhanh, bạn càng có những

cắt giảm có lợi về chi phí. Một cách tiếp cận hay là tìm kiếm và

loại bỏ những hoạt động không cần thiết và những khoản chi trả

quá mức, những khoản có vẻ rất rõ ràng nhưng lại có thể nhanh

chóng biến mất trong tình hình phức tạp của một tổ chức lớn.

Merrifield nêu ví dụ về một công ty đã sơ suất thanh toán cho

cùng một người cung cấp 19 lần cho một lần mua hàng và sử

dụng đúng một cơ sở dữ liệu để đưa vào quy trình xác nhận! Một

lần, sự trùng lặp đó đã được phát hiện, đúng là hàng triệu đôla

phí cấp phép đã biến mất.

Lexington Analytics đã cứu được hàng triệu đôla của các khách

hàng bằng cách triển khai hệ thống phân tích chi phí tinh vi. Một

trong những trường hợp nghiên cứu của họ, một công ty dịch vụ

đã phát hiện ra rằng họ đang mua cùng một món hàng từ rất

nhiều nhà cung cấp khác nhau, nhưng lại phải trả những mức giá

khác nhau. Khi có được thông tin đó, công ty dịch vụ đã đàm

phán mức giá thấp hơn trung bình khoảng 15-20% đối với tất cả

các món hàng, kết quả là thu nhập ròng của công ty tăng lên

nhanh chóng mà không cần phải cắt giảm các loại dịch vụ hay

chất lượng.

Loại bỏ sự phức tạp. Một tổ chức có thể cắt bỏ sự phức tạp

không cần thiết trong cách tiến hành kinh doanh. Điều này không

chỉ giúp giảm chi phí, mà còn mang lại sự hài lòng lớn hơn cho

khách hàng nhờ vào việc bỏ bớt những hoạt động không cần

thiết. Tôi đề nghị bắt đầu với các khoản chi trả và các quy trình

lập hóa đơn – trong nhiều trường hợp, có những khoản tiền lớn

bị nhân đôi, công việc phức tạp và không cần thiết đã len lỏi dần

vào các quy trình trong nhiều năm qua.

Không phải tất cả các khách hàng đều tốt. Đôi khi, cách tốt nhất

để cắt giảm chi phi chính là “sa thải” những khách hàng đắt giá và

có chi phí duy trì quan hệ cao khiến bạn phải hứng chịu sự phức

tạp hoặc các hoạt động dịch vụ đắt hơn giá trị mà khách hàng đó

có thể mang lại.

Best Buy nhận ra rằng rất nhiều các chi phí của họ bắt nguồn từ

một vài khách hàng có cách cư xử không tốt. Ví dụ, những người

mua đi mua lại và trả lại những món hàng đã tạo ra chi phí khổng

lồ đối với hoạt động quản lý và kiểm kê. Do vậy Best Buy theo dõi

và hạn chế những loại hành vi này.

Các nhà bán lẻ quần áo cũng áp dụng cách thức này. Ngân hàng

trên mạng ING Direct thường xuyên "sa thải" những khách hàng

quá đòi hỏi, sử dụng quá mức dịch vụ tư vấn điện thoại hay quản

lý của ngân hàng. American Express cũng đang đề nghị một

nhóm khách hàng một thẻ quà tặng trị giá 300 đôla để thanh toán

khoản nợ của họ và xóa bỏ các thẻ mua hàng của họ.

Chiến lược trước, cắt giảm chi phí sau. Mặc dù đây là lý thuyết

nhàm tai lâu nay, nhưng cắt giảm chi phí trên diện rộng thường ít

khi dẫn dến kết quả như mong muốn. Trong những trường hợp

đó, mọi người đơn giản là không nhận ra một con đường khác sẽ

dẫn đến thành công. Do đó những nhân viên tốt nhất rời bỏ bạn

do sự cạnh tranh, những người ở lại thì trở nên mất tinh thần và

lo lắng, băn khoăn liệu họ có thể bị sa thải không.

Thay vào đó, điều cần thiết là một nhận thức rõ ràng về mục đích

để tập hợp trí tưởng tượng của mọi người, để từ đó các hoạt

động mang tính chiến lược then chốt được thực hiện tốt trong khi

những thứ ít quan trọng hơn bị loại bỏ một cách đồng loạt. Ví dụ

DuPont đã làm sôi động công ty dệt may của mình (trước đó đã

từng chậm phát triển) và đưa các nguồn lực của mình vào những

khu vực tăng trưởng nhanh hơn như các thị trường mới nổi, các

công nghệ số mới và công nghệ sinh học như pin OLED.

Chi phí có thể tiết kiệm ở những nơi ngân sách không thể. Một

trong những tình huống khó khăn của việc cơ cấu bất kỳ tổ chức

nào là chi tiêu và tiết kiệm không nhất thiết phải tương ứng với

nhau trong cùng ngân sách. Ví dụ, hãy xem xét ngân sách công

nghệ thông tin của bạn. Yêu cầu bộ phận IT nâng cao hiệu quả

quản lý tài khoản nợ của chủ mua hàng.

Nếu bạn không tìm được cách cắt giảm khôn ngoan, bạn có thể

mắc sai lầm lớn khi cắt giảm. Ở các phòng thí nghiệm hóa học

thường có những người chịu trách nhiệm đảm bảo rằng tất cả

các dụng cụ bằng thủy tinh đều sạch sẽ và luôn sẵn sàng để sử

dụng. Trong khi cắt giảm chi phí thiếu suy nghĩ, công việc đó đã

bị loại bỏ. Các tiến sĩ hóa học được trả lương cao lại phải tốn thời

gian tìm kiếm các dụng cụ thủy tinh sạch, tự làm sạch chúng

hoặc không làm việc gì cả vì không được những dụng cụ cần

thiết.

Tôi ngờ rằng kiểu cắt giảm thiếu suy nghĩ đó đang tiếp diễn ở tất

cả mọi nơi hiện nay.