Chuẩn bị bên ngoài phòng tổ chức
sự kiện
Lối vào, ra ngoài của người tàn tật:
Hãy xem ở lối vào cửa chính xe lăn có
thể tới được không? Nếu có phải dành một lối để xe lăn
thuận tiện đi lại. Tiếp đến là phòng công cộng và các khu
dịch vụ nào xe lăn có thể đi được. Cần kiểm tra kỹ các vị
trí đó. Cần làm việc với khách sạn để bố trí phòng cho
khách ngồi xe lăn. Phải kiểm tra kích thước chiều rộng
của phòng khách sạn có cho phép xe lăn đi qua hay
không? Ngoài ra cần có phòng cho nhân viên trợ giúp
khách tàn tật khi họ yêu cầu.
Nhân viên bảo vệ: Bất kỳ khi nào và ở đâu có thể, nên có
những nhân viên bảo vệ chuyên nghiệp, nếu không có
sẵn hãy nhờ cảnh sát làm công tác bảo vệ cho sự kiện.
Tình nguyện viên không đảm nhận được công việc này.
Các nhân viên bảo vệ được đào tạo chuyên nghiệp để giải
quyết những tình huống khó khăn gây cấn.
Trang phục cho người bảo vệ phụ thuộc vào từng loại sự
kiện. Nếu sự kiện nhỏ không có nghi thức, bạn có thể
muốn họ mặc áo cộc tay hay sơ mi vào buổi tối. Nhưng
với sự kiện lớn và trang trọng, nghi thức, người bảo vệ
phải mặc đồng phục truyền thống đã tạo được hình ảnh,
ấn tượng trong công chúng.
Hệ thống các tín hiệu trợ giúp: Cần có hệ thống các tín
hiệu trợ giúp định hướng bao gồm sơ đồ tổng thể nơi diễn
ra sự kiện: phòng họp, nơi chiêu đãi tiệc, phòng gửi áo
khoác ngoài, phòng vệ sinh, v.v… Các ký hiệu chỉ dẫn
đường đi lối lại, khu vực hạn chế, khu vực cấm nhằm giúp
khách tham dự tự giác thực hiện, đưa hoạt động sự kiện
vào nề nếp ngay từ đầu, trách sự rối bận của Nhà tổ chức
và sự lúng túng của khách.
Phòng gửi áo khoác ngoài và hành lý cá nhân: Phòng này
không nên quá cách xa cửa ra vào, cũng không quá gần
cửa ra vào dễ dàng gây ùn tắc. Dưới đây là một số vấn đề
cần lưu ý.
Phòng để áo khoác phải đủ rộng để người ra vào không
phải chờ đợi. Phải có đủ các móc treo phải bảo đảm chắc
chắn để treo được áo khoác nặng mùa đông và những
chiếc áo mưa, những chiếc ô cồng kềnh mùa hè.
Ngoài áo khoác, khách tham dự còn có thể gửi đồ đạc vật
dụng khác như túi xách, mũ bảo hiểm hoặc cặp, v.v…
Áo khoác ngoài, đồ đạc vật dụng của khách tham dự, Nhà
tổ chức sự kiện phải đảm bảo an toàn tuyệt đối, không
được nhầm lẫn, không được hỏng hóc mất mát.
Những nhân viên phụ trách phòng gửi đồ phải được bố trí
đầy đủ, phải là người vừa có kinh nghiệm vừa phải có
trách nhiệm với công việc của mình. Họ phải đến trước khi
