Chương 3: Phân bổ nguồn lực sử dụng cho các bộ phận – Bài dịch - TS.Huỳnh Lợi

Chia sẻ: Chung Chi | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:40

Thêm vào BST

Báo xấu

145
lượt xem 19
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nội dung Chương 3: Phân bổ nguồn lực sử dụng cho các bộ phận sẽ thảo luận về giai đoạn thứ nhất của hệ thống chi phí, đó là phân bổ và tập hợp chi phí nguồn lực đến các bộ phận hoạt động. Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Chương 3: Phân bổ nguồn lực sử dụng cho các bộ phận – Bài dịch - TS.Huỳnh Lợi

1 CHÖÔNG 3: PHAÂN BOÅ CHI PHÍ NGUOÀN LÖÏC ÑEÁN CAÙC BOÄ PHAÄN HOAÏT ÑOÄNG Taát caû caùc heä thoáng chi phí ñeàu baét ñaàu töø vieäc phaân boå chi phí nguoàn löïc ñeán caùc ñoái töôïng chòu chi phí. Döõ lieäu töø heä thoáng taøi chính cuûa doanh nghieäp, ví duï nhö heä thoáng thoâng tin keá toaùn hay heä thoáng döï toaùn ngaân saùch, ñöôïc phaân loaïi theo töøng nhoùm chi phí nguoàn löïc nhö: löông, phuï caáp löông, löông ngoaøi giôø, chi phí tieän ích, nguyeân vaät lieäu giaùn tieáp, chi phí ñi laïi, chi phí vieãn thoâng, chi phí söû duïng maùy tính, chi phí baûo trì, chi phí khaáu hao taøi saûn coá ñònh... Thoâng tin veà chi phí treân heä thoáng soå saùch keá toaùn ñöôïc söû duïng ñeå phaân boå chi phí nguoàn löïc söû duïng thöïc teá trong kyø ñeán caùc boä phaän hoaït ñoäng vaø sau ñoù phaân boå chi phí ôû caùc boä phaän hoaït ñoäng ñeán caùc saûn phaåm. Vieäc phaân boå chi phí nguoàn löïc theo chi phí thöïc teá ñöôïc söû duïng ñeå ñaùnh giaù tính hieäu quaû vaø khaû naêng sinh lôøi cuûa hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh trong doanh nghieäp. Thoâng tin veà chi phí töø heä thoáng döï toaùn ngaân saùch ñöôïc söû duïng ñeå phaân boå chi phí nguoàn löïc ñeán trung taâm hoaït ñoäng nhaèm xaây döïng nhöõng ñònh möùc chi phí. Nhöõng ñònh möùc chi phí naøy sau ñoù seõ ñöôïc söû duïng ñeå phuïc vuï cho vieäc ra quyeát ñònh cuûa nhaø quaûn trò, ví duï nhö quyeát ñònh veà giaù, quyeát ñònh veà tieáp tuïc saûn xuaát hay mua ngoaøi,... Tuy nhieân, vieäc thieát keá vaø caáu truùc cuûa heä thoáng chi phí laø khoâng thay ñoåi cho duø chi phí nguoàn löïc döï toaùn hay chi phí nguoàn löïc thöïc teá ñöôïc phaân boå. Doanh nghieäp toå chöùc theo doõi ghi cheùp chi phí nguoàn löïc phaùt sinh ñeå coù theå phaân loaïi theo töøng boä phaän, ñoù laø nhöõng trung taâm traùch nhieäm, coù traùch nhieäm tröïc tieáp ñeán caùc nguoàn löïc. Ví duï, chi phí cuûa vieäc cung caáp naêng löôïng ñöôïc ghi cheùp ôû boä phaän ñieän, chi phí baûo trì maùy moùc thieát bò saûn xuaát ñöôïc ghi cheùp ôû boä phaän baûo trì, chi phí vaän haønh maùy moùc ñöôïc ghi cheùp ôû boä phaän saûn xuaát. Doanh nghieäp thöôøng coù hai loaïi boä phaän: Boä phaän hoaït ñoäng vaø boä phaän phuïc vuï. Boä phaän hoaït ñoäng laø boä phaän tröïc tieáp saûn xuaát vaø phaân phoái saûn phaåm, dòch vuï ñaàu ra cuûa doanh nghieäp, ví duï phaân xöôûng laép raùp oâ toâ ôû doanh nghieäp saûn xuaát oâ toâ, phoøng moå trong beänh vieän,... Boä phaän phuïc vuï laø boä phaän Phaân boå nguoàn löïc söû duïng cho caùc boä phaän – Baøi dòch TS.Huyønh Lôïi
2 thöïc hieän caùc hoaït ñoäng hoã trôï cho boä phaän hoaït ñoäng vaø caùc boä phaän phuïc vuï khaùc, ví duï boä phaän ñieän, baûo trì, mua haøng, keá hoaïch, kieåm soaùt chaát löôïng, kho haøng, giao nhaän, veä sinh, mua haøng, heä thoáng thoâng tin... Minh hoïa 3.1: Heä thoáng chi phí truyeàn thoáng 2 giai ñoaïn: Phaân boå chi phí nguoàn löïc töø boä phaän phuïc vuï ñeán boä phaän hoaït ñoäng vaø ñeán saûn phaåm Chi phí bộ phận $ $ $ phục vụ Phân bổ chi phí Chi phí bộ phận hoạt động Số giờ lao động Số giờ máy trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Sản phẩm Chi phí nhân công trực tiếp Heä thoáng chi phí truyeàn thoáng coù caáu truùc ñôn giaûn goàm 2 giai ñoaïn nhö minh hoïa 3.1. Trong giai ñoaïn thöù nhaát, chi phí boä phaän phuïc vuï ñöôïc phaân boå ñeán caùc boä phaän hoaït ñoäng. Beân caïnh ñoù, chi phí tröïc tieáp phaùt sinh ôû caùc boä phaän hoaït ñoäng cuõng phaûi ñöôïc taäp hôïp cho nhöõng boä phaän naøy. Vì vaäy, sau giai ñoaïn thöù nhaát, taát caû chi phí phaùt sinh ñaõ ñöôïc phaân boå vaø taäp hôïp. Trong giai ñoaïn thöù hai, chi phí boä phaän hoaït ñoäng ñöôïc tính cho töøng loaïi saûn phaåm. Giai ñoaïn phaân boå ñaàu tieân cuûa heä thoáng chi phí döïa treân hoaït ñoäng (ABC) cuõng coù caáu truùc töông töï nhö heä thoáng chi phí truyeàn thoáng, tuy nhieân thay vì phaân boå chi phí nguoàn löïc töø boä phaän phuïc vuï ñeán boä phaän hoaït ñoäng, ABC phaân boå chi phí nguoàn löïc cuûa caû boä phaän hoaït ñoäng vaø boä phaän phuïc vuï ñeán caùc hoaït ñoäng söû duïng caùc nguoàn löïc ñoù. Phaân boå nguoàn löïc söû duïng cho caùc boä phaän – Baøi dòch TS.Huyønh Lôïi
3 Chöông naøy seõ thaûo luaän veà giai ñoaïn thöù nhaát cuûa heä thoáng chi phí, ñoù laø phaân boå vaø taäp hôïp chi phí nguoàn löïc ñeán caùc boä phaän hoaït ñoäng. Chöông 4 seõ thaûo luaän veà heä thoáng chi phí döïa treân hoaït ñoäng (ABC), trong ñoù chi phí nguoàn löïc ñöôïc phaân boå ñeán caùc hoaït ñoäng. Chöông 4 cuõng seõ trình baøy veà giai ñoaïn phaân boå thöù hai cuûa ABC, phaân boå chi phí töø caùc hoaït ñoäng ñeán saûn phaåm. I. MUÏC ÑÍCH CUÛA VIEÄC PHAÂN BOÅ VAØ TAÄP HÔÏP CHI PHÍ BOÄ PHAÄN PHUÏC VUÏ Chi phí boä phaän phuïc vuï ñöôïc phaân boå vaø taäp hôïp ñeán caùc boä phaän hoaït ñoäng vôùi hai muïc ñích: (1) Kieåm soaùt chi phí vaø hieäu quaû hoaït ñoäng, (2) Tính laïi chi phí ñeán saûn phaåm cho hôïp lyù hôn. Phaân boå chi phí boä phaän phuïc vuï vôùi muïc ñích kieåm soaùt chi phí vaø hieäu quaû hoaït ñoäng caàn phaûi phaân bieät giöõa bieán phí ngaén haïn (chi phí gaén lieàn vôùi caùc nguoàn löïc linh hoaït) vaø ñònh phí ngaén haïn (chi phí gaén lieàn vôùi caùc nguoàn löïc baét buoäc). Trong chöông 4, khi ñeà caäp ñeán heä thoáng chi phí döïa treân hoaït ñoäng (ABC), söï phaân bieät naøy ít quan troïng hôn bôûi vì vai troø cuûa ABC laø höôùng nhaø quaûn trò ñeán nhöõng haønh ñoäng coù aûnh höôûng ñeán nhöõng quyeát ñònh caû veà nguoàn löïc linh hoaït laãn nguoàn löïc baét buoäc. Beân caïnh ñoù, heä thoáng kieåm soaùt chi phí vaø hieäu quaû hoaït ñoäng ñoøi hoûi moät ñoä chính xaùc trong ño löôøng chi phí nguoàn löïc ñöôïc cung caáp vaø söû duïng bôûi caùc boä phaän khaùc nhau trong doanh nghieäp. Ñoái vôùi ABC, nhöõng öôùc tính veà nguoàn löïc coù theå ñaày ñuû ñeå phuïc vuï cho nhaø quaûn trò ra quyeát ñònh. Noùi chung, doanh nghieäp caàn nhöõng heä thoáng sau: Heä thoáng giaùm saùt vaø kieåm soaùt nhöõng chi tieâu vaø chi phí trong ngaén haïn cuõng nhö ABC ñeå ño löôøng chi phí hoaït ñoäng, giaù thaønh vaø möùc sinh lôøi cuûa töøng loaïi saûn phaåm, dòch vuï, khaùch haøng, boä phaän. Vôùi nhöõng khaùc nhau treân, coù theå taäp trung tìm hieåu veà phaân boå vaø taäp hôïp chi phí boä phaän phuïc vuï vôùi muïc ñích kieåm soaùt chi phí vaø hieäu quaû hoaït ñoäng. Vieäc phaân boå vaø taäp hôïp chi phí boä phaän phuïc vuï ñeán boä phaän hoaït ñoäng coù theå ñaït muïc ñích kieåm soaùt chi phí vaø hieäu quaû hoaït ñoäng baèng caùch: 1. Taïo ñoäng löïc ñeå caùc boä phaän phuïc vuï hoaït ñoäng coù hieäu quaû. Phaân boå nguoàn löïc söû duïng cho caùc boä phaän – Baøi dòch TS.Huyønh Lôïi
4 2. Khuyeán khích boä phaän hoaït ñoäng söû duïng thaän troïng dòch vuï cuûa boä phaän phuïc vuï. Neáu chi phí töø vieäc söû duïng dòch vuï ôû moät boä phaän phuïc vuï khoâng ñöôïc phaân boå cho caùc boä phaän söû duïng dòch vuï (bao goàm boä phaän hoaït ñoäng vaø boä phaän phuïc vuï khaùc), seõ coù nhöõng khoù khaên sau: Thöù nhaát, seõ coù nhieàu dòch vuï ñöôïc yeâu caàu hôn bôûi caùc boä phaän söû duïng maø khoâng quan taâm ñeán tính tieát kieäm hay tính kinh teá cuûa hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh. Neáu khoâng bò gaùnh chòu chi phí söû duïng nhöõng nguoàn löïc cung caáp bôûi boä phaän phuïc vuï, boä phaän hoaït ñoäng seõ söû duïng dòch vuï cho ñeán khi naøo lôïi ích bieân teá ñoái vôùi hoï (lôïi ích taêng theâm khi söû duïng theâm moät ñôn vò nguoàn löïc) baèng khoâng (0). Nhö vaäy, dòch vuï ñöôïc söû duïng seõ vöôït quaù möùc dòch vuï söû duïng toái öu laø möùc söû duïng maø taïi ñoù lôïi ích bieân cuûa moät ñôn vò dòch vuï söû duïng baèng chi phí bieân cuûa ñôn vò dòch vuï söû duïng ñoù). Thöù hai, neáu khoâng phaân boå chi phí boä phaän phuïc vuï, doanh nghieäp khoâng theå xaùc ñònh xem caùc boä phaän phuïc vuï coù hoaït ñoäng höõu hieäu hay khoâng. Neáu khoâng coù chi phí boä phaän phuïc vuï tính cho caùc nhaø quaûn trò ôû caùc boä phaän quan taâm ñeán lôïi nhuaän, boä phaän phuïc vuï phaûi ñöôïc xem nhö laø moät trung taâm chi phí tuøy yù. Caùc khoaûn chi phí döï toaùn, ñöôïc xaây döïng döïa treân döõ lieäu quaù khöù, coù theå khoâng ñaûm baûo raèng boä phaän phuïc vuï ñang hoaït ñoäng höõu hieäu. Ngoaøi ra, khoâng coù daáu hieäu naøo laø coù saün ñeå xaùc ñònh quy moâ hoaït ñoäng toái öu cuûa boä phaän phuïc vuï. Taïi nhöõng thôøi ñieåm khoù khaên veà taøi chính, doanh nghieäp coù theå giaûm quy moâ hoaït ñoäng cuûa caùc boä phaän phuïc vuï. Vieäc giaûm quy moâ laø khoâng ñöôïc mong muoán neáu noù giôùi haïn hay laøm giaûm khaû naêng hoaït ñoäng cuûa caùc boä phaän hoaït ñoäng trong khi nhöõng boä phaän naøy saün saøng chi theâm tieàn ñeå traû cho nhöõng dòch vuï caàn cung caáp theâm. Thöù ba, neáu dòch vuï cung caáp bôûi boä phaän phuïc vuï khoâng ñöôïc tính tieàn, seõ coù raát ít höôùng daãn cho doanh nghieäp vôùi quyeát ñònh neân tieáp tuïc hoaït ñoäng hay ngöøng boä phaän phuïc vuï (tieáp tuïc thöïc hieän vaø cung dòch vuï noäi boä hay mua dòch vuï töø nhaø cung caáp beân ngoaøi). Ñoái vôùi nhieàu loaïi dòch vuï, doanh nghieäp coù theå coù söï löïa choïn mua töø nhaø cung caáp beân ngoaøi. Ví duï caùc dòch vuï tieän Phaân boå nguoàn löïc söû duïng cho caùc boä phaän – Baøi dòch TS.Huyønh Lôïi
5 ích, xöû lyù döõ lieäu, veä sinh, phaùp lyù, baûo trì, baûo veä ... coù theå ñöôïc töï cung caáp vaø söû duïng beân trong doanh nghieäp nhöng cuõng coù theå ñöôïc mua ngoaøi. Neáu khoâng coù heä thoáng giaù ñeå so saùnh vôùi chi phí töông öùng cuûa nhöõng dòch vuï naøy, doanh nghieäp seõ khoâng bieát ñöôïc giaù dòch vuï cung caáp beân trong doanh nghieäp laø ñaét hôn beân ngoaøi, bôûi vì boä phaän phuïc vuï hoaït ñoäng khoâng hieäu quaû hoaëc quy moâ hoaït ñoäng laø quaù nhoû vaø khoâng mang tính kinh teá. Cuoái cuøng, neáu chi phí boä phaän phuïc vuï khoâng ñöôïc phaân boå ñeán caùc boä phaän hoaït ñoäng, caùc nhaø quaûn trò seõ coù raát ít höôùng daãn veà möùc dòch vuï caàn ñöôïc cung caáp hay yeâu caàu. Moät boä phaän phuïc vuï coù theå mong muoán traùnh khoûi nhöõng phaøn naøn töø nhöõng boä phaän söû duïng baèng caùch cung caáp dòch vuï toát nhaát vaø kòp thôøi nhaát. Neáu boä phaän hoaït ñoäng phaûi chòu chi phí cuûa dòch vuï maø hoï söû duïng, hoï seõ phaûi söû duïng dòch vuï ôû möùc toái öu vaø ít toán keùm hôn. Neáu khoâng coù thoâng tin veà chi phí boä phaän phuïc vuï, boä phaän hoaït ñoäng seõ coù raát ít cô hoäi ñeå thoâng tin veà söï haøi loøng cuûa hoï veà chi phí cuõng nhö chaát löôïng dòch vuï. Thoâng qua vieäc phaân boå chi phí boä phaän phuïc vuï, boán khoù khaên treân seõ ñöôïc giaûi quyeát. Nhaø quaûn trò ôû boä phaän hoaït ñoäng khi nhaän ñöôïc chi phí phaân boå töø boä phaän phuïc vuï, döïa vaøo soá löôïng vaø chaát löôïng cuûa dòch vuï ñöôïc nhaän, hoï seõ: 1. Thöïc hieän nhieàu hoaït ñoäng kieåm soaùt hôn ñoái vôùi vieäc söû duïng dòch vuï 2. So saùnh chi phí cuûa vieäc söû duïng dòch vuï noäi boä vôùi chi phí dòch vuï mua ngoaøi 3. Coá gaéng thoâng tin ñeán boä phaän phuïc vuï veà chaát löôïng dòch vuï mong muoán ñoàng thôøi cho bieát khaû naêng saün saøng chi traû theâm ñeå coù ñöôïc dòch vuï toát hôn hay cho bieát seõ chaáp nhaän dòch vuï vôùi chaát löôïng thaáp hôn ñeå traû ít tieàn hôn. Nhaø quaûn trò ôû boä phaän phuïc vuï cuõng seõ nhaän bieát raèng chi phí phaân boå ñeán caùc boä phaän hoaït ñoäng seõ ñöôïc kieåm tra kyõ löôõng bôûi caùc boä phaän chòu chi phí. Vì vaäy, nhaø quaûn trò boä phaän phuïc vuï cuõng coù ñoäng löïc ñeå giaûm chi phí phuïc vuï. Hoï seõ coá gaéng ñoåi môùi veà hoaït ñoäng cuõng nhö toå chöùc ñieàu haønh coâng vieäc trong boä phaän ñeå cung caáp dòch vuï ñeå thoûa maõn nhu caàu veà Phaân boå nguoàn löïc söû duïng cho caùc boä phaän – Baøi dòch TS.Huyønh Lôïi
6 chaát löôïng vaø soá löôïng cuûa caùc boä phaän söû duïng. Vì vaäy, caùc nhaø quaûn trò boä phaän phuïc vuï seõ trôû neân nhaïy beùn hôn ñoái vôùi nhu caàu cuûa ngöôøi söû duïng thay vì cung caáp dòch vuï moät caùch tuøy tieän. Toùm laïi, muïc ñích cuûa vieäc phaân boå chi phí boä phaän phuïc vuï ñeán caùc boä phaän hoaït ñoäng laø kieåm soaùt nhu caàu cuûa boä phaän hoaït ñoäng vaø vieäc cung öùng dòch vuï töø boä phaän phuïc vuï. Nguyeân taéc laø giaù dòch vuï phaûi ñöôïc xaùc ñònh vaø so saùnh ñoái chieáu vôùi nhaø cung caáp beân ngoaøi (neáu coù). Vaán ñeà naøy seõ ñöôïc ñeà caäp trong maûng nghieân cöùu veà “Giaù chuyeån giao” cuûa keá toaùn quaûn trò. Vieäc söû duïng giaù dòch vuï beân ngoaøi laøm cô sôû ñoái chieáu seõ giuùp doanh nghieäp nhìn nhaän boä phaän phuïc vuï nhö laø trung taâm lôïi nhuaän, trong ñoù boä phaän hoaït ñoäng coù quyeàn mua dòch vuï töø boä phaän phuïc vuï hoaëc mua töø nhaø cung caáp beân ngoaøi. Tuy nhieân, veà cô baûn, vieäc chi phí dòch vuï tính cho boä phaän hoaït ñoäng ñöôïc döïa treân chi phí döï toaùn hoaëc chi phí thöïc teá maø khoâng döïa vaøo giaù thò tröôøng. Chöông naøy seõ trình baøy nhöõng phöông phaùp phaân boå chi phí boä phaän phuïc vuï. II. ÑO LÖÔØNG CHI PHÍ CUÛA VIEÄC SÖÛ DUÏNG DÒCH VUÏ Ñeå kieåm soaùt chi phí vaø hieäu quaû hoaït ñoäng, chi phí boä phaän phuïc vuï phaûi ñöôïc tính tröïc tieáp chöù khoâng phaân boå cho boä phaän hoaït ñoäng. Tính tröïc tieáp laø quaù trình taäp hôïp chi phí coù lieân quan tröïc tieáp vaø roõ raøng ñeán moät ñoái töôïng chòu chi phí. Ví duï, xeùt chi phí cuûa boä phaän ñieän trong doanh nghieäp ñeå phuïc vuï cho nhu caàu naêng löôïng cuûa caùc boä phaän. Neáu moät boä phaän trong doanh nghieäp coù nhu caàu veà ñieän vaø yeâu caàu ñöôïc söû duïng rieâng nhöõng maùy bieán theá vaø thieát bò ñaét tieàn khaùc, thì chi phí lieân quan ñeán maùy bieán theá vaø thieát bò ñieän naøy seõ ñöôïc tính tröïc tieáp cho boä phaän ñoù. Thaäm chí khi moät taøi saûn khoâng ñöôïc söû duïng rieâng bieät ñoái vôùi moät boä phaän hoaït ñoäng cuï theå naøo, lôïi ích kinh teá cung caáp bôûi taøi saûn ñoù vaãn coù theå tính tröïc tieáp cho nhöõng boä phaän hoaït ñoäng. Trong tröôøng hôïp naøy phaûi löïa choïn moät thöôùc ño cuûa hoaït ñoäng nhaèm tính giaù dòch vuï cung caáp bôûi boä phaän phuïc vuï. Trong tröôøng hôïp boä phaän ñieän ñaõ neâu, neáu moãi boä phaän hoaït ñoäng coù gaén ñieän keá ñeå ño löôøng möùc ñoä söû duïng ñieän naêng thì chi Phaân boå nguoàn löïc söû duïng cho caùc boä phaän – Baøi dòch TS.Huyønh Lôïi
7 phí söû duïng dòch vuï veà ñieän coù theå ñöôïc tính tröïc tieáp raát ñôn giaûn cho töøng boä phaän hoaït ñoäng. Nhöõng ví duï khaùc bao goàm soá löôïng ñôn ñaët haøng hoaøn thaønh bôûi boä phaän mua haøng vaø soá giôø baûo trì thöïc hieän bôûi boä phaän baûo trì. Neáu moät boä phaän phuïc vuï cung caáp nhieàu loaïi dòch vuï khaùc nhau, noù phaûi taùch bieät roõ hoaït ñoäng naøo gaén lieàn vôùi vieäc cung caáp dòch vuï naøo. Treân cô sôû ñoù, boä phaän naøy coù theå tính tröïc tieáp chi phí söû duïng nguoàn löïc cho töøng loaïi dòch vuï cung caáp döïa treân nhu caàu veà nguoàn löïc cuûa töøng hoaït ñoäng cung caáp dòch vuï. Ví duï ñoái vôùi nguoàn löïc veà maùy tính, chi phí nguoàn löïc coù theå phaùt sinh theo thôøi gian xöû lyù, dung löôïng boä nhôù, soá trang in, thôøi gian keát noái. III. HAÏN CHEÁ VIEÄC ÖÔÙC LÖÔÏNG VAØ PHAÂN BOÅ ÑEÅ KIEÅM SOAÙT TOÁT CHI PHÍ Chi phí khoâng theå tính tröïc tieáp laø chi phí chi phí chung cho nhieàu boä phaän vaø phaûi ñöôïc phaân boå vaøo töøng ñoái töôïng chòu chi phí. Phaân boå laø quaù trình phaân chia chi phí nguoàn löïc ñeán caùc boä phaän hay ñeán nhöõng saûn phaåm trong tröôøng hôïp doanh nghieäp khoâng theå taäp hôïp chi phí tröïc tieáp cho caùc ñoái töôïng naøy. Vieäc phaân boå ñoøi hoûi phaûi söû duïng nhöõng tieâu thöùc giaùn tieáp, ví duï nhö coâng suaát cuûa maùy moùc ñeå phaân boå chi phí ñieän cho nhöõng boä phaän khoâng coù ñieän keá, dieän tích chöùa haøng trong kho ñeå phaân boå chi phí löu kho cho töøng maët haøng, chi phí nhaân coâng tröïc tieáp hay soá giôø maùy chaïy ñeå phaân boå chi phí saûn xuaát chung cho töøng phaân xöôûng... Vieäc ño löôøng tröïc tieáp coù theå khoâng ñöôïc söû duïng ñeå tính tröïc tieáp chi phí boä phaän phuïc vuï. Ñieàu naøy laø vì doanh nghieäp khoâng theå coù ñöôïc nhöõng thöôùc ño tröïc tieáp, hoaëc neáu coù vieäc thöïc hieän ño löôøng tröïc tieáp laø raát toán keùm vaø khoâng mang tính kinh teá. Ví duï nhö gaén ñieän keá cho töøng toå saûn xuaát trong töøng phaân xöôûng laø toán keùm hôn so vôùi gaén moät ñieän keá cho moãi phaân xöôûng. Trong tröôøng hôïp naøy khoù coù theå ño löôøng vaø tính tröïc tieáp chi phí ñieän cho töøng toå saûn xuaát trong phaân xöôûng. Vì vaäy ñeå coù theå ñaùnh giaù chi phí ñieän cho töøng toå saûn xuaát neáu nhaø quaûn trò coù yeâu caàu, phaûi phaân boå chi phí ñieän phaùt sinh trong phaân xöôûng ñeán töøng toå saûn xuaát. Vieäc phaân boå coù theå ñöôïc thöïc hieän baèng caùch tính cho töøng toå saûn xuaát döïa treân coâng suaát maùy moùc thieát bò vaø thôøi gian chaïy maùy cuûa töøng toå. Phaân boå nguoàn löïc söû duïng cho caùc boä phaän – Baøi dòch TS.Huyønh Lôïi
8 Vieäc phaân boå chi phí boä phaän phuïc vuï ñeán caùc boä phaän hoaït ñoäng vôùi muïc ñích kieåm soaùt chi phí vaø hieäu quaû hoaït ñoäng ñoøi hoûi söï chính xaùc trong ño löôøng möùc ñoä söû duïng dòch vuï cuûa caùc boä phaän hoaït ñoäng. Vieäc öôùc löôïng vaø phaân boå chi phí boä phaän phuïc vuï coù theå höõu ích trong trong vieäc tính chi phí saûn phaåm vaø ñaùnh giaù haøng toàn kho, tuy nhieân chuùng khoâng höõu ích khi caùc nhaø quaûn trò muoán kieåm soaùt gaét gao caùc hoaït ñoäng vaø vieäc söû duïng caùc nguoàn löïc chung giöõa caùc boä phaän. Ñieàu naøy laø vì chi phí ñöôïc phaân boå ñöôïc tính döïa treân moät tieâu thöùc khoâng coù lieân quan ñeán nhu caàu hay möùc ñoä söû duïng dòch vuï cuûa boä phaän hoaït ñoäng treân thöïc teá. Chi phí phaân boå theo ñoù seõ khoâng gaén lieàn vôùi haønh ñoäng cuûa coâng nhaân hay caùc nhaø quaûn trò ôû boä phaän hoaït ñoäng. Do ñoù, thoâng tin veà chi phí seõ khoâng höõu ích cho vieäc ñaùnh giaù hieäu quaû hoaït ñoäng cuûa caùc boä phaän hoaït ñoäng. Nhaø quaûn trò seõ phaûn öùng nhö theá naøo neáu thaáy caùc daáu hieäu chi phí ñöôïc phaân boå moät caùch tuøy tieän? Tröôùc tieân hoï seõ phôùt lôø hoaøn toaøn caùc daáu hieäu naøy, coù leõ ñoù laø phaûn öùng thích hôïp nhaát, cho thaáy raèng nhöõng thoâng tin naøy laø khoâng höõu ích ñeå ñaùnh giaù hoaït ñoäng ñaõ ñöôïc thöïc hieän trong quaù khöù cuõng nhö seõ ñöôïc thöïc hieän trong töông lai. Trong hai hoaøn caûnh, nhaø quaûn trò khoâng theå boû qua nhöõng daáu hieäu. Thöù nhaát, nhaø quaûn trò thöôøng bò yeâu caàu tìm ra nhöõng cheânh leäch giöõa baùo caùo thöïc hieän ñònh kyø vôùi döï toaùn vaø phaûi giaûi thích nhöõng cheânh leäch ñoù thoâng qua nhöõng döõ lieäu hoaït ñoäng, chaúng haïn nhö döõ lieäu töø heä thoáng quaûn lyù saûn xuaát. Vì vaäy, moät khoái löôïng thôøi gian ñaùng keå cuûa caùc nhaø quaûn trò phaûi gaén lieàn vôùi nhöõng giaûi thích veà cheânh leäch giöõa chi phí thöïc teá vaø döï toaùn, baát keá nguoàn döõ lieäu laø ôû ñaâu vaø tính chính xaùc nhö theá naøo. Thöù hai, neáu baùo caùo thöïc hieän ñöôïc söû duïng khi ñaùnh giaù thaønh quaû quaûn lyù thì caùc nhaø quaûn trò thöôøng coá gaéng gaây aûnh höôûng ñeán nhöõng daáu hieäu seõ ñöôïc trình baøy treân baùo caùo. Bôûi vì nhöõng daáu hieäu naøy, giaû söû khoâng bò aûnh höôûng tröïc tieáp bôûi nhöõng haønh ñoäng cuûa nhaø quaûn trò ôû boä phaän hoaït ñoäng, nhaø quaûn trò boä phaän hoaït ñoäng chæ coù theå gaây aûnh höôûng ñeán daáu hieäu baèng caùch tranh caõi hay ñaøm phaùn veà vieäc phaân boå chi phí boä phaän phuïc vuï vôùi nhöõng nhaø quaûn trò boä phaän khaùc (bao goàm caû boä phaän phuïc vuï vaø boä phaän hoaït ñoäng khaùc) cuõng nhö caùc nhaø quaûn lyù caáp cao hôn. Nhöõng tranh caõi naøy roõ Phaân boå nguoàn löïc söû duïng cho caùc boä phaän – Baøi dòch TS.Huyønh Lôïi
9 raøng gaây toán raát nhieàu thôøi gian cuûa caùc nhaø quaûn trò. Nhöõng thôøi gian naøy ñaùng leõ seõ ñöôïc söû duïng ñeå ñöa ra nhöõng quyeát ñònh nhaèm naâng cao hieäu quaû hoaït ñoäng hay chaát löôïng saûn phaåm. Neáu vieäc phaân boå chi phí khoâng phaûn aùnh möùc ñoä söû duïng nguoàn löïc cuûa boä phaän hoaït ñoäng nhöng nhaø quaûn trò vaãn phaûi chòu traùch nhieäm veà chi phí phaân boå, hoï seõ laõng phí thôøi gian trong vieäc tranh caõi vaø ñaøm phaùn vôùi nhau veà tyû leä phaân boå chi phí. IV. PHÖÔNG TRÌNH CHI PHÍ CÔ BAÛN Chi phí coù theå ñöôïc phaân tích thaønh hai yeáu toá: soá löôïng vaø ñôn giaù. Goïi C laø chi phí, soá löôïng laø Q, ñôn giaù laø P. Ta coù C = P × Q Ví duï, chi phí tieän ích coù theå ñöôïc ño löôøng baèng soá Kwh ñieän (Q) nhaân vôùi ñôn giaù cho moät Kwh ñieän (P). Khi noùi ñeán söï hieän dieän cuûa vieäc ño löôøng tröïc tieáp cuûa vieäc söû duïng dòch vuï cuûa boä phaän phuïc vuï, ta ñaõ coù ñöôïc thöôùc ño chính xaùc veà soá löôïng, Q, cuûa dòch vuï cung caáp (ví duï, soá Kwh ñieän) tieâu toán bôûi boä phaän hoaït ñoäng. Thaäm chí vôùi vieäc ño löôøng giaùn tieáp, chi phí tính cho boä phaän hoaït ñoäng cuõng bao goàm yeáu toá veà giaù, P, bao goàm chi phí öôùc tính hoaëc chi phí ñöôïc phaân boå. Yeáu toá giaù cuõng bao goàm trong vieäc öôùc löôïng chi phí ví duï nhö chi phí khaáu hao, chi phí cho dieän tích söû duïng, vaø nhöõng chi phí phaân boå töø boä phaän phuïc vuï. Coù theå thaáy raèng vaán ñeà troïng taâm khoâng naèm trong vieäc öôùc löôïng veà ñôn giaù maø naèm trong vaán ñeá soá löôïng. Caâu hoûi ñaët ra laø soá löôïng ñöôïc ño löôøng tröïc tieáp hay phaûi ñöôïc öôùc tính treân cô sôû ño löôøng ñaïi dieän. Vôùi möùc ñoä söû duïng dòch vuï ñöôïc ño löôøng toát, yeáu toá giaù cuõng coù theå bò sai soùt ñaùng keå tröôùc khi noù gaây aûnh höôûng sai ñeán quyeát ñònh cuûa nhaø quaûn trò. Khi caùc nhaø quaûn trò boä phaän hoaït ñoäng ñöôïc phaân boå chính xaùc veà maët soá löôïng, hoï seõ khoâng toán nhieàu thôøi gian ñeå tranh caõi vôùi nhau veà nhöõng bieán ñoäng nhoû veà ñôn giaù. Thay vaøo ñoù, hoï seõ coù nhöõng haønh ñoäng ñuùng ñeå söû duïng soá löôïng nguoàn löïc moät caùc höõu hieäu vaø hieäu quaû. Tuy nhieân, neáu soá löôïng, Q, ñöôïc ño löôøng keùm chính xaùc vaø khoâng coù moái lieân heä naøo ñeán möùc ñoä söû duïng dòch vuï cuûa Phaân boå nguoàn löïc söû duïng cho caùc boä phaän – Baøi dòch TS.Huyønh Lôïi
10 caùc boä phaän hoaït ñoäng, chaúng haïn nhö chi phí boä phaän phuïc vuï ñöôïc phaân boå ñeán caùc boä phaän hoaït ñoäng moät caùch tuøy tieän treân cô sôû bình quaân ñaàu ngöôøi, dieän tích söû duïng, hay chi phí nhaân coâng tröïc tieáp, caùc nhaø quaûn trò boä phaän hoaït ñoäng seõ khoâng ñöôïc khen thöôûng hay bò phaït cho soá löôïng dòch vuï maø hoï thöïc söï yeâu caàu vaø söû duïng. Trong tröôøng hôïp naøy, vieäc söû duïng tieâu thöùc phaân boå khoâng mang tính ñaïi dieän ñaõ cho ra thoâng tin chi phí keùm chính xaùc, khoâng ñoäng vieân caùc boä phaän hoaït ñoäng höõu hieäu vaø hieäu quaû. Vì vaäy, vieäc phaân boå chi phí boä phaän phuïc vuï chæ ñöôïc thöïc hieän khi toàn taïi tieâu thöùc phaân boå chính xaùc veà soá löôïng. Nhaän thöùc ñöôïc veà nhöõng tranh caõi vaø nhöõng leäch laïc naûy sinh khi chi phí dòch vuï phaân boå töø boä phaän phuïc vuï khoâng coù moái lieân heä naøo vôùi nhu caàu vaø möùc ñoä söû duïng dòch vuï thöïc teá cuûa boä phaän hoaït ñoäng, nhieàu doanh nghieäp ñaõ phaân chia chi phí boä phaän phuïc vuï thaønh hai nhoùm: rieâng bieät vaø chung. Chi phí rieâng bieät cuûa boä phaän phuïc vuï ví duï nhö baûo trì, cung caáp thieát bò, chuaån bò saûn xuaát, naêng löôïng,... ñöôïc tính tröïc tieáp döïa treân nhöõng tieâu thöùc phaân boå phuø hôïp (ví duï, soá Kwh ñieän, soá giôø chuaån bò saûn xuaát) theå hieän chính xaùc veà nhu caàu vaø soá löôïng dòch vuï söû duïng cuûa boä phaän hoaït ñoäng. Do ñoù, chi phí phuïc vuï phaân boå ñeán boä phaän hoaït ñoäng ñöôïc theå hieän ñuùng ñaén, bao goàm chi phí tröïc tieáp phaùt sinh taïi boä phaän ñoù (ví duï chi phí quaûn ñoác phaân xöôûng, chi phí khaáu hao maùy moùc thieát bò, chi phí thueâ maët baèng) coäng vôùi chi phí boä phaän phuïc vuï coù theå ñöôïc tính tröïc tieáp. Phaân boå nguoàn löïc söû duïng cho caùc boä phaän – Baøi dòch TS.Huyønh Lôïi
11 V. PHAÂN BOÅ CHI PHÍ BOÄ PHAÄN PHUÏC VUÏ Giaû söû boä phaän tieän ích coù nhöõng thoâng tin nhö sau. Möùc coâng suaát bình thöôøng laø 170.000 Kwh/thaùng, chi phí hoaït ñoäng treân döï toaùn laø 13.600 USD. Vôùi bieán ñoäng veà hoaït ñoäng trong phaïm vi +/- 25% möùc coâng suaát bình thöôøng, bieán phí cuûa boä phaän tieän ích laø 0,02 USD/Kwh. Boä phaän tieän ích cung caáp naêng löôïng cho 3 boä phaän hoaït ñoäng vôùi nhu caàu tieâu chuaån vaø nhu caàu thöïc teá nhö sau: Boä phaän hoaït ñoäng Toång 1 2 3 coäng Coâng suaát toái ña (Kwh) 70.000 100.000 30.000 200.000 Coâng suaát bình thöôøng (Kwh) 60.000 85.000 25.000 170.000 Coâng suaát thöïc teá thaùng 1/2008 60.000 50.000 27.000 137.000 (Kwh) Ñònh möùc Kwh theo soá löôïng saûn phaåm ñaàu ra thöïc teá trong thaùng 55.000 50.000 28.000 133.000 1/2008 (Kwh) Trong thaùng 1/2008, boä phaän tieän ích coù chi phí hoaït ñoäng phaùt sinh laø 13.152 USD. Coù ít nhaát 3 caùch phaân boå chi phí boä phaän tieän ích ñeán 3 boä phaän hoaït ñoäng 1. Chi phí ñònh möùc bình quaân (0,08 USD/Kwh) Chi phí ñònh möùc bình quaân ñöôïc tính vaøo ñaàu moãi thaùng. Chi phí ñònh möùc bình quaân = 13.600 USD/170.000 Kwh = 0,08 USD/Kwh. Chi phí phuïc vuï phaân boå cho caùc boä phaän hoaït ñoäng haøng thaùng ñöôïc tính baèng soá Kwh ñieän söû duïng thöïc teá ôû töøng boä phaän nhaân vôùi chi phí ñònh möùc bình quaân. Soá Kwh ñieän söû Chi phí phuïc duïng thöïc teá vuï phaân boå (Kwh) (USD) Boä phaän hoaït 60.000 4.800 Phaân boå nguoàn löïc söû duïng cho caùc boä phaän – Baøi dòch TS.Huyønh Lôïi
12 ñoäng 1 Boä phaän hoaït 50.000 4.000 ñoäng 2 Boä phaän hoaït 27.000 2.160 ñoäng 3 Toång coäng 137.000 10.960 Vôùi caùch phaân boå naøy, chæ khoaûng 80% chi phí hoaït ñoäng cuûa boä phaän tieän ích ñöôïc phaân boå cho caùc boä phaän hoaït ñoäng (10.960/13.152). Maëc duø vieäc phaân boå thieáu naøy moät phaàn laø do söï keùm höõu hieäu cuûa boä phaän tieän ích (khoái löôïng dòch vuï cung caáp thöïc teá chæ laø 137.000 Kwh so vôùi 170.000 Kwh treân döï toaùn), tuy nhieân nguyeân nhaân chuû yeáu vaãn laø do boä phaän hoaït ñoäng 2 chæ söû duïng moät löôïng löôïng ñieän thaáp hôn so vôùi yeâu caàu laø 35.000 Kwh (85.000 Kwh so vôùi 50.000 Kwh). Ñeå öôùc tính aûnh höôûng cuûa vieäc hoaït ñoäng döôùi möùc döï toaùn ñeán chi phí phuïc vuï phaân boå, tröôùc heát phaûi öôùc tính ñònh phí haøng thaùng cuûa 3 boä phaän hoaït ñoäng. Chi phí cuûa nhöõng nguoàn löïc baét buoäc cuûa boä phaän tieän ích ñöôïc öôùc tính nhö sau: Ñònh phí = 13.600 – 0,02 × 170.000 = 10.200 (USD) Vì vaäy, möùc ñoä hoaït ñoäng thöïc teá 137.000 Kwh, toång chi phí phuïc vuï phaûi laø: Toång chi phí phuïc vuï linh hoaït = 10.200 + 0,02 × 137.000 = 12.940 (USD) Bieán ñoäng giöõa toång chi phí phuïc vuï linh hoaït ôû möùc hoaït ñoäng 137.000 Kwh (12.940 USD) vaø chi phí phaân boå cho caùc boä phaän hoaït ñoäng (10.960 USD) laø 1.980 USD. Bieán ñoäng naøy laø bieán ñoäng veà löôïng (bieán ñoäng xaáu). Bieán ñoäng naøy ñaõ coù theå traùnh ñöôïc neáu toång soá löôïng dòch vuï cung caáp thöïc teá ñuùng baèng 170.000 Kwh hoaëc neáu vieäc suy giaûm ôû möùc ñoä söû duïng nguoàn löïc ñöôïc döï baùo töø sôùm vôùi chi phí ñònh möùc bình quaân laø: Chi phí ñònh möùc bình quaân = 12.940 ÷ 137.000 = 0,09445 USD/Kwh Thaønh phaàn coøn laïi cuûa bieán ñoäng giöõa toång chi phí phuïc vuï linh hoaït ôû möùc hoaït ñoäng 137.000 Kwh (12.940 USD) vaø chi phí phaùt sinh thöïc teá thaùng 1/2008 cuûa boä phaän tieän ích (13.152 USD) laø do Phaân boå nguoàn löïc söû duïng cho caùc boä phaän – Baøi dòch TS.Huyønh Lôïi
13 boä phaän tieän ích ñaõ khoâng kieåm soaùt chi phí hieäu quaû. Bieán ñoäng naøy laø bieán ñoäng chi tieâu: Bieán ñoäng chi tieâu = 13.152 – 12.940 = 212 (USD) Toång bieán ñoäng löôïng vaø bieán ñoäng chi tieâu (1980 + 212) laø 2.192 USD laø bieán ñoäng giöõa chi phí phaùt sinh thöïc teá taïi boä phaän tieän ích vaø chi phí phaân boå töø boä phaän tieän ích ñeán caùc boä phaän hoaït ñoäng (13.152 – 10.960). Caùch phaân boå chi phí boä phaän phuïc vuï theo chi phí ñònh möùc bình quaân coù öu ñieåm laø caùc boä phaän phuïc vuï vaø boä phaän hoaït ñoäng seõ bieát tröôùc möùc ñôn giaù söû duïng dòch vuï cuûa boä phaän phuïc vuï. Möùc ñôn giaù naøy khoâng bò aûnh höôûng bôûi söï bieán ñoäng veà möùc ñoä hoaït ñoäng cuûa caùc boä phaän. Tuy nhieân, nhöôïc ñieåm cuûa phöông phaùp naøy laø: - Khoâng phaûi taát caû chi phí phaùt sinh thöïc teá phaùt sinh taïi boä phaän phuïc vuï ñöôïc tính heát cho boä phaän hoaït ñoäng. - Khoù coù theå phaân boå hay gaùn traùch nhieäm cho boä phaän naøo phaàn bieán ñoäng löôïng (1.980 USD) - Trong ngaén haïn, boä phaän phuïc vuï coù ít thoâng tin veà chi phí taêng theâm (giaûm ñi) töø vieäc söû duïng theâm (giaûm söû duïng) dòch vuï maø hoï cung caáp. - Chi phí ñònh möùc bình quaân bò aûnh höôûng bôûi nhöõng döï kieán söû duïng caùc nguoàn löïc. Neáu döï kieán laø thaáp hôn nhieàu so vôùi coâng suaát bình thöôøng cuûa boä phaän phuïc vuï, chi phí ñònh möùc coù theå taêng cao moät caùch phieán dieän. 2. Chi phí thöïc teá bình quaân (0,096 USD/Kwh) Moät soá doanh nghieäp chôø ñôïi ñeán cuoái kyø hoaït ñoäng ñeå bieát ñöôïc chi phí thöïc teá phaùt sinh vaø möùc ñoä hoaït ñoäng thöïc teá. Hoï tính toaùn chi phí thöïc teá bình quaân baèng caùch chia chi phí thöïc teá phaùt sinh cho möùc ñoä hoaït ñoäng thöïc teá. ÔÛ ví duï treân, chi phí thöïc teá bình quaân cuûa boä phaän tieän ích vaøo thaùng 1/2008 laø 13.152 ÷ 137.000 = 0,096 USD/Kwh. Trong tröôøng hôïp naøy khoâng coù bieán ñoäng naøo giöõa chi phí thöïc teá phaùt sinh vaø chi phí tieän ích phaân boå cho caùc boä phaän hoaït ñoäng. Phaân boå nguoàn löïc söû duïng cho caùc boä phaän – Baøi dòch TS.Huyønh Lôïi
14 Soá Kwh ñieän söû Chi phí phuïc vuï duïng thöïc teá phaân boå (USD) (Kwh) (möùc 0,096 USD/Kwh) Boä phaän hoaït 60.000 5.760 ñoäng 1 Boä phaän hoaït 50.000 4.800 ñoäng 2 Boä phaän hoaït 27.000 2.592 ñoäng 3 Toång coäng 137.000 13.152 Tuy nhieân baûng phaân boå chi phí nhö treân coù theå gaây tranh caõi giöõa caùc nhaø quaûn trò boä phaän hoaït ñoäng. Thöù nhaát, boä phaän hoaït ñoäng 1 ñaõ söû duïng ñuùng löôïng ñieän naêng nhö ñaõ yeâu caàu, tuy nhieân, chi phí phuïc vuï maø boä phaän naøy bò phaân boå laø 5.760 USD, cao hôn con soá maø hoï ñaõ döï kieán la 4.800 USD vôùi ñôn giaù laø 0,08 USD/Kwh. Thöù hai, boä phaän hoaït ñoäng 3 ñaõ söû duïng ñieän naêng vöôït 8% so vôùi möùc maø hoï ñaõ yeâu caàu, nhöng laïi bò tính tieàn cao hôn soá hoï döï kieán laø 20%. Boä phaän 2 neáu söû duïng ñieän ôû möùc 85.000 Kwh ñaõ döï kieán seõ chi traû 6.800 USD, tuy nhieân hoï ñaõ hoaït ñoäng döôùi möùc bình thöôøng daãn ñeán chi phí phaân boå cho hoï thaáp hôn 30% so vôùi döï kieán. Söï hoaït ñoäng döôùi möùc cuûa boä phaän hoaït ñoäng 3 ñaõ laøm taêng chi phí thöïc teá bình quaân (laø tyû leä phaân boå) cho caùc boä phaän khaùc, bôûi vì 40% suït giaûm veà möùc ñoä söû duïng ñieän naêng ñaõ laøm cho chi phí phaân boå thaáp hôn. Hai boä phaän hoaït ñoäng coøn laïi maëc duø coù möùc ñoä hoaït ñoäng khoâng thay ñoåi hoaëc thay ñoåi ñaùng keå so vôùi döï toaùn ñaõ phaûi gaùnh chòu chi phí phaân boå cao hôn raát nhieàu so vôùi döï toaùn. Boä phaän hoaït ñoäng 3 ñaõ söû duïng ñieän naêng nhieàu hôn so vôùi döï toaùn (ñaõ coù theå coù bieán ñoäng toát veà chi phí bôûi vì bieán phí laø thaáp hôn nhieàu so vôùi chi phí toaøn boä) vaø ñaõ thöïc söï söû duïng ít ñieän naêng hôn so vôùi ñònh möùc ñieän gaén lieàn vôùi soá löôïng saûn phaåm maø boä phaän naøy saûn xuaát ra. Tuy nhieân, treân baùo caùo hoaït ñoäng cuûa boä phaän naøy laïi theå hieän bieán ñoäng xaáu veà chi phí ñieän. Nhaø quaûn trò ôû boä phaän hoaït ñoäng 3 ñaõ bò thieät thoøi bôûi 2 nhaân toá khoâng thuoäc quyeàn kieåm soaùt cuûa hoï: Phaân boå nguoàn löïc söû duïng cho caùc boä phaän – Baøi dòch TS.Huyønh Lôïi
15 - Toång möùc ñoä söû duïng dòch vuï cuûa hai boä phaän hoaït ñoäng coøn laïi - Chi phí thöïc teá bình quaân (tyû leä phaân boå) vaø söï hieäu quaû cuûa boä phaän tieän ích Hai nhaân toá khoâng kieåm soaùt ñöôïc naøy ñaõ gaây ra bieán ñoäng xaáu veà chi phí ñieän cuûa boä phaän hoaït ñoäng 3. Löu yù raèng neáu boä phaän 2 ñaõ söû duïng ñuùng 85.000 Kwh nhö hoï ñaõ yeâu caàu thay vì söû duïng chæ 50.000 Kwh thì chi phí tieän ích tính cho moät Kwh ñaõ giaûm ñaùng keå cho taát caû caùc boä phaän. Ñònh phí taïi boä phaän tieän ích luùc naøy ñaõ giaûm nhieàu neáu möùc ñoä hoaït ñoäng cuûa boä phaän tieän ích taêng leân ñeå thoûa maõn cho nhu caàu söû duïng ñieän thöïc teá cuûa caùc boä phaän hoaït ñoäng. Do ñoù, qua vieäc söû duïng ít ñieän naêng hôn so vôùi döï toaùn, boä phaän hoaït ñoäng 2 ñaõ gaây ra bieán ñoäng xaáu veà ñôn giaù phaân boå chi phí cho chính hoï ñoàng thôøi gaây ra bieán ñoäng xaáu veà toång chi phí ñieän cho 2 boä phaän hoaït ñoäng coøn laïi. Ngoaøi ra, nguyeân nhaân daãn ñeán bieán ñoäng xaáu veà ñôn giaù phaân boå ñoù laø söï khoâng hieäu quaû trong hoaït ñoäng cuûa boä phaän tieän ích (bieán ñoäng chi tieâu ñaõ tính ôû treân laø 212 USD). Bieán ñoäng chi tieâu naøy ñaõ ñöôïc chuyeån sang nhöõng boä phaän hoaït ñoäng naøo coù möùc ñoä hoaït ñoäng cao. Phöông phaùp phaân boå chi phí boä phaän phuïc vuï naøy seõ laøm cho nhaø quaûn trò ôû caùc boä phaän hoaït ñoäng coù möùc ñoä hoaït ñoäng cao phaûi gaùnh chòu theâm chi phí phaân boå. Ñoù laø do nhöõng nhaân toá naèm ngoaøi taàm kieåm soaùt cuûa hoï: (1) caùc boä phaän khaùc hoaït ñoäng döôùi möùc coâng suaát bình thöôøng vaø (2) söï keùm hieäu quaû cuûa boä phaän phuïc vuï. Caùc boä phaän hoaït ñoäng hieän nay bò phaân boå chi phí döïa treân chi phí thöïc teá bình quaân thay vì chi phí bieân. Vì vaäy caùc nhaø quaûn trò boä phaän hoaït ñoäng coù theå ñaõ haï thaáp möùc sinh lôøi mong muoán neáu hoï ñaõ bieát raèng chi phí ñieän seõ taêng leân töø 0,02 USD/Kwh ñeán 0,03 USD/Kwh thay vì laø 0,08 USD/Kwh nhö döï toaùn. 3. Döï toaùn linh hoaït cho kieåm soaùt ngaén haïn caùc chi phí hoaït ñoäng Moät phöông phaùp phaân boå chi phí boä phaän phuïc vuï toát phaûi nhöõng ñaëc ñieåm sau: - Möùc ñoä hoaït ñoäng vaø söï keùm hieäu quaû cuûa töøng boä phaän hoaït ñoäng laø khoâng aûnh höôûng ñeán vieäc ñaùnh Phaân boå nguoàn löïc söû duïng cho caùc boä phaän – Baøi dòch TS.Huyønh Lôïi
16 giaù thaønh quaû quaûn lyù cuûa nhöõng boä phaän hoaït ñoäng khaùc. - Söï keùm höõu hieäu vaø hieäu quaû cuûa boä phaän phuïc vuï phaûi ñöôïc phaûn aùnh treân baùo caùo ñaùnh giaù thaønh quaû quaûn lyù cuûa boä phaän phuïc vuï nhöng khoâng ñöôïc phaûn aùnh treân baùo caùo ñaùnh giaù thaønh quaû quaûn lyù cuûa nhöõng boä phaän hoaït ñoäng. - Vieäc ñaùnh giaù hieäu quaû hoaït ñoäng cuûa boä phaän phuïc vuï khoâng bò aûnh höôûng bôûi nhöõng nhaân toá naèm ngoaøi taàm kieåm soaùt cuûa nhaø quaûn trò boä phaän ñoù, ví duï nhö nhöõng bieán ñoäng baát thöôøng khoâng ñöôïc baùo tröôùc veà löôïng dòch vuï yeâu caàu cuûa nhöõng boä phaän söû duïng. - Boä phaän hoaït ñoäng phaûi ñöôïc khuyeán khích taêng cöôøng söû duïng dòch vuï cuûa boä phaän phuïc vuï khi lôïi ích taêng theâm öùng vôùi moät ñôn vò dòch cuï cung caáp theâm vaãn coøn lôùn hôn chi phí taêng theâm ñeå cung caáp ñôn vò dòch vuï ñoù. - Chi phí daøi haïn cuûa boä phaän phuïc vuï phaûi ñöôïc traû bôûi nhöõng boä phaän söû duïng dòch vuï. Vieäc döïa treân naêng löïc saûn xuaát vaø möùc ñoä söû duïng dòch vuï cuûa boä phaän hoaït ñoäng laø moät cô sôû ñaùng tin caäy ñeå boä phaän phuïc vuï coù theå môû roäng quy moâ cuûa mình. Neáu boä phaän hoaït ñoäng töø choái chi traû cho chi phí daøi haïn, hoaït ñoäng phuïc vuï caàn ñöôïc thueâ ngoaøi hoaëc phaûi ñöôïc thöïc hieän moät caùch hieäu quaû hôn. Coù theå xem xeùt ñeán phöông aùn phaân boå chi phí boä phaän phuïc vuï nhö sau: - Moãi boä phaän phaûi gaùnh chòu chi phí phuïc vuï döïa treân soá löôïng ñôn vò dòch vuï thöïc teá ñaõ söû duïng. Tuy nhieân, ñôn giaù dòch vuï khoâng phaûi laø ñôn giaù ñöôïc tính treân cô sôû chi phí thöïc teá phaùt sinh taïi boä phaän phuïc vuï. - Chi phí phaân boå ñöôïc taùch thaønh ñònh phí ngaén haïn vaø bieán phí ngaén haïn. Theo caùch naøy, moãi boä phaän hoaït ñoäng seõ phaûi chòu möùc phaân boå laø 0,02 USD/Kwh cho moãi Kwh ñieän söû duïng thöïc teá. Con soá 0,02 USD/Kwh laø bieán phí ñôn vò theo döï toaùn cuûa boä phaän phuïc vuï. Phaân boå nguoàn löïc söû duïng cho caùc boä phaän – Baøi dòch TS.Huyønh Lôïi
17 - Chi phí cuûa nguoàn löïc baét buoäc (ñònh phí ngaén haïn) ñöôïc phaân boå döïa treân coâng suaát toái ña (khoái löôïng dòch vuï coù theå söû duïng toái ña) cuûa caùc boä phaän hoaït ñoäng chöù khoâng phaûi döïa treân coâng suaát döï kieán (khoái löôïng dòch vuï söû duïng döï kieán) trong kyø tôùi. Vieäc phaân boå 10.200 USD ñònh phí cuûa boä phaän tieän ích ñeán 3 boä phaän hoaït ñoäng ñaõ cho caùc nhaø quaûn trò boä phaän hoaït ñoäng thaáy caùi giaù cuûa söï saün saøng ñaùp öùng cho coâng suaát maø boä phaän tieän ích daønh cho boä phaän hoaït ñoäng. Ñònh phí phaân boå laø khoaûn ñònh phí maø boä phaän hoaït ñoäng phaûi phaûi traû ñeå sau ñoù coù theå söû duïng ñieän vôùi ñôn giaù thaáp laø 0,02 USD/Kwh. Ñònh phí phaân boå cuõng laø söï öôùc tính cuûa thaønh phaàn chi phí daøi haïn coù trong chi phí bieân. Ñeå coù nhöõng hoaïch ñònh daøi haïn cho boä phaän phuïc vuï ñoøi hoûi doanh nghieäp phaûi quan taâm ñeán nhöõng chi phí trong daøi haïn. Ví duï, khi öôùc tính chi phí baûo trì trong töông lai cuûa moät toøa nhaø saép söûa xaây döïng, phaûi quan taâm ñeán chi phí baûo trì trong daøi haïn. Tuy nhieân, khi xem xeùt ñeán nhöõng quyeát ñònh ngaén haïn, ví duï nhö coù neân mua dòch vuï baûo trì hay khoâng, caàn so saùnh giöõa chi phí vaø lôïi ích trong ngaén haïn cuûa vieäc baûo trì. Vaán ñeà coát yeáu laø nhöõng chi phí cheânh leäch laø thích hôïp hay khoâng phuï thuoäc vaøo vieäc ta yeâu caàu dòch vuï baûo trì trong daøi haïn hay ngaén haïn. Nhöõng caân nhaéc ôû treân cho thaáy ñònh phí boä phaän phuïc vuï caàn phaûi ñöôïc phaân boå ñeán nhöõng boä phaân hoaït ñoäng treân cô sôû möùc ñoä söû duïng toái ña. Bieán phí boä phaän phuïc vuï caàn ñöôïc phaân boå ñeán boä phaän hoaït ñoäng treân cô sôû soá löôïng dòch vuï söû duïng thöïc teá. Coù hai phöông phaùp phaân boå ñònh phí boä phaän phuïc vuï: (1) Phaân boå döïa treân coâng suaát toái ña, vaø (2) Phaân boå döïa treân coâng suaát bình thöôøng. Boä phaän hoaït ñoäng Toång 1 2 3 coäng Coâng suaát toái ña (Kwh) 70.000 100.000 30.000 200.000 Tyû leä phaàn traêm 35% 50% 15% 100% Ñònh phí phuïc vuï phaân boå (USD) 3.570 5.100 1.530 10.200 Coâng suaát bình thöôøng (Kwh) 60.000 85.000 25.000 170.000 Phaân boå nguoàn löïc söû duïng cho caùc boä phaän – Baøi dòch TS.Huyønh Lôïi
18 Tyû leä phaàn traêm 35,3% 50% 14,7% 100% Ñònh phí phuïc vuï phaân boå (USD) 3.600 5.100 1.500 10.200 Trong ví duï naøy, hai phöông phaùp phaân boå ñònh phí phuïc vuï cho keát quaû khoâng coù söï cheânh leäch ñaùnh keå. Tuy nhieân, treân thöïc teá coù theå löïa choïn phöông phaùp phaân boå phuø hôïp nhaát neáu tieâu thöùc phaân boå (coâng suaát) cuûa phöông phaùp naøy phaûn aùnh chính xaùc hôn nhu caàu veà coâng suaát daøi haïn cuûa caùc boä phaän hoaït ñoäng. Qua ñoù, seõ traùnh ñöôïc nhöõng haïn cheá trong phaân boå chi phí khi coù söï suït giaûm veà möùc ñoä söû duïng dòch vuï trong ngaén haïn. Theo phöông aùn phaân boå chi phí phuïc vuï ñöôïc ñeà xuaát ôû treân, ñònh phí phuïc vuï ñöôïc phaân boå theo coâng suaát toái ña, chi phí ñieän phaân boå cho 3 boä phaän hoaït ñoäng trong thaùng 1/2008 ñöôïc tính nhö sau (ñvt: USD): Boä phaän hoaït 3.570 + 60.000 × 0,02 = 4.770 ñoäng 1 Boä phaän hoaït 5.100 + 50.000 × 0,02 = 6.100 ñoäng 2 Boä phaän hoaït 1.530 + 27.000 × 0,02 2.07 ñoäng 3 = 0 Toång coäng 10.200 + 137.000 × 0,02 12.94 = 0 Bieán ñoäng duy nhaát ñöôïc ghi nhaän ôû boä phaän hoaït ñoäng coù theå coù laø töø phaàn ñieän söû duïng vöôït ñònh möùc öùng vôùi soá löôïng saûn phaåm maø caùc boä phaän naøy saûn xuaát ra. ÔÛ boä phaän hoaït ñoäng 1, 60.000 Kwh ñieän ñöôïc söû duïng, cao hôn so vôùi ñònh möùc laø 55.000 Kwh. Bieán ñoäng naøy laø bieán ñoäng xaáu veà löôïng ñieän söû duïng: 5.000 × 0,02 = 100 (USD). Vôùi caùch tính töông töï Boä phaän 3 coù bieán ñoäng toát veà löôïng ñieän söû duïng laø 20 USD = 1.000. Boä phaän tieän ích coù bieán ñoäng chi tieâu (bieán ñoäng xaáu) laø: Chi phí phaùt sinh – Chi phí döï toaùn tính treân möùc ñoä hoaït ñoäng thöïc teá = 13.152 – 12.940 = 212. Caàn löu yù raèng phöông aùn phaân boå chi phí phuïc vuï treân ñaõ laøm giaûm söï aûnh höôûng cuûa bieán ñoäng veà giaù vaø löôïng söû duïng bôûi cuûa boä phaän naøy ñeán chi phí phuïc vuï phaân boå cho boä phaän Phaân boå nguoàn löïc söû duïng cho caùc boä phaän – Baøi dòch TS.Huyønh Lôïi
19 khaùc. Moãi nhaø quaûn trò boä phaän hoaït ñoäng caàn phaûi hieåu raèng chi phí tieän ích tính cho boä phaän coù moái quan heä tröïc tieáp vôùi nhöõng haønh ñoäng ñöôïc thöïc hieän döôùi söï kieåm soaùt cuûa hoï. Hoï seõ coù ñoäng löïc söû duïng dòch vuï cuûa boä phaän tieän ích neáu lôïi ích taêng theâm töø vieäc söû duïng 1 Kwh ñieän lôùn hôn 0,02 USD. Tuy nhieân hoï seõ coøn phaûi chòu chi phí daøi haïn cuûa vieäc vaän haønh boä phaän tieän ích thoâng qua ñònh phí phuïc vuï phaân boå. Nhaø quaûn trò boä phaän phuïc vuï seõ ñöôïc ñaùnh giaù döïa treân döï toaùn linh hoaït vì vaäy thöôùc ño ñaùnh giaù thaønh quaû quaûn lyù khoâng bò aûnh höôûng bôûi söï bieán ñoäng veà möùc söû duïng dòch vuï thöïc teá cuûa caùc boä phaän khaùc. Nhöõng söï keùm hieäu quaû cuûa boä phaän phuïc vuï seõ ñöôïc phaûn aùnh bôûi bieán ñoäng chi tieâu cuûa boä phaän naøy vaø bieán ñoäng naøy khoâng ñöôïc chuyeån sang caùc boä phaän hoaït ñoäng. Qua vieäc söû duïng ñònh möùc chi phí phaûn aùnh hieän quaû hoaït ñoäng döï kieán, caùc boä phaän söû duïng coù ñònh höôùng cho nhöõng quyeát ñònh ngaén haïn, vaø boä phaän phuïc vuï seõ phaûi gaùnh chòu söï keùm hieäu quaû thuoäc veà rieâng hoï. Tuy nhieân, neáu boä phaän phuïc vuï thoâng qua nhöõng chöông trình caûi tieán hoaït ñoäng vaø naâng cao naêng suaát vaø keát quaû hoaït ñoäng, caùc boä phaän söû duïng seõ thaáy coù söï thay ñoåi veà chi phí vaø hoï coù theå coù nhöõng haønh ñoäng thích hôïp ñoái vôùi keát caáu chi phí môùi. YÙ nghóa cuûa vieäc söû duïng chi phí ñònh möùc laø chi phí ñònh möùc caàn phaûi ñöôïc ñieàu chænh khi chi phí phaùt sinh thöïc teá taïi boä phaän phuïc vuï ñaõ ñöôïc bieát, ñaëc bieät khi nguoàn löïc ví duï nhö ñieân naêng ngaøy caøng quan troïng ñoái vôùi söï thaønh coâng trong chieán löôïc cuûa doanh nghieäp. VI. BOÄ PHAÄN PHUÏC VUÏ KHOÂNG TRÖÏC TIEÁP HOÃ TRÔÏ BOÄ PHAÄN HOAÏT ÑOÄNG Chi phí phaùt sinh taïi moät soá boä phaän phuïc vuï (ví duï nhö laäp keá hoaïch, thieát keá saûn phaåm, quaûn lyù doanh nghieäp, taøi chính, heä thoáng thoâng tin, nhaân söï, mua haøng, giao nhaän) vaø chi phí phaùt sinh ôû goùc ñoä toaøn doanh nghieäp (ví duï nhö thueá taøi saûn, khaáu hao vaên phoøng, baûo hieåm,...) khoâng theå phaân boå tröïc tieáp ñeán caùc boä phaän hoaït ñoäng. Coù hai caùch ñeå giaûi quyeát vaán ñeà naøy. Caùch thöù nhaát, ñöôïc söû duïng trong raát nhieàu doanh nghieäp laø khaù göôïng eùp. Theo caùch naøy chi phí phuïc vuï chung cho nhieàu boä phaän ñöôïc taäp hôïp theo töøng boä phaän phuïc vuï vaø sau ñoù ñöôïc phaân boå ñeán caùc boä phaän hoaït ñoäng döïa treân nhöõng tieâu thöùc Phaân boå nguoàn löïc söû duïng cho caùc boä phaän – Baøi dòch TS.Huyønh Lôïi
20 phaân boå mang tính göôïng eùp nhö: soá giôø lao ñoäng tröïc tieáp, soá löôïng nhaân vieân, dieän tích söû duïng. Caùch phaân boå naøy laø göôïng eùp vì chi phí phaân boå cho caùc boä phaän hoaït ñoäng khoâng coù moái quan heä vôùi möùc ñoä söû duïng dòch vuï. Nhöõng quyeát ñònh ñöôïc laäp bôûi nhaø quaûn trò boä phaän hoaït ñoäng, ví duï nhö giaûm soá giôø lao ñoäng tröïc tieáp, giaûm nhaân söï, coù theå khoâng daãn ñeán vieäc giaûm nhu caàu veà dòch vuï cuûa boä phaän naøy. Caùch thöù hai ñöôïc söû duïng roäng raõi hôn khi caùch phaân boå chi phí ñeán boä phaän hoaït ñoäng mang tính tröïc tieáp hôn. Nhöõng nguoàn löïc khoù phaân boå theo möùc ñoä söû duïng cuûa boä phaän hoaït ñoäng caàn phaûi ñöôïc phaân tích ñeå (1) Nhaän daïng caùc hoaït ñoäng ñöôïc thöïc hieän coù tieâu toán nguoàn löïc, (2) Xaùc ñònh nhöõng boä phaän söû duïng, thöïc hieän vaø ñöôïc höôûng lôïi ích töø nhöõng hoaït ñoäng ñoù. Qua ñoù, coù hai ñieåm caàn löu yù trong giai ñoaïn ñaàu tieân cuûa quaù trình phaân boå chi phí boä phaän hoaït ñoäng (giai ñoaïn phaân boå nguoàn löïc): - Nhaän daïng caùc hoaït ñoäng chính ñöôïc thöïc hieän trong quaù trình saûn xuaát kinh doanh cuûa doanh nghieäp - Phaân bieät hoaït ñoäng chính vaø hoaït ñoäng phuï Chöông 4 seõ thaûo luaän vai troø cuûa nhöõng hoaït ñoäng phuïc vuï khoâng gaén lieàn tröïc tieáp ñeán moät boä phaän hoaït ñoäng cuï theå naøo thoâng qua heä thoáng chi phí döïa treân hoaït ñoäng (ABC). Phaàn coøn laïi cuûa chöông naøy seõ trình baøy veà nhöõng khaùc bieät giöõa hoaït ñoäng chính vaø hoaït ñoäng phuï. VII. HOAÏT ÑOÄNG CHÍNH VAØ HOAÏT ÑOÄNG PHUÏ Nhöõng ví duï trong chöông naøy ñaõ giaû ñònh taát caû caùc hoaït ñoäng thöïc hieän bôûi boä phaän phuïc vuï ñeàu tröïc tieáp ñem laïi lôïi ích cho boä phaän hoaït ñoäng. Tuy nhieân, nhieàu boä phaän phuïc vuï laïi giaùn tieáp ñem laïi lôïi ích cho boä phaän hoaït ñoäng vaø caû nhöõng boä phaän phuïc vuï khaùc. Ví duï, xeùt ñeán boä phaän nhaân söï hay boä phaän tính löông cuõng ñaõ giaùn tieáp phuïc vuï cho lôïi ích chung cho toaøn doanh nghieäp, trong ñoù coù caùc boä phaän hoaït ñoäng vaø boä phaän phuïc vuï khaùc. Ví duï khaùc laø veà caùc nguoàn löïc nhö dieän tích nhaø xöôûng, nhieät naêng, ñieän naêng trong doanh nghieäp, ñöôïc söû duïng bôûi taát caû caùc boä phaän trong doanh nghieäp. Laøm nhö theá naøo ñeå phaân Phaân boå nguoàn löïc söû duïng cho caùc boä phaän – Baøi dòch TS.Huyønh Lôïi