Chương 7: Quản lý chi phí dự án

Chia sẻ: LE THI MY THANH | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:12

Thêm vào BST

Báo xấu

246
lượt xem 34
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Quản lý chi phí dự án bao gồm các quy trình cần thiết để đảm bảo dự án được hoàn thành trong giới hạn ngân sách cho phép. Tài liệu đưa ra một cái nhìn tổng quan về quản lý dự án, tham khảo tài liệu chương 7 "Quản lý chi phí dự án" dưới đây để hiểu hơn về vấn đề này.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Chương 7: Quản lý chi phí dự án

CHƯƠNG 7 QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN Quản lý chi phí dự án bao gồm các quy trình cần thiết để đảm bảo dự án được hoàn thành trong giới hạn ngân sách cho phép. Hình 71 đưa ra một cái nhìn tổng quan về quản lý dự án gồm có các quá trình chủ yếu sau đây: 7.1. Hoạch định nguồn lực xác định những nguồn lực (nhân lực, trang thiết bị, nguyên vật liệu) và khối lượng mỗi nguồn là bao nhiêu để thực hiện các hoạt động của dự án. 7.2. Dự toán chi phí – xây dựng một bảng ước tính chi phí của các nguồn lực cần thiết để hoàn thành các công việc của dự án. 7.3. Lập ngân sách chi phí – phân bổ tổng chi phí ước tính cho các công việc cụ thể. 7.4. Kiểm soát chi phí – tiến trình quản lý những thay đổi đối với ngân sách dự án. Các quá trình này tương tác với nhau và với các quá trình thuộc các lĩnh vực khác. Mỗi quá trình có thể liên quan hoạt động của một hoặc một số công việc cụ thể hay các gói công việc, dựa trên nhu cầu của dự án. Mỗi quá trình thường xảy ra ít nhất một lần trong mỗi giai đoạn của dự án. Mặc dù ở đây các quá trình được trình bày như những yếu tố hoàn toàn tách biệt, song trên thực tế những quá trình này có thể trùng lắp nhau và tương tác với nhau theo những cách không được trình bày cụ thể trong chương này. Sự tương tác giữa các quá trình sẽ được thảo luận chi tiết trong Chương 3. Quản lý chi phí dự án chủ yếu liên quan tới chi phí của các nguồn lực cần thiết để hoàn thành các công việc của dự án. Tuy nhiên, việc quản lý chi phí dự án cũng nên cân nhắc tới những tác động của các quyết định trong dự án đến chi phí của việc sử dụng các sản phẩm của dự án. Ví dụ, việc hạn chế số lượng các bản thiết kế có thể làm giảm chi phí của dự án nhưng lại làm tăng chi phí vận hành của khách hàng. Điều này nhìn rộng hơn về quản lý chi phí dự án thường được gọi là Chi phí chu kỳ sống (lifecycle costing LCC). Chi phí chu kỳ sống với các Kỹ thuật giá trị (Value Engineering VE) được sử dụng để giảm chi phí và thời gian, nâng cao chất lượng và hiệu suất, tối ưu hóa các quyết định. Trong nhiều lĩnh vực ứng dụng, dự đoán và phân tích hiệu quả tài chính tiềm năng của các sản phẩm từ dự án mang lại được thực hiện bên ngoài dự án. Trong những lĩnh vực khác (ví dụ các dự án đầu tư cơ bản), quản lý chi phí dự án cũng bao gồm các công việc này. Khi các dự báo và phân tích như vậy được thực hiện, quản lý chi phí dự án sẽ
bao gồm thêm các quy trình và nhiều kỹ thuật quản lý chung như suất sinh lợi trên vốn đầu tư, chiết khấu dòng tiền, phân tích hoàn vốn,... Quản lý chi phí dự án nên xem xét các nhu cầu thông tin của các bên liên quan dự án các bên liên quan khác nhau có thể đo lường chi phí dự án theo những cách khác nhau và vào những thời điểm khác nhau. Ví dụ, chi phí của một khoản mục mua sắm có thể được đo lường khi ký kết, đặt hàng, giao hàng, thanh toán, hoặc ghi nhận cho mục đích kế toán. Hình 71. Tổng quan về Quản lý chi phí dự án Khi các chi phí của dự án được sử dụng như một yếu tố của hệ thống đánh giá và khen thưởng (được thảo luận trong mục 9.3.2.3), chi phí có thể kiểm soát và chi phí không thể kiểm soát cần được ước tính và dự toán riêng để đảm bảo rằng việc khen thưởng này phản ánh đúng hiệu quả hoạt động thực sự của dự án. Ở một số dự án, đặc biệt là những dự án nhỏ, Hoạch định nguồn lực, Dự toán chi phí và Lập ngân sách chi phí có quan hệ chặt chẽ với nhau nên chúng được xem như là một quá trình duy nhất (ví dụ, chúng có thể được thực hiện bởi một quy trình duy nhất trong một thời gian tương đối ngắn). Nhưng ở đây, chúng được trình bày như những quy trình riêng biệt vì các công cụ và kỹ thuật cho mỗi quy trình là khác nhau. Khả năng ảnh hưởng đến chi phí cao nhất là ở giai đoạn đầu của dự án, và đây là lý do tại sao xác định mục tiêu ban đầu là rất quan trọng, cũng như nhận biết toàn diện các yêu cầu và xây dựng một kế hoạch cẩn thận và chính xác. 7.1 HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC Hoạch định nguồn lực liên quan đến việc xác định những nguồn lực vật chất (con người, trang thiết bị, nguyên vật liệu) và số lượng của mỗi nguồn lực cần được sử dụng và khi nào sẽ cần dùng đến để thực hiện các công việc của dự án. Giai đoạn này phải được phối hợp chặt chẽ với giai đoạn Lập dự toán chi phí của dự án (mô tả trong phần 7.2). Ví dụ: Một nhóm thực hiện dự án xây dựng sẽ cần phải làm quen với các quy tắc xây dựng của địa phương. Kiến thức này thường có sẵn từ những người bản xứ. Tuy nhiên, nếu nguồn lao động tại địa phương thiếu kinh nghiệm đối với những kỹ thuật xây dựng khác với thông thường hoặc chuyên ngành, các chi phí tăng thêm cho một nhà tư vấn có thể là cách hiệu quả nhất để đảm bảo kiến thức về tiêu chuẩn xây dựng của địa phương. Một nhóm thiết kế về kỹ thuật tự động nên nắm bắt các kỹ thuật lắp ráp tự động mới nhất. Các kiến thức cần thiết này có thể có được bằng cách thuê một nhà tư vấn, bằng cách cử một nhà thiết kế đến một cuộc hội thảo về máy móc, hoặc bằng cách thêm một người nào đó từ lĩnh vực sản xuất tham gia vào dự án như là một thành viên của nhóm.
Đầu vào Công cụ và kỹ thuật Đầu ra 1. Cơ cấu phân chia công 1. Phương pháp chuyên gia 1.Yêu cầu về nguồn lực việc 2. Xác định phương án thay 2. Thông tin lịch sử thế 3. Báo cáo mục tiêu 3. Phần mềm quản lý dự án 4. Bản mô tả nguồn lực 5. Chính sách tổ chức 6. Thời gian hoạt động dự kiến 7.1.1 Đầu vào của Hoạch định nguồn lực 1. Cơ cấu phân chia công việc. Cơ cấu phân chia công việc (Work breakdown structure WBS, được mô tả trong mục 5.3.3.1) xác định các bước thực hiện và các công việc chi tiết của dự án sẽ cần đến các nguồn lực để hoàn thành dự án, và vì vậy đây chính là đầu vào cơ bản để hoạch định nguồn lực. Bất kỳ đầu ra nào có liên quan từ các quá trình hoạch định khác cũng nên được thực hiện thông qua WBS để đảm bảo kiểm soát thích hợp. 2. Thông tin lịch sử. Thông tin lịch sử về các nguồn lực cần thiết đã được sử dụng cho công việc tương tự trong các dự án trước đó nên được sử dụng nếu sẵn có. 3. Báo cáo mục tiêu. Báo cáo mục tiêu của dự án (được mô tả trong mục 5.2.3.1) bao gồm thuyết minh dự án và mục tiêu của dự án, cả hai nên được mô tả một cách rõ ràng trong quá trình hoạch định nguồn lực. 4. Bản mô tả nguồn lực. Kiến thức về những nguồn lực tiềm năng và sẵn có (con người, trang thiết bị, nguyên liệu) là cần thiết cho việc hoạch định nguồn lực. Số lượng cụ thể và chất lượng của các nguồn lực sẽ rất khác nhau. Ví dụ, trong giai đoạn đầu của một dự án thiết kế kỹ thuật, có thể bao gồm số lượng lớn “kỹ sư cấp cao và cấp trung”. Tuy nhiên, trong giai đoạn sau của dự án, số lượng này sẽ giảm xuống và chỉ dành cho những người hiểu rõ về dự án và đã hoàn thành những công việc ở những giai đoạn trước. 5. Chính sách tổ chức. Các chính sách trong việc tổ chức nhân sự cũng như việc thuê, mua trang thiết bị, nguyên vật liệu phải được thể hiện cụ thể trong quá trình hoạch định nguồn lực cho dự án. 6. Thời gian hoạt động dự kiến. Thời gian kết thúc dự kiến của dự án (được mô tả trong mục 6.3.3.1). 7.1.2 Công cụ và kỹ thuật cho hoạch định nguồn lực 1. Phương pháp chuyên gia. Ý kiến của chuyên gia là cần thiết để đánh giá các yếu tố đầu vào cho quy trình này. Những ý kiến này có thể được cung cấp bởi bất kỳ cá
nhân hay nhóm chuyên gia có kiến thức chuyên môn hoặc được đào tạo, và có thể lấy từ một số nguồn sau: ■ Các đơn vị khác trong tổ chức thực hiện. ■ Người tư vấn. ■ Hiệp hội nghề nghiệp và kỹ thuật. ■ Các nhóm công nghiệp. 2. Xác định phương án thay thế. Xác định phương án thay thế được thảo luận trong phần 5.2.2.3. 3. Phần mềm quản lý dự án. Phần mềm quản lý dự án với khả năng giúp tổ chức phân phối các nguồn lực hợp lý. Tùy thuộc vào sự phức tạp của các phần mềm, các nguồn lực sẵn có sẽ được xác định; đơn giá các nguồn lực cũng như lịch phân bổ các nguồn lực này cũng được xác định. 7.1.3 Kết quả từ Hoạch định nguồn lực 1. Những yêu cầu về nguồn lực. Đầu ra của quá trình hoạch định nguồn lực là một bảng mô tả về những loại nguồn lực cần thiết và số lượng mỗi nguồn lực tại mức thấp nhất của WBS. Yêu cầu nguồn lực cho các cấp cao hơn trong WBS có thể được tính toán dựa trên các giá trị cấp thấp hơn. Những nguồn lực này sẽ có được thông qua tuyển dụng nhân sự (được mô tả trong Phần 9.2), hoặc mua sắm (mô tả trong Chương 12). 7.2 LẬP DỰ TOÁN CHI PHÍ Lập dự toán chi phí được thực hiện thông qua việc ước tính chi phí của các nguồn lực cần thiết để dự án có thể hoạt động được. Trong quá trình ước tính chi phí, người lập dự toán phải xem xét các tác nhân gây ra sự thay đổi trong bảng dự toán cuối cùng để dự án được quản lý tốt hơn. Khi dự án được thực hiện theo hợp đồng, cần chú ý phân biệt giữa Lập dự toán chi phí và Tính giá thành. Lập dự toán Chi phí liên quan đến việc xây dựng hệ thống đánh giá về kết quả có thể định lượng được sẽ tốn bao nhiêu chi phí để tổ chức thực hiện cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ có liên quan? Tính giá thành là một quyết định kinh doanh – việc tổ chức thực hiện sẽ tốn chi phí bao nhiêu cho sản phẩm hoặc dịch vụ Nó có thể sử dụng dự toán chi phí để tính nhưng đây chỉ là một trong nhiều cách. Lập dự toán chi phí bao gồm việc xác định và xem xét lựa chọn nhiều dự toán kinh phí thay thế khác nhau. Ví dụ, trong hầu hết các lĩnh vực ứng dụng, các cộng việc bổ trợ trong suốt giai đoạn thiết kế được thực hiện phổ biến để hy vọng cắt giảm chi phí của giai đoạn sản xuất. Quá trình Lập dự toán chi phí phải xem xét liệu chi phí của các công việc thiết kế bổ sung có được bù đắp bằng khoản chi phí tiết kiệm được trong giai đoạn vận hành không.
Đầu vào Công cụ và kỹ thuật Đầu ra 1. Cơ cấu phân chia công 1. Dự toán tương tự 1. Dự toán chi phí việc 2. Mô hình tham số 2. Các thông tin chi tiết hỗ 2. Yêu cầu về nguồn lực 3. Phương pháp lập dự toán trợ 3. Đơn giá các nguồn lực từ dưới lên 3. Kế hoạch quản lý chi phí 4. Thời gian hoạt động dự 4. Công cụ tin học kiến 5. Các phương pháp lập dự 5. Các ấn phẩm dự toán toán khác 6. Dữ liệu lịch sử 7. Hệ thống tài khoản kế toán 8. Rủi ro 7.2.1 Đầu vào để Lập dự toán chi phí 1. Cơ cấu phân chia công việc. WBS được mô tả trong mục 5.3.3.1. Nó được sử dụng để tổ chức lập dự toán chi phí và đảm bảo rằng tất cả các công việc xác định đã được ước tính. 2. Yêu cầu về nguồn lực.Yêu cầu về nguồn lực được mô tả trong mục 7.1.3.1. 3. Đơn giá của nguồn lực. Mỗi cá nhân hoặc nhóm lập dự toán phải biết được đơn giá của mỗi nguồn lực (Ví dụ; chi phí nhân công mỗi giờ lao động, chi phí nguyên liệu cho mỗi đơn vị sản phẩm) để ước tính chi phí của dự án. Nếu như chưa biết được đơn giá thực tế thì họ phải ước tính. 4. Thời gian Hoạt động dự kiến. Ước tính thời gian hoạt động (được mô tả trong mục 6.3.3.1) sẽ ảnh hưởng đến Lập dự toán chi phí của bất kỳ dự án nào mà ngân sách dự án bao gồm một khoản tài trợ cho các chi phí tài chính (ví dụ, chi phí lãi vay). 5. Các ấn phẩm dự toán. Dữ liệu về dự toán chi phí có thể có được thông qua mua bán trên thị trường. 6. Dữ liệu lịch sử. Thông tin về giá thành của nhiều loại nguồn lực thường có sẵn từ một hoặc một số nguồn sau đây: ■ Hồ sơ dự án một hoặc một số tổ chức đã tham gia vào các dự án có thể lưu giữ hồ sơ kết quả các dự án trước đó, trong đó có đầy đủ chi tiết để hỗ trợ việc lập dự toán chi phí. Trong một số lĩnh vực ứng dụng, các thành viên của dự án có thể lưu giữ các hồ sơ đó. ■ Dữ liệu dự toán thương mại – Dữ liệu lịch sử thường có thể có được thông qua mua bán.
■ Kiến thức của nhóm dự án thành viên của nhóm dự án có thể nhớ lại kết quả trước đó hoặc ước lượng. Mặc dù kiến thức đó có thể hữu ích, nhưng nói chung chúng ít đáng tin cậy so với các kết quả được ghi nhận bằng giấy. 7. Hệ thống tài khoản kế toán. Một Hệ thống tài khoản kế toán mô tả cấu trúc mã hóa được sử dụng bởi các tổ chức thực hiện để báo cáo thông tin tài chính trong sổ cái chung của nó. Dự toán chi phí của dự án phải được ghi nhận vào khoản mục kế toán chính xác. 8. Rủi ro. Các nhóm dự án xem xét thông tin về rủi ro (xem mục 11.2.3.1) khi xây dựng dự toán chi phí, vì rủi ro (kể cả thách thức hay cơ hội) có thể tác động đáng kể đến chi phí. Các nhóm dự án xem xét mức độ ảnh hưởng của rủi ro để tính vào dự toán chi phí cho từng hoạt động. 7.2.2 Công cụ và kỹ thuật cho Dự toán chi phí 1. Dự toán Tương tự. Lập dự toán tương tự còn gọi là phương pháp ước tính từ trên xuống, nghĩa là sử dụng các chi phí thực tế của dự án tương tự trước đó làm cơ sở để ước tính chi phí cho dự án hiện tại Nó thường được sử dụng để ước tính tổng chi phí dự án khi bị hạn chế các thông tin chi tiết về dự án (ví dụ, trong giai đoạn đầu). Lập dự toán tương tự được xem như là một hình thức của phương pháp chuyên gia (mô tả trong mục 7.1.2.1). Lập dự toán tương tự nói chung là ít tốn kém hơn so với các kỹ thuật khác, nhưng nó cũng kém chính xác. Nó chỉ đáng tin cậy nhất khi: a) dự án trước tương tự trong thực tế b) Cá nhân hoặc nhóm lập dự toán có đủ kinh nghiệm cần thiết. 2. Mô hình tham số. Mô hình tham số liên quan đến việc sử dụng các thông số dự án trong một mô hình toán học để dự đoán chi phí dự án. Mô hình có thể được đơn giản (xây dựng nhà ở sẽ tốn một số tiền nhất định cho mỗi foot vuông không gian sống) hoặc phức tạp (một mô hình của các chi phí phát triển phần mềm sử dụng mười ba yếu tố điều chỉnh riêng biệt, mỗi loại trong số đó có 57 điểm nhỏ). Cả chi phí và tính chính xác của mô hình tham số thay đổi thường xuyên. Chúng hầu như chỉ đáng tin cậy khi: a) Thông tin lịch sử được sử dụng để xây dựng các mô hình là chính xác, b) các thông số được sử dụng trong mô hình này là dễ dàng định lượng và c) các mô hình có khả năng mở rộng (tức là, nó hoạt động tốt cho một dự án rất lớn cũng như đối với một dự án rất nhỏ). 3. Phương pháp lập Dự toán từ dưới lên. Kỹ thuật này liên quan đến việc ước tính chi phí cho từng nhiệm vụ cụ thể hoặc các nhóm công việc, sau đó tổng hợp kinh phí dự tính cho từng nhiệm vụ và công việc tạo thành tổng chi phí chung của dự án.
Các chi phí và tính chính xác của phương pháp này được quyết định bởi số lượng và tính phức tạp của các công việc cụ thể hoặc các nhóm công việc: những công việc càng chi tiết có thể làm tăng chi phí những cũng tăng độ chính xác của quá trình lập dự toán. Đội ngũ quản lý dự án phải cân nhắc giữa mức độ chính xác tăng thêm so với chi phí phát sinh thêm. 4. Công cụ tin học. Công cụ tin học, chẳng hạn như phần mềm quản lý dự án và các công cụ mô phỏng/thống kê, được sử dụng rộng rãi để hỗ trợ việc lập dự toán chi phí. Những sản phẩm này có thể đơn giản hóa việc sử dụng các công cụ được mô tả trước đó, do đó tạo điều kiện xem xét nhanh chóng nhiều lựa chọn chi phí thay thế. 5. Các phương pháp lập dự toán khác. Ví dụ như phân tích giá từ nhà cung cấp. 7.2.3 Kết quả của Lập dự toán 1. Dự toán chi phí. Dự toán chi phí là đánh giá định lượng các chi phí của các nguồn lực cần thiết để hoàn thành các hoạt động dự án. Bản dự toán có thể được trình bày dưới dạng tóm tắt hoặc chi tiết. Chi phí phải được ước tính cho tất cả các nguồn lực được xem như là chi phí của dự án. Nó không chỉ giới hạn ở chi phí lao động, nguyên vật liệu, nhà cung cấp mà còn có các khoản mục như lạm phát, chi phí dự phòng. Dự toán chi phí thường được tính bằng các đơn vị tiền tệ (USD, EUR, JPY…) để thuận lợi cho việc so sánh cả bên trong dự án cũng như giữa các dự án với nhau. Trong một số trường hợp, dự toán có thể sử dụng các đơn vị đo lường để ước tính chi phí như giờ công, ngày công cùng với chi phí của chúng để tạo điều kiện cho việc kiểm soát quản lý dự án được thuận lợi. Dự toán chi phí thường tính đến việc xem xét các kế hoạch đối phó với rủi ro của dự án như là kế hoạch dự phòng. Dự toán chi phí có thể được hoàn thiện từ việc hiệu chỉnh trong suốt quá trình của dự án để phản ánh các chi tiết bổ sung. Trong một số lĩnh vực ứng dụng thường có những hướng dẫn khi nào tiến hành hiệu chỉnh và mức độ chính xác được kỳ vọng. Ví dụ, Hiệp hội vì sự tiến bộ của ngành dự toán quốc tế (AACE) đã xác định sự tiến bộ của năm kiểu dự toán chi phí xây dựng trong thiết kế: thứ tự mức độ quan trọng, khái niệm, biện pháp sơ bộ, biện pháp cuối cùng, và kiểm soát. 2. Chi tiết hỗ trợ. Các chi tiết hỗ trợ cho các dự toán chi phí phải bao gồm: ■ Một bản mô tả về phạm vi công việc ước tính, thường được cung cấp bằng cách tham khảo từ WBS. ■ Tài liệu cơ sở cho việc dự toán; nghĩa là các dự toán này đã được xây dựng như thế nào. ■ Tài liệu của bất kỳ giả định nào đã được thực hiện.
■ Dấu hiệu chỉ ra một loạt các kết quả khả thi; ví dụ, $ 10.000 ± 1.000 $ để chỉ ra rằng các mặt hàng dự kiến sẽ có giá khoảng $ 9000 và $ 11.000. Số lượng và loại chi tiết bổ sung thay đổi tùy theo lĩnh vực ứng dụng. Thậm chí việc giữ lại các dữ liệu thô có thể hữu ích khi nó chứng minh được rõ hơn các ước tính đã được triển khai như thế nào. 3. Kế hoạch quản lý chi phí. Kế hoạch quản lý chi phí mô tả cách quản lý sự chênh lệch chi phí (ví dụ, các phản ứng khác nhau trước những vấn đề lớn hơn là những vấn đề nhỏ). Một kế hoạch quản lý chi phí có thể chính thức hoặc không chính thức, hết sức chi tiết hoặc quy định một cách chung chung, dựa trên nhu cầu của các bên liên quan đến dự án. Nó là một yếu tố thành phần của hoạch định dự án (được thảo luận trong mục 4.1.3.1). 7.3 LẬP NGÂN SÁCH CHI PHÍ Lập Ngân sách chi phí liên quan đến việc phân bổ tổng dự toán cho các công việc cụ thể hoặc gói công việc để thiết lập một đường chi phí cơ sở đo lường kết quả thực hiện dự án. Thực tế cho thấy việc ước tính được thực hiện sau khi ngân sách được phê duyệt, tuy nhiên việc ước tính nên được thực hiện trước khi phân bổ ngân sách. Đầu vào Công cụ và kỹ thuật Đầu ra 1. Dự toán chi phí 1. Công cụ và kỹ thuật lập 1. Đường chi phí cơ sở 2. Cơ cấu phân chia công ngân sách chi phí việc 3. Tiến độ của dự án 4. Kế hoạch quản lý rủi ro 7.3.1 Đầu vào để Lập ngân sách chi phí 1. Dự toán chi phí. Dự toán chi phí được mô tả trong mục 7.2.3.1. 2. Cơ cấu phân chia công việc. WBS (mô tả trong mục 5.3.3.1) xác định các yếu tố dự án mà chi phí sẽ được phân bổ. 3. Tiến độ của dự án. Tiến độ dự án (được mô tả trong mục 6.4.3.1) bao gồm ngày bắt đầu dự án và thời điểm kết thúc dự kiến của các hạng mục dự án để thực hiện việc phân bổ ngân sách. Thông tin này là cần thiết để phân bổ ngân sách vào đúng kỳ phát sinh chi phí đó. 4. Kế hoạch quản lý rủi ro. Kế hoạch quản lý rủi ro được thảo luận trong phần 11.1.3. Thêm vào đó, kế hoạch quản lý rủi ro thường bao gồm chi phí dự phòng và chi phí này được tính dựa trên mức độ chính xác dự kiến của dự toán.
7.3.2 Công cụ và kỹ thuật đê lập ngân sách chi phí 1. Công cụ và kỹ thuật lập ngân sách chi phí. Các công cụ và kỹ thuật được mô tả trong phần 7.2.2 cho việc lập dự toán chi phí của dự án cũng thường được sử dụng để xây dựng ngân sách cho các hoạt động hoặc các nhóm công việc. 7.3.3 Đầu ra của việc lập Ngân sách chi phí 1. Đường chi phí cơ sở. Đường chi phí cơ sở là đường tập hợp các ngân sách theo từng giai đoạn, được sử dụng để đo lường và giám sát hiệu quả chi phí của dự án. Nó được xây dựng bằng cách tổng hợp chi phí ước tính theo giai đoạn và thường được trình bày ở dạng một đường cong S, như minh họa trong hình 72. Nhiều dự án, đặc biệt là những dự án lớn hơn, có thể có nhiều đường chi phí cơ sở để đo lường các khía cạnh khác nhau của hiệu quả chi phí. Ví dụ, một kế hoạch chi tiêu hoặc dòng tiền dự báo là một đường chi phí cơ sở cho việc đo lường giải ngân. Thời gian Hình 72. Biểu đồ minh họa đường chi phí sơ sở 7.4 KIỂM SOÁT CHI PHÍ Kiểm soát chi phí xem xét đến a) Sự tác động của các yếu tố tạo ra những thay đổi tới đường chi phí cơ sở, để đảm bảo rằng những thay đổi này là kiểm soát được, b) Xác định rằng đường chi phí cơ sở đã thay đổi, và c) Quản lý những biến động thực tế khi nào chúng xảy ra và xảy ra như thế nào. Kiểm soát chi phí bao gồm: ■ Giám sát chi phí thực hiện để phát hiện và tìm hiểu các sai lệch so với kế hoạch. ■ Bảo đảm rằng tất cả những thay đổi hợp lý được phản ánh chính xác trong đường chi phí cơ sở. ■ Ngăn chặn những thay đổi không chính xác, không phù hợp, hoặc trái phép không được bao gồm trong đường chi phí cơ sở. ■ Thông báo cho các bên liên quan thích hợp về thay đổi thẩm quyền. ■ Hoạt động để giúp chi phí dự kiến trong giới hạn chấp nhận được. Kiểm soát chi phí bao gồm việc tìm ra các nguyên nhân cho cả hai trường hợp biến động tích cực lẫn tiêu cực. Nó phải được kết hợp đầy đủ với các quá trình kiểm soát khác
(kiểm soát phạm vi thay đổi, kiểm soát tiến độ, kiểm soát chất lượng và những điều khác đã được thảo luận trong mục 4.3). Ví dụ, phản ứng không phù hợp đối với sự chênh lệch chi phí có thể dẫn đến những vấn đề liên quan đến chất lượng, tiến độ của dự án hoặc tạo ra rủi ro sau này ở mức ngoài khả năng chấp nhận của dự án. Đầu vào Công cụ và kỹ thuật Đầu ra 1. Đường chi phí cơ sở 1. Hệ thống kiểm soát thay 1. Dự toán chi phí sửa đổi 2. Báo cáo thực hiện đổi chi phí 2. Cập nhật ngân sách 3. Những yêu cầu thay đổi 2. Đo lường hiệu suất 3. Hành động khắc phục 4. Kế hoạch quản lý chi phí 3. Quản lý giá trị thu được 4. Ước tính hoàn thiện EVM 5. Khóa sổ dự án 4. Kế hoạch bổ sung 6. Bài học kinh nghiệm 5. Công cụ tin học 7.4.1 Đầu vào để Kiểm soát chi phí 1. Đường chi phí cơ sở. Đường chi phí cơ sở được mô tả trong mục 7.3.3.1 2. Báo cáo thực hiện. Báo cáo thực hiện (được thảo luận trong mục 10.3.3.1) cung cấp thông tin về phạm vi dự án và chi phí thực hiện, chẳng hạn như ngân sách đã được đáp ứng hay chưa. Báo cáo thực hiện cũng có thể cảnh báo các nhóm dự án để phát hiện những vấn đề có thể gây ra các sự cố trong tương lai. 3. Những yêu cầu thay đổi. Những yêu cầu thay đổi có thể xảy ra dưới nhiều hình thức miệng hoặc bằng văn bản, trực tiếp hoặc gián tiếp, bắt nguồn từ bên ngoài hoặc nội bộ, uỷ quyền hợp pháp hoặc tùy chọn. Những thay đổi có thể yêu cầu tăng hoặc giảm ngân sách. 4. Kế hoạch quản lý chi phí. Các kế hoạch quản lý chi phí được mô tả trong mục 7.2.3.3. 7.4.2 Công cụ và kỹ thuật để Kiểm soát chi phí 1. Hệ thống kiểm soát thay đổi chi phí. Một hệ thống kiểm soát thay đổi chi phí xác định các cách mà đường chi phí cơ sở có thể thay đổi. Nó bao gồm các công việc giấy tờ, hệ thống theo dõi, và các cấp phê duyệt cần thiết cho phép thay đổi. Hệ thống kiểm soát thay đổi chi phí cần được tích hợp với hệ thống kiểm soát thay đổi tích hợp, thảo luận trong Phần 4.3. 2. Đo lường hiệu suất. Kỹ thuật đo lường hiệu suất, mô tả tại mục 10.3.2, giúp đánh giá tầm quan trọng của bất kỳ thay đổi nào xảy ra. Quản lý giá trị thu được (Earned value management EVM), được mô tả trong mục 7.4.2.3 và 10.3.2.4, đặc biệt hữu ích cho việc kiểm soát chi phí. Một phần quan trọng của kiểm soát chi phí là để xác định nguyên nhân gây ra sự sai lệch và lựa chọn biện pháp khắc phục sự sai lệch đó.
3. Quản lý giá trị thu được (EVM). Tất cả các Kế hoạch Kiểm soát giá trị thu được EVM (EVM Control Account Plans CAPs) phải liên tục đo lường hiệu suất dự án bằng cách kết hợp ba biến số độc lập: 1) Giá trị dự kiến (Planned Value – PV), hiệu quả của các công việc dự kiến thực hiện, bao gồm giá trị ước tính của công việc này (trước đây gọi là Ngân sách chi phí cho công việc theo tiến độ [Budgeted Costs for Work Scheduled BCWS]), khi so sánh với 2) Giá trị thu được (Earned Value – EV), công việc thực sự hoàn thành, bao gồm giá trị ước tính của công việc này (trước đây gọi là ngân sách chi phí cho công việc đã thực hiện [Budgeted Costs for Work Performed BCWP]), và 3) Chi phí thực tế (Actual Costs – AC) phát sinh để thực hiện các giá trị thu được (EV). Các mối quan hệ của: 2) Giá trị thu được (EV) trừ đi 1) Giá trị dự kiến (PV) tạo thành Chênh lệch chi phí do thay đổi tiến độ (Schedule variance SV). [EV – PV = SV] Các mối quan hệ của: 2) Giá trị thu được (EV) trừ đi 3) Chi phí thực tế (AC) tạo thành chênh lệch chi phí (Cost Variance CV) cho dự án. [EV – AC = CV] Xem thêm Phần 10.3.2.4. 4. Kế hoạch bổ sung. Rất ít các dự án chạy chính xác theo đúng kế hoạch. Những thay đổi trong tương lai có thể yêu cầu dự toán mới hoặc sửa đổi hoặc phân tích các phương pháp thay thế. 5. Công cụ tin học. Các công cụ tin học, chẳng hạn như phần mềm quản lý dự án và bảng tính, thường được sử dụng để theo dõi chi phí kế hoạch so với chi phí thực tế, để dự báo những tác động của thay đổi chi phí. 7.4.3 Kết quả từ kiểm soát chi phí 1. Dự toán chi phí sửa đổi. Dự toán chi phí sửa đổi là sửa đổi các thông tin chi phí sử dụng để quản lý dự án. Các bên liên quan phải được thông báo khi cần thiết. Dự toán chi phí sửa đổi có thể có hoặc không yêu cầu điều chỉnh các khía cạnh khác của kế hoạch dự án. 2. Cập nhật ngân sách. Cập nhật ngân sách là một hạng mục đặc biệt của dự toán chi phí sửa đổi. Cập nhật ngân sách là những thay đổi trong phạm vi chi phí đã được phê duyệt. Những con số này nhìn chung sửa đổi chỉ để đáp ứng với phạm vi thay đổi. Trong một số trường hợp, chênh lệch chi phí có thể rất nghiêm trọng và cần thiết phải giải trình để tìm biện pháp thực tế để thực hiện.
3. Hành động khắc phục. Hành động khắc phục là làm bất cứ điều gì để mang lại hiệu quả dự án kỳ vọng phù hợp với kế hoạch dự án. 4. Ước lượng chi phí kỳ vọng của dự án (ước lượng tại thời điểm hoàn thành). Ước lượng tại thời điểm hoàn thành (Estimate at Completion EAC) là một dự báo của tổng hầu hết các chi phí dự án, dựa trên hiệu suất dự án và định lượng rủi ro, được mô tả trong phần 11.4.3. Các kỹ thuật dự báo phổ biến nhất là một số chỉ tiêu như: ■ EAC = Chi phí thực tế hiện tại cộng với dự toán chi phí mới cho tất cả các công việc còn lại. Cách tiếp cận này thường được sử dụng khi các giả định dự toán ban đầu đều không hoàn thiện, hoặc là chúng không còn liên quan đến sự thay đổi theo hoàn cảnh nữa. Công thức: EAC = AC + ETC. ■ EAC = Chi phí thực tế hiện tại cộng với kinh phí còn lại (BAC EV). Cách tiếp cận này thường được sử dụng nhất khi sai lệch hiện tại được coi là điển hình và đội ngũ quản lý dự án kỳ vọng rằng sự sai lệch tương tự sẽ không xảy ra trong tương lai. Công thức: EAC = AC + BAC – EV. ■ EAC = Chi phí thực tế hiện tại cộng với ngân sách dự án còn lại (BAC EV) hiệu chỉnh bởi một chỉ tiêu về hiệu suất, thông thường là chỉ số hiệu quả chi phí tích lũy (Cost Performance Index CPI). Cách tiếp cận này thường được sử dụng phổ biến khi sai lệch hiện tại được xem là điển hình của sai lệch tương lai. Công thức: EAC = (AC + (BAC EV) / CPI) đây là chỉ số CPI tích lũy. Mỗi cách tiếp cận có thể là cách tiếp cận chính xác cho bất kỳ dự án nào và sẽ cung cấp cho đội ngũ quản lý dự án một tín hiệu nếu những dự báo EAC vượt quá dung sai chấp nhận được. 5. Khóa sổ/quyết toán dự án. Quy trình và thủ tục cần phải được thực hiện cho việc khóa sổ hoặc hủy bỏ các dự án. Ví dụ, Báo cáo của cơ quan chức năng (Viện công chứng kế toán Hoa Kỳ AICPA) yêu cầu tất cả các chi phí cho một dự án công nghệ thông tin không thành công phải công bố trong quý rằng dự án bị hủy bỏ. 6. Bài học kinh nghiệm. Các nguyên nhân của sự sai lệch, lý do lựa chọn các hành động khắc phục, và những bài học kinh nghiệm khác từ việc kiểm soát chi phí phải được ghi nhận để chúng trở thành một phần của cơ sở dữ liệu lịch sử cho cả dự án hiện tại và các dự án khác của Tổ chức thực hiện. (xem Phần 4.3. 3.3).