Chương IV: Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ

Chia sẻ: Nguyễn Lệ Nhung | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:27

Thêm vào BST

Báo xấu

1.513
lượt xem 210
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

TTBS tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệuthuộc lưu trữ cơ quan và PLTQG để từ đó lựa chọn và chuyển giao TL vào các kho lưu trữ theo quy định của Nhà nước.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Chương IV: Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ

Chương IV: THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ Giảng viên: TS. Nguyễn Lệ Nhung
CHƯƠNG IV: THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆUVÀO LƯU TRỮ I. Khái niệm, mục đích, nội dung, nguyên tắc thu thập bổ sung TLLT II. Các nội dung cơ bản của nghiệp vụ thu thập, bổ sung III. Thu thập bổ sung tài liệu vào LTHH IV. Thu thập, bổ sung tài liệu vào LTLS
I. Kh/niệm, m/đích, n/dung, ng/tắc TTBS TLLT 1. Kh/niệm 4. Nguyên tắc 2. Mục đích 3. Nội dung
1. KHÁI NIỆM TTBS tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan và PLTQG để từ đó lựa chọn và chuyển giao TL vào các kho lưu trữ theo quy định của Nhà nước.
2. MỤC ĐÍCH Để đưa vào kho những Hoàn chỉnh và phong phú TL có giá trị lịch sử, thêm thành phần PLTCQ thực tiễn để bảo quản, nói riêng và PLTQG VN nhằm thực hiện tốt nói chung. nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất, phục vụ tốt nhất các nhu cầu nghiên cứu, sử dụng của độc giả.
3. NỘI DUNG - Xác định nguồn TTBS -Xác định thành phần Thực hiện thủ tục giao TL thuộc diện nộp lưu nộp TL vào KLT để bổ sung vào lưu trữ - Phânchia các nguồn TL vào mạng lưới KLT + KLT Đảng thu thập TL thuộc PLTĐCS + KLT Nhà nước thu thập TL thuộc PLTNN
4. NGUYÊN TẮC - Nguyên tắc TTBS tài liệu theo thời kỳ Nguyên tắc TTBS TL lịch sử. theo khối phông lưu trữ - Nguyên tắc không phân tán phông Nguyên tắc TTBS TL theo khu vực thẩm quyền
II. Nội dung cơ bản của nghiệp vụ TTBS 1 Thu thập TL vào LT theo quy định của Nhà nước 1 2 Sưu tầm những TL còn thiếu để bổ sung cho các PLT
1. Thu thập tài liệu vào lưu trữ (Mục 1- CII - PLLTQG năm 2001) Điều 12 quy định thẩm quyền thu thập TL thuộc PLTQG: - Cơ quan lưu trữ của Đảng thu thập TL thuộc phông LTĐCSVN - Cơ quan lưu trữ của Nhà nước thu thập TL thuộc phông LTNN Điều 13 quy định: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc lựa chọn tài liệu văn thư để giao nộp vào LTHH; lựa chọn tài liệu lưu trữ hiện hành để giao nộp vào LTLS.
1. Thu thập tài liệu vào lưu trữ (tiếp theo) Điều 14 quy định thời hạn giao nộp TLLT: - Sau 1 năm - kể từ năm công việc có liên quan đến TL văn thư kết thúc thì tài liệu có giá trị lưu trữ được giao nộp vào LTHH. - Từ LTHH vào LTLS được quy định như sau: + 10 năm đối với cơ quan, tổ chức ở TW. + 5 năm đối với cơ quan, tổ chức ở ĐP. + 30 năm đối với 3 bộ: công an, quốc phòng, ngoại giao (trừ TL hiện hành và chưa giải mật)
2. Sưu tầm những TL còn thiếu để bổ sung cho các PLT  Hiện nay, trong PLTQG nói chung và các PLT CQ, TC, CN nói riêng, TLLT thường không đầy đủ do nhiều nguyên nhân: thiên tai, địch họa, chiến tranh, ý thức con người nên thất lạc, hư hỏng… ⇒ Sưu tầm, bổ sung TL cho các PLT là rất cần thiết, góp phần hoàn chỉnh TL cho các PLT đồng thời góp phần hoàn thiện tốt nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất TLLT.
III. Thu thập bổ sung TL vào LTHH 1. Khái niệm LTHH 3. Tr/nhiệm 2. Nguồn TL của LTHH cần thu thập trong c/tác vào LTHH TTBS tài liệu
1. Khái niệm LTHH (lưu trữ cơ quan)  Lưutrữ hiện hành là bộ phận lưu trữ của CQ, TC có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng TLLT được tiếp nhận từ các đơn vị thuộc CQ, TC. (K5- Đ2- PLLTQG 2001)
2. Nguồn TL cần thu thập vào LTHH  Những TL hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, tổ chức thuộc cơ quan đó (tài liệu đã được giải quyết xong ở giai đoạn văn thư) => Những đơn vị tổ chức thực hiện các chức năng chủ yếu của cơ quan là nguồn TL bổ sung chính vào LTCQ.  Lưu ý: TL cũ còn để lại ở các đơn vị và cá nhân trong CQ cũng thuộc nguồn nộp lưu vào LTHH của CQ
3. Tr/nhiệm của LTHH trong c/tác TTBS (Điều 5-Nghị định số 111/2004/NĐ-CP)  Lập kế hoạch thu thập HS, TL  Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định HS, TL cần thu thập  H/dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị HS, TL giao nộp và thống kê thành MLHS, TL nộp lưu  Chuẩn bị kho tàng và ph/tiện để tiếp nhận TL  Tổ chức tiếp nhận TL và lập b/bản giao nhận TL.
Sơ đồ CCTC của Trường CĐ Nội vụ HN BAN GIÁM HiỆU Cơ sở đào tạo tại Các phòng Các khoa Các trung tâm Đà Nẵng Đào tạo Văn thư Lưu trữ Tin học Hành chính- tổ chức HCVP và TTTV Đào tạo Nghề Quản trị Thư ký và QTVP Qlý CT HS,SV GD thường xuyên Kế hoạch- tài Giáo dục đại cương Qlý KH và HTQT
IV. Thu thập, bổ sung TL vào LTLS 1. Khái niệm LTLS 2. Nguồn TL cần thu thập vào LTLS 3. Trách nhiệm của LTLS trong công tác TTBS
1. Khái niệm lưu trữ lịch sử (LT cố định)  Lưutrữ lịch sử là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng TLLT được tiếp nhận từ LTHH và các nguồn tài liệu khác (K6- Đ2 – PLLTQG 2001)  VD: TTLTQG I,II,III, IV, TTLT tỉnh…
2. Nguồn TL cần thu thập vào LTLS * CácTTLTQG có quyền thu thập TLLT của: - Các cơ quan tổ chức của chế độ PKVN; - Các CQ, TCTW của Nhà nước: VNDCCH; CHMNVN; VNCH; CHXHCNVN; - Các DN Nhà nước do TTCP, bộ trưởng, thủ trưởng CQ ngang bộ, thủ trưởng CQ thuộc CP quyết định th/lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; - Các CQ, TC của chế độ thực dân, đế quốc xâm lược trên lãnh thổ VN trước 30/4/1975; - Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện cho, tặng, ký gửi hoặc bán TLLT.