1
ĐÀO TẠO THƯ KÝ VĂN PHÒNG VÀ LƯU TRỮ VIÊN – ĐỀ XUẤT TỪ
KINH NGHIỆM ĐÀO TẠO THẾ GIỚI VÀ VIỆT NAM
(bài viết tham dự và thuyết trình tại Hội thảo khoa học Xây dựng chương trình song ngày
Thư ký và Lưu trữ học, Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương, tháng 11.2013)
Ths. PHẠM Thị Diệu Linh
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội
Gần 20 năm qua, nhiều cơ sở đào tạo ở các bậc khác nhau đã từng bước mở
rộng đào tạo cho hai vị trí làm việc cơ bản là thư ký văn phòng và lưu trữ viên. Mặc
dù sự đa dạng và phong phú của các cơ sở đào tạo đã cung cấp cơ hội học tập phong
phú hơn cho ngày càng nhiều đối tượng nhưng nhu cầu đào tạo vẫn không ngừng
tăng lên. Bên cạnh đó, sự xuất hiện của ngành thư ký văn phòng và lưu trữ viên ở
nhiều trường thuộc các bậc học khác nhau tuy làm phong phú thêm thị trường đào
tạo nhưng chưa hẳn đảm bảo được tính phong phú và bản sắc của các chương trình
đào tạo, thậm chí có phần trùng lắp và đơn điệu. Bài viết sau đây tập trung vào một
số gợi ý để xây dựng chương trình đào tạo thư ký văn phòng và lưu trữ viên phù
hợp hơn với nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế.
1. Từ nhu cầu xã hội
Theo số liệu báo cáo của Tổng cục Thống kê, “tính đến thời điểm
01.01.2012, cả nước có gần 342 nghìn doanh nghiệp đang tồn tại, tăng 216.5 nghìn
doanh nghiệp và gấp 27 lần so với năm 2007 (125 nghìn doanh nghiệp)” 1. Trong
đó, có 313 nghìn doanh nghiệp đang hoạt động thực sự. Tính cả các đơn vị hành
chính - sự nghiệp, cả nước có khoảng 5.2 triệu cơ quan, doanh nghiệp đã và đang
thu hút khoảng 22.8 triệu lao động, tăng 38.5% so với năm 2007 2. Điều đó cho
thấy, thị trường lao động trong nước cho các ngành nghề đào tạo nói chung, thư ký
văn phòng và lưu trữ viên nói riêng đang được mở rộng. Danh mục 100 nghề
nghiệp đắt giá nhất tại Mỹ năm 2013 do Tạp chí MoneyCareers công bố cũng ghi
nhận vị trí hàng đầu của các trợ lý, thư ký, quản trị dữ liệu trong các chuyên môn về
sức khỏe, y dược, công nghệ thông tin 3.
Hội thảo “Quản trị văn phòng – Từ lý luận đến thực tiễn” năm 2013 tại
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn do Trường phối hợp với Hội Các
Nhà Quản trị Doanh nghiệp tổ chức cũng kết luận rằng những công việc và nghề
nghiệp của người làm văn phòng nói chung có vai trò hết sức quan trọng đối với sự
1 http://vneconomy.vn/20130107101535544P0C9920/buc-tranh-doanh-nghiep-duoi-goc-do-thong-ke.htm
2 http://www.qdnd.vn/qdndsite/vi-vn/61/43/2/97/97/249334/Default.aspx
3 http://money.usnews.com/careers/best-jobs/rankings/the-100-best-jobs
2
phát triển của doanh nghiệp, song không phải lúc nào cơ sở đào tạo cũng đáp ứng
được nhu cầu nhân lực cho họ. Quá trình khảo sát thực tiễn của giảng viên Khoa
Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn,
Đại học Quốc gia Hà Nội trong nhiều năm trực tiếp hướng dẫn thực tập và phỏng
vấn cựu sinh viên cũng như các nhà tuyển dụng cho thấy: nguồn nhân lực được đào
tạo tại Khoa đã đáp ứng cơ bản các yêu cầu tuyển dụng về kiến thức và một số kỹ
năng nghề nghiệp, nhưng vẫn thiếu sự sáng tạo, linh hoạt và khả năng thích ứng với
môi trường làm việc đa dạng.
Như vậy, thực tiễn trong nước và thế giới đã chứng tỏ rằng: mặc dù thị
trường lao động ngày càng mở rộng, nhận thức xã hội về công việc của trợ lý, thư
ký, lưu trữ viên ngày càng được nâng cao thì khả năng đáp ứng nhu cầu xã hội của
các cơ sở đào tạo vẫn còn những hạn chế. Điều đó đặt ra yêu cầu và thách thức cho
các trường, trong đó có Trường Cao Đẳng Sư phạm Trung ương đối với việc xây
dựng và thực hiện chương trình đào tạo có chất lượng.
2. Đến kinh nghiệm đào tạo trong nước và thế giới
Mọi cơ sở đào tạo ở Việt Nam hay quốc gia nào khác trên thế giới tuân thủ
các nguyên tắc của lý luận giáo dục học hiện đại đều khẳng định thành công của
một chương trình đào tạo được thể hiện ở những vấn đề cơ bản sau:
2.1. Mục tiêu đào tạo rõ ràng
Mục tiêu đào tạo này cần được xây dựng và tuyên bố rõ từ chính tên gọi của
chương trình đào tạo. Đối với các ngành đạo tạo mà sản phẩm đầu ra là những vị trí
công việc cụ thể thì mục tiêu đào tạo phải cho thấy vị trí phổ biến mà người học có
thể đảm nhận sau khi hòan thành chương trình. Việc công bố mục tiêu đào tạo rõ
ràng không chỉ có ý nghĩa định hướng cho quá trình đào tạo, mà còn làm tăng khả
năng cạnh tranh của cơ sở đào tạo trong bối cảnh ngày càng có nhiều đơn vị tham
gia thực hiện chương trình về thư ký và lưu trữ. Do vậy, tôi ủng hộ định hướng xây
dựng chương trình đào tạo cho các vị trí làm việc của nhân lực trong tương lai của
Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương, trong đó tên gọi chương trình ngành “Thư
ký văn phòng” là hợp lý. Tuy vậy, tên gọi chương trình “Lưu trữ học” đối với bậc
đào tạo cao đẳng cần được cân nhắc thêm, bởi lẽ Lưu trữ học là tên gọi của một
ngành khoa học, không phải tên gọi của một vị trí làm việc.
Bảng mô tả công việc của Hiệp hội chuyên gia hành chính quốc tế
(International Association of Administrative Professionals, viết tắt là IAAP) công
bố danh mục 25 vị trí làm việc liên quan tới hành chính – văn phòng – lưu trữ 4.
4 http://www.iaap-hq.org/
3
Mỗi vị trí làm việc trong danh mục này có yêu cầu cụ thể về năng lực làm việc, bao
gồm kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng. Phần lớn vị trí làm việc trong danh mục
này đã xuất hiện ở Việt Nam và đang có nhu cầu chuyên nghiệp hóa đội ngũ nhân
viên hành chính. IAAP là tổ chức đào tạo và cung cấp nhân viên hành chính chuyên
nghiệp từ lễ tân tới thư ký điều hành ở đẳng cấp quốc tế nên những tài liệu do họ
công bố có giá trị tham khảo cho quá trình đào tạo ở nhiều quốc gia. Những công bố
này là cơ sở quan trọng để xác định mục tiêu cho các chương trình đào tạo nhân
viên hành chính, vừa đáp ứng nhu cầu trong nước, vừa tiệm cận với tiêu chuẩn của
thế giới. Bảng mô tả công việc của IAAP nhấn mạnh yếu tố quan trọng trong năng
lực của các vị trí làm việc về hành chính – văn phòng – lưu trữ là kỹ năng tác
nghiệp và năng lực làm việc trong môi trường đa văn hóa. Điều này phù hợp với
năng lực đào tạo nhân lực ở bậc cao đẳng tại Việt Nam và cũng là sản phẩm quan
trọng mà chương trình đào tạo cần hướng tới.
Bảng mô tả công việc của IAAP và danh mục ngành nghề của các cơ quan
quản lý lao động nhiều quốc gia trên thế giới cho thấy việc đào tạo và sử dụng nhân
viên hành chính (trong đó có thư ký văn phòng và lưu trữ viên) đang tập trung theo
hướng chuyên sâu đối với từng chuyên môn và từng vị trí cụ thể. Vì thế, các trường
cao đẳng đào tạo lĩnh vực này tại Châu Âu và Mỹ đều hướng đến đào tạo nhân viên
hành chính cho 1 chuyên môn cụ thể như hành chính y tế, hành chính công, hành
chính giáo dục,… Do vậy, mục tiêu đào tạo thư ký văn phòng và lưu trữ viên cần
chú ý đáp ứng nhu cầu của các hệ thống cơ quan chuyên môn.
2.2. Nội dung cân đối giữa kiến thức và kỹ năng
Trên cơ sở các mục tiêu rõ ràng, nội dung đào tạo trong chương trình cần chú
ý tỷ lệ hợp lý giữa các khối kiến thức, giữa kiến thức và kỹ năng. Rõ ràng là chương
trình đào tạo bậc cao đẳng cần chú trọng tới các kỹ năng hành chính, trong đó, theo
ý kiến của tôi, tỷ lệ giữa kiến thức về nghiệp vụ với thực hành kỹ năng tối thiểu
phải là 50:50. Theo đó, số lượng môn học có giờ thực hành cần được gia tăng tỷ
trọng và số giờ thực hành trong một môn học cũng cần được bổ sung. Đây là một
nhiệm vụ tương đối khó khăn, bởi lẽ việc thiết kế môn học với cấu trúc hợp lý giữa
kiến thức – kỹ năng đòi hỏi người thực hiện phải có trình độ chuyên gia. Cho nên,
Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương cần có chính sách thu hút hợp lý đối với đội
ngũ chuyên gia này.
Bên cạnh đó, như đã đề cập ở trên, việc chú trọng tới nâng cao năng lực làm
việc trong môi trường đa văn hóa đòi hỏi phải thiết kế những nội dung tương đối
rộng về kiến thức kinh tế - xã hội – văn hóa. Việc xác định rõ vị trí của khối kiến
4
thức cơ bản về nội dung này trong chương trình và lựa chọn các môn học phù hợp
sẽ thúc đẩy năng lực nhận thức và tính liên thông của chương trình với các chuyên
ngành khác, từ đó tạo nên tính linh động của chương trình đào tạo.
2.3. Phương pháp đào tạo phù hợp
Nếu chương trình chú trọng đào tạo kỹ năng thì phương pháp đào tạo phải
thực sự giúp ích cho phát triển kỹ năng nghề nghiệp. Một thực tế khá phổ biến ở
Việt Nam là nhiều môn học có tên gọi là kỹ năng nhưng thực chất phương pháp đào
tạo vẫn thực hiện theo hình thức truyền đạt kiến thức. Điều đó không chỉ làm sai
lệch mục tiêu đào tạo của trường mà còn làm giảm uy tín và chất lượng nhân lực
sau tốt nghiệp.
Bất kỳ cơ sở đào tạo chuyên ngành nào cũng đòi hỏi phải có hệ thống phòng
thực hành đáp ứng những yêu cầu tối thiểu của quá trình đào tạo. Chương trình đào
tạo thư ký văn phòng và lưu trữ viên có mục tiêu rõ ràng nên cần được xây dựng
song song với việc chuẩn bị các điều kiện về cơ sở vật chất cho quá trình đào tạo.
Các môn học như: Kỹ năng làm việc nhóm, Kỹ năng sử dụng thiết bị văn phòng, …
cần có hệ thống phòng học và phòng thực hành tương ứng cho hoạt động dạy và
học. Trong khi đó, các môn học chú trọng về thực hành cũng đòi hỏi lớp học với số
lượng sinh viên vừa đủ (không quá 50 người) để đảm bảo khả năng điều phối, tương
tác và huấn luyện của giảng viên.
Đáp ứng nhu cầu đào tạo kỹ năng có chất lượng, bản thân đội ngũ giảng viên
cũng phải có kỹ năng giảng dạy đạt hiệu quả cao. Một chương trình đào tạo sẽ được
cụ thể hóa bằng kịch bản giảng dạy của từng môn học cụ thể, trong đó mỗi giảng
viên cần đảm bảo các hoạt động thực hành hợp lý tương ứng với các nội dung
chuyên môn. Cho nên, xác định rõ các phương pháp đào tạo cơ bản để thực hiện
chương trình sẽ giúp giảng viên có bước chuẩn bị hợp lý cho quá trình thực hiện
tiếp theo.
Kết luận: việc xây dựng chương trình đào tạo song ngành thư ký văn phòng
và lưu trữ viên cần căn cứ trên năng lực thực tế của cơ sở đào tạo và tình hình triển
khai chương trình tương tự ở Việt Nam và thế giới. Theo đó, tên gọi của chương
trình cần cho thấy rõ mục tiêu đào tạo và cần có sự phân biệt cụ thể giữa hai chương
trình đào tạo. Tính liên thông và tính chuyên biệt của hai chương trình này cần được
thể hiện rõ trong việc thiết kế các môn học cơ bản và chuyên sâu của từng ngành
học. Sự thành công của chương trình đào tạo sẽ được thể hiện rõ nếu các nội dung
được thiết kế phù hợp theo mục tiêu với tỷ trọng thích đáng của các môn học cung
5
cấp kỹ năng. Do vậy, sự góp ý của các chuyên gia đối với chương trình đào tạo thư
ký văn phòng và lưu trữ viên là hết sức cần thiết.