Đề án Tốt nghiệp Thạc sĩ: Tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần máy công trình Phúc Long

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:102

Thêm vào BST

Báo xấu

4
lượt xem 1
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề án "Tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần máy công trình Phúc Long" được hoàn thành với mục tiêu nhằm phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Phúc Long. Qua đó rút ra những ưu, nhược điểm trong tổ chức công tác kế toán của đơn vị; Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Phúc Long.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề án Tốt nghiệp Thạc sĩ: Tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần máy công trình Phúc Long

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI NGUYỄN TUẤN ANH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY CÔNG TRÌNH PHÚC LONG ĐỀ ÁN TỐT NGHIỆP THẠC SĨ Hà Nội, 2024
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI NGUYỄN TUẤN ANH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY CÔNG TRÌNH PHÚC LONG Ngành: Kế toán Mã số: 8340301 ĐỀ ÁN TỐT NGHIỆP THẠC SĨ Người hướng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Thị Minh Giang Hà Nội, 2024
i LỜI CAM ĐOAN Đề án tốt nghiệp: “Tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần máy công trình Phúc Long” được tác giả nghiên cứu, học tập tại Viện Đào tạo Sau đại học – Trường Đại học Thương mại và thực tế khảo sát tại Công ty cổ phần máy công trình Phúc Long giai đoạn từ tháng 01/2024 đến tháng 08/2024. Tác giả cam kết mọi vấn đề được nêu, giải pháp được đề xuất và các kiến nghị trong luận văn thạc sĩ là hoàn toàn xuất phát từ nghiên cứu, tổng kết, đánh giá về mặt lý luận, thực tiễn kinh doanh của Công ty cổ phần máy công trình Phúc Long mà không được sao chép bất cứ kết quả nghiên cứu nào đã công bố trước đó. Hà Nội, ngày 15 tháng 08 năm 2024 Học viên Nguyễn Tuấn Anh
ii LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực tập tại Công ty cổ phần máy công trình Phúc Long, tác giả đã nhận được nhiều sự giúp đỡ và tạo điều kiện từ quý Công ty, cùng tất cả các anh chị trong bộ phận kế toán của Công ty. Tác giả xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành về sự giúp đỡ đó. Tác giả xin chân thành cảm ơn sâu sắc tới giảng viên TS. Nguyễn Thị Minh Giang đã nhiệt tình hướng dẫn tác giả hoàn thành đề án tốt nghiệp. Do trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn của tác giả còn hạn chế nên đề án tốt nghiệp không tránh khỏi những thiếu sót, tác giả rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô Viện Đào tạo Sau đại học, các thầy cô Viện Kế toán Kiểm toán để tác giả bổ sung và nâng cao kiến thức của mình và hoàn thiện bản thân hơn trong tương lai. Xin kính chúc các thầy cô trường Đại học Thương Mại có thật nhiều sức khỏe, thành công và thịnh vượng trong cuộc sống và trong quá trình công tác tại trường. Xin chân thành cảm ơn!
iii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ........................................................................................................... i LỜI CẢM ƠN ................................................................................................................ii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ....................................................................................... vi DANH MỤC SƠ ĐỒ ...................................................................................................vii DANH MỤC BẢNG BIỂU ....................................................................................... viii 1. Lý do lựa chọn chủ đề của đề án........................................................................1 2. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề án ........................................................................1 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu .................................................2 4. Quy trình và phương pháp thực hiện đề án .....................................................2 5. Kết cấu đề án .......................................................................................................4 PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP ............................................................................. 5 1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp ...................5 1.1.1. Khái niệm về tổ chức công tác kế toán .......................................................5 1.1.2. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp .........................5 1.1.3. Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp ............................6 1.2. Cơ sở thực tiễn về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp ..............19 1.2.1. Kinh nghiệm thực tiễn tại các đơn vị bên ngoài .......................................19 1.2.2. Bài học rút ra ...........................................................................................21 KẾT LUẬN PHẦN 1 ................................................................................................... 22 PHẦN 2: NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY CÔNG TRÌNH PHÚC LONG ............................................................. 23 2.1. Khái quát về Công ty cổ phần máy công trình Phúc Long ........................23
iv 2.1.1. Giới thiệu về Công ty cổ phần máy công trình Phúc Long ......................23 2.1.2. Đặc điểm hoạt động của Công ty cổ phần máy công trình Phúc Long ...26 2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần máy công trình Phúc Long ..............................................................................................................28 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán ............................................................................28 2.2.2. Tổ chức lựa chọn chính sách kế toán áp dụng .........................................31 2.2.3. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán ..........................................................32 2.2.4. Tổ chức kiểm tra công tác kế toán ...........................................................40 2.2.5. Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán ..................42 2.3. Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần máy công trình Phúc Long ....................................................................................................43 2.3.1. Kết quả đạt được ......................................................................................43 2.3.2. Những tồn tại và nguyên nhân .................................................................45 2.4. Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần máy công trình Phúc Long ...........................................................................................48 2.4.1. Giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán ..........................................48 2.4.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán ........................48 2.4.3. Giải pháp hoàn thiện tổ chức kiểm tra công tác kế toán .........................50 2.4.4. Giải pháp hoàn thiện tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán............................................................................................................................51 KẾT LUẬN PHẦN 2 ................................................................................................... 53 PHẦN 3: CÁC ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY CÔNG TRÌNH PHÚC LONG ....................................................................................................................................... 54
v 3.1. Đề xuất tổ chức thực hiện hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần máy công trình Phúc Long ....................................................................54 3.1.1. Bối cảnh thực hiện đề án ..........................................................................54 3.1.2. Phân công trách nhiệm thực hiện đề án hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần máy công trình Phúc Long ....................................................55 3.2. Kiến nghị về điều kiện thực hiện các giải pháp ...........................................59 3.2.1. Về phía nhà nước......................................................................................59 3.2.2. Về phía Công ty ........................................................................................60 KẾT LUẬN PHẦN 3 ................................................................................................... 62 PHẦN KẾT LUẬN ...................................................................................................... 63 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
vi DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Diễn giải 1 BCTC Báo cáo tài chính 2 BTC Bộ Tài Chính 3 CĐKT Chế độ kế toán 4 Công ty Phúc Công Ty Cổ phần máy công trình Phúc Long Long 5 CNTT Công nghệ thông tin 6 DN Doanh nghiệp 7 TCCTKT Tổ chức công tác kế toán 8 TK Tài khoản 9 TNHH Trách nhiệm hữu hạn 10 TT Thông tư 11 TTĐT Trung tâm đầu tư 12 VNĐ Việt Nam đồng
vii DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1. 1. Mô hình bộ máy quản lý ........................................................................................ 25 Sơ đồ 1. 2. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở doanh nghiệp áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung .................................................................................................................................... 67 Sơ đồ 1. 3. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở doanh nghiệp áp dụng hình thức tổ chức kế toán phân tán .................................................................................................................................... 68 Sơ đồ 1. 4. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở doanh nghiệp áp dụng hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán ...................................................................................................... 69 Sơ đồ 2. 1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần máy công trình Phúc Long .................... 29 Sơ đồ 2. 2. Sơ đồ hình thức kế toán máy tại công ty ................................................................ 38
viii DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2. 1. Tình hình tài chính của Công ty cổ phần máy công trình Phúc Long trong 3 năm: 2021, 2022, 2023 ...................................................................................................................... 74 Bảng 2. 2. Chênh lệch tình hình tài chính của Công ty cổ phần máy công trình Phúc Long qua 3 năm: 2021, 2022, 2023 .......................................................................................................... 76 Bảng 2. 3. Tình hình kinh doanh của Công ty cổ phần máy công trình Phúc Long trong 3 năm 2021, 2022, 2023 ...................................................................................................................... 77 Bảng 2. 4. Chênh lệch kết quả HĐKD của Công ty cổ phần máy công trình Phúc Long ........ 78 Bảng 2. 5. Bảng tổng hợp các loại chứng từ kế toán sử dụng tại công ty Phúc Long .............. 79 Bảng 2. 6. Danh mục tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ........................................................ 80 Bảng 2. 7. Các Trung tâm trách nhiệm theo mã số ................................................................... 85 Bảng 2. 8. Chi tiết doanh thu và chi phí theo mã số. ................................................................... 86 Bảng 2. 9. Danh mục tài khoản theo các trung tâm trách nhiệm .............................................. 87 Biểu 2. 1. Biên bản tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ ........................................................... 81 Biểu 2. 2. Sổ cái tài khoản 642 ................................................................................................. 83 Biểu 2. 3. Trích sổ chi tiết tài khoản 6423................................................................................ 84 Biểu 2. 4. Nhật ký thu, Chi tiền ................................................................................................ 98 Biểu 2. 5. Bảng kê giá vốn ....................................................................................................... 99 Biểu 2. 6. Bảng kê doanh thu ................................................................................................. 100 Biểu 2. 7. Bảng kê thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế NK phải nộp ...................................... 101
1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do lựa chọn chủ đề của đề án Ngày nay, vai trò của kế toán không đơn giản chỉ là người ghi chép, lập báo cáo tài chính mà vai trò của kế toán đã được mở rộng và nâng cao hơn đó là phân tích, thiết kế, đánh gía một hệ thống thông tin kế toán, tham gia tư vấn về tài chính cho nhà quản trị. Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp (DN) được tổ chức khoa học, hợp lý sẽ giúp cho thông tin kế toán được cung cấp nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Tổ chức công tác kế toán (TCCTKT) là một trong những nội dung quan trọng trong quá trình tổ chức quản lý của một DN. Tổ chức công tác kế toán hợp lý và hoạt động hiệu quả thì việc quản lý tài chính của DN mới hiệu quả. Thực tế hiện nay các chủ DN còn hạn chế về trình độ quản lý, chưa coi trọng đúng mực về vấn đề tổ chức công tác kế toán trong DN. Những quyết định kinh doanh chủ yếu đươc đưa ra dựa trên cảm tính, ít khi có căn cứ cụ thể dựa trên tình hình tài chính của DN và tình hình thị trường. Vì vậy, sức cạnh tranh của các DN trong môi trường kinh doanh bị hạn chế. TCCTKT ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý của DN. Nhận thức được tầm quan trọng của kế toán nói chung và TCCTKT nói riêng hiện nay, trên cơ sở nền tảng kiến thức chuyên ngành kế toán đang được trang bị trong quá trình học tập tại Trường Đại học Thương Mại, qua nghiên cứu khảo sát thực tế tại Công ty cổ phần máy công trình Phúc Long (sau đây gọi tắt là Công ty Phúc Long), tác giả nhận thấy TCCTKT tại Công ty Phúc Long còn bộc lộ nhiều hạn chế. Từ nhận thức về tầm quan trọng của việc hoàn thiện TCCTKT tại Công ty Phúc Long và thực tế nghiên cứu đến hiện tại chưa có nghiên cứu nào về TCCTKT tại Công ty Phúc Long nên tác giả quyết định lựa chọn đề tài: “Tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần máy công trình Phúc Long” với mục đích nhằm đề xuất một số ý kiến, giải pháp giúp hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty. 2. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề án 2.1. Mục tiêu nghiên cứu đề án: + Về mặt lý luận: Hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong các DN thương mại + Về mặt thực tiễn: Nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Phúc Long. Từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Phúc Long
2 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu đề án: - Hệ thống hóa và làm rõ những lý luận chung về tổ chức công tác kế toán trong các DN thương mại. - Phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Phúc Long. Qua đó rút ra những ưu, nhược điểm trong tổ chức công tác kế toán của đơn vị. - Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Phúc Long. - Kiến nghị về điều kiện thực hiện các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Phúc Long 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 3.1. Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Phúc Long. 3.2. Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi không gian: Công ty Phúc Long; + Phạm vi thời gian: Nghiên cứu TCCTKT tại Công ty Phúc Long từ năm 2021 đến năm 2023; + Phạm vi nội dung: Đề tài nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán tại Công ty Phúc Long. 4. Quy trình và phương pháp thực hiện đề án 4.1. Quy trình nghiên cứu: Quy trình nghiên cứu bao gồm 6 bước: (1) Tiếp cận nghiên cứu. Tác giả thực hiện phân tích số liệu thứ cấp có được để phát hiện vấn đề tồn đọng để hình thành lý do lựa chọn đề tài; (2) Xác định vấn đề. Vấn đề nghiên cứu được xác định thông qua việc xác định mục tiêu nghiên cứu, đối tượng và phạm vi nghiên cứu, Ý nghĩa sau khi thực hiện nghiên cứu và xác định kết cấu của nghiên cứu; (3) Thiết kế nghiên cứu. Việc thiết kế nghiên cứu bao gồm: xác định cơ sở lý thuyết liên quan và thiết kế bảng câu hỏi; (4) Thu thập dữ liệu; (5) Phân tích thực trạng và dữ liệu: Phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Phúc Long; (6) Kết luận và báo cáo. Dựa vào kết quả nghiên cứu, đề xuất các giải pháp để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Phúc Long.
3 4.2. Phương pháp nghiên cứu: * Phương pháp thu thập dữ liệu: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tác giả thực hiện nghiên cứu tài liệu từ các nguồn chủ yếu sau: (1) Các tài liệu quy định hiện hành chi phối TCCTKT trong DN bao gồm: Luật kế toán, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán, các thông tư, văn bản hướng dẫn, ... nhằm có được những kiến thức lý luận về TCCTKT trong DN; (2) Bên cạnh đó, tác giả nghiên cứu các bài báo, tạp chí, luận văn có liên quan để có được cơ sở thực tiễn về vấn đề nghiên cứu; (3) Nguồn tài liệu thứ 3 tác giả thu thập là các tài liệu thực tế tại Công ty bao gồm chứng từ, sổ kế toán, báo cáo kế toán, ... nhằm có được thông tin về thực trạng TCCTKT tại công ty - Phương pháp phỏng vấn: Tác giả thực hiện phỏng vấn các đối tượng gồm: nhà quản trị DN, kế toán trưởng và các kế toán viên tại phòng tài chính – kế toán trong DN. Thông qua bảng hỏi đã được chuẩn bị trường, tác giả thực hiện phỏng vấn trực tiếp các đối tượng nhằm tìm hiểu các thông tin liên quan đến đặc điểm hoạt động của công ty, đặc điểm tổ chức công tác quản lý và tổ chức công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức hệ thống thông tin kế toán, Tổ chức kiểm tra công tác kế toán; Tổ chức ứng dụng CNTT trong công tác kế toán, ... Tác giả thực hiện xây dựng phiếu phỏng vấn. Người được phỏng vấn là bộ phận kế toán của Công ty Phúc Long và giám đốc Công ty Phúc Long. Cụ thể về số lượng phiếu phỏng vấn như sau: Số phiếu phỏng vấn phát ra là 6 phiếu; Số phiếu thu về là 6 phiếu. Trong đó: số phiếu hợp lệ là 6 phiếu (đạt 100% so với số phiếu phát ra), số phiếu không hợp lệ là 0 phiếu. Nội dung các cuộc phỏng vấn được tác giả ghi chép lại và sau đó tác giả tổng hợp lại và đưa ra kết quả nghiên cứu. Kết quả phỏng vấn được mô tả chi tiết tại Phụ lục 01. Kết quả thông qua nghiên cứu định tính sẽ các giải pháp đề xuất thiết thực hơn. • Phương pháp xử lý dữ liệu: Với nguồn dữ liệu sau khi thu thập được, nghiên cứu đã tiến hành sắp xếp, sàng lọc, phân tích và xử lý dữ liệu. Sau đó lựa chọn những thông tin phù hợp để phục vụ cho công việc nghiên cứu của đề tài, từ đó rút ra các nhận xét và đưa ra các giải pháp, kiến nghị phù hợp với thực tiễn Công ty đang nghiên cứu. Thông tin sẽ được phân loại và sắp xếp một cách có hệ thống. Những thông tin sau khi được lựa chọn, phân loại và sắp
4 xếp là cơ sở cho việc tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty và làm sáng tỏ lý luận tổ chức công tác kế toán. Trong quá trình thực hiện đề án tốt nghiệp, tác giả sử dụng các phương pháp phân tích, thống kê, so sánh, tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Trên cơ sở thông tin dữ liệu về đối tượng nghiên cứu và các tài liệu thu thập được tác giả sử dụng phương pháp định tính trong nghiên cứu các vấn đề thực tiễn để đưa ra quan điểm và các kết quả nghiên cứu của mình. Cụ thể như sau: Phương pháp so sánh; Phương pháp thống kê, phân tích - tổng hợp: Các số liệu trong đề tài được thống kê từ nhiều nguồn khác nhau, trên cơ sở thông tin dữ liệu về đối tượng nghiên cứu và các tài liệu thu thập được về đối tượng nghiên cứu, tiến hành phân tích định tính, tổng hợp để đưa ra quan điểm và kết quả nghiên cứu của mình. Nghiên cứu sử dụng các phần mềm word, excel, … để ghi chép, tính toán, tổng hợp, phân tích số liệu nhằm nghiên cứu và so sánh các mối quan hệ đáng tin cậy giữa dữ liệu thống kê được từ tài liệu nội bộ về tổ chức công tác kế toán cũng như tình hình tài chính của Công ty trong kỳ phân tích nhằm đánh giá hợp lý hoặc không hợp lý của dữ liệu này. Ngoài ra nghiên cứu còn dùng phương pháp tổng hợp, phương pháp đối chiếu và so sánh nhằm xử lý dữ liệu thứ cấp là các đề án tốt nghiệp về đề tài tổ chức công tác kế toán trong DN nhằm đưa ra một cái nhìn khái quát nhất về tình hình nghiên cứu tổ chức công tác kế toán trong DN và đảm bảo đề tài đề án tốt nghiệp phù hợp và không trùng lặp. 5. Kết cấu đề án Ngoài lời cam đoan, lời cảm ơn, danh mục từ viết tắt, bảng biểu, sơ đồ, lời mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo đề án được kết cấu thành 3 phần như sau: Phần 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức công tác kế toán trong DN Phần 2: Nội dung tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần máy công trình Phúc Long Phần 3: Các đề xuất và kiến nghị hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần máy công trình Phúc Long
5 PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm về tổ chức công tác kế toán Hiện nay, có nhiều quan điểm về tổ chức công tác kế toán. Theo giáo trình Tổ chức công tác kế toán của trường Đại học Mở Hà Nội (2009): “Tổ chức công tác kế toán là sự thiết lập mối quan hệ qua lại giữa đối tượng kế toán (nội dung kế toán), phương pháp kế toán, bộ máy kế toán, với những con người am hiểu nội dung, phương pháp kế toán biểu hiện qua hình thức kế toán thích hợp trong một đơn vị cụ thể, để phát huy cao nhất tác dụng của kế toán trong công tác quản lý đơn vị” Theo giáo trình Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp của Học viện Tài chính (2011): “Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để liên kết các yếu tố cấu thành, các công việc của kế toán nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp” Theo giáo trình tổ chức công tác kế toán của Đại học thương mại (2021): “Tổ chức công tác kế toán là tổ chức lao động kế toán theo một mô hình bộ máy kế toán phù hợp với đơn vị, tổ chức áp dụng các phương pháp kế toán nhằm thu nhận, xử lý, hệ thống hoá và cung cấp thông tin kinh tế tài chính phục vụ cho công tác quản lý kinh tế của đơn vị và đưa ra quyết định của các đối tượng sử dụng thông tin.”. Qua một số quan điểm về khái niệm tổ chức công tác kế toán trên, có thể thấy mỗi quan điểm có cách tiếp cận khác nhau nhưng trong các khái niệm đều có điểm chung là tổ chức công tác kế toán áp dụng các phương pháp kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán cho quản lý đơn vị. Từ các nghiên cứu tiền nhiệm, tác giả tiếp cận nội dung tổ chức công tác kế toán trong DN theo các nội dung bao gồm: (1) Tổ chức bộ máy kế toán; (2) Tổ chức lựa chọn chính sách kế toán áp dụng; (3) Tổ chức hệ thống thông tin kế toán; (4) Tổ chức kiểm tra kế toán; (5) Tổ chức ứng dụng CNTT trong công tác kế toán. 1.1.2. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán phải tuân theo các nguyên tắc sau: (1) Nguyên tắc tuân thủ: Tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ quy định trong các văn bản pháp lý về kế toán như Luật kế toán, Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán. Luật kế toán, Chuẩn mực
6 kế toán và Chế độ kế toán tạo hành lang pháp lý cho hoạt động của kế toán. Khi tổ chức công tác kế toán, việc tuân thủ theo quy định của các văn bản pháp lý về kế toán do nhà nước ban hành sẽ đảm bảo tính pháp lý của số liệu và tài liệu do kế toán cung cấp, phục vụ cho việc kiểm tra, giám sát của Nhà nước đối với các hoạt động của đơn vị; (2) Nguyên tắc thống nhất và nhất quán: Đơn vị cần có sự thống nhất giữa mô hình tổ chức bộ máy kế toán với mô hình tổ chức quản lý, thống nhất giữa kế toán và các bộ phận quản lý khác trong đơn vị, thống nhất về việc áp dụng các chính sách kế toán, nội dung và phương pháp hạch toán. Đơn vị phải áp dụng nhất quán chính sách kế toán đã lựa chọn trong kỳ kế toán năm. Trường hợp cần có sự thay đổi về chính sách kế toán phải sang kỳ kế toán sau; (3) Nguyên tắc phù hợp: Tổ chức công tác kế toán tại đơn vị phải phù hợp với đặc điểm và điều kiện kinh tế của đơn vị như chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động, quy mô, số lượng và trình độ của người làm kế toán, cơ sở vật chất kỹ thuật của đơn vị; (4) Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả: Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo khoa học, hợp lý và thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ, phát huy vai trò tác dụng của kế toán trong công tác quản lý, chất lượng cao nhất và tiết kiệm chi phí nhất. 1.1.3. Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 1.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán a) Yêu cầu của tổ chức bộ máy kế toán Yêu cầu của tổ chức mộ máy kế toán trong các DN bao gồm: (1) Yêu cầu về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp của nhân sự kế toán; (2) Yêu cầu về thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời và chính xác; (3) Yêu cầu về kiểm tra, kiểm soát của DN và các cơ quan liên quan. b) Các mô hình tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán trong DN có thể được thực hiện theo các mô hình sau: - Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung: Theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung, toàn đơn vị kế toán chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm duy nhất ở đơn vị chính, còn ở các đơn vị phụ thuộc không có tổ chức kế toán. Theo đó, chỉ mở một bộ sổ kế toán để thực hiện các phần hành kế toán, toàn bộ công việc ghi sổ, thu nhập, xử lý dữ liệu kế toán, lập báo cáo kế toán. Phòng kế toán trung tâm của đơn vị phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý và lập báo cáo kế toán, báo cáo quản trị. Trường hợp có các đơn vị phụ thuộc, thì các đơn vị phụ thuộc không
7 được mở sổ kế toán và không có bộ máy kế toán riêng, tại các đơn vị phụ thuộc này phòng kế toán trung tâm chỉ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ để định kỳ chuyển về phòng kế toán trung tâm; toàn bộ công việc ghi sổ các hoạt động đều thực hiện ở phòng kế toán trung tâm. Mô hình kế toán theo hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung áp dụng thích hợp cho các đơn vị có quy mô nhỏ, ít đơn vị phụ thuộc và phân bổ tập trung trên một địa bàn. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung được khái quát theo sơ đồ 1.1 tại phụ lục 02. - Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán thích hợp với các đơn vị quy mô lớn, có nhiều đơn vị trực thuộc, địa bàn phân tán, phân cấp quản lý toàn diện cho các đơn vị trực thuộc. Theo đó, toàn bộ công tác kế toán không chỉ được thực hiện tại đơn vị cấp trên (văn phòng kế toán trung tâm) mà còn được thực hiện cả ở các đơn vị cấp dưới (đơn vị trực thuộc). Vì vậy, bộ máy kế toán được phân cấp thành bộ phận kế toán trung tâm (văn phòng chính) và bộ phận kế toán trực thuộc. Kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc đều có bộ máy kế toán riêng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Từng bộ phận kế toán ở đơn vị trực thuộc phải căn cứ vào khối lượng công việc kế toán ở đơn vị mình để xây dựng bộ máy kế toán cho phù hợp. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán thường phù hợp với những đơn vị kế toán có quy mô lớn, địa bàn hoạt động rộng ở nhiều địa phương khác nhau, các bộ phận, đơn vị trực thuộc có mức độ phân cấp quản lý ở trình độ cao, hoạt động tương đối độc lập. Mô hình kế toán theo hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán được khái quát theo sơ đồ 1.2 tại phụ lục 03. - Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp vừa tập trung vừa phân tán: Theo mô hình này, ở đơn vị cấp trên vẫn lập phòng kế toán trung tâm, còn ở các đơn vị trực thuộc thì tùy vào quy mô, yêu cầu quản lý và trình độ quản lý sẽ có những đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng, đồng thời có những đơn vị phụ thuộc không tổ chức kế toán riêng. Đối với những đơn vị phụ thuộc quy mô nhỏ, không tổ chức kế toán riêng, chỉ bố trí nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, kiểm tra chứng từ, sau đó gửi về phòng kế toán đơn vị chính. Những đơn vị này thực hiện công tác kế toán tập trung. Như vậy, mức độ phân tán hay tập trung tùy thuộc vào trình độ phân cấp quản lý và hạch toán giữa đơn vị chính với các đơn vị trực thuộc có tổ chức hạch toán riêng hoặc không. Mô hình kế toán theo hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán áp dụng thích hợp cho các đơn vị có các đơn vị trực thuộc có những đặc điểm, điều kiện khác nhau hoặc ở xa trung tâm mà cần thiết có thông tin phục vụ cho công tác quản lý,
8 có hạch toán kinh doanh thì sẽ có tổ chức bộ máy kế toán riêng. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán được khái quát như sơ đồ 1.3 tại phụ lục 04. 1.1.3.2. Tổ chức lựa chọn chính sách kế toán áp dụng a) Tổ chức lựa chọn chuẩn mực và chế độ kế toán Tổ chức lựa chọn chuẩn mực và chế độ kế toán tùy thuộc vào đặc thù của đơn vị. Khi tổ chức lựa chọn chuẩn mực, chế độ, nguyên tắc và phương pháp kế toán cần lưu ý những điểm sau: - Về lựa chọn chuẩn mực kế toán: đơn vị chủ động lựa chọn áp dụng các chuẩn mực kế toán phù hợp với đặc điểm, lĩnh vực hoạt động có tính đến quy mô và mức độ phức tạp của các giao dịch. Việc lựa chọn áp dụng phải đảm bảo phản ánh được đúng đắn bản chất của giao dịch và không ảnh hưởng đến chất lượng của thông tin kế toán. Trong một số trường hợp nhất định, đơn vị kế toán cũng có thể được áp dụng các chuẩn mực kế toán quốc tế, song việc lựa chọn áp dụng chuẩn mực kế toán Việt Nam hay quốc tế đều phải được đơn vị kế toán công bố trong thuyết minh Báo cáo tài chính. - Về lựa chọn chế độ kế toán: phải trên cơ sở tuân thủ pháp luật hiện hành về kế toán và phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị kế toán. Hiện tại chế độ kế toán được quy định cụ thể trong các thông tư do Bộ Tài chính ban hành gồm: Chế độ kế toán DN (TT200/2014/TT-BTC); Chế độ kế toán áp dụng cho DN nhỏ và vừa (TT133/2016/TT-BTC); Chế độ kế toán áp dụng cho các DN siêu nhỏ (TT132/2018/TT- BTC). Bên cạnh đó, Bộ Tài chính cũng phối hợp với các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan ban hành chế độ kế toán áp dụng cho một số ngành, lĩnh vực đặc thù như ngân hàng, bảo hiểm... Vì vậy, các đơn vị kế toán cần căn cứ vào đặc điểm hoạt động của mình để lựa chọn chế độ kế toán áp dụng cho phù hợp và phải công bố thông tin này trên thuyết minh Báo cáo tài chính. b) Tổ chức lựa chọn phương pháp kế toán Đơn vi được tự do lựa chọn các nguyên tắc và phương pháp kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm của từng đối tượng kế toán. Bao gồm: Nguyên tắc và phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho; Nguyên tắc và phương pháp kế toán tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định; Nguyên tắc xác định giá trị tài sản, nợ phải trả; Nguyên tắc trong trình bày và công bố thông tin trên báo cáo tài chính,…
9 1.1.3.3. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán a) Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán bao gồm các nội dung sau: - Tổ chức xây dựng danh mục và thiết kế mẫu chứng từ kế toán: “Tổ chức xây dựng danh mục các mẫu chứng từ kế toán là xác định chủng loại số lượng, nội dung, kết cấu và quy chế quản lý, sử dụng chứng từ kế toán cho các đối tượng kế toán phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của đơn vị.” [1, trang 98]. Đơn vị được chủ động xây dựng danh mục và thiết kế mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng cần phải đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo các nguyên tắc minh bạch, rõ ràng, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu. Chứng từ phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố cơ bản theo quy định Luật kế toán gồm: (1) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; (2) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; (3) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; (4) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; (5) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; (6) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; (7) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán; … - Tổ chức lập và tiếp nhận chứng từ kế toán: Tổ chức lập chứng từ kế toán ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị bao gồm các nội dung sau: Quy định người chịu trách nhiệm ghi nhận thông tin vào chứng từ ban đầu ở từng bộ phận trong đơn vị; Hướng dẫn người lập chứng từ cách ghi nhận thông tin vào chứng từ, đảm bảo ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ để làm căn cứ ghi sổ kế toán; Đối với các chứng từ tiếp nhận về bộ phận kế toán, bộ phận kế toán sẽ tiếp nhận và lập các chứng từ nội bộ phù hợp. Việc tổ chức lập chứng từ kế toán phải đảm bảo các yêu cầu: (1) Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho nghiệp vụ kinh tế, tài chính. (2) Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định. (3) Nội dung trên chứng từ kế toán không được viết tắt, tẩy xóa, sửa chữa. Khi viết sai chứng từ thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai; (4) Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định; (5) Người lập, người duyệt và những người ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán; (6) Chứng từ kế toán được lập dưới dạng điện tử phải tuân theo quy định tại Luật kế
10 toán. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định; (7) Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. - Tổ chức kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ kế toán: Trước khi ghi sổ, kế toán phải kiểm tra thông tin trên chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính chính xác của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đảm bảo ghi chép và cung cấp thông tin chính xác. Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm: Kiểm tra tính hợp pháp, đúng đắn, hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán; Kiểm tra tính chính xác của các chỉ tiêu ghi trong chứng từ kế toán. Khi phát hiện hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, kế toán phải từ chối thực hiện đồng thời báo ngay cho Giám đốc đơn vị để kịp thời xử lý theo pháp luật hiện hành. Đối với chứng từ kế toán lập chưa đúng thủ tục cũng như các nội dung chưa đảm bảo rõ ràng thì kế toán kiểm tra và trả lại và yêu cầu làm thêm thủ tục hoàn thành thì sau đó mới làm căn cứ ghi sổ. Chứng từ sau khi kiểm tra xong phải được hoàn chỉnh và bổ sung những thông tin cần thiết để kế toán ghi sổ nhanh chóng và chính xác. Bao gồm: Ghi giá trên chmg từ theo đúng nguyên tắc tính giá; Lập định khoản kế toán; Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ kinh tế. - Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán: Khi xây dựng chương trình luân chuyển chứng từ kế toán, kế toán trưởng phải căn cứu vào: đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ máy quản lý của đơn vị; yêu cầu tổ chức hệ thống thông tin kinh tế tài chính tại đơn vị; yêu cầu quản lý của đơn vị; đặc thù của từng loại chứng từ kế toán. Nội dung của chương trình luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm: Xác định kiểu đường đi cho từng loại chứng từ kế toán; Trình tự luân chuyển, thời gian lưu trữ chứng từ kế toán ở từng bộ phận kế toán và trách nhiệm chuyển chứng từ kế toán cho bộ phận khác; Trách nhiệm của các bộ phận khác có liên quan về việc tiếp nhận chứng từ và thu thập thông tin. - Tổ chức lưu trữ và hủy bỏ chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán sau khi ghi sổ phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế và trình tự thời gian để bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật. Chứng từ lưu trữ là chứng từ gốc. Khi lưu trữ chứng từ kế toán phải đảm bảo tính khoa học để thuận tiện cho việc tra cứu khi cần thiết. Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán theo Luật kế toán hiện hành tối thiểu là 5 năm đối với các chứng từ không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, tối thiểu là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu và có ý nghĩa quan trọng về kinh tế,