Đề tài: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty CP xây dựng Sông Hồng

Chia sẻ: Van Hung | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:31

Thêm vào BST

Báo xấu

345
lượt xem 135
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Cơ cấu tổ chức thể hiện cách thức trong đó các hoạt động của tổ chức được phân công giữa các phân hệ và cá nhân. Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp sẽ giúp ta xác định rõ mối quan hệ giữa các hoạt động cụ thể; những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm gắn liền với các cá nhân, bộ phận phân hệ của tổ chức; và các mối quan hệ quyền lực bên trong tổ chức. Vai trò cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Ngày nay trong nền kinh tế thị trường, một...

Chủ đề:

Bình luận(1) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề tài: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty CP xây dựng Sông Hồng

1 KHOA KINH TẾ CÔNG NGHIỆP BÀI TẬP LỚN QUẢN TRỊ HỌC Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Vân Nhóm SV thực hiện: Nhóm Lớp:H1 Đề tài: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty CP xây dựng Sông Hồng 1
KHOA KINH TẾ CÔNG NGHIỆP BÀI TẬP LỚN QUẢN TRỊ HỌC Đề tài:Hoàn thiện cơ cấu tổ chức CTCPXD Sông Hồng Giáo viên hướng dẫn:Nguyễn Thị Hồng Vân Nhóm SV thực hiện:Nhóm Lớp:H1
3 Lớp:H1 Nhóm sinh viên: Nguyễn Văn Hưng : dtk 0951070116 3
MỤC LỤC Lời mở đầu : CHƯƠNG I:LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ MÁY QUẢN LÝ I.Một số khái niệm cơ bản 1.Khái niệm ,nội dung,yêu cầu tổ chức bộ máy quản lý 6 2.Khái niệm, nội dung, yêu cầu tổ chức bộ máy quản lý 7 3.Các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý 11 4.Các phương pháp h ình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 13 II.Vai trò và sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý 1.Vai trò của tổ chức bộ máy quản lý 14 2.Sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý 14 CHƯƠNG II:THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN XD SÔNG HỒNG I.Tổng quan về công ty 15 1. Quá trinh hình thành 15 2.Đặc điểm kỹ thuật và nguồn lực 16 3.Quy trình sản xuất của công ty 17 II.Phân tích thực trạng bộ máy quản lý của công ty 1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty 18 2.Tình hình tổ chức các bộ ph ận chức năng trong công ty 19 3.Phân tích đánh giá công tác tổ chức bộ máy quản lý công 26 4.Đánh giá chung bộ máy quản lý công ty 28 CHƯƠNG III:MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở CÔNG TY CP XD SÔNG HỒNG I.Mục tiêu ,phương hướng hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý 29 II.Các phương pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý 1.Hoàn thiện bộ máy quản lý 30 KÊT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO
5 I- LỜI NÓI ĐẦU 1 . Lý do nghiên cứu đề tài: Cơ cấu tổ chức thể hiện cách thức trong đó các hoạt động của tổ chức được phân công giữa các phân h ệ và cá nhân. Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp sẽ giúp ta xác định rõ mối quan h ệ giữa các hoạt động cụ thể; những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm gắn liền với các cá nhân, bộ phận phân hệ của tổ chức; và các mối quan hệ quyền lực b ên trong tổ chức. Vai trò cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Ngày nay trong n ền kinh tế thị trường, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì cần có một bộ máy hiệu quả trong hoạt động. Mặt khác hoàn thiện bộ máy quản lý sẽ làm cho bộ máy qu ản lý tinh giảm, gọn nhẹ mà tính hiệu lực vẫn cao.vì vậy nhóm em chọn dề tài: : "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty CP xây dựng sông hồng” Chương 1: Cở sở lý luận chung về bộ máy cơ cấu tổ chức Chương 2: Thực trạng tổ chức bộ máy quản lí của Công ty Chương 3: Một số giải pháp nhằm ho àn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty CP XÂY DỰNG SÔNG HỒNG 5
1 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ MÁY QUẢN LÝ. I: MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN. 1. Khái niệm, nội dung và yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý. 1.1. Các khái niệm: - Tổ chức: Theo cách phân lo ại các yếu tố sản xuất thì: Tổ chức là sự kết hợp các yếu tố sản xuất. Theo quá trình phát triển thì: Tổ chức là sự liên kết tất cả các cá nhân, quá trình hoạt động trong hệ thống để thực hiện các mục đích đề ra. Theo mối quan hệ: Tổ chức bao gồm sự xác định cơ cấu và liên kết các hoạt động khác nhau của tổ chức. - Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. Tô chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là dựa trên những chức năng, nhiệm vụ đã xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng mô h ình và làm cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp hoạt động như một chỉnh thể có hiệu lực nhất. - Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những chức năng riêng biệt nhưng có quan h ệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. - Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là nh ững bộ phận có trách nhiệm khác nhau, nhưng quan h ệ và phụ thuộc lẫn nhau được bố trí theo từng khâu, từng cấp quản lý để tạo thành một chỉnh thể nhằm thực hiện mục tiêu và chức năng quản lý xác định. 1.2. Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý: Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải đảm bảo thực hiện những yêu cầu sau: - Tính tối ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lý đều được thiết lập các mối quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ cho mục đích đề ra của doanh nghiệp. - Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống n ào xảy ra trong hệ thống cũng như ngoài h ệ thống. - Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo tính chính xác của thông tin được xử lý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo đư ợc sự phối hợp nhịp nh àng giữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp. 1
- Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho chi phí bỏ ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là th ấp nhất nhưng phải đạt hiệu quả cao nhất. - Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát được hệ thống thông tin, thông tin không được rò rỉ ra ngoài dưới bất kỳ h ình thức nào. Điều đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Các mô hình và nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý 2. 2.1. Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: a. Mô hình cơ cấu theo trực tuyến. Đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có cấp trên và cấp dưới. Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng, ngư ời lãnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của người d ưới quyền. Sơ đồ1: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến Lãnh Đ ạo GĐ Sản Xuất GĐ Kinh Doanh GĐ Tài Chính Các đối tượng Qlý Các đối tượng Qlý Các đối tượng Qlý Đặc điểm cơ b ản của cơ cấu này là người lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản lý, hoàn toàn ch ịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách. Còn người thừa hành m ệnh lệnh chỉ nhận lệnh một người phụ trách và ch ỉ thi hành lệnh của người đó m à thôi. - Ưu điểm: bộ máy gọn nhẹ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng. - Nhược điểm: Cơ cấu này đ òi hỏi người lãnh đ ạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, đồng thời cơ cấu n ày làm hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao theo chuyên môn. Kiểu cơ cấu này chỉ áp dụng cho các tổ chức có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp. b. Mô hình cơ cấu theo chức năng. Theo kiểu cơ cấu n ày, nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận riêng biệt theo các chức năng quản lý, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng nhất định. Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng.
3 Người lãnh đạo NgườiLĐcnăng A NgườiLĐcn ăng B NgườIlđcnăngC Đốitượng lý1 Đốitượngqu ản ly2 Đốitượngqu ản lý3 Kiểu cơ cấu này sẽ hình thành nên người lãnh đạo được chuyên môn hoá, chỉ đảm nhận thực hiện một số chức năng nhất định. Mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức rất phức tạp và chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng. Như vậy khác với cơ cấu tổ chức trực tuyến ở chỗ: ngư ời lãnh đạo chia bớt công việc cho người cấp dưới. Ưu điểm: Thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đ ạo, sử dụng tốt cán bộ hơn,phát huy tác dụng của người chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho người lãnh đ ạo. Nhược điểm: Đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng khác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ thủ trưởng. Mô hình này phù hợp với tổ chức, do - anh nghiệp có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức năng. c. Mô hình cơ cấu trực tuyến - tham mưu. Người lãnh đạo ra lệnh và ch ịu hoàn toàn trách nhiệm đối với ngư ời thừa hành trực tiếp của m ình, khi gặp các vấn đề phức tạp người lãnh đ ạo phải tham khảo ý kiến chuyên gia ở bộ phận tham mưu giúp việc. Kiểu cơ cấu này cho phép người lãnh đạo tận dụng được những tài năng, chuyên môn của các chuyên gia, giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức, nhưng nó đòi hỏi người lãnh đạo phải tìm kiếm được các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực. Sơ đồ 4: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến - tham mưu. 3
2.2. Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý: TỔNG GIÁM ĐỐC Trợ lí TGĐ P.TGĐ P.TGĐ SẢN XUẤT P . TGĐ TÀI CHÍNH MARKETING Quản trị nhân lực Qu ản trị sản suất Quản trị vật tư Quản đốc A Qu ản đốc B Qu ản đốc C - Nguyên tắc tổ chức bộ m áy qu ản lý gắn liền với phương hướng, mục đích hệ thống phương hướng, mục đích của hệ thống sẽ chi phối cơ cấu hệ thống. Nếu một hệ thống có quy mô và mục tiêu phương hướng cỡ lớn ( khu vực, cả nước) thì cơ cấu tổ chức của nó cũng phải có quy mô và phương hướng tương đương. Còn nếu có quy mô vừa phải, đội ngũ và trình độ tham gia hệ thống phải ở mức tương đương. Một hệ thống có mục đích hoạt động văn hoá thì tổ chức bộ máy quản lý sẽ có những đặc th ù khác biệt với hệ thống có mục đích kinh doanh. - Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối. Nguyên tắc này đ òi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo phân công, phân cấp nhiều phân hệ trong hệ thống theo yêu cầu các nhóm chuyên môn ngành với đội ngũ nhân lực được đ ào tạo tương ứng và có đủ quyền hạn để thực hiện được nguyên tắc n ày. - Nguyên tắc linh hoạt và thích ứng với môi trường. Nguyên tắc này đ ảm bảo việc cải tiến bộ máy quản lý phải đảm bảo cho mỗi phân hệ, mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo tương ứng để các cấp quản lý thấp h ơn phát triển được tài năng để chuẩn bị thay thế các cán bộ quản lý cấp trên khi cần thiết. - Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả. Nguyên tắc này đ òi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải mang lại hiệu quả cao nhất đối với chi phí bỏ ra và đ ảm bảo hiệu lực hoạt động của các phân hệ về tác động điều khiển của các lãnh đạo. 3. Các nhân tố ảnh h ưởng tới tổ chức bộ máy quản lý:
3 Phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý nhằm đưa ra một mô hình phù hợp với quy mô doanh nghiệp và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong công tác tổ chức quản lý và từ đó thúc đẩy doanh nghiệp có mô hình quản lý nhằm tăng sức cạnh tranh trên thị trường. Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời nhau. Khi sự thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi theo, vì nếu không thay đổi theo th ì bộ máy quản lý cũ sẽ làm cản trở việc phấn đấu đạt được mục tiêu mới đề ra của tổ chức doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải bao giờ sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi sự thay đổi bắt buộc của bộ máy quản lý, song các kết quả nghiên cứu đều ủng hộ ý kiến bộ máy quản lý cần được thay đổi kèm theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. -Chiến lư ợc và mục tiêu của tổ chức Chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời trong quản trị hiện đại. Bấtcứ chiến lược mới nào cũng được lựa chọn trên cơ sở phân tích các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và đe do ạ của môi trường trong đó cơ cấu đang tồn tại. Ngược lại, là công cụ để thực hiện các mục tiêu chiến lược, cơ cấu tổ chức phải được thay đổi khi có sự thay đổi chiến lược.động lực khiến các tổ chức phải thay đổi cơ cấu tổ chức là sự kem hiệu quả của nh ưng thuộc tính cũ trong công việc thục hiện chiến lược .Các nghiên cứu cho thấy quá trình phát triển của một tổ chức để đảm bảo cho su tương thích vơi các chiến lược thuong trải qua các bước sau: -Xây d ựng chiến lược mới -Phát sinh các vấn đề quản trị -Cơ cấu tổ chức mới ,thích hợp hơn đè xuất đư ợc triển khai -Đạt được thành tích mong đợi Tuy sự thay đổi chiến lược không phải bao giờ cũng bắt buộc có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức ,các nghiên cứu cho thấy ủng hộ chung ý tưởng rằng cơ cấu tổ chức phải đi theo chiến lược - Quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của của doanh nghiệp cũng phức tạp theo. Do đó các nhà quản lý cần phải đưa ra một mô hình cơ cấu quản lý hợp lý sao cho đảm bảo quản lý được toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp đồng thời phải làm sao để bộ máy quản lý không cồng kềnh và phức tạp về mặt cơ cấu. Còn đối với các doanh 3
nghiệp vừa và nhỏ thì bộ máy quản lý phải chuyên, tinh, gọn nhẹ để dễ tay đổi phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Địa bàn hoạt động: Việc mở rộng hoặc phân tán địa bàn hoạt động của doanh nghiệp đều có sự thay đổi về sự sắp xếp lao động nói chung và lao động quản lý nói riêng do đó d ẫn đến sự thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý. Do vậy sự thay đổi địa b àn hoạt động của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp. - Công ngh ệ: Việc sử dụng công nghệ của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý. Nếu các doanh nghiệp trú trọng đến công nghệ thì thường có định mức quản lý tốt, bộ máy qu ản lý phải được tổ chức sao cho tăng cường khả năng của doanh nghiệp và cần thích ứng kịp thời với sự thay đổi công nghệ nhanh chóng. Một hệ thống cơ cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ và phải đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến công nghệ của doanh nghiệp. - Môi trường kinh doanh. Tổ chức bộ máy quản lý hợp lý là điều kiện đủ cho doanh nghiệp thành công trên thương trư ờng. Do vậy mức độ phức tạp của môi trường kinh doanh có ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy quản lý. Nếu môi trường luôn biến động và biến động nhanh chóng thì có được thành công đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy quản lý có mối quan hệ hữu cơ.Nhân tố n ày có ảnh hưởng mạnh đến tổ chức bộ máy quản lý. Khi cơ sở kỹ thuật cho hoạt động quản lý đầy đủ, hiện đại, trình độ của cán bộ quản lý cao có thể đảm nhiệm nhiều công việc sẽ góp phần làm giảm lượng cán bộ quản lý trong bộ máy quản lý, n ên bộ máy quản lý sẽ gọn nhẹ hơn nhưng vẫn đảm bảo được tính hiệu quả trong quản lý. - Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên. Đối với những người đ ã qua đào tạo, có trình độ tay nghề cao, có ý thức làm việc thì họ sẽ hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, khối lượng công việc lớn hơn do đó sẽ làm giảm số lao động quản lý dẫn đến việc tổ chức bộ máy quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn. Ngược lại, với những lao động không có ý thức làm việc, không tự giác sẽ dẫn đến số lư ợng lao động quản lý gia tăng, làm cho lãnh đ ạo trong tổ chức đông lên, việc tổ chức bộ máy quản lý khó khăn h ơn. 4. Các phương pháp h ình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Để hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trước hết bắt nguồn từ việc xác định mục tiêu và phương hướng phát triển của hệ thống, trên cơ sở đó tiến hành tập hợp các yếu tố của cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ qua lại giữa các yếu tố đó. Việc hình thành cơ cấu tổ chức cũng có thể bắt đầu từ việc mô tả chi tiết hoạt động của các đối tượng quản lý và xác lập tất cả các mối quan hệ thông tin rồi sau đó mới hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
5 Để có một cơ cấu tổ chức hợp lý người ta thường dựa vào hai phương pháp chủ yếu sau: a. Phương pháp kinh nghiệm. Theo phương pháp này cơ cấu tổ chức được hình thành dựa vào việc kế thừa những kinh nghiệm th ành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của cơ cấu tổ chức có sẵn. Những cơ cấu tổ chức có trước n ày có nh ững yếu tố tương tự với cơ cấu tổ chức sắp hình thành và để hình thành cơ cấu tổ chức mới thì có th ể dựa vào m ột cơ cấu tổ chức mẫu nhưng có tính đến các điều kiện cụ thể của đơn vị mới như so sánh về nhiệm vụ, chức năng, đối tượng quản lý, cơ sở vật chất kỹ thuật .... để xác định cơ cấu tổ chức thích hợp. Do vậy đôi khi phương pháp n ày còn đ ược gọi là phương pháp tương tự. Ưu điểm của ph ương pháp này là quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chi tiết để thiết kế nhỏ, kế thừa có phân tích những kinh nghiệm quý báu của quá khứ. Nhược điểm: dễ dẫn đến sao chép máy móc, thiếu phân tích nh ững điều kiện cụ thể. b. Phương pháp phân tích. Theo phương pháp này, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý hiện tại được bắt đầu bằng cách nghiên cứu kỹ lư ỡng cơ cấu tổ chức hiện tại, tiến hành đánh giá những hoạt động của nó theo những tiêu thức nhất định, phân tích các chức năng, các quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận để đánh giá những mặt hợp lý của cơ cấu hiện hành và trên cơ sở đó dự kiến cơ cấu mới sau đó bổ sung, thay thế, thay đổi cán bộ, xây dựng điều lệ, nội quy, quy chế hoạt động cho từng bộ ph ận cũng như đối với cán bộ lãnh đạo, chuyên viên, các nhân viên thừa hành chủ chốt. Ưu điểm: Phương pháp này phân tích được những điều kiện thực tế của cơ quan, đánh giá được các mặt hợp lý và chưa hợp lý để hoàn thiện cơ cấu mới hiệu quả hơn. Nhược điểm: Phương pháp này tốn nhiều thời gian và chi phí lớn để thiết kế cơ cấu tổ chức mới. Tuy nhiên trong hoạt động quản lý để hình thành và tổ chức được một bộ máy quản lý tốt người ta không chỉ sử dụng thuần nhất một trong hai phương pháp trên. Mà tu ỳ theo tình hình của công ty có thể h ình thành cơ cấu quản lý theo phương pháp hỗn hợp, nghĩa là kết hợp cả hai phương pháp trên để lợi dụng ưu điểm của chúng. II. VAI TRÒ VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÝ. 1. Vai trò của tổ chức bộ máy quản lý. Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì mỗi con người không thể hành động riêng lẻ m à cần phối hợp những lỗ lực cá nhân để hướng tới những mục tiêu chung. Quá trình tạo ra của cải vật chất và tinh thần cũng như đảm bảo cuộc sống an toàn cho xã hội ngày càng 5
được thực hiện trên quy mô lớn với tính phức tạp ngày càng cao đòi hỏi phải có sự phân công hợp tác của những con người trong tổ chức. 2. Sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý. 2.1. Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý. Trong hoạt động kinh tế các doanh nghiệp, tổ chức phải có bộ máy quản lý chuyên, tinh, gọn nhẹ và linh ho ạt để thực hiện quá trình quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả nhất. 2.2. Hoàn thịên bộ máy quản lý có liên quan chặt chẽ đến chiến lược kinh doanh của tổ chức. Hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên, tinh. gọn nhẹ và có hiệu lực: Để đáp ứng được những yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơ ch ế thị trường khắc nghiệt như hiện nay cũng như đ ể phát huy được hết vai trò, n ăng lực lãnh đạo và quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của hệ thống th ì việc hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên, tinh, gọn nhẹ là một tất yếu. Bộ máy quản lý là lực lượng duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý. Nó chỉ phát huy được sức m ạnh khi nó phù hợp với yêu cầu của thực tiễn, còn không thì nó lại trở th ành lực lượng làm kìm hãm sự phát triển của tổ chức. Ho àn thiện bộ máy quản lý, làm cho bộ máy qu ản lý có hiệu lực hơn, hoàn thiện nhiệm vụ quản lý phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh, thích ứng với mọi đặc điểm kinh tế, kỹ thuật của doanh nghiệp. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SÔNG HỒNG I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 1. Quá trình hình thành và phát triển công ty Công ty Cổ phần Xây dựng Sông Hồng là doanh nghiệp Nh à nước trực thuộc Tổng Công ty Sông Hồng, đư ợc Cổ phần hoá năm 2006 theo Quyết định của Bộ Xây dựng, nay là Công ty liên kết của Tổng Công ty Cổ phần Xây lắp Dầu khí Việt Nam, có tên viết tắt là IN- COMEX. Dưới sự lãnh đạo đúng đắn của Hội đồng Quản trị, cùng với sự đồng tâm nhất trí của các cổ đông, đầu năm 2007 Công ty đã tăng Vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng lên 150 tỷ đồng, có sự tham gia góp vốn của các cổ đông chiến lược là các Tập đoàn Kinh tế, các Ngân h àng, các Tổng Công ty mạnh như: Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam, Tập đo àn Hansin (Hàn Quốc), Tổng công ty Sông Hồng, Ngân h àng Thương m ại Cổ phần Đại Dương v.v… Với định hướng phát triển đa ngành nghề, song INCOMEX đã có nhiều kinh nghiệm và năng lực hoạt động trong các lĩnh vực: Đầu tư, kinh doanh bất động sản; Môi giới đấu giá bất động sản; Quản lý dự án; Tư vấn thiết kế các hạng mục công trình; Thi công xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi…; Kinh doanh thiết bị dân dụng, công nghiệp, vật liệu xây dựng;…
7 INCOMEX nhận thức con người chính là n ền tảng để phát triển bền vững, nên đ ã tuyển dụng, đ ào tạo đư ợc một đội ngũ cán bộ nhiều kinh nghiệm, đầy tâm huyết, chuyên môn giỏi. Đồng thời thực hiện áp dụng Hệ thống Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 -2000… INCOMEX đã từng b ước hoàn thiện cấu trúc bộ máy tổ chức để đáp ứng yêu cầu phát triển trong giai đoạn mới. Cùng với các Công ty th ành viên và Công ty liên kết, INCOMEX ngày càng khẳng định th ương hiệu và vị thế của m ình trên thị trường trong và ngoài nước. Từ nguồn lực hiện có INCOMEX luôn đặt mục tiêu “Tôn trọng lắng nghe xem lợi ích của khách hàng, đối tác, cổ đông là lợi ích của chính m ình” và luôn “Tự đổi mới, đón đầu cơ hội, gặt hái th ành công”.. 2. Đặc đ iểm về kỹ thuật và nguồn lực: 2.1. Về tình hình tài chính. Qua b ảng số liệu dưới đây ta có thể thấy đ ược tình hình tài chính va nguồn vốn của công ty qua một số năm qua. Biểu 2: Tình hình tài chính của công ty. Đơn vị tính: Tỷ VNĐ Tài sản Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Tổng tài sản có 20.000 25 .40 31.38 36.60 Tổng tài sản có lưu động 10.60 12 .80 15.80 20.60 Tổng tài sản nợ 8.08 10.20 13.50 15.00 Tổng tài sản nợ lưu động 2.00 3.05 5 .30 8 .82 Tổng doanh thu 18 .11 24 .69 30.28 34.83 Vốn luân chuyển 86 % 94 .5% 95.50 % 97.80% Nguồn : http://www.incomex.com.vn/index.php?q 2.2. Về nguồn nhân lực. Để thấy rõ tình hình biến động về nguồn nhân lực của Công ty qua các năm ta có bảng số liệu sau: Biểu 3: Nguồn nhân lực của công ty. Đơn vị tính: Người Năm2006 Năm2007 Năm2008 Năm2009 Năm2010 Nhân viên 1 . Tổng số 100 150 200 260 300 2 . NV văn phòng 25 30 33 40 50 3 .Nhân viên SX 75 120 167 220 250 3. Quy trình sản xuất và thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty. 7
3.1. Quy trình sản xuất của Công ty. Do mới đi vào ho ạt động n ên quy trình sản xuất của Công ty còn sơ khai, có thể mô ta quy trình sản xuất theo sơ đồ sau : Nhận bản vẽ thiết kế dự án Triển khai bóc tách vật tư Tiến hành sản xuất Kết qủa cuối cùng của quy trình sản xuất nếu giao cho khách hàng thì đó là sản phẩm hoàn chỉnh, còn là bán sản phẩm khi Công ty phải chịu trách nhiệm thi công tại công trường theo yêu cầu của khách h àng. 3.2. Thị trư ờng tiêu thụ sản phẩm. Sản phẩm của công ty đư ợc tiêu thụ trên th ị trường trong nước và quốc tếMục tiêu của Công ty là m ở rộng thị trường tiêu thụ trong nước bằng các tăng cường giới thiệu sản phẩm, không ngừng nâng cao chất lượng và tính tối ưu của sản phẩm với khách hàng trong nước. II. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY. Sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty. Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty đựơc tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng với chế độ một thủ trư ởng được miêu tả như sơ đồ. Theo sơ đồ này TGĐ được sự giúp đỡ tích cực của các phòng ban về các quyết định kinh doanh n ên công việc tiến triển hiệu quả hơn, mệnh lệnh từ TGĐ đã đ ược thực hiện nhanh chóng và có hiệu quả hơn. Bên cạnh đó cơ cấu
9 mô hình còn có những hạn chế như bộ phận Trợ lí nhân sự và bộ phận cố vấn bố trí như vậy là chưa hợp lí. 2. Tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong công ty: 2.1. Khối cơ quan Công ty. 2.1.1. Ban giám đốc. Biểu 4: Cơ cấu hiện tại của ban giám đốc. Ch ức năng nhiệm vụ Tuổi Ngành đào tạo TĐ chuyên môn Stt TGĐ Cơ khí Tiến sĩ 1 50 GĐ điều hành Xây d ựng Tiến sĩ 2 48 Quản đốc nh à máy Xây d ựng Trên đ ại học 3 45 a. Tổng giám đốc công ty: - Chức năng: + Chịu trách nhiệm trư ớc hội đồng quản trị về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên của công ty. + Lãnh đ ạo công ty thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ đư ợc Hội đồng quản trị thông qua. + Chỉ đạo cung cấp nguồn lực thực hiện dự án quản lý chất lượng. + Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty và bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý của công ty. - Nhiệm vụ: + Chịu trách nhiệm lãnh đạo toàn diện các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh và đ ời sống văn hoá toàn công ty. + Các lĩnh vực lãnh đạo: Công tác tổ chức cán bộ; công tác kinh tế tài chính; Công tác đầu tư, định hư ớng chiến lược của công ty; công tác tuyển dụng lao động và tổ chức thi đua khen thưởng. b. Giám đốc điều h ành: - Chức năng: Trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật, phòng vật tư và ch ỉ đạo giám sát nhà máy. - Nhiệm vụ chính: + Thiết kế sản phẩm, dự tính định mức vật tư, dự toán giá thành + Lập kế hoạch sản xuất về các đầu công việc, vật tư, tiến độ và chuyển giao kế hoạch cho qu ản đốc nhà máy để triển khai sản xuất, cho phòng kinh doanh đ ể tiến hành nhập khẩu, mua vật tư và thầu phụ. + Tổng hợp và phê duyệt hồ sơ về khối lượng các công việc đã hoàn thành theo h ợp đồng và chuyển cho phòng kế toán thanh toán hợp đồng. 9
+ Lập quy trình và cơ chế nhằm theo dõi, kiểm soát quá trình thực hiện dự án. + Chịu trách nhiệm về tiến độ triển khai chất lượng sản phẩm và an toàn lao động. + Lập báo cáo về tình hình sản xuất, thực hiện hợp đồng, báo cáo giờ công hực hiện các công việc khác theo chỉ đạo củaTGĐ. - Báo cáo: Giám đốc điều h ành báo cáo thực hiện nhiệm vụ cho TGĐ và ch ịu sự giám sát của TGĐ. - Các mối quan hệ của giám đốc điều h ành: + Quan hệ với bên ngoài CEC: Ch ịu trách nhiệm chính với khách h àng về triẻn khai thực hiện các hạng mục công việc theo đúng hợp đồng được phòng kinh doanh bàn giao; Quan hệ với các trưng tâm nghiên cứu, trường học nh ằm cập nhật và thu nhận các thông tin về khoa học công nghệ, tuyển dụng, đào tạo cán bộ kỹ thuật và đào tạo nghề. + Quan hệ với phòng kinh doanh: Giữ vai trò là đầu mối quan hệ với khách hàng trong triển khai hợp đồng; Cung cấp về tiến độ thực hiệncông việc triển khai hợp đồng nhằm phối hợp đảm bảo đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng; Cung cấp thông tin về năng lực sản xuất để phòng kinh doanh lên kế hoạch kinh doanh. + Quan hệ với phòng kỹ thuật: Trưởng phòng k ỹ thuật báo cáo tực tiếp cho Giám đốc điều hành, kiểm duyệt, lập dự toán, triển khai các hợp đồng của phòng k ỹ thuật; Giám sát chỉ đạo phòng kỹ thuật trong việc lập kế hoạch, tiến hành phê duyệt thầu phụ. + Quan hệ với nh à máy: Quản đốc nh à máy báo cáo trực tiếp cho Giám đốc điều hành, GĐĐH cung cấp cho nhà máy tất cả các yêu cầu kỹ thuật, khối lượng công việc, thời gian hoàn thành, định mức tiêu tthụ vật tư để triển khai hợp đồng; Kiểm tra và phê duyệt, nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành của nhà máy để ho àn tất hồ sơ nghiệm thu hợp đồng. c. Quản đốc Nhà máy. - Nhiệm vụ: + Nhận hồ sơ từ Giám đốc điều hành và thực hiện chế tạo sản phẩm, lắp đặt theo thông số kỹ thuật và khối lượng đ ược giao vào số hợp đồng kiểm tra dữ liệu thông tin đến. + Kiểm tra, giám sát về chất lượng và thực hiện tiến độ các đầu công việc của nhà máy theo kế hoạch đ ược giao. + Tiến hành triển khai thực hịên tiến độ các đầu công việc của nh à máy theo kế hoạch được giao. + Tiến hành triển khai thực hiện các hợp đồng vận chuyển trên cơ sở hợp đồng nguyên tắc, xin ý kiến chỉ đạo của Giám đốc điều h ành về các vấn đề phát sinh, các công việc xưởng không thực hiện đượccần thuê th ầu phụ. + Quyết định về nhu cầu văn phòng phẩm của Nh à máy theo đề xuất của kế toán, kiêm hành chính nhà máy. + Quản lý thiết bị trong xư ởng: Lập hồ sơ b ảo dưỡng, sửa định kỳ các máy móc công cụ, thiết bị đo lường và thiết bị vận chuyển, lập biên bản sự cố thiết bị.
3 +Qu ản lý kho vật tư và nhận hàng nhập khẩu từ phòng vật tư theo đúng yêu cầu phòng kỹ thuật đưa ra. + Bàn giao sản phẩm cho khách hàng, dán nhãn mác, bao gói sản phẩm, lập hồ sơ thủ tục giao h àng. 2.1.2. Phòng kinh doanh: Biểu 5: Cơ cấu phòng kinh doanh: Chức năng nhiệm vụ Slượng Trình độ TĐ tiếng Chuyên môn anh 1 . Trưởng phòng Đại học KS. cơ khí 1 C 2 . Bộ phận Marketing Đại học KSxây dựng 2 C 3 . Bộ phận xuất nhập khẩu Đại học Kế toán TC 1 C - Nhiệm vụ: + Lên kế hoạch và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường; nghiên cứu xu hướng phát triển thị trường, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp , các hướng phát triển công ngh ệ. + Thiết lập hệ thống theo dõi, giám sát, đánh giá và hỗ trợ việc thực hiện kế hoạch kinh doanh của các nhân viên trong phòng, cũng nh ư việc triển khai các hợp đồng của bộ phận khác ( kế toán và sản xuất), nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng; Lập báo cáo kinh doanh định kỳ trong hệ thống báo cáo cho các cơ quan có liên quan như: chủ quản, chính quyền..... + Liên hệ với khách hàng, đàm phán ký kết hợp đồng; Xác định giá bán, tiến hành các hoạt động tiếp cận với khách hàng, đấu thầu, chào giá, đàm phán ký kết hợp đồng theo uỷ quyền của TGĐ. + Tổ chức các hoạt động xúc tiến bán hàng, quảng cáo, chăm sóc khách h àng. + Cung cấp thông tin về đặc điểm khách h àng, yêu cầu của khách hàng cho phòng kỹ thuật và Nhà máy, phục vụ công tác thiết kế, giám sát kỹ thuật thi công, tổ chức sản xuất nhằm đảm bảo tiến độ đấu thầu và thực hiện hợp đồng. + Định giá bán và giá đấu thầu, đàm phán và ký kết các hợp đồng bán hàng và nhập khẩu theo sự uỷ quyền của TGĐ. + Quyết định các khoản chi theo định mức được phê duyệt. + Thực hiện các kế hoạch quảng cáo, xúc tiến thương m ại theo kế hoạch kinh doanh đã được phê duyệt. 3
- Mối quan hệ trong nội bộ Công ty: + Phối hợp với phòng kế toán: Lập báo cáo tài chính, tiến hành bảo lãnh dự thầu, thực hiện hợp đồng và đặt cọc; Hỗ trợ với bộ phận kế toán làm thanh toán, thanh lý hợp đồng; Hỗ trợ với phòng kế toán tiến hành nh ập khẩu trang thiết bị. + Với bộ phận kỹ thuật: Chuyển giao yêu cầu của khách hàng cho bộ phận kỹ thuật để triển khai dự án, tính khối lượng công việc và giá thành. Sau khi ký kết hợp đồng chuyển cho bộ phận sản xuất nhằm triển khai. Kết hợp với bộ phận kỹ thuật và Nhà máy đ ể theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng; Phối hợp cùng Giám đốc sản xuất xác định nhu cầu và các thông số kỹ thuật để lập kế hoạch nh ập khẩu và tiến h ành nh ập khẩu. + Với Nhà máy: Chuyển giao h àng nh ập khẩu cho giám đốc Nh à máy; Tiếp nhận thông tin về năng lực sản xuất để lập kế hoạch kinh doanh. 2.1.3. Phòng tài chính kế toán. Biều 6: Cơ cấu phòng tài chính kế toán. STT Chức năng nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chuyên môn Kế toán trưởng Đại học Tài chính kế toán 1 1 Kế toán viên 2 2 _ _ Thủ quỹ 3 1 _ _ Văn thư Ngoại ngữ 4 1 _ * Nhiệm vụ: - Về tài chính kế toán: + Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm của công ty trình TGĐ phê duyệt. + Tổ chức các hoạt động ghi chép sổ sách, lưu giữ chứng từ và hạch toán chi phí cho hoạt động kinh doanh theo các quy trình kế toán của công ty và đ ảm bảo tuân thủ các quy định của Nh à nước. + Xây dựng các định mức tài chính. - Về hành chính văn phòng: +Tổ chức thực hiện các hoạt động thường xuyên như hội họp, tiếp khách, trực điện thoại, điều xe, soạn thảo và gửi nhận các loại công văn giấy tờ giữa các bộ phận trong công ty với các cơ quan bên ngoài. + Tổ chức các hoạt động phúc lợi tập thể trong công ty như các giải thể thao, hội diễn văn nghệ, thăm quan và nghỉ mát. + Khuyến nghị cho TGĐ về xây dựng và sắp xếp bộ máy nhân sự cho bộ phận hành chính. 2.1.4. Phòng k ỹ thuật: Biểu 7: Cơ cấu phòng k ỹ thuật