Tóm tắt luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh: Quản trị nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Xi măng Vicem Hải Vân

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:26

Thêm vào BST

Báo xấu

13
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn "Quản trị nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Xi măng Vicem Hải Vân" hệ thống hóa những lý luận cơ bản về quản trị NVL trong doanh nghiệp sản xuất. Sau đó đi vào tìm hiểu, phân tích thực trạng hoạt động kinh doanh của Công ty CP xi măng Vicem Hải Vân để thấy được những điểm đạt được cần phát huy và nguyên nhân gây nên những hạn chế trong công tác quản trị NVL từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị NVL tại công ty.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh: Quản trị nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Xi măng Vicem Hải Vân

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRẦN THỊ THỦY TIÊN QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG VICEM HẢI VÂN Chuyên ngành : Quản trị kinh doanh Mã số : 60.34.05 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng – Năm 2015
Công trình được hoàn thành tại ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: GS.TS TRƯƠNG BÁ THANH Phản biện 1: TS. Đặng Văn Mỹ Phản biện 2: PGS.TS. Bùi Dũng Thể Luận văn đã được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp tại Đại học Đà Nẵng vào ngày 18 tháng 01 năm 2015. Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm thông tin học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học kinh tế, Đại học Đà Nẵng
1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Hiện nay, ngành xi măng đã qua rồi giai đoạn phát triển theo chiều rộng, để tồn tại trong giai đoạn khó khăn chung này, các doanh nghiệp cần định hướng phát triển cho mình theo hướng chất và lượng, tái cấu trúc doanh nghiệp xi măng theo chiều sâu. Là một doanh nghiệp thuộc Tổng Công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam có quy mô sản xuất lớn, Công ty cổ phần xi măng Vicem Hải Vân cần phải có những biện pháp triệt để để có thể tồn tại và phát triển sản xuất theo chiều sâu trong cuộc cạnh tranh khốc liệt này. Mục tiêu trung và dài hạn của công ty CP xi măng Vicem Hải Vân là hiện đại hóa công nghệ và giảm giá thành sản xuất thì việc quản trị NVL sao cho hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả là một yếu tố quan trọng giúp đạt được mục tiêu này. Từ ý nghĩa đó, công tác quản trị NVL cần và phải được chú trọng nhiều hơn nữa trong giai đoạn này để đảm bảo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, tác giả muốn chọn đề tài: “Quản trị NVL công ty cổ phần xi măng Hải Vân” để làm đề tài thực hiện nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản trị kinh doanh của mình. 2. Mục tiêu nghiên cứu Hệ thống hóa những lý luận cơ bản về quản trị NVL trong doanh nghiệp sản xuất. Sau đó đi vào tìm hiểu, phân tích thực trạng hoạt động kinh doanh của Công ty CP xi măng Vicem Hải Vân để thấy được những điểm đạt được cần phát huy và nguyên nhân gây nên những hạn chế trong công tác quản trị NVL từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị NVL tại công ty. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3.1.Đối tượng nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu những vấn đề lý
2 luận cơ bản và thực tiễn công tác quản trị NVL tại Công ty CP xi măng Vicem Hải Vân. 3.2. Phạm vi nghiên cứu: Đề tài chỉ nghiên cứu một số nội dung chủ yếu trong hoạt động quản trị NVL và các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị NVL tại công ty Cổ phần xi măng Vicem Hải Vân. Các giải pháp được đề xuất chỉ có ý nghĩa trong giai đoạn hiện nay. 4. Phương pháp nghiên cứu Đề tài này sử dụng một số phương pháp nghiên cứu kinh tế: khảo sát, thống kê, so sánh, đánh giá, phân tích và dự báo. 5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài Việc nắm bắt kịp thời tiến độ cung cấp các loại NVL là cần thiết đối với mọi doanh nghiệp sản xuất. Bởi vì nó trực tiếp ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất. NVL đầu vào cho quá trình sản xuất xi măng là clinker, thạch cao và phụ gia. Đây là loại NVL khó bảo quản nên kế hoạch: thu mua, dự trữ, cung ứng và tồn kho cần phải luôn được quan tâm và quản lý một cách sát sao, không để xảy ra tình trạng cung cấp thiếu gây ngừng sản xuất, thừa gây ứ đọng vốn sản xuất. 6. Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được kết cấu thành ba chương: Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị NVL. Chương 2: Thực trạng công tác quản trị NVL tại công ty CP xi măng Vicem Hải Vân. Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị NVL tại công ty Cổ phần xi măng Vicem Hải Vân. 7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu Để có cơ sở lý luận thực hiện nghiên cứu, tác giả đã tham khảo các tài liệu, giáo trình chuyên ngành Quản trị kinh doanh mà cụ thể là
3 các giáo trình Quản trị sản xuất giảng dạy tại Trường Đại học kinh tế Đà Nẵng, trường Đại học Kinh tế Quốc Dân, cùng một số sách do Nhà Xuất bản Tài chính, Nhà xuất bản Giáo dục phát hành. Trong những tài liệu trên các tác giả đã nêu nội dung của công tác quản trị sản xuất nói chung và quản trị vật liệu nói riêng, các phương pháp tính toán, ví dụ cụ thể để so sánh và rút ra những ưu nhược điểm, đánh giá những điểm mạnh, những điểm yếu của từng phương pháp áp dụng, tìm ra những giải pháp tối ưu nhằm hoàn thiện công tác quản trị sản xuất và quản trị NVL trong các doanh nghiệp. Tham khảo một số tài liệu nước ngoài và một số tài liệu trên Internet. Các báo cáo của ngành xi măng và các tài liệu của công ty (năm 2010 - 2012) để phân tích, đánh giá thực trạng quản trị NVL tại công ty. Ngoài ra, tác giả còn tham khảo một số bài luận khác. Tuy nhiên, các bài báo cáo này chưa nhấn mạnh về một công tác rất quan trọng trong việc hoạch định nhu cầu NVL đó là lập kế hoạch sản xuất, một kế hoạch ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch cầu NVL và đảm bảo việc cung cấp NVL nhịp nhàng cho quá trình sản xuất. Các giải pháp trong hoạch định có xem xét đến biến động của thị trường tuy nhiên, còn chưa đề cập nhiều đến giải pháp kiểm soát các biến động ảnh hưởng đến dự báo và kiểm soát dự báo. CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU 1.1. TỔNG QUAN VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu NVL là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và khi
4 tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của sức lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Toàn bộ giá trị NVL được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. 1.1.2. Chức năng, vai trò của nguyên vật liệu 1.1.3. Sự luân chuyển của dòng nguyên vật liệu 1.2. QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU 1.2.1. Định nghĩa và mục tiêu của quản trị nguyên vật liệu Quản trị NVL là một chức năng chịu trách nhiệm lên kế hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển và kiểm soát NVL nhằm sử dụng tốt nhất các nguồn lực cho việc phục vụ khách hàng đáp ứng mục tiêu của công ty. Mục tiêu của quản trị NVL là phải giữ NVL ở mức hợp lý và tiếp nhận hay sản xuất giá trị này vào thời điểm thích hợp. 1.2.2. Vai trò của quản trị nguyên vật liệu 1.2.3. Nhiệm vụ của quản trị nguyên vật liệu 1.2.4. Nội dung quản trị nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất a. Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu Để có cơ sở tiến hành mua sắm NVL cần phải xác định số lượng cần thiết cho toàn bộ thời kỳ nào đó và cho từng thời điểm mua sắm trong kỳ cũng như xác định giá cả trong từng thời điểm mua sắm. Để hoạch định nhu cầu NVL cần dựa trên 3 chỉ tiêu: lượng NVL cần dùng, lượng NVL cần mua sắm và lượng NVL cần dự trữ: Một công cụ cung cấp các báo cáo chi tiết cho các bộ phận là NVL nào cần phải đặt hàng, khi nào đặt hàng và hoàn thành đơn hàng là kỹ thuật MRP. b. Hoạch định mua sắm và kế hoạch tiến độ mua sắm - Hoạch định mua sắm: Các quyết định cơ bản trong hoạch định
5 mua sắm bao gồm: mua từ một nguồn hay nhiều nguồn, mua hay sản xuất, phân tích giá trị và củng cố các quan hệ với nhà cung cấp. - Lập kế hoạch tiến độ mua sắm: Thực chất của kế hoạch này là xác định số lượng, chất lượng, quy cách và thời điểm mua hàng. Các phương pháp xác định kích cỡ lô hàng theo kỹ thuật MRP § Mô hình đưa hàng theo lô ứng với nhu cầu (Lot for lot: LFT) § Mô hình EOQ § Phương pháp đặt hàng cố định theo một số giai đoạn § Phương pháp cân đối các chi tiết – thời kỳ (PPB) § Phương pháp chi phí đơn vị thấp nhất (Last unit cost: LUC). c. Tổ chức các hoạt động mua sắm, vận chuyển và tiếp nhận Hoạt động mua sắm tiến hành tùy theo các loại hàng hóa, tùy theo tầm quan trọng của hàng hóa. Chi phí vận chuyển và thời hạn giao nhận hàng rất quan trọng. Công ty cần phải xem xét lựa chọn phương tiện vận chuyển, sắp đặt cách thức gởi hàng, các bảng giá cước vận tải khác nhau cho mỗi loại hàng hóa để có được chi phí và thời hạn vận chuyển thích hợp, kiểm soát các chuyến vận chuyển nhằm tối ưu chi phí. Tiếp nhận phải theo dõi các khâu: dở hàng hóa và xác nhận chuyến hàng đến, làm báo cáo nhận hàng và đưa các mặt hàng đến các điểm cần thiết để đo đếm, kiểm tra, cất giữ và sử dụng. d. Tổ chức hoạt động cấp phát và sử dụng Cấp phát NVL là hình thức chuyển NVL từ kho xuống các bộ phận sản xuất. Việc cấp phát NVL có thể tiến hành theo hai hình thức sau: cấp phát theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất và cấp phát theo tiến độ kế hoạch (cấp phát theo hạn mức). e. Kiểm soát sản xuất Kiểm soát sản xuất thực hiện việc phát triển các kế hoạch ngắn hạn và hoạch định tiến độ từ các kế hoạch dài hạn.
6 f. Kiểm soát tồn kho NVL Kiểm soát tồn kho NVL là kiểm soát tồn kho cho nhu cầu phụ thuộc. Một loại nhu cầu phục vụ cho sản xuất sản phẩm, thường biến động lớn vì nó sẽ được bổ sung theo lô và phụ thuộc vào khối lượng sản xuất. MRP cũng là một công cụ kiểm soát tồn kho, giúp giảm thiểu chi phí và lượng dự trữ NVL, giảm thời gian sản xuất và thời gian cung ứng. MRP xác định mức dự trữ hợp lý, đúng thời điểm, giảm thời gian chờ đợi và những trở ngại cho sản xuất. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG VICEM HẢI VÂN 2.1 . GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CP XI MĂNG VICEM HẢI VÂN Tiền thân công ty Cổ phần xi măng Vicem Hải Vân là doanh nghiệp nhà nước thuộc Tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Nam, được cổ phần hóa vào năm 2007. Hiện nay, Tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Nam nắm giữ cổ phần vốn chi phối và có năng lực sản xuất 900.000 nghìn tấn/năm. - Lĩnh vực kinh doanh: Chủ yếu là sản xuất và kinh doanh xi măng các loại. Và nhóm sản phẩm chính của công ty gồm: xi măng porland PCB30, PCB40 và PCB40 gia công ngoài. - Quá trình hình thành và phát triển - Thành tích đạt được - Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban - Hình thức tổ chức của công ty - Quy trình sản xuất sản phẩm xi măng
7 2.2 .TÌNH HÌNH QUẢN TRỊ NVL TẠI CÔNG TY CP XI MĂNG VICEM HẢI VÂN 2.2.1 Đặc điểm NVL của công ty Sản phẩm chủ yếu của công ty là xi măng nên đối tượng nghiên cứu trong đề tài này là NVL sản xuất xi măng. Là đơn vị sản xuất công đoạn cuối bao gồm khâu nghiền và khâu đóng bao xuất xưởng nên NVL của công ty gồm: clinker, thạch cao, phụ gia, chất trợ nghiền, điện, dầu bôi trơn, mỡ, dầu ADO, xăng, bi đạn, vỏ bao. Trong đó: + NVL chính: clinker, thạch cao và đá phụ gia. + NVL phụ: chất trợ nghiền CBA1250, vỏ bao. + Nhiên liệu: điện, dầu bôi trơn, mỡ, dầu ADO, xăng, bi đạn. + Phụ tùng: xe nâng, xe cẩu,... 2.2.2 Hoạch định nhu cầu NVL tại công ty CP xi măng Vicem Hải Vân Trong công ty phòng KH - CƯ gồm 07 người, là phòng chịu trách nhiệm tất cả các hoạt động liên quan đến NVL. Hiện tại cán bộ phụ trách chuyên môn chỉ có một người đảm nhiệm khâu tìm kiếm những NCƯ trên thị trường của tất các NVL là tương đối nhiều. Điều này có thể làm giảm hiệu quả trong việc tìm kiếm nguồn hàng tốt hơn. Hiện tại, công ty chủ yếu căn cứ vào kế hoạch dự báo nhu cầu sản xuất để xây dựng kế hoạch cầu NVL. Kế hoạch dự báo nhu cầu sản xuất: Vào quý IV hàng năm, dựa theo kết quả tiêu thụ của kỳ trước, của kỳ này năm trước và theo số lượng đơn đặt hàng, lượng tồn kho từng loại, cùng với những dự đoán nhu cầu thị trường, những nguồn lực hiện có của công ty…phòng KH- CƯ lập kế hoạch dự báo nhu cầu sản xuất có sự điều chỉnh theo khách quan ít có sự nghiên cứu, đánh giá và dự báo thị trường tiêu thụ trong việc lập kế hoạch này.
8 Căn cứ vào đặc điểm máy móc thiết bị và công suất sản xuất của từng phân xưởng tiến hành phân bổ sản lượng sản xuất cho từng phân xưởng. Dựa vào lượng khách hàng đã giao dịch với công ty trong nhiều năm qua, phân tích chung về tình hình tiêu thụ xi măng trên thị trường khu vực địa bàn TP. Đà Nẵng và các tỉnh miền Trung – Tây Nguyên, sự thuận lợi của thời tiết cho việc xây dựng,… công ty lên kế hoạch sản xuất cho từng tháng. Bảng 2.3: Dự báo nhu cầu sản xuất theo tháng năm 2013 ĐVT: Tấn QUÝ THÁNG PCB30 PCB40 PCB40GC 10 8.350 21.980 19.800 IV 11 7.450 20.750 18.550 12 7.600 21.800 16.950 Tổng quý IV 23.400 64.530 55.300 (Nguồn: Phòng KH-CƯ) Công ty lập các kế hoạch ngắn hạn chủ yếu dựa trên các nghiên cứu thị trường trung và dài hạn. Cụ thể, khoảng 2-3 năm công ty mới thực hiện nghiên cứu hoặc khi có biến động thị trường mạnh mới thực hiện. Công ty chưa có kế hoạch nghiên cứu thị trường để lập kế hoạch từng kỳ cho mỗi năm. Bảng kế hoạch dự báo nhu cầu sản xuất chỉ đơn thuần là đưa ra mức sản phẩm phải hoàn thành trong một kỳ, chứ chưa được dùng để theo dõi tiến độ lên kế hoạch sản xuất cụ thể cho từng ngày. Kế hoạch cầu NVL: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, dự báo tình hình tồn kho NVL và mức dự trữ thường xuyên phòng KH - CƯ sẽ lập kế hoạch tổng cầu NVL cho cả năm.
9 Bảng 2.4: Nhu cầu sản lượng NVL chính và NVL năm 2013 Sản lượng Số lượng cần mua sắm STT Diễn giải xi măng ĐVT Số lượng Dự trữ Số lượng cần sản xuất cung ứng an toàn mua sắm 1 Clinker 650.000 Tấn 473.438 3.000 476.438 2 Thạch cao 650.000 Tấn 30.345 300 33.345 3 Phụ gia 650.000 Tấn 93.343 500 98.000 4 Chất trợ nghiền 650.000 Kg 339.274 700 346.274 5 Vỏ bao 400.000 Cái 11.550.027 50.000 11.600.000 (Nguồn: Phòng KH-CƯ) Hiện tại, mức dự trữ thường xuyên của công ty đã có tính đến mức dự trữ NVL an toàn. Nhưng mức dự trữ an toàn này thường được ước lượng cố định và tương đối lớn mà không căn cứ vào thực tế của NVL trên thị trường và kế hoạch sản xuất từng kỳ. Với mức dự trữ cố định này công ty có thể có được sự đảm bảo an toàn cho hoạt động sản xuất. Tuy nhiên, đặc điểm sản phẩm của công ty có tính thời vụ, vào những mùa thấp điểm lượng dự trữ sẽ tăng tất yếu chi phí dự trữ cũng tăng gây ứ đọng vốn và thiếu tính linh hoạt. 2.2.3 Hoạch định, tổ chức mua sắm, vận chuyển và tiếp nhận a. Hoạch định và tổ chức mua sắm Các quyết định lựa chọn NCƯ của công ty: - Clinker và thạch cao: là một công ty trực thuộc Tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Nam nên clinker và thạch cao được mua từ các nhà máy sản xuất trong Tổng công ty và do Tổng công ty chỉ định, clinker chủ yếu mua từ đối tác là công ty Vicem Hoàng Thạch (Hải Dương) và thạch cao là công ty Cổ phần Thạch cao xi măng. Trong trường hợp nguồn NVL này khan hiếm sẽ nhập khẩu trực tiếp từ nước ngoài.
10 Dưới sự chỉ đạo này nguồn NVL sẽ đảm bảo chất lượng để sản xuất xi măng. Nhưng điều này sẽ ảnh hưởng đến khả năng tìm kiếm nguồn NVL có thể tốt hơn về giá, chất lượng. - Đá phụ gia Puzolan: mua của các đơn vị khai thác từ các mỏ đá Hòa Sơn – Hòa Vang, Long Thọ - Huế, Quảng Ngãi,… có chất lượng tốt đáp ứng yêu cầu của công ty, các đơn vị này đã được chọn thông qua đấu thầu. - Nguồn vỏ bao xi măng, chất trợ nghiền CBA1250: chủ yếu mua từ đối tác lâu năm là Công ty Cổ phần Vicem Vật liệu Xây dựng Đà Nẵng. - NVL phụ: dầu bôi trơn, mỡ, dầu ADO, bi đạn mua trực tiếp khi cần. Việc mua từ đối tác lâu năm sẽ rất thuận lợi trong các công tác mua hàng và đảm bảo sự chắc chắn cho nguồn NVL. Nhưng đây không phải là mặt hàng khan hiếm và nhà phân phối cũng không phải độc quyền. Về nguồn vỏ bao xi măng, việc mua từ đơn vị thành viên Vicem là Công ty Cổ phần Vicem Vật liệu Xây dựng Đà Nẵng giá vỏ bao bì đựng xi măng của các đơn vị thành viên VICEM đưa ra cao hơn các đơn vị cung cấp vỏ bao xi măng khác từ 150 – 200 đồng/bao (với chất lượng tương đương). Việc lập kế hoạch mua sắm mà ít có sự khảo sát thị trường về loại NVL này trong mỗi lần mua sẽ dễ bỏ qua những nguồn cung đảm bảo chất lượng với giá cả tốt hơn. Bảng 2.6: Sản lượng NVL thực tế mua năm 2012 Số lượng Chênh lệch Số lượng STT Loại NVL ĐVT thực tế mua SL % mua 01 Clinker Tấn 423.430 428.730 5300 0,001 02 Thạch cao Tấn 28.345 28.582 237 0,738 03 Phụ gia Tấn 91.340 91.354 14 0,019 04 Chất trợ nghiền Kg 337.270 339.116 1.846 0,848 05 Vỏ bao Cái 10.250.025 10.297.715 47.690 0,640 (Nguồn: Phòng KH-CƯ)
11 Tình hình thực hiện kế hoạch mua sắm đều đạt kế hoạch về chi phí nhưng hầu hết lại vượt kế hoạch về sản lượng do trong những năm gần đây ngành sản xuất xi măng đang trong giai đoạn khó khăn, mức tiêu thụ thấp xuất hiện tình trạng dư thừa, giá cả thị trường NVL biến động và có xu hướng giảm. Một số trường hợp công ty đã tăng số lượng nhập để đảm bảo kế hoạch chi phí, dự trữ phòng kế hoạch tăng giá. Công ty chưa có một kế hoạch đặt hàng, lượng đặt hàng và thời gian đặt hàng tối ưu mà chỉ tính toán theo kinh nghiệm ước lượng nhu cầu cho tất cả các kỳ vào đầu năm, căn cứ vào nhu cầu NVL để sản xuất theo kế hoạch xác định lượng NVL cần cung ứng cho từng tháng. Định kỳ công ty kế hoạch nhận hàng hai lần trong một tháng; căn cứ vào lượng tồn kho đầu kỳ, lượng dự trữ thường xuyên tối thiểu cuối kỳ và lượng NVL cần dùng bình quân một ngày đêm để xác định thời gian cần đặt lại hàng và số lượng mỗi đơn hàng để tiến hành kế hoạch mua sắm. Việc mua hàng được thực hiện qua một quy trình chặt chẽ. b. Tổ chức vận chuyển ü Clinker và thạch cao: Thực hiện công tác vận chuyển các nguồn NVL này là công ty TNHH Vĩnh Phước. Đây là đơn vị duy nhất ký kết hợp đồng vận chuyển clinker và thạch cao với công ty trong thời gian qua. Tuy nhiên, giá cước ký kết mà bên Vĩnh Phước đưa ra cao hơn so với giá vận chuyển của các đơn vị khác cùng lĩnh vực. Đơn vị vận tải không qua đấu thầu đã đưa ra giá cước cao hơn so với giá vận chuyển của các đơn vị khác cùng lĩnh vực, mức chênh lệch có thể lên đến 20.000 - 40.000 đồng/tấn. ü NVL đấu thầu hoặc trực tiếp mua: Công tác vận chuyển do NCƯ trực tiếp chịu trách nhiệm được thỏa thuận trong hợp đồng. c. Tổ chức tiếp nhận Vào mùa mưa, việc tiếp nhận và kiểm tra NVL còn gặp nhiều
12 khó khăn vì NVL là loại sản phẩm không tiếp xúc lâu được với nhiệt độ ngoài trời. Các thùng xe container và hầm tàu hay bị ẩm ướt, thường có một lượng bị hư hỏng, công tác giải quyết, xử lý thường là mời cơ quan giám định kiểm tra mới tiến hành dở hàng. Điều này làm ảnh hưởng nhiều đến thời gian lưu kho và hoạt động sản xuất. 2.2.4 Tổ chức cấp phát và sử dụng NVL Căn cứ vào yêu cầu sản xuất, định mức tiêu hao NVL và công suất của máy móc thiết bị chưa được lập thành một bản kế hoạch khoa học để theo dõi và điều chỉnh tại phòng KH - CƯ. Bảng 2.10: Nhu cầu sản lượng NVL năm 2012 Sản lượng sản Số lượng Số lượng STT Diễn giải ĐVT xuất xi măng cung ứng sử dụng 1 Clinker 620.000 Tấn 451.587 435.240 2 Thạch cao 620.000 Tấn 28.944 22.940 3 Phụ gia 620.000 Tấn 89.035 62.000 Chất trợ 4 620.000 Kg 329.638 319.920 nghiền 5 Vỏ bao 370.000 Cái 7.421.460 7.421.460 (Nguồn: Phòng KH-CƯ) Công tác cấp phát và sử dụng NVL thực tế thấp hơn so với kế hoạch, kế hoạch cung ứng hoàn thành về khối lượng NVL trong kỳ. Nguyên nhân này do định mức dôi hao tự nhiên khi xây dựng định mức NVL là ước lượng còn tương đối cao và do trình độ kỹ thuật của công nhân được cải thiện. 2.2.5 Kiểm soát hoạt động sản xuất Công tác xây dựng định mức tiêu hao NVL: Hiện tại, công ty xây dựng định ở từng phân xưởng và cho từng sản phẩm bằng việc vận dụng phương pháp thực nghiệm sản xuất kết hợp kinh nghiệm sản xuất nhiều năm để xây dựng định mức.
13 Bảng 2.11: Định mức kinh tế kỹ thuật sản xuất xi măng PCB40HV (Theo QĐ số 01338/QĐ – XMHV – KT ngày 23 tháng 08 năm 2011) Định mức kế hoạch Định mức thực tế STT Tên NVL ĐVT PX1 PX2 PX1 PX2 1 Clinker Tấn 0,834 0,830 0,827 2 Thạch cao Tấn 0,050 0,050 0,050 3 Phụ gia Tấn 0,110 0,110 0,108 4 Chất trợ nghiền Kg 0,600 0,600 0,600 (Nguồn: Phòng kỹ thuật) Định mức tiêu hao sản xuất thực tế đều thấp hơn kế hoạch và định mức tiêu hao ở phân xưởng 1 thấp hơn nhiều so với kế hoạch. Do máy móc thiết bị ở phân xưởng 2 mới được trang bị mới, hiện đại nên mức độ hao hụt NVL là thấp và chính xác. Trong khi đó ở phân xưởng 1 đã cũ nên công ty xây dựng định mức tiêu hao NVL có tính đến mức bù hao NVL là tương đối lớn. Kiểm soát sự không phù hợp của NVL khi đưa đến sản xuất: được thực hiện qua một quy trình chặt chẽ. Thông qua quy trình kiểm soát chất lượng NVL có thể thấy công ty khá chú trọng trong khâu này. Vận chuyển nội bộ: Quá trình phân bố theo nguyên tắc FIFO vì vậy, NVL nhập trước thì di chuyển và phân bố đưa vào sản xuất trước. NVL chính: Sau khi kiểm tra đạt yêu cầu sẽ được đưa vào kho chứa theo quy định. Trong trường hợp sản xuất gấp, khi NVL về sẽ đưa thẳng vào các silô và phải có chứng chỉ xuất xứ của nhà chế tạo, phòng KCS tổ chức kiểm tra, thử nghiệm trong quá trình sản xuất. Các lô NVL nhập về phòng KCS kiểm tra đầy đủ có ghi ký hiệu, ngày, tháng. NVL phụ: theo phiếu yêu cầu xuất kho sản xuất nhân viên kho sẽ đưa đến phân xưởng khi phát lệnh sản xuất.
14 Trong quá trình sản xuất cán bộ kĩ thuật kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy trình công nghệ, các hướng dẫn công nghệ tại các phân xưởng. Tại các vị trí thích hợp phòng KCS tiến hành lấy mẫu kiểm tra, thử nghiệm để báo cáo cho các bộ phân liên quan điều chỉnh các thiết bị công nghệ nhằm duy trì các mức chất lượng phù hợp với yêu cầu. 2.2.6 Kiểm soát tồn kho NVL Phân bố và chất xếp hàng hóa: NVL gồm clinker, thạch cao và phụ gia đều được đánh đống trong kho 6, một kho chứa hàng riêng biệt. Chất trợ nghiền, vỏ bao được chứa trong khu B kho 5 trên các kệ riêng gồm 10 kệ, mỗi kệ 8 giá. Nhiên liệu đều chứa trong kho điện cơ được phân loại riêng biệt để tiếp cận và di chuyển hợp lý, an toàn. NVL khi đưa vào kho được đánh số thứ tự và sắp xếp theo mô hình FIFO đã được nghiên cứu và quy định tránh NVL phải chờ ngoài trời hoặc khó nhập- xuất. Chăm sóc, giữ gìn hàng hóa: Vào những năm gần đây với sự nóng lên của Trái Đất, thời tiết luôn thay đổi thất thường. Việc chăm sóc và giữ gìn NVL sao cho thích hợp với môi trường luôn được chú trọng. Đặc điểm NVL sản xuất xi măng rất dễ hút ẩm, dễ đóng cục nên thường xuyên có nhân viên kỹ thuật đi đo và kiểm tra tính ổn định của NVL trước khi đưa vào sản xuất. Kiểm kê NVL: Trong quá trình bảo quản, sử dụng NVL có thể bị mất mát, hư hỏng, kém phẩm chất, dôi thừa do nhiều nguyên nhân khác nhau. Nhưng công tác kiểm kê xác định số lượng, chất lượng NVL tồn kho thường vào cuối năm hoạch toán kế toán hoặc khi phát hiện vấn đề mới tiến hành kiểm kê, xác định nguyên nhân và tìm biện pháp xử lý.
15 Bảng 2.12: Bảng tổng kết tình hình sử dụng NVL cuối quý I/2012 Tồn kế Tồn thực Chênh lệch STT Tên NVL ĐVT hoạch tế SL % 01 Clinker Tấn 15.000 18.391,912 3.391,91 22,61 02 Thạch cao Tấn 1.000 1.146,39 146,39 14,64 03 Phụ gia Tấn 3.515 3.510,715 -4,28 -0,122 04 Chất trợ nghiền Kg 13.000 12.854,38 -145,62 -1,120 05 Vỏ bao Cái 500.000 433.854,54 -16.145,46 -3,588 (Nguồn : Phòng KH – CƯ) Mức tồn kho thực tế của clinker và thạch cao vượt mức so với kế hoạch, clinker đạt 122,61% và thạch cao đạt 114,64%. Điều này sẽ làm cho chi phí lưu kho cũng sẽ tăng so với kế hoạch. Các NVL còn lại gần đạt về yêu cầu tồn kho kế hoạch. Xem xét tình hình tồn kho hàng hóa và NVL của công ty có thể thấy: Số ngày một vòng quay hàng tồn kho tăng lên từ 58 ngày (2011) lên 66 ngày (2012) và 72 ngày (20102). Số ngày này vẫn còn ở mức cao trong khi đó cả NVL và sản phẩm xi măng của công ty bảo quản tốt nhất là dưới 60 ngày. Phân tích hiệu quả sử dụng vốn: giá trị hàng tồn kho có xu hướng tăng dần qua các năm. Biến động tăng này một phần xuất phát từ nguyên nhân tình trạng xi măng cung vượt cầu trong giai đoạn vừa qua. Bên cạnh lượng xi măng tồn kho lớn, lượng NVL tồn kho cũng còn tương đối cao so với nhu cầu NVL dùng vào sản xuất kinh doanh, điều này gây khó khăn về vốn kinh doanh cho công ty. Trong khi đó nợ ngắn hạn của công ty (chủ yếu là để mua NVL phục vụ sản xuất kinh doanh) rất lớn. Công ty sẽ gặp rủi ro rất cao nếu không luân chuyển HTK để trả các khoản nợ ngắn hạn.
16 Là công ty sản xuất chủ yếu theo đơn đặt hàng nên việc hoạch định nhu cầu là chắc chắn trong đa số các trường hợp. Nhu cầu được tính toán là yếu tố then chốt để xác định số lượng NVL. Nhưng mối quan hệ giữa nhu cầu và số lượng đặt hàng NVL chưa tối ưu. CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG VICEM HẢI VÂN 3.1. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHU CẦU NGUYÊN VẬT LIỆU - Lập các dự báo định lượng cho các dự báo nhu cầu sản xuất cần phải có giám sát và kiểm soát dự báo. Theo dự báo bổ sung mới nhất hiện nay của Bộ xây dựng, hiện tại ngành xi măng đang trong giai đoạn phục hồi sau khủng hoảng thừa, nhu cầu xi măng dự báo từ 2013 sẽ tăng trở lại. Đây là một cơ hội tốt để công ty có thể gia tăng sản lượng tiêu thụ. Muốn tận dụng tốt cơ hội này công tác lập kế hoạch cần phải có sự theo dõi thị trường sát sao để có thể lập được kế hoạch dự báo nhu cầu sản xuất chính xác phục vụ tối ưu các thị trường. Hiện tại, công tác dự báo nhu cầu sản xuất của công ty còn mang tính định tính chủ yếu là lấy ý kiến từ ban điều hành và từ các đại lý. Hàng tháng cần dựa vào bảng tổng kết số lượng đơn đặt hàng, chủng loại, mẫu mã của sản phẩm theo đơn đặt hàng, lượng tồn kho mỗi loại cùng với những nghiên cứu, đánh giá và dự báo nhu cầu thị trường kỳ tới tiến hành công tác dự báo định lượng theo xu hướng có điều chỉnh theo mùa. Khi lập các dự báo nhu cầu sản xuất cần theo dõi, thường xuyên phân tích, đánh giá biến động giữa nhu cầu thực tế và nhu cầu dự báo các tháng và các năm đã thực hiện thông qua hệ số tín hiệu theo dõi từ
17 đó phân tích nguyên nhân và tìm các hướng giải quyết tránh ảnh hưởng lâu dài. Và để kiểm soát tốt nhất các giới hạn của dự báo, công ty cần đưa ra giới hạn kiểm soát. Một khi tín hiệu theo dõi vượt ra khỏi phạm vi giới hạn cho phép thì cần phải có kế hoạch thay đổi, điều chỉnh dự báo. Giới hạn kiểm tra trên + Tín hiệu chấp nhận RSFE MAD - Tín hiệu theo dõi báo động Giới hạn kiểm tra dưới - Sử dụng kỹ thuật MRP để tính toán nhu cầu NVL. Với đặc điểm sản xuất là sản xuất với khối lượng lớn theo lô liên tục. Chiến lược mà công ty luôn theo đuổi là chiến lược cẩn trọng, an toàn nên kế hoạch dự trữ thường xuyên sẽ luôn có dự trữ an toàn. Có thể điều chỉnh số lần và số lượng đặt hàng linh hoạt hơn để cực tiểu chi phí với phương pháp đặt hàng cân đối các chi tiết - thời kỳ của kỹ thuật MRP trong hoạch định nhu cầu NVL có sự xem xét đến dự trữ an toàn linh hoạt theo từng giai đoạn sản xuất đảm bảo thích ứng với môi trường. 3.2. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH, TỔ CHỨC MUA SẮM, TỔ CHỨC VẬN CHUYỂN VÀ TIẾP NHẬN Clinker và thạch cao: Cần ổn định nguồn cung hiện có, phải thường xuyên cùng với NCƯ hỗ trợ, phát triển và mở rộng thị trường,
18 nắm rõ kế hoạch sản xuất của các NCƯ, phối hợp về kế hoạch sản xuất và kế hoạch đặt hàng, thực hiện việc giám sát thực hiện hợp đồng. NVL mua qua hình thức đấu thầu: Hiện tại, danh sách mời thầu do tổ xét thầu, phòng KH-CƯ và phòng HC-QT xem xét và lựa chọn còn hạn chế. Ngoài những đối tượng và thị trường mua sắm NVL truyền thống, để đảm bảo mua được hàng với chất lượng tốt và giá cả hợp lý, công ty cần mở rộng đối tượng và thị trường mua sắm thông qua chào giá cạnh tranh, mời thầu rộng rãi và đấu thầu thường niên để có thể lựa chọn được CNƯ tốt nhất. NVL mua trực tiếp: Định kỳ trao đổi thông tin với các NSX về tình hình thị trường, phản hồi kịp thời chất lượng NVL, chính sách về giá của các NCƯ khác trên thị trường để có thể đàm phán tiếp hay xem xét và quyết định có tiếp tục duy trì các NCƯ này hay lựa chọn NCƯ khác. Bổ sung thêm cán bộ phụ trách khâu tìm kiếm NCƯ trên thị trường, chỉ định rõ ràng, đầy đủ đặc điểm của NCƯ. Lập bảng phân tích đánh giá cụ thể theo từng tiêu chí để lựa chọn NCƯ tốt nhất. Cần tổ chức thực hiện đấu thầu lựa chọn đối tác vận chuyển. Việc đấu thầu này cần được tổ chức với một quy trình đấu thầu công khai. Có thể thực hiện quá trình đấu thầu qua mạng nhằm giảm bớt các chi phí liên quan trong quá trình lựa chọn các NCƯ dịch vụ vận chuyển. 3.3. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN ĐỊNH MỨC TRONG CÔNG TY Hiện tại, công ty đang xây dựng định mức tiêu hao NVL theo phương pháp thực nghiệm kết hợp với phương pháp thống kê kinh nghiệm. Tuy nhiên định mức thực tế đang áp dụng vẫn thấp hơn kế hoạch do còn phụ thuộc vào ý kiến chủ quan của người lập định mức. Cần kết hợp thêm phương pháp tính toán phân tích trong xây dựng định