Đổi mới nhóm tiêu điểm (P2)
Hãy nhớ rằng, hãy đặt những thành viên nhóm trong một trạng
thái tư duy có thể kiểm soát được, để họ không đơn giản là nói
cho người điều phối những gì mà người trung gian muốn nghe.
Bước 1: Thảo luận trước khi thảo luận
Trước khi buổi đối thoại căn
bản bắt đầu, hãy tạo ra sự vui
vẻ và giúp mọi người đều cảm
thấy thư giãn với một bản tiền
thảo luận, tốt nhất là khoảng
thời gian ăn uống.
Đó chỉ là một phép lịch sự
thông dụng. Khả năng của con người là cố định khi đáp lại một
hành động trong lúc đang chia sẻ bữa ăn. Trong mọi xã hội, Khi
quây quần bên nhau trong bữa ăn là thể hiện dấu hiệu của sự tin
tưởng và sự thân tình, làm gia tăng sự trung thực, mở ra những
ảnh hưởng tới người khác.
Khi bắt đầu một bữa ăn có giá trị đáng kể của nhóm tiêu điểm
(Không đơn giản chỉ là bánh snack), con người có khuynh hướng
nói chuyện thoải mái, mở đầu cho buổi thảo luận. Thời gian này
cũng là một thời gian tốt để bắt đầu việc thảo luận không theo
nghi thức vào vấn đề chính của cuộc họp.
Giai đoạn giới thiệu, đưa ra câu chuyện cá nhân, và sườn tổng
quát của buổi thảo luận phải được nhấn mạnh xuyên suốt bước
này. Nếu chủ đề nêu lên sẽ được nhắc lại trong suốt buổi thảo
luận chính, điều đó tốt thôi, người dẫn dắt nên định hướng lại
buổi thảo luận để tất cả những thông tin được thể hiện từ đầu.
Cho phép những thành phần tham gia bắt đầu nói nhằm mở rộng,
sáng tỏ và chi tiết những phản hồi suốt buổi thảo luận chính.
Trong suốt bước đầu này, đừng sử dụng máy quay phim, vì mục
đích là làm cho những người tham gia cảm thấy thoải mái, có
được xu thế giao tiếp trong đầu. Bằng cách tránh dùng máy quay
phim, sẽ không đe dọa đến "sự tiến hành" và những người tham
gia trở nên thoải mái với người khác và người dẫn dắt.
Bởi vì thông tin đáng giá không bị nghi ngờ khi bắt đầu biểu hiện
trong giai đoạn này, và bởi vì không sử dụng máy quay phim
nhằm ghi hình lại sự việc, bắt buộc điều phối viên phải là người
có kỹ năng ghi chép.
Bước 2: Sự kiện chính
Sự thay đổi phương pháp thiết lập buổi thảo luận cơ bản sẽ làm
biến đổi cách khách hàng nắm bắt và nhận được thông tin. Ở đó
không có máy quay phim ẩn và không có kính hai chiều.
Máy quay phim được quay trong một địa điểm không gây khó
chịu và được thông báo trước một cách cởi mở khi nhóm làm
việc chung với nhau.Thông tin được thông truyền rộng rãi cho
khách hàng/người theo dõi. Một lần nữa, kiểu mẫu tư duy của
con người về nhóm tập trung lại bị phá vỡ một cách có chủ đích.
Sự phá vỡ này được làm sáng tỏ bởi sự nhấn mạnh về tính trung
thực, và lúc đó, máy quay phim bị lãng quên nhanh chóng.
Sự thật thì những người tham gia trong nhóm tập trung truyền
thống đã sẵn sàng tập trung và có thể trình diễn trước máy quay
phim, dù họ không thể nhìn thấy máy quay phim; nếu không có gì
khác, thì tấm kính hai chiều sẽ luôn nhắc nhở họ rằng mình đang
được quay.
Điều kiện thuận lợi được hình thành do sử dụng phương pháp
người điều phối kép (dual-moderator): Một người trung gian đảm
bảo rằng quy trình của buổi họp được tiến hành trôi chảy, một
người khác phải đảm bảo rằng tất cả chủ đề đều được đề cập
trong nội dung. Hơn thế nữa, quy trình người trung gian kép giúp
duy trì không khí giao tiếp bằng việc điều phối quyền lực năng
động của nhóm tập trung.
Mở ra quy trình trao đổi thông tin nghĩa là có cơ hội mở ra thêm
nhiều nữa và sự trung thực thể hiện ra và buổi thảo luận được
các thành viên thông qua.
Bước 3: Theo đuổi
Bước tiếp theo là nội dung khép lại buổi họp. Khi một cuộc họp
của nhóm tiêu điểm điển hình kết thúc, thường là sẽ có một chút
thời gian mà những thành viên nán lại và yêu cầu có thêm chút
thông tin mà họ cảm thấy không nắm vững một cách rõ ràng hoặc
họ chia sẽ chuyện của họ với người khác. Theo kiểu này, những
thành viên tích cực ủng hộ việc bỏ ra thêm 20 phút hoặc hơn để
nói chuyện với người trung gian. Bước đầu là tắt máy quay trước.
Mục đích chủ chốt là sự kết thúc buổi thảo luận của nhóm tập
trung tạo ra một cơ hội mà mọi thứ đều dễ dàng được nhìn lại.
Giữa mọi người tham gia lại để tiếp tục bước hậu-thảo-luận
thường sẽ nắm được một phần thông tin không được nêu ra
trong suốt buổi thảo luận chính.
Kết luận
Thay đổi cơ cấu của nhóm tập trung có thể không dễ dàng cho
những ai đánh giá và cho những ai dõi theo nó. Nó xuất hiện
không quá cấu trúc hơn phương pháp truyền thống bởi vì điều
cần tập trung ở đây là đạt được mục tiêu ghi hình nhằm mở ra và
cung cấp những câu trả lời chân thực, không phải là mục tiêu
trình diễn trước máy quay phim.
Hãy nhớ rằng, hãy đặt những thành viên nhóm trong một trạng
thái tư duy có thể kiểm soát được, để họ không đơn giản là nói
cho người điều phối những gì mà người trung gian muốn nghe.
Thay đổi khuôn khổ để có một buổi họp thư giãn hơn, rộng mở
hơn có nghĩa là ít quan tâm hơn đến dữ liệu và khuyến khích sản
sinh ra những ý kiến sáng tạo. Hãy cho phép bạn tư duy rông mở
hơn là chìa khóa để thành công.
