Giáo trình Soạn thảo văn bản và công tác văn thư, lưu trữ: Phần 2

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:79

Thêm vào BST

Báo xấu

35
lượt xem 10
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nối tiếp nội dung phần 1, phần 2 cuốn sách trình bày nội dung về Công tác quản lý văn bản giúp chúng ta biết tổ chức, giải quyết và quản lý các văn bản, biết lập hồ sơ công việc và làm công tác lưu trữ. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Soạn thảo văn bản và công tác văn thư, lưu trữ: Phần 2

P H Ầ N T H Ứ B A CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN Chưởng 8 CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LẬP Hồ sơ C Ô N G V I Ệ C CÁC VĂN BẢN CỦA NHÀ NƯỚC VE CÔNG TÁC VĂN THƯ 1. N g h ị định s ố 142/CP n g à y 29/9/1963 của H ộ i đ ồ n g C h í n h p h ủ ban h à n h Đ i ề u l ệ v ề c ô n g t á c c ô n g v ă n , g i ấ y tờ v à c ô n g t á c lưu trữ. 2. L u ậ t ban h à n h v ă n b ả n quy p h ạ m p h á p l u ậ t n g à y 12/11/1996 3. N g h ị định 1 1 0 / 2 0 0 4 / N Đ - CP n g à y 08/4/2004 của C h í n h p h ủ v ề công t á c v ă n t h ư . 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TẤC VÂN THƯ 1.1. K h á i n i ệ m c ô n g t á c v ă n t h ư C ô n g t á c v ă n t h ư là t o à n b ộ c á c c ô n g v i ệ c v ề x â y dựng, ban h à n h v ă n bản t ổ chức g i ả i q u y ế t v à q u ả n lý v ă n b ả n trong c á c c ơ quan, doanh nghiệp. 167
1.2. Y ê u c ầ u c ủ a công tác văn thư - Nhanh chóng - Chính xác - Bảo mật - Đ ú n g p h á p luật 1.3. Ý n g h ĩ a c ủ a c ô n g t á c v ă n thư - G i ả i q u y ế t c ô n g v i ệ c của c ơ quan đ ú n g c h ế đ ộ , n g u y ê n tắc - G ó p p h ầ n t i ế t k i ệ m c ô n g sức, t i ề n của - G ó p phần g i ữ gìn bí mật - G i ữ gìn được n h ữ n g t à i l i ệ u , t h ô n g t i n phục v ụ l ã n h đ ạ o , q u ả n lý, lưu trữ v ă n bản. 2 . T Ổ CHỨC Q U Ả N L Ý , G I Ả I Q U Y Ế T V Ẫ N B Ả N 2.1. G i ả i q u y ế t v ă n b ả n đến 2.1.1. Khái niệm văn bản đến T ấ t cả c á c v ă n b ả n t ừ cơ quan n g o à i g ử i đ ế n b ằ n g con đ ư ờ n g trực tiếp hay những tài l i ệ u quan t r ọ n g do c á n h â n m a n g t ừ h ộ i nghị v ề hoặc qua con đ ư ờ n g b ư u đ i ệ n , ...được g ọ i chung là v ă n b ả n đ ế n . 2.1.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đến - C á c v ă n b ả n đ ế n p h ả i qua v ă n t h ư đ ă n g k ý - T r ư ớ c k h i v ã n b ả n được giao g i ả i q u y ế t p h ả i qua T h ủ trưởng cơ quan h o ặ c c h á n h v ă n p h ò n g x e m x é t - N g ư ờ i n h ậ n v ă n ban đ ế n p h ả i k ý v à o sổ - V ă n b ả n đ ế n p h ả i được t ổ chức, g i ả i q u y ế t k ị p t h ờ i . 2.1.3. Quy trình quản lý văn bản đến Bước ỉ: Kiểm tra và phân loại 168
- K i ể m tra v ă n b ả n n ế u k h ô n g thuộc doanh n g h i ệ p m ì n h thì p h ả i g ử i trả l ạ i n ơ i g ử i . - Nếu phong bì bị rách, bị bóc hoặc bị mất bì thì phải lập biên bản với sự chứng k i ế n của n g ư ờ i đ ư a c ô n g v ă n . - P h â n l o ạ i sơ b ộ v ă n b ả n : + L o ạ i p h ả i v à o sổ đ ă n g k ý : L à những c ô n g v ă n , g i ấ y tờ g ử i c ơ quan, thủ trưởng hoặc những n g ư ờ i c ó chức v ụ l ã n h đ ạ o trong c ơ quan. + L o ạ i k h ô n g p h ả i v à o sổ đ ă n g k ý : T h ư r i ê n g , s á c h , b á o , b ả n t i n + L o ạ i b ó c bì: C á c v ă n b ả n n g o à i bì đ ề t ê n c ơ quan, chức danh thủ trưởng c ơ quan, k h ô n g c ó d ấ u m ậ t . + L o ạ i k h ô n g đ ư ợ c b ó c b ì : C h ỉ v à o sổ n h ư n g k h ô n g được b ó c b ì v à c h u y ể n cả b ì g ồ m những c ô n g v ă n g ử i Đ ả n g ủ y , c á c đ o à n t h ể v à c ô n g v ă n n g o à i bì g h i r õ t ê n n g ư ờ i n h ậ n . Bước 2: Mở phong bì văn bản C ô n g đ o ạ n n à y được t i ế n h à n h t ù y thuộc quy định của m ỗ i cơ quan, song v ẫ n p h ả i đ ả m b ả o m ộ t s ố n ộ i dung sau đ â y : - V ă n b ả n c ó d ấ u " ô h ỏ a ố c ", " t h ư ợ n g k h ẩ n " , " k h ẩ n " c ầ n được b ó c bì trước. - Đ ố i v ớ i v ă n b ả n đ ế n t ừ c á c c ơ quan Đ ả n g , Đ o à n c ầ n lưu ý : p h ò n g h à n h c h í n h k h ô n g m ở n h ữ n g tài l i ệ u ghi r õ t ê n n g ư ờ i n h ậ n v à c ó d ấ u " R i ê n g n g ư ờ i c ó t ê n m ở b ì " , m à chỉ v à o sổ theo bì và c h u y ể n ngay v ă n bản đ ó đ ế n n g ư ờ i c ó t ê n . N h ữ n g b ì tài l i ệ u c ó d ấ u " T u y ệ t m ậ t " do C h á n h v ă n p h ò n g hoặc n g ư ờ i được ủ y q u y ề n trực t i ế p m ở bì. - K h i b ó c b ì k h ô n g được l à m r á c h v ă n b ả n , k h ô n g l à m m ấ t địa chỉ nơi gửi v à d ấ u b ư u đ i ệ n . c ầ n s o á t l ạ i bì x e m đ ã l ấ y h ế t v ă n b ả n ra c h ư a đ ể t r á n h trường hợp bị sót. - Đ ố i c h i ế u số, k ý h i ệ u , s ố lượng v ă n b ả n g h i n g o à i bì v ớ i c á c t h à n h p h ầ n t ư ơ n g ứng của v ã n b ả n c ấ t trong bì ra, n ế u đ i ể m n à o sai thì p h ả i ghi l ạ i đ ể h ỏ i c ơ quan g ử i . 169
- N ế u c ó p h i ế u g ử i k è m theo c ô n g v ă n , sau k h i n h ậ n đ ủ t à i l i ệ u , phải k ý x á c n h ậ n , đ ó n g d ấ u v à o p h i ế u g ử i r ồ i trả l ạ i p h i ế u đ ó cho c ơ quan gửi văn bản. - Đ ố i v ớ i những t h ư từ k h i ế u n ạ i , t ố c á o , t h ư nặc d a n h h o ặ c v ă n bản c ầ n k i ể m t r a . x á c m i n h đ i ể m gì đ ó thì c ầ n g i ữ l ạ i cả p h o n g b ì , đ í n h kèm v ớ i v ă n b ả n đ ể lưu h ồ sơ g i ả i q u y ế t sau n à y . Đ ố i với công văn có dấu " M Ậ T " - K h ô n g được b ó c b ì v à c h u y ể n ngay cho n g ư ờ i c ó t r á c h n h i ệ m giải quyết. - M ọ i t à i l i ệ u m ậ t b ấ t c ứ t ừ n g u ồ n n à o g ử i đ ế n đ ề u p h ả i qua v ă n thư v à o sổ " T à i l i ệ u m ậ t đ ế n " riêng đ ể theo d õ i . - T r ư ờ n g hợp t à i l i ệ u m ậ t đ ế n m à bì trong c ó d ấ u " C h ỉ n g ư ờ i có tên m ớ i được b ó c b ì " , chỉ v à o sổ g h i n g o à i bì v à c h u y ể n ngay đ ế n n g ư ờ i có tên nhận. - T à i l i ệ u m ậ t g ử i đ ế n k h ô n g đ ú n g t h ủ tục theo quy định, chuyển ngay đ ế n n g ư ờ i n h ậ n , đ ồ n g t h ờ i nhanh c h ó n g t ì m c á c h h ỏ i l ạ i nơi gửi. - T h u h ồ i tài l i ệ u m ậ t : T h e o d õ i thu h ồ i hoặc trả l ạ i nơi g ử i đ ú n g k ỳ h ạ n những tài l i ệ u mật c ó đ ó n g d ấ u thu h ồ i . K h i n h ậ n c ũ n g n h ư k h i trả p h ả i k i ể m tra, đ ố i chiếu v à x ó a sổ. Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến - D ấ u đ ế n c ó mục đ í c h x á c n h ậ n v ă n b ả n đ ã qua v ă n thư, ghi nhận ngày, tháng, số văn bản đ ế n H ì n h 8.1: M ầ u đ ó n g d ấ u n g à y g i ờ v à s ố c ô n g v ă n đ ế n ( k í c h t h ư ớ c 30 X 50 m m ) TÊN C ơ QUAN CÔNG VĂN ĐẾN Số : Ngày: Chuyển: Lưu 170
- D ấ u đ ế n được đ ó n g r õ r à n g v à t h ố n g n h ấ t v à o k h o ả n g t r ố n g d ư ớ i s ố v à k ý h i ệ u , trích y ế u (của c ô n g v ă n ) hoặc k h o ả n g t r ố n g giữa t á c g i ả v à quốc h i ệ u . N ế u là c ô n g v ă n m ậ t , đ ó n g d â u đ ế n l ê n bì thư. - S ố đ ế n g h i v à o d ấ u đ ế n p h ả i k h ớ p v ớ i s ố t h ứ t ự trong sổ g h i v ă n b ả n đ ế n . N g à y đ ế n là n g à y v ă n t h ư n h ậ n v ă n b ả n . s ố đ ế n g h i l i ê n tục t ừ s ố OI b ắ t đ ầ u n g à y OI t h á n g OI đ ế n h ế t n g à y 31 t h á n g 12 m ỗ i n ă m . C ó t h ể g h i s ố đ ế n theo từng l o ạ i v ă n b ả n . Bước 4: Trình xem - Sau k h i thực h i ệ n c á c bước t r ê n , trình v ă n b ả n cho c h á n h v ă n p h ò n g (hoặc trưởng p h ò n g h à n h c h á n h ) x e m x é t , cho ý k i ế n p h â n p h ố i . - Sau đ ó v ă n t h ư n h ậ n l ạ i v ă n b ả n đ ể v à o sổ c ô n g v ă n đ ế n , n ắ m n ộ i dung c ô n g v ă n v à ý k i ế n l ã n h đ ạ o đ ể c h u y ể n cho c á c đ ơ n v ị , n g ư ờ i c ó trách n h i ệ m giải quyết - K h i trình c ô n g v ă n cho n g ư ờ i p h ụ t r á c h , n ê n p h â n l o ạ i trước mức đ ộ quan trọng, k h ẩ n của c ô n g v ă n , b ỏ trong m ộ t b ì a h ồ sơ c ó g h i n h ã n : CÔNG VĂN ĐẾN - TRÌNH X I N Ý KIẾN. Bước 5: Vào sổ công văn đến - V ă n b ả n c ầ n được v à o sổ ngay trong n g à y đ ế n . - T ù y theo chức n ă n g , n h i ệ m v ụ , quy m ô hoạt đ ộ n g của c ơ quan, c ó t h ể l ậ p n h i ề u sổ theo c á c l o ạ i v ă n b ả n k h á c nhau. + N ế u s ố lượng c ô n g v ă n g i ấ y tờ đ ế n h à n g n g à y , h à n g n ă m n h i ề u thì l ậ p c á c sổ đ ă n g k ý : c ô n g v ă n c ấ p t r ê n , c ô n g v ă n cấp d ư ớ i v à c á c đ ơ n vị trực thuộc, c ô n g v ă n " m ậ t " , c á c đ ơ n , thư,... + N ế u s ố lượng c ô n g v ă n g i ấ y tờ ít chỉ cần l ậ p c á c sổ đ ă n g k ý : c ô n g v ă n chung, c ô n g v ă n m ậ t , c á c đ ơ n , thư,. - V i ệ c v à o sổ p h ả i đ ả m b ả o : Ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ, k h ô n g viết bút chì, dập xóa,hoặc viết t ắ t n h ữ n g c h ữ c h ư a t h ô n g d ụ n g . T r á n h t r ù n g s ố hoặc b ỏ sót số. C á c y ế u t ố n ộ i dung c ầ n p h ả i ghi n h ư sau: 171
H ì n h 8.2. B ì a s ổ đ ă n g k ý " C Ô N G V Ă N Đ E N " ( T ê n cơ quan chủ quản) ( T ê n đ ơ n vị) SỐ Đ Ă N G K Ý " C Ô N G V Ă N Đ Ế N " Từ số đến số..-. T ừ ngày đến ngày Q u y ể n số. H ì n h 8.3: M a u n ộ i d u n g đ ă n g k ý " c ô n g v ă n đ ế n " (đối với công văn thường) SỐTT Ngày Nơi S ố và Ngày Trích Người K ý nhận đến gửi ký tháng yếu nhận công hiệu của nội văn công cv dung văn cv 1 2 •3 4 5 6 7 8 Nguồn: Tài liệu (6), trang 8. 172
H ì n h 8.4. M ẩ u n ộ i d u n g đ ă n g k ý " c ô n g v ă n đ ế n " ( đ ố i v ớ i đ ơ n , t h ư ) Số Ngày Họ tên Ngày Trích Lưu Nơi nhận Nội Ghi đến X đến và địa tháng yếu hồ (người nhận) dung chú chỉ đơn thư nội sơ giải quyết giải người dung quyết gửi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Nguồn: Tài liệu (6), trang 9. Bước 6: Chuyển giao văn bản - V ă n b ả n đ ế n p h ả i được giao trong n g à y , đ ế n đ ú n g và trực t i ế p cho đ ố i tượng chịu t r á c h n h i ệ m g i ả i q u y ế t v à đ ố i tượng đ ó p h ả i ký x á c n h ậ n v à o p h ầ n " k ý n h ậ n " trong sổ " Đ ă n g k ý c ô n g v ă n đ ế n " hoặc v à o "sổ c h u y ể n giacTvăn b ả n " của v ă n thư. - N ế u c ô n g v ă n c ó d ấ u " k h ẩ n " p h ả i được ưu tiên c h u y ể n ngay, tốt nhất là trong v ò n g 30 p h ú t trong g i ờ h à n h c h í n h và Ì g i ờ n g o à i g i ờ h à n h c h í n h . - K h ô n g đ ể n g ư ờ i k h ô n g c ó t r á c h n h i ệ m x e m c ô n g v ă n , tài l i ệ u của người khác. H ì n h 8.5. M ầ u s ổ c h u y ể n giao v ă n b ả n đ ế n c h ợ c á c đ ơ n vị t r o n g d o a n h n g h i ệ p STT Ngày S ố và ký S ố lượng . Đ ơ n vị Ký Ghi tháng hiệu văn văn bản hoặc n g ư ờ i nhận chú chuyển b ả n (hoặc hoặc s ố nhận văn văn bản số phiếu lượng bì bản gửi) vãn bản 1 2 3 4 5 6 7 Nguồn: Tài liệu (6), trang 9. 173
N h ữ n g v ă n b ả n p h ả i c h u y ể n qua n h i ề u đ ơ n v ị h o ặ c n h i ề u n g ư ờ i c ù n g t h a m gia g i ả i q u y ế t p h ả i đ í n h k è m " P h i ế u l u â n c h u y ể n t a i l i ệ u " đ ể quản lý được c h ặ t c h ẽ . H ì n h 8.6. P h i ế u c h u y ể n t à i l i ệ u Xin vui lòng đọc tài liệu đính kèm này và chuyển nó cho người kế tiếp C h u y ể n cho Ngày nhân N g à y chuyển tiếp theo - Ong Thiết - Bà Y ế n - Ông Thiện - Cô Duyên Lan Bước 7: Theo dõi việc giải quyết công văn - C á n b ộ v ă n t h ư c ầ n theo d õ i v à b á o c á o t h ư ờ n g x u y ê n v i ệ c giải q u y ế t c ô n g v ă n của c á c b ộ p h ậ n cho n g ư ờ i p h ụ t r á c h v ă n p h ò n g đ ể trình l ã n h đ ạ o c ơ quan b i ế t v à đ ô n đ ố c g i ả i q u y ế t k h ẩ n t r ư ơ n g c ô n g v i ệ c . - Những công văn có thời hạn hoàn thành cần ghi rõở cột ghi chú. H ì n h 8.7. S ổ t h e o d õ i g i ả i q u y ế t c ô n g v ă n đ ế n SÍT Tác Số, Ngày Trích Người Thời Nội số/kí Ghi giả kí kí yếu nhận hạn dung hiệu chú công hiệu công nội giải giải giải văn văn công văn dung quyết quyết quyết bẳn trả văn công lời văn (nếu có) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Nguồn: Tài liệu (6), trang 10. 174
Sau k h i v ă n b ả n được g i ả i q u y ế t xong cần được c h u y ể n l ạ i v ă n t h ư đ ể l ậ p h ồ s ơ và đ ư a v à o lưu trữ. 2.2. Quản lý văn bản đi 2.2.1. Khái niệm văn bản đi T ấ t cả c á c l o ạ i v ă n b ả n do cơ quan ban h à n h đ ể q u ả n lý đ i ề u h à n h công v i ệ c theo chức n ă n g . n h i ệ m v ụ , q u y ề n h ạ n của doanh n g h i ệ p được gửi đ ế n c á c đ ố i tượng c ó liên quan g ọ i là v ă n b ả n đi. - T h ứ nhất là n h ó m v ă n b ả n quy p h ạ m d ư ớ i luật như: N g h ị định Nghị quyết của C h í n h phủ; C h ỉ thị.Quyết định của T h ủ tướng; Chỉ thị, q u y ế t đ ị n h . T h ô n g tư và T h ô n g tư liên b ộ của B ộ trưởng,Thủ trưởng cơ quan ngang b ộ , cơ quan trực thuộc C h í n h phủ;Chỉ thị, Q u y ế t định của ủ y ban nhân d â n , . . . - T h ứ hai là n h ó m v ă n b ả n t h ô n g thường n h ư : đ ề á n , k ế hoạch, t h ô n g báo, báo cáo, công văn,... 2.2.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đi - T ấ t cả v ă n bản đi p h ả i được đ ă n g ký v à o sổ quản lý v ă n b ả n đi ở văn thư - T ấ t cả v ă n b ả n đi p h ả i được k i ể m tra v ề n ộ i dung và t h ể thức trước khi gửi đi 2.2.3. Quy trình quản lý văn bản đi Bước ỉ : Kiểm tra lại văn bản - K i ể m tra c á c p h ầ n và t h ể thức của v ă n b ả n - N ế u p h á t h i ệ n sai sót thì b á o v ớ i n g ư ờ i có trách n h i ệ m sửa chữa, b ổ sung,... Bước 2 : Vào sổ đăng ký văn bản đi - C ầ n ghi đ ầ y đ ủ , c h í n h x á c , gọn, r õ v à o từng cột, mục trong s ố những đ i ể m cần t h i ế t v ề m ộ t v ă n b ả n như: số, ký h i ệ u , n g à y t h á n g , trích y ế u n ộ i dung, nơi g ử i , nơi nhận,... - K h ô n g v i ế t bằng b ú t chì, k h ô n g dập x ó a , hoặc v i ế t tắt những c h ữ c h ư a t h ô n g dụng. 175
- K h ô n g n ê n l à m n h i ề u sổ, m à chỉ l à m m ộ t sổ v ă n b ả n đ i . T u y n h i ê n , n ế u k h ố i lượng v ă n b ả n n h i ề u c ó t h ể l ậ p sổ riêng cho từng l o ạ i v ă n b ả n . H ì n h 8.8. M ầ u v à o s ổ c ô n g v ă n đ i S ố và ký Ngày tháng Trích y ế u Nơi nhận Đ ơ n vị G h i chú hiệu c v cv n ộ i dung cv hoặc cv người nhận 1 2 3 4 5 6 Nguồn: Tài liệu (6), trang li. T ù y theo y ê u c ầ u của từng c ơ quan c ó t h ể t h ê m cột; n g ư ờ i k ý văn b ả n , đơn vị ký v ă n b ả n , đ ơ n vị soạn t h ả o , s ố lượng soạn thảo,... Đ ể t r á n h n h ầ m l ẫ n trong v i ệ c g ử i v ă n b ả n , v ă n t h ư c ă n c ứ v à o những nơi m à cơ quan thường x u y ê n c ó quan h ệ gửi v ă n b ả n đi, l ấ y b ì a đóng t h à n h m ộ t hoặc hai cặp c ó n h i ề u n g ă n d ù n g đ ể chia v ă n b ả n . K h i p h â n chia h ế t v ă n b ả n v à o từng ô ở cặp b ì a , m ỗ i ô k è m m ộ t phong b ì , v ă n thư cho v ă n b ả n v à o bì v à v i ế t bì. Bước 3: Chuẩn bị bì thư - Bì đựng v ă n b ả n c ó t h ể d ù n g n h i ề u l o ạ i k h á c nhau song k h ô n g vượt q u á c á c kích thước do b ư u đ i ệ n quy định. G i ấ y l à m b ì a là l o ạ i b ề n , dai, nhìn n g o à i k h ô n g r õ c h ữ trong v ă n b ả n , n ế u bị ướt k h ô n g m ủ n . - N g o à i bao t h ư n ê n ghi r õ r à n g , k h ô n g v i ế t t ắ t , v à p h ả i k i ể m tra kỹ c á c chi t i ế t sau: + Bì: b ê n g ó c trái bì ghi đ ầ y đ ủ t ê n c ơ quan ( t h ư ờ n g được i n sẵn), ghi cụ t h ể từng s ố và k ý h i ệ u của từng c ô n g v ă n d ư ớ i t ê n c ơ quan. + C h ữ " K í n h g ở i " và t ê n nơi n h ậ n c ô n g v ă n p h ả i g h i r õ r à n g , c h í n h x á c , giống n h ư t ê n v à địa chỉ n g ư ờ i n h ậ n được g h i trong c ô n g v ă n . + T e m : thường được d á n ở g ó c t r ê n , b ê n p h ả i của bao b ì . 176
H ì n h 8.9. M â u g h i b ì v ă n b ả n ( T ê n c ơ quan g ử i ) (Số, k ý h i ệ u v à s ố l ư ợ n g v ă n b ả n ) K í n h g ử i : ( t ê n c ơ quan, c á n h â n n h ậ n v ă n b ả n ) Đ ị a chỉ: Sau k h i v i ế t bì x o n g , g ấ p v ă n b ả n cho v à o b ì , k i ể m tra s ố g h i v ớ i s ố văn b ả n , nơi n h ậ n g h i trong v ă n b ả n v à nơi n h ậ n n g o à i bì v ă n b ả n đ ể ừ á n h n h ầ m l ẫ n . K h ô n g đ ể v ă n b ả n v à o bì q u á đ ầ y , c h ậ t q u á , k h ô n g s á t m é p bì đ ể nơi n h ậ n k h i b ó c b ì k h ỏ i l à m r á c h v ă n b ả n . K h i d á n b ì h o ặ c d á n tem t r á n h l à m d ầ y h ồ v à o v ă n b ả n . Công văn có dấu "khẩn", "thượng khẩn", "ôhỏaốc", ngoài việc đóng v à o c ô n g v ă n , c ò n p h ả i đ ó n g d ấ u l ê n bì c ô n g v ă n ( c h ú ý mức đ ộ n g o à i bì phải p h ù hợp v ớ i mức đ ư ợ c đ ó n g d ấ u trong v ă n b ả n ) . Những v ă n b ả n quan trọng c ũ n g n h ư v ă n b ả n m ậ t (dù c h u y ể n ra ngoài hay trong n ộ i b ộ c ơ quan) c ầ n k è m theo p h i ế u g ử i đ ể t i ệ n k i ể m tra, theo d õ i . T r ê n p h i ế u g ử i c ầ n đ ề r õ t ê n n g ư ờ i h o ặ c đ ơ n vị n h ậ n , trích y ế u nội dung, s ố lượng b ả n , m ụ c đ í c h g ử i v ă n b ả n , l ờ i g h i c h ú ( n h ư : "Xem xong c ầ n trả l ạ i " , " X e m x o n g t i ê u h ủ y n g a y " , . . . ) . P h i ế u g ử i c ũ n g đ á n h s ố thứ tự v à n g o à i bì ghi s ố p h i ế u g ử i c h ứ k h ô n g g h i s ố v ă n b ả n . K h i c h u y ể n c ô n g v ă n đ i , p h ả i g i ữ l ạ i b ả n c h í n h đ ể đ ư a v à o lưu trữ. 177
H ì n h 8.10. M â u p h i ế u g ử i c ô n g v ă n Tên cơquan CỘNG HÒA XÃ H Ộ I C H Ủ NGHĨA V I Ệ T N A M Số- / Đ ộ c l ậ p - T ự do - H ạ n h p h ú c PHIẾU GỬI Kính gửi T ê n tài liêu Ngày tháng năm Ngày / T ê n c ơ quan Người nhận ký Chức v ụ H ọ và tên Đ ề nghị trả l ạ i p h i ế u n à y sau k h i n h ậ n t à i l i ệ u Nguồn: Tài liệu (6), trang 12. Bước 4 : Chuyển văn bản đi - V ă n b ả n p h ả i đ ư ợ c c h u y ể n ngay trong n g à y , h o ặ c c h ậ m n h ấ t là s á n g n g à y h ô m sau n g à y v à o sổ v à đ ă n g k ý p h á t h à n h . - V ă n b ả n c ó t h ể g ử i qua b ư u đ i ệ n h o ặ c v ă n t h ư đ ư a đ ế n n ơ i nhận, n h ư n g đ ề u p h ả i v à o sổ c h u y ể n v ă n b ả n v à n g ư ờ i n h ậ n v ă n b ả n p h ả i ký n h ậ n v à o sổ. 178
H ì n h 8 . 1 1 . M ẫ u s ố c h u y ể n v ă n b ả n qua b ư u đ i ệ n h o ặ c đ ế n c á c c ơ q u a n Ngày S ố v à kí S ố lượng Nơi nhận Kí n h ậ n Ghi chú tháng gửi hiệu văn bì v ă n văn bản và đóng văn bản bản bản dấu 1 2 3 4 5 6 Nguồn: Tài liệu (6), trang 13. Bước 4 : Sắp xếp bản lưu văn bản - M ỗ i v ă n b ả n đi đ ề u p h ả i lưu ít n h á t 2 b ả n . M ộ t b ả n đ ể l ậ p h ồ sơ v à heo d õ i c ô n g v i ệ c ở đ ơ n vị thừa h à n h , m ộ t b ả n lưu ở v ă n t h ư đ ể tra tìm, •hục vụ k h i c ầ n t h i ế t . N h ữ n g b ả n lưu ở v ă n t h ư p h ả i sắp x ế p theo từng oại, v ă n b ả n của n g ă n n à o đ ể r i ê n g n g ă n ấ y . B ả n lưu p h ả i là b ả n c h í n h . T r ư ờ n g hợp g ử i v ă n b ả n đi qua b ư u đ i ệ n G ử i v ă n b ả n qua b ư u đ i ệ n , t r á c h n h i ệ m của b ạ n p h ả i k i ể m tra k ỹ ông v ă n , theo t i ế n trình 4 b ư ớ c : B ư ớ c Ì : K i ể m tra Trước k h i b ỏ v ă n t h ư v à o phong bì p h ả i k i ể m tra k ỹ những đ i ể m : - Văn thư đã đ ề ngày tháng chưa? - Đ ị a chỉ c ó c h í n h x á c k h ô n g ? - Đ ị a c h í b ê n trong c ó p h ù hợp v ớ i địa chỉ b ê n n g o à i k h ô n g ? - V ă n thư đã ký tên chưa? - P h ầ n đ í n h k è m c ó b ỏ v à o bao t h ư c h ư a ? B ư ớ c 2 : G ấ p v à b ỏ v à o bao t h ư Bước 3 : C â n và dán tem B ư ớ c 4 : V à o sổ c ô n g v ă n đi 179
H ì n h 8.12. C á c h g ấ p t h ư đ ú n g t i ê u c h u ẩ n q u ố c t ế Nẹuồn: Tài liệu (7), trang 274. 2.3. Q u ả n l ý v ă n b ả n n ộ i bộ Khái niệm văn bản nội bộ V ă n b ả n n ộ i b ộ là những v ă n b ả n , g i ấ y tờ, sổ s á c h sử d ụ n g trong nội b ộ cơ quan, doanh n g h i ệ p , do c h í n h cơ quan, doanh n g h i ệ p ban h à n h . V ă n b ả n n ộ i b ộ đ ư ơ c tổ chức, g i ả i q u y ế t n h ư đ ố i v ớ i v ă n b ả n đi và văn bản đến. V ă n b ả n n ộ i b ộ bao g ồ m : c á c q u y ế t đ ị n h n h â n sự, chỉ t h ị , t h ô n g báo, g i ấ y c ô n g t á c , g i ấ y g i ớ i t h i ệ u , sổ sao v ă n b ả n , . . . 180
M ỗ i l o ạ i v ă n b ả n n ộ i b ộ p h ả i c ó sổ đ ă n g k ý r i ê n g , trong đ ó n ê u r õ : số, k ý h i ệ u , n g à y t h á n g k ý , n g ư ờ i k ý , trích y ế u n ộ i dung, n g ư ờ i n h ậ n , nơi nhận, k ý n h ậ n , ...tương t ự n h ư đ ố i v ớ i q u ả n lý c á c v ă n b ả n đ ế n v à đi. V ă n b ả n nội. b ộ trong q u á trình c h u y ể n giao c ũ n g p h ả i v à o sổ c h u y ể n văn b ả n . C á n b ộ c á c đ ơ n vị trong c ơ quan k h i n h ậ n v ă n b ả n n ộ i b ộ đ ề u p h ả i ký n h ậ n v à o sổ c h u y ể n giao v ă n b ả n . V ă n b ả n n ộ i b ộ cũng được lưu n h ư c á c v ă n b ả n k h á c . H ì n h 8.13. M ẩ u s ổ c h u y ể n c ô n g v ă n cho c á c c á n h â n và bộ p h ậ n p h ò n g ban r Ngày tháng S ô và kí h i ệ u S ố lượng Đ ơ n vị hoặc -ý chuyển công c ô n g v ă n hoặc công văn, sô n g ư ờ i nhận nhận văn phiếu chuyển lượng bì 1 2 3 4 5 Nguồn: Tài liệu (6), trang 14. 2.4. Q u ả n l ý v ã n b ả n mật C á c v ã n m ậ t được q u ả n lý theo quy định của N h à nước. C ụ t h ể : - X á c định đ ú n g đ ắ n mức đ ộ " M ậ t " , " T ố i m ậ t " , " T u y ệ t m ậ t " trong các v ă n b ả n - Thực h i ệ n đ ú n g c á c quy định p h ổ b i ế n , lưu h à n h , tìm h i ể u , sử dụng, vận c h u y ể n , giao n h ậ n , t i ê u h ủ y tài l i ệ u m ậ t . - T h ự c h i ệ n đ ú n g c á c quy định v ề b á o c á o , thống k ê , k i ể m tra v i ệ c quản lý tài l i ệ u m ậ t . - C h ọ n n h â n v i ê n , c á n b ộ q u ả n lý tài l i ệ u m ậ t theo quy định của N h à nước. Thực h i ệ n khen t h ư ở n g , k ỷ l u ậ t kịp t h ờ i . 181
H ì n h 8.14: M â u s ổ c ô n g v ă n đ ế n - l o ạ i m ậ t Số Ngày Nơi Ngày Trích Mức Người Ký Ghi TT đến gửi tháng yếu độ nhận nhận chú công công nội mật văn văn dung công văn • 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Nguồn: Tài liệu (6), trang 15. GỬI TÀI L I Ệ U M Ậ T ĐI - V à o sổ: v à o sổ " T à i l i ệ u m ậ t đ i " r i ê n g đ ể theo d õ i . s ổ n à y p h ả i ghi đ ầ y đ ủ c á c cột, mục n h ư sau: s ố t h ứ tự (cũng là s ố tài l i ệ u g ử i đ i ) , ngày gửi, nơi n h ậ n , trích y ế u n ộ i dung, đ ộ m ậ t , đ ộ k h ẩ n , n g ư ờ i k ý , g h i c h ú (văn b ả n k è m theo n ế u c ó ) . - Trường hợp tài l i ệ u " t u y ệ t m ậ t " , n g ư ờ i c h u ẩ n bị v ă n b ả n p h ả i lấy s ố c ô n g v ă n đi v à đ ă n g k ý theo đ ú n g c á c c ộ t m ụ c trong sổ, r i ê n g cột trích y ế u n ộ i dung b ỏ trống (ghi sau n ế u n g ư ờ i c ó t h ẩ m q u y ề n đ ồ n g ý ) cho vào bì d á n kín v à l à m c á c y ê u c ầ u b ả o m ậ t trước k h i đ ư a đ ế n v ă n t h ư đ ể làm bì gửi đi. 182
H ì n h 8.15. M â u sổ c ô n g v ă n đ i l o ạ i m ậ t Ngày Số Tên Mức Người Nơi Đơn vị Số Ghi tháng và loại độ ký nhận hoặc lượng chú ký và mật người hiệu trích nhận bản yếu lưu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Nguồn: Tài liệu (6), trang 15. - L ậ p p h i ế u g ử i v à k è m theo v ớ i tài l i ệ u . P h i ế u g ử i p h ả i c ó d ấ u đ ó n g đ ộ m ậ t , đ ộ k h ẩ n theo n h ư trong t à i l i ệ u v à o g ó c p h ả i , p h í a t r ê n của t ờ phiếu. - T à i l i ệ u " M ậ t " n g o à i bì đ ó n g d ấ u k ý h i ệ u c h ữ " C " i n hoa n é t đ ậ m (không đóng dấu mật). - L à m b ì : t à i l i ệ u m ậ t g ử i riêng v ớ i t à i l i ệ u t h ư ờ n g . G i ấ y l à m b ì p h ả i d a i , k h ó b ó c , k h ô n g t h â m nước, k h ô n g n h ì n t h ấ u qua đ ư ợ c . Tài l i ệ u " T u y ệ t mật", " T ố i m ậ t " gửi bằng hai bì. + T r o n g b ì : g h i r õ số, k ý h i ệ u của t à i l i ệ u , t ê n n g ư ờ i n h ậ n , đ ó n g d â u đ ộ m ậ t . N ế u là t à i l i ệ u " T u y ệ t m ậ t " g ử i đ í c h danh cho n g ư ờ i c ó t r á c h n h i ệ m g i ả i q u y ế t , thì đ ó n g d ấ u " c h ỉ n g ư ờ i c ó t ê n m ớ i được b ó c b ì " . + Bì ngoài: ghi n h ư gửi tài l i ệ u thường, đ ó n g dấu ký h i ệ u độ mật, chữ " A " i n hoa n é t đ ậ m là " T u y ệ t m ậ t " , c h ữ " B " i n hoa n é t đ ậ m là " T ố i m ậ t " . + N i ê m phong: b ì trong của t à i l i ệ u " T u y ệ t m ậ t " v à " T ố i m ậ t " sau k h i d á n b ằ n g h ồ , p h ả i d á n b ă n g keo đ è l ê n c á c m é p d á n h ồ v à n i ê m phong b ằ n g c h ỉ h o ặ c si, h o ặ c b ằ n g g i ấ y m ỏ n g k h ó b ó c , n i ê m l ê n giao đ i ể m c á c n ố i c h é o p h í a sau phong b ì , đ ó n g d ấ u n i ê m phong ở c á c g ó c g i ấ y n i ê m , m ộ t nửa t r ê n bì g i ấ y . M ự c d ấ u n i ê m phong d ù n g l o ạ i mực đ ỏ quốc k ỳ . - G i a o n h ậ n tài l i ệ u m ậ t : m ọ i trường hợp giao, n h ậ n t à i l i ệ u m ậ t giữa c á c k h â u ( n g ư ờ i d ự t h ả o , đ á n h m á y , i n , v ă n thư, giao l i ê n , n g ư ờ i c ó t r á c h 183
n h i ệ m g i ả i q u y ế t , n g ư ờ i c ấ t g i ữ b ả o q u ả n , . . . ) đ ề u p h ả i v à o sổ, c ó k ý nhận giữa 2 b ê n giao n h ậ n trực t i ế p , t ạ i p h ò n g l à m v i ệ c theo quy đ ị n h của thủ t r ư ở n g c ơ quan, doanh n g h i ệ p . - V ậ n c h u y ể n t à i l i ệ u m ậ t : P h ả i c ầ n c ó p h ư ơ n g t i ệ n m a n g g i ữ tốt ( h ò m sắt, cặp c ó k h ó a chắc c h ắ n ) . K h ô n g được g i a o cho n g ư ờ i c ó trách n h i ệ m g i ữ h ộ v à k h ô n g được đ ể ở b ấ t c ứ n ơ i n à o k h ô n g c ó n g ư ờ i c ó trách n h i ệ m coi g i ữ c ẩ n t h ậ n . 2.5. Văn thư điện tử V ă n t h ư đ i ệ n t ử là p h ư ơ n g t i ệ n t r u y ề n t h ô n g b ằ n g đ i ệ n t ử c á c l o ạ i văn b ả n , sự k i ệ n , h ì n h ả n h , t i ế n g n ó i , ....Việc t r u y ề n t h ô n g đ ư ợ c thực hiện t r u y ề n t ừ m á y n à y qua m á y k h á c . C á c m á y đ ó c ó t h ể là m á y đ i ệ n báo (teleprinter), máy fax (facsimile), trạm truyền đạt văn bản ( c o m m u n i c a t i n g w o r d processor), m á y v i tính ( m i c r o c o m p u t e r ) , hoặc máy computer c h í n h ( m a i n í r a m e computer) v à k ể cả m à n h ì n h phục vụ trong c á c h ộ i nghị t ừ xa (teleconference). C á c t h i ế t bị n ê u t r ê n c ó t h ể t r u y ề n qua đ ư ờ n g d â y đ i ệ n t h o ạ i , qua các v ệ tinh, qua h ệ t h ố n g v i ba ( m i c r o w a v e systems: s ó n g n g ắ n ) , hoặc sợi dây quang học (optical í i b e r / f ĩ b e r optics). 2.5.1. Thư điện tử (E.mail) N g à y nay n g ư ờ i ta đ ồ n g h ó a t h ư đ i ệ n t ử t r u y ề n qua computer là E . m a i l . T h ư đ i ệ n t ử ( E . m a i l ) là m ộ t h ệ t h ố n g g ử i t h ô n g t i n qua đường giây đ i ệ n t h o ạ i trực t i ế p t ừ m ộ t m á y computer n à y sang m á y computer khác. C á c m á y computer c ó t h ể n ằ m trong p h ạ m v i m ộ t c ơ quan, doanh nghiệp, được g ọ i là h ệ thống m ạ n g n ộ i b ộ , m ạ n g L A N (local area netvvork hoặc inside network), hoặc c ó t h ể t r u y ề n đi k h ắ p t h ế g i ớ i qua m ạ n g internet, g ọ i là h ệ thống m ạ n g q u ố c t ế (international n e t w o r k ) . H ệ thống mạng quốc t ế c ò n được g ọ i h ệ thống m ạ m g r ộ n g , m ạ n g W A N ( w i d e area netvvord). V ớ i h ệ thống t h ư đ i ệ n tử, m á y c o m p u t e r n h ậ n ( r e c e i v i n g computer) sẽ n h ậ n và lưu trữ t h ô n g tin t ự đ ộ n g . M ỗ i n h â n v i ê n c ó m ộ t h ộ p t h ư điện tử (electronic m a i l b o x ) . N g ư ờ i g ử i t r u y ề n trực t i ế p t h ô n g t i n cho hộp thư của n g ư ờ i nhận và t h ô n g tin được lưu t r ữ t ạ i đ â y . 184
T h ư đ i ệ n tử đ ã g i ú p cho c á c c ơ quan trao đ ố i t h ư t ừ v ớ i nhau chỉ trong g i â y lát, n g à y cũng n h ư đ ê m . V i ệ c t r u y ề n v à n h ậ n t h ư đ i ệ n t ử g i ú p cho c ơ quan, doanh n g h i ệ p t i ế t k i ệ m được h à n g t ấ n g i ấ y , chi p h í r ấ t t h ấ p v à nhanh g ấ p b ộ i l ầ n . 2.5.2. Xử lý văn thư điện tử K h á c v ớ i v ă n t h ư t h ư ờ n g , b ằ n g g i ấ y tờ, m ỗ i n g à y p h á t Ì - 2 l ầ n . V ă n thư đ i ệ n t ử p h ả i lưu c h u y ể n theo từng g i ờ . Cụ t h ể , trong q u á trình l à m v i ệ c , n g ư ờ i n h ậ n p h ả i t h ư ờ n g x u y ê n k i ể m tra h ệ thống t h ư đ i ệ n t ử đ ể l ấ y t h ô n g tin. T h ô n g tin n à y c ó t h ể đ ọ c được t r ê n m à n h ì n h , hoặc được i n ra, hoặc g ử i c h u y ể n t i ế p cho m ộ t h ộ p t h ư đ i ệ n tử k h á c . L ợ i đ i ể m của E m a i l là n g ư ờ i n h ậ n t h ô n g tin nhanh c h ó n g và h ồ i â m v à o hộp t h ư đ i ệ n tử của n g ư ờ i g ử i . Đ i ề u n à y g i ú p c á c n h à q u ả n trị đ ẩ y nhanh t i ê n trình ra q u y ế t đ ị n h . 3. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DÂU Quản lý và sử dụng con dấu theo Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993 của C h í n h phủ quy định v ề v i ệ c t ổ chức và q u ả n lý sử d ụ n g con d ấ u và Nghị định 1 1 0 / 2 0 0 4 / N Đ - CP n g à y 08/4/2004 của C h í n h phủ v ề c ô n g t á c văn thư. 3.1. Các loại con dấu - D ấ u t ê n cơ quan, doanh n g h i ệ p . - Dấu văn phòng - Dấu công văn đ ế n - C á c con d ấ u chỉ đ ộ m ậ t , đ ộ k h ẩ n - C á c con d ấ u chức danh, d ấ u h ọ , t ê n n g ư ờ i c ó t h ẩ m q u y ề n k ý v ă n bản,... 3.2. Nguyên tắc đóng dấu - K i ể m tra v ă n b ả n - C h ỉ đ ó n g d ấ u v ă n b ả n đ ú n g t h ể thức, y ê u cầu 185
- V ă n t h ư t ự tay đ ó n g d ấ u - D ấ u đ ó n g t r ù m 1/3 c h ữ k ý l ệ c h v ề b ê n t r á i - C ó t h ể đ ó n g d ấ u treo. CÓ 3 ĐIỀU KHÔNG: - K h ô n g đ ó n g d ấ u k h ố n g chỉ - K h ô n g đ ó n g n h ầ m l ẫ n con d ấ u - K h ô n g đ ó n g t r ù m l ê n con d ấ u đ ó n g trước b ị m ờ 3.3. Q u ả n l ý c o n dấu - M ỗ i c ơ quan chỉ được d ù n g m ộ t con d ấ u p h á p l ý . - K h ắ c con d ấ u p h ả i do B ộ C ô n g an q u ả n lý - M ự c d ấ u sử dụng đ ú n g quy đ ị n h - Con d ấ u được giao cho n g ư ờ i c ó t r á c h n h i ệ m g i ữ - N g ư ờ i g i ữ con d ấ u p h ả i chịu t r á c h n h i ệ m trước p h á p l u ậ t v ề quản lý v à sử d ụ n g con d ấ u - Con d ấ u p h ả i được b ả o q u ả n c ẩ n t h ậ n . M ấ t p h ả i b á o c á o ngay cho người có trách nhiệm - Phải c ó giá đ ể con d ấ u , k h ô n g đ ể d ấ u d ơ b ẩ n . 4 . CÔNG TÁC LẬP HỒ s ơ 4.1. N h ữ n g v ấ n đ ề chung 4.1.1. Khái niệm hồ sơ H ồ sơ là m ộ t tập (hoặc m ộ t ) v ă n b ả n , tài l i ệ u c ó l i ê n quan v ớ i nhau n h ằ m p h ả n á n h m ộ t v ấ n đ ề , m ộ t sự v i ệ c , m ộ t đ ố i tượng cụ t h ể . 4.1.2. Các loại hồ sơ: - H ồ sơ c ô n g vụ ( c ô n g v i ệ c ) - H ồ sơ n g u y ê n tắc - H ồ sơ trình d u y ệ t 186