Giải pháp nhằm duy trì hiệu quả hoạt động kế toán khi làm việc từ xa

Chia sẻ: Lệ Minh Vũ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:8

Thêm vào BST

Báo xấu

9
lượt xem 1
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Trong bài viết "Giải pháp nhằm duy trì hiệu quả hoạt động kế toán khi làm việc từ xa", nhóm tác giả đã đưa ra 3 nhóm giải pháp liên quan đến yếu tố con người, qui trình và công cụ hỗ trợ làm việc để khắc phục những khó khăn nêu trên, giúp doanh nghiệp duy trì hiệu quả hoạt động kế toán nhằm thích nghi với điều kiện làm việc mới trong thời kỳ dịch bệnh. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giải pháp nhằm duy trì hiệu quả hoạt động kế toán khi làm việc từ xa

Kỷ yếu Hội thảo Khoa học Quốc gia về Kế toán và Kiểm toán – VCAA 2021 GIẢI PHÁP NHẰM DUY TRÌ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN KHI LÀM VIỆC TỪ XA MEASURES TO MAINTAIN THE EFFECTIVENESS OF ACCOUNTING ACTIVITIES FOR WORKING FROM HOME MODEL ThS. Phùng Thị Hồng Gấm, ThS. Trần Thị Tuyết Vân Trường Đại học Ngân hàng TP Hồ Chí Minh Ngày nhận bài: 25/9/2021 Ngày nhận kết quả phản biện: 15/10/2021 Ngày chấp nhận đăng: 15/11/2021 TÓM TẮT Covid - 19 đang diễn ra và có những tác động tiêu cực đối với sức khỏe và nền kinh tế của Việt Nam và các quốc gia trên thế giới. Để duy trì hoạt động, các doanh nghiệp buộc phải thay đổi cách thức vận hành sang hình thức online, cho phép nhân viên làm việc tại nhà hoặc làm việc từ xa. Điều này dần trở thành xu thế tất yếu trong đại dịch, tuy nhiên lại khá khó khăn đối với lĩnh vực kế toán vốn có nhiều điểm đặc trưng và khác biệt so với nhiều ngành nghề khác. Theo nghiên cứu của nhóm tác giả, những khó khăn mà kế toán đang đối mặt khi làm việc từ xa là về hoạt động xử lý chứng từ, khó khăn trong việc trao đổi thông tin, về quản lý tính hiệu quả cũng như tính bảo mật của công việc. Tương ứng, nhóm tác giả đã đưa ra 3 nhóm giải pháp liên quan đến yếu tố con người, qui trình và công cụ hỗ trợ làm việc để khắc phục những khó khăn nêu trên, giúp doanh nghiệp duy trì hiệu quả hoạt động kế toán nhằm thích nghi với điều kiện làm việc mới trong thời kỳ dịch covid. Từ khóa: Covid - 19, làm việc từ xa, hoạt động kế toán. ABSTRACT Covid - 19 is happening and has negative impacts on Viet Nam economy prospects as well at those of other countries. To maintain operation, businesses are required to change their traditional business model to online one, allowing employees to work from home or work remotely. This has gradually become an inevitable trend during the pandemic, but it is quite difficult for the accounting activities, which share many characteristics and differences compared to many other industries. According to the author's research, the difficulties that accountants are facing when working remotely are in terms of document handling, difficulties in information exchange, efficiency management as well as information confidentiality. Correspondingly, the authors have proposed 3 groups of solutions related to human factors, processes and working-related supporting tools to overcome the above difficulties and help businesses maintain effective accounting activities to adapt to new working conditions during the pandemic. Keywords: Covid - 19, Working from home, accounting activities. 1. Đặt vấn đề Làm việc từ xa trở thành tình thế bắt buộc thời kỳ Covid - 19 Theo trung tâm hỗ trợ phát triển quan hệ lao động, trong 9 tháng đầu năm 2020, Việt Nam 814
Kỷ yếu Hội thảo Khoa học Quốc gia về Kế toán và Kiểm toán – VCAA 2021 có 38,6 nghìn doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh có thời hạn (tăng 81,8% so cùng kỳ năm 2019). Hơn 85% doanh nghiệp gặp khó khăn do ảnh hưởng của dịch Covid-19, hơn 30,8 triệu lao động từ đủ 15 tuổi trở lên chịu ảnh hưởng tiêu cực bởi dịch Covid-19. [11] Hình 1. Tình hình lao động tại Việt Nam trong 9 tháng đầu năm 2020 Nguồn: Tổng cục thống kê Để ngăn chặn, kiểm soát có hiệu quả dịch bệnh Covid – 19 nhằm bảo vệ sức khỏe, tính mạng của người dân, thành phố Hồ Chí Minh và nhiều tỉnh phía Nam đã thực hiện nhiều qui định nghiêm ngặt trong công tác phòng chống dịch. Nhiều doanh nghiệp đã phải thực hiện các phương án “3 tại chỗ”, “1 cung đường, 2 địa điểm” hoặc áp dụng linh động cùng lúc 2 phương án trên. Để kiểm soát tốt dịch bệnh nhằm đưa cuộc sống trở về trạng thái “bình thường mới”, doanh nghiệp chấp nhận tạm thời đóng cửa hoặc bố trí cho nhân viên làm việc luân phiên. Việc phải gánh chịu những chi phí cố định khá lớn trong điều kiện sản xuất kinh doanh bị hạn chế do dịch bệnh, buộc các doanh nghiệp phải linh động cho nhân viên làm việc từ xa bên cạnh duy trì số lượng nhân viên làm việc tại chỗ với số lượng đảm bảo qui định phòng chống dịch. Do vậy, trong điều kiện dịch bệnh còn tiếp tục diễn biến phức tạp như hiện nay, làm việc từ xa trở thành tình thế bắt buộc mà các doanh nghiệp phải xem xét để có thể đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp không bị đình trệ và mà vẫn thích ứng được với tình hình dịch bệnh. Khác với các ngành nghề khác, khi bị tác động bởi các yếu tố bất khả kháng bên ngoài như thiên tai, dịch bệnh, doanh nghiệp có thể đóng cửa hoặc tạm dừng hoạt động, tuy nhiên đối với lĩnh vực kế toán thì khác, các thông tin kế toán cung cấp làm cơ sở hoạch định cho từng giai đoạn, từng thời kỳ tại doanh nghiệp. Giúp cho người quản lý điều hành tình hình hoạt động của doanh nghiệp, lập kế hoạch và dự báo ngân sách các hoạt động. Đặc biệt, khối lượng công việc kế toán lại khá lớn vào những thời điểm cuối tháng, quý, năm. Do đó, việc tạm dừng hoạt động hoặc trì hoãn công việc kế toán tại một doanh nghiệp gần như là điều không thể vì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp, chậm trễ trong khâu quyết toán thuế, thanh toán với đối tác, báo cáo không chính xác hoặc sai lệch, và hệ lụy là dẫn đến những sai lầm trong các quyết định tài chính của người sử dụng thông tin khi báo cáo của doanh nghiệp có vấn đề. Nhiều đơn vị đối tác đang khuyến khích kế toán thực hiện các giao dịch online Trong thời kỳ dịch bệnh covid 19 hiện nay, cùng với xu hướng phát triển của thời đại công nghệ số, các đối tác làm việc với kế toán như cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, ngân hàng,…đã và 815
Kỷ yếu Hội thảo Khoa học Quốc gia về Kế toán và Kiểm toán – VCAA 2021 đang có những cải cách về mặt thủ tục nhằm khuyến khích khách hàng của mình chuyển sang giao dịch online thay vì giao dịch trực tiếp như trước đây. Việc giao dịch online không những giải quyết được các vấn đề về tiết kiệm thời gian xử lý, thủ tục nhanh chóng, tiện lợi và nâng cao tính chủ động cho các bên trong giao dịch. Với đối tác là các khách hàng, quy định về hóa đơn, chứng từ tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP nhằm đẩy mạnh cải cách, đơn giản hóa các thủ tục về việc quản lý, sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ cũng là yếu tố giúp các doanh nghiệp chủ động trong việc bán hàng và cung cấp dịch vụ cho các khách hàng đối tác thông qua việc sử dụng các hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn giấy. Ngày 05/10/2020 Tổng Cục Thuế đã công bố kích hoạt hệ thống 479 kênh thông tin hỗ trợ người nộp thuế qua hệ thống thuế điện tử (eTax) qua quyết định số 1557/QĐ-TCT. Đây là hệ thống một cửa điện tử; tạo kênh kết nối trao đổi hai chiều giữa người nộp thuế và cơ quan thuế; đồng thời cho phép người nộp thuế đưa ra câu hỏi và vấn đề vướng mắc gửi đến cơ quan thuế để được trợ giúp và giải đáp 24/7. Bên cạnh đó, hạ tầng kỹ thuật, hệ thống kết nối với cổng dịch vụ công quốc gia và việc tích hợp 150 thủ tục thuế lên cổng cũng đã được hoàn thành. Trong năm 2020, ngành thuế đã liên kết với nhiều ngân hàng thương mại để các doanh nghiệp có thể kê khai và nộp thuế điện tử thông qua việc kết nối với các ngân hàng. Vào cuối năm 2020, số tài khoản giao dịch thuế điện tử đã cấp là hơn 208.600 tài khoản, số tờ khai đã gửi đến cơ quan thuế là 110.200 tờ khai. Việc Tổng cục thuế chú trọng việc tuyên truyền, hướng dẫn người nộp thuế thông qua phương thức điện tử đặc biệt khi gần đến thời hạn thực hiện quyết toán thuế năm cho thấy các hoạt động kế toán liên quan đến mảng thuế nên hạn chế việc thực hiện các giao dịch trực tiếp đối với các đơn vị này. Hoạt động kế toán cần phải thay đổi và chuyển sang các giao dịch online để phù hợp với sự thay đổi trong hoạt động và vận hành của các đơn vị đối tác. Với tình hình dịch bệnh diễn biến khác phức tạp như hiện nay, trong khi xu thế cạnh tranh đòi hỏi thông tin điều hành đầy đủ, chính xác và kịp thời đối với các nhà quản trị doanh nghiệp. Do đó, việc kế toán làm việc từ xa và duy trì hiệu quả công việc như giai đoạn làm việc tại chỗ là vấn đề cấp thiết mà các doanh nghiệp cần phải chuẩn bị trong chiến lược hoạt động của doanh nghiệp mình. 2. Tổng quan nghiên cứu Theo Kazi Turin Rahman, Md. Zahir Uddin Arif (2020) [9] hầu hết các nhân viên và chuyên gia đều khá hài lòng với hình thức làm việc tại nhà trong thời kỳ đại dịch. Đường truyền internet, mạng viễn thông và việc duy trì lịch trình làm việc thường xuyên là thách thức lớn nhất trong quá trình làm việc tại nhà. Nghiên cứu của Tanja van der Lippe và Zoltán Lippényi (2020) về hiệu suất làm việc tại nhà của cá nhân và của nhóm trong bối cảnh tiến bộ của công nghệ và truyền thông [4]. Cuộc khảo sát qui mô lớn với hơn 11.000 nhân viên tại 9 quốc gia ở Châu Âu đã chỉ ra ba vấn đề chính. Thứ nhất, cá nhân nhân viên hoạt động tốt hơn khi đồng nghiệp của họ không làm việc tại nhà. Thứ hai, hiệu suất của nhóm sẽ kém hơn khi đồng nghiệp thường xuyên làm việc tại nhà. Thứ ba, làm việc tại nhà có liên quan tiêu cực đến hiệu suất của từng nhân viên, đây là kết quả của sự cô lập xã hội và nghề nghiệp. Nghiên cứu đề xuất khi bối cảnh bắt buộc việc nhân viên không thể làm việc tại chỗ, doanh nghiệp cần tăng cường đào tạo nhân viên và có cách tổ chức sắp xếp công việc linh hoạt để cải thiện sự hợp tác giữa các đồng nghiệp khi làm việc tại nhà. Sự tương tác giữa các đồng nghiệp là chìa khóa của hiệu quả trong việc làm việc từ xa. 816
Kỷ yếu Hội thảo Khoa học Quốc gia về Kế toán và Kiểm toán – VCAA 2021 Nghiên cứu của Phan Thị Thanh Huyền – Lê Thị Ngọc Tú (2021) cho thấy, trong đại dịch covid 19 thì công tác quản trị nhân sự đã thể hiện được vai trò then chốt trong việc giúp tổ chức thích nghi được với những thay đổi bên trong lẫn bên ngoài để tiếp tục phát triển. Việc thay đổi môi trường làm việc mang lại nhiều khó khăn và thách thức đối với đội ngũ lao động. Nhóm tác giả đề xuất các giải pháp liên quan đến thay đổi cách thức quản trị nhân lực, quản lý hiệu suất làm việc, đưa ra những chiến lược nhân sự linh động, phù hợp và hiệu quả theo từng giai đoạn, kết nối các thành viên trong tổ chức để giúp công ty hoạt động hiệu quả trong giai đoạn covid 19. Tuy có nhiều quan điểm và góc nhìn khác nhau, nhưng về cơ bản các nghiên cứu đều chỉ ra những tác động tiêu cực của covid – 19 đối với nền kinh tế và xã hội. Việc duy trì hoạt động của các doanh nghiệp với hình thức làm việc từ xa là xu thế tất yếu, còn chứa đựng nhiều thách thức đòi hỏi doanh nghiệp phải có chiến lược thích hợp để ứng phó khi tình hình dịch bệnh vẫn chưa có dấu hiệu khả quan. 3. Kết quả nghiên cứu và thảo luận Thực trạng xử lý chứng từ kế toán ở các doanh nghiệp vẫn mang tính thủ công Chứng từ là khâu đầu tiên và khá quan trọng trong công tác kế toán vì chất lượng chứng từ ảnh hưởng đến việc ghi sổ và chất lượng thông tin trình bày trên các báo cáo. Nhân viên kế toán làm việc chủ yếu với chứng từ và chứng từ phát sinh tại doanh nghiệp là khá nhiều. Thông thường, một nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị thường có nhiều chứng từ và được sắp xếp theo bộ gồm nhiều hồ sơ, chứng từ khác nhau thể hiện nội dung giao dịch. Các chứng từ giấy lại có những yêu cầu về việc phải thỏa mãn các yếu tố bắt buộc trên chứng từ, đặc biệt là về việc đầy đủ chữ ký của các bên có liên quan và phải được phê duyệt. Hiện nay các doanh nghiệp đều có thói quen lưu trữ chứng từ bản cứng, do đó việc lưu trữ, sắp xếp, phân loại chứng từ hoàn toàn thực hiện thủ công bởi kế toán viên tại đơn vị. Khi dịch bệnh đẩy doanh nghiệp rơi vào tình thế phải duy trì hoạt động của kế toán, nhưng chuyển đổi sang hình thức làm việc luân phiên hoặc làm việc tại nhà, kế toán viên và cả nhà quản trị doanh nghiệp trở nên lúng túng trong khâu xử lý, phê duyệt và luân chuyển chứng từ bản giấy vốn thường được thực hiện thủ công tại đơn vị. Điều này gây không ít khó khăn trong vấn đề kiểm tra, kiểm soát hồ sơ và các chứng từ gốc, và dẫn đến việc công việc bị tắc lại do chưa thể giải quyết kịp thời. Kế toán gặp khó khăn trong việc trao đổi thông tin khi làm việc từ xa Thói quen làm việc trực tiếp không gây trở ngại nhiều về việc trao đổi thông tin giữa các nhân viên kế toán và cộng sự, do các công ty thường sắp xếp các phòng ban trong cùng một địa điểm làm việc. Nên việc liên hệ và xử lý các công việc nội bộ và giữa các phòng ban có liên quan diễn ra khá thuận lợi. Tuy nhiên, việc làm việc tại nhà dẫn đến khó khăn khi nhân viên muốn trao đổi thông tin công việc với nhau và với cấp lãnh đạo. Các vấn đề nảy sinh liên quan đến hóa đơn, hợp đồng, xử lý khiếu nại với khách hàng,… khó có thể xử lý trơn tru khi việc tương tác và giao tiếp bằng hình thức online, khó khăn về việc giải trình, xem xét các hồ sơ trong ký duyệt. Nghiên cứu của Wong và các cộng sự (2020) cũng chỉ ra rằng những hạn chế trong việc tương tác trực tiếp với đồng nghiệp, đặc biệt với hình thức làm việc nhóm, có thể ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của người lao động. Nhà quản trị doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý hiệu quả làm việc của nhân viên tại nhà Quản lý hiệu quả làm việc của nhân viên cũng là vấn đề đáng quan tâm, khi nhân viên tự do 817
Kỷ yếu Hội thảo Khoa học Quốc gia về Kế toán và Kiểm toán – VCAA 2021 làm việc tại nhà, người quản lý không thể kiểm soát được công việc khi nhân viên xử lý chậm, không đúng thời hạn hoặc khi cần xử lý các công việc gấp thì không thể liên hệ được ngay vì những gián đoạn khách quan và chủ quan từ người lao động. Nghiên cứu của Bolisani và cộng sự (2020) đã chỉ ra rằng, khoảng hơn 50% nhân viên được khảo sát trả lời rằng họ khó tập trung khi làm việc tại nhà và những nhân viên này thường chỉ dành một ít thời gian trong khoảng 8 tiếng làm việc ở nhà để trả lời email hoặc giải quyết các công việc cần thiết [2]. Việc tìm kiếm không gian làm việc riêng để thay thế cho điều kiện làm việc tại văn phòng trong thực tế ở Việt Nam là khá khó khăn, khi gia đình nhiều thế hệ sống chung với nhau mà vẫn phải đảm bảo việc thực hiện nghiêm túc qui định “nhà nào ở yên nhà ấy”. Tính bảo mật của công việc khi làm việc từ xa chưa được đảm bảo Việc sử dụng chung các công cụ làm việc giữa những người thân trong gia đình như laptop, máy vi tính, điện thoại,… có thể vô tình để lộ những thông tin về doanh thu, chi phí, lợi nhuận, giá vốn hàng bán, bảng lương nhân viên, chiến lược kinh doanh,… của doanh nghiệp. Chưa kể đến các yếu tố liên quan đến việc bảo mật thông tin vì những lý do khách quan bên ngoài. Do đó việc đảm bảo tính bảo mật của thông tin khi giao việc cho nhân viên kế toán làm việc tại nhà cũng là bài toán khó đối với các nhà quản trị doanh nghiệp, nhằm để công việc vẫn được xử lý nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả mà vẫn đảm bảỏ thông tin không bị rò rĩ và được bảo mật tuyệt đối. Đặc thù lao động ngành kế toán là nữ giới chiếm đa số Kế toán là một nghề đòi hỏi sự cẩn trọng, kỹ lưỡng và cẩn thận đến từng chi tiết. Đặc thù ngành kế toán là nữ giới chiếm đa số. Theo nghiên cứu của Sirah và Woldetensay (2020), nữ giới đang chiếm hơn 70% những người làm công việc y tế và xã hội. Gần 510 triệu tương đương với 40% tổng số phụ nữ có việc làm trên khắp thế giới làm việc gặp khó khăn trong việc duy trì công việc hiện tại [10] Trong khi gần 90% lao động trong ngành kế toán – kiểm toán là nữ giới, họ thường phải chịu những gánh nặng nhiều hơn nam giới trong việc chăm sóc gia đình, con cái, nội trợ và bị gián đoạn thời gian làm việc do thai sản. Trong giai đoạn giãn cách xã hội vì dịch bệnh, trách nhiệm gia đình đối với lao động nữ lại càng nặng nề hơn. Việc đóng cửa các cơ sở giữ trẻ, các trường mầm non và trường học khiến lao động nữ vừa phải đảm bảo công việc vừa phải chăm sóc cho gia đình. Bolisani và cộng sự (2020) [2] cho rằng, khoảng 76% những lao động nữ đã có gia đình cảm thấy có sự gia tăng trong công việc nhà và chăm sóc con cái trong thời gian diễn ra cách ly xã hội do Covid - 19. Cả lao động nam (48%) và lao động nữ (56%) đều cho rằng họ bị xao lãng khi làm việc do phải giải quyết các vấn đề liên quan đến gia đình và con cái là một kết quả tiêu cực thường gặp của việc làm việc tại nhà trong đại dịch. Đây là một trong những khó khăn khiến cho hiệu quả hoạt động làm việc của họ giảm sút, đặc biệt trong bối cảnh làm việc từ xa. Doanh nghiệp thiếu các công cụ hỗ trợ làm việc trong đại dịch Các vấn đề liên quan đến việc thiếu các công cụ hỗ trợ công việc như máy tính, máy scan, điện thoại, những rủi ro về đường truyền internet không đảm bảo để đáp ứng nhu cầu công việc là những vấn đề đáng lo ngại, gây khó khăn cho hiệu quả làm việc của nhân viên kế toán khi làm việc tại nhà. Lippe và Lipenyi (2020) đã phát hiện ra rằng 59% người lao động làm việc ở nhà sẽ phải đối mặt với sự gián đoạn trong công việc do các vấn đề về công nghệ thông tin trong các cuộc họp trực tuyến với đồng nghiệp [4]. Những vấn đề này bao gồm các mức độ khác nhau của tốc độ internet, chất lượng âm thanh và video trong các hội nghị trực tuyến chính thức. Vì vậy, duy trì mức độ gắn kết của mọi thành viên trong doanh nghiệp, giám sát được hiệu quả hoạt động công việc trong thời gian nhân viên làm việc tại nhà là những vấn đề then chốt mà những nhà quản trị 818
Kỷ yếu Hội thảo Khoa học Quốc gia về Kế toán và Kiểm toán – VCAA 2021 nhân sự phải giải quyết trong vấn đề làm việc từ xa. 4. Giải pháp nhằm duy trì hiệu quả hoạt động kế toán khi làm việc từ xa Xây dựng qui trình làm việc online Doanh nghiệp nên chủ động xây dựng qui trình làm việc online và phổ biến để nhân viên kế toán tuân thủ các qui định như làm việc tại công ty. Qui trình làm việc online tại doanh nghiệp bao gồm các qui trình liên quan đến việc xử lý chứng từ online, qui trình liên quan đến các nghiệp vụ kế toán, và qui trình làm việc đối với các phòng ban khác trong đơn vị. Qui trình liên quan đến việc xử lý chứng từ online bao gồm các mẫu biểu làm việc mà nhân viên kế toán cần phải áp dụng, qui trình càng được xây dựng chi tiết, cụ thể hóa từ khâu tiếp nhận thông tin, khâu thực hiện, phê duyệt và khâu lưu trữ chứng từ thì kế toán càng dễ thực hiện và việc quản lý càng chặt chẽ. Các qui trình liên quan đến việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán cần được xây đựng đầy đủ, cụ thể bao gồm qui trình tiếp nhận đơn hàng, qui trình thanh toán, qui trình ghi nhận doanh thu, qui trình cấp hóa đơn cho khách hàng,… Nhân viên kế toán sẽ căn cứ vào qui định này để thực hiện, các bộ phận có liên quan tiến hành hỗ trợ và hợp tác theo đúng hướng dẫn trong qui trình. Xây dựng qui trình làm việc của kế toán với các phòng ban khác. Việc xây dựng qui trình làm việc nội bộ trong phòng kế toán là đương nhiên cần thực hiện, tuy nhiên trong quá trình làm việc, kế toán còn phải tiếp xúc và làm việc với các bộ phận khác trong công ty như bộ phận ngân quỹ, bộ phận kho, bộ phận bán hàng, bộ phận kinh doanh, bộ phận vận chuyển,…. Việc xây dựng qui trình làm việc giữa kế toán và các phòng ban này là điều cần thiết để việc xử lý các vấn đề phát sinh được trơn tru đảm bảo cho công việc được hoàn thành một cách hiệu quả. Tăng cường hiệu quả trao đổi thông tin khi làm việc Làm việc tự xa buộc người lao động phải tiếp cận với công nghệ và các phần mềm quản lý công việc thay cho việc tương tác và giao tiếp thủ công như trước đây. Doanh nghiệp nên tập trung nâng cao kỹ năng, trình độ sử dụng các phần mềm quản lý công việc cho người lao động trước khi họ tiếp cận với hình thức làm việc mới. Việc chấm công trực tiếp hoặc chấm công bằng vân tay là điều khó thực hiện khi người lao động thực hiện tại nhà, do đó doanh nghiệp có thể thực hiện chấm công bằng cách tổ chức điểm danh qua các cuộc họp trực tuyến. Bên cạnh các buổi họp online, doanh nghiệp nên thường xuyên tổ chức thêm các buổi giao lưu trực tuyến để nhân viên có thể trao đổi thông tin và tương tác với nhau trong môi trường làm việc mới, thông qua các ứng dụng và các phần mềm trực tuyến như zoom, google meeting,… Làm việc từ xa giúp doanh nghiệp cắt giảm được một phần chi phí hoạt động như chi phí điện nước, văn phòng phẩm, các tiện ích phục vụ văn phòng,… do đó các doanh nghiệp có thể cân nhắc việc tăng thêm chế độ phụ cấp cho người lao động thông qua việc hỗ trợ thêm phí điện thoại, phí internet,… để người lao động có thêm động lực làm việc. Quản lý hiệu quả việc làm của nhân viên kế toán Việc làm việc từ xa là khó tránh khỏi và giúp giải quyết khó khăn doanh nghiệp cũng như vấn đề việc làm cho người lao động. Thay vì bị cắt giảm giờ làm, bị sa thải, kế toán có thể được làm việc tại nhà để đảm bảo duy trì công việc đến khi dịch bệnh được kiểm soát tốt và trở về cuộc sống bình thường. Do đó, bản thân kế toán viên phải ý thức được tình thế hiện tại, từ đó tập cho bản thân tính kỷ 819
Kỷ yếu Hội thảo Khoa học Quốc gia về Kế toán và Kiểm toán – VCAA 2021 luật và tính chuyên nghiệp dù làm việc online hay offline. Việc kiểm soát hiệu quả công việc cũng có thể vẫn còn khá mới mẻ và khó khăn, nên người kế toán cần phân tách rõ ràng thời gian dành cho gia đình và thời gian dành cho công việc. Đặt mục tiêu hoàn thành công việc theo ngày và theo lộ trình để đảm bảo vẫn hoạt động hiệu quả dù cho không có mặt trực tiếp tại công ty. Để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên kế toán, thang đo đánh giá và cách đánh giá cũng nên thay đổi. Doanh nghiệp nên xây dựng KPI cho từng vị trí công việc và từng nhân viên kế toán cụ thể, việc đánh giá được thực hiện theo tuần, theo tháng,... dựa trên kế hoạch làm việc và báo cáo hoàn thành công việc theo từng tiến độ. Dựa vào đây doanh nghiệp sẽ có cơ sở để đánh giá hiệu quả làm việc của kế toán viên và bản thân kế toán cũng sẽ dựa vào đây để nổ lực hoàn thành công việc. Tăng cường tính bảo mật trong quá trình làm việc Tính bảo mật về thông tin khi làm việc tại nhà cũng là điều mà các doanh nghiệp cũng nên lưu tâm. Vì nhân viên kế toán là người trực tiếp thao tác và nắm được toàn bộ số liệu cũng như hoạt động kinh doanh của đơn vị. Khi các thông tin về hoạt động nội bộ của công ty bị rò rỉ ra bên ngoài sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị, thậm chí hậu quả còn bị ảnh hưởng nặng nề khi bị lộ thông tin đối với các đối thủ cạnh tranh. Doanh nghiệp nên phổ biến cho nhân viên kế toán để nhân viên nắm bắt được tầm quan trọng của việc bảo mật thông tin và hậu quả khi thông tin bị rò rĩ, từ đó hình thành nên trách nhiệm và nghĩa vụ của họ trong quá trình làm việc. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể xây dựng bản cam kết về bảo mật thông tin về tài chính kế toán, để nhân viên ký cam kết thực hiện nhằm có sự ràng buộc về mặt pháp lý để bảo đảm an toàn thông tin khi giao việc cho nhân viên. Doanh nghiệp nên đầu tư vào các công cụ làm việc hiệu quả Làm việc tại nhà không thể hiệu quả nếu thiếu đi các công cụ hỗ trợ. Các giao dịch từ xa khiến cho việc trao đổi thông tin truyền thống không còn phù hợp, thay thế cho các bảng báo giá bản cứng, hợp đồng, hóa đơn bản cứng, doanh nghiệp nên tiếp cận theo hướng hiện đại bằng cách số hóa tài liệu kế toán của đơn vị mình. Sử dụng hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử, bảng báo giá điện tử cho khách hàng và cách thức liên lạc thông qua các thiết bị hiện đại để phù hợp với bối cảnh hiện tại. Các cách ghi chép kế toán truyền thống và thủ công trên sổ sách kế toán tại doanh nghiệp cũng nên được thay thế bằng các phần mềm kế toán online, phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý nhân sự. Hiện nay trên thị trường có nhiều phần mềm kế toán mang tính ứng dụng cao, khắc phục mọi khó khăn cho doanh nghiệp trong việc ứng dụng. Tích hợp trong các phần mềm này là các tiện ích giúp cho người kế toán có thể thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ kế toán. Ưu điểm của các phần mềm hiện tại là dễ dàng cài đặt và sử dụng, có thể kết nội trực tiếp với các bên liên quan như ngân hàng, thuế,… mà không cần phải đến giao dịch trực tiếp. Việc phát hành hóa đơn điện tử, kê khai và nộp thuế điện tử, giao dịch với nhà cung cấp, kết nối với bộ phận bán hàng và lên được các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị, dữ liệu được bảo đảm an toàn và bảo mật. Đây là những đặc tính ưu việt của các giải pháp công nghệ mà doanh nghiệp có thể đầu tư để thực hiện hiệu quả hoạt động kế toán từ xa cho đơn vị mình. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên đầu tư vào các công cụ làm việc online cho nhân viên như ổ cứng mạng, lưu trữ thông tin trên không gian mạng, đầu tư vào máy tính và công cụ làm việc hỗ trợ cho nhân viên. 820
Kỷ yếu Hội thảo Khoa học Quốc gia về Kế toán và Kiểm toán – VCAA 2021 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bạch Hồng Việt (2020), Tác động của đại dịch COVID-19 đến tăng trưởng kinh tế và phát triển bền vững ở Việt Nam, Hội thảo khoa học về COVID-19, đại dịch và những vấn đề đặt ra đối với phát triển bền vững tại Hà Nội, ngày 30/11/2020. [2] Bolisani, E., Scarso, E., Ipsen, C., và Kirchner, K. (2020). Working from home during COVID-19 pandemic: lessons learned and issues. Management & Marketing: Challenges for the Knowledge Society, Vol. 15, No. Special Issue, pp. 458-476 [3] Chính Phủ (2021), Nhiều tỉnh đề nghị kéo dài thời gian thực hiện Chỉ thị 16, tham khảo tại https://toquoc.vn/nhieu-tinh-de-nghi-keo-dai-thoi-gian-thuc-hien-chi-thi-16- 20210729091957349.htm (Truy cập ngày 21/09/2021). [4] Lippe, T., và Lippenyi, Z. (2020). Co‐workers working from home and individual and team performance. New Technology, Work and Employment, 35(1), 60-79. [5] Nguyễn Hoàng nam (2021), Tác động của đại dịch Covid – 19 đến hoạt động kinh tế tại Việt Nam, Kỷ yếu hội thảo khoa học quốc gia, trường đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh. [6] Nguyễn Quang Thuấn (2020), Tạp chí cộng sản (2020), Tác động của đại dịch Covid – 19 và một số giải pháp chính sách cho Việt Nam trong giai đoạn tới, Tạp chí cộng sản, tham khảo tại https://www.tapchicongsan.org.vn/kinh-te/-/2018/819611/tac-dong-cua-dai-dich- covid-19%C2%A0va-mot-so-giai-phap-chinh-sach-cho-viet-nam-trong-giai-doan- toi.aspx (Truy cập ngày 21/09/2021) [7] Phan Thị Thanh Huyền – Lê Thị Ngọc Tú (2021), Thực trạng và một số giải pháp đối với quản lý nhân sự trong vấn đề làm việc từ xa do dịch covid - 19, Kỷ yếu hội thảo khoa học, trường đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh. [8] Rahman, K.T., và Arif, Z.U. (2020). Working from Home during the COVID-19 Pandemic: Satisfaction, Challenges, and Productivity of Employees. International Journal of Trade and Commerce, Vol 9, No. 2 pp. 282-294 [9] Sirah, S.E., and Woldetensay, W.A. (2020). Effect of Covid-19 Pandemic on Unemployment Rate and Economic Growth: The Case of Ethiopia. Research on Humanities and Social Sciences.; Vol.10, No.13: 10-18 [10] Tổng cục thống kê (2021), Báo cáo tác động của dịch COVID-19 đến tình hình lao động, việc làm quý I năm 2021, tham khảo tại https://www.gso.gov.vn/du-lieu-va-so-lieu-thong- ke/2021/04/bao-cao-tac-dong-cua-dich-covid-19-den-tinh-hinh-lao-dong-viec-lam-quy-i- nam-2021/ (Truy cập ngày 21/09/2021). [11] Tổng cục thống kê (2021), Thông cáo báo chí về tình hình kinh tế - xã hội quý II và 6 tháng đầu năm 2021, tham khảo tại https://www.gso.gov.vn/du-lieu-va-so-lieu-thong- ke/2021/06/thong-cao-bao-chi-ve-tinh-hinh-kinh-te-xa-hoi-quy-ii-va-6-thang-dau-nam- 2021/ (Truy cập ngày 21/09/2021). [12] Trung tâm hỗ trợ phát triển quan hệ lao động (2020), Tình hình lao động và quan hệ lao động 9 tháng đầu năm 2020 – Những ảnh hưởng bởi Covid – 19, tham khảo tại https://www.ilo.org/wcmsp5/groups/public/---asia/---ro-bangkok/---ilo- hanoi/documents/publication/wcms_764718.pdf (Truy cập ngày 21/09/2021). 821