Giáo trình Công tác văn thư trong cơ quan quản lý hành chính (Nghề: Kế toán tin học - Cao đẳng): Phần 1 - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

Chia sẻ: Hayato Gokudera | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:41

Thêm vào BST

Báo xấu

35
lượt xem 10
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình "Công tác văn thư trong cơ quan quản lý hành chính" được biên soạn nhằm đáp ứng nhu cầu học tập ngành Kế toán tin học dùng cho hệ Cao đẳng. Giáo trình gồm 5 chương và chia thành 2 phần, phần 1 trình bày những nội dung về: những vấn đề chung về công tác văn thư trong các cơ quan quản lý hành chính; công tác văn thư ở Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Công tác văn thư trong cơ quan quản lý hành chính (Nghề: Kế toán tin học - Cao đẳng): Phần 1 - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CƠ QUAN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NGHỀ: KẾ TOÁN TIN HỌC TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô Ninh Bình, năm 2019 1
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin được phép dùng nguyên bản hoặc trích lục với mục đích đảo tạo và tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Để đáp ứng nhu cầu học tập nghành Văn Thư hành chính chúng tôi tiến hành soạn tập giáo trình Công tác văn thư trong cơ quan hành chính(dùng cho hệ cao đẳng). Trong quá trình soạn thảo chúng tôi đã tham khảo các tài liệu: Tập bài giảng Công tác văn thư ở Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp Hà Nội, 2009 (hệ Cao đẳng) - Luật (sửa đổi) Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân các cấp năm 2005. - Nghị định 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08/4/2004 của Chính phủ ban hành về công tác văn thư - Nghị định 58/2001/NĐ-CP ban hành ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu - Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu - Nghị định 135/2003/NĐ-CP ngày 14/11/2003 của Chính phủ về kiểm tra và xử lý văn bản qui phạm pháp luật - Chỉ thị 10/2006/CT-TTg ngày 23/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc giảm văn bản giấy tờ hành chính trong hoạt động cua các cơ quan hành chính nhà nước. - Thông tư 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân - Thông tư 07/2002/TT-LT ngày 06/5/2002 của Bộ Công an - Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu 2
- Thông tư 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 19/9/2002 của Bộ trưởng Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/8/2002 của Chính phủ qui định chi tiết thi hành pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước. - Thông tư 04/2008/TT-BNV ban hành ngày 04/6/2008 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện. - Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến. - Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/3/2009 về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng. - Giáo trình Nghiệp vụ công tác Văn thư của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ, NXB Giao thông vận tải năm 2006. - Tạp chí Văn thư Lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Nội dung của giáo trình có thể có những vấn đề chưa cập nhật được những thông tin mới nhất và còn có sai sót rất mong được sự đóng góp ý kiến. Xin chân thành cảm ơn! Ngày 02 tháng 06 năm 2019 Tham gia biên soạn: 1. Chủ biên: CN. Đinh Thanh Nghị 2. ThS: Phạm Văn Sĩ 3. ThS. Hoàng Thị Thu Vân 3
MỤC LỤC Trang TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN ....................................................................................... 2 LỜI GIỚI THIỆU ....................................................................................................... 2 MỤC LỤC .................................................................................................................. 4 CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH ........................................................... 8 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức công tác văn thư trong cơ quan quản lý hành chính ........................................................................................................... 8 1.1. Đối với Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ. .......................... 8 1.2. Đối với UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương............................... 10 1.3. Đối với UBND Huyện, quân, thị xã thành phố thuộc tỉnh. ........................ 14 1.4. Đối với UBND Xã, phường, thị trấn .......................................................... 16 2 . Vị trí, yêu cầu và nguyên tắc tổ chức công tác văn thư trong cơ quan quản lý hành chính ............................................................................................................. 17 2.1. Vị trí ............................................................................................................ 17 2.2. Yêu cầu ....................................................................................................... 17 2.3. Nguyên tắc tổ chức, quản lý công tác văn thư ............................................ 18 CÂU HỎI ÔN TẬP .................................................................................................. 19 CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở BỘ, CƠ QUAN NGANG BỘ, CƠ QUAN THUỘC CHÍNH PHỦ ................................................................................. 20 1. Tổ chức quản lý công tác văn thư ở Bộ, cơ quan ngan Bộ , cơ quan thuộc chính phủ. ........................................................................................................................ 20 1.1. Trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư..................................... 20 1.2. Nội dung quản lý công tác văn thư ............................................................. 23 2. Các biện pháp quản lý công tác văn thư ở Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chính phủ ..................................................................................................... 26 2.1. Tổ chức lao động khoa học công tác văn thư ............................................. 26 2.2. Hình thức tổ chức công tác văn thư ............................................................ 31 2.3. Ban hành văn bản quy định và hướng dẫn công tác văn thư ...................... 31 2.4. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 vào công tác văn thư ............................................................................................................................ 32 4
2.5. Tổ chức kiểm tra, đánh giá, khen thưởng và xử lý những vi phạm về thực hiện công tác văn thư ......................................................................................... 40 CÂU HỎI ÔN ẬP .................................................................................................... 41 CHƯƠNG 3: CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG ................................................................... 42 1. Tổ chức, quản lý công tác văn thư ở UBND tỉnh, TP trực thuộc Trung ương . 42 1.1. Trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư..................................... 42 1.2. Nội dung quản lý công tác văn thư ............................................................ 47 2 Các biện pháp quản lý công tác văn thư ở UBNDTỉnh thành phố trực thuộc TƯ ............................................................................................................................ 97 2.1. Tổ chức lao động khoa học công tác văn thư. ............................................ 97 2.2. Hình thức tổ chức công tác văn thư .......................................................... 101 2.3. Ban hành văn bản quy định và hướng dẫn công tác văn thư .................... 102 2.4. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 90010;2000 vào công tác văn thư .................................................................................................................... 102 2.5. Tổ chức kiểm tra, đánh giá, khen thưởng và xử lý những vi phạm về thực hiện công tác văn thư. ...................................................................................... 109 CÂU HỎI ÔN TẬP ................................................................................................ 111 CHƯƠNG 4: CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN, QUẬN , THỊ XÃ, THÀNH PHỐ THUỘC TỈNH. ............................................................. 112 1. Tổ chức quản lý công tác văn thư ở UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc Tỉnh. .......................................................................................................... 112 1.1. Trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư................................... 112 1.2. Nội dung quản lý công tác văn thư ........................................................... 119 2. Các biện pháp quản lý công tác văn thư ở UBND Huyện quận thị xã ........... 126 2.1. Tổ chức lao động khoa học công tác văn thư. .......................................... 126 2.2. Hình thức tổ chức công tác văn thư .......................................................... 130 2.3. Ban hành văn bản quy định và hướng dẫn công tác văn thư .................... 131 2.4. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 vào công tác văn thư .......................................................................................................................... 131 2.5. Tổ chức kiểm tra, đánh giá, khen thưởng và xử lý những vi phạm về thực hiện công tác văn thư. ...................................................................................... 138 5
CÂU HỎI ÔN TẬP ................................................................................................ 139 CHƯƠNG 5: CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN .......... 140 1. Tổ chức quản lý công tác văn thư ở UBND xã phường thị trấn ..................... 140 1.1. Trách nhiệm thực hiện công tác văn thư................................................... 140 1.2. Nội dung quản lý công tác văn thư ........................................................... 141 2. Các biện pháp quản lý công tác văn thư ở UBNDXã phường thị trấn ........... 146 2.1. Tổ chức lao động khoa học công tác văn thư. .......................................... 146 2.2. Hình thức tổ chức công tác văn thư .......................................................... 150 2.3. Ban hành văn bản quy định và hướng dẫn công tác văn thư .................... 151 2.4. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 90010;2000 vào công tác văn thư .................................................................................................................... 151 2.5. Tổ chức kiểm tra, đánh giá, khen thưởng và xử lý những vi phạm về thực hiện công tác văn thư ....................................................................................... 158 CÂU HỎI ÔN TẬP ................................................................................................ 159 6
GIÁO TRÌNH MÔN HỌC Tên môn học: CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CƠ QUAN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH Mã môn học: MH27 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học: - Vị trí: Môn học này thuộc nhóm môn học chuyên môn thuộc khối kiến thức tự chọn, nhằm mục đích đáp ứng yêu cầu đào tạo những kiến thức, kỹ năng cần thiết mang tính đặc thù riêng của ngành theo yêu cầu của xã hội hoá. - Tính chất môn học: Được giảng dạy sau các môn học thuộc khối kiến thức nghề bắt buộc. Cụ thể học sau các môn học: Văn bản quản lý, Quản lý và giải quyết văn bản, Tiêu chuẩn hoá công tác văn thư, Văn thư điện tử... MỤC TIÊU MÔN HỌC -Về Kiến thức: + Trình bày được quy định về tổ chức, quản lý công tác văn thư ở các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp - Về kĩ năng: + Áp dụng được hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 vào công tác văn thư ở Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp. + Vận dụng được kiến thức quản lý hành chính nhà nước ở Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp, góp phần cải cách nền hành chính. - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Thể hiện được tính tích cực, cẩn thận, cầu thị và bảo mật 7
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH Mã chương: MH27.01 Mục tiêu: - Phân biệt được chức năng, nhiệm vụ tổ chức công tác văn thư ở các cơ quan hành chính - Phân biệt được vị trí, yêu cầu và nguyên tắc tổ chức quản lý công tác văn thư ở các cơ quan hành chính. - Thể hiện thái độ tự giác, tích cực, cẩn thận và cầu thị trong quá trình học tập. Nội dung chính 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức công tác văn thư trong cơ quan quản lý hành chính 1.1. Đối với Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ. 1.1.1. Chức năng Tại Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ (sau đây gọi chung là Bộ) kiện toàn, sáp nhập các phòng, tổ làm công tác văn thư, lưu trữ để thành lập Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ. Tại Văn phòng các cơ quan thuộc Chính phủ tuỳ theo khối lượng công tác về văn thư, lưu trữ có thể lập Phòng Văn thư - Lưu trữ hoặc tổ chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ. Các tổ chức văn thư, lưu trữ ở các cơ quan Quốc phòng, Ngoại giao, Công an và Văn phòng Chính phủ, ngoài các quy định của Chính phủ đã ban hành thì chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn vẫn theo quy định. Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ có chức năng giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Bộ. 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn Căn cứ quy định của pháp luật, giúp Chánh Văn phòng Bộ xây dựng các văn bản của Bộ hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ;  Giúp Chánh Văn phòng Bộ xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt để tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trực thuộc Bộ; 8
 Giúp Chánh Văn phòng Bộ xây dựng kế hoạch trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt để chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; phối hợp với cơ quan, tổ chức trực thuộc Bộ và các cơ quan hữu quan hàng năm tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức;  Giúp Chánh Văn phòng Bộ phối hợp với Thanh tra Bộ trong việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;  Thực hiện thống kê về văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật;  Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan quy định tại Khoản 2 Điều 29 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;  Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành cơ quan Bộ;  Tổ chức sơ kết, tổng kết và quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi của Bộ;  Thực hiện một số dịch vụ công về công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật. 1.1.3. Tổ chức, biên chế  Phòng Văn thư - Lưu trữ có Trưởng phòng, các Phó trưởng phòng và một số cán bộ, công chức, viên chức nghiệp vụ;  Biên chế của Phòng Văn thư - Lưu trữ do Bộ trưởng quyết định theo đề nghị của Chánh Văn phòng trong tổng số biên chế của bộ để bảo đảm hoàn thành nhiệm vụ được quy định tại điểm 1.2 Mục I của Thông tư này;  Cán bộ, công chức, viên chức của Phòng Văn thư - Lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của Pháp luật. *Tại các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản trực thuộc Bộ.  Tại cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản trực thuộc Bộ có Văn phòng thì thuỳ theo khối lượng công việc của công tác văn thư, lưu trữ có thể lập Phòng Văn thư - Lưu trữ hoặc bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ;  Tại các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản trực thuộc Bộ không có Văn phòng thì bố trí bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ;  Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức này phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;  Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, biên chế cụ thể của tổ chức làm công tác văn thư, lưu trữ do thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực thuộc Bộ quyết định theo hướng dẫn của Bộ và quy định chung của pháp luật. 9
1.2. Đối với UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương 1.2.1. Chức năng Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (sau đây gọi tắt là Văn phòng) là cơ quan chuyên môn, ngang sở, là bộ máy giúp việc của Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND tỉnh. Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp UBND tỉnh tổ chức các hoạt động chung của UBND tỉnh; tham mưu, giúp Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND tỉnh về chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính ở địa phương; bảo đảm cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và thông tin cho công chúng theo quy định của pháp luật; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh; tham mưu giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc ở địa phương. Văn phòng có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND tỉnh, sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Chính phủ. 1.2.2. Nhiệm vụ , quyền hạn * Tham mưu tổng hợp, giúp UBND tỉnh  Xây dựng, quản lý chương trình công tác của UBND tỉnh theo quy định của pháp luật.  Theo dõi, đôn đốc các sở, cơ quan ngang sở, cơ quan thuộc UBND tỉnh (sau đây gọi tắt là sở, ngành), UBND các huyện, thị xã (sau đây gọi tắt là UBND cấp huyện), các cơ quan, tổ chức liên quan thực hiện chương trình công tác của UBND tỉnh và Quy chế làm việc của UBND tỉnh.  Phối hợp thường xuyên với các sở, ngành, UBND cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan trong quá trình chuẩn bị và hoàn chỉnh các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật trình UBND tỉnh xem xét, quyết định theo quy định của pháp luật.  Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập đối với các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các báo cáo quan trọng theo chương trình công tác của UBND tỉnh và các công việc khác do các sở, ngành, UBND cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan trình UBND tỉnh.  Xây dựng các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật và các báo cáo theo sự phân công của UBND tỉnh. 10
 Kiểm soát thủ tục hành chính và tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về qui định hành chính thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh theo quy định của pháp luật.  Chủ trì, phối hợp với các sở, ngành, UBND cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan chuẩn bị nội dung, phục vụ phiên họp thường kỳ, bất thường, các cuộc họp và hội nghị chuyên đề khác của UBND tỉnh, các cuộc họp của Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND tỉnh.  Chủ trì, điều hoà, phối hợp việc tiếp công dân giữa các cơ quan tham gia tiếp công dân tại Trụ sở tiếp công dân của tỉnh; quản lý, bảo đảm điều kiện vật chất cho hoạt động của Trụ sở tiếp công dân của tỉnh. *Tham mưu tổng hợp, giúp Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND tỉnh  Xây dựng, trình Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt và đôn đốc thực hiện chương trình công tác năm, 6 tháng, quý, tháng, tuần của Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND tỉnh; kiến nghị với Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND tỉnh những nhiệm vụ trọng tâm, trọng điểm cần tập trung chỉ đạo, điều hành các sở, ngành, UBND cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan trong từng thời gian nhất định.  Kiến nghị với Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND tỉnh giao các sở, ngành, UBND cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan xây dựng cơ chế, chính sách, các đề án, dự án, dự thảo văn bản pháp luật để trình cấp có thẩm quyền quyết định.  Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập đối với các đề án, dự án, dự thảo văn bản, báo cáo theo chương trình công tác của Chủ tịch UBND tỉnh và các công việc khác do các sở, ngành, UBND cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan trình Chủ tịch UBND tỉnh.  Chủ trì, phối hợp với các sở, ngành, UBND cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan hoàn chỉnh nội dung, thủ tục, hồ sơ và dự thảo văn bản để trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định đối với những công việc thường xuyên khác.  Chủ trì làm việc với lãnh đạo các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan để giải quyết những vấn đề thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh mà các sở, ngành, UBND cấp huyện còn có ý kiến khác nhau theo uỷ quyền của Chủ tịch UBND tỉnh.  Chủ trì soạn thảo, biên tập hoặc chỉnh sửa lần cuối các dự thảo báo cáo, các bài phát biểu quan trọng của Chủ tịch, Phó Chỉ tịch UBND tỉnh.  Giúp Chủ tịch UBND tỉnh chỉ đạo thực hiện các Quy chế phối hợp công tác giữa UBND tỉnh với Thường trực Tỉnh ủy, Thường trực Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh, các Ban Đảng, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam tỉnh và các đoàn thể cấp tỉnh, Toà án nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, các cơ quan, tổ chức của Chính phủ và các bộ, ngành Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh. Giúp Chủ tịch UBND tỉnh kiểm tra việc thực hiện những công việc thuộc thẩm quyền kiểm tra của Chủ tịch UBND tỉnh đối với các sở, ngành, Hội đồng 11
nhân dân và Uỷ ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan để báo cáo và kiến nghị với Chủ tịch UBND tỉnh các biện pháp cần thiết nhằm đôn đốc thực hiện và bảo đảm chấp hành kỷ cương, kỷ luật hành chính.  Đề nghị các sở, ngành, Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan báo cáo tình hình, kết quả thực hiện các văn bản chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND tỉnh.  Được yêu cầu các sở, ngành, Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan cung cấp tài liệu, số liệu và văn bản liên quan hoặc tham dự các cuộc họp, làm việc để nắm tình hình, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND tỉnh. *Đảm bảo thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND tỉnh  Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất với Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND tỉnh; thông tin để các thành viên UBND tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đoàn thể, Chủ tịch Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan của Đảng và Nhà nước và các tổ chức liên quan về tình hình kinh tế - xã hội của địa phương, hoạt động của UBND tỉnh, công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND tỉnh.  Cung cấp thông tin cho công chúng về các hoạt động chủ yếu, những quyết định quan trọng của UBND tỉnh, Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND tỉnh; những sự kiện kinh tế, chính trị, xã hội nổi bật mà dư luận quan tâm theo quy định của pháp luật và chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh.  Thực hiện nhiệm vụ phát ngôn của UBND tỉnh theo quy định của pháp luật.  Quản lý, xuất bản và phát hành Công báo cấp tỉnh.  Quản lý và duy trì hoạt động mạng tin học của UBND tỉnh.  Quản lý tổ chức và hoạt động Trang Thông tin điện tử của Văn phòng. Đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND tỉnh, Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND tỉnh. Xây dựng và ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền của Văn phòng theo quy định của pháp luật. Tổ chức việc phát hành và quản lý các văn bản của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh. Tổng kết, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn phòng đối với Văn phòng các sở, ngành, Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND cấp huyện. Tổ chức nghiên cứu, thực hiện và ứng dụng các đề tài nghiên cứu khoa học vào hoạt động của Văn phòng. 12
Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật; đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức và viên chức thuộc Văn phòng. Quản lý tài chính, tài sản được giao theo quy định của pháp luật và phân cấp của UBND tỉnh. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh giao hoặc theo quy định của pháp luật. 1.2.3. Tổ chức, biên chế *Lãnh đạo Văn phòng: Văn phòng UBND tỉnh có Chánh Văn phòng và một số Phó Chánh Văn phòng. Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh do Chủ tịch UBND tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật. *Cơ cấu tổ chức Các phòng nghiên cứu tổng hợp và chuyên môn nghiệp vụ: - Phòng Tổng hợp - Phòng Kinh tế tổng hợp - Phòng Kinh tế ngành - Phòng Văn hoá – Xã hội - Phòng Dân tộc - Phòng Nội chính - Phòng Tiếp công dân - Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính - Phòng Hành chính - Tổ chức - Phòng Quản trị - Tài vụ. Mỗi phòng có Trưởng phòng và không quá 02 Phó trưởng phòng. Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng do Chánh Văn phòng bổ nhiệm, miễn nhiệm. Trưởng phòng điều phối các hoạt động của phòng. Phó Trưởng phòng được Trưởng phòng phân công điều hành một số nhiệm vụ công tác của phòng. 13
Chánh Văn phòng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và quy chế hoạt động cụ thể của các phòng trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng được UBND tỉnh ban hành. * Các đơn vị sự nghiệp - Trung tâm Công nghệ thông tin và Công báo - Nhà khách Uỷ ban nhân dân tỉnh. Việc thành lập đơn vị sự nghiệp thuộc Văn phòng do Chánh Văn phòng lập đề án thống nhất với Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định theo quy định của pháp luật. Quy định cụ thể về nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị sự nghiệp thuộc Văn phòng do Chánh Văn phòng quy định trên cơ sở quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng do UBND tỉnh ban hành. Tùy theo yêu cầu nhiệm vụ ở mỗi giai đoạn, Chánh Văn phòng UBND tỉnh thống nhất với Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định thay đổi cơ cấu tổ chức của Văn phòng cho phù hợp. *Biên chế Biên chế của Văn phòng thuộc biên chế hành chính của tỉnh do UBND tỉnh quyết định trong tổng biên chế hành chính của tỉnh được Trung ương giao. Biên chế của các tổ chức sự nghiệp trực thuộc Văn phòng là biên chế sự nghiệp do UBND tỉnh quyết định theo định mức biên chế và theo quy định của pháp luật. Chánh Văn phòng UBND tỉnh bố trí, sử dụng cán bộ, công chức và viên chức của Văn phòng phù hợp với chức danh, tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức nhà nước theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức. 1.3. Đối với UBND Huyện, quân, thị xã thành phố thuộc tỉnh. 1.3.1. Chức năng Tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là huyện) có bộ phận văn thư - lưu trữ chuyên trách giúp Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện tổ chức thực hiện và quản lý công tác văn thư , lưu trữ đối với các cơ quan chuyên môn và các tổ chức thuộc huyện và đối với Uỷ ban nhân dân cấp xã; thu thập, chỉnh lý, bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng tài 14
liệu lưu trữ của kho lưu trữ lịch sử huyện; thực hiện các nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện; Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện là cơ quan chuyên môn giúp việc của Ủy ban nhân dân huyện, có chức năng tham mưu, tổng hợp và tổ chức làm việc cho Ủy ban nhân dân huyện trong việc thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát và quản lý hành chính Nhà nước trên địa bàn huyện; Chịu sự hướng dẫn nghiệp vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố; đồng thời giúp Ủy ban nhân dân huyện tổ chức, điều hành hoạt động của bộ phận cải cách hành chánh theo cơ chế " Một cửa" . 1.3.2. Nhiệm vụ quyền hạn - Giúp Ủy ban nhân dân huyện tổ chức quản lý công tác văn thư, hành chánh, lưu trữ hồ sơ và hướng dẫn các ngành, UBND các xã trong huyện về công tác văn thư, hành chính và lưu trữ thống nhất theo đúng nguyên tắc, chế độ của Nhà nước. Tổ chức thực hiện công tác quản trị Văn phòng theo đúng chế độ quy định; bảo vệ và quản lý tài sản, trụ sở làm việc của Ủy ban nhân dân huyện và các phòng ban chuyên môn trong khuôn viên hành chính tập trung của huyện; bảo đảm các điều kiện vật chất cho bộ máy của Ủy ban nhân dân huyện hoạt động bình thường ; - Quản lý, tổ chức và có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ công chức, viên chức Văn phòng Ủy ban nhân dân trên cơ sở phối hợp với phòng Tổ chức Chính quyền huyện. - Giúp Ủy ban nhân dân huyện quản lý vận hành quy trình tiếp nhận - xử lý - hoàn trả hồ sơ hành chính công của công dân theo cơ chế " Một cửa" Theo dõi, tham mưu cho Ủy ban nhân dân huyện quản lý các tổ chức, đơn vị hoạt động dịch vụ hành chính công ở huyện; - Tổ chức truyền đạt các Nghị quyết, Quyết định, yêu cầu của Ủy ban nhân dân huyện đến các ngành, chính quyền các xã và theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các ngành, chính quyền các xã trong việc thực hiện các Nghị quyết, Quyết định, yêu cầu đó; - Giúp Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện trong việc phối hợp giữa các ngành của huyện chuẩn bị các vấn đề cho Ủy ban nhân dân huyện xem xét quyết định kịp thời, chính xác và theo đúng thể chế của Nhà nước; Xem xét các nghị quyết, quyết định và các biện pháp của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã, phát hiện và đề nghị Ủy ban nhân dân huyện uốn nắn kịp thời những vấn đề chưa phù hợp với chủ trương, chính sách chung của Ðảng và Nhà nước, Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị của cấp trên; hoặc kiến nghị bãi bỏ nếu các vấn đề đó vi phạm nghiêm trọng pháp luật ; 15
Cụ thể như sau: - Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã; - Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật; - Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ. - Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ; - Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ. Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; các đơn vị sự nghiệp nhà nước và các tổ chức kinh tế nhà nước trực thuộc cấp tỉnh, cấp huyện tùy theo khối lượng công việc về văn thư, lưu trữ để thành lập phòng, tổ hoặc bố trí người làm văn thư, lưu trữ cho phù hợp. 1.3.3. Tổ chức, biên chế Biên chế của bộ phận văn thư - lưu trữ do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện quyết định theo thẩm quyền trong tổng số biên chế hành chính sự nghiệp của huyện; Tại các phòng, ban chuyên môn trực thuộc Uỷ ban nhân dân huyện bố trí cán bộ, công chức, viên chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ; Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư - lưu trữ thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện và cán bộ, công chức, viên chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ tại các phòng, ban chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của Pháp luật.. 1.4. Đối với UBND Xã, phường, thị trấn 1.4.1. Chức năng Tại Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn (gọi chung là xã) có bộ phận làm công tác văn thư, lưu trữ hiện hành và bố trí công chức văn phòng - thống kê phụ trách công tác văn thư, lưu trữ; 1.4.2. Nhiệm vụ,Quyền hạn Cán bộ, công chức cấp xã kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện theo hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh và huyện, chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân xã về quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của xã; Cán bộ, công chức cấp xã kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật 16
2 . Vị trí, yêu cầu và nguyên tắc tổ chức công tác văn thư trong cơ quan quản lý hành chính 2.1. Vị trí Công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức Đảng, các cơ quan quản lý hành chính nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị - xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị - xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng. 2.2. Yêu cầu Trong quá trình thực hiện nội dung của công tác văn thư ở các cơ quan, tổ chức đảng phải đảm bảo các yêu cầu dưới đây: a. Nhanh chóng là yêu cầu đối với công tác văn thư. Quá trình giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức đảng, cơ quan quản lý hành chính phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản. b. Chính xác - Về nội dung: nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức do Đảng và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. - Về nghiệp vụ văn thư: thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các khâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản... c. Bí mật là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của công tác văn thư. Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng và Nhà nước. Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử dụng mạng máy tính, bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn,... 17
d. Hiện đại: Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức. Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong côngtác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại. 2.3. Nguyên tắc tổ chức, quản lý công tác văn thư 2.3.1. Nguyên tắc tập trung, thống nhất Công tác văn thư là hoạt động liên quan đến văn bản quản lý nhà nước. Hàng ngày bộ phận văn thư cơ quan tiếp nhận rất nhiều văn bản liên quan đến nhiều lĩnh vực công tác do đó cần được thực hiện đồng bộ và đúng yêu cầu. - Mọi hoạt động liên quan đến công tác văn thư đều tập trung tại một đầu mối giải quyết đó là văn phòng của cơ quan, tổ chức.Nguyên tắc này để tránh sự chồng chéo trong giải quyết công việc. - Tập trung còn là cơ sở để tránh tình trạng thất lạc văn bản trong có trình giải quyết công việc và quy đinh trách nhiệm - Mọi giấy tờ, thủ tục và nội dung nghiệp vụ đều phải thực hiện thống nhất theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và theo quy chế công tác văn thư cơ quan. Cán bộ văn thư không được tùy tiện” sang tạo” cách làm riêng trong quá trình thực hiên công việc. 2.3.2. Nguyên tắc chính xác, kịp thời, tiết kiệm và hiệu quả Nguyên tắc này bao gồm nội dung cơ bản sau: - Chính xác về nội dung và các bước nghiệp vụ, không được sai xót hay bỏ qua bất cứ các bước nghiệp vụ nào - Kịp thời chuyển giao và giải quyết những văn bản quan trọng( văn bản chứa dấu mật, dấu khần, các công văn hỏa tốc và thượng khẩn) không được chậm trễ trong giải quyết công việc sẽ ảnh hưởng tới toàn bộ công việc chung. - Lưa chọn những phương án giải quyết công việc nhanh nhất, nhiệu quả nhất để tiết kiệm thời gian và kinh phí - Khi giải quyết công việc phải chú ý đến hiệu quả cuối cùng của công việc. Hiệu quả của công tác văn thư được đánh giá dựa trên kết quả công việc đạt được so sánh với những chi phí về thời gian và kinh tê để đạt được kết quả. Và hiệu quả của công tác văn thư chính là đạt được công việc với kết quả như mục tiêu đặt ra và 18
tiết kiệm được cao nhất chi phí và đảm bảo tính chính xác , kịp thời trong giải quyết công việc. 2.3.3. Nguyên tắc đúng quy đinh Tất cả các nội dung công tác văn thư đều phải tuân theo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về công tác văn thư. Không được tùy tiện xử lý theo ý muốn chủ quan của cá nhân. Nguyên tăc này nhằm liên quan trực tiếp tới nguyên tắc thống nhất, bởi vì thực hiện đúng quy định sẽ đảm bảo tính thống nhât và ngược laị. CÂU HỎI ÔN TẬP Câu 1: Trình bày chức năng nhiệm vụ, tổ chức công tác văn thư các cơ quan hành chính? Câu 2: Trình bày yêu cầu nguyên tắc tổ chức công tác văn thư ở các cơ quan hành chính? 19
CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở BỘ, CƠ QUAN NGANG BỘ, CƠ QUAN THUỘC CHÍNH PHỦ Mã chương: MH27.02 Mục tiêu: - Nắm được nguyên tắc tổ chức và nội dung quản lý công tác văn thư ở Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ - Thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ công tác văn thư tại Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ - Thể hiện thái độ tự giác, tích cực, cẩn thận và cầu thị trong quá trình học tập. Nội dung chính: 1. Tổ chức quản lý công tác văn thư ở Bộ, cơ quan ngan Bộ , cơ quan thuộc chính phủ. 1.1. Trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư 1.1.1. Tại văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ. Thành lập Phòng thuộc Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (gọi chung là Phòng Văn thư - Lưu trữ) để giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức làm công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Quốc phòng, Bộ Công an áp dụng theo Thông tư này. *Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Xây dựng trình Bộ ban hành các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ; - Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định của Nhà nước và của Bộ về văn thư, lưu trữ; - Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về văn thư, lưu trữ trình Bộ phê duyệt và tổ chức thực hiện; - Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; - Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ công chức, viên chức của Bộ; - Phối hợp với Thanh tra Bộ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ; - Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ; - Sơ kết, tổng kết về văn thư, lưu trữ; - Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ. 20