Giáo trình Sử dụng trang thiết bị văn phòng (Nghề: Văn thư hành chính - Cao đẳng): Phần 1 - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

Chia sẻ: Hayato Gokudera | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:53

Thêm vào BST

Báo xấu

28
lượt xem 9
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình Sử dụng trang thiết bị văn phòng (Nghề: Văn thư hành chính - Cao đẳng) được biên soạn nhằm phục vụ cho nhu cầu học tập và tìm hiểu của học sinh, sinh viên đang theo học các chuyên môn thuộc lĩnh vực Văn thư hành chính đáp ứng cho hệ đào tạo Cao đẳng. Giáo trình được chia thành 2 phần, phần 1 cung cấp những nội dung về: tổng quan trang thiết bị trong công tác văn thư; sử dụng các trang thiết bị truyền thông;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Sử dụng trang thiết bị văn phòng (Nghề: Văn thư hành chính - Cao đẳng): Phần 1 - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƢỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN: SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG NGHỀ: VĂN THƢ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: 979 /QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng Trường Cao Đẳng cơ điện xây dựng Việt Xô Ninh Bình, năm 2019
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể đƣợc phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. 1
LỜI GIỚI THIỆU Hiện nay, trong công cuộc đổi mới đất nƣớc, cùng với sự thay đổi và phát triển của nền kinh tế, rất nhiều các cơ quan nhà nƣớc, các tổ chức xã hội, các doanh nghiệp... đã và đang thay đổi, xây dựng cũng nhƣ tổchức văn phòng của cơ quan theo hình mẫu một văn phòng hiện đại theo hƣớng tinh giảm nhân lực,tối ƣu hoá cácnghiệp vụ hành chính văn phòng... và một vấn đề đƣợc đặc biệt coitrọng đó là trang thiết bị. Có thể thấy, ngày nay các văn phòng đangchạy đua trongviệc mua sắm nhiều thiết bị văn phòng hiện đại đồng thời tuyển chọnnhững nhân viên thƣ ký thành thạo nghiệp vụ văn phòng để xây dựng “bộ máy văn phòng hiện đại, đủ sức xử lý thông tin một cách chínhxác, chắt lọc kịp thời, chất lƣợng, tạo đƣợc tính cạnh tranh trong cơ chếthị trƣờng”. Vì vậy trong hoạt động của một văn phòng hay văn phònghiện đại thì ngƣời thƣ ký văn phòng cần phải đáp ứng đƣợc những yêu cầu triển khai hợp lý và các trang thiết bị Văn phòng phải đƣợc đầu tƣvà sử dụng hợp lý để nâng cao đƣợc hiệu quả hoạt động của một vănphòng xứng tầm với một văn phòng hiện đại. Do vậy, việc xuất bản cuốn giáo trình Sử dụng trang thiết bị văn phòng để phục vụ cho nhu cầu học tập và tìm hiểu của học sinh, sinh viên đang theo học các chuyên môn thuộc lĩnh vực Văn thƣ hành chính của các trƣờng đại học, cao đẳng trong cả nƣớc. Giáo trình Sử dụng trang thiết bị văn phòngđƣợc biên soạn lần thứ nhất dựa trên việc kế thừa và tham khảo các tài liệu và tác phẩm về sử dụng trang thiết bị văn phòng đang đƣợc sử dụng ở các trƣờng đại học, cao đẳng, đặc biệt là những kiến thức thực tiễn liên quan đến trang thiết bị ở văn phòng. Nội dung giáo trình gồm 4 bài do ThS. Phạm Thị Hồng Duyên làm chủ biên và biên soạn. Bài 1: Tổng quan về trang thiết bị trong công tác văn thư 2
Bài 2: Sử dụng các trang thiết bị truyền thông Bài 3: Sử dụng các trang thiết bị chuyên dụng Bài 4: Tổ chức khoa học trang thiết bị và cách sử dụng các đồ dùng trong văn phòng Mặc dù tác giả đã đầu tƣ nhiều thời gian và công sức cho việc biên soạn, song giáo trình có thể còn thiếu sót, rất mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp, bổ sung để lần tái bản sau đƣợc hoàn chỉnh hơn. Xin trân trọng giới thiệu cùng bạn đọc. Tham gia biên soạn Chủ biên: ThS. Phạm Thị Hồng Duyên 3
MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN .................................................................................. 1 LỜI GIỚI THIỆU.................................................................................................. 2 BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ TRANG THIẾT BỊ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ .... 10 1. Vai trò của trang thiết bị trong công tác văn thƣ ............................................ 10 1.1. Định nghĩa................................................................................................. 11 1.2. Vai trò của trang thiết bị văn phòng trong công tác văn thƣ .................... 12 2. Yêu cầu và nguyên tắc quản lý, sử dụng trang thiết bị văn phòng ............... 16 2.1. Yêu cầu quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng .............................. 16 2.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng................................................................. 17 3. Các trang thiết bị ............................................................................................. 17 3.1. Các trang thiết bị truyền thông ................................................................ 17 3.2. Các trang thiết bị chuyên dụng ................................................................. 18 3.3. Các trang thiết bị, đồ dùng văn phòng khác ............................................. 19 4. Vai trò của cán bộ văn thƣ trong sử dụng, bảo quản và tổ chức sắp xếp khoa học trang thiết bị trong công tác văn thƣ ............................................................ 19 4.1. Tổ chức quản lý trang thiết bị ................................................................... 19 4.2. Tổ chức sử dụng trang thiết bị .................................................................. 20 BÀI 2: SỬ DỤNG CÁC TRANG THIẾT BỊ TRUYỀN THÔNG..................... 23 1. Điện thoại ........................................................................................................ 23 1.1. Nguyên lý, cấu tạo .................................................................................... 23 1.2. Tính năng .................................................................................................. 27 1.3. Cách sử dụng............................................................................................. 28 1.4. Cách bảo quản ........................................................................................... 32 1.5. Cách xử lý các sự cố ................................................................................ 34 2. Máy fax ........................................................................................................... 35 2.1. Nguyên lý, cấu tạo .................................................................................... 35 2.2. Tính năng của máy fax.............................................................................. 38 2.3. Cách sử dụng............................................................................................. 39 2.4. Cách bảo quản máy fax ............................................................................. 42 4
2.5. Cách xử lý các sự cố ................................................................................. 42 3. Máy tính và mạng máy tính ............................................................................ 42 3.1. Máy tính .................................................................................................... 42 3.2. Mạng máy tính .......................................................................................... 43 3.3. Cách sử dụng máy tính và mạng máy tính ............................................... 46 3.4. Một số địa chỉ hữu dụng dùng tra cứu thông tin....................................... 50 BÀI 3: SỬ DỤNG CÁC TRANG THIẾT BỊ CHUYÊN DỤNG....................... 53 1. Máy in ............................................................................................................. 53 1.1. Nguyên lý, cấu tạo của máy in.................................................................. 53 1.2. Tính năng .................................................................................................. 60 1.3. Cách sử dụng............................................................................................ 62 1.4. Cách bảo quản máy in ............................................................................... 64 1.5. Cách xử lý các sự cố máy in ..................................................................... 66 2.Máy photocopy ................................................................................................ 69 2.1. Nguyên lý, cấu tạo máy photocopy .......................................................... 69 2.2. Tính năng của máy Photocopy ................................................................. 74 2.3. Cách sử dụng............................................................................................. 75 2.4. Cách bảo quản máy photocopy ................................................................. 82 2.5. Cách xử lý sự cố ....................................................................................... 82 3. Máy quét ......................................................................................................... 85 3.1. Nguyên lý, cấu tạo .................................................................................... 85 3.2. Tính năng của máy quét ............................................................................ 88 3.3. Cách sử dụng máy quét (máy scan) .......................................................... 90 3.4. Cách bảo quản máy quét ........................................................................... 95 3.5. Cách xử lý các sự cố máy quét ................................................................. 97 4. Máy cắt, hủy tài liệu...................................................................................... 100 4.1. Nguyên lý, cấu tạo máy cắt, hủy tài liệu................................................. 101 4.2. Tính năng ................................................................................................ 103 4.3. Cách bảo quản máy cắt, hủy tài liệu ....................................................... 104 5
4.4. Cách xử lý các sự cố ............................................................................... 104 5. Máy ghi âm ................................................................................................... 106 5.1. Nguyên lý và cấu tạo .............................................................................. 106 5.2. Tính năng của máy ghi âm...................................................................... 109 5.3. Cách sử dụng máy ghi âm....................................................................... 110 5.4. Cách bảo quản máy ghi âm ..................................................................... 111 5.5. Cách xử lý các sự cố ............................................................................... 111 6. Máy chiếu ...................................................................................................... 112 6.1. Nguyên lý, cấu tạo máy chiếu................................................................. 112 6.2. Tính năng của máy chiếu ........................................................................ 114 6.3. Cách sử dụng của máy chiếu .................................................................. 115 6.4. Cách bảo quản máy chiếu ....................................................................... 117 6.5. Cách xử lý các sự cố ............................................................................... 117 7 . Máy ảnh và camera ...................................................................................... 120 7.1.Nguyên lý, cấu tạo ................................................................................... 120 7.2. Tính năng của máy ảnh ........................................................................... 123 7.3. Cách sử dụng máy ảnh ............................................................................ 124 7.4. Cách bảo quản máy ảnh .......................................................................... 127 7.5. Cách xử lý sự cố ..................................................................................... 129 Bài 4: TỔ CHỨC KHOA HỌC TRANG THIẾT BỊ TRONG VĂN THƢ ...... 132 1. Phƣơng pháp bố trí, sắp xếp các trang thiết bị .............................................. 132 2. Bàn, ghế, giá, tủ, điều hòa, quạt, thiết bị thông gió ...................................... 134 2.1. Bàn ghế ................................................................................................... 134 2.2. Tủ hồ sơ, giá sách ................................................................................... 135 2.3. Quạt, điều hòa nhiệt độ, thiết bị thông gió ............................................. 136 3. Các loại văn phòng phẩm.............................................................................. 136 3.1. Bút viết các loại ...................................................................................... 136 3.2. Các loại tập, sổ ........................................................................................ 136 3.3. Các loại giấy văn phòng.......................................................................... 137 6
3.4. Bấm kim, kim bấm, kẹp giấy .................................................................. 137 3.5. Bìa hồ sơ ................................................................................................. 138 3.6. Kệ Đựng Hồ Sơ – Hộp Cắm Bút ........................................................... 138 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................ 139 7
GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN Tên mô đun: SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG Mã mô đun: MĐ14 Vị trí, tính chất mô đun: - Vị trí: Trang thiết bị văn phòng là mô đun có vị trí quan trọng trong chƣơng trình đào tạo nghề Văn thƣ hành chính. Mô đun này phải đƣợc thực hiện sau khi học môn Tin học văn phòng và các môn thuộc nghiệp vụ công tác văn thƣ. - Tính chất: Là mô đun chuyên môn. Mục tiêu mô đun: - Về kiến thức: + Trình bày đƣợc những kiến thức cơ bản về các trang thiết bị văn thƣ + Trình bày cách sắp xếp, bố trí khoa học trang thiết bị trong công tác công văn thƣ. + Trình bày đƣợc tính năng, công dụng, cấu tạo, nguyên lý hoạt động của các trang thiết bị trong văn phòng. +Trình bày đƣợc các quy trình sử dụng, bảo quản, bảo trì các trang thiết bị và sử dụng các trang thiết bị trong văn phòngmột cách thành thạo, an toàn, hiệu quả và lâu dài. - Về kỹ năng: + Sử dụng thành thạo và bảo quản các loại trang thiết bị trong văn phòng. + Vận dụng bài học, sửa chữa một số lỗi thƣờng gặp trong quá trình sử dụng + Trình bày đƣợc và làm đƣợc quy trình bảo trì, bảo dƣỡng nâng cao tuổi thọ các thiết bị. - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: 8
+ Thể hiện tính nghiêm túc, tự giác và tích cực tham gia đầy đủ các buổi học trên lớp và buổi thực hành trực tiếp trên thiết bị. + Luôn thận trọng, tỉ mỉ trong quá trình sử dụng thiết bị và nâng cao ý thức trong học tập. Nội dung mô đun: Bài 1: Tổng quan về trang thiết bị trong công tác văn thƣ Bài 2: Sử dụng các trang thiết bị truyền thông Bài 3: Sử dụng các trang thiết bị chuyên dụng Bài 4: Tổ chức khoa học trang thiết bị và cách sử dụng các đồ dùng trong văn phòng 9
BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ TRANG THIẾT BỊ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ Mã bài: MĐ14.01 Các trang thiết bị văn phòng đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng. Chính các trang thiết bị văn phòng đƣợc đầu tƣ phát triển đến trình độ khoa học công nghệ hiện đại, kết hợp với công thái học hỗ trợ và dẫn dắt hai thành phần kia tiến nhanh đến hiện đại hóa. Các trang thiết bị có vai trò quan trọng, hỗ trợ đắc lực cho con ngƣời trong công việc văn phòng. Bởi các thƣ ký văn phòng thông qua các nghiệp vụ hành chính văn phòng đã sử dụng các trang thiết bị văn phòng để xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác, nhằm nâng cao năng suất, chất lƣợng công việc. Nhƣ chúng ta đã biết, công nghiệp hóa cũng đã trang bị những máy móc, thiết bị cho văn phòng nhằm giảm bớt lao động nặng nhọc. Những cải tiến thiết bị kỹ thuật trƣớc hết nhằm vào các khâu nhƣ từ bàn máy chữ thƣờng tiến lên dùng bàn máy chữ chạy điện, từ máy chữ thƣờng tiến lên máy chữ điện tử, tà các bàn máy tính tiến lên các máy tính cơ điện dùng trong công việc kế toán… Đặc biệt, từ những năm 70, khâu xử lý văn bản đã đƣợc các máy tính hỗ trợ và liên tục tiến lên cho đến hiện nay, máy vi tính là một trong những thiết bị không thể thiếu trong quá trình thực hiện chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của một văn phòng hiện đại. Đồng thời các trang thiết bị văn phòng khác nhờ ứng dụng những thành tựu công thái học, ngày càng đƣợc thiết kế với mẫu mã phù hợp cho từng loại công việc, vận dụng phù hợp cho từng ngƣời, làm cho hiệu suất của ngƣời thƣ ký nói riêng và cả văn phòng đƣợc nâng cao. Mục tiêu bài: - Trình bày đƣợc và hiểu vai trò của các trang thiết bị trong công tác văn thƣ, những yêu cầu và nguyên tắc sử dụng. - Trình bày đƣợc cái nhìn tổng quát về hệ thống các trang thiết bị trong công tác văn thƣ: Các trang thiết bị truyền thống, chuyên dụng, các đồ dùng trong văn phòng. - Trách nhiệm và vai trò của ngƣời sử dụng, bảo quản và tổ chức sắp xếp khoa học trang thiết bị văn thƣ. -Thái độ tự giác, tích cực, cẩn thận và cầu trong quá trình học tập. Nội dung chính 1. Vai trò của trang thiết bị trong công tác văn thƣ Mọi loại hình văn phòng dù là văn phòng của các cơ quan Nhà nƣớc, cơ quan Đảng, của các doanh nghiệp hay các tổ chức chính trị, xã hội dù quy mô to 10
hay nhỏ đều đƣợc cấu trúc bởi ba thành phần khác nhau về chất: con ngƣời làm việc văn phòng (thƣ ký văn phòng), các nghiệp vụ hành chính văn phòng và các trang thiết bị kỹ thuật. Ba thành phần này có quan hệ chặt chẽ, tác động và phối kết hợp với nhau một cách hữu cơ, rất đa dạng và sinh động. Để nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng đòi hỏi sự hoàn thiện của bản thân từng thành phần đồng thời phải có đƣợc sự kết hợp "nhuần nhuyễn" giữa các thành phần đó. Thứ nhất là thư ký văn phòng là những ngƣời góp phần đảm bảo và cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan và ngƣời lãnh đạo; góp phần bảo đảm cho hoạt động của cơ quan, đơn vị và hoạt động của ngƣời lãnh đạo đƣợc đều đặn và thông suốt... Để đảm nhận và thực hiện tốt đƣợc những nhiệm vụ này đòi hỏi ngƣời thƣ ký văn phòng phải có những năng lực và phẩm chất cần thiết (năng lực chuyên môn, hiểu biết xã hội rộng, yêu nghề và có ý thức vƣơn lên trong nghề nghiệp...). Để có đƣợc những năng lực và phẩm chất này, ngoài khả năng bẩm sinh đòi hỏi ngƣời thƣ ký văn phòng phải học tập và rèn luyện không ngừng. Thứ hai là nghiệp vụ hành chính văn phòng: Các nghiệp vụ hành chính văn phòng nối kết các trang thiết bị với vai trò trung tâm của con ngƣời để tạo ra tác động thực tiễn hoàn thành nhiệm vụ. Thông qua nghiệp vụ hành chính văn phòng, con ngƣời và trang thiết bị phát huy tác dụng thực tế. Các nghiệp vụ hành chính văn phòng bao gồm: Nghiệp vụ chuẩn bị và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý và lãnh đạo; nghiệp vụ tổ chức, sắp xếp hoạt động của cơ quan và lãnh đạo (xây dựng chƣơng trình, kế hoạch và lịch làm việc, tổ chức các cuộc họp và các chuyến đi công tác...); nghiệp vụ giao tiếp hành chính; nghiệp vụ biên tập văn bản và lƣu trữ hồ sơ tài liệu... Nhìn chung các nghiệp vụ hành chính văn phòng cũng có những thay đổi đáng kể, một số nghiệp vụ truyền thống (ghi tốc ký...) vẫn đƣợc sử dụng và mang lại hiệu quả cao khi kết hợp với các thiết bị văn phòng hiện đại (máy ghi âm...). Một số nghiệp vụ có sự thay đổi căn bản nhƣ các nghiệp vụ gắn liền với quan hệ giao tiếp ứng xử đồng thời có một số nghiệp vụ hành chính mới ra đời. Các nghiệp vụ hành chính văn phòng ngày càng đan kết và tác động qua lại. Thứ ba là, trang thiết bị văn phòng. Chúng ta sẽ tìm hiểu kĩ hơn về thành phần này và vai trò của nó với công tác văn thƣ. 1.1. Định nghĩa 11
Trang thiết bị văn phòng là những máy móc, dụng cụ cần thiết phục vụ công tác văn phòng (equipment: đồ vật cần thiết cho mộtmục đích riêng; Office equipment: đồ dùng văn phòng (máy chủ,máysao chụp, giấy văn phòng...). Ví dụ: Máy điện thoại, máy vi tính, máy fax, máy photocopy... Các loại trang thiết bị văn phòng - Thiết bị truyền thông: + Máy điện thoại (ấn phím,không dây, ghi âm, ghi hình...) + Máy facimile + Máy vi tính + Máy ghi âm + Máy tính Cá nhân - Thiết bị sao chụp - in ấn - huỷ tài liệu: + Máy in + Máy photocopy + Máy scan + Máy huỷ tài liệu + Máy căn thƣ điện tử + Máy đóng dấu ngày giờ + Máy dập ghim - Trang thiết bị khác: Bàn, ghế, tủ, điều hoà nhiệt độ, quạt, đồ trang trí... 1.2. Vai trò của trang thiết bị văn phòng trong công tác văn thƣ Các trang thiết bị văn phòng đóng một vai trò quan trong trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng và đây cũng chính là thành phần “cách mạng” nhất. Chính các trang thiết bị văn phòng đƣợc đầu tƣ phát triển đạt đến trình độ khoa học công nghệ hiện đại kết hợp, hỗ trợ và dẫn dắt hai thành phần kia tiến nhanh đến hiện đại hoá. Các trang thiết bị có vai trò quan trọng, hỗ trợ đắc lực con ngƣời trong công việc văn phòng. Bởi các thƣ ký văn phòng thông qua các nghiệp vụ hành chính văn phòng đã sử dụng trang thiết bị văn phòng để: xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác nhằm nâng cao năng suất, chất lƣợng công việc, cung cấp nhiều thông tin hơn cho lãnh đạo. 12
Đồng thời trang thiết bị văn phòng góp phần làm giảm chi phí về nhân lực cộng với những chi phí khác kèm theo. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hiện nay hầu hết các máy vi tính đều đƣợc nối mạng từ mạng LAN, WAN (mạng thông tin diện rộng) đến Internet. Với các phần mềm hỗ trợ, phần lớn các công việc văn phòng đều đƣợc thực hiện thông qua những máy vi tính đƣợc nối mạng này. Trong công việc hàng ngày của một cơ quan, tổ chức hay một doanh nghiệp có nhiều thành viên, có vô số thông tin cần phải chia sẻ, phân phối và thông báo với nhau nhƣ: lịch làm việc, phân công nhiệm vụ, gửi văn bản và nhận báo cáo... Những công việc này chiếm một khoảng thời gian rất lớn kéo theo là hàng loạt giấy tờ, văn phòng phẩm và nhân lực phục vụ cho công việc lƣu chuyển và phân phối những thông tin liên quan. Điện thoại và fax cũng đã góp phần đáng kể trong việc hỗ trợ luân chuyển những thông tin này. Tuy nhiên, hai phƣơng tiện này cũng có những hạn chế nhất định về chức năng (không thể dùng điện thoại để chuyển văn bản một lần, chuyển fax thì không thể gửi cùng một lúc cho nhiều ngƣời ở các địa điểm khác nhau... ) trong khi chi phí sử dụng không phải là thấp. Những bài toán về thời gian, kinh phí... này đƣợc giải quyết một cách “nhẹ nhàng” thông qua những máy vi tính đã đƣợc nối mạng với các phần mềm và các giải pháp hỗ trợ. Trong hoạt động văn phòng, máy in là thiết bị quan trọng sau máy vi tính là thiết bị đầu ra cần thiết dùng để in các loại văn bản tài liệu đƣợc soạn thảo. Máy in chính là thiết bị thực hiện bƣớc cuối cùng của công việc soạn thảo văn bản và xử lý thông tin trong máy vi tính. Nếu không có máy in thì chức năng của máy vi tính sẽ không đạt đƣợc đến kết quả cuối cùng của công việc soạn thảo. Nhƣvậy mọi thông tin, dữ liệu, hình ảnh ghi trong máy không đƣợc đƣa ra phục vụ công việc của văn phòng. Máy photocopy là loại máy sao chụp tài liệu, dùng để nhân bản các loại văn bản, tài liệu, có thể phóng to, thu nhỏ với nhiều kích thƣớc. Đồng thời là loại máy có tốc độ sao chụp nhanh nhất, tiết kiệm đƣợc nhiều thời gian, nhân lực, chi phí trong việc nhân bản các loại giấy tờ văn phòng. Máy photocopy có thể sao in hàng ngàn văn bản mà chỉ cần một số động tác nhƣ: đặt văn bản cần sao chụp lên máy, cho giấy vào khay, ấn định số lƣợng nhân bản và ấn nút khởi động. Chính vì thế mà sử dụng máy photocopy sẽ nhanh hơn máy in đồng thời giá thành lại hạ mà vẫn đảm bảo đƣợc những tiêu chuẩn kỹ thuật cần thiết, hoạt động của văn phòng sẽ diễn ra nhanh và hiệu quả công việc sẽ tăng lên rõ rệt bởi tiện ích cũng nhƣ chất lƣợng của loại thiết bị này. 13
Máy fax là thiết bị gửi bản sao của một tài liệu bằng một hệ thống điện tử sử dụng các đƣờng dây điện thoại làm đƣờng dẫn, là phƣơng tiện truyền và nhận thông tin bằng văn bản tốc độ nhanh. Máy fax có thể coi là thiết bị văn phòng không thể thiếu đƣợc ở những trụ sở đầu não của nhiều công ty, xí nghiệp... nhất là ở các văn phòng. Máy fax đƣợc bố trí ở văn phòng sẽ giúp cho việc chuyển thông tin đƣợc nhanh chóng, giảm thiểu tối đa việc đi lại cũng nhƣ chi phí chuyển giao văn bản, đồng thời giúp cho việc giải quyết công việc đƣợc thuận lợi và đạt hiệu quả cao. Máy điện thoại là phƣơng tiện truyền thông tin bằng lời nói thông qua máy điện thoại con ngƣời có thể đàm thoại trao đổi trực tiếp với nhau giải quyết công việc một cách nhanh chóng cũng nhƣ nắm bắt đƣợc thòng tin kịp thời. Đặc biệt với thời đại thông tin bùng nổ nhƣ hiện nay thì điện thoại là loại thiết bị không thể thiếu trong các văn phòng. Bởi vì, điện thoại là phƣơng tiện giúp văn phòng nhận, truyền đi những thông tin về quản lý, liên hệ với các cơ quan cấp trên, cấp dƣới hoặc ngang cấp. Đồng thời, điện thoại cũng giúp văn phòng quản lý, điều hành thuận lợi, nhanh chóng loại bớt thời gian cũng nhƣ nhân lực cho văn phòng tránh lãng phí những động tác không cần thiết nhƣ đi lại nhiều gây mệt mỏi cho nhân viên làm giảm năng suất lao động. Bàn làm việc là thiết bị không thể không có trong các văn phòng. Trong văn phòng nếu đƣợc trang bị loại bàn phù hợp với tính chất và nhiệm vụ công việc của từng ngƣời thì sẽ phát huy hết khả năng làm việc của ngƣời sử dụng, mang lại cảm giác thoải mái, hứng khởi trong công việc. Cũng giống nhƣ bàn làm việc ghế là thiết bị không thể thiếu. Hiện nay cùng với việc thay thế hàng loạt các loại bàn thì các văn phòng cũng thay gần hết các loại ghế cũ. Thay vào đó là những loại ghế đệm có tay dựa, có bánh xe, có nấc điều chỉnh cao thấp và có trục xoay để vừa tạo cảm giác thoải mái khi làm việc lại vừa di chuyển dễ dàng di chuyển trong bộ phận làm việc. Cƣờng độ làm việc của nhiềuvăn phòng là rất cao vì thế nhân viên văn phòng phải ngồi rất lâu bên bàn làm việc. Do đó, khi đƣợc sử dụng loại ghế hiện đại này có thể làm giảm đi những mỏi mệt khi làm việc. Các văn phòng ngày nay đã cố gắng trang bị cho nhân viên loại ghế này với mong muốn tạo thoải mái khi làm việc và mục đích cuối cùng là tăng hiệu quả công việc. Hệ thống tủ đựng hồ sơ: Không một văn phòng nào trong quá trình làm việc và hoạt động lại không liên quan cũng nhƣ sản sinh ra công văn, giấy tờ, tài liệu cho nên tủ đựng hồ sơ cũng là thiết bị không thể thiếu trong các văn phòng nhất là một văn phòng hiện đại.Tủ hồ sơ có công dụng trong việc cất giữ bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan. Hiện nay đã xuất hiện nhiều loại tủ đa dụng, 14
thích hợp với yêu cầu quản lý nhiều loại hồ sơ của cá nhân. Các loại tủ di động thƣờng làm bằng gỗ hoặc bằng tôn... có gắn bánh xe để chở hồ sơ, tài liệu cần thiết cho một số Văn phòng làm việc cách xa nhau. Loại tủ quay là loại tủ hình tròn, ở giữa có trục và có thể dễ dàng xoay để tìm hồ sơ. Tủ quay rất thích hợp khi các nhân viên đặt bàn làm việc quanh tủ. Để đáp ứng đƣợc vai trò này thì các trang thiết bị văn phòng phải đảm bảo đƣợc các yêu cầu sau đây: Một là, trang thiết bị văn phòng phải mang tính kinh tế. Khi trang bị máy móc, thiết bị văn phòng yêu cầu này đƣợc đặt lên hàng đầu, chúng ta phải tính đến sự phù hợp với thực tiễn của cơ quan (khối lƣợng, tính chất của công việc; chi phí mua, bảo trì, bảo dƣỡng, đàotạo nhân viên sử dụng...). Hai là, trang thiết bị văn phòng phải mang tính tiện dụng: nhiều chức năng, dễ sử dụng. Đây cũng là một yêu cầu hết sức quan trọng vì khi và chỉ khi ngƣời thƣ ký văn phòng có trong tay những thiết bị "dễ tính" thì khi đó công việc của họ mới trôi chảy đảm bảo thực hiện công việc và vƣợt tiến độ. Ba là, trang thiết bị văn phòng phải mang tính hiện đại: đáp ứng yêu cầu ngày càng cao (nhanh chóng, kịp thời, chính xác) của công việc văn phòng, có khả năng tƣơng thích cao với các hệ thống trang thiết bị của các cơ quan khác có liên quan. Ngoài ra, để các trang thiết bị văn phòng đƣợc sử dụng có hiệu quả không những các trang thiết bị này phải đáp ứng đƣợc các yêu cầu nói trên mà còn đòi hỏi hai thành tố kia trong cấu trúc của văn phòng phải đáp ứng đƣợc những yêu cầu cơ bản nhƣ: ngƣời sử dụng phải nắm đƣợc công dụng, cách sử dụng đối với các loại trang thiết bị thông thƣờng; thƣờng xuyên đƣợc bồi dƣỡng kiến thức để sử dụng đƣợc những trang thiết bị hiện đại và cơ quan phải có những quy định cụ thể, chặt chẽ về việc sử dụng hệ thống trang thiết bị văn phòng đó. Để nâng cao hiệu quả sử dụng các trang thiết bị văn phòng đồng nghĩa vớiviệc nâng cao hiệu quả công việc của những thƣ ký văn phòng; sự chuẩn hoá và hiện đại hoá các nghiệp vụ hành chính văn phòng, để ngƣời thƣ ký văn phòng có điều kiện phát huy đƣợc những năng lực và phẩm chất của mình một cách tích cực nhất, mang lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động văn phòng, đòi hỏi chúng ta phải xây dựng đƣợc những chính sách và tạo dựng đƣợc môi trƣờng làm việc thuận lợi. Mô hình sử dụng “nguồn lực con ngƣời” trong các cơ quan nói chung và trong các văn phòng nói riêng sẽ mang lại hiệu quả nếu dựa trên một cơ chế mới 15
để động viên lao động gồm cả khuyến khích về vật chất và tinh thần dƣới các hình thức cá nhân và tập thể. Môi trƣờng làm việc thuận lợi ở đây chính là tạo đƣợc tâm lý an tâm cho ngƣời lao động cùng với sự công bằngtrong công việc. Nhƣ vậy để nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng đòi hỏi hệ thống trang thiết bị phải đáp ứng đƣợc các yêu cầu nhƣ đã trình bày, đặc biệt là phải có sự phối kết hợp chặt chẽ và hiệu quả với haithành phần còn lại của văn phòng. Trong đó, con ngƣời là trung tâm, là nhân tố quyết định; trang thiết bị văn phòng đóng vai trò quan trọng và các nghiệp vụ hành chính là cầu nối. Sự tiến bộ trong mỗi thành phần và sự kết hợp giữa các thành phần này là những yếu tố không thể thiếu trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng. 2. Yêu cầu và nguyên tắc quản lý, sử dụng trang thiết bị văn phòng 2.1. Yêu cầu quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng bảo đảm năng suất, chất lƣợng của công tác văn phòng, đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển nhƣ hiện nay, các tiến bộ đó đã đƣợc ứng dụng rộng rãi trong công tác văn phòng, đặc biệt là việc ứng dụng tiến bộ công nghệ thông tin vào quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng. Trang thiết bị văn phòng gồm trang thiết bị đƣợc giao cho từng cán bộ, công chức sử dụng (bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy ghi âm…) và các trang thiết bị sử dụng chung trong đơn vị (máy photocopy, máy điện thoại dùng chung, máy fax…) 2.1.1. Yêu cầu về quản lý - Phải phù hợp với kế hoạch phát triển của cơ quan, đơn vị; - Phải đáp ứng yêu cầu công khai; - Phải đƣợc xác định cụ thể, chi tiết từ chủ thể đến đối tƣợng quản lý; - Phải gắn với trách nhiệm của cá nhân quản lý. Thủ trƣởng đơn vị có trách nhiệm: Bố trí, điều chuyển trang thiết bị văn phòng trong nội bộ đơn vị; bố trí, phân công ngƣời quản lý sử dụng, theo dõi các trang thiết bị văn phòng dùng chung, lập sổ sách, lƣu giữ các hồ sơ biên bản giao nhận trang thiết bị và theo dõi toàn bộ trang thiết bị văn phòng của đơn vị; thông báo và đề nghị văn phòng (Phòng Hành chính – Quản trị) điều chuyển các trang thiết bị văn phòng không còn nhu cầu sử dụng hoặc thanh lý các trang 16
thiết bị không còn sử dụng đƣợc; chỉ đạo công tác bàn giao tài sản công và hồ sơ quản lý, sử dụng tài sản công thuộc phạm vi đơn vị mình quản lý khi có sự thay đổi tổ chức hoặc thay đổi Thủ trƣởng đơn vị. 2.1.2. Yêu cầu khi sử dụng Trang thiết bị phải đƣợc sử dụng đúng tiêu chuẩn, định mức và đúng mục đích. Không tự ý đổi, trao đổi, cho, tặng, biếu trang thiết bị văn phòng của cơ quan; điều chuyển trang thiết bị văn phòng giữa các đơn vị, cá nhân khi chƣa đƣợc phép của ngƣời có thẩm quyền. 2.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng Ngƣời sử dụng có trách nhiệm: - Bảo quản, giữ gìn và sử dụng trang thiết bị lâu bền, tiết kiệm, hiệu quả; - Thông báo kịp thời về tình trạng hƣ hỏng của trang thiết bị đƣợc giao và đề nghị văn phòng (Phòng Hành chính - Quản trị) sửa chữa; - Báo cáo Thủ trƣởng đơn vị khi xảy ra mất mát hoặc các biến động, thay đổi liên quan đến trang thiết bị đƣợc giao; - Bảo quản tem kiểm kê dán trên thiết bị trong quá trình sử dụng và bàn giao bằng biên bản các trang thiết bị đƣợc giao khi chuyển công tác, nghỉ hƣu. 3. Các trang thiết bị 3.1. Các trang thiết bị truyền thông 3.1.1. Máy ghi âm văn phòng Máy ghi âm văn phòng dùng để ghi lại lời nói. Hiện nay những máy ghi âm văn phòng đƣợc sử dụng rộng rãi ở nhiều cơ quan xí nghiệp nhằm mục đích sau đây: - Ghi lại âm thanh theo tiến trình buổi họp, hội nghị, phiên họp, lời phát biểu, báo cáo, bài giảng, những quyết định đã thông qua mà không cần phải ghi tốc ký. - Ghi lại các thông tin giao tiếp qua điện thoại để phục vụ việc soạn thảo văn bản... - Khi sử dụng máy ghi âm, năng suất lao động của ngƣời đánh máy tăng 25 - 45%, mức thời gian tiết kiệm của ngƣời đọc lên tới 20%. Thời gian soạn thảo văn bản giảm 3 - 4 lần. Cán bộ của cơ quan sử dụng máy ghi âm tiết kiệm đƣợc 5 - 6 phút cho mỗi trang viết của một tài liệu cần soạn thảo. 17
3.1.2. Điện thoại Điện thoại dùng để liên hệ giao dịch trực tiếp với ngƣời nghe. Ngày nay có rất nhiều loại điện thoại với chức năng đa dạng nhƣ: điện thoại để bàn, điện thoại cầm tay (điện thoại di động). Đây là thiết bị dùng để giúp cho hoạt động giao tiếp đƣợc thuận lợi, thiết bị này đƣợc dùng phổ biến trong các công sở, văn phòng. Vì vậy, đòi hỏi những ngƣời làm công tác văn phòng nói riêng và các cán bộ, công chức, viên chức nói chung phải rèn luyện kỹ năng giao tiếp qua điện thoại. 3.1.3. Máy fax Máy fax là thiết bị có khả năng nhận diện ký tự theo màu trắng và đen, màu đen là màu có ký tự, màu trắng là không có ký tự (hay những khoảng trống) và nó sẽ vẽ lại y nhƣ bản gốc (từ máy gửi fax sang máy nhận fax). Ngoài cách gửi văn bản, tài liệu từ máy Fax sang máy Fax, cũng có thể Fax từ máy tính sang máy Fax (hệ điều hành Windows XP có hỗ trợ tính năng này). 3.1.4. Máy tính nối mạng Máy tính nối mạng đƣợc thiết lập khi có từ 2 máy vi tính trở lên kết nối với nhau để chia sẻ tài nguyên: máy in, máy fax, tệp tin, dữ liệu...Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và mức độ hiện đại hóa văn phòng của từng ngành, từng lĩnh vực, từng địa phƣơng, cơ quan mà sử dụng mạng máy tính nối mạng diện rộng (WAN) hoặc mạng nội bộ (LAN) để phục vụ nhu cầu chia sẻ, khai thác và truyền nhận thông tin. 3.1.5. Máy chụp ảnh Máy chụp ảnh đƣợc sử dụng trong công tác văn phòng để ghi và lƣu lại những hình ảnh trong các hội nghị, cuộc họp, hội thảo hoặc các sự kiện trọng đại của cơ quan, đơn vị. Hiện nay, máy chụp ảnh tự động là thiết bị văn phòng thông dụng, bên cạnh đó còn có các loại máy cơ, máy bán tự động… 3.2. Các trang thiết bị chuyên dụng Để có đƣợc bản in, bản sao và để nhân bản số lƣợng văn bản, tài liệu ngƣời ta sử dụng các nhóm: - Các phƣơng tiện sao chụp và nhân bản: Để sao và truyền văn bản với nguyên mẫu của nó (dấu, chữ ký, sơ đồ…) đi xa có thể dùng máy Fax hoặc truyền qua mạng. 18
- Các phƣơng tiện in ấn: Theo cách làm ra văn bản có thể chia ra các loại máy in nhƣ: in laze, in phun, offset, in kim… Máy in dùng trong văn phòng bao gồm nhiều loại và công nghệ khác nhau. Thông dụng nhất và chiếm phần nhiều nhất hiện nay trên thế giới là máy in ra giấy và sử dụng công nghệ laze. Đa phần các máy in sử dụng cho văn phòng đƣợc nối với một máy tính hoặc một máy chủ dùng in chung. Một phần khác máy in đƣợc nối với các thiết bị công nghiệp dùng để trang trí hoa văn sản phẩm, in nhãn mác trên các chất liệu riêng. Máy in sử dụng công nghệ laze (Tiếng Anh: laser) là các máy in dùng in ra giấy, hoạt động dựa trên nguyên tắc dùng tia laze. Máy in laze có tốc độ in thƣờng cao hơn các loại máy in khác, chi phí cho mỗi bản in thƣờng tƣơng đối thấp. Máy in laze có thể in đơn sắc (đen trắng) hoặc có màu sắc. - Máy hủy tài liệu: Dùng để cắt tài liệu cần hủy thành các dải nhỏ đến mức không thể khôi phục lại nội dung nhằm mục đích bảo mật. 3.3. Các trang thiết bị, đồ dùng văn phòng khác Ngoài các nhóm thiết bị truyền thông, thiết bị chuyên dụng còn có các thiết bị và đồ dùng văn phòng khác nhƣ: - Máy quét hình ảnh hay còn gọi là máy scan (scanner) Đây là thiết bị có khả năng số hóa hình ảnh, tài liệu, đƣa vào máy tính để lƣu hoặc xử lý chúng. Thiết bị này đang dần trở nên thông dụng cho ngƣời dùng máy tính cá nhân thông thƣờng. - Máy chiếu đa năng (projector) Dùng kết hợp với máy vi tính, sử dụng các phần mềm trình chiếu để tạo nhiều hiệu ứng sinh động, nhờ đó làm tăng sức thu hút của các buổi họp, hội nghị, hội thảo, bài thuyết trình. Đây là loại máy chiếu dùng nguồn sáng bên trong chiếu ánh sáng xuyên qua một màn hình vi tính nhỏ qua hệ thống thấu kính để chiếu lên màn hình bên ngoài. Nói một cách đơn giản nó đóng vai trò nhƣ một màn hình vi tính nhƣng to hơn để mọi ngƣời có thể xem từ xa. - Các đồ vật dùng cho công việc hàng ngày của những ngƣời làm công tác văn phòng rất đa dạng, phong phú và ngày càng đƣợc cải tiến theo hƣớng bền đẹp, đa năng, thuận tiện nhƣ cặp, kẹp, ghim, bút… 4. Vai trò của cán bộ văn thƣ trong sử dụng, bảo quản và tổ chức sắp xếp khoa học trang thiết bị trong công tác văn thƣ 4.1. Tổ chức quản lý trang thiết bị 19