Hóa đơn điện tử: Ưu, nhược điểm khi áp dụng với các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:11

Thêm vào BST

Báo xấu

8
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Ngày 1/7/2022 Hóa đơn điện tử (HĐĐT) được đưa vào áp dụng chính thức trên toàn quốc. Việc sử dụng loại chứng từ mới này vẫn còn nhiều thuận lợi và khó khăn cho các doanh nghiệp (DN) trong đó có nhóm các DN vừa và nhỏ. Một nghiên cứu từ việc khảo sát vấn đề này tại các DN ở Nghệ An trong thời gian gần đây càng khẳng định những hoài nghi của nhóm tác giả là có cơ sở. Bài viết giới thiệu những ưu, nhược điểm được rút ra từ kết quả khảo sát và có vài kết luận cho vấn đề sử dụng HĐĐT hiện nay.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Hóa đơn điện tử: Ưu, nhược điểm khi áp dụng với các doanh nghiệp vừa và nhỏ

619 HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ: ƯU, NHƯỢC ĐIỂM KHI ÁP DỤNG VỚI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ Đỗ Kiều Oanh, Ngô Thúy Quỳnh Trường Đại học Kinh tế - ĐHQGHN, 144 Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội. Tóm tắt Ngày 1/7/2022 Hóa đơn điện tử (HĐĐT) được đưa vào áp dụng chính thức trên toàn quốc. Việc sử dụng loại chứng từ mới này vẫn còn nhiều thuận lợi và khó khăn cho các doanh nghiệp (DN) trong đó có nhóm các DN vừa và nhỏ. Một nghiên cứu từ việc khảo sát vấn đề này tại các DN ở Nghệ An trong thời gian gần đây càng khẳng định những hoài nghi của nhóm tác giả là có cơ sở. Bài viết giới thiệu những ưu, nhược điểm được rút ra từ kết quả khảo sát và có vài kết luận cho vấn đề sử dụng HĐĐT hiện nay. 1. Mở đầu Cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra mạnh mẽ ở khu vực Châu Á Thái Bình Dương, đặc biệt là ở Việt Nam, quốc gia đang chứng kiến sự cải tiến và ứng dụng công nghệ tại nơi làm việc với tốc độ nhanh hơn bao giờ hết và rất đa dạng trong các ngành nghề khác nhau (Văn phòng ILO tại Việt Nam, 2021). Cuộc cách mạng công nghiệp không chỉ là thách thức mà còn chính là cơ hội để Việt Nam có thể thay đổi nền kinh tế và phát triển mạnh mẽ hơn so với các nước trong khu vực Đông Nam Á. Như vậy, chuyển đổi số được xem là xu thế tất yếu trong quá trình hội nhập với thời đại 4.0 hiện nay. Tại Việt Nam, khái niệm “Chuyển đổi số” thường được hiểu theo nghĩa là quá trình thay đổi từ mô hình DN truyền thống sang DN số bằng cách áp dụng công nghệ mới như dữ liệu lớn (Big Data), Internet cho vạn vật (IoT), điện toán đám mây (Cloud)… nhằm thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa công ty. Chuyển đổi số tại Việt Nam đã và đang diễn ra trong rất nhiều lĩnh vực như: y tế, giáo dục, ngân hàng, du lịch, nông nghiệp,... và không thể bỏ qua chuyển đổi số trong lĩnh vực kế toán. HĐĐT đang trở thành một phần tất yếu trong quá trình chuyển đổi hiện đại hóa này. Để chuyển đổi từ hóa đơn giấy và từ HĐĐT thông thường sang HĐĐT theo quy định mới, Quốc Hội, Chính phủ, Bộ tài chính đã lần lượt ban hành Luật quản lý Thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/06/2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC quyết định áp dụng HĐĐT cho các doanh nghiệp (DN) trên toàn lãnh thổ Việt Nam vào ngày 01/07/2022 trừ các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Theo Công văn 10847/BTC-TCT ngày 20/09/2021 của Tổng cục Thuế thì Bộ Tài chính đã lập kế hoạch triển khai HĐĐT theo hai giai đoạn: giai đoạn 1 từ tháng 11/2021 gồm 6 tỉnh thành phố (Hà Nội, Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Phú Thọ, Quảng Ninh, Bình Định) và giai đoạn 2 từ tháng 04/2022 áp dụng cho 57 tỉnh, thành còn lại. Bên cạnh những đơn vị tiên phong ứng dụng HĐĐT theo quy định mới, vẫn còn đó các DN còn bỡ ngỡ và gặp không ít khó khăn trong cuộc cách mạng số hóa này. Chính vì vậy, việc sử dụng HĐĐT của các DN vừa và nhỏ vẫn còn nhiều tồn tại. Chúng tôi đã tiến hành khảo sát việc sử dụng HĐĐT tại các DN vừa và nhỏ tại tỉnh Nghệ An trong thời gian từ tháng 2-4/2022. Kết quả khảo sát càng khẳng định những nhận định của chúng tôi về những thuận lợi và khó khăn mà các DN vừa và nhỏ đang gặp phải khi sử dụng HĐĐT. Trên cơ sở đó chúng tôi có một vài khuyến nghị, chính sách phù hợp để hỗ trợ công tác chuyển đổi sang HĐĐT theo quy định mới cho nhóm các DN này. @ Trường Đại học Đà Lạt
620 2. Nội dung 2.1. Khái quát về HĐĐT Theo điểm 2, điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, HĐĐT là “hóa đơn có mã hoặc không có mã của CQT được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT” Bảng 1. So sánh hóa đơn có mã và không mã của cơ quan Thuế HĐ có mã của CQT HĐ không có mã của CQT Định - Là HĐĐT được CQT cấp mã trước khi - Là HĐĐT do tổ chức bán hàng hóa, nghĩa tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp cung cấp dịch vụ gửi cho người mua dịch vụ gửi cho người mua. không có mã của CQT. - Mã của CQT trên HĐĐT bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của CQT tạo ra và một chuỗi ký tự được CQT mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn. Đối - DN, tổ chức kinh tế sử dụng HĐĐT có - DN kinh doanh ở lĩnh vực: tượng áp mã của CQT khi bán hàng hóa, cung cấp + Điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn dụng dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần thông, nước sạch, bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ các + Tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, trường hợp sử dụng hóa đơn không có mã nêu trên. (Khoản 1 Điều 91 Luật Quản lý + Kinh doanh thương mại điện tử, thuế) kinh doanh siêu thị, thương mại, + Vận tải hàng không, đường bộ, - Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng đường sắt, đường biển, đường thủy HĐĐT không có mã theo quy định tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế số - DN, tổ chức kinh tế: 38/2019/QH14 nếu thuộc trường hợp + Đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với được xác định rủi ro cao về thuế theo quy CQT bằng phương tiện điện tử định tại Thông tư số 31/2021/TT-BTC và + Xây dựng hạ tầng CNTT, có hệ được CQT thông báo về việc chuyển đổi thống phần mềm kế toán, phần mềm áp dụng HĐĐT có mã của CQT thì phải lập HĐĐT đáp ứng lập, tra cứu HĐĐT, chuyển đổi sang áp dụng HĐĐT có mã lưu trữ dữ liệu HĐĐT theo quy định của cơ quan thuế. + Bảo đảm việc truyền dữ liệu HĐĐT đến người mua và đến CQT được sử dụng HĐĐT không có mã của CQT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp rủi ro về thuế cao. @ Trường Đại học Đà Lạt
621 Điều - Máy tính kết nối internet - Phần mềm kế toán kiện về - Phần mềm lập hóa đơn - Phần mềm lập HĐĐT đáp ứng lập, tra CNTT cứu HĐĐT, lưu trữ dữ liệu HĐĐT - Bảo đảm việc truyền dữ liệu HĐĐT đến người mua và đến CQT khi bán hàng hóa Quy B1: Lập hóa đơn B1: Lập hóa đơn trình B2: Ký số B2: Ký số xuất HĐ B3: Gửi hóa đơn lên CQT để cấp mã B3: Gửi cho người mua B4: Gửi cho người mua Chuyển Ngay tại thời điểm DN lập hóa đơn, ký số Có 2 hình thức: dữ liệu và thực hiện gửi hóa đơn lên CQT dể cấp - Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu HĐ lên mã. hóa đơn cùng với thời gian gửi Tờ khai CQT => Bên mua có thể vào website của Tổng thuế GTGT (tháng/quý). cục thuế tra cứu ngay thông tin hóa đơn - Người bán sau khi lập đầy đủ nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho CQT( chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua). Tính - Hóa đơn khi xuất phải gửi ngay lên CQT - Hóa đơn sau khi xuất không cần gửi linh hoạt để cấp mã nên không kinh hoạt về thời lên thuế cấp mã nên linh hoạt về thời điểm xuất hóa đơn. điểm lập hóa đơn. - Phụ thuộc vào hệ thống của CQT khi - Không lo gián đoạn xuất hóa đơn khi cấp mã nên khi hệ thống có sự cố sẽ bị hệ thống thuế bị sự cố. gián đoạn xuất hóa đơn Nguồn: Tác giả tổng hợp 2.2. Ưu điểm của HĐĐT a. Hiệu quả chi phí Theo ước tính sơ bộ của Vụ DN lớn (Tổng cục Thuế), nếu như sử dụng hóa đơn giấy, các DN phải bỏ ra các khoản chi phí như chi phí in ấn, phát hành, bảo quản, lưu trữ hóa đơn thì chi phí trung bình bỏ ra cho 1 hóa đơn giấy là 1.000 đồng. Với số lượng 4 tỷ hóa đơn/năm, thì chi phí mỗi năm bỏ ra để in hóa đơn sẽ xấp xỉ 4.000 tỷ đồng. Nếu lấy con số này trừ đi phần tiết giảm được thì nếu sử dụng HĐĐT, số tiền mà DN có thể tiết kiệm được khoảng 3.000 tỷ đồng/năm. Không những thế, việc sử dụng HĐĐT giúp DN tiết kiệm được thời gian (giảm tới 70% các bước quy trình phát hành và 90% các tranh chấp liên quan đến hóa đơn, rút ngắn tới 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn, tiết kiệm 80% chi phí cho mỗi hóa đơn). Khi sử dụng HĐĐT, DN không cần chờ đợi nhận được hóa đơn theo đường bưu điện như cách làm truyền thống. Chỉ trong vài cú nhấp chuột, người mua hàng sẽ nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào nếu có Internet. Khắc phục rủi ro làm mất, hỏng, cháy khi sử dụng hóa đơn giấy. Việc sử dụng HĐĐT sẽ khắc phục được tình trạng @ Trường Đại học Đà Lạt
622 này do hệ thống lưu trữ HĐĐT được sao lưu và thường xuyên cập nhật nên khả năng mất hoàn toàn dữ liệu hóa đơn là khó xảy ra. Theo báo cáo của Tập đoàn Điện lực Việt Nam thì số lượng HĐĐT trung bình của đơn vị là 23,6 triệu hoá đơn/tháng, tương đương khoảng 283 triệu hoá đơn/năm. Chi phí hoá đơn tự in (chưa tính phần quản lý, lưu kho) khoảng 420 đồng/hoá đơn, trong khi đó, chi phí HĐĐT (đã tính chi quản lý, lưu trữ) chỉ khoảng 292 đồng/hoá đơn. Như vậy, sử dụng HĐĐT giúp Tập đoàn Điện lực Việt Nam tiết kiệm được ít nhất 128 đồng/ hóa đơn tương đương chi phí hơn 3 tỷ đồng/tháng. b. Năng lực cạnh tranh Một lợi ích khác là khi ứng dụng HĐĐT đã làm cho các quy trình hoạt động và mối quan hệ kinh doanh của DN thuận lợi hơn, DN có lợi thế về chiến lược và cạnh tranh tốt hơn. Việc sử dụng hóa đợn điện tử đem lại sự trình bày đơn giản, gia tăng tốc độ và độ chính xác của thông tin, từ đó hạn chế xảy ra sai sót cho khách hàng, dẫn đến cải thiện mối quan hệ với khách hàng cũng như nâng cao sự hài lòng của khách hàng. HĐĐT cũng cho phép các DN Việt Nam kinh doanh xuyên biên giới và nhận doanh thu xuất khẩu một cách đơn giản và dễ dàng hơn. c. Công cụ hỗ trợ cho CQT Bên cạnh đó, sử dụng HĐĐT giúp CQT xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn, không tốn nhiều chi phí, thời gian đối chiếu hóa đơn như hiện nay. Điều này góp phần ngăn chặn kịp thời tình trạng gian lận thuế, trốn thuế, đặc biệt là tình trạng mua bán hóa đơn trái phép. Hoạt động buôn bán hóa đơn GTGT bất hợp pháp xuất phát từ “nhu cầu” hợp thức hóa chi phí của các cá nhân, tổ chức. Trước tình trạng hoạt động mua bán hóa đơn trái phép và gian lận thuế gia tăng, ứng dụng HĐĐT mang lại hiệu quả tốt và đem lại lợi ích cho DN và CQT. d. Sáng kiến xanh HĐĐT không yêu cầu in hóa đơn cũng như chứng từ được gửi đến. Do đó, quy trình lập HĐĐT không tiêu tốn giấy, ít năng lượng và tài nguyên cần thiết hơn. Nhờ vậy mà những hoạt động bảo vệ môi trường trở nên có hiệu quả, như bảo vệ cây xanh, giảm thiểu diện tích rác thải... Điều này được các khách hàng yêu thiên nhiên và có ý thức bảo vệ môi trường hưởng ứng nhiệt tình. Hơn nữa, việc chuyển đổi này còn tăng độ nhận diện thương hiệu và điểm kinh doanh tích cực. Một công ty có trách nhiệm với môi trường sẽ có thể thu hút các đối tác kinh doanh có trách nhiệm xã hội cao. 2.3. Thực tiễn áp dụng HĐĐT tại Việt Nam a. Quá trình áp dụng HĐĐT tại Việt Nam Tại Việt Nam, HĐĐT đã phổ biến trong giao dịch thương mại và trở thành một xu hướng tất yếu trong điều kiện công nghệ thông tin ngày càng được ứng dụng mạnh mẽ ở các DN ở Việt Nam. Vì vậy, Nhà nước đã hình thành khuôn khổ pháp lý đồng bộ và ngày càng hoàn thiện để tạo cơ sở cho các giao dịch điện tử nói chung và sử dụng HĐĐT nói riêng như: Luật Giao dịch điện tử ban hành năm 2005, Luật Kế toán ban hành năm 2003 và được sửa đổi năm 2015. Năm 2010, Chính phủ ban hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 đã có quy định về HĐĐT. Đặc biệt, với Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng HĐĐT bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được ban hành đã đưa HĐĐT được áp dụng chính thức ở nước ta từ năm 2011. @ Trường Đại học Đà Lạt
623 Hình 1. Quá trình áp dụng HĐĐT tại Việt Nam Trong quá trình triển khai thực hiện HĐĐT, Bộ Tài chính ban hành Quyết định số 1209/QĐ- BTC ngày 23/06/2015 về việc thí điểm sử dụng HĐĐT có mã xác thực của CQT khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đối với các DN. Sang đến ngày 14/12/2016, Bộ Tài chính ban hành Quyết định số 2660/QĐ-BTC về việc gia hạn thời gian thực hiện Quyết định số 1209/QĐ-BTC. Ngày 12/09/2018, Chính phủ ban hành Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết về phạm vi, đối tượng áp dụng HĐĐT, được coi là cơ sở hành lang pháp lý quan trọng thúc đẩy tiến trình HĐĐT tại Việt Nam, hiệu lực kể từ ngày 01/11/2018. Theo đó, DN bắt buộc sử dụng HĐĐT từ ngày 01/11/2020 khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, để đáp ứng yêu cầu của Luật Quản lý thuế số 38/2020/QH14 ngày 15/07/2020, cần phải mở rộng phạm vi áp dụng và cải tiến quy trình quản lý biên lai, chứng từ theo phương thức điện tử cho phù hợp. Mới đây nhất, cùng với sự ra đời của Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14, Chính phủ tiếp tục ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP về sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử và Thông tư 78/2021/TT_BTC hướng dẫn sử dụng hóa đơn chứng từ theo luật quản lý thuế và nghị định ở trên. Tính đến thời điểm này đã có 6 tỉnh, thành phố (Hà Nội, TP.HCM, Bình định, Quảng Ninh, Hải Phòng, Phú Thọ) đã áp dụng sử dụng HĐĐT theo quy định mới. Bộ tài chính đã xây dựng kế hoạch triển khai giai đoạn 1, theo đó đến hết ngày 31/12/2021 hoàn thành tối thiểu 70% và phấn đấu 100% số lượng DN, tổ chức kinh tế thuộc và đến hết ngày 31/03/2021 hoàn thành tối thiểu 70% và phấn đấu 100% số lượng hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng HĐĐT theo quy định của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Trên cơ sở kết quả triển khai giai đoạn 1, Bộ tài chính tiếp tục tổ chức triển khai giai đoạn 2, đảm bảo đến ngày 01/07/2022, 100% DN, tổ chức, cá nhân sử dụng HĐĐT (HĐĐT) theo quy định của Luật Quản lý thuế (Báo chính thức, 2021). Bảng 2. Các quy định pháp luật mới thay thế cho quy định cũ Loại văn bản Văn bản theo quy định mới Văn bản theo quy định cũ Luật Quản lý thuế năm 2019, hiệu lực Luật quản lý thuế năm 2006 và Luật sửa đổi Luật ngày 01/07/2020 năm 2012, 2014, 2016 Nghị định 51/2010/NĐ-CP Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, hiệu Nghị định Nghị định 04/2014/NĐ-CP lực ngày 01/07/2022 Nghị định 119/2018/NĐ-CP Thông tư số 32/2011/TT-BTC Thông tư 39/2014/TT-BTC Thông tư số 78/2021/TT-BTC, hiệu lực Thông tư ngày 01/07/2021 Thông tư 68/2019/TT- BTC Thông tư 88/2020/TT-BTC @ Trường Đại học Đà Lạt
624 b. Những điều kiện cần thiết để áp dụng chuyển đổi HĐĐT - Một là điều kiện về tài chính, kinh tế: + DN cần có đủ số tiền vốn để mua sắm thiết bị máy móc, lắp đặt đường truyền mạng internet ổn định,... + DN cần có mức lương và chế độ đãi ngộ thu hút đội ngũ nhân viên kế toán có kiến thức chuyên môn và kĩ thuật cao để có thể sử dụng các loại thiết bị tiên tiến khi khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử. Đồng thời, có khả năng xử lý sự cố phát sinh trong quá trình sử dụng. Ngoài ra, DN cần có nguồn lực về tài chính để thường xuyên cho phép cán bộ công nhân viên tập huấn nâng cao kiến thức và trình độ chuyên môn phục vụ công tác kế toán trong DN. + DN phát hành HĐĐT đòi hỏi phải lựa chọn việc sử dụng phần mềm tạo lập HĐĐT do một đơn vị bên ngoài thị trường cung cấp (đối với HĐĐT không có xác thực của CQT) hoặc sử dụng phần mềm do chính CQT cung cấp (đối với HĐĐT có xác thực của CQT). Việc phụ thuộc vào công nghệ do bên thứ ba cung cấp sẽ phát sinh các sự cố liên quan đến tính bảo mật thông tin về tình hình doanh thu, chi phí phát sinh đặc biệt đối với các DN hoạt động trong các ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh nhạy cảm, có tầm quan trọng liên quan đến yếu tố chính trị, an ninh, quốc phòng, văn hóa… - Hai là điều kiện về cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật + Có thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử như: máy tính có kết nối internet, máy tính tiền có kết nối tự động với CQT và các thiết bị điện tử liên quan khác. + Đường truyền tải thông tin điện tử như mạng internet, mạng cáp quang, mạng 4g,... . + Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. + Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối dữ liệu với phần mềm kế toán để đảm bảo dữ liệu hoá đơn điện tử sẽ được tử động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn. + Đảm bảo có quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu đáp ứng tiêu chuẩn - Ba là điều kiện về nhân sự: có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định. c. Những rào cản trong quá trình chuyển đổi sang HĐĐT của các DN Mặc dù HĐĐT đã được triển khai đại trà theo quy định tại Nghị định 119/2018/ND/CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ. Tuy nhiên, nhận thức xã hội về HĐĐT còn hạn chế và việc áp dụng còn gặp một số vấn đề. Nguyễn Thị Thu Trang (2018) cho rằng hóa đơn trong nhận thức của đại bộ phận người dân Việt Nam vẫn là chứng từ giấy, HĐĐT chưa được nhiều người biết đến và sử dụng nên khi mới áp dụng, các DN thường gặp rất nhiều khó khăn trong việc giải thích cho khách hàng hiểu thế nào là HĐĐT và tính pháp lý của hóa đơn này. Ngoài ra các DN vừa và nhỏ thường chậm trong việc tiếp cận công nghệ, ngại thay đổi. Mặc dù đã biết ưu điểm của HĐĐT nhưng nhiều DN do số lượng nghiệp vụ sử dụng hóa đơn không nhiều và số lượng hóa đơn giấy đã in còn nhiều nên vẫn chưa chuyển đổi. @ Trường Đại học Đà Lạt
625 Một vấn đề khác là, để thuận lợi cho việc sử dụng HĐĐT, các DN cần phải trang bị một hạ tầng kỹ thuật tốt bao gồm hệ thống quy trình từ khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ, sửa đổi và quản lý tự động trên môi trường Internet, thay thế cho quy trình tạo, xuất hóa đơn giấy truyền thống trước đây. Lúc này, hệ thống phần mềm HĐĐT cần phải được kết nối với phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán của DN. Đây là nhu cầu thiết yếu của công tác kế toán, tuy nhiên cũng là khó khăn mà hiện nay các DN đang phải đối mặt. Đối với phần mềm bán hàng thì việc kết nối thường đơn giản, nhưng kết nối phần mềm kế toán đòi hỏi phần mềm Việt Nam, hoặc phần mềm quốc tế cần được điều chỉnh lại. Trong khi đó, các DN có quy mô lớn thường sử dụng phần mềm quốc tế, nên việc điều chỉnh kết nối thường không dễ dàng và tốn kém khá nhiều kinh phí. Điều quan trọng là, khi phần mềm HĐĐT hiện nay hoạt động chưa ổn định, thì việc kết nối là công việc khó khăn đối với kế toán DN. Bên cạnh khó khăn về hạ tầng kỹ thuật, hệ thống đường truyền Internet cũng gây trở ngại, nhất là với những DN ở vùng núi, vùng sâu vùng xa. Nghiên cứu của Ranganathan & Grandon (2002) cho rằng bảo mật là một trong những mối quan tâm quan trọng nhất liên quan đến giao dịch công nghệ thông tin. Trong những năm gần đây, đã có một số tiến bộ công nghệ để tăng cường bảo mật cho các giao dịch dựa trên web, đặc biệt là HĐĐT và chữ ký số. Tuy nhiên, các công ty vẫn lo ngại về việc tiến hành kết nối giữa họ với các nhà cung cấp và khách hàng thông qua Internet, vì vậy bảo mật có thể là một trong những rào cản quan trọng nhất đối với việc phát triển HĐĐT. Hơn nữa, nguồn nhân lực chưa đảm bảo yêu cầu về trình độ chuyên môn để am hiểu và vận hành HĐĐT. So với các DN lớn, thì DN vừa và nhỏ có nhiều hạn chế về mặt nguồn lực như nguồn lực về tài chính, con người, tri thức. Đây chính là những lý do mà các DN vừa và nhỏ thường né tránh việc phải triển khai các hệ thống CNTT. Trong khi đó ở Việt Nam hiện nay số lượng các DN vừa và nhỏ chiếm tỷ trọng lớn. Mặc dù, DN vừa và nhỏ luôn đóng vai trò là người tạo ra việc làm và đóng góp đáng kể cho nền kinh tế quốc gia, nhưng với quy mô hạn chế, nên khó có thể thích ứng kịp thời với những thay đổi. 2.5. Ưu, nhược điểm trong việc sử dụng HĐĐT Trên cơ sở kết quả khảo sát ý kiến của các DN vừa và nhỏ tại tỉnh Nghệ An về quá trình sử dụng HĐĐT nhóm tác giả nhận thấy còn tồn tại một số ưu, nhược điểm của việc sử dụng loại chứng từ này như sau. Ưu điểm Chuyển đổi sang sử dụng là việc cần thiết. Chúng ta hoàn toàn có thể thấy những ích lợi của việc sử dụng HĐĐT được CQT quản lý. Đặc biệt là DN, người hưởng lợi trực tiếp cũng như là nhiều nhất từ việc chuyển đổi này. Có thể kể đến 1 số trong nhiều ích lợi của việc chuyển đổi hóa đơn như: giảm chi phí; quản trị DN tốt hơn; tạo ra môi trường hoạt động kinh doanh công bằng; minh bạch giữa các DN. Đặc biệt, trong bối cảnh Covid-19 diễn ra ngày 1 phức tạp như hiện nay, việc trách tiếp xúc trực tiếp là rất hữu ích ngay lúc này, không chỉ giúp DN tiết kiệm thời gian, giảm chi phí đi phí đi lại mà còn có đóng góp lớn cho xã hội. Một đối tượng không thể không nhắc đến khi các DN thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn đó là CQT. CQT sẽ dễ dàng kiểm soát việc đóng thuế của các DN, tiết kiệm thời gian, công sức, tiền bạc của Nhà nước. Hằng năm, Nhà nước thất thu thuế rất nhiều do các DN dùng các thủ thật lách thuế, né thuế, trách thuế để không phải nộp thuế, để giảm số thuế phải nộp thấp hơn kết quả kinh doanh thu được. Vì vậy, nhờ việc áp dụng HĐĐT có sự kiểm soát chặt chẽ, chuyên nghiệp từ phía Tổng cục Thuế làm cho Ngân sách nhà nước tăng hơn so với trước đây khi chưa áp dụng hóa đơn @ Trường Đại học Đà Lạt
626 có mã của CQT. Những lợi ích mà HĐĐT theo quy định mới cũng đem lại cho các cơ quan ban ngành liên quan như: Bộ công an bớt được 1 phần công việc khi số người tham gia giao thông giảm trên đường phố; Các cơ quan chức năng kiểm tra tính hợp pháp của hàng hóa đi trên đường thuận tiện, nhanh chóng; Ngành y tế bớt công việc, tránh lây nhiễm Covid-19 khi mà người dân trách tiếp xúc, tụ tập đông người với nhau; Các tổ chức tín dụng làm các thủ tục về thuế cũng như thanh toán qua ngân hàng thuận tiện... Có thể thấy rất nhiều các cơ quan ban ngành có sự hưởng lợi từ việc chuyển đổi sang sử dụng HĐĐT. Cuối cùng người hưởng lợi nhiều nhất chính là xã hội, xã hội có phát triển, lớn mạnh, công bằng, minh bạch thì người dân cũng được phát triển theo. Vì vậy, chính chúng ta mới là người cuối cùng hưởng lợi gián tiếp từ việc chuyển đổi hóa đơn này. Thông qua khảo sát chúng tôi có cái nhìn rõ nét hơn về tình trạng chuyển đổi cũng như những rào cản gặp phải trong quá trình chuyển đổi sang HĐĐT theo quy định mới của các DN vừa và nhỏ tại tỉnh Nghệ An. Mặc dù gặp rất nhiều khó khăn, vướng mắc trong quá trình chuyển đổi nhưng mức độ có thể hoàn thành chuyển đổi hóa đơn kịp thời trước thời điểm 1/7/2022 không hề thấp. Do vậy, ta có thể kì vọng rất cao vào việc chuyển đổi HĐĐT theo quy định mới là có thể thành công trước ngày bắt buộc tất cả các DN phải áp dung HĐĐT 1/7/2022 (quy định tại Nghị định 123/2022/NĐ- CP). Nhược điểm Việc chọn 1 đơn vị cung ứng HĐĐT phải đảm bảo giá cả hợp lý, uy tín, chất lượng, và có 1 đội ngũ nhân viên kỹ thuật có chuyên môn cao, xử lý các vướng mắc của DN 1 cách nhanh, thường xuyên, kịp thời, chuyên nghiệp là việc không đơn giản. Bên cạnh đó, tỉnh Nghệ An thuộc 57 tỉnh áp dụng HĐĐT theo quy định mới đợt 2 vào ngày 01/07/2022 nên DN sẽ có nhiều thời gian hơn cho việc tìm hiểu xem tổ chức cung ứng giải pháp hóa đơn nào là phù hợp để hợp tác, nên càng có sự cẩn thận và xem xét kỹ càng hơn. Tuy nhiên, tại các DN thuộc nhóm DN vừa và nhỏ, đặc biệt là các DN nhỏ và siêu nhỏ tại tỉnh Nghệ An vẫn chưa có quan tâm nhiều đến vấn đề này. Mặc dù đây là 1 trong những vấn đề gặp phải khi DN chuyển đổi sang sử dụng HĐĐT theo thông tư mới. Theo kết quả khảo sát, các DN mới chỉ biết đến 1 số ít các tổ chức lớn, đã có nhiều năm kinh nghiệm như: Tập Đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam (Vnpt); Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông quân đội (Viettel) và Công ty Cổ phần Misa; công ty Viễn thông Mobifone, ... Mặc dù, Tổng cục Thuế đã đăng công khai thông tin “ Danh sách các tổ chức cung cấp giải pháp HĐĐT đáp ứng đầy đủ các tiêu chí quy định” tại khoản 1 điều 10 Thông tư 78/2021/TT-BTC. Điều này cho thấy, các DN vẫn chưa thật sự chủ động tìm hiểu, để có thể tự hóa giải những khó khăn trong quá trình chuyển đổi sang HĐĐT theo quy định mới mà DN đang gặp phải. Bên cạnh đó, ta thấy rằng các tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn chưa có nhiều sự truyền thông, giới thiệu tổ chức của mình, chưa có nhiều ưu đãi vượt trội để các DN lựa chọn. Một trong những lý do chiếm phần lớn những khó khăn mà các DN vừa và nhỏ tại tỉnh Nghệ An gặp phải khi thực hiện chuyển đổi đó là DN không hiểu rõ các điều luật, nghị định, thông tư quy định. Nguyên nhân cũng chính là do ban lãnh đạo, giám đốc, cán bộ quản lý của công ty không đủ trình độ chuyên môn, không nắm bắt được kịp thời xu hướng thời đại. Chính vì vậy, họ không truyền đạt lại, không đốc thúc cho kế toán thực hiện việc chuyển đổi. Về phía kế toán cũng không tìm hiểu, nắm bắt xu hướng, đưa ra các đề xuất, giải pháp cho ban lãnh đạo, giám đốc. Mặc dù Cục thuế tỉnh Nghệ An đã cho họp bàn và tập huấn các đối tượng liên quan về các nghị định, thông tư mới từ tháng 01/2022 nhưng các DN vẫn cần chủ động trong việc tìm hiểu luật và nắm bắt các thông tin quan trọng trong việc chuyển đổi để có thể khắc phục những nhược điểm còn tồn tại ở phía DN. @ Trường Đại học Đà Lạt
627 Theo tổng hợp kết quả khảo sát, có 3 khó khăn nổi bật khi DN chuyển đổi sang sử dụng HĐĐT theo thông tư mới. Khó khăn đầu tiên chính là chi phí cao trong ứng dụng công nghệ, máy móc thiết bị. Tuy nhiên, thực tế cho thấy con số này có thể còn cao hơn nhiều so với kết quả điều tra khi các DN áp dụng chuyển đổi hóa đơn. DN cho biết việc thiếu cơ sở hạ tầng về công nghệ trở thành khó khăn của DN. Cơ sở hạ tầng CNTT lạc hậu, thiếu đồng bộ sẽ gây cản trở trong việc áp dụng và kết nối các hệ thống giải pháp và phần mềm CNTT cho các hoạt động liên quan tới nhân viên, đối tác và khách hàng. Máy móc, thiết bị nhiều chủng loại cũng là nguyên nhân khiến nhiều DN khó có thể tích hợp các công cụ CNTT nội bộ một cách toàn diện. Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin tạo ra động lực để phát triển kinh tế - xã hội nhưng cũng làm nảy sinh những nguy cơ về lỗ hổng bảo mật, tạo điều kiện cho tội phạm mạng lợi dụng tiến hành các hoạt động vi phạm pháp luật. Trong khi đó, đa phần DN Việt Nam chưa nhận thức hết được tầm quan trọng trong việc đầu tư áp dụng các giải pháp hỗ trợ để bảo mật thông tin trong DN. Khó khăn nữa chính là nhân viên không đáp ứng đủ yêu cầu chuyên môn và kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin thành thạo để ứng dụng công nghệ và thiếu thông tin về công nghệ. Để sử dụng máy tính có kết nối Internet và áp dụng được các công cụ ứng dụng vào trong quá trình xuất HĐĐT, không chỉ đòi hỏi lao động trong DN phải biết cách sử dụng hệ thống máy móc, thiết bị, phần mềm hiện đại mà còn phải đảm bảo khả năng sửa chữa khi có lỗi phát sinh và tiến hành các hoạt động bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên. Bên cạnh những hạn chế về nguồn lực thì hạn chế trong nhận thức và tâm lý chính là những rào cản khiến nhiều DN còn đang chần chừ, do dự trong việc có nên chuyển đổi sang sử dụng HĐĐT hay không. Quá trình chuyển đổi đòi hỏi DN phải sẵn sàng thay đổi, sẵn sàng từ bỏ các loại hóa đơn truyền thống đã dùng trước đó. Tâm lý ngại thay đổi, ngại từ bỏ những tập quán trong quá trình ghi hóa đơn truyền thống được duy trì nhiều năm khiến các DN cảm thấy khó khăn khi tiến hành chuyển đổi 1 loại hóa đơn mới, khác biệt hoàn toàn so với hóa đơn cũ. Ngoài ra, các rào cản khác được xem như khó khăn trong quá trình chuyển đổi của các DN vừa và nhỏ tại Nghệ An đó là tâm lý những cái gì mới chờ người đi trước thử thì DN mới dám thử, tránh những rủi ro không đáng có. Một nhóm các DN khác lại có tâm lý “nước đến chân mới nhảy”, CQT chưa bắt buộc mà mới chỉ khuyến khích thì chưa làm, chờ đến lúc bị thúc giục làm mới bắt đầu làm. Bên cạnh đó, nhược điểm của chuyển đổi sang HĐĐT theo quy định mới của 1 số các DN thuộc nhóm DN vừa và nhỏ cho biết rằng họ ngại bỏ đi số hóa đơn giấy đang có. Việc làm này là không tiết kiệm cho DN. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và TT78/2021 quy định: một khi đã chuyển đổi sang HĐĐT theo quy định mới thì DN bắt buộc phải tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có) đối với hóa đơn giấy và ngừng sử dụng HĐĐT đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây đối với HĐĐT theo quy định cũ. Vì vậy dẫn đến DN vẫn cố sử dụng cho hết số hóa đơn cũ trong thời gian CQT vẫn chưa bắt buộc các DN phải áp dụng việc sử dụng HĐĐT theo quy định mới. Quá trình chuyển đổi, hiện đại hóa chắc chắn có khó khăn. Nghiên cứu của nhóm tác giả đã khái quát những khó khăn ở trên. Từ những khó khăn mà DN gặp phải trong quá trình chuyển đổi, chúng tôi đề xuất những giải pháp, kiến nghị phù hợp để khắc phục những khó khăn, góp phần đóng góp vào quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực kế toán nói riêng và chuyển đổi số tại Việt Nam nói chung. Đề xuất giải pháp - Về phía DN + DN nên tự chủ động tìm hiểu về các quy định của HĐĐT theo thông tư mới, tìm kiếm tổ chức cung cấp giải pháp HĐĐT phù hợp công ty. @ Trường Đại học Đà Lạt
628 + Thường xuyên tham gia các buổi tập huấn về việc sử dụng HĐĐT do CQT tổ chức; chủ động đặt câu hỏi khi không hiểu về HĐĐT để được CQT giải đáp. + Thường xuyên cử lãnh đạo công ty cũng như cán bộ, nhân viên tham gia các khóa học nâng cao trình độ chuyên môn và ứng dụng công nghệ thông tin để giảm thiểu phần nào khó khăn trong quá trình sử dụng cũng như phù hợp với xu thế chuyển đổi số thời hiện đại. + Bản thân nội bộ DN thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn cho nhân viên để nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ thuật và đặc biệt là tâm lý không ngại thay đổi trước xu thế. + Kinh doanh minh bạch, tạo ra môi trường các DN công bằng, văn minh. - Về phía CQT: + Nâng cao công tác tuyên truyền, hướng dẫn chi tiết, cụ thể đến từng DN nếu cần thiết để các DN thấy rõ lợi ích khi sử dụng HĐĐT + Thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn về HĐĐT cho các DN, đặc biệt là các DN nhỏ và siêu nhỏ khi chưa có nhiều cơ hội tiếp cận máy móc, thiết bị, công nghệ kỹ thuật. + Kiểm tra, nâng cấp hệ thống giúp cho việc cấp mã cho DN nhanh chóng, kịp thời. + Xây dựng các buổi trao đổi với các DN để biết họ đang gặp khó khăn ở đâu và tìm ra giải pháp khắc phục. + Lấy ý kiến góp ý từ phía DN, mang trong mình tâm thế tiếp thu và sẵn sàng hỗ trợ để cải thiện quá trình chuyển đổi HĐĐT tại các DN thành công. + Mỗi cán bộ và nhân viên tại CQT phải luôn luôn nâng cao tinh thân hỗ trợ các DN, không ngại khó, ngại phiền, đồng thời nâng cao kỹ năng chuyên môn của mình bằng việc cập nhật các vấn đề và cách giải quyết từ các địa bàn 6 tỉnh thành đã áp dụng HĐĐT đồng bộ. - Về phía Chính phủ và Bộ tài chính: + Thường xuyên cập nhật, lấy ý kiến để cải thiện các văn bản pháp luật sát với thực tế và phù hợp với các DN tại Việt Nam + Phối hợp chặt chẽ với CQT và các cơ quan liên quan hỗ trợ các DN trong tiến trình chuyển đổi. - Về phía các tổ chức cung cấp giải pháp HĐĐT + Nâng cao truyền thông để các DN có thể biết đến và lựa chon được tổ chức phù hợp với đơn vị. + Đưa ra các gói ưu đãi, các chương trình khuyến mãi để thu hút các DN chuyển đổi hóa đơn trước thời gian quy định 01/07/2022 + Chăm sóc, hỗ trợ khách hàng kịp thời, nhanh chóng. + Tham gia các buổi tập huấn dành riêng cho các tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn để cập nhật thường xuyên các quy định của Chính phủ và Bộ tài chính. + Tổ chức các buổi giao lưu học hỏi giữa các tổ chức cung ứng giải pháp HĐĐT để trao đổi kiến thức, kinh nghiệm cũng như những xu hướng công nghệ mới trên thị trường, nhằm khắc phục những khó khăn mà DN gặp phải trong quá trình chuyển đổi. Đồng thời, góp phần tạo ra 1 môi trường các tổ chức về công nghệ chuyên nghiệp và lớn mạnh. @ Trường Đại học Đà Lạt
629 Tài liệu tham khảo 1. Phan Thanh Hải (2018), Trao đổi về một số các đặc điểm, rủi ro của hóa đơn điện tử và khuyến khích đối với văn bản pháp lý liên quan 2. Nghị định 39/2018/NĐ-CP (2018), Quy định chi tiết một số điều của luật hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa 3. Nghị định 123/2020/NĐ-CP (2020), Quy định về hóa đơn, chứng từ. 4. Lê Hà Trang (2021), “Áp dụng hóa đơn điện tử ở Việt Nam hiện nay: Thực trạng và những vấn đề đặt ra”, Tạp chí công thương. 5. Thông tư 78/2021/TT-BTC (2021), Hướng dẫn thực hiện một số điều của luật quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ. @ Trường Đại học Đà Lạt