Họp hay "hành"?
Giải quyết những vấn đề nhức nhối liên quan đến họp hành quả là chuyện
đau đầu của các sếp. Không khí buồn tẻ, ngột ngạt, bệnh “câu giờ”, nội dung
trên bàn bị… trật đường ray… đủ khiến phòng họp trở thành “địa ngục”
trong mắt nhân viên của bạn.
Tuy nhiên, có một số tổ chức vẫn đều đặn tiến hành các cuộc họp hàng tuần
một cách thành công và hiệu quả cao, thậm chí còn khiến nhân viên của họ
phải…ngóng chờ đến giờ họp. Đây là một số phương pháp mà sếp của các tổ
chức đó đã áp dụng để khắc phục những vấn đề nhức nhối liên quan đến việc
họp hành.
“Tôi không biết điều hành cuộc họp như thế nào cả” - một số sếp thường
kêu ca như vậy.
Giải pháp được đưa ra là bạn phải tuyển dụng hoặc đào tạo những chuyên
gia thành thạo về việc tổ chức họp hành. Các sếp luôn muốn nhân viên mình
làm việc tốt trong mọi lĩnh vực, bất kể là tài chính, kế toán hay bán hàng.
Vậy mà họ quên mất rằng điều khiển một phiên họp thực sự là một nghệ
thuật.
Mỗi phiên họp phải trở thành một diễn đàn mở, nơi mọi người cùng nhau
“hiến kế” cho các công việc chung của tổ chức mình. Vậy nên hãy cử các
nhân viên của bạn tham gia các khoá đào tạo để trau dồi thêm khả năng chủ
trì các phiên họp.
Thông thường, sếp phải chủ trì cuộc họp. Bản thân một số vị lãnh đạo tự
nhận rằng họ đã đủ khả năng để điều hành các phiên họp thực sự hiệu quả.
Tuy nhiên, sẽ tốt hơn nếu bạn tìm đến các Trung tâm tư vấn, các Học viện
đào tạo kinh doanh... để tham gia một khoá học nâng cao khả năng điều
hành, giao tiếp của mình trong họp hành.
Có nên quá lệ thuộc vào chương trình đã vạch sẵn không? Vạch
ra kế hoạch chi tiết cho mỗi cuộc họp là điều quan trọng, tuy nhiên, không
nhất thiết bạn phải điều hành cuộc họp đó bám chặt vào kế hoạch vạch sẵn.
Hãy dành thời gian để ý đến những khoảnh khắc “ngẫu hững” hoặc các sáng
kiến loé lên bất chợt trong phòng họp.
Tính sáng tạo và năng động luôn đem đến những hiệu quả bất ngờ. Chẳng
hạn, theo kế hoạch, sau vấn đề A chúng ta sẽ chuyển qua vấn đề B, tuy nhiên
khi thảo luận với nhau trong phiên họp, vấn đề A nảy sinh ra vấn đề C mà
các bạn thấy có đủ cơ sở để giải quyết ngay tức khắc. Vậy bạn nên cho qua
vấn đề B dự kiến, dành nó cho phiên họp sau và bắt tay ngay vấn đề C đang
nóng hổi trước mắt.
Đừng biến cuộc họp thành nơi để nghe và phổ biến thông tin.
Nếu như các sếp chỉ tập trung các nhân viên của mình lại và thổi vào tai họ
những thông tin mà ai cũng đã nắm rõ như doanh thu tuần qua, chế độ ngày
nghỉ hay việc sẽ cập nhật phần mềm mới cho tổ chức…nhân viên của bạn ắt
sẽ ngủ gật. Những thông tin như vậy có thể được phổ biến qua văn bản hoặc
email để nhân viên nắm bắt, còn trong cuộc họp sẽ chỉ có chỗ cho những
giải pháp, sáng kiến và phản hồi thông tin đã được nêu.
Khi nhân viên chỉ biết gật đầu một cách thụ động…Bạn nghĩ xem,
tổ chức của bạn đã lãng phí thời gian và tiền bạc như thế nào để một cuộc
họp diễn ra quy tụ toàn những nhân viên chỉ biết gật đầu tán thành? Hãy
kích hoạt những nhân viên trì trệ ấy bằng cách:
(1) Hãy gửi trước cho nhân viên các câu hỏi liên quan đến cuộc họp, mục
đích là họ sẽ đi họp và chuẩn bị sẵn trong đầu những kiến thức cần thiết.
(2) Trong cuộc họp, với mỗi vấn đề, hãy giao cho một nhóm nhân viên thảo
luận và báo cáo trong vòng 10 phút, điều này sẽ tiết kiệm thời gian và giúp
các nhân viên nhút nhát thoải mái hơn bởi họ sẽ chỉ phải thảo luận trong một
nhóm người nhỏ.
(3) Hãy khen ngợi và thưởng cho những cá nhân tích cực tham gia đóng góp
cho cuộc họp, làm như thế sẽ khích lệ nhân viên bạn nhiều hơn.
“Buồn ngủ quá!” Một trong những nguyên nhân khiến nhân viên bạn
phải kêu ca như vậy là vì không gian họp hành quá tẻ nhạt. Bởi vậy, tùy vào
quy mô và nội dung của những cuộc họp, lãnh đạo có thể lựa chọn những
địa điểm phù hợp và thoải mái để tổ chức cuộc họp, chẳng hạn như trong
khuôn viên xinh xắn của tổ chức, hoặc một cuộc họp nhỏ kết hợp với việc
dạo mát, picnic. Có một số lãnh đạo cho rằng, không khí trong lành sẽ là tiền
đề cho những sáng kiến có chất lượng.
Khi các sếp “xào đi xào lại những… món xào”. Đó là lí do các nhân
viên kinh hãi những cuộc họp triền miên, mà bao giờ các sếp cũng chỉ nhắc
đi nhắc lại từng ấy vấn đề và nội dung, hướng cuộc họp vào những công việc
đã qua mà không bàn bạc đến tương lai.
Trong mỗi cuộc họp, bạn hãy ghi lại biên bản những vấn đề được nêu bao
gồm: những cái đã làm được, những việc đang triển khai và những gì sẽ thực
hiện. Tương tự cho những cuộc họp sau, bằng cách này, bạn sẽ kiểm soát
được các nội dung trong các cuộc họp đã được thực hiện thế nào.
Sếp nên giải quyết những cuộc đối đầu như thế nào? Trong mỗi
cuộc họp, không thể tránh khỏi chuyện các nhân viên do tranh luận quá gay
gắt nên dẫn đến xung đột, mâu thuẫn. Bạn không nên e ngại điều đó, bởi
chính không khí “nóng” như vậy sẽ châm ngòi sáng tạo trong những nhân
viên của bạn. Đó mới chính là những cá nhân thực sự quan tâm đến và tích
cực đóng góp hiệu quả cho công việc chung hơn là những người không dám
tham gia ý kiến, hoặc tỏ ra không quyết đoán.
Là lãnh đạo, với mỗi vấn đề, bạn cần lắng nghe cả những ý kiến tích cực
cũng như những ý kiến phản hồi, và chỉ có những cuộc tranh luận thẳng thắn
và gay gắt mới thực sự đem lại lợi ích thực sự cho tổ chức của bạn.
Đừng quên xem xét lại những kết quả đạt được trong suốt cuộc họp. Trong
mỗi cuộc họp, càng gần đến phần cuối, người dự họp càng tỏ vẻ sốt ruột và
muốn ra về sớm. Giữ chân họ như thế nào? Pamela Schindler, Giám đốc
Trung tâm Thực tiễn quản lý của Trường Đại học Winttenberg (Mỹ) cho
hay, sau mỗi cuộc họp, bạn nên có những bản tóm tắt kết quả khoảng 5 phút,
hoặc nhiều hơn, để nhìn lại những công việc chính đã làm. Mục đích là
những người tham dự sẽ ra ngoài giải lao mà vẫn nắm rõ những công việc
tiếp theo, ai chịu trách nhiệm phần việc đó.
Theo INC