Hướng dẫn kiểm soát hồ sơ

Chia sẻ: Icat Icat | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:2

Thêm vào BST

Báo xấu

318
lượt xem 56
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Hồ sơ là bằng chứng khách quan về việc thực hiện. Hồ sơ gồm hồ sơ thực hiện xong rồi, lưu và hồ sơ đang thực hiện

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Hướng dẫn kiểm soát hồ sơ

HÖÔÙNG DAÃN KIEÅM SOAÙT HOÀ SÔ 1. Muïc ñích: - Ñaûm baûo hoà sô deã tìm, deã laáy, tìm ñöôïc nhanh choùng. - Kieåm soaùt ñöôïc toaøn boä hoà sô cuûa töøng boä phaän, traùnh maát maùt. 2. Phaân bieät hoà sô vaø taøi lieäu: - Hoà sô laø baèng chöùng khaùch quan veà vieäc thöïc hieän, hoà sô goàm hoà sô thöïc hieän xong roài, löu vaø hoà sô ñang thöïc hieän. - Taøi lieäu laø caùi baét buoäc ta phaûi thöïc hieän theo, taøi lieäu goàm coù taøi lieäu beân trong (taøi lieäu ISO, SA, taøi lieäu kyõ thuaät, qui ñònh cuûa Coâng ty) vaø taøi lieäu beân ngoaøi (qui ñònh phaùp luaät cuûa nhaø nöôùc, qui ñònh cuûa khaùch haøng - cuûa ñoái taùc maø Coâng ty cam keát thöïc hieän). - Neáu taøi lieäu laø caùi ta baét buoäc phaûi thöïc hieän theo thì hoà sô laø baèng chöùng veà vieäc ta ñaõ, ñang tuaân thuû theo taøi lieäu. 3. Caùc böôùc ñeå laäp danh muïc hoà sô Theo Thuû tuïc kieåm soaùt hoà sô: - Laäp danh muïc hoà sô theo bieåu maãu 0086 (bieåu maãu keøm theo Thuû tuïc kieåm soaùt hoà sô) - Phaân coâng ngöôøi giöõ hoà sô, ghi roõ hoï teân ôû coät ngöôøi quaûn lyù. - Tröôùc heát phaûi ghi kyù hieäu nôi ñeå hoà sô: Tuû 1- ngaên 1, Tuû 1 – ngaên 2; baøn 1 – ngaên 1, baøn 1 ngaên 2 v.v. Ñoái vôùi caùc file lôùn thì ghi daùn: File 1, File 2, File 3 v.v . Hoà sô goàm giaáy tôø, maãu maõ, sô ñoà,,,,. Nhöõng hoà sô khoâng caàn thieát söû duïng thì huyû boû (vui loøng tham khaûo theâm tieâu chuaån 5 S ñính keøm). Coät vò trí Trang: 1 / 2
ñeå hoà sô trong danh muïc hoà sô coù theå laø: baøn 1 – File 1, ngaên baøn 1, tuû 1 – ngaên 1 – file 1 v.v. - Ngaøy phaùt sinh hoà sô laø ngaøy hoà sô baét ñaàu ñöôïc ghi cheùp, ngaøy löu hoà sô laø ngaøy ñeå hoà sô löu vaøo tuû hoaëc thuøng Carton…, neáu coøn ñeå treân file treân baøn thì coù theå ghi laø “ñang thöïc hieän” - Phaàn thôøi gian löu öu tieân theo thöù töï sau: qui ñònh cuûa heä thoáng chuyeân ngaønh (do phaùp luaät qui ñònh), theo qui ñònh cuûa Coâng ty. - Laäp danh muïc hoà sô theo bieåu maãu 0086, danh muïc hoà sô ñöôïc Tröôûng boä phaän kyù vaø phaûi chuyeån cho Ñaïi dieän laõnh ñaïo pheâ duyeät. Trang: 2 / 2