Hướng dẫn sử dụng PMIS

Chia sẻ: Levan Thuan | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:132

Thêm vào BST

Báo xấu

1.375
lượt xem 120
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT. PMIS (viết tắt của từ Personal Management Information System) là một hệ thống phần mềm cung cấp các chức năng quản trị, công cụ theo dõi và thống kê công việc Quản lý CBGV ngành Giáo dục & Đào tạo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Hướng dẫn sử dụng PMIS

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hà Nội, tháng 08/2008
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT MỤC LỤC I. Giới thiệu chung.........................................................................................................................6 II. Một số giải thích.......................................................................................................................7 1. Giải thích thuật ngữ sử dụng...................................................................................................7 2. Giải thích các phím nóng sử dụng trong chương trình............................................................8 3. Các công cụ nhập liệu..............................................................................................................9 III. Bắt đầu với PMIS..................................................................................................................11 1. Bắt đầu với cửa sổ cấu hình.................................................................................................11 III.1.1 Khái niệm:....................................................................................................................11 III.1.2 Khái niệm ứng dụng mạng (Client/Server)................................................................11 III.1.3 Cấu hình kết nối..........................................................................................................13 III.1.4 Thông số đơn vị sử dụng............................................................................................13 2. Đăng nhập chương trình.........................................................................................................13 3. Thay đổi thông tin mật khẩu cá nhân.....................................................................................14 IV. Quản trị danh mục.................................................................................................................16 1. Giới thiệu chung.....................................................................................................................16 2. Các chức năng và thao tác với danh mục...............................................................................16 3. Các danh mục trong hệ thống................................................................................................20 4. Các danh mục quan trọng.......................................................................................................22 IV.4.1 Danh mục đơn vị quản lý............................................................................................23 IV.4.2 Danh mục trường........................................................................................................23 5. Một số kinh nghiệp và lưu ý khi làm việc với danh mục.....................................................23 V. Quản lý thông tin hồ sơ CCVC..............................................................................................24 1. Các khái niệm trong quản lý hồ sơ........................................................................................24 V.1.1 Hồ sơ.............................................................................................................................24 V.1.2 Quá trình........................................................................................................................24 2. Làm thế nào để nhập thông tin cho một hồ sơ.....................................................................24 3. Các thao tác với hồ sơ............................................................................................................33 V.3.1 Sửa ................................................................................................................................33 V.3.2 Xóa.................................................................................................................................34 V.3.3 Tìm kiếm.......................................................................................................................34 V.3.4 In các phiếu thông tin nhân sự......................................................................................35 4. Quản lý các quá trình trong hồ sơ..........................................................................................35 5. Một số lưu ý khi quản lý thông tin hồ sơ..............................................................................37 Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 2
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT VI. Các tác vụ nghiệp vụ trong PMIS.........................................................................................38 1. Đánh giá cán bộ công chức.....................................................................................................38 VI.1.1 Khái niệm....................................................................................................................38 VI.1.2 Lập danh sách đánh giá...............................................................................................38 2. Quản lý nâng lương................................................................................................................40 VI.2.1 Khái niệm....................................................................................................................40 VI.2.2 Lập danh sách nâng lương..........................................................................................40 3. Thuyên chuyển cán bộ............................................................................................................43 VI.3.1 Khái niệm....................................................................................................................43 VI.3.2 Thao tác thuyên chuyển...............................................................................................43 VI.3.3 Tiếp nhận hồ sơ thuyên chuyển(Nhận cán bộ).........................................................47 4. Lập kế hoạch biên chế..........................................................................................................49 VI.4.1 Khái niệm....................................................................................................................49 VI.4.2 Làm việc với các chỉ tiêu............................................................................................50 VI.4.3 Thực hiện lập kế hoạch biên chế cho đơn vị............................................................55 VI.4.4 Xem báo cáo kế hoạch biên chế.................................................................................61 5. Lập danh sách nghỉ hưu..........................................................................................................63 VI.5.1 Khái niệm....................................................................................................................63 VI.5.2 Lập danh sách nghỉ hưu tự động................................................................................64 VI.5.3 Bổ sung thêm danh sách với trường hợp nghỉ hưu sớm............................................66 VI.5.4 In danh sách nghỉ hưu..................................................................................................68 VI.5.5 In thông báo nghỉ hưu..................................................................................................68 VI.5.6 Quyết định nghỉ hưu cho cán bộ công chức...............................................................70 6. Quản lý đào tào và bồi dưỡng................................................................................................72 VI.6.1 Giới thiệu.....................................................................................................................72 VI.6.2 Lập danh sách đào tạo ................................................................................................72 VI.6.3 Lập danh sách bồi dưỡng............................................................................................75 VI.6.4 In các báo cáo...............................................................................................................78 7. Bổ nhiệm ngạch.....................................................................................................................82 VI.7.1 Khái niệm....................................................................................................................82 VI.7.2 Lập danh sách bổ nhiệm ngạch..................................................................................82 VI.7.3 In quyết định bổ nhiệm ngạch....................................................................................86 8. Quản lý phụ cấp.....................................................................................................................88 VI.8.1 Khái niệm....................................................................................................................88 Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 3
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT VI.8.2 Cập nhật phụ cấp cho đơn vị.....................................................................................89 VII. Làm việc với báo cáo trong PMIS.......................................................................................91 1. Khái niệm................................................................................................................................91 2. Làm việc với các báo cáo.......................................................................................................91 VII.2.1 Báo cáo lương............................................................................................................91 VII.2.2 Niêm giám thống kê...................................................................................................93 VII.2.3 Báo cáo tổng hợp........................................................................................................94 VII.2.4 Các lưu ý khi sử dụng chức năng cho báo cáo..........................................................96 VIII. Các công cụ hỗ trợ trong PMIS..........................................................................................96 1. Tra cứu thông tin.....................................................................................................................96 2. Tách ghép dữ liệu.................................................................................................................102 3. Trích chọn hồ sơ...................................................................................................................102 IX. Công cụ quản trị hệ thống..................................................................................................105 1. Giới thiệu chung...................................................................................................................105 2. Quản trị tài nguyên người dùng...........................................................................................105 IX.2.1 Các khái niệm ...........................................................................................................105 IX.2.2 Tổ chức người dùng..................................................................................................107 IX.2.2.1 Chọn chức năng..................................................................................................107 IX.2.2.2 Các quy tắc thao tác chung.................................................................................108 IX.2.2.3 Làm việc với Hồ sơ người dùng.......................................................................109 IX.2.2.4 Làm việc với Nhóm và phân quyền...................................................................112 IX.2.3 Phân quyền và xác nhận quyền cho người sử dụng................................................114 IX.2.4 Quản lý nâng cao.......................................................................................................116 IX.2.5 Kinh nghiệm đáng chú ý............................................................................................118 3. Quản lý tài nguyên dữ liệu..................................................................................................119 IX.3.1 Khái niệm về dữ liệu................................................................................................119 IX.3.2 Sao lưu dự phòng dữ liệu.........................................................................................119 IX.3.2.1 Các khái niệm.....................................................................................................119 IX.3.2.2 Thực hiện sao lưu...............................................................................................121 IX.3.3 Khôi phục dữ liệu.....................................................................................................123 IX.3.4 Cấu hình cho sao lưu.................................................................................................124 IX.3.5 Một số kinh nghiệm..................................................................................................125 4. Dọn dẹp dữ liệu...................................................................................................................126 IX.4.1 Mục đích....................................................................................................................126 IX.4.2 Thực hiện...................................................................................................................126 5. Khai báo thông tin đơn vị sử dụng.......................................................................................127 Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 4
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT 6. Truyền dữ liệu......................................................................................................................128 IX.6.1 Khái niệm..................................................................................................................128 IX.6.2 Lấy dữ liệu cần truyền.............................................................................................129 IX.6.3 Cập nhật dữ liệu truyền...........................................................................................131 Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 5
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT I. Giới thiệu chung PMIS (viết tắt của từ Personal Management Information System) là một hệ thống phần mềm cung cấp các chức năng quản trị, công cụ theo dõi và thống kê công việc Quản lý CBGV ngành Giáo dục & Đào tạo. Tài liệu hướng dẫn dành cho người sử dụng (end-user) có thể dễ dàng tìm hiều và làm việc với hệ thống PMIS một cách dễ dàng. Để làm việc tốt với các thao tác về chức năng trong hệ thống PMIS hãy bắt đầu với tài liệu này để làm rõ về khái niệm và thao tác với các chức năng như thế nào. Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 6
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT II. Một số giải thích 1. Giải thích thuật ngữ sử dụng STT Tên Diễn giải 1 Thực hiện bầm đồng thời một số phím (thí dụ: Alt + T để nhập mới ) để thực hiện một chức năng Tổ hợp phím nào đó tùy thuộc vào ý đồ của người lập trình Thông thường các phím tắt được thiết kế là sự kết hợp giữa phím tắt Alt và một từ gợi nhớ trong nút chức năng đó. 2 Phím nóng Để thực hiện một chức năng, thao tác nào đó trong chương trình thay vì người sử dụng phải dùng chuột hoặc di chuyển các phím mũi tên rồi dùng Minh họa phím Enter thì người sử dụng có thể dùng một tổ hợp phím để thực hiện chức năng đó. Tổ hợp (Alt + S) phím này được gọi là phím nóng - Phím nóng được sử dụng trong mỗi chức năng của chương trình (có chức năng không có), nó bao gồm những phím nào thì phụ thuộc vào người thiết kế chương trình. Tuy nhiên, các tổ hợp phím thường có ý nghĩa mô tả nội dung, chức năng, thao tác. - Sử dụng phím nóng có thể sẽ khó khăn đối với những người mới làm quen với chương trình hoặc trình độ sử dụng máy tính còn yếu kém. Nhưng ngược lại đối với những người sử dụng quen thì các thao tác với chương trình sẽ rất nhanh và làm tăng hiệu quả làm việc. - Làm thế nào để biết được chức năng, thao tác nào có sử dụng phím nóng? -> Có 2 cách để nhận biết điều đó + Với các nút có dòng chữ làm tiêu đề thì chữ cái nào được gạch chân ta có tổ hợp phím nóng là Alt + chữ cái đó + Với các nút có hình ảnh: Khi di chuột trên nút sẽ hiện dòng chữ giải thích và cho ta biết tổ hợp phím nóng là gì Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 7
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT 3 Biểu tượng Biểu tượng là hình ảnh tượng trưng cho một chức năng nào đó. - Khi người sử dụng kích đúp chuột vào biểu Minh họa tượng thì chương trình sẽ khởi động chức năng đó. Thông thường người sử dụng thường thiết kế các biểu tượng có ý nghĩa tương ứng với nội dung (Tra cứu thông tin) của chức năng đó 4 Biểu tượng thông báo Trong quá trình khai báo các tham số, hay nhập dữ lỗi liệu nếu có lỗi xảy ra chương trình sẽ hiển thị Minh họa biểu tượng thông báo lỗi màu đỏ bên cạnh công cụ nhập liệu, kèm theo chú thích khi người sử dụng di chuột vào biểu tượng đó. 5 Nút Thoát Thoát khỏi chức năng hiện tại trở về màn hình chức năng trước đó Minh hoạ (Thoát) 6 Server Máy phục vụ cơ sở dữ liệu, và chia sẻ dữ liệu cho các máy khác sử dụng chương trình PMIS trên hệ thống mạng truy cập vào. 7 Client Máy tính cài đặt chương trình PMIS. 8 Web Server Máy phục vụ cài hệ thống ứng dụng trên web, và chia sẻ cho các máy Clients khác trên mạng. 2. Giải thích các phím nóng sử dụng trong chương trình STT Tên tổ hợp Ý nghĩa phím 1 Alt + T Thêm mới 2 Alt + S S ửa 3 Alt + X Xóa 4 Alt + O Thoát 5 Alt + N In ấn 6 Alt + H Hủy 7 Alt + I Trợ giúp Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 8
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT 8 Alt + C Cập nhật 9 Alt + G Ghi 10 Alt + K Tìm kiếm 11 Alt + N Đánh giá 12 Alt + P Phục hồi 13 14 15 3. Các công cụ nhập liệu STT Tên Diễn giải 1 Nút – Button - Là một nút bấm thực hiện một chức năng nào đó tương ứng với biểu Minh họa tượng hoặc dòng chữ ghi trên nút phụ thuộc vào ý đồ thiết kế của người lập trình 2 Ô soạn thảo – Text box - Cho phép người sử dụng nhập dữ liệu vào đó (cả số và chữ hoặc ngày Minh họa tháng) dữ liệu đó sẽ được kiểm tra tính hợp lệ theo ý đồ thiết kế của người lập trình 3 Ô danh sách – List Box - Là ô chứa một danh sách nào đó phục vụ cho người dùng thao tác với Minh họa chương trình - Người dùng có thể sử dụng mũi tên lên, xuống để đi chuyển qua lại trên danh sách 4 Ô danh mục – Combobox - Combo box là sự kết hợp giữa ô Textbox và Listbox Minh họa - Người dùng có thể lựa chọn các giá trị trong hộp chọn. Để hiện danh sách người dùng có thể kích chuột vào hình tam giác hoặc bấm tổ hợp phím Alt+ mũi tên xuống hoặc phím nóng F4 - Ngoài ra để đến một dòng nào đó Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 9
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT trên danh sách người dùng chỉ cần bấm chữ cái đầu của dòng đó chương trình sẽ tự động chuyển đến dòng có chữ cái đầu mà bạn bấm (nếu có) 5 Lưới – Grid - Thông thường công cụ này dùng để hiển thị dữ liệu theo dạng lưới, mỗi Minh họa dòng là một bản ghi (một dòng thông tin). Người dùng có thể nhập, sửa dữ liệu trên mỗi ô lưới như thao tác với ô soạn thảo Textbox 6 Phân trang Phân trang là cửa sổ giao diện được tổ chức thành nhiều trang, thuận tiện Minh họa cho việc tổ chức các thông tin cho cửa sổ làm việc. Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 10
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT III. Bắt đầu với PMIS Trước khi bắt đầu làm việc với hệ thống phải chắc chắn rằng ứng dụng PMIS đã được cài đặt trên hệ thống máy tính của mình. Có 2 cách thức để bắt đầu với PMIS từ lựa chọn trong mục chọn Start hoặc trên màn hình làm việc. Cách thông dụng kích hoạt và chạy ứng dụng: Chọn mục chọn Start trong thanh công việc (Task bar), chọn tiếp Program Nháy đúp chuột vào biểu tượng PMIS. Chương trình sẽ được kích hoạt, hãy bắt đầu với các cửa sổ làm việc của PMIS. Giao diện hiển thị lần đầu tiên sau khi cài đặt thành công với màn hình khai báo thông số kết nối. Bạn phải đưa vào thông số để kết nối đến CDSL. Các lần khởi động sau đó bạn sẽ làm việc với cửa sổ giao diện đăng nhập. 1. Bắt đầu với cửa sổ cấu hình. Lần đầu tiên khi khởi động ứng dụng PMIS sau khi cài đặt, bạn phải qua bước khai báo thống số kết nối. Giao diện hiện thị như sau: Đưa vào tên máy chứa dữ liệu chia sẻ Đưa vào tên cơ sở dữ liệu Trước khi bắt đầu với phần khai báo thông tin kết nối, bạn hãy tìm hiểu một chút về các khái niệm sau: III.1.1 Khái niệm: III.1.2 Khái niệm ứng dụng mạng (Client/Server). Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 11
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT PMIS là một thống ứng dụng trên môi trường mạng máy tính. Các máy tính cài đặt ứng dụng PMIS hoặc các ứng dụng trong hệ thống PEMIS sẽ phải sử dụng chung một cơ sở dữ liệu được chia sẻ trên mạng do một máy đóng vai trò làm máy phục vụ (Server) cung cấp. Vì vậy bạn cần phải hiểu được một số thông tin sau đây: Tên máy chủ Tên máy chủ hay còn gọi là máy phục vụ (Server) cung cấp chia sẻ CSDL, được gọi là Database Server. Quy tắc để xác định tên máy chủ: [Tên máy tính]\SQLEXPRESS Ngầm định nếu cài ứng dụng và dữ liệu trên cùng máy tính thì tên máy chủ sẽ là (Local)\SQLEXPRESS Tên CSDL Tên cơ sở dữ liệu chương trình sẽ truy xuất dữ liệu. Quy tắc để xác định tên: PEMIS * Nếu tên CSDL thay đổi, bạn cần chắc chắn phải biết rõ tên thay đổi đó Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 12
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT III.1.3 Cấu hình kết nối Khai báo thông tin kết nối: Tên máy chủ: Ngầm định là : (Local)\SQLEXPRESS Tên CSDL: Ngầm định là: PEMIS Chọn nút “Kiểm tra lại kết nối” để đảm bảo thông tin đưa vào là hợp lệ. Chọn nút “Ghi” để lưu lại thông tin kết nối. Kiểm tra lại dữ liệu đưa vào không hợp lệ. Khi thông tin kết nối đưa vào không hợp lệ, khích hoạt một nút thực hiện nào đó (ví dụ: Nút “Kiểm tra lại kết nối” hoặc nút “Ghi”). Chương trình sẽ hiện thị các cảnh báo lỗi trên cửa sổ làm việc. Biểu tượng lỗi thường xuất hiện ở bên trái các công cụ nhập liệu. Hãy di chuyển biểu tượng của con chuột đến biểu tượng lỗi để xem thông tin. * Ghi chú: Khai báo thành công thông tin kết nối, hãy khởi động lại ứng dụng để chắc chắn thông số đã được ghi hợp lệ. III.1.4 Thông số đơn vị sử dụng Hãy bắt đầu với phần kiểm tra và khai báo lại thông số cho đơn vị sử dụng của mình sau khi bạn khai báo thông số kết nối thành công. Mỗi đơn vị quản lý (như các đơn vị cấp Sở, Phòng) hoặc trường học trong hệ thống ngành GD&ĐT, khi sử dụng chương trình PMIS sẽ được xác nhận một mã cho đơn vị, mã này sẽ là duy nhất và thống nhất về nguyên tắc đặt mã trong toàn ngành GD&ĐT. Thực hiện các bước sau để kiểm tra lại thông tin đăng ký đơn vị sử dụng: Chọn mục chọn Hệ thống  Thống tin đơn vị để kiểm tra lại thông tin. Bạn không thể thực hiện sửa đổi thông tin đơn vị trong chức năng này. Nếu thông tin không hợp lệ, bạn sử dụng Công cụ quản trị để thay đổi lại chức năng nếu bạn có quyền quản trị. Chi tiết hãy xem phần Công cụ quản trị ở phần tiếp theo trong tài liệu 2. Đăng nhập chương trình Với mỗi người sử dụng chương trình PMIS, khi bắt đầu làm việc đẩu phải qua bước đăng nhập. Quá trình đăng nhập là quá trình hệ thống kiểm tra và hợp thức hóa người sử dụng đối với chương trình PMIS. Hãy bắt đầu với giao diện đăng nhập trong hình minh họa dưới đây. Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 13
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT Bạn hãy đưa thông tin đăng nhập của cá nhân vào các ô nhập liệu tương ứng. Thông tin nhập liệu là thông tin của bạn đã được đang ký trong hệ thống, bao gồm: Tên truy nhập Nhập tên người sử dụng trực tiếp từ bàn phím Mật khẩu Nhập mật khẩu người sử dụng Nhớ mật khẩu Lựa chọn nhớ mật khẩu cho việc đăng nhập tự động lần sau Nhấn nút để đăng nhập vào hệ thống Nhấn nút để thoát khỏi chức năng và hệ thống. Nếu tên truy nhập hoặc mật khẩu bị nhập sai màn hình sẽ xuất hiện thông báo lỗi tương ứng. Nếu tên truy nhập và mật khẩu bị nhập sai quá ba lần hệ thống sẽ tự động thoát. * Lưu ý: Phải đảm bảo thông tin đăng nhập đã được đăng ký hợp lệ Phải chắc chắn thông tin đăng nhập là thông tin của cá nhân mình 3. Thay đổi thông tin mật khẩu cá nhân Để đảm bảo tính bảo mật cho thông tin đăng nhập của cá nhân, nên thường xuyên thay đổi nó. Thực hiện thay đổi mật khẩu của cá nhân, bạn hãy thao tác như sau. Từ cửa sổ chính của chương trình lựa chọn menu Hệ thống → Đổi mật khẩu sau khi màn hình hiển thị, thực hiện thay đổi mật khẩu của cá nhân mình Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 14
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT Màn hình hiển thị gồm 4 thông tin chính Tên đăng nhập, Mật khẩu cũ, nhập mật khẩu mới và nhập lại mật khẩu mới. Bắt buộc phải nhập mật khẩu cũ để xác định chính xác người đang đăng nhập vào hệ thống. Chức năng cho phép thực hiện các thao tác Sửa đổi và Thoát. Cập nhật thông tin thay đổi Mật khẩu cũ: Nhập trực tiếp từ bàn phím giá trị mật khẩu cũ (chức năng không cho phép thực hiện thao tác Copy dữ liệu). Mật khẩu mới: Nhập một chuỗi ký tự hoặc số làm mật khẩu mới từ bàn phím. Nhập lại mật khẩu mới: Nhập lại chuỗi ký tự hoặc số trùng khớp với dữ liệu trường Mật khẩu mới. Không cho phép sử dụng thao tác Copy. Khi nhấn vào nút hệ thống sẽ thực hiện kiểm tra mật khẩu cũ đã nhập đúng hay chưa, mật khẩu mới có chính xác giữa 2 lần nhập hay không? Nếu sai hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi tương ứng. Ngược lại nếu việc kiểm tra chính xác hệ thống sẽ cập nhật mật khẩu mới của người sử dụng tương ứng vào cơ sở dữ liệu. Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 15
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT IV. Quản trị danh mục 1. Giới thiệu chung. Danh mục là các trạng thái thông tin của một Hồ sơ CCVC hay một quá trình, và được chuẩn hóa thành một tập thông tin dưới dạng một bảng. Mục đích sử dụng của danh mục là quan trọng, nó giúp cho các đối tượng sử lý thông tin – như Hồ sơ, quá trình - của chúng ta tường minh hơn rất nhiều. Dưới đây là một số lợi ích của danh mục. Chuẩn hóa được thống tin. Dễ dàng trong việc thống kê theo các chỉ tiêu dạng danh mục Dễ dàng lọc và tìm kiếm thông tin. Và còn rất nhiều lợi khác nữa. Thông thường cấu trúc của danh mục bao gồm 2 phần và được tổ chức dưới dạng bảng. Phần Mã: mỗi danh mục được cấp phát một mã duy nhất, được sử dụng như một thông tin nhận dạng của danh mục. Mã thường sử dụng thông tin ngắn gọn, và thông thường là thông tin số. Phân Chi tiết: bao gồm các thông tin của danh mục, thông thường là tên + các thông tin khac nếu có Mã Tên Các thông tin khác nếu có Mã Tên của một danh mục Các thông tin liên quan khác của danh mục … … … Danh mục trong PMIS và cả hệ thống PEMIS là được đồng nhất trong toàn nghành GD&ĐT. Hệ thống PMIS có chức năng đồng bộ các thay đổi danh mục từ cấp cao xuống các cấp thâp. Và bây giờ, bạn hãy làm quen với các quy tắc và danh mục hiện có trong PMIS. 2. Các chức năng và thao tác với danh mục. Khi bạn được cấp quyền thao tác với chức năng quản lý danh mục có nghĩa là bạn có thể sử dụng được các chức năng sau: Thêm mới danh mục Sửa danh mục Xóa danh mục Tìm kiếm Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 16
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT Chú thích: Cửa sổ bên tay trái là danh sách các bảng danh mục, cửa sổ bên phải thể hiện nội dung của danh mục và các chức năng người dùng có thể thao tác thông qua các nút tùy chọn bên dưới Các bảng danh mục được chia làm 2 loại: Loại không có cấp con : Ví dụ Cấp giáo dục, Cấp học, … Loại có cấp con : Ví dụ DM tỉnh , Đơn vị, Loại nhân viên, trường… Các thao tác thực hiện thêm, sửa, xóa danh mục: Loại không có cấp con : Thêm mới dữ liệu trong 1 danh mục : Trên màn hình chính của phần quản lý danh mục, lựa chọn tên danh mục cần thêm. Nhấn nút “Thêm” khi đó form hiển thị thêm mới sẽ xuất hiện. Ví dụ thêm mới “Cấp giáo dục”: Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 17
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT Nhập các thông tin vào form , ô nào chứa dấu (*) sẽ bắt buộc phải nhập dữ liệu Nhấn nút “Ghi” để lưu lại dữ liệu thêm mới Cập nhật dữ liệu trong 1 danh mục : Trên màn hình chính của phần quản lý danh mục, click chuột vào danh mục cần sửa Nhấn nút khi đó form hiển thị thêm mới sẽ xuất hiện . Ví dụ cập nhật danh mục “Cấp giáo dục” : Nhập các thông tin vào form , ô nào chứa dấu (*) sẽ phải nhập dữ liệu Nhấn nút “Ghi” để lưu lại dữ liệu cập nhật Xoá dữ liệu trong danh mục: Trên màn hình chính của phần quản lý danh mục, click chuột vào đúng phần danh mục cần xóa Nhấn nút . Chương trình hiển thị cảnh báo người sử dụng có chắc chắn muốn xóa nhấn nút”Có” để đồng ý hoặc “Không” để hủy bỏ yêu cầu xóa. Loại có cấp con : Thêm mới : Click chuột vào nút cha Nhấn nút , sẽ hiển thị form để thêm thông tin cho cấp con Nhấn nút “Ghi” để ghi lại Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 18
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT Cập nhật : Click chuột vào nút cha , khi đó bên danh sách phải sẽ xuất hiện các con của nút cha đó Click chuột vào 1 dòng muốn sửa thông tin Nhấn nút “Sửa” , khi đó form sửa thông tin sẽ hiện thị ,ví dụ Chú ý : Mục chọn “Không là đơn vị thực”: Là bản ghi nhóm lại các đơn vị cùng loại (ví dụ: Bản ghi nhóm các đơn vị là:” Các trường THCS” Thực hiện sửa thông tin cần thay đổi Nhấn nút “Ghi” để lưu lại thông tin Xoá: Click chuột vào nút cha , khi đó bên danh sách phải sẽ xuất hiện các con của nút cha đó Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 19
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT Click chuột vào 1 dòng muốn xóa thông tin Nhấn nút “Xoá” để xoá danh mục con nằm trong danh mục cha đó 3. Các danh mục trong hệ thống. Biểu tượng: Trong hệ thống quản lý CBGV ngành GD – ĐT việc quản lý thông tin dựa trên các tiêu chí được qui chuẩn bằng các bảng danh mục (ví dụ như danh mục Quận/huyện, Tỉnh/Thành phố trong tiêu chí quê quán,danh mục Quốc gia…). Ngoài ra, để thuận tiện cho việc quản lý cũng như để có thể tra cứu thống kê một cách có hiệu quả và chính xác chúng tôi đã xây dựng các bảng danh mục với các tiêu chí như bên dưới và được phân loại theo 3 cấp: Danh mục dùng chung cho toàn bộ hệ thống, danh mục dùng trong PMIS, và danh mục EMIS. Các bảng danh mục trong hệ thống PMIS sẽ là: 1. Cấp học 2. Cấp quản lý 3. Cấp quản lý giáo dục 4. Cấp trường 5. Chức danh 6. Chức vụ chính quyền 7. Chức vụ Ðảng 8. Chức vụ Đoàn thể 9. Chức vụ kiêm nghiệm 10. Chứng chỉ 11. Chuyên môn đào tạo 12. Công việc được giao 13. Công việc hiện nay Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 20