Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting

Chia sẻ: NGUYEN VAN THE | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:130

Thêm vào BST

Báo xấu

819
lượt xem 113
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Phần mềm kế toán Simba Accounting là sản phẩn phần mềm kế toán được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với mục tiêu giúp doanh nghiệp không cần đầu tư nhiều chi phí, nguồn nhân lực vẫn có thể làm chủ được công nghệ áp dụng vào công tác quản lý tài chính kế toán mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp. Trên cơ sở đúc kết kinh nghiệm và dựa vào kết quả nghiên cứu các phần mềm của các hãng hàng đầu trên thế giới trong lĩnh vực phần mềm kế toán, kế thừa những sản phẩm truyền...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting

Vì sự thành công của khách hàng LỜI NGỎ Lời đầu tiên, chúng tôi xin chân thành cảm ơn quý khách hàng đã tin tưởng lựa chọn và sử dụng các sản phẩm phần mềm SIMBA cũng như dịch vụ của chúng tôi! Trích lời của Bill Gates “ Tôi có niềm tin đơn giản nhưng hết sức mãnh liệt. Cách duy nhất bạn có thể làm cho công ty của mình khác với đối thủ cạnh tranh, đưa mình vượt lên phía trước là biết cách sử lý thông tin có hiệu quả. Cách thức thu thập, quản lý và sử dụng thông tin sẽ quyết định sự thành bại của công ty…” Vì vậy, chúng tôi tin tưởng rằng quý khách hàng đã chọn đúng đối tác và sản phẩm phù hợp cho sự phát triển doanh nghiệp của mình. Chúng tôi luôn tuân thủ theo phương châm đặt ra “VÌ SỰ THÀNH CÔNG CỦA KHÁCH HÀNG”. Chính sự thành công của khách hàng – là sự thành công của chúng tôi. Công ty CP Phát Triển Phần Mềm ASIA - Là công ty được thành lập với định hướng chuyên sâu trong lĩnh vực phát triển các sản phẩm và triển khai ứng dụng phần mềm trong lĩnh vực tin học hóa công tác kế toán và quản trị doanh nghiệp. Hiện nay, chúng tôi có trên 3,000 khách hàng lớn nhỏ trên toàn quốc đã và đang sử dụng sản phẩm và các dịch vụ của ASIA. Các sản phẩm của Asia cung cấp giúp cho khách hàng khai thác một cách đầy đủ và hiệu quả các thông tin tài chính, kế toán, tình hình kinh doanh. Đây cũng chính là mục tiêu và sứ mệnh của chúng tôi. Phần mềm kế toán Simba Accounting là sản phẩn phần mềm kế toán được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với mục tiêu giúp doanh nghiệp không cần đầu tư nhiều chi phí, nguồn nhân lực vẫn có thể làm chủ được công nghệ áp dụng vào công tác quản lý tài chính kế toán mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp. Trên cơ sở đúc kết kinh nghiệm và dựa vào kết quả nghiên cứu các phần mềm của các hãng hàng đầu trên thế giới trong lĩnh vực phần mềm kế toán, kế thừa những sản phẩm truyền thống Asia. Simba Accounting sẽ là sản phẩm phù hợp nhất cho doanh nghiệp của các bạn. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn các chuyên gia, các kỹ sư, các nhà nghiên cứu và thiết kế, … cùng toàn thể các bạn – Những người đã và đang đóng góp tâm huyết, trí tuệ và sức lực vào việc xây dựng và phát triển sản phẩm. Chân thành cảm ơn tất cả các khách hàng - những người mang lại ý nghĩa đích thực cho Simba Accounting. Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 1 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ASIA MỤC LỤC Ụ Chức năng Trang Giới thiệu chung......................................................................................................7 Mối liên kết giữa các phân hệ trong Simba Accounting .................................. 7 Quy trình xử lý số liệu ...................................................................................... 9 Hệ thống Menu ............................................................................................... 10 Các thao tác chung khi sử dụng ...................................................................... 12 Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng trong Simba Accounting ..................... 22 Phân I: Phân hệ Hệ Thống ...................................................................................... 25 1.1. Giới thiệu chung ............................................................................................. 25 1.2. Khai báo các màn hình nhập chứng từ ........................................................... 25 1.3. Khai báo tham số hệ thống ............................................................................. 26 1.4. Khai báo ngày bắt đầu năm tài chính ............................................................. 27 1.5. Danh mục các đơn vị cơ sở ............................................................................ 28 1.6. Chức năng lưu trữ số liệu .............................................................................. 28 1.7. Chức năng khoá số liệu .................................................................................. 29 1.8. Chức năng sao chép vào/ra số liệu ................................................................. 29 1.9. Chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu ........................................................... 29 1.10. Chức năng cài đặt fonts chữ ......................................................................... 30 1.11. Chức năng tạo năm làm việc mới ................................................................ 30 1.12. Chức năng chọn năm làm việc ..................................................................... 30 1.13. Khai báo người sử dụng chương trình và phân quyền truy cập ................. 30 1.14. Lịch sử truy cập ............................................................................................ 33 1.15. Chức năng trợ giúp ........................................................................................ 33 1.16. Chức năng thư giãn ....................................................................................... 33 1.17. Chức năng giới thiệu về Simba Accounting ................................................ 33 Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 2 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng 1.18. Chức năng kết thúc làm việc với Simba Accounting ................................... 33 Phần II: Khai Báo Bộ Danh Mục ............................................................................ 35 2.1. Danh mục tài khoản ........................................................................................ 35 2.2. Danh mục ngoại tệ ......................................................................................... 38 2.3. Danh mục khách hàng, nhà cung cấp ............................................................. 38 2.4. Danh mục hàng hoá vật tư .............................................................................. 41 2.5. Danh mục kho hàng ......................................................................................... 44 2.6. Danh mục khoản mục phí .............................................................................. 45 2.7. Tỷ giá ngoại tệ ................................................................................................ 46 2.8. Phân nhóm khách hàng, nhà cung cấp ............................................................ 46 2.9. Giá bán ............................................................................................................. 47 2.10 Thuế suất ........................................................................................................ 48 2.11. Bộ phận bán hàng .......................................................................................... 48 2.12. Danh mục vụ việc hợp đồng ........................................................................ 49 2.13. Phân nhóm vụ việc hợp đồng ....................................................................... 49 2.14. Phân nhóm hàng hoá vật tư ........................................................................... 50 2.15. Bộ phận sử dụng công cụ, tài sản cố định .................................................. 50 2.16. Nguồn vốn ..................................................................................................... 51 2.17. Lý do tăng giảm tài sản cố định ................................................................... 51 2.18. Phân nhóm tài sản ......................................................................................... 51 2.19. Khai báo các màn hình nhập chứng từ ......................................................... 52 Phần III: Phân hệ Tổng hợp ........................................................................................ 55 3.1. Giới thiệu chung ............................................................................................. 55 Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 3 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng 3.2. Khai báo các tham số tuỳ chọn ....................................................................... 56 3.3. Cập nhật số liệu ............................................................................................. 57 3.3.1. Vào các số dư đầu kỳ ................................................................................... 57 3.3.2. Cập nhập chứng từ ..................................................................................... 59 3.4 Báo cáo ............................................................................................................. 64 Chuyển số dư của các tài khoản sang năm sau .................................................... 65 Phần IV: Phân hệ Tiền mặt ngân hàng ....................................................................... 66 4.1. Giới thiệu chung ............................................................................................. 66 4.2. Khai báo các tham số tuỳ chọn .......................................................................68 4.3. Cập nhật chứng từ .......................................................................................... 68 4.4. Báo cáo ............................................................................................................. 69 Phần V: Phân hệ Bán hàng ........................................................................................... 70 5.1. Giới thiệu chung ............................................................................................. 70 5.2. Khai báo các tham số tuỳ chọn ....................................................................... 71 5.3. Cập nhật số dư ............................................................................................... 72 5.4. Cập nhật chứng từ .......................................................................................... 73 5.5. Báo cáo ............................................................................................................. 78 Phần VI: Phân hệ Mua hàng ........................................................................................80 6.1. Giới thiệu chung ............................................................................................. 80 6.2. Khai báo các tham số tuỳ chọn ....................................................................... 81 6.3. Cập nhật số dư ............................................................................................... 82 6.4. Cập nhật chứng từ .......................................................................................... 82 6.5. Báo cáo ............................................................................................................. 88 Phần VII: Phân hệ Hàng tồn kho ................................................................................. 90 Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 4 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng 7.1. Giới thiệu chung ............................................................................................ 90 7.2. Khai báo các tham số tuỳ chọn ....................................................................... 91 7.3. Cập nhật số dư (tồn kho) đầu kỳ ................................................................... 92 7.4. Cập nhật chứng từ .......................................................................................... 93 7.5. Báo cáo ........................................................................................................... 100 Phần VIII: Phân hệ Công cụ dụng cụ ....................................................................... 101 8.1. Giới thiệu chung ........................................................................................... 101 8.2. Cập nhật chứng từ ........................................................................................ 101 8.3. Báo cáo ........................................................................................................... 104 Phân IX: Phân hệ Tài sản cố định ..............................................................................105 9.1. Giới thiệu chung ...........................................................................................105 9.2. Khai báo thông tin tài sản cố định ................................................................ 106 9.3. Bộ phận sử dụng .......................................................................................... 108 9.4. Khai báo giảm tài sản ................................................................................... 108 9.5. Khai báo thôi khấu hao tài sản ...................................................................... 108 9.6. Tính khấu hao và điều chỉnh khấu hao tháng .............................................. 109 9.7. Tạo bút toán phân bổ ..................................................................................... 110 9.8. Xoá bút toán phân bổ khấu hao ..................................................................... 110 9.9. Chuyển số dư tài sản sang năm sau .............................................................. 111 9.10.Báo cáo .......................................................................................................... 111 Phần X: Phân hệ Chi phí, giá thành ........................................................................... 112 10.1. Giới thiệu chung .......................................................................................... 112 10.2. Khai báo các danh mục ................................................................................ 112 10.3. Phương án tính giá thành ............................................................................. 112 Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 5 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng 10.4. Cập nhật chứng từ ...................................................................................... 113 10.5. Các phương pháp tính giá thành .................................................................. 114 Phần XI: Hỏi đáp ....................................................................................................... 120 NHỮNG ĐIỂM MỚI CỦA PHIÊN BẢN NÀY Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 6 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng  Luôn hoàn thiện sản phẩm và cập nhật theo các thông tư và quyết định mới nhất của Bộ Tài Chính: Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006, quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006; Thông tư 32/2007/TT-BTC ngày 09/04/2007, thông tư 60/2007/TT-BTC ngày 14/06/2007, thông tư 134/2007/TT- BTC ngày 23/11/2007, thông tư 84/2008/TT-BTC,thông tư 244/TT-BTC ngày 31/12/2009.  Quản trị hệ thống: Cho phép người dùng quản lý nhật ký người sử dụng (theo dõi nhật ký xem, sửa, xóa) chứng từ. Tự động cài đặt Font chữ và chuyển đổi Font chữ sang phần mềm báo cáo thuế.  Tính giá thành sản phẩm: Cho phép khai báo đối tượng hạch tóan giá thành linh động: theo sản phẩm, đơn hàng, phân xưởng,…Quản lý và tính giá thành theo nhiều phương pháp. Tự động phân bổ chi phí vào các sản phẩm/công trình theo nhiều tiêu thức do người sử dụng định nghĩa: theo doanh thu, theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, theo đơn giá lương. Người dùng cũng có khả năng lựa chọn nhiều phương pháp xác định sản phẩm dở dang .  Quản lý kinh doanh: Cho phép người dùng khai báo và quản lý các phương thức mua hàng (nội địa, nhập khẩu), bán hàng theo: mặt hàng/nhóm hàng, nhân viên kinh doanh/ khu vực. Cho phép khai báo và quản lý linh động các phương thức chiết khấu, giảm giá. Tự động lên rất nhiều báo cáo thống kê và phân tích tình hình kinh doanh theo nhiều tiêu chí do người dùng tự định nghĩa và khai báo vào hệ thống.  Quản lý hàng tồn kho: Quản lý nhập – xuất – tồn theo kho, quản lý điều chuyển hàng giữa các kho trong hệ thống. Cho phép người dùng khai báo và quản lý hàng tồn theo nhiều thuộc tính hàng tồn kho và quản lý nhiều đơn vị tính qui đổi.  Các báo cáo so sánh nhiều kỳ và so sánh giữa các công ty con, bộ phận: Bổ sung một số báo cáo theo dõi doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh có thể so sánh số liệu giữa nhiều kỳ, mỗi kỳ thể hiện trên một cột, việc định nghĩa các kỳ theo tuần, tháng, quý, năm do người sử dụng lựa chọn. Tương tự sẽ có một số báo cáo so sánh doanh thu, chi phí và lợi nhuận giữa các công ty con/bộ phận.  Quản lý công cụ lao động: Tính và tự động phân bổ giá trị vào chi phí theo nhiều kỳ, theo dõi theo bộ phận sử dụng, giá trị còn lại, quá trình sử dụng và báo hỏng.  Tài sản cố định: Quản lý quá trình tăng giảm nguyên giá tài sản cố định trong các trường hợp nâng cấp, sửa chữa, tháo rời…Tự động hạch tóan chi phí khấu hao vào sổ cái tài khoản tương ứng khi thực hiện bút toán tính khấu hao. Quản lý tài sản và chi phí khấu hao theo bộ phận. Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 7 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng  Khai báo công thức cho các báo cáo Người sử dụng có thể khai báo công thức và sửa mẫu cho tất cả các báo cáo tài chính và báo cáo thuế: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ, bảng thuyết minh báo cáo tài chính, tờ khai thuế GTGT, tờ khai thuế TNDN…  Quản lý số kế hoạch (budget) Quản lý số kế hoạch và so sánh với thực tế cho các phần: Doanh thu, chi phí, phải thu, phải trả.  Kết nối trực tiếp với CSDL từ Excel và WEB Từ Excel hoặc trên Internet có thể kết nối trực tiếp vào CSDL. Có thể sử dụng một số báo cáo và các hàm truy xuất dữ liệu của chương trình. Asia cũng cung cấp một số các chương trình mẫu viết trên Excel mô tả việc xây dựng các báo cáo và phân tích dữ liệu, chương trình nguồn của phần này sẽ được chuyền giao cho khách hàng.  Bảo mật: phân quyền trực quan chi tiết cho từng người dùng đến từng chức năng chi tiết của hệ thông. Nhật ký cập nhập chứng từ ,khoá số liệu theo ngày.  Lịch sử truy cập : Giúp nhà quản trị quản lý công việc hàng ngày, lịch sử tạo sửa xoá giúp kế toán nắm được độ chính xác, tin cậy của thông tin dữ liệu nhập vào. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÁC PHÂN HỆ CỦA Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 8 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng SIMBA ACCOUNTING Các phân hệ nghiệp vụ 1. Kế toán tổng hợp 6.Quản lý CCDC 2. Kế toán vốn bằng tiền 7. Kế toán tài sản cố định 3. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu 8. Kế toán chi phí, giá thành 4. Kế toán mua hàng và công nợ phải trả 9. Kế toán tổng hợp 5. Kế toán hàng tồn kho 10. Quản trị hệ thống Sơ đồ tổ chức các phân hệ nghiệp vụ Tiền mặt-NH Sổ quỹ. Báo Phiếu thu, Phiếu chi, Sổ kế toán NKC cáo số dư ngân Giấy báo nợ, báo có Sổ kế toán CTGS hàng... Bán hàng-Phải thu Hoá đơn, Phiếu nhập Cáo báo cáo hàng bán bị trả lại, Bù bán hàng, Công trừ công nợ... nợ phải thu Báo cáo TC-TT 60 Báo cáo TC-TT 84 Báo cáo TC-QĐ15 Mua hàng-Phải trả Báo cáo TC-QĐ 48 Phiếu nhập, Phiếu Các báo cáo xuất trả lại, Bù trừ mua hàng và công nợ... công nợ phải Tổng hợp trả Các báo cáo chi phí Hàng tồn kho và tính giá thành sp Các phiếu Phiếu nhập, Phiếu Thẻ kho, Sổ chi kế toán xuất, Phiếu chuyển tiết, NXT, Bảng kho... kê... Kết chuyển tự động Tổng hợp số liệu từ Quản lý CCDC các phân Báo cáo phân Các báo cáo quản trị Phiếu xuất pb nhiều bổ, tình trạng hệ khác tài chính lần, Phiếu báo hỏng sử dụng ccdc Tài sản cố định Danh mục tài sản, Thẻ tài sản, Tăng giảm, khấu hao Bảng tính khấu hao, Bảng pb Các báo cáo thuế khấu hao Theo thông tư 60 Thông tư 84 Tính giá thành Phương pháp tính giá Bảng kê chi thành, phiếu nhập - phí, tập hợp chi phiếu xuất… phí, phân bổ .. (Mối liên kết giữa các phân hệ) Số liệu được cập nhật ở các phân hệ nào thì được lưu ở phân hệ đó. Ngoài ra còn chuyển các thông tin cần thiết sang các phân hệ nghiệp vụ khác tuỳ theo từng Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 9 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng trường hợp cụ thể và chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp để lên các sổ sách kế toán, các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, chi phí và giá thành… Cụ thể như sau:  Các báo cáo liên quan đến nhập xuất tồn kho được lấy số liệu nhập từ các phân hệ bán hàng, mua hàng và hàng tồn kho.  Các báo cáo liên quan đến công nợ phải thu được lấy số liệu từ các phân hệ bán hàng và công nợ phải thu, hàng tồn kho và kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.  Các báo cáo liên quan đến công nợ phải trả được lấy số liệu từ các phân hệ mua hàng, công nợ phải trả, hàng tồn kho và kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.  Phân hệ quản lý TSCĐ hầu như tách biệt riêng. Chương trình cho phép tự động tính và tạo các bút toán khấu hao từ phân hệ kế toán TSCĐ chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp. Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 10 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng Quy trình xử lý số liệu: Nhiệp vụ kinh tế phát sinh Lập Chứng từ Chứng từ kế toán Nhập chứng từ phát sinh C¸c tÖp nh©t ký ChuyÓn sæ sang sæ c¸i TÖp sæ c¸i Lªn b¸o c¸o Sæ s¸ch kÕ to¸n B¸o c¸o tµi chÝnh (Quy trình sử lý số liệu) Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 11 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng Giao diện chương trình Hệ thống menu: Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 12 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng Hệ thống chức năng trong Simba Accounting được tổ chức theo các phân hệ sau: 1. Hệ thống 2. Kế toán tổng hợp 3. Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng 4. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu 5. Kế toán mua hàng và công nợ phải trả 6. Kế toán hàng tồn kho 7. Kế toán công cụ, dụng cụ 8. Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm ( có ở phiên bản B,C) 9. Kế toán TSCĐ Trong mỗi menu chính có đầy đủ các chức năng về xử lý số liệu: 1. Cập nhật số liệu 2. Lên báo cáo 3. Khai báo danh mục từ điển và tham số tuỳ chọn 4. In các danh mục từ điển. Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 13 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng Các thao tác chung khi sử dụng Simba Accounting: Các nút chức năng trên thanh toolbar: Thêm một bản ghi mới (F4) Sửa bản ghi hiện thời (F3) Xoá bản ghi hiện thời (F8) Chuyển sang màn hình nhập chứng từ khác (Chỉ có tác dụng khi đang nhập ctừ) In báo cáo ra máy in hoặc file Excel Lên đồ thị cho báo cáo hiện thời Gọi màn hình lên báo cáo Máy tính cá nhân Trợ giúp/Hướng dẫn sử dụng Kết thúc/Quay ra/ESC Chuyển ngôn ngữ Các phím chức năng: Trong chương trình khi cập nhật và xử lý số liệu thường sử dụng một số phím chức năng. Mỗi phím chức năng dùng để thực hiện một lệnh nhất định. Dưới đây là công dụng của các phím chức năng được sử dụng trong chương trình: F3 - Sửa một bản ghi (dòng) khi làm việc với danh mục từ điển; F4 - Thêm một bản ghi mới; F5 - Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh điểm - Xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp - Xem các chứng từ liên quan đến chứng từ đang cập nhật. F6 - Lọc tìm số liệu khi xem các báo cáo; F7 – In; F8 - Xoá một bản ghi; F10 - Chọn một chức năng tuỳ chọn. Ví dụ khi xem số liệu báo cáo ta muốn thay đổi các kiểu xem số liệu. ^F - (Ctrl + F) Tìm một xâu ký tự trong màn hình xem số liệu ^G - (Ctrl + G) Tìm tiếp xâu ký tự đã được khai báo khi tìm lần đầu (^F) trong màn hình xem số liệu Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 14 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng Các thao tác chung khi cập nhật chứng từ: Trong Simba Accounting việc bố trí thông tin trên các màn hình cập nhật chứng từ, các thao tác cập nhật chứng từ đều tương đối thống nhất. Dưới đây sẽ trình bày về các điểm chung này. Về bố trí màn hình cập nhật chứng từ: Màn hình thông thường có 04 phần: Phần 1 - Các thông tin liên quan chung cho toàn bộ chứng từ như ngày chứng từ, số chứng từ, mã khách hàng,... Phần 2 - Danh sách các định khoản / các mặt hàng trong chứng từ đó. Phần 3 - Các tính toán như tổng số tiền, thuế GTGT, chi phí,... Phần 4 - Các nút chức năng điều khiển quá trình cập nhật chứng từ như xem / sửa / xoá / tạo mới,... Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 15 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng Ví dụ về màn hình cập nhật phiếu chi: Tuỳ thuộc vào từng loại chứng từ mà các thông tin về chúng sẽ khác nhau. Các thao tác xử lý khi cập nhật chứng từ: Trong Simba Accounting khi cập nhật chứng từ có các chức năng như sau: 1. Vào chứng từ mới 2. Lưu chứng từ 3. In chứng từ trên máy (trong trường dùng chương trình để in chứng từ) 4. Lọc các chứng từ đã cập nhật trước đó ra để Xem/ Sửa/ Xoá 5. Sửa một chứng từ 6. Xoá một chứng từ Quy trình vào một chứng từ mới: Dưới đây sẽ trình bày quy trình vào một chứng từ mới trên cơ sở ví dụ vào một phiếu chi. 1. Chọn phân hệ: Tiền mặt, Ngân hàng\Phiếu chi. Chương trình sẽ lọc sẵn ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng (tham số này có thể thay đổi: "Hệ thống\Khai báo các màn hình nhập chứng từ, mục Số lượng ctừ lọc sẵn") và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng được nhập. Nhấn nút ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ. 2. Tại nút ấn phím Enter để bắt đầu vào chứng từ mới. Con trỏ sẽ chuyển đến trường đầu tiên trong màn hình cập nhật thông tin về chứng từ. Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 16 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng 3. Lần lượt cập nhật các thông tin trên màn hình: Các thông tin chung cho toàn bộ chứng từ, các định khoản / mặt hàng trong chứng từ và các thông tin khác như thuế, chi phí... 4. Tại nút ấn phím Enter để lưu chứng từ. Khi chương trình thực hiện lưu xong thì sẽ hiện lên thông báo "Đã thực hiện xong". 5. Sau khi lưu xong chứng từ vừa mới cập nhật thì con trỏ sẽ chuyển đến nút và ta có các khả năng sau để lựa chọn công việc tiếp theo: + Mới : Vào chứng từ mới. + In Ctừ : In chứng từ hiện thời ra máy in. + Sửa : Sửa lại chứng từ hiện thời. + Xoá : Xoá chứng từ hiện thời. + Xem : Xem các chứng từ vừa mới cập nhật. + Lọc : Lọc các chứng từ đã cập nhật trước đó để xem-sửa-xoá. + PgUp : Xem chứng từ trước chứng từ hiện thời. + PgDn : Xem chứng từ sau chứng từ hiện thời. + ChangeColor: Thay đổi màu sắc giao diện sử dụng. + Quay ra : Kết thúc cập nhật. + Để thuận tiện trong quá trình nhập liệu có thể dùng phím nóng chương bằng cách dùng tổ hợp phím Alt+ > Vd Alt+M – Mới Các bước thực hiện sửa, xoá một chứng từ: 1. Ví dụ chọn phân hệ: Tiền mặt-ngân hàng\Phiếu chi. 2. Chương trình sẽ lọc ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng. Nhấn nút ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ. Chỉ có các nút , và là hiện còn các trường khác đều mờ. Con trỏ nằm tại nút . 3. Chuyển con trỏ đến nút và ấn phím Enter để lọc các chứng đã cập nhật trước đó ra để sửa. Chương trình sẽ hiện lên màn hình các điều kiện lọc chứng từ . 4. Sau khi vào xong điều kiện lọc chứng từ chương trình sẽ thực hiện lọc các chứng từ có trong máy và đưa ra màn hình để xem. 5. Dịch con trỏ đến chứng từ cần sửa/xoá. 6. Bấm phím ESC để quay ra màn hình cập nhật. 7. Dịch con trỏ đến nút và ấn Enter để thực hiện các sửa đổi cần thiết và sau đó lưu lại. Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 17 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng 8. Nếu ta cần xoá thì dịch con trỏ đến nút và ấn Enter để xoá. Chương trình sẽ đưa ra câu hỏi "Có chắc chắn xoá?". Nếu đồng ý chọn "Yes", nếu không thì chọn "No". 9. Tiếp theo dùng các phím "PgUp", "PgDn" hoặc vào phần để xem các chứng từ khác để thực hiện các thao tác cần thiết. Các tiện ích khi cập nhật chứng từ: Để tăng sự tiện lợi cho người sử dụng Simba Accounting cung cấp một loạt các tiện ích sau: 1. Dùng các phím Page Up, Page Down để xem các chứng từ trước hoặc sau chứng từ hiện thời. 2. Chọn nút trên màn hình cập nhật để xem toàn bộ các chứng từ đã cập nhật trong lần cập nhật hiện thời. Trong khi xem có thể dịch con trỏ hoặc dùng các phím ^F/G để tìm bản ghi cần thiết. 3. Để tìm nhanh một khách hàng, một vật tư,... trong khi cập nhật chứng từ ta chỉ việc ấn phím Enter và toàn bộ danh mục cần thiết sẽ hiện lên cho ta chọn. Nếu ta nhớ một số ký tự đầu của mã thì ta gõ các ký tự đầu này rồi ấn phím Enter, chương trình sẽ hiện lên danh mục cần thiết và con trỏ sẽ nằm tại bản ghi có mã gần đúng nhất với mã ta gõ vào. 4. Để vào thêm một khách hàng mới, một vật tư mới,... ngay trong khi cập nhật chứng từ thì ta chỉ việc Enter qua trường mã cần thiết. Màn hình danh mục từ điển sẽ hiện lên và trong màn hình này ta có thể thực hiện các thao tác với danh mục như thêm, sửa, xoá các danh điểm trong danh mục. 5. Để chọn loại ngoại tệ giao dịch cần thiết ta chọn nút . 6. Để xem phiếu nhập trong khi đang vào phiếu xuất ta dùng phím F5 hoặc xem các hoá đơn khi vào các phiếu nhập hàng bán bị trả lại. 7. Chuyển màn hình nhập chứng từ. Tại bất kỳ một màn hình cập nhật chứng từ để chuyển nhanh sang màn hình nhập chứng từ khác ta nhấn chuột phải và chọn chứng từ liên quan cần thực hiện. Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 18 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng Nhấn chuột phải để chọn chứng từ Các lưu ý khi cập nhật các giao dịch ngoại tệ: Trong Simba Accounting các giao dịch liên quan đến ngoại tệ và các giao dịch chỉ liên quan đến đồng Việt nam được cập nhật trên cùng một màn hình. Mã ngoại tệ ngầm định được khai báo trong menu "Hệ thống \ Danh mục từ điển và tham số hệ thống \ Khai báo các tham số hệ thống". Để chọn loại mã ngoại tệ cần thiết chọn nút . Về các giá trị tiền VNĐ và ngoại tệ trong Simba Accounting lưu số liệu như sau: 1. Có một trường lưu mã loại ngoại tệ của giao dịch. Nếu giao dịch là đồng Việt nam thì sẽ lưu mã là "VND". Nếu giao dịch là ngoại tệ thì sẽ lưu mã của đồng ngoại tệ. 2. Có một trường lưu giá trị tiền nguyên tệ. Trong trường hợp giao dịch là đồng Việt nam thì giá trị này đúng bằng giá trị tiền VNĐ trên chứng từ. 3. Có một trường tỷ giá lưu tỷ giá quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt nam. Nếu giao dịch là đồng Việt nam thì chương trình tự động gán giá trị bằng 1 cho trường tỷ giá. 4. Có một trường lưu giá trị tiền VNĐ. Nếu giao dịch là ngoại tệ thì trường này có giá trị bằng (Nguyên tệ * Tỷ giá). Nếu giao dịch là đồng Việt nam thì giá trị 02 trường nguyên tệ và VNĐ bằng nhau. Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 19 http://www.simba.vn
Vì sự thành công của khách hàng Trên màn hình cập nhật chứng từ có 03 trường: tiền ngoại tệ, tỷ giá và tiền VNĐ. Do chương trình gộp chung các giao dịch đồng Việt nam và ngoại tệ trên cùng một màn hình nên khi cập nhật cần lưu ý như sau: Đối với các giao dịch là đồng Việt nam: Trường ngoại tệ lúc này cũng được hiểu là VNĐ và ta gõ số tiền VNĐ vào đây. Trường tỷ giá lúc này sẽ được tự động gán giá trị bằng 1 và trường tiền VNĐ cũng được tự động gán giá trị của trường tiền ngoại tệ. Đối với các giao dịch là ngoại tệ: Ta gõ số tiền nguyên tệ vào trường ngoại tệ và tỷ giá quy đổi ra VNĐ vào trường tỷ giá. Trường tiền VNĐ được tự động gán giá trị bằng (Nguyên tệ * Tỷ giá). Về nguyên tắc chung thì ta luôn có đẳng thức: Tiền VNĐ = Nguyên tệ * Tỷ giá. và giá trị tiền VNĐ được chương trình tự động tính sau khi người sử dụng cập nhật tiền nguyên tệ và tỷ giá. Chương trình không cho phép người sử dụng cập nhật vào trường tiền VNĐ. Tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt do tỷ giá quá lẻ và chương trình lại không lưu đủ số chữ số sau dấu phẩy thập phân nên có thể xảy ra là số tiền VNĐ được tính khác với số tiền trên thực tế. Để giải quyết vấn đề này ta phải gõ giá trị 0 (không) vào trường tỷ giá và gõ số tiền VNĐ cần thiết vào trường tiền VNĐ. Các lưu ý khi cập nhật các giao dịch nhập xuất vật tư: Về nguyên tắc chung thì ta luôn có đẳng thức: Tiền = Số lượng * Đơn giá. và giá trị tiền được chương trình tự động tính sau khi người sử dụng cập nhật số lượng và đơn giá. Chương trình không cho phép người sử dụng cập nhật vào trường tiền. Tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt do đơn giá quá lẻ và chương trình lại không lưu đủ số chữ số sau dấu phẩy thập phân nên có thể xảy ra là số tiền được tính khác với số tiền trên thực tế. Để giải quyết vấn đề này ta phải gõ giá trị 0 (không) vào trường đơn giá và gõ số tiền cần thiết vào trường tiền. Khi vào các phiếu nhập xuất nếu ta sử dụng giá khác với giá chuẩn, ví dụ xuất với giá đích danh cho trường hợp vật tư tính giá trung bình thì ta đánh dấu vào nút “Xuất giá đích danh cho vật tư tính giá trung bình” hoặc nhập với giá trung bình thì ta dùng nút “Phiếu nhập giá trung bình”. Các thao tác chung khi lên báo cáo: Trong chương trình các thao tác để lên các báo cáo đều thống nhất. Dưới đây sẽ trình bày về các điểm chung này. Quy trình thực hiện lên báo cáo: 1. Chọn chức năng báo cáo tương ứng với nghiệp vụ kế toán cụ thể. Ví dụ: Báo cáo bán hàng. Chương trình sẽ hiện lên danh sách các báo cáo liên quan đến phân hệ bán hàng. Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 20 http://www.simba.vn