Hướng dẫn trộn tài liệu trong word

Chia sẻ: Nguyễn Thành Trung | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:4

Thêm vào BST

Báo xấu

300
lượt xem 83
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tài liệu hướng dẫn học các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản trong word cho mọi người tham khảo nhé.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Hướng dẫn trộn tài liệu trong word

NGUYỄN THÀNH TRUNG _ TÀI LIỆU THAM KHẢO HƯỚNG DẪN TRỘN TÀI LIỆU TRONG WORD Trộn tài liệu được ứng dụng rất nhiều trong thực tiễn, trong đời sống quanh ta. Ví dụ như việc phải làm giấy báo dự thi cho các thi sinh của 1 trường đại h ọc có 12.000 hồ sơ đăng ký dự thi tuyển sinh, như vậy thì phải làm t ất c ả là 12.000 gi ấy báo dự thi. Việc gõ tên, năm sinh của từng thí sinh, SBD, phòng thi, … đã m ất r ất nhiều thời gian và sức lực, thậm chí lên đến hàng tháng trời. Bằng cách tr ộn tài li ệu này, ta chỉ cần mất 5 phút là đã có thể hoàn thành xong công vi ệc trên, nó v ừa nhanh lại vừa rất chính xác và đã giúp cho chúng ta ti ết ki ệm được rất nhi ều th ời gian và công sức so với cách làm thông thường. Trong tài liệu này xin hướng dẫn cách trộn tài liệu đối với m ột văn bản mẫu là ĐƠN XIN RÚT TÍN CHỈ và cần được điền đầy đủ các thông tin vào đơn này theo một bảng dữ liệu đã có sẵn như sau: Họ và tên Lớ p Số tín chỉ Môn học Mã sinh viên Ký tên Nguyễn Thành Trung Xác suất và thống kê toán 46/01.03 0872115602 3 Đã ký Nguyễn Bích Nhàn Tư tưởng HCM 46/01.02 0872115605 3 Đã ký Nguyễn Hoài Thanh Đường lối ĐCS VN 46/01.04 0872115606 3 Đã ký Phượng Mỹ Linh Toán cao cấp 46/01.06 0872115610 3 Đã ký Để tiến hành trộn một tài liệu ta phải tiến hành theo các bước sau:  Bước 1: Mở văn bản mẫu Sau đó vào Tools  Letters and Mailings  Mail Merge… ta sẽ thu được dao diện Mail Merge như sau: ỨNG DỤNG TIN HỌC VÀO CÁC BÀI TOÁN THỰC TIỄN 1
NGUYỄN THÀNH TRUNG _ TÀI LIỆU THAM KHẢO  Bước 2: Kích vào Next 2 lần (Step 3 of 6)  Browse… (mở văn bản dữ liệu cần trộn) sẽ thu được cửa sổ Mail Merge Recipients  Bước 3: Chọn tên sinh viên cần điền vào đơn  Ok  Next (Step 4 of 6)  More items… (điền trường (tên cột) vào vị trí thích hợp trong văn bản mẫu dựa vào tên trường đã có trên cửa sổ Insert Merge Field) Ví dụ bỏ tên sinh viên Nguyễn Bích Nhàn, ta thu được dao diện sau: ỨNG DỤNG TIN HỌC VÀO CÁC BÀI TOÁN THỰC TIỄN 2
NGUYỄN THÀNH TRUNG _ TÀI LIỆU THAM KHẢO  Bước 4: Kích vào Next 2 lần (Step 6 of 6)  Edit individual letters…  Ok ta sẽ thu được 4 đơn xin tương ứng đã điền đầy đủ hết các thông tin vào văn bản mẫu. Các thông tin trên cửa sổ Merge to New Document: All: Hiện tất cả các bản ghi (ở đây là 4 bản ghi) Current record: Hiện bản ghi hiện thời From … To …: Hiện từ bản ghi nào tới bản ghi nào, ví dụ: From 1 To 3 t ức là hiện từ bản ghi thứ 1 đến bản ghi thứ 3. Ví dụ một văn bản mẫu đã hoàn thành sau khi thực hiện trộn tài li ệu (trong trường hợp này bản ghi đầu tiên cũng chính là bản ghi hiện thời): ỨNG DỤNG TIN HỌC VÀO CÁC BÀI TOÁN THỰC TIỄN 3
NGUYỄN THÀNH TRUNG _ TÀI LIỆU THAM KHẢO Nếu các bạn gặp khó khăn trong việc trộn các tài liệu như không th ực hi ện được do bị vướng mắc ở một bước nào đó trong các bước trên thì hãy xin liên h ệ với tác giả ở địa chỉ giaitricaudo@gmail.com. Xin cảm ơn! Chúc các bạn thành công! ỨNG DỤNG TIN HỌC VÀO CÁC BÀI TOÁN THỰC TIỄN 4