Khóa luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại văn phòng công chứng Thăng Long, thành phố Hà Nội

BỘ NỘI VỤ

TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN PHÕNG

TẠI VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG THĂNG LONG,

THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn

: THS. ĐẶNG VĂN PHONG

Sinh viên thực hiện

: VŨ TRÀ MY

Mã số sinh viên

: 1607QTVA051

Khóa

: 2016-2018

Lớp

: ĐHLT. QTVP 16A

HÀ NỘI - 2018

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng

dẫn khoa học của Ths Đặng Văn Phong. Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài

này là trung thực và chưa công bố dưới bất kì hình thức nào trước đây.

Ngoài ra, trong khóa luận còn sử dụng một số quan điểm nhận xét, đánh giá

của các tác giả, cơ quan tổ chức và đều có trích dẫn, chú thích nguồn rõ ràng. Nếu

phát hiện có bất kì sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung

khóa luận.

Hà Nội, ngày tháng năm 2018

Ngƣời cam đoan

Vũ Trà My

LỜI CẢM ƠN

Một cây lớn khởi đầu từ cái mầm nhỏ, cuộc đời mỗi con người không có thầy

cô thì không thể trưởng thành. Để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này, tôi đã nhận

được sự giúp đỡ chỉ bảo của các thầy cô giáo trong Trường, của gia đình, bạn bè và

các cán bộ nghiệp vụ tại Văn phòng Công chứng Thăng Long, Hà Nội.

Lời đầu tiên cho phép tôi được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Giảng viên hướng dẫn

Ths Đặng Văn Phong – Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội trong quá trình nghiên cứu đề tài đã hướng dẫn nhiệt tình, tận tâm chỉ bảo tôi

và cho tôi những ý kiến quý báu để tôi hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này.

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban lãnh đạo và các cô chú, các anh chị

đồng nghiệp Văn phòng Công chứng Thăng Long, Hà Nội đã cung cấp thông tin, tài

liệu thực tế bổ ích và dành thời gian tham gia giúp đỡ tôi trong quá trình hoàn thành

bài khóa luận này.

Tuy đã có nhiều cố gắng, nhưng chắc chắn bài khóa luận này còn có nhiều thiếu

sót. Kính mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các Thầy Cô giáo.

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2018

Sinh viên

Vũ Trà My

DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Cơ cấu lao động văn phòng công chứng Thăng Long .................................. 36

Bảng 2.2: Cơ cấu phân cấp nguồn nhân lực phòng hành chính tổng hợp ..................... 38

Bảng 2.3: Trang thiết bị tại phòng Hành chính tổng hợp .............................................. 42

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC BẢNG BIỂU

MỞ ĐẦU .............................................................................................................. 1

1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................... 1

2. Mục tiêu nghiên cứu ................................................................................... 1

3. Nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................................. 1

4. Lịch sử nghiên cứu ...................................................................................... 2

5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài .............................................. 3

6. Giả thuyết nghiên cứu ................................................................................. 3

7. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................ 4

8. Đóng góp mới của đề tài ............................................................................. 4

9. Bố cục đề tài ................................................................................................ 5

CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ CÔNG TÁC TỔ

CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN PHÕNG ............................................................... 6

1.1. Một số khái niệm cơ bản ....................................................................... 6

1.1.1. Khái niệm văn phòng ........................................................................... 6

1.1.2. Khái niệm về tổ chức văn phòng ......................................................... 7

1.1.3. Khái niệm về quản lý văn phòng ......................................................... 8

1.2. Nội dung công tác tổ chức và quản lý văn phòng ............................... 9

1.2.1. Tổ chức bộ máy văn phòng ................................................................. 9

1.2.2. Tổ chức nhân sự văn phòng .............................................................. 11

1.2.3. Tổ chức mua sắm trang thiết bị và ứng dụng CNTT ....................... 13

1.2.3.1. Tổ chức mua sắm trang thiết bị ....................................................... 13

1.2.3.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng ............... 14

1.2.4. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn phòng ................................... 15

1.2.4.1. Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý cơ quan tổ

chức ............................................................................................................... 15

1.2.4.2. Tổ chức và quản lý công tác hội họp ............................................... 16

1.2.4.3. Tổ chức các chuyến đi công tác ....................................................... 17

1.2.4.4. Tổ chức quản lý văn bản .................................................................. 18

1.2.4.5. Công tác lễ tân ................................................................................. 19

1.2.5. Xây dựng và thực hiện theo kế hoạch ............................................... 20

1.2.6. Xây dựng và thực hiện nội quy, quy chế ........................................... 21

1.2.7. Thực hiện giao quyền, ủy quyền ....................................................... 22

1.2.8. Xác định và thực hiện cơ chế phối hợp ........................................... 23

1.2.9. Thực hiện kiểm tra, đánh giá trong văn phòng ................................ 24

1.2.10. Khen thưởng và kỷ luật ................................................................... 27

1.3. Nguyên tắc tổ chức và quản lý văn phòng ......................................... 29

Tiểu kết ......................................................................................................... 30

CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN

PHÕNG TẠI VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG THĂNG LONG ................... 31

2.1. Khái quát chung về văn phòng Công chứng Thăng Long và phòng

Hành chính tổng hợp .................................................................................. 31

2.1.1. Khái quát chung về văn phòng Công chứng Thăng Long .............. 31

2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển ....................................................... 31

2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức .............................................. 32

2.1.1.3. Lĩnh vực hoạt động .......................................................................... 32

2.1.1.4.Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi ................................................. 32

2.1.2. Khái quát về phòng hành chính tổng hợp ........................................ 33

2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ ....................................................................... 33

2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức ................................................................................. 34

2.2. Thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại văn phòng

công chứng Thăng Long ............................................................................. 34

2.2.1. Tổ chức bộ máy văn phòng ............................................................... 34

2.2.2. Tổ chức nhân sự văn phòng .............................................................. 36

2.2.2.1. Đặc điểm nguồn nhân lực tại văn phòng Công chứng Thăng Long 36

2.2.2.2. Thực trạng công tác nguồn nhân lực tại Văn phòng Công chứng

Thăng Long ................................................................................................... 38

2.2.3. Tổ chức mua sắm trang thiết bị và ứng dụng CNTT ....................... 42

2.2.3.1. Tổ chức mua sắm trang thiết bị văn phòng ..................................... 42

2.2.3.2. Ứng dụng Công nghệ thông tin ........................................................ 45

2.2.4. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn phòng ................................... 46

2.2.5. Xây dựng và thực hiện theo kế hoạch ............................................... 49

2.2.6. Xây dựng và thực hiện nội quy, quy chế ........................................... 51

2.2.7. Thực hiện giao quyền, ủy quyền ....................................................... 54

2.2.8. Xác định và thực hiện cơ chế phối hợp ........................................... 54

2.2.9. Thực hiện kiểm tra, đánh giá trong văn phòng ................................ 56

2.2.10. Khen thưởng và kỷ luật ................................................................... 57

2.3. Nhận xét đánh giá ................................................................................ 58

2.3.1. Ưu điểm và nhược điểm ..................................................................... 58

2.3.1.1. Ưu điểm ............................................................................................ 58

2.3.1.2. Nhược điểm ...................................................................................... 60

2.3.2. Nguyên nhân ...................................................................................... 61

Tiểu kết ......................................................................................................... 61

CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ

CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN PHÕNG TẠI VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG

THĂNG LONG ................................................................................................. 62

3.1 Định hƣớng phát triển trong tƣơng lai của văn phòng công chứng

Thăng Long .................................................................................................. 62

3.2. Một số giải pháp ................................................................................... 63

3.2.1. Nhóm giải pháp trước mắt ................................................................. 64

3.2.2. Nhóm giải pháp lâu dài ..................................................................... 64

3.2.2.1. Nhóm giải pháp về đào tạo nguồn nhân lực sử dụng công nghệ

thông tin. ....................................................................................................... 64

3.2.2.2. Nhóm giải pháp về tổ chức lao động khoa học văn phòng .............. 65

3.2.2.3. Nhóm giải pháp tin học hóa công tác văn phòng ............................ 65

3.2.2.4. Nhóm giải pháp về kiểm tra giám sát công tác văn phòng.............. 66

Tiểu kết ......................................................................................................... 66

KẾT LUẬN ........................................................................................................ 67

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................... 68

PHỤ LỤC ........................................................................................................... 70

MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài Lúc sinh thời, khi đến thăm Văn phòng Trung ương Đảng tại Chiến khu Việt

Bắc nhân dịp Tết Nguyên đán Canh Dần năm 1950, Bác Hồ kính yêu của chúng ta đã

căn dặn: “Công tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo

nắm được tình hình. Cán bộ Văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng... cho nên phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực

công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ được giao”. Trong tình

hình hiện nay, câu nói trên của Người càng có ý nghĩa hơn bao giờ hết, đó vừa là lời

căn dặn sâu sắc, vừa là kim chỉ nam cho hành động trong thực hiện nhiệm vụ của cán

bộ Văn phòng. Văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan,

là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều

hành của lãnh đạo. Nếu văn phòng được tổ chức khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản

lý và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc

triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan, đơn vị. Do vậy, Công tác tổ

chức và quản lý văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của

tất cả các cơ quan, tổ chức nói chung cũng như văn phòng công chứng nói riêng. Các

cơ quan, tổ chức muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, khâu đầu tiên là

phải tổ chức và quản lý văn phòng sao cho hợp lý, khoa học.

Trong những năm qua hoạt động của các văn phòng công chứng đã góp phần

đáng kể vào đời sống kinh tế, xã hội của đất nước, thúc đẩy sự phát triển nền kinh tế

thị trường, bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế của các tổ chức,

cá nhân trong và ngoài nước. Công chứng nước ta đang có nhiều cơ hội được sự quan

tâm của Đảng, Nhà nước. Thể chế về công chứng và liên quan đến công chứng đã được

hoàn chỉnh một bước lớn. Văn phòng Công chứng Thăng Long muốn tồn tại, muốn

thành công và phát triển bền vững, đòi hỏi phải biết tổ chức và quản lý văn phòng khoa

học. Do vậy để nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng công chứng, em đã quyết

định chọn đề tài “Công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại văn phòng công chứng Thăng Long, thành phố Hà Nội” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.

2. Mục tiêu nghiên cứu Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực trạng tổ chức quản lý văn phòng, đề xuất các giải pháp hoàn thiện và nâng cao công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại văn phòng công chứng Thăng Long.

3. Nhiệm vụ nghiên cứu Đề hoàn thành mục tiêu nghiên cứu, đề tài tập trung giải quyết một số nhiệm

vụ cơ bản sau:

-Hệ thống hóa cơ sở lý luận cơ bản về công tác tổ chức và quản lý văn phòng

- Làm rõ thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại Văn phòng Công

chứng Thăng Long, chỉ ra những ưu điểm, hạn chế cần khắc phục và nguyên nhân của những hạn chế đó.

- Đề xuất được các giải pháp để nâng cao hiệu quả trong công tác tổ chức và

quản lý văn phòng tại Văn phòng Công chứng Thăng Long.

4. Lịch sử nghiên cứu Công tác tổ chức và quản lý văn phòng là một trong những đề tài mang tính

thực tiễn cao. Đề tài này này đã thu hút không ít sự quan tâm của các nhà nghiên cứu

trong và ngoài nước. Đến nay đã có nhiều công trình nghiên cứu ở các góc độ tiếp cận

khác nhau, có thể chia thành các nhóm như sau:

- Các công trình nghiên cứu về tổ chức văn phòng Năm 2003, đề tài cấp Thành phố: “Đổi mới tổ chức hoạt động Văn phòng

HĐND và UBND Thành phố Hồ Chí Minh góp phần thực hiện có hiệu quả cải cách

hành chính của Tp. Hồ Chí Minh” do TS. Lê Văn In làm Chủ nhiệm đề tài được tiến

hành nghiên cứu. Đề tài được nghiệm thu xếp loại “Khá” và đóng góp rất có hiệu quả

cho đổi mới hoạt động văn phòng ở UBND các cấp ở Thành phố và khu vực phía Nam.

Đỗ Văn Học, “Đào tạo Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Khoa học Xã

hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh) và hợp tác giữa các

trường đại học, cao đẳng ở Việt Nam”, Kỷ yếu Tọa đàm khoa học về hợp tác nghiên cứu và đào tạo về quản trị văn phòng do Trường Đại học KHXH & NV Hà Nội tổ

chức năm 2011.

Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Quản trị văn phòng doanh nghiệp - từ lý luận đến

thực tiễn, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội,

2013).

Đỗ Văn Học, Trịnh Việt Dũng (2013), “Vài nét về đào tạo ngành Quản trị văn

phòng ở nước ta hiện nay và một số vấn đề thực tế đang đặt ra”, Tạp chí Văn thư và

Lưu trữ Việt Nam, (số 3), tr.23-27, 2013.

- Các công trình nghiên cứu về quản lý văn phòng Nghiêm Kỳ Hồng, “Một số vấn đề về hợp tác nghiên cứu và đào tạo về quản trị văn phòng”, Kỷ yếu Tọa đàm khoa học về hợp tác nghiên cứu và đào tạo về quản trị văn phòng do Trường Đại học KHXH & NV Hà Nội tổ chức, 2011.

Nghiêm Hồng Kỳ, “Văn phòng trong các cơ quan HCNN với cải cách hành chính NN ở nước ta”, Kỷ yếu Hội thảo Hội thảo khoa học Đánh giá 10 năm thực hiện

Chương trình tổng thể Cải cách hành chính ở Việt Nam do Học viện Hành chính tổ chức, 5/2011.

Đỗ Văn Học, Trịnh Việt Dũng (2013), “Vài nét về đào tạo ngành Quản trị văn

phòng ở nước ta hiện nay và một số vấn đề thực tế đang đặt ra”, Tạp chí Văn thư và

Lưu trữ Việt Nam, (số 3), tr.23-27, 2013.

- Các công trình nghiên cứu về các nghiệp vụ văn phòng Giáo trình: Quản trị văn phòng, năm 2003, Trường Trung học Lưu trữ và

Nghiệp vụ văn phòng I, của tác giả Nghiêm Hồng Kỳ, Trần Như Nghiêm.

Giáo trình: Quản trị văn phòng, năm 2015, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia

thành phố Hồ Chí Minh của tác giả Nghiêm Hồng Kỳ.

Giáo trình : Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ trong thời kỳ

đổi mới, năm 2003, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia của tác giả Nghiêm Hồng Kỳ.

Một số các đề tài nghiên cứu khoa học của sinh viên Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội:

Đề tài “Mô hình tổ chức và hoạt động của Văn phòng Liên hiệp các Hội khoa

học và kỹ thuật Việt Nam” do sinh viên Ngô Thị Diên – Lớp 1205QTVB làm chủ

nhiệm đề tài.

Đề tài “ Công tác quản trị văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ -

Số hóa tài liệu HT” do sinh viên Nguyễn Thị Ngọc Anh – Lớp 1205QTVD làm chủ

nhiệm đề tài

Đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Trung tâm văn hóa thể thao

quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng” do sinh viên Lê Bảo Trân – Lớp 1405QTVD

làm chủ nhiệm đề tài

Đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ LĐTB và XH” do

sinh viên Ngô Thị Diên – Lớp 1205QTVB làm chủ nhiệm đề tài

Hầu hết các đề tài này đã cung cấp cơ sở lý luận về văn phòng, vai trò quan

trọng của công tác tổ chức quản lý văn phòng. Tuy nhiên đến nay chưa có công trình

nào nghiên cứu về công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại văn phòng công chứng

Thăng long. Do vậy đề tài khóa luận này không mang tính trùng lặp.

5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài Đối tƣợng nghiên cứu: Công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại Văn phòng

Công chứng Thăng Long, thành phố Hà Nội

Phạm vi nghiên cứu: - Không gian: Văn phòng Công chứng Thăng Long – Hà Nội - Thời gian: từ năm 2016-2018

6. Giả thuyết nghiên cứu Trong bối cảnh còn nhiều cơ hội và thách thức, đứng trước sự cạnh tranh gay

gắt giữa các tổ chức công chứng, nếu văn phòng công chứng Thăng Long tổ chức và quản lý văn phòng một cách khoa học sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng khả năng cạnh tranh và thích nghi cao trước những biến động của xã hội. Bên cạnh đó

hoàn thành tốt nhiệm vụ mà nhà nước ủy nhiệm đó là cung cấp dịch vụ công, bảo đảm

an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng giao dịch; phòng ngừa tranh chấp; bảo

vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức; ổn định và phát triển kinh tế - xã hội.

7. Phƣơng pháp nghiên cứu Khóa luận sử dụng những phương pháp nghiên cứu chung của khoa học như:

phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử; phương pháp phân tích tổng hợp,

phương pháp quan sát và ghi chép, phương pháp thu thập và xử lý thông tin, phương pháp hệ thống hòa tài liệu.

- Phương pháp phân tích – tổng hợp: nghiên cứu các tài liệu, sách báo, tạp chí

chuyên ngành lĩnh vực công chứng, các báo cáo tổng hợp của văn phòng công chứng.

Trên cơ sở đó có cái nhìn khái quát về thực tiễn công tác tổ chức và quản lý tại văn

phòng Công chứng Thăng Long, so sánh với hệ thống lý luận để chỉ ra những ưu điểm,

nhược điểm và đề ra các giải pháp phù hợp.

- Phương pháp quan sát và ghi chép: khảo sát thực tế tại Văn phòng Công

chứng Thăng Long để nắm được cách thức tổ chức và quản lý ở đây, ghi chép lại

những ưu nhược điểm, những bất cập còn tồn tại.

- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: phương pháp này giúp chúng tôi có

thêm kiến thức sâu rộng về lĩnh vực nghiên cứu, làm rõ các vấn đề nêu trong bài tiểu

luận, tránh trùng lặp.

- Phương pháp hệ thống hóa tài liệu để có một cách nhìn tổng quan nhất về

công tác tổ chức và quản lý tại văn phòng công chứng Thăng Long

8. Đóng góp mới của đề tài - Ý nghĩa lý luận:

Bài khóa luận này giúp cho sinh viên có thể hiểu được tầm quan trọng trong

công tác tổ chức và quản lý văn phòng doanh nghiệp nói chung và của Văn phòng

Công chứng Thăng Long nói riêng. Từ đó làm cơ sở cho nhận thức vấn đề, có căn cứ

vững chắc cho chuyên môn nghiệp vụ sau này khi làm việc.

Bài khóa luận này là nguồn cung cấp thông tin, nguồn tài liệu tham khảo cho

các đề tài nghiên cứu sau này.

- Ý nghĩa thực tiễn: Đối với văn phòng công chứng: Bài khóa luận này giúp cho Văn phòng Công chứng Thăng Long thấy được tầm quan trọng của công tác tổ chức và quản lý văn phòng một cách khoa học sẽ thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của văn phòng, góp phần không nhỏ trong việc xây dựng giá trị thương hiệu của

văn phòng công chứng.

Đối với cá nhân: Bài khóa luận này giúp chúng tôi nhận thức sâu sắc hơn về công tác tổ chức và quản lý văn trong việc áp dụng vào thực tiễn công việc, cụ thể là

việc tổ chức và quản lý sao cho khoa học nhất để đảm bảo cho hoạt động của văn

phòng một cách hợp lý và có hiệu quả.

9. Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục đề

tài khóa luận có cấu trúc 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về văn phòng và công tác tổ chức và quản lý văn

phòng.

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại văn phòng

công chứng Thăng Long.

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý văn

phòng tại Văn phòng Công chứng Thăng Long.

CHƢƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ

QUẢN LÝ VĂN PHÕNG

1.1. Một số khái niệm cơ bản

1.1.1. Khái niệm văn phòng Ở bất kì một cơ quan, đơn vị nào, để phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý cũng cần phải có một bộ phận chuyên lo công tác thu thập xử lý, cung cấp truyền đạt

thông tin (bên ngoài và nội bộ), trợ giúp cho công tác quản lý điều hành của ban lãnh đạo,

bảo đảm các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động của cơ quan, đơn vị, bộ phận đó

được gọi là văn phòng. Khái niệm văn phòng có rất nhiều cách hiểu khác nhau.

Trong các từ điển Tiếng Việt phổ thông, khái niệm văn phòng thường được giải

thích là “bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan”1

Theo nghĩa hẹp, văn phòng được hiểu là trụ sở, địa điểm làm việc, là nơi giao

tiếp đối nội và đối ngoại của một cơ quan, tổ chức hoặc một nhà chức trách nhất định.

Theo nghĩa rộng, văn phòng là bộ máy giúp việc được lập ra để thực hiện chức

năng giúp các cấp lãnh đạo trong việc tổ chức và điều hành các hoạt động chung trong

cơ quan, tổ chức và là trung tâm xử lý thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành mọi mặt

công tác của người lãnh đạo.

Ngoài ra còn có thể hiểu văn phòng theo các cách tiếp cận sau: - Về phương diện tổ chức: văn phòng là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức chung

của cơ quan, tổ chức

- Về chức năng, văn phòng có chức năng thực hiện các hoạt động tham mưu

mang tính tổng hợp cho nhà quản lý

- Về tính chất, văn phòng thực hiện việc quản lý thông tin, chủ yếu là thông tin

văn bản, phục vụ cho hoạt động điều hạnh của nhà quản lý

Phát triển khái niệm trên, Từ điển bách khoa Việt Nam (2005) đưa ra khái niệm

“Văn phòng là địa điểm làm việc hoặc cơ cấu tổ chức giúp việc của một cơ quan hoặc

tổ chức chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội.... nào đó”

Tác giả Nguyễn Thành Độ đã đưa ra khái niệm về văn phòng một cách khái quát như sau “văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của một cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị”2.

1 Hoàng Phê, (2000), Từ điển tiếng việt,, Viện ngôn ngữ học,NXB Hà Nội – Đà Nẵng, tr.1101

2 Nguyễn Thành Độ, (2012), Giáo trình quản trị văn phòng , NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, tr.9.

Như vậy chúng ta có nhể nhận diện văn phòng từ những góc nhìn khác nhau, do

đó cũng có những cách diễn đạt khác nhau về khái niệm này. Trong đó có một khái

niệm với tầm khái quát cao, được nhiều nhà nghiên cứu về quản trị văn phòng cũng như những người làm công tác văn phòng thừa nhận: “Văn phòng là bộ máy điều hành

tổng hợp của một cơ quan, doanh nghiệp; là nơi giao tiếp thu nhận và xử lý thông tin

nhằm phục vụ cho lãnh đạo, quản lý; là nơi đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, tổ chức”3.

Từ những khái niệm văn phòng được nêu ở trên, trong đề tài này tôi tiếp cận

theo hướng là văn phòng doanh nghiệp. Văn phòng doanh nghiệp là bộ phận trực

thuộc cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp

thông tin phục vụ cho hoạt động điều hành của nhà quản lý, giúp nhà quản lý điều

hành công việc đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động

chung của toàn doanh nghiệp đó.

1.1.2. Khái niệm về tổ chức văn phòng “Tổ chức” là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến. Nguyên nghĩa của "tổ

chức" “organon” theo tiếng Hy lạp là để chỉ một cơ quan nào đó của cơ thể người, có

chức năng nhất định, là kết cấu tự nhiên trong chỉnh thể người.

Theo sự tiến bộ của xã hội, khái niệm tổ chức được mở rộng và được đưa vào

trong đời sống xã hội. Tổ chức được ghép vào lĩnh vực xã hội, coi “tổ chức là một tổ

hợp xã hội, một tập thể gồm những con người hợp lại với nhau để thực hiện một mục tiêu nào đó”4.

Từ điển Bách khoa Việt Nam định nghĩa: tổ chức là “hình thức tập hợp, liên kết

các thành viên trong xã hội (cá nhân, tập thể) nhằm đáp ứng yêu cầu, nguyện vọng, lợi ích của các thành viên, cùng nhau hành động vì mục tiêu chung”5.

Tuy nhiên, cần phải nhìn nhận rõ đặc trưng mang tính phổ biến của "tổ chức" là

việc tập hợp, kết hợp, liên kết lại bao giờ cũng theo hình thức cơ cấu và quy luật vận

động đã định hình. Qua đó giúp cho “một hệ thống gồm nhiều phân hệ, có những mối

quan hệ hữu cơ hợp lý, rõ ràng, hợp tác và phối hợp chặt chẽ, tác động lẫn nhau trong

một tổng thể, phát sinh một lực tổng hợp tác động cùng chiều lên một đối tượng nhằm đạt những mục tiêu chung đã định”6.

3 Đào Xuân Chúc, “văn phòng và quản trị văn phòng – Lý luận và thực tiễn”, Kỷ yếu thội thảo khoa học “Quản trị văn phòng-Lý luận và thực tiễn”, do Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội tổ chức ngày 17/12/2004, tr.50 4 TS. Dương Quang Trung, Đề tài: “Một số vấn đề cơ bản của khoa học tổ chức nhà nước và tổ chức hành chính nhà nước”, Hà Nội, 2005, Tr5. 5 Từ điển Bách khoa Việt Nam, (2005), Tập 4. NXB Từ điển Bách khoa . Tr455. 6 Từ điển Pháp - Việt, Pháp luật – Hành chính. NXB Thế Giới 1992. Tr 208.

Do vậy, Chúng ta có thể đi đến một cách hiểu thống nhất về Tổ chức như sau: Tổ chức là sự tập hợp những sự vật, con người thành nhóm theo những cơ cấu và quy luật vận động nhất định vì tính chỉnh thể, tính hướng đích trong bản thân nhóm đó

cũng như trong quan hệ của nhóm với những nhóm khác, chỉnh thế khác.

Từ các phân tích, dẫn giải nêu trên về khái niệm tổ chức chúng ta có thể hiểu tổ chức văn phòng là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và phân

phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu

quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp.

1.1.3. Khái niệm về quản lý văn phòng Quản lý là một dạng hoạt động đặc biệt quan trọng của con người. Quản lý

chứa đựng nội dung rộng lớn, đa dạng phức tạp và luôn vận động, biến đổi, phát triển.

Vì vậy, khi nhận thức về quản lý, có nhiều cách tiếp cận và quan niệm khác nhau.

- Cách định nghĩa thứ nhất: F.W Taylor (1856-1915) là một trong những người

đầu tiên khai sinh ra khoa học quản lý và là “ông tổ” của trường phái “quản lý theo

khoa học”, tiếp cận quản lý dưới góc độ kinh tế - kỹ thuật đã cho rằng:“Quản lý là

hoàn thành công việc của người chỉ huy thông qua người khác và biết được một cách chính xác họ đã hoàn thành công việc tốt nhất và rõ nhất”7

Cách định nghĩa thứ hai, coi trọng tính hệ thống công việc trong tổ chức. Tiêu

biểu là định nghĩa của H. Fayol (1886-1925) là người đầu tiên tiếp cận quản lý theo

quy trình ,là người có tầm ảnh hưởng to lớn trong lịch sử tư tưởng quản lý từ thời kỳ

cận - hiện đại tới nay và được phát triển bởi J. Stoner và S. Robbins: “ Quản lý là tiến

trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức và kiểm tra các hoạt động của các thành viên trong tổ chức và việc sử dụng tất cả các nguồn lực khác nhau của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”8.

Cách định nghĩa thứ ba nhấn mạnh đến phương pháp kĩ thuật quản lý tác động

vào con người, điển hình là M.P Follet (1868-1933) tiếp cận quản lý dưới góc độ quan

hệ con người, khi nhấn mạnh tới nhân tố nghệ thuật trong quản lý đã cho rằng: “Quản lý là nghệ thuật đạt được mục tiêu thông qua người khác”9

Ở Việt Nam, cũng có rất nhiều tác giả đưa ra các khái niệm quản lý khác nhau như:

- Vũ Dũng đưa ra khái niệm: “Quản lý là sự tác động có định hướng, có mục

đích, có kế hoạch và có hệ thống thông tin của chủ thể đến khách thể của nó”.10

- Theo Nguyễn Quốc Chí và Nguyễn Thị Mỹ Lộc cho rằng: “Hoạt động quản lý là tác động có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý (người quản lý) đến khách thể quản lý (người bị quản lý) trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành và đạt mục đích của tổ chức”11. 7 Phan Huy Đường (2017), Giáo trình Khoa học quản lý, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Tr.12 8 Phan Huy Đường (2017), Giáo trình Khoa học quản lý, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, tr.12 9 Phan Huy Đường, (2017), Giáo trình Kho học quản lý, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, tr.12 10 Vũ Dũng, (2011), Giáo trình Tâm lý học quản lý, NXB Đại học sư phạm, tr.47 11 Nguyễn Quốc Chí và Nguyễn Thị Mỹ Lộc (2012), Đại cương khoa học quản lý, NXB Đại học giáo dục, Đại học quốc gia Hà Nội, tr.16.

Kế thừa những nhân tố hợp lý của các tiếp cận và quan niệm về quản lý trong

lịch sử tư tưởng quản lý cho đến nay, có thể tổng hợp và rút ra định nghĩa về quản lý như sau: Quản lý là tác động có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình của chủ

thể quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu

của tổ chức trong điều kiện môi trường biến đổi.

Từ định nghĩa này, có thể thấy rằng: - Quản lý là biểu hiện mối quan hệ giữa con người với con người, đó là quan hệ

giữa chủ thể quản lý với đối tượng quản lý. Quản lý là tác động có ý thức, bằng quyền

lực, theo quy trình, là phối hợp các nguồn lực, nhằm thực hiện mục tiêu chung và quản

lý tồn tại trong một môi trường luôn biến đổi

Như vậy, quản lý là một hệ thống bao gồm những nhân tố cơ bản: chủ thể quản

lý, đối tượng quản lý, mục tiêu quản lý, công cụ, phương tiện quản lý, cách thức quản lý

(có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình) và môi trường quản lý. Những nhân tố đó có

quan hệ và tác động lẫn nhau để hình thành nên quy luật và tính quy luật quản lý.

Từ những định nghĩa trên, chúng ta có thể hiểu quản lý văn phòng là sự tác

động của nhà quản trị văn phòng lên các đối tượng trong văn phòng (cơ sở vật chất,

con người, thông tin...) nhằm hoàn thành nhiệm vụ của văn phòng một cách hiệu quả.

1.2. Nội dung công tác tổ chức và quản lý văn phòng

1.2.1. Tổ chức bộ máy văn phòng Tổ chức bộ máy văn phòng là việc phân chia hệ thống quản lý thành các bộ

phận và xác định các mối quan hệ giữa chúng với nhau tức là chúng ta xác định chức

năng, quyền hạn, nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy văn phòng và lựa chọn, bố

trí cán bộ vào các cương vị phụ trách các bộ phận đó.

Bộ máy văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn phòng bố trí để

đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng. Các bước xây dựng bộ máy văn

phòng cụ thể như sau:

Bước 1: xác định chức năng nhiệm vụ Chức năng có thể được hiểu là những khả năng, năng lực của một chức vụ, vị trí hay bộ phận được tạo ra để thực thi một mục đích nào đó của tổ chức. Thông thường, một tổ chức có hai loại chức năng: chức năng nghiệp vụ và chức năng quản trị. Chức năng quản trị là chức năng hoạch định, tham mưu và giám sát nhằm quản trị công việc của tổ chức. Trong thực tế, chức năng được cụ thể hóa bằng các nhiệm vụ. Để xác định nhiệm vụ, người ta sẽ đặt câu hỏi: chức năng đó cụ thể là làm những

nhiệm vụ gì? Thí dụ một trong những chức năng của bộ phận nhân sự là tuyển dụng nhân viên đáp ứng nhu cầu lao động cho doanh nghiệp. Chức năng này được cụ thể hóa bằng các nhiệm vụ: thống kê tình hình sử dụng và biến động nhân sự; đánh giá

năng lực nhân sự; xây dựng kế hoạch tuyển dụng; tuyển dụng; đánh giá nhân sự sau

tuyển dụng.

Bƣớc 2: xác lập các quy trình thực hiện các nghiệp vụ văn phòng Sau khi đã xác định được các nhiệm vụ phải thực hiện, cần xác định quy trình

tiến hành nhiệm vụ đó ra sao. Để xây dựng các quy trình, người ta thường dùng công

cụ 4W1H (what-who-when-where-how) và được diễn tả bằng một lưu đồ (flow chart).

Nghĩa là cần xác định các bước thực hiện theo thứ tự: việc gì (what), ai thực hiện (who), thứ tự và thời gian giải quyết (when), địa điểm thực hiện (where), cách thức

tiến hành (how).

Quy trình có mục đích rõ ràng giúp mọi người trong tổ chức hiểu và thống nhất

một cách làm. Đồng thời, nó cũng là công cụ giám sát và chẩn đoán hoạt động của tổ

chức có đồng bộ hay không.

Bƣớc 3: lập sơ đồ tổ chức và định biên nhân sự Khi đã hình dung rõ văn phòng có những chức năng gì và được cụ thể hóa bằng

các nhiệm vụ gì thì tùy tình hình thực tế, có thể gom các nhiệm vụ đó lại thành từng

nhóm có mối liên quan với nhau về con người, nghiệp vụ chuyên môn... để hình thành

một sơ đồ tổ chức hay còn gọi là bộ máy.

Khi thiết kế sơ đồ, cần lưu ý bộ máy phải đảm bảo chuyển tải thông tin thông

suốt, không bị sai lệch giữa các cấp. Do vậy, sơ đồ càng có nhiều cấp thì nguy cơ sai

lệch hoặc tắc nghẽn thông tin càng cao.

Ngoài ra, cần chú ý xác định tầm hạn quản trị cho phù hợp. Tầm quản trị là khả

năng quán xuyến hoặc quản lý hệ thống của người quản lý. Công việc đơn giản thì tầm

quản trị rộng; càng phức tạp thì càng phải hẹp.

Sau khi xác định được mô hình tổ chức, tùy theo khối lượng công việc và tính

chất nghiệp vụ đòi hỏi mà xác định cần bao nhiêu người và trình độ ra sao.

Bƣớc 4: xác định bảng mô tả công việc cho từng vị trí Sơ đồ đã được định biên và quy trình nghiệp vụ được xác định ở bước 2 sẽ giúp

xác định yêu cầu về trình độ hiểu biết, kỹ năng nghiệp vụ, trách nhiệm xử lý những

loại nghiệp vụ nào của từng vị trí và cả việc phải báo cáo cho ai. Đây là cơ sở để hình thành bảng mô tả công việc cho từng vị trí.

Bƣớc 5: bố trí nhân sự Có sơ đồ tổ chức, có bảng mô tả công việc, có hồ sơ nhân sự, vấn đề còn lại là xác định nhân sự hiện tại có đảm đương được vị trí này hay không. Để làm được điều này, cần tiến hành đánh giá sự phù hợp. Nếu phù hợp trên 70% thì có thể bố trí vào vị

trí đó và lên kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo bổ sung. Nếu dưới 70% thì nên bố trí sang vị trí khác và thay người khác.

Ngoài ra, nếu công việc chỉ mang tính thời vụ, ngắn hạn hoặc cần độ chuyên

nghiệp cao thì phương án thuê ngoài đôi khi là phương án tối ưu.

1.2.2. Tổ chức nhân sự văn phòng Lực lượng nhân sự trong cơ quan văn phòng được hiểu là tất cả những người tham gia vào hoạt động của văn phòng, bất kể họ làm gì, giữ vị trí hay cương vị gì

trong cơ quan văn phòng đó.

Nhân sự trong cơ quan văn phòng có vai trò to lớn. Bất kỳ tổ chức nào cũng cần

đến một yếu tố đặc biệt quan trọng đó là lao động. Lao động vừa là một yếu tố tham gia cấu thành tổ chức (xét về mặt cơ cấu tổ chức), vừa là chủ thể trong quá trình hoạt

động của cơ quan, đơn vị (xét về địa vị các yếu tố, mối quan hệ nội tại trong tổ chức).

Bởi vì, lao động không chỉ tạo ra năng lực hoạt động theo số lượng sức lao động hiện

có mà còn chủ động sáng tạo làm cho năng lực hoạt động được tăng cường hơn rất

nhiều trong những điều kiện, hoàn cảnh cụ thể.

Do có vai trò quan trọng như vậy nên các cơ quan, đơn vị luôn chú trọng đến

công tác tổ chức nhân sự nói chung, nhân sự cơ quan văn phòng nói riêng.

Muốn phát huy được sức mạnh của mỗi nhân sự trong việc thực hiện thắng lợi

mục tiêu của tổ chức thì cần phải xếp đặt phối hợp các nhân sự theo một trật tự nào đó,

việc làm đó gọi là công tác tổ chức nhân sự trong cơ quan, đơn vị.

Từ đó, đã có rất nhiều những quan điểm khác nhau về quản trị nhân sự

Quản trị nhân sự: là một lĩnh vực đặc biệt quan trọng vì: "Mọi quản trị nhân sự

suy cho cùng là quản trị con người". Chính vì vậy, mà nội dung của quản trị nhân sự rất phức tạp và liên quan đến nhiều vấn đề.

Theo Nguyễn Hữu Thân: "Quản trị nhân sự là việc tuyển mộ, tuyển chọn, duy

trì, phát triển, sử dụng, động viên và cung cấp những tiện nghi cho tài nguyên nhân sự thông qua tổ chức”12.

Theo PGS. PTS Đỗ Hoàng Toàn: "Quản trị nhân sự là việc bố trí, sử dụng

những người lao động, cùng với máy móc, thiết bị, những phương pháp công nghệ,

công nghệ sản xuất, những nguồn nguyên nhiên liệu một cách có hiệu quả nhất trong cơ quan, đơn vị"13.

Theo Trần Kim Dung thì: "Quản trị nhân sự chính là chức năng cán bộ, một trong những chức năng cơ bản của quản trị nhân sự là đi sâu nghiên cứu, khai thác mọi tiềm năng có trong mỗi nhân viên, khuyến khích họ làm việc chủ động, sáng tạo với hiệu suất cao, làm việc tận tâm trung thành với công ty"14

12 Nguyễn Hữu Thân (2012 ),Quản trị nhân sự, NXB Thống Kê, Tr.36. 13PGS.TS Đỗ Hoàng Toàn, (1994), Trích trong cuốn Những vấn đề cơ bản của Quản trị kinh doanh, (1994), NXB Khoa học và Kĩ thuật 14 Trích trong cuốn Quản trị nhân sự, tác giả Trần Thị Kim Dung, NXB Thống Kê.

Từ khái niệm khác nhau chúng ta có thể đưa ra một khái niệm ngắn gọn và đầy đủ về quản trị nhân sự như sau: "Quản trị nhân sự được hiểu là một quá trình tổ chức

và sử dụng nguồn lao động trong doanh nghiệp nói chung và đối với văn phòng nói

riêng một cách có khoa học, nhằm khai thác có hiệu quả nguồn lực nhân sự thông qua phân tích công việc, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự, đãi ngộ nhân sự và

đánh giá kết quả công việc".

Trên cơ sở tiến hành tuyển dụng, phát triển đào tạo nhân sự thì công tác quản trị

văn phòng gồm dự thảo chiến lược, chính sách, thực hiện kế hoạch, cung cấp kịp thời chính xác những thông tin, đôn đốc các bộ phận tiến hành thực hiện có hiệu quả các

quyết định của lãnh đạo, đề xuất, kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động của cơ quan,

đơn vị.

Những nội dung cơ bản của quản trị nhân sự trong văn phòng. Hoạt động quản trị nhân sự có ảnh hưởng lớn đến sự thành bại của mỗi một cơ

quan, đơn vị. Vì thế mà hoạt động quản trị nhân sự trong văn phòng rất phức tạp đòi

hỏi phải có sự quan tâm thích đáng của các nhà quản trị. Hoạt động quản trị nhân sự

bao gồm 5 nội dung chủ yếu sau:

- Phân tích công việc: Là một quá trình (bao gồm công việc và thủ tục) nhằm

xác định các loại công việc phải thực hiện, tính chất và đặc điểm của mỗi công việc

đó, quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng thực hiện theo yêu cầu của công việc đó là gì?

phức tạp hay đơn giản, chức trách đảm đương công việc đó là gì? công việc đó đòi hỏi

những kỹ năng gì? mà khi thực hiện công việc cần phải có.

- Tuyển dụng nhân sự: Là quá trình tìm kiếm, lựa chọn nhân sự để đáp ứng

nhu cầu lao động của đơn vị về số lượng, chất lượng và cơ cấu tổ chức trong một thời

kỳ nhất định.

- Đào tạo và phát triển nhân sự: Đào tạo và phát triển nhân sự là quá trình

giảng dạy, hướng dẫn bồi dưỡng, nhằm nâng cao trình độ chuyên môn tay nghề, trình

độ hiểu biết và các phẩm chất khác đối với mỗi người nhân viên trong văn phòng. Mỗi

nghiệp vụ văn phòng đều cần đến lao động có trình độ, chuyên môn vững vàng. Do

vậy phải có kế hoạch đào tạo cụ thể giúp cho người lao động làm quen với công việc,

đúng chuyên môn, sở trường và thích nghi với công việc được giao. Hoạt động của cơ quan diễn ra thường xuyên liên tục đòi hỏi các bộ phận hành chính nhân sự phải bố trí hợp lý, cân đối với các yếu tố vật chất và giữa các bộ phận.

Ngày nay với sự phát triển của khoa học kỹ thuật thì yêu cầu và đòi hỏi về người làm công tác văn phòng ngày càng cao, muốn vậy mỗi cơ quan, đơn vị cần coi trọng và quan tâm chú ý tới vấn đề nhân sự trong công tác văn phòng.

- Đãi ngộ nhân sự Trong văn phòng, đãi ngộ nhân sự quyết định sự hăng hái hay không của người lao động và qua đó ảnh hưởng tới hiệu quả công việc văn phòng. Đãi ngộ nhân sự có

thể được thông qua bằng đãi ngộ về vật chất (tiền lương, tiền thưởng, phúc lợi xã

hội...), đãi ngộ bằng tinh thần (thoả mãn nhu cầu tinh thần của con người như: có niềm

vui trong công việc, được tôn trọng và quý trọng, được thăng tiến trong công việc, được quan tâm giúp đỡ, khuyến khích mỗi khi gặp khó khăn hoặc có sự rủi ro xảy ra

đối với bản thân và gia đình họ).

- Đánh giá kết quả thực hiện công việc: Trước công việc được giao, Lãnh đạo

văn phòng cần đánh giá đúng mực, trung thực công bằng những thành tích mà người lao động đạt được, động viên khuyến khích kịp thời, đồng thời rút ra những tồn tại yéu

kém để họ có thể tiếp thu và rút ra kinh nghiệm làm tốt hơn.

1.2.3. Tổ chức mua sắm trang thiết bị và ứng dụng CNTT

1.2.3.1. Tổ chức mua sắm trang thiết bị Trang thiết bị văn phòng là những công cụ, dụng cụ, phương tiện phục vụ trực

tiếp cho công việc của cán bộ, nhân viên trong cơ quan, đơn vị. Hay nói cách khác

trang thiết bị văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động văn phòng. Tùy theo

mức độ phát triển của nền kinh tế và nhu cầu thực tiễn của công tác văn phòng mà

người ta trang bị những máy móc, đồ dùng cần thiết.

Văn phòng là nơi tập hợp mọi nhu cầu về trang thiết bị, phương tiện làm việc từ

các bộ phận, phòng ban.

Văn phòng là đơn vị rà soát, chủ trì việc mua sắm, quản lý trang thiết bị của cơ

quan, đơn vị. Tuy nhiên tại một số doanh nghiệp có bộ phận chuyên môn quản lý sẽ có nhiệm vụ tham gia phối hợp mua sắm trang thiết bị có giá trị lớn hoặc kỹ thuật phức tạp

Trang thiết bị văn phòng: bao gồm máy vi tính, máy in, máy scan, máy

photocopy, máy fax, máy chiếu, máy hủy hồ sơ, máy ghi âm ghi hình, thiết bị hội nghị,

thiết bị dân dụng điều hoà, tủ lạnh, ti vi và các loại công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm,

tài sản cố định như ô tô… phục vụ cho sinh hoạt, điều kiện làm việc trong quá trình

hoạt động của cơ quan, đơn vị.

Tổ chức mua sắm và quản lý trang thiết bị văn phòng cần phải xác định nhu cầu

mua sắm trang thiết bị; phê duyệt kế hoạch mua sắm; đánh giá, chọn lựa nhà cung cấp;

ký hợp hợp đồng mua tài sản, làm thủ tục thanh toán; kiểm tra, nhận hàng và bàn giao cho đơn vị sử dụng;

Trong quá trình sử dụng cần phải sử dụng đúng cách, đúng mục đích và bảo dưỡng định kì các máy móc thiết bị: lập bảng danh mục các thiết bị; lập kế hoạch bảo dưỡng máy móc thiết bị; duyệt kế hoạch tiến hành bảo dưỡng, sửa chữa; nghiệm thu thiết bị; lập biên bản nghiệm thu đưa thiết bị đi vào hoạt động.

Đối với trường hợp khi máy móc thiết bị xảy ra sự cố, cần phải kiểm tra và tiến hành lập biên bản đánh giá mức độ hỏng hóc, sau đó làm công văn đề xuất sửa chữa hoặc mua mới thay thế kịp thời bảo đảm tiến độ công việc của các phòng ban.

Cần kiểm kê tài sản định kì hàng năm. Đối với các thiết bị đã cũ, hỏng hoặc

không còn phù hợp với điều kiện và hoạt động của cơ quan, đơn vị, cần phải lập kế

hoạch thanh lý trình lãnh đạo văn phòng xét duyệt.

1.2.3.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng Văn phòng thực hiện chức năng thông tin thông qua hàng loạt các hoạt động

như tìm kiếm thông tin, tiếp nhận, xử lý thông tin (bao gồm phân tích, so sánh, hệ

thống hóa, tổng hợp…); cung cấp thông tin cho các cấp lãnh đạo để ban hành các quyết định quản lý; phổ biến thông tin và lưu giữ thông tin.

Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng nguồn lực con người và công nghệ

thông tin để tiếp nhận các nguồn dữ liệu như yếu tố đầu vào và xử lý chúng thành các

sản phẩm thông tin là các yếu tố đầu ra. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác

văn phòng (Information Technology) là việc con người sử dụng máy tính và phần

mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền, thu thập thông tin và cung

cấp giải pháp xử lý thông tin trên nền công nghệ để thực hiện công tác văn phòng một

cách phù hợp và tối ưu nhất, nhằm nâng cao hiệu quả công việc, hoàn thành tốt nhất

các nhiệm vụ được giao của văn phòng.

Ngày nay với sự phát triện của CNTT thì việc thực hiện những công việc thu

thập và xử lý thông tin của văn phòng trở nên nhanh chóng, hiệu quả hơn rất nhiều.

CNTT đã góp phần giải phóng cho cán bộ, nhân viên văn phòng giảm bớt nhiều thao

tác mang tính sự vụ để có thể tập trung cho những nhiệm vụ quan trọng khá, giúp hoạt động quản lý và điều hành văn phòng đạt hiệu quả cao hơn.

Để ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng yêu cầu: Vấn đề nhân lực: cần phải có đội ngũ cán bộ nhân viên văn phòng có trình độ

tin học cao, sử dụng thông thạo máy vi tính và các phần mềm ứng dụng cùng những

kiến thức cơ bản về mạng máy tính, internet vv….

Vấn đề trang thiết bị tin học: cần phải trang bị hệ thống trang thiết bị tin học

như máy ví tính, máy in, máy scan… có kết nối mạng Internet và hệ thống cơ sở hạ

tầng mạng bao gồm đường truyền, server, các thiết bị mạng.

Vấn đề xây dựng và sử dụng phần mềm máy tính: xây dựng phần mềm chuyên biệt để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể do công tác văn phòng đặt ra. Các phần mềm phải tích hợp để sử dụng chung một đầu mối truy cập qua “Cổng thông tin điện tử”; và có kế hoạch bảo mật dữ liệu, thường xuyên bảo trì, nâng cấp phần mềm cho phù hợp với nhu cầu công việc thực tế.

Ứng dụng công nghệ thông tin là giải pháp hỗ trợ đắc lực cho công tác văn

phòng, giúp xử lý lượng lớn thông tin một cách hiệu quả, kịp thời.Văn phòng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tham mưu bằng việc thực hiện theo dõi các chương trình công tác, sắp xếp lịch làm việc thông qua các phần mềm theo dõi công việc, phần

mềm nhắc nhở...Trong công tác hành chính, tổ chức, ứng dụng công nghệ thông tin đảm

bảo quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu; sử dụng biểu mẫu văn bản có sẵn tiết kiệm được chi

phí phát hành và thời gian triển khai.Trong công tác quản trị, tài vụ: ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý cở sở vật chất kỹ thuật một cách khoa học, thuận lợi

cho việc kiểm tra, kiểm soát tài sản cơ quan, doanh nghiệp trách thất thoát.

Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng trước hết giúp cho công việc văn

phòng được giải quyết nhanh chóng, chính xác, hiệu quả và tiết kiệm. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng là sự cần thiết, tất yếu trong hoạt động tổ

chức và quản lý văn phòng.

1.2.4. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn phòng Các nghiệp vụ văn phòng cần được xây dựng với quy trình chặt chẽ, khoa học

kết hợp trang thiết bị văn phòng hiện đại để thúc đẩy hoạt động văn phòng được vận

hành trôi chảy, thông suốt và hiệu quả. Các nghiệp vụ văn phòng bao gồm:

- Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý cơ quan tổ chức

- Tổ chức và quản lý công tác hội họp

- Tổ chức các chuyến đi công tác

- Tổ chức quản lý văn bản

- Công tác lễ tân

Để tổ chức và quản lý nghiệp vụ văn phòng cần phải đảm bảo các vấn đề sau:

Thứ nhất, Hình thành các bộ phận nghiệp vụ Thứ hai, Bố trí nhân sự thực hiện nghiệp vụ

Thứ ba, Xây dựng quy trình nghiệp vụ

Thứ tư, Kiểm tra đánh giá thực hiện nghiệp vụ

Tất cả các nghiệp vụ đều được xây dựng các quy trình nghiệp vụ riêng cụ thể ở

từng nghiệp vụ:

1.2.4.1. Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý cơ quan tổ chức Trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay trên thế giới cũng như ở Việt Nam,

vấn đề sử dụng thông tin trong lãnh đạo quản lý đã trở thành đòi hỏi tất yếu của sự

phát triển đối với cơ quan, tổ chức để thực hiện tốt chức năng thu thập, xử lý thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác và có hiệu quả, văn phòng phải tổ chức công tác thông tin một cách khoa học.

Khi tổ chức thông tin phải kịp thời, chính xác, đầy đủ; có tính hệ thống và tổng hợp, thông tin phải đơn giản, dễ đọc, dễ hiểu, dễ tiếp nhận, phù hợp; bảo mật và đảm bảo tính hiệu quả.

Quy trình tổ chức công tác thông tin Bước 1: Xây dựng và tổ chức nguồn tin Bước 2: Thu thập thông tin

Bước 3: Phân tích và xử lý thông tin

Bước 4: Cung cấp, phổ biến thông tin

Bước 5: Lưu trữ, bảo quản thông tin Hệ thống thông tin chính là phương tiện quan trọng để văn phòng thực hiện tốt

nhiệm vụ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý và chức năng tổng hợp, tham mưu

giúp cho lãnh đạo trong việc quản lý, điều hành công việc.

1.2.4.2. Tổ chức và quản lý công tác hội họp Hội họp là một hình thức của hoạt động quản lý, một cách thức giải quyết công

việc. Thông qua, nhà quản lý, lãnh đạo trực tiếp chỉ đạo điều hành để giải quyết các

công việc cần thiết, quan trọng. Tổ chức khoa học công tác hội họp của cơ quan, đơn

vị có tác động rất lớn đến chất lượng, hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức và nó

gắn liền với chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.

Họp thường có họp tham mưu tư vấn, họp làm việc, họp chuyên môn, họp giao

ban, hội nghị tập huấn, hội nghị sơ kết tổng kết.

Ngoài việc họp để chỉ đạo, điều hành công việc, trao đổi thông tin, kiểm soát

công việc của các phòng ban, cá nhân; hội họp còn nhằm tạo ra sự phối hợp hành

động, đề cao tinh thần tập thể, phát huy sự tham gia rộng rãi của các bộ phận, cá nhân

góp phần tăng năng suất hiệu quả công việc. Trong cuốn “Tổ chức làm việc theo khoa

học của Kerry Gleeson có đưa ra quan điểm rất sâu sắc: “Mọi người đều phải nhờ đến

nhau để giải quyết công việc nên hội họp là điều kiện lý tưởng nhất để mọi người có thể trao đổi và phổ biến những cái mới, nhiệm vụ mới”15.

Nguyên tắc tổ chức hội họp Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm nguyền và phạm vi trách nhiệm được

phân công.

Chỉ tiến hành họp khi thật sự cần thiết

Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, trách nhiệm

trong từng công việc.

Điều hành họp theo chương trình kế hoạch, đảm bảo hiệu quả tiết kiệm

Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp các loại

cuộc họp với nhau.

Quản lý việc tổ chức hội họp Ban hành các quy định pháp lý về hội họp. Nhà quản lý lãnh đạo cần phải ban hành các quy chế, quy định về chế độ hội họp tại cơ quan, đơn vị mình. Các quy chế,

15 Kerry Glesson (2003), Tổ chức làm việc theo khoa học, NXB Thanh Niên, tr.106”

quy định đó có thể là một văn bản riêng hoặc là một phần trong quy chế hoạt động chung của cơ quan, đơn vị.

Xây dựng kế hoạch tổ chức hội họp thường kỳ của cơ quan, đơn vị. Đây là công

việc cần thiết trong quản lý hội họp, giúp cho việc tổ chức hội họp được hoạch định một cách khoa học, đảm bảo tính chủ động và mang lại hiệu quả thiết thực.

Các cơ quan, đơn vị cần tăng cường đôn đốc kiểm tra việc tổ chức hội họp theo

đúng quy định của pháp luật, chống lãng phí.

Thực hiện quy trình tổ chức hội họp Bước 1: Chuẩn bị cho cuộc họp ( lập kế hoạch, chương trình tổ chức hội họp;

soạn thảo và gửi giấy mời họp; chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp)

Bước 2: Tiến hành cuộc họp (đón tiệp đại biểu, điều hành cuộc họp, ghi biên

bản họp)

Bước 3: Kết thúc cuộc họp (tổng hợp các văn bản, tài liệu trong cuộc họp để lập

hồ sơ công việc; hoàn thiện biên bản họp gửi các bộ phận, các nhân liên quan triển

khai công việc; thông báo kết quả cuộc họp, các văn bản quyết định được thông qua;

tổng kết rút kinh nghiệm; thanh quyết toán và lập hồ sơ cuộc họp)

Hội họp là hình thức hoạt động phổ biến và rất quan trọng nhằm phục vụ công

việc điều hành và quản lý của người lãnh đạo. Do vậy mỗi cơ quan đơn vị, cá nhân và

nhất là bộ phận văn phòng cần trau dồi nâng cao kỹ năng tổ chức hội họp, giúp cho

công tác tổ chức hội họp đạt chất lượng, hiệu quả.

1.2.4.3. Tổ chức các chuyến đi công tác Văn phòng với chức năng nhiệm vụ của mình là bộ phận tham mưu, giúp việc

trong hoạt động quản lý điều hành của các cấp lãnh đạo, trong đó có việc tổ chức các

chuyến đi công tác của cơ quan, đơn vị. Đây là một hình thức hoạt động được tổ chức

phổ biến, thường xuyên và rất cần thiết với mục đích để giải quyết công việc, kiểm

tra, đôn đốc, chỉ đạo công việc của đơn vị cấp dưới hoặc nghiên cứu thị trường, ký kết

hợp đồng. Do vậy văn phòng cần tích cực, chủ động, chuẩn bị chu đáo cho quá trình tổ

chức chuyến đi công tác được hiệu quả, thiết thực.

Để tổ chức chuyến đi công tác cần lập kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác có

nghĩa là dự kiến các công việc cần chuẩn bị và các công việc phải làm như: mục đích chuyến đi, nội dung chuyến công tác, thành phần tham dự, hồ sơ tài liệu, thời gian chuyến đi, địa điểm đến, kinh phí cho chuyến công tác.

Bên cạnh đó văn phòng cần xác định trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân liên quan đến việc chuẩn bị và tổ chức chuyến đi công tác. Kế hoạch phải được lập chi tiết cụ thể và gửi sớm trước tới các bộ phận, cá nhân có liên quan để nắm bắt và kịp

thời điều chỉnh khi cần thiết. Văn phòng cần phải phối hợp với các bộ phận, cá nhân có liên quan để lường trước những khó khăn, phát sinh, lên phương án dự trù và sẵn sàng giải quyết mọi vấn đề một cách kịp thời.

Tổ chức và quản lý chuyến đi công tác Liên hệ với cơ quan, tổ chức nơi đến công tác: đây là yêu cầu bắt buộc trừ các chuyến đi kiểm tra đột xuất. Liên hệ bằng điện thoại trước nếu đối tác chấp nhận thì

gửi văn bản tới sau. Trong văn bản cần đảm bảo thông tin một cách chính xác, đầy đủ

để tạo điều kiện cho phía cơ quan tiếp nhận có sự chuẩn bị đón tiếp cũng như chuẩn bị

về mặt nội dung công việc.

Nếu trường hợp chuyến đi công tác bị hủy hoặc thay đổi một số nội dung, văn

phòng cần thông báo kịp thời cho cơ quan tiếp nhận được biết.

Đối với những chuyến công tác nước ngoài, văn phòng cần sớm thực hiện các

thủ tục cấp hộ chiếu, giấy phép xuất nhập cảnh và liên hệ cơ quan nước sở tại.

Trước khi đoàn xuất phát cần kịp thời thông báo bằng điện thoại hoặc email về

ngày giờ đoàn sẽ đến cho cơ quan tiếp nhận công tác biết.

Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và giải quyết các thủ tục hành chính: Việc chuẩn bị hồ

sơ, tài liệu phải kỹ càng, cẩn thận và tránh sai sót.

Sử dụng phương tiện phục vụ chuyến công tác: văn phòng phải nắm vững các

chặng dừng chân và các hệ thống dịch vụ để lựa chọn phương tiện cho phù hợp, an toàn.

Chuẩn bị kinh phí phục vụ chuyến đi công tác: Khi lập dự trù kinh phí phải lưu

ý đến chi phí thực tế và các khoản dự phòng cho những chi phí phát sinh. Cần nắm

vững các quy định của nhà nước về công tác phí. Khi đi công tác, các thành viên tham gia cần lưu ý về việc lưu giữ chứng từ hóa đơn để quyết toán tài chính sau chuyến đi.

Kiểm tra lại công việc chuẩn bị: Trước ngày chuyến đi công tác diễn ra văn

phòng cần kiểm tra lại lịch trình chuyến đi, thời gian khởi hành kết thúc, phương tiện

vận chuyển, các tài liệu quan trọng và các giấy tờ cần thiết mang theo.

Khi đoàn công tác trở về, văn phòng cần báo cáo tóm tắt hoạt động của cơ quan

đơn vị trong thời gian lãnh đạo đi công tác. Chuyển các văn bản, thư từ văn phòng

nhận, báo cáo lãnh đạo tiến độ giải quyết công việc trong quá trình lãnh đạo đi công

tác. Văn phòng cần nhận lại các chứng từ chi phí từ chuyến công tác để làm thủ tục

thanh toán. Văn phòng tập hợp các văn bản, hồ sơ về chuyến đi công tác để lập hồ sơ lưu trữ.

1.2.4.4. Tổ chức quản lý văn bản Văn bản là nguồn tư liệu cung cấp thông tin quan trọng, phong phú, có độ tin cậy và chính xác cao, gắn liền với hoạt động quản lý của mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp. Văn bản là cơ sở pháp lý để tiến hành kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động

của mỗi cơ quan, đơn vị.

Tất cả các văn bản đi và văn bản đến của cơ quan, đơn vị phải được quản lý tập

trung thống nhất tại bộ phận văn thư của cơ quan, đơn vị.

Văn bản đi và văn bản đến vào ngày nào phải đăng ký, phát hành và chuyển

giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến phải đóng

dấu đến, tùy theo mức độ khẩn như Hỏa tốc, Hỏa tốc hẹn giờ, Thượng khẩn và Khẩn, phải được đăng ký trình và chuyển giao tới bộ phận, cá nhân liên quan ngay sau khi

nhận được.

Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước được đăng ký, quản lý theo quy định

pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

Theo dõi chặt chẽ việc giải quyết công văn tài liệu, không để sót việc, chậm việc.

Quản lý văn bản đến: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến: tiếp nhận văn bản đến,

phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu đến, đăng ký văn bản đến bằng sổ hoặc phần mềm

quản lý văn bản. Trình và chuyển giao văn bản đến. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc

việc giải quyết văn bản đến

Quản lý văn bản đi: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

ghi số và ngày tháng năm của văn bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật;

đăng ký văn bản đi bằng sổ hoặc bằng phần mềm quản lý văn bản; làm thủ tục chuyển

phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi.

Lập hồ sơ hiện hành: là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành

trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành các hồ sơ theo những nguyên tắc

nhất định như hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự.

Lập hồ sơ giúp cán bộ, nhân viên giải quyết công việc hàng ngày nhanh chóng, hiệu quả; giúp cho việc quản lý chặt chẽ văn bản tài liệu tránh tình trạng mất mát thất

lạc văn bản, bảo vệ bí mật của cơ quan đơn vị; tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu

trữ sau này.

Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: Lập kế hoạch giao nộp tài liệu

hàng năm bao gồm các nội dung chính: yêu cầu giao nộp tài liệu, danh sách các đơn vị

nộp tài liệu, thành phần, khối lượng, thời gian của tài liệu, lịch tiếp nhận tài liệu của

từng đơn vị và các thủ tục giao nộp tài liệu

Chuyển giao tài liệu vào lưu trữ cơ quan: lập bản mục lục hồ sơ, tài liệu nộp

lưu và lập biên bản giao nhận tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Ký giao nhận trong bản mục lục và biên bản là người phụ trách đơn vị có hồ sơ nộp lưu và người phụ trách lưu trữ cơ quan.

Tổ chức khoa học công tác quản lý văn bản, lưu trữ văn bản sẽ góp phần đảm bảo thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác cho quản lý, điều hành mọi công việc của cơ quan, đơn vị.

1.2.4.5. Công tác lễ tân Lễ tân là tổng hợp các hoạt động diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc giữa các tổ chức cá nhân; là người trực tiếp ảnh hưởng nhiều nhất đến ấn tượng

của công ty trong lòng khách hàng. Một nhân viên lễ tân chuyên nghiệp phải là người

hiểu rõ hơn ai hết hoạt động của công ty, vì khi cần thiết họ sẽ giải đáp thắc mắc của

đối tác, khách hàng về những vấn đề xoay quanh công ty. Ngoài những am hiểu về kiến thức nghề nghiệp, một lễ tân chuyên nghiệp cần biết rộng về văn hóa ứng xử giao

tiếp, ngoại ngữ, sử dụng công nghệ thông tin. Một lễ tân chuyên nghiệp cần phải phản

ứng nhanh nhạy và khả năng giải quyết tốt các tình huống phát sinh.

Hoạt động lễ tân thường được tổ chức nhân dịp hội nghị, đón khách đến thăm, lễ kỷ niệm, lễ bổ nhiệm vv….Công tác lễ tân văn phòng bao gồm các việc như: tiếp

khách, đón khách; tổ chức các cuộc hẹn gặp; giao tiếp qua điện thoại, tổ chức tiệc

chiêu đãi

Tổ chức tốt công tác lễ tân giúp tiết kiệm thời gian cho lãnh đạo, tạo ấn tượng

tốt đẹp cho khách, tạo thuận lợi cho quan hệ đối tác.

Lễ tân không chỉ có tầm quan trọng nhất định trong bộ máy văn phòng mà còn

có tác động không nhỏ trong việc tạo nên tinh thần làm việc, bầu không khí làm việc

cho mỗi người trong văn phòng.

1.2.5. Xây dựng và thực hiện theo kế hoạch Chương trình, kế hoạch công tác có thể hiểu là sự định hình dự kiến về mục tiêu

định hướng và phương thức thực hiện các mục tiêu định hướng đã đề ra của một cơ

quan tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định

Chương trình kế hoạch là phương tiện hoạt động của cơ quan tổ chức nhằm đảm bảo cho những hoạt động diễn ra một cách liên tục thống nhất đúng yêu cầu mục

đích đã đặt ra.

Chương trình, kế hoạch là căn cứ, cơ sở để người đứng đầu cơ quan, tổ chức chỉ

đạo, quản lý, điều hành công việc trong từng thời gian, vừa bảo đảm tính chủ động,

quán xuyến toàn bộ các mặt công tác vừa thực hiện được những công việc trọng tâm,

không bị sa vào những công việc trước mắt, không bị hút vào những công việc mang

tính sự vụ, đảm bảo thực hiện công việc đúng tiến độ đề ra.

Chương trình, kế hoạch được xây dựng có tính khoa học, tính thực tiễn cao, sẽ

là nhân tố quan trọng đảm bảo thực hiện có hiệu quả mục tiêu, nhiệm vụ đã đề ra.

Quy trình lập chương trình, kế hoạch công tác Lập chương trình, kế hoạch công tác của một cơ quan tổ chức phải tuân thủ

theo quy trình cụ thể sau:

Bước 1: Nghiên cứu chọn việc và dự kiến nội dung công việc để đưa vào

chương trình kế hoạch công tác

Thu thập đầy đủ các thông tin, các dữ liệu có liên quan đến việc lập chương

trình, kế hoạch công tác

Rà soát lại các hồ sơ, văn bản về hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm xác định

rõ những công việc còn tồn tại, trình tự ưu tiên giải quyết những công việc đó trong

thời gian tới

Tham khảo ý kiến của trưởng đơn vị có liên quan về chương trình, kế hoạch bằng cách đặt ra với những câu hỏi gợi ý cụ thể: sự cần thiết về công việc dự kiến phải

làm, tính khả thi của những công việc đề ra, định hướng những công việc phải làm,

những nhiệm vụ phải làm cần bàn bạc cụ thể, chi tiết.

Bước 2: Xây dựng dự thảo chương trình, kế hoạch Xác định rõ tên gọi của chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, tổ chức,

phạm vi thời gian, đối tượng thực hiện, tên của các công việc được giải quyết, hình

thức giải quyết (họp, văn bản, đề án, tổ chức hội thảo, đi cơ sở....), thời gian thực hiện.

Bước 3: Trình lãnh đạo duyệt ban hành chính thức để tổ chức thực hiện

Bước 4: Tổ chức triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, kiểm tra

định kì (kiểm tra đột xuất, kiểm tra thường xuyên nhằm đánh giá tiến độ thực hiện và

điều chỉnh kịp thời khi cần thiết)

Quản lý thực hiện chương trình, kế hoạch công tác Nhìn chung lại chương trình, kế hoạch sau khi đã được lãnh đạo cơ quan thông

qua và ban hành, theo dõi thực hiện chương trình, kế hoạch là việc làm rất quan trọng

và khó khăn, phức tạp đối với văn phòng mà trực tiếp là chánh văn phòng, phó chánh

văn phòng, hoặc Trưởng phòng hành chính. Vì vậy đòi hỏi văn phòng phải bám sát

chương trình kế hoạch công tác, một mặt theo dõi đôn đốc các đơn vị được phân công chuẩn bị đề án đã ghi trong chương trình, kế hoạch, mặt khác giúp lãnh đạo cơ quan,

tổ chức điều chỉnh xử lý, điều hành theo chương trình, kế hoạch cho phù hợp với tình

hình thực tế nhưng phải bám sát các mục tiêu (đề án) chủ yếu.

Văn phòng giúp lãnh đạo cơ quan xác định rõ yêu cầu, nội dung cụ thể của từng

đề án để giúp đơn vị, người được phân công chuẩn bị đề án trong quá trình xây dựng,

khởi thảo đề án không bị lạc đề bảo đảm đúng yêu cầu nội dung quy trình và tiến độ đã

quy định.

Thông thường văn phòng giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức kiểm điểm, đánh giá

việc thực hiện chương trình, kế hoạch một cách nghiêm túc, thường xuyên báo cáo lãnh đạo kết quả tiến độ thực hiện chương trình, kế hoạch, kiến nghị những vấn đề cần kịp thời xử lý bổ sung, uốn nắn, đôn đốc thực hiện, kip thời bổ sung, điều chỉnh chương trình, kế hoạch cho sát, phù hợp với tình hình thực tế.

Hằng năm, sáu tháng cần có sơ kết, tổng kết kiểm điểm, đánh giá rút kinh nghiệm việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác trước hội nghị toàn thể cơ quan

tổ chức.

1.2.6. Xây dựng và thực hiện nội quy, quy chế Mọi cơ quan, đơn vị khi thành lập đều được xác định chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn và cơ cấu tổ chức. Để cơ quan, đơn vị hoạt động đúng khuôn khổ pháp luật,

thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nhất thiết cơ quan, đơn vị đó phải xây

dựng và tổ chức thực hiện nội quy quy chế. Nội quy quy chế giúp điều chỉnh chủ yếu mối quan hệ trong nội bộ cơ quan đơn vị, có tính chất bắt buộc thi hành đối với các

cán bộ, nhân viên trong cơ quan, đơn vị. Nội quy quy chế của cơ quan, đơn vị tạo nên

nề nếp làm việc, là nền tảng của văn hóa công sở, giúp hạn chế các tiêu cực, tham

nhũng lãng phí trong cơ quan, đơn vị.

Theo Hoàng Phê (2016) Từ điển tiếng Việt, khái niệm quy chế: “Tổng thể nói

chung những điều quy định thành chế độ để mọi người thực hiện trong những hoạt

động nhất định nào đó”

Vài trò của quy chế hoạt động: Đưa hoạt động của cơ quan, đơn vị đi vào lề lối làm việc có tổ chức và kỷ luật;

Phát huy được tính sáng tạo, chủ động trong công việc;

Nâng cao vai trò trách nhiệm và tự chịu trách nhiệm;

Nâng cao tinh thần đoàn kết, tinh thần phối hợp giữa các bộ phận và cá nhân

trong cơ quan, đơn vị;

Là nguyên tắc cơ bản để quản lý, điều hành hoạt động trong cơ quan, đơn vị.

Nội dung của quy chế hoạt động gồm 4 phần

Phần I: Những quy định chung: Trong phần này thường nêu vị trí, vai trò của

văn phòng trong cơ quan, đơn vị.

Phần II. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng:

Phần III. Quyền hạn và trách nhiệm của văn phòng

Phần IV. Tổ chức bộ máy và công tác tổ chức quản lý

Văn phòng là một bộ phận của cơ quan nên cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ cụ thể

của văn phòng ở từng cơ quan sẽ khác nhau. Những điểm khác nhau đó sẽ được thể

hiện trong quy chế hoạt động và tổ chức của văn phòng. Xây dựng và thực hiện tốt nội

quy quy chế làm việc là việc làm quan trọng có ý nghĩa quyết định đối với việc nâng

cao chất lượng hoạt động của cơ quan, đơn vị.

1.2.7. Thực hiện giao quyền, ủy quyền Ủy quyền là việc cán bộ quản lý cấp trên cho phép cán bộ cấp dưới có quyền ra quyết định về những vấn đề thuộc quyền hạn của mình, trong khi người cho phép vẫn đứng ra chịu trách nhiệm. Ủy quyền là một phạm trù quan trọng, là một công cụ quản trị sắc bén, là phong cách lãnh đạo dân chủ khá phổ biến ở nhiều doanh nghiệp trên thế giới. Sự ủy quyền có thể thể hiện dưới hai hình thức là ủy quyền chính thức và không

chính thức.

Khi ủy quyền cho cấp dưới, người lãnh đạo văn phòng có điều kiện giải phóng bớt cho công việc cụ thể để tập trung vào những công việc cụ thể để tập trung vào

những vấn đề đặc biệt quan trọng và bao quát của doanh nghiệp. Mặt khác tạo ra được

môi trường rèn luyện cán bộ để từ đó chọn lọc đề bạt người xứng đáng vào vị trí quản

trị cần thiết.

Để việc ủy quyền được thành công trước hết phải tiến hành một cách có ý thức từ

hai phía: người ủy quyền và người được ủy quyền. Người ủy quyền phải rất hiểu biết

bản thân và cấp dưới thì mới thực hiện được sự ủy quyền. Cấp dưới được ủy quyền phải

xác định được trách nhiệm trước cấp trên khi được giao quyền và phải thấy rõ những giới hạn trong quyền lực của mình để không vượt qua giới hạn đó. Người được ủy

quyền một mặt đòi hỏi hệ thống chỉ huy phải rõ ràng, nhưng không nên đòi hỏi sự tuân

thủ máy móc của người được ủy quyền, phải cho họ được linh hoạt để giải quyết công

việc, thậm chí được phép điều chỉnh sửa đổi nội dung công việc khi cần thiết

Người ủy quyền phải biết chấp nhận một vài thất bại do người được ủy quyền

phạm phải. Nếu họ phạm sai lầm là do muốn học hỏi và muốn tiến bộ trong công tác ở

doanh nghiệp khi việc ủy quyền được thực hiện tốt, nó sẽ tăng năng suất của doanh

nghiệp lên mức không gì sánh kịp. Nói chung, người ta đã kết luận rằng việc ủy quyền

có hiệu quả thường mang lại thu nhập còn cao hơn so với việc bỏ vốn đầu tư vào trang

thiết bị mới.

1.2.8. Xác định và thực hiện cơ chế phối hợp Theo nghĩa đơn giản, phối hợp có nghĩa là tổ chức hoạt động cho hai hoặc

nhiều cơ quan đơn vị. Cũng có thể hiểu phối hợp là một phương thức, một hình thức, một quy trình kết hợp hoạt động của các cơ quan, đơn vị lại với nhau để đảm bảo cho

các cơ quan, đơn vị này thực hiện được đầy đủ, hiệu quả các chức năng, nhiệm vụ

quyền hạn được giao, nhằm đạt được các lợi ích chung.

Phối hợp tồn tại trong suốt quá trình quản lý, từ hoạch định chương trình kế

hoạch, xây dựng bộ máy, đến việc tổ chức thực hiện các nghiệp vụ, ở đâu có quản lý

thì ở đó nhu cầu phối hợp.

Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của những người, bộ phận, phân hệ và

hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có hiệu lực và hiệu quả các mục tiêu chung của tổ

chức. Không có phối hợp, con người không thể nhận thức được vai trò của mình trong tổng thể và có xu hướng theo đuổi những lợi ích riêng thay vì hướng tơi những mục tiêu chung.

Mục tiêu của phối hợp là đạt được sự thống nhất hoạt động của các bộ phận bên trong và bên ngoài tổ chức. Phạm vi cần thiết của phối hợp phụ thuộc vào thuộc tính của các nhiệm vụ và mức độ độc lập của con người trong các bộ phận thực hiện nhiệm vụ.

Như vậy có thể nói rằng, cơ chế phối hợp chính là phương thức tổ chức hoạt động giữa các bộ phận trong một cơ quan, đơn vị hoặc giữa các cơ quan đơn vị với nhau để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao nhằm thực hiện mục tiêu chung.

Trong văn phòng doanh nghiệp, đặc biệt là văn phòng tại những doanh nghiệp có

quy mô lớn thường được tổ chức thành nhiều bộ phận chuyên môn hóa. Mỗi bộ phận

đảm nhiệm những mảng công việc khác nhau. Tuy nhiên, để hoàn thành công việc chung của văn phòng, của cơ quan cần có sự phối, kết hợp chặt chẽ của các bộ phận

Đề các bộ phận phối hợp được với nhau một cách nhuần nhuyễn, có trình tự cần

có một người nhạc trưởng đó là nhà quản trị văn phòng. Nhà quản trị văn phòng có vai

trò truyền đạt ý tưởng, phương thức thực hiện, nhu cầu cần đạt cũng như phân công rõ ràng vai trò, trách nhiệm tới từng bộ phận, trưởng các bộ phận phân công nhiệm vụ cụ

thể tới từng chuyên viên trong bộ phận.

Xuyên suốt quá trình phối hợp, nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thường

xuyên tiến hành kiểm tra tiến độ, chất lượng công việc cũng như khả năng phối hợp

của các bộ phận để có sự đánh giá và điều chỉnh kịp thời.

Để làm tốt công tác phối hợp trong văn phòng, cần phải đảm bảo tính kịp thời

hiệu quả, tuân thủ đúng quy định pháp luật nhằm phát huy sức mạnh và hiệu quả hoạt

động của văn phòng; đảm bảo đúng chức năng, nhiệm vụ để phát huy tối đa hiệu quả

làm việc; thực hiện đúng theo kế hoạch, quy trình được lãnh đạo văn phòng phê duyệt

và chủ trì đúng chức năng nhiệm vụ được giao.

Nội dung phối hợp Phối hợp trong việc tham mưu, đề xuất phương án giải quyết công việc. Cung

cấp, trao đổi thông tin nhằm nâng cao hiệu quả công việc chung của văn phòng;

Phối hợp thực hiện kế hoạch hoạt động của văn phòng, những công việc đột

xuất nhằm nâng cao chất lượng công việc để hoàn thiện mục tiêu chung của văn phòng

nói riêng, cơ quan đơn vị nói chung.

Phát hiện những sai sót, bất cập trong quá trình thực hiện công việc chung để

cùng tìm phương hướng giải quyết.

Công cụ phối hợp Các kế hoạch: với các kế hoạch như chiến lược, chính sách, chương trình, dự án,

quy chế, quy tắc, quy trình nghiệp vụ…. hoạt động của các bộ phận và con người sẽ ăn

khớp với nhau nhờ tính thống nhất của các mục tiêu và các phương thức hành động.

Hệ thống các tiêu chuẩn: chuẩn hóa các kết quả, các quy trình và các kỹ năng

tạo ra tính thống nhất trong công việc.

Văn hóa tổ chức: hệ thống nhận thức, những giá trị, chuẩn mực…. có khả năng gắn kết các bộ phận và con người của tổ chức thành một khối thống nhất, làm tăng khả năng phối hợp để đạt mục đích chung.

1.2.9. Thực hiện kiểm tra, đánh giá trong văn phòng Có nhiều định nghĩa khác nhau về hoạt động kiểm tra, theo Giáo sư Hoàng Phê

trong Từ điển Tiếng Việt “Kiểm tra là xem xét tình hình thực tế để đánh giá, nhận xét”.

Theo PGS.TS Hà Văn Hội định nghĩa: “Kiểm tra (hay còn gọi là kiểm soát) là

quá trình áp dụng những cơ chế và phương pháp để đảm bảo rằng các hoạt động và thành quả đạt được phù hợp với các mục tiêu, kế hoạch và chuẩn mực tổ chức”16.

Kiểm tra được định nghĩa là tiến trình mà nhà quản trị đảm bảo được các hoạt

động thực tiễn đang diễn ra đúng với các hoạt động đã hoạch định. Định nghĩa này giải

thích nội dung chủ yếu của kiểm tra là nhằm giúp nhà quản trị biết được những mục

tiêu và những hoạt động hướng tới mục tiêu đang diễn ra như thế nào. Nói cách khác, nó trả lời được câu hỏi kiểm tra là gì. Qua đó, nếu có những sai lệch nhà quản trị sẽ có

những điều chỉnh cần thiết.

Theo GS.TS Phan Huy Đường định nghĩa: “Kiểm tra là quan sát, đo lường,

phân tích việc thực hiện trên thực tế so với kế hoạch đề ra và từ đó tiến hành các điều chỉnh để cho hệ thống hoạt động theo đúng kế hoạch và thực hiện mục tiêu đề ra” 17.

Các loại kiểm tra: kiểm tra phòng ngừa (lường trước), kiểm tra đồng thời,

kiểm tra phản hồi...

Yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra hiệu quả Tính khách quan: thể hiện ở mưc độ công bằng trong đánh giá của hệ thống và

nó không để cho bất cứ ai có thể tác động nhằm thu lợi cá nhân.

Tính toàn diện: là mức độ bao quát đối với các hoạt động và kết quả mong

muốn của hệ thống kiểm soát.

Tính thời điểm: thể hiện tính kịp thời, đúng lúc trong việc hệ thống kiểm soát

cung cấp thông tin cho tổ chức.

Quá trình kiểm tra Thứ nhât, Xây dựng các tiêu chuẩn và phương pháp đo lường sự thực hiện:

Tiêu chuẩn kiểm tra là những chỉ tiêu thực hiện nhiệm vụ mà dựa vào đó có thể

đo lường và đánh giá kết quả thực tế và mong muốn của hoạt động.

Thứ hai, Đo lường và đánh giá sự thực hiện:

Đo lường sự thực hiện: Việc đo lường được tiến hành tại các khu vực hoạt động

thiết yếu, để rút ra được những kết luận đúng đắn về kết quả thực hiện và nguyên nhân

của những sai lệch, việc đo lường thường được lặp đi lặp lại.

Đánh giá thực hiện: xem xét sự phù hợp của các kết quả đã được đo lường so với các tiêu chuẩn. Nếu sự thực hiện phù hợp với các tiêu chuẩn, thì không cần sự điều chỉnh. Nếu kết quả thực hiện không phù hợp với tiêu chuẩn thì sự điều chỉnh là cần thiết.

16 Hà Văn Hội (2011), Quản trị học những vấn đề cơ bản, NXB Thông tin và truyền thông, Tr.385

17 Phan Huy Đường (2017), Giáo trình Khoa học quản lý, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Tr.207

Để hoạt động điều chỉnh mang lại hiệu quả cần trả lời các câu hỏi: mục tiêu điều chỉnh, nội dung điều chỉnh, ai tiến hành điều chỉnh, sử dụng biện pháp công cụ

nào điều chỉnh, thời gian điều chỉnh, hiệu quả sau điều chỉnh mang lại.

Phƣơng pháp kiểm tra: Kiểm tra trước hành động: được tiến hành để đảm bảo rằng mọi nguồn lực cần

thiết cho một hoạt động nào đó đã được chuẩn bị đầy đủ đúng quy định.

Kiểm tra lường trước: được tiến hành để phát hiện những sai lệch của sự thực

hiện so với các tiêu chuẩn và mục tiêu để có thể điều chỉnh kịp thời trước khi sảy ra hậu quả nghiêm trọng.

Kiểm duyệt: là hình thức kiểm tra các yếu tố hay giai đoạn đặc biệt của hoạt

động phải được phê chuẩn hay thoải mãn những điều kiện nhất định trước khi sự vận

hành được tiếp tục.

Kiểm tra sau hoạt động: là sự đo lường kết quả cuối cùng của hoạt động. Hình

thức này còn được áp dụng để làm cơ sở tiến hành khen thưởng và khuyến khích cán

bộ, nhân viên.

Ngoài ra còn có các phương pháp kiểm tra khác như kiểm tra toàn bộ, kiểm tra

bộ phận. Hoặc xét theo tần suất của các cuộc kiểm tra bao gồm có kiểm tra định kỳ,

kiểm tra đột xuất và tự kiểm tra.

Nội dung kiểm tra, giám sát của văn phòng trong hoạt động của doanh

nghiệp và văn phòng

Văn phòng kiểm tra, giám sát các hoạt động chung của doanh nghiệp, văn phòng theo kế hoạch của doanh nghiệp (kế hoạch năm, quý, tháng, tuần, ngày). Việc

thực hiện thành công các kế hoạch giúp doanh nghiệp cũng như văn phòng đi đúng

hướng và đạt được mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp. Nếu có bất cứ sự vỡ kế hoạch,

thất bại trong việc thực hiện các loại kế hoạch, văn phòng và các phòng ban sẽ giúp

lãnh đạo tìm ra nguyên nhân để có thể điều chỉnh kịp thời.

Văn phòng kiểm tra, giám sát các nguồn lực trong doanh nghiệp, văn phòng:

Văn phòng có vai trò trong việc kiểm tra, quản lý, giám sát các nguồn lực khác nhau

trong doanh nghiệp, văn phòng (nguồn lực con người, nguồn lực cơ sở vật chất, nguồn

lực thông tin, nguồn lực tài chính). Trong đó, với tầm quản lý toàn cơ quan về 03 nguồn lực (con người, cơ sở vật chất, thông tin) và tầm quản lý bộ phận với cả 04 nguồn lực. Việc kiểm tra, giám sát các nguồn lực giúp cho cơ quan luôn chủ động trong việc kiểm sát các nguồn lực phục vụ cho việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp và văn phòng.

Văn phòng kiểm tra, giám sát việc thực hiện các nội quy, quy chế, văn hóa

doanh nghiệp của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện văn hóa doanh nghiệp có ý nghĩa rất lớn trong việc xây dựng và giữ gìn hình ảnh, bản sắc của doanh nghiệp trong lòng khách hàng và đối tác. Góp phần tạo thuận

lợi cho việc kinh doanh, phát triển chung của toàn doanh nghiệp.

Văn phòng kiểm tra, giám sát nội dung các hoạt động nằm trong chức năng,

nhiệm vụ của văn phòng được giao. Với ba chức năng chính (tham mưu, tổng hợp; đảm bảo hậu cần và đối ngoại). Để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, nhà quản trị

văn phòng xây dựng kế hoạch kiểm tra, giám sát theo tiến trình nêu trên. Nội dung

kiểm tra, giám sát là các hoạt động, nguồn lực, quy trình, nghiệp vụ hành chính trong

văn phòng.

1.2.10. Khen thƣởng và kỷ luật Khen thưởng là việc ghi nhận, biểu dương, tôn vinh công trạng và khuyến khích

bằng lợi ích vật chất đối với cá nhân, tập thể có thành tích trong việc xây dựng và phát

triển tổ chức.

Trong công việc, nhiệm vụ của nhân viên là phải hoàn thành được công việc mà

mình được giao. Tuy nhiên, bên cạnh các công việc đó họ còn những áp lực từ cuộc

sống đời thường, nhà quản lí chỉ chăm lo tới kết quả công việc mà không để ý tới các

nhu cầu bình thường khác của nhân viên sẽ dẫn đến những bất mãn trong công việc.

Vì vậy, bên cạnh các phúc lợi mà công ty đưa ra cho nhân viên thì việc khen

thưởng cho những nhân viên hoàn thành xuất sắc, là điểu quan trọng để cổ vũ tinh thần

và khích lệ động viên. Điều này cũng khiến nhân viên cảm thấy mình được trân trọng

và công sức bỏ ra được cơ quan, đơn vị ghi nhân, và nó cũng là một trong các nhu cầu

của tầng thứ 4 tháp Maslow.

Hơn thế nữa, việc khen thưởng hợp lí sẽ tạo ra nguồn độc lực để các nhân viên

cố gắng làm việc, hoàn thiện công việc, mong muốn đóng góp vào sự phát triển chung

của cơ quan, đơn vị. Từ đó nâng cao năng suất cho cơ quan, đơn vị và hiệu quả cao

trong công việc.

Mỗi lời động viên, khích lệ đúng lúc của người lãnh đạo sẽ có tác dụng tích

cực, làm cho người được khen có tâm trạng phấn khởi hơn và kết quả công việc đương

nhiên sẽ tốt hơn. Trong một tập thể có nhiều người như thế sẽ tạo không khí vui tươi

đoàn kết, hỗ trợ nhau để hoàn thành nhiệm vụ.

Việc khen thưởng không nhất thiết phải đến kỳ sơ, tổng kết phong trào thi đua mới đưa ra bình xét mà cần phải tiến hành hàng ngày; thực chất của việc khen thưởng nặng về yếu tố tinh thần.

Làm tốt công tác khen thưởng là góp phần làm tốt công tác quản lý con người, giữ chân được người tài do đó, công tác thi đua, khen thưởng và kỉ luật phải song hành với nhau. Nếu khen thưởng không đúng người, đúng việc thì phong trào thi đua

sẽ không có hiệu quả. Bên cạnh việc khen thưởng cho các tập thể cũng cần quan tâm khen thưởng thích hợp đến những người trực tiếp lao động, đến những cán bộ, nhân viên cụ thể.

Khi thực hiện công việc quản lý đòi hỏi người lãnh đạo phải có cả khen thưởng

và kỉ luật. Đừng vì bất kỳ một lý do nào mà quên đi sự khen thưởng. Những lần quên

như vậy sẽ làm sự nhiệt tình của cấp dưới nguội đi. Mặt khác, cần hiểu rằng “là người, không ai không mắc lỗi”, từ đó có thái độ khoan dung hơn với lỗi lầm của nhân viên.

Luôn nhớ trong bất kỳ hoàn cảnh nào cũng phải dựa trên lợi ích chung, coi trọng công

bằng khi dùng người.

Khi kỉ luật, khiển trách, người lãnh đạo phải đứng trên lợi ích của tập thể, của doanh nghiệp, không đứng trên cương vị cá nhân để kỉ luật. Làm được như vậy, cấp

dưới sẽ không chống đối mà vui vẻ tiếp thu. Việc phê bình, chê trách nhân viên cũng

đòi hỏi phải có nghệ thuật. Hãy thực hiện theo các bước: Bước đầu bằng khẳng định,

chê trách, cuối cùng là khích lệ.

Việc xử lý kỷ luật lao động, ngưởi lãnh đạo phải chứng minh được lỗi của

người lao động. Phải có sự tham gia của tổ chức đại diện nơi người lao động làm việc.

Người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa và việc xử lý kỉ luật phải được

lập thành biên bản.

Không được xử lý kỉ luật lao động đối với người lao động đang trong thời gian

nghỉ ốm đau, đang bị tạm giam tạm giữ, lao động nữ đang mang thai, nghỉ thai sản,

nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi và người bị mắc bệnh tâm thần, mất năng lực hành vi

dân sự.

Khen thưởng và kỉ luật đều cần thiết trong mỗi cơ quan đơn vị, bởi nếu rơi vào tình trạng người làm giỏi cũng như người làm kém đều hưởng thụ như nhau thì

những người có cường độ lao động nhiều hơn, chất lượng công việc tốt hơn sẽ trở

nên chán nản.

Việc tuân thủ kỷ luật lao động có ý nghĩa cả về mặt kinh tế, chính trị và xã hội,

cụ thể:

Thông qua việc duy trì kỷ luật lao động, người sử dụng lao động có thể bố trí

sắp xếp lao động một cách hợp lý để ổn định sản xuất, ổn định đời sống người lao

động và trật tự xã hội nói chung.

Nếu xác định được nội dung hợp lý, kỷ luật lao động còn là một nhân tố quan trọng để tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm nguyên vật liệu Tuân thủ kỷ luật lao động, người lao động có thể tự rèn luyện để trở thành người công nhân của xã hội hiện đại, có tác phong công nghiệp, là cơ sở để họ đấu tranh với những tiêu cực trong lao động sản xuất.

Trật tự, nề nếp của một doanh nghiệp và ý thức tuân thủ kỷ luật của người lao

động là những yếu tố cơ bản để duy trì quan hệ lao động ổn định, hài hòa. Đó cũng là điều kiện để thu hút vốn đầu tư nước ngoài, xuất khẩu lao động, giúp cho người lao động không bị bỡ ngỡ khi làm việc trong các điều kiện khác biệt.

1.3. Nguyên tắc tổ chức và quản lý văn phòng

Nguyên tắc công khai Nguyên tắc này được thể hiện: công tác tổ chức và quản lý văn phòng cần phải

công khai trước mọi đơn vị cá nhân trong văn phòng. Mọi thành viên trong văn phòng

đều phải nắm được các công việc của mình, của nhóm mình, của đơn vị mình. Việc

công khai các công việc được thực hiện bằng nhiều biện pháp khác nhau như xây dựng chương trình kế hoạch, thông qua việc kiểm tra đánh giá công việc, công khai trong

việc xây dựng bản mô tả vị trí công việc, công khai trong xây dựng các tiêu chí đánh

giá kiểm tra, khen thưởng, kỉ luật, Công khai trong tuyển dụng đào tạo, công khai

trong chi tiêu tài chính vv... Công khai trong hoạt động văn phòng là cơ sở tạo sự hiểu

biết và phối hợp trong công việc, kịp thời ứng biến với những thay đổi trong quy trình

thực hiện các nhiệm vụ chung, nội bộ văn phòng đoàn kết.

Nguyên tắc đảm bảo tính liên tục Tính liên tục trong hoạt động văn phòng được hiểu là các công việc văn phòng

được tổ chức, quản lý một cách thường xuyên đều đặn, không bị ngắt quãng. Cần phải

đảm bảo công tác điều hành của nhà quản lý không bị ngắt quãng, giúp các nhà quản

lý truyền đạt kịp thời nhanh chóng chính xác các mệnh lệnh quản lý xuống cấp dưới.

Các công việc trong văn phòng cần phát triển liên tục sao cho đáp ứng nhu cầu phát

triển của xã hội. Phải thường xuyên kiểm tra đánh giá các hoạt động nghiệp vụ văn phòng để kịp thời bổ sung, điều chỉnh để nâng cao chất lượng, năng suất lao động.

Muốn đảm bảo tác văn phòng hoạt động liên tục, có hiệu quả thì phải làm tốt công tác

kiểm tra.

Nguyên tắc phân công rõ ràng nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của

từng cá nhân, bộ phận trong văn phòng

Dựa trên tính chất, nội dung công việc khác nhau, để đảm bảo hiệu quả quản lý

cần sự phân công đúng người đúng việc, rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

trong văn phòng để tránh chồng chéo trong thực hiện công việc. Nguyên tắc này cho

phép nhóm và cá nhân phát huy được năng lực của bản thân và chủ động trong công việc. Nguyên tắc này giúp cho quá trình tổ chức quản lý văn phòng của nhà lãnh đạo được khoa học hơn và giảm bệnh quan liêu, mệnh lệnh của người quản lý.

Nguyên tắc dân chủ hóa trong quá trình điều hành Tính dân chủ hóa trong quá trình điều hành là yêu cầu cần thiết trong quản lý. Đối với mọi quyết định, chương trình, kế hoạch, cần lấy ý kiến tập thể. Các vấn đề

được đưa ra bàn bạc một cách dân chủ công khai. Nguyên tắc này giúp tạo nên sự nhất trí cao, mọi thành viên cùng tự giác thực hiện, tính khả thi cao trong thực tế.

Nguyên tắc tuân thủ pháp luật Mọi hoạt động tổ chức và quản lý văn phòng của nhà lãnh đạo cũng nhưng các

hoạt động văn phòng của các bộ phận, cá nhân phải tuân thủ theo quy định pháp luật,

không dược làm những điều trái pháp luật. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo được pháp chế, kỉ luật văn phòng, lợi ích hợp pháp của mọi thành viên trong văn phòng, tạo được

sự đồng bộ, thống nhất trong các hoạt động văn phòng.

Tiểu kết Trong chương 1, tôi đã trình bày cơ sở lý luận chung nhất về tổ chức và quản lý văn phòng, từ đây có cái nhìn khái quát và rõ nét về vấn đề này. Đây chính là cơ sở

giúp tôi định hướng và triển khai nhiệm vụ nghiên cứu trong quá trình khảo sát thực tế

tại Văn phòng công chứng Thăng Long, Hà Nội.

CHƢƠNG 2.

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN PHÕNG TẠI

VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG THĂNG LONG

2.1. Khái quát chung về văn phòng Công chứng Thăng Long và phòng

Hành chính tổng hợp

2.1.1. Khái quát chung về văn phòng Công chứng Thăng Long

2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Văn phòng Công chứng Thăng Long (Thang Long Notary Office) là một trong

những Văn phòng công chứng được thành lập đầu tiên tại Thủ đô Hà Nội, được thành

lập theo Quyết định số 2692/QĐ-UBND ngày 09/7/2008 của Ủy ban Nhân dân thành

phố Hà Nội và Giấy phép đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng số 04/TP-

ĐKHĐ do Sở Tư pháp thành phố Hà Nội cấp ngày 21/07/2008. Văn phòng Công

chứng Thăng Long có trụ sở tại Số 54 Trần Nhân Tông, phường Nguyễn Du, quận

Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội và chính thức đi vào hoạt động kể từ ngày

26/07/2008 theo mô hình công ty hợp danh.

Đến nay sau hơn mười năm hoạt động, Văn phòng Công chứng Thăng Long đã

khẳng định được thương hiệu của mình trên địa bàn thành phố Hà Nội cũng như cả

nước, với mục tiêu cũng và tôn chỉ hoạt động là cung cấp các dịch vụ toàn diện trong

lĩnh vực công chứng, đảm bảo an toàn về tính pháp lý với chất lượng cao, thuận tiện và nhanh chóng

.Với mục tiêu xây dựng môi trường làm việc hiện đại đạt tiêu chuẩn, Văn phòng

Công chứng Thăng Long đặc biệt quan tâm đầu tư vào đội ngũ nhân sự có trình độ

chuyên môn cao, hệ thống trang thiết bị, cơ sở vật chất với quy mô hiện đại đủ điều

kiện phục vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách tốt nhất.

Tháng 12/2009, Văn phòng Công chứng Thăng Long đã trở thành tổ chức hành

nghề công chứng đầu tiên trong cả nước có hệ thống quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn

ISO do Tổ chức WQA của Vương quốc Anh chứng nhận. Ngoài ra, Văn phòng Công

chứng Thăng Long trong nhiều năm liền được nhận bằng khen, giấy khen của Sở Tư pháp thành phố Hà Nội và UBND thành phố Hà Nội, UBND quận Hai Bà Trưng về thành tích trong hoạt động dịch vụ công chứng và hoạt động bổ trợ tư pháp. Đặc biệt tháng 04/2011, Văn phòng Công chứng Thăng Long được vinh dự đón tiếp đoàn đại biểu của Hiệp hội công chứng Pháp ghé thăm và trao đổi kinh nghiệm về lĩnh vực công chứng của một số nước trên Thế giới.

Văn phòng Công chứng Thăng Long cũng là một trong những tổ chức hành nghề công chứng đầu tiên thực hiện việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp ở mức cao cho Công chứng viên với mức trách nhiệm bảo hiểm tương đương 1.000.000

USD (Một triệu USD).

Cùng với quá trình phát triển, đến nay Văn phòng Công chứng Thăng Long đã

thực sự trở thành Văn phòng công chứng có uy tín trên địa bàn, ngày càng đáp ứng được các nhu cầu công chứng và tạo dựng được uy tín cho mọi đối tượng khách hàng.

Một số hình ảnh về Văn phòng Công chứng Thăng Long – Phụ lục 1 2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức Văn phòng Công chứng Thăng Long là một tổ chức có tư cách pháp nhân hoạt động theo Luật Công chứng, do các thành viên là cá nhân, tổ chức tham gia sáng lập, góp vốn thành lập và cùng chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình trong phạm vi góp vốn, cùng nhau quản lý, điều hành văn phòng.

Chức năng, nhiệm vụ: Văn phòng Công chứng Thăng Long thông qua hoạt động công chứng góp phần bảo đảm an toàn pháp lý trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và các quan hệ xã hội khác, phòng ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.

Cơ cấu tổ chức gồm: Hội đồng thành viên, Ban điều hành, Phòng nghiệp vụ 1, phòng nghiệp vụ 2, phòng nghiệp vụ 3, phòng quan hệ khách hàng, phòng kế toán - tài chính - nhân sự (phòng HCTH) và phòng lưu trữ hồ sơ.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức – Phụ lục 2 2.1.1.3. Lĩnh vực hoạt động Văn phòng Công chứng Thăng long cung cấp cho khách hàng các dịch vụ công

chứng sau đây:

- Công chứng hợp đồng chuyển nhượng, mua bán, tặng cho, cho thuê bất động sản; hợp đồng thế chấp, cầm cố tài sản; hợp đồng mua bán xe ô tô, xe máy; hợp đồng ủy quyền, đặt cọc, thỏa thuận; di chúc, từ chối nhận di sản; công chứng hợp đồng có yếu tố nước ngoài

- Cấp bản sao văn bản công chứng từ bản chính đang lưu trữ tại Văn phòng

công chứng; công chứng bản dịch; chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký.

- Tư vấn tài chính, ngân hàng, bất động sản; dịch vụ luật sư; thẩm định giá, giám

định; dịch vụ đào tạo kiến thức nghiệp vụ công chứng và nghiệp vụ có liên quan khác;

- Cung cấp các dịch vụ, giải pháp đào tạo đáp ứng nhu cầu phát triển nguồn

nhân lực chất lượng cao ở Việt Nam.

- Các dịch vụ đăng ký thế chấp, xóa đăng ký thế chấp, dịch vụ đăng ký sang tên

sổ đỏ

2.1.1.4.Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi Tầm nhìn: văn phòng công chứng Thăng Long phấn đấu trở thành một Tổ chức hành nghề công chứng chuyên nghiệp cung cấp các sản phẩm & dịch vụ công chứng toàn diện với chất lượng cao và an toàn về pháp lý phục vụ khách hàng.

Sứ mệnh: với mục tiêu và chiến lược cung cấp dịch vụ công chứng một cách chuyên nghiệp, đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu của khách hàng, văn phòng công chứng Thăng Long đã lập các bộ phận nghiệp vụ chuyên trách với sự tư vấn hỗ trợ của các

Công ty luật, Văn phòng luật sư liên kết để nghiên cứu sâu về chuyên môn, trong đó chú trọng đến các vấn đề liên quan đến hoạt động thế chấp, cầm cố, bảo lãnh của ngân hàng. Giá trị cốt lõi: văn phòng công chứng Thăng Long chú trọng tạo dựng giá trị bền vững; xây dựng hệ thống, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao; xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, đề cao giá trị văn hoá doanh nghiệp; áp dụng công nghệ và khoa học quản lý tiên tiến vào hoạt động của văn phòng để tạo ra các sản phẩm & dịch vụ tốt nhất và an toàn về pháp lý, bảo vệ quyền và lợi ích của khách hàng, người lao động.

2.1.2. Khái quát về phòng hành chính tổng hợp 2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Hành chính tổng hợp là bộ phận thuộc Văn phòng Công chứng Thăng Long, thực hiện chức năng tham mưu giúp Ban Giám đốc tổng hợp, điều phối mọi hoạt động của cơ quan theo chương trình, kế hoạch làm việc và thực hiện các nhiệm vụ; tổ chức cán bộ, hành chính, quản trị và pháp chế.

Nhiệm vụ cụ thể của phòng hành chính tổng hợp: - Tham mưu cho Ban Giám đốc việc tổng hợp kế hoạch làm việc chung theo chương trình, kế hoạch công tác của đơn vị trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Công chứng Thăng Long;

- Rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật (văn bản hết hiệu lực, văn bản thay thế văn bản hết hiệu lực, văn bản mới ban hành, các quy định mới …) thuộc lĩnh vực công chứng; tuyên truyền, phổ biến và cập nhật các quy định mới của pháp luật thuộc lĩnh vực công chứng.

- Đôn đốc các phòng nghiệp vụ thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, nội

quy, quy chế của cơ quan.

- Quản lý tài sản chung, mua sắm và cấp phát vật dụng hành chính, kỹ thuật, tài liệu, các trang thiết bị vật dụng khác của cơ quan và quản lý, theo dõi hoạt động xe ô tô của cơ quan.

- Là đầu mối trong việc xây dựng mối quan hệ, hợp tác giữa các tổ chức, cá nhân đến làm việc với văn phòng công chứng; phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo…

- Thực hiện công tác tiếp công dân, giải đáp mọi thắc mắc, giải quyết khiếu nại,

tố cáo…

- Hành chính và pháp chế: + Theo dõi, tổng hợp báo cáo định kỳ và đột xuất của các phòng ban; chuẩn bị

cho họp giao ban tuần, tháng, quý và tổng kết năm của cơ quan.

+ Tổ chức xây dựng mạng thông tin của văn phòng công chứng; quản lý, sử

dụng và khai thác cơ sở dữ liệu thuộc lĩnh vực của văn phòng công chứng.

+ Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, phô tô tài liệu, nhân bản; quản lý các loại

con dấu của văn phòng công chứng.

+ Kiểm tra thể thức, pháp chế văn bản trước khi trình Ban Giám đốc ký ban hành. - Tổ chức nhân sự: + Thực hiện công tác quản lý lao động, tiền lương; các chính sách, chế độ đối với người lao động, đảm bảo trật tự, kỷ luật theo nội quy, quy chế làm việc của văn phòng công chứng.

+ Thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo lao động; quản lý hồ sơ nhân sự biên

chế và hợp đồng của văn phòng công chứng

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng phòng hành

chính nhân sự và của Ban Giám đốc. 2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức Phòng hành chính tổng hợp tại văn phòng công chứng Thăng Long được chia thành các nhóm nghiệp vụ sau: nhóm Kế toán – Tài chính; nhóm Lưu trữ - Quản trị mạng; nhóm Hành chính – Quản trị; nhóm Lễ tân; nhóm Quan hệ khách hàng; nhóm Đội xe – Bảo vệ - Tạp vụ.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính tổng hợp – Phụ lục 2 2.2. Thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại văn phòng công

chứng Thăng Long

2.2.1. Tổ chức bộ máy văn phòng Bộ phận văn phòng tại văn phòng công chứng Thăng Long là tổng hợp nhiều vị

trí khác nhau, được bố trí để đảm nhận những nhiệm của của công tác văn phòng.

Trên cơ sở các quy định của nhà nước và lĩnh vực hoạt động, Văn phòng Công chứng Thăng Long đã xây dựng bộ máy văn phòng gồm: xác định mục tiêu hoạt động của văn phòng công chứng, xây dựng hệ thống chức năng nhiệm vụ nhằm đảm bảo mục tiêu hoạt động, phân cấp trách nhiệm quyền hạn cho từng cấp quản lý, xác lập mối quan hệ cơ bản giữa các bộ phận, vị trí công việc; xác định nhu cầu về nhân sự và thông tin đảm bảo cho hoạt động quản lý điều hành.

Cơ cấu của văn phòng được hình thành căn cứ vào các nhóm công việc sau đây

mà văn phòng phải đảm nhiệm:

-Nhóm nhiệm vụ thứ nhất: Công tác quản lý nhân sự Dựa trên chiến lược phát triển của Văn phòng để tham mưu cho Ban Giám đốc

trong việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nhân sự.

Căn cứ vào nhu cầu thực tế của công việc đề xuất với Ban Giám đốc phương án

sắp xếp, bố trí nhân sự trong toàn bộ Văn phòng.

Xây dựng, điều chỉnh các quy chế về tiền lương; BHXH; Hợp đồng lao động;

thưởng, phạt, kỷ luật lao động cho Văn phòng.

Tham mưu cho Ban lãnh đạo Văn phòng trong việc xây dựng các chính sách về

phúc lợi trong Văn phòng.

Quản lý nhân sự và hồ sơ nhân sự. Theo dõi, giám sát và tham mưu với Ban điều hành về hiệu quả của các lao

động thuê ngoài (bảo vệ, tạp vụ…).

- Nhóm nhiệm vụ thứ hai: Công tác hành chính Xây dựng hệ thống văn bản nội bộ như: Giấy xin phép nghỉ, Giấy đề nghị tạm

ứng, Tờ trình đề nghị mua thiết bị, vv…

Quản lý tài sản của Văn phòng (ô tô, máy ảnh, camera, máy chiếu…). Quản lý việc mua, cấp phát Văn phòng phẩm, nước uống.. Quản lý và bảo trì, bảo dưỡng máy tính, máy in, máy pho tô, điện thoại, điều

hoà, máy phát điện, hệ thống điện, điện thoại và các thiết bị khác của Văn phòng.

Quản lý, giám sát việc thực hiện quy chế lao động của nhân viên Văn phòng

như: chấp hành thời gian làm việc, chấp hành quy chế đồng phục, chấm công, vv…

Thực hiện công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, đào tạo, tổ chức

sinh nhật cho các cán bộ nhân viên và các hoạt động chung của Văn phòng.

Trực tổng đài điện thoại. Tiếp khách, hướng dẫn khách đến liên hệ công việc với Văn phòng. Soạn thảo các tài liệu, văn bản cho Ban Giám đốc. Thực hiện các công việc phát sinh khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc. - Nhóm nhiệm vụ thứ ba: Công tác Văn thƣ – Lƣu trữ Cấp số công chứng đối với các Văn bản công chứng, bản sao. Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định của Pháp luật và của Văn

phòng.

Quản lý và lưu trữ văn bản đi/đến của Văn phòng, hồ sơ pháp lý các tổ chức

đăng ký mẫu dấu/chữ ký tại Văn phòng.

Quản lý và theo dõi các loại hợp đồng kinh tế, hợp đồng hợp tác, hợp đồng

cung cấp dịch vụ với các đối tác, nhà cung cấp.

- Nhóm nhiệm vụ thứ tƣ: Công tác Tài chính – Kế toán Tham mưu Giám đốc và thực hiện tổ chức bộ máy kế toán, quản lý tài chính

của Văn Phòng

Thực hiện các công tác hạch toán kế toán của Văn phòng Tổ chức quản lý, giám sát sử dụng tài sản, vốn và chi phí của Văn phòng Cung cấp, giải trình số liệu với đơn vị kiểm toán, thanh tra nhà nước về tài

chính, kế toán của Văn phòng theo quy định.

Báo cáo tài chính, bảng kê nộp cơ quan chức năng đúng yêu cầu. Tài liệu, chứng từ kế toán được lưu trữ, luân chuyển đúng quy định của Văn

phòng.

Việc tổ chức bộ máy văn phòng tại văn phòng công chứng Thăng Long đã giúp cho việc phân bố nguồn lực hợp lý cho từng công việc cụ thể. Khi thiết lập bộ máy văn phòng, công ty đã xác định rõ trách nhiệm và vai trò của mỗi cá nhân trong việc thực hiện công tác văn phòng. Điều này hỗ trợ quan trọng trong việc thu thập, xử lý thông tin để ra quyết định giải quyết các vấn đề của công ty.

2.2.2. Tổ chức nhân sự văn phòng 2.2.2.1. Đặc điểm nguồn nhân lực tại văn phòng Công chứng Thăng Long Hiện nay, Phòng Hành chính tổng hợp - Văn phòng Công chứng Thăng Long đang sở hữu một đội ngũ cán bộ nhân viên vững nghiệp vụ bao gồm 29 lao động được thể hiện qua bảng dưới đây:

Biện nay, Phòng Hành chính tổng hợp - Văn phòng Công chứn

Đơn vị tính: người

STT Thống kê

Số lƣợng (Đơn vị tính : ngƣời) 63 21 42 59 4

Tổng số Theo giới tính Nam Nữ Theo tính chất lao động Trực tiếp Gián tiếp CB chuyên môn, nghiệp vụ các mảng Công chứng viên Thư ký công chứng viên Dịch thuật Sao y 1 2 3 4

Hành chính – Văn phòng

Kế toán – Tài chính Lưu trữ - Quản trị mạng Hành chính – Quản trị Lễ tân Quan hệ khách hàng Đội xe Bảo vệ - Tạp vụ 16 8 4 6 6 5 8 1 3 2 4

Theo trình độ

Trên đại học Đại học Cao đẳng Trung cấp Tốt nghiệp phổ thông 5 48 6 4 0

Theo độ tuổi

Dưới 30 Từ 30-45 Từ 45 đến 60 13 38 12 5 6

Nguồn: Phòng Hành chính tổng hợp

Từ bảng số liệu về cơ cấu lao động trên, ta dễ dàng nhận thấy bức tranh về lực

lượng lao động của phòng Hành chính tổng hợp

- Về giới tính: Theo dữ liệu ở bảng trên ta thấy, lực lượng lao động nữ trong công chứng Thăng Long có số lượng áp đảo lượng lao động nam, do đặc thù về mảng công chứng đòi hỏi phải cẩn thận, chính xác, tỉ mỉ phù trong cả khâu nghiệp vụ về công tác văn phòng, phù hợp cho lao động nữ cũng như với đặc thù của ngành.

- Về tính chất lao động: Ta thấy, hai lực lượng cấu thành nên bộ phận lao động của Công chứng Thăng Long là lao động trực tiếp và lao động gián tiếp. Trong đó, lao động trực tiếp chiếm phần lớn so với lao động gián tiếp. Điều này là hoàn toàn hợp lý do lao động trực tiếp chủ yếu là các cán bộ nhân viên văn phòng; còn lao động gián tiếp ở đây là Ban Giám đốc sẽ gián tiếp thực hiện công tác tổ chức quản lý điều hành các công việc trong văn phòng thông qua các Trưởng bộ phận. Do vậy lao động gián tiếp sẽ ít hơn.

- Về trình độ: Với những đặc điểm của ngành Công chứng trong đó: Ý nghĩa pháp lý của hoạt động công chứng mang lại là bảo đảm giá trị thực hiện cho các hợp đồng giao dịch, phòng ngừa tranh chấp và cung cấp chứng cứ nếu có tranh chấp xảy ra. Do tính chất đặc thù của ngành đòi hỏi chính xác tuyệt đối, nắm bắt các quy định pháp luật cụ thể, thông tin nhanh nhạy vì vậy nhân sự làm công tác văn phòng trong công chứng Thăng Long được đào tạo sao cho phù hợp với tính chất công việc, đảm bảo được sự phối hợp chặt chẽ, khoa học với bộ phận nghiệp vụ.

Trình độ lao động của công chứng Thăng Long được đánh gia cao và đồng đều trong số các phòng công chứng, văn phòng công chứng hiện nay về cả hai mảng nghiệp vụ công chứng cũng như tổ chức quản lý công tác văn phòng.

- Về cơ cấu theo độ tuổi lao động: Hiện nay, độ tuổi của người lao động tại Công chứng Thăng long chủ yếu sử dụng lực lượng lao động trẻ (dưới 45 tuổi) chiếm tỉ lệ cao nhất trên toàn cơ quan. Thực trạng này là hoàn toàn hợp lý và tương đồng với tuổi nghề, đẩy đủ và dạn dày kinh nghiệm trong ngành. Đây cũng là một thuận lợi của Công chứng Thăng Long trước sự cạnh tranh gay gắt của các văn phòng công chứng hiện nay. Bên cạnh đó Công chứng Thăng Long cũng cần đào tạo phát triển nguồn nhân lực kế cận trong tương lai để bảo đảm nhu cầu phát triển của xã hội.

* Cơ cấu phân cấp nguồn nhân lực phòng Hành chính tổng hợp Để tổ chức và quản lý nhân sự khối văn phòng, Phòng hành chính tổng hợp ở văn phòng công chứng Thăng Long được phân cấp như sau: quản lý cấp cao, quản lý cấp cơ sở và cuối cùng là đội ngũ nhân viên thừa hành. Số liệu và cơ cấu cụ thể được mô tả ở bảng dưới đây.

Buản lý cấp cao, quản lý cấp cơ sở và cuối cùng là đội ngũ nhân vi

STT Phân cấp nguồn nhân lực Ghi chú Số lƣợng

(ngƣời)

Tổng số 33 1

Quản lý cấp cao (Tổng giám đốc và các Giám đốc điều hành) 4

Tính khối văn phòng

Quản lý cấp cơ sở (Trưởng khối nghiệp vụ công chứng và trưởng khối nghiệp vụ Hành chính Văn phòng) 1

Nhân viên 28 4

Nguồn: Phòng Hành chính tổng hợp Quản lý cấp cao (Tổng Giám đốc và Các Giám đốc điều hành) được chia làm

3 Giám đốc điều hành gồm:

Giám đốc điều hành mảng nhân sự: chăm lo việc phát triển đội nguồn nhân lực chất lượng cao: tuyển dụng, đào tạo bồi dưỡng. Báo cáo kết quả lĩnh vực phụ trách cho

Tổng giám đốc.

Giám đốc điều hành mảng hành chính: tổ chức quản lý công tác văn phòng, văn

thư – lưu trữ khoa học, hiệu quả. Báo cáo kết quả lĩnh vực phụ trách cho Tổng giám đốc.

Giám đốc điều hành mảng nghiệp vụ công chứng: tổ chức quản lý việc thực

hiện các quy trình nghiệp vụ công chứng, giải quyết các vướng mắc phát sinh trong

quá trình thực hiện nghiệp vụ. Báo cáo kết quả lĩnh vực phụ trách cho Tổng giám đốc.

Quản lý cấp cơ sở (Các trưởng nhóm) được chia thành Trưởng nhóm nghiệp vụ

công chứng và trưởng nhóm nghiệp vụ văn phòng. Các trưởng nhóm trực tiếp theo dõi

tình hình hoạt động và giải quyết các vấn đề phát sinh hàng ngày của nhóm mình và

báo cáo lại cho giám đốc điều hành phụ trách.

Các nhân viên trong phòng hành chính nhân sự được chia thành các nhóm:

nhóm kế toán – tài chính, nhóm lưu trữ và quản trị mạng, nhóm hành chính quản trị,

nhóm lễ tân, đội xe, nhóm quan hệ khách hàng, nhóm bảo vệ tạp vụ. Tất cả các nhân viên làm đúng chức năng nhiệm vụ được giao và phải phối hợp với các bộ phận khác trong quá trình làm việc.

Qua bảng 2.2 cơ cấu phân cấp nguồn nhân lực, ta có thể nhận thấy cơ cấu phân cấp nguồn nhân lực của Văn phòng Công chứng Thăng Long hiện nay đã tương đối hợp lý.

2.2.2.2. Thực trạng công tác nguồn nhân lực tại Văn phòng Công chứng

Thăng Long

* Nguồn tuyển dụng: Với trụ sở đóng tại thủ đô Hà Nội là điều kiện thuận lợi để tuyển dụng nguồn

nhân lực có chất lượng cao. Nguồn cung lao động cho Văn phòng công chứng Thăng

Long bao gồm các sinh viên tốt nghiệp các trường đào tạo trong nước chuyên ngành Luật đối với Công chứng viên và thư ký công chứng; chuyên ngành quản trị văn

phòng, văn thư – lưu trữ, lễ tân đối với nhân sự khối hành chính tổng hợp; chuyên

ngành công nghệ thông tin đối với nhân sự khối quản trị mạng. Ngoài ra nguồn cung

lao động từ việc lao động ứng tuyển trên các website tuyển dụng. Bên cạnh đó không thể không nói đến nguồn ứng viên từ trong chính nội bộ của văn phòng công chứng

Thăng Long. Với hình thức tuyển dụng này được thực hiện công khai với các tiêu chí

rõ ràng đối với tất cả các các cán bộ nhân viên trong công ty, tôi thấy được sự thi đua

rộng rãi giữa các nhân viên khiến họ làm việc tích cực, sáng tạo, chính xác tạo ra hiệu

suất cao hơn. Mỗi nhân viên trong công ty chúng tôi đã được thử thách về năng lực,

kinh nghiệm, tinh thần trách nhiệm trong công việc và ít bỏ việc. Do đã làm trong

công ty nên mỗi nhân viên đã quen và hiểu được mục tiêu của doanh nghiệp, qua đó

nếu trúng tuyển trong các kì tuyển dụng bằng hình thức này họ sẽ mau chóng thích

nghi với điều kiện làm việc mới, công việc mơi và tự bản thân mỗi người lao động biết

tìm ra cách thức để đạt được mục tiêu đó.

Hiện nay, Văn phòng Công chứng Thăng Long đã xây dựng quy trình tuyển

dụng áp dụng cho toàn công ty. Quy trình này đưa ra nhằm chuẩn hoá hoạt động tuyển

dụng để tuyển chọn những người có kiến thức, chuyên môn, kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu công việc, có năng lực và đạo đức tốt. Bên cạnh đó, trong tuyển dụng công ty

có các chính sách ưu tiên tuyển dụng là con em cán bộ nhân viên trong công ty đáp

ứng được các tiêu chuẩn công việc. Chính sách này đã tạo được niềm tin, bầu không

khí phấn khởi giúp người lao động yên tâm công tác.

Văn phòng Công chứng Thăng Long đã thực hiện tuyển dụng theo các bước

sau đây:

* Quy trình tuyển dụng của Văn phòng Công chứng Thăng Long Bƣớc 1: Bộ phận có nhu cầu tuyển dụng, đề xuất nhu cầu tuyển dụng nhân sự

với cán bộ tuyển dụng tại công ty

Bƣớc 2: Cán bộ tuyển dụng tổng hợp nhu cầu tuyển dụng trình Giám đốc điều hành nhân sự phê duyệt,nếu đồng ý sẽ chuyển lại cho cán bộ tuyển dụng xây dựng kế hoạch tuyển dụng nếu không đồng ý hoặc chưa thấy cần thiết sẽ thông báo lý do.

Bƣớc 3: Giám đốc điều hành nhân sự phê duyệt kế hoạch cụ thể với số lượng cần tuyển, vị trí công việc, tiêu chí tuyển dụng. Sau đó họp nội bộ ban giám đốc,

trưởng các bộ phận để lập hội đồng tuyển dụng

Bƣớc 4: Thông báo tuyển dụng trong công ty, đăng trên website. Bƣớc 5: Thực hiện tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ, nghiên cứu hồ sơ và sàng lọc

hồ sơ ứng viên phù hợp với vị trí tuyển dụng. Tôi thấy qua việc nghiên cứu hồ sơ các

ứng viên có thể loại bớt một số ứng viên hoàn toàn không đáp ứng các tiêu chuẩn công

việc, không cần phải làm tiếp các thủ tục khác trong quá trình tuyển dụng, do đó giảm bớt chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp cũng như thời gian đi lại đối với các ứng

viên. Còn đối với những ứng viên phù hợp được gửi thư mời phỏng vấn.

Bƣớc 6: Tổ chức buổi phỏng vấn sơ bộ khoảng 10 -15 phút. Điều này nhằm

loại bỏ những ứng viên chưa đạt yêu cầu, yếu kém hơn những ứng viên khác mà lúc nghiên cứu hồ sơ chưa phát hiện ra.

Bƣớc 7: Tổ chức làm bài kiểm tra, trắc nghiệm kết hợp phỏng vấn lần thứ hai,

để chọn được những ứng viên xuất sắc nhất về cả năng lực, phẩm chất và trình độ.

Thông qua việc tiếp xúc với các ứng viên qua các vòng phỏng vấn sẽ giúp chúng tôi

đánh giá được ứng viên về nhiều phương diện như kinh nghiệm, trình độ, tính cách,

khả năng phối hợp, hòa đồng, tinh thần cầu tiến và trách nhiệm trong công việc.

Bƣớc 8: Ra quyết định tuyển dụng. Trước khi có quyết định tuyển dụng chính

thức và để hạn chế việc nhân viên mới bỏ việc, văn phòng công chứng Thăng long sẽ

yêu cầu ứng viên đưa ra đề nghị tuyển dụng. Có nghĩa là ứng viên sẽ trình bày đề nghị

tuyển dụng về điều kiện làm việc, thời gian làm việc, lương thưởng, thậm chí cả chế

độ quan tâm chăm sóc đến gia đình của ứng viên, chăm lo đời sống vật chất và tinh

thần của ứng viên vv.... Tất cả những mong muốn, nguyện vọng của mỗi ứng viên đều

được ban giám đốc tiếp nhận, sau đó hai bên sẽ thống nhất và đi đến kí hợp đồng lao động.

Bƣớc 9: Cán bộ tuyển dụng lập và lưu hồ sơ nhân sự, kết thúc quá trình tuyển

dụng.

* Thực trạng tuyển dụng Hoạt động tuyển dụng nhân lực cho các bộ phận trong công ty được thực hiện

chủ yếu bởi bộ phận Hành chính – Nhân sự của Văn phòng Công chứng Thăng Long.

Hoạt động tuyển dụng thường được tiến hành với mục đích bổ sung nhân lực vào các

vị trí làm việc còn trống, do người lao động nghỉ thai sản, chuyển môi trường sống,

thôi việc chuyển đi nơi khác, do nghỉ chế độ, do mở rộng quy mô.

Hoạt động tuyển dụng của công ty đã thực hiện tương đối nhanh chóng đáp ứng được nhu cầu về số lượng lao động cần tuyển tại các vị trí. Tuy nhiên, còn một số ít lao động sau khi tuyển được đào tạo để có thể thể thích nghi và đáp ứng được nhu cầu công việc. Nguyên nhân là do phần lớn số lao động tuyển vào là những người mới ra trường chưa có nhiều kinh nghiệm trong công việc, trong khi đó khối lượng công việc nhiều.

* Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Văn phòng Công chứng Thăng Long đã xây dựng quy trình đào tạo nhân sự nhằm chuẩn hoá hoạt động đào tạo để phát triển nguồn nhân lực, đảm bảo sự phù hợp

và đáp ứng mục tiêu phát triển của công ty. Hoạt động đào tạo và phát triển nguồn

nhân lực được áp dụng tại công chứng bao gồm các chương trình: đào tạo chuyên môn

nghiệp vụ, đào tạo phát triển năng lực quản lý, đào tạo kĩ năng mềm, đào tạo kĩ năng giao tiếp…. với các hình thức đào tạo ngắn, hội thảo, hội nghị và đào tạo trong chính

các công việc hàng ngày.

- Quy trình đào tạo tại văn phòng công chứng Thăng Long

Bƣớc 1: Xác định nhu cầu, mục tiêu đào tạo, lựa chọn đối tượng đào tạo. Bƣớc 2: Xây dựng kế hoạch đào tạo và cách thức đào tạo.

Bƣớc 3: Phê duyệt kế hoạch đào tạo

Bƣớc 4: Hướng dẫn triển khai và đánh giá hoạt động đào tạo

Bƣớc 5: Theo dõi hiệu quả sau đào tạo và lập báo cáo hoạt động đào tạo. .

Bƣớc 6: Lưu hồ sơ

* Thực trạng hoạt động đào tạo Hàng năm người lao động làm việc trong công ty từ khối văn phòng đến khối

nghiệp vụ tuỳ theo chức danh, nhiệm vụ công việc được giao sẽ tham gia học tập, bồi

dưỡng để nâng cao kiến thức thông qua các lớp đào tạo theo các chuyên đề về chuyên

môn nghiệp vụ cần thiết để thực hiện mục tiêu hoạt động kinh doanh, để cạnh tranh và

tồn tài trước những biến đổi của xã hội.

Đối với hoạt động đào tạo chung, Văn phòng công chứng Thăng Long đã tổ

chức chương trình “đào tạo định hướng” cho cán bộ nhân viên mới của công ty. Hoạt động này giúp tạo nên không khí hòa đồng, tăng tính đoàn kết gắn bó giữa nhân viên

mới và nhân viên cũ, giữa lãnh đạo với tập thể nhân viên. Nội dung buổi đào tạo này

thường là giới thiệu về quá trình hình thành và phát triển của Văn phòng Công chứng

Thăng Long, phổ biến quy trình làm việc, giải đáp các thắc mắc về chế độ tiền lương,

chính sách đối với cán bộ nhân viên, đồng thời là hoạt động để mọi nhân viên có cơ

hội chia sẻ bản thân nhiều hơn.

* Chế độ đãi ngộ, khen thưởng, phúc lợi Tại Văn phòng Công chứng Thăng Long, phương pháp trả lương cho người lao

động là gắn tiền lương và thu nhập của cán bộ nhân viên với kết quả thực hiện công việc và chức danh công việc đảm nhiệm cũng như doanh thu của công ty. Việc làm này mục đích đảm bảo quyền lợi và động viên nhân viên cống hiến và phấn đấu hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ. Căn cứ trả lương cho người lao động chủ yếu dựa trên đánh giá bảng chấm công, sản phẩm khoán, xếp loại cá nhân hàng tháng, thời gian làm thêm giờ, trách nhiệm với công việc, mức độ hoàn thành công việc, phản hồi từ khách hàng...

Trong quá trình lao động, công ty có hỗ trợ các mức phụ cấp đi lại, liên lạc hàng tháng hỗ trợ cho người lao động. Đối với cá nhân khi đi ngoài trụ sở làm việc với khách hàng, công ty hỗ trợ thanh toán 100% phí đi lại.

Ngoài ra công ty còn khen thưởng cuối năm đối với cá nhân hoàn xuất sắc trong

công việc hoặc có những sáng kiến đem lại lợi ích cho công ty. Bên cạnh đó, văn

phòng công chứng Thăng Long thực hiện đầy đủ các chế độ phúc lợi, tổ chức các hoạt động công đoàn cho người lao động.

2.2.3. Tổ chức mua sắm trang thiết bị và ứng dụng CNTT

2.2.3.1. Tổ chức mua sắm trang thiết bị văn phòng Các trang thiết bị, cơ sở vất chất văn phòng được trang bị đầy đủ để đáp ứng yêu cầu công việc, tăng tính hiệu quả trong công việc. Đây là yếu tố được văn phòng

công chứng Thăng Long quan tâm đầu tư đúng mức.

Các trang thiết bị được dùng cho phòng Hành chính tổng hợp được thống kê

trong bảng dưới đây:như

Bác trang thiết bị đƣợc dùng cho phòng Hành chính tổng

Kế toán – Lưu trữ - Hành Quan hệ Tên nhóm

Tài chính quản trị chính – khách hàng

mạng Quản trị – Lễ tân Tên thiết bị

Máy tính 6 chiếc 5 chiếc 5 chiếc 4 chiếc

Máy in 6 chiếc 3 chiếc 4 chiếc 3 chiếc

Máy scan 1 chiếc 2 chiếc 2 chiếc 1 chiếc

Máy photocopy Ricoh 2 chiếc

Máy hủy tài liệu 1 chiếc 1 chiếc 1 chiếc

Tủ đựng tài liệu 3 tủ sắt 2 2 tủ sắt 5 2 tủ sắt 4 1 tủ sắt 3

cánh kính cánh cánh trượt cánh kính

Bàn làm việc, ghế 1 bàn dài 1 bàn dài 1 bàn dài 3 bàn nhỏ, 1

vách ngăn, vách ngăn vách ngăn bàn lễ tân

2 bàn nhỏ và 2 bàn nhỏ và 2 bàn riêng

nhỏ

Điện thoại nội bộ 6 chiếc 5 chiếc 4 chiếc 3 chiếc

Điều hòa 1 chiếc 1 chiếc 1 chiếc

Cây nước nóng lạnh 3 cây nước

Hệ thống camera HD CVI 6 chiếc

Máy chấm công 1 chiếc

Máy đếm tiên 1 chiếc 0 1 chiếc 0

Nguồn: Tổ hành chính quản trị - Phòng hành chính tổng hợp Ngoài ra phòng hành chính còn trang bị đầy đủ văn phòng phẩm tương ứng, ngoài tủ bảo quản hồ sơ tài liệu còn có kệ giá để tài liệu đang dùng, hệ thống ổ điện,

đèn chiếu sáng phù hợp, hệ thống cây xanh tạo cảnh quan, hệ thống mạng máy tính; các phụ kiện máy tình, phần mềm máy tính kèm theo. Bên cạnh đó hệ thống nội thất

văn phòng cũng được chú ý đến sao cho tạo cảm giác thoải mái nhất trong quá trình

làm việc lâu.

Nguyên tắc quản lý và sử dụng tài sản 1. Phòng Hành chính của văn phòng Công chứng Thăng Long là đầu mối thống

nhất việc quản lý tài sản của công ty.

2. Việc sử dụng tài sản phải đúng mục đích, chế độ, tiêu chuẩn, định mức, tiết

kiệm và hiệu quả.

3. Tài sản sử dụng phải được bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa khi hỏng, trong quá

trình sử dụng phải giữ gìn, bảo quản tốt theo quy định.

4. Việc quản lý, sử dụng tài sản của công ty phải được thực hiện công khai,

minh bạch; mọi hành vi vi phạm chế độ quản lý, sử dụng tài sản công ty phải được xử

lý kịp thời, nghiêm minh theo quy định công ty.

Quy trình mua sắm trang thiết bị tại Văn phòng Công chứng Thăng Long Khi các nhóm, bộ phận có nhu cầu sửa chữa, thay thế, bổ sung trang thiết bị,

công cụ dụng cụ phục vụ công việc, cần tiến hành tuần tự các bước như sau:

Bƣớc 1: Phải nghiên cứu kỹ nhu cầu trước khi đề xuất, luôn phải tính tới hiệu

quả kinh tế của các tài sản cần sửa chữa, thay thế, bổ sung và làm giấy đề nghị mua

sắm gửi cho bộ phận Hành chính – Kế toán (Biểu mẫu 04/HCKT-CCTL)

Bƣớc 2: Bộ phận HC-KT tiếp nhận giấy đề nghị sửa chữa, thay thế, bổ sung tài

sản (vào sổ theo dõi) có ký nhận của bộ phận / nhóm đề nghị.

Bƣớc 3: Bộ phận HC-KT đến kiểm tra tính xác thực của nhóm đề nghị và tự

khắc phục (nếu được) . Trường hợp không khắc phục được, Bộ phận HC-KT làm tờ

trình gửi Phó Giám Đốc phụ trách HC-KT có ý kiến và trình Giám đốc duyệt chủ

trương theo thẩm quyền.

Bƣớc 4: Căn cứ tờ trình đã được duyệt đồng ý về chủ trương, Bộ phận HC-KT

liên hệ từ 2 nhà cung cấp với đầy đủ thông tin địa chỉ, điện thoại, giá cả, chủng loại…

làm cơ sở so sánh, đánh giá và có ý kiến đề xuất (nêu căn cứ, lập luận) để trình Giám

đốc duyệt.

Bƣớc 5: Ban Giám đốc duyệt chủng loại, giá cả… Bộ phận HC-KT tiến hành mua sắm và thực hiện việc bàn giao, bảo hành, bảo trì…và lưu chứng từ, hồ sơ mua sắm.

Bƣớc 6 : Kế toán thực hiện hạch toán kế toán và nhập Tài sản ,Công cụ dụng

cụ, phân bổ chi phí.

Bƣớc 7: Làm đề nghị thanh toán/ hoàn ứng, phối hợp các nhóm theo dõi, quản

lý tài sản.

Trường hợp cấp thiết khi yêu cầu thay thế bổ sung tài sản khi Ban Giám đốc đi vắng hoặc không liên hệ qua điện thoại được cần: Báo cáo Phó giám đốc phụ trách.

Khi có ý kiến đồng ý mới được thực hiện. Ngay sau đó phải lập lại hồ sơ mua sắm

đúng quy trìnhy định của pháp luật.

Tổ chức quản lý và sử dụng tài sản Văn phòng Công chứng Thăng Long tổ chức quản lý các trang thiết bị kể cả các

trang thiết bị, máy móc từ khi công chứng được thành lập và hàng năm căn cứ nhu cầu

thực tế sẽ mua sắm bổ sung. Trong quá trình khai thác, sử dụng, bảo quản trang thiết

bị, cán bộ được giao phụ trách sẽ thường xuyên kiểm tra quá trình sử dụng, có kiểm kê định kỳ và đột xuất trang thiết bị; kịp thời xử lý trường hợp rủi ro xảy ra đối với trang

thiết bị.

Phòng Hành chính chủ trì giao tài sản cho các cá nhân, bộ phận thuộc văn

phòng Công chứng Thăng Long sử dụng, quản lý. Việc bàn giao tài sản được lập thành

biên bản, có ký xác nhận giữa bên giao và bên nhận. Các cá nhân, bộ phận được nhận

thiết bị tài sản có trách nhiệm bảo quản trong quá trình sử dụng. Đối với các máy móc

thiết bị trong quá trình sử dụng bị hỏng hoặc cần được bảo trì, thay thế thì các bộ phận

cá nhân đề trình trưởng phòng xem xét sửa chữa, thay thế. Kinh phí mua sắm, bảo

dưỡng, sửa chữa các thiết bị, máy móc được trích từ nguồn quỹ của văn phòng Công

chứng Thăng Long.

Mỗi quý, căn cứ vào tình hình thực tế, nguồn kinh phí và nhu cầu mua sắm tài

sản thiết bị phục vụ công tác nghiệp vụ cũng như công tác văn phòng, các đơn vị lập

đề xuất gửi phòng hành chính. Phòng hành chính tổng hợp và dự trù kinh phí trình Trưởng phòng phê duyệt cái gì cần thiết và cái gì chưa cần thiết.

Các thiết bị tài sản được mua sắm trang bị phải đúng mục đích sử dụng, có độ

bền cao, hiện đại, đồng bộ, tần suất sử dụng lớn để phù với khối lượng công việc tại

văn phòng công chứng, bên cạnh đó cũng phải tiết kiệm năng lượng. Phòng hành

chính căn cứ vào các tiêu chuẩn về khả năng cung ứng dịch vụ, giá cả, chất lượng, tính

hiện đại của mỗi sản phẩm để tham mưu cho Phó Giám đốc phụ trách lựa chọn nhà

cung ứng uy tín, chế độ bảo hành tốt và tiến hành mua sắm hoặc sửa chữa, bảo dưỡng.

Sau khi hoàn thành lắp đặt đối với việc mua mới, sửa chữa bảo dưỡng đối với các thiết

bị hỏng phải tổ chức nghiệm thu, chạy thử sản phẩm.

Đối với các loại máy móc thiết bị hết thời gian sử dụng, đã khấu hao hết hoặc đổi mới kĩ thuật, hư hỏng không đảm bảo an toàn sẽ được thanh lý. Lúc này phòng hành chính lập danh sách các loại máy móc thiết bị cần thanh lý trình Phó Giám đốc phụ trách phê duyệt. Căn cứ vào đặc điểm kỹ thuật, giá trị các trang thiết bị, phòng hành chính sẽ đề xuất phương thức thanh lý phù hợp như bán đấu giá, quy định giá và

được tiến hành thanh lý công khai, tuân thủ nghiêm ngặt chế độ quản lý tài chính của văn phòng.

Các cá nhân, bộ phận có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với phòng hành chính

trong từng công việc cụ thể như tổ chức lựa chọn loại hình dịch vụ công nghệ, nhà

cung cấp, mua sắm sửa chữa bảo dưỡng các máy móc thiết bị..

2.2.3.2. Ứng dụng Công nghệ thông tin

Hạ tầng công nghệ thông tin Hạ tầng công nghệ thông tin của văn phòng công chứng Thăng Long đã xây

dựng mạng ở mức độ cao nhất như WAN, WiFi (đạt 100%); 100% các phòng ban có

kết nối internet băng thông rộng, tốc độ cao; 100% máy tính được kết nối Internet để đảm bảo cho hoạt động làm việc hàng ngày.

Văn phòng công chứng Thăng Long đã triển khai xây dựng và đưa vào sử dụng

hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng-UCHI phục vụ hiệu quả công tác nghiêp vụ.

Văn phòng đã quan tâm triển khai các giải pháp đảm bảo an toàn thông tin, dữ

liệu cho hệ thống mạng máy tính nội bộ như các giải pháp về tường lửa, phần mềm

diệt virus, sao lưu dữ liệu, phần mềm sử dụng dịch vụ trên nền tảng công nghệ điện

toán đám mây của các nhà cung cấp như FPT, Viettel. Cán bộ phụ trách mảng công

nghệ thông tin tại văn phòng công chứng thường xuyên định kỳ kiểm tra,đánh giá các

lỗi bảo mật của một số hệ thống thông tin nội bộ trong văn phòng, các địa chỉ truy cập

bất thường từ các website.

Bên cạnh đó văn phòng cử cán bộ tham gia các lớp đào tạo về an toàn thông tin

định kỳ 6 tháng/lần nhằm nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ chuyên trách công

nghệ thông tin của văn phòng.

Ứng dụng công nghệ thông tin Văn phòng công chứng Thăng Long triển khai ứng dụng công nghệ thông tin

phục vụ quản lý, chỉ đạo, điều hành tới các bộ phận nghiệp vụ, văn phòng qua mạng

thông tin diện rộng giúp cho việc trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản (trừ văn bản có nội

dung tối mật, tuyệt mật) thông qua hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp trên môi

trường internet băng thông rộng ADSL.

Xây dựng website cung cấp thông tin về thủ tục công chứng, cập nhật các văn

bản pháp luật, giải đáp thắc mắc trong lĩnh vực công chứng.

Tất cả cá nhân đều được trang bị máy tính cấu hình cao, đảm bảo an toàn thông

tin và thường xuyên sử dụng hộp thư điện tử trong công việc.

Các ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành phổ biến là: Điều hành tác nghiệp, quản lý văn bản, quản lý kế toán, quản lý nhân sự, phần mềm bảo hiểm xã hội.

Về ứng dụng chữ ký số: văn phòng công chứng Thăng Long áp dụng chữ ký số

để gửi nhận văn bản điện tử trong quá trình thực hiện công việc.

Về công tác đảm bảo an toàn thông tin: 100% các bộ phận, cá nhân có trang bị phần mềm an toàn thông tin, một số phần mềm được sử dụng phổ biến tại văn phòng

như BKav, Norton Antivirus, Spyware Kaspersky security. Bên cạnh đó có thiết lập

quy trình về an toàn thông tin như Backup dữ liệu, Norton Ghost, sao lưu dữ liệu dự

phòng định kỳ, kiểm tra, rà quét, đánh giá các lỗi bảo mật của một số hệ thống thông tin nội bộ.

Áp dụng hệ thống ISO 9001:2008 do đơn vị WQA cấp chứng chỉ, trong việc

quản lý, kiểm soát chất lượng dịch vụ.

Tổng số hộp thư điện tử có tên miền “congchungthanglong.vn” đã cấp cho toàn bộ công chứng viên, thư ký, nhân viên văn phòng và thường xuyên sử dụng thư điện tử

đạt khoảng 80%-95%.

2.2.4. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn phòng

- Đối với công tác tổ chức thông tin phục vụ lãnh đạo Sự thành công hay thất bại của nhà lãnh đạo quản lý phụ thuộc phần lớn vào

công tác tổ chức thông tin của văn phòng. Các nhóm thông tin trong văn phòng công

chứng gồm nhóm thông tin liên quan đến các quy định pháp luật về công chứng; nhóm

thông tin liên quan đến kinh tế - thị trường - tài chính; nhóm thông tin liên quan đến

các nhóm khách hàng, nhóm thông tin về nhân sự; nhóm thông tin về các tổ chức hành

nghể công chứng và nhóm thông tin ngăn chặn. Hệ thống thông tin được văn phòng

công chứng Thăng Long xây dựng nhằm mục đích tiếp nhận, xử lý và cung cấp thông

tin có giá trị và chất lượng phục vụ hữu hiệu cho hoạt động quản lý. Công tác tổ chức

và quản lý thông tin tại văn phòng công chứng Thăng Long như sau:

Văn phòng tiếp nhận và tổ chức thông tin đầu vào của cơ quan: công văn đến,

email, điện thoại. Sau đó xử lý thông tin và truyền đạt thông tin đến bộ phận, cá nhân

có chức năng, nhiệm vụ giải quyết.

Văn phòng tổ chức quản lý các thông tin đầu ra: gửi công văn trực tiếp, chuyển

phát công văn, trả lời qua email và điện thoại, giải đáp trực tiếp đối với khách hàng

đến liên hệ tại trụ sở.

Văn phòng tổ chức bảo mật, bảo quản và dữ liệu, thông tin nội bộ, các thông tin

sản sinh ra trong quá trình hoạt động của văn phòng công chứng.

Văn phòng tổ chức tìm kiếm, sàng lọc các thông tin bên ngoài có giá trì và cần

thiết phục vụ hoạt động của văn phòng.

- Đối với công tác tổ chức và quản lý hội họp Các cuộc họp, hội nghị của văn phòng Công chứng Thăng Long thường là các cuộc họp giao ban, họp hội nghị tổng kết hoạt động theo từng quý; tổng kết hoạt động cuối năm và triển khai kế hoạch năm tiếp theo; họp đột xuất để giải quyết trường hợp

phát sinh.

Các cuộc họp ở văn phòng công chứng thường được tổ chức để cùng các bộ phận, cá nhân thông qua các quyết định quản lý; để bàn bạc giải quyết những vấn đề

quan trọng nảy sinh trong hoạt động quản lý; để truyền đạt thông tin thông báo về một

chính sách mới; để trao đổi các kĩ năng nghiệp vụ, kiểm điểm đánh giá tình hình thực

hiện nghiệp vụ, tình hình thực hiện kế hoạch chương trình của văn phòng.

Việc tổ chức và quản lý hội họp sẽ được giao cho phòng hành chính phục trách.

Trước khi tiến hành cuộc họp, phòng hành chính làm các công việc sau:

- Chuẩn bị phòng họp với đầy đủ ánh sáng, máy chiếu, sắp xếp bàn ghế họp,

chuẩn bị các phương tiện ghi chép: máy tính, giấy bút, nước uống.

- Gửi email thông báo cho các bộ phận, cá nhân thời gian họp, nội dung họp và

yêu cầu các bộ phận, cá nhân chuẩn bị các bản báo cáo về nội dung liên quan cũng như

các hồ sơ tài liệu để trình bày trước cuộc họp.

- Bộ phận hành chính cử thư ký ghi biên bản cuộc họp.

Sau khi kết thúc cuộc họp, phòng hành chính thu thập toàn bộ hồ sơ, tài liệu của

các bộ phận, cá nhân trong cuộc họp để lập hồ sơ công việc.

-Hoàn tất biên bản và gửi đến các bộ phận, cá nhân trong thời gian sớm nhất để

triển khai thực hiện công việc nhanh chóng, kịp thời.

Hội họp là hình thức hoạt động phổ biến và quan trọng phục vụ cho công việc

điều hành, quản lý của ban lãnh đạo công chứng. Vì vậy mà các cuộc họp ở đây

thường tổ chức chú trọng đến chất lượng cuộc họp, những kết quả sau cuộc họp cần có

và cách thức thực hiện chứ không mang nặng tính hình thức. Tiêu chí tránh phô trương

về hình thức là tiêu chí được áp dụng trong mọi cuộc họp tại văn phòng công chứng Thăng Long.

- Đối với việc tổ chức chuyến đi công tác Do đại bộ phận khách hàng của văn phòng công chứng Thăng Long chủ yếu ở

Hà Nội và một số vùng lân cận. Vì vậy việc tổ chức chuyến đi công tác ở văn phòng

công chứng là rất ít. Tuy nhiên đối với các chuyến đi công tác phòng Hành chính được

giao chuẩn bị như sau:

- Phòng hành chính sẽ chuẩn bị phương tiện đi lại, tùy theo chuyến công tác xa

hay gần sẽ đi bằng ô tô của công ty hay phương tiện công cộng. Nếu đi bằng máy bay

thì phải nắm được lịch bay, thời gian bay và đặt vé.

- Chuẩn bị điều kiện ăn, ở, nghỉ ngơi tại khách sạn nào hay tại nhà khách của cơ

quan, đơn vị đến công tác.

- Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, công tác phí cho bộ phận, cá nhân đi công tác. - Liên hệ với nơi sẽ đến công tác. Báo trước cho phía đối tác về mục đích đến,

nội dung làm việc, thời gian làm việc để đơn vị tiếp đón chủ động chuẩn bị tiếp đón.

Sau khi đoàn công tác trở về, văn phòng tập hợp các chứng từ chi phí từ chuyến công tác để làm thủ tục thanh toán. Bên cạnh đó tập hợp các hồ sơ tài liệu về chuyến đi công tác để lập hồ sơ công việc và lưu trữ.

-Về việc tổ chức quản lý văn bản Công tác tổ chức và quản lý văn bản tại phòng Hành chính tổng hợp được thực hiện nghiêm túc chặt chẽ trong tất cả các khâu và tuân theo các quy định hiện hành của

nhà nước để làm căn cứ thực hiện. .

Tất cả văn bản đi và đến tại văn phòng công chứng đều được quản lý tập trung,

thống nhất tại bộ phận văn thư lưu của phòng hành chính. Văn bản đi và đến thuộc ngày nào được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày để kịp thời giải quyết

công việc. Đối với các văn bản nội bộ của văn phòng được quản lý chặt chẽ và lưu trữ

riêng.

Tổ chức quản lý văn bản đi đến được thực hiện theo quy trình thống nhất tại

văn phòng công chứng và đơn giản hóa trong các bước thực hiện nhưng vẫn đảm bảo

đầy đủ và khoa học.

Đối với văn bản đến: tiếp nhận, phân loại văn bản; đóng dấu đến, ngày tháng

đến, đăng ký vào sổ theo dõi sau đó trình trưởng phòng hành chính và chuyển giao văn

bản đến đơn vị, cá nhân phụ trách và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản.

Đối với văn bản đi: kiểm tra kĩ thể thức văn bản, đóng dấu đúng quy định, sau

đó đăng ký văn bản đi bằng sổ để theo dõi, tra cứu sau đó chuyển phát văn bản và lưu

văn bản đi.

Các văn bản tài liệu được sản sinh trong quá trình hoạt động của văn phòng công chứng, các nhóm, cá nhân trong phòng hành chính có trách nhiệm lập hồ sơ công

việc. Đây là một trong những công việc quan trọng trong việc tổ chức và quản lý văn

bản, điều này giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày nhanh chóng, chính xác,

có hiệu quả; tạo nguồn thông tin văn bản để phục vụ cho việc nghiên cứu giải quyết

công việc trước mắt và khai thác sử dụng lâu dài về sau.

Hàng năm, văn phòng công chứng Thăng Long thực hiện tốt công tác thu thập

hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, góp phần giải quyết dứt điểm lượng tài liệu tồn

đọng của cơ quan. Số hồ sơ, tài liệu hiện đang được bảo quản trong kho đã được chỉnh

lý sơ bộ, sắp xếp lên giá. Đối với mỗi loại hồ sơ được mang một mã hiệu riêng và đánh số thứ tự, tiện cho việc quản lý, theo dõi và tra cứu khi cần thiết.

-Thực trạng công tác lễ tân Dù ở bất cứ cơ quan nào, đều có hoạt động giao tiếp với khách, do đó lễ tân là công việc không thể thiếu được trong công tác lãnh đạo điều hành hoạt động của phòng hành chính. Công tác lễ tân được tổ chức tốt tại văn phòng công chứng Thăng

Long, giúp tiết kiệm thời gian làm việc, dành thời gian cho ban giám đốc giải quyết các công việc quan trọng khác. Công tác lễ tân được tổ chức tại văn phòng công chứng như sau:

- Chức năng lễ tân :

+ Đón khách, hướng dẫn khách đến làm việc tại Văn phòng; + Lên kế hoạch và triển khai thực hiện đón tiếp các cuộc thăm viếng của các cơ

quan, đối tác làm việc

+ Trả lời tất cả các cuộc gọi đến và xử lý các yêu cầu của người gọi, điều phối

các cuộc gọi đến.

+ Quản lý Email của Văn phòng ;nhận, gửi và chuyển toàn bộ thư (email, bưu

điện, bưu phẩm), fax, tài liệu đến người liên quan;

+ Xây dựng và duy trì hệ thống ghi nhận dữ liệu các chứng từ nhận được/ gửi

đi;

- Theo dõi việc chấp hành nội quy, quy chế Văn phòng: thực hiện báo cáo

chấm công đối với toàn Văn phòng, theo dõi tình hình chấp hành quy chế lao động;

nhắc nhở các công chứng viên, thư ký, nhân viên văn phòng trong Văn phòng công

chứng thực hiện chấp hành quy chế đồng phục, thẻ nhân sự, huy hiệu.

- Phối hợp với bộ phận liên quan tổ chức các sự kiện, các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, công đoàn, hiếu hỷ: Tham gia phối hợp tổ chức các sự kiện, các cuộc họp,

hội nghị, hội thảo, công đoàn, hiếu hỷ do phòng Hành chính chủ trì. Thực hiện các

công việc liên quan khác theo chỉ đạo của Ban Giám đốc.

- Phát triển văn hóa doanh nghiệp, góp phần nâng cao thương hiệu, hình ảnh văn phòng: luôn giữ thái độ vui vẻ, hòa nhã, tôn trọng, lịch sự, ân cần, chu đáo

với khách hàng. Với cấp trên, tôn trọng, chấp hành mọi mệnh lệnh, không vượt cấp.

Với đồng nghiệp, phân biệt rõ việc công, việc tư, luôn đoàn kết, hợp tác vì mục đích

chung của văn phòng. Trách nhiệm, năng động, sáng tạo,hết lòng vì công việc; thực

hiện trật tự, vệ sinh nơi làm việc;

Tổ chức tốt công tác lễ tân tại văn phòng công chứng đã tạo được ấn tượng tốt

đẹp với khách hàng, là cơ sở quan trọng tạo nên bầu không khí thuận lợi trong quan hệ

công việc đặc thù của công chứng. Văn phòng công chứng Thăng Long xác định rõ

ràng lễ tân tuy không phải nội dung chủ yếu của hoạt động đối ngoại của công ty nhưng là công cụ quan trọng không thể thiếu trong bất kì hoạt động đối ngoại nào của công ty.

2.2.5. Xây dựng và thực hiện theo kế hoạch Nhìn chung các loại kế hoạch được xây dựng ở văn phòng công chứng Thăng Long bao gồm kế hoạch công tác theo năm ; kế hoạch công tác sáu tháng, hàng tháng ;

kế hoạch công tác tuần.

Phòng Hành chính tổng hợp phối hợp xây dựng kế hoạch được tổ chức theo quy

trình sau :

- Dự kiến nội dung chương trình, kế hoạch công tác: Việc dự kiến nội dung chương trình, kế hoạch công tác được bắt đầu triển khai

từ những tháng cuối của năm kế hoạch trước.

Văn phòng công chứng căn cứ vào kết quả hoạt động năm trước, tình hình thực

tế, những nhiệm vụ công việc cần giải quyết, xác định mục tiêu cần đạt được trong

thời gian tới. Rà soát toàn bộ hoạt động trong khâu tổ chức quản lý nghiệp công chứng và văn phòng, việc này nhằm xác định rõ những công việc còn tồn đọng và những

điểm yếu cần khắc phục trong công tác nghiệp vụ và công tác văn phòng.

-Xây dựng bản dự thảo đề nghị các đơn vị đề xuất chương trình, kế hoạch

công tác của nhóm:

+ Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận nhiệm vụ được giao từ

Giám đốc điều hành chủ trì, Trưởng phòng sẽ phân công nhân viên chịu trách nhiệm

soạn thảo chương trình, kế hoạch công tác, sau đó gửi cho các bộ phận trong công ty

lấy ý kiến cho bản dự thảo.

+ Các ý kiến, đề xuất được phòng hành chính tập hợp lại, trình trưởng phòng

xem xét.

+ Trong thời gian 03 ngày làm việc, Trưởng văn phòng xem xét các ý kiến

được trình lên từ các bộ phận, sau đó cho ý kiến nếu cần thiết và trình Giám đốc điều

hành.

- Phê duyệt và ra quyết định ban hành: + Giám đốc điều hành ký quyết định phê duyệt chương trình, kế hoạch công

tác.

+ Tổ chức họp toàn bộ văn phòng để triển khai thực hiện công việc.

- Phát hành cho các bộ phận thuộc văn phòng có liên quan và lưu hồ sơ: + Ngay sau khi Giám đốc điều hành ký quyết định phê duyệt và ban hành

chương trình, kế hoạch công tác, bộ phận văn thư của văn phòng công chứng thực hiện

thủ tục phát hành cho các bộ phận, cá nhân có liên quan và lưu hồ sơ nội bộ.

* Vai trò của phòng Hành chính trong việc xây dựng và thực hiện kế hoạch Việc xây dựng và thực hiện kế hoạch của phòng Hành chính tổng hợp tại Văn phòng Công chứng Thăng Long là rất quan trọng. Giúp cho các bộ phận cá nhân chủ động thực hiện công việc đã đề ra, hạn chế tối đa những vấn đề đột xuất phát sinh, tránh bị lỡ việc, tốn nhiều thời gian.

Căn cứ vào các kế hoạch đã đề ra, các công việc được phân công cụ thể, tạo

điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi tiến trình thực hiện công việc, đôn đốc công việc của từng bộ phận, cá nhân trong công ty đúng tiến độ.

Thông qua việc xây dựng kế hoạch, Phòng Hành chính giúp cho Ban giám đốc

tổ chức điều chỉnh xử lý, điều hành theo chương trình kế hoạch cho phù hợp với tình

hình thực tế nhưng vẫn bám sát mục tiêu đã đề ra.

2.2.6. Xây dựng và thực hiện nội quy, quy chế Phòng Hành chính nói riêng và tất cả các thành viên trong công ty đều tự giác

thực hiện đầy đủ và nghiêm túc các nội quy, quy chế tại văn phòng, cư xử giao tiếp

đúng mực và thân thiết. Tự mỗi cá nhân đều không ngừng xây dựng ý thức trách

nhiệm với công việc và tạo bầu không khí làm việc tích cực nhất.

- Về giao tiếp, ứng xử, quan hệ trong công ty Văn phòng công chứng là nơi công dân, các cơ quan hữu quan đến liên hệ làm

việc, công tác. Việc chào hỏi giúp tạo được những ấn tượng tốt đẹp.

Qua quan sát trực quan các công chứng viên, thư ký và nhân viên văn phòng

trong cơ quan xưng hô theo tên gọi, tôn trọng người lớn tuổi là cách xưng hô phổ biến

nhất trong công ty. Trong xưng hô đồng nghiệp với nhau thường xưng hô theo tên gọi,

giới tính, tuổi tác (bác, chú/cô, anh/chị/em, cháu....). Khi tiếp xúc và làm việc với

khách hàng thường xưng hô theo quan hệ hành chính (ông/ bà_ tôi; anh/chị_ tôi). Nụ

cười luôn đi kèm với lời chào bởi đó là sự niềm nở, thân thiện, gần gũi và chân thành

tạo thiện cảm tốt với khách hàng, đối tác.

* Về ứng xử:

Thái độ ứng xử với đồng nghiệp trong văn phòng công chứng và với khách

hàng, đối tác trên cơ sở tôn trọng đồng nghiệp, lắng nghe ý kiến của đồng nghiệp, công bằng, vô tư khách quan khi đánh giá đồng nghiệp, giữ uy tín và danh dự cho đồng

nghiệp. Bên cạnh đó, trong quá trình làm việc phần lớn các cán bộ, nhân viên tại đây

thường xuyên trao đổi thẳng thắn, cởi mở với Ban lãnh đạo. Chỉ một số ít cán nhân

viên còn rụt rè, chưa mạnh dạn trong trình bày quan điểm, ý kiến khi trao đổi công

việc với Ban lãnh đạo hay đối với đồng nghiệp.

* Về Quan hệ đồng nghiệp:

Các cán bộ, nhân viên thường xuyên giúp đỡ, hỗ trợ lẫn nhau trong thực hiện

công việc, do đó tạo ra một bầu không khí làm việc với tinh thần hợp tác, gần gũi, cởi

mở nơi công sở, góp phần thắt chặt và củng cố thêm sự đoàn kết và các giá trị tập thể. Điều mà văn phòng công chứng Thăng long đã xây dựng và gìn giữ.

Đối với các khách hàng đến làm việc, thái độ gần gũi, tôn trọng khách hàng, đối tác; giúp đỡ, hướng dẫn thủ tục và tạo điều kiện để mọi khách hàng, đối tác thực hiện theo đúng chính sách Pháp luật của Nhà nước

- Trang phục, lễ phục Trang phục, lễ phục là điều không thể thiếu trong nội quy quy chế cũng như xây dựng nên hình ảnh tại Văn phòng Công chứng Thăng Long. Trang phục, lễ phục được thể hiện cụ thể như sau:

Về Trang phục:

Khi thực nhiệm vụ, công chứng viên, thư ký, nhân viên văn phòng phải mặc

trang phục gọn gàng, lịch sự, được quy định như sau:

Trang phục nam: Áo sơ mi trắng, quần âu đen, áo comple được may theo quy

định của văn phòng, đi giày hoặc dép có quai hậu.

Trang phục nữ: Áo sơ mi trắng, quần âu đen, váy dài, áo comple, được may

theo quy định của văn phòng , đi giày hoặc dép có quai hậu.

Những đối tượng có quy định riêng về mặc đồng phục, gồm cán bộ nhân viên

thuộc các bộ phận: bảo vệ, lễ tân thực hiện theo quy định về trang phục khi làm việc.

Không mặc quần Jean, quần sooc, áo pull, áo trễ cổ, áo có các hình vẽ không

phù hợp nếp sống văn hóa nơi công sở, váy quá ngắn, váy mỏng, váy xẻ cao.

Riêng đối với ngày làm việc sáng thứ 7 hàng tuần, cán bộ nhân viên trong toàn

công ty không phải mặc đồng phục theo quy định, tuy nhiên không mặc quần Jean,

quần sooc, áo pull, áo trễ cổ, áo có các hình vẽ không phù hợp nếp sống văn hóa nơi

công sở, váy quá ngắn, váy mỏng, váy xẻ cao đến làm việc.

Về Lễ phục:

Lễ phục của cán bộ, nhân viên là trang phục chính thức được sử dụng trong các

nghi lễ chính thức, trong các cuộc họp trọng thể, tiếp khách, đối ngoại:

Lễ phục của nam: Quần áo comple, áo sơ mi trắng dài tay,caravat, đi giày.

Lễ phục của nữ: Áo dài truyền thống, hoặc quần áo comple nữ, đi giày - Về thời gian làm việc

Tại văn phòng công chứng Thăng Long, tất cả công chứng viên, thư ký, nhân

viên văn phòng đều tuân thủ quy định về giờ giấc làm việc, họp, hội nghị, và thời gian

hẹn làm việc với khách hàng. Việc thực hiện đúng giờ không những chỉ thể hiện tính

nghiêm túc, nếp sống kỷ luật, mà còn thể hiện sự tôn trọng khách hàng, đối tác, tạo

nên hình ảnh thương hiệu của văn phòng công chứng. Đúng giờ là một nét đẹp, tuy là

biểu hiện đơn giản nhưng đóng vai trò quan trọng trong một nền văn hóa tiến bộ, xây

dựng được tác phong làm việc chuyên nghiệp mà văn phòng công chứng Thăng Long

hướng đến.

+ Thời gian làm việc và sử dụng thời gian làm việc: Văn phòng Công chứng Thăng Long làm việc theo giờ hành chính (08 giờ/1 ngày) từ thứ Hai đến sáng thứ Bảy hàng tuần. Buổi sáng từ 8 giờ đến 12 giờ. Buổi chiều từ 1 giờ đến 5 giờ. Văn phòng Công chứng Thăng Long thực hiện việc chấm công và theo dõi giờ giấc làm việc bằng máy chấm công vân tay. Nghiêm cấm trường

hợp quét dấu vân tay đầu giờ rồi bỏ ra ngoài quá thời gian làm việc, đối với các trường hợp vi phạm mà phòng hành chính phát hiện qua hệ thống giám sát Camera được tính là nghỉ làm hôm đó.

Tất cả các công chứng viên, thư ký, nhân viên văn phòng đều tuân thủ nghiêm

túc thời gian làm việc, Không đi làm muộn, không về sớm, làm việc đúng thời gian

theo quy định. Trong giờ làm việc, không làm việc riêng, không tụ tập nói chuyện, đọc báo, không sử dụng máy vi tính vào việc riêng.

Mỗi cán bộ, nhân viên tự giác chấp hành nghiêm chỉnh nội quy của cơ quan,

quy chế làm việc của văn phòng, phấn đấu đạt hiệu xuất công việc cao nhất. Có ý thức

tổ chức kỷ luật, nghiêm chỉnh chấp hành sự chỉ đạo, giao nhiệm vụ của ban lãnh đạo, quyết tâm đưa văn phòng công chứng Thăng Long trở thành thương hiệu mạnh nhất.

- Về văn hóa trong hội họp:

Tổ chức họp và đến họp đúng giờ quy định. Không tự ý bỏ họp giữa giờ nếu

không có lý do chính đáng và không được sự cho phép của người chủ trì cuộc họp.

Muốn phát biểu phải được sự đồng ý của người chủ trì cuộc họp, không nói

chen, nói cắt ngang khi người khác đang phát biểu. Giữ thái độ từ tốn, tôn trọng chủ

tọa và các thành viên dự họp khi phát biểu, tranh luận.

Không làm việc riêng, không nói chuyện riêng gây tiếng ồn, ảnh hưởng đến sự

tập trung theo dõi của mọi người. Không trao đổi bằng điện thoại di động trong cuộc

họp.

Khi tham dự hội họp, tiếp khách điện thoại di động phải để ở chế độ yên lặng.

Không hút thuốc lá trong phòng họp, hội nghị.

- Quy định về giữ gìn vệ sinh, an toàn nơi làm việc Mỗi cá nhân đều phải giữ gìn vệ sinh khu vực làm việc của mình. Mỗi bàn làm

việc của công chứng viên, thư ký, nhân viên văn phòng đều có thùng rác.

Cuối giờ chiều trước khi về, phải sắp xếp tài liệu gọn gàng, ngăn nắp, khóa tủ

tài liệu cẩn thận, tránh để thất lạc, mất tài liệu của công ty.

Phải tắt hết điện, quạt, máy điều hòa, máy tính và các thiết bị có liên quan khi

ra khỏi phòng kết thúc ngày làm việc.

Hồ sơ, tài liệu không dùng đến phải tiêu hủy trước khi đem ra ngoài khu vực

công ty.

- Quy định về hệ thống phòng chống cháy nổ. Không chỉ riêng phòng Hành chính tổng hợp mà tất cả các thành viên trong công ty phải tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc phòng chống cháy nổ theo quy định như: tắt hết các thiết bị điện khi hết giờ làm việc, thu dọn những vật liệu dễ gây cháy nổ, vì một hành động dù sơ xuất nhỏ cũng dẫn đến hậu quả khó lường, nghiêm cấm hút thuốc lá trong phòng làm việc.

Văn phòng Công chứng Thăng Long trang bị hệ thống bình cứu hỏa tại nơi làm

việc, bảo vệ thường xuyên kiểm tra hệ thống điện trong và ngoài công ty.

- Về việc thực hành tiết kiệm chống lãng phí: Tất cả các nhân viên trong phòng hành chính trong công ty tuân thủ tắt các thiết

bị điện và các đồ dùng điện trước khi ra về, sử dụng điều hòa nhiệt độ từ 26 đến 28 độ

C và tắt điều hòa trước 15 phút khi ra về. Bên cạnh đó thực hiện tiết kiệm và chống lãng phí giấy in, dùng lại giấy một mặt.

2.2.7. Thực hiện giao quyền, ủy quyền Phòng Hành chính tổng hợp hoạt động theo chế độ tập trung dưới sự quản lý,

điều hành trực tiếp của Ban Giám đốc. Ban giám đốc có quyền giao quyền bằng mệnh lệnh hoặc bằng văn bản với nội dung ủy quyền cụ thể, ủy quyền có thời hạn cho bất cứ

bộ phận, cá nhân nào khi cần thiết.

Phòng Hành chính tổng hợp hoạt động độc lập với các phòng, ban, bộ phận

chức năng khác nhưng đảm bảo sự hỗ trợ và thống nhất trong toàn văn phòng.

Trưởng nhóm chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về việc thực hiện chức

năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của nhóm mình

Các thành viên của nhóm chịu trách nhiệm trước trưởng nhóm và Ban Giám

đốc về nhiệm vụ được phân công.

Các phó giám đốc phụ trách có quyền được ủy quyền cho các trưởng bộ phận,

các nhân viên trong phạm vi quyền hạn của mình, theo đúng lĩnh vực phụ trách.

Các trưởng bộ phận có quyền được ủy quyền cho cấp dưới mình, nhân viên có

đủ năng lực phẩm chất để giải quyết công việc. Các bộ phận, cá nhân được nhận ủy

quyền được giao quyền phải có đủ tư cách, phẩm chất và năng lực để thực hiện công việc, nhiệm vụ được giao.

Giấy ủy quyền được lập theo mẫu quý định và thống nhất trong toàn công ty.

Nội dung, thời gian ủy quyền phù hợp với nhiệm vụ của công việc đó.

2.2.8. Xác định và thực hiện cơ chế phối hợp Để hoạt động một cách thống nhất, phòng Hành chính tổng hợp tuân thủ theo

nguyên tắc sau đây:

Các nhóm, nhân viên văn phòng đều tuân thủ trình tự, thủ tục, thời hạn giải

quyết công việc theo đúng quy định của công ty.

Nội dung công việc thực hiện phối hợp phải liên quan đến chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn của bộ phận, cá nhân phối hợp. Đề cao tính chủ động, trách nhiệm cá nhân của Ban lãnh đạo trong thực hiện nhiệm vụ, công việc được giao.

Sự phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công việc đều phải bảo đảm dân chủ, minh bạch, bảo đảm yêu cầu chuyên môn, chất lượng và hiệu quả công việc; giải quyết công việc theo phạm vi trách nhiệm, đúng thẩm quyền.

Bảo đảm kỷ luật, kỷ cương trong hoạt động phối hợp, đề cao trách nhiệm của

Ban lãnh đạo công ty, bộ phận, cá nhân tham gia phối hợp

Nội dung phối hợp: Phòng Hành chính phối hợp giải quyết hồ sơ hành chính của văn phòng công

chứng theo đúng quy trình

Phòng Hành chính phối hợp tham gia giải quyết công việc thuộc chức năng nhiệm vụ quyền hạn của phòng và các nội dung liên quan đến nhiều bộ phân, cá nhân

khác trong công ty.

Phối hợp tham gia đóng góp ý kiến, xây dựng chương trình kế hoạch tham mưu

cho Ban Giám đốc.

Phối hợp cùng thực hiện các hoạt động kế hoạch, định hướng, chủ trương,

đường lối phát triển của công chứng Thăng Long.

Phối hợp trong việc đưa ra các giải pháp, biện pháp để nâng cao hiệu quả công

tác văn phòng tạo ra năng suất và chất lượng cao trong quá trình làm việc. Phát hiện

những bất cập trong quy trình thực hiện công việc, kịp thời phản ánh, tham mưu cho

Ban Giám đốc sửa đổi bổ sung.

Phối hợp trong việc tuyên truyền phổ biến quy định về luật mới liên quan đến

lĩnh vực công chứng.

Trách nhiệm của bộ phận chủ trì: Lập kế hoạch thực hiện các công việc, vụ việc phát sinh, chọn phương thức

phối hợp và tổ chức phối hợp theo quy định

Yêu cẩu bộ phận, cá nhân phối hợp: cử cá nhân tham gia phối hợp, tham gia

góp ý kiến, trao đổi, cung cấp thông tin bằng văn bản, cung cấp tài liệu, các điều kiện khác liên quan đến công việc, vụ việc phát sinh

Tập hợp đầy đủ các ý kiến tham gia của bộ phận, cá nhân phối hợp, tiến hành

giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền cho phép thông báo kết

quả giải quyết công việc đến bộ phận, cá nhân phối hợp được biết và theo dõi.

Đối với các văn bản trình Ban giám đốc phê duyệt ký ban hành, bộ phận hoặc

cá nhân chủ trì phối hợp phải chuẩn bị đẩy đủ hồ sơ trình ký theo quy định. Hồ sơ phải

được tập hợp đầy đủ ý kiến của các bộ phận, cá nhân phối hợp, nêu rõ những ý kiến

đồng ý, không đống ý, lý do và thể thiện rõ trách nhiệm, quan điểm đối với nội dung

tham mưu, đề xuất.

Trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân tham gia phối hợp Tham gia các hoạt động phối hợp theo đề nghị của bộ phận, cá nhân chủ trì . Được quyền từ chối hoạt động phối hợp nếu nội dung phối hợp không phù hợp với chức năng, nhiệm cụ của bộ phận, cá nhân đó

Có ý kiến kịp thời về vấn đề tham gia phối hợp, cũng như cử cá nhân đại diên

tham gia phối hợp và chịu trách nhiệm về ý kiến mà cá nhân của bộ phận mình tham gia trong quá trình phối hợp

Tuân thủ thời hạn góp ý kiến theo yêu cầu của bộ phận chủ trì; cung cấp thông

tin, số liệu và chịu trách nhiệm về sự chính xác của thông tin, số liệu đó

Đề nghị bộ phận cá nhân chủ trì điều chỉnh thời gian phối hợp để bảo đảm chất

lượng công tác phối hợp, trừ trường hợp khác.

Được thông báo kết quả giải quyết công việc tham gia phối hợp

Thời gian thực hiện phối hợp Theo đề nghị góp ý hồ sơ, công việc của bộ phận, cá nhân phối hợp có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trình bày ý kiến của bộ phận mình trong thời hạn được xác định. Nếu quá thời hạn mà không có ý kiến trả lời được hiểu là đồng thuận với đề xuất đó.

2.2.9. Thực hiện kiểm tra, đánh giá trong văn phòng Kiểm tra, đánh giá kết quả trong công tác văn phòng là một khâu rất quan trọng không thể thiếu trong quá trình tổ chức và quản lý văn phòng tại văn phòng công chứng Thăng Long.

Thông qua hoạt động kiểm tra, đánh giá, Ban lãnh đạo văn phòng công chứng sẽ nắm bắt được tình hình thực hiện mục tiêu, kế hoạch đã đề ra của công ty, tình hình thực hiện các quy trình nghiệp vụ, những ưu điểm hạn chế và sớm có giải pháp phù hợp.

Hoạt động kiểm tra đánh gia nhằm hướng đến điều chỉnh các hoạt động trong tương lại của công ty. Trên cơ sở những đề xuất, kiến nghị, ý kiến đóng góp, khắc phục hạn chế phát hiện trong hoạt động kiểm tra đánh giá giúp cho công tác tổ chức quản lý văn phòng đạt hiệu quả cao. Tổ chức và quản lý văn phòng sao cho phối hợp một cách khoa học nhất, hỗ trợ đắc lực cho bộ phận nghiệp vụ công chứng mang tính đặc thù.

Kiểm tra đánh giá tại văn phòng công chứng giúp phòng ngừa kịp thời những vi phạm của các bộ phận, cá nhân trong quá trình làm việc; qua đó kịp thời chấn chỉnh, xử lý bộ phận, các nhân đó; tránh gây ra hậu quả đáng tiếc.

Văn phòng Công chứng Thăng long tiến hành kiểm tra, đánh giá gồm các giai

đoạn sau:

Giai đoạn thứ nhất: Xác định rõ vấn đề cần kiểm tra, đánh giá. Cần xác định nội dung vấn đề: là xác định những việc mà ban lãnh đạo văn phòng công chứng cần kiểm tra, đánh giá ví dụ như kiểm tra đánh giá về quy trình nghiệp vụ công tác văn phòng; tình hình thực hiện lưu trữ hồ sơ; công tác đào tạo nguồn nhân lực văn phòng....Kiểm tra những sai sót đó từ nguyên nhân nào và tìm cách khắc phục.

Xác định phạm vi vấn đề: tiến hành kiểm tra đánh giá đối với bộ phận, cá nhân cụ thể nào, và cuộc kiểm tra đánh giá chỉ tiến hành trong phạm vi đã được xác định để không làm ảnh hưởng đến cá nhân bộ phận khác.

Xác định đối tượng kiểm tra đánh giá: thành phần kiểm tra gồm những ai và tuân theo nguyên tắc không có thành viên tổ kiểm tra có quan hệ ruột thịt với đối tượng bị kiểm tra, đánh giá.

Trong quá trình kiểm tra đánh giá, ban lãnh đạo văn phòng công chứng cân nhắc đến việc, bộ phận cá nhân bị kiểm tra đã có những thành tích nào trong quá trình công tác tại văn phòng. Đối với cá nhân thì xem xét cả đến hoàn cảnh gia đình, song song với đó là căn cứ tình hình thực tế xem mức độ sai sót vi phạm để có biện pháp xử lý. Tuy nhiên dựa trên tinh thần lạt mềm buộc chặt để cá nhân đó biết sai và sửa, đó mới là trọng tâm trong công tác kiểm tra đánh giá tại văn phòng công chứng Thăng Long.

Giai đoạn thứ hai: Lập kế hoạch kiểm tra, đánh giá Xác định mục đích kiểm tra đánh giá ví dụ như kiểm tra đánh giá để đưa lên vị

trí cao hơn đúng năng lực của họ, kiểm tra đánh giá để khen thương cuối năm vv...

Phân công nhiệm vụ, quyền hạn, thành phần trong tổ kiểm tra. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức kiểm tra, đánh giá Giai đoạn thứ ba: Chuẩn bị tiến hành kiểm tra, đánh giá. Tùy theo từng trường hợp cụ thể, căn cứ tình hình thực tế để xây dựng tiêu chí

đánh giá, kiểm tra.

Sau đó xác định phương pháp kiểm tra, đánh giá: kiểm tra đánh giá trực tiếp bằng cách là đối thoại trực tiếp với bộ phận, cá nhân liên quan đến nội dung kiểm tra; quan sát theo dõi để tìm ra bàn chất vấn đề; thu thập, đối chiếu, xác minh các tài liệu chứng cứ, sổ sách liên quan; theo dõi qua hệ thống camera....Hoặc kiểm tra đánh giá theo hệ thống bẩng câu hỏi...

Thông báo cho đối tượng bị kiểm tra, đánh giá được biết về nội dung cần giải

trình, thời gian nộp báo cáo giải trình.

Giai đoạn thứ tƣ: Tổ chức thực hiện kiểm tra, đánh giá Công bố quyết định kiểm tra Theo dõi, thu thập thông tin từ nhiều nguồn làm cơ sở để đánh giá chính xác.Phân loại sàng lọc thông tin có giá trị. Xác minh thông tin tài liệu, đánh giá lại tính xác thực của thông tin tài liệu thu thập được.

Yêu cầu bộ phận, cá nhân đó giải trình, làm rõ những vấn đề liên quan trong nội

dung kiểm tra, đánh giá.

Giai đoạn thứ năm: Kết thúc kiểm tra, đánh giá, xử lý kết quả kiểm tra, đánh

giá

Sau khi kết thúc hoạt động kiểm tra, đánh giá, Ban lãnh đạo có trách nhiệm thông báo kết quả kiểm tra đánh giá, đưa ra nhận xét, đánh giá về từng nội dung đã tiến hành kiểm tra; xác định rõ tính chất, mức độ vi phạm, nguyên nhân, trách nhiệm thuộc về ai và phương pháp xử lý trước mắt, lâu dài (nếu có).

Bên cạnh đó văn phòng công chứng Thăng Long đặc biệt ghi nhận những kiến nghị của đối tượng bị kiểm tra đánh giá để văn phòng có hướng điều chỉnh phù hợp, không để tình trạng này lặp lại.

2.2.10. Khen thƣởng và kỷ luật

Khen thưởng, kỷ luật có vai trò quan trọng giúp phát huy mặt tốt mặt tích cực và hạn chế phòng ngừa mặt xấu mặt tiêu cực. Hai hoạt động này tuy trái ngược nhau nhưng lại bổ sung hỗ trợ nhau giúp mỗi thành viên trong văn phòng công chứng Thăng Long hoàn thiện bản thân hơn, nâng cao hiệu quả làm việc. Đồng thời đây là yếu tố cực kì quan trọng giúp văn phòng công chứng thực hiện mục tiêu đã đề ra.

Tại Văn phòng Công chứng Thăng Long, hàng năm công ty có trích một phần doanh thu để cho vào quỹ khen thưởng dành cho các cán bộ, nhân viên hoàn thành xuất sắc trong công việc. Việc làm này nhằm kích thích năng suất chất lượng, hiệu quả lao động của các bộ phận, cá nhân

Văn phòng Công chứng Thăng Long nhận thức được sâu sắc khen thưởng giúp người lao động làm việc có động lực hơn, tăng năng suất chất lượng khiến doanh thu tăng. Khi mục tiêu của doanh nghiệp đạt được sẽ tạo điều kiện nâng cao mức thu nhập cho những thành viên cống hiến nhiều cho công việc, giữ chân được người tài. Hơn nữa đôi khi chính khen thưởng tạo ra phong trào thi đua làm việc giữa các thành viên trong văn phòng công chứng.

Bên cạnh khen thưởng, văn phòng công chứng thực hiện kỷ luật nghiêm mình, tạo kỷ cương, nề nếp làm việc. Nhận thức được kỷ luật giúp định hướng cho mỗi thành viên trong văn phòng công chứng làm việc theo những chuẩn mực nhất định. Khi mỗi thành viên làm việc nghiêm túc, theo trình tự quy trình sẽ hạn chế được sai sót trong công việc chất lượng và sản phẩm tạo ra sẽ tốt hơn. Kỷ luật lao động giúp nâng cao uy tín, thương hiệu cho văn phòng công chứng.

Việc khen thưởng của Văn phòng công chứng diễn ra vào cuối mỗi quý và cuối

năm, trừ trường hợp khen thưởng đột xuất trong tháng.

Thực hiện việc khen thưởng, Văn phòng Công chứng Thăng Long tuân thủ một

số nguyên tắc như:

+ Chỉ ra kết quả mà bộ phận, cá nhân đó đạt được nhưng không nhấn mạnh; +Nêu rõ hành động của người được khen thưởng và mức độ ảnh hưởng của

hành động đó đối với công ty.

+ Khuyến khích cán bộ, công chức, viên chức được khen thưởng và phát huy

hơn nữa trong tương lai

2.3. Nhận xét đánh giá 2.3.1. Ƣu điểm và nhƣợc điểm 2.3.1.1. Ưu điểm Văn phòng công chứng Thăng Long trong những năm qua đã tổ chức và quản lý hiệu quả văn phòng. Tổ chức bộ máy văn phòng đã ngày càng hoàn thiện và hoạt động tương đối ổn định, gọn nhẹ không cồng kềnh; ban hành được quy chế chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận; xây dựng được các quy trình nghiệp vụ văn phòng rõ ràng hợp lý; có bản mô tả và yêu cầu cho từng vị trí công việc trong văn phòng. Việc tổ chức bộ máy và nhân sự như trên là phù hợp và cần thiết để đáp ứng công việc và xu

thế phát triển, mở rộng của văn phòng trong thời gian tới.

Về nghiệp vụ văn phòng, khâu hỗ trợ quan trọng trong hoạt động công chứng về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu công việc, các cán bộ nhân viên làm công tác văn phòng đã thực hiện nhiệm vụ của mình một cách nhanh chóng, chính xác, và có trách nhiệm trong công việc. Đội ngũ nhân sự có trình độ, kỹ năng nghiệp vụ vững, thái độ phục vụ khách hàng tốt, giải quyết công việc nhanh gọn đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, tạo dựng niềm tin, xây dựng được hình ảnh ấn tượng tốt cho khách hàng

Các bộ phận, cá nhân đã thực hiện nghiêm túc đồng phục, phù hiệu, đeo thẻ, chấm công và giờ giấc làm việc. Việc trang bị đồng bọ, toàn diện trang phục làm việc cho cán bộ nhân viên đã tạo được hình ảnh đẹp trong mắt khách hàng.

Thực hiện chế độ giao ban hàng tuần, hàng tháng đều đặn giúp kịp thời giải quyết được những khó khăn vướng mắc trong công việc cũng như những tâm tư nguyện vọng của các cán bộ nhân viên văn phòng.

Ban lãnh đạo chú trọng quan tâm đến đời sống vật chất và tinh thần của cán bộ nhân viên văn phòng, cũng như toàn bộ lao động trong công chứng bằng các hình thức như tăng thu nhập, chế độ lương, phụ cấp, phúc lợi cho lao động đầy đủ theo quy định Luật lao động hiện hành, thường xuyên tổ chức tham quan du lịch trong và ngoài nước từ 3 đến 4 lần một năm. Do vậy nội bộ văn phòng đoàn kết, cán bộ nhân viên hăng say nhiệt tình làm việc, đời sống cán bộ nhân viên được nâng cao, yên tâm công tác và gắn bó lâu dài với văn phòng công chứng. Tôn chỉ mà ban lãnh đạo điều hàn công chứng Thăng Long muốn xây dựng nên đó là tạo được ngôi nhà thứ hai cho các cán bộ, nhân viên trong văn phòng; dù ở vị trí, cương vị nào lãnh đạo hay nhân viên đều lả anh em một nhà, cùng chung tay góp sức phấn đấu đưa văn phòng công chứng trở thành thương hiệu mạnh nhất.

Các quy chế của văn phòng không chỉ quy định rõ ràng về chế độ đãi ngộ đối với các công chứng viên, nhân viên, người lao động trong văn phòng mà còn thể hiện sự quan tâm đối với các thành viên gia đình của người lao động, đó cũng là một trong những mục tiêu nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho tất cả cán bộ nhân viên của công ty.

Công tác thông tin được tổ chức hiệu quả thông qua việc thực hiện tốt tiếp nhận, giải quyết kịp thời đúng quy trình các ý kiến thắc mắc, các thông tin phản hồi từ đối tác khách hàng.

Hệ thống công nghệ thông tin được áp dụng hoạt động ổn định. Website congchungthanglong.vn vừa là kênh cung cấp thông tin cụ thể cho khách hàng, vừa có tác dụng thu hút khách hàng, vừa có ý nghĩa quản bá thương hiệu.

Văn phòng được trang bị đầy đủ, đồng bộ các trang thiết bị hiện đại để hỗ trợ các cán bộ nhân viên văn phòng trong quá trình làm việc được nhanh chóng, nâng cao năng xuất lao động hiệu quả công việc.

Văn phòng công chứng Thăng Long chủ trương xây dựng văn hoá công ty trên

cơ sở sự gắn kết giữa các thành viên để làm việc ngày càng có hiệu quả. Văn phòng công chứng Thăng Long luôn coi con người là nguồn lực quý giá nhất, luôn khuyến khích các cá nhân phát huy tối đa tính sáng tạo, nâng cao hiệu suất công việc của mình. Qua đó Văn phòng Công chứng Thăng Long luôn có những phần thưởng xứng đáng tương ứng với hiệu quả công việc để ghi nhận các cá nhân xuất sắc đóng góp tích cực vào sự phát triển của công ty.

Về công tác lưu trữ thực hiện tương đối đẩy đù các văn bản, giấy tờ cần thiết, được đánh bút lục đầy đủ, sắp xếp theo trình tự thời gian, hồ sơ được lưu trữ trong kho lưu trữ và sắp xếp khoa học, dề dàng tìm kiếm, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu.

2.3.1.2. Nhược điểm Bên cạnh những kết quả đạt được, Ban lãnh đạo công chứng đã quan tâm chỉ đạo rất sâu sát và bộ phận nghiệp vụ văn phòng đã có sự nổ lực đáng kể, thường xuyên nghiên cứu nâng cao hiệu quả công tác. Tuy nhiên vẫn còn một số tồn tại, hạn chế như:

Về tổ chức: vị trí trưởng văn phòng do chưa rõ ràng trong việc thống nhất về vị trí, quyền hạn, trách nhiệm nên quá trình hoạt động đã xảy ra một số việc ảnh hưởng đến tình hình chung và đặc biệt là cản trở đến công tác điều hành, thực thi các yêu cầu quyết định của hội đồng thành viên và ban lãnh đạo điều hành. Đôi khi xảy ra xung đột về quyền hành trong tổ chức và quản lý văn phòng.

Khó khăn tiếp theo hiện nay chính là mặt bằng làm việc tại 54 Trần Nhân Tông chật chội, không đáp ứng được yêu cầu của đối tác, khách hàng đến làm việc. Tình trạng số lượng khách đến giao dịch quá tải sức chứa các phòng kéo dài trong tháng, mọi cán bộ nhân viên phải làm thêm giờ để phục vụ khách hàng.

Khối lượng hồ sơ sản sinh quá nhiều mỗi tuần khiến tình trạng tồn đọng hồ sơ

chưa đưa vào kho lưu trữ chưa được giải quyết triệt để.

Về việc áp dụng công nghệ thông tin và sử dụng trang thiết bị văn phòng của một số nhân viên văn phòng còn yếu khiến quá trình giải quyết công việc còn chậm, thao tác chưa nhanh và khoa học.

Công tác tham mưu tổng hợp, vẫn còn thiếu tính chủ động, giải quyết chưa kịp thời, chất lượng, hiệu quả chưa cao. Việc tham mưu, đề xuất các biện pháp nâng cao chất lượng công tác còn hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu thực tiễn đặt ra… Khối lượng công việc nhiều, có nhiều chi tiết nhỏ nên cán bộ làm công tác văn phòng rất dễ bị quên hoặc không nắm bắt kịp thời.

Trong thời gian nghiên cứu và trực tiếp làm việc tại văn phòng công chứng Thăng Long, tôi nhận thấy về vị trí lễ tân không ổn định do đặc thù công chứng khác với các cơ quan khác. Yêu cầu vị trí lễ tân cần nắm vững cơ bản những thủ tục công chứng và quy định của pháp luật về công chứng để bước đầu có thể tư vấn cho khách hàng qua tổng đài, hay khách đến liên hệ; lọc được những hồ sơ làm được, những hồ

sơ không làm được hay biết được những thủ tục không thuộc thẩm quyền của văn phòng công chứng, để từ đó có cách giải quyết linh hoạt, chính xác. Chính vì vậy ban lãnh đạo cần cân nhắc vị trí tuyển dụng này sao cho đảm bảo được nghiệp vụ văn phòng và nghiệp vụ chuyên môn lĩnh vực pháp luật. Tránh trường hợp, công chứng viên trong những lúc bận ký công chứng cho khách hàng, lại phải nghe điện thoại tư vấn thủ tục công chứng được chuyển từ bộ phận lễ tân. Gây gián đoạn, hiệu quả làm việc ko cao cho các công chứng viên.

Về công tác lưu trữ, vẫn còn tồn đọng nhiều hồ sơ chưa đưa vào lưu trữ. Tra cứu, tìm kiếm tài liệu lưu còn chậm. Tình trạng này vẫn còn tồn tại, chưa có giải pháp triệt để. Khối lượng hồ sơ phát hành mỗi ngày của các công chứng viên là rất lớn. Do vậy cần tính đến việc áp dụng số hóa dữ liệu lưu trữ, đây là biện pháp tối ưu,với số hóa dữ liệu giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng. Cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Ngoài ra số hóa dữ liệu giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.

2.3.2. Nguyên nhân Chưa có sự phân công trách nhiệm cụ thể đối với vị trí trưởng văn phòng dẫn đến việc xung đột về quyền hạn. Hiện tại trưởng văn phòng công chứng Thăng Long là công chứng viên, người đại diện pháp luật cho văn phòng công chứng Thăng Long, có trách nhiệm quản lý chung về mảng nghiệp vụ công chứng và nghiệp vụ văn phòng. Do xuất phát từ đào tạo ngành Luật nên trưởng văn phòng chưa thực sự thấy được vai trò và ý nghĩa của công tác văn phòng, chưa nắm bắt được hết các nghiệp vụ văn phòng, khiến việc quản lý công tác văn phòng chưa đạt được hiệu quả cao.

Hoạt động kiểm tra giám sát chưa được thực hiện thường xuyên nghiêm túc khiến việc xảy ra tình trạng tồn đọng hồ sơ chưa đưa vào lưu trữ còn xảy ra. Khối lượng hồ sơ nhiều mà cán bô làm công tác lưu trữ còn thiếu về mặt nhân sự.

Trình độ nghiệp vụ văn phòng của các cán bộ nhân viên tuy đã được đào tạo bài bản chuyên nghiệp nhưng một số ít cán bộ nhân viên của lớp người trước chưa nhận thức đầy đủ sâu sắc tầm quan trọng của văn phòng cũng như các nghiệp vụ văn phòng, do vậy trong công việc đôi khi còn lơ là và chủ quan.

Tiểu kết Như vậy ở chương 2 chúng tôi đã tìm hiểu và phân tính thực trạng tổ chức và quản lý văn phòng tại văn phòng công chứng Thăng Long. Công tác tổ chức và quản lý đã đạt được hiệu quả công việc. Bên cạnh đó, công tác tổ chức và quản lý cần được nâng cao để khắc phục hạn chế còn tồn tại nhằm đem lại hiệu quả hoạt động. Cần phải đề ra các giải pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý văn phòng.

CHƢƠNG 3.

GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ

VĂN PHÕNG TẠI VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG THĂNG LONG 3.1 Định hƣớng phát triển trong tƣơng lai của văn phòng công chứng

Thăng Long

Định hướng phát triển bền vững trong tương lai được văn phòng công chứng Thăng Long chú trọng thực hiện, căn cứ vào tình hình thực tế của văn phòng cũng như

công cuộc đổi mới hiện nay về công tác văn phòng, văn phòng công chứng Thăng

Long cần có giải pháp hữu ích, thiết thực để thực hiện được mục tiêu của công ty.

Mục tiêu: xây dựng Văn phòng Công chứng Thăng Long là đơn vị có thương

hiệu mạnh ở Thủ đô Hà Nội, hoạt động ổn định, đầu tư để phát triển và kinh doanh có

lãi.

Kế hoạch nhân sự: Dự kiến mở thêm ba điểm tiếp nhận hồ sơ, mỗi địa điểm dự

kiến năm người. Cần tiếp tục tuyển dụng và đào tạo (ưu tiên những người qua đào tạo

nghiệp vụ công chứng để tạo nguồn công chứng viên cho văn phòng). Dự kiến tuyển

dụng và đào tạo năm 2020 là 30 người.

Kế hoạch thị trƣờng và phát triển thƣơng hiệu - Duy trì và giữ vững các khách hàng đang hợp tác.

- Đảm bảo sự ổn định và phát triển đối với khách hàng vãng lai - Tiếp cận và mở rộng thị trường mục tiêu là các Ngân hàng, các Công ty, văn

phòng kinh doanh Bất động sản.

- Mở rộng địa bàn hoạt động ra các vùng ngoại thành.

- Xây dựng Trung tậm tích hợp dữ liệu công chứng.

Hoạt động xây dựng thƣơng hiệu mạnh nhất

Thứ nhất, An toàn tuyệt đối cho khách hàng - Có hệ thống ngăn chặn rủi ro

- Đội ngũ nhân sự có chất lượng cao, làm việc có trách nhiệm

- Quy trình được kiểm soát chặt chẽ

Thứ hai, Phát triển thị trường, xây dựng thương hiệu Để khách hàng nhận diện là một văn phòng công chứng có nghiệp vụ tốt, giống

như bệnh nhân đánh giá là một phòng khám có đội ngũ Y, Bác sĩ giỏi.

- Xây dựng được đội ngũ cộng tác viên giỏi - Tổ chức Hội thảo chuyên đề thường xuyên đối với các khách hàng là tổ chức

- Thực hiện các chuyên mục hỏi đáp thường xuyên trên một số tờ báo có uy tín. - Phát huy tối đa thế mạnh mối quan hệ của các thành viên, thế mạnh về địa

điểm

Thứ ba, Dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp - Thời gian thực hiện Công chứng nhanh, đo lường và kiểm soát được thời gian công chứng của khách hàng qua đó đánh giá được chất lượng thực hiện công việc của

nhân viên

- Tư vấn tận tình trách nhiệm qua điện thoại, qua website, qua email và có

đường dây nòng.

- Chăm sóc khách hàng chu đáo: đảm bảo sự hài lòng trên mức mong đợi của

khách hàng.

- Quản lý tốt hệ thống khách hàng: duy trì mối quan hệ thường xuyên của khách

hàng, tạo sự trung thành của khách hàng trong việc sử dụng dịch vụ, có cơ sở dữ liệu

khách hàng và đưa ra số lượng khách hàng sử dụng dịch vụ thường xuyên để có chế độ

chăm sóc đặc biệt.

Thứ tư, Lựa chọn, tuyển dụng, đào tạo, phát triển đội ngũ nhân sự chuyên

nghiệp

- Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp

- Tạo động lực làm việc cho nhân viên, chế độ đãi ngộ tốt

- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

- Công tác đào tạo, bồi dưỡng được tiến hành thường xuyên

- Có đào thải, chọn lọc cán bộ và kỷ luật nghiêm minh

Thứ năm, Ứng dụng Công nghệ thông tin để tiết kiệm chi phí và phục vụ

khách hàng

- Thực hiện Công chứng từ xa (bảo đảm phục vụ khách hàng 24h/24h)

- Thực hiện nguyên tắc: trang web là người bán hàng tốt nhất

Thứ sáu, Xây dựng quy trình thực hiện công chứng, quản lý, kiểm soát

chuyên nghiệp

- Áp dụng ISO

- Cải tiến quy trình làm việc để phù hợp với sự phát triển của xã hội

Thứ bảy, Xác định những việc không làm - Không cạnh tranh bằng giá - Không thực hiện công chứng nếu không đúng pháp luật hoặc ảnh hưởng đến

lợi ích hợp pháp của các bên.

3.2. Một số giải pháp Căn cứ vào nhược điểm và nguyên nhân thực trạng, để nâng cao hiệu quả và

tính chuyên nghiệp trong công tác tổ chức và quản lý văn phòng cũng như đáp ứng định hướng phát triển trong tương lại của văn phòng công chứng Thăng Long trong thời gian tới cần tập trung vào một số giải pháp sau:

3.2.1. Nhóm giải pháp trƣớc mắt - Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành. Yêu cầu này liên quan nhiều đến lãnh đạo Văn phòng, trong đó yêu cầu phải nắm vững nghiệp vụ văn phòng; kỹ

năng quản lý nhân sự; kỹ năng tổ chức, điều hành, ứng dụng công nghệ thông tin trong

quản lý, sử dụng phần mềm quản lý văn phòng.

- Nâng cao nhận thức về vai trò, trách nhiệm và tầm quan trọng của công tác tổ chức quản lý văn phòng trong đội ngũ ban lãnh đạo. Song song với đó phải quán triệt

nhận thức coi công tác văn phòng là trách nhiệm chung của từng đơn vị mà đầu mối

chính là bộ phận văn phòng của Văn phòng Công chứng Thăng Long.

- Tuyển dụng, đào tạo nguồn nhân lực kế cận trong tương lai làm công tác văn

phòng, đáp ứng yêu cầu mở rộng và phát triển của văn phòng công chứng Thăng Long

và của xã hội.

- Nghiên cứu, xây dựng quy định thống nhất về chức năng, nhiệm vụ của văn

phòng, cập nhật đầy đủ, chính xác các nhiệm vụ được bổ sung, giao mới cho công tác

văn phòng trong thời gian tới.

- Xây dựng bản yêu cầu vị trí việc làm, đôn đốc, kiểm tra việc tổ chức thực hiện

các vị trí việc làm trong công tác văn phòng, đảm bảo bố trí nhân lực làm công tác văn

phòng đủ về số lượng và đáp ứng về chất lượng, thành thạo chuyên môn, nghiệp vụ.

- Tổ chức hiệu quả mối quan hệ phối hợp, cơ chế thông tin công tác văn phòng nhằm phát huy đủ sức mạnh tổng hợp, tham mưu của công tác văn phòng trong văn

phòng Công chứng Thăng Long.

- Tiếp tục hoàn thiện các quy chế, xây dựng các văn bản quản lý công tác văn

phòng nhằm kiểm soát nâng cao chất lượng và năng suất lao động. Tổ chức khoa học

các quy trinh nghiệp vụ văn phòng một cách chặt chẽ, logic. Chuẩn hóa và quy trình

hóa các nghiệp vụ văn phòng đang là xu hướng được áp dụng ngày càng phổ biến

trong quản lý văn phòng hiện đại.

3.2.2. Nhóm giải pháp lâu dài

3.2.2.1. Nhóm giải pháp về đào tạo nguồn nhân lực sử dụng công nghệ thông

tin.

Công nghệ thông tin đang ảnh hưởng mạnh mẽ đến công tác tổ chức quản lý văn phòng trong các doanh nghiệp. Cuộc cách mạng khoa học với công nghệ 4.0 và nền kinh tế tri thức sẽ giúp phát huy hơn nữa năng lực sáng tạo của mỗi lao động. Trong văn phòng hiện đại ngày này, nhân tố con người được coi trọng hơn bao giờ hết.

Do vậy cần phải đào tạo nguồn nhân lực có thể tự tin làm chủ hệ thống công nghệ thông tin trong tương lai.

Nâng cao trình độ hiểu biết về công nghệ thông tin qua đào tạo bồi dưỡng

chuyên sâu về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng cho đội ngữ

nhân sự kế cận.

Nâng cao khả năng ứng dụng được các công nghệ thông tin cho nhà quản lý để

phục vụ công tác điều hành, hướng đến văn phòng điện tử, văn phòng không giấy.

3.2.2.2. Nhóm giải pháp về tổ chức lao động khoa học văn phòng Bố trí nơi làm việc, không gian làm việc của cán bộ nhân viên văn phòng sao

cho phù hợp thuận tiện với từng vị trí công việc.

Cần có hệ thống các biển chỉ dẫn để khách đến làm việc dễ tìm dễ liên hệ.

Các trang thiết bị cần thiết được sắp xếp phù hợp và khoa học với đặc điểm

từng nơi làm việc của cán bộ, nhân viên văn phòng

Cải thiện môi trường làm việc của cán bộ nhân viên văn phòng như: nhiệt độ

không khí trong phòng làm việc không quá nóng hoặc quá lạnh, có sự lưu thông không

khí. Đầy đủ ánh sáng. Cần trang bị quạt gió, điều hòa không khí, hoặc các thiết bị sưởi

ấm, hệ thống cửa kính chống nắng. Màu sắc phòng làm việc thích hợp tạo sự thoải

mái, vui tươi. Sử dụng cửa chống ồn để tránh tiếng ồn, gây sự thiếu tập trung trong

công việc của người lao động.

Ban lãnh đạo cần xây dựng một phòng sinh hoạt chung cho toàn thế cán bộ

nhân viên trong văn phòng công chứng Thăng Long. Đây sẽ là nơi giúp các cán bộ,

nhân viên làm việc tại đây tái tạo lại sức lào động, lấy lại cân bằng giữa công việc và

cuộc sống. Phòng sinh hoạt chung là không gian giải trí, ăn uống, nghỉ ngơi riêng biệt sau những thời gian làm việc căng thẳng. Đây cũng chính là một trong những giải

pháp không kém phần quan trọng trong công tác tổ chức quản lý văn phòng sao cho

đạt được hiệu quả lao động cao nhất.

3.2.2.3. Nhóm giải pháp tin học hóa công tác văn phòng Ứng dụng CNTT trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản: Một trong

những nhiệm vụ của văn phòng là soạn thảo, phát hành văn bản. Ngày này công tác

soạn thảo văn bản có thể được tích hợp trong các phần mềm với các bộ văn bản mẫu,

việc soạn thảo, phát hành, lưu trữ văn bản điện tử được xây dựng thành quy trình tự

động thực hiện trong phần mềm máy tính.

Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ: Nhiệm vụ của văn phòng là tiếp nhận các thông tin, văn bản từ bên ngoài gửi đến đồng thời là đầu mối trong việc thông tin văn bản từ cơ quan đến cơ quan, tổ chức và cả nhân dân. Hồ sơ được hình thành từ văn bản đi và văn bản đến có thể tạo lập được cả trên hai nguồn là văn bản giấy và văn bản điện tử. Về mặt pháp lý, Chính phủ đã ban hành

Nghị định số 01/2013/NĐ-CP trong đó quy định trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ điện tử và quy trình quản lý hồ sơ điện tử.

Ứng dụng CNTT trong công tác lập, quản lý chương trình công tác, dự án: Đây

là những công việc yêu cầu tính chính xác cao, liên kết chặt chẽ giữa các cá nhân, bộ

phận, tổ chức. Những công việc này cũng được thực hiện một cách thuận lợi, chính

xác nhờ những phần mềm tin học và các hệ thống thông tin quản lý.

Ứng dụng CNTT trong công tác hội họp trực tuyến: Một trong những tiến bộ

CNTT hiện nay được không chỉ các cơ quan tổ chức nhà nước áp dụng mà còn có cả

các doanh nghiệp đó là hội họp, tọa đàm trực tuyến qua mạng Internet. Để thực hiện

mô hình này cần có hệ thống các phương tiện công nghệ thông tin như dùng các Videoconferencing (hội nghị truyền hình) ở các đầu kết nối các thành viên tham gia,

thông tin được truyền tải trực tuyến có đầy đủ các hình ảnh, âm thanh với tốc độ cao,

số thành viên kết nối nhiều và kinh phí không quá tốn kém. Mô hình tổ chức này đã

mang lại hiệu quả cao, tiết kiệm được rất nhiều kinh phí đi lại, in ấn tài liệu, cơ sở vật

chất, thời gian cho cơ quan, đơn vị và cá nhân.

Để thực hiện được tin học hóa công tác văn phòng văn phòng công chứng

Thăng Long cần phải xây dựng phầm mềm sử dụng riêng trong lĩnh vực văn phòng, có

nghĩa là tích hợp các công việc trong nghiệp vụ văn phòng chung trong một phần mềm

xử lý, sau đó được phân cấp và quyền truy cập cho từng cá nhân, bộ phận để sử dụng.

3.2.2.4. Nhóm giải pháp về kiểm tra giám sát công tác văn phòng Thực hiện tốt nguyên tắc tập trung dân chủ, công khai, thống nhất trong kiểm

tra giám sát. Tiến hành kiểm tra, giám sát theo đúng quy trình, kết luận chính xác về

những nội dung kiểm tra, giám sát, sau đó lập và lưu trữ hồ sơ các cuộc kiểm tra, giám sát để theo dõi. Đồng thời làm căn cứ để phục vụ cho công tác khen thưởng cuối năm.

Xây dựng kiểm tra giám sát theo hướng tăng cường kiểm tra đột xuất không

báo trước về các nghiệp vụ văn phòng, có như vậy mới phản ánh đánh giá đúng tình

hình, khách quan; nêu cao ý thức trách nhiệm đối với công tác kiểm tra, giám sát; tích

cực đổi mới phương thức kiểm tra, giám sát cho phù hợp với thực tiễn. Thực hiện đồng bộ công tác kiểm tra, giám sát và tăng cường tự kiểm tra của mỗi cá nhân.

Hàng năm phải xây dựng chương trình, kế hoạch kiểm tra, giám sát bảo đảm

thiết thực, hiệu quả, có trọng tâm, trọng điểm và tổ chức thực hiện nghiêm túc.

Nâng cao tính hiệu lực, hiệu quả và phối hợp giữa ba yếu tố về kiểm tra,- giám sát - kỷ luật để đủ sức răn đe, điều chỉnh từ sớm, khắc phục những vi phạm chưa đến mức phải xử lý; đồng thời xem xét kỷ luật nghiêm minh những cán bộ, nhân viên văn phòng vi phạm nghiêm trọng nội quy quy chế của văn phòng công chứng Thăng Long.

Tiểu kết Văn phòng công chứng Thăng Long muốn hướng đến hiện đại hóa văn phòng

trong tương lai cần một cái nhìn toàn diện, sâu sắc, đổi mới công tác tổ chức quản lý văn phòng. Trên đây là một số giải pháp cũng như đề xuất kiến nghị của bản thân để giúp cho công tác tổ chức và quản lý văn phòng phát triển hoàn thiện.

KẾT LUẬN

Công tác tổ chức và quản lý văn phòng sao cho hiệu quả khoa học là một trong những vấn đề được chú trọng tại văn phòng công chứng Thăng Long. Tổ chức và quản

lý tốt giúp giữ vững nề nếp, kỷ cương khoa học của văn phòng sẽ là những tiền đề

quan trọng, cần thiết để hoạt động điều hành quản lý chung diễn ra thông suốt và đạt

được hiệu quả cao. Trên thực tế việc tổ chức quản lý văn phòng đem lại nhiều ý nghĩa hết sức thiết thực, tạo tiền đề phát triển cho văn phòng công chứng Thăng Long giảm

thời gian lãng phí và những ách tắc trong giao tiếp nhận xử lý chuyển tải thông tin

phục vụ cho sự phát triển của văn phòng công chứng, tăng cường khả năng sử dụng

các nguồn lực, thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng, nâng cao năng suất

lao động.

Trong suốt quá trình khảo sát tại Văn phòng Công chứng Thăng Long, chúng

tôi đã tìm hiểu đi sâu phân tích đánh giá thực trạng tổ chức và quản lý văn phòng

những ưu điểm và nhược điểm trong công tác tổ chức và quản lý văn phòng.. Từ đây,

tôi nhận thấy tuy công tác tổ chức và quản lý văn phòng đã đạt được những kết quả tốt

nhưng cũng không tránh khỏi những hạn chế thiếu xót, chính vì vậy chúng tôi đã đề

xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiêu quả công tác tổ chức và quản lý văn phòng

tại văn phòng Công chứng Thăng Long, Hà Nội.

Mặc dù đã có nhiều cố gắng để hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này song do hạn chế về mặt thời gian và phạm vi kiến thức nên không tránh khỏi những thiếu

sót. Tôi kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý Thầy Cô để bài khóa luận

của tôi được hoàn thiện hơn./.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO:

Các văn bản quy phạm pháp luật: 1. Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2015, Công văn số 822/HD-VTLTNN ngày

26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Hướng dẫn quản lý văn bản

đến, văn bản đi và lập hồ sơ trong môi trường mạng.

2. Quốc Hội (2015), Luật Lưu trữ năm 2015 3. Chính Phủ (2004), Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 31 tháng 10 năm 2004

của Chính Phủ về Công tác văn thư

4. Chính Phủ (2010), Nghị định số 09/2010/NĐ_CP ngày 08 tháng 02 năm

2010 của Chính Phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP

của Chính Phủ ngày 31 tháng 10 năm 2004 về Công tác văn thư.

5.Chính Phủ (2016), Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016

của Chính Phủ về quản lý và sử dụng con dấu.

6. Bộ Nội Vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm

2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

7. Bộ Nội Vụ (2013), Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm

2013 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ

quan, tổ chức

8. Bộ Nội Vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào

lưu trữ cơ quan.

Các giáo trình, tài liệu: 1. Nguyễn Mạnh Cường, Bài giảng Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị

văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2. Nguyễn Văn Chiều, (2016) Bài giảng Kỹ năng quản lý, NXB Đại học Quốc

gia Hà Nội

3.Đào Xuân Chúc, “Văn phòng và quản trị văn phòng – Lý luận và thực tiễn”, Kỷ yếu thội thảo khoa học “Quản trị văn phòng-Lý luận và thực tiễn”, do Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội tổ chức ngày 17/12/2004, tr.50

4. Đỗ Văn Học, Trịnh Việt Dũng, (2013), “Vài nét về đào tạo ngành Quản trị văn phòng ở nước ta hiện nay và một số vấn đề thực tế đang đặt ra”, Tạp chí Văn thư

và Lưu trữ Việt Nam, (số 3), tr.23-27, 2013

5.Vũ Dũng (2011), Giáo trình Tâm lý học quản lý, NXB Đại học sư phạm, tr.47 6. Nguyễn Thành Độ, (2012), Giáo trình quản trị văn phòng , NXB Đại học

Kinh tế Quốc dân, tr.9

7. Phan Huy Đường, (2017), Giáo trình khoa học quản lý, NXB Đại học Quốc

gia Hà Nội

8. Bùi Hữu Đức (2013), Khoa học quản lý, NXB Giáo dục

9.Nguyễn Quốc Chí và Nguyễn Thị Mỹ Lộc (2012), Đại cương khoa học quản

lý, NXB Đại học giáo dục, Đại học quốc gia Hà Nội, tr.16.

10. Hà Văn Hội, (2011), Quản trị học, NXB Thông tin và Truyền thông. 11. Lưu Kiếm Thanh, (2014), Hiện đại hóa văn phòng trong nền kinh tế tri thứ,

NXB Thống Kê, Hà Nội

12. Ngô Kim Thanh, (2014),Giáo trình Quản trị doanh nghiệp, Trường ĐH

Kinh tế Quốc dân

13. Nguyễn Hữu Thân (2004), Quản trị hành chính văn phòng, NXB Thống Kê,

Hà Nội

14. Bùi Loan Thùy, (2016), Thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý, NXB Đại

học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh

15. Dương Quang Trung, Đề tài: “Một số vấn đề cơ bản của khoa học tổ chức

nhà nước và tổ chức hành chính nhà nước”, Hà Nội, 2005, Tr5

16. Từ điển Bách khoa Việt Nam Tập 4. NXB Từ điển Bách khoa 2005. Tr455

17. Từ điển Pháp - Việt, Pháp luật – Hành chính. NXB Thế Giới 1992. Tr 208

18. Hoàng Phê, (2000), Từ điển tiếng việt, Viện ngôn ngữ học, NXB Hà Nội –

Đà Nẵng, tr.1101

19. Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà

Nội

20. Vương Thị Thanh Trì, (2017), Giáo trình quản trị học, NXB Đại học Quốc

gia Hà Nội

21.. Nghiêm Hồng Kỳ, (2003), Giáo trình: Mấy vấn đề về công tác văn phòng,

văn thư và lưu trữ trong thời kỳ đổi mới, NXB Chính trị Quốc gia

22. Nghiêm Hồng Kỳ, (2015), Giáo trình: Quản trị văn phòng, NXB Đại học

Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh

23. Trang website: congchungthanglong.vn 24. Trang website: http://tcnn.vn 25. http://tcdcpl.moj.gov.vn 26. http://vacd.vn/

PHỤ LỤC

PHỤ LỤC 1:

MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG THĂNG LONG

Nguồn: Phòng Hành chính tổng hợp

PHỤ LỤC 2:

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG THĂNG LONG VÀ PHÕNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP

Nguồn: Phòng Hành chính tổng hợp

PHỤ LỤC 3:

MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG CÔNG ĐOÀN CỦA PHÕNG HÀNH CHÍNH

Tổ chức sinh nhật cho nhân viên tháng 11/2018.

Tết thiếu nhi 1/6 hàng năm

Nguồn: Phòng Hành chính tổng hợp

Hòa chung không khí cổ vũ U23 Việt Nam

Nguồn: Phòng Hành chính tổng hợp

Khen thƣởng cuối năm

Lễ kỉ niệm 9 năm thành lập Văn phòng công chứng Thăng Long

Nguồn: Phòng Hành chính tổng hợp

Trung thu 2018

Nguồn: Phòng Hành chính tổng hợp

PHỤ LỤC 4: PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ

Nguồn: Phòng Hành chính tổng hợp

PHỤ LỤC 5: MỘT SỐ HÌNH ẢNH LƢU TRỮ HỒ SƠ

Nguồn: Phòng Hành chính tổng hợp

PHỤ LỤC 6: MỘT SỐ HÌNH ẢNH HỘI HỌP

Nguồn: Phòng Hành chính tổng hợp

PHỤ LỤC 7: MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ TÁC PHONG LÀM VIỆC

Nguồn: Phòng Hành chính tổng hợp

PHỤ LỤC 8: CƠ SỞ VẬT CHẤT TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÕNG

Nguồn: Phòng Hành chính tổng hợp