Kinh nghiệm tổ chức một chương trình Gala Dinner
thành công
Gala Dinner có thể hiểu đơn giản là một chương trình sự kiện kết hợp giữa
du lịch hoặc tiệc liên hoan cuối năm với ăn tối. Hình thức này khá phổ biến
trong thời gian gần đây, tại các sự kiện gặp mặt, tri ân khách hàng,... Để tổ
chức tốt một Gala Dinner kết hợp giao lưu, văn nghệ và lồng ghép các nội
dung quan trọng, cần lưu ý một số điều quan trọng dưới đây:
Đầu tiên, về khâu chuẩn bị, tổ âm thanh, ánh sáng và dàn dựng sân khấu
phải hoàn thành trước giờ bắt đầu ít nhất một tiếng. Thực hiện tốt khâu này
sẽ giúp cho chương trình mở đầu suôn sẻ và diễn ra xuyên suốt. Đơn cử như
việc sắp xếp các đèn follow cũng cần được tính toán để không ngăn cách
tầm nhìn của MC về phía khán giả, hoặc nếu để đèn follow chiếu thẳng vào
MC, khiến MC không thể nhìn rõ khán giả, dẫn đến khó nắm bắt tâm lí khán
giả phía dưới để có những ứng biến linh hoạt.
Thêm vào đó, cần có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận làm chương
trình. Các bộ phận nên được phân chia nhiệm vụ chuyên biệt, cụ thể và rõ
ràng nhưng thống nhất với nhau. Tránh trường hợp một người đảm trách quá
nhiều nhiệm vụ, lại có người không thực hiện đúng mảng công việc được
giao, dẫn đến gây lộn xộn những lúc triển khai công việc và khắc phục sự
cố. Quan trọng hơn hết, không được xem nhẹ bất cứ công việc nào, dù là rất
nhỏ như chọn bài hát mở đầu cho chương trình, trang trí trên bàn tiếp
tân…Những việc linh tinh này đều phải được lên danh sách chi tiết và phải
phân công cụ thể cho từng người chịu trách nhiệm.
Đại diện đơn vị tổ chức chia sẻ đôi điều về chương trình
Thứ hai là về phần MC. Khi nhận kịch bản, MC cần trao đổi trực tiếp với
ban tổ chức về những góp ý, bổ sung cho phù hợp với phong cách diễn đạt
của mình. Ở khâu này, phía công ty tổ chức sự kiện cũng cần cởi mở tiếp thu
ý kiến để hỗ trợ MC một cách tối đa. Vì MC chính là linh hồn của sân khấu,
là nhân tố có ý nghĩa chính yếu cho sự thành công của chương trình Gala
Dinner. Kịch bản chương trình giao cho MC không nên quá nhiều thông tin
và cỡ chữ quá nhỏ. Nên đáp ứng đầy đủ và chính xác những thông tin cần
thiết và thiết yếu như: Tên công ty đối tác, tên và chức vụ các vị đại biểu,..
MC cần nhận được bài nói của mình trước vài ngày để tập dượt cho nhuần
nhuyễn, điều này sẽ giúp tăng sự tự tin hơn khi bước lên sâu khấu. Những
thông tin bổ sung sau khi gửi kịch bản cần được cập nhật kịp thời để MC
nắm và kịch bản cuối cùng trước khi MC lên sân khấu phải là kịch bản đầy
đủ và được MC xem lại lần cuối.
Bản thân MC cũng luôn phải tự làm mới mình, tự biến mình trở thành tâm
điểm của sân khấu bằng một số điểm nhấn trên trang phục hay hóa thân
thành những nhân vật phù hợp tính chất của chương trình và nội dung của
đêm Gala. Một MC lâu năm trong ngành có chia sẻ vui “MC khi lên sân
khấu, ngoại hình có thể không đẹp, nhưng phải độc!”.
Ngoài ra, trong một số chương trình hợp tác với các công ty nước ngoài
hoặc liên doanh nước ngoài, MC cần trau dồi thêm vốn ngoại ngữ để phần
mở đầu giới thiệu tốt đẹp, tránh các lỗi nhỏ nhưng làm mất hình ảnh đẹp
trong mắt khách hàng, như đọc sai tên người nước ngoài, đọc sai tên công
ty…Sự hợp tác giữa các công ty tổ chức sự kiện với các MC nên có sự thay
đổi luân phiên để tạo cảm giác mới lạ. Tránh trường hợp một công ty tổ chức
sự kiện chỉ mời một MC cho tất cả các chương trình của mình.
Thứ ba là về phần nội dung chương trình, phía công ty tổ chức sự kiện có thể
liên hệ trước với ban lãnh đạo công ty đối tác để làm một cuộc khảo sát nhỏ
nhằm lấy ý kiến của tập thể công ty, xem nguyện vọng của họ là chương
trình có những tiết mục gì? Tổ chức như thế nào? Từ đó có thể có thêm
nhiều ý tưởng hay và độc đáo để xây dựng chương trình vừa có nội dung gắn
liền với hình ảnh của công ty, vừa đáp ứng nhu cầu của mọi người, làm
chương trình gắn bó và gần gũi hơn với nhân viên. Về kế hoạch tổ chức trò
chơi, ngoài cách thực hiện phổ biến hiện nay là ban tổ chức chia đội và tổ
chức các trò chơi tính điểm được sắp xếp sẵn về thứ tự và nội dung, chúng ta
còn có thể để khách hàng tự xây dựng trò chơi, ban tổ chức có nhiệm vụ đưa
ra chủ đề, sau đó tiến hành giám sát và hỗ trợ. Cách thứ hai khó thực hiện
hơn, nhưng hứa hẹn sẽ mang tới nhiều trải nghiệm mới mẻ và hết sức thú vị.
Điều khó khăn nhất của tất cả các chương trình giải trí và sự kiện là sự lặp
lại và thiếu ý tưởng mới sáng tạo về quy trình tổ chức, các trò chơi...vì vậy
phải thường xuyên đổi mới nội dung các chương trình. Nhưng khi có ý
tưởng mới, thì trước khi thực hiện ta cũng cần cân đối với nguồn tài chính
được cung cấp.
Sau tất cả sự chuẩn bị kĩ lưỡng và chu đáo, đến thời khắc mở đầu chương
trình, muốn khán giả hòa mình vào cuộc chơi và cháy hết mình với chương
trình, cần một MC có kĩ năng làm nóng sân khấu. Việc này cần thay đổi linh
động với các đối tượng khách hàng khác nhau, là công nhân, học sinh- sinh
viên hay là tập thể cán bộ viên chức… Điều này đòi hỏi MC phải tìm hiểu
trước về lĩnh vực chuyên môn của công ty đối tác, tầng lớp xã hội cũng như
trình độ học vấn của khách hàng mà mình phục vụ, từ đó có phần giới thiệu
mở đầu phù hợp, làm sao để đi sâu vào tâm lí con người họ, rút ngắn khoảng
cách, giúp họ gỡ bỏ những lo lắng và gánh nặng trong công việc cũng như
trong cuộc sống để tham gia tích cực các hoạt động của chương trình. Ví dụ
đối tượng khách hàng là tập thể một công ty xây dựng, chúng ta có thể khởi
đầu chương trình bằng cách đề nghị mọi người cùng hát bài “Bài ca xây
dựng”, tôn vinh công lao và tầm quan trọng của những công nhân xây dựng.
Và một lưu ý sau cùng, trong khi chương trình đang diễn ra, ban tổ chức
không thể thiếu: Thứ nhất là kịch bản để bám sát nội dung chương trình.
Thứ hai là bảng danh mục công việc cần làm (checklist) để nắm bắt tình
trạng công việc, tránh thiếu sót cũng như phải có các phương án quản lý rủi
ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra một cách an toàn và nhanh chóng nhất.
